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SISTEMATIZACIÓN CONTABLE Y FINANCIERA INTEGRANTES: CARCHI CARCHI MARÍA EULALIA KARINA MARIBEL PAZMIÑO ARELLANO CURSO: CA4-10 PRIMER

TRIMESTRE 25 de enero de 2007 [pic] COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO “JESÚS DEL GRAN PODER” LTDA. MANUAL DE CONTROL INTERNO RIOBAMBA, AGOSTO 2005 MANUAL DE CONTROL INTERNO CONTENIDO Págs. I. INTRODUCCIÓN AL CONTROL INTERNO 3 1. A QUE AYUDA EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EFECTIVO 3 2. POR QUE LA AFECTIVIDAD DEL CONTROL INTERNO NO ES ABSOLUTA? 4 II. OBJETIVOS 4 III. DEFINICIÓN DE CONTROL INTERNO 4 1. CARACTERÍSTICAS FUNDAMENTALES CONTENIDAS EN LA DEFINICIÓN 5 1. EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO ES UN PROCESO 2. EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO ES EJECUTADO POR PERSONAS 3. PROPORCIONA SEGURIDAD RAZONABLE 4. ESTA ENGRANADO PARA EL CMPLIMIENTO DE OBJETIVOS 5. ASPECTOS MINIMOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO 2. QUIÉNES SON LOS RESPONSABLES DE MANTENER EL CONTROL? 6 IV. POLÍTICAS DE CONTROL INTERNO 7 1. EVALUACIÓN DEL RIESGO INTERNO Y EXTERNO 7 2. SEGREGACIÓN DE FUNCIONES 7 3. IDENTIFICACIÓN Y MONITOREO DE LAS AREAS 7 4. INFORMACIÓN ADECUADA Y COMUNICACIÓN EFECTIVA 8 5. CANALES DE COMUNICACIÓN 8 6. CONTROLES SOBRE SISTEMAS Y TECNOLOGÍA 8

V. NORMAS DE CONTROL INTERNO 8 A. GENERALES ADMINISTRATIVAS 13 A. DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVO 18 B. RECURSOS HUMANOS 20 C. SISTEMA AUTOMATICO DE DATOS 23 D. DISPONIBLE 25 E. TESORERIA 28 F. CARTERA DE CREDITO 31 G. CUENTAS POR COBRAR 37 H. ACTIVOS FIJOS 39 I. OTROS ACTIVOS 41 J. DEPOSITOS A LA VISTA 43 K. CUENTAS Y DOCUMENTOS POR PAGAR 45 L. PATRIMONIO 46 M. GASTOS O CUENTAS DE RESULTADOS DEUDORAS 47 N. INGRESOS O CUENTAS DE RESULTADOS ACREEDORAS 51 NC. NORMAS DE CONTABILIDAD 52 NA. NORMAS DE AUDITORIA 58 I. INTRODUCCIÓN AL CONTROL INTERNO La importancia de tener un buen sistema de control interno en las organizaciones, se ha incrementado en los últimos años, esto debido a lo práctico que resulta al medir la eficiencia, la productividad al momento de implantarlos; en especial si se centra en las actividades básicas, pues de ello dependen para mantenerse en el mercado. Es bueno resaltar, que la entidad que aplique controles internos en sus operaciones, conducirá a conocer la situación real de las mismas, es por eso, la importancia de tener una planificación que sea capaz de verificar que los controles se cumplan para darle una mejor visión sobre su gestión. El control interno ha sido una permanente preocupación de auditores y administradores de todo el mundo y ha ido evolucionando con forme la gestión pública y la privada se han tecnificado. La prueba está en los cambios de su concepto y forma de aplicarlo que cada vez más se ajusta a los requerimientos de cada entidad y a su vez de proteger sus activos frente a los avances impresionantes de la corrupción. 1. A QUE AYUDA EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EFECTIVO Los controles internos se implantan con el fin de detectar, en plazo deseado, cualquier desviación respecto a los objetivos de rentabilidad establecidos en la empresa y de eliminar sorpresas. Los controles internos fomentan la eficiencia, reducen el riesgo de pérdida de valor de los activos y ayudan a garantizar la fiabilidad de los estados financieros y el cumplimiento de las leyes y normas vigentes. El control interno es considerado cada vez como una solución a numerosos problemas potenciales.

El control interno consta de cinco componentes relacionados entre sí: • Entorno de control • Evaluación de riesgos • Actividades de control • Información y comunicación • Supervisión (monitoreo) Lo que se puede lograr con el control interno: El control interno puede ayudar a que una entidad consiga sus objetivos de rentabilidad y rendimiento y prevenir pérdida de recursos. Puede ayudar a la obtención de información financiera confiable. También puede reforzar la confianza en que la cooperativa cumple con las leyes y normas aplicables. En resumen puede ayudar a que una entidad llegue donde quiere ir y evite peligro y sorpresas en el camino. 2. POR QUE LA AFECTIVIDAD DEL CONTROL INTERNO NO ES ABSOLUTA? El control interno puede proporcionar solamente una seguridad razonable de que lleguen a alcanzarse los objetivos de la administración a causa de limitaciones inherentes al mismo control interno, tales como: a) El requisito usual de la administración de que un control es eficaz en relación a su costo; es decir, que el costo de un procedimiento de control no sea desproporcionado a la pérdida potencial debida a fraudes o errores. b) El hecho de que la mayoría de los controles tiendan a ser dirigidos a tipos de operaciones esperadas y no a operaciones poco usuales; c) El error humano potencial debido a descuido, distracción, errores de juicio o comprensión equivocada de instrucciones; d) La posibilidad de burlar los controles por medio de la colusión con externas a la entidad o con empleados de la misma; e) La posibilidad de que una persona responsable de ejercer el control pudiera abusar de esa responsabilidad, por ejemplo, un miembro de la administración que violara algún control; f) La posibilidad de que los procedimientos pudieran llegar a ser inadecuados debido a cambios en las condiciones y que el cumplimiento con esos procedimientos pudiera deteriorar el control II. OBJETIVOS El Manual de Control Interno es una herramienta de consulta y dirección que contiene un conjunto de políticas, normas, disposiciones, métodos y procedimientos que rigen las actividades administrativas y financieras, comprometiendo acciones orientadas al cumplimiento de metas y objetivos previstos, mediante la eficiente asignación y utilización de los recursos humanos, materiales y financieros disponibles. Los objetivos que la entidad busca alcanzar a través de la implementación del Manual de Control Interno son: ➢ Eficacia y eficiencia en sus operaciones ➢ Confiabilidad de la información financiera ➢ Protección y salvaguarda de sus activos

➢ Cumplimiento de las leyes y normas que le sean aplicables. III. DEFINICIÓN DE CONTROL INTERNO El control interno comprende el plan de organización, todos los métodos coordinados y las medidas adoptadas en el negocio, proteger sus activos, verificar la exactitud y la confiabilidad de sus datos contables, promover la eficiencia en las operaciones y estimular la adhesión a las prácticas ordenadas por la gerencia. El control interno es un proceso integrado a los procesos, y no un conjunto de pesados mecanismos burocráticos añadidos a los mismos. Estos controles internos, son efectuados por el consejo de la administración, la dirección y el resto del personal de una entidad, con el objeto de proporcionar una garantía razonable para el logro de objetivos. El control interno es un proceso, es decir, un medio para alcanzar un fin y no un fin en sí mismo, lo llevan a cabo las personas que actúan en todos los niveles, no se trata solamente de manuales de organización y procedimientos, sólo puede aportar un grado de seguridad razonable y no la seguridad total para la conducción o consecución de los objetivos. Al hablarse del control interno como un proceso, se hace referencia a una cadena de acciones extendida a todas las actividades, inherentes a la gestión e integrados a los demás procesos básicos de la misma: planificación, ejecución y supervisión. Tales acciones se hallan incorporadas (no añadidas) a la infraestructura de la entidad, para influir en el cumplimiento de sus objetivos y apoyar sus iniciativas de calidad. 1. CARACTERÍSTICAS FUNDAMENTALES CONTENIDA EN LA DEFINICIÓN 1. EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO ES UN PROCESO El no debe considerarse como un sistema aislado, temporal a los demás sistemas de la administración. No es un elemento añadido sino incorporado a los procesos, que puede incidir en la consecución de los objetivos y apoyar las iniciativas de calidad al mismo tiempo que repercute en la obtención de costos y tiempos de respuesta. 2. EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO ES EJECUTADO POR PERSONAS El control interno es realizado por personas. En primera instancia el máximo ejecutivo es el responsable de toda la administración y por ende del control interno. El control interno es inherente a todo el personal de todos los niveles de la institución. 3. PROPORCIONA SEGURIDAD RAZONABLE El control no puede proporcionar seguridad absoluta de protección. Por consiguiente el administrador debe tener la seguridad razonable de la eficacia de los controles y no la certeza absoluta de su infalibilidad. 4. ESTA ENGRANADO PARA EL CUMPLIMIENTO DE OBJETIVOS Toda actividad humana está encaminada al cumplimiento de objetivos. Una institución que tiene una base legal tiene una misión que se expresa en los objetivos a cumplir y alcanzar.

1.5 ASPECTOS MINIMOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO a) Sistema de organización y administración, que corresponde al establecimiento de una adecuada estructura organizativa y administrativa, en función a las características de cada cooperativa, que delimite claramente las obligaciones, responsabilidades y el grado de dependencia e interrelación existente entre las áreas operativas y administrativas, así mismo de una adecuada separación de funciones, las cuales deben estar contenidas en el respectivo manual de organización y funciones. b) Sistema de control de riesgos, que corresponde a los mecanismos establecidos en la cooperativa para la identificación y administración de todos los riesgos que enfrenta, principalmente el riesgo crediticio. Incluye la evaluación permanente de dichos mecanismos, así como de las acciones correctivas o mejoras requeridas según sea el caso. c) Sistema de información, que corresponde a los mecanismos destinados a la elaboración de información, tanto interna como externa, necesaria para desarrollar, administrar y controlar las operaciones y las actividades de la cooperativa. Comprende también las acciones realizadas para la difusión de las responsabilidades que corresponden a los diferentes niveles de la cooperativa, así como la remisión de información a las entidades supervisoras requeridas por las normas vigentes. Incluye, adicionalmente, las políticas y procedimientos para la utilización de los sistemas informáticos y las medidas de seguridad y planes de contingencia para dichos sistemas. D QUIÉNES SON LOS RESPONSABLES DE MANTENER EL CONTROL? a) Asamblea General de Representantes b) La Gerencia General c) El Consejo de Administración d) Comité de Auditoria e) Comité de Crédito f) Comité de Ética g) Comité de Calificación de Activos de Riesgos h) Comité de Riesgos i) Ejecutivos de las Áreas Financieras y Contables j) Auditoria Interna k) Demás personal IV. POLITICAS DE CONTROL INTERNO 1. EVALUACION DEL RIESGO INTERNO Y EXTERNO. El Control Interno deberá realizar evaluaciones para identificar los diferentes riesgos internos y externos, que pudieran afectar de forma negativa el logro de los objetivos operacionales y de informaciones, y esta evaluación debe cubrir los riesgos crediticios, de mercado, de liquidez y de operaciones (incluye delitos, malversación, información financiera no confiable, lavado de dinero entre otros). Los controles internos serán objeto de revisión constante para atender apropiadamente cualquier nuevo riesgo no controlado y reaccionar a las condiciones y circunstancias que puedan sufrir cambios. Las actividades de Control Interno incluyen: a. Revisiones de informaciones que muestren los resultados financieros.

Verificar la legitimidad de las operaciones iniciadas.b. INFORMACION ADECUADA Y COMUNICACIÓN EFECTIVA. Consecuentemente deben existir procedimientos de archivo que garanticen la conservación de los datos necesarios a la cooperativa. IDENTIFICACION Y MONITOREO DE LAS AREAS. El sistema informático deberá incluir información financiera. Garantizar que exista una información adecuada y una comunicación efectiva. Controles físicos: Arqueos periódicos del efectivo. NORMAS DE CONTROL INTERNO CÓDIGO ENUNCIADOS . 4. Control de las operaciones que se realizan por vía electrónica. k. Examen y valoración de las operaciones contables y de la aplicación de las disposiciones administrativas y legales correspondientes. ejecutan y registran según la intención original. 5. Establecimiento de responsabilidades para cada operación en las aprobaciones y autorizaciones. Cuadres. 2. Verificar que las transacciones u operaciones autorizadas se inician. la rotación periódica del personal y que no se le asignen responsabilidades contrapuestas. g. controles para los accesos a la red. A estos efectos la información debe ser oportuna. inventarios periódicos. custodia de valores y documentos. Deben existir canales de comunicación para asegurar que todo el personal esté completamente consciente de las políticas y procedimientos que afecten sus tareas y responsabilidades y que cualquier información relevante llegue al personal que le corresponda. 6. f. controles de seguridad física y lógica. CANALES DE COMUNICACIÓN. de recuperación. SEGREGACION DE FUNCIONES. Debe garantizarse que existan controles sobre los sistemas y tecnologías de información. verificaciones y conciliaciones periódicas de los registros. V. Controles de actividades: informes diarios. h. eficiencia en la utilización de los recursos. 3. c. Valoración del grado de economía. puntual. datos de operaciones. efectos y valores. Realizar una identificación y monitoreo cuidadoso de las áreas de conflicto potencial. ejecutadas y registradas. j. Administración de riesgos e. confiable. d. tales como procedimientos de back-up y su custodia fuera de la institución. de manera que se reduzca el riesgo de manipulación de la información financiera o de comisión de delitos. semanales y mensuales. así como revisiones periódicas de las responsabilidades y funciones del personal clave para asegurar que no estén en una posición de encubrir acciones inadecuadas. CONTROLES SOBRE SISTEMAS Y TECNOLOGÍA. eficacia. i. accesible y con un formato apropiado. Garantizar la adecuada segregación de tarea y funciones. planes de contingencia.

DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVO B. SISTEMA AUTOMÁTICO DE DATOS D. Control de programas de soporte financiero E. Cumplimiento de disposiciones reglamentarias A.01.04. Liquidación de haberes C.08.07.08.05. gratificaciones y bonificaciones C. Flujo de documentación y reportes magnéticos C.03. Documentación de respaldo B.09. Evaluaciones de desempeño C.02.05.04.04.02. Líneas de Comunicación A.02.02. DISPONIBLE E. RECURSOS HUMANOS C. Períodos de contratación C.09. Formularios prenumerados B. Archivo de documentación y respaldos magnéticos B. Control del Índice de Liquidez E.06. Banco de elegibles C.11.10.03. Objeciones de quienes ejercen control interno A.02.07.06.01.06. Actas de recepción del hardware y software D. Selección Técnica de Personal C. Supervisión continua A.03. Vigencia de licencias de uso del software D.A. Fondo para cambios . Personal caucionado D.11.01. Rotación de Funciones A. Control de asistencia y permanencia del personal C. Delegación de Funciones A. Control de Claves de Acceso D. Segregación de Funciones A. Oportunidad en las vacantes C.04. Formación de Comisiones Internas A.07. Autorizadores del gasto A.05. Sueldos. GENERALES ADMINISTRATIVAS A.01. Prohibición de recibir beneficios C. Acceso a módulos de operación D.12 Actualización de Reglamentos CÓDIGO ENUNCIADOS B. Supervisión continúa a los operadores y usuarios de equipos D.10 Prohibición de ejercer presión A.03 Autorización y registro de las Transacciones A. Mantenimiento del Hardware D.01. Capacitación y entrenamiento C.

09. TESORERÍA F.04. Arqueos sorpresivos E. Oportunidad en las demandas de coactiva G.03.11.03. Responsabilidad en la calificación de créditos G.09. Respaldo de las Inversiones F. Créditos Vinculados G.15. Prohibición en la concesión de préstamos G.07.05. Corte de documentos y confirmación de saldos CÓDIGO ENUNCIADOS E.12.09 Cierre y cuadre diario de las cuentas de tesorería F.10 Control de lavado de dinero G. CUENTAS POR COBRAR H. Conciliaciones bancarias F. Cierre y cuadre diario de las cuentas de Cartera H.06.13.01.17. Control de la morosidad G.06 Control permanente de las IFI´s F.13.E. CARTERA DE CRÉDITO G.10.04. Apertura de cuentas bancarias E. Actualización periódica de garantías y datos G. Plan y flujo de Caja F. Supervisión continua de la cartera judicial G.05. Fondos para gastos en efectivo E. Constatación periódica de las garantías en créditos G.19.01.02.06.04. Castigo de cartera G. Entrega y recepción de valores en Tesorería F.05.01.07. Confirmación periódica de saldos G. Desembolso con cheques E.07 Cierre y cuadre inmediato de cajas E. Avalúo técnico de garantías reales G.08. Control de garantías y pagarés G. Conciliaciones de Cartera G. Control de créditos castigados G.14.03.16.11. Administración centralizada de Inversiones F. Fondo Fijo de Caja Chica E. Responsabilidades de la Comisión de crédito y autorizadores G.10.08. Comisión de calificación de Inversiones F.18.12.08 Orden de transferencias F. Cheques en blanco o al portador E. Conciliaciones periódicas de cuentas por cobrar . Responsable del fondo fijo de caja chica E.02. Comisión de Crédito G. Depósitos inmediatos e intactos E. Control plazos de vencimiento G. Emisión de políticas de crédito G. Constataciones y arqueos periódicos F.

Constataciones Físicas J.01.03. Confirmación de saldos H. Control de pagos anticipados J.02. Negociación de los depósitos a plazo N.04. Enajenación de bienes I.05.03.10.05. Control de abastecimientos J. Adquisiciones de suministros y materiales J. Sistema de registro de los inventarios J. Bienes en dación de pago I.03.02. Adquisiciones I. Anticipos al personal H.02.04. Custodia I.06. Presentación del documento de identificación K.03. Enajenación de Inventarios J. Control de cuentas inmovilizadas K.07. ACTIVOS FIJOS I.05. Control de cheques rechazados H. Actualización de dividendos ganados J.08.06.06. Índice de vencimientos L.01. Control de anticipos judiciales CÓDIGO ENUNCIADOS H. OTROS ACTIVOS J.05.01.05. Cálculo de intereses causados y pagados K.H. Cierre de diferencias por regularizar L. Control de activos improductivos K. Conciliaciones periódicas L.07. Oportunidad en el pago L.06. J. Préstamos a directivos y empleados H.04.08.09. Identificación de activos fijos I. Supervisión continua K. Control y archivo de tarjetas de ingreso K. Control del devengado J. Sistema de registro I. Constatación Física I. Autorización L. M. DEPÓSITOS A LA VISTA K.03.04. Transferencias internas J.04.01.07. Promoción continua de captaciones K.06. Retención y pago de Impuestos .07.02. Control de cierres de cuenta K.02. CUENTAS Y DOCUMENTOS POR PAGAR L. Control de pasivos inmovilizados L.

Control gastos de publicidad y propaganda N.16 Disposiciones Tributarias R. PATRIMONIO M. Experiencia Profesional NC. Q.11.12. Manejo de cobranzas O.04. Compromisos del gasto N.10.09. Cuidado profesional NC.03.05 Prohibición de ingresos no autorizados NC NORMAS DE CONTABILIDAD NC.06. Niveles de autorización del gasto N.CÓDIGO ENUNCIADOS O. Emisión de los certificados de aportación M. INGRESOS O CUENTAS DE RESULTADOS ACREEDORAS O. Criterio profesional NC.08.05.09. Gastos de capacitación N. GASTOS O CUENTAS DE RESULTADOS DEUDORAS N.07. Documentos de respaldo N. Archivo y custodia de los certificados de aportación M. Documentación de respaldo O.06 Obligaciones del gasto N.05. Adquisiciones mediante concurso N. Actualización permanente NC. Promociones N.10. Control previo contable NC 03.03. Aprobación de procedimientos contables NC.01. Las operaciones contables NC.01. Actualización de Catálogo de cuentas CÓDIGO ENUNCIADOS NC.14. Control periódico de ingresos por servicios O. Control presupuestario del gasto N.13. Oportunidad en la contabilización NC. Actualización de procedimientos contables NC.02.02.01.04. Prohibición de gastos extrapresupuestarios N.12.08 Manual de contabilidad NC. Archivo de documentación contable NC. Donaciones en general N.03 Reservas P.02. Control periódico de intereses ganados O.07.01. Egresos para directivos N. Gastos suntuarios e innecesarios N. Trabajos eventuales N.13.15. Obligación de suscribir contratos escritos N.02.11. Prohibición de documentos financieros extracontables .04.

Se limitarán las actividades de los empleados en todos los niveles. Planificación y programación NA 12 Soporte técnico de otros profesionales NA 13 Prohibición de recibir beneficios NA 14 Confidencialidad de los resultados NA 15 Declaraciones públicas NA 16 Actitud con el personal auditado NA 17. en procura de una independencia entre las funciones de autorización. Cuando se produzca la salida definitiva de un Ejecutivo. . Delegación de Funciones. el secretario del Consejo a que pertenece comunicará inmediatamente al suplente y lo principalizará para que asista a los actos y sesiones como titular. Comunicación de resultados oportunos NA 09. NORMAS DE AUDITORIA NA 01. Esta asignación será temporal hasta llenar la vacante. Documentos fuente NC. Uso de técnicas de auditoria NA 11. Recomendaciones A. Castigo y provisión para cuentas de dudoso cobro NC. el jefe de la oficina. ejecutivo u operativo. sea este: directivo. Contabilización bienes en dación de pago NC.14. A. asignará las funciones. Plan Anual de Trabajo NA 07.15. Alcance de la auditoria NA.17. Al renunciar o solicitar ausencia definitiva un directivo. dispondrá a recursos humanos el nombre del empleado que lo reemplazará hasta la selección del titular. Corrección de errores NC. deberá permanecer vacante. Objetivos de la auditoria NA 02. 01. 02. el gerente general. registro y custodia. La continuidad de las operaciones administrativas y financieras no deben permanecer inactivas por falta de delegación de funciones. Responsabilidades del auditor interno NA 06. Independencia del auditor NA 05.18.16. SEGREGACIÓN DE FUNCIONES. GENERALES ADMINISTRATIVAS: A. deberes y responsabilidades a empleados con conocimientos y labores similares del reemplazado. Informe de auditoria NA 10. Criterio constructivo y positivo en los títulos de los comentarios NA 18 Papeles de Trabajo NA 19.NC. En los niveles operativos.Ningún cargo. Respaldo al informe de auditoria NA 20. Obtención de evidencia suficiente y competente NA 08.03 Personal profesional e idóneo NA 04. Revelación suficiente a través de notas NA.

la primera de responsabilidad de quien elaboro el registro y la segunda de autorización de quien autoriza el mismo. cuyo propósito consiste en la eficiencia. 04. magnéticas.La segregación de funciones depende de una división de las fases de autorización. revisión. Cada unidad operativa. se lo hará sobre la base de una planificación anual. permitiendo el conocimiento y práctica de las funciones compatibles y evitar que una persona sea imprescindible dentro de la administración. 06. A. mantendrá líneas de mando bien definidas. Estos planes deberán ser cumplidos exactamente. FORMACIÓN DE COMISIONES INTERNAS: Para evitar la centralización de las decisiones y además formar grupos especiales o técnicos de trabajo.Se establecerán por escrito. respaldo suficiente y competente. LÍNEAS DE COMUNICACIÓN. entre otras prácticas de control interno. Los cambios periódicos de tareas a los servidores con funciones compatibles. 05. registro. procedimientos de autorización que permitan que el registro de las operaciones administrativas y financieras. A. efectividad de las transacciones y decisiones administrativas y financieras. sean oportunas y mantengan durante su trámite el control interno concurrente. La rotación permite disminuir riesgos de encubrimiento de deficiencias administrativas y también se evita el adiestramiento de nuevo personal. reportes. en caso de ausencia temporal del titular. hasta una segunda delegación con el propósito de conservar una persona responsable de emitir información o de responsabilizarse por la marcha de las operaciones. El plan de comunicación deberá basarse en los objetivos institucionales que incluye dirección y administración del recurso humano. formularios. medios a utilizarse para el intercambio de información entre todas sus unidades sean escritas. transferencias telefónicas u otro tipo de tecnología. evitando errores o actos irregulares. A. La cooperativa en forma permanente establecerá procedimientos de control para una efectiva autorización en comprobantes contables. 03. tomando en cuenta previo visto bueno la realización de pruebas de cumplimiento. la subrogación o reemplazo por rotación deberá también ser planificado y autorizado en recursos humanos. informes. control de las operaciones y custodia de los activos. los niveles directivos y ejecutivos nombrarán comisiones internas de empleados. A.Entre el personal de una misma unidad operativa en forma sistemática se establecerá la rotación de funciones. .Las unidades operativas tendrán y mantendrán líneas reciprocas de comunicación que les permita un eficaz intercambio de información y entendimiento entre las líneas de mando y de relaciones humanas. ejecución. Al menos los registros constaran de dos firmas. El movimiento de los ejecutivos y operativos por concepto de vacaciones anuales. ROTACIÓN DE FUNCIONES. permite que se capaciten a cumplir una tarea distinta a lo habitual en forma eficiente y efectiva. AUTORIZACIÓN Y REGISTRO DE LAS TRANSACCIONES.

Su informe tendrá el carácter de técnicas y servirán para la toma de decisiones en los niveles directivos o gerenciales.Las gerencias. Las comisiones permanentes serán: de calificación de crédito. de calificación de activos de riesgo. dieta o gastos de representación adicional. permanentes o emergentes encargados del estudio de prefactibilidad. 07. CUMPLIMIENTO DE DISPOSICIONES. de administración integral de riesgos. Las comisiones internas son grupos de trabajo especializados que analizarán. para su mejor control administrativo y financiero. jefaturas generales y de unidades operativas realizarán en forma periódica y sorpresiva. Las instituciones financieras.Todo el personal que conforman la estructura organizativa y funcional de la Cooperativa de Ahorro y Crédito “JESÚS DEL GRAN PODER”. los ejecutivos con sus políticas internas y auditorias con sus recomendaciones. De igual manera los niveles directivos con sus resoluciones. Las comisiones emergentes serán conformadas de acuerdo la necesidad y sus componentes serán designados de acuerdo al concepto y objetivo deseado. tienen la facultad de realizar pruebas de cumplimiento a todas las unidades administrativas y niveles de decisión. estudiarán e informarán sobre ciertas operaciones administrativas o financieras. pruebas de cumplimiento a las disposiciones y tareas asignadas a los niveles operativos. operación y resultados de ciertas operaciones administrativas de la cooperativa. así como miembros de la Asamblea General de Representantes. La comisión no recibirá remuneración. A: 08. Ejemplo: EJECUCIÓN SUPERVISIÓN Consejos Organismo de Control. En todos los niveles de decisión y ejecución deberán existir tareas de supervisión y control de las operaciones administrativas o financieras en busca de la calidad total. Su trabajo se considera como parte de sus funciones. control de calidad de los procesos. Todos los niveles serán objetos de pruebas de control. interna y de la Superintendencia de Bancos. estatutarias y políticas internas emitidas para el control eficiente y efectivo de las operaciones administrativas y financieras. Organismos de Control Jefes de áreas Gerente General Operativos Jefes de áreas. disponen por escrito de resoluciones emitidos por los organismos de control y demás entidades gubernamentales que dirigen y supervisan el desarrollo institucional. Asamblea de Representantes Gerencia General Consejos. reglamentarias. A.dirigentes o mixtos. están obligados a cumplir y hacer cumplir las disposiciones legales. Las auditorias: externa. entregan a la organización normas y métodos de control interno . factibilidad. SUPERVISIÓN CONTINUA. comité de ética y de auditoria.

como giradores y otorgadores del visto bueno. además de operaciones administrativas. tienen la responsabilidad de objetar y anular un egreso que según sus respaldos no justifiquen el desembolso. dependiendo del bien se solicitará se entregue el bien a ser reemplazado. analizar la posibilidad de realizar reparaciones o recuperar parte del costo con la venta del mismo. 09. tienen la facultad de negar cualquier operación que a su opinión y debidamente respaldado. A. Tales actitudes anularán la transacción y se emitirán las respectivas responsabilidades.10.que sirven para mejorar el sistema administrativo. Quienes efectúan el control interno concurrente y previo. pero la responsabilidad consiguiente recaerá exclusivamente en la persona que haya insistido. inversiones. funcionarios. entre otras. obligación o desembolso ordenada o dispuesta. A. a fin de.12. A. en las operaciones financieras. 172 del código de trabajo. Los autorizadores del gasto. verificar que efectivamente necesite ser reemplazado. otorgamiento de créditos. verificando su cumplimiento y además la documentación se encuentre completa. Funcionario o Empleado de la Cooperativa. adquisiciones y captaciones. ACTUALIZACIÓN DE REGLAMENTOS . numeral 2 del Art. los empleados cumplirán la orden. podrán libre y voluntariamente objetar por escrito las órdenes pertinentes de sus superiores. negociación de captaciones. A. consideren perjudicial a los intereses institucionales. reglamentos internos. Los directivos. Si el superior insistiere por escrito en el compromiso. especialmente de desembolsos de fondos de la Cooperativa. son responsables de realizar el proceso de control interno previo al desembolso. Su incumplimiento está tipificado en las leyes. OBJECIONES DE QUIENES EJERCEN CONTROL INTERNO Los ejecutivos y empleados a quienes según sus funciones ejercen el control interno previo y concurrente. Todo trámite u operación propias de la cooperativa serán realizados según procedimientos del área. Adicionalmente en los casos de reposición de bienes por daño en los mismos. Para esto se deberá llenar un formulario de entrega – recepción al encargado de la custodia de los bienes de proveeduría con el respaldo de Auditoria Interna esta custodia será temporal hasta que se tome una decisión al respecto. Quien libra la orden podrá insistir en su disposición y por escrito permitiendo ser responsable de la operación en forma individual. Directivo. expresando las razones por las cuales se asisten en su negativa. PROHIBICIÓN DE EJERCER PRESIÓN Ningún representante a la Asamblea. tienen la obligación de acogerse a estas disposiciones. AUTORIZADORES DEL GASTO Las personas autorizadas a firmar cheques o autorizar gastos en efectivo. recomendación o intermediación de operaciones de: crédito. empleados. sin que exista de por medio la intervención de personas involucradas en la administración de la Institución. 11. podrá ejercer presión.

así: informaciones meses anteriores en la Agencia Chambo. inundaciones y cualquier otro siniestro que ponga en peligro su . 03. 01. o de gestión serán anulados y archivados secuencialmente con sus similares. utilización y manejo de recursos materiales y de valores monetarios. mes actual en la caja de seguridad de la Agencia Centro y su correspondiente respaldo en el computador alterno ubicada en la oficina matriz de la entidad. no deben estar al alcance de personas no autorizadas B. tendrán obligatoriamente a su impresión una numeración en forma cronológica y secuencial para su control permanente. El sistema de archivo conservará un orden lógico y de fácil acceso e identificación. se proveerá de seguridades contra incendio. B. Es necesario conservar un control sobre la secuencia de formularios y de los comprobantes utilizados en las operaciones financieras o materiales. serán actualizados o reformados permanente sobre la base de nuevas disposiciones legales. los procedimientos permitirán la ubicación rápida y mejor utilización. La asesoría Jurídica coordinará con las respectivas áreas operativas la elaboración de propuestas de reformas. luego serán considerados como archivo pasivo observando las disposiciones legales. ARCHIVO DE DOCUMENTACIÓN Y RESPALDOS MAGNÉTICOS: La documentación. Todo reglamento y estatuto. Los documentos productos de fallas de impresión. cambios o mejoras. deberá contener disposiciones legales y normas actualizadas. DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVO B. será respaldada y justificada con documentación suficiente y competente. cintas y discos magnéticos que respalda las operaciones administrativas. previo conocimiento de las instancias respectivas. finalidad. son custodiados en cajas de seguridad internas de las agencias de la cooperativa. 02. serán conservados como archivos permanentes hasta seis años.Los diferentes reglamentos que regulan las operaciones administrativas y financieras de la cooperativa. B. La documentación de respaldo a las operaciones administrativas y financieras. justificación y sus resultados. Los archivos magnéticos que respaldan las operaciones diarias del sistema financiero. políticas internas y demás normas que cambien su estructura actual. De ninguna manera se perderá el orden cronológico. FORMULARIOS PRENUMERADOS: Los formularios que respaldan la ejecución de operaciones financieras. servirán de base para análisis de la transacción y respaldarán la naturaleza. La custodia y dotación de formularios no utilizados. robo. financieras y transacciones contables. DOCUMENTACIÓN DE RESPALDO: Toda operación o transacción financiera o administrativa. En donde se conserven los archivos pasivos y permanentes.

B. estos tendrán la firma de responsabilidad de quien la elaboró y de quien realizó el control y aprobación de la información consignada. recursos humanos presentará hasta tres elegibles al Gerente General. . exigiendo conocimientos técnicos. Externa y control de la Superintendencia de Bancos. quienes tomarán la decisión de proponer a la Asamblea General su elección. según conste en los requerimientos establecidos en el Manual de Funciones. darán facilidades a: Representantes. La identificación de oficios estarán centralizados en la Secretaria de Gerencia. Es necesario mantener un buen archivo de datos. exceptuando los Consejos. Terminado el proceso de selección.. serán emitidas con el código y número general de la oficina operativa. Se prohíbe el envió de información por cualquier medio escrito o magnético. sin que sea conocido. entre otros. Comisiones y Auditoria.C. BANCO DE ELEGIBLES. RECURSOS HUMANOS. quien después de una entrevista. pruebas de conocimientos. pruebas psicotécnicas. se elegirá las propuestas del banco de elegibles. revisado y aprobado por el Jefe de Área o del Gerente. puesta a conocimiento y aprobación de los gerentes. Se prohíbe contratar personal sin previa calificación. contendrá un banco de datos. De producirse una vacante. En el caso de reportes e informes.El archivo de recursos humanos. Las ternas para Gerente General. El Gerente o Jefe de Área. 01. El banco de elegibles. De declararse desierto el mismo. 02. reporte o archivo magnético a ser enviado a instituciones y personas externas. se invitará a un concurso interno. C. serán presentadas al Consejo de Administración. debidamente actualizados. a la documentación que respalda y justifica operaciones y transacciones de la Cooperativa. Las ternas para Auditor Interno y Externo serán presentadas por el Comité de Auditoria al Consejo de Administración.La jefatura de recursos humanos. capacidad y honestidad.integridad. C. Cada departamento u oficina de trabajo tendrá su código y número de identificación de memorandos. Auditoria Interna. será responsable de la selección de personal. simplificará procedimientos y costos de selección. SELECCIÓN TÉCNICA DE PERSONAL. elegirá su subalterno. experiencia profesional. FLUJO DE DOCUMENTACIÓN Y REPORTES MAGNÉTICOS: Toda documentación. que contengan información general de personal aspirante preseleccionado y listo para ser incorporado al ser requerido. 04. Directivos. Se considerará primeramente la carrera administrativa interna. La selección se lo realizará mediante un proceso de entrevistas. El análisis del perfil y requisitos que debe reunir la persona que ha de ocupar una creación o vacante.

con el aval de auditoria interna. El entrenamiento o mejoramiento de conocimientos y habilidades. serán responsables solidarios de diferencias o bienes no entregados por el ex-servidor. del Código de Trabajo. obtener mayores rendimientos y elevar la calidad de trabajo. en procura de actualizar y especializar sus conocimientos. deberá ser contratado según disposiciones del capítulo I. a) Formulario “Informe económico previa liquidación de haberes” a) Acta de finiquito elaborado por asesoría jurídica a) Renuncia o trámite jurídico. el jefe inmediato informará a la gerencia de la terminación o ampliación del contrato a plazo fijo. De igual manera y con el mismo plazo antes de cumplir un año. se comunicará a la jefatura de recursos humanos la terminación o prórroga del contrato. 04. Antes de elaborar la liquidación de haberes a una persona cesante o renunciante. como un soporte al desarrollo personal y profesional. se lo hará por medio de prácticas de grupo. El resultado o rendimiento será exigido en forma ascendente. 03. La capacitación será orientada especialmente por instructores especializados y dependiendo del área de actividad del personal. C. C. deberá ser superior a . documentación y archivo. se exigirán como respaldo al egreso los siguientes requisitos: a) Acta de entrega y recepción de valores. cursillos. PERIODOS DE CONTRATACIÓN El personal incorporado a la planilla de la cooperativa. del título I. EVALUACIONES DE DESEMPEÑO El desarrollo personal en su área de trabajo. la capacitación y entrenamiento de del personal en todos los niveles. conferencias.C. La persona que autoriza el pago de la liquidación y quien realiza el control concurrente. a excepción de: el Gerente General que podrá ser contrato bajo la figura jurídica de mandato y el Auditor Interno que será contratado bajo honorarios profesionales. documentos y bienes bajo su responsabilidad. será permanentemente evaluado. 06. antes de ser aceptada y tramitada su renuncia o separación. Quince días antes del vencimiento del período de prueba. La capacitación por lo general debe ser evaluada al final del curso o seminario. informes de avance de labores. C. 05. Los resultados de la evaluación técnica a los participantes servirán para tomar correctivos en la calidad o especialidad del tema. CAPACITACIÓN Y ENTRENAMIENTO Será preocupación permanente de los niveles ejecutivos y de decisión. LIQUIDACIÓN DE HABERES Todo funcionario y empleado esta obligado a entregar los bienes en su custodia. seminarios o dinámicas de grupo. Esta norma es aplicable a todos los empleados de la Cooperativa.

se seleccionará en forma inmediata al reemplazo o se cubrirá con la subrogación o encargo. C. CONTROL DE ASISTENCIA Y PERMANENCIA DEL PERSONAL Recursos Humanos establecerá políticas y procedimientos que permitan el control de la asistencia y permanencia en el lugar de trabajo. tarea o actividad. C. de la Gerencia y Jefe de Recursos Humanos. buscando ser equitativos con las labores alcanzadas en sus puestos de trabajo. C. después su recuperación se torna difícil en perjuicio del costo beneficio o del valor agregado. 10. debe devolverlo de inmediato e informar a su jefe del hecho para constancia. Se exigirá el estricto cumplimiento de esta norma.los niveles mínimos razonables para cada función. De lo contrario no habrá razón para retribuir. C. Cuando un servidor de la cooperativa reciba un beneficio involuntariamente. pertenece a un engranaje en la estructura y organización de la Cooperativa. a cambio de realizar un trámite o favorecer con gestiones a determinadas personas o instituciones como son: proveedores. Realizará evaluaciones periódicas y sorpresivas de su cumplimiento. 09. La permanencia y asistencia física del personal durante la jornada de labores. Cada funcionario o empleado. También son sujetas a evaluación el cumplimiento de las disposiciones legales. 07. Este ingreso remunerativo acorde a la responsabilidad del puesto permitirá que el servidor mantenga rectitud y honestidad. La evaluación será periódica. socios o cualquier ente natural o jurídico que tenga vinculación directa o indirecta con la Cooperativa. recompensas. su inobservancia será considerada atentatoria contra el prestigio institucional. además de mayor entrega y rendimiento. reglamentarias y políticas internas. si falta una pieza o pierde continuidad. SUELDOS. Las planillas de registro de asistencia personal servirán de instrumento de evaluación y control al rendimiento de los empleados. PROHIBICIÓN DE RECIBIR BENEFICIOS Todo Directivo. OPORTUNIDAD EN LAS VACANTES La administración necesita de continuidad en las tareas y actividades asignadas a sus servidores. El fenómeno es más acentuado en puestos de jefatura. propinas u otros valores o bienes. gratificaciones y bonificaciones. al momento de producirse una vacante. Sus resultados serán parte de la “administración por cultura”. que nos permita calificar las actitudes del personal.11. Por lo tanto queda totalmente prohibido que persona alguna reciba: regalos. no justifica el cumplimiento de su desempeño. Es necesario trabajar por objetivos y con tendencia a la calidad total. GRATIFICACIONES Y BONIFICACIONES Se retribuirá a los funcionarios y empleados con sueldos. 08. sin tentaciones o privaciones económicas. por lo menos dos veces en el año. el CONTROL INTERO empieza a debilitarse. Funcionario y Empleado está obligado a cumplir sus obligaciones y deberes con honestidad y rectitud y no recibir ningún beneficio como recompensa por el desempeño de sus funciones. PERSONAL CAUCIONADO . C.

ACCESO A MÓDULOS DE OPERACIÓN Cada usuario tendrá acceso a los módulos de trabajo. su limpieza y reparaciones correctivas. cuidará que los operadores o usuarios no tengan acceso a la base de datos o herramientas que permitan la modificación o alteración de archivos principalmente de cartera y depósitos a la vista. D. SUPERVISIÓN CONTINUA A LOS OPERADORES Y USUARIOS DE EQUIPOS Periódicamente y en forma sorpresiva. Auditoria Interna o Jefe de Sistemas. El hardware de la institución. robo o hurto. VIGENCIA DE LICENCIAS DE USO DEL SOFTWARE La jefatura de sistemas. mantendrá un inventario de licencias de uso del software que incluya su vigencia. en forma periódica realizará un control sobre los accesos y módulos en operación.D. D. Jefe de Cajas. No debe existir la posibilidad de descuido en la vigencia D. la jefatura de sistemas realizará una supervisión del software en los equipos de cómputo. De encontrar situaciones agravantes. Clientes. Depósitos. El mantenimiento por equipo se lo hace de acuerdo a una planificación anual y por el técnico de la Cooperativa. Es permisible que la Cooperativa proceda a proteger sus activos. Los módulos de operación en CONEXUS están divididos en: Contabilidad. es autorizador del gasto. SISTEMA AUTOMÁTICO DE DATOS. estarán sujetos a mantenimiento preventivo al menos dos veces al año. mantener control de los usuarios del sistema financiero evitando posibles hechos dolosos con la utilización de sus conocimientos en computación. Es responsabilidad de la jefatura de sistemas. deberá informar a los niveles de decisión y control para . Índices Financieros. Cartera de Créditos. Contador. Oficiales de Crédito. 03. Inversiones. Recaudadores. MANTENIMIENTO DEL HARDWARE Los equipos de computación. dependiendo de la función que desarrolle. debe ser cuidado y preservado de los factores climáticos y ambientales.El personal que maneja valores y bienes.04. Los funcionarios que deberán tener el amparo de una caución o póliza son: Gerente. Activos Fijos. Jefes de Agencias. El especialista de la cooperativa. pérdida. deben ser parte de un plan anual que nos permita conservarlos útiles y funcionando. 01. Cajeros. D. contratando seguros contra siniestro. El control deberá ser permanente. deben ser autorizados y protegidos por sus proveedores. anualmente elaborará un plan de mantenimiento correctivo y preventivo que abarque todos los equipos de computación a nivel institucional. 02. deberá tener obligatoriamente póliza de fidelidad o garantías como caución. Las licencias de uso del software instalados en las oficinas de la Cooperativa. Reportes Gerenciales y Utilitarios.

corresponderán al área de desarrollo y programación del departamento de sistemas. D. adiciones. Auditoria Interna y operadores de equipo realizarán el cambio de claves de acceso a los equipos y sistema financiero de los usuarios. que será puesto en conocimiento del Gerente General para el control diario del exceso o disminución de la liquidez y la toma de acciones correctivas o preventivas. FONDO PARA CAMBIOS . 07. Los niveles de control concurrente. O1. proformas. La jefatura de sistemas. 02. Cada usuario es responsable del uso de sus códigos de acceso. servicios de mantenimiento. verificando su vigencia y servicio al sistema financiero. permite la difusión y conocimiento de otros usuarios debilitando el Control Interno en la identificación de un código y relacionándolos con un empleado. E. cambios. cualquier debilidad en su administración y control. realizará la verificación de las especificaciones técnicas propuestas. Su inobservancia lo convertirá en responsable solidario o cómplice y encubridor de acuerdo a la gravedad del hecho. no realizarán trámite alguno para la cancelación. serán bienes patrimoniales de la cooperativa. CONTROL DE CLAVES DE ACCESO Periódicamente. este último será sujeto a control permanente en la aplicabilidad y actualización de su objetivo. La Gerencia está obligada a llevar una liquidez razonable y de acuerdo a los índices del sector. DISPONIBLE E. El uso indebido de la clave en perjuicio de la cooperativa. entre otros.Como respaldo del egreso por adquisición de equipos de computación. pruebas de cumplimiento o funcionamiento y suscribirá la acta entrega y recepción respectiva. 06. ACTAS DE RECEPCIÓN DE HARDWARE Y SOFTWARE. Periódicamente se revisarán estos programas. autenticidad del objeto del gasto. estos deberán ser almacenados en un solo módulo de control. sin la presentación de este requisito. Las claves serán secretas e individuales. D. su custodia. E. Los programas de desarrollo interno. 05. con una inspección de la cantidad. será motivo de sanciones para el usuario dueño de la misma. supervisión y control. serán responsabilidad del Administrador de Riesgo y de la Gerencia.la toma de acciones correctivas. CONTROL DE PROGRAMAS DE SOPORTE FINANCIERO De realizarse programas de desarrollo interno. mejoras o adquisiciones del software. La institución protegerá la inversión en hardware y software. D. contrato o factura de adquisición de servicios o equipos. CONTROL DE LIQUIDEZ ESTRUCTURAL Y RIESGO DE LIQUIDEZ Es obligación del Administrador de Riesgos elaborar el “Control de Liquidez Estructural”. calidad y aprobación de la autenticidad de las especificaciones técnicas descritas en las bases. La prolongada permanencia y uso de una misma clave de acceso al equipo y al sistema.

queda prohibido el uso en desembolsos propios de caja chica o desembolsos con cheque. responsable del fondo. quien en un plazo no mayor a las 48 horas siguientes de haber cumplido el objetivo del requerimiento. durante la jornada de trabajo realizará monitoreos del disponible. Este fondo se utilizará únicamente para pagos urgentes de menor cuantía y no para desembolsos de operaciones regulares. FONDO FIJO DE CAJA CHICA Con el fondo fijo de caja chica. será liquidado incluyendo documentos de justificación y respaldo de los gastos. Su custodia y control necesariamente se lo hará por parte de un funcionario o empleado que se encuentre amparado con una póliza de fidelidad. su monto dependerá de la necesidad y plan de egresos. 04. 03. adjuntando los respectivos documentos de justificación y soporte. E. E. 06. El mecanismo de manejo. incluyendo aquellos valores entregados a cobradores. FONDOS PARA GASTOS EN EFECTIVO En circunstancias especiales. E. 05. El custodio de caja chica debe mantener independencia con otras funciones financieras. El número de fondos para gastos en efectivo. de valor reducido que no sea factible realizarlo vía cheques. Los procedimientos de operación del fondo fijo de caja chica ahorrará tiempo y permitirá que las transacciones de valor reducido sean reconocidas y registradas oportunamente. será independiente de quienes manejen fondos en efectivo. realicen el registro contable y autoricen gastos. se abrirá fondos para gastos en efectivo. En ningún caso habrá más de un custodio encargado de su manejo en una misma oficina operativa. RESPONSABLE DEL FONDO FIJO DE CAJA CHICA La Secretaria de Gerencia será la responsable del manejo del fondo fijo de caja chica. es una cantidad fija asignada para un propósito específico. por ningún motivo su manejo será entregado a persona no caucionada. El fondo será a nombre del custodio. serán liquidados por el solicitante en un plazo no mayor a las 48 horas de haberlas recibido. custodia. se efectuarán desembolsos en efectivo considerados urgentes. La supervisora de caja. manteniendo valores en efectivo en montos sin riesgo. será destinado única y exclusivamente para atender en ventanilla los requerimientos de los socios.El fondo de cambio en custodia de la recibidora . E. Los arqueos periódicos y sorpresivos. . será restringido al mínimo posible. previa autorización de la gerencia general. serán sujetos de comprobaciones periódicas por medio de arqueos sorpresivos. Su manejo y custodia se lo hará en estricto cumplimiento del Reglamento respectivo. Los anticipos de valores de caja chica con el respaldo de “Vales”. reposición y liquidación será igual al de caja chica.pagadora o jefe de caja. ARQUEOS SORPRESIVOS Todos los fondos en efectivo. serán responsabilidad de: Auditoria Interna quien dejará constancia escrita con responsabilidad de quienes intervinieron en el arqueo. Un fondo para gastos en efectivo.

En el transcurso del mes y de manera periódica. observa las disposiciones de la Ley de Cheques y disminuye el uso indebido de los fondos de la entidad. DESEMBOLSO CON CHEQUES. 12. E. CORTE DE DOCUMENTOS Y CONFIRMACIÓN DE SALDOS.10. Reportará y tomará medidas disciplinarias a su incumplimiento. La propiedad. El control de los egresos de las cuentas de ahorro o corriente debe ser cruzado. veracidad y conformidad de un desembolso debe ser respaldado en forma efectiva por un cheque. Tesorería solicitará el corte de cuentas bancarias confirmando en forma independiente la razonabilidad y veracidad de sus saldos frente a los registros contables. registradas y depositadas en forma intacta. El control de la emisión de cheques debidamente llenados y a nombre del beneficiario. se evitará crear rutina. CHEQUES EN BLANCO O AL PORTADOR Bajo ninguna justificación se firmarán cheques en blanco o “al portador”. E. siempre realizada por el personal operativo de la Tesorería. dos principales y una alterna. 09. legalidad.pagadora. permitiendo el control posterior. debidamente cuadrados y sin diferencia. CIERRE Y CUADRE INMEDIATO DE CAJA La recibidora . Se limitarán las cuentas a lo estrictamente necesario. Los desembolsos serán realizados por medio de cheque a excepción de aquellos que pertenecen a fondos fijos. Será su obligación que en forma diaria reporte su fin de día. hasta dentro de las veinticuatro horas siguientes a su recepción. el control de sus movimientos será más confiable y oportuno. para cambio de cheques personales o de terceros. serán a nombre de la Cooperativa de Ahorro y Crédito “JESÚS DEL GRAN PODER”. evita malversaciones del efectivo. E. DEPÓSITOS INMEDIATOS E INTACTOS El dinero en efectivo. La Jefe de caja es solidariamente responsable de la inobservancia de esta norma. 07. Mientras más reducido sea el número de cuentas bancarias. Queda prohibido el uso de dinero en efectivo antes de su depósito. E. producto de las operaciones de caja y otros ingresos.11.Se realizarán por lo menos una vez al mes. es necesario dos firmas de autorización. E. en fechas diferentes. 08. se evitará tener cuentas sin movimiento y sin objetivo institucional. serán debidamente revisadas. . E. al término de su jornada de trabajo realizará el cierre y cuadre de la caja. Las cuentas siempre tendrán dos firmas de autorización. anticipos u otros desembolsos. APERTURA DE CUENTAS BANCARIAS Las cuentas corrientes o de ahorro abiertas en los diferentes Bancos. contendrá mínim o tres firmas de responsabilidad. serán sujetas a conciliaciones semanales. efectivo y papeletas de retiro y depósitos. Las cuentas de ahorro utilizadas para las operaciones con socios.

La preparación por una persona independiente. F.El propósito de esta práctica sana consiste en mantener la confiabilidad de los saldos en bancos. que nos permitan tomar medidas correctivas inmediatas. supervisión y serán responsables de una buena calificación de las entidades financieras nacionales y extranjeras en donde se depositará el disponible y los excedentes de liquidez de la Cooperativa. Sobre la base de informes técnicos y especializados del Tesorero. serán respaldados en un plazo no mayor a las veinticuatro horas de realizada la operación. no es respaldo suficiente y competente. por personas independientes al control. Una conciliación bancaria es parte del control contable sobre las cuentas de bancos y otras entidades financieras. serán en originales y legalizadas por las financieras captadoras. otorgará mayor confiabilidad a sus resultados. Los documentos de respaldo serán archivados en la Tesorería. que permita al tesorero realizar negociaciones con la máxima seguridad y minimizando el riesgo. sus datos permitirán realizar revisiones y seguimientos de hechos relevantes. NORMAS TÉCNICAS DE TESORERÍA F. fotocopias serán remitidas a las oficinas operativas para justificación de las transacciones contables. Las conciliaciones bancarias serán elaboradas por una persona independiente a la preparación. pólizas. Las decisiones del Comité de Inversiones. Si un miembro de la comisión tiene un parentesco de consanguinidad o afinidad con el administrador de una Institución Financiera. F. CONSTATACIONES Y ARQUEOS PERIÓDICOS Se efectuarán constataciones periódicas y sorpresivas de documentos y certificados de inversiones. es necesario comprobar y confirmar con los bancos sus saldos y movimientos en nuestras cuentas de ahorro y corrientes. registro y firma de cheques. de control. se reúne y califica a las Instituciones Financieras. E. patrimonio técnico. 13. será parte de una investigación exhaustiva de la posición en el mercado. 01 RESPALDO DE LAS INVERSIONES Las negociaciones en certificados de inversión que realice la Tesorería. CONCILIACIONES BANCARIAS Las conciliaciones bancarias deben ser oportunas y se elaborarán hasta ocho días después del fin de mes en forma clara y lógica. Los certificados. Un documento en FAX. se deben confrontar los saldos que arrojan los estados bancarios con nuestros registros contables. liquidez. pagarés y otros documentos que justifican una inversión realizada. 02. etc. COMISIÓN DE CALIFICACIÓN DE INVERSIONES Esta comisión estará conformada por representantes de los niveles directivos. registro y custodia de inversiones y .. la Comisión de Inversiones en forma periódica y de acuerdo a lo que señala el reglamento de inversiones. 03. su posición más prudente será de excusarse de intervenir en la toma de decisiones. F.

en cambio la constatación física de los pagarés se lo hará al menos una vez al año. ADMINISTRACIÓN CENTRALIZADA DE INVERSIONES Para una mejor planificación y control de las negociaciones de inversiones. Será responsable de los informes que remita a la comisión de inversiones y gerente así como de las negociaciones que resultaren de un mal análisis e investigación. CONTROL PERMANENTE DE LAS INSTITUCIONES FINANCIERAS Con el uso de información especializada y dirigida por medio de sistemas informáticos. análisis y estudio del mercado de inversiones. 05. Se comprobará la legalidad de los documentos de respaldo. La continuidad del control y custodia de documentos por inversiones y de pagarés. La tenencia de dinero ocioso en las cuentas bancarias será de responsabilidad del Gerente General y solidariamente por el Tesorero. será necesariamente respaldados en una acta de entrega y recepción. La coordinación y ejecución será responsabilidad de la jefatura de oficinas y supervisora de caja. La verificación de las inversiones se lo hará periódicamente. preparado y controlado por el Tesorero. tasas y rentabilidad de la negociación. La tesorería estará dotada de infraestructura y equipos necesarios para la consulta. abalizado por auditoria interna o personas independientes de su control. ENTREGA Y RECEPCIÓN DE VALORES EN TESORERÍA. F. F. Auditoria Interna y Gerente. Por ningún motivo la transición de la custodia puede ser mayor a las cuarenta y ocho horas.A la salida temporal o permanente de un empleado del área de tesorería especialmente de quienes custodian valores y documentos pagaderos a la vista. El Comité de Auditoria. 06. Los excedentes del disponible. serán inmediatamente comunicado al Tesorero para los trámites y negociaciones respectivas. F. la razonabilidad y cuadre con los registros contables. existencia de las salvaguardas físicas como bóvedas. determinando la oportunidad. registro y custodia. PLAN Y FLUJO DE CAJA . 04. la administración será centralizada en la Tesorería. depende de la oportunidad de la constatación y verificación de valores y la entrega al subrogante o reemplazante. La Planificación se hará sobre la base del flujo de caja. caja fuerte.pagarés por créditos. el Tesorero realizará continuas investigaciones y análisis del posicionamiento de las entidades del sector en el mercado financiero. son los encargados de mantener una supervisión y control continua sobre las inversiones. de pagarés y certificados F. 07. El Tesorero se convierte en asesor de negocios de los niveles ejecutivos.

características y el destino de las transacciones financieras de sus clientes. . CONTROL DE LAVADO DE DINERO La Tesorería y sus áreas de supervisión de recibidores pagadores en las oficinas operativas. Mediante orden escrita y autorizado por la gerencia general. lugar. manejo. Para un adecuado control interno. se realizarán transferencias de fondos de un banco a una financiera o viceversa. orientadas a evitar el ocultamiento. No. Será su obligación que en forma diaria reporte: día. d) Comunicar en forma inmediata a sus superiores de sospechas o presunciones de transacciones o de socios y clientes que pudieren estar vinculados con el lavado de dinero. del Art. la frecuencia. las gerencias de las oficinas operativas.000. tesorería realizará el cierre y cuadre de las operaciones realizadas en su área. 08.El Plan y flujo de caja comprende el estudio de factibilidad del rendimiento de los ingresos. La inobservancia de esta norma será imputable a lo que señala el numeral 2. F. hora y monto de la transacción. Los gerentes de oficinas operativas. El flujo de caja es un instrumento a ser utilizado por el Tesorero y bajo la supervisión de la subgerencia administrativa y financiera. 172 del Código de Trabajo. las proyecciones de ejecución de gastos. c) Evaluar que el monto consignado y movimiento de las captaciones. características de sus operaciones y tipo de transacción comercial o particular y su periodicidad. 10. CIERRE Y CUADRE DIARIO DE LAS CUENTAS DE TESORERÍA Al término de la jornada de trabajo. b) Establecer el origen. las personas responsables de la captación de dinero que reciban valores superiores a los USD 2. Reportará y tomará medidas disciplinarias a su incumplimiento. guarden relación con la actividad económica. están obligadas a adoptar medidas de control permanentes en depósitos de ahorro o captaciones de inversiones. deberán reportar obligatoriamente al Consejo Nacional de Substancias Estupefacientes sobre los motivos de la presunción. inversiones. F. volumen. enviarán esta información previo conocimiento de gerencia general. mediante el uso de formularios evaluarán la siguiente información: a) Datos personales (nombres. inversión o aprovechamiento en cualquier forma de dinero u otros bienes provenientes de actividades relacionadas con el narcotráfico. será efectivizada sin la firma de revisión y aprobación de la gerencia general o su delegado. dirección. F. ORDEN DE TRANSFERENCIAS Es el procedimiento mediante el cual el Tesorero administra el disponible de las oficinas operativas. De la cuenta de ahorros o inversión) que incluya la actividad económica del socio. 09. el Gerente es solidariamente responsable de la inobservancia de esta norma. identificación. Las operaciones de tesorería deben ser cerradas y cuadradas diariamente. desembolsos y demás movimiento contable. de un solo socio o cliente. debidamente cuadrados y sin diferencia. la rentabilidad del disponible y los resultados mediante el flujo de dinero en caja. firma. que incluya a mas de los datos personales la fecha. De existir información relevante y debidamente justificada de presunción en el lavado de dinero. Ninguna transferencia de fondos.

serán parte de una investigación exhaustiva de la información económica. que permitan realizar adjudicaciones de préstamos con el menos riesgo posible de incobrabilidad. así como se establece un límite individual de crédito para aquellas personas vinculadas por propiedad o administración. 03. sin presiones y siempre con la aceptación unánime de sus miembros. entre sus pruebas periódicas esta en la obligación de incluir la verificación del cumplimiento de esta norma e informar oportunamente a los niveles correspondientes. garantías efectivas y otros parámetros del socio. cumplir y hacer que se cumplan todos los requisitos legales y reglamentarias. el Comité se reunirá en forma periódica y de acuerdo a lo que señala el reglamento de Crédito. G. G. Las decisiones del Comité de Crédito.Auditoria Interna y Comité de Auditoria.02. seguir las políticas y procedimientos establecidos y respetar y mantener el carácter confidencial de la información. ni el límite individual superior al dos por ciento (2%) del patrimonio técnico calculado al cierre del ejercicio inmediato anterior al de la aprobación de los créditos”( Art. . El cupo de crédito para el grupo no podrá ser superior al diez por ciento (10%). CARTERA DE CRÉDITO G. serán responsables solidarios de una autorización de créditos con riesgos y que en lo posterior resulte motivos de castigo. CRÉDITOS VINCULADOS “Se establece un cupo de crédito de grupo. 01. su posición más prudente será de excusarse de intervenir en la toma de decisiones. los administradores. Las decisiones del Comité de Crédito. social. G. al cual podrán acceder los miembros de los Consejos de Administración y Vigilancia. La decisión en contra de uno de sus miembros será motivo de revisión de las causas y justificada. así como se establece un límite individual de crédito para aquellas personas vinculadas a éstos. especialmente por la falta de respaldo de garantías u omisiones permitidas por acción directa en la toma de sus resoluciones. empleados y personas naturales y jurídicas vinculadas a éstos. 73 de la Ley General de Instituciones del Sistema Financiero). para ser analizada en reuniones posteriores. Sobre la base de informes técnicos y especializados del Asesor Integral de Oficina. Las actuaciones y resoluciones del Comité de Crédito serán registradas en Actas. calificará las solicitudes. sí un miembro de la comisión tiene un parentesco de consanguinidad o afinidad con el solicitante. RESPONSABILIDADES DEL COMITÉ DE CRÉDITO Y AUTORIZADORES Son responsabilidades del Comité de Crédito y los niveles de autorización por el monto: mantener una conducta ética. debidamente foliadas y legalizadas con la firma de quienes participaron en la reunión de calificación. COMITE DE CRÉDITO Este Comité tendrá al menos un miembro titular con independencia a los procedimientos de recepción y calificación de una solicitud de préstamo. deben ser adoptadas dentro de un marco de legalidad.

05. EMISIÓN DE POLÍTICAS DE CRÉDITO El Consejo de Administración conjuntamente con el Jefe de Negocios. estos registros serán continuamente actualizados y servirá para confrontar con las existencias físicas. sin que tal acción reemplace a verificaciones de organismos de control y niveles directivos. falta de garantías y otros tratamientos preferenciales. mejoradas o cambiadas por cansancio del producto. Las oficinas operativas cumplirán lo dispuesto en esta norma. clasificación por estado. 06. Gerente General. G. estableciendo antigüedad de saldos. Se tomarán decisiones de recuperación de . verificando la vigencia y existencia física.Se consideran vinculados por propiedad: las personas naturales o jurídicas que posean.04. 07. respectivamente y por servidores independientes de su control. CONSTATACIÓN PERIÓDICA DE LAS GARANTÍAS EN CRÉDITOS Al menos dos veces por año se efectuarán constataciones periódicas y sorpresivas de las garantías reales y pagarés. su clasificación permitirá identificar incluso aquellas garantías o pagarés consignados en juzgados y abogados. aquellos socios que con arreglo a las normas legales y reglamentarias internas se favorezca con tasas de interés. también se consideran vinculados por administración: los miembros del Consejo de Administración. también hipotecas y contratos prendarios. Esta norma tiene como finalidad comprobar la razonabilidad de los saldos por pagarés y la legalidad y vigencia de las garantías por crédito u otras operaciones por cobrar. CONTROL DE GARANTÍAS Y PAGARÉS Se establecerán registros auxiliares de control del inventario de garantías reales y pagarés. Las políticas internas deben ser actualizadas. registro o custodia. G. G. directa o indirectamente el uno por ciento ( 1%) o más del capital pagado de la Cooperativa. Emitirán disposiciones que permitan un control de calidad y la excelencia total de los procedimientos para cartera. El área de crédito mantendrá registros de pagarés emitidos y entregados a Cartera para su custodia. Se consideran vinculados por presunción. periódicamente evaluarán la eficacia y eficiencia de las políticas de crédito. Jefe de Negocios y quienes perteneciendo al área de crédito toman decisiones en la concesión de préstamos. G. entrega a los abogados y devolución de créditos cancelados. plazos. Contabilidad debe llevar el control contable de las garantías registradas en las cuentas de orden y mantenerlos cuadrados con los inventarios. De acuerdo a las disposiciones legales le corresponde al Consejo de Administración la supervisión de las políticas crediticias. CONTROL PLAZOS DE VENCIMIENTO Se realizarán permanentemente análisis y evaluaciones de la cartera morosa.

Los jefes de las oficinas operativas tendrán la responsabilidad de ejercer control sobre el inicio de las demandas en contra de socios y clientes morosos. La supervisión continua al estado del proceso judicial para recuperación de cartera. G. deben tener oportunidad en las gestiones extrajudiciales y la emisión de las demandas respectivas. También se confrontará con los inventarios de pagarés y las garantías reales. La recuperación vía judicial se lo hará sobre la base de cobro en efectivo. la confirmación se lo hará en base de muestreos.08. Un crédito moroso judicial no debe permanecer sin los trámites legales respectivos. debiendo dejar constancia escrita de los resultados y medidas tomadas. G. De acuerdo al volumen de operaciones de crédito. Se lo hará mensualmente a fin de verificar la efectividad de las recaudaciones y eficiencia de las calificaciones de solicitudes. estado y condiciones judiciales. OPORTUNIDAD EN LAS DEMANDAS DE COACTIVA La cartera con vencimientos en estado judicial. vencida y morosa con las cuentas de control de mayor general. para la eficiente y oportuna recuperación del crédito. La dación de pago será efectiva si los bienes son vendidos o transferidos antes del año a partir de la fecha de recepción. controlando que los resultados sean confiables para una efectiva toma de decisiones. G. CONCILIACIONES DE CARTERA En forma periódica se realizarán conciliaciones de cartera activa. El análisis de la cartera vencida será realizada por una persona independiente a la aprobación de los préstamos. instancias y cambios de procedimientos. G. consigue efectividad en retornar capitales para préstamos. embargo o secuestro de bienes. disminuir la cartera morosa y fortalecer los activos institucionales. G. CONFIRMACIÓN PERIÓDICA DE SALDOS Al menos una vez al año. dación de pago. con cartera en estado judicial.créditos en mora. se realizarán pruebas de confirmación de saldos de cuentas a cobrar por préstamos a socios y clientes. 10. CASTIGO DE CARTERA Los créditos a ser castigados antes de conocimiento de las . resultados. evaluando su avance. SUPERVISIÓN CONTINUA DE LA CARTERA JUDICIAL La cartera judicial será supervisada en forma continua y permanente. Las conciliaciones lo hará una persona independiente al registro.12. 09. Auditoria Interna o el Jefe de Negocios. realizarán la confirmación de saldos a los socios deudores.11.

Se mantendrán registros auxiliares de control de aquellos créditos castigados y que según registros corresponden a un dólar. deberán ser verificados al menos una vez al año. datos generales de socios y garantes y garantías reales y sobre firmas. se realizarán constataciones de los certificados. 13. Las responsabilidades de quienes participan en el proceso de calificación. verificando su vigencia y actualización. será de responsabilidad de quienes participan en el proceso. supervisión y autorización. G. Se elaborarán actas de los actuado e informes de sus resultados. avalúo y aprobación. Se prohíbe favorecer a un socio o cliente con la adjudicación del préstamo que contenga razones de fondo y que lo califique a no ser sujeto de crédito. serán solidaria y pecuniariamente co-responsables de un crédito moroso y castigado por mala calificación o comprobación de datos de solicitante y garante. controlando su vigencia y datos domiciliarios actualizados. G. G. G. Las garantías reales y sobre firmas y datos consignados en los FILE de crédito. Un crédito es sujeto a castigo después de realizados los trámites en un plazo establecido por las disposiciones legales y reglamentarias. la oportunidad en sus procedimientos. El castigo sin observancia de las disposiciones legales y favoreciendo a ciertos socios. Una solicitud que contenga informe negativo y fuere autorizado por las respectivas instancias. verificación. 17. deberán ser revisados y analizados por personas independientes a su autorización y registro. serán rechazados por las instancias de autorización.instancias de autorización. será sujeta a recalificación o de acuerdo a las razones de la negativa. avalúo. AVALÚO TÉCNICO DE LAS GARANTÍAS REALES . PROHIBICIÓN EN LA CONCESIÓN DE PRESTAMOS Una solicitud que contenga informe negativo de concesión en cualquiera de las fases de calificación. será de responsabilidad de quien las autoriza y liquida. El castigo de la cartera morosa. debe hacérselo después de ser agotado todas las instancias de recuperación del crédito y siempre sobre la base de informes de cartera y departamento jurídico debidamente certificado.14. G. clientes o garantes. CONTROL DE CRÉDITOS CASTIGADOS La cartera castigada será sujeta a control de recuperación. RESPONSABILIDAD EN LA CALIFICACIÓN DE CRÉDITOS Los funcionarios y empleados que califican y autorizan una solicitud de préstamo. ACTUALIZACIÓN PERIÓDICA DE DATOS En forma periódica y por personas independientes a su custodia. El control incluirá un seguimiento a los trámites judiciales y de cobro.16.15. serán solidarias con el socio o cliente que dejare de pagar y se determine negligencia en los procedimientos de otorgamiento del crédito. por ningún motivo estos créditos dejarán de ser susceptibles a los trámites de cobro por parte de las instancias respectivas.

ANTICIPOS AL PERSONAL . 02. también deberá realizar evaluaciones continuas de la efectividad del cobro y emitir medidas correctivas o preventivas. Será su obligación que en forma diaria reporte su fin de día.19. Las oficinas operativas tendrán un staff de profesionales a obra cierta que nos permita obtener un eficiente y efectivo avalúo. quienes efectúan la supervisión a cobradores externos. cartera realizará el cierre y cuadre de las operaciones realizadas en su área. El avalúo será realizado por especialistas o técnicos internos o externos. CONCILIACIONES PERIÓDICAS DE CUENTAS POR COBRAR Se efectuarán en forma periódica conciliaciones de: Otras Cuentas por Cobrar. G. La entrega del avalúo dependerá del monto de la solicitud de préstamo. prendas y plan de inversión.18. con las cuentas de control del mayor general. CIERRE Y CUADRE DIARIO DE LAS CUENTAS DE CARTERA Al término de la jornada de trabajo. y demás movimiento contable. Los resultados servirán para establecer políticas internas de recuperación efectiva. según sea el caso. créditos por destinos. se confirmarán los valores registrados como cuentas por cobrar. H. El resultado será acompañado de un INFORME TÉCNICO. serán sujetos a avalúos y análisis de personas con conocimientos técnicos o especializados. permitirá establecer procedimientos efectivos para la recuperación de esta cartera. Reportará y tomará medidas disciplinarias a su incumplimiento. 01. H. realizarán la confirmación de saldos verificando la autenticidad y veracidad de sus registros. H. 03. Las operaciones de Cartera deben ser cerradas y cuadradas diariamente. La conciliación tendrá como objetivo verificar que los valores del mayor auxiliar se encuentren debidamente respaldado y justificado y sus saldos se presenten en forma razonable. Auditoria Interna o personas independientes al manejo de estas cuentas. G. en forma permanente realizarán evaluaciones a los reportes de morosidad.Las hipotecas. por personas independientes a su registro y manejo. CUENTAS POR COBRAR H. debidamente cuadrados y sin diferencia. CONFIRMACIÓN DE SALDOS Al menos una vez al año y siempre antes del cierre del ejercicio económico. CONTROL DE LA MOROSIDAD Quienes hacen funciones de control y supervisión de las operaciones de cartera. Un control permanente de la morosidad. la jefatura general de crédito es solidariamente responsable de la inobservancia de esta norma.

Periódicamente los cobradores y abogados.Previa la otorgación de un anticipo de sueldos o beneficios adicionales. Será responsable solidario si ejecuta un anticipo sin observar la norma. H.07. De acuerdo al concepto del depósito con cheque el área respectiva ejercerá responsabilidad de la recuperación del valor más los gastos bancarios. los funcionarios y empleados serán sujetos a una verificación de la capacidad de pago. plazos. Los bienes en dación de pago serán custodiados por una persona única responsable y su almacenamiento debe ser en un lugar seguro y con protección contra el deterioro. el control de los anticipos judiciales. H. tasas y requisitos. .. entregarán una liquidación de egresos realizados con cargo a esta cuenta. no dará trámite a otro anticipo sin que previamente se haya realizado la liquidación del dinero entregado anteriormente a la presente solicitud. La inobservancia a la presente norma anulará la operación y será sujeto a la devolución inmediata de los valores. se tomará muy en cuenta lo dispuesto en La Ley de Cheques. administración y presunción. Se prohíbe realizar excepciones en: tiempo. Para el respectivo control de cheques recibidos. aportes legales y voluntarios. adjuntando la respectiva documentación que la justifique y respalde su gestión. establecer los montos residuales del sueldo después de descontados: dividendos. mantener actualizado el registro auxiliar de control de cheques protestados. Quien autoriza el préstamo será responsable solidario de la recuperación. estos bienes deberán ser motivo de venta antes de cumplir un año de recepción.05. BIENES EN DACION DE PAGO Se llevarán registros auxiliares de control de bienes en dación de pago. CONTROL DE ANTICIPOS JUDICIALES Será responsabilidad del área jurídica y contabilidad. Se llevará un registro auxiliar de control por cheques rechazados que servirá de base para la toma de decisiones y acciones correctivas. 04. El autorizador del egreso. PRESTAMOS A DIRECTIVOS Y EMPLEADOS Toda solicitud de préstamo de directivos. Será de responsabilidad del área de Caja.06. Su autorización dependerá de la capacidad de pago y el residuo del sueldo que le permita mantenerse en el mes que transcurre. La verificación de la capacidad permitirá a los niveles de autorización. cuando se trate de personas relacionadas con la cooperativa. descuentos por compras en comercios con los que la entidad tenga convenios y otros descuentos con el carácter de permanentes. los trámites de comunicación y recuperación de los valores será en forma inmediata. especialmente evitando vinculaciones por propiedad. H. funcionarios y empleados será sujeta a las disposiciones legales y reglamentarias. CONTROL DE CHEQUES RECHAZADOS Se mantendrá un control diario de los cheques protestados por el Banco depositario. H.

IDENTIFICACIÓN DE ACTIVOS FIJOS Los activos fijos institucionales deben ser identificados con un código individual que permita reconocerlos fácilmente. ingresos y traspasos I. I. La toma física periódica será responsabilidad de una persona independiente a la custodia y registro contable. Estos deben ser iguales a los códigos contables. En la constatación se verificará: la existencia física. código de identificación. . valor residual. revisión y autorización de la compra. CONSTATACIÓN FÍSICA Se realizarán constataciones físicas de los activos fijos por lo menos una vez al año. se ajustarán los registros contables. entre otros: descripción del activo. costo histórico. Una vez cumplido los procesos de adquisición. Al momento de realizar una adquisición o ingresar. bienes constatados y no registrados. normas de control interno. I. Cualquier diferencia será causa de la suspensión de la compra. cálculos de la depreciación y corrección monetaria. deberán cumplir con las disposiciones del Reglamento de adquisiciones. cantidades y calidades de facturas. Mantenerlos guardados genera capital ocioso y susceptible a provisionar luego del año de custodia. I. SISTEMA DE REGISTRO Se mantendrán registros adecuados de activos fijos. cláusulas contractuales.Los bienes recibidos en dación de pago tendrán que convertirse en dinero en el menor tiempo posible. Su almacenamiento debe evitar el daño o descuido físico. depreciación acumulada. custodios. contabilidad designará el código del activo fijo e inmediatamente se lo registrara en el bien y los comprobantes de custodia de bienes. ACTIVOS FIJOS I. 01. valor reexpresado. custodio y oficina operativa asignada. Los registros mantendrán información básica. estado del bien. esto restaría valor a los bienes y no compensaría con el valor que respalda el crédito. Los códigos deben ser numéricos y registrados en un lugar visible del componente físico. ubicación. ADQUISICIONES Todas las adquisiciones de activos fijos. ubicación. son los responsables del cumplimiento de las disposiciones reglamentarias. 03. entre otros. que permitan mantener control en la clasificación. quienes realizan funciones de control interno concurrente. registro con valores. bienes registrados y no constatados. fecha de compra. 02. En las adquisiciones de activos fijos. número o código de identificación. Con los resultados. en forma inmediata se entregará al custodio con el respaldo del formulario: “Comprobante de Bienes Devolutivos”. verificando la razonabilidad y veracidad de los saldos contables. Los registros detallados permiten controlar los egresos. 04. además previo el pago se realizará el control del cumplimiento de las especificaciones técnicas. bienes para enajenación.

por ende los costos que demanden su reposición o reparación serán cargados a los culpables. Ninguna persona está autorizada a enajenar bienes sin el respectivo informe de la comisión. Un ejemplar será para contabilidad. donados. Al menos una vez al año. que será puesto a conocimiento de la comisión de enajenación de activos fijos. Las entradas. 01. serán motivo de la entrega y recepción de los activos fijos a su custodia. se revisarán y depurarán las cuentas de activos fijos. siempre cuadrados con los saldos contables. I. evitando la adquisición de bienes suntuarios e innecesarios. es necesario la firma a conformidad del acta de entrega recepción. Se deberá poner especial atención en el crecimiento de los activos fijos y bienes en dación de pagos Es de responsabilidad de la gerencia general. cambios y mejoras en inmuebles. mantener la tasa promedio del sector y no permitir un incremento considerable de los activos improductivos. 05. 08. Los inventarios son los suministros y materiales para el consumo interno. entregar por escrito los bienes a cada uno de los custodios por área administrativa. Para los activos fijos que son transferidos a otras unidades. con aquellos bienes que por su estado deben ser: vendidos. para su control e informe respectivo en el tratamiento de enajenación de los bienes muebles e inventarios. serán respaldadas mediante el uso del formulario: “Comprobante para el traspaso de bienes en custodia”. reemplazo de bienes existentes. I. perecibles o . salidas. requisito a ser adjuntado al comprobante contable. dados de baja o rematados. uno para el remitente y otro para el designatario. cambios o uso de vacaciones. A la salida de la institución de un directivo o servidor. CONTROL DE ACTIVOS IMPRODUCTIVOS Se mantendrá control sobre el crecimiento de los activos improductivos de la institución. 06. etc. Cada custodio será responsable de la conservación y mantenimiento de los activos fijos recibidos. los daños o pérdidas calificados como intencionales. se establecerán los activos fijos que se encuentren en desuso o inservibles. CUSTODIA Será responsabilidad del área de control interno de los activos fijos. con registros por unidades de iguales características. OTROS ACTIVOS J.I. serán considerados de su responsabilidad. SISTEMA DE REGISTRO DE LOS INVENTARIOS Se establecerá un sistema adecuado para el control contable de las existencias de inventarios en almacenes y proveeduría. ENAJENACIÓN DE BIENES Periódicamente. J.

salidas y saldos. J. J. Las constataciones físicas serán realizadas por personas independientes a su custodia y registro. verificando la razonabilidad y veracidad de los saldos en las cuentas contables. Este último es importante para la orden de adquisición antes de su completo consumo. CONSTATACIONES FÍSICAS Se efectuarán constataciones físicas de las existencias en proveeduría.fungibles. deberá ser respaldado por la respectiva firma de responsabilidad en la entrega y recepción de lo adquirido. ADQUISICIONES DE SUMINISTROS Y MATERIALES El custodio reportará periódicamente al jefe de oficina. Al menos una vez al año. se establecerán los inventarios para el consumo interno en proveeduría que se encuentren en desuso o inservibles. se revisarán y depurarán las cuentas de proveeduría. suspenderá los procedimientos de adquisición. ENAJENACIÓN DE INVENTARIOS Periódicamente. J. un informe de existencias y las necesidades de nuevas adquisiciones. Todas las adquisiciones deberán ser consignadas a la custodia de la persona designada para el efecto. De acuerdo a la naturaleza del inventario para el consumo interno. El abastecimiento deberá ser controlado. CONTROL DE PAGOS ANTICIPADOS Los registros contables y extracontables permitirán un control mensual sobre los pagos . Ninguna persona está autorizada a enajenar suministros o materiales sin el respectivo informe de la comisión. evitando suspender determinada actividad por la falta de materiales o suministros. J. 05. Cualquier diferencia en calidad o cantidad será de responsabilidad de quien las recibió y registro. donados. La diferencia en cantidades o disminución de la calidad. necesidades prioritarias. sobre un análisis de las existencias. 06. que será puesto a conocimiento de la comisión de enajenación de activos fijos. al menos una vez al año. Quien recibe vigilará la calidad y cantidad de lo entregado. 04. su reposición o adquisición debe ser oportuna. Se deberá evitar almacenar bienes innecesarios y en cantidades que excedan a las requeridas. Ninguna adquisición será custodiada o distribuida por persona diferente a la responsable. 03. 02 CONTROL DE ABASTECIMIENTOS Todo pago por abastecimiento de bienes en almacenes y proveeduría. cantidad y calidad. dados de baja o rematados. para su control e informe respectivo en el tratamiento de enajenación de los bienes muebles e inventarios. con aquellos bienes que por su estado deben ser: vendidos. Su registro deberá permitir un control de las entradas. J.

PROMOCIÓN CONTINUA DE CAPTACIONES Establecido el giro financiero.anticipados. las diferentes oficinas operativas liquidarán los valores pagados con cargo a sus resultados.10. Las tareas de marketing y planes estratégicos de negocios. las diferencias deberán ser identificadas y regularizadas. al cierre del ejercicio económico no deberán registrar saldo alguno. Únicamente se mantendrán los valores por préstamos a corto plazo. 02. la actualización de los ingresos obtenidos por este concepto. son básicas dentro de los objetivos institucionales y de interés principalmente de los gerentes. manteniendo el cuadre entre sistemas y verificando que los saldos de los reportes sean razonables y veraces. Los registros serán detallados y su clasificación deberá permitir identificar la cuenta a amortizarse. J. las captaciones son el objetivo fundamental de directivos. se realizará el control de las cuentas del devengado. K. En el transcurso del período mensual. 01. K. Por su carácter de transitoria en un plazo no mayor a los sesenta días. J. por tal motivo. la promoción de los productos de ahorro y de captación debe ser continua y permanente. ACTUALIZACIÓN DE DIVIDENDOS GANADOS Anualmente se registrarán los valores ganados por inversiones de la cooperativa en otras instituciones financieras y organismos de integración. CIERRE DE LAS DIFERENCIAS POR REGULARIZAR El uso financiero de esta cuenta será utilizada únicamente en casos excepcionales y previa autorización. su control se tornaría débil mientras pasa el tiempo. Las cuentas de activos y pasivos por transferencias internas mantendrán sus saldos con valores a corto plazo y al final del ejercicio económico sus saldos serán de cero. funcionarios y empleados. Una cuenta transitoria y de control no debe permanecer abierta por períodos largos. En el control se verán involucrados las áreas de sistemas. Una vez recibidas las comunicaciones de dividendos ganados se hará el respectivo registro. 08. 09. Es obligación de contabilidad solicitar a las instituciones en donde tenemos acciones y participaciones. En forma mensual deberá amortizarse los pagos anticipados en montos previstos en las políticas internas y disposiciones legales. contabilidad y cartera. DEPÓSITOS A LA VISTA K. TRANSFERENCIAS INTERNAS Las cuentas por transferencias internas. CONTROL DEL DEVENGADO En forma permanente. CONTROL DE CIERRES DE CUENTA . 07. J. J.

PRESENTACIÓN DEL DOCUMENTO DE IDENTIFICACIÓN Toda operación de retiro de valores. Periódicamente se realizarán pruebas de control a las cuenta inmovilizadas. K. Incluyendo un teléfono de referencia para cualquier comunicación de parte de la institución. El archivo será cronológico y a cada ficha se adjuntará la respectiva fotocopia de la cédula de ciudadanía o identidad. registrando incluso las firmas del solicitante. No se aceptará fotocopias u otros documentos de identificación. 06. antigüedad. Toda operación de egreso de valores. firmas diferentes en papeletas y cédula. la responsabilidad por pérdidas o errores en la entrega de dinero a personas que no justifican sus datos y firmas de afiliación. Se circularizarán a socios y clientes que mantengan cuentas de ahorro. se hará gestión para retener su cuenta. se calificará la calidad del socio. K. De resultar un socio calificado. verificando su movimiento. deberán mantener control en la autorización sin perjuicio de mantener diálogos con los socios en procura de mantener su cuenta. verificando que los saldos en nuestros registros se confronten con los certificados por los ahorristas e inversionistas. saldo promedio. K. Para tomar una muestra selectiva. autorizaciones de retiro a terceras personas o cualquier duda que obligue a realizar el cruce de datos. realizará pruebas y verificaciones de la autenticidad del documento de identificación. cruzando con los datos consignados en la “ficha de ingreso”. SUPERVISIÓN CONTINUA Se realizarán pruebas de razonabilidad y autenticidad de los depósitos a la vista y depósitos a plazo. con aplicación de políticas internas y disposiciones legales emitidas para el efecto. K. ahorro preferencial y depósitos a plazo. CONTROL Y ARCHIVO DE TARJETAS DE INGRESO Las fichas de ingreso de socios y clientes deben ser llenado en su totalidad. se considerará: el monto del retiro. entre otros. El cierre de las cuentas se realizará también de acuerdo a lo establecido por el organismo de control. El archivo de las fichas de ingreso será una herramienta básica para la identificación y ubicación de un socio en caso de necesidades institucionales. K. Se instruirá al socio para que periódicamente actualice sus datos. será de las personas que autorizaron o entregaron el efectivo.04. será únicamente con el respaldo de la cédula de identidad o de ciudadanía. 03. CONTROL DE INTERESES CAUSADOS Y PAGADOS . Selectivamente la recibidora pagadora. deberá respaldarse en la presentación del documento de identificación. 07.Las operaciones de cierres de cuentas de ahorro. Previa autorización de cierre. 05. CONTROL DE CUENTAS INMOVILIZADAS Se mantendrá un control sobre cuentas inmovilizadas.

Todo plan de inversión y crédito. L. CONTROL DE PASIVOS INMOVILIZADOS Todos los pasivos en moneda nacional o extranjera que hubieren permanecido como inmovilizados por más de cinco años. Es recomendable efectuar las conciliaciones de obligaciones. 03. se realizarán pruebas de exactitud de los valores pagados por concepto de intereses en ahorros. naturaleza y disponibilidad presupuestaria. NEGOCIACIÓN DE LOS DEPÓSITOS A PLAZO Las negociaciones en captaciones por depósitos a plazo. CONCILIACIONES PERIÓDICAS Se efectuarán conciliaciones periódicas y permanentes de los registros auxiliares de obligaciones con el mayor general. en forma oportuna. a ser cubiertos oportunamente. por depósitos a plazo. Las conciliaciones permitirán poner en alerta a los responsables sobre el cumplimiento de las obligaciones. serán susceptibles de pasar a propiedad del INFA. en forma mensual. con un saldo de hasta el equivalente a tres UVC. Es necesario prevenir los conflictos de intereses que puedan surgir en esta norma. L. L. 01. 08. dineros propios y sobre este análisis se planificará la asignación de montos para cartera e inversiones. 02. 04. Las pruebas se realizarán por personas independientes a su registro y programación. o por más de diez años con un saldo mayor. . utilizarán parámetros de rendimiento entre la tasa pactada y la rentabilidad en inversiones y con un margen que cubra los costos administrativos. saldos y vencimientos. Tesorería elaborará en forma semanal una relación de la captación de ahorros. L. AUTORIZACIÓN La responsabilidad de la autorización de las operaciones y transacciones que originen compromisos y obligaciones en montos.En forma permanente. K. tendrá estrecha relación con las captaciones de ahorro y depósitos a plazo. sean independientes del registro y control de las obligaciones. estará dada por las políticas internas y reglamento de adquisiciones. En ningún caso las tasas serán iguales o superiores a los intereses ganados por cartera o inversiones. INDICE DE VENCIMIENTOS Se mantendrá un sistema de clasificación de obligaciones por fechas de vencimiento. El índice de vencimientos permite un adecuado control actualizado de las obligaciones que tiene la institución. La generación de compromisos u obligaciones. es recomendable que los autorizadores de la obligación. encaje y depósitos a plazos. estará sujeta a las disposiciones legales vigentes y se ceñirán a los planes y programas propuestos. CUENTAS Y DOCUMENTOS POR PAGAR L.

Las personas encargadas de realizar retenciones de impuestos. sin beneficiario o sin valores. deberán ser permanentemente capacitados en la aplicación de leyes y disposiciones tributarias. Los certificados de aportación forman parte del capital social y su tenedor es socio de la cooperativa. la custodia de los certificados en custodia. L. Las obligaciones tributarias e impuestos deben ser pagadas con la debida oportunidad y sobre la base de retenciones efectivas. OPORTUNIDAD EN EL PAGO Las obligaciones contraídas por la institución. manteniendo un control de su inventario M. PATRIMONIO M. 01. sanciones y otras tasas. RESERVAS Las políticas internas deberán tener la tendencia a que las reservas institucionales respalden los depósitos a la vista y depósitos a plazo. Será responsabilidad de quienes manejan documentos y valores. Las multas. 03. 02. sin datos o nombres diferentes. La circulación de un título con datos parciales. No se emitirán certificados en blanco. deberán ser abonadas o canceladas con la debida oportunidad. anula el documento. serán de responsabilidad de las personas que permitieron el vencimiento. La volatilidad de los depósitos a la vista debe ser protegido por las reservas . separados por los emitidos y no entregados. 05. intereses.Se exceptúa de esta norma los depósitos en general y los que obedecen a mandato legal o de autoridad competente y providencias judiciales legalmente notificadas. RETENCIÓN Y PAGO DE IMPUESTOS Las unidades de control y pago de egresos. M. Periódicamente se revisarán los montos acumulados de los socios y se emitirán los respectivos certificados. EMISIÓN DE LOS CERTIFICADOS DE APORTACIÓN La emisión de los certificados deberá ser a nombre del socio e incluirá los valores nominales en números y letras. sin permitir el recargo de intereses o tasas adicionales por falta de pago. M. L. Se mantendrá un archivo de los certificados en custodia. ARCHIVO Y CUSTODIA DE LOS CERTIFICADOS DE APORTACIÓN Los certificados de aportación deberán ser entregados a los socios en forma oportuna. con el respectivo registro contable. observando con oportunidad la retención y pago a los organismos rectores. la cooperativa deberá evitar mantener estos títulos a no ser de que voluntariamente el tenedor suscriba la acta de entrega y recepción y manifieste su voluntad de que la institución sea el custodio.06. serán responsables de la ejecución y aplicación de las disposiciones tributarias y arancelarias. que resultaren de la falta de oportunidad en el pago.

permitiendo el normal desenvolvimiento de las funciones de cada entidad para comprobar el grado de eficiencia. efectividad y economía con las que se efectuaron las mismas. legalidad. N. N.facultativas. Adicionalmente. COMPROMISOS DEL GASTO La asignación presupuestaria se comprometerá en el momento en que la autoridad competente. ingresos destinados por la Ley u otros análogos. la autoridad competente podrá anularlo total o parcialmente. CONTROL PRESUPUESTARIO DEL GASTO La autorización de un egreso. decida adquirir de terceros bienes. los que deberán reunir la información necesaria. N. 01. Cada una de las personas que intervienen en los procesos de adquisición o cancelación de obligaciones serán las encargadas de establecer y verificar la propiedad. Cualquier fondo o cuenta especial. por conveniencia institucional y con respaldo de las cláusulas contractuales el compromiso puede ser anulado. 04. será efectuada siempre que se tenga disponibilidad presupuestaria. celebrará contratos. NIVELES DE AUTORIZACIÓN DEL GASTO Todo gasto estará sujeto a la verificación de su propiedad. innecesario o cuando se tenga la certeza de que . 05. sin que conste la respectiva aprobación. autorización y asignación presupuestaria. la verificación del disponible es necesario para mantener gastos debidamente planificados. PROHIBICIÓN DE GASTOS EXTRAPRESUPUESTARIOS Ninguna jefatura contraerá compromisos. Ningún valor será entregado. N. servicios o realización de obras: El compromiso subsistirá hasta que las obras se realicen. la provisión de reservas debe ajustarse a los requerimientos establecidos por los organismos de control. los bienes se entreguen o los servicios se presten. sin que previamente se haya determinado la disponibilidad presupuestaria. 03. sin excepción alguna. que permita verificar y analizar su autenticidad y legalidad. Los documentos de soporte deberán ser archivados en orden cronológico para facilitar su comprobación y respaldo a la transacción. veracidad y conformidad con el presupuesto. N. autorizará o contraerá obligaciones. serán incluidos dentro del proyecto presupuestario. CUENTAS DE RESULTADOS DEUDORAS N. mediante acto administrativo válido. Mientras el servicio no se convierta en obligación. Sin embargo. El monto en libros deber ser mayor a los saldos de nuestras obligaciones. 02. veracidad y conformidad con el presupuesto. respecto a recursos financieros. Esta anulación podrá hacérselo cuando el compromiso se considere inconveniente. legalidad. siempre observando las disposiciones reglamentarias y políticas internas. DOCUMENTOS DE RESPALDO Todo desembolso por gastos será respaldado con la documentación suficiente y competente. por parte de la persona encargada de autorizar el gasto.

09. 10. estudio o plan de inducción. las personas que inobserven estas normas serán responsables solidarias de los gastos realizados. en todo o en parte. Los gastos de bienes serán los absolutamente indispensables y que justifiquen su compra. funcionarios y empleados que reciban capacitación externa. quienes reciban este beneficio serán responsables de impartir y compartir sus conocimientos en un plazo no mayor al siguiente mes de haber recibido la instrucción. que incluya a los demás servidores de institución. serán autorizados por el presidente del consejo de administración y su liquidación también debe ser conocido por este organismo. OBLIGACIONES DEL GASTO La obligación se genera y produce la afectación presupuestaria definitiva en los siguientes casos: a) Cuando se reciban de terceros: obras. Estos fondos en montos mayores. N. antes de su inducción.no podrá ser cumplido. CONTROL GASTOS DE PUBLICIDAD Y PROPAGANDA . bienes o servicios adquiridos. N. 11. En caso de retiro del directivo o empleado capacitado. se incluirá el objetivo de la asignación y destino. que justifiquen la necesidad de la contratación por servicios. GASTOS SUNTUARIOS E INNECESARIOS El autorizador del gasto evitará la adquisición. N. EGRESOS PARA DIRECTIVOS Los valores entregados a directivos a excepción de dietas y gastos de representación. serán debidamente justificados y respaldados. Su plan de gastos no incluirá este tipo de egresos. previa autorización se determinará la existencia de bienes similares o de reemplazo en buen estado y en condiciones de desuso. Se prohíbe contratar personal eventual. se lo hará sobre la base de informes debidamente autorizados. La institución considera los gastos de capacitación como una inversión. presentando un proyecto. 07. Se observará además que ninguna persona puede trabajar sin el derecho de pago de una remuneración. N. contratación de servicios o egresos considerados innecesarios o suntuarios. deberán retribuir la inversión. Los gastos de transporte y alimentación para directivos deberá justificarse y respaldarse. 06. N. se exceptúa las pasantías y prácticas. N. mediante acto administrativo válido. 08. se observarán las políticas de capacitación interna. GASTOS EN CAPACITACIÓN Los directivos. sin que se justifique la necesidad de su incorporación. TRABAJOS EVENTUALES La contratación de personas naturales o jurídicas. Otras asignaciones en dinero también son sujetas a liquidación. para trabajos eventuales. a) Cuando ineludiblemente deban realizase pagos sin contraprestación.

es decir recibir algo a cambio. El consejo de administración conocerá y resolverá sobre la calidad de prioritario. ADQUISICIONES MEDIANTE CONCURSO Las adquisiciones o servicios deberán ser planificados oportunamente que permitan identificar el procedimiento a seguir de conformidad a las disposiciones legales y reglamentarias. El criterio que respalda donaciones en efectivo o bienes. N. La cooperativa deberá proteger sus inversiones y entrega de anticipos. N. eficientes y económicos. N. PROMOCIONES Los gastos por promoción de productos financieros o servicios de la cooperativa.14. serán presupuestados en el proyecto. Las excepciones a las normas y disposiciones reglamentarias. que pasen de los montos dispuestos por los reglamentos para aceptación de factura. especialmente aquellos egresos que por su monto necesita del Comité de calificación de propuestas en adquisiciones y llamadas a concurso público o interno de precios. permitirá que los gastos por promoción sean recuperados por el mismo servicio o producto financiero puesta al mercado. deberá ser considerada como una inversión. La entrega de donaciones a personas naturales o jurídicas de servicio o asistencia social. Previo a la convocatoria a concurso publico o privado. debe hacérselo bajo la primicia de “Inversión”. Un contrato escrito. se tendrán las bases que contengan las especificaciones técnicas de los requerimientos. Se evitarán la contratación y pago de publicidad y propaganda que no tenga influencia en nuestros socios o clientes. DONACIONES EN GENERAL Se prohíbe realizar donaciones de dinero en efectivo o en bienes a aquellas personas naturales o jurídicas en actividades con fines de lucro. Un plan de inversiones efectivo y sobre bases reales de rentabilidad. Nuestros programas deben mantenerse efectivos. La oportunidad de cambios en espacios no efectivos. plan de inversión o flujo de caja. que disminuye los riesgos en caso de incumplimientos de los contratados.Periódicamente se evaluará la efectividad de los anuncios y espacios publicitarios contratados. entre otros. es decir buscar a cambio aportaciones o entrega de publicidad y propaganda. es un instrumento de soporte ejecutivo. 13. declarando el carácter de “Prioritario”. N. obligatoriamente necesitarán de contratos escritos que consten las cláusulas contractuales básicas. N. es obligación de la Gerencia General y Consejo de Administración. La efectividad de la publicidad y propaganda. 16. deberán ser informadas y calificadas por la gerencia general o auditor interno. Estos egresos no deben ser mayores a la rentabilidad proyectada evitando pérdidas en el lanzamiento y mantenimiento del negocio. OBLIGACIÓN DE SUSCRIBIR CONTRATOS ESCRITOS Todo egreso por adquisiciones o servicios. DISPOSICIONES TRIBUTARIAS . especialmente se incluirá la garantía con estipulaciones que cubran los riesgos y en ventaja a los intereses institucionales.15. permite el crecimiento de la institución. Los valores que excedan sobre lo presupuestado son considerados como pérdidas.12. permitiendo el cambio de estrategias o de representantes.

La contabilización de los ingresos por cobranzas en forma oportuna. IVA. sin excepción alguna. se realizarán pruebas de exactitud de los valores ingresados por servicios. 01. Los valores en efectivo deben ser ingresados en forma inmediata e intacta. siempre observando las disposiciones reglamentarias y políticas internas. CONTROL PERIÓDICO DE INTERESES GANADOS En forma permanente. 02. DOCUMENTACIÓN DE RESPALDO Todo ingreso de valores será respaldado con la documentación suficiente y competente. 01. CONTROL PERIÓDICO DE INGRESOS POR SERVICIOS Periódicamente. O. O. O. NORMAS DE CONTABILIDAD NC. Los valores recibidos serán entregados para su contabilización dentro de las 24 horas siguientes a su recepción. como son la venta de especies o servicios para realizar gestiones por las cuales se encuentra remunerando. PROHIBICIÓN DE INGRESOS NO AUTORIZADOS Se prohíbe cualquier ingreso adicional a los autorizados y que forman parte de la rentabilidad de la cooperativa. los que deberán reunir la información necesaria. 04. bajo la responsabilidad y autoridad de una sola unidad organizativa. Ningún directivo. ICE y Retención en la fuente. INGRESOS A CUENTAS DE RESULTADOS ACREEDORAS O. serán respaldados por formularios que permitan en lo posterior verificar su exactitud y legalidad. Las pruebas se realizarán por personas independientes a su registro y colocaciones. Los documentos de soporte deberán ser archivados en orden cronológico para facilitar su comprobación y respaldo a la transacción. NC. Ningún valor será cobrado sin la entrega de un recibo autorizado. 03.Toda operación de egresos. 05. LAS OPERACIONES CONTABLES Las oficinas operativas y oficina matriz. se realizarán pruebas de exactitud de los valores ganados por concepto de intereses en inversiones. depósitos y otros. mantendrán un sistema único y completo de contabilidad que comprende el registro e informe de todas las actividades financieras. impuesto a los consumos especiales. garantiza la confiabilidad de las informaciones que sobre el disponible se obtengan. funcionario o empleado utilizará las instalaciones de la cooperativa para recibir ingresos no presupuestados o personales. que permita verificar y analizar su autenticidad y legalidad. O. la misma que se encargará de la . Los diferentes egresos de valores son sujetos a la retención y declaración del Impuesto al Valor Agregado. deberá considerar las disposiciones señaladas en la Ley de Régimen Tributario Interno y Reglamento de facturación. MANEJO DE COBRANZAS Los valores recaudados por cobranzas externas. O. Las pruebas se realizarán por personas independientes a su registro y negociación.

EL proceso de control previo. registros de entrada original. realizar las evaluaciones. NC. El Contador debe adquirir madurez de juicio y habilidades técnicas a base de su formación en la práctica contable. debe efectuarse como parte de las funciones del personal y de su cumplimiento se dejará constancia en los documentos fuente. para evitar la acumulación de las transacciones no registradas que pueden atrasar el sistema contable. 06. como también en las demás áreas que realizan transacciones y registros contables. balances. estados financieros y demás documentos relacionados con las operaciones de las oficinas operativas y matriz. Es necesario asentar diariamente en los registros de entrada original todas las transacciones efectuadas. deben poseer cualidades de carácter. EXPERIENCIA PROFESIONAL Todo el personal que realiza registros contables. OPORTUNIDAD EN LA CONTABILIZACION La contabilización de las transacciones de los registros o formularios de entrada original se ejecutará diariamente. una supervisión adecuada y un adiestramiento permanente para tomar decisiones y aplicar los procedimientos adecuados. Si esto ocurra resulta difícil ponerse al día. mejorando y actualizando sus procedimientos y sobre la base de disposiciones de los organismos reguladores y de control.planificación. de acuerdo a los niveles de responsabilidad de cada cargo (de acuerdo al perfil establecido en el Manual de Funciones). 05. ACTUALIZACIÓN PERMANENTE El funcionamiento del sistema de contabilidad será revisado y evaluado en forma permanente. 04. CRITERIO PROFESIONAL El personal que realiza registros contables mantendrá y demostrará un criterio objetivo y profesional en . experiencia y ética profesional. debe tener una adecuada preparación técnica y suficiente experiencia profesional. Este sistema de contabilidad comprende los formularios. Es necesario mantener un proceso constante de renovación de políticas y procedimientos contables para asegurar que el sistema no se vuelva obsoleto. de igual manera aquellas operaciones extracontables deben ser inmediatas de manera que la información sea veraz y oportuna para la toma de decisiones. CONTROL PREVIO CONTABLE El control previo al compromiso y al desembolso de los recursos financieros es parte del sistema de contabilidad y se establecerá como norma y función de las unidades de contabilidad. educación. Para ello es obligación de las personas involucradas en los sistemas de autorización. a base de los documentos fuente. debe integrarse dentro del flujo normal de las operaciones y transacciones de la cooperativa. dirección y supervisión del sistema único y completo de contabilidad. registro y control. NC. El Contador y en general el personal relacionado con el sistema financiero. NC. consolidando en forma permanente y emitiendo informes para la toma de decisiones y conocimiento de los organismos de control y supervisión. NC. NC. de tal manera que funcione sin demoras ni obstáculos. 03. 02.

El esmero profesional consiste en la habilidad del contador para desempeñar sus funciones con minuciosidad. 07. orden y responsabilidad. conocerán y aprobarán los mismos. el Contador o Asistente Contable determinará objetiva y profesionalmente como registrarlas. 11. 08. CUIDADO PROFESIONAL Quienes realizan transacciones contables ejercerán sus funciones con el debido cuidado profesional y en la elaboración y presentación de informes y estados financieros. reportes. es responsable del registro. APROBACIÓN DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES Antes de iniciar la implantación de nuevos procedimientos en el sistema financiero o de cualquier modificación significativa. NC. principios de contabilidad de general aceptación e información financiera debe ser descrita en el Manual de Contabilidad para uso del personal contable. Los contadores deben ser prudentes en el cumplimiento de sus actividades. No se aplicará procedimiento nuevo alguno o modificación sin que previamente tenga la aprobación del administrativo y financiero o auditor interno. En ningún caso. MANUAL DE CONTABILIDAD El manual de contabilidad de la Cooperativa de Ahorro y Crédito “JESÚS DEL GRAN PODER”. Su falta de oportunidad sería perjudicial en la presentación de los balances. será única. el Sistema contable permanecerá desactualizado o sin las disposiciones legales que modifican su planteamiento original. Su falta de oportunidad sería perjudicial en la presentación de los . políticas internas. formularios. En ningún caso. el Catálogo de cuentas permanecerá desactualizado o sin las disposiciones legales que modifican su planteamiento original. 10. Es necesario mantenerla actualizada con últimas disposiciones y técnicas contables. 09. registros. adición o mejora en concordancia de las disposiciones de los organismos de control y de regulación financiera. NC. Los procedimientos. los niveles ejecutivos de supervisión y control. NC. NC.todos los asuntos relacionados con los registros contables e informes financieros. Al aplicar su juicio técnico. Al realizar el registro de las transacciones. adición o mejora en concordancia de las disposiciones de los organismos de control y de regulación financiera. plan de cuentas. NC. contendrá una descripción completa y documentada de los requisitos para aplicación del sistema. Normas Internacionales de Contabilidad y Principios de Contabilidad de general Aceptación. debe considerar el impacto en la presentación de los estados financieros. ACTUALIZACIÓN DEL CATALOGO DE CUENTAS Se establecerá un sistema de actualización del plan de cuentas que permita el cambio. El sistema contable para uso de las oficinas operativas y matriz. de acuerdo a las Normas Ecuatorianas de contabilidad. ACTUALIZACIÓN DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES Se establecerá un sistema de actualización de procedimientos contables que permita el cambio.

magneto ópticos u otro tipo de respaldo con sus respectivos Back up. DOCUMENTOS FUENTE Cada oficina operativa mantendrá un archivo de todos los documentos fuente que respaldarán las operaciones y transacciones asentadas en el módulo del sistema contable. aprobación y autorización de una operación contable. CASTIGO Y PROVISIÓN PARA CUENTAS DE DUDOSO COBRO En forma periódica se establecerán provisiones para cuentas de activo de difícil recaudación sobre la base de disposiciones legales. exactitud. se castigarán aquellos valores por préstamos. NC 14. Al momento de su compromiso y obligación con fines de ejecución será parte del sistema contable. Estas provisiones solamente podrán ser reversadas con autorización de la Gerencia General y con el debido respaldo y justificación. En el caso de bienes inmuebles. disquete. ARCHIVO DE DOCUMENTACIÓN CONTABLE Las oficinas operativas y matriz. resumen. incluyendo los respaldos respectivos. Por su importancia sirve como medio de prueba de la veracidad. por un período no menor a los seis años contados a partir del cierre del ejercicio. NC. análisis financieros y demás programas que tengan relación con el flujo de recursos financieros que no hayan sido comprometidos o ejecutados. Los archivos serán a base de CD´s. Todo registro. Al menos una vez al año. PROHIBICIÓN DE DOCUMENTOS FINANCIEROS EXTRACONTABLES Ningún registro. mayor. CONTABILIZACION BIENES EN DACION DE PAGO Se registrará el bien recibido por dación de pago. NC 15. 16. Para otros bienes. legalidad. El archivo de los comprobantes contables será en orden cronológico y según la fecha de la transacción. No se consideran documentos contables los presupuestos.balances. La anulación de un documento fuente no impide su archivo manteniendo el orden secuencial. se debe considerar el valor que figure en la escritura de dación correspondiente. NC. a su valor de adquisición. cheques y cualquier otra . su valor individual se obtendrá prorrateando el valor total sobre la base de una valuación efectuada por un perito. serán consideradas parte del sistema de contabilidad. Si la dación de pago constará de un conjunto de bienes que fueren susceptibles de enajenarse por separado y sus valores individuales no se detallen en el documento ejecutivo. cintas magnéticas. Ningún asiento contable puede efectuarse sin el respaldo del documento fuente. microfilmación. NC 13. Un documento fuente o comprobante contable respalda una transacción financiera y permite o fundamenta un registro contable. 12. la contabilización se hará por el valor del convenio de dación de pago. libro. formulario o documento que demuestre transacciones o resultados financieros será considerado extracontable. formulario. auxiliares o cualquier otro documento que contenga cifras expresadas en unidades monetarias que respalden transacciones u operaciones financieras. mantendrán sus archivos contables. planes operativos. en estado pasivo.

evaluarlas y de sus resultados se elaborará un informe que contenga comentarios. sobre la base de identificar las causas y las soluciones de debilidades de organización y ejecución. con la finalidad de verificarlas. las contadoras de las oficinas operativas tendrán la obligación de revelar hechos de importancia que aseguren la interpretación o comprensión del usuario mediante las notas aclaratorias.obligación no cobrada y con una antigüedad mayor a los tres años. Se archivarán los comprobantes anulados conservando la secuencia numérica. mediante el uso de un código numérico o alfabético que identifique la nota y la cuenta. serán corregidos mediante la anulación del comprobante contable y la emisión de un ejemplar en forma correcta. haciendo referencia a la cuenta de mayor señalada en los balances. 17. documentos y formularios contables detectados antes. REVELACIÓN SUFICIENTE A TRAVÉS DE NOTAS Como parte de los estados financieros mensuales y anuales. serán corregidos mediante la formulación de asientos de ajuste debidamente respaldados y con la revelación suficiente.A. sistemáticos y profesionales de las operaciones administrativas y financieras. El castigo de valores menores a los tres años de antigüedad deberá ser autorizado por el organismo de control. Los errores que se reconozcan. Las notas deberán incluirse obligatoriamente y su presentación será en hojas adicionales. La auditoria interna es una actividad de evaluación dentro de una organización como un servicio para la . NC. además del dictamen u opinión a la presentación de los estados financieros. serán establecidos por los organismos de control. Periódicamente se establecerán los activos de riesgo clasificados y parametrizados en tiempos de antigüedad o de vencimiento: Las categorías serán: A) Riesgo Normal B) Riesgo potencial C) Deficiente D) Dudoso recaudo E) Pérdida Los parámetros de tiempo y porcentajes. En la compleja área de los negocios de las entidades financieras. 18. conclusiones y recomendaciones. la auditoria interna se convierte en una herramienta de directivos y gerencias para una eficaz y eficiente toma de decisiones. con la debida autorización de los niveles inmediatos superiores y de acuerdo a la importancia relativa. previa presentación de la documentación respectiva que la justifique. 01. inmediatamente o después del cierre del período diario. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA Se realizan exámenes objetivos. CORRECCIÓN DE ERRORES Se efectuará la corrección de errores en los registros. La presentación de notas aclaratorias a los estados financieros obedece al principio de contabilidad de general aceptación: “Revelación Suficiente”. NORMAS DE AUDITORIA NA. N. NC. Los errores que se produzcan durante el día y antes del cierre de balances diarios. después del cierre diario del período.

Su ejecución y cumplimiento deberá ser parte del informe de actividades que el auditor debe presentar periódicamente a las instancias antes señaladas. 05. implica una actitud alejada de todo prejuicio. procedimientos y disposiciones reglamentarias se apliquen en forma efectiva en las operaciones institucionales a) Asesorar a los niveles directivos y gerenciales en la conducción eficiente de la institución. NA. conclusiones y recomendaciones que sean pertinentes. Los informes deben estar ampliamente documentados y respaldados por las pruebas y evidencia suficientes que aseguren la validez de las conclusiones. Además debe cumplir con el Código de Ética del Auditor. a) Asegurar que las operaciones sean oportunas y efectivas a) Asegurar que las políticas. NA. ALCANCE DE LA AUDITORIA La auditoria interna evaluará los procesos y resultados con el fin de buscar alternativas de operación que debe adoptar la cooperativa en el futuro. NA. RESPONSABILIDADES DEL AUDITOR INTERNO El auditor será responsable por las opiniones que emita en relación con sus exámenes. La independencia objetiva y mental es una exigencia y cualidad más importante. 03. PLAN ANUAL DE TRABAJO Auditoria Interna formulará anualmente un plan de auditoria a ser ejecutado durante el año de gestión. . el entrenamiento técnico. en su conjunto. a) Asegurar que los sistemas produzcan información útil y confiable. El alcance de las labores de auditoria interna tiene como objetivos: a) Dar confiabilidad al sistema de control interno a través de recomendaciones. deberá poseer las cualidades de carácter. NA. La independencia. Corresponde al auditor interno la planificación de las actividades de control y asesoría a ejecutarse durante el año. El plan operativo será puesto a conocimiento de los consejos de administración y de vigilancia. NA. esto supone además una ayuda efectiva en la administración. gerencia general y organismo de control. El auditor interno. por su propio desarrollo profesional y por observar el debido cuidado profesional durante el examen y en la preparación de informes. experiencia y ética profesional establecidos en el Manual de Funciones. INDEPENDENCIA DEL AUDITOR El auditor de la cooperativa mantendrá una actitud objetiva y mental de absoluta independencia de sus operaciones y con quienes conforman la oficina operativa que examina. para efectuar eficientemente su trabajo. 02. además de imparcialidad. normas y demás disposiciones legales. capacidad y experiencia suficientes para obtener la evidencia necesaria y formular las opiniones. PERSONAL PROFESIONAL E IDÓNEO El personal encargado de ejecutar un examen de auditoria debe tener.administración eficiente y efectiva. 06. por el cumplimiento de las más elevadas éticas y morales. 04. educación. que incluya planes de supervisión permanente y control de calidad durante la ejecución de los programas de auditoria.

los resultados que se obtengan durante la ejecución del examen de auditoria. siglas y abreviaturas utilizadas. Las medidas correctivas tomadas serán parte del informe de auditoria.NA. La aplicación de las técnicas de la indagación. podrá tomar las siguientes alternativas: a) Expresar su opinión sin salvedades o restricciones. 09. modificaciones o cambios en los diferentes sistemas administrativos o financieros. Información Introductoria 1. NA. Para llegar a emitir una opinión sobre los aspectos examinados y formular los comentarios. verificación. entre otras. INFORME DE AUDITORIA Como resultado de su examen o análisis. a) Expresar su opinión con salvedades o restricciones. COMUNICACIÓN DE RESULTADOS OPORTUNOS De acuerdo al principio de Importancia Relativa. OBTENCIÓN DE EVIDENCIA SUFICIENTE Y COMPETENTE Todo examen e informe de auditoria.. 08. 10. certificaciones. con la debida oportunidad serán puestos a consideración de las instancias respectivas para la toma de acciones correctivas o preventivas. su contenido abarcará solamente los hallazgos de importancia. fotografías. se incluirá. Cuando se trate de emitir opinión sobre la presentación de los estados financieros. etc. confirmación de saldos y hechos. según el caso. Como resultado de una evaluación por parte del auditor. 07. índice del contenido. NA. su opinión y de ser necesario su opinión sobre los sujetos de responsabilidad. anexos y notas. divididos principalmente en tres capítulos: 1. Control interno 1. NA. el auditor presentará un informe por escrito. grabaciones. observación. a) Expresar una opinión adversa totalmente. conclusiones y recomendaciones. permitirá al . que le permitan fortalecer y respaldar sus aseveraciones y opinión de los hechos comentados en sus informes. el auditor necesita de ciertos documentos. a) Abstenerse de emitir una opinión. La calidad y suficiencia serán las adecuadas que permitan el respaldo de la opinión. Rubros examinados o informe financiero Además. Un informe de auditoria debe ser claro y conciso. tendrá la evidencia suficiente y competente que respalde los comentarios del auditor. comprobación. bajo la consideración de: Hechos Subsecuentes”. la carta de opinión de la presentación de estados financieros. reportes. tomados en su conjunto. USO DE TÉCNICAS DE AUDITORIA El auditor durante la ejecución del examen aplicará las técnicas profesionales para la obtención de evidencia suficiente y competente. por oficinas operativas o del consolidado. conclusiones y recomendaciones. que contenga los comentarios. se determinarán hechos que por su importancia será necesario considerarlos en forma oportuna para realizar mejoras.

que serán discutidos y conocidos solamente por personas autorizadas. NA. El único medio de dar información de los resultados de un examen. el auditor interno podrá solicitar a la gerencia general. 13. Los resultados de la aplicación de procedimientos serán parte del informe de auditoria. Durante la ejecución de un examen. formarán parte del equipo de auditores. NA. la participación de profesionales de otras especialidades quienes únicamente se desempeñaran como soporte técnico de los auditores actuantes. NA. profesionales con conocimientos técnicos en determinadas áreas especializadas. materiales y económicos a utilizarse durante el período del examen propuesto. NA.auditor desarrollar en forma objetiva los programas de trabajo. que describen los pasos que deben seguir los auditores para el cumplimiento del Plan específico. NA. 16. facilitarán la objetividad del plan operativo anual. La planificación contendrá los objetivos: general y especifico. Los programas serán objetivos y con procedimientos aplicables a la naturaleza del examen. respecto de los resultados obtenidos en los exámenes practicados o en ejecución. papeles de trabajo y especialmente el alcance de las pruebas selectivas aplicadas o por aplicarse. DECLARACIONES PUBLICAS El personal de auditoria no hará declaraciones públicas a medios de difusión colectiva o a personas ajenas a la cooperativa. son los informes de auditoria. PROHIBICIÓN DE RECIBIR BENEFICIOS Esta prohibido al personal de auditoria aceptar prebendas. 12. regalos u otros beneficios de cualquier índole de las personas a quienes esta realizando un examen de auditoria o de personas relacionadas directa o indirectamente con las mismas. planes. 14. La confidencialidad del trabajo de auditoria incluye las técnicas y procedimientos utilizados. 11. NA. El personal de auditoria interna rechazará la recepción de cualquier beneficio que afecte directa o indirectamente a su independencia profesional. ACTITUD CON EL PERSONAL AUDITADO . CONFIDENCIALIDAD DE LOS RESULTADOS El personal de auditoria durante y después de la ejecución de un examen mantendrá la más absoluta reserva sobre los resultados y los diferentes hechos que son de su conocimiento. Los programas de auditoria contendrán los procedimientos generales y los procedimientos específicos. Igual confidencialidad mantendrá con la distribución de los informes de auditoria. El auditor no esta autorizado para discutir las labores con personas no autorizadas. PLANIFICACIÓN Y PROGRAMACIÓN Una adecuada planificación de determinada tarea a realizarse con el respaldo de los programas de auditoria. 15. SOPORTE TÉCNICO DE OTROS PROFESIONALES De requerir los objetivos de la auditoria. resultados de la visita preliminar además de incluir los recursos humanos.

deben ser constructivos y positivos. 19. revisiones y demás propios de la ejecución de las labores. cálculos. sobre el análisis efectuado y su respectiva conclusión * Iniciales del auditor que elaboró o analizó el papel de trabajo * fecha del análisis * Responsabilidad de la supervisión y control de calidad Los papeles de trabajo son: * Planilla Sumaria * Planillas de Trabajo * Reportes * Fotocopias Los papeles de trabajo tendrán el carácter de confidenciales y deberán guardarse con la debida seguridad y bajo normas de archivo que permitan su ubicación con facilidad. con el personal en donde se encuentra ejecutando sus labores. que contendrán la información suficiente y competente. en lo posible no se utilizará el NO. evitando dificultades bilaterales. El auditor deberá acogerse a las políticas administrativas internas.El auditor mantendrá una actitud correcta. 18. 17. Las opiniones de auditoria deberán ser claras y concisas y respaldadas por disposiciones legales. reportes. amable y educada propia de su nivel profesional. NA. Los papeles de trabajo son documentos. CRITERIO CONSTRUCTIVO Y POSITIVO EN LOS TÍTULOS DE LOS COMENTARIOS Los títulos de los comentarios en el informe de auditoria. La redacción deberá provocar reacciones favorables a las conclusiones y recomendaciones. RESPALDO AL INFORME DE AUDITORÍA Los comentarios resultantes de un examen y que se describen en el respectivo informe de auditoria. deberán ser respaldados por la suficiente y competente evidencia. reglamentarias o por hechos objetivos de debilidades y deficiencias sustentadas y que ameritan tomar las . incluye el título del papel de trabajo * Índices * Referenciación y cruce de información * Marcas de auditoria y la descripción de las mismas * Comentarios. Estos papeles de trabajo tendrán: * Encabezamiento. NA. PAPELES DE TRABAJO El respaldo a los comentarios de auditoria serán los papeles de trabajo. Referenciados y con índices que permitan su fácil identificación y ubicación. De igual manera requerirá de colaboración y actitud similar de los mismos. Se evitará mantener títulos negativos que atenten contra la integridad personal o institucional. formatos y otros en las que el auditor registra u obtiene datos de análisis. NA. que permita comprobar o demostrar las aseveraciones realizadas. disponibilidad física y logística.

Para la opinión se tomará en cuenta dos principios: la importancia relativa y los hechos aislados. Estas deben ser aplicables en forma inmediata. en sesión Ordinaria del Consejo de Administración. El presente”Manual de Control Interno” fue analizado y aprobado en Riobamba el 01 día del mes de Septiembre del 2005. según consta en el Acta No. 46. Para certificar lo actuado suscriben el presente Manual el Señor Presidente y la Señora Secretaria. RECOMENDACIONES El informe de auditoria contendrá recomendaciones tendientes a mejorar el sistema administrativo y financiero. La facilidad de su aplicación permitirá la toma de medidas correctivas o preventivas inmediatas y sus resultados serán más efectivos y eficientes. y otros de difícil realización por la administración. . 035 y reformado el 29 de noviembre del 2005 en sesión Extraordinaria del Consejo de Administración según consta en el Acta No. que permiten al auditor a calificar la importancia de la debilidad administrativa o financiera y realizar un comentario en el informe. Los auditores formularán recomendaciones constructivas y siempre dirigidas a mejorar las debilidades o deficiencias encontradas.medidas correctivas. 20. participación técnica inexistente. Debe evitarse realizar recomendaciones subjetivas que impliquen: estudios y costos onerosos. NA.