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Universidad Autnoma de San Luis Potos

Manual Tcnico del Portal


(seccin de aprobacin)

versin 2.0

Mayo 2009

Universidad Autnoma de San Luis Potos

Manual Tcnico del Portal de la U.A.S.L.P. (seccin de aprobacin)

ndice

Pgina

1. Introduccin. 2. Objetivo del Manual . 3. Quines deben de autorizar los contenidos en el Portal? .. 4. Elementos de la pgina principal del Portal UASLP.. 5. Cmo inicio sesin al sitio del Portal versin 2.0? 6. Mi Sitio en el Portal versin 2.0...... 7. Men de Usuario. 8. Acciones del Sitio, para que sirven?.........
8.1 Qu significa aprobar contenidos?............................................ 8.2 Cmo defino los derechos de aprobacin de una pgina?..... 8.2.1 Cmo apruebo el contenido de una pgina?.................. 8.3 Cmo defino los derechos de aprobacin de documentos?... 8.3.1 Cmo apruebo documentos?........................................... 8.4 Cmo defino los derechos de aprobacin de imgenes?....... 8.4.1 Cmo apruebo imgenes?................................................

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1 Introduccin

El Portal de la UASLP versin 1.0 est integrado tcnicamente de forma tal que permite que la informacin contenida pueda ser agregada, editada y/o eliminada por algunas personas designadas de diversas dependencias. Esto se pudo realizar a travs de la plataforma .NET en el lenguaje de programacin C Sharp. La plataforma .NET es una plataforma de desarrollo de software con especial nfasis en el desarrollo rpido de aplicaciones, la independencia de lenguaje y la transparencia a travs de redes. Esta tecnologa permiti centralizar informacin y descentralizar la operacin, facilitando la administracin y seguridad de los datos, al mismo tiempo que habilita la capacidad de la institucin para actualizar de una manera ms eficiente la informacin que contiene. De acuerdo al esquema anterior y en busca de promover el desarrollo de una nueva versin del Portal de la UASLP que permita mayor eficiencia, oportunidad y control en la actualizacin permanente de su informacin y que cumpla, adicionalmente, con los requisitos legales que la institucin tenga que observar con motivo de la Ley para la Transparencia y Acceso a la Informacin, se establece que el mantenimiento de este Portal debe de ser a travs de dos personas responsables por cada uno de los espacios asignados en dicho Portal.

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2 Objetivo del Manual


Este manual tcnico tiene por objetivo orientar y proporcionar una adecuada informacin sobre las herramientas disponibles para la aprobacin de contenidos en la versin 2.0 del Portal de la UASLP. Para poder aprobar contenidos el usuario deber de tener los derechos de aprobador. Estos derechos son solicitados a la Divisin de Informtica. Puede realizar esta peticin a travs de un memorndum en papel o bien va electrnica; solicitndolo al Dr. Felipe Pazos Flores, jefe de la Divisin de Informtica, cuenta electrnica fpazos@uaslp.mx, redactando en el memorndum el nombre completo del aprobador, su RPE y el nombramiento de este.

Envenos a la siguiente direccin electrnica soporte@uaslp.mx en caso de tener algn problema con su sitio o requerir asesora tcnica, le enviaremos la respuesta que solicita lo ms pronto posible.

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3 Quines deben de autorizar los contenidos en el Portal?


El Portal de la UASLP debe de ser administrado por el siguiente personal: Comit de Servicios de Internet: est conformado por un grupo multidisciplinario, entre la seleccin de funcionarios y especialistas en la cultura y tecnologa informtica, la docencia, los servicios escolares, diseadores, editores, bibliotecarios, investigadores, crticos, psiclogos, socilogos, y que tendra como funciones principales las siguientes: Definir conjuntamente con la Divisin de Informtica las polticas, normas, procesos, estructura, contenido lgico y nomenclatura en la creacin e integracin de los Sitios Web o Portales en la UASLP Difundir y supervisar el cumplimiento de las polticas, normas, procesos, estructura, contenido lgico y nomenclatura para promover y mantener la integridad, precisin, confiabilidad, proteccin y congruencia de la informacin de la UASLP. El Comit de Servicios de Internet no es la instancia que autoriza los contenidos del Portal. Divisin de Informtica: quien tendr como funciones principales las siguientes: Definir conjuntamente con la Comisin de Sitios Web o Portales las polticas, normas, procesos, estructura, contenido lgico y nomenclatura en la creacin e integracin de los Sitios Web o Portales en la UASLP Difundir y supervisar el cumplimiento de las polticas, normas, procesos, estructura, contenido lgico y nomenclatura para promover y mantener la integridad, precisin, confiabilidad, proteccin y congruencia de la informacin de la UASLP. Registrar los permisos y derechos de los responsables tcnicos y aprobadores de los sitios o subsitios del Portal: Capacitar en la herramienta del Portal a los responsables tcnicos y aprobadores. La Divisin de Informtica no es la instancia que autoriza los contenidos del Portal. Unidad solicitante de un sitio o subsitio WEB: es la unidad que solicita la administracin de uno o varios espacios en el Portal, la cual puede ser cualquiera de las dependencias de la UASLP, quien tendr como funciones principales las siguientes: Solicitar al Comit de Servicios de Internet el espacio requerido en un sitio o subsitios WEB en el Portal. Se fuera el caso, cumplir con los contenidos requeridos por el Comit de Servicios de Internet cuando se le asigne un sitio u subsitio WEB en el Portal. El director de la unidad solicitante deber designar un responsable de contenido de su sitio o subsitio WEB El director de la unidad solicitante deber designar un responsable de aprobacin de su sitio o subsitio WEB. La Unidad solicitante de un sitio o subsitio WEB es la instancia que autoriza los contenidos del Portal, a travs de su responsable de aprobacin. Responsable Tcnico de una Unidad en un sitio o subsitio WEB: el responsable tcnico deber contar con el perfil para el desarrollo de pginas WEB, tales como el conocimiento de herramientas de cmputo, el cual debe de cumplir con las siguientes funciones: La notificacin del responsable deber hacerse llegar a la Divisin de Informtica, solicitada por el director de su Unidad. En caso de cambio de responsable tcnico o de contenido, deber tambin de notificarse a la Divisin de Informtica. Y tendr el compromiso de capacitar a la persona que lo cubrir en estas actividades.

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Los responsables debern asistir a los cursos de capacitacin que regularmente pone a sus rdenes el Departamento de Servicios de Internet, dependiente de la Divisin de Informtica. As como a las reuniones informativas que peridicamente se realizan en este departamento. Cuando los responsables no tengan la asistencia requerida en los cursos de capacitacin, la Divisin de Informtica tendr la facultad de solicitar un nuevo responsable. Los responsables debern revisar sus contenidos en tiempo y forman segn lo establezca su dependencia. La notificacin del tiempo y forma que se establezca deber hacerse llegar a travs de un comunicado al Departamento de Servicios de Internet. Responsable de Aprobacin de una Unidad en un sitio o subsitio WEB: el responsable de aprobacin deber suministrar la informacin correspondiente para el espacio que le fue asignado, garantizando la veracidad de la informacin as como el mantenimiento de informacin vigente de acuerdo con las polticas, lineamientos y reglamento descritas en el manual de operacin del Portal. Adems debe de cumplir con las siguientes funciones: La notificacin del responsable deber hacerse llegar a la Divisin de Informtica, solicitada por el director de su Unidad. En caso de cambio de responsable de aprobacin, deber tambin de notificarse a la Divisin de Informtica. Y tendr el compromiso de capacitar a la persona que lo cubrir en estas actividades. Los responsables debern asistir a los cursos de capacitacin que regularmente pone a sus rdenes el Departamento de Servicios de Internet, dependiente de la Divisin de Informtica. As como a las reuniones informativas que peridicamente se realizan en este departamento. Cuando los responsables no tengan la asistencia requerida en los cursos de capacitacin, la Divisin de Informtica tendr la facultad de solicitar un nuevo responsable. Los responsables debern revisar sus contenidos en tiempo y forman segn lo establezca su dependencia. La notificacin del tiempo y forma que se establezca deber hacerse llegar a travs de un comunicado al Departamento de Servicios de Internet. El Responsable de aprobacin de un sitio o subsitio WEB es el responsable de autorizar todos y cada uno de los sitios y subsitios WEB de su Unidad.

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4 Elementos de la pgina principal del Portal versin 2.0


Los elementos que conforman el uso de la herramienta del Share Point Server en la pgina principal del Portal v 2.0 son los siguientes: (ver figura 1)

Figura 1

Men de idiomas: Cuando se crea una pgina SharePoint genera la misma plantilla en los idiomas que se hallan configurado, el contenido de estas plantillas deber ser llenado manualmente. Al momento de abrir el portal SharePoint verifica el idioma configurado en el navegador web, si este coincide con uno del sitio se mostrara en ese idioma, de lo contrario se mostrara en espaol. Opcionalmente por medio de este men se puede cambiar el idioma. Para que nos muestre ms idiomas debe de haber contenido aprobado en ellos. Barra de Navegacin: Despliega en forma consecutiva el(los) nombre(s) de la(s) pagina(s) a las que se ha introducido, posicionando al final de esta(s) el nombre de la pagina que finalmente se est consultando. rea de Men: En esta rea se mostraran vnculos a los subsitios y/o pginas del portal, para que sea visibles al pblico en general estos elementos deben de ser aprobados. Por lo cual el Responsable de Aprobacin debe de realizar esta actividad Inicio de Sesin: al presionar este botn, nos solicitar las credenciales de dominio (por ejemplo: usuario: uaslp\8506 y contrasea), al estar firmados nos mostrar elementos segn nuestros permisos al sitio. Seccin de enlace a medios de comunicacin y Seccin a enlaces a sitios externos: son las ligas a dependencias o programas institucionales - Son todos aquellos programas estratgicos en los que participa la institucin y le interesa promover entre el pblico en general, que de ellos son: Peridico Escenario, Revista Universitarios Potosinos, Radio universidad, Revista ciencia@sanluispotosi.mx, Universia, CONACYT, ANUIES, CUMEX, SEP.

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El diseo aplicado en la Seccin de Enlace a Medios de Comunicacin ser aplicado y visible solamente en la pgina principal del portal v.2.0 Y la Seccin a Enlaces a Sitios Externos ser fijo su espacio en cada uno de los sitios y/o paginas creadas en el portal v. 2.0, y con el fin de mantener el diseo utilizado en la pgina principal de la UASLP, no se permitir el empleo de pie de pgina definido por algn otro subsitio y/o pagina. rea de Contenido y WebParts: En esta rea podemos tener texto enriquecido (negritas, alineacin, color de fuente, tablas, etc.) e imgenes. Los WebParts son aplicaciones web incrustadas dentro de una pgina. Algunos ejemplos de WebParts son: Consulta de listas, Editor de texto enriquecido (enlaces a medios y enlaces externos), bsqueda o WebParts creados a la medida como actualidad universitaria o banner, eventos, avisos, cultura y noticias. Cualquiera de los WebParts anteriores se puede colocar en las pginas que se generen. Para que sean visibles al pblico en general estos elementos deben de ser aprobados, por lo cual el Responsable de Aprobacin debe de realizar esta actividad

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5 Cmo inicio sesin al sitio del Portal versin 2.0 e iniciar la aprobacin?
Para iniciar su sesin usted deber seguir los siguientes pasos: 1. Haber informado con anterioridad a la Divisin de Informatica la responsabilidad como aprobador. 2. Tener conectada su computadora a Internet 3. Acceder a un software de navegacin de internet (por ejemplo: Internet Explorer, Firefox, Opera, Safari, entre otros) y especifique la direccin URL (Uniform Resource Locator) http://www.uaslp.mx (ver figura 2)

Figura 2

4. Posicione el puntero del mouse en la palabra Inicio de sesin y presione el botn izquierdo del mouse. 5. En seguida aparecer un dialogo emergente (ver figura 3), que es el mtodo de autenticacin utilizado para la seguridad de la informacin. En este dialogo escriba su nombre de usuario y su contrasea y al final presione el botn Aceptar. No active Recordar contrasea ya que esta opcin mantiene grabada su contrasea en la computadora en la que esta accediendo al sitio. El nombre de usuario estar conformado bajo la siguiente estructura: nombrededominio\numerodeRPEdeltrabajador Usted puede confirmar con el responsable de tecnologas de informacin de su entidad el nombre de su dominio. No olvide poner la diagonal inversa despus del nombre del dominio

Figura 3

Al proceso anterior se le conoce como FRIMARSE AL SITIO

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Una vez que usted se Firm al Sitio, usted podr dar inicio a todas y cada una de las paginas creadas en el sitio o Subsitio del Portal para ser aprobadas.

6 Mi Sitio en el Portal versin 2.0


Mi Sitio en el Portal versin 2.0 es un sitio PERSONAL que se le proporciona por ser responsable de aprobacin de su unidad o bien por ser parte de la comisin del portal institucional. En el cual podr hacer uso de varias acciones. Mi Sitio de forma predeterminada contiene dos partes: un men denominado MENU DE USUARIO (ver figura 4) y segundo men denominado ACCIONES DEL SITIO (ver figura 5). Recuerde que para acceder a Mi Sitio usted primero debi de firmarse al sitio del portal v.2.0 (ver proceso en la pgina anterior)

Men de Usuario Figura 4 Acciones del Sitio Figura 5

Tanto el Men de Usuario como Acciones del Sitio se encuentran en la parte superior del Portal v 2.0. debajo de las cuatro fotografas del cabezal.(ver figura 6)

Figura 6

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Adems dentro de Mi Sitio usted tendr una Barra de Herramientas, que se encuentran en la parte superior del cabezal del Portal v 2.0. (ver figura 7)

Figura 7

De forma predeterminada en la Barra de Herramientas se muestran las siguientes acciones: Men Pgina, Men Flujo de Trabajo, Men Herramientas, Proteger para compartir borrador y Enviar a aprobacin. (ver cuadro de descripcin de conceptos en la figura 8) Descripcin de conceptos de la Barra de Herramientas Concepto
En SharePoint una pagina puede ser usada por varios usuarios de forma concurrente, para evitar que ms de un usuario este modificando un archivo al momento de editar o que mas de usuario puede hacer varias acciones en una pagina, el Men Pgina nos permite administrar de forma segura las paginas del sitio utilizado. Opciones del Men Pgina Los objetos de SharePoint estn configurados para seguir un proceso de autorizacin y esto es a travs de las opciones de proteger versin principal del men pgina y las opciones de este men: iniciar flujo de trabajo, publicar y enviar a aprobacin. Despus de elegir alguna de estas opciones muestra una pgina en la cual se pueden agregar comentarios y direcciones de correo para que estn enterados de los cambios realizados. Al iniciar el flujo de aprobacin se envan notificaciones por correo electrnico a los usuarios con el rol de aprobador y ellos tendrn habilitada la opcin de aprobar o rechazar.

Accin Men Pagina

Ilustracin

Men Flujo de Trabajo

Opciones del Men Flujo de Trabajo

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Men Herramientas

Permite establecer preferencias de configuracin, como por ejemplo, revisar ortografa, vista previa en nueva ventana, buscar elementos, historial de versiones, etc.

Opciones del Men Herramientas

Proteger para compartir borrador

Es una accin que al hacer uso de ella permite la publicacin de la pagina usada a los dems usuarios. Permitiendo con ello el uso de control de versiones de las paginas protegidas. Sin embargo la pagina aun no es liberada al sitio en Internet. Al crear o editar una pgina, quiz necesite enviarla para su aprobacin antes de que se pueda publicar. Si el sitio que la contiene tiene habilitada la aprobacin de contenido, las pginas se deben aprobar para ser publicadas. Si dispone de permisos de aprobacin, puede aprobar y publicar una pgina a la vez. Figura 8

Enviar a aprobacin

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7 Men de Usuario
Para acceder al Men de Usuario usted primero debi de firmarse al sitio del portal v.2.0 (ver 5.Cmo inicio sesin al sitio del Portal versin 2.0? pagina 9 de este documento). Para hacer uso del Men de Usuario debe posicionar el puntero del mouse sobre el nombre del usuario (ver figura 9) y pulsar el botn izquierdo del mouse.

Figura 9

El Men de Usuario despliega de forma predeterminada y de acuerdo a los derechos y permisos que tenga el responsable de contenido, responsable tcnico o personal de la comisin del portal institucional, las siguientes opciones descritas en la figura 10. La opcin Mi configuracin permite consultar y en algunos casos actualizar la informacin del usuario firmado al sitio utilizado, y para hacer uso de esta opcin debe posicionar el puntero del mouse sobre la opcin Mi configuracin del Men de Usuario y pulsar el botn izquierdo del mouse, y se desplegar la siguiente ilustracin (ver figura 11)

Figura 10

Dentro de esta opcin usted puede realizar los cambios en su configuracin segn los derechos que tenga asignados a su sitio. Se puede hacer uso de la etiqueta Mi configuracin regional posicionando el puntero del mouse sobre la etiqueta Mi configuracin regional y pulsar el botn izquierdo del mouse, y se desplegar la siguiente ilustracin (ver figura 12).

Figura 11

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Con la configuracin regional usted puede cambiar la forma en la que SharePoint muestra la fecha, los nmeros y el criterio de ordenacin del sitio. Tambin puede especificar la zona horaria estndar, el tipo de calendario, habilitar inclusive un calendario alternativo que ofrece informacin adicional sobre las caractersticas del mismo calendario, establecer la semana laboral, entre otros. La forma en la que se opera es la siguiente. Usted debe posicionarse a travs del uso de la tecla tabulador del teclado o bien posicionar el puntero del mouse en el cuadro de texto (ver figura 12) y pulsar el botn izquierdo del mouse, en el momento en que se encuentre dentro del cuadro de texto usted puede seleccionar con las flechas del teclado la opcin que mas le convenga. Cabe hacer mencin que todo esto es modificable si usted tiene los derechos correspondientes. De otra manera usted solo podr visualizar la configuracin regional de su sitio.

Figura 12

La opcin Iniciar sesin como usuario diferente permite iniciar una nueva sesin, dando por finiquito la del usuario actual y solicitando una nueva cuenta para accesar. Para hacer uso de esta opcin debe posicionar el puntero del mouse sobre la opcin Iniciar sesin como usuario diferente del Men de Usuario y pulsar el botn izquierdo del mouse, y se desplegar la siguiente ilustracin (ver figura 13) Por lo que al presentar el dialogo emergente (ver figura 13), que es el mtodo de autenticacin utilizado para la seguridad de la informacin. escribir el nombre de usuario y contrasea y al final presionar el botn Aceptar para cambiar de cuenta. Sin embargo si usted presiona el botn Cancelar el dialogo emergente cancelara dicha accin y su cuenta regresar hacer uso de su sesin al Portal v.2.0 Nota: No active Recordar contrasea ya que esta opcin mantiene grabada su contrasea en la computadora en la que esta accediendo al sitio.

Figura 13

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El nombre de usuario estar conformado bajo la siguiente estructura: nombrededominio\numeroderpedeltrabajador Usted puede confirmar con el responsable de tecnologas de informacin de su entidad el nombre de su dominio. No olvide poner la diagonal inversa despus del nombre del dominio Recuerde que el proceso de escribir el nombre de usuario y contrasea se le conoce como FRIMARSE AL SITIO La opcin Solicitar acceso consiste en enviarle un correo electrnico al administrador del sitio para solicitar permisos adicionales a los que actualmente tiene el usuario firmado. Para hacer uso de esta opcin debe posicionar el puntero del mouse sobre la opcin Solicitar acceso del Men de Usuario y pulsar el botn izquierdo del mouse, y se desplegar la siguiente ilustracin (ver figura 14)

Figura 14

La opcin Cerrar sesin permite cerrar la sesin, dando por finiquito la del usuario actual. Para hacer uso de esta opcin debe posicionar el puntero del mouse sobre la opcin Cerrar sesin del Men de Usuario y pulsar el botn izquierdo del mouse, y se desplegar la siguiente ilustracin (ver figura 15) Al presentarse el dialogo emergente, le preguntar si desea cerrar la pagina web que est viendo, si usted selecciona la opcin si (esto se realiza posicionando el Figura 15 puntero del mouse sobre la opcin si y pulsar el botn izquierdo del mouse) usted cerrar la sesin. En caso contrario si usted la opcin no (esto se realiza posicionando el puntero del mouse sobre la opcin no y pulsar el botn izquierdo del mouse) usted cancelar la peticin de cerrar la sesin, por lo que para regresar al sitio del portal deber posicionar el puntero del mouse sobre el icono de flecha izquierda del Men de navegador en uso y pulsar el botn izquierdo del mouse, este icono de flecha izquierda generalmente se encuentra en la parte superior izquierda del software de navegacin. La opcin Personalizar esta pgina permite SOLAMENTE al administrador del sitio, agregar, eliminar o actualizar elementos Web de la pagina seleccionada. Por lo que los usuarios que no tengan derechos sobre esta opcin, simplemente no les aparecer dentro de su Men de Usuario.

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8 Acciones del Sitio para qu sirven?


Para acceder a Acciones del Sitio usted primero debi de firmarse al sitio del portal v.2.0 (ver 5.Cmo inicio sesin al sitio del Portal versin 2.0? pgina 9 de este documento). Para hacer uso de Acciones del Sitio debe posicionar el puntero del mouse sobre el nombre del usuario (ver figura 16) y pulsar el botn izquierdo del mouse.

Acciones del Sitio es el rea en donde se presentan de forma predeterminada y de acuerdo a los derechos y permisos que tenga Figura 16 el responsable de aprobacin, responsable tcnico o personal de la comisin del portal institucional, las siguientes opciones descritas en la figura 17.

La opcin Editar pgina permite cambiar el contenido y elementos Web de la pagina seleccionada. Para hacer uso de esta opcin debe posicionar el puntero del mouse sobre la opcin Editar pgina de Acciones del Sitio y pulsar el botn izquierdo del mouse, al hacer esto se desplegar la siguiente ilustracin (ver figura 18) Nota: para saber cmo Editar pgina consulte la pgina 20 del Manual Tcnico del Portal (ver 8.1 Cmo Editar pgina?)

Figura 17

Figura 18

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La opcin Crear pgina permite disear elementos de presentacin, seleccionando un diseo por pagina a definir, su titulo y su descripcin URL. Crear pgina no permite crear paginas subsiguientes a esa pagina creada, que es el caso contrario de la Crear sitio. Por ejemplo si usted desea crear ms pginas dentro de la pagina en donde selecciono crear ms paginas simplemente se generaran en ese sitio en donde selecciono crear ms paginas La opcin Crear pgina es recomendable cuando esa pagina va a ser utilizada por un corto tiempo, por ejemplo, eventos, anuncios, ponencias, etc. o o bien cuando desean crearla para asignarle un hipervnculo por un corto tiempo. Para eliminar un(as) pginas creadas bajo esta opcin consulte la pgina 44 del Manual Tcnico del Portal (ver 8.8 Cmo Administrar contenido y estructura?). La opcin Crear sitio permite disear elementos de presentacin, seleccionando un diseo por pagina a definir, su titulo y su descripcin URL. Su manejo es muy parecido a la opcin Crear pgina, sin embargo en esta opcin si se permiten crear sitios subsiguientes al actual o bien permite crear paginas subsiguientes al sitio creado. Es recomendable utilizar esta opcin cuando usted desea que su informacin requiere de mas subsitios ya sea porque va a acopiar informacin de diferente clasificacin, o bien porque dentro este sitio existirn mas paginas. La opcin Ocultar barra de herramientas de edicin de pagina de acuerdo a los derechos y permisos que tenga el responsable de contenido, responsable tcnico o personal de la comisin del portal institucional, se activar esta opcin, la cual permite ocultar el estado y las opciones de edicin de esta pgina. La opcin Ver todo el contenido del Sitio muestra todas las bibliotecas y listas del sitio seleccionado. Esta opcin despliega de forma predeterminada tres carpetas como seccin de Bibliotecas en cada uno de los sitios seleccionados. De estos son documentos, Imgenes y paginas. Y las listas son desplegadas y de forma predeterminada bajo la estructura de tareas de flujo de trabajo. Para tener una descripcin ms a fondo de esta opcin consulte la pgina 35 del Manual Tcnico del Portal (ver 8.5 Cmo Ver todo el contenido del sitio?) La opcin Ver Informes, en esta opcin se pueden consultar todos y cada uno de los documentos del sitio y muestra una submen con las siguiente opciones: o Desprotegido por mi o Ultima modificacin realizada por mi o Pendientes de aprobacin o Mis tareas o Todos los borradores de documentos o Que se activaran durante los prximos 7 das o Que caducaran durante los prximos 7 das Todas y cada una de las opciones anteriores, despliega todos los documentos y paginas seleccionadas de acuerdo al criterio de la opcin. Para tener una descripcin ms a fondo de esta opcin consulte la pgina 36 del Manual Tcnico del Portal (ver 8.6 Cmo Ver Informes?)

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La opcin Configuracin del Sitio, esta opcin permite administrar la configuracin del sitio seleccionado. Como por ejemplo: dar de alta usuarios, asignar derechos a usuarios, organizar sitios y paginas, entre otros. Configuracin del Sitio muestra un submen de forma predeterminada con las siguientes opciones: o Modificar toda la configuracin del sitio o Personas y grupos o Modificar la exploracin o Modificar la configuracin de la biblioteca de paginas Para tener una descripcin ms a fondo de esta opcin consulte la pgina 39 del Manual Tcnico del Portal (ver 8.7 Cmo Ver Configuracin del Sitio?) La opcin Administrar configuracin y estructura es la interfaz del SharePoint que permite acceder a los archivos del sitio seleccionado, y resulta muy prctico para la comunicacin entre el usuario y el portal v.2.0 de la UASLP. Algunas de las funciones que maneja esta opcin son las siguientes: o Muestra, de acuerdo a los derechos y permisos que tenga el responsable de contenido, responsable tcnico o personal de la comisin del portal institucional, el rbol de coleccin de los sitios creados en el Portal v.2.0. o Cada sitio, presentado en el rbol de coleccin, contiene de forma predeterminada sus carpetas de documentos, imgenes, paginas y tareas de flujo de trabajo. o Al seleccionar un sitio en particular y dentro de l se pueden hacer las acciones de crear un nuevo sitio, pagina, lista, copiar, mover, eliminar, configuraciones del sitio, agregar a favoritos, mostrar recursos relacionados, entre otros.. De forma comparativa, esta opcin es como nuestro administrador de archivos, ya sea en una PC el explorador de Windows o bien en una MAC. Para tener una descripcin ms a fondo de esta opcin consulte la pgina 44 del Manual Tcnico del Portal (ver 8.8 Cmo Administrar Configuracin y Estructura?) Para hacer uso de cualquiera de las opciones anteriores debe posicionar el puntero del mouse sobre la opcin deseada de Acciones del Sitio y pulsar el botn izquierdo del mouse, al hacer esto se desplegar sus acciones correspondientes a la opcin seleccionada. Sin embargo antes de seleccionar las opciones de Editar pgina, Crear Pagina, Crear Sitio, Ocultar barra de herramientas de edicin de pagina, Ver todo el contenido del sitio, ver informes, configuracin del sitio y administrar configuracin y estructura, usted primero debe de confirmar y seleccionar la pgina a la que usted desea modificar. PARA SELECCIONAR LA PAGINA a la que usted desea modificar, puede hacerlo de las siguientes tres formas de seleccionar una pgina: Primer forma de seleccionar una pgina: posicionar el puntero del mouse en el rea de Men (ver Elementos de la pgina principal del Portal, pagina 6 de este manual), desplazarse hacia arriba o hacia abajo para ubicar la opcin del men a seleccionar. Una vez identificada la opcin del men a seleccionar presione el botn izquierdo del mouse. Sucesivamente vuelva a realizar el procedimiento de posicionar el puntero del mouse en el rea de Men desplazarse hacia arriba o hacia abajo para ubicar la opcin del men a seleccionar. Hasta que haya encontrado la pagina a la cual desea modificar.

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Segunda forma de seleccionar una pgina: ubicar en la Barra de Navegacin (ver Elementos de la pgina principal del Portal, pagina 6 de este manual) la pagina que desea modificar y presione el botn izquierdo del mouse (ver figura 19). Cabe mencionar que esta forma puede ser utilizada siempre y cuando se encuentre en la Barra de Navegacin la pagina a la que usted desea modificar de ser lo contrario deber optar por la primer forma de seleccionar una pgina o bien por la tercer forma. En la figura 19 se muestra que en la Barra de navegacin existen varias pginas: de ellas son Universidad Autnoma de San Luis Potos, la siguiente pagina sera Espaol, la siguiente Rectora, despus Pgina del Rector y por ltimo la pagina Plan Institucional de Desarrollo PIDE. Si el usuario quisiera posicionarse en la pgina de Rectora, tendra que posicionar el puntero del mouse en la Barra de Navegacin en la palabra Rectora y presionar el botn izquierdo del mouse para dejar seleccionada esa pgina.
Figura 19

Tercer forma de seleccionar una pgina: en el software de navegacin de internet (por ejemplo: Internet Explorer, Firefox, Opera, Safari, entre otros) especifique la direccin URL (Uniform Resource Locator) de la pagina a modificar, por ejemplo http://www.uaslp.mx/Spanish/Rectoria (ver figura 20)

Figura 20

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8.1 Qu significa aprobar contenidos?


Los contenidos son todos y cada uno de las especificaciones establecidas en un sitio o un subsitio, como lo son: las carpetas de documentos, imgenes, pginas y tareas de flujo de trabajo. Estos contenidos son generados de forma automtica una vez que se crea un sitio, subsitio o una pgina, consulte la pgina 44 del Manual Tcnico del Portal (ver 8.8 Cmo Administrar contenido y estructura?). Para poder ser visibles estos contenidos debemos de hacer uso de la opcin de Administrar configuracin y estructura, del botn de Acciones del Sitio, ver figura 21.

Figura 21

Al hacer uso de la opcin de Administrar configuracin y estructura, se despliega y se hace uso del rbol de coleccin, que contiene de forma predeterminada sus carpetas de documentos, imgenes, paginas y tareas de flujo de trabajo (ver figura 22.) Al seleccionar un sitio en particular y dentro de l se pueden hacer las acciones de crear un nuevo sitio, pagina, lista, copiar, mover, eliminar, configuraciones del sitio, agregar a favoritos, mostrar recursos relacionados, entre otros.. As como el de poder iniciar la aprobacin de contenidos.

Figura 22

Sobre la parte izquierda de la figura 22 observamos un men de sitios o paginas creadas en la pagina que seleccionamos. Para hacer uso de este men solo basta con posicionar el puntero del mouse sobre el men que queremos consultar y presionar el botn izquierdo del mouse. Esto nos remitir al contenido de ese men. Como se ha mencionado, en los contenidos de un Sitio, subsitio o pagina se encuentran documentos, imgenes, paginas y tareas de flujo de trabajo. El aprobar contenidos es entonces definir en cada uno de ellos esta aprobacin, actividad que realiza el responsable de aprobacin y para precisar en cada uno de ellos favor de referirse a los puntos 8.2, 8.3, 8.4 de este manual.

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8.2 Cmo defino los derechos de aprobacin de una pgina?


El contenido de una pgina se genera en la opcin de Editar una pgina, la cual se encuentra en el men de Acciones del Sitio (ver figura 21). Nota: para saber cmo Editar pgina consulte la pgina 20 del Manual Tcnico del Portal (ver 8.1 Cmo Editar pgina?) Al terminar de Editar Pagina el sitio puede contener texto, imgenes o archivos (tipo: ppt, doc, pdf, xls u otros) que se almacenaron en el servidor del Portal. Todos y cada uno de los textos, como las imgenes y los archivos deben de ser autorizados y tambien cada vez que haya modificaciones. Para definir los derechos de aprobacin del contenido de texto de una pgina debe de hacer uso de la opcin de Administrar configuracin y estructura, del botn de Acciones del Sitio, ver figura 21. Al hacer uso de la opcin de Administrar configuracin y estructura, se despliega y se hace uso del rbol de coleccin, que contiene de forma predeterminada sus carpetas de documentos, imgenes, paginas y tareas de flujo de trabajo (ver figura 22.) Sobre la parte izquierda de la figura 22 observamos un men de sitios o paginas creadas en la pagina que seleccionamos. Para DEFINIR LOS DERECHOS DE APROBACION DEL CONTENIDO DE LA

Figura 23

PAGINA SELECCIONADA se hace uso de la lista pagina, esa opcin se muestra en el men de la pagina seleccionada y solo basta con posicionar el puntero del mouse sobre la lista y pulsar el botn izquierdo del mouse (ver figura 23)

Una vez que se selecciono la lista pgina, sobre la parte derecha de la figura 24 observamos en la parte superior el men de opciones de la lista. Posicionamos el puntero del mouse y presionamos el botn izquierdo del mouse sobre la opcin Configuracin, para despus seleccionar la opcin de

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configuracin de lista, esto se hace posicionando el puntero del mouse y presionar el botn izquierdo del mouse sobre dicha opcin.

Figura 24

Cuando seleccionamos Configuracin de lista la herramienta nos remitir a una nueva ventana, ver figura 25. En esa nueva ventana debemos de seleccionar Configuracin del flujo de trabajo

Figura 25

Al seleccionar Configuracin del flujo de trabajo la herramienta nos remitir a una nueva ventana, ver figura 26. En esa nueva ventana debemos de seleccionar Aprobacin en paralelo, continuando con ello, en una nueva ventana la cual nos indicara que estamos cambiando la configuracin del

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flujo de trabajo y que por lo tanto debemos de buscar en la parte inferior de esta nueva ventana la opcin Siguiente, posicionando el mouse sobre esta opcin y presionando el botn izquierdo de este.

Figura 26

Una vez que seleccionamos la opcin Siguiente, nuevamente nos remitir a una nueva ventana, para que indiquemos la Firma del usuario que aprobar dicha pagina, ver figura 27, seguir paso nm. 1 y despus paso nm. 2 de la figura. Finalmente se debe de seleccionar la opcin Aceptar que se encuentra al final de esta nueva ventana.

Figura 27

Si usted desea definir ms de un usuario como aprobador, debe despus de seleccionar el paso nm. 2 debe agregar un punto y coma despus del nombre del usuario firmado, realizando

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nuevamente el paso nm. 1, y continuar despus con el paso nm. 2 y finalmente debe de seleccionar la opcin Aceptar. Una vez que se defini quien o quienes sern los aprobadores de dicha pagina, la herramienta nos remitir nuevamente a la siguiente ventana, ver figura 28. Y para terminar con esta aprobacin de pagina debemos posicionarnos y presionar el texto superior de la herramienta, en el ejemplo de la figura 28 seria Universidad Autnoma de San Luis Potos

Figura 28

Nota IMPORTANTE: Si esta pgina contiene ms subsitios debemos de realizar todos los pasos descritos anteriormente por cada una de las listas de pgina encontradas y poder as definir los derechos de aprobacin para los contenidos de cada una de las pginas generadas.

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8.2.1 Cmo apruebo el contenido de una pgina? Para aprobar el contenido de una pgina usted previamente debi de terminar de Editar pagina (para saber cmo Editar pgina consulte la pgina 20 del Manual Tcnico del Portal ver 8.1 Cmo Editar pgina?) Cuando el responsable Tcnico o de Aprobacin haya dejado de utilizar la opcin de Editar pagina, la herramienta le remitir la ventana que le presentar los nuevos contenidos adems de presentarle varias opciones para continuar con la aprobacin del contenido, ver figura. 29

Las opciones que se muestran para iniciar la aprobacin del contenido son pagina, flujo de trabajo, proteger para compartir como borrador y enviar a aprobacin, las cuales se describen en el Cuadro no. 1

Figura 29

Descripcin de conceptos de Opciones para aprobar contenidos Accin Concepto Ilustracin Pagina
En SharePoint una pagina puede ser usada por varios usuarios de forma concurrente, para evitar que ms de un usuario este modificando un archivo al momento de editar o que mas de usuario puede hacer varias acciones en una pagina, el Men Pgina nos permite administrar de forma segura las paginas del sitio utilizado. Opciones del Men Pgina

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Men Flujo de Trabajo

Proteger para compartir borrador

Los objetos de SharePoint estn configurados para seguir un proceso de autorizacin y esto es a travs de las opciones de proteger versin principal del men pgina y las opciones de este men: iniciar flujo de trabajo, publicar y enviar a aprobacin. Despus de elegir alguna de estas opciones muestra una pgina en la cual se pueden agregar comentarios y direcciones de correo para que estn enterados de los cambios realizados. Al iniciar el flujo de aprobacin se envan notificaciones por correo electrnico a los usuarios con el rol de aprobador y ellos tendrn habilitada la opcin de aprobar o rechazar. Es una accin que al hacer uso de ella permite la publicacin de la pagina usada a los dems usuarios. Permitiendo con ello el uso de control de versiones de las paginas protegidas. Sin embargo la pagina aun no es liberada al sitio en Internet, es decir AUN NO ESTA AUTORIZADA. Al crear o editar una pgina, quiz necesite enviarla para su aprobacin antes de que se pueda publicar. Si el sitio que la contiene tiene habilitada la aprobacin de contenido, las pginas se deben aprobar para ser publicadas. Si dispone de permisos de aprobacin, puede aprobar y publicar una pgina a la vez. Cuadro no.1

Opciones del Men Flujo de Trabajo

Enviar a aprobacin

El concepto de PROTEGER es el que se refiere a poder compartir una pgina, es decir un usuario que ha editado el contenido de una pgina para poderlo compartir con los usuarios que tienen derecho sobre esa pgina DEBERA DE ACTIVAR esta opcin, de lo contrario no podr permitir el que los dems usuarios vean los cambios en dicha pagina y adems mantendr el contenido de la pagina bajo su mando sin permitir que ninguna usuario inclusiva para hacer uso de ella. El concepto de DESHACER DESPROTECCION es el que se refiere a que el usuario pueda continuar con el contenido de la pagina bajo su mando, es decir ningn usuario podr hacer uso de la edicin de la pagina que tiene bajo su mando. El concepto de ENVIAR A APROBACION es el que se refiere a que el usuario, el responsable tcnico o bien el responsable de aprobacin, notifique que la pagina esta lista para ser aprobada, que despus de seleccionar esta opcin y atraves del correo de SharePoint se le remitir un correo a la persona que tiene los derechos de aprobacin en dicho espacio. Por lo tanto los pasos para iniciar la aprobacin del contenido de una pgina son los siguientes: 1.- Si usted es Responsable Tcnico o Responsable de Aprobacin usted deber seleccionar primero la opcin Proteger para compartir, si es que usted desea continuar con el contenido de la pagina sin haber terminado del todo el contenido pero lo quiere compartir con los dems usuarios.

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2.- Si usted es Responsable Tcnico o Responsable de Aprobacin usted deber seleccionar la opcin de Enviar a aprobacin, si es que usted desea que el contenido de esa pgina se autorizada y por lo tanto sea visible en Internet. Y una vez que selecciona esta opcin se le remitir a la ventana de Inicio de Aprobacin en paralelo, ver figura 30. Por lo cual usted debe continuar seleccionando la ocion iniciar. Espere en curso de la operacin y finalmente obtendr que ya se ha hecho el envio de la pagina, por lo tanto la opciones para continuar con la aprobacin han cambiado, ver figura 31.

Figura 30

Figura 31

Los pasos para aprobar el contenido de una pgina solo los puede ejecutar el Responsable de Aprobacin y son los siguientes: 1.- Una vez que el contenido se haya enviado a aprobar, entonces la opciones de aprobacin cambian, ver figura 31, para aprobar definitivamente el contenido usted debe de seleccionar la opcin Aprobar. Una vez que selecciona esta opcin se le remitir a la ventana de Tareas de flujo de trabajo: Apruebe e default, ver figura 32. Y usted debe de continuar seleccionando la opcin aprobar. Espere en curso de la operacin y finalmente obtendr que ya se ha aprobado la pagina y por lo tanto la pagina queda libre de opciones de proteccin, envos o de aprobacin, ver figura 33.

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Figura 32

Figura 33

2.- Si usted no desea aprobar el contenido usted debe de seleccionar la opcin Rechazar. Una vez que selecciona esta opcin se le remitir a la ventana de Tareas de flujo de trabajo: Apruebe default, ver figura 32. Y usted debe de continuar seleccionando la opcin rechazar e inclusive la oportunidad de escribir en el cuadro de Escriba los comentarios que desea incluir con la respuesta:. Espere en curso de la operacin y finalmente obtendr que NO se ha aprobado la pagina y por lo tanto la pagina queda libre de opciones de proteccin, envos o de aprobacin, ver figura 33.

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8.3 Cmo defino los derechos de aprobacin de DOCUMENTOS?


Los documentos que se pueden subir al servidor del Portal son los archivos de Windows Office y de preferencia versiones 2003 y 2007. Adems tambin se pueden subir documentos de Adobe Acrobat, que es lo ms conveniente para proteger los derechos del autor del documento. Los documentos se pueden subir al servidor en la opcin de Editar una pgina, la cual se encuentra en el men de Acciones del Sitio (ver figura 21, pgina 21). Nota: para saber cmo Editar pgina consulte la pgina 20 del Manual Tcnico del Portal (ver 8.1 Cmo Editar pgina?) Al terminar de Editar Pagina el sitio puede contener texto, imgenes o documentos (tipo: ppt, doc, pdf, xls u otros) que se almacenaron en el servidor del Portal. Todos y cada uno de los textos, como las imgenes y los documentos deben de ser autorizados y tambin cada vez que haya modificaciones. Para definir los derechos de aprobacin de DOCUMENTOS debe de hacer uso de la opcin de Administrar configuracin y estructura, del botn de Acciones del Sitio, ver figura 21 en pagina 21. Al hacer uso de la opcin de Administrar configuracin y estructura, se despliega y se hace uso del rbol de coleccin, que contiene de forma predeterminada sus carpetas de documentos, imgenes, pginas y tareas de flujo de trabajo (ver figura 31.) Sobre la parte izquierda de la figura 34 observamos un men de sitios o paginas creadas en la pagina que seleccionamos. Para DEFINIR LOS DERECHOS DE APROBACION DE DOCUMENTOS DE LA

Figura 34

PAGINA SELECCIONADA se hace uso de la lista documentos, esa opcin se muestra en el men de la pagina seleccionada y solo basta con posicionar el puntero del mouse sobre la lista y pulsar el botn izquierdo del mouse (ver figura 34)

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Una vez que se selecciono la lista documentos, sobre la parte derecha de la figura 35 observamos en la parte superior el men de opciones de la lista. Posicionamos el puntero del mouse y presionamos el botn izquierdo del mouse sobre la opcin Configuracin, para despus seleccionar la opcin de configuracin de lista, esto se hace posicionando el puntero del mouse y presionar el botn izquierdo del mouse sobre dicha opcin.

Cuando seleccionamos Configuracin de lista la herramienta nos remitir a una nueva ventana, ver figura 36. En esa nueva ventana debemos de seleccionar Configuracin del flujo de trabajo

Al seleccionar Configuracin del flujo de trabajo la herramienta nos remitir a una nueva ventana, ver figura 37. En esa nueva ventana debemos de seleccionar Aprobacin en paralelo, continuando con ello, en una nueva ventana la cual nos indicara que estamos cambiando la Figura 35 configuracin del flujo de trabajo y que por lo tanto debemos de buscar en la parte inferior de esta nueva ventana la opcin Siguiente, posicionando el mouse sobre esta opcin y presionando el botn izquierdo de este.

Figura 36

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Figura 37

Una vez que seleccionamos la opcin Siguiente, nuevamente nos remitir a una nueva ventana, para que indiquemos la Firma del usuario que aprobar dicha pagina, ver figura 38, seguir paso nm. 1 y despus paso nm. 2 de la figura. Finalmente se debe de seleccionar la opcin Aceptar que se encuentra al final de esta nueva ventana.

Figura 38

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Si usted desea definir ms de un usuario como aprobador, debe despus de seleccionar el paso nm. 2 debe agregar un punto y coma despus del nombre del usuario firmado, realizando nuevamente el paso nm. 1, y continuar despus con el paso nm. 2 y finalmente debe de seleccionar la opcin Aceptar. Una vez que se defini quien o quienes sern los aprobadores de dicha pagina, la herramienta nos remitir nuevamente a la siguiente ventana, ver figura 39. Y para terminar con esta aprobacin de

Figura 39

pagina debemos posicionarnos y presionar el texto superior de la herramienta, en el ejemplo de la figura 39 seria Universidad Autnoma de San Luis Potos

Nota IMPORTANTE: Si esta pgina contiene ms subsitios debemos de realizar todos los pasos descritos anteriormente por cada una de las listas de documento encontradas y poder as definir los derechos de aprobacin para los contenidos de cada una de las documentos generados.

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8.3.1 Cmo apruebo documentos?

Para aprobar un documento usted previamente debe de cargar el documento en el servidor del Portal. Para cargar el documento debe de hacer uso de la opcin de Administrar configuracin y estructura, del botn de Acciones del Sitio, ver figura 40. Al hacer uso de la opcin de Administrar configuracin y estructura, se despliega y se hace uso del rbol de coleccin, que contiene de forma predeterminada sus carpetas de documentos, imgenes, paginas y tareas de flujo de trabajo (ver figura 41.)

Figura 40

Figura 41

Sobre la parte izquierda de la figura 41 observamos un men de sitios o paginas creadas en la pagina que seleccionamos. Para CARGAR DOCUMENTOS EN LA PAGINA SELECCIONADA se hace uso de la lista documentos, esa opcin se muestra en el men de la pagina seleccionada y solo basta con posicionar el puntero del mouse sobre la lista y posicione el puntero del mouse sobre la lista de documentos y haga clic sobre el Selector de opciones (ver figura 42).

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Figura 42

Elija de esa lista de opciones Abrir vinculo en una nueva ventana. Al generarle una nueva ventana usted debe ubicar el men de este espacio, y elegir la opcin Cargar haciendo clic en el Selector de opciones de esa opcin, ver figura 43, eligiendo despus la opcin que ms le convenga ya sea Cargar documento o bien Cargar varios documentos.

Figura 43

CARGAR DOCUMENTO Al elegir esta opcin se le remitir a una nueva ventana, y en ella se podr buscar el documento que se desea cargar, esto se hace a travs de la opcin examinar. Siga el procedimiento para ubicar e identificar el archivo que desee cargar y una vez hecho esto seleccione la opcin abrir. Finalmente usted estar en la venta de CARGAR DOCUMENTO y presionar la opcin aceptar.

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El documento que usted ha cargado se encuentra desprotegido lo cual quiere decir que solo lo podr visualizar usted y ningn otro usuario. Si desea compartirlo debe de seleccionar la opcin Proteger, ver figura 44.

Figura 44

Cuando usted seleccione el documento compartido o bien protegido la ventana cambiara y se le presentarn todos los documentos que se encuentran en esa pgina que est trabajando, ver figura 45. Ubique el nuevo documento que ha cargado, una ayuda visual que se activa es la palabra Nuevo! en color verde, lo cual nos indica que es el(los) documento(s) que son recientemente subidos al sitio. Active la opcin selector de opciones, ver figura 45.

Figura 45

A travs del Selector de opciones cambie el estado del documento, ya que al inicio de ser cargado el documento ste se encuentra en estado Borrador. Elija entonces la opcin Publicar una versin superior lo cual le remitir a la ventana de Inicio de Aprobacin en paralelo, ver figura 46, despues usted debe de continuar seleccionando la opcin iniciar. Espere en curso de la operacin y al termino de sta vuelva a ubicar el documento, notar que el estado del documento es En espera, seleccione nuevamente el Selector de opciones del documento y ahora elija la opcin Aprobar o Rechazar .

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Figura 46

Al seleccionar la opcin Aprobar o Rechazar se le remitir a la ventana de eleccin, ver figura 47. En ella seleccione Aprobado y despus de clic en Aceptar.

Figura 47

Una vez que ha seleccionado Aceptar espere en curso de la operacin y al trmino de sta vuelva a ubicar el documento, notar que el estado del documento es Aprobado. El documento entonces ha sido APROBADO, cierre entonces usted la ventana.

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8.4 Cmo defino los derechos de aprobacin de IMAGENES? Las imgenes que se pueden subir al servidor del Portal son imgenes en formatos jpg, gif o png. Estos tipos de formatos son los que deben de utilizarse. Las caractersticas de estas imgenes es que no deben de medir no ms de 320 x 240 pixeles, recuerde que si la imagen es muy grande el tiempo de descarga es prolongado (esto tambin es de acuerdo al tipo de navegador que est utilizando) y no ofrecen una buena experiencia al usuario. Las imgenes se pueden subir al servidor en la opcin de Editar una pgina, la cual se encuentra en el men de Acciones del Sitio (ver figura 21, pgina 21). Nota: para saber cmo Editar pgina consulte la pgina 20 del Manual Tcnico del Portal (ver 8.1 Cmo Editar pgina?) Al terminar de Editar Pagina el sitio puede contener texto, imgenes o documentos que se almacenaron en el servidor del Portal. Todos y cada uno de los textos, como las imgenes y los documentos deben de ser autorizados y tambin cada vez que haya modificaciones. Para definir los derechos de aprobacin de IMAGENES debe de hacer uso de la opcin de Administrar configuracin y estructura, del botn de Acciones del Sitio, ver figura 21 en pagina 21. Al hacer uso de la opcin de Administrar configuracin y estructura, se despliega y se hace uso del rbol de coleccin, que contiene de forma predeterminada sus carpetas de documentos, imgenes, pginas y tareas de flujo de trabajo (ver figura 48.) Sobre la parte izquierda de la figura 48 observamos un men de sitios o paginas creadas en la pagina que seleccionamos. Para DEFINIR LOS DERECHOS DE APROBACION DE IMAGENES DE LA

Figura 48

PAGINA SELECCIONADA se hace uso de la lista imagenes, esa opcin se muestra en el men de la pagina seleccionada y solo basta con posicionar el puntero del mouse sobre la lista y pulsar el botn izquierdo del mouse (ver figura 48) Una vez que se selecciono la lista imgenes, sobre la parte derecha de la figura 49 observamos en la parte superior el men de opciones de la lista. Posicionamos el puntero del mouse y presionamos el botn izquierdo del mouse sobre la opcin Configuracin, para despus seleccionar la opcin de

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configuracin de lista, esto se hace posicionando el puntero del mouse y presionar el botn izquierdo del mouse sobre dicha opcin.

Figura 49

Cuando seleccionamos Configuracin de lista la herramienta nos remitir a una nueva ventana, ver figura 50. En esa nueva ventana debemos de seleccionar Configuracin del flujo de trabajo

Figura 50

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Al seleccionar Configuracin del flujo de trabajo la herramienta nos remitir a una nueva ventana, ver figura 51. En esa nueva ventana debemos de seleccionar Aprobacin en paralelo, continuando con ello, en una nueva ventana la cual nos indicar que estamos cambiando la configuracin del flujo de trabajo y que por lo tanto debemos de buscar en la parte inferior de esta nueva ventana la opcin Siguiente, posicionando el mouse sobre esta opcin y presionando el botn izquierdo de este.

Figura 51

Una vez que seleccionamos la opcin Siguiente, nuevamente nos remitir a una nueva ventana, para que indiquemos la Firma del usuario que aprobar dicha pagina, ver figura 52, seguir paso nm. 1 y despus paso nm. 2 de la figura. Finalmente se debe de seleccionar la opcin Aceptar que se encuentra al final de esta nueva ventana.

Figura 52

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Si usted desea definir ms de un usuario como aprobador, debe despus de seleccionar el paso nm. 2 debe agregar un punto y coma despus del nombre del usuario firmado, realizando nuevamente el paso nm. 1, y continuar despus con el paso nm. 2 y finalmente debe de seleccionar la opcin Aceptar. Una vez que se defini quien o quienes sern los aprobadores de dicha pagina, la herramienta nos remitir nuevamente a la siguiente ventana, ver figura 53. Y para terminar con esta aprobacin de pgina debemos posicionarnos y presionar el texto superior de la herramienta, en el ejemplo de la figura 53 seria Universidad Autnoma de San Luis Potos

Figura 53

Nota IMPORTANTE: Si esta pgina contiene ms subsitios debemos de realizar todos los pasos descritos anteriormente por cada una de las listas de imgenes encontradas y poder as definir los derechos de aprobacin para los contenidos de cada una de las documentos generados.

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8.3.1 Cmo apruebo imgenes?

Para aprobar una o varias imgenes usted previamente debe de cargar la(s) imagen(es) en el servidor del Portal. Para cargar la imgen debe de hacer uso de la opcin de Administrar configuracin y estructura, del botn de Acciones del Sitio, ver figura 54.

Al hacer uso de la opcin de Administrar configuracin y estructura, se despliega y se hace uso del rbol de coleccin, que contiene de forma predeterminada sus carpetas de documentos, imgenes, paginas y tareas de flujo de trabajo (ver figura 54.)

Figura 54

Figura 54

Sobre la parte izquierda de la figura 54 observamos un men de sitios o paginas creadas en la pagina que seleccionamos. Para CARGAR IMAGENES EN LA PAGINA SELECCIONADA se hace uso de la lista imagenes, esa opcin se muestra en el men de la pagina seleccionada y solo basta con posicionar el puntero del mouse sobre la lista y posicione el puntero del mouse sobre la lista de documentos y haga clic sobre el Selector de opciones (ver figura 55).

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Figura 55

Elija de esa lista de opciones Abrir vinculo en una nueva ventana. Al generarle una nueva ventana usted debe ubicar el men de este espacio, y elegir la opcin Cargar haciendo clic en el Selector de opciones de esa opcin, ver figura 56, eligiendo despus la opcin que ms le convenga ya sea Cargar documento o bien Cargar varios documentos.

Figura 56

CARGAR DOCUMENTO Al elegir esta opcin se le remitir a una nueva ventana, y en ella se podr buscar la imagen que se desea cargar, esto se hace a travs de la opcin examinar. Siga el procedimiento para ubicar e identificar el archivo que desee cargar y una vez hecho esto seleccione la opcin abrir. Finalmente usted estar en la venta de CARGAR DOCUMENTO y presionar la opcin aceptar.

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La imagen que usted ha cargado se encuentra desprotegida lo cual quiere decir que solo la podr visualizar usted y ningn otro usuario. Si desea compartirla debe de seleccionar la opcin Proteger, ver figura 57.

Figura 57

Cuando usted seleccione la imagen compartida o bien protegida la ventana cambiara y se le presentarn todos las imgenes que se encuentran en esa pgina que est trabajando, ver figura 58. Ubique el nuevo documento que ha cargado, una ayuda visual que se activa es la palabra Nuevo! en color verde, lo cual nos indica que es la(s) imagen(es) que son recientemente subidas al sitio. Active la opcin selector de opciones, ver figura 58.

Figura 58

A travs del Selector de opciones cambie el estado de la imagen, ya que al inicio de ser cargada la imagen sta se encuentra en estado Borrador. Elija entonces la opcin Publicar una versin superior lo cual le remitir a la ventana de Inicio de Aprobacin en paralelo, ver figura 59, despus usted debe de continuar seleccionando la opcin iniciar. Espere en curso de la operacin y al termino de sta

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vuelva a ubicar el documento, notar que el estado del documento es En espera, seleccione nuevamente el Selector de opciones del documento y ahora elija la opcin Aprobar o Rechazar.

Figura 59

Al seleccionar la opcin Aprobar o Rechazar se le remitir a la ventana de eleccin, ver figura 60. En ella seleccione Aprobado y despus de clic en Aceptar.

Figura 60

Una vez que ha seleccionado Aceptar espere en curso de la operacin y al trmino de sta vuelva a ubicar la imagen, notar que el estado de la imagen es Aprobado. La imagen entonces ha sido APROBADA, cierre entonces usted la ventana.

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