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Rendicin de Cuentas de la Subdireccin del Sistema Nacional de Archivos 2013

Perspectivas y avances con relacin al fortalecimiento de la poltica archivstica


Noviembre 2012 marzo 2013

Rendicin de Cuentas de la Subdireccin del Sistema Nacional de Archivos 2013

Poblacin objetivo del Sistema Nacional de Archivos


ORDEN NACIONAL
NUMERO DE ENTIDADES SECTORES

SECTOR

ENTIDADES 16 9 10 4 1 3 6 6 5 2 5 12 4 3 5 15 1 5 11 16 2 13 5 4 163

RAMA EJECUTIVA RAMA LEGISLATIVA RAMA JUDICIAL ORGANISMOS DE CONTROL ORGANIZACIN ELECTORAL ORGANISMOS INDEPENDIENTES POR VERIFICAR TOTAL

165 3 5 5 2 10 123 313

24

24

Sobre un universo base de 8.724 entidades en todo el territorio nacional


ORDEN TERRITORIAL NUMERO DE SECTORES ENTIDADES 3.985
Por verificar

RAMA EJECUTIVA RAMA LEGISLATIVA RAMA JUDICIAL ORGANISMOS DE CONTROL ORGANIZACIN ELECTORAL ORGANISMOS INDEPENDIENTES COORPORACIN AUNTONOMA REGIONAL POR VERIFICAR TOTAL

1.133 66 1.306 1.101 15

Por verificar Por verificar Por verificar Por verificar

39 Por verificar 766

1 SECTOR AGRICULTURA Y DESARROLLO RURAL 2 SECTOR AMBIENTE Y DESARROLLO SOSTENIBLE 3 SECTOR COMERCIO, INDUSTRIA Y TURISMO 4 SECTOR CULTURA 5 SECTOR DE CIENCIA Y TECNOLOGA 6 SECTOR DE ESTADSTICAS 7 SECTOR DE INCLUSIN SOCIAL Y RECONCILIACIN 8 SECTOR DE INTERIOR 9 SECTOR DE JUSTICIA Y DEL DERECHO 10 SECTOR DE LA FUNCIN PBLICA 11 SECTOR DE LA PRESIDENCIA DE LA REPBLICA 12 SECTOR DE LA PROTECCIN SOCIAL 13 SECTOR DE PLANEACIN 14 SECTOR DE RELACIONES EXTERIORES 15 SECTOR DE TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN Y LAS COMUNICACIONES 16 SECTOR DEFENSA NACIONAL 17 SECTOR DEL DEPORTE 18 SECTOR DEL TRABAJO 19 SECTOR EDUCACIN NACIONAL 20 SECTOR HACIENDA Y CRDITO PBLICO 21 SECTOR INTELIGENCIA ESTRATGICA Y CONTRAINTELIGENCIA 22 SECTOR MINAS Y ENERGA 23 SECTOR TRANSPORTE 24 SECTOR VIVIENDA CIUDAD Y TERRITORIO
TOTAL

8.411

*SIN INCLUIR PRESIDENCIA Y VICEPRESIDENCIA

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Capacitacin archivstica
Eventos de capacitacin 2012- 2013
2012
TIPO DE CAPACITACIN
Capacitacin archivstica por demanda de las entidades, por la Lnea Venta de Servicios Capacitacin archivstica programada y realizada en el AGN Capacitacin archivstica a nivel regional - convenios con entes territoriales Sistema Nacional de Videoconferencia 2012 TOTAL Cantidad No. Participantes

2013
META
Cantidad No. Participantes

12 15 16 14 57

312 790 1.276 1.281 3.659*

15
20 15 10
TOTAL

3 2 1 6

817 69 300 1.186


Fuente: AGN / Fecha de Corte: 12.04.2013

* No incluye informacin del Taller "Memoria Oral, Escrita y Audiovisual" en San Basilio de Palenque

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Comits Tcnicos del Sistema Nacional de Archivos


En 2012 se realizaron 45 reuniones de los 9 Comits Tcnicos (Reprografa y automatizacin, Clasificacin y Descripcin, Gestin de Documentos, Conservacin de Documentos, Historias Clnicas, Archivos de Curaduras y Oficinas de Planeacin, Archivos Orales, Archivos de Instituciones de Educacin Superior y Archivos Sector Defensa).

AVANCES Y METAS COMITS TCNICOS

2013: Aprobacin Reglamento General de Comits Tcnicos del SNA

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Fortalecer la modernizacin y eficiencia del Estado a travs de los actores del SNA
AO 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 TOTAL CANTIDAD 11 6 5 5 11 6 1 3 48
2005 2006 2007 2008 2009 2010 11 6 5 5

Tablas de Valoracin Documental aprobadas por ao 2005 - 2012


CANTIDAD

11 6 1 2011

73% ENTIDADES ORDEN NACIONAL 27% ENTIDADES ORDEN TERRITORIAL


3

2012

SEGUMIENTO 2.013

ENTIDADES
ORDEN NACIONAL ORDEN TERRITORIAL

OBSERVACIONES
Apoyar y mejorar el esquema de asesoramiento tcnico y acompaamiento a entidades, en elaboracin y aplicacin de TVD, mejorando las cifras en un porcentaje igual o superior al 50% con relacin al ao anterior.

14 Entidades
Fuente: AGN / Fecha de Corte: 12.04.2013

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Fortalecer la modernizacin y eficiencia del Estado a travs de los actores del SNA
AO 1998 1999 2000 2001 CANTIDAD 7 26 60 54
26 7 8 8 11 17 10 8

Tablas de Retencin Documental aprobadas por ao 1998 - 2012 60


54
CANTIDAD

36

100% ENTIDADES ORDEN NACIONAL

22 6 2009 2010 2 2011 6 2012

2002
2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 TOTAL

36
8 8 11 17 10 8 22 6 2 6 281

1998

1999

2000

2001

2002

2003

2004

2005

2006

2007

2008

ENTIDADES SEGUMIENTO 2.013


ORDEN NACIONAL ORDEN TERRITORIAL

OBSERVACIONES
Apoyar y mejorar el esquema de asesoramiento tcnico y acompaamiento a entidades, en elaboracin y aplicacin de TRD mejorando las cifras en un porcentaje igual o superior al 50% con relacin al ao anterior.

18 Entidades

Fuente: AGN / Fecha de Corte: 12.04.2013


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Avances y adecuacin normativa SNA


Avance en cumplimiento de la ley de archivos por parte de entidades en el orden territorial a diciembre 13 de 2012 fecha de expedicin decreto 2578
Clculo AGN a partir de 1.133 Entidades que hacen parte de los Consejos Territoriales de Archivos (Gobernaciones Alcaldas)

DENOM.

Consejo Depart. De Archivos CDA

Consejo Municipal de Archivos CMA

Comit Evaluador de Documentos CE

Comit de Archivos CA

Tabla de Valoracin Documental TVD

Tabla de Retencin Documental TRD

Archivo General del Departamento AGD

Archivo General del Municipio AGM

Archivo Histrico AH

SIGLA VALOR 072012 VALOR 122012 UNIVERSO

32

746

376

554

20

383

22

191

24

32
32

804
1101

451
1133

639
1133

29
1133

432
1133

22
32

256
1101

26
1133

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Seguimiento a la implementacin de la poltica en los actores del SNA


INSPECCIN Y VIGILANCIA A ENTIDADES DEL SNA
Inspeccin a entidades reportadas por denuncias de particulares, entes de control y solicitudes de parte y de oficio. Actividades de seguimiento a entidades del orden nacional, en el cumplimiento de las Leyes 594 de 2000, 1444 y 1448 de 2011 y Directiva PGN 001 DE 2010 (AFA PMA).
Realizacin de Visitas de Inspeccin a Gobernaciones, Ciudades Capitales y Alcaldas. Verificacin del funcionamiento de Consejos Territoriales de Archivos, mediante la revisin de los informes semestrales. Seguimiento a la ejecucin de Convenios Interadministrativos realizados con alcaldas y gobernaciones.

2012
65 256 AFA 234 PMA TOTAL: 490 32 75

2013
19 139 AFA 11 PMA TOTAL: 150 13 3

METAS 2013

18

Diligencias oficiales de inspeccin, control y vigilancia a Entidades: 90 Seguimiento a Autoevaluaciones de la Funcin Archivstica y Planes de Mejoramiento Archivstico de entidades: 700

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Poltica pblica relacionada con la gestin y administracin de los archivos de derechos humanos y memoria histrica
TOTAL ENTIDADES ARCHIVOS DDHH: 38 ENTIDADES
Gestin en la identificacin de archivos de DDHHH y caracterizacin de las necesidades archivsticas de entidades del Sistema Nacional de Atencin y reparacin Integral de Victimas 2012-2013: Articulacin con el Grupo de Inspeccin y Vigilancia del Sistema Nacional de Archivos del AGN, en cumplimiento de su funcin se visitaron entidades que en su haber tienen archivos de DDHHH 2012-2013: Meta de Entidades a Visitar y acompaar SNARIV 2013

BALANCE
17 Entidades

6 Entidades

38 Entidades

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Acompaamiento a los grupos tnicos, en el registro, la conformacin y la proteccin de sus archivos


- Comunidad raizal de San Andrs y Providencia
- Camawari (cabildo mayor Aw de Ricaurte) - Unipa (unidad indgena del pueblo Aw) -Resguardo Yaguar (Chaparral - Tolima) Cabildos en ciudad (cabildos urbanos): - Cabildo indgena universitario (Nasa) - Cabildo Nasa de Bogot

Comunidad indgena Aw

Plan Palenque Global

ACOMPAAMIENTO GRUPOS TNICOS MATERIA ARCHIVOS

Contactos y concertacin de realizacin de talleres para el ao 2013*

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Beca de investigacin Los Archivos y los Derechos Humanos


La beca de investigacin sobre archivos y Derechos humanos pretende impulsar la divulgacin y el anlisis de procesos y estudios que sobre el tema se llevan a cabo en Colombia como aporte para el desarrollo de la poltica pblica y el avance en el cumplimiento de la normatividad archivstica y la correspondiente a la defensa de los derechos de las vctimas.

Valor: $ 30.000.000

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Participacin ciudadana
Encuesta rendicin de cuentas de la subdireccin del sistema nacional de archivos 2013 (aplicada a travs de correo electrnico: 23 encuestas)

1. Qu informacin le gustara conocer sobre el Sistema Nacional de Archivos -SNA?

2. Qu comentarios o sugerencias tiene para el desarrollo y fortalecimiento del SNA?

3. Qu informacin le gustara recibir del SNA?

4. Por qu medio le gustara recibir informacin sobre la Audiencia Pblica de Rendicin de Cuentas del AGN?

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Metas para el fortalecimiento del SNA

Mejorar la cifra de Entidades con Plan de Mejoramiento Archivstico suscrito a 2.012 en un porcentaje mnimo, igual o superior al 50%.

Mejorar el promedio de Entidades con Seguimiento a 2.012 en un porcentaje mnimo, igual o superior al 50%.

Metas 2013

Mejorar la oferta de capacitacin en materia archivstica, incorporando temas como es el Desarrollo y aplicacin de los Nuevos Decretos y normativa en materia de Archivos, Gestin de Documentos Electrnicos de Archivo, Preservacin a largo plazo, entre otros.

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Conclusiones: retos a corto plazo


Desarrollar y actualizar la normatividad en particular lo relacionado con Archivos electrnicos, Archivos de DDHH, Archivos tnicos y Afrodescendientes, Archivos Histricos, Archivos intermedios y Patrimonio documental. Desarrollar las ramas del poder pblico que hacen parte del SNA Capacitacin y Asistencia tcnica en materia de archivstica, de preservacin, conservacin y archivos de categoras especiales en las entidades que hacen parte del SNA Actualizacin del Diagnstico de la funcin archivstica del pas e identificacin prioridades y estrategias de mejoramiento. Actualizacin del Censo Nacional de Archivos e identificacin del patrimonio Documental del Pas Realizacin de alianzas estratgicas a nivel Sectorial, Territorial, Nacional, Internacional para el mejoramiento de los archivos

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