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Compaa de Comercio y Exportacin de Puerto Rico

PUERTO RICO TRADE


ESTADO LIBRE ASOCIADO DE PUERTO RICO

DEP ART AMENTO DE ESTADO Nm. Reglamento 7310 Fecha Rad: Iro de marzo de 2007

RE G LA MENTO

Auxiliar de Servicios

DE AUSPICI s

TABLA DE CONTENIDO

ARTCULO l .................................................................................................................................. 2 INTRODUCCIN ...................................................................................................................... 2 Seccin 1.1 - Denominacin .................................................................................................. 2 Seccin 1.2 - Base Legal ........................................................................................................ 2 Seccin 1.3 - Propsito .......................................................................................................... 2 Seccin 1.4 - Alcance ............................................................................................................. 2 Seccin 1.5 - Reglas de Interpretacin ................................................................................... 2 Seccin 1.6 - Comit de Auspicios ........................................................................................ 4 Seccin 1.7- Qurum; Empate ................................................................................................ 4 Seccin 1.8- Conferencia Telefnica; Consentimiento Escrito .............................................. 5 Seccin 1.9- Presidente; Vicepresidente; Presidente Interino ................................................ 5 Seccin 1.1 0- Secretario del Comit ....................................................................................... 5 ARTCULO U ................................................................................................................................. 5 TIPOS O CATEGORAS DE AUSPICIOS ................................................................................ 5 Seccin 2.1 - Poltica Administrativa..................................................................................... 5 Seccin 2.2 - Peticin de Auspicios: Formato de Solicitud ................................................... 6 Seccin 2.3 - Documentos Requeridos .................................................................................. 6 Seccin 2.4 - Evaluacin de Solicitudes y Criterios de Elegibilidad ..................................... 6 Seccin 2.5 - Tramitacin y Pago .......................................................................................... 7 Seccin 2.6 - Expediente y/o documentacin ........................................................................ 7 ARTCULO III ............................................................................................................................... 8 DISPOSICIONES FINALES ...................................................................................................... 8 Seccin 3.1 - Informes a someterse., .................................................... ,................................. 8 Seccir13.2 - Clusula de Salvedad ....................................................................................... 8 Seccin 3.3 - Enmiendas ........................................................................................................ 8 Seccin 3.4 - Cumplimiento con otras leyes y reglamentos .................................................. 8 Seccin 3.5 - Vigencia ........................................................................................................... 9

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COMPAA DE COMERCIO Y EXPORTACIN DE PUERTO RICO REGLAMENTO DE AUSPICIOS

ARTCULOI INTRODUCCIN

Seccin 1.1- Denominacin Este reglamento se denominar como el Reglamento de Auspicios de la Compaa de Comercio y Exportacin de Puerto Rico.

Seccin 1.2 - Base Legal La Junta de Directores adopta este reglamento conforme a las disposiciones de la Ley 323 de 28 de diciembre de 2003 que crea la Compaa de Comercio y Exportacin de Puerto Rico (en adelante denominada la Compaa), as como la Ley Nm. 170 de 12 de agosto de 1988 conocida como la Ley de Procedimiento Administrativo Uniforme, segn enmendada y a tenor con las Cartas Circulares emitidas por las agencias reguladoras del Estado Libre Asociado de Puerto Rico

Seccin 1.3 - Propsito El propsito de este reglamento es establecer las normas a seguir en la concesin de auspicios, de manera que se aplique un trato justo y equitativo, a la vez que se analice y justifique de manera adecuada si dicha concesin se ajusta o no a los propsitos de la Compaa de Comercio y Exportacin de Puerto Rico.

Seccin 1.4 - Alcance Este reglamento se aplicar a todos los auspicios solicitados a la Compaa de Comercio y Exportacin de Puerto Rico.

Seccin 1.5 - Reglas de Interpretacin En general, las palabras y frases usadas en este reglamento se interpretarn segn el contexto y el significado sanCionado por el uso comn. y corriente. Los tiempos usados en el

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presente incluyen tambin el futuro y el gnero masculino incluye el femenino, salvo en aquellos casos que tal interpretacin resultase absurda. El nmero singular incluye el plural y el plural el singular. En particular, las definiciones que aparecen en este inciso aplican a todo el reglamento y a los procedimientos y formularios que por virtud del mismo se desarrollen. Las palabras y frases que a continuacin se relacionan son trminos cortos o conceptos de las siguientes definiciones:

Auspicio - patrocinio concedido por una entidad a diferentes corporaCIOnes, instituciones, organizaciones o individuos para sufragar y/o apoyar en los gastos de alguna o varias actividades o eventos, tales como: convenciones, ferias y seminarios entre otros, en beneficio de ambos.

B.

Comit de Auspicio - cuerpo constituido por tres (3) empleados de la Compaa, con la responsabilidad de evaluar y recomendar la aprobacin o denegacin de auspicios.

C.

Compaa -la Compaa de Comercio y Exportacin de Puerto Rico, una entidad y corporacin del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, creada al amparo de la Ley Nm. 323 del 28 de diciembre de 2003.

D. E.

Das - se refiere a das calendario o naturales. Das Laborables - se refiere a los cinco das de la semana comprendidos entre lunes y viernes. No se incluirn los sbados y domingo, das feriados oficiales y otros das proclamados feriados para los empleados pblicos del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, por el Presidente de los Estados Unidos o por el Gobernador de Puerto Rico.

F.

Director Ejecutivo - autoridad mxima de las operacIOnes de la Compaa, nombrado por el Gobernador del Estado Libre Asociado de Puerto Rico.

G.

Entidad Solicitante - agencia, individuo () grupo que solicite algn tipo de auspicio.

H.

Entidad Elegible - significar cualquier agencia, individuo o entidad a la cual se le haya aprobado la concesin de un auspicio.

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1.

Evento, Actividad o Actividad Oficial - estos tnninos se consideran sinnimos para los propsitos de este reglamento. Incluye aquella actividad o evento para el cual se solicita un auspicio de la Compaa.

J.

Junta de Directores - Junta de Directores de la Compaa de Comercio y Exportacin de Puerto Rico.

K.

Propuesta - documento mediante el cual las entidades solicitan auspicio a la Compaa.

Seccin 1.6 - Comit de Auspicios Cuerpo constituido por tres (3) empleados de la Compaa de Comercio y Exportacin de Puerto Rico, con la responsabilidad de evaluar las propuestas recibidas y recomendar su aprobacin o denegacin. Compaa: El Comit estar compuesto por los siguientes empleados de la

1. Director de Comunicaciones 2. Director de la Divisin de Mercadeo Internacional 3. Cualquier funcionario o empleado designado por el Director Ejecutivo

Se crea el Comit de Auspicios con el propsito de asegurar los mejores intereses de la Compaa y mantener una sana administracin sobre los fondos pblicos. Este Comit ser presidido y convocado por la Directora de Comunicaciones, ella convocar reuniones peridicas, segn sean necesarias. Ser deber del secretario del Comit levantar minutas de sus reill1ones. .

Seccin 1.7- Qurum; Empate Una mayora de los miembros del Comit en servicio constituir qurum del mismo para conducir sus asuntos. La actuacin de una mayora de los miembros presentes en cualquier reunin en que exista qurum constituir el acuerdo del Comit, En caso de un empate en la yot:cion, el Presidente del Comit tendr un segundo voto o voto decisivo, o a discrecin de sta, el asUilto podr ser sometido nuevamente y puesto a votacin tilla sola vez ms en la prxima reunin ordinaria.

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Seccin 1.8- Conferencia Telefnica; Consentimiento Escrito Cualquier accin que se requiera o permita tomar en cualquier reuuin del Comit de Auspicios, podr tomarse sin la celebracin de una reunin si todos los miembros en servicio en dicha fecha, consintiere a ello por escrito y el escrito o escritos fueren archivados como parte de las Minutas de los procedimientos del Comit. Los miembros del Comit podrn participar en una reunin mediante conferencia telefnica o equipo similar de comunicaciones, en virtud de la cual todas las personas que participen en dicha reunin puedan orse unas a otras y la participacin en tal reunin se considerar como la asistencia en persona a dicha reunin.

Seccin 1.9- Presidente; Vicepresidente; Presidente Interino El Presidente del Comit de Auspicio es el Director de Comunicaciones. El Comit elegir un Vicepresidente de entre sus miembros. El referido Presidente dirigir todas las

reuniones de la Junta, y en ausencia de sta las mismas sern presididas por el Vicepresidente.

Seccin 1.10- Secretario del Comit El Comit nombrar un Secretario de entre sus miembros. Este enviar las

convocatorias, la agenda, tomar la asistencia y llevar minutas de todas las reuniones. Ser el custodio del libro de minutas, desempear aquellos otros deberes que ataen a su posicin o que le fueren propiamente requeridos por el Comit. Adems, ser custodio de los expedientes de auspIcIOS.

ARTCULO U TIPOS O CATEGORAS DE AUSPICIOS

Seccin 2.1 - Poltica Administrativa La poltica administrativa es promover actividades que fomenten o redunden en beneficio para PYMES, tanto en el mercado local como el internacional.

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Seccin 2.2 - Peticin de Auspicios: Formato de Solicitud Las instituciones, organizaciones y/o individuos que soliciten algn auspICIO a la Compaa de Comercio y Exportacin de Puerto Rico debern presentar una propuesta en donde resuman la actividad o evento para el cual solicitan auspicio. La misma deber incluir nombre de la organizacin, servicios que ofrece la misma, objetivos y justificacin para la solicitud de fondos, fecha de evento o actividad, lugar en donde se llevar a cabo la actividad, cantidad solicitada, y ofrecimiento o participacin de la CCE para la justificacin del uso de fondos solicitados. Toda propuesta solicitando algn tipo de auspicio deber ser sometida con suficiente antelacin a la fecha del evento.

Seccin 2.3 - Documentos Requeridos La entidad solicitante deber presentar los documentos que le sean requeridos por ley o carta circular emitida por el Departamento de Hacienda, la Oficina del Contralor y/o cualquier otra agencia gubernamental. En la alternativa, se podr solicitar cualquier certificacin que a tales efectos emita la Administracin de Servicios Generales o cualquier otro organismo gubernamental.

Seccin 2.4 - Evaluacin de Solicitudes y Criterios de Elegibilidad


A.

El Comit de Auspicios evaluar y recomendar al Director Ejecutivo la aprobacin de auspicios basado en los siguientes criterios:

1. Aprobacin

a. b. c.

Coincide con estrategias de la Compaa Dentro de los lmites del presupuesto Beneficioso para ayudar al pequeo y mediano comerciante en la promocin de productos y/o servicios puertorriqueos

d.

Resalta positivamente la imagen y, por ende, los productos y servicios de Puerto Rico

e.

Promocin ante mercados externos/internos

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2. Denegacin a. b. c. No coincide con estrategias de la Compaa Presupuesto limitado a plan de trabajo establecido No rinde beneficios a la pequea y mediana empresa ni a la exportacin o promocin de productos o serviCIOS

puertorriqueos d. Saturacin de este tipo de auspicios (Balance en cuanto a la distribucin) e. f. Por experiencia pasada, no amerita participacin Sin suficiente tiempo para cumplimentar los requisitos exigidos en el reglamento
B.

La Compaa determinar el mximo de auspicio por propuesta de acuerdo a los fondos asignados para el ao fiscal.

C.

La Junta de Directores de la Compaa, a travs de este Reglamento, autoriza al Director Ejecutivo de la Compaa a aprobar auspicios de diez mil dlares ($10,000.00) o menos.

D.

Todo auspicio solicitado mayor de diez mil dlares ($10,000.00) deber ser aprobado por la Junta de Directores de la Compaa.

Seccin 2.5 - Tramitacin y Pago El Contralor de la Compaa establecer el procedimiento para la tramitacin y pago de los Auspicio conforme a las leyes y reglamentos vigentes.

Seccin 2.6 - Expediente y/o documentacin El Secretario del Comit mantendr un expediente de cada auspicio aprobado o denegado. Dicho expediente deber contener, entre otra informacin, la siguiente:

1. Propuesta sOIuetida por la entidad 2. Hoja de Evaluacin de la Propuesta 3. Carta de Aceptacin o Denegacin de la Compaa 4. Copia del Contrato o Acuerdo (si aplica)

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5. Otros documentos o comnnicaciones relacionadas al auspicio. ARTCULO m DISPOSICIONES FINALES

Seccin 3.1 - Informes a someterse La entidad solicitante a la que se le conceda nn auspicio deber someter a la Compaia un informe donde se certifique que el dinero fue utilizado conforme a lo estipulado en la propuesta original, en nn trmino de 30 das de celebrada la actividad. El informe deber incluir copia certificada de las facturas pagadas con los fondos concedidos a travs del auspicio. Se eximir a la entidad participante de cumplir con este requisito cuando la Compaa participe en la actividad para la cual se aprob el auspicio.

Seccin 3.2 - Clusula de Salvedad La declaracin de inconstitucionalidad o nulidad de cualquiera de las disposiciones de este reglamento o parte de ellas no afectar la validez de las disposiciones restantes.

Seccin 3.3 - Enmiendas


A.

Este Reglamento enmienda el Reglamento Nmero 6906 que fue aprobado por el Departamento de Estado ellro. de diciembre de 2004.

B.

Este reglamento podr ser enmendado cuando sea necesario para mejorar las operaciones y procedimientos o para conformarlo a la promulgacin de nuevas leyes, reglamentos, circulares y rdenes ejecutivas de aplicacin general y especfica para la misma.

C.

Toda enmienda a este reglamento deber ser evaluada y aprobada por la Jnnta de Directores.

seccin 304 - Cu.mplimiento con otras leyes y reglamentos Cumplir con los requisitos de este Reglamento no exime a entidad algnna de cmnplir con las disposiciones de otras leyes y reglamentos que le fueren aplicables. Nada de lo contenido en

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este Reglamento se interpretar como limitativo de las facilidades investigativas y de reglamentacin o de cualquier otra ndole, concedidas al Director Ejecutivo.

Seccin 3.5 - Vigencia Este reglamento entrar en vigor treinta das despus de su radicacin ante el Departamento de Estado de Puerto Rico, de acuerdo con las disposiciones de la Ley Nm. 170 de 20 de agosto de 1998, segn enmendada, conocida como la Ley de Procedimiento Administrativo Uniforme del Estado Libre Asociado de Puerto Rico.

Este reglamento fue aprobado el 26 de febrero Compaa.

de2007por la Junta de Directores de la

Ricardo A. Rivera Cardona Presidente Junta de Directotes Director Ejecutivo

Secretario Junta e Asesor Legal

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