ADMINISTRAO DE MATERIAIS PROF.

ELISABETE MOREIRA

prefervel o imperfeito em tempo do que o perfeito cansativamente protelado. Autor desconhecido

ADMINISTRAO DE MATERIAIS Envolve administrar todos os materiais destinados manuteno das atividades de uma Instituio, incluindo o processo de transformao dos materiais ou informaes em produtos ou servios finais no tempo oportuno, na quantidade necessria, na qualidade requerida e pelo menor custo. Atividades: Programao de materiais, Compras, Recepo, Armazenamento no almoxarifado, Controle de estoques, Classificao, Movimentao, transporte e distribuio. O grande objetivo da administrao de materiais poder determinar qual a quantidade ideal de material em estoque que permita satisfazer a demanda, mantendo o nvel de servio ofertado ao cliente e, ao mesmo tempo, minimize os custos de estoque e otimize o giro de estoque. Tipos de Bens materiais: Mveis, imveis, intangveis e semoventes Bens mveis so todos os bens que por sua prpria natureza, caractersticas de durao e valor, devam ser controlados fisicamente e incorporados ao patrimnio da Instituio. Esto divididos em: Permanente e Consumo. INSTRUO NORMATIVA N 205/88. Material - Designao genrica de equipamentos, componentes, sobressalentes, acessrios, veculos em geral, matrias-primas e outros itens empregados ou passveis de emprego nas atividades das organizaes pblicas federais, independente de qualquer fator, bem como, aquele oriundo de demolio ou desmontagem, aparas, acondicionamentos, embalagens e resduos economicamente aproveitveis. Bens Permanentes: no ser Bem de Consumo; no ser pea de reposio; ter prazo de durao superior a 02 (dois) anos (Art. 15 2, Lei n 4320/64); devem ser tombados atravs de plaquetas metlicas. Ex: Mveis e Utenslios, Equipamentos, Livros, Mquinas, Mapas, Veculos etc. Material de Consumo: aquele que em razo do seu uso corrente e segundo a Lei 4320/64, perde normalmente sua identidade fsica e/ou tem sua durao limitada a dois anos ou, ainda quando o custo do controle seja superior ao risco da perda (pode-se fazer uma relao-carga). Classificao dos Bens: Ativo: Todo o material em uso. Inativo ou Inservvel: aqueles no movimentados em um certo perodo, comprovadamente desnecessrios para utilizao (ocioso, recupervel, antieconmico, irrecupervel). Bem ocioso embora em perfeitas condies de uso, no estiver sendo aproveitado; Bem recupervel a recuperao for possvel e o oramento for inferior a cinqenta por cento de seu valor de mercado; Bem antieconmico a manuteno onerosa, ou rendimento precrio, em virtude de uso prolongado, desgaste prematuro ou obsolescncia; Bem irrecupervel no puder ser utilizado por perda de suas caractersticas ou em razo da inviabilidade econmica de recuperao.

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Evoluo do sistema produtivo: Taylor desenvolveu a administrao cientfica, que buscava a padronizao do processo de trabalho e a maneira mais adequada de realizar uma tarefa com superviso do cumprimento da padronizao do tempo e da especializao; Henry Ford aplicou o conceito de linha de montagem seriada, produzindo em larga escala para poca o automvel Ford modelo T em menos tempo, com menor custo de produo e aplicando o controle da qualidade. Em meados dos anos 70, os japoneses desenvolveram o Sistema Toyota de produo com o conceito de clula de produo, formado por famlias de produtos ou tecnologia de grupos tornando mais simples e eficiente administrao, decorrncia imediata da decomposio do sistema global de produo em subsistemas de menor dimenso, reduo do tempo gasto em transferncias entre os postos de trabalho, do tempo de preparao das mquinas, da quantidade de ferramentas, do tamanho dos lotes e do tempo total de fabricao. SISTEMAS DE PRODUO

ESTOQUES - FUNES a) b) c) a) b) c) Garantir o abastecimento de materiais, evitando: Demora ou atraso no fornecimento; Sazonalidade no suprimento: variaes regulares no abastecimento; Riscos de dificuldade no fornecimento. Proporcionar economias de escala atravs de: Compra ou produo em lotes econmicos; Flexibilidade do processo produtivo; Rapidez e eficincia no atendimento s necessidades.

Na Administrao Pblica: Determinar o mtodo e grau de controles a serem adotados para cada item; Manter os instrumentos de registros de entradas e sadas atualizados ; Promover consistncias peridicas entre os registros efetuados no Setor de Controle de Estoques com os dos depsitos (fichas de prateleira) - e a consequente existncia fsica do material na quantidade registrada; Identificar o intervalo de aquisio para cada item e a quantidade de ressuprimento; Emitir os pedidos de compra do material rotineiramente adquirido e estocvel;

ADMINISTRAO DE MATERIAIS PROF. ELISABETE MOREIRA Manter os itens de material estocados em nveis compatveis com a poltica traada pelo rgo ou Entidade; Identificar e recomendar ao ao Setor de Almoxarifado a retirada fsica dos itens inativos devido a obsolescncia, danificao ou a perda das caractersticas normais de uso e comprovadamente inservveis, dos depsitos subordinados a esse setor. CLASSIFICAO DE ESTOQUES

Estoque Ativo ou Normal: sofre flutuaes quanto a quantidade, volume, peso e custo em conseqncia de entradas e sadas; Estoque Morto ou Inativo: no sofre flutuaes, esttico; Estoque Empenhado ou Reservado: quantidade de determinado item, com utilizao certa, comprometida previamente e que permanece temporariamente em almoxarifado. Estoque de Recuperao: quantidades de itens constitudas por sobras de retiradas de estoque, salvados (retirados de uso atravs de desmontagens), sem condies de uso, mas passveis de aproveitamento aps recuperao, podendo vir a integrar o Estoque Normal ou Estoque de Materiais Recuperados, aps a obteno de sua condies normais; Estoque de Excedentes, Obsoletos ou Inservveis: quantidades de itens em estoque, novos ou recuperados, obsoletos ou inteis que devem ser eliminados. Constitui um Estoque Morto; Estoque Disponvel: quantidade de um determinado item existente em estoque, livre para uso; Estoque Terico: resultado da soma do disponvel com a quantidade pedida, aguardando o fornecimento; Estoque de Antecipao: usado para compensar diferenas de ritmo de fornecimento e demanda, isto , o produto produzido procurando antecipar-se demanda (ex.: chocolate na pscoa). Ele mais usado quando as flutuaes de demanda so significativas, mas relativamente previsveis e tambm, quando as variaes de fornecimento so significativas como os perodos entre safras. DIMENSIONAMENTO DE ESTOQUES

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Modelo de Evoluo Horizontal de Consumo:

Modelo de evoluo de consumo sujeito tendncia :

CONSUMO

TEMPO

Modelo de evoluo sazonal de consumo:

Mtodos Projees: estimativas quantitativas observadas no passado; Explicaes: tcnicas de regresso e correlao com outras variveis conhecidas; Predileo: experincias de gestores que estabelecem uma projeo das vendas.

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Mtodo do consumo do ltimo perodo:

Mtodo da mdia mvel:

Mtodo da mdia mvel ponderada:

Mtodo da Mdia Mvel Ponderada Exponencial Atribui maior valor aos dados mais recentes e usa: Previso do ltimo perodo; Consumo ocorrido no ltimo perodo; Constante que determina o valor da ponderao dada aos valores mais recentes.

Prxima previso = Previso anterior + Constante de amortecimento (K) X Erro de previso. Onde: 0 K1 Mtodo dos Mnimos Quadrados: Usado para determinar a melhor linha de ajuste que passa mais perto de todos os dados coletados, ou seja, a linha que minimiza as diferenas entre a linha reta e cada ponto de consumo levantado.

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CUSTO DE ESTOQUES Custo de armazenagem ( CA ):

O custo de armazenagem proporcional ao estoque mdio .Quando o estoque zero, o custo de armazenagem mnimo .

Custo do Pedido ( CP ): Mo-de-obra para o processamento; Material utilizado na confeco do pedido; Custos indiretos ligados ao pedido.

Custos Total de Estoque (CE):

NVEIS DE ESTOQUE Grfico Dente de Serra:

Grfico Dente de Serra Estoque de Segurana:

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Tempo de Reposio: Tempo da emisso do pedido; Tempo de preparao do pedido no fornecedor; Tempo do transporte do pedido: do fornecedor at a empresa destinatria. Ruptura do estoque: quando o estoque chega a zero e no se pode atender a uma necessidade de consumo. Tempo de Reposio e Ponto do Pedido:

Intervalo de Ressuprimento:

Ponto do Pedido :

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ndice de rotatividade de estoque ou giro de estoque significa quantas vezes suprimos nosso estoque em determinado perodo. O antigiro ou taxa de cobertura corresponde ao perodo de tempo que um estoque cobre o consumo da empresa. PLANEJAMENTO DE ESTOQUES Classificao ABC: Classe A: 20% dos itens; 80% do valor monetrio dos estoques ; Classe B: 30% dos itens;15% a 20% do valor dos estoques; Classe C: 50% dos restantes dos itens; de 5% a 10% do valor dos estoques. Criticidade dos itens (X, Y, Z): impacto da falta do produto no processo produtivo, independe do custo e da quantidade. Classificao ABC:

Curva ABC

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Lote Econmico:

SISTEMA DE CONTROLE DE ESTOQUES Sistema de duas gavetas: uma para consumo no perodo e a outra para ser usada enquanto aguarda chegar o pedido.

Sistema dos mximos mnimos:

Sistema de Reposies Peridicas:

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Planejamento das Necessidades de Materiais ou Materials Requirements Planning MRP

Planejamento das Necessidades de Materiais ou Materials Requirements Planning MRP II: engloba insumos, equipamentos, instalaes pessoal, rea de estocagem, ou seja, faz a integrao entre o planejamento financeiro com o operacional. Planejamento dos Recursos de Distribuio (DRP ou ERP): envolve todos os recursos empresariais, orientado para o gerenciamento do inventrio e para atender s demandas dos clientes.

Just in Time (JIT) / Kanban: Minimizao dos prazos de fabricao dos produtos finais; Reduo dos nveis de inventrio; Reduo dos tempos de preparao da mquina; Reduo do tamanho dos lotes fabricados; Liberao para produo atravs do conceito de puxar; Diminuio dos custos, flexibilidade da produo, mais velocidade na entrega, qualidade constante.

GERENCIAMENTO DA CADEIA DE SUPRIMENTOS - (Supply Chain Management)

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ADMINISTRAO DE MATERIAIS PROF. ELISABETE MOREIRA O SCM ou gerenciamento da cadeia de suprimento um conceito amplo que envolve a integrao dos processos de negcios (ligando o mercado, a rede de distribuio, o processo de produo e a atividade de compra) desde o usurio final at o fornecedor, de forma a agregar valor ao cliente.

LOGSTICA INTEGRADA A logstica refere-se a todas as atividades de manuteno de estoques e armazenagem, processamento dos pedidos e transporte desde o ponto de aquisio at o consumo final. A logstica integrada constitui o processo de planejamento, operao e controle de fluxos de informao e matria-prima, materiais em processo e produtos acabados, desde a fonte at a entrega ao usurios finais, assegurando o mnimo custo e a satisfao do cliente. ECP - (Efficient Consumer Response) O ECP (Efficient Consumer Response) ou Resposta Eficiente ao Consumidor, uma evoluo da Logstica em direo ao SCM, iniciado na dcada de 90 nos EUA. Trata-se de um conjunto de metodologias, atravs de parcerias e alianas, visando otimizar a cadeia logstica, de forma mais flexvel, para melhorar o atendimento prestado ao cliente final, reduzindo os custos nas diversas etapas da cadeia de suprimento. ECP visa promover e desenvolver a colaborao entre a indstria e o comrcio,fornecedores e varejistas, atravs de um fluxo consiste de produtos e informaes que caminham bidirecionalmente na cadeia logstica de abastecimento para melhor satisfazer as necessidades do consumidor da forma mais rpida e eficiente. Constitui uma evoluo do: JIT (introduzido na indstria automobilstica) e do Quick Response: Introduzido nas industrias txteis e de vesturio. Efeito Chicote na cadeia de Suprimentos O efeito chicote observado por Forrester (efeito bullwhip ou efeito whiplash) acontece quando uma pequena oscilao de consumo em uma ponta da cadeia causa grandes variaes nos atores mais distantes. As empresas de um modo geral, como forma de se defenderem de eventuais faltas de produtos, aumentam seus estoques de segurana, seja de produtos acabados, seja de matrias-primas e peas/componentes, aumentando as distores na propagao da previso de demanda na cadeia. AVALIAO DE ESTOQUES Avaliao pelo Custo Mdio:

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Avaliao pelo Mtodo PEPS (FIFO):

Avaliao pelo Mtodo UEPS (LIFO):

Avaliao pelo Custo de Reposio Custo de Reposio (CR) = Preo Unitrio (PU) + Acrscimo do Custo de Reposio.

CVM = custo das mercadorias vendidas (sadas) Ei = estoque inicial; C = compras (entradas) Ef = estoque final (saldo)

COMPRAS Finalidade: a aquisio de materiais. Centralizao de compras: oportunidade de negociar maiores quantidades, homogeneidade da qualidade dos materiais, controle maior por parte da direo, melhoria a relao com fornecedores;

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ADMINISTRAO DE MATERIAIS PROF. ELISABETE MOREIRA Descentralizao de compras: maior atendimento das necessidades locais; maior conhecimento dos fornecedores locais, agilidade nas compras. Ciclo de Compras:

Compras na Administrao Pblica Mtodos do Pedido de Compra: Descritivo: identifica com clareza o item atravs da enumerao de suas caractersticas fsicas, mecnicas, de acabamento e de desempenho, possibilitando sua perfeita caracterizao para a boa orientao do processo licitatrio e dever ser utilizada com absoluta prioridade, sempre que possvel; Referencial: que identifica indiretamente o item, atravs do nome do material, aliado ao seu smbolo ou nmero de referncia estabelecido pelo fabricante, no representando necessariamente preferncia de marca. Recebimento e Aceite de Materiais Recebimento: ato no qual o material entregue do fornecedor que transfere a responsabilidade pela guarda e conservao. Dever ser entregue no almoxarifado ou no lugar designado, sendo que o registro de entrada ser sempre no almoxarifado. O recebimento decorrer de compra, cesso, doao, permuta, transferncia, produo interna. So documentos hbeis para recebimento: Notas Fiscais, Faturas, Termo de Doao, Cesso ou Permuta, Nota de Transferncia, Guia de Produo. Aceitao: operao na qual se declara na documentao fiscal que o material recebido satisfaz as condies contratadas, segundo a conferncia e, se for o caso, o exame qualitativo. Caso o material apresente algum problema, cabe ao encarregado do recebimento providenciar junto ao fornecedor a regularizao da entrega, para aceite. Carga e Descarga na AP a) Carga - a efetiva responsabilidade pela guarda e uso de material pelo seu consignatrio; b) Descarga - a transferncia desta responsabilidade, que dever, quando vivel, ser precedida de exame do mesmo. O material ser considerado em carga, no almoxarifado, com o seu registro e apropriao dos custos, aps o cumprimento das formalidades de recebimento e aceitao.

ARMAZENAMENTO DE MATERIAIS Almoxarifado e Depsito:

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LOCALIZAO DOS MATERIAIS Sistema de Estocagem Fixa: uma rea especifica para cada tipo de material. Sistema de Estocagem Livre: os materiais vo ocupando os espaos vazios disponveis.

ARMAZENAMENTO DE MATERIAIS ( LAY-OUT)

Lay-out celular ou clulas de produo: formado por ilhas de produo no qual designado um conjunto de produtos que sofrem operaes especficas e os trabalhadores se movimentam entre as estaes de trabalho, cujo base nunca passar um defeito. Cuidados na armazenagem: Devem ser resguardados contra o furto ou roubo, e protegidos contra a ao dos perigos e ameaas climticas, bem como de animais; Na AP os materiais estocados a mais tempo devem ser fornecidos em primeiro lugar, (primeiro a entrar, primeiro a sair - PEPS), com a finalidade de evitar o envelhecimento do estoque; Devem ser estocados de modo a possibilitar uma fcil inspeo e um rpido inventrio; Classificao e Codificao de Materiais: 14

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Catalogao: arrolamento de todos os itens da coleo; Simplificao: reduzir os itens que servem para uma mesma finalidade; Especificao: descrio detalhada de cada item; Normalizao: normas para o uso; Padronizao: estabelece padres de peso, medida e formato; Codificao: alfabtico, numrico e alfanumrico. Sistema de codificao definidor: classificao geral (grupo identifica as grandes classes ou agrupamento de materiais em estoque), classificao individualizadora (classe identifica da material) classificao definidora (descreve os materiais). Ex: material de escritrio, caneta esferogrfica, marca bic escrita fina.

Classificao e Codificao de Materiais:

Tcnicas de Estocagem de Materiais: Carga unitria: acondiciona material visando o manuseio, transporte e armazenamento como uma unidade; Caixas ou gavetas: materiais de pequenas dimenses; Prateleiras: material de tamanhos diferentes; Raques: peas longos e estreitas; Empilhamento: em caixas ; Continer flexvel: slidos a granel e lquidos. Embalagens: Caixa de papelo; Tambores: para lquidos, slidos, pastosos, fludos, granulados; Fardos: para reduo de volumes; Recipientes plsticos: para lquidos e material a granel.

REQUISIES DE MATERIAIS NA AP Requisies de materiais na AP: Por Presso: de uso facultativo, no qual se entrega o material ao usurio mediante tabelas de proviso, com pocas fixadas, independente de solicitao do usurio, envolvendo material de limpeza e conservao, material de expediente e de uso rotineiro e gneros alimentcios. Por Requisio: processo mais comum, pelo qual se entrega o material ao usurio mediante apresentao de uma requisio (pedido de material) de uso interno no rgo ou entidade. O fornecimento por Requisio o mais comum; As requisies/fornecimentos devero ser feitos de acordo com: a) as tabelas de proviso; b) catlogo de material, em uso no rgo ou entidade. As quantidades de materiais a serem fornecidos devero ser controladas, levando-se em conta o consumo mdio mensal dessas unidades usurias, nos 12 (doze) ltimos meses.

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INVENTRIO Confirmao da existncia fsica dos materiais ou bens patrimoniais da empresa para verificar: Discrepncias entre o estoque contbil e o estoque fsico, inclusive em termos monetrios; A apurao do valor total do estoque (contbil), quando o inventrio realizado prximo ao encerramento do exerccio fiscal. A situao dos materiais estocados e dos permanentes no tocante ao saneamento dos estoques, necessidades de uso, reparos e manuteno; Os inventrios gerais: efetuados ao final do exerccio fiscal, abrange todos os itens de estoque; Os inventrios rotativos: realizado atravs de contagens programadas em determinado perodo, de todos os itens de determinada categoria. Planejamento 1. Convocao das equipes de inventariantes; 2. Arrumao fsica; 3. Carto de inventrio: para o registro da contagem de cada item; 4. Cut-off para documentao e movimentao de materiais: mapa contendo notas fiscais, notas de entrada, requisio e devoluo de materiais; 5. Atualizao dos registros de estoque; 6. Contagem do estoque; 7. Reconciliaes e ajustes. INVENTRIO NA AP Tombamento do bem material Identificao (numero seqencial em plaquetas, etiquetas, carimbos ou relao); Termo de responsabilidade (documento que consolida a carga patrimonial e efetiva a responsabilidade pela guarda e uso do material pelo consignatrio; Controle fsico (Lanamento em sistema prprio (Manual ou Eletrnico) das caractersticas prpria do bem) Identificao. Tipos de Inventrio: Anual; Inicial; De transferncia de responsabilidade ; De extino ou transformao da UG; Eventual; Inventrio Rotativo Inventrio por Amostragens p acervo de grande porte.

No inventrio constar: Descrio padronizada; Nmero de registro; Valor (preo de aquisio, custo de produo, valor arbitrado ou preo de avaliao); Estado (bom, ocioso, recupervel,antieconmico ou irrecupervel); Outros elementos julgados necessrios. O bem mvel cujo valor for desconhecido ser avaliado tomando como referncia o valor de outro semelhante ou sucedneo, no mesmo estado de conservao e a preo de mercado. Formas de Saneamento ou Desfazimento: Desfazimento: cesso, alienao, doao, alijamento ou abandono. Bens inativos ou ociosos: recuperao, reutilizao ou cesso. Bens antieconmicos e irrecuperveis: devero ser alienados (atravs de venda, permuta ou doao). A recuperao dos bens somente ocorrer se a despesa for de 50% do valor do bem no mercado. 16

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MOVIMENTAO DE MATERIAIS Veculos industriais, como carretas, carrinhos, empilhadeiras, tratores e traillers; Transportes Contnuos: como correias, esteiras, roletes transportadores; Guindaste, Talhas e Elevadores: para manuseio em reas restritas, de maneira constante e ininterrupta; Contineres e Estruturas de suporte: sem mobilidade prpria, para suporte de outros equipamentos, como tanques, plataformas, estrados, pallets; Transportes modais: Transporte rodovirio; Transporte ferrovirio; Transporte hidrovirio e martimo; Transporte aerovirio.

Tipos de Transporte: Transporte combinado: o transporte de carga de um veculo por meio de outro em um nico carregamento ou veculo; Transporte intermodal: o deslocamento de carga atravs de vrios meios de transporte, desde o ponto de origem, via um ou mais pontos de interligao, at o ponto final, utilizando diferentes operadores, cada um se responsabilizando pelo seu trecho. Transporte dutovirio: para transporte de lquidos, gases e slidos em suspenso atravs de tubulaes; Transporte multimodal: vrios modos de transporte, com vrios tipos de veculos, um conceito que coloca a responsabilidade das atividades de transporte sob um nico operador, o qual gerencia e coordena o processo todo. Cross Docking: os produtos com elevados ndices de giro e de perecibilidade e que no so estocados, mas apenas cruzam o armazm indo direto aos pontos de venda, envolvendo ciclos rpidos de movimentao, sincronizados, nas diversas etapas . Na AP a movimentao dever ser realizada atravs de registro no competente instrumento de controle (ficha de prateleira, ficha de estoque, listagens processadas em computador) vista de guia de transferncia, nota de requisio ou de outros documentos de descarga.

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