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DEFENSA CIVIL COLOMBIANA

PROCEDIMIENTO ELABORAR PLANES Y PROGRAMAS DE PREVENCION PRE PD 001


CONTROL DE VERSIONES
Versin
1

Fecha (DD/MM/AAAA)
09/09/2008

Descripcin
Creacin

Elabor: Tcnico para Apoyo de Seguridad y Defensa _______________________________________________

Revis: Profesional de Defensa _______________________________________________

Aprob: Director General Defensa Civil Colombiana _______________________________________________

La Institucin Social y Humanitaria ms Grande del Pas


Calle 52 No. 14-67 Conmutador: 6400090 6916859 Fax: 6408081 6916870 Bogot, D.C. www.defensacivil.gov.co

PREVENCION

ELABORAR PLANES Y PROGRAMAS DE PREVENCION


Repblica de Colombia

PRE-PD-001
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TABLA DE CONTENIDO

1. 2. 3. 4. 5.

OBJETIVO .............................................................................................2 ALCANCE..............................................................................................2 CONDICIONES GENERALES...............................................................3 DESARROLLO ......................................................................................3 DOCUMENTOS RELACIONADOS .......................................................6

1. OBJETIVO Servir como instrumento rector para el diseo y realizacin de actividades dirigidas a prevenir, mitigar y dotar al Sistema Nacional para la Prevencin y Atencin de Desastres, de una herramienta que permita coordinar y planear el control y atencin de riesgos y sus efectos asociados sobre las personas y el medio ambiente, asimismo, impartir normas e instrucciones sobre las obligaciones, deberes y responsabilidades de los organismos operativos que conforman el SNPAD. Establecer las directrices para la elaboracin de los planes locales de emergencia, segn la Gua Metodolgica para la Formulacin del Plan Local de Emergencia y Contingencias (PLECs). 2. ALCANCE Partiendo de la premisa que La Prevencin y Atencin de los Desastres es una Responsabilidad de Todos y la definicin del Sistema como el Conjunto de instituciones pblicas, privadas y comunitarias que integran sus recursos tcnicos, cientficos, administrativos, organizativos, etc., cada una desde el mbito de su competencia que tengan responsabilidades en las tareas de prevenir, reducir, evitar y/o atender las emergencias o desastres, se concluye que todas las entidades o instituciones deben hacer planes de Emergencia y Contingencia. El Plan de Emergencia es un plan general que da normas para cualquier tipo de emergencia. El Plan de Contingencia es un plan especfico para cada amenaza, pero enmarcado en los lineamientos que le d el correspondiente Plan de Emergencia. La Institucin Social y Humanitaria ms Grande del Pas
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3. CONDICIONES GENERALES El Plan de Emergencia es un documento que determina la estructura jerrquica y funcional de las autoridades y organismos llamados a intervenir y establece el sistema de coordinacin de las instituciones, los recursos y medios tanto pblicos como privados, necesarios para cumplir el objetivo propuesto. El Plan debe incluir polticas, acciones y programas, tanto de carcter sectorial como del orden nacional, regional y local, que se refiera entre otros a la fase de prevencin, atencin y desarrollo en relacin con los diferentes tipos de desastre o calamidad. Este Plan debe contener todos los elementos necesarios para establecer un sistema para la prevencin y atencin de desastres en el territorio a que se hace referencia. El Plan de Contingencia es el conjunto de acciones secuenciales que deben ser cumplidas por cada grupo de trabajo durante cada una de las etapas del desastre, as como los procedimientos para realizarlos y los recursos disponibles para tal fin; estos planes deben ser elaborados para un escenario de riesgo especfico. El Plan de Emergencia y Contingencia se debe elaborar de acuerdo a la Gua Metodolgica para la Formulacin del Plan Local de Emergencia y Contingencias (PLECs) SNPAD PLECs. 4. DESARROLLO Asumiendo que los planes nacionales son muy generales y no pueden salirse de normas legales, doctrina de administracin de desastres y costumbres aceptadas en nuestro medio y para darle curso a los planes del nivel operativo, se determina el siguiente procedimiento para la elaboracin a partir del nivel regional: Los Comits Locales del Sistema Nacional para la Prevencin Atencin de Desastres SNPAD, del cual es integrante la Defensa Civil Colombiana, elaboran su plan de emergencia con sus correspondientes anexos institucionales, sin que se presenten contradicciones entre el Plan y sus anexos. Como el plan de emergencia tiene un aparte en que se identifican las amenazas de esa comprensin territorial, para cada una de ellas se elaborar su respectivo plan de contingencia.

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Siguiendo los lineamientos del plan de emergencia regional, el Comit Operativo elabora el propio siguiendo el mismo proceso interactivo con las instituciones para los correspondientes anexos. En la misma secuencia, para cada AMENAZA debe elaborar un Plan de Contingencia, con sus anexos, siguiendo el mismo procedimiento de elaboracin interinstitucional. El PLECs debe ser evaluado peridicamente para determinar si los escenarios, procedimientos, recursos e informacin en general corresponden a la realidad y amenazas actuales en cada municipio, esta evaluacin y seguimiento al plan debe ser efectuada con el apoyo de las instituciones que integran el CLOPAD.

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ACTIVIDAD
Inicio

DESCRIPCIN

RESPONSABLE

REGISTROS/DTOS

Fijar pautas, normas, directrices para la elaboracin del Plan

Por medio de directivas se determinan las directrices para actuar a nivel nacional ante una posible emergencia

Prevencin y Accin Integral

Decreto Ley 2341 de 1971 Decreto 919 de 1989 Gua Metodolgica para la Formulacin del Plan Local de Emergencia y Contingencias (PLECs).

Elabora un diagnstico de necesidades y registro de amenazas

Con base en las necesidades, se elabora un inventario de amenazas por regin

Prevencin y Accin Integral

Estadsticas de emergencias Zonas potenciales de emergencias Ciclo de las calamidades

Elabora plan y lo presenta para revisin al Comit, conjuntamente con los CLOPADs y CREPADs

De acuerdo al diagnstico se elabora un Plan por cada Amenaza

Sistema Nacional para la Prevencin y Atencin de Desastres SNPAD

Polticas del SNPAD Decreto 919 de 1989 Planes de emergencia y contingencia

Evaluacin y Seguimiento

El PLECs debe ser evaluado peridicamente con el apoyo de las instituciones que integran el CLOPAD. Estadsticas de emergencia

Prevencin y Accin Integral

Informes, cuadros estadsticos de emergencias

Fin

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5. DOCUMENTOS RELACIONADOS NOMBRE DEL DOCUMENTO Decreto Ley 2341 de 1971 Decreto 919 de 1989 Estadsticas de emergencias atendidas Inventario de Amenazas en Zonas Potenciales de Emergencias Ciclo de las calamidades y los desastres CDIGO

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INVENTARIO DE AMENAZAS EN ZONAS POTENCIALES DE DESASTRES DEPARTAMENTOS


AMAZONAS

AMENAZAS Inundaciones Deslizamientos Inundaciones

RIESGOS EN ZONAS POTENCIALES DE DESASTRE Riberas de los ros Amazonas, Putumayo, Caquet, Apaporis, Mirit.

Medelln, Dabeiba, Amag, Andes.

ANTIOQUIA

Amag, Puerto Berro, Puerto Triunfo, La Pintada, Bolombolo, Puerto Valdivia, Taraz, y Caucasia. Intermedio; alto en el Valle de Aburr por densidad poblacional y urbanstica y en el noroccidente del Vientos Huracanados departamento. Incendios Forestales Zona de Urab. Avalanchas Valle de Aburr. Sismos
Dabeiba.

ARAUCA

ATLANTICO

Inundaciones Sismos Deslizamientos Arroyos Inundaciones Sismos

Arauca, Cravonorte, Puerto Rondn, Fortul, Saravena. Occidente del departamento. Soledad, Tubar.

Barranquilla, Soledad.
Suan, Santa Luca, Manat, Malambo.

BOGOTA D.C.

Incendios Forestales Inundaciones Deslizamientos

Alto por densidad poblacional y urbanstica: sistemas de fallas del Borde Llanero y Salinas, fallas locales de Bogot, Alto del Cabo, Torca y Santa Brbara. El Lago, Chapinero, Los Mrtires, La Candelaria. Ultimos episodios clasificados como terremotos:1827, 1917.
Cerros orientales y de Suba.

BOLIVAR

Inundaciones Deslizamientos Mar de Leva Deslizamientos

Zonas aledaas ros Juan Amarillo y Tunjuelito al sur y occidente. Cerros orientales. La Boquilla, San Juan Nepomuceno, Sur del Depto. Cartagena barrio el Bosque Alto, Las Colinas. Cartagena: Bocagrande, La Boquilla, Marbella. Rondn, Santa Mara, La Capilla, Paz del Ro,

DEPARTAMENTOS

AMENAZAS

BOYACA

Inundaciones Incendios Forestales Sismos Sismos

CALDAS

Volcanes
Inundaciones

RIESGOS EN ZONAS POTENCIALES DE DESASTRE Labranzagrande, Chiscas, Pajarito, Muzo, Aquitania, Sogamoso. Corrales, La Capilla, Pajarito, Puerto Boyac, Pez, Marip, Somondoco, Campohermoso. Aquitania, Villa de Leyva, Siachoque, Paipa, Duitama, Tibasosa, Tasco, Arcabuco. Oriente del departamento. Alto en todo el departamento. muy alto en Manizales por densidad poblacional y urbanstica; sistema de fallas de Romeral. Ruiz, Machn: Manizales, Chinchin.
La Dorada, Guarinocito.

Deslizamientos Avalanchas Inundaciones


CAQUETA

Deslizamientos Inundaciones
CASANARE

Deslizamientos Sismos
CAUCA

Manzanares, Belalcazar, Marmato, Manizales. Supa. Valparaso, Puerto Solano, Miln, Curillo, Puerto Rico, San Vicente del Cagun, Puerto Arango. Morelia, Beln de los Andaquies, El Paujil. Man, Orocue, San Luis de Palenque, Paz de Ariporo, Pore, Hato Corozal, Villanueva. Sabanalarga, va a Yopal, El Morro, Aguazul, El Pauto, Tmara, Recetor, Chmaza.

Volcanes Inundaciones Avalanchas

Alto en todo el departamento, muy alto en Popayn por fallas y densidad poblacional y urbanstica.
Purac, Huila: Regiones aledaas, cuencas de los ros que nacen all. Tmbo, Puerto Tejada, Pez. Caloto, Piendam, Balboa.

CESAR

Inundaciones Vendavales Inundaciones

La Gloria, Gamarra.
Tamalameque, Valledupar, Badillo, Guaymaral. Tierralta, Valencia, Ceret, San Pelayo, Lorica, San Bernardo del Viento, Montera, Chim, Momil, Pursima, Cinaga de Oro, Montelbano, Buenavista, Ayapel, Pueblo Nuevo. San Bernardo del Viento, San Antero, Moitos, Puerto Escondido. Cqueza, El Colegio, Fmeque, Gachet, Guayabal, La

CORDOBA

Mar de Leva Deslizamientos

DEPARTAMENTOS
CUNDINAMARCA

AMENAZAS

Sismos Inundaciones Avalanchas Inundaciones Sismos

CHOCO

RIESGOS EN ZONAS POTENCIALES DE DESASTRE Vega, Puerto Salgar, Soacha, Utica, Villeta, Cucunub, La Calera, Silvania. Intermedio: al oriente por sistema de fallas del Borde Llanero, al occidente por sistema de fallas Salinas. Puerto Salgar, Gachet, Guayabetal. Utica, regin del Guavio. Bagad, Llor, Bojay, todo el departamento. Todo el departamento, especialmente noroccidente: Baha Solano.
Riosucio.

GUANIA GUAJIRA

Deslizamientos Maremotos Avalanchas Inundaciones Sequas Tormenta tropical Inundaciones Inundaciones Inundaciones

GUAVIARE

HUILA

Volcanes Sismos Deslizamientos Avalanchas Inundaciones

Costa Pacfica: Baha Solano y El Valle. Bagad. Todo el departamento -Puerto Inrida, San Rafael. Todo el departamento. Uribia, Manaure, Maicao, Riohacha. Riohacha, Maicao, Barrancas, San Juan del Cesar, Villanueva, Uribia. San Jos del Guaviare, todo el departamento. Neiva, El Agrado, Acevedo, Suaza, Guadalupe, Aipe, Altamira, Campoalegre, Colombia, Palermo, Pitalito, Rivera, Timan, Yaguar. Huila: Cuenca ro Pez. Purac: suroccidente.

Todo el departamento.
Santa Mara. Guadalupe, Gigante. El Banco, Guamal, San Sebastin, San Zenon, Santa Ana, Plato, Tenerife, Pedraza, El Pin . Poblacionales al occidente de la Sierra Nevada. Villavicencio, Puerto Lpez, Barranca de Upa, Cabuyaro. Villavicencio y zonas aledaas a falla del Borde Llanero Restrepo. Galeras: muy alto en Jenoy y Nario, alto en Pasto, Consac, La Florida y regiones aledaas al cauce del ro Azufral. San Juan de la Costa, Tumaco, Iscuand, Barbacoas, El Charco; ultimo episodio 1979. Todo el departamento.

MAGDALENA

Vendavales Inundaciones
META

Sismos Avalanchas Volcanes


NARIO

Maremotos Sismos

DEPARTAMENTOS

AMENAZAS Sismos Inundaciones

NORTE DE SANTANDER

Deslizamientos

PUTUMAYO

Inundaciones Deslizamientos Sismos Desliz. y Avalancha.

RIESGOS EN ZONAS POTENCIALES DE DESASTRE Alto en todo el departamento ; muy alto en Ccuta, Arboledas, Pamplona. Tib, Sardinata, Puerto Santander, Tres Bocas, Campo Dos, La Gabarra, San Martn de Loba; Puerto Villamizar, Aguas Claras, Villa del Rosario, Cchira, Corregimientos de Ccuta. Ccuta, Sectores de Tucunare, Palmera, Santo Domingo, Los Patios: sectores de la Cumbre, Daniel Jordn, en Toledo: Vereda Irma, El Retiro; Labateca, Herrn, Pamplona. Puerto Ass, Puerto Leguzamo, San Miguel, Orito. San Francisco, Mocoa.

QUINDIO

Alto en todo el departamento, muy alto en Armena por densidad poblacional y urbanstica.
Pijao y Gnova.

Sismos
RISARALDA

Deslizamientos Inundaciones

Alto en todo el departamento, muy alto en Pereira y Dosquebradas por densidad poblacional y urbanstica.
Pereira, Dosquebradas, Marsella. La Virginia, Pereira, Santa Rosa de Cabal.

SAN ANDRES Y PROVIDENCIA

Huracanes

Temporada: agosto a octubre.


Sismos Deslizamientos Inundaciones Inundaciones Todo el departamento, alto en Bucaramanga, Cepit, Mesa de los Santos, Betulia y Zapatoca. Bucaramanga, Jess Mara, Landzuri, Mlaga, Rionegro, San Vicente, Surat, Tona, Vlez, San Benito. Barrancabermeja, Puerto Wilches, El Plaon, Capitanejo. San Marcos, San Benito, Caimito, Sucre, Guaranda, Majagual, Corozal. Tol, San Onofre, Morroa, Sincelejo, Coloso, Corozal, San Pedro, San Marcos. Golfo de Morrosquillo en sus principales centros poblados de Tol y Coveas. Ruiz : Murillo, Herveo, Lbano, Mariquita, Honda Tolima : Juntas, Pastales, Ibagu.

SANTANDER

SUCRE

Vendavales Marejadas Volcanes

DEPARTAMENTOS
TOLIMA

AMENAZAS Incendios Forestales Inundaciones Sismos Deslizamientos Sismos

VALLE DEL CAUCA

Inundaciones

VAUPES VICHADA

Avalanchas Deslizamientos Inundaciones Inundaciones

RIESGOS EN ZONAS POTENCIALES DE DESASTRE Rovira, Chaparral, Ataco. Prado, Natagaima, Purificacin, Honda, Coyaima, Flandes, Surez, Ambalema, Cajamarca, Cocora. Todo el departamento. Anzoategui, Ataco, Casablanca, Coello, Faln. Alto en Cali por densidad poblacional y urbanstica; todo el departamento, falla Romeral. Andaluca, Buga, Cali, El Cerrito, Florida, Ginebra, Palmira, Tulu, Trujillo, Pradera, Sevilla, Yumbo, Buenaventura. Buenaventura, Florida, Ginebra, Palmira.
Cali, Dagua, El Dovio, Sevilla, Tulu, Yumbo.

Mit, todo el departamento Todo el departamento

CICLO DE LAS CALAMIDADES Y LOS DESASTRES


FENOMENOS QUE ORIGINAN CALAMIDADES Y DESASTRES ANTROPICO N A T U R A L E S
S

Hidrometeorolgicos
Lluvias torrenciales Heladas Crecientes sbitas Inundaciones Avalanchas Marejadas Vendavales Tormentas elctricas Tormentas tropicales Huracanes Sequas (Incendios forestales)

Geolgicos
Derrumbes Deslizamientos Movimientos en masa ERUPCIONES VOLCNICAS Flujos de lodo Terremotos Movim. Licuacin suelo Ssmicos Maremotos (tsunamis)

Accidentes Incendios Contaminacin Deforestacin Epidemias Desplazados Fuga txicos Actos terroristas

amenaza
PREVENCION MITIGACION
E s c e n a r i o d e r i e s g o

PREPARACION ALERTA - ALARMA


E s c e n a r i o d e r i e s g o

impacto Vulnera -

bilidad

Ncleos poblacionales, bienes, viviendas, estructuras de servicios, medio ambiente, ecosistema.

calamidad o desastre
respuesta

atencin
rehabilitacin , reconstruccin
Planes de Ordenamiento Territorial Planes de Emergencia y Contingencia

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PROCEDIMIENTO EJECUCION DE PROGRAMAS DE PREVENCION PRE PD 002


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PROCEDIMIENTO EJECUCION DE PROGRAMAS DE PREVENCIN


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TABLA DE CONTENIDO 1. 2. 3. 4. 5. OBJETIVO .............................................................................................2 ALCANCE..............................................................................................2 CONDICIONES GENERALES...............................................................3 DESARROLLO ......................................................................................3 DOCUMENTOS RELACIONADOS .......................................................6

6. OBJETIVO Planificar las actividades de Prevencin y Atencin de Emergencias Coordinar las acciones para enfrentar las situaciones de desastre Fijar tareas de prevencin de acuerdo a la misin de cada entidad del SNPAD 7. ALCANCE Comprende desde la citacin de las entidades que conforman el Comit Operativo Nacional (Cruz Roja, Bomberos, DGPAD, Polica Nacional, Fuerzas Militares, Gobernadores, Alcaldes) hasta la elaboracin de las respectivas actas de la reunin 8. CONDICIONES GENERALES Se tienen en cuenta los informes de prevencin y atencin de emergencias de las diferentes entidades que conforman el Comit, los informes del estado del tiempo y proyecciones futuras que emite el IDEAM, as como los compromisos de soluciones a problemas inminentes del territorio nacional. 9. DESARROLLO Dependiendo de la necesidad por inminente emergencia o desastre, se cita a reunin a todos los integrantes del Comit Operativo Nacional CONAD

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PROCEDIMIENTO EJECUCION DE PROGRAMAS DE PREVENCIN


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ACTIVIDAD
Inicio

DESCRIPCIN

RESPONSABLE

REGISTROS/DTOS

Elaboracin oficio para citacin a reunin de los Miembros del Comit Operativo Nacional

Se elabora el oficio para citar a los miembros del CONAD, el cual contiene el sitio, la hora y la agenda a tratar en el Comit Operativo Nacional

Direccin de Prevencin y Accin Integral de la Defensa Civil Colombiana

Oficios, informes de emergencias

El Comit se rene y establece compromisos y plazos de ejecucin

En la reunin de todos los miembros del CONAD, se definen polticas y tareas a seguir para contrarrestar una posible emergencia

Miembros del Comit e invitados especiales

Elabora el acta correspondiente y la enva a las Entidades del CONAD

Se elabora un acta con los temas tratados, las lecciones aprendidas y las tareas por cumplir

Director General como Presidente del CONAD

Acta de reunin

Monitorea el cumplimiento de los trabajos que se hayan impuesto en la reunin.

Se hace un seguimiento a las tareas impuestas en el CONAD

Director General como Presidente del CONAD

Fin

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PROCEDIMIENTO EJECUCION DE PROGRAMAS DE PREVENCIN


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10. DOCUMENTOS RELACIONADOS NOMBRE DEL DOCUMENTO Decreto 919 del 1 de mayo de 1989 Citaciones al Comit Operativo Nacional - CONAD Actas de reunin CDIGO

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PROCEDIMIENTO EVALUACION DE LA PREVENCION PRE PD 003


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Creacin

Elabor: Tcnico para Apoyo de Seguridad y Defensa _______________________________________________

Revis: Profesional de Defensa ______________________________________________

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PROCEDIMIENTO EVALUACION DE LA PREVENCIN


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TABLA DE CONTENIDO

1. 2. 3. 4. 5.

OBJETIVO ...........................................................................................18 ALCANCE............................................................................................18 CONDICIONES GENERALES.............................................................18 DESARROLLO ....................................................................................19 DOCUMENTOS RELACIONADOS .....................................................20

11. OBJETIVO Emitir normas e instrucciones para que los Directores Seccionales y Jefes de Oficinas Operativas, contacten, orienten y unifiquen criterios y doctrina en los organismos operativos de sus correspondientes jurisdicciones. As mismo verificar el buen funcionamiento tanto operativo como administrativo. Capacitar y revistar sobre aspectos del Plan Estratgico Institucional, conformacin y operatividad de las agrupaciones operativas y administrativas, consolidar la organizacin, examinar la capacidad para cumplir la misin y en general aquellos aspectos que enmarcan la misin de la Entidad y las tareas especficas de la misma

12. ALCANCE Comprende desde la elaboracin de la Circular correspondiente en el mes de enero de cada ao, hasta la evaluacin de los respectivos informes sobre las inspecciones operativas realizadas durante los meses de FEBRERO, ABRIL, JULIO y SEPTIEMBRE de cada ao. 13. CONDICIONES GENERALES Teniendo en cuenta las polticas de la Direccin y el Plan Estratgico, se dispone que los seores Directores Seccionales y Jefes de Oficinas Operativas, ejecuten dos Inspecciones Operativas por semestre a las Juntas de sus respectivas jurisdicciones, durante los meses de FEBRERO, ABRIL, JULIO y SEPTIEMBRE de cada ao.

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PROCEDIMIENTO EVALUACION DE LA PREVENCIN


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14. DESARROLLO ACTIVIDAD


Inicio

DESCRIPCIN
Se elabora la Circular, la cual contiene las directrices y fechas para la realizacin de las inspecciones operativas por parte de las Direcciones Seccionales y Oficinas Operativas

RESPONSABLE

REGISTROS/DTOS

Elaboracin de la circular para la realizacin de las Inspecciones Operativas a las Juntas de DCC.

Direccin de Prevencin y Accin Integral de la Defensa Civil Colombiana

Circular

Envo de la Circular y el formato de Inspecciones a las Seccionales y Oficinas Operativas

Se enva la circular y el formato respectivo para que sea diligenciado y devuelto a la oficina de Prevencin

Directores Seccionales y Jefes de Oficinas Operativas DCC

Formato de Inspecciones

Se consolida la informacin y se elabora la Resolucin correspondiente

Consolidada la informacin, se elabora la Resolucin y se enva a las Seccionales, Of. Operativas y al Grupo de Presupuesto para el pago, segn el Plan de Compras Para cada inspeccin operativa se elabora el informe respectivo y la planilla de gastos para su legalizacin.

Direccin de Prevencin y Accin Integral de la Defensa Civil Colombiana y Grupo de Pre supuesto

Resolucin

Elabora y enva a Prevencin los informes de las Insp. operativas programadas en el mes

Directores Seccionales y Jefes de Oficinas Operativas DCC

Informes operativos del plan visitas

Se controla y verifica el cumplimiento de las inspecciones

Recibidos los informes se verifican y se archivan para su consulta.

Direccin de Prevencin y Accin Integral de la Defensa Civil Colombiana

Fin

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15. DOCUMENTOS RELACIONADOS

NOMBRE DEL DOCUMENTO Decreto Ley 919 de 1989 Resolucin No. 455 del 28 de agosto de 2008. Circular sobre Inspecciones Operativas Formatos de inspecciones Operativas Resolucin sobre Inspecciones Operativas Informes de Inspeccin Operativa de las Seccionales y Oficinas Operativas.

CDIGO

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PROCEDIMIENTO ATENCIN DE EMERGENCIAS

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ATENCIN DE EMERGENCIAS ATN-PD-001


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1. 2. 3. 4. 5. OBJETIVO ...........................................................................................22 ALCANCE............................................................................................22 CONDICIONES GENERALES.............................................................22 DESARROLLO ....................................................................................24 DOCUMENTOS RELACIONADOS ........... Error! Marcador no definido.

1. OBJETIVO

Coordinar las acciones de atencin de emergencias para lograr salvaguardar la vida y los bienes del conglomerado social del Territorio Nacional, realizando acciones de Bsqueda, localizacin y rescate de las personas, sus bienes y entorno, as como de los servicios vitales y sistemas estratgicos, en caso de riesgo, emergencia, siniestro o desastre que comprometan a gran parte a la poblacin. Fomentar una adecuada gestin de la Institucin, con el fin de garantizar un servicio eficaz y eficiente en cumplimiento a la normatividad vigente y a la constitucin.

2. ALCANCE

El presente procedimiento va desde el impacto y/o recibo de la informacin, hasta la desmovilizacin de recursos y posterior reunin para estudio de caso, incluyendo su ejecucin en el proceso del manejo de la cadena de Socorro, las actuaciones del personal voluntario, los grupos especializados y el apoyo que da la entidad al manejo coordinado de la emergencia.

3. CONDICIONES GENERALES

1. La atencin de la emergencia se har con base en la metodologa de Sistema de Comando de Incidentes y se debern observar los principios y estructura desde el principio hasta el fin de la emergencia. 2. Ningn voluntario podr actuar a titulo personal o sin la autorizacin de la Seccional, La Institucin Social y Humanitaria ms Grande del Pas

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PROCEDIMIENTO DE ATENCIN DE EMERGENCIAS


Repblica de Colombia Oficina Operativa y/o Junta de Defensa Civil.

ATENCIN DE EMERGENCIAS ATN-PD-001


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3. Todo procedimiento que se realice en la atencin de la emergencia se deber reportar inmediatamente al Funcionario de Servicio. 4. No se podr emplear menores de edad ni voluntarios incapacitados fsicamente, en actividades operativas que impliquen alto riesgo para la integridad fsica del voluntario. 5. No se permitir el ingreso a la zona de impacto a los voluntarios que no porten los respectivos equipos de Proteccin Personal. 6. La aprobacin y la revisin de los protocolos se realiza mediante reunin de Funcionarios y en presencia del Director Seccional o Tcnicos de la Oficina Operativa. 7. Los documentos generados por fuentes externas, como son: Normas, libros, folletos, artculos, ya bien sea en medio fsico magntico; debern reposar en medio magntico en la Direccin Seccional u Oficina Operativa; para consulta de los funcionarios operativos. 8. Los documentos externos sern identificados a travs del listado de documentos externos. 9. Este procedimiento se aplicar slo cuando la Emergencia afecte a la poblacin.

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PROCEDIMIENTO DE ATENCIN DE EMERGENCIAS


Repblica de Colombia

ATENCIN DE EMERGENCIAS ATN-PD-001


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4. DESARROLLO
La Defensa Civil Colombiana coordinar los apoyos requeridos para proporcionar los servicios de atencin de la emergencia, bsqueda y salvamento, socorro, atencin prehospitalaria, transporte; as como una Adecuada distribucin de recursos y responsabilidades de los cuerpos de Auxilio del sector pblico, privado y social, independientemente del tipo de Riesgo, emergencia, siniestro o desastre. En caso de emergencias, los procedimientos operativos se aplicarn de acuerdo a lo determinado en el Decreto 919 del 1 de mayo de 1989. Teniendo en cuenta que se deber a tender cualquier tipo de emergencia que comprometa a la poblacin.

ACTIVIDAD
Inicio

DESCRIPCIN
Inicio del evento emergencia o incidente ocurrido inesperadamente que genere riesgo a la comunidad. Recepcin del comunicado a travs de la lnea de Emergencias 144 a nivel nacional Comcel y Movistar. Recepcin a travs de la lnea fija de la Seccional u Oficina Operativa. Recepcin a travs de la Red local o red integrada de Emergencias. Recepcin del llamado a travs de la Red HF, UHF, VHF y/o Red de Comunicaciones. Verificar la realidad de la situacin u evento e informar. Quien reporta debe suministrar datos especficos (Comunidad, Autoridad, Institucin, , etc.) Tipo de Incidente Localizacin Hora de Ocurrencia

RESPONSABLE
Eventos de tipo natural, socio natural o antropicos.

REGISTROS/DTOS

Reporte y Activacin

Comunidad, institucin Junta Defensa Civil o medio de comunicaciones

Decegrama, Fax, Correo electrnico, Bitcora de radios, etc.

Verificacin de la Informacin

Juntas de Defensa Civil, Seccional u Oficina Operativa

Fax, Radio, Bitcora de radios, etc.

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PROCEDIMIENTO DE ATENCIN DE EMERGENCIAS


Repblica de Colombia ACTIVIDAD
A
NO

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DESCRIPCIN

RESPONSABLE

REGISTROS/DTOS

Confirmacin

SI

FIN

El hecho es real? Afectados, Evacuados, Lesionados, Muertos, etc. Posibles requerimientos Que accin esta adelantando o esta en capacidad de adelantar. Atender inmediatamente y eficazmente a la comunidad frente a la emergencia. Comunicado al Funcionario de Servicio. Llamado va telefnica, (celular, fijo, etc.) Llamado por la red de Comunicaciones de la Seccional u Oficina Operativa. Convocatoria funcionario de servicio a Juntas de Defensa Civil, y Grupos Especiales de Rescate Llamado del Funcionario de Servicio a las Juntas del Sector activando comits, grupos, agrupaciones y/o destacamentos. Llamado al Grupo Especial de Rescate de la Localidad Llamado por la Red de Comunicaciones de la Seccional u Oficina Operativa. Llamadas telefnicas a Presidentes, lideres y Comandante Grupo GER indicando las Recomendaciones Iniciales en el Sitio del Incidente. La Junta de Defensa Civil hace el Control de la Emergencia.

Primer respondiente por intermedio del radioperador

Bitcora de sala de radio

Atencin Inicial

Juntas de Defensa Civil

Informes presentados por las Juntas de Defensa Civil

Informe a Funcionario

Radiooperador de Turno, Juntas de Defensa Civil con radio

Bitcora Funcionario de Servicio

Control de Emergenci

Juntas de Defensa Civil

Reporte Juntas de Defensa Civil, Reporte de Gestin Operativa

SI

FIN

NO

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PROCEDIMIENTO DE ATENCIN DE EMERGENCIAS


Repblica de Colombia ACTIVIDAD
B

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DESCRIPCIN

RESPONSABLE

REGISTROS/DTOS

Activacin Otras Juntas

Segundo llamado del funcionario de servicio a las juntas de la localidad activando comits, grupos, agrupaciones y/o destacamentos. Activacin de la Brigada de Emergencias de la Seccional u Oficina Operativa.

Funcionario de Servicio

Activacin Brigadas

Funcionario de Servicio, Funcionario Coordinador de la Brigada y/o Director Seccional

Apoyo de la seccional para el control de la emergencia

Desplazamiento del Funcionario de Servicio al sitio del Incidente Coordinacin de vehiculo institucional disponible para traslado del funcionario de Servicio y recursos de apoyo.

Funcionario de Servicio

Activacin CLOPADCREPAD-CLE-CRE

Convocar al CLOPAD, CREPAD, CLE o CRE, para activar el plan Local/Regional de emergencias y contingencias. Evaluar y analizar las necesidades de la comunidad frente a la emergencia.

Funcionario Seccional, Director Seccional

EDAN

Presidente JDC, Funcionario, CLOPAD/CREPAD/ CLE/CRE

Arribo de voluntarios

Concentracin de los voluntarios en rea de reunin dispuesta por el funcionario de servicio.

Presidente JDC en sitio, Comandante Grupo GER, Comandante Brigada Seccional u Oficina Operativa

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PROCEDIMIENTO DE ATENCIN DE EMERGENCIAS


Repblica de Colombia ACTIVIDAD
C

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DESCRIPCIN

RESPONSABLE

REGISTROS/DTOS

Organizacin del rea de la Emergencia

Establecimiento de las Zonas de Aislamiento Localizacin y Sealizacin del Puesto de Mando Unificado y dems reas para control de la emergencia (rea de refugio seguro, instalacin de MEC modulo de Estabilizacin y Clasificacin de Heridos, etc.) Ubicacin rea de espera para los recursos en camino (Voluntarios, Ambulancia, Vehculos, Otros Recursos etc.). Arribo a la zona por parte del funcionario de servicio reunin de P.M.U. para coordinaciones interinstitucionales con otras entidades de acuerdo al tipo de emergencia). Organizacin de la estructura bsica de comando para el manejo de las operaciones de acuerdo a la complejidad del incidente (metodologa sistema de comando de incidentes) Designacin del oficial de seguridad Designacin del jefe de operaciones Designacin jefe de rea de espera. Organizacin de los grupos de ingreso y relevo.

Presidente JDC en sitio, Comandante Grupo GER, Comandante Brigada Seccional

Asume el Mando el Funcionario de Servicio

Funcionario de Servicio

Actas de reunin de PMU

Organizacin del personal en la Emergencia

Funcionario de Servicio Comandantes GER y Comandante Brigada Seccional

Protocolos Operativos Nacionales,Regional, Distritales y/o Locales, Protocolo Interno de Respuesta a Emergencias, Metodologa de Sistema de Comando de Incidentes, Procedimientos Operativos Normalizados Guas Tcticas Operativas segn sea el caso y nivel de la Emergencia

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PROCEDIMIENTO DE ATENCIN DE EMERGENCIAS


Repblica de Colombia ACTIVIDAD
D

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DESCRIPCIN

RESPONSABLE

REGISTROS/DTOS

Ingreso a la zona de impacto de los grupos operativos. Ingreso al Sitio del Incidente A la orden del funcionario y/o jefe de operaciones Programacin de relevos. Funcionario de Servicio Comandantes GER y Comandante Brigada Seccional

Protocolos Operativos Nacionales, Regionales, Distritales y/o Locales, Protocolo Interno de Respuesta a Emergencias, Metodologa de Sistema de Comando de Incidentes, Procedimientos Operativos Normalizados Guas Tcticas Operativas segn sea el caso y nivel de la Emergencia Protocolos Operativos Nacionales, Regionales, Distritales y/o Locales, Protocolo Interno de Respuesta a Emergencias, Metodologa de Sistema de Comando de Incidentes, Procedimientos Operativos Normalizados Guas Tcticas Operativas segn sea el caso y nivel de la Emergencia Protocolos Operativos Nacionales, Regionales, Distritales y/o Locales, Protocolo Interno de Respuesta a Emergencias, Metodologa de Sistema de Comando de Incidentes, Procedimientos Operativos Normalizados Guas Tcticas Operativas segn sea el caso y nivel de la Emergencia Protocolos Operativos Nacionales, Regionales, Distritales y/o Locales, Protocolo Interno de Respuesta a Emergencias, Metodologa de Sistema de Comando de Incidentes, Procedimientos Operativos Normalizados Guas Tcticas Operativas segn sea el caso y nivel de la Emergencia

SI

Control de Emergencia

Control de la emergencia con los recursos y Talento Humano disponibles en sitio.

Funcionario de Servicio Comandantes GER y Comandante Brigada Seccional

NO

FIN

Activacin del Director Seccional u Oficina Operativa

Transferencia de mando al Director Seccional y desplazamiento de funcionarios de apoyo. de acuerdo a la complejidad del evento si la complejidad y/o duracin amerita realizar relevo. Control de la emergencia con los recursos y Talento Humano disponibles en sitio.

Director Seccional

SI

Control de Emergencia

Director Seccional Funcionario de Servicio Comandantes GER y Comandante Brigada Seccional

NO

FIN

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Repblica de Colombia ACTIVIDAD
E

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DESCRIPCIN

RESPONSABLE

REGISTROS/DTOS

Activacin del Director General

Activacin a Direccin General por parte del Director Seccional si se supera la capacidad de respuesta de la emergencia apoyo de seccionales u oficinas Operativa cercanas de acuerdo al lugar del evento a nivel regional. Arribo del voluntariado de apoyo a puntos de encuentro, (aeropuerto, Terminal de Transportes y/o puntos designados por el Director Seccional) Traslado de voluntarios al sitio del incidente organizacin de los voluntarios para la atencin de la emergencia. Transferencia de mando al Director General y desplazamiento de funcionarios de apoyo de la direccin general. de acuerdo a la complejidad del evento Si la complejidad y/o duracin amerita realizar relevo.

Director Seccional

Protocolos Operativos Nacionales, Regionales, Distritales y/o Locales, Protocolo Interno de Respuesta a Emergencias, Metodologa de Sistema de Comando de Incidentes, Procedimientos Operativos Normalizados Guas Tcticas Operativas segn sea el caso y nivel de la Emergencia

Desplazamiento de Apoyo

Director Seccional

Protocolos Operativos Nacionales, Regionales, Distritales y/o Locales, Protocolo Interno de Respuesta a Emergencias, Metodologa de Sistema de Comando de Incidentes, Procedimientos Operativos Normalizados Guas Tcticas Operativas segn sea el caso y nivel de la Emergencia

Transferencia del Mando

Director General

Protocolos Operativos Nacionales, Regionales, Distritales y/o Locales, Protocolo Interno de Respuesta a Emergencias, Metodologa de Sistema de Comando de Incidentes, Procedimientos Operativos Normalizados Guas Tcticas Operativas segn sea el caso y nivel de la Emergencia Protocolos Operativos Nacionales, Regionales, Distritales y/o Locales, Protocolo Interno de Respuesta a Emergencias, Metodologa de Sistema de Comando de Incidentes, Procedimientos Operativos Normalizados Guas Tcticas Operativas segn sea el caso y nivel de la Emergencia

SI

Control de Emergencia

Control de la emergencia con los recursos y Talento Humano disponibles en sitio.

Director General

NO

FIN

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Repblica de Colombia ACTIVIDAD
F

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DESCRIPCIN

RESPONSABLE

REGISTROS/DTOS
Protocolos Operativos Nacionales, Regionales, Distritales y/o Locales, Protocolo Interno de Respuesta a Emergencias, Metodologa de Sistema de Comando de Incidentes, Procedimientos Operativos Normalizados Guas Tcticas Operativas segn sea el caso y nivel de la Emergencia

Activacin de Apoyo Internacional

Si se supera la capacidad de respuesta de la emergencia por parte del Sistema Nacional de Prevencin y Atencin de Desastres.

Director General

Desmovilizacin de Recursos

Desmovilizacin de los recursos Una vez se levantan todas las operaciones desde el P.M.U. Bajo la coordinacin del funcionario a cargo o del Director General.

Director General

Protocolos Operativos Nacionales, Regionales, Distritales y/o Locales, Protocolo Interno de Respuesta a Emergencias, Metodologa de Sistema de Comando de Incidentes, Procedimientos Operativos Normalizados Guas Tcticas Operativas segn sea el caso y nivel de la Emergencia

Evaluacin de la Atencin

Evaluar emergencia e informar al responsable de la Direccin

Director General

Acta de Cierre del Incidente

FIN

Fin del Evento

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Repblica de Colombia

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5. DOCUMENTOS RELACIONADOS NOMBRE DEL DOCUMENTO Constitucin poltica de Colombia Ley 46 de 1988 Decreto Ley 919 de 1989 Decreto 93 de 1998 Ley 9 de 1989 Decreto Distrital 332 Decreto 2341 de 1971 Decreto 3398 del 24 de Diciembre de 1968 CDIGO

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PROTOCOLO INTERNO DE RESPUESTA A INCIDENTES 1. OCURRENCIA DEL EVENTO: INICIO DEL INCIDENTE 2. RECEPCIN LLAMADA DE EMERGENCIA POR COMUNIDAD, AUTORIDAD, DIRECCIN GENERAL U OTRO MEDIO. A DIRECCIN SECCIONAL U OFICINA OPERATIVA 2.1. Recepcin del comunicado a travs de la lnea de Emergencias 144 Recepcin a travs de la lnea fija disponible de la Seccional u oficina Operativa. Recepcin a travs de la Red de Apoyo o red de Emergencias Recepcin del llamado a travs de la Red HF, UHF, VHF y/o Red de Comunicaciones 2.2. Verificacin de la Informacin Quien reporta (Comunidad, Autoridad, Institucin, etc.) Tipo de Incidente Direccin Hora de Ocurrencia Afectados, Evacuados, Lesionados, Muertos, etc. Posibles requerimientos Que accin esta adelantando o esta en capacidad de adelantar. 3. Comunicado al Funcionario de Servicio. Llamado va telefnica, (celular, fijo, etc.) Llamado por la red de Comunicaciones de la Seccional u Oficina Operativa 3.1. Confirmacin del Funcionario de Servicio a Director Seccional 3.1.1. Que accin ha tomado 3.1.2. Que accin esta adelantando 3.1.3. Que tiene planeado hacer 4. CONVOCATORIA FUNCIONARIO DE SERVICIO A Juntas de Defensa Civil, y Grupos Especiales de Rescate 4.1. Llamado del Funcionario de Servicio a las Juntas del Sector activando comits, grupos, agrupaciones y/o destacamentos. 4.2. Llamado al Grupo Especial de Rescate de la Localidad Llamado por la Red de Comunicaciones de la Seccional u Oficina Operativa. Llamadas telefnicas a Presidentes y Comandante Grupo GER indicando las Recomendaciones Iniciales en el Sitio del Incidente. 5. CONTROL DE LA EMERGENCIA POR PARTE DE LA JUNTA, COMIT O GRUPO DE DEFENSA CIVIL 5.1. si supera capacidad de respuesta se solicita el apoyo de otras juntas por intermedio del Funcionario de servicio 6. SEGUNDO LLAMADO DEL FUNCIONARIO DE SERVICIO A LAS JUNTAS DE LA LOCALIDAD ACTIVANDO COMITS, GRUPOS, AGRUPACIONES Y/O DESTACAMENTOS. 6.1. Activacin de la Brigada de Emergencias de la Seccional u Oficina Operativa 6.2. Desplazamiento del Funcionario de Servicio al sitio del Incidente

6.3. Coordinacin de vehiculo institucional disponible para traslado del funcionario de Servicio y recursos de apoyo 7. CONCENTRACIN DEL VOLUNTARIADO EN REA DE REUNIN DISPUESTA POR EL FUNCIONARIO DE SERVICIO. 7.1. Establecimiento de las Zonas de Aislamiento 7.2. Localizacin y Sealizacin del Puesto de Mando Unificado y dems reas para control de la emergencia (rea de refugio seguro, instalacin de MEC modulo de Estabilizacin y Clasificacin de Heridos, etc.) 7.3. Ubicacin rea de espera para los recursos en camino (Voluntarios, Ambulancia, Vehculos, Otros Recursos etc.) 8. ARRIBO A LA ZONA POR PARTE DEL FUNCIONARIO DE SERVICIO 8.1. REUNIN DE P.M.U. PARA COORDINACIONES INTERINSTITUCIONALES DE ACUERDO AL TIPO DE EMERGENCIA 9. ORGANIZACIN DE LA ESTRUCTURA BSICA DE COMANDO PARA EL MANEJO DE LAS OPERACIONES DE ACUERDO A LA COMPLEJIDAD DEL INCIDENTE (METODOLOGA SISTEMA DE COMANDO DE INCIDENTES) 9.1. DESIGNACIN DEL OFICIAL DE SEGURIDAD 9.2. DESIGNACIN DEL JEFE DE OPERACIONES 9.3. DESIGNACIN JEFE DE REA DE ESPERA. 9.4. ORGANIZACIN DE LOS GRUPOS DE INGRESO Y RELEVO 10. INGRESO A LA ZONA DE IMPACTO DE LOS GRUPOS OPERATIVOS 10.1. A LA ORDEN DEL FUNCIONARIO Y/O JEFE DE OPERACIONES 10.2. PROGRAMACIN DE RELEVOS. 11. TRANSFERENCIA DE MANDO AL DIRECTOR SECCIONAL Y DESPLAZAMIENTO DE FUNCIONARIOS DE APOYO. 11.1. DE ACUERDO A LA COMPLEJIDAD DEL EVENTO 11.2. SI LA COMPLEJIDAD Y/O DURACIN AMERITA REALIZAR RELEVO 12. CONTROL DE LA EMERGENCIA POR PARTE DE LA DIRECCIN SECCIONAL 12.1. CONTROL CON LOS RECURSOS EN SITIO 13. ACTIVACIN A DIRECCIN GENERAL POR PARTE DEL DIRECTOR SECCIONAL 13.1. SI SE SUPERA LA CAPACIDAD DE RESPUESTA DE LA EMERGENCIA 13.2. APOYO DE SECCIONALES CERCANAS DE ACUERDO CON UBICACIN GEOGRAFICA DEL LUGAR DEL EVENTO 14. ARRIBO DEL VOLUNTARIADO DE APOYO A PUNTOS DE ENCUENTRO, (AEROPUERTO, TERMINAL DE TRANSPORTES Y/O PUNTOS DESIGNADOS POR EL DIRECTOR SECCIONAL U OFICINA OPERATIVA) 14.1. TRASLADO DE VOLUNTARIOS AL SITIO DEL INCIDENTE 14.2. ORGANIZACIN DE LOS VOLUNTARIOS PARA LA ATENCIN DE LA EMERGENCIA 15. TRANSFERENCIA DE MANDO AL DIRECTOR GENERAL Y DESPLAZAMIENTO DE FUNCIONARIOS DE APOYO DE LA DIRECCIN GENERAL. 15.1. DE ACUERDO A LA COMPLEJIDAD DEL EVENTO 15.2. SI LA COMPLEJIDAD Y/O DURACIN AMERITA REALIZAR RELEVO 16. CONTROL DE LA EMERGENCIA 16.1. CONTROL CON LOS RECURSOS EN SITIO 17. DESMOVILIZACIN DE LOS RECURSOS

17.1. UNA VEZ SE LEVANTAN TODAS LAS OPERACIONES DESDE EL P.M.U. 17.2. BAJO LA COORDINACIN DEL FUNCIONARIO A CARGO O DEL DIRECTOR GENERAL. NINGN VOLUNTARIO PODR ACTUAR A TITULO PERSONAL O POR INICIATIVA PROPIA EN LAS ACTIVIDADES DE LA EMERGENCIA. CUALQUIER COORDINACIN SE REALIZAR CON EL VISTO BUENO DE LA SECCIONAL U OFICINA OPERATIVA Funcionario de Servicio Coordinador de Emergencias Director Seccional EL ANTERIOR PROTOCOLO DE RESPUESTA INTERNA SE AJUSTA AL PROTOCOLO DE RESPUESTA A EMERGENCIAS

DEFENSA CIVIL COLOMBIANA

PROCEDIMIENTO DESARROLLO DE PROGRAMAS DE ASISTENCIA HUMANITARIA ATN PD 002


CONTROL DE VERSIONES
Versin
01

Fecha (DD/MM/AAAA)
01-10-2008

Descripcin
Creacin

Elabor: Profesional de Defensa _______________________________________________

Revis: Profesional de Defensa ______________________________________________

Aprob: Director General _______________________________________________

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DESARROLLO DE PROGRAMAS DE ASISTENCIA HUMANITARIA


Versin

ATENCION ATN-PD-002
Pgina No. 36 de 61 1

Repblica de Colombia

TABLA DE CONTENIDO

1. 2. 3. 4. 5.

OBJETIVO.................................................................................................36 ALCANCE .................................................................................................36 CONDICIONES GENERALES ..................................................................36 DESARROLLO..........................................................................................37 DOCUMENTOS RELACIONADOS ...........................................................39

1. OBJETIVO El objetivo de este procedimiento es contribuir a la reconstruccin del tejido humano, mediante los planes proyectos y programas que ayuden al mejoramiento de la calidad de vida de la poblacin ms vulnerable.

2. ALCANCE El proceso va desde el planeamiento y la elaboracin de directrices, implementacin del programa hasta el seguimiento del mismo Desde la elaboracin de directiva hasta el registro estadstico de los resultados obtenidos. 3. CONDICIONES GENERALES Para desarrollar el procedimiento de accin Social se debe tener en cuenta la Directiva1573 de julio de 2008 actividad y enviar las fotos y registros informe y estadstica a la Direccin General. De acuerdo a la directiva emitida por la Direccin General las seccionales debern tener un plan bandera de Accin Social con base en el diagnostico de la poblacin vulnerable de la jurisdiccin que deber ser trabajado y divulgado para ser conocido y de esta manera poder realizar proyectos para conseguir dinero. Esto debe ser reportado a la Direccin General. Todos los programas que desarrollan en las seccionales deben ser informados para poder hacer el seguimiento, la supervisin y la retroalimentacin para cumplir a cabalidad con el objetivo numero 4 del plan estratgico de la institucin. La Institucin Social y Humanitaria ms Grande del Pas
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DESARROLLO DE PROGRAMAS DE ASISTENCIA HUMANITARIA


Versin

ATENCION ATN-PD-002
Pgina No. 37 de 61 1

Repblica de Colombia

4. DESARROLLO ACTIVIDAD
Inicio

DESCRIPCIN

RESPONSABLE

REGISTROS/DTOS

Elaboracin de Directiva

Elaborar documento con las directrices pertinentes para la realizacin de los planes.

Oficina de Prevencin y Accin integral

Directivas y Circulares y Oficios

Eleccin plan de trabajo

Seleccin del programa a realizar.

Directores seccionales

Programas y documentos

Anlisis de necesidades

Realizar diagnostico de necesidades para trabajar.

Directores seccionales Oficina de Prevencin y Accin integral Oficina de Prevencin y accin integral

Registro de necesidades

Elaboracin resolucin asignacin presupuestal

Elaboracin resolucin asignacin presupuestal.

Resolucin

Elaboracin plan de inversin

Elaboracin plan de inversin donde se indique la actividad a realzar el costo unitario y total en que se va a invertir. Se aprueba el plan para que hagan los debidos contratos.

Directores seccionales

Informe plan inversin

Aprobacin plan de inversin

Oficina de Prevencin y accin integral y Subdireccin administrativa y financiera

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DESARROLLO DE PROGRAMAS DE ASISTENCIA HUMANITARIA


Versin

ATENCION ATN-PD-002
Pgina No. 38 de 61 1

Repblica de Colombia

ACTIVIDAD

DESCRIPCIN

RESPONSABLE

REGISTROS/DTOS

Informes de actividades realizadas

Reporte de actividades realizadas.

Directores seccionales

Informes y formato de eventos de accin Social.

FIN

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DESARROLLO DE PROGRAMAS DE ASISTENCIA HUMANITARIA


Versin

ATENCION ATN-PD-002
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Repblica de Colombia

5. DOCUMENTOS RELACIONADOS NOMBRE DEL DOCUMENTO Directiva permanente 15 73 de julio 18 de 2008 CDIGO

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DEFENSA CIVIL COLOMBIANA DIRECCION GENERAL

PROCEDIMIENTOS ELABORACIN PROGRAMAS DE CAPACITACIN

CAPACITACION PD 001
CONTROL DE VERSIONES
Versin
1

Fecha (DD/MM/AAAA)
24/09/2008

Descripcin
Creacin

Elabor: Tcnico de Servicios ____________________________________________________

Revis: Subdirector del Sector Defensa ____________________________________________________ Aprob: Director General Defensa Civil

________________________________________________

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CAPACITACION

PROCEDIMIENTO ELABORACION DE PROGRAMAS DE CAPACITACION


Repblica de Colombia

CAP-PD-001
Versin 1 Pgina No. 41 de 61

TABLA DE CONTENIDO

1. 2. 3. 4. 5.

OBJETIVO .......................................................................................... 41 ALCANCE ........................................................................................... 41 CONDICIONES GENERALES ............................................................ 41 DESARROLLO.................................................................................... 42 DOCUMENTOS RELACIONADOS..................................................... 43

1.

OBJETIVO

Establecer lineamientos sobre los procesos de capacitacin que maneja la Escuela y que se deben implementar en cada uno de los centros de capacitacin de las Seccionales de acuerdo a los parmetros y metodologa establecida.

2.

ALCANCE

Desde el anlisis de los diferentes procesos que implementa la escuela y las necesidades de capacitacin de las Seccionales hasta la elaboracin de la Directiva.

3.

CONDICIONES GENERALES

Se debe realizar un planeamiento de los programas de capacitacin a implementar para el ao siguiente con base en la Directiva del ao anterior y las necesidades de capacitacin de las Seccionales que es necesario fortalecer. De acuerdo a los requerimientos y necesidades se elabora el programa de capacitacin y se enva a las Direcciones Seccionales para su conocimiento. Se debe tener en cuenta en la planificacin la asignacin de cupos por cada Seccional. Cada programa de capacitacin debe contar con su respectivo Plan de Leccin.

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CAPACITACION

PROCEDIMIENTO ELABORACION DE PROGRAMAS DE CAPACITACION


Repblica de Colombia

CAP-PD-001
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4.

DESARROLLO
ACTIVIDAD
Inicio

DESCRIPCIN
Con base en la Directiva anterior y las necesidades de capacitacion de las Seccionales se elabora Directiva y cronograma anual de cursos El Subdirector Acadmico, Inspector de Estudios e instructores analizan y verifican informacin

RESPONSABLE

REGISTROS/DTOS

Elaboracin borrador Directiva Anual y proyecto cronograma de cursos

Inspeccin de Estudios

Directivas anteriores

Revisin y anlisis de programas a cumplir

Subdireccin Acadmica e Inspeccin de Estudios

Borrador Directiva

Presentacin proyecto Directiva

Revisin proyecto, anlisis y observaciones para hacer ajustes.

Inspeccin de Estudios

Borrador Directiva

Presentacin al Director General borrador en limpio

Revisin, observaciones y aprobacin El Director General aprueba y firma Directiva

Inspeccin de Estudios Inspeccin de Estudios

Borrador Directiva

Elaboracin Directiva y cronograma definitivos

Directiva

Radicacin y envo a Direcciones Seccionales

Director General Directiva anual.

firma

Inspeccin de Estudios

Directiva

Ejecucin programa de capacitacin a nivel Escuela de capacitacin y Seccionales

Ejecucin programas capacitacin

de

Inspeccin de Estudios

Directiva Anual

FIN

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CAPACITACION

PROCEDIMIENTO ELABORACION DE PROGRAMAS DE CAPACITACION


Repblica de Colombia

CAP-PD-001
Versin 1 Pgina No. 43 de 61

5.

DOCUMENTOS RELACIONADOS
NOMBRE DEL DOCUMENTO CDIGO CAP-FT-001 CAP-FT-002

Programacin cursos Cupos para capacitacin Directiva anual Planes de leccin

La Institucin Social y Humanitaria ms Grande del Pas


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DEFENSA CIVIL COLOMBIANA

PROCEDIMIENTO EJECUCIN DE LA CAPACITACIN

CAP PD 003
CONTROL DE VERSIONES
Versin
1

Fecha (DD/MM/AAAA)
24/09/2008

Descripcin
Creacin

Elabor: Tcnico de Servicios ____________________________________________________

Revis: Subdirector del Sector Defensa ____________________________________________________

Aprob: Director General Defensa Civil Colombiana

________________________________________________

CAPACITACION

PROCEDIMIENTO EJECUCION CAPACITACION


Repblica de Colombia

CAP-PD-003
Versin 1 Pgina No. 45 de 61

TABLA DE CONTENIDO

1. 2. 3. 4. 5.

OBJETIVO ...........................................................................................45 ALCANCE............................................................................................45 CONDICIONES GENERALES.............................................................45 DESARROLLO ....................................................................................46 DOCUMENTOS RELACIONADOS .....................................................47

1.

OBJETIVO

Desarrollo de habilidades y destrezas para mejorar la capacidad de respuesta a emergencias a voluntarios de la Defensa Civil Colombiana. 2. ALCANCE la

El alcance de este procedimiento va desde el cronograma de capacitacin hasta ejecucin de cada uno de los programas de capacitacin.

3.

CONDICIONES GENERALES

Para la ejecucin del programa de capacitacin de la Escuela, debe enviarse con anticipacin comunicacin a travs de Decegramas y correos electrnicos a las Seccionales con el fin de convocar por Seccionales al personal participante. Para el desarrollo de los cursos se alistan elementos, equipos, material didctico, y manuales para cada uno de los participantes.

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CAPACITACION

PROCEDIMIENTO EJECUCION CAPACITACION


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CAP-PD-003
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4.

DESARROLLO ACTIVIDAD
Inicio

DESCRIPCIN

RESPONSABLE

REGISTROS/DTOS

Elaboracin decegrama y correo electrnico a Seccionales con requisitos

Con base en el cronograma de cursos de la ESCAP se elabora decegrama y correo electrnico a Seccionales para convocar al personal

Inspeccin de Estudios

Cronograma

Recepcin inscripciones

Se reciben los correos y decegramas de inscripcin

Auxiliar de Servicios

Cronograma

Elaboracin listado preliminar y verificacin cumplimiento

Con base en las inscripciones se elabora un listado del personal propuesto

Inspeccin de Estudios

Cronograma

Coordinacin con Seccionales

Se realizan coordinaciones con las Seccionales para recepcin voluntarios en la Direccin General Se recibe el personal en la Direccin General y se traslada el grupo a la Escuela de Capacitacin para su instalacin. Los participantes diligencian el formato de Hoja de Matricula. Se da cumplimiento al contenido programtico del respectivo curso

Inspeccin de Estudios

Decegramas correos electrnicos

Recepcin de los participantes

Inspeccin de Estudios y administrativa

CAP-FT-006

Desarrollo del proceso de capacitacin

Inspeccin de Estudios

Fin

Inscripciones, listas Formatos de evaluacin

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PROCEDIMIENTO EJECUCION CAPACITACION


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CAP-PD-003
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5.

DOCUMENTOS RELACIONADOS NOMBRE DEL DOCUMENTO CDIGO

Cronograma anual de capacitacin Decegramas y correos para convocatoria semanal Listas y notas participantes Carpeta curso Hoja de matricula Listado de asistentes CAP-FT-006 CAP-FT-007

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PROCEDIMIENTO EVALUACIN DE LA CAPACITACIN

CAP PD 004
CONTROL DE VERSIONES
Versin
1

Fecha (DD/MM/AAAA)
24/09/2008

Descripcin
Creacin

Elabor: Tcnico de Servicios ____________________________________________________

Revis: Subdirector del Sector Defensa ____________________________________________________

Aprob: Director General Defensa Civil Colombiana

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CAPACITACION

PROCEDIMIENTO EVALUACION DE LA CAPACITACION


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CAP-PD-004
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TABLA DE CONTENIDO

1. 2. 3. 4. 5.

OBJETIVO ...........................................................................................49 ALCANCE............................................................................................49 CONDICIONES GENERALES.............................................................49 DESARROLLO ....................................................................................50 DOCUMENTOS RELACIONADOS .....................................................51

6.

OBJETIVO

Determinar a travs de un proceso de evaluacin el logro de los objetivos propuestos para el curso.

7.

ALCANCE

Desde el inicio de cada proceso de capacitacin en donde se evala al instructor, tema, logstica y material hasta la terminacin del curso en donde se realiza una evaluacin final de todo.

8.

CONDICIONES GENERALES

Cada participante debe contar con un formato de evaluacin que incluya instructor, leccin, aspectos logsticos y acadmicos. Las evaluaciones se desarrollan al finalizar cada curso por cada participante, posteriormente se desarrolla una socializacin de los resultados con la finalidad de realizar las acciones correctivas para los prximos cursos. Durante la ejecucin de la capacitacin, diariamente se realiza al finalizar las lecciones del da una retroaliemantacin de aspectos como aulas, alojamiento, alimentacin, instructor, lecciones y de acuerdo con los resultados se toman las acciones correctivas inmediatas del caso con la finalidad de corregir las desviaciones que se presenten.

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PROCEDIMIENTO EVALUACION DE LA CAPACITACION


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9.

DESARROLLO
DESCRIPCIN RESPONSABLE REGISTROS/DTOS

ACTIVIDAD
Inicio

Diligenciamiento del formato de evaluacin

Durante el proceso de capacitacin los participantes al trmino de las lecciones realizan la evaluacin del instructor y la leccin. Al finalizar el proceso de capacitacin en el mismo formato los participantes evalan en forma general todo el proceso.

Inspeccin de Estudios

Formato

Evaluacin de todo el proceso

Inspeccin de Estudios

Formato

Socializacin resultados

Se da a conocer a cada uno de los instructores la evaluacin como realimentacin del proceso

Inspeccin de Estudios

Formato

Archivo

Los formatos de evaluacin quedan archivados en la carpeta correspondiente al curso.

Inspeccin de Estudios

Carpeta curso

Fin

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CAPACITACION

PROCEDIMIENTO EVALUACION DE LA CAPACITACION


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10. DOCUMENTOS RELACIONADOS


NOMBRE DEL DOCUMENTO Encuesta de satisfaccin de capacitacin CDIGO CAP-FT-005

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PROCEDIMIENTO CONTROL DEL SERVICIO NO CONFORME

SEG PD 005
CONTROL DE VERSIONES
Versin 01 Fecha (DD/MM/AAAA) 29/09/2008 Descripcin Creacin

Elabor: Coordinador de Calidad _______________________________________________

Revis: Representante de la Direccin ______________________________________________

Aprob: Director General Defensa Civil Colombiana _______________________________________________

PROCEDIMIENTO CONTROL DEL SERVICIO NO CONFORME


Repblica de Colombia

SEGUIMIENTO A LA GESTIN SEG-PD-005


Versin 1 Pgina No. 53 de 61

TABLA DE CONTENIDO
1. 2. 3. 4. 5. OBJETIVO ...........................................................................................53 ALCANCE............................................................................................53 CONDICIONES GENERALES.............................................................53 DESARROLLO ....................................................................................55 DOCUMENTOS RELACIONADOS .....................................................56

1.

OBJETIVO

Definir los controles, las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no conforme.

2.

ALCANCE

Comprende desde la identificacin del servicio no conforme hasta su tratamiento final.

3.

CONDICIONES GENERALES
El concepto de no conformidad se define como el incumplimiento de un requisito; por lo tanto, un servicio no conforme es aquel que posee una o varias no conformidades es decir que se incumple con uno o varios de sus requisitos. El servicio no conforme se puede presentar en la ejecucin de cada uno de los procesos misionales; es decir se puede presentar en la capacitacin, la prevencin o la atencin de emergencias incluyendo la accin social y humanitaria. En todos los casos se deben realizar acciones para evitar que en el futuro se presenten no conformidades en los servicios prestados por la Entidad.

3.1. Capacitacin: En capacitacin un servicio no conforme se presenta cuando los contenidos previstos para cada uno de los programas no son cubiertos o cuando la metodologa, el material, los instructores y la organizacin no cumplen las expectativas esperadas por el cliente, es La Institucin Social y Humanitaria ms Grande del Pas

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SEGUIMIENTO A LA GESTIN SEG-PD-005


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decir que la encuesta de evaluacin tenga un promedio inferior a 3.5, lo que equivale a un 70% sobre la mxima puntuacin que es 5. En el momento en que uno de los anteriores eventos se presente, el dueo del proceso debe: Realizar un anlisis de accin, tendiente a la eliminacin de las causa que generaron los eventos, esto en caso que se haya detectado el incumplimiento posterior al servicio (accin correctiva); en caso que los incumplimientos se detecten antes de su ocurrencia, el responsable del proceso acordar con el cliente los esquemas a travs de los cuales se desarrolla el servicio (accin preventiva).

3.2. Prevencin: Para la prevencin un servicio no conforme consiste en la generacin de planes de contingencia y emergencias que no se encuentran acordes a las necesidades de la comunidad amenazada, en este caso se ha se ha de realizar un anlisis de accin, tendiente a la eliminacin de las causa que generaron los eventos. Es responsabilidad del dueo del proceso de prevencin designar los funcionarios que desarrollarn los anlisis de causalidad. 3.3. Atencin: En la atencin se presenta una no conformidad cuando se reciben quejas o reclamos relacionados con la oportunidad del servicio, la aplicacin de los protocolos inadecuados, o el empleo de recursos no aptos para la prestacin del servicio.

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4.

DESARROLLO
DESCRIPCIN RESPONSABLE REGISTROS/DTOS

ACTIVIDAD
INICIO

Identificar evento no conforme

El responsable de la prestacin del servicio, detecta la actividad o servicio que no es conforme de acuerdo a los requerimientos de cada uno de los servicios.

Servidor Pblico

Clasificar situacin

De acuerdo con el tiempo de ocurrencia se clasifica el tipo de reporte a desarrollar. Si es un servicio que se detecta antes de su prestacin y que no ha ocasionado efectos sobre el cliente se reporta una accin preventiva. En caso que sea una situacin que ya haya ocurrido y que se relacione directamente con el cliente del servicio se reporta como accin correctiva. Para este evento es necesario que se desarrolle el procedimiento de SEG-PD-003 Procedimiento de acciones correctivas, preventivas y de mejora. El Lder del proceso designa quein debe hacer seguimiento a las acciones desarrolladas a fin de prevenir su ocurrencia posterior, y debe apoyarse del porceso de control interno para asegurar su eficacia. Si la actividad de seguimiento arrojo que la accin fue efectiva, se informa al responsable de la ejecucin que ya finalizo el plan y se genera informe.

Lder del proceso

Reporta situacin

Lder del proceso

Reporte de situacin SGEFT-001

Desarrollar acciones

Personal involucrado

Reporte de situacin SGEFT-001

1. El auditor o el Jefe de Control Interno

Realizar seguimiento

Reporte de situacin SGE-FT-001 2. Informe de seguimiento

FIN

Responsable del seguimiento

Informe de seguimiento

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5.

DOCUMENTOS RELACIONADOS
CDIGO SEG-PD-003 SGE-FT-001

NOMBRE DEL DOCUMENTO Procedimiento de acciones correctivas, preventivas y de mejora Reporte de situacin

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PROCEDIMIENTO ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA

SGE PD 003
CONTROL DE VERSIONES
Versin
1

Fecha (DD/MM/AAAA)
25/09/2008

Descripcin
Creacin

Elabor: Coordinador de Calidad _______________________________________________

Revis: Representante de la Direccin ______________________________________________

Aprob: Director General Defensa Civil Colombiana _______________________________________________


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TABLA DE CONTENIDO
1. 2. 3. 4. 5. OBJETIVO ...........................................................................................53 ALCANCE............................................................................................53 CONDICIONES GENERALES.............................................................53 DESARROLLO ....................................................................................55 DOCUMENTOS RELACIONADOS .....................................................56

1. OBJETIVO
Establecer un mtodo para identificar, dimensionar, analizar y eliminar las causas de las no conformidades reales o potenciales del Sistema de Gestin de la Calidad y definir acciones preventivas o correctivas para evitar su recurrencia o prevenir su ocurrencia.

2. ALCANCE
Comprende desde la notificacin de las situaciones presentadas, hasta la actualizacin de su seguimiento en el consolidado de situaciones de la entidad SGE-FT-002

3. CONDICIONES GENERALES
Las situaciones que se pueden presentar dentro de la entidad son: a. No conformidades generadas por auditoras internas, auditoras externas o incumplimiento de los procesos b. Quejas c. Reclamos d. Incumplimientos reiterativos en los objetivos de los procesos o los de la entidad e. Presentacin de servicios no conformes en ms de una oportunidad en una misma rea misional. Las anteriores situaciones hacen necesario que en la entidad se generen acciones correctivas, cuando su aparicin sea real, y acciones preventivas cuando su La Institucin Social y Humanitaria ms Grande del Pas

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PROCEDIMIENTO ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA


Repblica de Colombia

SEGUIMIENTO A LA GESTIN SEG-PD-003


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ocurrencia es potencial, la decisin frente a la aplicacin de cada tipo de accin, es responsabilidad del responsable del proceso. El auditor interno ser quien formule los hallazgos generados por las auditorias internas, las dems situaciones sern formuladas por el Jefe de Control Interno. La responsabilidad del anlisis y de la implementacin de las acciones recaer sobre el lder de proceso directamente relacionado. El Jefe de Control Interno o el auditor segn corresponda ser el encargado de hacer el seguimiento sobre el consolidado de situaciones de la entidad SGE-FT-002, el registro de este seguimiento queda en el Reporte de Situaciones SGE- FT- 001 El Jefe de la Oficina de Control Interno es el responsable de vigilar que tanto los planes de accin como los seguimientos se efecten en las fechas establecidas y de presentar informes sobre el estado de avance de los planes de accin a la Direccin General.

4. DESARROLLO
El procedimiento que se describe a continuacin, an cuando es responsabilidad del Representante de la Direccin, debe ser conocido por todos los miembros de la entidad y por lo tanto debe ser interpretado de manera adecuada.

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PROCEDIMIENTO ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA


Repblica de Colombia ACTIVIDAD
INICIO Se recibe la notificacin de parte de quien haya detectado la generacin de la misma Servidor Pblico

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Versin 1 Pgina No. 60 de 61

DESCRIPCIN

RESPONSABLE

REGISTROS/DTOS

Comunicacin

Recibir notificacin sobre la presentacin de situacin

Registrar situacin

Se debe registrar teniendo en cuenta la informacin solicitada en el reporte de situacin SGEFT-001.

Servidor Pblico

Reporte de situacin SGEFT-001

1 Analizar situacin

EL servidor pblico enva el reporte diligenciado al lder del proceso generador de la situacin y el analizar las causas de la accin en este evento deben participar mnimo 2 personas. Puede utilizarse lluvia de ideas para determinar causas.

Lder del proceso

Reporte de situacin SGEFT-001

Priorizar ideas

A travs de la votacin se eligen las ideas que realmente sean la causa real de la generacin del problema y se diligencia el reporte.

Personal involucrado

Reporte de situacin SGEFT-001

Generar plan de accin

La dependencia que se encuentra analizando la situacin genera un plan en el que se determine la actividad a desarrollar los responsables y las fechas de ejecucin de las acciones, debe ser claro y que aporte a la situacin detectada.

Personal involucrado

Reporte de situacin SGEFT-001

Validar plan

El auditor o el Jefe de Control Interno segn corresponda, revisa el plan generado y valida que las actividades generadas realmente cierren la situacin presentada.
NO

El auditor o el Jefe de Control Interno

Reporte de situacin SGEFT-001

Es aprobado el plan? SI

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PROCEDIMIENTO ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA


Repblica de Colombia ACTIVIDAD
A

SEGUIMIENTO A LA GESTIN SEG-PD-003


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DESCRIPCIN
Una vez el plan es avalado auditor o el Jefe de Control Interno segn corresponda, lo enva al Lder del Proceso para que lo ingrese en el consolidado y se inicie el proceso de seguimiento, informando a los responsables de la ejecucin. El responsable de la ejecucin de las actividades del plan ejecuta de acuerdo a lo programado

RESPONSABLE

REGISTROS/DTOS

Lder del proceso involucrado

Formalizar plan

1. Reporte de situacin 2. Consolidado de situaciones SGE-FT-002 3. Comunicaciones

Ejecutor de actividades

Responsable establecido en el plan

Evidencias de ejecucin

Realizar seguimiento

El auditor o el Jefe de Control Interno realiza el seguimiento de acuerdo con lo programado.

3. El auditor o el Jefe de Control Interno

Reporte de situacin SGE-FT-001 4. Informe de seguimiento

No Es efectivo el plan?

1
Si

En caso de ser un seguimiento positivo se registra en el reporte, de encontrar que no se ha cerrado o que no es efectivo se devuelve y se debe iniciar desde el anlisis de la situacin. Si la actividad de seguimiento arrojo que la accin fue efectiva, se informa al responsable de la ejecucin que ya finalizo el plan y se genera informe.

El auditor o el Jefe de Control Interno

Cerrar accin

Responsable del seguimiento

Informe de seguimiento

Consolidar informacin

FIN

El Representante de la Direccin actualiza el consolidado de situaciones cerrando las acciones o generando nuevas fechas de cierre para las que queden abiertas.

Representante de la Direccin

Consolidado de situaciones SGE-FT-002

5. DOCUMENTOS RELACIONADOS
NOMBRE DEL DOCUMENTO Reporte de situaciones Consolidado de situaciones Informe de Seguimiento CDIGO SGE-FT-001 SGE-FT-002

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