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SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

Unidad 2:
Estructuras y Procesos
Roben Rodríguez Garay
Segunda Parte:
Subsistemas funcionales básicos

El planeamiento de la organización, es una respuesta técnica que se concreta con el diseño


formal de las funciones que deberán cumplirse para alcanzar los objetivos.
Los planes de organización que establecen, funciones, sectores, cargos, relaciones, reglas y
procedimientos a los que deberán ajustarse los miembros, difieren en cuanto a su forma
dependiendo del sector y de la empresa.
Pero hay determinados criterios genéricos que serán analizados.
La estructura funcional es diseñada por cada organización, como respuesta a los desafíos
del contexto para alcanzar una posición competitiva sostenible.

2.1 – Subsistema de comercialización

2.1.1 – El marketing estratégico

Se ocupa de un análisis sistemático y permanente de las necesidades del mercado y


desarrollo de conceptos de productos rentables, destinados a unos grupos de compradores
específicos y que presentan cualidades distintivas que les diferencien de los competidores
inmediatos, asegurando así al productor una ventaja competitiva duradera y defendible.
Funciones:
• Seguir la evolución del mercado.
• Identificar nuevos y diferentes ámbitos producto/mercado y segmentos potenciales.
• Evaluar el atractivo de mercados.
• Analizar la competitividad y la capacidad de la empresa para lograr una ventaja
competitiva con potencial de crecimiento y rentabilidad.
• Establecer opciones estratégicas sólidas y claramente definidas.
• Desarrollar sistemas de vigilancia del entorno y de las fuerzas competitivas del
sector.
• Reforzar la capacidad de adaptación a los cambios del entorno competitivo.
• Proponer a la dirección general estrategias comerciales de desarrollo.

2.1.2 – El marketing operativo

Se ocupa de la organización de estrategias de ventas y de comunicación, cuyo único


objetivo es hacer conocer y valorar a los compradores potenciales las cualidades distintivas
reivindicadas por los productos ofrecidos, reduciendo los costos de prospección de los
compradores.
Es para las empresas que buscan ganar terreno sobre mercados ya existentes. Es a corto y
mediano plazo.
Funciones:
• Establecimiento de políticas de productos y políticas de marcas.
• Establecimiento de estrategias de distribución.
• Definición de políticas y objetivos de la estrategia de precios.
• Establecimiento de estrategias y políticas de comunicación.
• Creación y administración de la fuerza de ventas de la empresa.
• Establecimiento del presupuesto de comercialización para alcanzar los objetivos de
la cuota de mercado.
2.1.3 – Sistemas administrativos básicos

Son a los que hace referencia Gilli cuando habla de Subsistema de Ventas.

2.2– Subsistema de operaciones

Incluye a todas las funciones que se relacionan con la producción de bienes y servicios.
Sus funciones están condicionadas por el tipo de decisiones:

2.2.1 – Decisiones estratégicas

• Diseño y selección del producto.


• Proceso y método de producción.
• Selección de equipos.
• Tecnología.
- Know-how
- Ingeniería básica
- Ingeniería de detalle
• Localización y disposición de planta es instalaciones.
• Definición de capacidades y dimensiones.
• Organización interna del sistema de dirección.

2.2.2 – Decisiones tácticas

• Planeamiento y control de la producción, inventarios y mano de obra.


• Programación de la producción.
• Lanzamiento y monitorización de la producción.
• Conducción de la fuerza de trabajo.

2.2.3 – Decisiones logísticas

• Mantenimiento.
• Abastecimiento.
• Expedición de productos.
• Manejo de materiales.
• Servicios auxiliares, medio ambiente y relaciones con el ecosistema.
• Sistemas y procedimientos administrativos de producción.
• Administración de personal.

Los procedimientos administrativos resultan de utilidad cuando el objetivo que se espera es


la realización de un trabajo o tramite repetitivo en el menos tiempo posible y sin errores.

2.2.4 – Sistemas administrativos básicos

Son a los que hace referencia Gilli cuando habla de Subsistema de Producción.

2.3– Subsistema de abastecimiento

Su función es asegurar la provisión continua de insumos requeridos por el proceso


productivo de bienes físicos o servicios, con la calidad exigida por las especificaciones
adoptadas por la estrategia empresaria y de la forma más económica posible.
2.3.1 – Procesos y funciones claves

• Decisión acerca de los proveedores que integran la cadena de valor de la empresa.


• Negociación de las relaciones comerciales.
• Logística de abastecimiento (transporte desde el almacén del proveedor hasta la
empresa y almacenamiento en la misma)

Existen otras funciones de apoyo como la logística de movimientos internos, la iniciación de


la actividad de compra, etc.

Una decisión estratégica de aprovisionamiento es la integración o cuasi integración vertical


hacia atrás, ya sea adquiriendo proveedores o estableciendo alianzas estratégicas o
coaliciones de proveedores.

2.3.2 – Sistemas administrativos básicos

Son a los que hace referencia Gilli cuando habla de Subsistema de Compras.

2.4– Subsistema de Recursos Humanos (RRHH)

Las organizaciones poseen un elemento en común: todas están integradas por personas.
Las personas llevan a cavo los avances, logros y errores de sus organizaciones. No es
exagerado afirmar que constituyen el activo más preciado. Si alguien dispusiera de
cuantiosos capitales, equipos modernos e instalaciones impecables, pero careciera de un
conjunto de personas, el éxito sería imposible.
La administración de RRHH tiene dos grandes dimensiones de objetivos:
• Organizacionales y funcionales: Que contemplan las necesidades de la organización
en términos de eficacia y productividad.
• Sociales e individuales: En cuanto a la contribución positiva a las demandas y
necesidades de tipo social y su contribución al logro de las metas personales.

2.4.1 – Procesos y funciones claves

• Planeamiento de RRHH:
- Reclutamiento
- Selección
• Entrenamiento y capacitación:
- Desarrollo de nuevas aptitudes
- Administración de carrera que planifica las promociones
• Evaluación de desempeño.
• Compensaciones.
• Relaciones sindicales.
• Servicios al personal.

2.4.2 – Sistemas administrativos básicos

Son a los que se hace referencia en las páginas 73 y 74 del cuadernillo de Actividades.

2.5 – Subsistema de finanzas

Es un aspecto esencial en todas las organizaciones, tengan o no fines de lucro.


Antes de poder hacer algo, cualquier organización necesita disponer de recursos. Una
buena formación en las finanzas asociadas a las operaciones es necesaria para cualquier
directivo de un área funcional, pues sus decisiones siempre afectan a los recursos de la
empresa.
La coordinación entre decisiones operativas y la dirección financiera debe estar muy
ajustada.

2.5.1 – Procesos y funciones clave

Tiene como objetivo principal la obtención de los recursos necesarios y apropiados en


cuando a cuantía, costos y plazos, para financiar en todo momento las inversiones
necesarias para cumplir con los objetivos de la empresa.
Las decisiones financieras clave son:
• Decisiones de inversión: Cualquier colocación de dinero permanente o transitoria.
• Decisiones de financiamiento:
- Mezcla de cap. propios y de terceros.
- Proporción de deudas a corto y largo plazo.
- Proporción de deudas en moneda nacional y extranjera.
- Reinversión de utilidades y crecimiento autosostenido.
• Decisiones de dividendos: Afectan la posibilidad de obtención de nuevos capitales, ya
que anulan la última y la primera opción del financiamiento.

Las decisiones vinculadas con la gestión de los recursos inmovilizados y los recursos
permanentes se denominan finanzas estructurales y se refieren a cuestiones de
planeamiento del negocio, generalmente a largo plazo.
Las decisiones referentes a la gestión del capital de trabajo se denominan finanzas
operativas y se refieren a cuestiones de funcionamiento en plazos más cortos.

2.5.2 – Sistemas administrativos básicos

Son a los que hace referencia Gilli cuando habla de Subsistemas de Cobros y Pagos.
Agregando además todo lo relativo a presupuestos, manejo y custodia de fondos.

2.6– Subsistema de control

Cada subsistema de control es diseñado de acuerdo con los objetos y necesidades de cada
función.
Los datos están expresados frecuentemente en términos no monetarios y las respuestas a
las desviaciones están incorporadas dentro de los procesos cuando son de rutina.
El control se presenta como una red de información que abarca toda la organización y que
fluye en forma constante y se introduce en la rutina de los integrantes.

2.6.1 – Procesos y funciones clave

• Contabilidad.
• Control de costos.
• Control presupuestario.
• Auditoria.
• Control de sistemas y procedimientos.

2.6.2 – Soporte informático

2.6.3 – Sistemas administrativos básicos

Elabora informes comparativos para la gerencia.