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Construir un diagrama Gantt con Excel

Esta nota fue publicada originalmente en JLD Excel en Castellano Todo quien se haya ocupado alguna vez de proyectos sabe qu es un diagrama Gantt. De acuerdo a Wikipedia: el diagrama de Gantt es una popular herramienta grfica cuyo objetivo es el de mostrar el tiempo de dedicacin previsto para diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo total determinado. Desde su introduccin los diagramas de Gantt se han convertido en una herramienta bsica en la direccin de proyectos de todo tipo, con la finalidad de representar las diferentes fases, tareas y actividades programadas como parte de un proyecto o para mostrar una lnea de tiempo en las diferentes actividades. Excel no cuenta con una herramienta propia para desarrollar diagramas Gant. Quien quiera desarrollar un diagrama Gantt profesional, con interdependencias entre actividades y dems elementos, debe usar una herramienta apropiada como MS Project, por ejemplo. Pero si nuestras aspiraciones son menores y podemos contentarnos con un diagrama Gantt sencillo, podremos hacerlo con Excel. Hay ms de una forma de crear un diagrama Gantt en Excel. Los ejemplos de esta nota se encuentran en este cuaderno. La ms sencilla es ubicando los datos en un rango y luego crear el diagrama usando formato condicional. Los pasos son los siguientes: 1 Creamos una tabla con los datos (actividades, fechas de inicio y duracin)

2 Diseamos un rango que contenga el diagrama Gantt. En nuestro

ejemplo, la tabla con los datos ocupa el rango A1:D8. El rango para el diagrama ocupa el rango F1:S8. El rango F2:F8 contiene los nombres de las actividades; el rango G1:S1 contiene las fechas por semana (la primer celda se refiera a la celda B2, las restantes son el resultado de sumar 7 a la celda de la izquierda). 3 Seleccionamos el rango G2:S8 y abrimos el men de formato condicional.

En la ventanilla de Condicin 1 usamos la opcin Frmula e introducimos esta: =Y(G$1>=$B2,G$1<$D2) 4 Para lograr el efecto de colores alternados podemos usar dos condiciones con las siguientes frmulas: para la primera condicin (color azul) =Y(G$1>=$B2,G$1<$D2,RESIDUO(FILA(),2)=0) para la segunda condicin (color mora) =Y(G$1>=$B2,G$1<$D2,RESIDUO(FILA(),2)=1)

El efecto final es:

Otra alternativa es utilizar los grficos de Excel para representar el diagrama Gantt. Para lograr esto usaremos el grfico de tipo barras. Esta tcnica requiere usar algunos "trucos". Los pasos son los siguientes: 1 Usamos la misma tabla de datos del ejemplo anterior 2 Seleccionamos el rango A1:C8 (sin incluir la columna "Final"), abrimos el men de grficos y seleccionamos el tipo "Barras" subtipo "barra apilada"

3 El primer truco consiste en hacer desaparecer la serie "comienzo"

Para lograr esto seleccionamos la serie "Comienzo" en el grfico, abrimos el men de formato de la serie y seleccionamos Borde-ninguno, rea--ninguna. Esto har "desaparecer" la barra. Tambin seleccionamos la leyenda y la borramos

4 Seleccionamos el eje Y (donde aparecen las actividades) y en el men de formato seleccionamos "Categoras en orden inverso" y "Eje de valores cruza en mxima categora"

5 Luego seleccionamos el eje X y lo adaptamos de manera que muestre un rango de fechas apropiado.

Como pueden ver, podemos introducir los valores en formato de fechas. El formato final de nuestro diagrama es el siguiente

Como pueden ver, este formato es mucho ms preciso que el anterior que estaba basado en formato condicional.