UNIVERSIDAD METROPOLITANA CASTRO CARAZO PUNTARENAS GESTIÓN DE COMPRAS

GESTIÓN DE COMPRAS Y ADMINISTRACION DE INVENTARIOS CONCEPTO E IMPORTANCIA POR: KIMBERLY CASTILLO CASTILLO RICARDO URIBE OLIVAS MBA. GUSTAVO CHAVARRIA V FEBRERO ,2012
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INTROCUCCION
En la época actual por la que estamos pasando, que es de crisis económica, escasez de dinero, precios inestables, dependencia de materia prima importada, así como de tecnología, contracción de mercados, etc., es de vital importancia la eficiente inversión del dinero de una organización industrial, ya que de no hacerlo adecuadamente se presentará la irremediable desaparición de la misma. Es por eso de la importancia del Departamento de Compras, y sobre todo de su sistema de información, ya que sin importar su tamaño y el giro a que se dedique, siempre va a resaltar la función tan trascendente que es la de invertir el dinero presupuestado. La función de compras ha sido llevada a cabo por personas sin una preparación especializada durante mucho tiempo, pero debido a las situaciones cada día más complejas, se requiere de profesionales en esta área y es aquí donde el profesional de la administración tiene un campo muy extenso y fértil para desarrollarse, debido la formación que adquiere durante sus estudios profesionales.

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Estudio permanente del mercado de oferta Mantenimiento de registros de stock Control de calidad. están interrelacionadas ya que toda empresa necesita adquirir recursos para la realización de sus operaciones. las cuales son: • • • • El precio de compra El plazo de pago El plazo de entrega el servicio de posventa La calidad 3 . Importancia de la función de compras Medir la competitividad de una empresa es medir su participación en el mercado. La gestión de compras es el conjunto de actividades a realizar en la empresa para satisfacer esa necesidad del mejor modo. Esta afirmación implica que el sistema de producción debe ser abastecido de insumos que cumplan con las condiciones más ventajosas posibles.1. que inicia el procedimiento de compras) Seguimiento y activación de órdenes de compra Recepción de efectos comprados Almacenaje y registro Entrega de los insumos al sector que los requirió. que ejecutan diversas labores necesarias para lograr el objetivo final de una organización. Este conjunto de actividades se pueden enumerar según las siguientes funciones: • • • • • • • • • • • Detección de la necesidad Solicitud y análisis de alternativas de compra Negociación con los proveedores Colocación de órdenes de compra(doc. FUNCION DE ORGANIZACION. Uno de los medios para mejorar la competitividad es producir a bajos costos y con alta calidad. COMPRAS Y ABASTECIMIENTOS CON LA Es necesario poseer una clara comprensión de los objetivos y principios básicos de la función de compras que nos permita adaptar las decisiones pertinentes que toda empresa moderna requiere ya que los esfuerzos coordinados de una organización.

que abarca todas las actividades necesarias para procurarse los abastecimientos de materiales y servicios para la organización. 1. y con todas las otras funciones “de ejecución en el esfuerzo global organizado”. La función de compras.1. con la función “de ventas y distribución. La gestión exitosa en las compras y en el manejo de inventarios permite: asegurar el normal flujo de materiales para las áreas que los transforman en los productos que la empresa comercializa. Estos reportes tienen elementos estadísticos de los mercados de insumos y la posición de la organización ante éstos lo cual nos permite la evaluación y toma de decisiones para el mejor desarrollo global de la organización. es la de que compras procure los materiales necesarios para la producción y de qué producción descanse en compras para tal servicio. VENTAS 4 . La relación cardinal entre compras y producción.2. procesarlo o realizar operaciones de refinamiento. La eficacia en la gestión de compras se medirá en función de: • • • • El control de gastos y costos que permita ahorrar recursos financieros El manejo de stocks mínimos que aseguren el cumplimiento de las ventas esperadas La habilidad para encontrar fuentes de abastecimiento La posibilidad de investigar y conocer nuevos materiales disponibles en el mercado. y la distribución y entrega del producto terminado a los clientes. 1. DIRECCION La relación con la Dirección general es mediante reportes oportunos de las actividades de compras en lo que se refiere a la totalidad de sus funciones por determinado período de tiempo y los conceptos por grandes rubros. sea manufacturarlo. La planificación de este proceso se relaciona directamente con las funciones de stock. PRODUCCION Esta es la función del grupo comprometido en la elaboración del producto.• La estabilidad del proveedor Una de las responsabilidades de los que conducen empresas es dirigir y coordinar el proceso de compras para cumplir con la producción y las ventas.3. 1. se desarrolla en conjunto con los esfuerzos de la función “de producción para manufacturar o procesar el producto”.

las relaciones básicas de compras son las siguientes: A) Cumplir con los programas de abastecimiento (o dando razones para solicitar cambios). y programar las entregas. PLANIFICACIÓN Y PROGRAMACIÓN Aunque muchas veces no están identificadas en forma separada como una entidad en la organización. ALMACENES Es responsabilidad de la función de almacenamiento con ayuda de un buen y efectivo sistema de procesamiento de datos para un control de inventarios. CONTABILIDAD La relación ideal entre estos es aquella de socios iguales. 1. 1. 1. obteniendo las cotizaciones y la asistencia técnica de los proveedores. C) Desarrollar información presupuestada de los abastecimientos de materiales y de los mercados. y contabilidad de entrega. solicitar los materiales especificando cantidad necesaria y los requisitos y programas de entrega.7. Compras hace gastos. INGENIERÍA La relación entre compras e ingeniería. hace los pagos.6. contabilidad. del precio. y estudios para mejores y nuevos materiales y equipos. Compras sirve a ingeniería procurando los abastecimientos y el equipo solicitados bajo la autoridad de ingeniería. asistencia en la preparación y evaluación de alternativas e investigación de mercado. es de servicio mutuo. B) Estar alerta a los desarrollos del mercado (y rendir un aviso oportuno de los cambios que puedan influir en los programas y planes). de acuerdo con el comprobante correcto del proveedor. el éxito de este esfuerzo de ventas depende del producto.La relación entre compras y ventas puede ser cercana y vital. Compras requiere de un bolsillo muy profundo para mantener los 5 . La función de ventas es la de vender el producto final logrado con el esfuerzo de la organización. 1. sin embargo se planean y programan las actividades y los objetivos a largo plazo. cantidad. Donde quiera que esas funciones se efectúen.4.5. por lo cual las ventas dependen de la eficiencia de su departamento compras entre otros.

Las áreas de compras tienen una importancia clave en lograr comprar justo los materiales que alcancen y añadan valor a los costos de producción para que se produzca la calidad que el cliente requiere. por lo tanto. 2. el área de compras no puede basar solamente su elección en el precio. Por lo tanto. ha sido comprobado tantas veces que el mayor precio por si mismo no denota mayor calidad en el producto que esto ya no sirve de guía para un comprador. más bien debe analizar directamente el impacto total del costo. por razones del amplio e íntimo contacto con todos sus círculos de proveedores. CONTROL DE CALIDAD EN LAS COMPRAS. Los tres principales factores en la decisión de una compra son: a) la calidad del producto. -Presupuestos -Pronósticos 1. contabilidad debe ver que existan fondos disponibles en cantidad adecuada. 6 . RELACIONES PÚBLICAS La función de compras.materiales y abastecimientos fluyendo al negocio.1. En la medida que un producto de alta calidad es requerido por un cliente el proveedor se vuelve una parte importante de esta calidad. lo que esto significa es que en este mercado que esta volviéndose hacia la calidad se requiere un esfuerzo muy importante desde el diseño para lograr la calidad que el cliente está solicitando.8. sus relaciones con este departamento son de un aliado valioso. es de una influencia importante en las relaciones públicas de la firma para bien o para mal. PRECIO Y COSTO La calidad no se mide por el precio. 2. CALIDAD. Para ello se dictan normas y políticas en conjunto de: -Los plazos de crédito. b) el servicio que da el producto c) el precio que se paga por el producto.

estas dimensiones fueron definidas como: a) la ejecución del producto. b) la calidad del cliente como un todo Lo que un líder de compras necesita para asegurar la calidad es: 1. LA CALIDAD DEBE DE SER DEFINIDA La calidad tiene un significado especial en el vocabulario de las áreas de compra. las áreas de compras tienen una responsabilidad clave en lograr que todos los componentes que ellos compren sean justo lo que va a cubrir las necesidades del producto y del cliente. c) la contabilidad. 7 . Las especificaciones deben permitir al proveedor construir la calidad en el producto. 6. no puede ser nada más caracterizada como alta o pobre. d) la conformidad. 4 Se deben aplicar medidas de inspección y prueba a todos los materiales con el fin de comprobar que cumple con todos los requerimientos. el valor agregado al cliente disminuye. El proveedor debe de ser informado de las necesidades del comprador. de otra manera el comprador puede rechazarlos. el costo de producción se incrementa y de esta manera. 5. 2. 3. Es específicamente la suma de una serie de componentes inherentes al material. La orden de compra o contrato de compra debe estar desarrollado con la descripción exacta de loque se necesita. 2. Tienen que comprarse las partes y los materiales que tengan un efecto directo en la calidad del producto y dos áreas son importantes para cuidar lo anterior: a) la calidad de los materiales y de los componentes. b) el estilo.2. Los bienes que se entreguen deben estar exactamente en conformidad con las definiciones de calidad o con los requisitos acordados. quien es finalmente el que percibe la calidad y el valor del producto.En la medida que nosotros buscamos mayor calidad. Con la intención de no estar añadiendo costo al producto. El área de compras necesita saber justo lo que se requiere.

Escribir sobre las especificaciones alrededor de un diseño o describir solamente sus características no es la aproximación adecuada. de acuerdo a las especificaciones o desempeño. apropiado a los grados de variación de los diferentes tipos de ordenes de compra. 2. 2. puede ser descrito por: 1.4. para qué se utilicen y sirvan como una herramienta para lograr el valor que se espera del producto. 2. Evidentemente los gerentes de las áreas de compras tienen una responsabilidad muy importante en esta parte. f) nivel de servicio que tiene el producto. Esta definición de calidad en mayor o menor detalle es la que se debe poner en la orden de descripción de cada ítem que compre o en cada orden de compra. debe ser descripta esta función para asegurar que el proveedor trate de igualar la calidad de acuerdo a la utilidad que va a tener esta parte. de acuerdo a la marca. y que esta parte material tenga la flexibilidad de aplicación necesaria. Lo importante es definir para lograr este nivel de calidad deseado. g) la estética y la calidad que se percibe. las características químicas. Para el propósito de las áreas de compra la calidad puede ser definida en diferentes maneras.e) durabilidad. de tratar de hacer las especificaciones no solo una descripción de las características sino describirlas en forma práctica. Las áreas de compras deben estar principalmente preocupadas en atender a los primeros seis puntos. TIPOS DE DESCRIPCIONES DE CALIDAD. EL PAPEL DE LAS ESPECIFICACIONES Como en todo proceso de compras el primer paso para preparar las especificaciones es analizar las partes o materiales y determinar que función van a tener en el producto final. Estas seis propiedades pueden ser medidas y definidas exactamente y son las que deben ser definidas por el comprador y de esta manera el proveedor sabrá justo lo que tiene que entregar. qué función van a tener dentro del producto. 4. físicas o dimensiones que pueden ser mesurables.3. de acuerdo al grado que tiene en el mercado. 8 . 3.

Las medidas ya mencionadas nos dan elementos para medir la calidad.5. elasticidad. 1. muchas veces se tiene que utilizar varios de estos métodos y en algunos otros casos es necesario medir el desempeño del producto directamente. Este tipo de regulaciones son controladas por diferentes instituciones que sirven de inspectores para saber si el producto cumple con las especificaciones y los estándares que son permitidos. El grado del mercado. de acuerdo a especificaciones formales como: dibujos o lo que se llama especificaciones internas. Para los compradores este método tiene bastantes ventajas por simplicidad para ser una orden ya que se puede hacer una distribución muy bien organizada y consecuentemente la disponibilidad del producto en el mercado se puede chequear rápidamente. Cada dimensión de calidad está basada en un estándar mesurable que debe ser el mismo para el comprador y el proveedor. 4. Una de las formas más obvias para medir la calidad es tratar de medir como se desempeña el producto. 9 . Medir el desempeña o las especificaciones del producto esta volviéndose un método cada vez más utilizado para definir la calidad ya que ha traído buenos resultados. 3. más que utilizar estos pasos intermedios o previos que ya se mencionaron. 2. o para identificar si es justo lo que necesitamos es identificarlo por la marca del fabricante. resistencia. etc. Un análisis químico puede ser un análisis de medición. otro es el de pruebas físicas que podamos medir el producto de acuerdo a propiedades como ductilidad. La forma más simple de definir un nivel de calidad alrededor de un producto ha sido muy utilizada y para satisfacer las necesidades. abrasión. Especificaciones de acuerdo a características químicas o físicas. de acuerdo a estándares comerciales. 6. Especificaciones del desempeño del producto o uso del producto. Las órdenes de compra o comprar algo por la marca. 7. sin embargo. También debe estar incluido el nivel de tolerancia a cada una de estas características. El grado del mercado se aplica a los artículos de consumo que están regulados por el gobierno o agencias privadas. de acuerdo a un ejemplo.

Esta forma de solicitar o comprar algo es invitar a nuestro proveedor a que iguale justo las características de un ejemplo que nosotros le vamos a dar. más fuentes para conseguir el producto. 10 . Esta forma parece ser la más fácil pero no siempre al llegar el producto es lo que uno necesita y se tiene que invertir más tiempo en probar y determinar si el producto alcanza las necesidades que uno quería. MANEJO DE PROBLEMAS DE CALIDAD Probablemente es muy académico el argumento que de quién es la responsabilidad técnica de aceptar o rechazar y un producto por haber alcanzado o no la calidad.La maquinaria es un ejemplo muy común de los casos que se tiene que medir las especificaciones. la obligación del Depto. es necesario hacer esto para la persona que lo va a diseñar. 2. 5. de compras hayan sido las adecuadas y guiar al proveedor de su decisión. El propósito básico de inspección es probar y confirmar que las acciones del Depto. Estándares comerciales o de la industria Los parámetros de calidad establecidos por la industria y grupos que comercializan algunos metales para manejar la calidad son muy altos.5. estándares como los que tiene la industria automotriz y el instituto en electrónica. 6. El vendedor evidentemente argumentará que estos estándares fueron alcanzados durante el proceso de producción pero es prudente por parte de la oficina de compras tener una consulta técnica y utilizar a los Departamentos. Esto ha traído muchas ventajas para crear estándares en los productos como es: el incremento y la disponibilidad de los productos ya que todo proveedor tiene que cumplir con estas especificaciones. de hecho. Esta es una de las formas más simples de decirle a nuestro proveedor lo que queremos. Internos para probar si esta calidad se logro o no. Ordenar una compra por un ejemplo. de si el producto tiene las características que se especificaron en el contrato. de compras es comprar materiales de la calidad adecuada y la obligación del vendedor es de entregar estos productos de acuerdo a la orden establecida. pero es importante tener en mente que hay diferentes niveles de responsabilidad. mejor precio y una reducción en la cantidad de inventarios que se tiene que tener. En estos casos de la maquinaria es posible describir y medir las dimensiones y el diseño del producto.

JUSTO A TIEMPO Es una filosofía industrial. que considera la reducción o eliminación de todo lo que implique desperdicio en las actividades de compras. inspeccionar y traspasar un producto. moldear. etc. Justo a tiempo implica producir sólo exactamente lo necesario para cumplir las metas pedidas por el cliente. es decir producir el mínimo número de unidades en las menores cantidades posibles y en el último momento posible. soldar. Otras cosas que generalmente ocurren en el proceso de fabricación son contar. Nadie dedicado a cumplir tareas que no agreguen valor.Hay 3 métodos de proceder para rechazar una orden que no alcanza los estándares establecidos: a) rechazar el pedido (a quien se le van a entregar los papeles. ya que las existencias mínimas y suficientes llegan justo a tiempo para reponer las que acaban de utilizarse y la eliminación de el inventario de producto terminado. mezclar. son los siguientes: Nada de personas. Algunos ejemplos de recursos mínimos absolutos . empacar. actividades que no agregan valor en sí mismas. mover.) b) rechazarlo para ser remplazado (cuando se fabrico algo especialmente para uno y no en materiales en General.) c) cuando se rechaza para un ajuste técnico. 3. Por su parte el agregar valor implica aumentar el valor del producto ante los ojos del cliente. si éste tiene capacidad suficiente. almacenar. distribución y apoyo a la fabricación (actividades de oficina) en un negocio" El desperdicio se concibe como "todo aquello que sea distinto de los recursos mínimos absolutos de materiales. 9. 11 . tejer. Ningún tiempo de producción en exceso. fundir. máquinas y mano de obra necesarios para agregar valor al producto". equipos ni espacios dedicados a rehacer piezas defectuosas. Nada de existencias de seguridad.Un solo proveedor. Algunos ejemplos que agregan valor se mencionan a continuación: Ensamblar. eliminando la necesidad de almacenaje. Variación en la planificación estratégica para las compras. copias. programar. fabricación.

Entres estas cuentas podemos nombrar las siguientes: • • • • • • • • • Inventario (inicial) Compras Devoluciones en compra Gastos de compras Ventas Devoluciones en ventas Mercancías en tránsito Mercancías en consignación Inventario (final) 12 .Aumenta los riesgos de daños y de obsolescencia . y los gastos por inventarios. lo cual obliga a la apertura de una serie de cuentas principales y auxiliares relacionadas con esos controles.Absorbe capital que no es necesario y que podría invertirse de una mejor forma .Puede ocultar oportunidades para realizar mejoras operativas.Se considera que el exceso de existencias: . El inventario es. 4. INVENTARIO. llamados costo de mercancías vendidas. por ser ésta su principal función y la que dará origen a todas las restantes operaciones. por lo general.Genera mayores costos de almacenaje . son usualmente el gasto mayor en el estado de resultados. Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancías. necesitarán de una constante información resumida y analizada sobre sus inventarios. ¿Qué son los inventarios? La contabilidad para los inventarios forma parte muy importante para los sistemas de contabilidad de mercancías. porque la venta del inventario es el corazón del negocio. el activo mayor en sus balances generales.

Para contabilizar este tipo de operaciones se debe utilizar la cuenta: Mercancías en Tránsito. Equipos. nos encontramos que se han efectuado ciertos desembolsos o adquirido compromisos de pago (documentos o giros) por mercancías que la empresa compró pero que. por razones de distancia o cualquier otra circunstancia. se lleva en base al método especulativo. Esta cuenta tiene un saldo deudor y no entra en el Balance General. especialmente si la empresa realiza compras en el exterior. Esta cuenta se abre cuando el control de los inventarios. En algunas oportunidades. la empresa no está en la obligación de cancelarlas hasta que no se hayan vendido. que no es más que la cuenta que reflejará las mercancías que han sido adquiridas por la empresa en "consignación". y se cierra por Ganancias y Pérdidas o Costo de Ventas. aunque esta cuenta disminuirá la compra de mercancías no se abonará a la cuenta compras. se refiere a la cuenta que es creada con el fin de reflejar toda aquella mercancía comprada que la empresa devuelve por cualquier circunstancia. No se incluyen en esta cuenta la compra de Terrenos. etc. la cual está creada para reflejar las devoluciones realizadas por los clientes a la empresa. 13 . Edificios. no entra en el balance general de la empresa. sobre la cual no se tiene ningún derecho de propiedad. aun no han sido recibidas en el almacén. Los gastos ocasionados por las compras de mercancías deben dirigirse a la cuenta titulada: Gastos de Compras. por lo tanto. Maquinarias. Por otro lado tenemos la cuenta llamada Mercancía en Consignación. En la cuenta Compras se incluyen las mercancías compradas durante el período contable con el objeto de volver a venderlas con fines de lucro y que forman parte del objeto para el cual fue creada la empresa.El Inventario Inicial representa el valor de las existencias de mercancías en la fecha que comenzó el período contable. y no vuelve a tener movimiento hasta finalizar el período contable cuando se cerrará con cargo a costo de ventas o bien por Ganancias y Pérdidas directamente. Por otro lado también tenemos Devoluciones en Venta. Esta cuenta tiene un saldo deudor. El Inventario Actual (Final) se realiza al finalizar el período contable y corresponde al inventario físico de la mercancía de la empresa y su correspondiente valoración. Devoluciones en compra. Instalaciones. Ventas: Esta cuenta controlará todas las ventas de mercancías realizadas por la Empresa y que fueron compradas con éste fin. en el Mayor General.

Si se trata de una política bien pensada. Principalmente se tiene inventarios porque nos permite realizar las funciones de compras. Cada función tiene a generar demandas de inventario diferente y a menudo incongruente: Ventas. En ocasiones conviene acumular inventario en proceso para evitar problemas relacionados con la programación y planeación de la producción. Financiación. esta bien. Si vamos a tener producción es inevitable tener inventarios en proceso. Compras.los inventarios reducidos minimizan las necesidades de inversión 14 . Todo o cuando menos una parte del inventario de manufactura en proceso es inevitable. o en tránsito del almacén de materias primas a la línea de producción o de ésta.. frecuentemente podemos minimizar este inventario mediante una mejor programación de la producción. y un colchón permisiblemente grande de inventarios de productos terminados facilita niveles de producción estables. o bien mediante una organización más eficiente de la línea de producción.Se necesitan inventarios elevados para hacer frente con rapidez a las exigencias del mercado. Como una alternativa. Al momento de llevar a cabo el recuento del inventario. al almacén de artículos terminados. de tal manera que la carga de llevar dicho inventario en proceso fuera para el subcontratista.las compras elevadas minimizan los costos por unidad y los gastos de compras en general. que deberá gestionar las compras de los inventarios siguiendo el proceso de compras. podríamos pensar en subcontratar parte del trabajo. con las compras y ventas netas del periodo se obtendrá las Ganancias o Pérdidas Brutas en Ventas de ese período. El control interno de los inventarios se inicia con el establecimiento de un departamento de compras.. materias primas.. artículos en proceso y artículos terminados simplemente se mantiene por una razón básica.se necesitan elevados inventarios de materias primas para garantizar la disponibilidad en las actividades de fabricación. o bien mediante una organización más eficiente de la línea de producción. Producción. Sin embargo. Funciones De Los Inventarios Algunos inventarios son inevitables. El resto del inventario que se tenga en accesorios.Al relacionar este inventario con el inicial. Planificación De Las Políticas De Inventario En la mayoría de los negocios. los inventarios representan una inversión relativamente alta y producen efectos importantes sobre todas las funciones principales de la empresa.. parte de él estará en las máquinas otra parte estará en la fase de traslado de una máquina a otra. producción y ventas a distintos niveles. sin embargo frecuentemente resulta ser un camino fácil para obviar una tarea difícil.

Planificar el nivel óptimo de inversión en inventarios.(corriente de efectivo) y disminuyen los costos de mantener inventarios (almacenamiento..A través de control. Tipos De Inventario 15 . los inventarios añaden una flexibilidad de operación que de otra manera no existiría. riesgos. Los propósitos de las políticas de inventarios 1. Funciones: • • • • Eliminación de irregularidades en la oferta Compra o producción en lotes o tandas Permitir a la organización manejar materiales perecederos Almacenamiento de mano de obra Decisiones sobre inventario: Hay dos decisiones básicas de inventario que los gerentes deben hacer cuando intentan llevar a cabo las funciones de inventario recién revisadas. etc. antigüedad. y un nivel inadecuado que tiene como resultado la imposibilidad de hacer frente rápidamente a las demandas de ventas y producción (Alto costo por falta de existencia). los inventarios de producto en proceso son una necesidad absoluta. Los niveles de inventario tienen que mantenerse entre dos extremos: un nivel excesivo que causa costos de operación. Estas dos decisiones se hacen para cada artículo en el inventario: 1.Cuando reabastecer el inventario de ese artículo.Que cantidad de un artículo ordenar cuando el inventario de ese ítem se va a reabastecer.). mantener los niveles óptimos tan cerca como sea posible de lo planificado. Las Funciones Que Efectúa El Inventario ¿Qué funciones cumple el Inventario? En cualquier organización. a menos que cada parte individual se lleve de maquina a máquina y que estas se preparen para producir una sola parte. deben ser: 2.. riesgos e inversión insostenibles... En fabricación. 2.

los negocios utilizaban el sistema perpetuo principalmente para los inventarios de alto costo unitario. Se recurre al. trimestral o provisionalmente. los precios a pagar por el inventario. La preparación de la realización del inventario físico consta de cuatro fases. y sirve para determinar una nueva situación patrimonial en ese sentido. porque los registros de inventario están siempre actualizados.Inventario Perpetuo: Es el que se lleva en continuo acuerdo con las existencias en el almacén. después de efectuadas todas las operaciones mercantiles de dicho periodo. cuando es necesario. Identificación 3. La realización de este inventario tiene como finalidad. Manejo de inventarios (preparativos) 2. Se realiza como una lista detallada y valorada de las existencias. de acuerdo con la cuenta física. Inventario Intermitente: Es un inventario que se efectúa varias veces al año. El sistema perpetuo ofrece un alto grado de control. no se puede introducir en la contabilidad del inventario contable permanente. El conocimiento de la cantidad disponible ayuda a proteger el inventario. como las joyas y los automóviles. al que se trata de suplir en parte. y evaluar cada una de dichas partidas. El negocio puede determinar el costo del inventario final y el costo de las mercancías vendidas directamente de las cuentas sin tener que contabilizar el inventario. Es contar. convencer a los auditores de que los registros del inventario representan fielmente el valor del activo principal. hoy día con este método los administradores pueden tomar mejores decisiones acerca de las cantidades a comprar. Los registros perpetuos son útiles para preparar los estados financieros mensuales. del peso o a la medida real obtenidos. a saber: 1. por medio de un registro detallado que puede servir también como mayor auxiliar. Inventario Final: Es aquel que realiza el comerciante al cierre del ejercicio económico. A intervalos cortos. se toma el inventario de las diferentes secciones del almacén y se ajustan las cantidades o los importes o ambos. por razones diversas. Calculo del inventario realizado mediante un listado del stock realmente poseído. donde se llevan los importes en unidades monetarias y las cantidades físicas. que se hallen en existencia en la fecha del inventario. Instrucción 16 . Anteriormente. Inventario Físico: Es el inventario real. Inventario Inicial: Es el que se realiza al dar comienzos a las operaciones. Inventario determinado por observación y comprobado con una lista de conteo. pesar o medir y anotar todas y cada una de las diferentes clases de bienes (mercancías). generalmente al finalizar un periodo. la fijación de precios al cliente y los términos de venta a ofrecer.

Inventario Disponible: Es aquel que se encuentra disponible para la producción o venta. Inventario Máximo: Debido al enfoque de control de masas empleado. existe exclusivamente por el tiempo de transporte. Inventario en Proceso: Son existencias que se tienen a medida que se añade mano de obra. no puede tener una función útil para las plantas o los clientes. en que 17 . Existen porque el material debe de moverse de un lugar a otro. Inventario Agregado: Se aplica cuando al administrar las existencias de un único artículo representa un alto costo. respectivamente. Por lo tanto se establece un nivel de inventario máximo. para minimizar el impacto del costo en la administración del inventario. Inventario de Productos Terminados: Todas las mercancías que un fabricante ha producido para vender a sus clientes. es aplicado a bienes de consumo. Se mide en meses de demanda pronosticada. y la variación del excedente es: X >Imax. mientras no concluya su proceso de fabricación. Inventario en Transito: Se utilizan con el fin de sostener las operaciones para abastecer los conductos que ligan a la compañía con sus proveedores y sus clientes. Inventario de Previsión: Se tienen con el fin de cubrir una necesidad futura perfectamente definida. existe el riesgo que el nivel del inventario pueda llegar demasiado alto para algunos artículos. generalmente comestibles u otros. Se diferencia con el respecto a los de seguridad. otros materiales y demás costos indirectos a la materia prima bruta. Mientras el inventario se encuentra en camino. Inventario en Consignación: Es aquella mercadería que se entrega para ser vendida pero él título de propiedad lo conserva el vendedor.4. ha de ser inventario en proceso. la que llegará a conformar ya sea un sub-ensamble o componente de un producto terminado. los artículos se agrupan ya sea en familias u otro tipo de clasificación de materiales de acuerdo a su importancia económica. Inventario en Cuarentena: Es aquel que debe de cumplir con un periodo de almacenamiento antes de disponer del mismo. Inventario Mínimo: Es la cantidad mínima de inventario a ser mantenidas en el almacén. Inventario de Materia Prima: Representan existencias de los insumos básicos de materiales que abran de incorporarse al proceso de fabricación de una compañía. Adiestramiento Inventario Mixto: Inventario de una clase de mercancías cuyas partidas no se identifican o no pueden identificarse con un lote en particular. etc. Inventario en Línea: Es aquel inventario que aguarda a ser procesado en la línea de producción.

protegen contra la incertidumbre de la actuación de proveedores debido a factores como el tiempo de espera. en un momento determinado. Inventario de Lote o de tamaño de lote: Estos son inventarios que se piden en tamaño de lote porque es más económico hacerlo así que pedirlo cuando sea necesario satisfacer la demanda. Estos inventarios pueden incluirse en un plan de producción de manera que los niveles de producción no tengan que cambiar para enfrentar las variaciones aleatorias de la demanda. involucra un menor riesgo. Estos inventarios existen en centros de trabajo cuando el flujo de trabajo no puede equilibrarse completamente. Estas fluctuaciones en la demanda y la oferta pueden compensarse con los stocks de reserva o de seguridad. Inventario de Mercaderías: Son las mercaderías que se tienen en existencia. Por ejemplo. Básicamente los inventarios de anticipación almacenan horastrabajo y horas-máquina para futuras necesidades y limitan los cambios en las tasas de producción. Se utilizan para prevenir faltantes debido a fluctuaciones inciertas de la demanda. Los inventarios de seguridad concernientes a materias primas. aun no vendidas. 18 . Inventario de Fluctuación: Estos se llevan porque la cantidad y el ritmo de las ventas y de producción no pueden decidirse con exactitud. Inventario Estaciónales: Los inventarios utilizados con este fin se diseñan para cumplir mas económicamente la demanda estacional variando los niveles de producción para satisfacer fluctuaciones en la demanda. Inventario de Anticipación: Son los que se establecen con anticipación a los periodos de mayor demanda. a programas de promoción comercial o aun periodo de cierre de planta. Inventario Intermitente: Es un inventario realizado con cierto tiempo y no de una sola vez al final del periodo contable. vacaciones o unidades que al ser de mala calidad no podrán ser aceptadas. Inventario de Seguridad: Son aquellos que existen en un lugar dado de la empresa como resultado de incertidumbre en la demanda u oferta de unidades en dicho lugar. huelgas.los de previsión se tienen a la luz de una necesidad que se conoce con certeza razonable y por lo tanto. para que los trabajadores no tengan que contratarse o despedirse frecuentemente. puede ser más económico llevar cierta cantidad de inventario que pedir o producir en grandes lotes para reducir costos de alistamiento o pedido o para obtener descuentos en los artículos adquiridos. Estos inventarios se utilizan para suavizar el nivel de producción de las operaciones.

19 . cuyo saldo ha de coincidir en cualquier momento con el valor de los stocks. según sea el tipo de inventario de que se trate: 1. Base de Costo o Mercado. la de principal importancia es la consistencia: La información contable debe ser obtenida mediante la aplicación de los mismos principios durante todo el periodo contable y durante diferentes periodos contables de manera que resulte factible comparar los Estados Financieros de diferentes periodos y conocer la evolución de la entidad económica. mientras los artículos y/o materias primas son transportados o están en almacén. se puede decidir trabajar por lotes. los inventarios tienden a acumularse en diferentes lugares dentro del sistema. producir o transportar inventarios de una unidad a la vez. algunas de ellas se consideran aceptables solamente en circunstancias especiales. y los gastos ocasionales por cualquier periodo de añejamiento. Las Principales bases de valuación para los inventarios son las siguientes: • • • Costo Costo o Mercado. fletes u otros gastos de transporte. Inventario Cíclico: Son inventarios que se requieren para apoyar la decisión de operar según tamaños de lotes. así como también comparar con Estados Financieros de otras entidades económicas. en general representativas de existencias. el más bajo: El precio de mercado puede determinarse sobre cualquiera de las siguientes bases. Método De Valuación De Inventarios Existen numerosas bases aceptables para la valuación de los inventarios.Inventario Permanente: Método seguido en el funcionamiento de algunas cuentas. Los costos incidentales comprenden el derecho de importación. y seguros. al más bajo Precio de Venta Base de Costo para la valuación de los inventarios: El Costo incluye cualquier costo adicional necesario para colocar los artículos en los anaqueles. Base de compra o reposición: esta base se aplica a las mercancías o materiales comprados. de esta manera. Esto se presenta cuando en lugar de comprar. en tanto que otras son de aplicación general. almacenamiento. Entre las cuestiones relativas a la valuación de los inventarios.

puede no ser determinable un valor de compra o reposición en el mercado y tal vez sea necesario aceptar. así como al final del mismo. El promedio resultante se emplea entonces para valorizar el inventario final. como un valor estimado de mercado el probable precio de venta. Base de Costo de reposición: se aplica a los artículos en proceso. se determina con base a los precios del mercado para los materiales. Teniendo como premisa lo anteriormente dicho podemos decir que los principales métodos de valuación de Inventarios son los siguientes: • • • • • Costo Identificado Costo Promedio Primero en Entrar. 20 . 3. Primero en Salir o "PEPS" Ultimo en entrar. por lo tanto. en los costos prevalecientes de salarios y en los gastos de fabricación corrientes. 4. Método Costo Identificado: Este método puede arrojar los importes más exactos debido a que las unidades en existencia si pueden identificarse como pertenecientes a determinadas adquisiciones. menos todos los posibles costos en que ha de incurriese para reacondicionar las mercancías o materia prima y venderlas con un margen de utilidad razonable. Primero en Salir o "UEPS" Método Detallista. al principio del periodo. Los costos determinados por el método de promedio ponderados son afectados por las compras. Base de realización: para ciertas partidas de Inventario. tales como las mercancías o materias primas desactualizadas. Costo Promedio: Tal y como su nombre lo indica la forma de determinarse es sobre la base de dividir el importe acumulado de las erogaciones aplicables entre el número de artículos adquiridos o producidos. El costo de los artículos disponibles para la venta se divide entre el total de las unidades disponibles también para la venta.2. o las recogidas a clientes.

son los primeros artículos o materias primas en salir. y en economías como la nuestra.S. dicho costo unitario excederá al costo corriente. Primero en Salir o "UEPS": Este método parte de la suposición de que las últimas entradas en el almacén o al proceso de producción. Entre los benéficos que ofrece este método para efectos fiscales podemos citar los siguientes. asigna los costos a los inventarios bajo el supuesto que las mercancías que se adquieren de último son las primeras en utilizarse o venderse.E. la valorización sigue entonces la tendencia del mercado. Método Último en Entrar. y de forma contraria. y en un mercado que tiende a la baja. por lo tanto el costo de la mercadería vendida quedara valuado a los últimos precios de compra con que fueron adquiridos los artículos. Primero en Salir: Este método identificado también como "PEPS". 21 .S a la hora de su aplicación: • Laboriosidad del mismo pues exige un control minucioso para cada línea de producto. el costo unitario será menor que el costo unitario calculado corriente. por tal motivo las utilidades tienden a disminuirse y por ende en el pago de impuestos sobre la renta será menor. Se ha considerado conveniente este método porque da lugar a una evaluación del inventario concordante con la tendencia de los precios. El método U. La valuación del inventario final de cada periodo genera un monto menor al que resultaría de aplicar cualquier otro método de valuación.P.E. Método Primero en Entrar. pues se utilizan los precios más viejos de compra según el extracto a que se refiere Dificultades de la metodología del U. se a demostrado que los precios tienden a subir. el inventario final es valorado a los precios de compra de cada artículo en el momento que se dio la misma. • • El reconocimiento de los costos más recientes de los artículos vendidos. se basa en el supuesto de que los primeros artículos y/o materias primas en entrar al almacén o a la producción son los primeros en salir de él. Estos implica que cuando se valúa el costo de la mercadería vendida se aplicarán los últimos precios de compra. puesto que se presume que el inventario está integrado por las compras más recientes y esta valorizado a los costos también más recientes. lo que provoca que el CMV sea mayor que si es valuado a precios menos recientes.P.en un mercado que tiende al alza.

pero se pasa por alto el efecto desusadamente grande en la cantidad de una partida similar.E.E. • CONCLUCION La función de comprar es casi tan antigua como la historia del hombre. Este Departamento ocupa una posición estratégica a causa de sus íntimas relaciones con los Departamentos. importante para las actividades y el bienestar del ser humano.P. Se inició cuando el hombre por primera vez trocó o cambió un bien propio por el de un congénere y siempre ha sido una función básica.S El efecto de la venta en cantidad de una partida da por resultado la liquidación parcial o total de su base U. La oficina de compras ha de ser una especie de oficina central para todos los vendedores que acuda ella.S y su reposición al costo actual.P. tanto en el ámbito personal como en el de sus ocupaciones organizadas. 22 .• La reducción de significativa en cantidad de algunas partida del inventario mientras que otras similares aumentan no compensan su valoración sino por el contrario tienden a desaparecer la base U.

muchas de las cuales son clientes actuales o potenciales. 23 . que le permiten proponer sugerencias positivas a otros departamentos de su propia empresa respecto a materiales nuevos. perfeccionados o reemplazantes o a posibles mejoras de diseño y especificaciones. tanto como proveedores. Este grupo se halla en una posición sumamente estratégica para crear y conservar la buena voluntad de gran cantidad de firmas comerciales.De ingeniería y producción. por una parte. y sus estrechos contactos con un gran número de diversas fuentes de suministro externas.

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