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OWL INTRANET KNOWLEDGEBASE

Autores:

CAROLINA ACOSTA CIFUENTES DIEGO ARMANDO BARRAGN MURILLO

Director Unidad de Informtica: Tutor Investigacin: Coordinadores:

Henry Martnez Sarmiento Carlos Jos Acua Daza Olga Lucia Bravo Balln Carlos Jos Acua Daza Coordinador Servicios de E-Learning: Daniel Alejandro Ardila Analista de Sistemas de Informacin: lvaro Enrique Palacios Analista de Infraestructura y Comunicaciones: Adelaida Amaya Pinzn

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Director Unidad de Informtica: Tutor Investigacin:

Henry Martnez Sarmiento Carlos Jos Acua Daza

Auxiliares de Investigacin: Andrs Ricardo Romero Daniel Enrique Quintero Diana Janneth Organista Diego Fernando Rubio Guillermo Alberto Ariza Islena del Pilar Gonzlez Jeffer Can Hernndez Jenny Teresa Jaramillo Jhonny Anderson Carmona Juan Felipe Rincn Leidi Diana Rincn Leidy Viviana Aviles Leydy Johana Poveda Liliana Paola Rincn Mara Alejandra Enrquez Mara Teresa Mayorga Martha Rubiela Guevara Meiby Viviana Uyabn Sandra Mnica Bautista Natalia Ibeth Cifuentes Nubia Yolima Curaran Renzo Alejandro Clavijo Ricardo Alejo Oliver Sandra Milena Crdenas Sergio Rodrguez Orozco Sonia Janeth Ramrez Winkler Cruz Sandoval Yaneth Adriana Can
de todo el equipo

Este trabajo es resultado del esfuerzo perteneciente a la Unidad de Informtica.

Se prohbe la reproduccin parcial o total de este documento, por cualquier tipo de mtodo fotomecnico y/o electrnico, sin previa autorizacin de la Universidad Nacional de Colombia.

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TABLA DE CONTENIDO
TABLA DE CONTENIDO ........................................................................................ 3 1. 2. 3. 4. 5. 6. 6.1 6.2 6.3 7. 8. 8.1 8.2 8.3 9. 9.1 9.2 RESUMEN ................................................................................................ 7 ABSTRACT ............................................................................................... 7 INTRODUCCIN ....................................................................................... 8 JUSTIFICACIN ........................................................................................ 9 OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIN........................................................... 10 OWL, SISTEMA REPOSITORIO DE DOCUMENTOS ........................................ 11 MANEJADOR DE BASES DE DATOS MYSQL.............................................. 11 SERVIDOR WEB APACHE ...................................................................... 12 LENGUAJE DE PROGRAMACIN PHP ...................................................... 14 PASOS PARA INSTALAR OWL INTRANET KNOWLEGDEBASE ......................... 17 INTERNET INFORMATION SERVER ............................................................ 21 INSTALACIN DE PHP BAJO INTERNET INFORMATION SERVER ................. 26 CONFIGURACIN DE INTERNET INFORMATION SERVER ........................... 28 AGREGAR UNA PGINA WEB EN INTERNET INFORMATION SERVER ....... 30

FUNCIONAMIENTO DE OWL INTRANET KNOLEDGEBASE .............................. 36 ADMINISTRACIN DE ARCHIVOS Y CARPETAS ........................................ 39 PERMISOS MANEJADOS EN LAS CARPETAS Y ARCHIVOS ...................... 40

9.2.1 9.2.2 9.3 9.4

Poltica por defecto para los archivos nuevos .................................... 41 Poltica por defecto para las carpetas nuevas ................................... 42

BARRA DE MEN SUPERIOR ................................................................. 43 CREAR NUEVOS USUARIOS .................................................................. 49

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9.5 9.6 9.7 9.8 10. 10.1 11. 12. 13. EDITAR USUARIOS CREADOS ............................................................... 50 AGREGAR GRUPOS .............................................................................. 51 EDITAR GRUPOS ................................................................................. 52 OPCIONES DE VISUALIZACIN ............................................................. 53 POLITICAS PARA LA UIFCE ...................................................................... 55 POLTICAS GENERALES PARA LA UTILIZACIN DE OWL EN LA UIFCE ..... 56 METODOLOGA ....................................................................................... 58 CONCLUSIONES ..................................................................................... 59 WEBGRAFA ........................................................................................... 60

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TABLA DE ILUSTRACIONES
Ilustracin 1 Ventana principal del Servidor Web Apache ....................................... 13 Ilustracin 2 Funcionamiento de un servidor Web ................................................. 14 Ilustracin 3 Ventana principal de PHP Versin 4.3.10 ........................................... 16 Ilustracin 4 Ventana de MYSQL ......................................................................... 18 Ilustracin 5 Ventana principal de Owl Intranet Knowledgebase .............................. 20 Ilustracin 6 Panel de control de Windows ........................................................... 22 Ilustracin 7 Ventana de Agregar o quitar programas ............................................ 23 Ilustracin 8 Ventana Asistente para componentes de Windows .............................. 24 Ilustracin 9 Ventana de Instalacin de Internet Information Server ....................... 25 Ilustracin 10 Ventana principal de Internet Information Server ............................. 26 Ilustracin 11 Pgina Web de PHP....................................................................... 27 Ilustracin 12 Ventana de PHP bajo IIS ............................................................... 28 Ilustracin 13 Ventana Administracin de equipos ................................................ 29 Ilustracin 14 Ventana Propiedades para un sitio Web ........................................... 30 Ilustracin 15 Ventana Ubicacin de la carpeta del servidor Web ............................ 31 Ilustracin 16 Ventana Ubicacin de Owl en el servidor Web IIS ............................. 32 Ilustracin 17 Ventana Propiedades de owl_intranet ............................................. 33 Ilustracin 18 Ventana Agregar un documento predeterminado en IIS .................... 34 Ilustracin 19 Ventana principal de Owl Intranet bajo IIS ...................................... 35 Ilustracin 20 Ventana principal de Owl Intranet .................................................. 36 Ilustracin 21 Ventana Iconos principales de Owl Intranet ..................................... 37 Ilustracin 22 Ventana Agregar carpetas en Owl ................................................... 43 Ilustracin 23 Ventana Propiedades de una carpeta en Owl .................................... 45

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Ilustracin 24 Ventana Agregar una nota en Owl .................................................. 46 Ilustracin 25 Ventana Agregar archivos a una carpeta ......................................... 47 Ilustracin 26 Ventana de visualizacin de carpetas y archivos ............................... 48 Ilustracin 27 Ventana de visualizacin expandida de archivos y carpetas................ 49 Ilustracin 28 Ventana Agregar usuarios ............................................................. 50 Ilustracin 29 Ventana Editar usuarios ................................................................ 51 Ilustracin 30 Ventana Agregar grupo ................................................................. 52 Ilustracin 31 Ventana Editar o borrar grupo ........................................................ 53 Ilustracin 32 Barra de opciones ......................................................................... 53

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1. RESUMEN
Esta investigacin tiene como fin conocer el sistema manejador de documentos Owl Intranet Knowledgebase, un software libre que permite la administracin de carpetas y archivos, usando como soporte un servidor Web, un manejador de base de datos y el lenguaje de programacin PHP. Gracias al desarrollo de esta investigacin se logr identificar su aplicacin en la Unidad de Informtica y comunicaciones de la Facultad de Ciencias Econmicas, que maneja una gran cantidad de documentos, lo suficientemente amplia, requiriendo el uso de este software para la administracin de los mismos.

2.

ABSTRACT

This investigation must like aim know the documents system Owl Intranet Knowledgebase, a free software that allows to the administration of folders and archives, using like support a Web server, a manejador of data base and the programming language PHP. Thanks to the development of this investigation were managed to identify their application in the Unidad de Informtica y Comunicaciones of the Faculty of Economic Sciences, that handles a great amount of documents, the sufficiently ample thing, requiring the use of this software for the administration of such.

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3.

INTRODUCCIN

Owl es un repositorio de documentacin multiusuario o sistema basado en el conocimiento. En Owl, los usuarios son capaces de capturar documentos y asignarles atributos cada vez que un documento es agregado. Otros usuarios pueden localizar los documentos usando la estructura jerarquizada de carpetas o utilizando el mtodo de bsqueda integrado. Un documento puede ser cualquiera de tipo electrnico o un archivo al que un usuario puede acceder desde su computadora. Normalmente, estos documentos pueden estar en procesadores de texto, hojas de clculo o archivos PDF, pero Owl no se limita slo a los tipos de archivo ms comunes de oficina, ya que permite capturar la mayora de archivos de grficos, y mostrarlos desde el sistema, ya sean archivos de audio, video o archivos de programas ejecutables. Owl es un sistema basado en PHP4, para ser usado en la Web por una corporacin, una empresa pequea, un grupo de personas, o a nivel personal. Owl ofrece una serie completa de caractersticas que hacen que ste sea el nico y placentero de usar, entre ellas se pueden destacar: Ambiente multiusos Permisos de carpetas y archivos. Permisos de grupo. Acceso annimo y la capacidad de registrarse uno mismo. Conexin persistente. Fcil de usar Interfaz simple y clara. Notificaciones para el administrador y el grupo. Supervisin de archivos y de carpetas. Buscador (herramienta integrada de bsqueda). Permite la bsqueda de escritos de txt, ms-word y archivos de PDF. Realiza operaciones (mover, enviar, suprimir, etc.). Lectura de informacin en mp3, exhibiciones mp3 (artista, lbum, calidad, etc.).
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4. JUSTIFICACIN
Al realizar la investigacin de OWL INTRANET KNOWLEDGEBASE se pretende conocer el sistema comenzando por la instalacin del mismo, teniendo en cuenta los requisitos mnimos que se necesitan para su adecuado uso, aprovechando las diferentes herramientas y componentes con los que cuenta para, al final, llegar a la optimizacin del manejo de documentos y archivos en una organizacin. Dicho conocimiento sobre la herramienta OWL se hace necesario para poder realizar la migracin de la informacin, que actualmente maneja la UIFCE en distintos repositorios, con el objetivo final de realizar un control ms eficiente del almacenamiento de informacin, con lo cual se optimizarn recursos y se conseguir un beneficio para todos los integrantes de la organizacin, ya que contarn con una gran cantidad de informacin centralizada, que permitir ahorrar tiempo y hacer una administracin ms adecuada de los recursos. Para llegar a la meta hasta ahora planteada, se hace absolutamente indispensable determinar el modelo de administracin de la informacin en la Unidad de Informtica, lo cual compromete: definir qu tipo de informacin se produce y de esta informacin cul es susceptible de almacenarse con el manejo de esta herramienta, identificar los potenciales usuarios del sistema y definir las polticas para cada uno, formular una estructura lgica y coherente de directorios o carpetas y, en ultima instancia realizar una capacitacin para los usuarios de esta herramienta.

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5. OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIN
General Definir el modelo de administracin de la informacin en la UIFCE y al mismo tiempo conocer las generalidades, el funcionamiento y la aplicacin de la herramienta OWL INTRANET KNOWLEDGEBASE, con el fin de implementarla dentro de esta organizacin para optimizar las funciones de almacenamiento y manejo de la informacin.

Especficos Determinar qu informacin se produce y es susceptible de ser almacenada y administrada utilizando la herramienta OWL. Establecer quienes (individuos y/o grupos) deben tener acceso a determinado tipo de informacin. La organizacin lgica que se debe dar a la informacin (Estructura de directorios) de acuerdo con los criterios anteriores. Enviar a los involucrados las instrucciones precisas de cmo almacenar la informacin en sus repositorios actuales como preparacin para la migracin al sistema. Crear un manual de referencia o una gua rpida de OWL INTRANET KNOWLEDGEBASE, haciendo nfasis en la aplicacin que puede tener en una organizacin. Manejar los elementos y componentes del sistema OWL INTRANET KNOWLEDGEBASE. Capacitar a nuestros compaeros monitores y directivos de la Unidad de Informtica de la Facultad de Ciencias Econmicas en el manejo de OWL INTRANET KNOWLEDGEBASE al final del semestre, con el fin de su posterior utilizacin.

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6. OWL, SISTEMA REPOSITORIO DE DOCUMENTOS


Owl Intranet Knowledgebase es un programa especial para el manejo de documentos compartidos en Internet, en el que se tiene la posibilidad de abrir, modificar, actualizar y descargar los archivos que se encuentran en tal sistema, adems de establecer permisos y restricciones a los diferentes usuarios que vayan a utilizar Owl. Es necesario contar con un navegador de Internet para acceder a la pgina Web de ingreso del programa; al usarlo, cada persona se deber identificar con su propio nombre de usuario y contrasea, dependiendo de la configuracin del sistema. Una vez que se haya ingresado con xito, se mostrar la pgina principal de Owl, donde la mayora de las operaciones del sistema Owl son realizadas. Para instalar Owl Intranet Knowledgebase, se debe contar con unos conocimientos mnimos de programacin, adems es necesario tener un servidor Web, que almacene las pginas Web, un manejador de base de datos, para tener la informacin respectiva en el momento en que el usuario la requiera consultar, y el lenguaje de programacin PHP, para que sean ms dinmicas las pginas Web y proporcionen una mejor interfaz grfica, adems este sistema contiene archivos de este tipo para su funcionamiento. Por lo tanto, al contar con todos estos programas, se pueden crear pginas dinmicas y obtener informacin de la base de datos para presentarla va Web, este es el caso de Owl Intranet Knowledgebase. A continuacin, se explica cada uno de los programas mencionados anteriormente, describiendo su funcionamiento e instalacin, dando una perspectiva general de los mismos, para proseguir con la instalacin del sistema Owl. 6.1 MANEJADOR DE BASES DE DATOS MYSQL

Uno de los puntos fuertes de las pginas en PHP es la posibilidad de aprovechar bases de datos mediante funciones de una simplicidad y potencia muy agradecidas. Estas bases de datos pueden servir al sitio Web para almacenar contenidos de una forma sistemtica que permita clasificarlos, buscarlos y editarlos rpida y fcilmente.
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Owl Intranet Knowledgebase Una base de datos es un conjunto de tablas en las que se almacenan distintos registros (artculos de una tienda virtual, proveedores o clientes de una empresa, pelculas en cartelera en un cine, etc.). Estos registros son catalogados en funcin de distintos parmetros que los caracterizan y que presentan una utilidad a la hora de clasificarlos. As, por ejemplo, los artculos de una tienda virtual podran catalogarse a partir de distintos campos como un nmero de referencia, nombre del artculo, descripcin, precio, proveedor, etc. Una de los manejadores de bases de datos ms difundido es sin duda alguna MySQL, y sirve en el caso de usar el servidor Web Apache, una versin para Windows est disponible y puede ser descargada gratis. MySQL es un servidor de bases de datos relacionales muy rpido y multiusuario, usado sobre todo en Internet en conjuncin con PHP. Es software libre (licencia GPL) y es distribuido por la compaa sueca MySQL AB. 6.2 SERVIDOR WEB APACHE

Apache es un servidor de pginas Web, un programa que permite acceder a pginas Web alojadas en un computador. Apache es, sin duda, la mejor solucin en cuanto a servir pginas Web. Es un servidor muy robusto y seguro, y adems usado en la mayora de los servidores Web. Instalando Apache con soporte PHP y una base de datos se conseguir satisfacer todas las necesidades en cuanto a servir pginas Web. El servidor Web Apache se puede descargar en la pgina de la Fundacin Apache, en http://www.apache.org. En la direccin URL http://httpd.apache.org/ se encuentra una seccin en particular para el servidor HTTP (Protocolo de transmisin utilizado en la Web), en la que se tiene que buscar el enlace para la descarga. Una vez descargado, se debe instalar ejecutando el archivo obtenido, a continuacin aparecer un asistente que guiar el proceso de instalacin del servidor. Durante el proceso se debe especificar el nombre del dominio y del servidor, el cual puede ser "localhost", tambin solicita una direccin de correo, en este caso, cualquiera que se desee. Adems pregunta si se desea que el servidor responda en el puerto 80 para

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Owl Intranet Knowledgebase todos los usuarios o si slo se active para el usuario actual en el puerto 8080, cuando se inicie manualmente, lo normal es que se active para todos los usuarios. Con estos datos queda configurado el Apache inicialmente. En cualquier momento se puede editar al gusto o las necesidades de cada persona. Para ello se debe editar el fichero httpd.conf, que se encuentra en el directorio de instalacin de Apache, que se ha indicado durante el proceso de instalacin. Una vez instalado, el Servidor Apache se pone en funcionamiento. Para comprobar que el servidor est activo y funciona correctamente se puede abrir un explorador y probar a acceder a la URL http://localhost, que es el propio servidor. Si se han seguido los pasos de instalacin correctamente, en la pgina Web aparecer el mensaje de bienvenida del servidor.

Ilustracin 1 Ventana principal del Servidor Web Apache UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 13

Owl Intranet Knowledgebase 6.3 LENGUAJE DE PROGRAMACIN PHP

PHP es un lenguaje de programacin de estilo clsico, es decir, trabaja con variables, sentencias condicionales, bucles, funciones, etc., adems no es un lenguaje de marcas como podra ser HTML, XML o WML, est ms cercano a JavaScript o a C. Pero a diferencia de Java o JavaScript que se ejecutan en el navegador, PHP se ejecuta en el servidor, por eso permite acceder a los recursos que tenga el servidor, por ejemplo, una base de datos. El programa PHP es ejecutado en el servidor y el resultado enviado al navegador, que normalmente es una pgina HTML, pero igualmente podra ser una pagina WML. Al ser PHP un lenguaje que se ejecuta en el servidor no es necesario que el navegador lo soporte, es totalmente independiente, pero sin embargo, para que las pginas PHP funcionen, el servidor, donde estn alojadas, debe soportar PHP.

Ilustracin 2 Funcionamiento de un servidor Web

Existen dos formas de configurar PHP para trabajar con el servidor Web Apache, instalarlo como un mdulo o como CGI, ste significa Common Gateway Interface y consiste en definir una manera en la que un servidor Web interacte con programas externos generadores de contenido, los cuales son a menudo denominados programas CGI o CGI scripts. Este es el modo ms comn y simple de crear contenido dinmico en el sitio Web. Para instalar PHP como un CGI hay que seguir los siguientes pasos:
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Owl Intranet Knowledgebase 1. Se debe descargar PHP, versin 4.3.1, en la pgina http://www.php.net. Existen dos versiones, una que tiene un instalador, y otra que es un fichero ZIP. Hay que descargarse esta ltima. 2. Una vez descargado, hay que descomprimirlo a una carpeta que se puede nombrar PHP, y su ubicacin ser en el disco local C:, es decir, en la raz, de modo que no necesariamente tiene que estar en la del Servidor Web Apache. 3. En la carpeta C:\PHP se encuentra un fichero llamado PHP4ts.dll, que se debe mover a la carpeta: C:\WINDOWS\system. 4. A continuacin, en la carpeta C:\PHP se encuentra un fichero llamado php.ini-recomended. Hay que copiar este fichero en la carpeta C:\Windows, y renombrarlo a php.ini. En este fichero se encuentra toda la configuracin de PHP, y las modificaciones en la configuracin de PHP (mostrar Errores, variables globales etc.) se encuentra dentro del mismo. 5. Una vez realizado estos cambios, queda indicarle al Servidor Apache, donde se encuentra instalado PHP, para ello hay que editar el fichero httpd.conf que se encuentra en la carpeta conf, especficamente en la de instalacin de Apache (por defecto C:\Archivos de programa\apache group\apache2\conf). Se abre el fichero, y se sita al final del mismo, para escribir las siguientes lneas: ScriptAlias /php/ "c:/php/" AddType application/x-httpd-php .php Action application/x-httpd-php "/php/php.exe" En ellas se indica donde se encuentra el ejecutable de php, y lo asocia a los ficheros .php que se encuentren dentro de Apache. A continuacin reiniciar el servidor Apache. 6. Por ltimo, para probar la nueva instalacin, es recomendable crear un fichero php en el bloc de notas con el siguiente contenido: <? phpinfo();?>

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Owl Intranet Knowledgebase Luego se guarda dentro de la carpeta raz de documentos de Apache (C:\Archivos de programa\Apache Group\Apache2\htdocs), con un nombre terminado en .php, por ejemplo info.php Para ejecutarlo, a travs de un navegador, se escribe la direccin http://localhost/info.php y aparecer una pantalla como la que se muestra a continuacin.

Ilustracin 3 Ventana principal de PHP Versin 4.3.10

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7. PASOS PARA INSTALAR OWL INTRANET KNOWLEGDEBASE


Al tener instalado estos tres programas se procede a instalar Owl Intranet Knowledgebase, para ello se debe descargar de la siguiente pgina http://sourceforge.net/project/showfiles.php?group_id=9444 la versin 0.73, est comprimido como un archivo tar.gz, se descomprime, y esta carpeta llamada Intranet se mueve a la carpeta del Servidor Web, en este caso, Apache. A continuacin se explican los pasos a seguir para la instalacin de Owl Intranet Knowledgebase despus de haberlo descargado: 1. En el manejador de base de datos MySQL se debe crear una base de datos, en el men Herramientas, y se le asigna el nombre de Intranet. Abrir el archivo mysql-tables.sql, donde se encuentran las tablas necesarias para el funcionamiento de Owl Intranet Knowledgebase, y que quedarn en la base de datos Intranet. Establecer los permisos para los usuarios que accedan a la base de datos Intranet. En el Men Herramientas, se escoge la opcin de User-Manager, en Add User se especifica el nombre del usuario y la contrasea, y en From host se le indica que sea localhost. El usuario debe contar con los siguientes privilegios: crear, insertar, seleccionar, eliminar, actualizar sobre la base de datos. Es importante que la base de datos en la que se cre la cuenta de usuario est conectada con MySQL-Front.

2.

3.

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Ilustracin 4 Ventana de MYSQL

4.

Editar owl.php con el editor que se desee, el archivo se encuentra sobre el directorio de configuracin (C:\Archivos de programa\ApacheGroup\Apache2\htdocs\intranet\config); se necesita cambiar las siguientes lneas para obtener el Owl con el que se va a trabajar: Cambiar la lnea $default->owl_fs_root, en la que se indica donde se encuentra la carpeta Intranet descomprimida (C:\Archivos de programa\Apache Group\Apache2\htdocs\intranet). Cambiar la ubicacin del directorio de documentos, generalmente es la misma que se indic anteriormente. Especificar la lnea '$default->owl_use_fs, dependiendo de las necesidades, es un decisin importante que no puede ser olvidada, si se fija verdadero, los archivos cargados en el sistema

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Owl Intranet Knowledgebase Owl se almacenan en el directorio de documentos en el disco duro, y si es falso, los archivos se almacenan en la base de datos, es decir, trabajan solamente con el mySQL. Seleccionar el idioma que usar Owl en $default->owl_lang. Por defecto, Owl cuenta con las siguientes opciones: brasileo, blgaro, chino, checo, dans, holands, ingls, francs, hngaro, italiano, noruego, portugus, ruso, y espaol. En caso de usar un idioma distinto al ingls, se debe descargar el archivo comprimido, dependiendo del idioma que se desee de la siguiente pgina: http://sourceforge.net/project/showfiles.php?group_id=9444 Al descargarlo completamente, se debe descomprimir y ubicar la carpeta donde se encuentra el Servidor Web. Cerciorarse que la siguiente lnea est escrita as: $default>owl_fs_root/phplib/db_mysql.inc Cambiar el $default->owl_db_user, para escribir el nombre del usuario que se cre en la base de datos Intranet. Cambiar la lnea de $default->owl_db_pass, para escribir la contrasea que se especific para la base de datos Intranet. Cambiar el $default->owl_db_host, para escribir el hostname que se especific en la cuenta de usuario, y desde donde se est conectando el servidor de MySQL. Cambiar el $default->owl_db_name, para escribir el nombre de la base de datos, por lo general es Intranet. Establecer $default->admin_login_to_browse_page, si se indica falso, la interfaz del administrador es presentada despus de la conexin ya como administrador dentro del sistema Owl Intranet Knowledgebase. 5. Al haber editado el archivo owl.php, se abre el navegador de Internet (Internet Explorer, Modzilla, Nestcape Navigator), para
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Owl Intranet Knowledgebase acceder a la siguiente pgina Web http://localhost/intranet/, si se hace desde el equipo local o si es desde otro equipo, la direccin IP del equipo donde se encuentra el servidor. Para empezar a utilizar Owl, es necesario escribir el nombre de usuario y la contrasea respectiva, que por defecto es "admin" con la contrasea "admin".

Ilustracin 5 Ventana principal de Owl Intranet Knowledgebase

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8.

INTERNET INFORMATION SERVER

Teniendo en cuenta que en la Unidad de Informtica y Comunicaciones se maneja el servidor Web Internet Information Server IIS, se vio la necesidad de realizar la instalacin de este servidor y observar su funcionamiento con Owl, todo esto tiene la intencin de utilizar la herramienta en uno de los servidores actuales de la UIFCE en los cuales se maneja dicho servidor. A continuacin, se presenta la forma en la que se debe instalar el IIS para que Owl funcione bajo este servidor. Para instalar Owl Intranet Knowleggebase es necesario contar con un Servidor Web, anteriormente se mencion Apache, disponible para descargarlo en Internet, pero tambin existe una herramienta proporcionada por Windows, Internet Information Server, en la cual se pueden almacenar pginas Web directamente en la mquina local y as disponer de las mismas desde otros equipos. Internet Information Server 5.1 es un servidor Web integrado al sistema operativo de Windows, y permite trabajar sobre plataformas desarrolladas en .NET, para las pginas Web, que estn bajo este entorno. Adems, tiene la funcionalidad de ser un servidor FTP, servidor de grupos de noticias o servidor de envo de correo electrnico. Otra de las ventajas importantes con IIS, es que puede trabajar con programas externos mediante CGI o ISAPI y en especial con la tecnologa Microsoft Active Server Pages (ASP). A continuacin, se explican los pasos que se deben seguir para instalar Internet Information Server. 1. Desplegar el Men Inicio, escoger Panel de Control y seleccionar la opcin de Agregar o quitar programas, en la cual se encuentran los componentes de Windows.

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Ilustracin 6 Panel de control de Windows

2. En la siguiente ventana que aparece se debe escoger Agregar o quitar componentes de Windows, que se encuentra en la parte izquierda de la misma.

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Ilustracin 7 Ventana de Agregar o quitar programas

3. En la ventana Asistente para componentes de Windows se busca el componente de Windows que se quiere agregar, en este caso, Servicios de Internet Information Server (IIS), se selecciona y se da clic en Siguiente.

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Ilustracin 8 Ventana Asistente para componentes de Windows

En algunas ocasiones, es necesario contar con el CD de Windows XP Professional Service Pack 2, en caso de tener este sistema operativo en el equipo, para poder instalar este componente en el equipo, o de lo contrario ser imposible agregarlo al mismo.

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Ilustracin 9 Ventana de Instalacin de Internet Information Server

4. Al tenerlo instalado, Internet Information Server crea una pgina predeterminada, que solamente se puede visualizar desde el equipo local, si se accede a la misma desde otros equipos, la pgina mostrar que est en construccin. Esta es la ventana principal del servidor Web al comprobar su instalacin, en caso de mostrar error en la misma, se debe verificar si la instalacin se realiz correctamente.

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Ilustracin 10 Ventana principal de Internet Information Server

5. Con Internet Information Server instalado se puede navegar a ciertas pginas, que por defecto trae este componente para acceder a la administracin del mismo.

8.1

INSTALACIN DE PHP BAJO INTERNET INFORMATION SERVER

Si se decide usar Internet Information Server, es necesario contar con un lenguaje de programacin en el cual est soportado, el ms comn es PHP, pero teniendo en cuenta que debe ser una versin especial para este servidor Web, que funciona bajo Windows. Por lo tanto, se debe descargar la versin 4.3.11 de la siguiente pgina Web: http://www.php.net/downloads.php, en la cual se encontrar dos
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Owl Intranet Knowledgebase versiones de PHP, para este caso, ser PHP 4.3.11 installer, la compatible con Internet Information Server.

Ilustracin 11 Pgina Web de PHP

Despus de haberlo instalado, se comprobar si est funcionando correctamente, para ello, en la raz de C: se encuentra una carpeta llamada Inetpub, dentro de ella otra carpeta, wwwroot, en donde est un archivo llamado info.php, el cual proporciona toda la informacin relacionada al servidor Web y al lenguaje de programacin. Para visualizar toda esta informacin, se debe escribir la siguiente direccin URL: http://ui-odin/info.php, para verificar si el servidor Web que est usando PHP es Internet Information Server; a continuacin se muestra la ventana que debe aparecer al acceder a la pgina anteriormente mencionada.

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Ilustracin 12 Ventana de PHP bajo IIS

8.2

CONFIGURACIN DE INTERNET INFORMATION SERVER

Para almacenar una pgina Web es necesario tener instalado Internet Information Server, as que para administrar esta herramienta se debe ir a Men Inicio, seleccionar MI PC, darle clic contrario y escoger la opcin Administrar, la ventana que se abre permitir el control de las pginas Web, permitiendo realizar modificaciones, otorgando permisos, especificando rutas de acceso, etc. A continuacin, se muestra la consola de administracin de Internet Information Server, a la cual se debe acceder para la configuracin del mismo en cuanto a la informacin Web que se quiera publicar.

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Ilustracin 13 Ventana Administracin de equipos

Si previamente en el equipo se instal el servidor Web Apache, ste usar el puerto 8080, de modo que para Internet Information Server se debe especificar otro puerto como 8181 u 8282, este paso es necesario cambiarlo en la opcin de Sitio Web predeterminado, dndole clic contrario, escogiendo Propiedades y en la pestaa de Sitio Web se establece la direccin del IP del equipo y el puerto TCP. Adems, se puede especificar el directorio donde se guardarn los archivos de la pgina Web, indicando la ruta de acceso local, en el caso de escoger la opcin un directorio de este equipo, porque tambin se puede acceder a un recurso compartido de otro equipo o tener la posibilidad de tener una redireccin hacia una direccin URL.

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Ilustracin 14 Ventana Propiedades para un sitio Web

8.3

AGREGAR UNA PGINA INFORMATION SERVER

WEB

EN

INTERNET

Al publicar una pgina Web, se deben almacenar los archivos de la misma en el disco duro del servidor, es decir, en la carpeta Inetpub, en la cual debe estar almacenada la carpeta de Owl, que previamente se ha descargado, de modo que se especificar el nombre de la misma, para que al acceder al programa desde el navegador, sea con ste especificado anteriormente.

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Ilustracin 15 Ventana Ubicacin de la carpeta del servidor Web

Al haber copiado la carpeta de owl en la carpeta del servidor, en este caso se nombr owl_intranet, por defecto, quedar almacenada en el servidor Web Internet Information Server, el cual puede visualizarse en la consola de administracin de equipos, especficamente en Sitio Web predeterminado, que se encuentra en la parte izquierda de la misma.

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Ilustracin 16 Ventana Ubicacin de Owl en el servidor Web IIS

Es necesario establecer los permisos que tendr la pgina Web, para ello se debe dar clic contrario sobre la carpeta de owl_intranet, escoger Propiedades y en la pestaa de Directorio, seleccionar las diferentes opciones en cuanto a esto se refiere, de acuerdo al acceso que se quiera que tengan los usuarios a la misma.

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Ilustracin 17 Ventana Propiedades de owl_intranet

En Owl Intranet Knowledgebase es indispensable especificar cul es el documento predeterminado, es decir, el necesario para que se pueda acceder a la pgina Web principal, por defecto, Internet Information Server est configurado con los siguientes tipos de archivo: Default.asp Default.htm Index.htm Iistart.asp

Pero como Owl trabaja sobre el lenguaje de programacin PHP, entonces se debe agregar un nuevo tipo de archivo, para este caso es index.php, para que al entrar a la siguiente pgina Web http://uiodin.fce.unal.edu.co:8282/owl_intranet no se presente ningn tipo de problema al acceder a la misma.
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Owl Intranet Knowledgebase De modo que en la pestaa de Documentos, entrando previamente a las propiedades de la carpeta owl_intranet, se agrega el documento que se necesita para el programa de Owl, en este caso, index.php, se especifica este nombre en el cuadro de dilogo Agregar documento predeterminado y se da clic en Aceptar.

Ilustracin 18 Ventana Agregar un documento predeterminado en IIS

Luego de haber adicionado entrar a la pgina principal Web Internet Information archivos y las carpetas que

el documento predeterminado, se procede a de Owl, la cual est soportada en el servidor Server, as quedar lista para agregar los se deseen almacenar en este sistema.

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Ilustracin 19 Ventana principal de Owl Intranet bajo IIS

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9. FUNCIONAMIENTO DE OWL INTRANET KNOLEDGEBASE


Al trabajar en el sistema Owl Intranet Knowledgebase, se hace indispensable el uso de Internet, contar con un usuario y contrasea para logearse y as acceder al programa, dependiendo de lo establecido por el administrador del mismo. En el programa, se puede visualizar el usuario con el que se est trabajando, al usar el programa por primera vez se debe entrar con la sesin de administrador, el cual corresponde a admin como nombre de usuario y la contrasea corresponde igual que el nombre del usuario. Si el nombre de usuario y la contrasea son correctos, se acceder al programa, de lo contrario saldr la misma ventana principal de Owl en la que se indica que hay un error al ingresar.

Ilustracin 20 Ventana principal de Owl Intranet

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Owl Intranet Knowledgebase En primera instancia, Owl proporciona una interfaz grfica amigable, con varios conos, cada uno de ellos indica su funcin respectiva en el sistema, adems el nombre del usuario, en este caso, el administrador del sistema.

Ilustracin 21 Ventana Iconos principales de Owl Intranet

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Owl Intranet Knowledgebase A continuacin, se explica cada uno de los conos que aparecen al entrar al programa de Owl.
Iconos Modificar preferencias HTML Modificar preferencias del sitio Visor de sucesos Descripcin Permite cambiar la visualizacin de la pgina en cuanto al color y estilo de algunos objetos de la misma. Cambia preferencias del correo, examinador de archivos, de settings de registro, para usuarios autoregistrados, etc. Muestra las sesiones iniciadas de los usuarios establecidos en Owl, indicando la accin y la fecha en la que entr en el sistema. Muestra lo que ha realizado cada usuario en el sistema, por ejemplo, los archivos y carpetas que ha agregado respectivamente. Permite establecer una noticia de inters para un usuario o grupo en particular.
,

Visor de estadsticas de Owl Administracin de noticias Configuracin del tipo de documento Herramienta de copia de seguridad Papelera de reciclaje Crear un nuevo usuario

Permite crear los tipos de archivo, especificando el campo, el tamao y el idioma, respectivamente. Realiza una copia de seguridad de los archivos que estn en el programa de Owl. Muestra los archivos que eliminados en Owl Intranet. han sido

Modificar datos del usuario Revisar el contenido de archivos

Permite crear nuevos usuarios para que puedan acceder al sistema, especificando la contrasea y los permisos que va a tener el mismo. Cambia los aspectos que fueron establecidos al crear un nuevo usuario. Muestra las carpetas creadas o archivos en Owl, con su descripcin y el usuario que la aadi. Permite cambiar el nombre del grupo o eliminarlo del sistema de Owl. Permite salir del sistema correctamente.

Modificar un grupo Salir del sistema

Tabla 1 Explicacin de los iconos de Owl Intranet

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Owl Intranet Knowledgebase 9.1 ADMINISTRACIN DE ARCHIVOS Y CARPETAS

En Owl Intranet Knowledgebase, se pueden crear carpetas, subcarpetas y dentro de las mismas almacenar archivos, y establecer los permisos que va a tener cada usuario en el manejo de los mismos. Esta clase de estructura se conoce como jerrquica, la misma que se maneja en cualquier computador para la organizacin de carpetas y archivos que se encuentran en el disco duro del mismo. De modo que con la sesin de Administrador, se establecen los criterios que se pretenden que sean usados en el sistema. A continuacin, se explican las diferentes acciones que se pueden realizar con las carpetas y archivos que se encuentran en Owl, con su respectivo icono.

Histrico del archivo: Muestra cundo fue modificado el archivo, por quien fue creado y la versin del mismo. Borrar archivo: Elimina el archivo montado o carpeta creada en Owl Intranet Knowledgebase. Modificar las propiedades del archivo: Permite cambiar el nombre, propietario, grupo, los permisos, agregar una descripcin del mismo. Mover el archivo: Permite cambiar la ubicacin del archivo a una nueva carpeta establecida en el programa. Actualizar el archivo: Permite colocar el archivo seleccionado con nuevas modificaciones que se le ha hecho al mismo. Descargar el archivo: Permite descargar y guardar el archivo en el computador. Agregar un comentario a un archivo: Agrega comentario u observaciones del archivo o la carpeta seleccionada.

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Bloquear el archivo: Bloquea el archivo para los usuarios registrados en Owl, slo permite ver el histrico del mismo. Para desbloquearlo se usa el mismo icono. Mandar el archivo por correo: Enva el archivo por correo electrnico. Monitorear el archivo: Permite conocer los cambios realizados por algn usuario, de modo que ser notificado por correo. Detener el monitorizado del archivo: Detiene el monitoreo del archivo. Ver el archivo: Abre el documento en la pgina del navegador. Descargar el archivo: Descarga y guarda los archivos que se encuentran en la carpeta seleccionada en el escritorio del computador como un archivo comprimido.

9.2

PERMISOS ARCHIVOS

MANEJADOS

EN

LAS

CARPETAS

Para trabajar en Owl Intranet Knowledgebase, especficamente en el uso de carpetas y archivos, es necesario contar con ciertos permisos establecidos por el administrador, dependiendo de la sesin de usuario y del control que se quieran dar a los mismos. Existen ocho opciones que permiten el manejo de los archivos y carpetas en el sistema, segn las necesidades de cada uno de los usuarios y las restricciones que se quieran aplicar. Leer: Con este permiso, se puede acceder al archivo o la carpeta. Escribir: Le permite al usuario actualizar o cambiar el archivo en el sistema. Borrar: El usuario puede eliminar el archivo o carpeta del sistema. Descargar: El usuario tiene la posibilidad de descargar el archivo a su computador.

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Owl Intranet Knowledgebase Al explicar las cuatro opciones que se puede realizar en el sistema, a continuacin se explican los diferentes criterios que tiene Owl para el manejo de los archivos y las carpetas. 9.2.1 Poltica por defecto para los archivos nuevos

Cualquiera puede leer/descargar: No se tiene restriccin al leer los archivos, adems de descargarlos. Cualquiera puede leer/escribir/descargar: Permite el acceso a los archivos a cualquier usuario o grupo que est registrado en el sistema. T grupo puede leer/descargar: Slo los miembros de un grupo especificado tiene permisos para la lectura y descarga de los archivos. Tu grupo puede leer/escribir/descargar: Esta opcin le permite a los miembros de un grupo leer, escribir y descargar los archivos. Solamente t puedes leer/escribir/descargar: Slo el propietario de la carpeta donde se encuentran los archivos tiene permisos para leer, escribir y descargar. T grupo puede leer/escribir/descargar, NO BORRAR: Le permite a los miembros de un grupo leer, escribir y descargar los archivos, pero no borrarlos. Cualquiera puede leer/escribir/descargar, NO BORRAR: Los usuarios o miembros de un grupo tienen la posibilidad de leer, escribir y descargar los archivos pero no la de borrarlos. El grupo seleccionado puede leer/escribir/descargar y cualquiera puede leer: Slo el grupo especificado tiene permisos para leer, escribir y descargar los archivos, paro los dems usuarios les permite el acceso a los mismos slo para leerlos. El grupo seleccionado puede leer/escribir/descargar (NO BORRAR) y cualquiera puede leer: Esta opcin le permite a los miembros del grupo especificado leer, escribir y descargar los archivos, con la
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Owl Intranet Knowledgebase limitacin de no poderlos borrar, y para los dems usuarios o grupos tan slo les permite leerlos. 9.2.2 Poltica por defecto para las carpetas nuevas

Cualquiera puede leer esta carpeta: Todos los usuarios o grupos creados en el sistema pueden leer el contenido de una carpeta. Cualquiera puede agregar archivos y borrar esta carpeta: Cualquier usuario o grupo tiene la posibilidad de agregar archivos y borrar la carpeta. T grupo puede leer esta carpeta: Los miembros del grupo pueden leer el contenido de la carpeta. T grupo puede agregar archivos y borrar esta carpeta: Esta opcin le permite a los miembros del grupo agregar archivos a una carpeta y borrarla en caso de ser necesario. Solamente t puedes agregar archivos y borrar esta carpeta: Esta opcin slo puede ser utilizada para los propietarios de la carpeta. T grupo puede agregar archivos a esta carpeta: Le permite a los miembros del grupo slo agregar archivos en una carpeta. Cualquiera puede agregar archivos a esta carpeta: Todos los usuarios o miembros de algn grupo pueden agregar archivos en una carpeta. El grupo seleccionado puede agregar archivos y borrar esta carpeta y cualquiera puede ver sus contenidos: Los miembros del grupo tienen la opcin de agregar archivos y borrar la carpeta donde estn almacenados, para los dems usuarios o grupos slo pueden leer el contenido de la carpeta. El grupo seleccionado puede agregar archivos a esta carpeta y cualquiera puede ver sus contenidos, NO BORRAR: En una carpeta, los miembros de un grupo pueden agregar archivos y otros usuarios leer los contenidos de los mismos, la restriccin para los dos casos es que no tienen la posibilidad de borrarlos.

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Owl Intranet Knowledgebase 9.3 BARRA DE MEN SUPERIOR

En Owl Intranet Knowledgebase se encuentra una barra de herramientas en la parte superior derecha, la cual contiene 5 botones, que permiten al usuario agregar carpetas, URL, notas, documentos, as como contraer o expandir la vista de la pgina actual. A continuacin, se explica cada uno de ellos. Crear una nueva carpeta: Con este botn es posible crear carpetas en la estructura jerrquica de Owl, indiferentemente del sitio donde se encuentre ubicado el usuario, que en ese momento se le est indicando donde va a quedar esa nueva carpeta. En la siguiente ventana se pueden ver las opciones para la creacin de una nueva carpeta.

Ilustracin 22 Ventana Agregar carpetas en Owl

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Owl Intranet Knowledgebase Nombre: Se especifica el nombre que va a tener la nueva carpeta, de ser posible, debe ser claro y entendible para que los dems usuarios comprendan de qu se trata el contenido de la carpeta. Propietario (Grupo): Se escoge el propietario o el grupo de quien est creando la carpeta, si no se especifica alguna opcin, por defecto, el sistema elegir automticamente el usuario que en ese momento est usando el sistema. Polticas: Dependiendo de los permisos que se quieran otorgar a la carpeta, se escoge la opcin de acceso a la misma. Descripcin: Es posible describir el contenido de la carpeta, y se visualizar debajo del nombre principal en la pgina principal de Owl.

Crear un enlace Web: Owl Intranet permite agregar direcciones Web para acceder a recursos tanto en la Intranet como en Internet, al escoger esta opcin aparecer la siguiente ventana en la cual se especifican la URL, el ttulo, palabras clave, entre otras.

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Ilustracin 23 Ventana Propiedades de una carpeta en Owl

Agregar una nueva nota: En Owl se pueden agregar notas a la carpeta donde se encuentre ubicado el usuario actualmente, de modo que al crear una nueva, genera un archivo de texto que puede ser modificado ejecutando la accin propiedades del archivo.

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Ilustracin 24 Ventana Agregar una nota en Owl

Agregar un nuevo fichero: Owl permite agregar archivos de cualquier tipo, tales como procesadores de texto, hojas de clculo, presentadores de ideas, entre muchos otros, al hacer clic en el botn Examinar de la pgina principal que aparece al iniciar sesin en Owl, muestra las carpetas y archivos creados. Al estar ubicado en una carpeta, esta opcin permite agregar archivos a la misma especificando que tipo de documento es, el ttulo del mismo, el propietario y los permisos de seguridad.

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Ilustracin 25 Ventana Agregar archivos a una carpeta

Cambiar a vista reducida: Esta opcin permite escoger la cantidad de informacin que se visualizar en la pgina principal, dependiendo del gusto de cada usuario, en este caso, ser reducida, permitiendo ver la totalidad de carpetas y archivos que contengan el sistema.

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Ilustracin 26 Ventana de visualizacin de carpetas y archivos

Cambiar a vista expandida: Al haber escogido la opcin de Reducir vista, se activa el botn de Expandir Vista en Owl Intranet, para que el contenido de archivos y carpetas se visualicen de una forma ms amplia, agregando otras opciones a los mismos.

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Ilustracin 27 Ventana de visualizacin expandida de archivos y carpetas

9.4

CREAR NUEVOS USUARIOS

En Owl se pueden tener varios usuarios para que inicien sesin cada vez que quieran utilizar el programa, de modo que al crearlos se especifica el nombre completo, el de usuario con su respectiva contrasea, si pertenece a algn grupo previamente definido o el que por defecto trae el programa (administradores, annimos, administrador de archivos), entre otros aspectos.

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Ilustracin 28 Ventana Agregar usuarios

9.5

EDITAR USUARIOS CREADOS

Si se desea modificar algn aspecto del usuario, est la opcin de Editar usuario en la pgina principal de Owl, al hacer clic, se abrir una ventana en la cual aparecern los mismos tems como si se fuera a crear un nuevo usuario, adems permite eliminar un usuario, es decir, no podr iniciar sesin para acceder al programa.

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Ilustracin 29 Ventana Editar usuarios

9.6

AGREGAR GRUPOS

Al crear nuevos usuarios para que accedan al programa, tambin se pueden definir grupos para estructurar y organizar los mismos, de modo que despus de haberlos establecido se especifica a qu grupo va a pertenecer el usuario de acuerdo a los permisos que se quieran que tenga el mismo y las acciones que podr realizar en el manejo de carpetas y archivos. Al oprimir el botn de Crear un nuevo grupo, aparecer una casilla para digitar el nombre que tendr el grupo y luego se procede a agregarlo en el sistema.

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Ilustracin 30 Ventana Agregar grupo

9.7

EDITAR GRUPOS

Despus de haber creado un grupo en Owl, se puede cambiar el nombre al grupo, para eso est la opcin de Editar grupos, que modifica el grupo que se haya seleccionado, tambin se puede visualizar los usuarios que pertenecen al mismo o eliminarlo definitivamente.

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Ilustracin 31 Ventana Editar o borrar grupo

9.8

OPCIONES DE VISUALIZACIN

En la parte inferior de la pgina donde se encuentran las carpetas y archivos que se han creado en Owl Intranet, hay una serie de opciones que permiten conocer el estado de los archivos y lo que se ha realizado con los mismos., as que a continuacin se explica cada una de ellas.

Ilustracin 32 Barra de opciones

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Owl Intranet Knowledgebase Marcar/desmarcar casillas de verificacin: Permite seleccionar las carpetas o archivos en caso de querer eliminarlos, moverlos a otra carpeta o enviarlos por correo electrnico. Nuevos: Muestra la cantidad de archivos nuevos que han sido colgados en el programa por diferentes usuarios y grupos. Actualizados: Permite ver la cantidad de archivos que han sido actualizados por los usuarios y por los grupos.

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10.

POLITICAS PARA LA UIFCE

Para que el repositorio de documentos sea usado adecuadamente por los miembros de la Unidad de Informtica y Comunicaciones, es necesario determinar una serie de polticas que ofrezcan los lineamientos necesarios con respecto a los privilegios o permisos de utilizacin. Inicialmente, se pens que todos los miembros de la UIFCE deban tener una carpeta en Owl para que pudiesen acceder a sus documentos de una manera ms prctica y eficiente; despus de realizar un anlisis de las necesidades de los miembros, en los cuales se cuentan a los monitores, coordinadores, al director y a los IT manager, se hizo evidente que no todos deban tener una carpeta personal en algn equipo. Realmente la exclusin es para los IT manager, debido a que ellos cuentan con un equipo personal en el cual manejan gran parte de los documentos que soportan su actividad diaria, los cuales gozan de total privacidad pues ningn monitor puede acceder a sus contenidos por la red y esta prohibido por poltica que los monitores trabajen en los equipos de los IT; este dictamen es entendible, ya que cada uno de los IT maneja informacin confidencial y de manejo delicado a la cual, como es natural, los monitores no deben acceder. Los monitores no tendrn carpeta personal en el repositorio debido a que la capacidad de almacenamiento o Storage del servidor no podra soportar tal cantidad de informacin, por consiguiente, los monitores continuarn manejando una carpeta personal en los equipos de investigacin, la cual tendr una capacidad de un GIGABYTE (1Gb) para que los monitores almacenen all todos sus documentos personales, por ejemplo, sus trabajos o documentos acadmicos. Lo que se pretende con este apartado es ofrecer unas polticas bsicas que permitan el buen funcionamiento de la herramienta Owl, y que se facilite su uso y administracin por parte de los responsables. Las polticas descritas a continuacin obedecen a un estudio sobre las necesidades de la UIFCE y el potencial de los recursos con que se cuenta, realizado por los integrantes de la presente investigacin. Sin embargo, podrn ser modificadas, dependiendo de las necesidades
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Owl Intranet Knowledgebase emergentes o las disposiciones de la coordinacin o direccin de la dependencia. 10.1 POLTICAS GENERALES PARA LA UTILIZACIN DE OWL EN LA UIFCE 1. Los IT manager tendrn una cuenta de usuario de slo lectura para revisar los documentos de investigacin, en caso de ser tutor, o si son un apoyo para algn grupo de trabajo, igualmente. 2. Los monitores, los coordinadores y el director de la Unidad tendrn cuenta para poder acceder al sistema Owl. 3. Existir solamente una carpeta principal para cada grupo de trabajo, las cuales estarn ubicadas directamente en la raz del repositorio. 4. Los lderes de grupo sern responsables por el contenido, la informacin y estructura de su carpeta. 5. Existir solamente una carpeta principal para cada grupo de investigacin, las cuales estarn ubicadas directamente en la raz del repositorio. 6. Los integrantes de los grupos de investigacin se harn responsables de del contenido, la informacin y la estructura de sus carpetas correspondientes. 7. Las directivas debern tener acceso de lectura a todas las carpetas y documentos del repositorio, salvo en los casos que el director disponga lo contrario. 8. Inicialmente, los monitores solo tendrn acceso a sus carpetas de investigacin y grupo respectivas. En la eventualidad que algn monitor necesite acceder a los documentos de otro u otros grupos deber comunicarlo al lder de grupo o a alguno de los miembros de la investigacin segn sea el caso.

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Owl Intranet Knowledgebase 9. Los administradores de las carpetas de investigacin o de los grupos de trabajo decidirn si les otorgan permisos a los IT manager dependiendo si es el tutor de la investigacin o un apoyo para las labores de un grupo de trabajo.

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11.

METODOLOGA

La investigacin desarrollada en el semestre implic tener conocimientos sobre el funcionamiento de un servidor Web, un manejador de base de datos y del lenguaje de programacin PHP, por lo tanto, se empez por consultar manuales de estos programas y posteriormente, instalar Owl Intranet Knowledgebase, el cual est soportado en los mismos. En el transcurso del trabajo fue necesario conocer las dos clases de servidores Web que existen para almacenar pginas Web, Apache Server e Internet Information Server, en especial este ltimo, ya que es ste el que actualmente maneja la Unidad de Informtica para todo lo concerniente a servicios Web. Se decidi documentar tanto los programas que debe usar obligatoriamente Owl Intranet Knowledgebase, as como el funcionamiento del mismo, de modo que este documento es un manual completo de los puntos bsicos e importantes que se deben tener en cuenta para empezar a manejar este software. Luego de haber usado Owl Intranet Knowledgebase, se determin las necesidades de informacin en la Unidad de informtica en cuanto al manejo de documentos y archivos, estableciendo las polticas para los distintos grupos de usuarios, para tener as un mejor control y una administracin de los mismos. Para ello, se tuvo en cuenta las sugerencias y opiniones de los coordinadores de esta dependencia, ya que ellos son quienes deben fijar los lineamientos de este proceso de manejo de archivos.

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12.

CONCLUSIONES

Se realiz una investigacin no slo de Owl Intranet Knowledgebase, si no que tambin fue necesario consultar manuales de otros programas, los cuales son indispensables para el funcionamiento de este software, adems de contar con conocimientos suficientes sobre el manejo de pginas Web. Se logr desarrollar un completo manual de Owl Intranet Knowledgebase, el cual es una herramienta muy til para el manejo de documentos en una organizacin, que facilita la organizacin y la administracin de los mismos. La investigacin que se llev a cabo este semestre, permiti conocer la aplicacin de un software de manejador de documentos dentro de la Unidad de Informtica, con pronta y til aplicacin para la informacin que maneja los grupos de trabajo de esta dependencia. Se establecieron las polticas necesarias para el repositorio de documentos en Owl Intranet Knowledgebase, que se deben tener en cuenta para el manejo de archivos entre los miembros de la Unidad de Informtica.

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13. WEBGRAFA
http://www.desarrolloweb.com/articulos/306.php?manual=34 http://www.php.net/get/php-4.3.10.tar.gz/from/a/mirror http://quark.fe.up.pt/ApachES/manual-es/howto/cgi.html http://www.programacion.net/articulos/apache.php http://quark.fe.up.pt/ApachES/manual-es/howto/cgi.html http://geneura.ugr.es/~gustavo/apache/ http://www.desarrolloweb.com/articulos/1094.php http://www.php.net/get/php-4.3.10.tar.gz/from/a/mirror http://jamesthornton.com/php/spanish/security.html http://www.htmlpoint.com/php/guida/php_03.htm http://terra.es/personal/tamarit1/instalacion_servidor/php/ http://www.webestilo.com/php/php00.phtml http://www.linuxdata.com.ar/index.php?idmanual=apachss.htm&ma nuale=1 http://www.desarrolloweb.com/articulos/1379.php?manual=41 http://sourceforge.net/projects/owl/

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