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CARRERA:

SISTEMAS CONTABLES
POR: MAYRA MENDOZA CUEVAS

INGENIERA EN GESTIN EMPRESARIAL 8 SEMESTRE

ASESOR DE LA MATERIA:

XOCHILT TAPIA PIEDRA

SAN MARCOS GUERRERO A 08 DE ABRIL DE 2013

INTRODUCCIN Al pasar el tiempo los mtodos de contabilidad fueron manuales (una persona poda hacer todos los registros de su negocio), en la actualidad esto muchas veces ya no es posible, debido a que las empresas de gran tamao manejan demasiada informacin y una sola persona no puede controlarla sin ayuda, es por ello que en respuesta a las exigencias de las empresas de llevar la administracin de las mismas de una forma ms fcil, rpida y eficiente, han surgido un sinfn de sistemas contables-cada uno con caractersticas particulares que se adaptan a las necesidades de los distintos negocios-los cuales se describen en este documento.

SISTEMA CONTABLE 1. Es una herramienta empresarial que permite el registro y control sistemtico de todas las operaciones financieras que se realizan en la empresa. 2. Segn Horngren & Harrison. 1991: Herramienta que mide las actividades del negocio, procesa esa informacin convirtindola en informes y comunica estos hallazgos a los encargados de tomar las decisiones. Como resultado de las dos definiciones anteriormente citadas se puede decir que un sistema contable es un medio de informacin utilizado para conocer cul es la situacin financiera y econmica de una organizacin, para la toma de decisiones por parte de la Direccin. Esta informacin es dirigida a dos tipos de usuarios: 1. Los usuarios internos: Entre ellos estn la Junta Directiva, el Director General y los que l tiene a su cargo (Director Financiero, Director de Ventas, Director de Copras, etc). Estos usuarios utilizan esta informacin para la toma de decisiones y para corregir las desviaciones si es que las hay- respecto de lo presupuestado. 2. Los usuarios externos: Estos usuarios presentan un amplio abanico de intereses y necesidades respecto a la informacin contable, la cual servir para tomar decisiones importantes

respecto a las relaciones de negocios con la entidad. Ejemplo de ellos son las instituciones financieras que prestan dinero a la organizacin (estas necesitan evaluar la solvencia y capacidad de pago de la entidad), los proveedores y clientes locales (analizan la informacin para decidir la condiciones de compra-ventapago), la administracin tributaria. Para la empresa es difcil generar informacin para cada usuario, tanto interno como externo, es por ello que configura la informacin contable comn para todos ellos mediante un sistema contable. TIPOS DE SISTEMAS CONTABLES Dependiendo de las necesidades del usuario final, existen varios tipos de software contable:

Uso personal o domstico y dinmico: Dedicado a los usuarios domsticos que por lo general utilizan el programa contable con plizas contables manuales, y a travs de cuentas de mayor controlan sus cuentas por pagar, en hojas de clculo sus presupuestos administrativos al igual que la conciliacin de contabilidad simple incluye: o Low end: En el low end del mercado de los negocios, las aplicaciones de costos bajos del software contable permiten que se realice la mayora de la contabilidad de los negocios. Frecuentemente los proveedores sirven a un solo mercado nacional, mientras que un gran nmero de proveedores ofrecen soluciones contables separadas en cada mercado nacional, tambin existen excepciones que proveen aplicaciones administrativas contables adaptables a casi todos los pases de un continente, para ello deben cumplir con integrar en sus procesos las Normas internacionales de Contabilidad (NIC) y los Conceptos Generalmente Aceptados de Contabilidad (CGAC). Mercado medio: Cubre un rango amplio de negocios de software que pueden ser capaces de servir a las necesidades de estndares de contabilidad mltiples nacionales que permite la contabilidad en divisas, o no. Su principal caracterstica es que atiende a empresas con necesidades de participar varios usuarios simultneamente, existen aplicativos de software contable con opcin de multiusuarios concurrentes y otros que no la tienen, y con procesos integrados a la contabilidad de la empresa. As mismo existen aplicaciones de software contable, de nivel medio multiusuario que tienen facilidad en la adaptacin de las necesidades de cada empresa, en cambio otros son solo para un tipo de mercado. Uno de los aspectos que las empresas evalan es el grado de dificultad a la hora de las actualizaciones, la facilidad de auto aprendizaje e implementaciones no traumticas. La capacidad de las empresas proveedoras de apoyarlos on-line, pero dndoles un espacio en que prcticamente no requieran de ellos para no tener tecno dependencia.

o High end: Es el ms complejo y costoso software de contabilidad de los negocios, es frecuentemente parte de un extenso juego de software muchas veces conocido como Planificacin de Recursos Empresariales. Mercado vertical: Algunos software para la contabilidad de negocios estn diseados para ciertos negocios especficos. Incluir las caractersticas que son especficas para dicha industria. En algunos casos este se usa en pocas empresas. LAS DOS CARAS DE UN SISTEMA CONTABLE Los sistemas contables eficientes se vuelven un soporte importante para todos los involucrados que usan la informacin que sale de estos. Pero de igual manera por muy buen sistema que tengamos, la importancia de la informacin que ingresemos al sistema contable es vital para que esta informacin sea valiosa (se ingresa basura-sale basura), podramos estar tomando malas decisiones por la informacin errnea que tengamos en nuestras manos. Si tenemos un sistema contable poco eficiente, que sea complicado a la hora de ingresar las transacciones diarias de la compaa, es decir lleve mucho tiempo en realizar una tarea que en la prctica debera de ser lo ms sencillo posible, esto traera grandes consecuencias en el momento de querer entregar la informacin y que esta sea oportuna. Los sistemas de contabilidad se vuelven un buen soporte para las personas que toman las decisiones dentro de la organizacin, pero un mal sistema de contabilidad puede entorpecer este histrica.3 REQUISITOS MNIMOS DE UN SISTEMA CONTABLE Para que un sistema contable sea considerado bueno debe cumplir los requisitos mnimos siguientes: GENERALES Que sea Multi-Empresa. Que sea Multi-usuario o que permita el trabajo a travs de red.
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objetivo y no solo eso, provocara que la

informacin financiera dejara de ser til y se convertira solo en informacin

Que tenga Niveles de seguridad (Administracin y Usuarios). Que se puedan hacer Back-Up (Permitir efectuar respaldos sencillos y veloces). Que pueda integrarse posteriormente con otros mdulos (ejemplos facturacin, Inventarios, Cuentas por pagar y otros). Que haga automticamente la partida de cierra anual. Que todos los reportes se puedan descargar a Excel-Word-PDF. Que se pueda Administrar Mltiples Centros de Costos y Gastos. Que tenga la capacidad para soportar el peso de la informacin contable as como la carga del nmero de transacciones diarias. Compatible con la mayora de las plataformas Windows (ME, 2000, XP, Vista, Windows 7, etc). Contar con material de apoyo para soporte al usuario como manual de uso del sistema contable en lo posible tutoriales animados. PLAN DE CUENTAS Plan de cuentas que tenga tantos niveles como el contador desee. Que permita la creacin, Modificacin o Eliminacin de cuentas. Que puedan consignar las aperturas de centros de costo. Que permita consultar saldos y detalle de una cuenta contable. Que no exista lmite de caracteres al ingresar los conceptos en la partida. Que exista proceso de verificacin de inconsistencias. Que para Imprimir los estados de resultados y balance de comprobacin de aos anteriores tenga la opcin de eliminar la partida de cierre que no la tome en cuenta. Que se pueda ver la concentracin de registros de cada mes. IMPRESIN DE INFORMES Balance General (Mensual y Acumulado). Balance de Comprobacin (Acumulado). Estado de Prdidas y Ganancias (Mensual, Acumulado y comparativos con todos los meses del ao y comparado con el presupuesto anual).

Estado de Resultado por centro de costos. (Mensual, Acumulado y comparativos con todos los meses del ao y comparado con el presupuesto anual). Libro Diario Mayor.1 CARACTERSTICAS DE UN SISTEMA CONTABLE El principal propsito de la informacin contable es que sea de utilidad para la toma de decisiones dentro de la organizacin, pero para que esta logre ese objetivo debe de tener ciertas caractersticas que le den valor, estas son algunas de esas caractersticas: Utilidad: Debe de ser presentada de forma oportuna para que sirva en la toma de decisiones. Confiabilidad: Es importante que los usuarios de la informacin tengan plena confianza en esta y para esto deber de ser verificable. Significacin: Esto mide la capacidad que tiene la informacin contable para representar simblicamente con palabras y cantidades, su estado en diferentes puntos en el tiempo y los resultados de su operacin. Relevancia: La cualidad de seleccionar los elementos de la informacin financiera que mejor permitan al usuario captar el mensaje y operar sobre ella para lograr sus fines particulares. Comparabilidad: La informacin de ser cotejable y confrontable entre dos o ms entidades entre s, permitindose juzgar la evolucin de las entidades econmicas. Oportunidad: La informacin se refiere a que esta llegue a mano del usuario cuando l pueda usarla para tomar decisiones a tiempo para lograr sus fines. El objetivo principal de los sistemas contables es que proporcionen informacin para su anlisis e interpretacin a las siguientes personas: o Los Gerentes: Utilizan la informacin contable para fijar metas, desarrollar planes, establecer presupuestos y evaluar posibilidades inversiones futuras.

o Los Empleados: Usan la informacin contable para negociar pagos y para planificar y recibir beneficios como cuidado de la salud, seguros, vacaciones y pago por jubilacin. o Los Inversionistas y Acreedores: Utilizan la informacin contable para estimar las utilidades de los accionistas determinar las posibilidades de crecimiento de una empresa y para decir si es buen riesgo de crdito antes de invertir o prestar. o Las Autoridades Gubernamentales: Usan la informacin contable para planificar sus flujos de impuestos, para determinar las responsabilidades financieras de los individuos y de las empresas y para asegurar que las cantidades correctas sean pagadas en el momento oportuno al fisco.2 Por lo tanto la importancia de la informacin que genera el sistema contable es vital para la toma de decisiones y que tenga las caractersticas mencionadas (que sea entregada de forma oportuna para que esta sea til, que sea comprensible, que se pueda comprar, etc.) para poder corregir cualquier desviacin que tengamos con respecto a lo presupuestado o respecto a los resultados que los accionistas han previsto ganar.6 POR QU ES NECESARIO QUE LA EMPRESA CUENTE CON UN SISTEMA CONTABLE Optar por adquirir un sistema contable depende de varios factores, como: Crecimiento de la empresa El alto volumen de operaciones que la empresa genera La necesidad de sistematizar las operaciones Que la atencin a los clientes sea ms rpida Necesidad de generar reportes a la gerencia general y atrs instituciones Necesidad de controlar los inventarios de existencias Mejorar el control del efectivo Incremento del personal Etc.5

RAZONES PARA CAMBIAR UN SISTEMA CONTABLE La creciente competencia dentro del mercado requiere que las empresas estn en constante innovacin de sus procesos, no solo claves sino adems, estratgicos y de apoyo, esto con el fin de tener una mejor capacidad de respuesta al entorno cambiante de la organizacin, es decir; el hecho de contar ya con un sistema contable no significa que la informacin que este genera es 100% confiable y que esta sistema contable le ser til durante toda la vida del negocio. El cambiar tu sistema contable depender de muchos factores: Sistematizar las operaciones diarias de la empresa Mejorar la atencin a los cliente Predecir flujos de efectivo. Apoyar a los administradores en la planeacin, organizacin y direccin de los negocios. Tomar decisiones en materia de inversiones y crdito. Evaluar la gestin de los administradores del ente econmico. Ejercer control sobre las operaciones del ente econmico. Fundamentar la determinacin de cargas tributarias, precios y tarifas. Ayudar a la conformacin de la informacin estadstica nacional.4

SISTEMA CONTABLE ADECUADO PARA COSTPIG Yo como empresario debo contar con un sistema que me ayude a obtener la informacin que necesite, en el momento en que la solicite para poder tener una base ms slida en el proceso de la toma de decisiones, es por ello, que el sistema contable que considero como el ms adecuado es Niif Unionpyme easy de Distribucin gratuita. El Software contable NIIF Unionpyme easy de DG es: FUNCIONAL (la puedes usar en tus actividades diarias y crear las Empresas que requieras). Incluye los mdulos de Sistemas, Administracin, Bancos, Compras, ventas (emitir e imprimir tus facturas), Cuentas por pagar y Cobrar, Expedientes y Contabilidad integrada (Puedes tener Estados de resultados, Balance de Comprobacin, Mayores, Diarios). El Software contable gratuito unionpyme easy niff se te entrega con Licencia LEGAL de uso de por vida gratis (nico requisito: cada 3 meses descargar la actualizacin, pero se te garantiza que no perders tus datos anteriores en este proceso). Recibes manual gratis (pdf) Tutoriales animados gratuitos (Flash) y asistente interno de implementacin gratis (Te guiara paso a paso) 8 das de soporte gratuito (solo usuarios registrados) por mail, foro y suite de soporte con ticket. Capacitacin en seminarios con el 50% de beca (sala virtual, inician cada 15 das). Garanta de las funciones del programa administrativo contable gratis versin DG con Normas Internacionales de Informacin Financiera o NIIF (ilimitada). Todo lo necesario para poder Emprender sin necesidad de usar software contable limitados o ilegales y el apoyo para incrementar tu productividad.7 Ventajas del Software contable NIIF Unionpyme easy de DG:

A diferencia de la mayora de los programas dedicados a estas funciones, este software posee una interface amigable. Lo que hace que su uso y navegacin sea muy fcil e intuitivo. Es un sistema completamente integrado. Entrega la posibilidad de que manejes todos los procesos de tu empresa con un solo clic. Tendrs los libros auxiliares al da, Kardex de inventarios, saldos por bodegas, cuentas por cobrar, estado de cuenta del cliente o proveedor, diarios contables automticos sin procesos posteriores, registros en mayores, balance general, estado de resultados, todo en uno mismo programa. Te permite crear contabilidades sin lmites. Lo que genera la posibilidad de llevar la contabilidad de varias empresas en el mismo computador y de manera ordenada. Posibilita la impresin de comprobantes de egresos y emisin de cheques en un slo paso. Ayuda con las retenciones del IVA y de la fuente, ya que las provisiona automticamente. Permite vender y comprar con 1 o varias formas de pago, pudiendo establecer las fechas y montos segn requerimientos del emprendedor. Se encarga de todos los detalles. Al momento de aplicar devoluciones a los clientes, permite elaborar la nota de crdito y aplicarla de manera sencilla y confiable. Incluye el proceso de la produccin y control de costos por medio de recetas de implosin o explosin de artculo. tiene la capacidad de facilitar el desarrollo de proformas a los clientes de manera eficiente y sencilla. Con slo un par de clic, el proceso est aprobado y registrado. Todo sin afectar los inventarios de tu negocio. Entrega toda la informacin que necesites sobre proveedores, en un detallado informe que incluye grficos en 2 o 3 dimensiones (segn tu eleccin). La funcin de conteo que trae el software de contabilidad permite realizar un conteo fsico por cada grupo y subgrupo o marca de productos.
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Despliega un manejo integrado de la informacin. Cuenta con una herramienta que entrega el detalle del pago realizado por cada cliente, indicando tipo de transaccin (en cheque, en efectivo o en tarjeta de crdito), adems de incluir los datos de estos documentos. Despliega una ayuda en pantalla que te gua en los procesos, facilitando tus tareas. Es totalmente gratis y sus actualizaciones tambin estn disponibles sin costo en la web. Uso libre de todas las funciones y reportes que el mismo tiene, sin lmites de registros, veces de accesos o alguna restriccin de tareas.9 Es por estas ventajas que considero que este software es el adecuado para el manejo de mi negocio, principalmente porque es un sistema integrado, sin lmites de registros, veces de accesos o alguna restriccin de tareas, permite vender y comprar con 1 o varias formas de pago, posibilita la impresin de comprobantes de egresos y emisin de cheques en un slo paso y, por ltimo es gratuito y se actualiza sin costo. Considero que este sistema contable es el ms adecuado para la empresa porque me permite crear distintos documentos simultneamente, tener un catlogo de proveedores, mercanca disponible y me muestra qu clientes an siguen pendientes de pago o que ya estn saldados, otro punto considerado importante para m es que el sistema no necesita tener acceso a la red para operar y en una situacin en que se caiga la red no me afectar en mis operaciones con el sistema, la nica excepcin es que debo actualizarlo y para ello debo ingresar a la red. Tomo adems como ventaja el que mi informacin queda guardada en los equipos y no en la nube, con la desventaja de que al permanecer en mi equipo, sea que ste se avere, pero al no tenerlo en la red el riesgo de que accedan a la informacin de la empresa a travs de la red es nulo.

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CONCLUSIN Es importante tener un sistema contable que genere informacin analtica para la toma de decisiones y en especial para poder determinar en qu rea de servicios se est perdiendo y as poder corregir esta desviacin de los resultados. 8 Es por ello que un sistema contable no solamente es un activo intangible, si no que se vuelve un activo necesario dentro de la organizacin y, por tal razn un sistema contable que es eficiente se convierte en un soporte necesario e importante para todas las personas involucradas dentro de la Organizacin.5

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BIBLIOGRAFA 1. http://mejorsistemacontable.wordpress.com/2010/10/21/sistema-contable/ 2. http://mejorsistemacontable.wordpress.com/2010/11/03/la-importancia-dela-informacion-que-generan-el-sistema-contable/ 3. http://mejorsistemacontable.wordpress.com/2010/11/04/las-dos-caras-quepueden-tener-los-sistemas-contables-en-nuestra-organizacion/ 4. http://mejorsistemacontable.wordpress.com/2010/11/07/el-criterio-de-costobeneficio-de-cambiar-el-sistema-contable/ 5. http://mejorsistemacontable.wordpress.com/2010/11/15/porque-necesito-unsistema-contable-para-mi-empresa-u-organizacion/ 6. http://mejorsistemacontable.wordpress.com/2010/11/25/cuales-son-lasbondades-de-tener-un-buen-sistema-contable-2/ 7. http://mejorsistemacontable.wordpress.com/2010/12/08/cual-es-laimportancia-que-el-sistema-contable-genere-informacion-por-centro-decostos/ 8. http://unionpyme.com/index.php/blog/unionpyme/noticiaseventos/item/articulo-en-la-revista 9. http://unionpyme.com/index.php/software-contable-niif-unionpyme-easygratis/version-gratuita

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