Jhean

¿Qué es la administración de documentos?
En este artículo:
• Elementos de un sistema de administración de documentos
• Proceso de planeación
La administración de documentos controla el ciclo de vida de los documentos de la organización,

es decir, cómo se crean, revisan, publican y usan, además de cómo se eliminan o conservan al
final del ciclo. Aunque el término "administración" implica el control completo de la información,
un sistema de administración de documentos eficaz debe reflejar la referencia cultural de la
organización que vaya a usarlo. Las herramientas que se usen para la administración de
documentos deben ser flexibles, permitiéndole controlar estrechamente los ciclos de vida de los
documentos si ello se adapta a la referencia cultural y los objetivos de su empresa, pero al
mismo tiempo deben permitirle implementar un sistema menos estructurado si es lo más
conveniente.
Un sistema de administración de documentos bien diseñado favorece la búsqueda y el uso

compartido de la información. Organiza el contenido de una forma lógica y facilita la
estandarización de la creación y presentación de contenido en una empresa. Favorece la
administración del conocimiento y la minería de información. Ayuda a la organización a
satisfacer sus responsabilidades legales. Proporciona características en cada etapa del ciclo de
vida de un documento, desde la creación de la plantilla hasta la creación, revisión, publicación,
auditoría y finalmente la destrucción o el archivado del documento.
Elementos de un sistema de administración de documentos
Una solución de administración de documentos eficaz especifica:
• Qué tipos de documentos y otro contenido se pueden crear dentro de una organización.
• Qué plantillas se van a usar para cada tipo de documento.
• Qué metadatos se van a proporcionar para cada tipo de documento.
• Dónde almacenar los documentos en cada etapa de sus ciclos de vida.
• Cómo controlar el acceso a un documento en cada etapa de su ciclo de vida.
• Cómo mover documentos dentro de la organización al mismo tiempo que los
integrantes del equipo contribuyen a crear, revisar, aprobar, publicar y eliminar los
documentos.
• Qué directivas se han de aplicar a los documentos de modo que se auditen las acciones
relacionadas con los documentos, se conserven o eliminen correctamente los

documentos y se proteja el contenido importante para la organización.
• Cómo se convierten los documentos cuando pasan de una fase a otra de sus ciclos de
vida.
• Cómo se tratan los documentos como registros corporativos, que se deben conservar
de acuerdo con requisitos legales y las directrices corporativas.
Microsoft Office SharePoint Server 2007 incluye características que implementan todos estos
aspectos de la administración de documentos. Para garantizar que los trabajadores de la
información pueden beneficiarse fácilmente de esta funcionalidad sin tener que abandonar sus
operaciones diarias ni el uso de herramientas con las que están familiarizados, las aplicaciones
del sistema Microsoft Office 2007, como Microsoft Outlook y Microsoft Word, también incluyen
características que admiten cada una de las fases del ciclo de vida de un documento.
Proceso de planeación
El proceso de planeación de la administración de documentos consta de los siguientes pasos

principales:
1. Identificar las funciones de administración de documentos Compruebe que sus
planes incorporan los comentarios de las personas con un interés directo que son clave
para la organización, que cuenta con el equipo correcto para implementar la solución y
que sabe quién participará en los procesos de administración de documentos. Consulte
Identificación de participantes y partes interesadas en la administración de documentos
para obtener más información acerca de la creación de un equipo de planeación para la
administración de documentos.
2. Analizar el uso de los documentos Después de identificar quién trabaja en los
documentos, determine en qué tipos de documentos trabajan y cómo se usarán. Para

obtener más información, consulte Análisis del uso de documentos.
3. Planear la organización de los documentos Puede organizar documentos en
bibliotecas, sitios de grupo y sitios de portal. Office SharePoint Server 2007 ofrece
varias características para organizar y almacenar los documentos, desde sitios
especializados, como el repositorio de registros, hasta bibliotecas de documentos de
formato libre para la colaboración y creación de documentos ad-hoc. Dentro de una
biblioteca, puede organizar aún más el contenido en carpetas y subcarpetas. Para
obtener más información, consulte Planeación de las bibliotecas de documentos.
4. Planear cómo se desplaza el contenido entre las ubicaciones Puede que sea
necesario mover o copiar un documento de una biblioteca de un sitio a otro en

diferentes fases de su ciclo de vida. Por ejemplo, el proceso de publicación puede
incluir el desplazamiento de un documento de un sitio de almacenamiento provisional a
un sitio de Internet público. Si el contenido necesita convertirse de un formato a otro a
medida que se desplaza de un sitio a otro, recomendamos que también planee las
conversiones de contenido. Para obtener más información, consulte la sección sobre la
planeación del flujo de contenido en el tema Planeación de las bibliotecas de
documentos.
5. Planear tipos de contenido Use tipos de contenido para organizar información
acerca de los tipos de documentos, tales como metadatos, plantillas de documento,

directivas y procesos de flujo de trabajo. Éste es un paso esencial para ayudarle a
organizar los documentos y aplicar coherencia en la organización. Para obtener más
información, consulte Planeación del tipo de contenido (Office SharePoint Server).
6. Planear el control del contenido Puede planear el grado apropiado de control de
cada tipo de contenido y ubicación de almacenamiento. Por ejemplo, en el caso de una

biblioteca de documentos, puede planear que se exija la protección y desprotección de
los documentos, e impedir su distribución no autorizada mediante el uso de
Information Rights Management. Para obtener más información, consulte Planeación
del control de versiones, la aprobación de contenido y las desprotecciones.
7. Planear los flujos de trabajo La planeación de los flujos de trabajo de su
organización le permite controlar y realizar un seguimiento de cómo los documentos se

mueven de un integrante del equipo a otro a medida que cada participante colabora en
el ciclo de vida de un documento. Office SharePoint Server 2007 incluye flujos de
trabajo para tareas del equipo comunes, tales como revisar y aprobar documentos.
Office SharePoint Server 2007 también admite flujos de trabajo de creación e
instalación personalizados. Para obtener más información, consulte Planeación de flujos
de trabajo para la administración de documentos.
8. Planear directivas Para cada tipo de contenido, planee directivas de administración
de información para garantizar que los documentos se auditan, retienen, etiquetan y

controlan correctamente conforme a los requisitos institucionales y legales de su
organización. Office SharePoint Server 2007 incluye directivas que implementan la
auditoría, la retención de documentos, etiquetado y códigos de barras (para garantizar
que se pueda correlacionar el contenido impreso con las versiones correspondientes en
las bibliotecas de documentos). Para obtener más información, consulte Planeación de
directivas de administración de información.
Identificación de participantes y partes interesadas en la administración de

documentos
El primer paso de la planeación de la administración de documentos consiste en
determinar los participantes y las partes interesadas en la solución de
administración de documentos. Puede usar una encuesta para recopilar esta
información. Por ejemplo, la encuesta puede contener las siguientes preguntas:
¿Quién crea documentos en su organización?
¿Qué tipos de documentos crean?
¿Quién revisa los documentos?
¿Quién edita los documentos
¿Quién usa los documentos?
¿Quien aprueba la publicación de documentos?
¿Quién diseña los sitios web usados para hospedar documentos?
¿Quién establece las instrucciones y las directivas para administrar documentos?
¿Quién administra los registros de la organización?

¿Quién implementa y mantiene los servidores en los que están almacenados los
documentos?
Acción de hoja de trabajo

Cada una de estas preguntas puede tener varias respuestas. Registre la
información que recopile de la encuesta en la hoja de trabajo de participantes en
la administración de documentos
(http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73285&clcid=0xC0A), como en el
siguiente ejemplo.
Posición Tipos de documentos Función

Analista financiero
Redactor técnico
Nota de estudio de equidad
Modelo financiero
Página web
Autor
Analista financiero
Administrador
Modelo financiero
Revisor
Editor técnico
Página web
Editor
Cliente
Modelo financiero
Página web
Lector
Abogado corporativo
Administrador
Modelo financiero
Página web
Aprobador de contenido
Administrador del servidor

Todo
Especialista en TI
Administrador de bases de datos

Todo
Especialista en bases de datos
Agente de cumplimiento
Todo
Especialista legal
Administrador de registros
Todo
Administrador de registros
Administrador del sitio

Todo
Publicador de contenido
Administrador del sitio

Todo
Auditor de contenido
Identificar las partes interesadas en el contenido le ayudará a garantizar una

solución de administración de documentos exhaustiva y a diseñar sitios y
bibliotecas de documentos que se adapten a las necesidades y los procesos de
contenido de su empresa.
Hoja de trabajo
Hoja de trabajo de participantes en la administración de documentos
(http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73285&clcid=0xC0A)
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Planeación del tipo de contenido (Office SharePoint Server)
En este artículo:
¿Qué son los tipos de contenido?
Integración de propiedades con la versión Office 2007

Plantillas de columna
Tipos de contenido de carpeta
Planeación de tipos de contenido de documentos
Planeación de tipos de contenido de listas
Planeación de conversiones de documentos
Después de planificar tipos de contenido: pasos siguientes
Hojas de trabajo
En este tema se describen los tipos de contenido y las características

relacionadas, y se proporcionan directrices para planear los tipos de contenido de
una solución basada en Microsoft Office SharePoint Server 2007.

Un tipo de contenido define los atributos de un elemento de lista, documento o
carpeta. Cada tipo de contenido puede especificar:
Las propiedades que se van a asociar a los elementos de su tipo
Los flujos de trabajo que se pueden iniciar desde los elementos de su tipo
Las directivas de administración de información que se van a asociar a los

elementos de su tipo
Plantillas de documento (para tipos de contenido de documento)
Las conversiones de documentos que estarán disponibles (para tipos de

contenido de documento).
Características personalizadas
Puede asociar un tipo de contenido a una lista o biblioteca. Si lo hace, especifica

que la lista o biblioteca puede contener elementos de ese tipo de contenido y que
el comando Nuevo de esa lista o biblioteca permitirá a los usuarios crear nuevos
elementos de ese tipo.
Nota
Las propiedades, flujos de trabajo, directivas y plantillas también se pueden
asociar directamente a una lista o biblioteca. Sin embargo, así se limitan las
asociaciones a la lista o biblioteca y no se pueden reutilizar en la solución.
Las bibliotecas de documentos y las listas pueden tener varios tipos de
contenido. Por ejemplo, una biblioteca puede contener tanto los documentos
como los gráficos relacionados con un proyecto. Cuando una lista o biblioteca
tiene varios tipos de contenido:
El comando Nuevo de esa lista o biblioteca permite a los usuarios crear nuevos
elementos de todos los tipos de contenido asociados.
Se muestran las columnas relacionadas con todos los tipos de contenido

disponibles.
Los tipos de contenido personalizados se definen en la galería de tipos de

contenido de un sitio. Un tipo de contenido personalizado debe derivarse, directa
o indirectamente, de un tipo de contenido básico, como Documento o Elemento.
Una vez definido en un sitio, el tipo de contenido personalizado estará disponible
en ese sitio y en todos los subsitios de nivel inferior. Para que un tipo de
contenido esté disponible de una forma más general, defínalo en la galería de
tipos de contenido del sitio de nivel superior de una colección de sitios.
Por ejemplo, si la organización usa una plantilla de contrato concreta, en la

galería de tipos de contenido del sitio de nivel superior de una colección de sitios
se puede crear un tipo de contenido que defina los metadatos de ese contrato, la
plantilla del contrato, los flujos de trabajo necesarios para revisar y completar el
contrato, las directivas que exigen la auditoría de las acciones relacionadas con el
contrato, el período de retención del contrato y las etiquetas que se insertarán en
las versiones impresas del contrato. Después, cualquier biblioteca de documentos
de la colección de sitios a la que se asocie el tipo de contenido Contrato incluirá
todas estas características y permitirá a los autores crear contratos basados en la
plantilla.
En los sitios basados en Office SharePoint Server 2007, cada elemento de lista o
elemento de biblioteca predeterminado (por ejemplo, Contrato, Tarea o
Documento) tiene un tipo de contenido básico correspondiente en la galería de
tipos de contenido del sitio. Al planear los tipos de contenido, puede usar estas
definiciones de tipos de contenido básicos como punto de partida, basando los
nuevos tipos de contenido en los existentes o modificando los tipos básicos.
Los tipos de contenido se organizan en una jerarquía que permite que un tipo de
contenido herede sus características de otro tipo de contenido. Esto permite que
las clases de los documentos compartan características en una organización, a la
vez que permite que los equipos personalicen estas características para sitios o
listas concretos.
Por ejemplo, todos los documentos de objetivos del cliente de una empresa
pueden requerir un conjunto de metadatos, como son el número de cuenta, el
número de proyecto y el jefe del proyecto. Al crear un tipo de contenido de nivel
superior Objetivos del cliente del que hereden todos los demás tipos de
documentos de objetivos del cliente, se garantiza que la información necesaria,
como los números de cuenta y de proyecto, estarán asociados a todas las
variantes de los documentos de objetivos del cliente de la organización. Tenga en
cuenta que, si se agrega otra columna obligatoria al tipo de contenido Objetivos
del cliente de nivel superior, el propietario del tipo de contenido puede propagar
los cambios a todos los tipos de contenido que hereden de él, lo que agregará la
nueva columna a todos los documentos de objetivos del cliente.

En 2007 Microsoft Office system, cuando un usuario edita un documento desde
un servidor de administración de documentos de Office SharePoint Server 2007,
aparece un Panel de información del documento en la parte superior. El Panel de
información del documento muestra un formulario editable que refleja las
propiedades del documento en el servidor.
En Office SharePoint Server 2007 es fácil personalizar el formulario de

propiedades de un tipo de contenido. Cuando se configura un tipo de contenido,
se puede iniciar Microsoft Office InfoPath 2007, que genera un formulario de
propiedades predeterminado basado en las propiedades del tipo de contenido.
Este formulario predeterminado incluye los mismos controles, diseño y esquema
que usaría 2007 Office System si no se hubiese definido ningún formulario
personalizado. Después, puede personalizar e implementar el formulario como lo
haría con cualquier otro formulario de Office InfoPath 2007. Por ejemplo, puede
agregar el logotipo de la compañía, fuentes y una combinación de colores a un
formulario, conectarlo a un origen de datos personalizado, agregar lógica
condicional y diseñar características de formulario que estén disponibles para los
usuarios según sus funciones.
Además de editar las propiedades del Panel de información del documento, los
autores que usen Microsoft Office Word 2007 pueden insertar las propiedades
definidas en el servidor en sus documentos. Por ejemplo, si las propiedades del
documento incluyen un nombre de abogado, este nombre se puede insertar en la
página de título, en el pie de página o en cualquier lugar del documento donde se
use el nombre. Si se asigna un nuevo abogado a un caso concreto, la propiedad
Nombre de abogado se puede actualizar en el servidor de administración de
documentos, tras lo cual el nombre de abogado actualizado se reflejará en cada
instancia de esta propiedad que se haya insertado en un documento.
Cada elemento de metadatos relacionado con un tipo de contenido es una
columna, que es una ubicación en una lista para almacenar información. Las
listas o las bibliotecas de Office SharePoint Server 2007 se muestran, por lo
general, de forma gráfica como columnas de información. Sin embargo, según la
vista asociada con la lista, las columnas pueden aparecer de otra forma, como
días de un calendario. En formularios relacionados con una lista o una biblioteca,
las columnas se muestran como campos.
Se pueden definir columnas para usarlas en varios tipos de contenido. Para ello,
deben crearse en una galería de plantillas de columnas. Hay una galería de
plantillas de columnas en cada sitio de una colección de sitios. Como sucede con
los tipos de contenido, las columnas definidas en la galería de plantillas de
columnas de un sitio estarán disponibles en ese sitio y todos sus subsitios.

Los tipos de contenido de carpeta definen los metadatos asociados con una
carpeta de una lista o una biblioteca. Cuando se aplica un tipo de contenido de
carpeta a una lista o a una biblioteca, el comando Nuevo de la lista o la biblioteca
incluirá el tipo de contenido de carpeta y el usuario podrá crear carpetas de ese
tipo.
Puede definir vistas en una lista o biblioteca para que estén disponibles sólo en
las carpetas de un tipo de contenido determinado. Esto es útil si desea que una
carpeta contenga un tipo de documento determinado y que las vistas de esa
carpeta sólo muestren las columnas relevantes para el tipo de documento
incluido en ella.
Mediante el modelo de objetos de Office SharePoint Server 2007 se puede

personalizar el comando Nuevo para un tipo de contenido de carpeta de manera
que, cuando un usuario crea una carpeta de ese tipo, ésta se rellena previamente
con varios archivos y documentos basados en plantillas almacenadas en el
servidor. Esto es útil, por ejemplo, para implementar un tipo de documento
compuesto que requiere varios archivos que contribuyen a un único documento
entregable.

Planee los tipos de contenido de documento de una solución con la ayuda de la
hoja de trabajo de análisis de uso de documentos, que rellenó en el tema Análisis
del uso de documentos. Use la hoja de trabajo de tipos de contenido para
registrar las decisiones tomadas con respecto a cada nuevo tipo de contenido.
Cada tipo de contenido de documento debe heredar su configuración

directamente del tipo de contenido básico Documento o de un tipo de contenido
que sea descendiente del mismo. De esta forma se garantizará que las columnas
básicas de los tipos de documento, como Título y Creado por, estarán presentes y
que se podrá asociar una plantilla al tipo de contenido.
El primer paso de la planeación de los tipos de contenido de documento es

revisar cada uno de los tipos de documento enumerados en la hoja de trabajo de
análisis de uso de documentos para determinar si hay un tipo de contenido
existente que esté disponible para los documentos de ese tipo. Si es suficiente un
tipo de contenido básico (como Documento), escriba el nombre del tipo de
contenido en la columna Tipo de contenido de la hoja de trabajo de análisis de
uso de documentos.
Después de revisar la lista de tipos de documento para determinar cuáles pueden

usar tipos de contenido básicos, realice los pasos siguientes para planear los
nuevos tipos de contenido de documento. Para cada tipo de contenido que
planee, rellene una hoja de trabajo de planeación del tipo de contenido
independiente.
Especifique el tipo de documento a partir de la hoja de trabajo de análisis de uso
de documentos.
Escriba la dirección URL del sitio donde se definirá el nuevo tipo de contenido.
Tenga presente que los tipos de contenido están disponibles en el sitio en el que
se definen y todos los subsitios del mismo.
Determine el tipo de contenido primario Especifique el tipo de contenido

primario en el campo "Tipo de contenido primario" de la hoja de trabajo de
planeación del tipo de contenido. Será un tipo de contenido primario o
personalizado que ya haya planificado.
Determine las columnas En la tabla de planeación de columnas de la hoja de

cálculo de planeación del tipo de contenido, siga estos pasos:
Indique cada columna heredada del tipo de contenido primario. En la columna

que indica si se trata de un elemento nuevo, en cada entrada, escriba No.
En cada columna adicional, escriba el nombre de una columna predefinida o de

una columna que desee crear. Tenga en cuenta que el nombre de una columna es
importante, ya que puede comunicar su finalidad. Por lo tanto, aunque una
columna de un tipo que necesita ya se encuentre definida en la galería de
columnas de la colección de sitios, puede definir una columna similar con un
nombre más significativo para su aplicación. Junto con los nombres de las
columnas adicionales, especifique su tipo e indique si son nuevas o no.
Determine la plantilla En la sección de la hoja de trabajo que está destinada a la

planeación de la plantilla, escriba el nombre de la plantilla que va a asociar a este
tipo de contenido, su tipo (como .Docx) y una breve descripción de su finalidad.
Si la plantilla no se hereda del tipo de contenido primario, escriba No en el
campo "New?" (¿Nuevo?).
Determine los flujos de trabajo Los flujos de trabajo incorporan lógica

empresarial a los documentos y elementos de lista de Microsoft Office
SharePoint Server 2007. Puede asociar cualquier flujo de trabajo disponible a un
tipo de contenido; después, el flujo de trabajo se puede iniciar en cualquier
documento de ese tipo de contenido. Para obtener un análisis completo de la
planeación de los flujos de trabajo, consulte Planeación de flujos de trabajo para
la administración de documentos. Después de revisar los flujos de trabajo y
determinar cuáles están disponibles, especifique cada flujo de trabajo que se
debe asociar al tipo de contenido en la tabla "Plan Workflows" (planeación de
flujos de trabajo) de la hoja de trabajo de planeación del tipo de contenido. Si el
flujo de trabajo no se hereda del tipo de contenido primario, especifique esa
información en la columna "New?" (¿Nuevo?).
Determine la directiva Una directiva es un conjunto de reglas para un tipo de

contenido y se compone de características de directiva que proporcionan los
detalles de cada regla, como si se pueden imprimir o no los elementos del tipo de
contenido o qué acciones del elemento se deben auditar. Se puede aplicar una
directiva a cualquier tipo de contenido personalizado. Tenga en cuenta que no
puede aplicar una directiva a un tipo de contenido básico. Para obtener más
información acerca de la planeación de directivas, consulte Planeación de
directivas de administración de información. Después de revisar las directivas y
de determinar qué características de directiva y plantillas de directiva están
disponibles, realice lo siguiente en la sección de planeación de la directiva de la
hoja de trabajo de planeación del tipo de contenido:
Si el tipo de contenido primario tiene valores de configuración de directiva, se

aplicarán tal cual en el nuevo tipo de contenido. Esto garantiza que, una vez
establecidas, las directivas se aplican en todos los tipos de contenido relevantes.
Si el tipo de contenido actual hereda su configuración de directiva del tipo
primario, en la sección de planeación de la directiva de la hoja de trabajo de
planeación del tipo de contenido, responda afirmativamente (Sí) a la pregunta "Is
the policy defined in the parent content type?" (¿Está definida la directiva en el
tipo de contenido primario?).
Si el tipo de contenido actual hereda una directiva basada en el tipo de contenido

primario, en el campo "Record the Policy Name" (Registrar el nombre de la
directiva) de la sección de planeación de la directiva, escriba el nombre de la
plantilla de directiva. De forma similar, si el tipo de contenido actual no hereda
una directiva y desea aplicar una plantilla de directiva, en el campo "Record the
Policy Name" de la sección de planeación de la directiva, escriba el nombre de la
plantilla de directiva.
Si el tipo de contenido actual hereda una o varias características de directiva

individuales del tipo de contenido primario, especifique cada una de esas
características en la tabla "Feature" (Característica) de la sección de planeación
de la directiva de la hoja de trabajo. Por el contrario, si el tipo de contenido
actual no hereda una directiva y desea asociar características de directiva al tipo
de contenido actual, especifique esas características en la tabla "Feature". Tenga
en cuenta que no puede asociar características de directiva individuales y un
nombre de directiva a un tipo de contenido.
Determine las conversiones de documentos Office SharePoint Server 2007

permite que se instalen en el servidor componentes de conversión de documentos
para transformar el formato. Para obtener una descripción general de las
conversiones de documentos, consulte Planeación de conversiones de
documentos a continuación.
Puede asociar uno o varios convertidores de documentos a un tipo de contenido.

Por ejemplo, si un tipo de contenido está asociado a una plantilla de tipo .docx,
puede asociar al tipo de contenido el convertidor De documento de Word a
página web que se incluye en Office SharePoint Server 2007. De esta forma, los
autores pueden escribir documentos de ese tipo de contenido en Microsoft Office
Word 2007 y después convertirlos a páginas web para publicarlos.
Nota
En las páginas de Administración central de Office SharePoint Server 2007, los
administradores pueden habilitar un convertidor de documentos para que esté
disponible en cualquier biblioteca de documentos de una aplicación web. Cuando
un convertidor se habilita de esta manera, no es necesario asociarlo a tipos de
contenido en ningún sitio de la aplicación web.
En la sección de planeación de conversiones de documentos de la hoja de trabajo

de planeación del tipo de contenido, registre cada uno de los convertidores de
documentos que desea asociar al tipo de contenido, especifique si el convertidor
es nuevo (y debe instalarse) y agregue notas opcionales.

Los elementos de un tipo de contenido de listas incluyen las columnas de
metadatos asociados con el tipo de contenido junto con los flujos de trabajo que
se pueden ejecutar en elementos de ese tipo de contenido de lista. Use un tipo de
contenido de lista para definir un tipo de elemento de lista único para su
solución. Por ejemplo, en una solución para el centro de llamadas de un cliente,
en el que trabajan profesionales de soporte técnico para investigar y resolver
problemas técnicos de clientes, se podría usar un tipo de contenido de lista para
normalizar los datos de cada incidente de soporte y para admitir el seguimiento
del incidente mediante un flujo de trabajo.

Para planear los nuevos tipos de contenido de lista, realice los pasos siguientes.
Para cada tipo de contenido de lista que planee, rellene una hoja de trabajo de
planeación del tipo de contenido diferente. En el campo "Document Type" (tipo
de documento) de la hoja de trabajo, escriba Lista.
Escriba la dirección URL del sitio donde se definirá el nuevo tipo de contenido.
Los tipos de contenido están disponibles en el sitio donde se definen y todos sus
subsitios.
Determine el tipo de contenido primario Especifique el tipo de contenido

Determine las columnas En la tabla de planeación de columnas de la hoja de

Indique cada columna heredada del tipo de contenido primario. En la columna

En cada columna adicional, escriba el nombre de una columna predefinida o de

una columna que desee crear. Junto con los nombres de las columnas
adicionales, especifique su tipo e indique si son nuevas o no.
En la sección de planeación de la plantilla de la hoja de trabajo, escriba Ninguna.

Determine los flujos de trabajo Si hay un flujo de trabajo disponible que sea
relevante para el tipo de contenido de lista, tiene la opción de asociarlo al tipo de
contenido. Después, el flujo de trabajo podría iniciarse en cualquier elemento de
lista de ese tipo de contenido. Para obtener un análisis completo de la planeación
de los flujos de trabajo, consulte Planeación de flujos de trabajo para la
administración de documentos. Después de revisar los flujos de trabajo y
En la sección de planeación de la directiva de la hoja de trabajo, escriba

Ninguna.

Office SharePoint Server 2007 permite que se instalen en el servidor
componentes de conversión de documentos que transformen su formato. Las
conversiones se pueden ejecutar desde la interfaz de usuario o mediante
programación (por ejemplo, desde un flujo de trabajo personalizado). La relación
entre los documentos de origen y sus homólogos transformados se mantiene.
Office SharePoint Server 2007 incluye convertidores que crean páginas web a
partir de documentos de Microsoft Office Word 2007 y formularios de Microsoft
Office InfoPath 2007.
Además de proporcionar la infraestructura de servidor necesaria para instalar y

ejecutar convertidores de documentos, Microsoft Office SharePoint Server 2007
incluye un servicio de equilibrio de la carga que se puede configurar para
optimizar el uso de los recursos del servidor. Una parte de la planeación de las
conversiones de documentos consiste en configurar la granja de servidores para
que se equilibre la carga de manera óptima a medida que se transforman los
documentos.
Para que esté disponible para los usuarios, un convertidor debe estar instalado en
la granja de servidores y un administrador del servidor debe habilitarlo. Una vez
que un convertidor está habilitado para un servidor, está disponible para
ejecutarse en los documentos de origen de ese servidor.
Para configurar convertidores de documentos, se realizan los pasos siguientes:
En el análisis de uso de documentos que se realiza en Análisis del uso de

documentos, identifique los documentos candidatos a conversión, es decir, los
documentos que están escritos en un formato pero que se deben publicar o
archivar en otro.
Busque los programas de conversión para cada conversión que se deba

implementar en los servidores.
Si es necesario, instale los programas de conversión en los servidores de
aplicaciones (de nivel intermedio) de la granja de servidores.
Configure los servicios del iniciador y del equilibrador de carga, bien en los
servidores web o bien en los servidores de aplicaciones (de nivel intermedio).
Identifique los puntos del flujo de documentos en los que tendrán lugar las
conversiones.
Identifique cómo se implementarán las conversiones, ya sea manualmente o

mediante soluciones personalizadas que las inicien.

Después de planificar tipos de contenido de documentos y listas, se sugiere
seguir estos pasos:
Si todavía no lo ha hecho, en la columna de tipo de contenido de la hoja de

trabajo de análisis de uso de documentos, registre cada tipo de contenido que
haya planeado.
Ordene las hojas de trabajo de planeación del tipo de contenido según la

dirección URL del sitio e identifique las nuevas columnas que se deben definir
para cada sitio.
Identifique nuevas plantillas que se deban diseñar.
Identifique los nuevos flujos de trabajo que se deben planear e instalar.
Identifique las nuevas plantillas de directiva que se deben planear y las nuevas
características de directiva que se deben planear e instalar.
Hojas de trabajo
Use las hojas de trabajo siguientes para registrar la información que se ha tratado
en este artículo:
Hoja de trabajo de análisis de uso de documentos

Hoja de trabajo de tipo de contenido

Planeación de un tipo de contenido

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Planeación del tipo de contenido (Office SharePoint
Server)
En este artículo:
• ¿Qué son los tipos de contenido?
• Integración de propiedades con la versión Office 2007
• Plantillas de columna
• Tipos de contenido de carpeta
• Planeación de tipos de contenido de documentos
• Planeación de tipos de contenido de listas
• Planeación de conversiones de documentos
• Después de planificar tipos de contenido: pasos siguientes
• Hojas de trabajo
En este tema se describen los tipos de contenido y las características relacionadas, y se

proporcionan directrices para planear los tipos de contenido de una solución basada en Microsoft
Office SharePoint Server 2007.
Un tipo de contenido define los atributos de un elemento de lista, documento o carpeta. Cada
tipo de contenido puede especificar:
• Las propiedades que se van a asociar a los elementos de su tipo
• Los flujos de trabajo que se pueden iniciar desde los elementos de su tipo
• Las directivas de administración de información que se van a asociar a los elementos
de su tipo
• Plantillas de documento (para tipos de contenido de documento)
• Las conversiones de documentos que estarán disponibles (para tipos de contenido de
documento).
• Características personalizadas
Puede asociar un tipo de contenido a una lista o biblioteca. Si lo hace, especifica que la lista o
biblioteca puede contener elementos de ese tipo de contenido y que el comando Nuevo de esa
lista o biblioteca permitirá a los usuarios crear nuevos elementos de ese tipo.
Nota
Las propiedades, flujos de trabajo, directivas y plantillas también se pueden asociar

directamente a una lista o biblioteca. Sin embargo, así se limitan las asociaciones a la
lista o biblioteca y no se pueden reutilizar en la solución.
Las bibliotecas de documentos y las listas pueden tener varios tipos de contenido. Por ejemplo,
una biblioteca puede contener tanto los documentos como los gráficos relacionados con un
proyecto. Cuando una lista o biblioteca tiene varios tipos de contenido:
• El comando Nuevo de esa lista o biblioteca permite a los usuarios crear nuevos
elementos de todos los tipos de contenido asociados.
• Se muestran las columnas relacionadas con todos los tipos de contenido disponibles.
Los tipos de contenido personalizados se definen en la galería de tipos de contenido de un sitio.

Un tipo de contenido personalizado debe derivarse, directa o indirectamente, de un tipo de
contenido básico, como Documento o Elemento. Una vez definido en un sitio, el tipo de
contenido personalizado estará disponible en ese sitio y en todos los subsitios de nivel inferior.
Para que un tipo de contenido esté disponible de una forma más general, defínalo en la galería
de tipos de contenido del sitio de nivel superior de una colección de sitios.
Por ejemplo, si la organización usa una plantilla de contrato concreta, en la galería de tipos de
contenido del sitio de nivel superior de una colección de sitios se puede crear un tipo de
contenido que defina los metadatos de ese contrato, la plantilla del contrato, los flujos de
trabajo necesarios para revisar y completar el contrato, las directivas que exigen la auditoría de
las acciones relacionadas con el contrato, el período de retención del contrato y las etiquetas
que se insertarán en las versiones impresas del contrato. Después, cualquier biblioteca de
documentos de la colección de sitios a la que se asocie el tipo de contenido Contrato incluirá
todas estas características y permitirá a los autores crear contratos basados en la plantilla.
En los sitios basados en Office SharePoint Server 2007, cada elemento de lista o elemento de
biblioteca predeterminado (por ejemplo, Contrato, Tarea o Documento) tiene un tipo de
contenido básico correspondiente en la galería de tipos de contenido del sitio. Al planear los
tipos de contenido, puede usar estas definiciones de tipos de contenido básicos como punto de
partida, basando los nuevos tipos de contenido en los existentes o modificando los tipos básicos.
Los tipos de contenido se organizan en una jerarquía que permite que un tipo de contenido
herede sus características de otro tipo de contenido. Esto permite que las clases de los
documentos compartan características en una organización, a la vez que permite que los
equipos personalicen estas características para sitios o listas concretos.
Por ejemplo, todos los documentos de objetivos del cliente de una empresa pueden requerir un
conjunto de metadatos, como son el número de cuenta, el número de proyecto y el jefe del
proyecto. Al crear un tipo de contenido de nivel superior Objetivos del cliente del que hereden
todos los demás tipos de documentos de objetivos del cliente, se garantiza que la información
necesaria, como los números de cuenta y de proyecto, estarán asociados a todas las variantes
de los documentos de objetivos del cliente de la organización. Tenga en cuenta que, si se agrega
otra columna obligatoria al tipo de contenido Objetivos del cliente de nivel superior, el
propietario del tipo de contenido puede propagar los cambios a todos los tipos de contenido que
hereden de él, lo que agregará la nueva columna a todos los documentos de objetivos del
cliente.
En 2007 Microsoft Office system, cuando un usuario edita un documento desde un servidor de
administración de documentos de Office SharePoint Server 2007, aparece un Panel de
información del documento en la parte superior. El Panel de información del documento
muestra un formulario editable que refleja las propiedades del documento en el servidor.
En Office SharePoint Server 2007 es fácil personalizar el formulario de propiedades de un tipo

de contenido. Cuando se configura un tipo de contenido, se puede iniciar Microsoft Office
InfoPath 2007, que genera un formulario de propiedades predeterminado basado en las
propiedades del tipo de contenido. Este formulario predeterminado incluye los mismos controles,
diseño y esquema que usaría 2007 Office System si no se hubiese definido ningún formulario
personalizado. Después, puede personalizar e implementar el formulario como lo haría con
cualquier otro formulario de Office InfoPath 2007. Por ejemplo, puede agregar el logotipo de la
compañía, fuentes y una combinación de colores a un formulario, conectarlo a un origen de
datos personalizado, agregar lógica condicional y diseñar características de formulario que estén
disponibles para los usuarios según sus funciones.
Además de editar las propiedades del Panel de información del documento, los autores que
usen Microsoft Office Word 2007 pueden insertar las propiedades definidas en el servidor en sus
documentos. Por ejemplo, si las propiedades del documento incluyen un nombre de abogado,
este nombre se puede insertar en la página de título, en el pie de página o en cualquier lugar
del documento donde se use el nombre. Si se asigna un nuevo abogado a un caso concreto, la
propiedad Nombre de abogado se puede actualizar en el servidor de administración de
documentos, tras lo cual el nombre de abogado actualizado se reflejará en cada instancia de
esta propiedad que se haya insertado en un documento.
Cada elemento de metadatos relacionado con un tipo de contenido es una columna, que es una
ubicación en una lista para almacenar información. Las listas o las bibliotecas de Office
SharePoint Server 2007 se muestran, por lo general, de forma gráfica como columnas de
información. Sin embargo, según la vista asociada con la lista, las columnas pueden aparecer de
otra forma, como días de un calendario. En formularios relacionados con una lista o una
biblioteca, las columnas se muestran como campos.
Se pueden definir columnas para usarlas en varios tipos de contenido. Para ello, deben crearse
en una galería de plantillas de columnas. Hay una galería de plantillas de columnas en cada sitio
de una colección de sitios. Como sucede con los tipos de contenido, las columnas definidas en la
galería de plantillas de columnas de un sitio estarán disponibles en ese sitio y todos sus
subsitios.
Los tipos de contenido de carpeta definen los metadatos asociados con una carpeta de una lista
o una biblioteca. Cuando se aplica un tipo de contenido de carpeta a una lista o a una biblioteca,
el comando Nuevo de la lista o la biblioteca incluirá el tipo de contenido de carpeta y el usuario
podrá crear carpetas de ese tipo.
Puede definir vistas en una lista o biblioteca para que estén disponibles sólo en las carpetas de
un tipo de contenido determinado. Esto es útil si desea que una carpeta contenga un tipo de
documento determinado y que las vistas de esa carpeta sólo muestren las columnas relevantes
para el tipo de documento incluido en ella.
Mediante el modelo de objetos de Office SharePoint Server 2007 se puede personalizar el

comando Nuevo para un tipo de contenido de carpeta de manera que, cuando un usuario crea
una carpeta de ese tipo, ésta se rellena previamente con varios archivos y documentos basados
en plantillas almacenadas en el servidor. Esto es útil, por ejemplo, para implementar un tipo de
documento compuesto que requiere varios archivos que contribuyen a un único documento
entregable.
Planee los tipos de contenido de documento de una solución con la ayuda de la hoja de trabajo
de análisis de uso de documentos, que rellenó en el tema Análisis del uso de documentos. Use
la hoja de trabajo de tipos de contenido para registrar las decisiones tomadas con respecto a
cada nuevo tipo de contenido.
Cada tipo de contenido de documento debe heredar su configuración directamente del tipo de
contenido básico Documento o de un tipo de contenido que sea descendiente del mismo. De
esta forma se garantizará que las columnas básicas de los tipos de documento, como Título y
Creado por, estarán presentes y que se podrá asociar una plantilla al tipo de contenido.
El primer paso de la planeación de los tipos de contenido de documento es revisar cada uno de
los tipos de documento enumerados en la hoja de trabajo de análisis de uso de documentos
para determinar si hay un tipo de contenido existente que esté disponible para los documentos
de ese tipo. Si es suficiente un tipo de contenido básico (como Documento), escriba el nombre
del tipo de contenido en la columna Tipo de contenido de la hoja de trabajo de análisis de uso
de documentos.
Después de revisar la lista de tipos de documento para determinar cuáles pueden usar tipos de
contenido básicos, realice los pasos siguientes para planear los nuevos tipos de contenido de
documento. Para cada tipo de contenido que planee, rellene una hoja de trabajo de planeación
del tipo de contenido independiente.
1. Especifique el tipo de documento a partir de la hoja de trabajo de análisis de uso de
documentos.
2. Escriba la dirección URL del sitio donde se definirá el nuevo tipo de contenido. Tenga
presente que los tipos de contenido están disponibles en el sitio en el que se definen y
todos los subsitios del mismo.
3. Determine el tipo de contenido primario Especifique el tipo de contenido primario
en el campo "Tipo de contenido primario" de la hoja de trabajo de planeación del tipo

de contenido. Será un tipo de contenido primario o personalizado que ya haya
planificado.
4. Determine las columnas En la tabla de planeación de columnas de la hoja de
a. Indique cada columna heredada del tipo de contenido primario. En la columna
b. En cada columna adicional, escriba el nombre de una columna predefinida o

de una columna que desee crear. Tenga en cuenta que el nombre de una
columna es importante, ya que puede comunicar su finalidad. Por lo tanto,
aunque una columna de un tipo que necesita ya se encuentre definida en la
galería de columnas de la colección de sitios, puede definir una columna
similar con un nombre más significativo para su aplicación. Junto con los
nombres de las columnas adicionales, especifique su tipo e indique si son
nuevas o no.
5. Determine la plantilla En la sección de la hoja de trabajo que está destinada a la
planeación de la plantilla, escriba el nombre de la plantilla que va a asociar a este tipo

de contenido, su tipo (como .Docx) y una breve descripción de su finalidad. Si la
plantilla no se hereda del tipo de contenido primario, escriba No en el campo "New?"
(¿Nuevo?).
6. Determine los flujos de trabajo Los flujos de trabajo incorporan lógica empresarial a
los documentos y elementos de lista de Microsoft Office SharePoint Server 2007. Puede
asociar cualquier flujo de trabajo disponible a un tipo de contenido; después, el flujo de
trabajo se puede iniciar en cualquier documento de ese tipo de contenido. Para obtener
un análisis completo de la planeación de los flujos de trabajo, consulte Planeación de
flujos de trabajo para la administración de documentos. Después de revisar los flujos
de trabajo y determinar cuáles están disponibles, especifique cada flujo de trabajo que
se debe asociar al tipo de contenido en la tabla "Plan Workflows" (planeación de flujos
de trabajo) de la hoja de trabajo de planeación del tipo de contenido. Si el flujo de
trabajo no se hereda del tipo de contenido primario, especifique esa información en la
columna "New?" (¿Nuevo?).
7. Determine la directiva Una directiva es un conjunto de reglas para un tipo de
contenido y se compone de características de directiva que proporcionan los detalles de

cada regla, como si se pueden imprimir o no los elementos del tipo de contenido o qué
acciones del elemento se deben auditar. Se puede aplicar una directiva a cualquier tipo
de contenido personalizado. Tenga en cuenta que no puede aplicar una directiva a un
tipo de contenido básico. Para obtener más información acerca de la planeación de
directivas, consulte Planeación de directivas de administración de información. Después
de revisar las directivas y de determinar qué características de directiva y plantillas de
directiva están disponibles, realice lo siguiente en la sección de planeación de la
directiva de la hoja de trabajo de planeación del tipo de contenido:
a. Si el tipo de contenido primario tiene valores de configuración de directiva, se
aplicarán tal cual en el nuevo tipo de contenido. Esto garantiza que, una vez
establecidas, las directivas se aplican en todos los tipos de contenido
relevantes. Si el tipo de contenido actual hereda su configuración de directiva
del tipo primario, en la sección de planeación de la directiva de la hoja de
trabajo de planeación del tipo de contenido, responda afirmativamente (Sí) a
la pregunta "Is the policy defined in the parent content type?" (¿Está definida
la directiva en el tipo de contenido primario?).
b. Si el tipo de contenido actual hereda una directiva basada en el tipo de

contenido primario, en el campo "Record the Policy Name" (Registrar el
nombre de la directiva) de la sección de planeación de la directiva, escriba el
nombre de la plantilla de directiva. De forma similar, si el tipo de contenido
actual no hereda una directiva y desea aplicar una plantilla de directiva, en el
campo "Record the Policy Name" de la sección de planeación de la directiva,
escriba el nombre de la plantilla de directiva.
c. Si el tipo de contenido actual hereda una o varias características de directiva

individuales del tipo de contenido primario, especifique cada una de esas
características en la tabla "Feature" (Característica) de la sección de
planeación de la directiva de la hoja de trabajo. Por el contrario, si el tipo de
contenido actual no hereda una directiva y desea asociar características de
directiva al tipo de contenido actual, especifique esas características en la
tabla "Feature". Tenga en cuenta que no puede asociar características de
directiva individuales y un nombre de directiva a un tipo de contenido.
8. Determine las conversiones de documentos Office SharePoint Server 2007 permite
que se instalen en el servidor componentes de conversión de documentos para

transformar el formato. Para obtener una descripción general de las conversiones de
documentos, consulte Planeación de conversiones de documentos a continuación.
Puede asociar uno o varios convertidores de documentos a un tipo de contenido. Por

ejemplo, si un tipo de contenido está asociado a una plantilla de tipo .docx, puede
asociar al tipo de contenido el convertidor De documento de Word a página web
que se incluye en Office SharePoint Server 2007. De esta forma, los autores pueden
escribir documentos de ese tipo de contenido en Microsoft Office Word 2007 y después
convertirlos a páginas web para publicarlos.
Nota
En las páginas de Administración central de Office SharePoint Server 2007, los

administradores pueden habilitar un convertidor de documentos para que esté
disponible en cualquier biblioteca de documentos de una aplicación web. Cuando un
convertidor se habilita de esta manera, no es necesario asociarlo a tipos de contenido en
ningún sitio de la aplicación web.
En la sección de planeación de conversiones de documentos de la hoja de trabajo de planeación
del tipo de contenido, registre cada uno de los convertidores de documentos que desea asociar
al tipo de contenido, especifique si el convertidor es nuevo (y debe instalarse) y agregue notas
opcionales.
Los elementos de un tipo de contenido de listas incluyen las columnas de metadatos asociados
con el tipo de contenido junto con los flujos de trabajo que se pueden ejecutar en elementos de
ese tipo de contenido de lista. Use un tipo de contenido de lista para definir un tipo de elemento
de lista único para su solución. Por ejemplo, en una solución para el centro de llamadas de un
cliente, en el que trabajan profesionales de soporte técnico para investigar y resolver problemas
técnicos de clientes, se podría usar un tipo de contenido de lista para normalizar los datos de
cada incidente de soporte y para admitir el seguimiento del incidente mediante un flujo de
trabajo.
Para planear los nuevos tipos de contenido de lista, realice los pasos siguientes. Para
cada tipo de contenido de lista que planee, rellene una hoja de trabajo de planeación del
tipo de contenido diferente. En el campo "Document Type" (tipo de documento) de la
hoja de trabajo, escriba Lista.
1. Escriba la dirección URL del sitio donde se definirá el nuevo tipo de contenido.
Los tipos de contenido están disponibles en el sitio donde se definen y todos sus
subsitios.
2. Determine el tipo de contenido primario Especifique el tipo de contenido

3. Determine las columnas En la tabla de planeación de columnas de la hoja

de cálculo de planeación del tipo de contenido, siga estos pasos:
a. Indique cada columna heredada del tipo de contenido primario. En la

columna que indica si se trata de un elemento nuevo, en cada entrada,
escriba No.
b. En cada columna adicional, escriba el nombre de una columna
predefinida o de una columna que desee crear. Junto con los nombres
de las columnas adicionales, especifique su tipo e indique si son nuevas
o no.
4. En la sección de planeación de la plantilla de la hoja de trabajo, escriba

Ninguna.
5. Determine los flujos de trabajo Si hay un flujo de trabajo disponible que sea
relevante para el tipo de contenido de lista, tiene la opción de asociarlo al tipo
de contenido. Después, el flujo de trabajo podría iniciarse en cualquier elemento
de lista de ese tipo de contenido. Para obtener un análisis completo de la
planeación de los flujos de trabajo, consulte Planeación de flujos de trabajo para
la administración de documentos. Después de revisar los flujos de trabajo y
6. En la sección de planeación de la directiva de la hoja de trabajo, escriba

Ninguna.
Office SharePoint Server 2007 permite que se instalen en el servidor componentes de

conversión de documentos que transformen su formato. Las conversiones se pueden ejecutar
desde la interfaz de usuario o mediante programación (por ejemplo, desde un flujo de trabajo
personalizado). La relación entre los documentos de origen y sus homólogos transformados se
mantiene. Office SharePoint Server 2007 incluye convertidores que crean páginas web a partir
de documentos de Microsoft Office Word 2007 y formularios de Microsoft Office InfoPath 2007.
Además de proporcionar la infraestructura de servidor necesaria para instalar y ejecutar

convertidores de documentos, Microsoft Office SharePoint Server 2007 incluye un servicio de
equilibrio de la carga que se puede configurar para optimizar el uso de los recursos del servidor.
Una parte de la planeación de las conversiones de documentos consiste en configurar la granja
de servidores para que se equilibre la carga de manera óptima a medida que se transforman los
documentos.
Para que esté disponible para los usuarios, un convertidor debe estar instalado en la granja de
servidores y un administrador del servidor debe habilitarlo. Una vez que un convertidor está
habilitado para un servidor, está disponible para ejecutarse en los documentos de origen de ese
servidor.
Para configurar convertidores de documentos, se realizan los pasos siguientes:
1. En el análisis de uso de documentos que se realiza en Análisis del uso de documentos,
identifique los documentos candidatos a conversión, es decir, los documentos que están
escritos en un formato pero que se deben publicar o archivar en otro.
2. Busque los programas de conversión para cada conversión que se deba implementar en
los servidores.
3. Si es necesario, instale los programas de conversión en los servidores de aplicaciones

(de nivel intermedio) de la granja de servidores.
4. Configure los servicios del iniciador y del equilibrador de carga, bien en los servidores
web o bien en los servidores de aplicaciones (de nivel intermedio).
5. Identifique los puntos del flujo de documentos en los que tendrán lugar las
conversiones.
6. Identifique cómo se implementarán las conversiones, ya sea manualmente o mediante

soluciones personalizadas que las inicien.
Después de planificar tipos de contenido de documentos y listas, se sugiere seguir estos pasos:
• Si todavía no lo ha hecho, en la columna de tipo de contenido de la hoja de trabajo de
análisis de uso de documentos, registre cada tipo de contenido que haya planeado.
• Ordene las hojas de trabajo de planeación del tipo de contenido según la dirección URL
del sitio e identifique las nuevas columnas que se deben definir para cada sitio.
• Identifique nuevas plantillas que se deban diseñar.
• Identifique los nuevos flujos de trabajo que se deben planear e instalar.
• Identifique las nuevas plantillas de directiva que se deben planear y las nuevas
características de directiva que se deben planear e instalar.
Hojas de trabajo
Use las hojas de trabajo siguientes para registrar la información que se ha tratado en este
artículo:
• Hoja de trabajo de análisis de uso de documentos
• Hoja de trabajo de tipo de contenido
• Planeación de un tipo de contenido
Planeación de directivas de administración de

información
En este artículo:
• Acerca de las directivas de administración de información y las características de
directiva
• Acerca de los informes de directivas de administración de información
• Acerca de la integración de directivas de administración de información con aplicaciones
de 2007 Office System
• Características de directiva disponibles en Office SharePoint Server 2007
• Planeación de directivas de administración de información
Acerca de las directivas de administración de información y las

características de directiva
Una directiva de administración de información es un conjunto de reglas para un tipo de

contenido. Cada regla de una directiva es una característica de directiva. Por ejemplo, una
característica de directiva de administración de información podría especificar el tiempo que
debe conservarse un tipo de contenido, o podría proporcionar auditoría de documentos. Las
directivas de administración de información permiten controlar quién puede obtener acceso a la
información de la organización, lo que se puede hacer con ella y cuánto tiempo se la debe
conservar.
Nota
En este tema, el término "directiva" hace referencia a directiva de administración de

información, a menos que se especifique lo contrario.
Las directivas pueden implementarse para ayudar a una organización a cumplir los requisitos de
conformidad con las leyes, como la necesidad de conservar registros. Por ejemplo, una directiva
de recursos humanos, que una organización usa para garantizar que los registros de empleados
se administran conforme a directrices legales recomendadas, podría incluir las siguientes
características de directiva:
• Auditoría, para registrar el historial de modificación y visualización de cada documento
relacionado con los empleados.
• Retención, para asegurarse de que el contenido de trabajos en curso no se mantenga
durante un período innecesariamente prolongado.
• Etiquetas, para asegurarse de que las copias físicas de cada uno de los documentos
sean correctamente identificables.
• Restricciones de impresión, para garantizar que los documentos confidenciales
relacionados con los empleados sólo se impriman en impresoras seguras. Tenga en

cuenta que éste es un ejemplo de una directiva personalizada que debe implementarse
mediante el modelo de objetos de Office SharePoint Server 2007 o adquirirse a través
de un proveedor de software de terceros.
Las características de directiva se implementan como programas que se ejecutan en Office

SharePoint Server 2007. Pueden ser habilitadas y configuradas por un administrador del
servidor y, una vez habilitadas, pueden ser usadas por los administradores de sitios para definir
directivas. Office SharePoint Server 2007 incluye cinco características de directiva para ayudarle
a administrar el contenido. Mediante el uso del modelo de objetos de Office SharePoint Server
2007, se pueden diseñar e instalar características de directiva personalizadas que permitan
satisfacer necesidades empresariales exclusivas.
Una característica de directiva puede usar uno o varios recursos de directiva, que son
programas que proporcionan alguna funcionalidad a una característica de directiva. Por ejemplo,
un recurso de directiva para una característica de directiva de generación de códigos de barras
podría proporcionar el valor único de código de barras. Se pueden desarrollar recursos de
directiva personalizados e instalarlos para respaldar las características de directiva.
Cuando la organización usa aplicaciones cliente de 2007 Microsoft Office system junto con Office
SharePoint Server 2007, las directivas se aplican tanto en el servidor como en las aplicaciones
cliente. Esto se realiza de forma transparente. Las características de directiva que se aplican a
un documento se describen en una declaración de directiva asociada al mismo, y las
aplicaciones que reconocen la directiva impiden que los usuarios realicen tareas que infringen la
directiva del documento.
Para implementar una directiva, debe asociarla con los tipos de contenido, las bibliotecas o las
listas de sitios.
Nota
En la galería de tipos de contenido de sitio, se puede aplicar una directiva a cualquier

tipo de contenido personalizado, pero no se la puede aplicar directamente a un tipo de
contenido principal.
Puede asociar una directiva con una biblioteca, una lista o un tipo de contenido de las siguientes
maneras:
• Asociar características de directiva con una directiva de colección de sitios y, a
continuación, asociar esa directiva con un tipo de contenido, una lista o una
biblioteca. El sitio de nivel superior de una colección de sitios incluye una galería de
directivas de colección de sitios en la que los administradores del sitio de nivel superior
pueden crear nuevas directivas. Después de crear una directiva de colección de sitios,
puede exportarla para que los administradores de otras colecciones de sitios la
importen a sus galerías de directivas de colección de sitios. Esto permite estandarizar
las directivas en toda la organización.
Cuando una directiva de colección de sitios se asocia con un tipo de contenido, y ese
tipo de contenido está asociado con una lista o biblioteca, el propietario de la lista o
biblioteca no podrá modificar la directiva de la colección de sitios en la lista o biblioteca.
De esta forma, se garantiza que las directivas asignadas a un tipo de contenido se
apliquen en cada nivel de la jerarquía de sitios.
• Asociar un conjunto de características de directiva directamente con un tipo
de contenido y, a continuación, agregar el tipo de contenido a una o varias

listas o bibliotecas. Para asegurarse de que una directiva creada con este método
se use en toda una colección de sitios, asóciela con un tipo de contenido de la galería
de tipos de contenido de sitio de la colección de sitios de nivel superior. De este modo,
cada elemento de la colección de sitios de ese tipo de contenido, y cada elemento de
un tipo de contenido que herede el tipo de contenido original, incluirá la directiva.
Cuando se usa este método de asociación de una directiva con un tipo de contenido,
resulta más difícil volver a usar la directiva en otras colecciones de sitios, ya que las
directivas creadas con este método no se pueden exportar.
Nota
Para controlar de manera más estricta las directivas que están en uso en una colección
de sitios, los administradores de colecciones de sitios pueden deshabilitar la capacidad
para establecer características de directiva directamente en un tipo de contenido.
Cuando se restringe la posibilidad de establecer características de directiva en un tipo de
contenido, los diseñadores de tipo de contenido sólo pueden asociar las directivas de la
galería de directivas de la colección de sitios con los tipos de contenido.
• Asociar un conjunto de características de directiva directamente con una lista
o biblioteca. Este método sólo puede usarse si la lista o biblioteca no admite varios
tipos de contenido. Este método de creación de una directiva sólo es útil para una
directiva estrictamente definida que se aplica a una única lista o biblioteca.
Nota
Para controlar de manera más estricta las directivas que están en uso en una colección
de sitios, los administradores de colecciones de sitios pueden deshabilitar la capacidad
para establecer características de directiva directamente en una biblioteca. Cuando se
restringe la posibilidad de establecer características de directiva en una biblioteca, los
diseñadores de tipo de contenido sólo pueden asociar las directivas de la galería de
directivas de la colección de sitios con las bibliotecas.
Acerca de los informes de directivas de administración de información
Para realizar un seguimiento del uso de las directivas en cada aplicación web de la solución,
puede configurar los informes de uso de directiva de administración de información mediante
Administración central de Microsoft Office SharePoint Server 2007. Los informes de directiva de
administración de información ayudan a supervisar el grado de uso de las directivas por parte de
la organización. Puesto que las directivas suelen implementarse para ayudar a una organización
a cumplir con normativas específicas, la supervisión frecuente del uso de la directiva le ayudará
a asegurarse de que su organización las cumpla.
Office SharePoint Server 2007 incluye una plantilla de informe de directiva predeterminada en
formato XML-SS y permite crear una plantilla de informe personalizada basada en el esquema
XML-SS. Se puede especificar una programación de creación de informes de directiva o generar
los informes de forma manual.
Se genera un informe de directiva para cada colección de sitios de una aplicación web. Para cada
lista y biblioteca, el informe registra lo siguiente:
• El número de elementos que usa cada directiva.
• Para cada directiva en uso, ya sea que esté basada en una directiva de la colección de
sitios o configurada en un tipo de contenido, un resumen de la directiva (su

descripción), junto con una descripción de cada característica de directiva.
Para obtener más información acerca de cómo crear e implementar un informe de directiva de
colección de sitios personalizado, consulte la guía de Implementación de Office SharePoint
Server 2007.
Acerca de la integración de directivas de administración de información

con aplicaciones de 2007 Office System
Las directivas de administración de información de Office SharePoint Server 2007 se exponen en

los clientes de 2007 Office System. Al configurar una directiva de administración de información
en el servidor, puede escribir una declaración de directiva que informe a los trabajadores de la
información acerca de las directivas que se aplican en los documentos. Por ejemplo, la
declaración de directiva podría indicar que un documento expirará tras un determinado período,
o que éste incluye información confidencial que no se debe revelar a personas ajenas a la
compañía. La declaración incluso podría proporcionar un nombre de contacto en caso de que el
trabajador de la información necesitase obtener más información acerca de la directiva.
Las directivas incluidas en Office SharePoint Server 2007 se exponen a los trabajadores de la
información a través de características de cliente de 2007 Office System. Por ejemplo, cuando
se define una etiqueta como parte de una directiva, los usuarios pueden insertar etiquetas en
documentos mediante el menú Insertar de la mayoría de las aplicaciones cliente de 2007 Office
System. Si un documento requiere una etiqueta, la aplicación solicitará al usuario la etiqueta
cuando éste guarde un documento en el que no se ha insertado una etiqueta. De forma similar,
los usuarios podrán insertar códigos de barras desde aplicaciones cliente si esa característica de
directiva forma parte de la directiva del documento.
En 2007 Office System, también se pueden integrar características de directiva personalizadas.

Sin embargo, se deben implementar los comportamientos específicos de directiva que se desea
que estén disponibles desde programas cliente de 2007 Office System, y se debe proporcionar a
los usuarios un medio para instalar estos comportamientos en sus equipos cliente a través de
determinados mecanismos, como complementos, que permitan que los comportamientos estén
disponibles desde programas cliente de 2007 Office System. Por ejemplo, si implementa una
característica de directiva personalizada que restringe las impresoras que se pueden usar para
imprimir un tipo de contenido, debe proporcionar un complemento personalizado para que los
clientes de Microsoft Office apliquen la restricción desde aplicaciones cliente de Office.
Características de directiva disponibles en Office SharePoint Server 2007
En esta sección se describen las características de directiva incluidas en Office SharePoint Server
2007.
• Expiración La característica de directiva de expiración ayuda a deshacerse de
contenido mediante un método coherente que se puede controlar y administrar. Se

puede establecer que el contenido de un tipo específico expire en una fecha
determinada o tras un período calculado a partir de alguna actividad en el documento
(como su creación).
• Auditoría La característica de directiva de auditoría registra los eventos y las
operaciones realizadas en los documentos y elementos de lista. Puede configurar la

auditoría para registrar eventos como los siguientes:
• Modificación de un documento o elemento
• Visualización de un documento o elemento
• Protección o desprotección de un documento
• Modificación de los permisos de un documento o elemento
• Eliminación de un documento o elemento
• Etiquetado La característica de directiva de etiquetado especifica una etiqueta para
asociar con un tipo de documento o elemento de lista. Las etiquetas son áreas de texto
que permiten realizar búsquedas y que Office SharePoint Server 2007 genera en
función de las propiedades y el formato que se especifican. Por ejemplo, en un bufete
de abogados, un documento relacionado con una causa legal podría incluir una etiqueta
con los nombres de los clientes, el número de caso, el abogado asignado a la causa,
etc. Las etiquetas resultan especialmente útiles en las versiones impresas de
documentos como una forma de mostrar las propiedades del documento en una copia
impresa. Además de usar etiquetas para los documentos, es posible asociar una
etiqueta con un elemento de lista e incluir dicha etiqueta en las vistas de la lista.
• Código de barras La característica de directiva de código de barras permite realizar
un seguimiento de las copias físicas de un documento mediante la creación de un valor

de identificador único para un documento y la inserción de una imagen de código de
barras de dicho valor en el documento. De forma predeterminada, los códigos de
barras cumplen con el estándar común de código 39 (ANSI/AIM BC1-1995, código 39).
Además, es posible conectar otros proveedores de códigos de barras mediante el
modelo de objetos de directivas.
Planeación de directivas de administración de información
Al planear las directivas de la solución, primero debe determinar las necesidades de directivas
en toda la organización y, a continuación, diseñar directivas de colección de sitios para satisfacer
estas necesidades y distribuir las directivas para su inclusión en las galerías de directivas de
colección de sitios de todos los sitios relevantes. Esto podría requerir la planeación de
características de directiva personalizadas. Tenga en cuenta que, si la directiva requiere
características y recursos de directiva personalizados, éstos deben estar instalados y habilitados
en todas las granjas de servidores en las que se usa la solución. Consulte la guía
Implementación de Office SharePoint Server 2007 para obtener más información acerca de
cómo implementar y habilitar las características y los recursos de Office SharePoint Server
2007.
Un ejemplo típico de una directiva aplicable a toda la organización es una directiva diseñada
para promover procedimientos recomendados sobre auditoría y expiración de especificaciones
de productos entre las divisiones de una organización. Se diseña una sola directiva de colección
de sitios para aplicarse a todas las especificaciones de productos, a fin de que su auditoría y
retención se realicen de forma coherente. Después de definir la directiva de la colección de sitios
y probarla, se exporta y, a continuación, se importa a las galerías de directivas de colección de
sitios de otras colecciones de sitios en las que se almacenan especificaciones de productos.
Luego se la asocia con todos los tipos de contenido de especificaciones de productos de las
distintas colecciones de sitios, a fin de aplicar la directiva en todos los documentos de
especificaciones de productos.
Actividad de hoja de trabajo
Como ayuda para planear las directivas de administración de información, use la hoja de
trabajo de directivas (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73307&clcid=0xC0A, en
inglés). Cree una hoja de trabajo distinta para cada directiva que planee y, en cada hoja
de trabajo, registre lo siguiente:
• El propósito de la directiva, como "directiva para aplicar a todas las
especificaciones de productos".
• La colección de sitios en la que se va a diseñar la directiva.
• El ámbito en el que se define la directiva. Si la directiva se va a usar en varias

colecciones de sitios, debe definirla en la galería de plantillas de directiva. Defina
una directiva para un tipo de contenido si la directiva está orientada de forma más
restringida a un único tipo de contenido de una colección de sitios.
• Cada característica de directiva, como "expiración" o "auditoría". Opcionalmente,
puede escribir notas de configuración de una característica de directiva. Por
ejemplo, para la auditoría, puede especificar las acciones que se auditarán, como
"elementos de edición". Si la característica es personalizada, enumere todos los
recursos que deben estar instalados para que la característica funcione.
• Todos los tipos de contenido a los que se aplicará la directiva, y enumere todas las
colecciones de sitios en las que se usan los tipos de contenido.
Hoja de trabajo
Planeación de flujos de trabajo

Un flujo de trabajo es un característica de Microsoft Office SharePoint Server 2007 que mueve
los documentos o los elementos de lista mediante una secuencia de acciones específica o tareas
relacionadas con un proceso de negocio. Los flujos de trabajo se pueden usar para administrar
procesos de negocio comunes, como la revisión o la aprobación de documentos.
En este capítulo se incluyen los siguientes artículos:
• En ¿Qué son los flujos de trabajo? se presentan los tipos de procesos de negocio que
pueden facilitar los flujos de trabajo y se describen los flujos de trabajo incluidos en
Office SharePoint Server 2007.
• En Flujos de trabajo del plan: pasos siguientes se incluyen vínculos a temas que le
ayudarán a planear los flujos de trabajo.
Flujos de trabajo del plan: pasos siguientes

Este artículo contiene vínculos a temas que le ayudarán a planear los flujos de trabajo.
Planeación de flujos de trabajo: pasos siguientes
Para proseguir con la planeación de los flujos de trabajo en el contexto de la administración de

documentos, formularios o publicación, consulte uno de los temas siguientes:
• Planeación de flujos de trabajo para la administración de documentos
• Planeación de flujos de trabajo para plantillas de formulario
• Planeación de la aprobación y programación de contenido
Vea también
Conceptos
¿Qué son los flujos de trabajo?
Planeación de la inteligencia empresarial

La inteligencia empresarial permite almacenar los datos que representan procesos de negocios
clave de su organización, para organizar esos datos de una manera útil y para presentarlos
como información significativa. Los trabajadores del conocimiento, a continuación, pueden usar
esa información para aumentar la productividad y proporcionar comentarios que mejoren los
procesos de negocios subyacentes.
La planeación de la inteligencia empresarial es un componente clave de cualquier

implementación de Microsoft Office SharePoint Server. En primer lugar, se identifican las
necesidades empresariales de su organización. A continuación, se identifican las características
de Office SharePoint Server que le ayudarán a recopilar, presentar o actuar en los datos de la
organización.
Cuando planee la inteligencia empresarial y los datos profesionales, siga estos pasos:
1. Plan para las necesidades de inteligencia empresarial Considere los procesos de
negocios y las aplicaciones de datos profesionales usados frecuentemente en su

organización, planee los escenarios en los que trabaja con datos profesionales y
determine el ámbito de los análisis de inteligencia empresarial que esté considerando
su organización. Use los siguientes artículos para la planeación de las necesidades de
inteligencia empresarial:
• Determinación de necesidades de datos profesionales e inteligencia
empresarial proporciona una explicación de cómo usar la inteligencia

empresarial y cómo presentar los datos profesionales para aumentar la
eficacia de los análisis de datos y procesos de negocios para los escenarios
empresariales frecuentes de su organización.
• Determinación del ámbito del análisis de inteligencia empresarial proporciona
una explicación de la profundidad adecuada al planear el análisis y uso de los

datos profesionales.
2. Plan para la inteligencia empresarial Planee orígenes de datos para la
funcionalidad básica de inteligencia empresarial de Microsoft Office SharePoint Server

2007 y, a continuación, planee las herramientas de análisis usadas en los sitios de
SharePoint en función de esos orígenes de datos. Use los siguientes artículos para la
planeación de la inteligencia empresarial:
• Planeación de la administración de conexiones de datos proporciona una
explicación de cómo conectar con datos en cubos de Microsoft SQL Server

2005 Analysis Services y otras bases de datos.
• Planeación de indicadores clave de rendimiento proporciona una explicación
sobre cómo calcular marcadores fáciles de usar de intervalos de datos en

bibliotecas de conexión de datos, hojas de cálculo de Servicios de Excel en
Microsoft Office SharePoint Server 2007, listas de datos profesionales y listas
de SharePoint.
• Planeación de informes proporciona una explicación de cómo presentar
indicadores de rendimiento clave (KPI) y elementos web de datos

profesionales en las páginas del Centro de informes y otros sitios para mejorar
el análisis de datos profesionales y procesos de negocios clave.
• Planeación de paneles y filtros proporciona una explicación de cómo mostrar
varios informes y PKI relacionados y conectar los componentes web para los
datos profesionales de modo que pueda filtrar los datos en función de
propiedades empresariales clave para todos los informes en la página de
panel.
3. Plan para Excel Services Planee el uso de Servicios de Excel para analizar datos
profesionales y aumentar la inteligencia empresarial. Use los siguientes artículos para

la planeación de Servicios de Excel:
• Planeación de la seguridad de Excel Services proporciona una descripción de
las consideraciones de seguridad que se deben tomar con Servicios de Excel.
• Determinación de requisitos de recursos para admitir Excel Services
proporciona una explicación de los factores que pueden afectar al rendimiento

y disponibilidad de Servicios de Excel.
• Planeación de la representación de datos de KPI de Excel proporciona una
explicación de cómo los datos en hojas de cálculo se pueden representar en

elementos web de listas KPI o agregarlos a un panel.
• Planeación de informes de Excel en cubos OLAP proporciona una explicación
de las funciones Procesamiento analítico en línea (OLAP) y las fórmulas que se

pueden usar para crear informes personalizables.
• Planeación del acceso a hojas de cálculo de Excel proporciona una explicación
de cómo administrar hojas de cálculo y controlar el acceso a los libros.
• Planeación de conexiones de datos externos para Excel Services proporciona
una guía para configurar Office SharePoint Server 2007 de forma que los libros
cargados en Servicios de Excel puedan actualizar datos externos
correctamente.
4. Plan para presentaciones de datos profesionales Planee el uso de datos de
aplicaciones de línea de negocio para analizar y usar datos en sus sitios de SharePoint.
Use los siguientes artículos para la planeación de presentaciones de datos
profesionales:
• Planeación de conexiones de datos profesionales con el Catálogo de datos
profesionales proporciona una explicación de cómo registrar aplicaciones en el

Catálogo de datos profesionales:
• Planeación de perfiles de datos profesionales proporciona una explicación de
qué tipos de datos profesionales y propiedades se deben incluir al registrar

aplicaciones en el Catálogo de datos profesionales.
• Planeación de listas de datos profesionales proporciona una explicación de
cómo agregar columnas a listas de SharePoint que contienen datos de

aplicaciones registradas en el Catálogo de datos profesionales.
• Planeación de elementos web de datos profesionales proporciona una
explicación de cómo crear componentes web basándose en listas de datos

profesionales, los distintos tipos de elementos web de datos profesionales y
los sitios que se pueden beneficiar del uso de estos elementos web.
• Planeación de acciones para datos profesionales proporciona una explicación
de cómo crear acciones según las propiedades de los datos profesionales y

cómo mostrar dichas acciones en elementos web que se pueden conectar a
otros componentes web de datos profesionales y filtrar elementos web.
5. Plan para búsqueda de datos profesionales Planee la inclusión de datos de
aplicaciones empresariales en consultas de búsqueda desde sus sitios de SharePoint.

Use el siguiente artículo para la planeación de búsquedas de datos profesionales:
• Planeación de la búsqueda de datos profesionales proporciona una explicación
de cómo agregar orígenes de contenido de datos profesionales, asignar

propiedades de datos profesionales rastreados a propiedades administradas
usadas por consultas de búsqueda, y modificar la experiencia de la búsqueda
de modo que los datos profesionales resulten más fáciles de encontrar y que
los resultados de la búsqueda de datos profesionales sean más relevantes.
Para obtener una demostración sobre cómo habilitar Excel Services, consulte Demostración:
habilitación de Excel Services y conexiones de datos para un sitio de grupo de SharePoint. Para
obtener más información sobre la funcionalidad de Servicios de Excel y comprender las
relaciones entre los diversos componentes de Microsoft Office SharePoint Server 2007, consulte
Notas del producto: guías paso a paso de Excel Services.
Planeación de la representación de datos de KPI de

Excel
En este artículo:
• Acerca de la representación de datos de KPI de Excel
• Elementos web Lista KPI para Office SharePoint Server 2007
• KPI de Excel y SQL Server 2005 Analysis Services
Acerca de la representación de datos de KPI de Excel
En Microsoft Office SharePoint Server 2007, los datos de las hojas de cálculo de Microsoft Office
Excel 2007 se pueden representar en elementos web de indicadores clave de rendimiento (KPI)
individuales o agregarse a un panel de un sitio de SharePoint. Un panel es una página que
contiene un conjunto de elementos web. Un panel puede ser una lista de KPI formada por varios
elementos web Lista KPI. Cada elemento web puede representar datos derivados de distintas
hojas de cálculo de Excel o de varios objetos de datos dentro de la misma hoja de cálculo.
Elementos web Lista KPI para Office SharePoint Server 2007
Office SharePoint Server 2007 incluye un nuevo elemento web Lista KPI. Este nuevo elemento
web está diseñado para representar el estado actual de datos volátiles de un modo que pueda
entenderse fácilmente en términos empresariales. Al usar KPI, los usuarios pueden supervisar el
estado y las tendencias de mediciones empresariales importantes a medida que tienen lugar.
Los KPI se pueden usar para condensar grandes cantidades de datos y representar los datos
como iconos fáciles de comprender.
KPI de Excel y SQL Server 2005 Analysis Services
Microsoft SQL Server 2005 Analysis Services es un origen para datos que Servicios de Excel en
Microsoft Office SharePoint Server 2007 representa como KPI. Cuando un servidor que ejecuta
SQL Server 2005 Analysis Services se implementa y rellena con datos profesionales, el servidor
funciona como un modelo dimensional unificado (UDM) al que Servicios de Excel puede
conectarse. El UDM es un nivel lógico entre aplicaciones de informes y orígenes de datos back-
end. El nivel de UDM se puede diseñar para representar datos en términos empresariales y
facilitar a los usuarios la creación de informes.
Un diseñador de UDM puede formatear los datos que consume Servicios de Excel desde un
servidor de SQL Server 2005 Analysis Services. El diseñador de UDM puede establecer reglas de
formato condicional basadas en el servidor que se pueden implementar para señalar aquellos
valores que ponen en peligro la integridad de una base de datos, como un balance negativo o
cualquier otro valor que infrinja las reglas empresariales. El diseñador de UDM también puede
configurar estados visuales e indicadores de tendencias que ayudan a los usuarios a entender
con rapidez datos de KPI representados en términos empresariales.

Excel
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Excel
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Excel
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¿Qué es la administración de documentos?

• Elementos de un sistema de administración de documentos

La administración de documentos controla el ciclo de vida de los documentos de la organización,

Un sistema de administración de documentos bien diseñado favorece la búsqueda y el uso

Elementos de un sistema de administración de documentos

Una solución de administración de documentos eficaz especifica:

• Qué plantillas se van a usar para cada tipo de documento.

• Qué metadatos se van a proporcionar para cada tipo de documento.

• Dónde almacenar los documentos en cada etapa de sus ciclos de vida.

• Cómo controlar el acceso a un documento en cada etapa de su ciclo de vida.

• Cómo mover documentos dentro de la organización al mismo tiempo que los

relacionadas con los documentos, se conserven o eliminen correctamente los

de acuerdo con requisitos legales y las directrices corporativas.

El proceso de planeación de la administración de documentos consta de los siguientes pasos

1. Identificar las funciones de administración de documentos Compruebe que sus

2. Analizar el uso de los documentos Después de identificar quién trabaja en los

documentos, determine en qué tipos de documentos trabajan y cómo se usarán. Para

3. Planear la organización de los documentos Puede organizar documentos en

necesario mover o copiar un documento de una biblioteca de un sitio a otro en

5. Planear tipos de contenido Use tipos de contenido para organizar información

acerca de los tipos de documentos, tales como metadatos, plantillas de documento,

cada tipo de contenido y ubicación de almacenamiento. Por ejemplo, en el caso de una

7. Planear los flujos de trabajo La planeación de los flujos de trabajo de su

organización le permite controlar y realizar un seguimiento de cómo los documentos se

8. Planear directivas Para cada tipo de contenido, planee directivas de administración

de información para garantizar que los documentos se auditan, retienen, etiquetan y

Identificación de participantes y partes interesadas en la administración de

¿Quién crea documentos en su organización?

¿Qué tipos de documentos crean?

¿Quién revisa los documentos?

¿Quién edita los documentos

¿Quién usa los documentos?

¿Quien aprueba la publicación de documentos?

¿Quién diseña los sitios web usados para hospedar documentos?

¿Quién establece las instrucciones y las directivas para administrar documentos?

¿Quién administra los registros de la organización?

Acción de hoja de trabajo

Posición Tipos de documentos Función

Administrador del servidor

Administrador de bases de datos

Administrador del sitio

Administrador del sitio

Identificar las partes interesadas en el contenido le ayudará a garantizar una

Administre su perfil | Contacte con nosotros | Boletín

¿Qué son los tipos de contenido?

Integración de propiedades con la versión Office 2007

Tipos de contenido de carpeta

Planeación de tipos de contenido de documentos

Planeación de tipos de contenido de listas

Planeación de conversiones de documentos

Después de planificar tipos de contenido: pasos siguientes

En este tema se describen los tipos de contenido y las características

¿Qué son los tipos de contenido?

Las propiedades que se van a asociar a los elementos de su tipo

Las directivas de administración de información que se van a asociar a los

Plantillas de documento (para tipos de contenido de documento)

Las conversiones de documentos que estarán disponibles (para tipos de

Puede asociar un tipo de contenido a una lista o biblioteca. Si lo hace, especifica

Se muestran las columnas relacionadas con todos los tipos de contenido

Los tipos de contenido personalizados se definen en la galería de tipos de

Por ejemplo, si la organización usa una plantilla de contrato concreta, en la

Integración de propiedades con la versión Office 2007

En Office SharePoint Server 2007 es fácil personalizar el formulario de