AO DE LA INTEGRACIN NACIONAL Y EL RECONOCIMIENTO DE NUESTRA DIVERSIDAD

UNIVERSIDAD PRIVADA TELESUP FACULTAD DE INGENIERIA DE SISTEMAS E INFORMATICA

TEMA: Ciclo de Vida de Proyectos: La Utilidad del PMBOK en los Proyectos Informticos

CURSO: Proyecto Integrador I

ALUMNOS: DONY BUSTAMANTE ROBERTO LAYNEZ FERNANDO GOMEZ VICTOR GOMEZ JUAN VILLACORTA 2012

Contenido
1. 2. 3. 4. Introduccin: ............................................................................................... 3 El Ciclo de Vida de Proyectos del PMBOK .............................................. 5 La Problemtica distintiva de los Proyectos Informticos ........................... 8 Enfoque de los Proyectos Informticos desde la perspectiva del tiempo de

vida que tendr el servicio que provee el proyecto .......................................... 11 5. 6. 7. El ciclo de vida del Proyecto de ITIL ...................................................... 14 Conclusiones: ........................................................................................... 16 Referencias ............................................................................................... 17

1. Introduccin:

La Gua de los Fundamentos para la Direccin de Proyectos (Gua del PMBOK) es una norma reconocida en la profesin de la direccin de proyectos, elaborada por Project Management Institute (PMI), la cual ha ido evolucionando a partir de las buenas prcticas reconocidas por profesionales dedicados a la direccin de proyectos, quienes contribuyeron a su desarrollo. Generalmente reconocido significa que los conocimientos y prcticas descritos se aplican a la mayora de los proyectos, la mayor parte del tiempo, y que existe consenso sobre su valor y utilidad. Buenas prcticas significa que se est de acuerdo, en general, en que la aplicacin de estas habilidades, herramientas y tcnicas puede aumentar las posibilidades de xito de una amplia variedad de proyectos. El Project Management Institute (PMI) considera la norma como una referencia fundamental en el mbito de la direccin de proyectos. Sin embargo, por su carcter de referencia fundamental, en nuestra opinin, esta norma no es completa ni abarca todos los conocimientos que deben tomarse en consideracin para el desarrollo de un proyecto en el campo de la informtica, especialmente dadas las particularidades propias de este campo de trabajo. Si bien se trata de una gua reconocida es necesario identificar sus debilidades a fin de contrarrestarlas cuando sea de aplicacin en proyectos informticos.

En tal sentido, el presente trabajo aspira a realizar un anlisis crtico del Ciclo de Vida de Proyectos propuesto por la Gua de los Fundamentos para la Direccin de Proyectos (Gua del PMBOK).

2. El Ciclo de Vida de Proyectos del PMBOK

PMBOK propone el ciclo de vida del proyecto como un conjunto de fases del mismo, generalmente secuenciales y en ocasiones superpuestas, cuyo nombre y nmero se determinan por las necesidades de gestin y control de la organizacin u organizaciones que participan en el proyecto, la naturaleza propia del proyecto y su rea de aplicacin. El ciclo de vida proporciona el marco de referencia bsico para dirigir el proyecto, independientemente del trabajo especfico involucrado. Las fases propuestas como secuencias del ciclo de vida de un proyecto son: inicio, organizacin y preparacin, ejecucin del trabajo y cierre.

Grfico N1: Ciclo de vida del proyecto segn PMBOK 5

Segn PMBOK, la estructura genrica del ciclo de vida presenta por lo general las siguientes caractersticas: Los niveles de costo y dotacin de personal son tpicamente bajos al inicio del proyecto, alcanzando su punto mximo segn se desarrolla el trabajo y caen rpidamente cuando el proyecto se acerca al cierre.

La influencia de los interesados, al igual que los riesgos y la incertidumbre son mayores al inicio del proyecto. Estos factores disminuyen durante la vida del proyecto.

La capacidad de influir en las caractersticas finales del producto del proyecto, sin afectar significativamente el costo, es ms alta al inicio del proyecto y va disminuyendo a medida que el proyecto avanza hacia su conclusin. El costo de los cambios y de corregir errores suele aumentar sustancialmente segn el proyecto se acerca a su fin.

Dentro del contexto de la estructura genrica del ciclo de vida, un director del proyecto puede determinar la necesidad de un control ms efectivo sobre ciertos entregables. En particular, los proyectos grandes y complejos pueden requerir este nivel adicional de control.

En tales casos, el trabajo desarrollado para cumplir con los objetivos del proyecto puede verse beneficiado por la divisin formal en fases.

Fases del proyecto De acuerdo a PMBOK, las fases del proyecto son divisiones dentro del mismo proyecto, donde es necesario ejercer un control adicional para gestionar eficazmente la conclusin de un entregable mayor. Las fases del proyecto suelen completarse de manera secuencial, pero en determinadas situaciones de un proyecto pueden superponerse. Por su naturaleza de alto nivel, las fases 6

del proyecto constituyen un elemento del ciclo de vida del proyecto. Una fase del proyecto no es un grupo de procesos de direccin de proyectos. La estructuracin en fases permite la divisin del proyecto en subconjuntos lgicos para facilitar su direccin, planificacin y control. El nmero de fases, la necesidad de establecer fases y el grado de control aplicado dependen del tamao, la complejidad y el impacto potencial del proyecto.

Independientemente de la cantidad de fases que compongan un proyecto, todas ellas poseen caractersticas similares: Cuando las fases son secuenciales, el cierre de una fase termina con cierta forma de transferencia o entrega del trabajo producido como el entregable de la fase. La terminacin de esta fase representa un punto natural para reevaluar el esfuerzo en curso y, en caso de ser necesario, para cambiar o terminar el proyecto. Estos puntos se conocen como salidas de fase, hitos, puertas de fase, puntos de decisin, puertas de etapa o puntos de cancelacin.

El trabajo tiene un enfoque nico que difiere del de cualquier otra fase. Esto involucra a menudo diferentes organizaciones y conjuntos de habilidades.

Para alcanzar con xito el objetivo o entregable principal de la fase, se requiere un grado adicional de control. La repeticin de procesos a travs de los cinco grupos de procesos que propone en la Gua PMBOK proporciona ese grado adicional de control y define los lmites de la fase.

3. Problemtica distintiva de los Proyectos Informticos

En la actualidad, los directivos de las empresas quieren que los proyectos de TI no se limiten slo a ayudar a su empresa a cumplir los objetivos de negocio. Esperan que introduzca elementos de innovacin en el negocio. Por tanto, los esfuerzos de la TI deberan centrarse en comprender hacia dnde se dirige la tecnologa y saber aprovecharla, no slo para mejorar la eficacia de los procesos operativos, sino para abrir nuevas oportunidades de negocio con servicios y productos innovadores. Esta nueva forma de plantear su misin, obliga a la TI a dar un enorme salto en el camino hacia una gestin de proyectos ms madura. Obliga a pasar de centrar sus actividades en la simple puesta en marcha de una buena estructura, mecanismos de control rigurosos y procesos para una gestin de proyectos efectiva, a convertirse en parte del negocio. Esto implica posicionar la tecnologa para ponerla en sintona con los objetivos globales del negocio y presiona hacia la bsqueda de un lenguaje comn que facilite la comunicacin entre el rea de TI y los responsables del negocio. Hoy se diluye la distincin entre TI y negocio, por lo que se requiere de instrumentos que faciliten la integracin. Para ello se necesitan soluciones que proporcionen una visin global de la infraestructura de TI y que muestren las relaciones entre los recursos de la infraestructura, los servicios y los procesos de negocio que sustentan, que permita a la TI tomar decisiones en funcin de su impacto en el negocio. El problema del ciclo de vida propuesto por PMBOK es que es que no deja a las personas pensar en las actividades desde la perspectiva del tiempo de vida 8

que tendr el servicio que se provee desde un proyecto informtico, limitando las posibilidades de las organizaciones a adoptar un punto de vista ms estratgico que abarca todo el ciclo de vida del servicio que el proyecto provee. Este tipo de enfoque reporta algunas ventajas sobre el enfoque propuesto por el ciclo de vida de PMBOK: Favorece la integracin de la estrategia de negocio con la estrategia de servicios de TI

Facilita la implantacin y gestin de servicios provistos por el proyecto adaptndolos a unas necesidades de negocio dinmicas, voltiles, altamente cambiantes y de alto riesgo

Identifica las oportunidades de mejora y cambio a lo largo de todo el ciclo de vida del servicio provisto por el proyecto

Corrige las carencias y deficiencias del enfoque provisto por PMBOK.

Asimismo, es necesario resaltar que la estructura genrica del ciclo de vida de un proyecto informtico muy pocas veces presenta las caractersticas descritas para el ciclo de vida de PMBOK: Los niveles de costo y dotacin de personal tienden a mantener el mismo nivel desde el inicio del proyecto hasta su cierre.

La influencia de los interesados, al igual que los riesgos y la incertidumbre son constantes a lo largo del proyecto. Estos factores no disminuyen durante la vida del proyecto, incluso pueden aumentar.

El costo de los cambios y de corregir errores suele aumentar sustancialmente segn estemos ms cerca al inicio del proyecto. Los errores ms tempranos se pagan caro a lo largo de todo el proyecto.

Dentro del contexto de la estructura genrica del ciclo de vida, un director del proyecto debe mantener la necesidad de un control efectivo sobre todos los entregables, pues stos se encuentran ntimamente relacionados.

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4. Enfoque de los Proyectos Informticos desde la perspectiva del tiempo de vida que tendr el servicio que provee el proyecto

El enfoque de la gestin de los proyectos informticos desde la perspectiva del tiempo de vida que tendr el servicio que provee el proyecto define cinco fases en el ciclo de vida del servicio: estrategia, diseo, transicin, operacin y mejora continua

Este enfoque contiene los procesos necesarios para gestionar los servicios en el marco de esta estructura del ciclo de vida, donde el objetivo de cada fase es generar valor para el negocio, aspecto no contemplado bajo la gua PMBOK. En la Tabla 1 se recogen las caractersticas de cada fase del enfoque de manejo del proyecto desde la perspectiva del tiempo de vida que tendr el servicio que provee el proyecto.

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Tabla 1: Caractersticas de las fases del enfoque de manejo del proyecto desde la perspectiva del tiempo de vida que tendr el servicio que provee el proyecto Estrategia Servicio del Garantiza que cada fase del ciclo de vida del servicio permanecer orientada al negocio Afecta a lo que ocurre en el resto de las fases Se relaciona con todos los elementos asociados que le siguen dentro de ese proceso Diseo Servicio Transicin Servicio del del Implica el desarrollo de las especificaciones para mejorar los servicios o introducir otros nuevos Somete los servicios nuevos o mejorados a controles de calidad y garantiza su adecuada puesta en produccin Incluye pruebas, gestin del cambio y gestin del envo al entorno de produccin Operacin Servicio del Se centra en ejecutar y controlar las actividades de los procesos para conseguir la gestin del servicio deseable y estable en las operaciones diarias Mejora Continua del Servicio Mantiene la tradicin de introducir continuas mejoras

Este enfoque promueve un modelo flexible de manejo del proyecto TI utilizando un enfoque de valor de red, aspecto que nos considerado por la gua PMBOK. Al desarrollar esta red, es importante examinar con cuidado las capacidades de los proveedores internos y externos. Para conseguirlo, se necesita contar con directrices dedicadas a explicar los tipos de proveedores, lo que incluye la forma de analizar los distintos mercados y las fortalezas de cada proveedor, as como la manera ms efectiva de crear una red de valor y seleccionar las opciones de suministro que mejor se adapten a los objetivos de negocio de una empresa. Tambin es necesario que el ciclo de vida del proyecto incorpore el concepto de modelos adaptables, el cual es un componente clave de los proyectos TI, especialmente durante la fase de transicin, en la que se debe elegir un modelo ad hoc para el paso de la fase de diseo al entorno de produccin. Los modelos adaptables brindan la posibilidad de responder rpidamente a los 12

constantes cambios de las necesidades del negocio, y que constituyen uno de los principales retos que enfrentan los proyectos informticos en su desarrollo. Uno de los modelos que mejor incorpora el enfoque de manejo del proyecto desde la perspectiva del tiempo de vida del servicio que proporciona el proyecto es el modelo ITIL (IT Infrastructure Library)

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5. El ciclo de vida del Proyecto de ITIL

ITIL es un marco de principios pblicos que describen las mejores prcticas en gestin de servicios de TI. Proporciona un marco para la gobernanza de TI, y se centra en la medicin y mejora continua de la calidad de servicio de TI entregados, tanto desde una perspectiva de negocio y de cliente. Este enfoque es un factor importante en el xito y que ha contribuido a su uso prolfico y a la obtencin de beneficios por los las organizaciones que lo implementan. ITIL fue publicado entre 1989 y 1995 por la Stationery Office de Su Majestad (HMSO) en el Reino Unido en nombre de las centrales de comunicaciones y la Agencia Nacional de Telecomunicaciones (CCTA) - ahora incluido dentro de la Oficina de Comercio Gubernamental (OGC). Su uso temprano se limit principalmente al Reino Unido y los Pases Bajos. Luego su uso se extendi ampliamente. El ciclo de vida propuesto por ITIL es conocido como ciclo de vida del servicio. El Grfico N 2 muestra el ciclo de vida del servicio IT.

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Grfico N 2: Modelo ITIL

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6. Conclusiones:

PMBOK ofrece un marco general de gua para el desarrollo de proyectos, pudiendo ser adaptado a cualquier tipo de proyecto. Sin embargo, PMBOK no toma en consideracin las particularidades de la gestin de proyectos informticos. Este aspecto se hace evidente en su propuesta de ciclo de vida del proyecto.

Para el desarrollo de proyectos en informtica es necesario incorporar los aspectos relacionados en el ciclo de vida del servicio que provee el proyecto debido a las altas demandas de los interesados en los resultados finales de los productos a obtener, as como de la necesidad real que los proyectos informticos se encuentren debidamente integrados en la empresa.

La aplicacin de modelos de gestin de proyectos que incorporen el modelo de ciclo de vida del servicio resultaran en ms tiles para los gestores y los implementadores de proyectos en tecnologas de la informacin.

La aplicacin del PMBOK y de ITIL (modelo de gestin de proyectos informticos que incorpora el modelo de ciclo de vida del servico) de manera complementaria en la gestin de proyectos informticos ayudara notablemente a la gestin de este tipo de proyectos.

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7. Referencias

1. http://www.slideshare.net/mstabare/planeacin-y-gestin-de-proyectosinformticos 2. http://www.intercambiosvirtuales.org/libros-manuales/guia-de-losfundamentos-de-la-direccion-de-proyectos-guia-del-pmbok-cuarta-edicion 3. http://gio.uniovi.es/documentos/software/GUIA_PMBok.pdfhttp://www.itsmfi. org/files/itSMF_ITILV3_Intro_Overview.pdf 4. http://www.inf.utfsm.cl/~lhevia/asignaturas/proy_ti/topicos/Gestion/2005_0_ PMBOK-LH-CE_1.pdf 5. http://www.best-managementpractice.com/gempdf/ITIL_Glossary_V3_1_24.pdf 6. http://documents.bmc.com/products/documents/74/14/87414/87414.pdf 7. http://www.sevenwonderslearning.com/resources/ITILv3_PM_%20Webinar. pdf 8. http://www.pmiwdc.org/sites/default/files/presentation200808Chantilly.pdf 9. http://www.pultorak.com/assets/podcasts/ITILandthePMBOK.pdf 10. http://itilv3-sosw.blogspot.com/2011/05/itil-vs-pmbok.html 11. http://www.pmigdl.org/conferencias/PMIGDL-Conf-02-2010.pdf

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