OCUMENTOS E DOCUMENTAO

Paul OTLET (*)

(Introduo ao trabalhos do Congresso Mundial da Documentao Universal, realizado em Paris, em 1937) SUMRIO I....DOCUMENTOS E DOCUMENTAO II...ELEMENTOS DA DOCUMENTAO. MATERIAIS E ESTRUTURA III..O SISTEMA DE PUBLICAES CIENTFICAS IV...PERIDICOS. REDAO E APRESENTAO DE MEMRIAS V....AS NOVAS FORMAS DE DOCUMENTOS: FOTOS, FILMES, DISCOS VI...DOCUMENTO ISOLADO E CONJUNTO DE DOCUMENTOS VII..AS CINCIAS. CONSTRUO E RECONSTRUO. SNTESE VIII.A ENCICLOPDIA IX...A DOCUMENTAO ADMINISTRATIVA X....OS MUSEUS E A DOCUMENTAO XI...OS ORGANISMOS DE DOCUMENTAO. BIBLIOTECA. CENTRO DE DOCUMENTAO XII..AS ASSOCIAES INTERNACIONAIS E A DOCUMENTAO XIII.A ORGANIZAO MUNDIAL XIV..A REDE DE DOCUMENTAO UNIVERSAL XV...CONCLUSO

I DOCUMENTOS E DOCUMENTAO 1. Documento o livro, a revista, o jornal; a pea de arquivo, a estampa, a fotografia, a medalha, a msica; , tambm, atualmente, o filme, o disco e toda a parte documental que precede ou sucede a emisso radiofnica. 2. A Documentao constituda por uma srie de operaes distribudas, hoje, entre pessoas e organismos diferentes. O autor, o copista, o impressor, o editor, o livreiro, o bibliotecrio, o documentador, o bibligrafo, o crtico, o analista, o compilador, o leitor, o pesquisador, o trabalhador intelectual. A Documentao acompanha o documento desde o instante em que ele surge da pena do autor at o momento em que impressiona o crebro do leitor. Ela ativa ou passiva, receptiva ou dativa; est em toda parte onde se fale (Universidade), onde se leia (Biblioteca), onde se discuta (Sociedade), onde se colecione (Museu), onde se pesquise (Laboratrio), onde se administre (Administrao), onde se trabalhe (Oficina).

II. ELEMENTOS DA DOCUMENTAO. MATERIAIS E ESTRUTURA 1. Em todo documento devem ser consideradas trs ordens de elementos: os elementos materiais (substncia, forma e acabamento), os elementos grficos (textos, imagens reais ou convencionais, notaes), os elementos intelectuais.

Os elementos intelectuais so os mais importantes; mas sua possibilidade de expresso est, porm, em funo dos dois primeiros. Trata-se, sempre, de dar forma a qualquer fragmento retirado da realidade, de exprim-la tal qual ela , ou de maneira tal que a imaginao possa represent-la. Para esse fim escolhe-se (elimina-se, retm-se, deforma-se, amplifica-se, diminui-se, exagera-se ou atenua-se) e grupa-se em uma certa ordem. A escolha e o agrupamento so determinados pelos fins que podem ser: ou registrar objetivamente o que , ou o de fazer compreender por certa categoria dada do esprito, ou o de persuadir a fim de obter tal adeso ou tal ato voluntrio, ou, ainda, o de distrair, divertir, exaltar, encorajar, consolar. As operaes e os produtos da documentao (todas as espcies de documentos) ocorrem no ciclo assim definido. O homem, alternativamente, retira idias da realidade ou introduz idias na realidade; entre a realidade e a idia intervm, cada vez mais, os documentos que, por sua vez, servem elaborao de novos documentos. O conjunto dos documentos existentes deve ser constantemente caldeado e macerado, submetido s operaes de uma qumica, mais exatamente, de uma metalurgia documental (pois que se trata da extrao de elem entos, da refinao, de liga e de soldagem). Da mesma maneira que se deve separar de sua ganga o metal puro, assim separa-se a verdade, original e tida por dita uma vez, da massa de erros e de repeties. No bastante, assim, documentao produzir e acumular confusamente; ela deve remontar a seus fins, saber registrar segundo a cincia, saber criar segundo a arte e saber aplicar segundo a utilidade. 2. Na Documentao trabalham, continuamente, duas tendncias: uma, a especializao, donde a diviso de tarefas, outra, a combinao, donde a colaborao. Encontram-se essas tendncias no ciclo inteiro das operaes: produo, distribuio, conservao e utilizao. Por conseguinte, todas as publicaes devem conformar-se a esse princpio: possibilidade de comparar, uns com os outros, os resultados expostos, de acumul-los, de acondicionar de maneira diversa seus elementos e isto s realizvel com um mnimo de disposies que digam respeito forma, tanto material quanto intelectual. Em particular, aplica-se este princpio no que diz respeito s notcias histricas originais publicadas em peridicos, se as considerarmos como uma produo da qual todo o contedo, atravs dos resumos, das anotaes, das crticas e das dissecaes, est destinado a passar, em seguida, pelos ciclos das formas documentais sistemticas. 3. O esprito cria, incessantemente, formas intelectuais; incessantemente, estas se reproduzem da mesma maneira que as espcies naturais, plantas e animais, se perpetuam atravs da vida e da morte dos indivduos. A realidade documental, por conseguinte, se apresenta como fundo e forma. O fundo so os materiais acumulados; a forma so as estruturas sob as quais se apresentam. A desobstruo do que possa ajudar esta produo contnua no uma das menores tarefas da documentao racional. Quanto melhores forem os materiais, quanto mais slidos e de maior mobilidade, tanto mais fcil ser enquadr-los nas diferentes estruturas. Reciprocamente, quanto mais facilmente forem transformveis e desmontveis essas estruturas, tanto maior ser a facilidade que se encontrar na utilizao dos materiais num maior nmero de estruturas diferentes. A Fsica resolveu o problema da transformao de todas as formas da energia, umas nas outras. A Documentao, por sua vez, deve resolver o problema da fcil converso de estruturas ou conjuntos, uns nos outros, da utilizao mltipla dos materiais ou elementos. 4. A Documentao prope tal problema em termos tanto mais audaciosos quando o esprito, j se tendo elevado muito alto no sentido da generalizao e da abstrao, pode, presentemente, invocar em seu auxlio a arte sutil do clculo, assim como o das mquinas maravilhosas nascidas desta mesma arte. Estas mquinas realizam sempre, em nmero cada vez maior, as operaes intelectuais que, durante muito tempo, erradamente, acreditavam-se reservadas ao esprito, to somente. O esprito, nos dias de hoje, est vestido, armado, equipado; tem seus instrumentos. Os documentos que estes serviram para produzir so, por sua vez, novos instrumentos para a produo de outros. o ciclo.


III O SISTEMA DE PUBLICAES CIENTFICAS 1. Pode-se, teoricamente, considerar uma organizao que, para cada domnio dos conhecimentos e das atividades e sobre uma base de cooperao internacional, compreendesse as dezesseis formas seguintes de publicao: a)elementos de documentao: fichas bibliogrficas e analticas de documentao bibliogrfica ou analtica; b)coleo de documentao bibliogrfica ou analtica (ttulos ou anlises); c)coleo de documentao sintica (dados numricos, constantes, estatsticos); d)atlas de mapas e de quadros; e)colees de monografias; f)revistas (notcias sobre progressos recentes): g)anurios informando sobre as pessoas e as instituies; h)colees de textos antigos ou clssicos; i)catlogos-inventrios das entidades ou objetos do domnio considerado; j)terminologia; l)notaes e smbolos fundamentais; m)classificaes; n)trabalhos gerais sistemticos; o)dicionrios ou enciclopdias alfabticas; p)planos coordenados de pesquisas; q)cdigos de resolues (indicaes e votos, regras, mtodos, convenes dos organismos internacionais qualificados). Estas formas de publicao cobririam, assim, o campo inteiro de cada ramo do conhecimento e, portanto, por totalizao, o campo inteiro da Cincia. 2. Numerosas associaes internacionais, algumas muito poderosas, deram incio organizao racional dos conhecimentos e das atividades, cada qual dentro do seu domnio particular. Estas associaes contam-se s centenas. chegado o momento em que, assumindo a tarefa de dar uma organizao intelectual a tudo que interesse a suas finalidades, essas associaes daro lugar Documentao. Consequentemente, a elas cabe presidir, segundo os princpios federativos e cooperativos, edo do sistema de publicaes necessrio coordenao dos esforos futuros. 3. Poderiam ser tomadas medidas para declarar qualificados apenas os trabalhos cujos autores tivessem conhecimento da matria aparecida nas publicaes do sistema, e que tivessem decidido, eles prrios, a conformarem-se s normas estabelecidas. Seria dispensada, desse modo, a procura de outras fontes, procura que equivaleria, verdadeiramente, de agulhas em palheiros. O sistema daria uma base slida Repblica das letras e das cincias e, ta mbm, um meio de impor suas leis organizadoras, a exemplo do esporte que, pela desclassificao, e apenas por tal meio de coao, conseguiu fazer suas regras respeitadas. 4. Pode-se considerar mais, teoricamente, tambm. As bibliotecas de todo o mundo, representando os leitores, e as Associaes cientficas que produzem ou controlam as publicaes dos autores se uniriam em uma vasta cooperativa: de produo-venda, para uns, de consumo-compra, para outros. Seriam assim resolvidas as incertezas quanto ao financiamento mnimo das publicaes, essenciais que so para assegurar a marcha da Cincia.

IV PERIDICOS. REDAO E APRESENTAO DE MEMRIAS

1. O lugar eminente que ocupava outrora o livro veio a ser ocupado pelo peridico. Diz-se que h, pelo menos, 30 000 peridicos nos quais so lanados artigos, anlises e relaes de obras, informaes. 2. Esta massa considervel destina-se a ser recebida, estudada bibliograficamente, catalogada, analisada, conservada, distribuda leitura, lida e incorporada aos instrumentos gerais de documentao. Desnecessrio dizer que todo o progresso de que suscetvel o preparo e emprego desse material de natureza a acrescer-lhe o rendimento. 3. Este progresso pode firmar-se sobre cada um dos elementos: ttulos, sumrios e tabelas; contedo das matrias tratadas, abreviao dos ttulos; datas; modo de citao dos peridicos; medio em cceros ou extenso das linhas; composio; caracteres tipogrficos; paginao; grandes rubricas ou ttulos coletivos; distino em parte oficial ou no oficial; ilustraes; resumos dos artigos em diversas lnguas; resumo junto ao impresso; sumrios e ndices; publicidade; anncios, classificao e ndices. Estes vinte pontos foram objeto de observaes, de comparaes e de recomendaes. desejvel que se tornem gerais, universais e que o Congresso elabore, do ponto de vista documental, um modelo de peridico, sujeito sempre a revises e a modificaes, propondo-o livre crtica geral no obstante sua condio de melhor e mais racional modelo do que se deveria realizar. 4. Um grande progresso de se esperar da indicao do peridico no somente como uma entidade documental independente, mas, tambm, como elemento de um conjunto maior (Sistema de publicaes e Enciclopdia documental).

V AS NOVAS FORMAS DE DOCUMENTOS: FOTOS, FILMES, DISCOS 1. Os documentos prendem-se a um conjunto de sinais: visuais, uns; auditivos, outros. Todos os sentidos do homem poderiam ser utilizados para esse fim (Ex. a escrita ttil dos cegos). Porm, na realidade, apenas a vista e o ouvido deram lugar a desenvolvimento no qual se associam, constantemente, entre si. Um texto a visualizao de caracteres que evocam o som da palavra; o cinema falado faz ver e ouvir, simultaneamente, no que est com a radiofonia prestes a aliar-se televiso. 2. Documentao, daqui para o futuro, cabe tirar as concluses destes fatos e da extrema significncia que tomaram na realidade social. O livro de hoje, em relao ao livro de ontem, pode ter conservado seu lugar, porm, foi desalojado da posio quase exclusiva que ocupava no tempo em que Livro e Bblia eram, por assim dizer, equivalentes. 3. No novo conjunto, o microfilme (fotomicrofilme) est prestes a ocupar todo um setor. Em bobinas ou em plaquettes, j reunidas em apreciveis colees; com minsculos aparelhos para a filmagem e outros para a projeo, o microfilme vai modificar as prprias condies da organizao documental. Os trabalhos originais, acompanhados da confusa, mas utilssima aparelhagem de suas ilustraes, mapas, diagramas, anexos, etc., no mais sero reduzidos de modo a torn-los cabveis no limitado espao dos peridicos. Confiados aos Centros de Documentao e por estes atestada a data cientificamente certa, estes trabalhos l ficaro depositados, prontos a serem reproduzidos por filmes (eventualmente por cpias fotostticas ampliadas), a qualquer pedido. Os grandes centros podero limitar-se ao anncio bibliogrfico dos trabalhos neles depositados. Disso resultar um auxlio extraordinrio aos trabalhos de especializao dos quais, embora interessando a grupo reduzido, o progresso geral da cincia depende. 4. Em todos os sentidos, o desenvolvimento deve ser esperado. Com as mquinas para compor e com as grandes impressoras tornou-se necessrio trabalhar tendo em vista a quantidade, em detrimento da qualidade. Pela cpia fotosttica (reflectografia), pelos processos econmicos do decalque, pelos processos da duplicao colorida (Fordigrafia), podem-se conceber edies sem inverso de grande capital. Os meios de reproduo oferecem, assim,

todas as possibilidades de uma curva ascendente, de um exemplar significativa tiragem de milhes de exemplares, por meio de clichs metlicos. 5. Progride, por outro lado, a gravao do som (fonografia). Fazem-se verdadeiros fonogramas empregando-se material, de to leve peso que se pode exped-los como correspondncia ou carta. Um passo a mais no sentido do progresso: o escrito pode, assim, ser lido, digamos, como aumentado por uma lente. Desse modo, seriam substitudas a escrita e a leitura natural pela transcrio artificial da palavra em sinais arbitrrios. A entonao viria juntar-se articulao. Bastaria, ento, um aparelho que transformasse a palavra falada em um texto escrito foneticamente, desembaraado, por conseguinte, de toda ortografia e de toda etimologia. A estenografia conduziu a esse estado e j possui mesmo mquinas especiais (estentipo). 6. Que se concentrem as invenes, que sejam dirigidas para fins elevados, definidos e propostos antecipadamente; que se aumentem os prmios reservados para a multido de interessados pelas iniciativas, e ento novas maravilhas se realizaro. A telecomunicao assumiu a posio de pioneira. Amanh ser ela seguida pela teledocumentao. Viso artificial! 'Um dia, dizia Hetzel, h mais de um sculo, o lenhador sentado diante de sua choupana, na floresta, poder ler os livros que lhe sero enviados por um sistema de bibliotecas. Hoje em dia, eis realizada a predio! Diremos, por nossa vez, Um dia, bastar fazer mover pequenas agulhas, sobre um quadrante numerado de um mostrador, para ler, diretamente, as ltimas informaes dadas pela Enciclopdia Mundial, disposta como um centro de irradiao contnua. Esse ser o livro que, contendo todos os assuntos, estar disposio do universo.'

VI DOCUMENTO ISOLADO E CONJUNTO DE DOCUMENTOS 1. Todo documento o resultado de mltiplas operaes e combinaes. Na sua elaborao so aproveitados todos os estgios do processo de documentos anteriores para prolong-los em novos documentos; todos os elos das cadeias so interdependentes e solidrios. Sob um primeiro aspecto, o documento existe de per si, nele prprio encontra seu fim; porm, sob um segundo aspecto, parte da totalidade documental. Assim, s operaes de reduo, impresso e edio sucedem-se as operaes complementares de bibliografia (catalografia), de insero nas colees, de dissecao do contedo do documento e sua posterior incluso nos arquivos, de coordenao dos dados a serem distribudos por seus respectivos conjuntos. 2. O estabelecimento de ligaes entre estas operaes trar o auxlio de umas realizao das outras. Parece, at agora, que as aes de produzir um livro, conserv-lo para utilizao, examin-lo bibliograficamente, analis-lo e dissec-lo no seu contedo ideolgico, tm permanecido no mbito exclusivo de trs ordens de atividades mantidas separadas: autor e edio, biblioteca, centro de documentao (stricto sensu). A distino pode estar de acordo com a diviso do trabalho, mas no deve ir ao extremo da compartimentao estanque. As regras documentais devem, ento, constituir uma unidade, sendo cada uma delas regida pelas outras.

VII AS CINCIAS. CONSTRUO E RECONSTRUO. SNTESE 1. Conforme seja o documento considerado em si mesmo ou em sua relao com o conjunto de documentos, dar-se- uma mudana de ponto de vista. Esta mudana ser tanto mais

sensvel se da considerao dos documentos passar-se considerao da Cincia da qual so expresso. 2. O problema do crescimento contnuo e rpido das cincias prope, hoje, outro problema, qual seja a assimilao rpida e fcil dos conhecimentos. A Cincia, a Tcnica, a Economia so suscetveis em si mesmas de simplificaes apreciveis no trabalho da reduo do complexo ao simples, da multiplicidade unidade, do particular ao geral. H nisso uma obra paralela ao crescimento propriamente dito: trata-se de construir e de reconstruir o edifcio, tando em vista o fim maior, ou seja, que o esprito, ao invs de ser colocado diante de uma multiplicidade de disciplinas, sem relaes claras entre si, se veja diante de uma cincia universal, fundada sobre mtodos tambm universais. Surgem a as exigncias da sistematizao e da sntese, que conduzem a colocar acima de milhes de particularidades e sobre diversos estgios de seus agrupamentos, algumas centenas de leis ou proposies gerais, tendo em vista, constantemente, sua reduo em nmero. Paralelamente, h a complexidade de nossa civilizao, de nossas mquinas e instrumentos cientficos, de nossa educao, alm da de nossa cultura, que podem ser simplificadas. 3. Sabemos que o livro permitiu a edificao de nossas cincias, cujos arcabouos so imensos; melhor compreendido, mais aprofundado em sua estrutura e em seus meios de expresso, o livro chamado a desempenhar papel capital se tivermos em conta sua prpria evoluo. Principiou-se com a produo de livros sem diviso, sem paginao, sem ndice, sem sumrios, sem ttulo mesmo (incipit dos manuscricos). A estrutura interna das diversas espcies de livros cresceu extraordinariamente por disposies empricas e frequentemente fantasistas. Entretanto, em todos os setores do conhecimento, sob o imprio de necessidade basilar viu-se a produo de uma variedade de formas intelectuais, lembrando, sobretudo, o que foi observado na literatura. A exemplo do ocorrido com os gneros literrios, nasceram formas de exposio cientfica cada vez mais precisas, mais coerentes, mais entrelaadas. Imaginemos uma lei, uma conveno articulada, um diploma com suas obrigaes, um quadro de observaes econmicas, um grfico de organizao industrial. 4. Todo fato, toda idia, toda teoria suscetvel de revestir-de de uma forma escrita, desenhada, simbolizada, que corresponde a essa necessidade de construir o mais complexo partindo do mais simples. A matemtica disso fornece um primeiro exemplo: suas frmulas so poderosos meios de condensao. O esquema fornece um outro exemplo, bem como os meios intensivos de representao e visualizao. H, enfim, todo um futuro entrevisto nas mquinas selecionadoras e calculadoras automticas, que oferecem tipos de uma potncia j extraordinria e prestes a generalizar-se.

VIII A ENCICLOPDIA 1. antiqussima a idia da Enciclopdia: os tratados de Aristteles, as Smulas na Idade Mdia, a obra de Diderot e dAlembert, as as publicaes enciclopdias modernas. Uma nova concepo proposta, presentemente, aos esforos de todos. Trata-se de, como complemento aos livros e aos documentos - que so individuais - e utilizando-os, congregar todas as foras na realizao do Livro universal, o que vale dizer, na realizao de um conjunto estruturado cujos quadros possam receber, de maneira nica, sem repeties, sem lacunas, numa ordem uniforme de classificao, os dados provenientes de todas as fontes, englobadamente consideradas. Uma Soma das Somas (Summa Summarum). Teria duas partes a Enciclopdia Universal: A) Documental: sob esta forma, que seria a de um quadro nico, infinitamente particularizado, no interior do qual, em suas divises, cincia por cincia, viriam ocupar seu lugar, de maneira

quase automtica, os dados constantemente atualizados pelo sistema de publicaes referentes a cada disciplina. B) Sistemtica: sob esta forma, que seria um quadro anlogo ao anterior, no qual, porm, teria lugar apenas uma srie de exposies, tabelas, apresentando de maneira sistemtica, coordenada e visualizada, os dados essenciais de cada ramo do conhecimento. A obra essencial do organismo diretor da Enciclopdia seria assegurar a instituio desses quadros expositivos. A esse orgo diretor, sua cooperao, competiria fazer com que, sem lacunas, sem duplicidade e sem desproporo, todo o contedo essencial da Enciclopdia documental, alimentada automaticamente, como se disse, fosse realmente expresso de maneira sinttica, pela aplicao do mtodo adequado. 3. Os que do livro se utilizassem seriam colocados, assim, diante de um instrumento nico, disposto em uma nica ordem. A elaborao do livro far-se-ia de maneira contnua, graas ao sistema de fichas (folhas, pastas, classificadores): combinar-se-iam os quadros sintticos e os dados de atlas com os repertrios analticos formados pelo desbastamento dos materiais da enciclopdia documental. A obra seria comum s grandes Associaes Internacionais de cada especialidade e s grandes Administraes nacionais de cada pas. 4. A Enciclopdia deve ser uma obra, no transitria e acabada, porm, sempre em via de complementao, de reviso e de refuso; deve ser a prpria imagem do pensamento e da realidade, que esto perpetuamente em movimento, em crescimento e em transformao. 5. Assim concebida, a Enciclopdia apresenta-se como o coroamento e o vnculo do sistema de publicaes por intermdio do qual seria facultado a todos nela fazer inscrever seus prprios dados. Depois das Enciclopdias nacionais, a Universal, pode-se conceber, exerceria para todos as funes de um livro universal de referncias. Depositada nos Centros de Documentao poderia consult-la quem o quisesse fazer, a qualquer momento, com a conseqncia cultural e social de que suas idias, seus sentimentos, suas atividades seriam profundamente afetadas. A Humanidade possuiria seu instrumento de medida intelectual. (Ver a recente exposio feita, em Londres, Royal Institution, por H.G. Wells, sobre a necessidade social e internacional da Enciclopdia Mundial). Uma parte da Enciclopdia compreenderia, atualizados, os standards os melhores tipos que, em todas as matrias, a tcnica e a economia social permitem propor iniciativa de todos: a codificao da marcha dos conhecimentos, constituda pelos votos e resolues dos grandes congressos.

IX A DOCUMENTAO ADMINISTRATIVA 1. As populaes tornadas mais numerosas, seus meios mais complexos, sua interpenetrao e interdependncia maiores, foroso , ento, para evitar o caos na sociedade humana, nela conseguir a realizao de mais ordem. Esse objetivo diz respeito Administrao do Estado, da Profisso, do Capital, das Associaes. Tal empreendimento numa sociedade que, incessantemente, se economiza, se industraliza, se intelectualiza, se universaliza, se planifica, no realizvel a no ser pela documentao. 2. Tem-se conscincia desse papel da documentao ao considerar-se os mltiplos fatores que entram em jogo na administrao e que se podem exprimir por esta frmula: Para o fim (A), definido e desenvolvido segundo o plano (B), repartido circunstanciadamente no tempo e no espao, de acordo com o programa ou oramento (C), na execuo das ordens e instrues (D), conformando-se aos mtodos (E), submeter-se a matria e os objetos (F), a uma srie de operaes (G), fazendo neles intervir os agentes pessoais (individuais ou coletivos) (H), os agentes materiais (matrias, foras, propriedades) (I) e as mquinas e utenslios ou instrumentos (J) , de maneira a obter os produtos ou resultados (K), destinados a integrarem-se no conjunto (L) .

3. A Documentao intervm em cada um desses onze fatores e liga-os, sem interrupo, em um ciclo. Para tal fim, desenvolveram-se certos instrumentos documentais como o Plano geral de organizao (harmonograma); a Classificao geral das matrias; o Manual geral de instrues; o Relatrio permanente; as Frmulas coordenadas; o Registro contnuo de dados administrativos em pastas, registros mveis e fichrios de assuntos. A Contabilidade ordena-se de tal modo que conduz a um balano permanente, do qual surge a Estatstica. Balanos e estatsticas agrupados de escalo em escalo, devem englobar as formas nacionais e mesmo as mundiais, conduzindo previso, por intermdio do sistema oramentrio. A Documentao tcnica ou cientfica, a todo momento, liga-se Documentao administrativa. 4. Pela documentao organizada, a Administrao torna-se mais consciente e pode fazer seus servios conhecidos a seus administrados. As publicaes editadas em sistema, para isso contribuem, repousando todas sobre os prprios documentos internos. O uso de cartazes e grficos, por seu turno, constitui grande meio de publicao. Pode-se conceber, tambm, um estabelecimento pblico, de um novo tipo, consagrado, em todos os pases, exposio permanente dos assuntos relativos Nao, colocando, sob os olhos do pblico, suas imagens vivas, tais como surgem das fontes administrativas e das cientficas (generalizao, permanente, do que j comeou a ser feito nas exposies). 5. Um problema prope-se: o Arquivo Universal. Tal arquivo pode ser concebido pela documentao administrativa da mesma maneira pela qual a Documentao mundial concebida pela documentao cientfica. Seria ele, tambm, uma estrutura destinada a receber todos os dados, manuscritos, datilografados, estenografados, em stencil ou impressos, que digam respeito mesma administrao O Arquivo Universal seria o instrumento unitrio indispensvel a uma Administrao desejada eficiente, progressista e coordenada. Seria o meio do qual se utilizaria para conceber, nitidamente, os princpios, o mtodo, o plano de sua ao; seria o meio de exercer sua direo, sua impulso e seu controle sobre todos os seus ramos e sobre os funcionrios que lhes forem necessrios. O Arquivo conduziria ao equipamento de uma verdadeira 'cabine de direo', colocando disposio dos chefes a aparelhagem que outras cabines de comando e de pilotagem (navios e avio, 'dispatching system', quadros das centrais eltricas) nos fazem imaginar.

X OS MUSEUS E A DOCUMENTAO 1. Ao lado dos textos e imagens h objetos documentais por si mesmos (Realia). So as amostras, espcimes, modelos, facsmiles e, de maneira geral, tudo que tenha carter representativo a trs dimenses e, eventualmente, em movimento. O desiderato do de visu acrescenta-lhes a importncia. 2. Com objetos formam-se colees de que se originam Museus. Existem-nos, atualmente, de tudo: guerra, marinha, indstria, agricultura, histria, poltica, histria das Cincias, todas as formas da tcnica, do trabalho e da arte. Relacionaram-se 2 000 museus, apenas nos Estados Unidos; os maiores e mais conhecidos so representados, em outros pases, pelo Louvre, pelo Conservatrio de Artes e Ofcios, pelo British Museum, pelo Science Museum, pelo Deutsches Museum e pelos museus russos. Em nossa poca, de extraordinrio crescimento do saber e da atividade humana, compreendeu-se ser necessrio fornecer material de estudo aos pesquisadores, s pessoas medianamente cultas, documentao sistemtica e vises panormicas de aspectos das cincias e do trabalho que, doutro modo, permaneceriam, para elas, domnios impenetrveis. 3. Nas recentes realizaes dos Museus, procura-se unir a realidade concreta objetivamente apresentada, ou fotograficamente reproduzida, aos textos explicativos, aos quadros sinticos, genealgicos e cronolgicos; s cartas, aos esquemas abstratos. Montagens e mecanismos

simplificados mostram o movimento e produzem efeitos sob influncias de causas. Encontramse nelas reconstituies histricas, experincias ligadas s demonstraes; a realidade atual completada pelo prolongamento no futuro, antecipao; a prtica unida teoria. Os Museus so, assim, criadores e no mais simplesmente, colecionadores e conservadores; apresentam conjuntos. Toda uma tcnica de apresentao (mostra) nasceu. Passem os visitantes pelas salas, venham os objetos oferecer-se sua apreciao animados por transportadores diversos: vitrinas giratrias, tapetes rolantes, a documentao objetiva a est em ao. o nascimento da Museografia. 4. Relacionada ao Museu, embora temporria, a Exposio, aqui especializada e nacional, ali internacional e universal, imensa acumulao de objetos que ilustram textos, dado o valor das vistas animadas. Acreditou-se ter a Exposio Universal terminado seu ciclo de vida depois de 1900. Ela renasce: Bruxelas, Paris, New York, Roma; completa-se pelas feiras de amostras, uma ponte lanada para os Museus. A Exposio da Romanidade que festejar este ano (1937) o bimilenrio de Augusto, ir, diretamente, enriquecer o Museu Imperial. 5. Duas ordens de fatos se apresentam. O Museu tornado criador v reproduzir-se alhures a obra de reunio e exibio que realizou. Por outro lado, o processo de esboo e de moldagem fez progressos tais que se dispe, presentemente, de um meio de reproduo de documentos, a trs dimenses, evocando as propriedades multiplicadoras da impresso grfica. 6. Nasceu, enfim, a concepo do Museu Documental universal. Em face dos objetos, de sua apresentao e verificao, deve ser o Museu o que a Enciclopdia para os documentos grficos que por ele so, tambm, largamente utilizados. (o Museu Mundial, o Mundaneum e sua Rede Universal proposta).

XI OS ORGANISMOS DE DOCUMENTAO. BIBLIOTECA. CENTRO DE DOCUMENTAO 1. Para efetuar as operaes de documentao, para conservar o documento, foram criados organismos. H as Bibliotecas, os Arquivos, os Centros de Documentao, os Museus. So os grandes depsitos de tesouros intelectuais da Humanidade. considervel seu nmero. Anurios internacionais, cada vez mais completos, deles se originam. 2. O desenvolvimento histrico deu lugar ao aparecimento de organismos distintos e de numerosas separaes arbitrrias. Seria racional, em princpio, separar, de um lado, as funes e especializaes documentrias e, por outro lado, examinar a possibilidade de v-las exercidas por um organismo-tipo, nico em cada pas, em cada localidade, ainda que diversamente dividido. 3. Na realidade, a isso opem-se obstculos, pelo menos no que concerne s grandes instituies; porm, vista das religies, dos reagrupamentos de organismos ocorridos nestas ltimas dcadas, fica-se surpreendido com o movimento de concentrao que se opera nos domnios cientficos, como nos da economia e nos da poltica. A concepo centro-ramosredes (centre-branches-rseaux) impe-se por toda parte. 5. Parece que, para os organismos de menor desenvolvimento, a distino, pelo menos entre Biblioteca e Centros de Documentao, tende a desaparecer. A Biblioteca, particularmente quando especializada, chamada a assumir o papel dos Centros no que concerne bibliografia, ao preparo e anlise dos documentos, e at mesmo sua publicao. Os Centros de Documentao formam, em seu seio, colees de livros que, por seu turno, constituem Bibliotecas.

6. De qualquer modo, em inmeros pases j se traaram - e realizaram-se mesmo - planos inspirados numa Poltica de Bibliotecas e de Documentao. Esses planos tendem a instaurar um sistema geral e ao mesmo subordinar, com maior ou menor autonomia, os organismos documentrios do pas.

XII AS ASSOCIAES INTERNACIONAIS E A DOCUMENTAO 1. O fato de que a documentao secundria em relao ao pensamento que ela exprime, o qual primrio, conduz, como conseqncia do melhoramento na apresentao e na publicao dos trabalhos cientficos, melhoria necessria de todas as operaes documentais posteriores. 2. Nas condies atuais, a produo cientfica, particularmente a dos documentos, livre, salvo excees. Vela-se ciumentamente sobre essa situao que tantos esforos custou no correr do tempo; entretanto, no prprio regime de liberdade, assistimos interveno de Associaes cientficas, de academias e, nos nveis superiores, a das associaes internacionais (Congressos, Federaes, Institutos, Comisses). 3. Constantemente intervm acordos nos planos de pesquisa e de trabalho. Paralelamente, so elaboradas recomendaes, regras, cdigos mesmo, que determinam os mtodos comuns a seguir. Assim, os cdigos ou regras dos Congressos Internacionais de Zoologia, Botnica, Paleontologia, Fisiologia, Fotografia, Imprensa peridica, Sociedades de Arqueologia. 4. grande o interesse de ver elaborado 'um cdigo geral de documentao', por intermdio de partes desses diversos cdigos, comuns a todos os ramos, ou suscetveis de se tornaram.

XIII A ORGANIZAO MUNDIAL 1. Poucos domnios da Cincia tm visto concretizar-se maior nmero de organizaes que a Documentao; no obstante, nela a organizao est ainda em estado fragmentrio e estgio elementar. O receio do 'grandioso' tem existido porque se podia duvidar dos fundamentos, ainda muito vacilantes, sobre os quais se deveria edificar, ou suspeitar que o funcionamento de um sistema geral pudesse constituir obstculo ao aparecimento e expanso de excelentes obras de menor envergadura. Este receio legtimo, legtima , tambm, a aspirao no sentido de uma ordem mais elevada. Aos esforos progressivos e desinteressados, como os que empreende este Congresso, compete conciliar este antagonismo, dispor um plano geral e prop-lo cooperao das boas vontades. 2. Considerada em toda a sua amplitude, a organizao apresenta-se em seis graus, firmandose sucessivamente sobre: a) O prprio Documento (livro, revista, jornal, filme, disco, etc). Organizao dos dados no interior de cada espcie de documento. b) Os exemplares de documentos relacionados com a matria a separar em colees (Bibliotecas, Filmotecas, Discotecas). c) Os organismos documentrios que tenham por finalidade reunir um conjunto de colees, de trabalhos e de servios. d) A ligao desses organismos entre si, por especialidade, por meio de interc&acird;mbio e de cooperao, de trabalho e de diviso de tarefa; a constituio de Redes de Documentao locais, regionais, nacionais, prolongando-as em uma Rede Universal e mundial.

e) A correlao da documentao com as outras funes do trabalho intelectual (a pesquisa, o ensino, a cultura, as aplicaes cientficas e sociais. f) A correlao do trabalho intelectual e da Documentao, que fazem parte, com a Organizao Universal, das relaes entre os povos (relaes econmicas, sociais, polticas, culturais).

XIV A REDE DE DOCUMENTAO UNIVERSAL 1. O problema fundamental da documentao, no momento atual, o estudo metdico das condies sob as quais pode ser concretizada a Rede Mundial de Documentao Universal. Este estudo dever ser seguido de sua realizao. Esta, na verdade, j foi iniciada e toda experincia que traga ir servindo ao aperfeioamento do estudo do prprio mtodo. 2. H trs fases ou momentos a considerar: a) De incio surgem invenes, disposies particulares, isoladas, cada qual constituindo um progresso em si mesma, no tendo, porm, relaes umas com as outras. b) A seguir, passa-se fase de cooperao, os elementos do mtodo aproximam-se, so aplicados aos diversos domnios, em diversos lugares. Formam-se, assim, como que ilhotas de entendimento. c) Segue-se a conscincia de que, da falta de generalizao suficiente o progresso limitado, paralisado mesmo; que no se pode atingir os altos resultados entrevistos. Teoricamente, o esprito integra os elementos; ultrapassa os limites e constri um mtodo e um sistema geral. 3. Pode-se representar a organizao terica como um bloco cujos alvolos se prestam a realizar a concentrao dos esforos segundo trs direes: vertical, horizontal e longitudinal. A cada uma dessas direes corresponderia uma das trs bases: a) a matria (sujeitos, cincias, tcnicas das quais trata a documentao); b) a espcie de forma ou de operao documental sob a qual tratada a matria (composio, original, publicao, reproduo, edio, biblioteca, bibliografia, arquivos, enciclopdia, museografia); c) o lugar, a rea local, regional nacional, internacional, continental ou mundial coberta pelo organismo que dirija a nova organizao. Uma soluo completa do problema conportaria aproximadamente 100 matrias, 9 formas de documentao, distinguidas sob os dois aspectos: o da produo e o da utilizao; 60 pases. 4. Poder-se-ia entrever um bloco, dividido, digamos, em 100 000 alvolos (pontos ideolgicos ou unidades de organizao) se fosse processado de maneira completa e levando em conta todas as dinstines. Tratar-se-ia, nesse momento, de proceder trplice organizao: a) Distribuir as funes inerentes Documentao universal entre certo nmero de organismos (existentes ou a criar) e conseguir que assumam seus servios e admitam seus colaboradores, com plena conscincia de que o conjunto repousa sobre o bom funcionamento de cada parte. b) Dar como base, ao conjunto, uma Conveno internacional determinando vantagens e prestaes e fixando as disposies mnimas de um mtodo comum. c) Consequentemente, pr em funcionamento a Rede Mundial de Documentao universal de tal maneira que cada membro possa ramificar-se, cooperar e utilizar, sejam quais forem sua especialidade, o local de sua residncia, o carter individual ou coletivo de sua prpria organizao.

5. Uma hierarquia de relao teria que se estabelecer entre os diversos centros da Rede e seus ramos, de maneira que essas ligaes operem nos dois sentidos: dos centros gerais aos centros especializados e vice-versa. Um organismo central, federativo e cooperativo deveria presidir ao bom funcionamento do conjunto. 6. Por meio de uma organizao baseada sobre tal esquema (cujas particularidades j foram estudadas) parece possvel atingir o fim ltimo que assim foi definido: Conservar incessantemente em movimento a extraordinria massa de dados documentais existentes, faz-la circular no organismo intelectual como o sangue circula no sistema arterial do corpo e vai levar alimento, renovao e vida s ltimas extremidades de seus ramos. Desenvolver e acrescer, incessantemente, o fluxo documental; fazer operar-se em seu seio, sem descontinuidade, uma purificao, uma simplificao, uma separao dos elementos teis da 'ganga', do errneo, do repetido. 7. Tudo no universo sugere os grandes movimentos cclicos: no firmamento, as rbitas percorridas, ininterruptamente, pelos astros; sobre a terra os ciclos da litosfera, da hidrosfera, da atmosfera. No seria necessrio elevar-se concepo de uma 'Bibliosfera' (a esfera do livro) ela mesma em movimento e inserida na 'Noosfera' (a esfera do esprito). Poder-se-ia determinar, assim, o ciclo: a) na base estaria o Mundo ou a Realidade; b) o Pensamento reconstri o Mundo e a Palavra d-lhe uma primeira expresso; c) os Documentos vm fixar o raciocnio ao mesmo tempo que lhe oferecerem um meio de desenvolvimento; d) os Documentos atravessam os diversos meios: as escolas, para ajudar a formao das inteligncias, os escritrios das empresas e das administraes, para ajudar a formao do plano de trabalho, das instrues, das ordens, prefigurao do que, mais adiante, na usina, na sociedade, dever ser criado e posto disposio de todos; e) realizada, assim, essa transformao, todo o ciclo recomearia, indefinidamente, num movimento desenvolvido de espiral em espiral: novo pensamento, nova descrio, novo projetar. Tal concepo seria a da documentao a um s tempo universal, perptua e dinmica.

XV CONCLUSO Nosso tempo testemunhou prodigiosas realizaes; aqui, para destruir pela guerra, l, para acumular riquezas em volume to considervel que a crise pode bloquear todos os intercmbios. Aproxima-se, porm, o tempo em que sero realizados outros prodgios, desta vez, para distribuir, entre todos, os bens criados e para elevar-se, alm disso, da matria ao esprito. Cabe Documentao para tal contribuir; a seus Congressos compete orient-la para esse fim. Os progressos podem ser espontneos, isolados ou devidos cooperao bilateral. Podem, tambm, ser dirigidos, generalizados, devidos a uma colaborao mundial. Seja como for, uma coisa parece certa: os Livros, os Documentos, conseguiram tornar efetiva entre os Homens uma espcie de pensamento coletivo do qual constituem o corpo material, o suporte e o meio. Razo pela qual o termo Documentao est, hoje em dia, indissoluvelmente ligado cadeia destes seis termos: Cincia, Tcnica, Cultura, Educao, Organizao social, Civilizao universal [1]

(*) Nota do editor: O pensamento de Paul Otlet foi trazido ao Brasil no incio do sculo pelo ento Diretor da Biblioteca Nacional Ccero Peregrino da Silva e influenciou a criao do Instituto Brasileiro de Bibliografia e Documentao, atual IBICT. Sua leitura oportuna, pois antev o impacto das ento recentes tecnologias de comunicao na atividade informacional. Consulte, tambm, a pgina do Professor Buckland , que 'descobriu' Paul Otlet por ocasio do centenrio da FID.

[1] Como subsdio, reportamo-nos aos trabalhos e publicaes do Instituto Internacional de Bibliografia e Documentao, s do Congresso Internacional de Bibliotecrios e de Arquivistas; ao Congresso Mundial das Associaes Internacionais, ao nosso 'Trait de Documentation' e ao relatrio que apresentamos ao Instituto Internacional de Cooperao Intelectual sobre a Organizao Mundial da Documentao.

3.2 Traduo da frase de indexao para linguagens de indexao Quando termina a primeira etapa da indexao, com o(s) assunto(s) j definidos em linguagem natural, chega o momento de inseri-lo(s) no SRI. Para isso, feita a traduo da frase de indexao para os termos da linguagem de indexao, o que significa transformar os conceitos selecionados em termos ou smbolos autorizados para represent-los no sistema. Quando indexamos um documento por assunto, ns o colocamos em uma ou mais classes, e cada classe deve ter um nmero ou rtulo, que so chamados termos indexadores. O conjunto desses forma a linguagem de indexao. H dois mtodos fundamentais de indexar o assunto de documentos: 1. Indexao por palavras utiliza termos empregados pelo autor na apresentao das suas idias, isto , as palavras encontradas nos ttulos ou nos textos dos documentos Ex: A palavra mandioca traduz uma determinada idia, um dado conceito, que tambm pode ser expresso pelas palavras aipim, macaxera. Uma indexao por palavras registrar os documentos pelos termos utilizados pelos autores, ou seja, na linguagem natural. O sistema indexar um documento sobre

mandioca e outro sobre aipim ( linguagem natural). Um exemplo tpico de indexao por palavra o ndice KWIC (Key Word in the Context), que utiliza ttulos dos documentos. O que acontece na recuperao de um documento cujo ttulo Feijo, angu e couve? A recuperao s pode ser feita atravs dessas palavras, mas o assunto do documento Costumes mineiros. O que acontecer com a recuperao deste documento? 2. Indexao por conceitos a indexao por conceitos pressupe a anlise de assunto do documento, a deciso sobre conceitos presentes no texto e a traduo destes em linguagem apropriada. Na indexao por conceitos, determinam-se os cabealhos a empregar, distinguem-se homnimos, controlam-se sinnimos, prevem-se relaes de eqivalncia, hierrquica e associativa. importante ressaltar que o indexador deve estar familiarizado com a linguagem utilizada no SRI, embora esta linguagem no deva influenciar a anlise de assunto dos documentos.