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Introduccin a BusinessObjects

BusinessObjects 6.1 Windows

Introduccin a BusinessObjects

Copyright

Copyright 2004 Business Objects. Reservados todos los derechos. Si encuentra cualquier problema en la documentacin, comunquelo a Business Objects S.A. escribiendo a documentation@businessobjects.com. Impreso en Francia.

Marcas comerciales

Business Objects, el logotipo de Business Objects, Crystal Reports y Crystal Enterprise son marcas comerciales o marcas registradas de Business Objects o de sus compaas afiliadas en los Estados Unidos y dems pases. Todos los dems nombres aqu mencionados pueden ser marcas comerciales de sus respectivos propietarios. Este producto incluye cdigo cuyo uso es autorizado por RSA Security, Inc. Algunas partes autorizadas por IBM estn disponibles en http://oss.software.ibm.com/icu4j.

Patentes

Business Objects es propietaria de las siguientes patentes E.E.U.U. que pueden proteger productos ofrecidos y vendidos por Business Objects: 5,555,403, 6,247,008 B1, 6,578,027 B2, 6,490,593 y 6,289,352. 302-10-610-05

Nm. de referencia

Introduccin a BusinessObjects

ndice general
ndice general Prefacio Maximizacin de los recursos de informacin 3 7 Recursos de informacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Servicios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Direcciones tiles de un vistazo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 Acerca de este manual . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 Captulo 1 Introduccin 17

Objetivo de este tutorial . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 Disposicin del tutorial . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 Sinopsis de eModas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 Material necesario para el tutorial . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 Introduccin rpida de leccin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 Comentarios del usuario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 Leccin 1 Cuntos ingresos han obtenido los puntos de ventas de eModas en este ao? 29 Objetivo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 Inicio de BusinessObjects . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32 Obtencin de datos necesarios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33 Visualizacin de datos en informes estndar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38 Organizacin de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40 Aplicacin de formato a ttulos del informe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42 Visualizacin de datos en grficos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46 Cambio de nombres de informe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50 Informe acabado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51

ndice general

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Leccin 2

Cmo afectan las diferencias regionales y de temporada a los ingresos? 53 Objetivo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55 Insercin de nuevos informes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56 Obtencin de datos adicionales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57 Visualizacin de datos en tablas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60 Organizacin de datos en secciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62 Clasificacin de las tres primeras lneas de productos . . . . . . . . . . . . . . . . 65 Insercin de ttulos de informe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66 Agrupacin de ciudades en regiones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69 Informe acabado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72 Desplazamiento por los informes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73 Punto de vista diferente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74

Leccin 3

Cules son las ciudades que obtienen el mejor margen? 75 Objetivo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77 Reorganizacin de informes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78 Adicin de datos a tablas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81 Clculo de margen por unidad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83 Creacin de variables locales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86 Resaltado de ciudades con margen superior al promedio . . . . . . . . . . . . . 90 Informe acabado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95

Leccin 4

Cmo han progresado los ingresos de ventas de un trimestre a otro? 97 Objetivo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99 Pasos preliminares . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100 Organizacin de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101 Clculo de variacin trimestral . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104 Adicin de detalles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106 Informe acabado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109 Publicacin de informes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110

ndice general

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Leccin 5

Cmo se han comportado las lneas de productos? 113 Objetivo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115 Creacin de nuevos informes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116 Aplicacin de plantillas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117 Divisin de datos de informe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119 Clculos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121 Adicin de encabezados de seccin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122 Vista Esquema . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126 Informe acabado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127

Leccin 6

Cmo se comparan las cifras de ventas presupuestadas con las cifras de ventas reales? 129 Objetivo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131 Obtencin de datos de un archivo de datos personales . . . . . . . . . . . . . . 132 Vinculacin de datos de diferentes orgenes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135 Visualizacin de datos en grficos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137 Organizacin de datos en grficos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139 Aplicacin de formato a grficos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142 Detalles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148 Informe acabado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149

Leccin 7

Cules son los factores que afectan al comportamiento de los ingresos de ventas? 151 Objetivo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153 Apertura de documentos objeto de anlisis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155 Apertura de modo Exploracin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156 Profundizacin detallada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158 Exploracin para obtener datos adicionales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161 Lmite de datos mostrados en grficos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163 Envo de documentos por correo electrnico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165

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Leccin 8

Cuntos ingresos ha obtenido esta lnea de productos en esta semana? 167 Objetivo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 169 Configuracin de nuevas consultas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 170 Formato de informes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 176 Adicin de informacin de seguimiento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 177 Adicin de grficos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 179 Informe acabado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 180 Visualizacin de datos distintos de una lnea de productos diferente . . . . 181 ndice temtico 183

ndice general

Maximizacin de los recursos de informacin

prefacio

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Presentacin general
La solucin de business intelligence Business Objects es soportada por miles de pginas de documentacin, disponibles con los productos, en Internet, en el CD y mediante amplios sistemas de ayuda en pantalla y multimedia. Empacados con informacin tcnica exhaustiva, ejemplos de la empresa y consejos para solucionar problemas y optimizar los productos, este amplio juego de documentacin proporciona soluciones concretas a los problemas de su empresa. Business Objects tambin ofrece una gama completa de soporte y servicios para ayudar a maximizar los beneficios de su inversin en business intelligence. Vea en las secciones siguientes cmo Business Objects puede ayudarlo a planificar y cumplir con los requisitos especficos de soporte tcnico, formacin y asesora.

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Recursos de informacin
Cualquiera que sea su perfil de Business Objects, podemos ayudarlo a acceder rpidamente a la documentacin y dems informacin que necesita.

Por dnde empezar


A continuacin se presentan unos cuantos puntos iniciales; hay un resumen de direcciones Web tiles en la pgina 14. Documentation Roadmap La gua bsica de documentacin, Documentation Roadmap, hace referencia a todos los manuales y multimedia de Business Objects y le permite, de un vistazo, ver qu informacin est disponible, de dnde y en qu formato. Vea o descargue Business Objects Documentation Roadmap en el sitio Web www.businessobjects.com/services/documentation.htm Documentacin mediante los productos Puede acceder a la documentacin electrnica en cualquier momento desde el producto que est utilizando. La ayuda en pantalla, multimedia y los manuales en formato Adobe PDF estn disponibles desde los mens Ayuda de los productos. Documentacin en la Web El juego completo de documentacin electrnica est disponible para los clientes que cuentan con un contrato de mantenimiento vlido en el sitio Web de asistencia al cliente en pantalla, Online Customer Support (OCS), en www.businessobjects.com/services/support.htm Compra de documentacin impresa Puede pedir documentacin impresa a travs de su representante local o en la tienda de abastecimiento de documentacin en pantalla Business Objects Documentation Supply Store en www.businessobjects.com/services/ documentation.htm

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Bsqueda en el CD de documentacin Busque en todo el juego de documentacin en el CD de documentacin de Business Objects que se incluye con nuestros productos. Este CD proporciona a la vez el juego completo de documentacin, adems de sugerencias y trucos, tutoriales multimedia y materiales de demostracin. Pida el CD de documentacin en pantalla, en la tienda de abastecimiento, Business Objects Documentation Supply Store, o con su representante local. Multimedia Si es novato de Business Objects Est actualizando desde una versin anterior o est ampliando, por ejemplo, de nuestra solucin de escritorio a la solucin Web? Pruebe uno de nuestros Quick Tours multimedia o tutoriales de introduccin. Todos estn disponibles a travs del sitio Web de asistencia al cliente, Online Customer Support (OCS), o en el CD de documentacin.

Cmo obtener la documentacin ms reciente


Puede obtener la documentacin ms actualizada a travs de la Web. Verifique a menudo los sitios que se listan a continuacin para obtener la documentacin, ejemplos y sugerencias ms recientes. Tips & Tricks Abierto a todos los usuarios, es una fuente actualizada a menudo de soluciones creativas para un nmero ilimitado de preguntas. Incluso puede contribuir envindonos sus propias sugerencias. www.businessobjects.com/forms/tipsandtricks_login.asp Documentacin de los productos A menudo actualizamos y ampliamos la disponibilidad de documentacin y multimedia. Con un contrato de mantenimiento vlido, puede obtener la documentacin ms reciente, en siete idiomas en el sitio Web de asistencia al cliente, Online Customer Support (OCS). Developer Suite en pantalla Developer Suite en pantalla proporciona documentacin, ejemplos y sugerencias para los clientes que cuentan con un contrato de mantenimiento vlido y una licencia de Developer Suite a travs del sitio Web de asistencia al cliente, Online Customer Support (OCS).

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Envenos sus comentarios


Tiene alguna sugerencia de cmo podemos mejorar la documentacin? Hay algo en particular que le gusta o que ha encontrado til? Escrbanos un comentario y haremos todo lo posible para asegurar que su sugerencia se incluya en la prxima versin de nuestra documentacin: documentation@businessobjects.com
NOTA

Si su comentario se refiere a un producto Business Objects y no a la documentacin, pngase en contacto con nuestros expertos de Asistencia al cliente. Para obtener informacin sobre Asistencia al cliente, visite: www.businessobjects.com/services/support.htm

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Servicios
Una red global de expertos en tecnologa Business Objects proporciona asistencia al cliente, formacin y asesora para asegurar el beneficio mximo en business intelligence para su empresa.

Cmo podemos proporcionarle asistencia?


Business Objects ofrece planes de asistencia al cliente para adaptarse mejor al tamao y las necesidades de su despliegue. Administramos tres centros globales de asistencia al cliente: Amrica: San Jos, California y Atlanta, Georgia, Estados Unidos Europa: Maidenhead, Reino Unido Asia: Tokio, Japn y Sydney, Australia Asistencia al cliente en pantalla Nuestro sitio Web de asistencia al cliente est abierto a todos los clientes directos que cuentan con un contrato vigente de mantenimiento y proporciona la informacin ms actualizada, tcnica y sobre los productos Business Objects. Puede registrar, actualizar y seguir casos desde este sitio utilizando la base de conocimientos, Knowledge Base, de Business Objects.

Tiene algn problema con el producto?


Ha agotado los recursos de solucin de problemas con los que cuenta y an as no ha encontrado una solucin de un problema determinado? Para obtener asistencia en el despliegue de productos Business Objects, pngase en contacto con Asistencia mundial al cliente, Worldwide Customer Support en: www.businessobjects.com/services/support.htm

Est buscando la mejor solucin de despliegue para su empresa?


Los asesores de Business Objects pueden acompaarlo desde la etapa inicial de anlisis hasta la entrega de su proyecto de despliegue. La destreza est disponible en bases de datos relacionales y multidimensionales, en conectividades, herramientas de diseo de bases de datos, tecnologa de incrustacin personalizada y mucho ms. Para obtener ms informacin, pngase en contacto con su representante de ventas o con nosotros en el sitio Web: www.businessobjects.com/services/consulting.htm

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Busca opciones de capacitacin?


Desde formacin tradicional en aulas, hasta seminarios e-learning, podemos ofrecer un paquete de capacitacin que se adapte a sus necesidades y su estilo preferido de aprendizaje. Encuentre ms informacin en el sitio Web de formacin, Business Objects Education: www.businessobjects.com/services/ education.htm

Servicios

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Direcciones tiles de un vistazo


Direccin
Documentacin de Business Objects www.businessobjects.com/services/ documentation.htm

Contenido
Presentacin general de la documentacin de Business Objects. Lleva a asistencia al cliente, Online Customer Support, tienda de abastecimiento de documentacin, Documentation Supply Store, gua bsica de documentacin, Documentation Roadmap, sugerencias y trucos, Tips & Tricks, buzn de documentacin.

Buzn de Business Objects Documentation documentation@businessobjects.com Documentacin de los productos www.businessobjects.com/services/ support.htm Informacin sobre productos Business Objects www.businessobjects.com Developer Suite en pantalla www.techsupport.businessobjects.com

Comentarios o preguntas acerca de la documentacin.

La documentacin ms reciente de productos Business Objects, para descargarla o verla en pantalla. Informacin sobre la gama completa de productos Business Objects.

Disponible para los clientes que cuentan con un contrato de mantenimiento vlido y una licencia de Developer Suite a travs del sitio de asistencia al cliente, Web Online Customer Support (OCS). Proporciona toda la documentacin, ejemplos, kits y sugerencias ms recientes.

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Direccin Knowledge Base (KB) www.techsupport.businessobjects.com

Contenido Artculos, documentos y resoluciones de casos tcnicos. Tambin utilice el intercambio de conocimientos, Knowledge Exchange para conocer qu retos afrontan otros usuarios, tanto clientes como empleados, y qu estrategias encuentran para comunicar problemas complejos. Desde la base de conocimientos, Knowledge Base, haga clic en el vnculo de intercambio de conocimientos, Knowledge Exchange. Ejemplos prcticos que se enfocan en la empresa.

Tips & Tricks www.businessobjects.com/forms/ tipsandtricks_login.asp Online Customer Support www.techsupport.businessobjects.com

Punto inicial para responder preguntas y resolver problemas. Informacin sobre como registrarse con Worldwide Customer Support.

www.businessobjects.com/services

Business Objects Education Services Gama de opciones y mdulos de capacitacin de Business Objects. www.businessobjects.com/services/ education.htm Business Objects Consulting Services www.businessobjects.com/services/ consulting.htm Informacin sobre cmo Business Objects puede ayudar a maximizar su inversin de business intelligence.

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Acerca de este manual


Este manual proporciona una serie de tutoriales paso por paso para introducirlo a conceptos estndar de BusinessObjects.

Pblico objetivo
Este manual est destinado a usuarios novatos de BusinessObjects.

Convenciones utilizadas en este manual


Las convenciones utilizadas en este manual se describen en la tabla siguiente. Convencin Fuente Courier Indica Cdigo, sintaxis SQL, programas. Por ejemplo: @Select(Pas\ID de Pas). Esta fuente tambin se utiliza para todas las rutas de acceso, directorios, secuencias de comandos, comandos y archivos para UNIX. Colocado al final de una lnea de cdigo, el smbolo ( ) indica que la lnea siguiente se debe introducir de manera continua sin que haya un retorno de carro.

Cdigo ms cdigo

$NOMBRE_DE_RUTA_DE Ruta de acceso a un directorio en la estructura de _ACCESO_DIRECTORIO directorios de instalacin/configuracin de Business Objects. Por ejemplo: $INSTALLDIR se refiere al directorio de instalacin de Business Objects. $LOCDATADIR se refiere a un subdirectorio del directorio de instalacin de BusinessObjects llamado locData.

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Introduccin

captulo

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Introduccin a BusinessObjects

Presentacin general
En este captulo descriptivo de Introduccin a Business Objects se aborda lo siguiente: Objetivo de este tutorial Disposicin del tutorial Sinopsis de eModas Material necesario para el tutorial Introduccin rpida de leccin Comentarios del usuario

Introduccin

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Objetivo de este tutorial


Este tutorial est destinado a proporcionar una presentacin de la aplicacin a los usuarios que utilizan BusinessObjects por primera vez. Su objetivo es mostrar informacin sobre la creacin de informes de BusinessObjects con datos de la empresa y personales y el modo de analizar esos datos para la toma de decisiones que afectan a la empresa del usuario.

Destinatarios
El objetivo principal de este tutorial es ayudar a usuarios que no tengan experiencia en BusinessObjects o usuarios que estn realizando una actualizacin de una versin anterior de BusinessObjects. Business Objects supone que el usuario est familiarizado con los estndares y convenciones de interfaz de Windows 2000 y NT de Microsoft aunque sea la primera vez que utilice esta versin de BusinessObjects.

Contenido del tutorial


En este tutorial se abordan aspectos de consulta, creacin de informes, anlisis y distribucin de informes en BusinessObjects. Se tratan todos los aspectos posibles de BusinessObjects con el fin de facilitar un buen conocimiento e informacin bsica a los usuarios que utilizan BusinessObjects por primera vez as como presentar las grandes posibilidades que ofrece dicha aplicacin. En un tutorial no se puede, por supuesto, abarcar todo. Para obtener informacin adicional sobre cualquiera de las tareas que aqu se muestran (y muchas ms), consulte los Manuales del usuario de BusinessObjects.

Objetivo de este tutorial

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Introduccin a BusinessObjects

Disposicin del tutorial


El tutorial se compone de ocho lecciones. El objetivo de cada leccin es crear un informe de BusinessObjects que responda a una pregunta de la empresa. Cada leccin muestra al usuario el modo de realizar las tareas necesarias para crear el informe guindole paso a paso en los ejercicios. Podr seguir o no las lecciones por orden. No obstante, las lecciones se han diseado para incrementar de manera gradual la complejidad de las tareas que es preciso llevar a cabo, considerando lo que el usuario ha ido aprendiendo en las lecciones anteriores. La ejecucin de cada leccin durar entre 10 y 15 minutos. Las lecciones de este tutorial se basan en los materiales de demostracin de eModas que se entregan con el CD de instalacin de BusinessObjects y del CD de documentacin de BusinessObjects. Tarea nueva La primera vez que realiza una tarea en este tutorial, obtendr una explicacin completa de su modo de ejecucin con un procedimiento paso a paso detallado. Tarea resumen A medida que avanza por las lecciones, es posible que tenga que volver a realizar la misma tarea una vez ms. Si una tarea ya se ha explicado, no siempre se facilitar de nuevo su procedimiento detallado. Si necesita un recordatorio de cmo llevarla a cabo, consulte el ndice para localizar el lugar de este manual donde se muestra el procedimiento.

Introduccin

Introduccin a BusinessObjects

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Quick Tour multimedia En el Quick Tour multimedia existen demostraciones animadas de algunas de las tareas descritas en este tutorial . Podr acceder a l desde el men Ayuda de BusinessObjects una vez que haya iniciado BusinessObjects.

Pantalla real de Quick Tour

Informes acabados Al comienzo de cada leccin, se muestra el informe que aprender a crear con la leccin y despus, se le guiar por los pasos necesarios para conseguirlo. Si desea ver un informe acabado, todos los informes descritos en este tutorial, eModas.rep, Ingresos.rep, Tutoriales.rep se encuentran en la carpeta userDocs que a su vez se encuentra en la carpeta My BusinessObjects Documents. Estos informes se copian en esta ubicacin la primera vez que se ejecuta BusinessObjects desde la carpeta de documentos, en la carpeta de demostracin de la carpeta de programas de BusinessObjects Enterprise 6.

Disposicin del tutorial

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Sinopsis de eModas
Nos encontramos en el ao 2004 y el usuario trabaja para eModas, una tienda minorista de gran xito que comercializa productos de moda en 11 ciudades de Europa. La empresa vende 211 productos en 12 lneas de productos diferentes. El usuario es un analista que trabaja en las oficinas centrales de eModas en Mnaco y cuya funcin consiste en crear y distribuir informes de BusinessObjects a todas las tiendas de eModas. En la actualidad, el usuario est recopilando una serie de informes sobre el rendimiento de la empresa durante el ao 2003. Algunos de estos informes se enviarn a individuos de la empresa seleccionados y el resto se publicar y pondr a disposicin de todos los empleados de la empresa.

Introduccin

Introduccin a BusinessObjects

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Material necesario para el tutorial


Para llevar a cabo el tutorial, deber estar instalado y ejecutndose BusinessObjects en el equipo y el usuario deber asegurarse de que los siguientes archivos se encuentran instalados en sus ubicaciones correspondientes. Estos archivos se instalan como parte del demo kit de eModas. Si no es as, pngase en contacto con la persona encargada de la instalacin de BusinessObjects en la empresa. Materiales de demostracin de eModas Necesitar los siguientes archivos de demostracin: Nombre de archivo eModas.unv Tipo de archivo BusinessObjects Ubicacin predeterminada en Archivos de programa Business Objects\BusinessObjects Enterprise 6\demo\universes Business Objects\BusinessObjects Enterprise 6\demo\databases

eModas.mdb

Base de datos de Microsoft Access

eModas.xls

Hoja de clculo de Microsoft Business Excel Objects\BusinessObjects Enterprise 6\demo\documents\ Imagen de mapa de bits del Business logotipo de empresa de Objects\BusinessObjects eModas Enterprise 6\demo\documents\ Business Objects\BusinessObjects Enterprise 6\demo\templates\

eModas.bmp

eModas_md.ret \Plantillas de BusinessObjects eModas.ret eModas.rep tutoriales.rep ingresos.rep

Documentos de Business BusinessObjects que Objects\BusinessObjects contienen informes Enterprise 6\demo\documents acabados del tutorial que muestran el aspecto que los informes deben tener.

Material necesario para el tutorial

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Introduccin a BusinessObjects

Instalacin de BusinessObjects desde InfoView Si ha instalado BusinessObjects desde InfoView mediante un explorador Internet, estos materiales de demostracin no se instalan de manera automtica. Deber copiar manualmente los informes, plantillas y archivos de imgenes y de Excel en las carpetas correspondientes as como asegurarse de que el administrador del sistema le proporciona acceso a la base de datos y universo de eModas.
NOTA

La primera vez que ejecute BusinessObjects los documentos de demostracin que tengan las extensiones .rep, .xls y .bmp, se copian de las carpetas anteriormente indicadas a la carpeta My Document\ My BusinessObjects Documents\ UserDocs\ DemoDocuments. Esto permite que si se desean abrir desde BusinessObjects se pueda acceder a ellos fcilmente en la ubicacin predeterminada.

Introduccin

Introduccin a BusinessObjects

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Introduccin rpida de leccin


En la tabla mostrada a continuacin se facilita una breve introduccin de las ocho lecciones que componen este tutorial: Leccin Pregunta de la empresa 1 Cuntos ingresos han obtenido los puntos de ventas de eModas en este ao? Cmo afectan las diferencias regionales y de temporada a los ingresos? Aprender el modo de... Crear una consulta simple con el fin de elaborar un informe y dar formato y organizar los datos del informe. Manipular variables mediante el mtodo de arrastrar y colocar, organizar un informe en secciones y clasificar los datos. Ttulo del informe eModas.rep, Ingresos para el ao 2003

eModas.rep, Ingresos por regin.

Cules son las Utilizar el Editor de frmulas eModas.rep, ciudades que obtienen para realizar clculos y anlisis de el mejor margen? crear variables; utilizar margen seales para resaltar datos de inters. Cmo han progresado los ingresos de ventas de un trimestre a otro? Cmo se han comportado las lneas de productos en los cuatro ltimos trimestres? Ver y dar formato a datos eModas.rep, financieros en una tabla, Variacin calcular variacin trimestral trimestral y publicar el informe. Organizar y ver informes eModas.rep, que contienen una gran Anlisis de cantidad de datos productos empleando rupturas para ver totales y subtotales; conocer contextos de clculo; aprender el uso de plantillas para dar rpidamente formato de estndares de la empresa a los informes.

Introduccin rpida de leccin

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Introduccin a BusinessObjects

Leccin Pregunta de la empresa 6 Cmo se comparan las cifras de ventas presupuestadas con las cifras de ventas reales?

Aprender el modo de... Aprender a introducir datos de un archivo de datos personales en BusinessObjects y combinarlos con datos de una consulta de universo de BusinessObjects; crear y dar formato a un grfico para comparar datos.

Ttulo del informe eModas.rep, Real comparado con Presupuesto

Cules son los factores que afectan al comportamiento de los ingresos de ventas? Cuntos ingresos ha obtenido esta lnea de productos en esta semana?

Utilizar el modo Exploracin Ingresos.rep, de BusinessObjects para Anlisis de analizar los datos de la ventas empresa. Configurar un informe para solicitar a los usuarios que seleccionen los datos que desean obtener; actualizar un informe para obtener datos actualizados. Tutoriales.rep, Ingresos semanales

Introduccin

Introduccin a BusinessObjects

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Comentarios del usuario


Le animamos a que nos enve cualquier sugerencia, idea o comentario relacionado con este manual. Sus opiniones constituyen la informacin ms importante que recibimos en la revisin de la documentacin de BusinessObjects. Puede ponerse en contacto con nosotros mediante correo electrnico a la direccin documentation@businessobjects.com. Para obtener informacin sobre los productos y servicios de BusinessObjects, visite nuestro sitio Web en www.businessobjects.com. En este sitio se facilita adems informacin sobre los datos de contacto con los servicios de asistencia tcnica.

Comentarios del usuario

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Introduccin a BusinessObjects

Introduccin

Cuntos ingresos han obtenido los puntos de ventas de eModas en este ao?

leccin

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Introduccin a BusinessObjects

Presentacin general
A continuacin se facilita un breve resumen del contenido e informacin de planificacin de esta leccin. Pregunta de la empresa Cuntos ingresos han obtenido los puntos de ventas de eModas en este ao? Objetivo del aprendizaje Aprender a crear una consulta simple con el fin de elaborar un informe y dar formato y organizar los datos del informe. Duracin 10 minutos Informe acabado eModas.rep, Ingresos para el ao 2001

Cuntos ingresos han obtenido los puntos de ventas de eModas en este ao?

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Objetivo
El usuario desea obtener una vista de nivel superior de los ingresos que han generado en este ao los puntos de venta de eModas. Para ello, necesitar obtener de la base de datos de la empresa los ingresos de ventas para el ao actual, 2003, de todas las ciudades donde haya puntos de venta de eModas. Para elegir los datos de la base de datos, va a utilizar un universo de BusinessObjects que se haya configurado para la empresa eModas y que introduzca el contenido de la base de datos de acuerdo con los trminos habituales que describan su empresa. En esta leccin se le guiar por los pasos necesarios para crear el siguiente informe que permita ver los Ingresos para el ao 2003:

Pasos preliminares
Asegrese de que en el equipo est instalado todo lo necesario. Para obtener informacin al respecto, consulte Material necesario para el tutorial en la pgina 23.

Objetivo

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Introduccin a BusinessObjects

Inicio de BusinessObjects
En primer lugar, deber iniciar BusinessObjects. Proceda de la siguiente manera: 1. Haga clic en el icono de programa de BusinessObjects en el grupo Business Objects del men Programas. Lo que sucede a continuacin depende del modo en que se haya instalado BusinessObjects en la empresa. Si BusinessObjects se abre directamente, vaya a la seccin siguiente: Obtencin de datos necesarios. Si aparece el cuadro de dilogo Identificacin:

2. Introduzca su Nombre del usuario y Contrasea y, si procede, elija el dominio de seguridad y haga clic en Aceptar. Se cierra el cuadro de dilogo Identificacin y se abre la ventana de BusinessObjects.
NOTA

El nombre de usuario, la contrasea y el dominio de seguridad los asigna el supervisor de Business Objects o el administrador del sistema.

Cuntos ingresos han obtenido los puntos de ventas de eModas en este ao?

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Obtencin de datos necesarios


Para crear un informe nuevo, BusinessObjects cuenta con el Asistente para la creacin de informes. Este asistente le indica los pasos necesarios para obtener los datos requeridos para la elaboracin del informe. Al abrir BusinessObjects, aparece automticamente el Asistente para la creacin de informes. De lo contrario: Haga clic en Asistente para la creacin de informes de la barra de herramientas Estndar. Aparecer el Asistente para la creacin de informes. 1. Elija Generar un informe estndar y haga clic en Comenzar.

Asistente para la creacin de informes

Diseo del informe

Obtencin de datos necesarios

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Introduccin a BusinessObjects

2. Haga clic en Universo y despus en Siguiente.

Modo en que se van a elegir los datos que se mostrarn en el informe

3. Haga clic en eModas en el cuadro situado debajo de Universos disponibles y haga clic en Finalizar.

Universos que se pueden utilizar

Aparecer el Panel de consulta.

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Adicin de datos al Panel de consulta


En el Panel de consulta es donde se eligen los datos de la base de datos que mostrar el informe. 1. Abra la carpeta Tienda y haga doble clic en Ciudad. Ciudad aparece en la seccin Objetos del resultado.
Haga clic en el signo de adicin (+) para abrir una carpeta Haga clic en el signo menos (-) para cerrar una carpeta

2. Abra la carpeta Indicadores y haga doble clic en Ingresos de ventas y luego en Cantidad vendida.

Obtencin de datos necesarios

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Introduccin a BusinessObjects

Ingresos de ventas y Cantidad vendida aparecen en la seccin Objetos del resultado.

Haga clic para mostrar las condiciones predefinidas

Opcin Condiciones predefinidas

Ahora dispone de datos para elaborar un informe donde podr ver los ingresos de ventas y la cantidad vendida por ciudad. La base de datos dispone de datos relativos a los tres ltimos aos aunque el usuario slo est interesado en el ltimo ao, 2003. Para indicar que nicamente se desean los datos de este ao: 3. Haga clic en la opcin Condiciones predefinidas. 4. Abra la carpeta Periodo y arrastre Este ao a la seccin Condiciones. Ha especificado los datos deseados de la base de datos y est preparado para ejecutar la consulta.

Cuntos ingresos han obtenido los puntos de ventas de eModas en este ao?

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Haga clic para mostrar las condicio-nes predefinidas

5. Haga clic en Ejecutar. BusinessObjects se conecta a la base de datos y recupera los datos especificados. Estos datos se muestran en un nuevo informe estndar.

Obtencin de datos necesarios

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Introduccin a BusinessObjects

Visualizacin de datos en informes estndar


El usuario ha elaborado un informe estndar que muestra los ingresos de ventas y la cantidad vendida en las once ciudades donde opera la cadena minorista eModas. Un informe estndar muestra los datos en una tabla con un ttulo de informe. Como comprobar ms adelante, podr presentar los datos de diferentes maneras. El informe se encuentra en un documento de BusinessObjects. Un documento de BusinessObjects contiene datos y al menos un informe. Los datos que contiene el documento se muestran en la ventana Administrador de informes.
Barra de herramientas Estndar Barra de herramientas Informe

Administrador de informes Los datos de consulta se muestran en la ficha Datos

Ficha Informe

Ventana de informes

SUGERENCIA Si el Administrador de informes no est abierto, haga clic en Administrador de informes en el men Ver.

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Salvaguarda de documentos de BusinessObjects


Antes de seguir avanzando, guarde el documento que contiene el informe. 1. En el men Archivo, elija Guardar. Se abrir el cuadro de dilogo Guardar como.

2. Elija la ubicacin donde desea guardar el documento e introduzca un nombre. De manera predeterminada, BusinessObjects guarda documentos de BusinessObjects en la carpeta userDocs que a su vez se encuentra en la carpeta My BusinessObjects Documents. El documento se guarda con la extensin de archivo .rep.

Visualizacin de datos en informes estndar

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Introduccin a BusinessObjects

Organizacin de datos
Ahora que ya disponemos de datos los organizaremos de manera diferente.

Permutacin de columnas Cantidad vendida e Ingresos de ventas


Puede permutar columnas de datos en una tabla con tan slo arrastrar y colocar: 1. Haga clic una vez en la columna Ingresos de ventas para resaltarla.

Cursor de permutacin

2. Haga clic de nuevo en la columna Ingresos de ventas y manteniendo pulsado el botn izquierdo del ratn, arrastre el cursor hasta la columna Cantidad vendida. 3. Cuando el cursor cambia al cursor de permutacin y la barra de estado situada en la parte inferior de la ventana de BusinessObjects muestra el mensaje Colocar para permutar el contenido, suelte el botn del ratn.
Barra de estado

Las dos columnas tienen posiciones permutadas.

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Adicin de ingresos de ventas totales


Ahora vamos a agregar las columnas y mostrar los ingresos de ventas totales para todas las ciudades. Proceda de la siguiente manera: 1. Haga clic en la columna Ingresos de ventas. 2. Haga clic en Suma en la barra de herramientas Informe. Los ingresos de ventas totales se muestran en una fila nueva en la parte inferior de la tabla. Dicha fila se denomina fila de pie

Suma

Suma atenuada

La fila de pie muestra los ingresos de ventas para todas las ciudades

Clasificacin de ingresos de ventas


El usuario desea organizar las ciudades en la tabla en funcin de los ingresos de ventas para poder ver rpidamente la ciudad que muestra los mayores ingresos de ventas. Para ordenar los datos: 1. Haga clic en la columna Ingresos de ventas. 2. Haga clic en Ordenaciones en la barra de herramientas Informe. 3. Haga clic en Ordenar en sentido descendente. La columna se ordena de manera que los ingresos ms altos se muestran en Ordenacin la parte superior de la lista y los ms bajos en la parte inferior de la misma. descendente Podr ver que la ciudad de Mnaco tiene los ingresos de ventas ms altos en este ao.
SUGERENCIA Si comete un error o no est satisfecho con el resultado de una accin que acaba de realizar, haga clic en Deshacer en la barra de herramientas Estndar o pulse Ctrl + Z para deshacer la accin. Podr deshacer un mximo de diez acciones consecutivas.

Deshacer

Organizacin de datos

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Introduccin a BusinessObjects

Aplicacin de formato a ttulos del informe


A continuacin, asignaremos un ttulo al informe. Siempre que agregue datos o texto a un informe, stos debern colocarse en contenedores. BusinessObjects dispone de tres contenedores bsicos: tablas, grficos y celdas individuales. Texto como, por ejemplo, el ttulo del informe se coloca en una celda individual. Una celda individual es una celda que no est vinculada a ningn otro elemento del informe. Asignacin de ttulo a informes Un informe estndar contiene un marcador de posicin para el ttulo. Para editar el texto en el marcador de posicin de pequeo tamao: 1. Haga doble clic en la celda que contiene el texto Ttulo del informe. Se resalta Ttulo del informe.

2. Introduzca Ingresos de ventas para el ao 2003 y pulse la tecla Intro. El nuevo texto se muestra en la celda.

Cuntos ingresos han obtenido los puntos de ventas de eModas en este ao?

Introduccin a BusinessObjects

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Aplicacin de formato a ttulos A continuacin daremos formato a este ttulo de una manera ligeramente diferente. Proceda de la siguiente manera: 1. Haga clic con el botn derecho en la celda y seleccione Formato de celda en el men. Aparecer el cuadro de dilogo Formato de celda.

2. Haga clic en la ficha Fuente.

3. Haga clic en 18 situado debajo de Tamao y haga clic en Negrita en Estilo de fuente.

Aplicacin de formato a ttulos del informe

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Introduccin a BusinessObjects

4. Haga clic en el cuadro Personalizado y despus en gris de la paleta, finalmente haga clic en Aceptar.

5. Haga clic en la ficha Bordes.

6. Haga clic en Ninguno en el cuadro Valores predeterminados para eliminar el borde del ttulo.

Cuntos ingresos han obtenido los puntos de ventas de eModas en este ao?

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7. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo Formato de celda y guardar los cambios. El ttulo del informe tendr ahora el siguiente aspecto:

NOTA

Si necesita una explicacin de cualquiera de las opciones de los cuadros de dilogo: Haga clic en Ayuda en el cuadro de dilogo. Pulse F1 en el teclado.

Pantalla de la Ayuda

Haga clic en Ayuda para obtener ayuda sobre el uso de estas opciones

Se abrir una pantalla de ayuda con breves explicaciones sobre el uso de cada opcin del cuadro de dilogo.

Aplicacin de formato a ttulos del informe

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Introduccin a BusinessObjects

Visualizacin de datos en grficos


A continuacin vamos a ver algunos de los datos de la tabla en un grfico. Para ello, deber copiar la tabla, editarla y despus convertirla en un grfico. Para copiar la tabla: 1. Haga clic y mantenga pulsado el botn izquierdo del ratn, dibuje un cuadro encima de una parte de la tabla.

2. Suelte el botn del ratn. Aparecer un borde sombreado de color gris alrededor de la tabla.

Cuntos ingresos han obtenido los puntos de ventas de eModas en este ao?

Introduccin a BusinessObjects

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3. Coloque el cursor sobre la tabla. Cuando el cursor cambie al cursor de desplazamiento, mantenga pulsado el botn izquierdo y arrastre el cursor a la derecha de la tabla.

Cursor de desplazamiento

Cursor de copia

Este esquema muestra el lugar donde aparecer la copia de la tabla

4. Mantenga pulsada la tecla Ctrl. El cursor cambia al cursor de copia. 5. Suelte el botn del ratn. La tabla se copia en la nueva ubicacin.

Visualizacin de datos en grficos

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Introduccin a BusinessObjects

Eliminacin de la columna Cantidad vendida Proceda de la siguiente manera: 1. Mantenga el cursor sobre la columna Cantidad vendida. 2. Haga clic cuando el cursor presente el aspecto de una flecha de color negro apuntando hacia abajo. Se resalta la columna cantidad vendida.

Eliminar

3. Haga clic en Eliminar en la barra de herramientas Estndar. La columna Cantidad vendida desaparece de la tabla. 4. Seleccione la tabla. 5. Haga clic en Grfico en la barra de herramientas Informe. Aparecer un men con los tipos de grficos.
Botn Grfico Grfico de columnas con efecto 3D

Opciones de Grfico

Cuntos ingresos han obtenido los puntos de ventas de eModas en este ao?

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6. Haga clic en Columnas con efecto 3D. Los datos de la tabla se muestran en un grfico.

Ajuste de tamao de grficos


El grfico no es lo suficientemente grande como para mostrar todos los nombres de ciudades de manera que es preciso ajustar su tamao. Proceda de la siguiente manera: 1. Haga clic en el grfico justo debajo de uno de los nombres de ciudad. Deben aparecer dos bordes. Si nicamente se muestra uno, haga clic de nuevo debajo de uno de los nombres de ciudad.

Borde interno

Haga clic en este rea

Arrastre este controlador

Cursor de ajuste de tamao

2. Desplace el cursor por encima del controlador en la esquina derecha del borde interno. 3. Cuando aparezca el cursor de ajuste de tamao, mantenga pulsado el botn izquierdo del ratn y arrastre la esquina a la derecha con el fin de ajustar el tamao del grfico. 4. Cuando se muestren todos los nombres de ciudad, suelte el botn del ratn.

Visualizacin de datos en grficos

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Introduccin a BusinessObjects

Cambio de nombres de informe


Cuando cree un nuevo documento de BusinessObjects o inserte un nuevo informe, se asigna un nombre predeterminado (Informe 1, Informe 2, Informe 3 etc.). Para asignar un nombre ms significativo a un informe: 1. Haga clic con el botn derecho en la ficha Informe y seleccione Cambiar nombre en el men.
Ficha Informe

2. Introduzca un nombre para el informe, Ingresos de ventas para el ao 2003 y haga clic en Aceptar.

El nuevo nombre aparecer en la ficha Informe.

Cuntos ingresos han obtenido los puntos de ventas de eModas en este ao?

Introduccin a BusinessObjects

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Informe acabado
Enhorabuena! Ha creado su primer informe de BusinessObjects. El informe final tendr el siguiente aspecto:

Informe acabado

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Introduccin a BusinessObjects

Cuntos ingresos han obtenido los puntos de ventas de eModas en este ao?

Cmo afectan las diferencias regionales y de temporada a los ingresos?

leccin

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Introduccin a BusinessObjects

Presentacin general
En esta leccin: Pregunta de la empresa Cmo afectan las diferencias regionales y de temporada a los ingresos? Objetivo del aprendizaje Manipular variables mediante el mtodo de arrastrar y colocar, organizar un informe en secciones y clasificar los datos. Duracin 15 minutos Informe acabado eModas.rep, Ingresos por regin

Cmo afectan las diferencias regionales y de temporada a los ingresos?

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Objetivo
En la leccin 1, ha creado un informe para obtener una vista de nivel superior de los ingresos de ventas generados por los puntos de ventas de eModas. Ahora desea ver los ingresos de ventas de manera ms detallada para ver el modo en que las diferencias regionales y de temporada afectan a estos ingresos. Para obtener una vista ms detallada, ser preciso que recupere ms datos. En esta leccin se gua al usuario en todos los pasos que es necesario llevar a cabo para elaborar el siguiente informe que muestra las tres lneas de productos superiores en las cuatro regiones de eModas:

Objetivo

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Introduccin a BusinessObjects

Insercin de nuevos informes


A continuacin va a elaborar un segundo informe en el mismo documento de BusinessObjects de manera que en primer lugar insertaremos una ficha Informe. 1. Haga clic con el botn derecho en la ficha de informe Ingresos de ventas para el ao 2003 y haga clic en Insertar informe del men. Aparecer un nuevo informe en blanco. Asignaremos inmediatamente un nombre al informe.

2. Haga clic con el botn derecho en la ficha Nuevo informe y seleccione Cambiar nombre a informe en el men. 3. Introduzca Ingresos por regin en el cuadro Cambiar nombre a informe y haga clic en Aceptar.

Cmo afectan las diferencias regionales y de temporada a los ingresos?

Introduccin a BusinessObjects

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Obtencin de datos adicionales


La ficha Datos del Administrador de informes muestra actualmente que tiene datos para Ciudad, Ingresos de ventas y Cantidad vendida almacenados en el documento de BusinessObjects. Para elaborar el nuevo informe, tendr que utilizar el Panel de consulta para obtener ms datos. Proceda de la siguiente manera: 1. Haga clic con el botn derecho en cualquier variable de la lista en la ficha Datos del Administrador de informes y haga clic en Editar el proveedor de datos del men.

Haga clic aqu con el botn derecho.

Aparecer el Panel de consulta. A continuacin se van a mantener los datos que hay en el informe y agregar algunos ms que permitan obtener una visin ms detallada de la empresa. 2. Abra la carpeta Periodo y haga doble clic en Trimestre. Trimestre aparecer en Objetos del resultado. 3. Abra la carpeta Producto y haga doble clic en Lneas. 4. Abra la carpeta Indicadores y haga doble clic en Margen. Aparecern seis objetos en Objetos del resultado.

Obtencin de datos adicionales

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Introduccin a BusinessObjects

5. Haga clic en Ejecutar. La ejecucin de la consulta durar unos minutos. La barra de estado muestra mensajes, por ejemplo, Conectndose a base de datos..., para informarnos sobre lo que actualmente est haciendo BusinessObjects.

Observe este rea para ver los mensajes durante la ejecucin de la consulta

Los nuevos datos aparecen en la ficha Datos del Administrador de informes. Puede utilizar estos datos para elaborar el informe.

Trimestre, Lneas y Margen se agregan a los datos almacenados en el documento

Administrador de informes y tipos de datos de BusinessObjects

Cmo afectan las diferencias regionales y de temporada a los ingresos?

Introduccin a BusinessObjects

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La ficha Datos del Administrador de informes muestra una lista de los datos almacenados en el documento de BusinessObjects. Business Objects califica los datos empleados en BusinessObjects de tres modos. Esta calificacin muestra el modo en que se pueden utilizar los datos en los informes. Los objetos de tipo dimensin facilitan la base para el anlisis en un informe. Estos objetos normalmente recuperan datos de tipo carcter (nombres de cliente, nombres de ciudad, etc.) o fechas (aos, trimestres, fechas de factura, etc.). Un objeto de tipo informacin siempre va asociado a otro de tipo dimensin sobre el que proporciona informacin adicional. Por ejemplo, Direccin es un objeto de tipo informacin asociado a Tienda. Los objetos de tipo indicador recuperan datos numricos que son el resultado de clculos de datos en la base de datos. Estos objetos son semnticamente dinmicos: los valores que devuelven dependen de los objetos con los que se utilicen. Si, por ejemplo, incluye Ciudad e Ingresos de ventas en una tabla, se calculan los ingresos por ciudad. Si incluye Ao e Ingresos de ventas, se calculan los ingresos por ao.

Dimensin

Informacin

Indicador

Obtencin de datos adicionales

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Introduccin a BusinessObjects

Visualizacin de datos en tablas


Para elaborar el informe siguiente, se va a agregar una tabla nueva arrastrando datos de la ficha Datos del Administrador de informes a la ventana del informe. Proceda de la siguiente manera: 1. En el Administrador de informes, seleccione Ciudad. 2. Manteniendo pulsada la tecla Ctrl, seleccione Lneas, Trimestre e Ingresos de ventas. 3. Arrastre los objetos seleccionados desde la ventana Administrador de informes hasta la ventana del informe.

Cursor de insercin de tabla Mensaje de la barra de estado que indica lo que va a ocurrir cuando suelte el botn del ratn

El cursor presenta el aspecto de cursor de creacin de tabla y en la barra de estado aparece el mensaje Colocar para crear una tabla.

Cmo afectan las diferencias regionales y de temporada a los ingresos?

Introduccin a BusinessObjects

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Al soltar el botn del ratn, los datos seleccionados aparecen en una tabla:

Visualizacin de datos en tablas

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Introduccin a BusinessObjects

Organizacin de datos en secciones


El informe cuenta con una gran cantidad de datos que se pueden organizar de manera que su lectura resulte ms sencilla. En primer lugar, muestra los datos de cada ciudad por trimestre. Al crear una seccin en el informe para cada ciudad se podrn ver ms fcilmente los ingresos de ventas de cada ciudad por trimestre. Proceda de la siguiente manera: 1. Haga clic en la columna Ciudad. Dicha columna queda resaltada. 2. Haga clic de nuevo en la columna Ciudad, mantenga pulsado el botn izquierdo del ratn, arrastre el cursor fuera de la tabla y colquelo en la parte superior izquierda de la tabla. A medida que desplaza el cursor fuera de la tabla, ste cambia al cursor correspondiente a creacin de seccin.

Cursor de creacin de seccin

3. Cuando el cursor cambia al cursor de creacin de seccin y la barra de estado muestra Colocar para mover el contenido y crear una seccin, suelte el botn del ratn. La columna Ciudad desaparece de la tabla y aparece una seccin para cada uno de los once valores de Ciudad. Desplcese por el informe para observar las diferentes secciones de Ciudad. Este tipo de informe se denomina informe de clave maestra/informacin.
Clave maestra de seccin Informacin de seccin

Cmo afectan las diferencias regionales y de temporada a los ingresos?

Introduccin a BusinessObjects

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Si cambia el formato conseguir que el informe sea incluso ms claro. En este momento cada fila de la tabla muestra los ingresos de ventas por lnea y trimestre por lo que se repiten los nombres de trimestre y lnea. Puede eliminar esta repeticin convirtiendo la tabla en una tabla de doble entrada. Proceda de la siguiente manera: 1. Haga clic en la columna Trimestre. Dicha columna queda resaltada. 2. Haga clic de nuevo en la columna Trimestre, mantenga pulsado el botn izquierdo del ratn y arrastre el cursor a la esquina superior derecha de la tabla.

3. Cuando aparece el cursor correspondiente a Transformar en tabla de doble entrada y la barra de estado muestra Colocar para transformar en tabla de doble entrada, suelte el botn del ratn. La columna Trimestre desaparece de la tabla y los nombres de los trimestres Cursor de se muestran en la fila superior de la tabla de doble entrada. Los nombres de transformacin las lneas de productos se muestran en la columna izquierda de la tabla de en tabla de doble entrada. Los ingresos de ventas se muestran en el cuerpo de la tabla doble entrada de doble entrada.

Organizacin de datos en secciones

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Introduccin a BusinessObjects

Para buscar los ingresos de ventas de Accesorios en Florencia en T1, observe la seccin Florencia, localice T1 en la fila superior y Accesorios en la columna izquierda. La celda que forma la interseccin de estos dos valores facilita los ingresos de ventas de Accesorios en T1 en Florencia.
SUGERENCIA Al crear la tabla de doble entrada, desplace el cursor lentamente a la esquina superior derecha de la celda que muestra el ttulo Ingresos de ventas. Para que el cursor se convierta en el cursor correspondiente a Transformar en tabla de doble entrada, ste deber estar en la posicin correcta.

Cmo afectan las diferencias regionales y de temporada a los ingresos?

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Clasificacin de las tres primeras lneas de productos


Ahora dispone de un informe que muestra la actuacin de las lneas de productos en las diferentes ciudades. El usuario deseara ver las lneas que generaron los mayores ingresos en cada trimestre y ciudad. Para ello, va a clasificar las lneas de productos en funcin de los ingresos de ventas generados: 1. Haga clic en la columna Lneas donde aparece Accesorios para que la columna quede resaltada. 2. Haga clic en Aplicar una clasificacin en la barra de herramientas Informe. Se abrir el cuadro de dilogo Valores mximos/mnimos de Lneas.

Clasificacin

3. Active la casilla de verificacin Mximo. De manera predeterminada, BusinessObjects muestra las tres primeras lneas. 4. Verifique que aparezcan los ingresos de ventas en el cuadro de lista Respecto a. 5. Haga clic en Aceptar. Se muestran en cada tabla de doble entrada las tres lneas con mayor volumen de negocios.

Clasificacin de las tres primeras lneas de productos

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Introduccin a BusinessObjects

Insercin de ttulos de informe


A continuacin agregaremos un ttulo al informe con el fin de mostrar de una manera ms clara el contenido del informe. Para agregar un ttulo al informe, en primer lugar deber insertar una celda. La celda contendr el texto del ttulo. Para insertar una celda: 1. Haga clic en Insertar una celda en la barra de herramientas Informe El cursor cambia al cursor correspondiente a Insertar celda. Botn Insertar una celda 2. Haga clic en la parte superior de la pgina para insertar una nueva celda. 3. Al insertar una nueva celda, aparecer un cursor que parpadea y que indica que puede introducir texto.
Cursor correspondiente a Insertar celda

4. Introduzca un ttulo para el informe, Tres primeras lneas de productos y pulse Intro.

SUGERENCIA Para editar el contenido de la celda, haga doble clic en la celda. Cuando se resalte el contenido, introduzca los cambios y pulse Intro.

Para ajustar el tamao de la celda de ttulo: 1. Mantenga el cursor sobre el borde derecho de la celda de ttulo. 2. Cuando aparezca el icono de Ajustar tamao, mantenga pulsado el botn izquierdo del ratn y arrastre el borde de la celda. - Para reducir el tamao de la celda, arrstrelo hacia la izquierda. - Para aumentar el tamao de la celda, arrstrelo hacia la derecha. 3. Suelte el botn del ratn cuando aparezca el contenido de la celda.

Aplicacin de formato a ttulos


A continuacin daremos formato a la celda de manera ligeramente diferente. En la leccin anterior se empleaba un cuadro de dilogo para cambiar el formato de celda. En esta ocasin vamos a utilizar la barra de herramientas Formato. En primer lugar, abra la barra de herramientas Formato. Proceda de la siguiente manera: Haga clic con el botn derecho en la barra de herramientas Estndar y haga

Cmo afectan las diferencias regionales y de temporada a los ingresos?

Introduccin a BusinessObjects

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clic en Formato del men.

Aparecer la barra de herramientas Formato. Para aplicar formato a la celda de ttulo: 1. Haga clic en la celda de ttulo para resaltar la celda. 2. Haga clic en Color de fuente en la barra de herramientas Formato. Se abrir la paleta de colores. 3. Elija Azul oscuro de la paleta y haga clic en Aceptar. 4. Al seleccionar la celda de ttulo, haga clic en la flecha desplegable situada junto a Bordes para ver las opciones de bordes.
Bordes

Color de fuente

Opciones de Bordes

Insercin de ttulos de informe

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Introduccin a BusinessObjects

Sin bordes

5. 6. 7. 8.

Borde inferior

Haga clic en Sin bordes. Haga clic en Bordes. Haga clic en Borde inferior. Haga clic fuera de la celda de ttulo para ver el resultado. El ttulo aparece en azul y subrayado.

Hemos dedicado algn tiempo en la aplicacin del formato perfecto. Ahora se puede copiar este formato en otras celdas del informe para que el diseo del informe sea constante. Para copiar formato: 1. Seleccione la celda de ttulo. 2. Haga clic en Copiar en la barra de herramientas Estndar. 3. Seleccione la celda que contiene el nombre de la ciudad Florencia. 4. Haga clic en Pegar el formato en la barra de herramientas Estndar. nicamente se copia el formato y no el contenido de la celda de ttulo en la celda Florencia. Observe que tambin cambian de formato todas las celdas que contengan nombres de ciudad. Cualquier cambio efectuado en una seccin de un informe de clave maestra/informacin se aplica a todas las secciones.

Copiar

Pegar el formato

Cmo afectan las diferencias regionales y de temporada a los ingresos?

Introduccin a BusinessObjects

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Agrupacin de ciudades en regiones


El usuario desea organizar el informe para observar las diferencias regionales en cuanto a ingresos de ventas. La base de datos dispone de datos relacionados con todas las ciudades, pero no dispone de datos relativos a las regiones. No tiene importancia. Debido a que dispone de datos relativos a ciudades, puede agrupar en su informe las ciudades en regiones y a continuacin, calcular los ingresos de ventas por regin. Proceda de la siguiente manera: 1. Haga clic en la celda que muestra la ciudad Florencia. 2. Manteniendo pulsada la tecla Ctrl, seleccione Roma, despus Miln y Berln. 3. Haga clic en Agrupar valores en la barra de herramientas Informe. Se abrir el cuadro de dilogo Cambiar nombre de valores agrupados.

Agrupar valores

4. Introduzca Sur y haga clic en Aceptar. Todos los datos relativos a las ciudades de Florencia, Roma, Miln y Berln se agrupan en una seccin: Sur. Una nueva variable, Ciudad+, aparece en la lista de la ficha Datos del Administrador de informes.

En la ficha Datos aparece una nueva variable: Ciudad+

Agrupacin de ciudades en regiones

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Introduccin a BusinessObjects

5. Repita los procedimientos comprendidos en el Paso 1 al Paso 4 para: - Agrupar Granada y Madrid y cambiar su nombre a Oeste, - Agrupar Mnaco, Londres y Bruselas y cambiar su nombre a Este, - Agrupar Pars y Amsterdam y cambiar su nombre a Norte. El informe tiene ahora cuatro secciones.

Cmo afectan las diferencias regionales y de temporada a los ingresos?

Introduccin a BusinessObjects

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Ahora cambiaremos el nombre de Ciudad+ en la lista de la ficha Datos del Administrador de informes. Para cambiar el nombre de la variable Ciudad+: 1. Haga clic con el botn derecho en Ciudad+ en la ficha Datos del Administrador de informes. 2. Elija Editar variable del men. Se abrir el cuadro de dilogo Editar.

3. Escriba un nombre nuevo, Regin, en el cuadro de texto Nombre de la variable y haga clic en Aceptar. Regin aparece en la lista de la ficha Datos del Administrador de informes.

Agrupacin de ciudades en regiones

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Introduccin a BusinessObjects

Informe acabado
El informe acabado tendr el siguiente aspecto:

Cmo afectan las diferencias regionales y de temporada a los ingresos?

Introduccin a BusinessObjects

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Desplazamiento por los informes


Anteriormente vimos cmo el Administrador de informes mostraba todos los datos en el informe. Tambin puede utilizar el Administrador de informes para desplazarse por los informes del documento. Proceda de la siguiente manera: 1. Haga clic en la ficha Mapa del Administrador de informes. El panel Mapa del Administrador de informes muestra una lista de todos los informes del documento. Muestra tambin las secciones de regin del informe actual.

2. Haga clic en Oeste en el informe Ingresos por regin. Los datos de Oeste se muestran en la ventana del informe.

Desplazamiento por los informes

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Introduccin a BusinessObjects

Punto de vista diferente


El informe est actualmente organizado de manera que aparezca una seccin por regin y se muestren las lneas de productos ms vendidas en cada regin. Puede tener una vista diferente de los datos visualizndolos por trimestre en lugar de por regin. Proceda de la siguiente manera: 1. Haga clic en la fila Trimestre. 2. Haga clic de nuevo y mantenga pulsado el botn en la fila Trimestre, a continuacin arrastre el cursor encima de la celda Regin. 3. Suelte el botn del ratn cuando el cursor presente el aspecto de cursor de permutacin y en la barra de estado se indique Colocar para permutar el contenido.

Cursor de permutacin

Regin se desplaza a la tabla de doble entrada y el informe cuenta ahora con una seccin para cada trimestre.

Observar que los artculos ms vendidos fueron Sudaderas en los cuatro trimestres de este ao.

Cmo afectan las diferencias regionales y de temporada a los ingresos?

Cules son las ciudades que obtienen el mejor margen?

leccin

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Introduccin a BusinessObjects

Presentacin general
En esta leccin: Pregunta de la empresa Cules son las ciudades que generan el mejor margen? Objetivo del aprendizaje Utilizar el Editor de frmulas para realizar clculos y crear variables; utilizar seales para resaltar datos de inters. Duracin 15 minutos Informe acabado eModas.rep, Anlisis de margen

Cules son las ciudades que obtienen el mejor margen?

Introduccin a BusinessObjects

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Objetivo
El usuario desea destacar las ciudades que generan el mejor margen. Para ello, necesitar realizar algunos clculos en los datos del informe y crear sus propias variables de informe. En esta ocasin, en lugar de utilizar un informe en blanco y elaborar uno desde el principio, el usuario basar el nuevo informe en el elaborado en la leccin anterior y se volvern a organizar sus datos. Esta leccin le guiar en todos los pasos necesarios para elaborar el siguiente informe:

Objetivo

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Introduccin a BusinessObjects

Reorganizacin de informes
El usuario va a utilizar el informe elaborado en la leccin anterior como base del nuevo informe, de manera que el primer paso consistir en duplicar el informe base.

Duplicacin de informes
Para duplicar un informe existente: 1. Haga clic en la ficha Mapa del Administrador de informes. 2. Haga clic con el botn derecho en el informe Ingresos por regin en la lista de la ficha Mapa del Administrador de informes y seleccione Duplicar informe del men.

El informe, Ingresos por regin (1) aparece en la lista Mapa del Administrador de informes. 3. Haga doble clic en Ingresos por regin (1) de la lista Mapa del Administrador de informes. 4. Escriba un nuevo nombre para el informe Anlisis de margen. Ahora dispondr de tres informes en el documento.

Cules son las ciudades que obtienen el mejor margen?

Introduccin a BusinessObjects

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Supresin de secciones
Este informe dispondr nicamente de una seccin principal por lo que se eliminarn secciones. Proceda de la siguiente manera: 1. Seleccione la celda T1 y haga clic en Eliminar en la barra de herramientas Estndar.

Aparecer el siguiente mensaje: Va a eliminar la celda maestra de la seccin. Tambin desea eliminar la seccin Trimestre? 2. Haga clic en S para eliminar del informe la celda maestra y la seccin. El informe tiene ahora una seccin.

Transformacin de tabla de doble entrada en una tabla


Desea ver los datos en una tabla y no en una tabla de doble entrada. Para transformar la tabla de doble entrada en una tabla: 1. Haga clic en la fila Regin. 2. Haga clic de nuevo en la fila Regin. Manteniendo pulsado el botn izquierdo del ratn, arrastre el cursor hacia la columna izquierda de la tabla de doble entrada. 3. Cuando aparezca una lnea horizontal encima del cursor y en la barra de estado se muestre Colocar para transformar en tabla, suelte el botn del ratn.

Cursor de transformacin en tabla

Reorganizacin de informes

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Introduccin a BusinessObjects

Supresin de columnas de datos


Los datos de Lneas de este informe ya no son necesarios de manera que puede eliminar la columna que contiene estos datos. Proceda de la siguiente manera: 1. Seleccione la columna Lneas.

2. Haga clic con el botn derecho y seleccione Eliminar en el men.

Asignacin de ttulo a informes


1. Haga doble clic en la celda de ttulo. 2. Escriba un nuevo ttulo para el informe, Margen por ciudad.

Cules son las ciudades que obtienen el mejor margen?

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Adicin de datos a tablas


Los datos que se van a utilizar para este informe ya se encuentran disponibles en el documento. Todo lo que deber hacer para continuar la elaboracin del nuevo informe ser agregar los datos a la tabla de la ficha Datos del Administrador de informes. En primer lugar, va a reemplazar Regin por Ciudad. Proceda de la siguiente manera: 1. Haga clic en la ficha Datos del Administrador de informes. 2. En dicha ficha, seleccione Ciudad en la lista de variables. 3. Haga clic una vez ms en Ciudad y manteniendo pulsado el botn izquierdo del ratn, arrastre el cursor por encima de la columna Regin.

4. Suelte el botn del ratn cuando la columna Regin quede resaltada con un borde sombreado en gris y en la barra de estado aparezca el mensaje Colocar para reemplazar el contenido. Los datos de Ciudad reemplazarn a los datos de la columna Regin. A continuacin, va a agregar Cantidad vendida y Margen a la tabla. Proceda de la siguiente manera: 1. En la ficha Datos del Administrador de informes, seleccione Cantidad vendida en la lista de variables. 2. Haga clic una vez ms en Cantidad vendida. Manteniendo pulsado el botn izquierdo del ratn, arrastre el cursor hasta el borde derecho de la columna Ingresos de ventas.

Adicin de datos a tablas

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Introduccin a BusinessObjects

3. Suelte el botn del ratn cuando el borde de la columna o fila aparezca resaltado con un borde sombreado en gris y en la barra de estado aparezca el mensaje Colocar para insertar.

Los datos de Cantidad vendida aparecen en una nueva columna.

4. Ahora, agregue Margen a la tabla de la misma manera que agreg Cantidad vendida.

Cules son las ciudades que obtienen el mejor margen?

Introduccin a BusinessObjects

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Clculo de margen por unidad


En la leccin 1 vimos cmo se realizaban algunos clculos de los datos al elaborar una consulta y cmo se podan efectuar determinados clculos en datos de informes empleando los botones de la barra de herramientas. Tambin se pueden realizar clculos mediante frmulas. En este informe el usuario desea ver en la tabla el margen por unidad de cada ciudad. Dispone de los datos necesarios, Ingresos de ventas y Cantidad vendida, para calcular esta cifra que ya se encuentra en el informe. En primer lugar, agregaremos una nueva columna para que muestre los nuevos datos. Proceda de la siguiente manera: 1. Haga clic en la columna Margen. 2. Haga clic en la flecha desplegable situada junto a Estructura en la barra de herramientas Informe. Aparecern las opciones de Estructura.

Estructura

3. Haga clic en Insertar columna a la derecha. Aparecer una nueva columna vaca junto a la columna Margen. 4. Haga doble clic en la celda de color azul situada en la parte superior de la columna. Esta celda se denomina celda de encabezado. 5. Escriba Margen por unidad y pulse Intro.

Clculo de margen por unidad

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Introduccin a BusinessObjects

Para efectuar el clculo de margen por unidad deber escribir una frmula que divida Margen por Cantidad vendida. Para ello, utilice el Editor de frmulas: 1. Haga clic en la columna Margen por unidad. 2. En el men Datos, haga clic en Editar la frmula. Se abrir el Editor de frmulas. El Editor de frmulas le indica los pasos necesarios para crear la frmula mediante la seleccin de variables, funciones y operadores directamente de las listas.

3. Haga doble clic en el signo igual (=) de la lista Operadores. Todas las frmulas de BusinessObjects deben comenzar con un signo "igual a". 4. Haga doble clic en Margen en la lista Variables. 5. Haga doble clic en el signo divisin (/) de la lista Operadores.

Cules son las ciudades que obtienen el mejor margen?

Introduccin a BusinessObjects

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6. Haga doble clic en Cantidad vendida en la lista Variables.

7. Haga clic en Aceptar. El resultado del clculo aparece en la columna Margen por unidad.

NOTA

La frmula creada se almacena en la carpeta de frmulas de la ficha Datos del Administrador de informes.

Clculo de margen por unidad

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Introduccin a BusinessObjects

Creacin de variables locales


Dispone de los datos de ingresos de ventas y margen, sin embargo, debido a que los puntos de ventas de eModas se encuentran en ciudades de distinto tamao e importancia conseguir una vista ms detallada de la actuacin de las diferentes ciudades mostrando el margen como un porcentaje de los ingresos de ventas globales. De nuevo, este clculo se va a realizar empleando datos que ya se encuentran en el informe pero esta vez en lugar de crear una frmula, se va a crear una variable local. Una variable local es una frmula con un nombre. Se denomina variable local porque nicamente se encuentra disponible en el documento en el que se ha creado. No obstante, puede utilizar una variable local para elaborar tablas y grficos de la misma manera en que se utilizan variables recuperadas mediante una consulta. Para crear una variable local y calcular el margen como un porcentaje de ingresos de ventas: 1. Haga clic con el botn derecho en la carpeta Variables de la ficha Datos del Administrador de informes y elija Nueva variable del men.

Aparece el Editor de variables.

Cules son las ciudades que obtienen el mejor margen?

Introduccin a BusinessObjects

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2. Haga clic en la ficha Definicin. 3. Escriba un nombre: Margen como % ingresos. 4. Haga clic en Indicador para calificar la nueva variable como un indicador.

5. Haga clic en la ficha Frmula. Aparece el Editor de frmulas que se utiliz anteriormente. Elabore la frmula para una variable local realizando una seleccin en las listas del Editor de frmulas tal y como se indicaba anteriormente. 6. Haga doble clic en el signo igual (=) de la lista Operadores. 7. Haga doble clic en el smbolo de abrir parntesis ( de la lista Operadores. 8. Haga doble clic en Margen en la lista Variables. 9. Haga doble clic en el signo divisin (/) de la lista Operadores. 10. Haga doble clic en Ingresos de ventas en la lista Variables. 11. Haga doble clic en el smbolo de cerrar parntesis ) de la lista Operadores. 12. Haga doble clic en el signo de multiplicar por (*) de la lista Operadores.

Creacin de variables locales

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Introduccin a BusinessObjects

13. Escriba 100%. La frmula tendr el siguiente aspecto:

14. Haga clic en Aceptar.


NOTA

La variable creada aparece en la lista de variables de la ficha Datos del Administrador de informes.

Cules son las ciudades que obtienen el mejor margen?

Introduccin a BusinessObjects

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Adicin de nuevas variables a tablas


1. Agregue Margen como % ingresos a la tabla despus de la columna Margen por unidad de la misma manera que agreg Margen y Cantidad vendida. Observe que los datos an no tienen el formato correcto de porcentaje. 2. Haga clic en la columna Margen como % ingresos. 3. Haga clic en Estilo porcentaje en la barra de herramientas Formato. Los datos aparecen con el formato correcto de porcentaje. Estilo porcentaje

Creacin de variables locales

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Introduccin a BusinessObjects

Resaltado de ciudades con margen superior al promedio


El usuario desea resaltar todas las ciudades que han obtenido un margen superior al promedio en un color de fuente diferente de manera que estas ciudades destaquen del resto de la tabla. En BusinessObjects, este tipo de resaltado se denomina seal. Para ello deber: Crear una variable para calcular el margen promedio Configurar una seal Primero, se va a calcular el margen promedio. 1. Haga clic en la columna Margen como % ingresos. 2. Haga clic en Clculos en el men Datos, despus Promedio. El margen promedio de muestra en una nueva fila en la parte inferior de la tabla:

A continuacin, se va a convertir la frmula empleada para calcular un margen promedio en una variable. 1. Haga clic con el botn derecho en cualquier barra de herramientas abierta y elija Barra de frmulas en el men. Se abrir la Barra de frmulas.

2. Haga clic en la celda que muestra el margen Promedio. La frmula empleada por BusinessObjects para calcular el margen promedio aparece en la Barra de frmulas.

Cules son las ciudades que obtienen el mejor margen?

Introduccin a BusinessObjects

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3. Haga clic en Definir como variable en la barra de frmulas. Aparecer el cuadro de dilogo Definir la variable.
Definir como variable

4. Escriba Margen promedio en el cuadro Nombre. 5. Haga clic en Evaluar la frmula en su contexto. 6. Haga clic en Aceptar. La variable Margen promedio aparece en la lista de variables de la ficha Datos del Administrador de informes. Ahora estar preparado para configurar la seal. Proceda de la siguiente manera: 1. Haga clic en la columna Ciudad. 2. Haga clic en Seal en la barra de herramientas Informe. Aparecer el cuadro de dilogo Seales.

Seal

Resaltado de ciudades con margen superior al promedio

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Introduccin a BusinessObjects

3. Haga clic en Agregar. Se abrir el cuadro de dilogo Editar las seales. 4. Escriba Margen superior al promedio en el cuadro Nombre y despus escriba una descripcin de la funcin de la seal.

5. Haga clic en la ficha Condiciones. Aqu puede definir el modo y el momento en que se muestra la seal.

6. Haga clic en la flecha desplegable de Variable a comparar y seleccione Margen como % ingresos. 7. En el cuadro de lista Operador 1, elija > (smbolo mayor que) Aparecer el cuadro Valor 1.

Cules son las ciudades que obtienen el mejor margen?

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8. Haga clic en la flecha desplegable que se encuentra junto al cuadro Valor 1 y seleccione Variables. Se abrir el cuadro de dilogo Variables.

9. Haga clic en Margen promedio de la lista de variables y haga clic en Insertar. 10. Haga clic en Ninguno en Variable 2. 11. Haga clic en la flecha desplegable de Resultado donde se muestra Contenido de celda y seleccione Formato. Aparecer el cuadro de dilogo Formato de celda.

Resaltado de ciudades con margen superior al promedio

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Introduccin a BusinessObjects

12. Haga clic en la ficha Fuente y defina el color en rojo, el estilo de fuente en negrita y haga clic en Aceptar. La ficha Condiciones aparece tal y como se ilustra a continuacin:

13. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo Editar las seales. La seal se muestra en la lista de seales.

Cuando la casilla de verificacin est seleccionada, la seal est activa.

14. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo Seales. Los nombres de las ciudades que han generado unos mrgenes superiores al promedio aparecen ahora en negrita y en rojo.

Cules son las ciudades que obtienen el mejor margen?

Introduccin a BusinessObjects

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Informe acabado
En el informe acabado, las ciudades que han generado unos ingresos superiores al promedio destacan claramente del resto:

Informe acabado

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Introduccin a BusinessObjects

Cules son las ciudades que obtienen el mejor margen?

Cmo han progresado los ingresos de ventas de un trimestre a otro?

leccin

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Introduccin a BusinessObjects

Presentacin general
En esta leccin: Pregunta de la empresa Cmo han progresado los ingresos de ventas de un trimestre a otro? Objetivo del aprendizaje Ver y dar formato a datos financieros en una tabla, calcular variacin trimestral y publicar el informe. Duracin 15 minutos Informe acabado eModas, Variacin trimestral

Cmo han progresado los ingresos de ventas de un trimestre a otro?

Introduccin a BusinessObjects

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Objetivo
El usuario desea ver el progreso de la empresa de un trimestre a otro durante el ao pasado. El procedimiento consistir en la elaboracin de un informe para comparar la diferencia en determinados indicadores de un trimestre a otro. Estos indicadores incluyen aquellos que se han obtenido de la base de datos, como los ingresos de ventas y los que ha configurado el propio usuario como, por ejemplo, margen como porcentaje de ingresos de ventas. Esta leccin le guiar en todos los pasos necesarios para elaborar el siguiente informe:

Objetivo

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Introduccin a BusinessObjects

Pasos preliminares
De nuevo se va a basar este nuevo informe en el que se cre en la leccin anterior por lo que ser preciso copiar este informe y cambiar su nombre. Tambin se deber desactivar la seal.

Duplicado y cambio de nombre


Duplique el informe Anlisis de margen y cambie su nombre por Variacin trimestral.

Supresin de seales en ciudades


El usuario no desea ver la seal que ha configurado en este informe. Al desactivar una seal, sta no se elimina por lo que se podr volver a activar en caso necesario. Para desactivar la seal: 1. Haga clic en la columna Ciudad. 2. Haga clic en Seal en la barra de herramientas Informe. Aparecer el cuadro de dilogo Seales.

3. Desactive la casilla de verificacin situada junto al margen superior al promedio. 4. Haga clic en Aceptar.

Cmo han progresado los ingresos de ventas de un trimestre a otro?

Introduccin a BusinessObjects

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Organizacin de datos
En este informe, el usuario est interesado en las diferencias entre los trimestres y no entre las ciudades de manera que se va a reemplazar ciudad con trimestre en la tabla. Adems ya no se desea ver la fila de pie situada en la parte inferior de la tabla que muestra el promedio. Proceda de la siguiente manera: 1. Seleccione la fila de pie situada en la parte inferior de la tabla y haga clic en Eliminar en la barra de herramientas Estndar. La fila de pie que contiene el promedio desaparece de la tabla. 2. Haga clic en la ficha Datos del Administrador de informes. 3. Seleccione Trimestre en la lista de variables. 4. Haga clic de nuevo en Trimestre y manteniendo pulsado el botn izquierdo del ratn, arrastre el cursor por encima de la columna Ciudad. 5. Suelte el botn del ratn cuando la columna Ciudad quede resaltada con un borde sombreado en gris y en la barra de estado aparezca el mensaje Colocar para reemplazar el contenido.

Eliminar

La columna Trimestre reemplaza a la columna Ciudad.

Organizacin de datos

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Introduccin a BusinessObjects

Cambio de orientacin de la tabla


Los datos de esta tabla se pueden presentar de manera ms adecuada mediante la visualizacin de los encabezados de la columna izquierda. Se puede llevar a cabo mediante la inversin de columnas o filas de la tabla. Proceda de la siguiente manera: 1. Seleccione la tabla. 2. Haga clic en Invertir columnas/filas en la barra de herramientas Informe. Las columnas y filas se invierten y los encabezados se muestran en la Invertir columna izquierda de la tabla columnas/filas

Reorganizacin y formato de tablas


A continuacin aplicaremos un formato a la tabla con el fin de conseguir una presentacin ms adecuada de los datos. En primer lugar, alinee el contenido de celda en la columna de encabezado hacia la izquierda. Proceda de la siguiente manera: 1. Seleccione la columna izquierda. Se trata de la columna de encabezado. Muestra los nombres de las variables cuyos valores se muestran en las filas. 2. Haga clic en Alinear a la izquierda en la barra de herramientas Formato. El contenido de las celdas de columna de encabezado se alinean con respecto al borde izquierdo de la celda. A continuacin, consiga que la fila superior destaque centrando los nombres de Trimestre y asignndoles el formato negrita. Proceda de la siguiente manera: 1. Seleccione la celda T1. Para seleccionar una celda, haga clic dentro de ella. 2. Haga clic en Centrar en la barra de herramientas Formato.

Alinear a la izquierda

Centrar

Cmo han progresado los ingresos de ventas de un trimestre a otro?

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Negrita

3. Haga clic en Negrita en la barra de herramientas Formato. Los nombres de trimestre ahora destacan ms en la tabla. Observe que los cambios efectuados en una de las celdas de Trimestre se han aplicado a todos los valores de dicha variable.

Ahora comprobaremos el color de fondo de las celdas del cuerpo de la tabla. Proceda de la siguiente manera: 1. Seleccione la columna T1. Para seleccionar una columna o fila, mantenga el cursor en la parte superior de ella. Haga clic cuando el cursor presente el aspecto de una flecha de color negro apuntando hacia abajo. 2. Haga clic en Color de fondo en la barra de herramientas Formato. Se abrir la paleta de colores. Color de fondo 3. Haga clic en Blanco en la paleta de colores y luego haga clic en Aceptar. Todas las columnas de Trimestre aparecen en gris.

Organizacin de datos

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Introduccin a BusinessObjects

Clculo de variacin trimestral


El usuario desea ver la variacin trimestral para conocer el progreso de la empresa de un trimestre a otro. Primero, calcularemos la diferencia entre las cifras del T2 y las del T1. Proceda de la siguiente manera: 1. Haga clic en la celda T2. 2. Pulse Ctrl y haga clic en la celda T1.

Variacin

3. Haga clic en Variacin en la barra de herramientas Informe. La diferencia entre cada indicador para los dos trimestres se muestra en una celda nueva que se ha agregado despus de las cifras del T2. El ttulo de esta columna es T2-T1.

Para calcular la diferencia en las cifras entre T3 y T4: 1. Haga clic en la celda T4. 2. Pulse Ctrl y haga clic en la celda T3. 3. Haga clic en Variacin en la barra de herramientas Informe. Se muestra una nueva columna de cifras despus de las cifras de T4.

Cmo han progresado los ingresos de ventas de un trimestre a otro?

Introduccin a BusinessObjects

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Aplicacin de sombreado a columnas de variacin


Para destacar las celdas que muestran variacin trimestral, les aplicaremos un sombreado en un color diferente. Proceda de la siguiente manera: 1. Seleccione la columna T2-T1. 2. Pulse Ctrl y seleccione la columna T4-T3. 3. Se resaltan T2-T1 y T4-T3. Color de fondo 4. Haga clic en Color de fondo en la barra de herramientas Formato. 5. Elija Naranja plido de la paleta de colores y haga clic en Aceptar. Las columnas de variacin destacan del resto.

Clculo de variacin trimestral

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Introduccin a BusinessObjects

Adicin de detalles
Toda la empresa tiene acceso de lectura a este informe por lo que se agregar el logotipo de la empresa y se le asignar un ttulo.

Asignacin de ttulo a informes


Escriba un nuevo ttulo, Variacin trimestral, en la celda de ttulo.

Adicin de logotipo de la empresa


Para finalizar el informe, desea agregar el logotipo de la empresa eModas. El logotipo consiste en un archivo de imagen y para poder agregar una imagen primero deber insertar una celda, colocar en ella la imagen y despus ajustar su tamao. Proceda de la siguiente manera: 1. Inserte una nueva celda en la esquina superior izquierda del informe y pulse Intro. Es posible que sea necesario desplazar el ttulo hacia la derecha para conseguir espacio. 2. Haga clic con el botn derecho en la celda y despus haga clic en Formato de celda en el men. Aparecer el cuadro de dilogo Formato de celda.

Cmo han progresado los ingresos de ventas de un trimestre a otro?

Introduccin a BusinessObjects

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3. Haga clic en la ficha Apariencia.

4. En el cuadro Tamao, haga clic en el cuadro Ancho e introduzca 14, despus haga clic en Alto e introduzca 13 y, finalmente haga clic en Aceptar. Ahora la celda tendr el tamao perfecto para el logotipo de eModas. Para insertar el logotipo: 1. Seleccione la celda. 2. En el men Insertar, haga clic en Imagen. Aparecer el cursor correspondiente a Insertar una imagen. 3. Haga clic en el informe que se encuentra encima de la tabla.

Insertar una imagen

Adicin de detalles

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Introduccin a BusinessObjects

Aparecer el cuadro de dilogo Abrir.

4. Desplcese hasta la carpeta UserDocs de My BusinessObjects Documents que a su vez se encuentra en la carpeta Mis documentos. 5. Seleccione eModas.bmp y haga clic en Abrir. El logotipo de eModas se mostrar en el informe. Para eliminar el borde situado alrededor del logotipo: 1. Seleccione la celda que contiene el logotipo. 2. Haga clic en Sin bordes en la barra de herramientas Bordes.

Cmo han progresado los ingresos de ventas de un trimestre a otro?

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Informe acabado
El informe final tendr el siguiente aspecto:

Informe acabado

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Introduccin a BusinessObjects

Publicacin de informes
El paso final consistir en poner las cifras trimestrales a disposicin de los departamentos de ventas y marketing de eModas. Para ello, se publicar el informe en el diccionario de BusinessObjects y se especificarn los grupos de usuarios a los que est dirigida la publicacin del informe. El diccionario de BusinessObjects es un lugar de almacenamiento centralizado que se puede emplear para intercambiar documentos con otros usuarios de BusinessObjects en eModas. Proceda de la siguiente manera: 1. Haga clic con el botn derecho en una de las barras de herramientas ancladas y seleccione Intercambio de documentos. 2. Haga clic en Publicar en Documentos de la empresa en la barra de herramientas Intercambio de documentos. Publicar en Aparecer el cuadro de dilogo Enviar. Documentos de la empresa Se muestran los nombres de los grupos a los que pertenece el usuario, el dominio de documentos predeterminado y el nombre del documento activo:

Dominio predeterminado El botn A se encuentra inactivo debido a que no se pueden seleccionar otros grupos para Documentos de la empresa. Si solamente pertenece a un nico grupo de usuarios, aparecer el icono de dicho grupo Se muestra aqu el nombre del documento activo

Cmo han progresado los ingresos de ventas de un trimestre a otro?

Introduccin a BusinessObjects

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NOTA

La informacin mostrada en esta seccin del tutorial depender del modo en que se haya configurado BusinessObjects en la empresa. El diccionario no tendr los mismos grupos, categoras ni dominios de documentos que los que se ilustran en este tutorial. 3. Haga clic en Aceptar. BusinessObjects muestra un cuadro de mensaje que informa sobre la publicacin satisfactoria de los documentos en el diccionario:

Para obtener ms informacin sobre el envo y la recuperacin de documentos, consulte el Manual del usuario de BusinessObjects: Tcnicas de creacin de informes y formato.

Publicacin de informes

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Introduccin a BusinessObjects

Cmo han progresado los ingresos de ventas de un trimestre a otro?

Cmo se han comportado las lneas de productos?

leccin

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Introduccin a BusinessObjects

Presentacin general
En esta leccin: Pregunta de la empresa Cmo se han comportado las lneas de productos en los cuatro ltimos trimestres? Objetivo del aprendizaje Aprender a organizar y ver informes que contienen una gran cantidad de datos empleando rupturas para ver totales y subtotales, conocer contextos de clculo, aprender el uso de plantillas para dar formato de estndares de la empresa de manera rpida a los informes. Duracin 15 minutos Informe acabado eModas.rep, Anlisis de productos

Cmo se han comportado las lneas de productos?

Introduccin a BusinessObjects

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Objetivo
Es posible que ahora el usuario desee ver el comportamiento de las lneas de productos de manera detallada. El informe que se va a elaborar contiene una gran cantidad de datos y se obtendr informacin sobre el modo de organizar y presentar informes de este tipo de manera que las personas que accedan a ellos puedan dirigirse a la parte que les interese. Esta leccin le guiar en todos los pasos necesarios para elaborar el siguiente informe.

Pasos preliminares
Inserte un nuevo informe despus de Variacin trimestral y asgnele el nombre de Anlisis de productos.

Objetivo

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Introduccin a BusinessObjects

Creacin de nuevos informes


En esta ocasin, se va a elaborar un nuevo informe desde el principio con los datos que ya se encuentran disponibles en el documento y despus se va a aplicar rpidamente un formato mediante una plantilla.

Adicin de tablas
Tras insertar un nuevo informe, agregue todos los datos necesarios en este informe de la ficha Datos del Administrador de informes. 1. En la lista de la ficha Datos del Administrador de informes, seleccione Ciudad, Lneas, Trimestre, Cantidad vendida, Margen e Ingresos de ventas. 2. Arrastre y coloque las variables seleccionadas en el informe para crear una tabla. 3. Organice las columnas de la tabla en el orden siguiente: Ciudad, Trimestre, Lneas, Cantidad vendida, Margen e Ingresos de ventas.

4. Haga doble clic en la ficha Informe y escriba Anlisis de productos en el cuadro de dilogo Cambiar nombre a informe. 5. Haga clic en Aceptar.

Cmo se han comportado las lneas de productos?

Introduccin a BusinessObjects

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Aplicacin de plantillas
Hasta ahora los datos necesarios se mostraban en una tabla sencilla. A continuacin se va a organizar y asignar formato a estos datos aplicando una de la plantillas de la empresa eModas. Proceda de la siguiente manera: 1. Haga clic con el botn derecho en la ficha de informe Anlisis de productos y seleccione Aplicar una plantilla del men. 2. Aparecer el cuadro de dilogo Aplicar una plantilla. Este cuadro de dilogo tiene una lista de todas las plantillas que se encuentran disponibles en la carpeta de plantillas. 3. Elija EMODASMD del cuadro Plantillas disponibles. Aparece una vista preliminar de la plantilla seleccionada.

4. Haga clic en Aceptar. Se aplica el formato de estilo de plantilla al informe.

Aplicacin de plantillas

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Introduccin a BusinessObjects

El informe ahora se organiza en secciones como un informe de clave maestra/ informacin con una seccin para cada ciudad. Se aplica un formato a la tabla y las celdas utilizando las fuentes y el sombreado de la empresa.

El informe contar adems con el logotipo de la empresa eModas y un marcador de posicin con formato para su ttulo y comentarios. Inmediatamente rellenaremos estos marcadores de posicin. 1. Haga doble clic en <Ttulo> e introduzca Ventas de productos por ciudad. 2. Haga doble clic en <agregar comentario> y escriba para el ao 2003.

NOTA

Para obtener informacin sobre el modo de configurar una plantilla de la empresa, consulte el Manual del usuario de BusinessObjects: Tcnicas de creacin de informes y formato.

Cmo se han comportado las lneas de productos?

Introduccin a BusinessObjects

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Divisin de datos de informe


Ya hemos visto que la manera de evitar repeticiones en una tabla es la configuracin de un informe con secciones. Otra manera de organizar los datos es dividirlos en una tabla o tabla de doble entrada. Una ruptura permite mostrar juntos todos los datos correspondientes a cada valor de una variable de dimensin y, lo que es ms importante, permite mostrar subtotales para cada seccin de ruptura. Proceda de la siguiente manera: 1. Haga clic en la columna Trimestre. 2. Haga clic en Insertar una ruptura en la barra de herramientas Informe. La tabla se divide en cuatro secciones con una seccin para cada trimestre.

Insertar una ruptura

3. Haga clic en la columna Trimestre.

Divisin de datos de informe

120

Introduccin a BusinessObjects

4. Haga clic en Centrar valor en la ruptura en la barra de herramientas Formato. Las celdas de trimestre se fusionan en una y cada valor de trimestre slo se Centrar valor en muestra una vez. la ruptura

Cmo se han comportado las lneas de productos?

Introduccin a BusinessObjects

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Clculos
Como ya vimos anteriormente, la divisin de datos en una tabla permite ver subtotales as como un total general. A continuacin, agregaremos totales para las tres columnas de datos. Deber agregar los totales para cada columna de datos por separado. Proceda de la siguiente manera: 1. Haga clic en la columna Margen. 2. Haga clic en Suma en la barra de herramientas Informe. 3. Haga clic en la columna Ingresos de ventas. 4. Haga clic en Suma en la barra de herramientas Informe. 5. Haga clic en la columna Cantidad vendida. 6. Haga clic en Suma en la barra de herramientas Informe.

Suma

NOTA

Observe que para cada seccin de ruptura de la tabla, se muestra un subtotal en una nueva fila y un total general en la parte inferior de la tabla. Esto le permite disponer de un total para cada trimestre y un total anual para cada ciudad del informe.

Clculos

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Introduccin a BusinessObjects

Adicin de encabezados de seccin


Vamos a agregar informacin de resumen en la parte superior de cada seccin con el fin de que las personas que lean el informe obtengan una vista detallada de cada ciudad y vean la informacin si lo precisan. Se van a agregar los totales de ingresos de ventas de cada ciudad junto al nombre de cada una de ellas. Esto se puede llevar a cabo con una sola operacin. Sin embargo, primero agregaremos un ttulo para el total de ingresos de ventas.

Adicin de ttulos
Para agregar un ttulo, deber insertar una celda que contenga el texto. Una manera sencilla de hacerlo ser copiar una celda que ya exista en el informe. La ventaja que conlleva es la asignacin correcta de formato a la celda de ttulo evitando al usuario realizar esta operacin. Proceda de la siguiente manera: 1. Seleccione la celda para el ao 2003. 2. Haga clic de nuevo en la celda y mantenga pulsado el botn a la vez que arrastra el cursor y lo coloca junto a la celda maestra Florencia y pulse Ctrl. 3. Suelte el botn del ratn cuando el cursor presente el aspecto de cursor de copia y en la barra de estado se indique Colocar para copiar el contenido. Cursor de copia La celda y su contenido se copian en la nueva posicin.

4. Haga doble clic en la celda e introduzca ingresos de ventas.

Adicin de totales de seccin


A continuacin agregaremos el total de ingresos de ventas junto al ttulo de ingresos de ventas. Proceda de la siguiente manera: 1. Haga clic en la columna Ingresos de ventas. 2. Haga clic de nuevo en la columna Ingresos de ventas y mantenga pulsado el botn, despus arrastre el cursor fuera de la tabla y colquelo junto a la celda de ingresos de ventas y mantenga pulsada la tecla Ctrl.

Cmo se han comportado las lneas de productos?

Introduccin a BusinessObjects

123

3. Suelte el botn del ratn cuando el cursor presente el aspecto de cursor de copia y en la barra de estado se indique Colocar para copiar el contenido. Cursor de copia Los ingresos de ventas totales de la ciudad se muestran en una celda nueva.

Las celdas que contienen el comentario y el total de ingresos de ventas se han copiado en todas las secciones de ciudad del informe. BusinessObjects ha calculado automticamente los totales de seccin. Contextos de clculo Una caracterstica fundamental de BusinessObjects es la posibilidad de volver a utilizar el mismo clculo en diferentes partes del informe. BusinessObjects efecta de nuevo el clculo en funcin del contexto en el que se ubique el clculo: un total general en la parte superior del informe o totales de seccin para cada seccin. Tambin puede definir el contexto de clculo empleando sintaxis especfica que informe a BusinessObjects de los objetos de tipo dimensin que desea excluir o incluir en el clculo. Para obtener informacin adicional acerca de los contextos de clculo, consulte el Manual del usuario de BusinessObjects.

Adicin de encabezados de seccin

124

Introduccin a BusinessObjects

Formato de totales de seccin


El formato que se aplica a la celda nueva no es el mismo que el del resto de las celdas del informe, sin embargo, esto puede solucionarse rpidamente. 1. Haga clic con el botn derecho en la celda maestra Ciudad y seleccione Copiar en el men. 2. Seleccione la celda de total de ingresos de ventas. 3. Haga clic en Pegar el formato en la barra de herramientas Estndar. El formato se copia en la celda de total de ingresos de ventas.
Pegar el formato

4. Ahora agregue un total de seccin para margen siguiendo los mismos pasos que se realizaron para agregar un total de seccin para ingresos de ventas.
NOTA

Es posible que sea necesario desplazar ligeramente la tabla hacia abajo para que haya espacio para los totales de seccin.

Cmo se han comportado las lneas de productos?

Introduccin a BusinessObjects

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Alineacin de encabezados de seccin


Para proporcionar al informe un aspecto realmente elegante, puede alinear los elementos del informe. Se van a alinear los bordes derechos de las celdas que contienen los totales de seccin. Proceda de la siguiente manera: 1. Haga clic con el botn derecho en cualquier barra de herramientas abierta y seleccione Alineamiento en el men. Aparecer la barra de herramientas Alineamiento.

Alinear a la derecha

2. Ajuste el tamao de las celdas que contienen los totales de seccin al ancho del contenido de celda. 3. Haga clic en la celda que contiene el total de seccin de ingresos de ventas. Todas las celdas que seleccione se alinearn con esta celda. 4. Pulse Ctrl y haga clic en la celda que contiene el total de seccin de margen. 5. Haga clic en Alinear a la derecha en la barra de herramientas Alineamiento. Las celdas se alinean con respecto a los bordes derechos.

Adicin de encabezados de seccin

126

Introduccin a BusinessObjects

Vista Esquema
Este informe contiene gran cantidad de informacin. Una manera prctica de visualizar un informe en secciones es el uso de la vista Esquema. Esta vista pliega las secciones del informe para mostrar nicamente la informacin de nivel superior que se ha incluido en la parte superior de cada seccin. De esta manera los usuarios pueden abrir aquellas secciones que ms le interesen para ver informacin ms detallada. Para activar la vista Esquema: 1. En el men Ver, haga clic en Esquema. En el lateral de la ventana de informe, aparece una barra con flechas. 2. Haga clic en 1 en la parte inferior de la barra.

Haga clic aqu para plegar y desplegar todas las secciones.

Las secciones se pliegan para mostrar nicamente el ttulo de seccin, el nombre de la ciudad y los totales de seccin.

Cmo se han comportado las lneas de productos?

Introduccin a BusinessObjects

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Informe acabado
El informe final tendr el siguiente aspecto:

Para ver un informe en vista Esquema: 1. Haga clic en la ficha Mapa del Administrador de informes. Obtendr una lista de las ciudades del informe. 2. Haga clic en Berln en el cuadro de lista Mapa. La informacin de nivel superior de Berln se muestra en la ventana del informe. 3. Haga clic en la flecha situada junto a Berln en la barra Esquema. La seccin Berln se despliega y el usuario puede ver informacin de las lneas de productos relativas a los cuatro trimestres del ao en Berln.

Informe acabado

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Introduccin a BusinessObjects

Cmo se han comportado las lneas de productos?

Cmo se comparan las cifras de ventas presupuestadas con las cifras de ventas reales?

leccin

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Introduccin a BusinessObjects

Presentacin general
En esta leccin: Pregunta de la empresa Cmo se comparan las cifras de ventas presupuestadas con las cifras de ventas reales? Objetivo del aprendizaje Aprender a introducir datos de un archivo de datos personales en BusinessObjects y combinarlos con datos de una consulta de universo de BusinessObjects; crear y dar formato a un grfico para comparar datos. Duracin 15 minutos Informe acabado eModas.rep, Real - Presupuesto

Cmo se comparan las cifras de ventas presupuestadas con las cifras de ventas reales?

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Objetivo
El usuario desea comparar las cifras de ventas reales de este ao con las previstas a comienzos del ao. En el documento de BusinessObjects ya dispone de las cifras de ingresos de ventas reales de la base de datos de la empresa. Las cifras de ventas previstas estn en una hoja de clculo personal que se encuentra en el equipo. Puede incluir estos datos en BusinessObjects y despus vincular los datos de la base de datos y la hoja de clculo de manera que puede elaborar un informe para realizar la comparacin. Esta leccin le guiar en todos los pasos necesarios para elaborar el siguiente informe:

Objetivo

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Introduccin a BusinessObjects

Obtencin de datos de un archivo de datos personales


El usuario desea incluir datos de una hoja de clculo personal en el informe de BusinessObjects para comparar las cifras presupuestadas con los resultados de ventas reales. Proceda de la siguiente manera: 1. Haga clic con el botn derecho en cualquier variable de la lista en la ficha Datos del Administrador de informes y elija Nuevo proveedor de datos del men. Se abre el Asistente para la creacin de datos.

2. Elija Acceder a nuevos datos por otra va y haga clic en Comenzar. 3. En la pantalla siguiente, Indicar el acceso a los datos, haga clic en Otros, despus Archivos de datos personales del cuadro de lista y finalmente en Finalizar.

Cmo se comparan las cifras de ventas presupuestadas con las cifras de ventas reales?

Introduccin a BusinessObjects

133

Aparecer el cuadro de dilogo Acceder a los datos personales. En este cuadro de dilogo puede definir el modo en que se van a incluir los datos en el documento de BusinessObjects. El archivo de datos personales es una hoja de clculo de Microsoft Excel. 1. Haga clic en la flecha desplegable Formato y seleccione Archivos de Microsoft Excel (.xls).

Obtencin de datos de un archivo de datos personales

134

Introduccin a BusinessObjects

2. Haga clic en Examinar y localice el archivo eModas.xls en la carpeta UserDocs que a su vez se encuentra en la carpeta My BusinessObjects Documents. 3. Haga clic en la opcin La primera fila contiene los nombres de columnas. 4. Haga clic en Ver. Aparecer el cuadro de dilogo Administrador de datos.

5. Haga clic en la ficha Definicin. 6. En el cuadro General, escriba el nombre del proveedor de datos: Presupuesto. 7. Haga clic en Aceptar. Los nuevos datos aparecen en la ventana del Administrador de informes.

Datos de la consulta

Datos de la hoja de clculo

Opcin Por proveedor de datos

Ahora dispone de datos de dos proveedores de datos diferentes en el documento de BusinessObjects. Para conocer la procedencia de los datos, haga clic en Por proveedor de datos en la ficha Datos del Administrador de informes.

Cmo se comparan las cifras de ventas presupuestadas con las cifras de ventas reales?

Introduccin a BusinessObjects

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Vinculacin de datos de diferentes orgenes


El paso siguiente consiste en vincular los datos de dos proveedores de datos para poder ver los datos de ambos en la misma tabla o grfico, por ejemplo. Proceda de la siguiente manera: 1. En el men Datos, haga clic en Ver. Se muestra el Administrador de datos. 2. Haga clic en la ficha Definicin. Se asign un nombre significativo al proveedor de datos de hojas de clculo y lo mismo ocurrir con el proveedor de datos de universos. Proceda de la siguiente manera: 3. Haga clic en Consulta 1 en eModas. 4. Haga clic en la ficha Definicin. 5. En la seccin General, escriba el nombre del proveedor de datos: Real. Para vincular estos dos proveedores de datos: 1. Haga clic en los signos de adicin (+) de Real y Presupuesto para que se abran las listas de proveedores de datos. Aparecer una lista de variables de cada origen de datos.

2. Haga clic en Trimestre en la lista Real y en el cuadro Calificacin haga clic en Vincular a.

Vinculacin de datos de diferentes orgenes

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Introduccin a BusinessObjects

Aparecer el cuadro de dilogo Definir un vnculo entre las dimensiones.

3. Haga clic en Trimestre en la lista y haga clic en Aceptar. 4. Haga clic de nuevo en Aceptar para cerrar el Administrador de datos. Ahora est preparado para elaborar el informe con datos reales y presupuestados.

Cmo se comparan las cifras de ventas presupuestadas con las cifras de ventas reales?

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Visualizacin de datos en grficos


El usuario desea ver los datos en un grfico. Primero, deber insertar un informe nuevo y en blanco. 1. Haga clic en Informe, en el men Insertar, despus elija Anlisis de productos. 2. Haga clic en la ficha de informe y asgnele el nombre Real - Presupuesto. 3. En la ficha Datos del Administrador de informes, seleccione Trimestre (Actual), Ingresos de ventas, Ingresos de ventas previstos y Cantidad vendida y arrastre hasta la ventana del informe para crear una tabla. Observe que Trimestre aparece dos veces en la lista de variables del Administrador de informes, uno procede de Real y otro de Presupuesto. No importa cul de ellos elija.

4. Haga clic con el botn derecho en la tabla y elija Transformar en grfico del men. Aparecer el cuadro de dilogo Autoformato del grfico.

Visualizacin de datos en grficos

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Introduccin a BusinessObjects

5. Elija Columna de la lista Tipos de grfico y la primera opcin de la seccin Estilos correspondientes al tipo de grfico seleccionado. 6. Haga clic en Aceptar. Los datos aparecen en un grfico de columnas.

Eje Y

eje X Una columna cuenta con dos ejes. Los objetos de tipo indicador como, por ejemplo, Ingresos de ventas, se muestran en el eje Y mientras que los objetos de tipo dimensin como, por ejemplo, Trimestre, se muestran en el eje X.

Cmo se comparan las cifras de ventas presupuestadas con las cifras de ventas reales?

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Organizacin de datos en grficos


El grfico tiene una columna de diferente color para cada uno de los tres indicadores: Ingresos de ventas previstos, Cantidad vendida e Ingresos de ventas. No obstante, los ingresos y la cantidad no se calculan del mismo modo. Los ingresos de ventas se calculan en euros y la cantidad vendida en unidades. El eje Y del grfico representa los euros de manera que no se podr ver la columna de cantidad vendida en el grfico. Este grfico se puede mejorar de dos maneras: Utilizando un tipo de grfico distinto para la cantidad vendida y para el volumen de negocios Mostrando los datos en dos ejes Y, un eje con valores en euros y el otro con nmero de unidades Proceda de la siguiente manera: 1. Haga clic con el botn derecho en el grfico y seleccione Formato del grfico en el men. Aparecer el cuadro de dilogo Formato del grfico.

2. Haga clic en la ficha Serie. 3. Haga clic en el signo de adicin para abrir Grupo 1 y arrastre Cantidad vendida a la carpeta Eje Y secundario.

Organizacin de datos en grficos

140

Introduccin a BusinessObjects

Aparecer un nuevo grupo, Grupo 2, en el eje secundario.

4. Seleccione Grupo 2 y haga clic en Lneas en la lista Tipo de grupo.

Observe que el icono que aparece junto a la lista Grupo 2 es un grfico de lneas.

Cmo se comparan las cifras de ventas presupuestadas con las cifras de ventas reales?

Introduccin a BusinessObjects

141

5. Haga clic en el icono de Grupo 1. Observe que este icono es un icono de grfico de columna. Puede especificar el modo en que desea que se organicen las columnas definiendo la cantidad de espacio entre los valores definidos de Trimestre y si desea que se superpongan las columnas de cada valor. 6. Introduzca 50 en el cuadro de texto Superponer y 100 en el cuadro de texto Ancho.

7. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo y ver el resultado.


El eje Y principal muestra los valores en euros para el volumen de negocios previsto mostrado en el grfico de columnas

El eje Y secundario muestra los valores para Cantidad vendida que aparecen en el grfico de lneas

El grfico dispone ahora de un eje Y secundario. Cantidad vendida se muestra como un grfico de lneas de manera que se pueden ver claramente las cifras de cada trimestre.

Organizacin de datos en grficos

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Introduccin a BusinessObjects

Aplicacin de formato a grficos


A continuacin, nos ocuparemos de la presentacin del grfico en el cual agregaremos una leyenda y modificaremos los colores de las columnas y lneas.

Adicin de leyendas en grficos


Una leyenda de grfico resulta esencial para explicar lo que representan las diferentes columnas y lneas en el grfico. Para agregar una leyenda en un grfico: Haga clic en Mostrar u ocultar la legenda del grfico en la barra de herramientas Informe.

Mostrar u ocultar la leyenda del grfico

Las columnas superpuestas muestran claramente dnde las cifras actuales superan o estn por debajo de las cifras previstas.

Cmo se comparan las cifras de ventas presupuestadas con las cifras de ventas reales?

Introduccin a BusinessObjects

143

La ubicacin ms correcta de la leyenda de grfico sera la parte superior del grfico. Para desplazar la leyenda: 1. Haga clic en el borde externo de la leyenda de grfico. Aparecer un borde sombreado en gris alrededor de ella. 2. Arrastre la leyenda de grfico y colquela encima del grfico.

Aplicacin de formato a grficos

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Introduccin a BusinessObjects

Cambio de colores de columnas


Puede modificar los colores de los bordes de columna y su relleno. Proceda de la siguiente manera: 1. Haga doble clic en la columna Ingresos de ventas. Se abrir el cuadro de dilogo Formato de series de datos.

2. En Relleno, haga clic en el cuadro de color Color del primer plano. 3. Seleccione un color, por ejemplo gris, del cuadro de dilogo Color y haga clic en Aceptar. 4. Repita el paso anterior para Color de fondo. 5. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo. Si lo desea, cambie el color de la columna Ingresos de ventas previstos.

Cmo se comparan las cifras de ventas presupuestadas con las cifras de ventas reales?

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Cambio de colores de lnea


Ahora pasaremos a modificar el color del grfico de lneas que muestra los datos de Cantidad vendida. 1. Haga doble clic en el grfico de lneas. Se abrir el cuadro de dilogo Formato de series de datos. Si se trata de un grfico de lneas, puede cambiar el color y ancho de la lnea y el color y forma de los marcadores de datos. 2. En Lneas, haga clic en el cuadro Color.

3. Seleccione un color del cuadro de dilogo Color, por ejemplo rojo oscuro, y haga clic en Aceptar. 4. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo y ver el resultado.

Aplicacin de formato a grficos

146

Introduccin a BusinessObjects

Aplicacin de formato a ejes de grfico


Tambin se puede aplicar formato a los ejes de grfico. Aqu, el usuario va a aplicar el formato de moneda a los ingresos de ventas y cambiar el color del eje Y secundario por el mismo color que el del grfico de lneas que muestra los datos de Cantidad vendida. Esto permitir aclarar a los usuarios que accedan al grfico que las cifras de Cantidad vendida deben leerse con respecto al eje derecho y los ingresos de ventas con respecto al eje izquierdo. Para aplicar formato a la moneda: 1. Haga clic en las etiquetas de datos del eje Y principal situado en la parte izquierda del grfico de lneas. Las etiquetas de datos se seleccionan tal y como se muestran a continuacin:

2. Haga clic en Estilo moneda en la barra de herramientas Formato. Las cifras de ingresos de ventas utilizan el estilo de moneda predeterminado. Estilo moneda Si el estilo de moneda predeterminado son euros, el smbolo de euro aparecer delante de la cifra.
NOTA

BusinessObjects utiliza la moneda predeterminada que se ha definido en la Configuracin regional del Panel de control de Windows.

Cmo se comparan las cifras de ventas presupuestadas con las cifras de ventas reales?

Introduccin a BusinessObjects

147

Para aplicar formato al eje: 1. Haga doble clic en el eje Y secundario situado en la parte derecha del grfico. Aparecer el cuadro de dilogo Formato del rtulo del eje.

2. Haga clic en la ficha Diseo. 3. En Lneas, seleccione el mismo color empleado para el grfico de lneas, rojo oscuro en nuestro ejemplo. 4. Haga clic en la ficha Fuente. 5. Defina el color de fuente en el mismo color, de nuevo rojo oscuro en nuestro ejemplo. 6. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo y ver el resultado.

Aplicacin de formato a grficos

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Introduccin a BusinessObjects

Detalles
Para finalizar el informe, se va a agregar el logotipo de la empresa y, por supuesto, se le va a asignar un ttulo de formato atractivo. Un modo rpido de hacerlo consiste en copiarlo de uno de los informes del mismo documento y pegarlo en este informe. Proceda de la siguiente manera: 1. Haga clic en el informe Variacin trimestral. 2. Haga clic con el botn derecho en el logotipo de eModas y seleccione Copiar en el men. 3. Haga clic en el informe Real - Presupuesto. 4. Haga clic con el botn derecho en la esquina superior izquierda del informe y seleccione Pegar del men. El logotipo de eModas se pega en el informe Real - Presupuesto. 5. Ahora copie el ttulo del informe Variacin trimestral en el informe Real Presupuesto del mismo modo y cambie el ttulo a "Real Presupuesto".

Cmo se comparan las cifras de ventas presupuestadas con las cifras de ventas reales?

Introduccin a BusinessObjects

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Informe acabado
El informe acabado tendr el siguiente aspecto:

Informe acabado

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Introduccin a BusinessObjects

Cmo se comparan las cifras de ventas presupuestadas con las cifras de ventas reales?

Cules son los factores que afectan al comportamiento de los ingresos de ventas?

leccin

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Introduccin a BusinessObjects

Presentacin general
En esta leccin: Pregunta de la empresa Cules son los factores que afectan al comportamiento de los ingresos de ventas? Objetivo del aprendizaje Aprender el uso del modo de exploracin de BusinessObjects para analizar los datos de la empresa. Duracin 15 minutos Informe acabado Ingresos.rep, Anlisis de ventas

Cules son los factores que afectan al comportamiento de los ingresos de ventas?

Introduccin a BusinessObjects

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Objetivo
En secciones anteriores de este tutorial el usuario ha visto cmo BusinessObjects le permite obtener un punto de vista diferente de la empresa mediante la permutacin de la posicin de datos en un informe. En esta leccin, comprobar cmo el modo Exploracin de BusinessObjects le permite desglosar datos y verlos en diferentes niveles de detalle para descubrir el factor fundamental que subyace a un buen o mal resultado.

Definicin del modo Exploracin


Si ha mostrado todos los factores que pueden ser tiles para su anlisis en una tabla o grfico, es posible que su lectura resulte difcil. El modo Exploracin le permite incluir datos para el anlisis del informe en segundo plano y visualizar nicamente los datos del nivel superior. Puede desplazarse un nivel cada vez y ver informacin ms detallada. Normalmente, el anlisis se comienza examinando el nivel superior de informacin y cuando se localiza un valor excepcionalmente bajo o alto, o un valor no previsto, puede analizarlo mostrando los datos relacionados en un mayor grado de detalle.

Objetivo

154

Introduccin a BusinessObjects

Estos datos guardados en segundo plano se configuran en el Panel de consulta. Al configurar un informe para su anlisis en modo Exploracin, incluir: Objetos de alto nivel para mostrarlos en su tabla o grfico Objetos ms detallados en el objeto de anlisis BusinessObjects recupera los objetos ms detallados de la base de datos y los guarda en segundo plano en el informe de manera que el usuario pueda disponer de ellos cuando los precise. Estos datos guardados en segundo plano se definen mediante el objeto de anlisis.
El objeto de anlisis se define aqu. Estos datos se mostrarn en el informe.

Defina los niveles de detalle que desea profundizar en los objetos mostrados en el informe. Estos niveles los define el diseador de universos y se denominan jerarquas. Para obtener ms informacin sobre las jerarquas y la configuracin de datos para el modo Exploracin, consulte el Manual del usuario de Business Objects: Acceso a datos y anlisis de datos. El objetivo de esta leccin es mostrar cmo utilizar el modo Exploracin en un informe que se haya configurado para su anlisis en modo Exploracin.

Cules son los factores que afectan al comportamiento de los ingresos de ventas?

Introduccin a BusinessObjects

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Apertura de documentos objeto de anlisis


El usuario va a emplear un documento que ya se ha configurado para su anlisis en modo Exploracin. Para abrir este documento: 1. En el men Archivo, haga clic en Abrir. Aparecer el cuadro de dilogo Abrir. 2. Dirjase a la carpeta UserDocs que se encuentra en la carpeta My BusinessObjects Documents. 3. Haga clic para abrir Ingresos.rep. - El documento contiene un informe, Anlisis de ventas. - El informe contiene un grfico que muestra los ingresos de ventas de las tres primeras lneas de productos ms vendidas en los tres ltimos aos. - El informe est organizado en secciones, con una seccin para cada una de las cuatro regiones de eModas.

Observemos el grfico: Los ingresos de ventas de la lnea Sudaderas han alcanzado un nivel excelente en 2003. Los ingresos de la lnea Camisas cortas han permanecido estables durante los tres ltimos aos. La lnea con mayor volumen de negocios en el ao 2001, Accesorios, ha experimentado un fuerte descenso en el ao 2003. Qu ha ocurrido en el ao 2003? Intentaremos establecer con exactitud el problema de esta lnea observando el grfico en modo Exploracin.

Apertura de documentos objeto de anlisis

156

Introduccin a BusinessObjects

Apertura de modo Exploracin


Para abrir el modo Exploracin: 1. Seleccione el grfico. 2. Haga clic en Exploracin en la barra de herramientas Estndar. Aparece un nuevo informe que contiene una copia del grfico seleccionado. La ficha Informe muestra el icono de exploracin para indicarle que se encuentra en modo Exploracin. El informe original permanece intacto. Aparece la barra de herramientas Exploracin. La barra de herramientas Exploracin muestra Este debido a que el grfico se seleccion en la seccin de regin Este.

Exploracin

SUGERENCIA Si no se ha seleccionado ninguna tabla, grfico o tabla de doble entrada antes de hacer clic en Exploracin, el cursor se convierte en una lupa con un signo de interrogacin al lado. Si esto ocurre, haga clic en el grfico para abrir el modo Exploracin.

Barra de herramientas Exploracin flotante

Barra de herramientas Exploracin anclada

Dependiendo del modo en que se hayan configurado las barras de herramientas, la barra de herramientas Exploracin puede encontrarse anclada en otras barras de herramientas abiertas o flotantes.

Primero, veremos si el descenso en los ingresos de Accesorios nicamente tiene lugar en el Este o en toda la regin.

Cules son los factores que afectan al comportamiento de los ingresos de ventas?

Introduccin a BusinessObjects

157

Para observar los datos de una regin diferente: 1. Haga clic en la flecha desplegable situada junto a Este en la barra de herramientas Exploracin y haga clic en Sur de la lista.

El grfico se actualiza para mostrar los datos correspondientes a Sur.


NOTA

Observar que los resultados son similares en esta regin. Si observa los datos de las otras dos regiones, podr ver que se trata de un descenso a nivel nacional.

No ser necesario que investigue ms factores regionales. 2. Haga clic en la flecha desplegable situada junto a Sur en la barra de herramientas Exploracin y haga clic en Todas las regiones de la lista. El grfico se actualiza para mostrar los datos correspondientes a todas las regiones de eModas.

Apertura de modo Exploracin

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Introduccin a BusinessObjects

Profundizacin detallada
Se ha producido un pronunciado descenso de los ingresos en el perodo comprendido entre los aos 2001 y 2003 por lo que analizaremos de manera ms detallada el ao 2002. Si mantiene el cursor encima del ao 2002, ver que el siguiente nivel de detalle es Trimestre. A continuacin, realizaremos una profundizacin de Trimestre para ver el comportamiento de la lnea Accesorios en los cuatro trimestres del ao 2002.

La etiqueta muestra el siguiente nivel de detalle

Cules son los factores que afectan al comportamiento de los ingresos de ventas?

Introduccin a BusinessObjects

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Proceda de la siguiente manera: Haga clic con el botn derecho en 2002 y seleccione Profundizar en el men. Los datos del trimestre aparecen en el grfico y en la barra de herramientas Exploracin aparece el valor seleccionado (ao 2002).

NOTA

Observe el comportamiento excelente de la lnea Accesorios en T1 y T2 mientras que en T3 se produjo un descenso pronunciado que se agrav an ms en T4.

Profundizacin detallada

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Introduccin a BusinessObjects

Qu ocurri con esta lnea en T3? Observemos de manera ms detallada la lnea de productos Accesorios. Si mantiene el cursor encima de Accesorios, ver que el siguiente nivel inferior es Categora. Analizaremos si determinadas categoras de productos son responsables del descenso en los ingresos o si se trata de una tendencia general. Proceda de la siguiente manera: Haga doble clic en Accesorios para realizar una profundizacin hasta Categora.

SUGERENCIA Es posible que sea preciso aumentar el tamao del grfico en este punto para ver todos los datos.

Ver que Joyera fue la categora ms vendida en T1 y T2 sufriendo un pronunciado descenso en T3 y T4. Parece que ha habido un problema. Razones del descenso drstico de los ingresos de Joyera Realizaremos una profundizacin de Joyera y veremos si es posible establecer con exactitud dnde se encuentra el problema.

Cules son los factores que afectan al comportamiento de los ingresos de ventas?

Introduccin a BusinessObjects

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Exploracin para obtener datos adicionales


Al mantener el cursor sobre Joyera, observar que esta vez la etiqueta muestra Haga clic con el botn derecho para explorar. Esto significa que no existen datos adicionales en el documento en los que se pueda realizar una profundizacin. No tiene importancia. Puede explorar en la base de datos y obtener el siguiente nivel de datos para continuar el anlisis. Proceda de la siguiente manera: 1. Haga clic con el botn derecho en Joyera y elija Explorar en del men. Aparecer el cuadro de dilogo Explorar en.

El siguiente nivel inferior de Categora es Descripcin de SKU. 2. Seleccione Descripcin de SKU en la lista y haga clic en Aceptar. BusinessObjects se conecta a la base de datos y recupera los datos solicitados. Esto puede durar unos minutos.

Exploracin para obtener datos adicionales

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Introduccin a BusinessObjects

Los datos de Descripcin de SKU se muestran en el grfico.

Cules son los factores que afectan al comportamiento de los ingresos de ventas?

Introduccin a BusinessObjects

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Lmite de datos mostrados en grficos


Este grfico tiene una gran cantidad de datos y aunque se puede ver que un producto particular ha sufrido un dramtico descenso en los ingresos, resulta difcil establecer con exactitud de qu producto se trata. Limitaremos los datos mostrados mediante la visualizacin de productos que han obtenido el 20% de los ingresos. Proceda de la siguiente manera: 1. Haga clic en Descripcin de SKU. 2. Haga clic en Aplicar una clasificacin en la barra de herramientas Informe. Aparecer el cuadro de dilogo Aplicar una clasificacin.

3. Haga clic en Mximo. 4. Haga clic en Como porcentaje del nmero total de valores.

Lmite de datos mostrados en grficos

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Introduccin a BusinessObjects

5. Escriba 20 en el cuadro Mximo y haga clic en Aceptar.

El problema reside claramente en E-relojes. Las ventas de esta lnea fueron excelentes en T1 y T2 y se produjo un descenso pronunciado en los ingresos en T3 que continu en T4. Para ver las cifras exactas de estos cuatro trimestres, convertiremos el grfico en una tabla de doble entrada. Proceda de la siguiente manera: Haga clic con el botn derecho en el grfico y elija Transformar en tabla de doble entrada del men. Las cifras muestran un descenso global en los ingresos de Accesorios aunque la cada de 1.081.320 euros en T2 a 133.725 euros en T3 resulta extremadamente preocupante.

Cules son los factores que afectan al comportamiento de los ingresos de ventas?

Introduccin a BusinessObjects

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Envo de documentos por correo electrnico


Enviaremos los resultados de este anlisis al administrador de productos encargado de la lnea E-relojes y le solicitaremos una explicacin de este dramtico descenso de los ingresos. Proceda de la siguiente manera: En el men Archivo, haga clic en Enviar a y, despus en Correo electrnico. Aparecer una nueva ventana de correo electrnico con el documento adjunto.
NOTA

Puede enviar documentos de BusinessObjects por correo electrnico si tiene instalado Microsoft Outlook en su equipo.

Envo de documentos por correo electrnico

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Introduccin a BusinessObjects

Cules son los factores que afectan al comportamiento de los ingresos de ventas?

Cuntos ingresos ha obtenido esta lnea de productos en esta semana?

leccin

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Introduccin a BusinessObjects

Presentacin general
En esta leccin: Objetivo de la tarea Cuntos ingresos ha obtenido esta lnea de productos en esta semana? Objetivo del aprendizaje Aprender a configurar un informe para solicitar a los usuarios que elijan los datos que desean obtener de la base de datos; actualizar un informe para obtener datos actualizados. Duracin 15 minutos Informe Tutorial.rep, Ingresos semanales

Cuntos ingresos ha obtenido esta lnea de productos en esta semana?

Introduccin a BusinessObjects

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Objetivo
eModas publica las cifras de ventas de manera interna y semanal. El usuario desea configurar un informe que permita a los administradores de informes centrarse en los datos especficos de su inters. Considera que debern ver las cifras de ventas semanales de: Una lnea de productos seleccionada Una semana determinada Para ello, se va a configurar una consulta que cuando los usuarios actualicen un documento se les solicite indicar la lnea de productos y la semana cuyos datos desean ver. Esta leccin le guiar en todos los pasos necesarios para configurar el informe siguiente:

NOTA

sta es la ltima leccin del tutorial. Algunas de las tareas realizadas para completar esta leccin son tareas resumen que se describen de manera detallada en este tutorial. Los procedimientos para tareas resumen no aparecen de manera detallada en esta leccin.

Objetivo

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Introduccin a BusinessObjects

Configuracin de nuevas consultas


Se va a configurar una nueva consulta en un nuevo documento de BusinessObjects y despus se definirn condiciones para solicitar a los usuarios que especifiquen los datos que desean en el informe. Esto les permite centrarse en datos especficos de su inters.

Creacin de nuevos informes


Primero, configure la consulta bsica. 1. Haga clic en Asistente para la creacin de informes en la barra de herramientas Estndar. Asistente para Se abre el Asistente para la creacin de informes. la creacin de informes 2. Elija Seleccionar una plantilla y haga clic en Comenzar. 3. Elija eMODAS de la lista Plantillas disponibles y haga clic en Siguiente. 4. Elija Universo y haga clic en Siguiente. 5. Elija eModas de la lista de universos y haga clic en Terminar. Aparecer el Panel de consulta. 6. Agregue Lneas, Categora e Ingresos de ventas a la seccin Objetos del resultado. El Panel de consulta presentar este aspecto:

Cuntos ingresos ha obtenido esta lnea de productos en esta semana?

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Objetivo centrado en datos especficos


El usuario desea permitir a otros usuarios especificar dos tipos de datos: la lnea de productos y la semana cuyos datos desea ver. En primer lugar, configuraremos la condicin para la lnea de productos. Proceda de la siguiente manera: 1. En la carpeta Producto, arrastre Lneas a la seccin Condiciones. La lista Clases y objetos se convierte en la lista Operadores.

2. Haga doble clic en el operador Igual a de la lista Operadores.

Configuracin de nuevas consultas

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Introduccin a BusinessObjects

La lista Operadores se convierte en la lista Operandos.

3. Haga doble clic en Escribir una nueva peticin de orden en la lista Operandos.

4. Escriba Qu lnea de productos? y pulse Intro.

Cuntos ingresos ha obtenido esta lnea de productos en esta semana?

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A continuacin, configure una segunda condicin para limitar los datos recuperados a la semana especificada: 1. Abra la carpeta Periodo y arrastre Semana a la seccin Condiciones.

2. Haga doble clic en el operador Igual a de la lista Operadores. 3. Haga doble clic en Escribir una nueva peticin de orden en la lista Operandos. 4. Escriba Qu semana? y pulse Intro.

Configuracin de nuevas consultas

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Introduccin a BusinessObjects

Obtencin de datos
Ahora est preparado para ejecutar la consulta y recuperar los datos. Proceda de la siguiente manera: 1. Haga clic en Ejecutar en el Panel de consulta. Aparecer el cuadro de dilogo Introducir o seleccionar valores.

2. Haga clic en Qu lnea de productos? y haga clic en Valores. Se abrir el cuadro Lista de valores. Este cuadro muestra una lista de todas las lneas de productos disponibles.

Cuntos ingresos ha obtenido esta lnea de productos en esta semana?

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3. Haga clic en Accesorios en la lista y despus haga clic en Aceptar. Accesorios se muestra en el cuadro Introducir o seleccionar valores.

4. Haga clic en el cuadro Qu semana? y haga clic en Valores. Se abre el cuadro Lista de valores, que muestra una lista de todas las semanas disponibles. 5. Elija 6 en la lista y haga clic en Aceptar.

6. Haga clic en Aceptar para visualizar los datos en el informe.

7. Haga clic en Guardar del men Archivo antes de continuar con la siguiente seccin.

Configuracin de nuevas consultas

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Formato de informes
Los datos aparecen en una tabla. El informe contiene el logotipo de la empresa y un marcador de posicin para un ttulo y un comentario. Primero, asignaremos un ttulo al informe. Haga doble clic en <Ttulo> e introduzca Ventas semanales. A continuacin, asignaremos un formato a la tabla. Ahora se va a insertar una ruptura en la columna Accesorios de manera que los accesorios no se repitan varias veces y se centren en las categoras descritas.
Insertar ruptura

Proceda de la siguiente manera: 1. Haga clic en la columna Accesorios. 2. Haga clic en Insertar una ruptura en la barra de herramientas Informe. 3. Haga clic de nuevo en la columna Accesorios y luego haga clic en Centrar en la ruptura en la barra de herramientas Formato. A continuacin, agregue un total. Haga clic en la columna Ingresos de ventas y despus haga clic en Suma en la barra de herramientas Informe. Debido a que se ha insertado una ruptura, se dispone de dos filas de totales: una para la subseccin Accesorios y otra para la tabla entera. Ya que Accesorios es la nica subseccin de esta tabla, los totales son los mismos y se podr eliminar una de estas filas. Proceda de la siguiente manera: Seleccione la ltima fila y haga clic en Eliminar. La tabla presentar ahora este aspecto:

Centrar valor en ruptura

Suma

Cuntos ingresos ha obtenido esta lnea de productos en esta semana?

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Adicin de informacin de seguimiento


Este informe se actualiza de manera regular con nuevos datos por lo que se va a agregar informacin de seguimiento que permita conocer con exactitud la fecha de los datos. La ejecucin de esta tarea es muy sencilla en BusinessObjects debido a que se pueden insertar los tipos de informacin de seguimiento ms frecuentes en campos especiales que se actualizan automticamente cada vez que se lleva a cabo una actualizacin de los datos de un documento. El informe contiene datos de una semana especificada por lo que resulta de gran utilidad tener esta informacin visible. Se trata de la semana que se eligi al ejecutar la consulta. Puede insertar una peticin de orden de consulta como semana, por ejemplo, directamente del men Insertar. Sin embargo, primero agregaremos un ttulo. Proceda de la siguiente manera: Haga doble clic en <agregar comentario> y escriba Semana:. A continuacin, agregaremos el campo especial. 1. Copie la celda Semana: y pguela a la derecha de la celda original. 2. Seleccione la segunda celda Semana: . 3. Desde el men Insertar, haga clic en Campo especial y, a continuacin, en Peticin de orden de consulta. Aparecer el cuadro de dilogo Lista de peticiones de orden. Este cuadro muestra la lista de peticiones de orden de la consulta.

Adicin de informacin de seguimiento

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4. Elija Qu semana? de la lista y haga clic en Aceptar. En la celda seleccionada aparecer la semana que se eligi al ejecutar la consulta.

Ahora se va a agregar la fecha en la que se actualiz por ltima vez el informe de la misma manera. 1. Copie la celda Semana: y pguela debajo de la celda Semana: original . 2. Cambie el texto para que muestre ltima actualizacin: 3. Copie la celda ltima actualizacin: y pguela a la derecha de la celda original. 4. Seleccione la celda derecha. 5. Desde el men Insertar, haga clic en Campo especial; a continuacin, en Fecha y hora y, finalmente en ltima actualizacin. La fecha en la que se actualiz por ltima vez el informe, en realidad la fecha en la que se ejecut la consulta, se inserta en la celda seleccionada.

Cuntos ingresos ha obtenido esta lnea de productos en esta semana?

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Adicin de grficos
Para finalizar el informe, se va a agregar un grfico que muestre un resumen visual de los ingresos de ventas semanales por categora para poder ver rpidamente la categora ms vendida de la semana. Proceda de la siguiente manera: 1. Arrastre y coloque Categora e Ingresos de ventas de la ventana Administrador de informes a la ventana del informe para crear una tabla. 2. Haga clic con el botn derecho en la tabla y, en el men, haga clic en Transformar en grfico. Se abrir el cuadro de dilogo Autoformato del grfico.

3. Elija Circular 3D de la lista Tipos de grfico y despus el estilo de grfico circular con las etiquetas % y haga clic en Aceptar. El grfico aparecer en el informe. 4. Seleccione el grfico y haga clic en Mostrar u ocultar la leyenda del grfico en la barra de herramientas Informe. Mostrar u ocultar la leyenda del 5. Vuelva a colocar la leyenda de grfico debajo del mismo y ajuste su tamao, grfico si es necesario.

Adicin de grficos

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Informe acabado
El informe mostrar ahora los ingresos semanales totales de la lnea de productos Accesorios con un desglose de las cifras por categora. Sombreros, guantes y bufandas fueron con diferencia las categoras ms vendidas de esta semana, obteniendo un 58% de los ingresos totales.

Cuntos ingresos ha obtenido esta lnea de productos en esta semana?

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Visualizacin de datos distintos de una lnea de productos diferente


Observaremos los ingresos correspondientes a la semana 7 de otra lnea de productos: Accesorios. Para ello, actualizaremos el informe: 1. Haga clic en Actualizar en la barra de herramientas Estndar. Aparecer el cuadro de dilogo Introducir o seleccionar valores.

Actualizar

2. Haga clic en Accesorios de la lnea de productos y 7 de la lista de semanas y, finalmente haga clic en Aceptar. BusinessObjects vuelve a conectarse a la base de datos, recupera los datos solicitados y actualiza el informe con los nuevos datos, manteniendo el formato y la presentacin del informe. La tabla y el grfico se actualizan con las cifras de ingresos de ventas de Accesorios correspondientes a la semana siete. Observe que el campo especial (Semana) tambin se actualiza a 7.

Visualizacin de datos distintos de una lnea de productos diferente

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Introduccin a BusinessObjects

Cuntos ingresos ha obtenido esta lnea de productos en esta semana?

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ndice temtico
A
actualizar documentos 181 administrador de datos 134 administrador de informes agregar datos 60 cambiar nombre de proveedores de datos 134 definir 134 Mapa, ficha 73 mostrar 38 ver proveedores de datos 134 agrupar editar nombre de variable 71 valores 69 ajustar tamao celdas 107 celdas individuales 66 grficos 49 ttulos 66 alineamiento barra de herramientas 125 alinear celdas 125 contenido de las celdas 102 analizar datos en modo Exploracin 153 archivos de demostracin eModas.bmp 23 eModas.mdb 23 eModas.rep 23 eModas.ret 23 eModas.unv 23 eModas.xls 23 eModasmd.ret 23 Ingresos.rep 23, 155 instalar 23 Tutoriales.rep 23 asesores Business Objects 12 asistencia cliente 12 asistencia al cliente 12 Asistente para la creacin de datos 132 Asistente para la creacin de informes 33 ayuda usar en pantalla 45 ayuda en pantalla usar 45

B
barra de estado instrucciones mostradas 40 mensajes de estado 58 barras de herramientas alineamiento 125 bordes 67 dar formato 66 estndar 38 estructura 83 informe 38 intercambio de documentos 110 mostrar 66 bordes barra de herramientas 67 celda 44 buscar documentacin 10 Business Objects direccin de correo electrnico 27 documentacin 10 servicios de asesora 12, 15 servicios de asistencia 12 servicios de capacitacin 13, 15 sitio Web 27 tienda de abastecimiento de documentacin 9

ndice temtico

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Introduccin a BusinessObjects

BusinessObjects iniciar 32 manuales del usuario 111 universos 34

C
calcular promedios 90 suma 41 variacin 104 clculo, contextos 123 cambiar nombre proveedores de datos 134 campos especiales fecha y hora 178 peticiones de orden de consulta 177 capacitacin sobre productos Business Objects 13 carpeta Demo 23 plantillas 23 UserDocs 39 celdas ajustar tamao 107 alinear 125 alinear contenido 102 alinear individuales 125 copiar 122 cuadro de dilogo de formato 43 dar formato 42 editar bordes 44 editar contenido 42 individuales 42 insertar 122 insertar individuales 66 usar encabezados 83 celdas individuales 42 ajustar tamao 66 insertar 66 centrar valores en la ruptura 120 clasificar 65 clave maestra/informacin informes 62

columnas cambiar color de fondo 105 eliminar 48 escribir nombres 83 insertar vacas 83 permutar 40 seleccionar 48 comentarios sobre documentacin 11 condiciones definir para seales 92 predefinidas 36 condiciones predefinidas en el Panel de consulta 36 consultas configurar 35, 171 configurar una peticin de orden 171 editar 57 ejecutar 37, 174 contraseas para iniciar BusinessObjects 32 copiar celdas individuales 122 de un informe a otro 148 formatos 68 informes 78 tablas 46 correo electrnico direccin de Business Objects 27 enviar documentos 165 crear frmulas 84 grficos 137 informes mediante el Asistente para la creacin de informes 33 secciones 62 seales 91 tablas 60 tablas de doble entrada 63 variables locales 86

ndice temtico

Introduccin a BusinessObjects

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D
dar formato barra de herramientas 66 celdas de la tabla 102 celdas individuales 42 columnas de tabla 105 copiar y pegar 68 ejes del grfico 146 grficos de columnas 141, 144 grficos de lneas 145 moneda 146 datos agregar a tabla 81 agregar al panel de consulta 35 agregar del administrador de informes 60 incluir desde hoja de clculo 132 vincular objetos 135 definir proveedores de datos 134 demostracin carpeta 23 materiales 10 deshacer acciones 41 botn 41 desplazarse en informes 73 Developer Suite 10, 14 dimensin objeto 123 documentacin buscar 10 CD 10 comentarios sobre 11 en la Web 9 gua bsica 9 impresa, pedir 9 documentos actualizar 181 guardar 39 duplicar informes 78

E
editar consultas 57 proveedores de datos 57 editor de frmulas mostrar 84 eje X 138 eje Y 138 principal 139 secundario 139 ejecutar consultas 37, 174 ejes dar formato en grfico 146 grficos 138 eliminar columnas 48 duplicar valores en la ruptura 120 secciones 79 eModas instalar demo kit 23 materiales de demostracin 23 sinopsis del tutorial 22 eModas.bmp 23 eModas.mdb 23 eModas.rep 23 eModas.ret 23 eModas.unv 23 eModas.xls 23 eModasmd.ret 23 encabezados celdas 83 enviar documentos por correo electrnico 165 Esquema, vista 126 estndar barra de herramientas 38 informe 33, 38 estructura barra de herramientas 83 explorar abrir modo Exploracin 156 definicin del modo Exploracin 153 explorar en 161

ndice temtico

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Introduccin a BusinessObjects

F
fecha y hora insertar como campo especial 178 filas usar pies 41 formacin vase capacitacin frmulas convertir en variables 90 escribir 84

G
grficos ajustar tamao 49 cambiar color de lnea 145 cambiar colores de columnas 144 crear 137 crear grficos circulares 179 ejes 138 leyenda 142 mover leyendas 143 organizar datos 139 seleccionar 49 visualizar datos 48 guardar documentos 39

informes actualizar 181 agregar imgenes 106 asignar un ttulo 43 clave maestra/informacin 62 copiar de un informe a otro 148 crear 33 desplazarse 73 duplicar 78 insertar nuevos 56 insertar ttulo 66 usar estndar 33, 38 ver acabados 21 Ingresos.rep 23, 155 iniciar BusinessObjects 32 modo Exploracin 156 insertar columnas vacas 83 imgenes 106 nuevos informes 56 rupturas 119 intercambio de documentos barra de herramientas 110 invertir columnas y filas 102

H
hojas de clculo usar datos 132

K
Knowledge Base 15

L
leyendas mostrar en el grfico 142 mover 143 volver a colocar 143 Lista de peticiones de orden cuadro de dilogo 177 logotipos insertar 106

I
identificacin 32 imgenes agregar a informes 106 informe barra de herramientas 38

ndice temtico

Introduccin a BusinessObjects

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M
Mapa, ficha administrador de informes 73 mrgenes calcular promedios 90 moneda dar formato 146 mostrar administrador de informes 38 barras de herramientas 66 editor de frmulas 84 leyendas de grfico 142 mover leyendas de grfico 143 posiciones de columna 40 tablas 47 multimedia Quick Tour 10, 21

N
nuevo informes 56

permutar clave maestra de seccin 74 columnas 40 datos 40 peticiones de orden 171 peticiones de orden de consulta insertar un campo especial 177 pies usar filas de pie 41 plantillas aplicar 117 carpeta 23 principal eje Y 139 promedios calcular 90 proveedores de datos cambiar nombre 134 editar 57 vincular 135

Q
Quick Tour presentaciones multimedia 21

O
objetos dimensin 59, 123 indicador 59 informacin 59 Online Customer Support 12 operadores en el Panel de consulta 171 operandos en el Panel de consulta 172 ordenar datos 41

R
resaltar datos con formato 90 rotar tablas 102 rupturas centrar valores 120 insertar 119, 176

S
secciones agregar encabezados 122 crear 62 eliminar 79 permutar clave maestra 74 secundario eje Y 139 seguimiento, informacin agregar 177

P
Panel de consulta agregar datos 35 condiciones predefinidas 36 seleccionar operadores 171 seleccionar operandos 172

ndice temtico

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Introduccin a BusinessObjects

seleccionar columnas 48 grficos 49 tablas 46 seales crear 91 definir 90 definir condiciones 92 desactivar 100 sinopsis tutorial de eModas 22 sitio Web asistencia al cliente 12 Business Objects 27 direcciones tiles 14 obtener documentacin a travs de 9 subtotales mostrar 121 suma botn 41 calcular 41

ttulos ajustar tamao 66 editar informe 43 totales calcular 41 mostrar 121 Tutoriales.rep 23

U
universos 23, 34 UserDocs carpeta 39

V
variables agregar a tabla 81 crear agrupando valores 69 definir como 90 editar local 71 locales 86 variables locales crear 86 definir 86 variacin calcular 104 ver mapa de datos 73 proveedores de datos 134 vincular objetos 135 proveedores de datos 135

T
tablas agregar datos 81 convertir en un grfico 46 copiar 46 crear 60 invertir 102 mover 47 rotar 102 seleccionar 46 transformar en grfico 137 transformar en tablas de doble entrada 63 tablas de doble entrada insertar 63 transformar en tablas 79 tienda de abastecimiento de documentacin 9 tipos de datos dimensin 59 indicador 59 informacin 59 variables 59 Tips & Tricks 10

ndice temtico

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