4.5 ADMINISTRACIN DE INVENTARIOS Las partidas individuales del capital del trabajo con la administracin de inventarios.

Los inventarios son esenciales para las ventas y las ventas son necesarias para las utilidades. Adems, para la empresa tpica, aproximadamente el 25% del capital est invertido en inventarios; por ello, su adecuada administracin es de gran importancia. Finalmente, el modelo de inventario proporciona el fundamento para un anlisis de inventarios en dos de las dems cuentas de activos circulantes, a saber: el efectivo y los valores negociables. Inventario Los inventarios, que pueden clasificarse en: 1. materia prima, 2. produccin en proceso y 3. Artculos terminados, son una parte esencial en la mayora de las operaciones de los negocios. El nivel del inventario de materia prima se ve influenciado por los niveles anticipados de produccin, la estacionalidad de la produccin, la confiabilidad en los proveedores de materiales y la naturaleza del proceso de produccin. El inventario de produccin en proceso se ve fuertemente influenciado por la longitud del periodo de produccin, que es el tiempo que transcurre desde el inicio del proceso de la materia prima hasta obtener el producto terminado. Las tcnicas modernas de ingeniera, que aceleran el proceso de manufactura y disminuyen el proceso de produccin, pueden disminuir el tamao del inventario de produccin en proceso. El nivel del inventario de artculos terminados se ve influenciado por los niveles de produccin y de ventas. La exposicin anterior muestra que los administradores pueden tomar acciones especficas para disminuir la inversin en inventarios de la empresa. Cualquier procedimiento que permita a la empresa lograr un volumen dado de ventas con una inversin ms pequea puede afectar positivamente a la tasa de rendimiento de la empresa y, por tanto, aumentar su valor. Sin embargo, las acciones para reducir las inversiones en inventarios tambin pueden aumentar los riesgos debido a una mayor posibilidad de ventas perdidas como consecuencia de faltantes de inventarios. Los administradores deben mantener los inventarios a niveles que balanceen los beneficios derivados de mantener bajo el nivel de inversiones de la empresa contra los costos asociados con el mantenimiento de un nivel de inventarios ms pequeo. Determinantes del tamao de los inventarios Los niveles de inventarios varan segn las industrias, pero: 1. las razones de inventarios a ventas se concentran generalmente dentro del rango de 12 a 20% y 2. las razones de inventarios a activos totales se encuentran generalmente dentro del rango de 16 a 30%. Los principales determinantes del tamao de los inventarios son: 1. el nivel de ventas, 2. la longitud y la naturaleza tcnica del proceso de produccin, 3. la durabilidad y la condicin perecedera de los productos finales, 4. la facilidad de recargar los inventarios y

5. Las consecuencias de carecer de algn producto. Los inventarios de la industria de tabaco, por ejemplo, son cuantiosos debido al prolongado proceso de curado. Similarmente, en las industrias de construccin de aviones y de barcos, los inventarios son grandes debido al prolongado periodo de produccin en proceso. Sin embargo, los inventarios son pequeos en la minera de carbn y en la produccin de petrleo, puesto que no se usan materias primas y la cantidad de bienes en proceso es pequea en relacin con el volumen de ventas. En la industria de enlatados, los inventarios promedios son grandes debido a la estacionalidad de la materia prima. Con respecto a la durabilidad y a la condicin perecedera, es comn encontrar inventarios grandes en las industrias de fierro y de metales preciosos, ya que la durabilidad es grande y la probabilidad de obsolescencia es pequea. Los inventarios son pequeos en la industria de produccin de pan debido a la condicin perecedera del producto final. Fundamentos de administracin financiera, 7. Edicin, F.J. Weston, E.F. Brigham. Administracin del inventario El inventario, al igual que las cuentas por cobrar, representa una inversin monetaria significativa para la mayora de las empresas. Por lo que es de importancia el anlisis de la rapidez de la rotacin del inventario a fin de reducir al mnimo esta clase de inversin. El administrador financiero no suele tener un control directo de los inventarios, pero su presencia resulta de alguna importancia en el proceso administrativo de stos. Administracin financiera bsica. Lawrence J Gitman. 4.5.1 CARACTERSTICAS BSICAS Son dos los aspectos del inventario que requieren ser estudiados. Uno es los tipos de inventario, el otro trata de los diferentes puntos de vista con respecto al nivel adecuado de existencias. Tipos de inventario Los tres tipos bsicos de inventario son: * El inventario de materias primas: se compone de artculos que la empresa adquiere, como acero, tornillos, plsticos o remaches, para emplearlos en la manufactura de los productos terminados. Si una compaa fabrica productos muy elaborados, compuestos de numerosas partes, su inventario de materias primas podra consistir de artculos manufacturados que han sido comprados a otra compaa o a otra divisin de la empresa misma. * El inventario de productos en proceso: consiste, por su parte, de todos los bienes que se encuentran en el proceso de produccin. Por lo general, se trata de productos parcialmente terminados, esto es, en una etapa intermedia de su elaboracin. * Por ltimo, el inventario de productos terminados: consta de artculos ya producidos pero que an no han sido vendidos. Puntos de vista con respecto al nivel adecuado de existencias en inventario Existe cierta controversia en lo referente a los niveles adecuados de inventario en la empresa. Cada sector - financiero, de comercializacin, manufacturero y de compras - concibe tales niveles a la luz de

sus propios objetivos. El administrador financiero, por ejemplo, recomendar un nivel bajo. Su tarea aqu consiste en verificar que los fondos de la empresa no sean invertidos en recursos que impliquen excesos. El gerente de comercializacin, por otra parte, preferira mantener una gran cantidad de existencias de cada uno de los productos terminados que la empresa fabrica. Con esto se lograran eliminar las prdidas de ventas por agotamiento de inventario. El gerente de produccin o manufactura debe encargarse principalmente de que los planes de produccin sean realizados correctamente, es decir, que se obtenga la cantidad deseada de artculos terminados. Para alcanzar lo anterior, el gerente de produccin debe mantener un nivel alto de inventario a fin de evitar las demoras de produccin, favoreciendo el establecimiento de niveles altos de existencias mediante un costo bajo de produccin por unidad. Por ltimo, el gerente de compras se ocupa nicamente de los inventarios de materias primas. Su responsabilidad es asegurarse de que se disponga de las materias primas necesarias para la produccin en las cantidades adecuadas y en el momento oportuno. Sin un control eficiente, el gerente de compras podra adquirir recursos en exceso, ya sea para obtener descuentos, o para anticiparse a las alzas de precios o a la escasez de ciertos materiales. Administracin financiera bsica. Lawrence J Gitman. 4.5.2 TCNICAS DE ADMINISTRACIN DE INVENTARIOS Los mtodos de uso ms generalizado en la administracin de inventario son: 1. El sistema ABC. 2. El modelo bsico de cantidad econmica de pedido (CEP), y 3. El punto de reformulacin o reorden. Aunque estas tcnicas no son estrictamente financieras, pueden resultar tiles para el administrador de finanzas. * Sistema ABC Las empresas que se valen del sistema ABC dividen su inventario en tres grupos, por orden de importancia, de acuerdo con el monto de lo que se invierte en cada una de ellas: * El grupo A: comprende los productos que requieren la inversin mxima. De acuerdo con la distribucin clsica de los artculos de inventario, este grupo representa 20% de los productos de inventario que constituyen a su vez, 80% de la inversin total de la empresa. * El grupo B: se compone de los bienes que representan la siguiente inversin ms grande. * El grupo C: consta de una actividad ms o menos grande de productos que solo requieren de una pequea inversin. Esta divisin permite a la empresa determinar el nivel y tipos de control de inventario requeridos. El control de los productos del grupo A debe ser el ms cuidadoso dada la magnitud de la inversin comprendida, en tanto que los productos B y C estaran sujetos a procedimientos de control algo menos estrictos.

Modelo bsico de cantidad econmica de pedido (CEP) Este modelo puede utilizarse para controlar los artculos A del inventario de las empresas, ya que toma en consideracin diversos costos operacionales y financieros y determina la cantidad de pedido que contribuye a reducir al mnimo los costos de inventarios totales. Costos bsicos: excluyendo el costo real de mercanca, los costos relacionados con el inventario pueden dividirse en tres grandes grupos: 1. Costo de pedido: gastos administrativos fijos por formular y recibir un pedido de inventario. En otras palabras, el costo de elaborar una orden de compra, de efectuar los trmites resultantes y de recibir y cotejar un pedido contra su factura. 2. Costos de mantenimiento: costos variables por unidad que resultan de mantener un producto en inventario durante un periodo especfico. Los costos de este tipo comprenden costos por concepto de almacenaje, seguro, deterioro, obsolescencia y, acaso los ms importantes, de oportunidad, o financieros, que se origina en la inmovilizacin de los fondos de la empresa en el inventario. 3. Costo total: la suma de los costos de pedido y de los costos de mantenimiento del inventario. El costo total tiene en el modelo CEP una gran importancia, ya que el objetivo de este consiste en determinar el monto de pedido que lo minimice. Representacin grfica El objetivo enunciado del sistema CEP es el de determinar la cantidad de pedido que reduzca al mnimo el costo total de inventario de la empresa. La cantidad econmica de pedido puede calcularse de manera grfica representando los montos de pedido sobre el eje X, horizontal, y los costos sobre el eje Y, o vertical. La siguiente figura muestra el comportamiento general de estos costos. La lnea de costo total representa la suma de los costos de pedido y de mantenimiento para cada cantidad de pedido. El costo mnimo total lo representa el punto sealado como CEP, que es donde cortan la lnea de costo de pedido y la lnea de costo de mantenimiento. Representacin grafica de un CEP. La lnea de costo total representa la suma de los costos de pedido y de los costos de mantenimiento para cada cantidad de pedido. La CEP, que se define como la cantidad de pedido que reduce al mnimo los costos de inventario totales, ocurre donde las lneas de costo de pedido y costo de mantenimiento coinciden. Mtodo analtico Para determinar la CEP de un artculo determinado del inventario, puede emplearse la frmula de la ecuacin: CEP = 2 x U x P M

Donde: U = Uso en unidades por periodo P = Costo unitario de pedido M = Costo de mantenimiento por unidad por periodo Ejemplo: Supngase que una empresa usa anualmente 1600 unidades de un producto. Sus costos de pedido son de $50 (dlares) por pedido, y los costos de mantenimiento son de $1 por unidad por ao. Sustituyendo U = 1600, P= $50 y M=$1 en la ecuacin, se obtiene una CEP de 400 unidades: CEP = 2 x 1,600 x $50 = 160,000 = 400 UNIDADES $1 Si la empresa realiza sus pedidos en cantidades de 400 unidades, reducir al mnimo su costo total de inventario. Punto de reformulacin o reorden Una vez que la empresa ha calculado su cantidad econmica de pedido, debe determinar el momento adecuado para formular un pedido. Se requiere, as, un punto de reformulacin o de reordenacin que considere el lapso necesario para formular y recibir pedidos. Suponiendo una tasa constante de uso de inventario, el punto de reformulacin puede determinarse por medio de la siguiente ecuacin: Punto de reformulacin = tiempo de resurtido en das X uso diario Por ejemplo, si una empresa sabe que se necesitan 10 das para recibir un pedido una vez que este es formulado, y usa 5 unidades de inventario diariamente, el punto de reformulacin sera de 50 unidades (10 das X 5 unidades diarias). De tal suerte, tan pronto el nivel de inventario de la empresa alcance 50 unidades, se hace un pedido por una cantidad igual a la cantidad econmica del pedido. Si las estimaciones del tiempo de anticipo y uso diario se efectan correctamente, el pedido ser recibido exactamente cuando el nivel de inventario llegue a cero. Administracin financiera bsica. Lawrence J Gitman. 4.5.2.1 COMPRAS Son el importe de las mercancas adquiridas, ya sea al contado o crdito. Primer curso de contabilidad, Elas Lara Flores. En las fusiones, situacin en la cual una empresa de gran tamao adquiere una ms pequea. Fundamentos de administracin financiera, 7. Edicin, F.J. Weston, E.F. Brigham. 4.5.2.1.1 PROCEDIMIENTOS Y FLUJOS DE INFORMACIN Despus de establecer las condiciones de las ventanas a ofrecer, la empresa tiene que evaluar al

solicitante de crdito y tomar en cuenta las posibilidades de una cuenta mala o de pagos lentos. El procedimiento de evaluacin de crdito incluye tres pasos relacionados: obtener informacin sobre el solicitante, analizarla para determinar el nivel de crdito del solicitante y tomar la decisin de crdito. A su vez esta decisin establece si se debe concederlo y cul ser su importe mximo. Fuentes de informacin: Varias fuentes brindan informacin de crdito, pero para algunas cuentas, en particular las pequeas, el costo de obtenerla puede sobrepasar la rentabilidad potencial de la cuenta. La empresa que concede el crdito puede verse obligada a basar su decisin en escasa informacin. Adems del costo, tiene que tomar en cuenta el tiempo que se necesita para investigar a un solicitante de crdito. El embarque a un posible cliente no se puede demorar en forma innecesaria, por una investigacin de crdito muy detallada. Por lo tanto, es necesario considerar la cantidad de informacin recopilada respecto al tiempo y gasto requerido. De acuerdo con esas consideraciones, el analista de crdito puede utilizar una o ms de las siguientes fuentes de informacin: * Estado financiero: Al momento de la posible venta, el vendedor puede solicitar un estado financiero, una de las fuentes ms adecuadas de informacin para el anlisis de crdito. Con frecuencia existe una correlacin la negativa de la compaa a entregar un estado y una dbil posicin financiera. Son preferibles los estados auditados; siempre que sea posible es til obtener estados intermedios o provisionales adems de las cifras a fin de ao, en particular en el caso de compaas que tengan patrones de ventas estacionales. * Clasificacin de crdito e informes: Adems de los estados financieros varias agencias mercantiles ofrecen clasificaciones de crdito. Las clasificaciones dan al analista de crdito una indicacin del tamao estimado del capital contable y una evaluacin de crdito de las compaas de un tamao en particular, que van desde el alto hasta limitado. * Verificacin bancaria: Otra fuente de informacin para la empresa es una comprobacin de crdito a travs de un banco. Muchos bancos tienen grandes departamentos de crdito que llevan a cabo verificaciones de crdito como un servicio a sus clientes. Mediante una visita o una carta al banco en el cual el solicitante tiene cuenta, el banco de la empresa puede tener informacin sobre el saldo promedio de efectivo que mantiene, los arreglos de prstamos, la experiencia y, en ocasiones, la informacin financiera. Como los bancos estn ms dispuestos a compartir informacin con otros bancos que con alguien que se lo pida en forma directa, casi siempre es mejor que la empresa inicie la comprobacin del crdito a travs de su propio banco en lugar de pedirla directamente. * Verificacin comercial: Con frecuencia las compaas que venden al mismo cliente intercambian informacin de crdito. A travs de las diversas organizaciones de crdito, el personal de crdito en un rea en particular llega a tener relaciones muy estrechas. Una compaa puede preguntar a otros proveedores sobre sus experiencias con una empresa. Entre la informacin til figuran el tiempo que hace que trabajan con este cliente, el crdito mximo que le han concedido, el importe de la lnea de crdito y si los pagos son puntuales o lentos. * La experiencia de la propia compaa: El estudio de la prontitud de los pagos en el pasado, incluyendo los patrones estacionales, es muy til. Con frecuencia el departamento de crdito hace evaluaciones por escrito sobre la calidad de la administracin de una compaa a la que se le ha extendido crdito. Estas evaluaciones son muy importantes pues se relacionan con la primera de las famosas cuarto C del

crdito: carcter, colateral, capital y capacidad. La persona que realizo la venta a un posible cliente puede hacer comentarios tiles de la administracin y de de las operaciones. Es necesario interpretar esta informacin con precaucin, pues el vendedor tiene una inclinacin natural a otorgar crdito y lograr la venta. Administracin Financiera 7aedicion James C.Van Horne. 4.5.2.1.2 CANTIDAD Cantidad econmica de orden (pedido) (EOQ) Es un concepto muy importante en la compra de materias primas y en el almacenamiento de productos terminados e inventarios en trnsito. En nuestro anlisis queremos determinar la cantidad ptima de orden de un elemento del inventario, si conocemos el pronstico de su uso, el costo de orden y el costo del mantenimiento de inventario. La orden puede significar tanto la compra de un artculo como su produccin. Supongamos por un momento que el uso de determinado elemento del inventario se conoce con certeza. Este uso es estacional o constante durante el periodo que se est analizando. En otras palabras, si el uso es de 2,600 elementos por un periodo de 6 meses, 100 elementos se emplearn cada semana. Aunque el modelo de EOQ puede modificarse para que incluya el uso creciente y decreciente, no nos adentraremos en este grado mayor de complejidad. Supongamos que los costos de orden, O, son constantes, sin importar el tamao de la orden (pedido). En la compra de materias primas o de otros elementos, estos costos representan los costos administrativos de hacer el pedido y otros costos de recibir y verificar los bienes una vez que llegan. En el caso de los inventarios de productos terminados, los costos de pedir (orden) incluyen la programacin de un periodo de produccin. Para los inventarios de trnsito, esos costos suelen incluir tan slo llevar los archivos. Los costos totales de orden de un periodo son simplemente el nmero de pedidos hechos en l por el costo de cada uno. Los costos de mantenimiento de inventario por periodo, C, representan el costo del almacenamiento, el manejo y el seguro de inventario, junto con la tasa requerida de rendimiento sobre la inversin en inventario. Se supone que dichos costos son constantes por unidad de inventario, por unidad de tiempo. Por tanto, los pedidos de inventario se llenan sin retraso. Como es posible reponer de inmediato los artculos agotados, no hay necesidad de conservar existencias de seguridad. Si bien las suposiciones hechas hasta ahora parecen restrictivas en extremo, son indispensables para conocer el marco de referencia conceptual que se da a continuacin. Ms tarde haremos flexibles algunas de ellas. Si el uso de un elemento del inventario es perfectamente estable en un periodo y no hay existencias de seguridad, el inventario promedio (en unidades) puede expresarse como: Inventario promedio = Q / 2 Donde Q es la cantidad (en unidades) pedidas y se supone que es constante durante el periodo. El costo de mantenimiento de inventario es el costo de mantenimiento por unidad multiplicado por el nmero promedio de unidades del inventario, o CQ/2. El nmero total de pedidos en un periodo es

simplemente el uso total (en unidades) de un elemento del inventario para ese periodo, S, dividido entre Q. en consecuencia, los costos totales de hacer un pedido (orden) los representa el costo por orden multiplicado por el nmero de pedidos, o sea SO/Q. As pues, los costos totales de inventario son los costos de mantenimiento ms los costos de hacer el pedido (orden), es decir: T= CQ/2 + SO/Q En la ecuacin vemos que, cuanto ms grande sea la cantidad del pedido, Q, mayores sern los costos de mantenimiento de inventario, pero menor sern los costos totales de hacer el pedido. Nos interesa conocer el compromiso entre las economas de un mayor tamao del pedido y el costo adicional de mantener el inventario adicional. Para determinar la cantidad ptima del pedido, Q*, distinguimos la ecuacin respecto a Q y hacemos que la derivada sea igual a cero, obteniendo: Q*= 2SO/C Esta ecuacin se conoce como la frmula del tamao de lote econmico. Para dar un ejemplo de uso, supongamos que el uso de un elemento de inventario es 2000 unidades durante un periodo de 100 das, los costos de hacer el pedido son $100 por orden y los costos de mantenimiento de inventario son $10 por unidad por 100 das. La cantidad econmica ptima de pedido ser entonces: Q*= 2(2,000)(100) /10 = 200 Unidades Con una cantidad de pedido de 200 unidades, la firma ordenar (2000/200) o 10 veces durante el periodo en consideracin o cada 10 das. En la ecuacin vemos que Q* vara directamente con el uso total, S, y un costo de pedido, O, e inversamente con el costo de mantenimiento de inventario, C. la relacin est moderada por el signo de raz cuadrada en uno y otro caso. Al aumentar el uso, el tamao ptimo de pedido y el nivel promedio del inventario se elevan en un porcentaje menor. Dicho de otra manera, son posibles las economas de escala. En nuestro ejemplo, hemos supuesto que el inventario puede pedirse y conseguirse sin retraso. Generalmente, transcurre tiempo entre la colocacin de una orden de compra y la recepcin del inventario o bien en el tiempo que se tarda en fabricar un producto luego de hacer el pedido. Este tiempo de espera ha de ser considerado. Si es constante y se conoce con certeza, no influye en la cantidad ptima del pedido. En el ejemplo anterior, la firma seguir ordenando 200 unidades a la vez y colocar 10 pedidos durante el periodo especificado o cada 10 das. Si el tiempo de espera en la entrega fuera de 3 das, la empresa se limitara a hacer su pedido 7 das despus de que le surtan el pedido anterior. La formula EOQ presentada nos da una regla para decidir cundo reponer los inventarios y en qu cantidad hay que hacerlo.

Administracin financiera, Sptima edicin, James C. Van Horne. 4.5.2.1.3 PRECIO Precio al que deben salir las mercancas del almacn: Cuando las compras de mercancas se hacen a precio distinto del que tenan antes se pueden seguir varios procedimientos para determinar el precio al que deben salir las mercancas del almacn, y son los principales: a) Primeras entradas, primeras salidas: Este procedimiento consiste en considerar las mercancas que salen del almacn, al mismo tiempo que se les dio entrada. Este procedimiento tiene el inconveniente de ser muy laborioso, pues necesita de una vigilancia constante sobre las mercancas que van saliendo, con objeto de cambiar los precios conforme se va terminando cada partida. Para mayor claridad, se presenta el siguiente ejemplo: Supongamos que, durante el ejercicio, se hicieron dos compras del artculo X, una por 20 unidades a $1000.00 cada una, y la otra, por 30 unidades a $900.00 cada una. De acuerdo con estos datos, del almacn saldrn 20 unidades al precio de $1000.00 cada una, y una vez concluidas esas 20 unidades, ya las siguientes saldrn al precio de $900.00 cada una. b) Precio promedio: este procedimiento consiste en determinar el precio promedio, cada vez que se compren mercancas a un precio distinto del que tenan antes. El precio promedio que se obtenga, servir de precio general para todas las existencias, mientras no se adquieran nuevas mercancas a precio distinto. Cuando se sigue este procedimiento, las mercancas saldrn del almacn al precio promedio. El precio promedio se determina dividiendo el precio total de las unidades, que recibe el nombre de saldo, entre el nmero de unidades, que se llama existencia. Ejemplo: Precio promedio = saldo/existencia. Esta operacin se debe efectuar cada vez que se compren unidades a precio distinto del anterior. Tomando por base los mismos datos del caso anterior, el precio promedio se obtendra en esta forma: Primera compra 20 artculos X a $1,000.00 cada uno $20,000.00 Segunda compra 30 artculos X a $ 900.00 cada uno $27,000.00 Existencia 50 saldo $47,000.00 Precio promedio = 47,000.00 / 50 = $940.00 cada unidad