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ALMACENAMIENTO DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MDICOS

1. QUE ES: Es establecer las condiciones locativas, fsicas, higinicas y de infraestructura necesarias para garantizar un buen almacenamiento en un establecimiento destinado a la dispensacin y/o distribucin de productos farmacuticos, de tal forma que conserven la calidad con la que fueron fabricados. 2. LOGISTICA DEL ALMCENAMIENTO: Para establecer el sitio adecuado para el almacenamiento de medicamentos e insumos, se debe tener en cuenta el tamao de rea requerido para el volumen de almacenamiento, la rotacin de los insumos, la dotacin y las personas que laboran all; debe establecerse tambin el diseo del rea, con la sealizacin y demarcacin de cada una de las sub reas o zonas del servicio farmacutico, bodega o almacn, as: Volumen del inventario a manejar: el cual depende del inventario directamente del perfil epidemiolgico de la poblacin que se atiende (frecuencia de casos y esquemas de tratamiento) y de la poltica de compras que tenga la institucin (si compra para un mes, dos, tres, etc.). Caractersticas propias del medicamento: Ocupan ms espacio los medicamentos empacados en frascos (jarabes, emulsiones, suspensiones, etc.) y en ampollas que aquellos que vienen empacados en blster o en cajas (tabletas, cpsulas, grageas, etc.). Nmero de personas que permanecen en el sitio de almacenamiento: A mayor nmero de personas, haciendo labores de recepcin, almacenamiento y distribucin, mayor debe ser el espacio a utilizar, para evitar que el flujo de circulacin sea inadecuado. Forma de compra: Las instituciones que actan como proveedoras de otras ms pequeas deben tener en cuenta si compran medicamentos para mantener en estantes o compran medicamentos para justo a tiempo (JAT), es decir que los recibe e inmediatamente los despacha, adems debe tenerse en cuenta cuantos medicamentos se manejan por JAT. Nmero de insumos que maneja la institucin: Se debe tener en cuenta el nmero de tems manejados porque al momento de acomodarlos de acuerdo al ordenamiento utilizado, cada insumo debe tener su lugar definido. Crecimiento de la institucin: Se debe tener en cuenta el desarrollo o crecimiento de la institucin, debido a que si solo se tiene en cuenta las necesidades actuales, dentro de poco tiempo el rea de almacenamiento quedar obsoleta. Debe definirse el rea con visin futurista. La conjugacin de estos factores nos lleva o ayuda a definir un rea de almacenamiento apropiada y sin peligro de que en poco tiempo ya no cumpla con los requerimientos mnimos. Se debe cambiar el paradigma de que la Farmacia y/o el Almacn se ubican en el ltimo rincn del hospital o en el espacio que sobre despus de acomodar las dems secciones; debido a que si se procede de esta forma no se puede adecuar el rea, por el contrario el rea condiciona, debido a que se debe acomodar a sus exigencias. 3. CONDICIONES LOCATIVAS: Seleccin del sitio de almacenamiento. Para elegir el rea de almacenamiento es indispensable verificar que sta cumpla con las siguientes recomendaciones: Alejada de sitios de de alta contaminacin. Proyeccin de crecimiento de la institucin. Seguridad. En este aspecto se debe considerar la facilidad de establecer controles. tanto internos como externos tendientes a custodiar adecuadamente el inventario para evitar cualquier fuga y principalmente para garantizar la seguridad de los colaboradores del rea Facilitar la circulacin de personal y de productos (tanto para entrar como para salir). Preferiblemente primer piso. Buen estado de pisos, paredes y techos: impermeables, resistentes, uniformes y que permitan fcil limpieza. Buena circulacin de aire que permita mantener la vida til de los insumos.

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Evitar la incidencia directa de los rayos solares sobre los medicamentos y dispositivos mdicos, debido a que adems de deteriorar los productos aumentan la temperatura del rea. Con humedad relativa baja y temperaturas apropiadas. Accesibilidad. El sitio de almacenamiento debe estar equidistante de los diferentes servicios internos de la institucin y con facilidad de acceso fsico y geogrfico tanto para los proveedores y clientes externos como para los clientes internos. Drenajes. Se debe contar con un buen sistema de alcantarillado que recoja las aguas eficientemente, ya sean las aguas lluvias o residuales para evitar inundaciones y por ende prdida de los insumos. Comunicaciones. No solamente se refiere al servicio telefnico sino a otras formas de comunicacin: correo, radio, fax, electrnico (internet). Servicios pblicos. Agua, luz, telfono, alcantarillado y recoleccin de basuras y deshechos o productos averiados o deteriorados.

Diseo del rea de almacenamiento: Contempla las siguientes subreas: rea de recepcin Espacio dedicado exclusivamente para colocar los pedidos hechos al proveedor al momento de su llegada mientras se somete al proceso de recepcin. Los productos que se encuentran en esta rea no se pueden utilizar debido a que todava no han pasado por el proceso de recepcin. rea de cuarentena Adyacente al rea de recepcin debe disponerse de un rea destinada a almacenar productos que no pueden ser distribuidos: no cumplieron con algn requisito en el proceso de recepcin, devoluciones al proveedor por pronto vencimiento, etc. rea de almacenamiento propiamente dicha Representa el rea destinada al almacenamiento de los productos que son aptos para distribuir. En esta rea podemos encontrar: Zona de embalajes completos: Espacio en el cual se ubican los insumos que por su cantidad, vienen en embalajes completos; es decir, cajas completas de un producto. Zona de estanteras: Espacio en el cual se ubican los estantes en los cuales se almacenan los medicamentos que no estn por embalaje completo, es decir, los medicamentos listos para el menudeo. Zona de despacho Empaque: Sitio donde se hace el despacho de los pedidos internos. Zona de Refrigeracin: Sitio en el cual se ubican los medicamentos que requieren refrigeracin como son las vacunas, algunos anestsicos, insulina entre otros. Generalmente se utiliza una nevera la cual debe ser exclusiva para almacenar los medicamentos y no debe guardarse alimentos ni ningn otro tipo de productos. Zona de control o seguridad: Sito en el cual se deben almacenar los productos de control especial y los que resultan ms costosos para la institucin: benzodiazepinas, barbitricos, opioides, anestsicos generales, suturas, etc. rea de dispensacin de medicamentos a pacientes externos En esta rea se dispensan los medicamentos a pacientes ambulantes segn dispone la legislacin vigente. rea de entrega Sitio en el cual se colocan los pedidos listos para entregar a los diferentes servicios. rea administrativa En esta rea se encuentra el despacho del farmacutico responsable, en el que se ubica el centro de informacin de medicamentos con la bibliografa y documentacin necesaria para responder a las consultas solicitadas. Cuenta con computadores conectados al servidor donde se encuentra el programa institucional para control de inventarios y facturacin a usuarios. En esta zona se procede a la facturacin diaria de la medicacin dispensada a los pacientes, y se desarrollan todas aquellas actividades administrativas (ordenes de despacho de pedidos, cargo de suministros a pacientes: facturas, etc.).

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rea de servicios sanitarios El talento humano del Servicio Farmacutico o del almacn debe contar con servicio sanitario propio para evitar cierres inesperados. rea para manejo y disposiciones de desechos slidos.

4. ORGANIZACIN DE REAS: Para organizar adecuadamente las reas, es necesario conocer con antelacin cuales son las sub - reas o zonas requeridas, a la vez que se dispone de cada una de estas zonas, es necesario sealizarlas, con letreros de no menos de 20 cm de ancho, con letras de 10 cm de altura, elaborados en diferentes materiales, segn la disponibilidad econmica,. Los colores de la sealizacin son opcionales y pueden variar de acuerdo a la esttica y estructura de cada entidad y a las normas establecidas en las organizaciones y pases. Pueden demarcarse las zonas, trazando franjas de 10 cm de ancho sobre el piso, que delimiten cada una de las sub - reas, los colores recomendados para esta demarcacin y sealizacin se describen en la siguiente tabla. Codificacin de colores para la sealizacin y demarcacin

5. ORDENAMIENTO Es fundamental que los medicamentos tengan un ordenamiento dentro del rea, lo que ayuda a localizarlos rpidamente y adems ayuda a los conteos durante un inventario y a la organizacin y buen aspecto del rea (rea organizada y agradable a la vista). Organizar sistemticamente los insumos dentro del servicio, permite: ubicacin fcil, lo que contribuye a agilizar el procedimiento de despacho e inventarios, ayudar a optimizar el espacio disponible para almacenar y contribuir a mantener agradable las reas. Los medicamentos se sitan conforme a un principio de organizacin especfico, forma farmacutica, clasificacin farmacolgica o nivel de atencin. Existen otras formas de ordenamiento de acuerdo con el volumen y la demanda, esto es, colocar ms prximos a la zona de entrega los medicamentos de mayor movimiento (excluyendo los ms costosos). Existen varias formas de ordenamiento, dentro de las cuales tenemos: Ordenamiento por grupo farmacolgico Es uno de los ms recomendados debido a que facilita tener agrupados todos los medicamentos que maneja la institucin para una patologa o grupo de patologas dadas. Tiene la desventaja de que el personal debe estar capacitado en este aspecto. Ordenamiento por orden alfabtico de Nombre Genrico Es un tipo de ordenamiento ms verstil ya que permite organizar los medicamentos en orden alfabtico por nombre genrico, independientemente del grupo farmacolgico al cual pertenezcan. Es til cuando se cuenta con personal que no est capacitado en grupos farmacolgicos. Tiene la desventaja de que se encuentran mezcladas todas las formas farmacuticas y a veces el estante no permite un ordenamiento

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alfabtico estricto debido a las caractersticas propias del medicamento. mucho espacio, es decir, lo optimiza. Tiene la ventaja que ahorra

Ordenamiento por Grupos de Formas Farmacuticas Es un ordenamiento bastante ventajoso porque optimiza el espacio y adems evita muchos errores que se cometen al momento del despacho en cuanto a la forma farmacutica. Los grupos de formas farmacuticas son: Slidos Orales, donde se acomodan las tabletas, grageas, cpsulas, polvos, sales efervescentes, etc.; Lquidos Orales, donde se colocan jarabes, emulsiones, suspensiones, soluciones, etc.; Inyectables, donde se colocan ampollas, frasco ampollas, soluciones parenterales de gran volumen. Etc.; Medicamentos de Uso Externo, donde se colocan cremas, ungentos, pomadas, champs, lociones, etc. Existen otros tipos de ordenamiento: Por sistemas funcionales, por laboratorio, por proveedor, pero son poco funcionales y adems requieren de reas ms grandes. Por existir varios tipos de ordenamiento, ninguno de ellos es el ideal, ms ideal resulta combinar el ordenamiento farmacolgico con el alfabtico o el de forma farmacutica con el alfabtico para optimizar el espacio y adems para ubicar ms fcilmente el insumo de acuerdo con su nombre. 6. UBICACIN DE LOS INSUMOS Para ubicar el insumo, ya sea en la zona de embalajes completos o en los estantes existen varios mtodos, pero el ms utilizado y el que ms ventajas presenta es el FIFO (first in, first out), que significa que lo primero en entrar es el primero en salir. Otro de los mtodos utilizados es por fecha de vencimiento, colocando siempre adelante el que primero se vence. Idealmente debe utilizarse la combinacin de ambos mtodos, teniendo siempre presente que lo que primero que entra es lo primero que debe salir, pero no olvidando que la fecha de vencimiento siempre es el parmetro ms crtico. 7. CONTROL DE HIGIENE De las condiciones higinicas depende en gran medida la estabilidad microbiolgica de los medicamentos y otros insumos almacenados, es por ello que para contribuir a dicha estabilidad se deben seguir las siguientes recomendaciones: buena ventilacin libre de gases contaminantes, las paredes y los pisos deben ser de un material de fcil aseo y limpieza. Las uniones entre la pared y el piso no deben formar ngulos rectos sino curvas que eviten la acumulacin de polvo y otras suciedades contaminantes, personal suficiente y sano, buen aseo en todas las reas, instalaciones sanitarias limpias y funcionales, lavamanos apropiados, estantes limpios y libres de polvo, control y sanitizacin del ambiente, insumos libres de polvos y de partculas adheridas a las cajas y envases, fumigaciones peridicas del local con el fin de eliminar roedores, insectos, etc., estanteras con buena calidad de gabinetes que mantengan los medicamentos protegidos de suciedades, nevera limpia y libre de alimentos, no consumir alimentos, ni fumar en las zonas de almacenamiento. Colocar avisos de no fumar y no comer. Se sugiere que en la planeacin del control de las condiciones higinicas se elabore un cronograma de limpieza y desinfeccin dirigido a: mantener los estantes limpios y libres de polvo, mantener los insumos libres de polvo y de partculas adheridas a sus empaques, mantener el refrigerador limpio y de uso exclusivo para el almacenamiento de medicamentos que lo requieran, limpieza de estibas por encima y por debajo, limpieza de ventiladores, aseo, limpieza y desinfeccin de los servicios sanitarios. La fumigacin del rea debe ser peridica, para un efectivo control de insectos, rastreros y roedores, como mnimo cada seis meses, obedeciendo a un programa de control (tipo de insecticida y raticidas a utilizar, forma y lugares de aplicacin, frecuencia, empresa que va a desarrollar el programa, etc.). 8. CONTROL DE FACTORES AMBIENTALES Las propiedades fsico - qumicas y microbiolgicas de los medicamentos e insumos almacenados se ven afectados por factores ambientales como son la luz, la temperatura y la humedad. La luz. Existen medicamentos que se deterioran desde el punto de vista fsico - qumico por estar en contacto directo con la luz ya sea natural o artificial, por lo que requieren conservarse siempre en sus empaques originales; adems para su proteccin contra la luz: el empaque o caja opaca debe

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mantenerse hasta que termine el producto; los envases bien cerrados protegen de slidos exteriores (extraos) y de prdidas del producto durante los procesos de manipulacin, empaque, almacenamiento y distribucin. La temperatura. La temperatura es otro de los factores crticos que es necesario controlar para evitar deterioros en la potencia de los productos o en su estructura molecular afectando directamente la efectividad de los medicamentos. Las temperaturas de almacenamiento son:

Antes de ubicar el termmetro se deben hacer mediciones en varios sitios del almacn y el refrigerador (en la puerta de entrada, cerca a la ventana, en la zona de embalajes completos, etc.), con el objeto de identificar el punto donde se registra la mayor temperatura, y es all donde debe ubicarse. En sitios donde la temperatura es muy variable se recomienda hacer mediciones en la maana y en la tarde. La humedad. La humedad es un factor ambiental que afecta considerablemente la estabilidad de los medicamentos y otros insumos almacenados. Una humedad relativa alta ocasiona deterioro, adems que es un medio propicio para el crecimiento de bacterias y hongos, favorece reacciones de oxidaciones de los componentes de los medicamentos que se manifiestan por ablandamiento de las tabletas y cambios de color y en algunos materiales mdico quirrgicos como esparadrapos, micropores disminuye el poder de adhesin, entre otros deterioros. El registro de la humedad se hace con la utilizacin de higrmetros (en el mercado existen instrumentos que miden tanto la humedad relativa como la temperatura). Se deben ubicar, al igual que los termmetros, en los sitios ms crticos del almacn para llevar los registros y luego elaborar las grficas de temperatura y humedad en las hojas de control. Se considera una humedad relativa adecuada para un buen almacenamiento inferior al 70%. Algunos medicamentos e insumos traen en sus empaques originales una bolsita con slica gel, la cual no conviene retirarla del frasco porque est ayudando a mantener el ambiente propicio para su conservacin, desde el punto de vista de la humedad. 9. ALMACENAMIENTO DE "SUEROS" O SOLUCIONES DE GRAN VOLUMEN: En cuanto al almacenamiento de "sueros" o soluciones de gran volumen se debe tener en cuenta: 1. Las cajas deben arrumarse sobre estibas, deben estar selladas o cerradas para evitar entrada de polvo y dems suciedades en su interior. Para aquellas cajas comenzadas (en el Servicio Farmacutico y en los stocks) se aconseja colocar un cartn en la parte superior de la caja y luego cerrar sus cuatro alas. 2. Arrumar mximo ocho cajas, tanto durante el transporte como durante el almacenamiento, haciendo traba para mayor estabilidad y respetando SIEMPRE el aviso "ESTE LADO ARRIBA". Se recomienda, en el caso de haber alguna caja deteriorada, cambiarla por otra o en su defecto colocarla encima para que se consuma primero. 3. Siempre las cajas se deben colocar sobre estibas plsticas y dejando siempre espacio entre los diferentes tipos de soluciones (solucin salina, Hartman, dextrosa, etc.), para evitar confusiones en el despacho de pedidos.

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4. Cada arrume de soluciones debe estar marcado de tal forma que se identifiquen fcilmente cada uno de ellos. 5. Nunca colocar sobre los "sueros" otro tipo de productos, ni tampoco los sueros sobre otros productos. No pararse sobre las cajas o arrumes ya que se puede acelerar el proceso de deterioro de las mismas. 6. No transportar ni almacenar "sueros" con productos txicos que liberen gases y/o sustancias aromticas ni tampoco con otro tipo de insumos como materiales contaminados. 7. Para transportar manualmente las cajas se deben sujetar por la base y no por el centro o la parte de arriba. 8. No arrojar ni arrastrar la cajas sobre el suelo, la friccin genera calor que puede ocasionar ruptura de las bolsas. 9. No colocar las cajas sobre superficies hmedas, irregulares, con clavos o astillas que las deterioren. 10. En los stocks y en la Farmacia nunca se deben sacar las bolsas de la caja original. 11. Nunca almacenar las cajas debajo de pocetas o lavamanos. 10. IMPORTANCIA DE UNA BUENA CONSERVACION DE LOS INSUMOS. La conservacin adecuada de los insumos es fundamental para: 1. Asegurar la calidad del producto hasta su utilizacin. 2. Garantizar la eficacia teraputica. 3. Evitar la degradacin del medicamento, sustancia txica, lo que se traduce en prdidas para la institucin 4. Evitar el deterioro o envejecimiento precoz de los insumos. 11. SIGNOS DE DEGRADACION O DETERIORO EN PRODUCTOS FARMACEUTICOS 1. Moteado de las tabletas. 2. Endurecimiento o ablandamiento excesivo en cpsulas. 3. Presencia de cristales en tabletas, supositorios, cremas, etc. 4. Soluciones turbias. 5. Partculas no dispersas. 6. Cambios en color, olor, sabor, apariencia fsica, textura. 7. Presencia de burbujas. 8. Compactacin de los granulados. 9. Envases inflados. 12. ESTABILIDAD DE UN PRODUCTO FARMACEUTICO "Grado en el cual un producto conserva durante el perodo de vida til las mismas propiedades y caractersticas que en la fabricacin". Tipos de estabilidad de los productos farmacuticos: Estabilidad qumica: Cuando cada uno de los componentes del producto conserva su integridad qumica y potencia dentro de los lmites establecidos como permisibles. Estabilidad fsica: Cuando se conservan las propiedades fsicas del producto incluyendo la apariencia, uniformidad, disolucin y propiedades organolpticas durante un tiempo determinado. Estabilidad microbiolgica: Cuando el productos no se altera o contamina por microorganismos. Estabilidad toxicolgica: Cuando no hay incremento en la toxicidad. Estabilidad teraputica: Cuando el efecto teraputico no se afecta. 13. GESTIN DE INVENTARIOS. Tipos de Inventario. Los medicamentos e insumos almacenados requieren un control frecuente de existencias, con el objetivo primordial de comparar las existencias fsicas contra el movimiento (entradas y salidas), lo que permite determinar la eficiencia de los mnimos, as como tambin alimentar al sistema de informacin que va a facilitar la toma de decisiones administrativas en cuanto a la programacin de compras, rotacin de inventarios, devolucin a proveedores, entre otros. Entre los mtodos de control de inventarios ms comunes estn: general, peridico y permanente.

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Inventarios El inventario es un listado actualizado con los productos y las cantidades que tiene la institucin en un momento determinado. Existen varios tipos de inventario: Inventario general: Se hace al 100% de los productos. Para llevarlo a cabo es necesario congelar recepciones y despachos. Generalmente se hace cada seis meses. Inventario peridico: Se hace a perodos determinados de tiempo (cada dos meses, tres meses, etc.), de acuerdo con la poltica de comparas de la institucin. Inventario permanente: Se hace a diario, contando un nmero determinado de productos cada da, utilizando como control una copia del listado de la institucin. Es costoso, pero permite sanear permanentemente el inventario total, de tal forma que al momento de inventario general, las inconsistencias son mnimas. 14. CONTROL DE AVERAS, DETERIOROS, PERDIDAS, VENCIMIENTOS Mensualmente se debe elaborar un acta donde se relacionen las averas del mes ocasionadas por la manipulacin, el almacenamiento y el vencimiento de los medicamentos. Esta relacin debe ser valorada y pasada al krdex, para ser descargada del inventario, previo visto bueno del administrador. 15. EVALUACIN DEL PROCESO DE ALMACENAMIENTO Con el propsito de evaluar el proceso del almacenamiento y su efectiva gestin, es importante tener en cuenta para ello la construccin de indicadores de gestin, de manera que permitan desarrollar un seguimiento a aquellas reas de resultado del proceso. A manera de recomendacin, se relacionan algunos indicadores de gestin para el seguimiento y evaluacin del proceso: ndice de rotacin (IR). Es considerado el principal indicador del proceso y del cual depende la mayora de las decisiones a tomar para garantizar una adecuada gestin de inventarios: Para su clculo se emplea la siguiente ecuacin: IR = Costo productos vendidos (CPV) Valor inventario promedio (VIP)

Donde: CPV = Valor en pesos de la venta del insumo VIP = Valor del inventario promedio del perodo en anlisis. El clculo del ndice de rotacin del inventario debe hacerse tem por tem, es decir, para cada uno de los productos. Edad del inventario (EI). Es un indicador complementario del anterior, su clculo permite conocer el nmero de das que el producto ha permanecido en el almacn y/o farmacia. El dato obtenido, debe ser contrastado con el nmero de das de la poltica del inventario y se calcula as:

EI =

Nmero de das de inventario segn poltica (NDI) ndice de rotacin (IR)

Donde: NDI = Das establecidos para la rotacin del inventario, ejemplo: 15, 30 45 das IR = Valor reportado al calcular el indicador antes relacionado.