EMPRESA: HM MAQUINARIA Y EQUIPOS AUDITORIA CAJA MENOR A MARZO 31 DE 2013

Elabor: Jeimy Mora vila

Fecha: 27/04/13

EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO

Objetivo General: Establecer la existencia, capacidad, eficacia y aplicacin de controles internos relacionados con las operaciones y movimientos ejecutados a travs del fondo fijo de caja menor y evaluar sobre lo adecuado del mismo.

Objetivo Especficos: Brindar seguridad razonable sobre las transacciones de la caja menor, con el fin de aplicar normas y tcnicas que nos permita conocer el procedimiento que se lleva a cabo en el sistema de control interno. Evaluar el manejo que se lleva a cabo con la caja menor, con el fin de realizar los cambios correspondientes o planes de mejoramiento a la misma.

PREGUNTA
La empresa cuenta con un fondo fijo de caja menor para cada mes? El manejo de la caja menor es realizado por un solo funcionario? El lugar dnde se guardan los fondos es adecuado?

AUDITOR

N/A

SI

NO

OBSERVACIONES
El monto presupuestado para cada mes es de Quinientos Mil Pesos (500.000)

Est a cargo del administrador Diego Alejandro Mahecha, quin maneja esta sucursal. Se verific el lugar donde se guardan los fondos de la caja menor y se evidencia que no presenta ningn tipo de seguridad, se recomienda adquirir una caja fuerte u otro tipo de seguridad y lugar para depositar los fondos. No se encontr evidencia alguna de los procedimientos a seguir, sugerimos elaborar un reglamento donde se especifique cada uno de los pasos a seguir para el manejo de la misma y de esta manera evitar futuros inconvenientes. Por solicitud del rea contable, se realiza mensualmente el reembolso correspondiente, para registrar las operaciones que se hayan efectuado durante este periodo.

Existe reglamentacin escrita para la caja menor? 4

Se hace reembolso al final de cada mes para efectos del corte contable?

Se realizan arqueos peridicos por parte de los organismos de control?

La Gerencia no ha tomado este proceso como algo indispensable, por consiguiente se sugiere realizar este procedimiento espordicamente para establecer que los fondos que se provee con recursos del presupuesto de gastos de la compaa, se utilicen para atender erogaciones de menor cuanta que tengan el carcter de imprevistos, urgente, imprescindibles e inaplazables. Algunos de los soportes de los pagos que se han realizado no presentan la valides desde el punto de vista fiscal como contable. Por consiguiente se informa al responsable del manejo de la caja menor seguir la siguiente recomendacin: El soporte ideal para cualquier pago es la factura, y si la persona a la que se le hace el pago no est obligada a facturar, la solucin es exigirle el Registro nico tributario (Rut) documento que identifica plenamente al beneficiario del pago. El funcionario encargado, informa que l tiene la potestad, para decidir que gastos se cancelan y cules no, de acuerdo a lo estipulado anteriormente se aconseja la elaboracin de un reglamento con el fin de establecer parmetros de dependencia para realizar un proceso especfico.

Los beneficiarios pagos tienen RUT? 7

de

los

Se aprueban los recibos por gastos antes de ser pagados?

Los comprobantes de caja menor son elaborados en forma tal que no presenten alteraciones?

De acuerdo a lo inspeccionado, todos los comprobantes de pago se encuentran en condiciones ptimas, ninguno presenta tachones ni enmendaduras. De igual forma se propone que todos los recibos estn soportados por el Rut o en su defecto por una factura. Como se ha estipulado anteriormente, para el manejo de caja menor se requieren implementar ciertas polticas, como por ejemplo, que por este medio se harn pagos que no superen determinado monto, o que determinado pagos, sin importar su monto no se deben realizar por caja menor, por lo que es preciso tener cuidado y control especial sobre estos recursos.

Los pagos de caja menor tienen un lmite mximo? 10

INFORME DE AUDITORIA INTERNA CAJA MENOR

Bogot, 27 de Abril de 2013

Seora: DIANA CABALLERO C. Representante Legal HM MAQUINARIA Y EQUIPOS Ciudad.

Respetada Seora:

De acuerdo con nuestro plan de actividades de auditora interna, hemos llevado a cabo nuestra revisin de control interno y operaciones contables al rea de Caja Menor, por el periodo comprendido del 01 de Enero al 31 de Marzo de 2013. La auditoria comprendi entrevistas con el personal administrativo. Se evaluaron documentos, archivos, reportes y procedimientos que consideramos apropiados para el buen desarrollo de esta actividad, despus de haber analizado la informacin se implementaron recomendaciones para la mejoras segn corresponda. Posteriormente se discutieron los resultados y sugerencias con el personal encargado del rea evaluada. A continuacin presentamos los hallazgos y recomendaciones que consideramos se deben poner en prctica, segn nuestro criterio