UNIVERSIDAD NACIONAL DE SAN AGUSTIN DE AREQUIPA

MAESTRA EN CIENCIAS CONTABLES Y FINANCIERAS

MENCION EN AUDITORIA Y GESTION TRIBUTARIA

CURSO: AUDITORIA DE GESTION

DOCENTE: DR. MARIO OSWALDO SILES NEYRA

TRABAJO: PROCESO DE AUDITORIA DE GESTION EN EL AREA DE LOGISTICA DE UNA EMPRESA COMERCIAL

MAESTRISTAS: OLIVARES YAGUA ERIKA MARITA ARAPA CHAVEZ MARIA HARLINDA HIRACHE SOTO RICHARD ARROYO ARROYO PABLO ANGEL

AREQUIPA 06 DE ABRIL DEL 2013

INDICE
1. CONOCIMIENTOS PREVIOS 2. RESEA HISTORICA DE LA LOGISTICA 3. CONCEPTO DE LOGISTICA 4. IMPORTANCIA DE LA LOGSTICA 5. CLASIFICACION DE LA LOGISTICA 6. BENEFICIOS DE LA LOGISTICA 7. RETOS LOGISTICOS 8. ERRORES MAS FECUENTES EN LA LOGISTICA 9. INTRODUCCION A LA AUDITORIA DE GESTION EN EL AREA DE LOGISTICA 10. LA AUDITORIA LOGISTICA 11. POR QUE ES NECESARIO LA AUDITORIA DE GESTION EN EL AREA DE LOGISTICA? 12. AREAS A AUDITAR EN LA GESTION DEL AREA DE LOGISTICA 13. LA ADMINISTRACION LOGISTICA 14. DEPARTAMENTO DE LOGISTICA DE LA EMPRESA 15. FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE LOGISTICA 16. SISTEMA DE INFORMACION GERENCIAL 17. PROGRAMA DE AUDITORIA OPERATIVA DEPARTAMENTO DE LOGISTICA 18. BIBLIOGRAFIA 19. WEBGRAFIA

PROCESO DE AUDITORIA DE GESTION EN EL AREA DE LOGISTICA DE UNA EMPRESA COMERCIAL

INTRODUCCIN

1.-

CONOCIMIENTOS PREVIOS A partir de la segunda guerra mundial irrumpi en el campo de las ciencias militares, un nuevo trmino, la logstica que corresponde a un concepto amplio y complejo , con el cual sea venido a completar el arte de la guerra hasta entones estructurado en dos (2) grandes y nicas ramas : la estrategia y la tcnica. Esta nueva tercera rama del arte militar , que es logstica , a adquirido , en poco tiempo , una destacada importancia como ciencia indispensable, tanto para el ejercicio del mando, sobre todos los niveles superiores como la eficaz conduccin de la operaciones. De que los estudios, investigaciones y anlisis sobre temas logsticos cuando hayan alcanzado el primer plano d la preparacin intelectual administrativa, y/o organizacional para los rganos estructurales para un empresa. A los largo de los ltimos 20 aos los conocimientos sobre

constituciones logsticas han experimentado un enorme desarrollo que a dado un formulacin de toda un teora logstica, comnmente aceptada por toda las organizaciones empresariales. Esta teora general sobre la logstica como ciencia y su particular aplicacin asa el desarrollo operacional de los diversos rganos estructurales de la empresa como un sistema nico interactivo, es lo que se pretende desarrollar en la presente obra. As como la

adaptacin de los principios, postulados , reglas, normas, procesos tcnicos que informan tal teora , consecuencia la formulacin de la los cuales daran como DOCTRINA LOGISTICA

correspondiente, indicando que esta labor de formular dicha DOCTRINA, cae fuera de las posibilidades de un trabajo abstracto y general como podra ser este, aparte de que tal cumplimiento le corresponde y no podra ser realizada, ms que por los superiores, ejecutivos, directores etc. ; encargados responsables de la conduccin de una empresa. De lo que se exponga a continuacin, no puede ser completado de carcter doctrinal en ningn aspecto, es conveniente que se utilice como fuente de depurados conocimientos cientficos, aptos para ser utilizados en la creacin de doctrinas logsticas como de su aplicacin prctica y ejecutiva de tales doctrinas.

2.-

RESEA HISTORICA DE LA LOGISTICA: El concepto que ah se encierra en la palabra logstica, estn antiguo como la misma sociedad, las mismas historias, aunque para expresar no se halla empleado es te vocablo hasta poca muy reciente.

Partiendo de las primeras manifestaciones de poder satisfacen necesidades el hombre en todo momento, de alguna manera ha previsto la satisfaccin de dichas necesidades.

Partiendo de las primeras manifestaciones de guerra en la historia para que en su principio la guerra estaba limitado a espordicos

choques entre tribus, o sea que solo exista la tctica. Aos mstarde la repeticin de estos choques y la aplicacin de la astucia a su desarrollo y combinacin hacen surgir a la Estratagema, que da lugar a la Estrategia, cuando las guerras se complican y aparece la necesidad de atender al sostenimiento de los guerreros, ilaciones, etc.; proporcionndoles, armas, alimentos, vestimenta, medicinas y organizando la forma cono obtenerlos, cono almacenarlos mantenerlos y distribuirlos, nace LA LOGSTICA, dentro del periodo clsico de la historia.

Quizs

la primera vez en la historia del arte militar aparece

formalmente la palabra logstica fue en el famoso trato del barn de JOMINI PRICIS DE L ART DE LA GUERRA (1836), el cual esta general suizo al servicio de Napolen se refiere a la la logstica como la accin conducente a la preparacin y sostenimiento de las campanas; concepto excesivamente amplio, pero nos proporciona un primera idea sobre la logstica como ciencia de preparacin para el desarrollo de campaas militares, ( probiene4s todos los medios necesarios).

El mismo Jomini indica que, deriva el vocablo logstica, de las obligaciones del Mayor General des logis encargado de organizar los acontecimientos y campamentos de las tropas. En este sentido la etimologa sera de origen Francs como derivacin de la palabraLOGER (habitar, alojar),

Se ha dado por otros autores una diferente derivacin etimolgica a la palabra logstica hacindola provenir de la expresin griega

logisti-kos, trasformada posteriormente

de la lengua latina

logsticas que significa aptitud para el clculo. Esta segunda raz, etimolgica ha dado lugar al empleo de trmino logstica para indicar otra ciencia totalmente a la logstica militar y que trata de la Moderna Lgica Matemtica Basada en sistemas de clculo combinatorio.

Los tratadistas militares clsicos posteriores a Jomini aceptan la palabra logstica de un sentido militar y a finales del ciclo XIX es empleada como la Ciencia que tiene por objeto dictar reglas segn las cuales se a de VIVIR, marchar, y repasar a los ejrcitos en campaa en las mejores condiciones de orden y seguridad.

En el siglo XX se produce la trasformacin en la logstica Intuitiva en Logstica tcnica, y ello debido al fenmeno histrico que se conoce con el nombre de revolucin Industrial. La introduccin del maquinismo en el desarrollo industrial. La introduccin del maquinismo en el desarrollo industrial, se traduce en una rpida y progresiva multiplicaciones: mas insumos, mas abastecimientos, mas personal mas transporte, o sea: mayor masa y mayor velocidad.

La logstica deja de ser domestica y se transforma en certifica; por ejemplo podemos demostrar en el aspecto matriz naval es la transformacin ms espectacular de la vela al vapor. En la primera Guerrea Mundial es en donde se consagra esta transformacin y al final de ellas aparece las primeras teoras logsticas de aplicacin en las organizaciones industriales, como castrenses.

En plena segunda Guerra Mundial cuando el vocablo logstica en su adopcin, irrumpe vigorosamente en su nomenclatura; as, como las teoras creadas para teniente Coronel de la infantera de marina norteamericana Cyrus G. Thorpe , quien en el ao 1917su famoso libro logstica pura La ciencia para la preparacin para la guerra, esta obra considerada como fundamental en el campo de los principios de la logstica moderna fue durante aos ignorados, hasta que en 1945 se encontraron algunos ejemplares arrinconados en la biblioteca de la Escuela de Guerra Naval de los Estados Unidos; ha sido al Almirante Henry E. Eccles (U:S. Navy), quien recogi las ideas contenidas en el libro de Thorpe, es el que a sentado las bases conceptuales de la lgica.

Actualmente son muchos los especialistas que en todos los pases del mundo han producido y producen obras que enriquecen el ya considerable acerbo cientfico sobre el que se orientan los conocimientos generales y particulares de esta moderna ciencia que tienen hoy en da una aplicacin grandiosa en la consecuencia de los objetivos de una empresa.

Otra de las Reseas histricas nos manifiesta Francoiskolb que; la enciclopedia Larouse indica efectivamente que este trmino Designo en Francia, en los siglos XVIII y XIX la ciencia del Racionamiento y del clculo aplicada a la tcnica militar y, sobre todo a la elaboracin de planes adoptados para mover y avituallar los ejrcitos, a la eleccin del terreno, de las plazas, fuentes, manantiales, etc., y que despus de su desaparicin del vocabulario militar Francs, el

trmino volvi; a fines de la segunda Guerra mundial, por mediacin del vocablo Anglosajn logstica.

De la misma manera la logstica Industrial Comercial ha hecho su aparicin en Francia a travs de las excreciones anglosajonas Bussines logstica o Industrial logstica procedentes del otro lado del Atlntico, donde han sido objeto de una enseanza muy desarrollada.

Estas expresiones no han planteado ningn problema de trminos Marketing y Management. En cambio es menor seguro que el sentido actual del trmino logstica sea siempre bien aprendido. Efectivamente se emplea a veces el conjunto de procesos tcnicos para poder proveer las necesidades, obtenerlas, almacenarlas, distribuirlas; controlan todos los bienes o servicios que una organizacin requiere para que pueda operar. Actualmente la puesta en marcha de los medios de previsin, obtencin, almacenamiento distribucin y controles constituyen el Sistema logstico.

3.

CONCEPTO DE LA LOGISTICA: Los conceptos o las definiciones son muy variados y contradictorios, por ejemplo si mencionamos la obra que edit el almirante Eccles Naval Logsticas expone hasta treinta y dos definiciones diferentes. Recogiendo el ms significativo de ellas, bastara hacer referencias para poder formular una definicin sobre la cual podemos tener una base consistente del concepto logstica; dice as:

La Estrategia y la tctica proporcionan el esquema para la conduccin de las operaciones militares, la logstica PROPORCIONA LOS MEDIOS para ello, como esta definicin a hecho por torpe seala el fin u objetivo de la logstica: conduccin metdica de actividades de todos los rdenes que tengan por objetivo prever y satisfacer las necesidades. Acorde con el anterior definicin que Deseen.

El Instituto Naval de Guerra Portugus propone: logstica de la conduccin Racional de la cadena de actividades que tratan de la provisin, produccin y aprovisionamiento de medios a la fuerzas para que estas puedan cumplir sus misiones y tareas. Por su parte el Almirante Eccles, mxima autoridad en temas logsticos de la Marina Americana, propone lo siguiente: logstica consiste en la previsin de medios fsicos mediante los cuales las fuerzas organizadas ejercen el poder, As mismo el Centro Superior de la Defensa Nacional de Espaa define la logstica diciendo que es: El conjunto de previsiones, clculos y actividades de los servicios que tiene por objeto proporcionar a la fuerzas armadas todos los medios combate y de vida desecaras para el cumplimiento de su misin en los lugares y momentos fijados por el Mando.

Como se manifest existen muchos conceptos al menos recogidos los conceptos bsicos de la fuente de donde proviene o se plasma la logstica. La logstica hoy en da abarca todo los mtodos de organizacin y de gestin aplicados aya solucin global de los problemas interdependientes que plantean el diseo o el control de los sistemas de aprovechamiento produccin y distribucin a fin

satisfacen las necesidades de una organizacin, proporcionando los medios (bienes, servicios) destinados al apoyo operacional de los rganos estructurales de una Empresa.

a)

Conclusiones

conceptos diseados

Partiendo de la definicin de torpe y la Eccles y otros consagrados tratadistas podemos llegar ala siguiente definicin general e logstica: Logstica y la parte de la administracin que tiene por objetivo PROPORCIONAR a las organizaciones de MDIOS necesarios para satisfacer adecuadamente las necesidades de bienes y de servicios expuestos por cada uno de los rganos estructurales de la organizacin

Esta definicin tiende a establecer, ante tanto, la misin o fin de la logstica: proporcionar los medios (bienes, servicios) a los rganos estructurales, de una organizacin. Para hacer ms completa esta definicin es muy conveniente aclarar ciertos trminos que en ella estn incluidos.

LOS MEDIOS: Sobre los que actan la logstica son aquellos que se necesitan para poder apoyar operacional mente los rganos estructurales de una empresa, pudindose agrupar, en tres categoras bsicamente:

-Medios humanos (personal) -Medios fsicos (materiales) -Medios orgnicos (servicios) El comprende y el entender precisamente estos mdicos han de satisfacer ADECUADAMENTE las necesidades de los diversos rganos estructurales de la empresa, es decir que han de tenerse estos mdicos en el momento oportuno en el lugar preciso; en la CANTIDAD JUSTA y con la CALIDAD APROPIADA.

Por lo tanto echas estas anotaciones la logstica quedara definida como: la logstica es la parte del arte de la administracin que tiene por objeto proporcionar ala organizacin los mdicos de personal, material y de servicios necesarios para satisfacer en cantidad, calidad, momento y lugar, las necesidades expuestos por los rganos estructurales de una empresa.

4. IMPORTANCIA DE LA LOGSTICA Si la Pequea y Mediana Empresa quiere estar integrada al comercio exterior, participar del mercado global y utilizar medios de venta electrnicos, necesariamente deber desarrollar e incorporar habilidad para operar y gestionar la logstica de sus negocios.

Aunque parezca un trmino vinculado a la modernidad, la logstica es una actividad antigua, que tiene sus orgenes en el campo militar. En ese mbito, esta herramienta se desarroll para abastecer y avituallar a las tropas con los recursos y pertrechos necesarios para afrontar las largas jornadas en medio de la guerra.

Con la culminacin de la II Guerra Mundial y el papel determinante jugado por la logstica quedan preparadas todas las condiciones para que se produzca el salto de la logstica militar a la empresarial, es lo que antes se conoca como distribucin, donde ha experimentado su mayor desarrollo.

Si consideramos que la apertura comercial es la base de la estrategia de desarrollo de muchos pases, debe existir una preocupacin de quienes inciden en las decisiones del sistema econmico y poltico, para que se generen las condiciones empresariales y de infraestructura adecuadas. Actualmente, las principales falencias en logstica, presentes en las empresas, se encuentran en el cmo se gestiona, lo que tiene que ver con cmo miran la empresa los gestores de las mismas. Es preciso cambiar la mirada verticalista hacia una mirada de proceso.

Sin embargo, esto se solucionar en la medida que las empresas sean capaces de entender que hoy el xito tiene mucho que ver con el nfasis que pongamos en la logstica.

Ya que hay consenso en que la va para alcanzar el desarrollo, es la incursin en el exterior, debemos tener en cuenta que, la actividad exportadora ser exitosa en la medida que las empresas logren centrar parte de sus ventajas competitivas en torno a su capacidad de gestin y operacin logstica.

Hoy en da, la Logstica interviene en casi todas las etapas del ciclo de vida de los productos, y la Poltica Logstica es una gran preocupacin de las grandes direcciones de la Empresa: Direccin de Compras, Direccin de la Produccin, Direccin Comercial La actividad del encargado de logstica est encaminada a tomar las buenas decisiones relativas a los medios utilizados en un universo de exigencias muy complejas, que abarcan las exigencias humanas, fsicas, geogrficas y medioambientales... El encargado de logstica procura simplificar y mejorar permanentemente los procesos de aprovisionamiento, de produccin y de distribucin con el fin de reducir los costes o el plazo de entrega para el cliente.

De una fase anterior a una fase posterior, la Cadena Logstica ha sido en adelante elevada al rango de un proceso fundamental, estratgico para la empresa. Se ha convertido en algo tan importante como el otro gran proceso de la empresa orientado al Cliente, que es el Proceso de Diseo, que permite poner a punto las ofertas de productos en funcin de las informaciones sobre la demanda del mercado.

Al mismo tiempo, la Logstica se ha convertido en una rama de industria y de servicios por entero, que emplea a cerca de 900 000 personas en Francia y 6,5 millones en la Unin Europea. En efecto, en

muchos casos, las etapas del proceso logstico son externalizadas, confiadas a empresas especializadas en las numerosas actividades requeridas. La Logstica del 3er milenio est caracterizada, por lo tanto por una profesionalizacin mayor y cooperaciones mltiples, bajo fuertes exigencias de tiempo y de calidad, entre muy numerosos actores con competencias variadas dentro de un entorno cada vez ms complejo. Es as como los prestatarios logsticos integradores tienen un crecimiento anual del 10 al 12 % desde hace 5 aos.

5. CLASIFICACION DE LA LOGISTICA: Como toda ciencia la logstica admite diversas clasificaciones segn el punto de vista que se adopte para su estudio: a) por su naturaleza de su contenido: La logstica pura o terica. Consiste en una investigacin cientfica un carcter especulativo y abstracto. La logstica aplicada. Consiste en la aplicacin de los principios de la logstica pura a la solucin de los problemas logsticos concretos. de las teoras, principios o leyes que han de regir la actividad logstica. Tiene

b) dentro de la logstica aplicada Segn el nivel de decisin en que se plantean los problemas logsticos, distinguimos: La logstica del alto nivel :

Estudia y contempla los problemas logsticos que se plantean en escaln ms alto de la organizacin, los cuales estn ligados a los objetivos organizacin. La logstica operativa : Estudia y contempla los problemas logsticos que se presentan en el desarrollo de las diversas actividades en cada uno de los procesos y procedimientos tpicos de las funciones de una empresa. c) Dentro de logstica operativa: Tiene una base comn muy amplia pero se diferencia en cada una de sus gestiones derivadas de sus caractersticas particulares y del medio en que se desenvuelven y operan, teniendo de esta manera un apoyo logstico de: a) b) c) determinacin de necesidades. Obtencin y/o aprovisionamiento externo. Preservacin y utilizacin. que definen la marcha de la

Considerados que cada uno de los procesos que se mencionan es susceptible de estudiarse por separado. d) por su funcin objetiva: Divididos en la logstica general en: La logstica de PRODUCCIN trata de planteamientos

relativos a la OBTENCIN de los medios lingsticos. La logstica de CONSUMO se ocupa de la distribucin de los medios de acuerdo con las necesidades. 6. BENEFICIOS DE LA LOGISTICA

 Incrementar la competitividad. Cumplir con los requerimientos del mercado. Agilizar las actividades de compra del producto terminado. Planificar estratgicamente para evitar situaciones inesperadas. Optimizar los costos, tanto para los proveedores como para los clientes. Planificar de forma eficaz las actividades internas y externas de la empresa 7. RETOS LOGISTICOS Precisamente la logstica tiene como misin colocar los productos siguiendo los parmetros adecuados de calidad y cantidad, con el objeto de evitar la escasez. Sin embargo, el problema se presenta cuando se introducen en el mercado recursos en abundancia. La idea es compensar este error con la mxima economa posible. Se deben evitar procesos complicados a la hora de producir y distribuir el producto, la simplicidad en el planeamiento de acciones logsticas es lo ideal. Asimismo, el sistema logstico debe ser capaz de adaptarse a diferentes circunstancias, a situaciones cambiantes, de all a que requiera de flexibilidad. Tambin debe coordinar adecuadamente las mltiples y diversas acciones que la integran, con el objeto de satisfacer las exigencias del mercado de forma inmediata. La logstica funciona como un ciclo, en el cual el productor, distribuidor y cliente final conforman un engranaje indestructible. Si alguno de ellos falta, el flujo logstico se rompe. Precisamente esto es lo que debemos evitar. 8. ERRORES MS FRECUENTES EN LOGSTICA Bien predica Bill Gates: Si los aos 80 fueron tiempos de calidad y los 90 fueron tiempos de reingeniera, el 2000 ser tiempo de velocidad. La

apuesta por la velocidad de nuestros tiempos recae en gran proporcin en las medidas que se adopten en el rea de logstica de las organizaciones, por ende en ningn campo la premisa de que el tiempo vale oro tiene tanto significado como en logstica, dado de que un error de ltimo minuto puede costar cientos de millones. En el devenir de la funcin logstica existen una serie de errores comunes, los cuales atentan contra el objetivo de tener las mercancas en el sitio justo y al menor tiempo posible. La revista de logstica se ha puesto en la tarea de describir los 10 errores ms frecuentes en logstica, sus causas y las alternativas para eludirlos o mitigarlos. 1. No informar a tiempo al operador logstico que el despacho de la mercanca negligencia lleg de al puerto: esto ocurre, generalmente, y genera por como los funcionarios encargados

consecuencia demoras en la operacin e incremento en los costos. La capacitacin y seleccin del personal adecuado se convierte en un tema fundamental para evitar este problema. 2. No realizar la revisin previa a los documentos de rigor, por parte de las sociedades de intermediacin aduanera: hay casos en los cuales estas sociedades no revisan con antelacin que la factura comercial tenga los Incoterms (conjunto de reglas internacionales regidas por la Cmara de Comercio Internacional que determinan el alcance de las clusulas comerciales incluidas en el contrato de compraventa internacional), o incluso dejan de prestarle atencin a las descripciones mnimas sin las cuales no es posible nacionalizar las mercancas que se importan del exterior. El manejo adecuado de los trmites y la documentacin es uno de los elementos fundamentales en el buen desarrollo de un proceso

logstico, y su descuido una de las causas ms comunes de prdida de tiempo y dinero. 3. Enviar las mercancas a otros destinos: esto suele ocurrir por negligencia de los agentes de carga, los cuales procesan erradamente la gua o BL (documento por el cual son transportadas las mercancas). En esos casos, aunque las navieras siempre saben en dnde se encuentra el cargamento, es preciso devolverlo a su destino original en el mismo medio de transporte por el cual fueron enviadas, lo cual resulta engorroso y muy costoso. De ah que sea necesario siempre estar atento al diligenciamiento de la BL. 4. Las demoras del contenedor en el puerto: por varias razones que incluyen la negligencia de los funcionarios, las demoras de los permisos que da el gobierno para el transporte de las mercancas especiales, la congestin en los puertos y la insuficiencia de la infraestructura portuaria, muchas empresas importadoras deben pagar un multa de 100 dlares por da y por cada contenedor a las empresas navieras que los alquilan, cuando estos contenedores de mercanca superan los 10 das que deben permanecer, a ms tardar, en el puerto. En este punto tambin hay que tener en cuenta que uno de los trmites ms molestos para las empresas es la devolucin del contenedor al puerto, sobre todo cuando se trata de distancias considerables como de Buenaventura o Santa Marta a Bogot, por ejemplo, en donde adems hay que prever los inconvenientes del transporte terrestre del container. 5. El incumplimiento de los transportadores: es usual que los transportadores no cumplan con la hora pactada de retiro de la mercanca. Un manejo apropiado del tem de transporte, lo que se traduce como una buena seleccin de contratistas o la eleccin de un

eficiente jefe de transporte, es fundamental para que los costos no aumenten y el proceso logstico cumpla con su propsito de eficiencia. 6. Almacenamiento: en las temporadas en las cuales hay un altsimo movimiento de mercancas (abril y octubre, noviembre y diciembre) es usual que las bodegas se llenen tanto que las empresas se ven obligadas a almacenarlas en los corredores. Siempre es necesario tener un outsourcing de bodegaje como as bajo la manga para evitar congestiones que afecten el proceso. En este sentido, si se trata de perecederos, es muy importante tener identificados y reservados los cuartos fros extra ms apropiados para el respectivo producto. 7. El robo de mercancas en las bodegas de almacenamiento: la seguridad es siempre un tema crtico en trminos de logstica. Por eso, es preciso siempre invertir mucho dinero y tiempo en seguridad externa e interna (esto incluye los procesos de seleccin del recurso humano). Los controles sorpresa y el adecuado manejo de personal son soluciones preventivas para evitar que la seguridad se convierta en un problema. 8. La inexactitud de los inventarios de la mercanca almacenada: en este punto, a la hora de corroborar los inventarios es comn que haya alguna inconsistencia entre el sistema y la mercanca fsica. En estos casos es preciso siempre revisar qu sucedi, pues es comn que haya omisiones en los procedimientos de las organizaciones y suele suceder que algn funcionario haya dado la orden de salida de la mercanca y no lo haya registrado. 9. El almacenamiento de material inservible: es muy comn que las empresas almacenen material en desuso (maquinas daadas, repuestos, etc.), lo cual hace incluso menor la capacidad de las bodegas afectando el almacenamiento. Muchos de esos elementos

pueden ser vendidos como chatarra generando algn ingreso, pero lo mejor es la prevencin: un buen administrador de bodega lograr evitar que sta se congestione y afecte los intereses del proceso logstico. 10. La falta de planeacin: desafortunadamente, este suele ser un comn denominador en las empresas importadoras y exportadoras, las cuales esperan que el operador logstico solucione a ltima hora los errores que pueden haber sido cometidos durante el proceso. El operador logstico est obligado entonces a estar actualizado y capacitado para resolver estas necesidades de sus clientes. Adems, en ltimas las grandes soluciones son preventivas y no operativas. Con una excelente previsin de errores sobre el proceso se est garantizando que cualquier punto dbil que ste tenga sea cubierto de la mejor forma.

9. INTRODUCCION A LA AUDITORIA DE GESTION EN EL AREA DE LOGISTICA El espacio y el tiempo separan a una empresa de sus clientes. Ambas consideraciones espacio y tiempo estn claramente relacionadas. La gestin logstica debe considerar los efectos de una decisin que afecte a una y que influya en la actuacin de la otra. Sin una planificacin efectiva o acertada y un sistema de control, la eficacia del negocio disminuye en su plenitud de potencial de desarrollo. Cuando se desarrolla una auditoria logstica, la misma comprende el denominado ambiente externo y el ambiente interno. El primero de ellos es observar la empresa desde una perspectiva cliente comprendiendo la estructura competitiva, el funcionamiento de los canales de marketing utilizados, la tecnologa de la distribucin y la

satisfaccin final del cliente tanto con nuestra empresa como con la competencia. La auditora interna comprende aquellos aspectos del sistema de la empresa que determinan la forma en que ella opera: la gama y caracterstica de los productos y servicios, los costos del sistema, el funcionamiento del sistema de produccin, de distribucin y de almacenaje y los recursos disponibles desde la perspectiva de la optimizacin de su utilizacin. 10. LA AUDITORIA LOGISTICA La auditoria tiene como propsito entregar un mensaje acerca del estado actual de una Organizacin en los aspectos de la logstica y de su dedicacin al mejoramiento de la gestin. La auditoria examina todos los aspectos de la gestin logstica, y permite al mismo tiempo que se extraiga informacin sobre los procedimientos y las propias condiciones de trabajo. Trabaja sobre los aspectos de eficiencia en el uso de los recursos, identifica aquellas reas y procesos que pueden mejorarse y promueve la participacin del personal involucrado. La auditoria logstica se concentra en los factores que influyen en la cantidad, la oportunidad y la calidad. Permite reconocer las fortalezas y debilidades de la cadena logstica, fijando objetivos razonables y delineando estrategias razonables con objetivos alcanzables de hacia dnde y de qu manera avanzar. Se trata de conocer si los objetivos estratgicos logsticos son consistentes con los de la empresa, los de marketing y de produccin: tambin determinan la realidad de la performance de la empresa con respecto a los requerimientos de los consumidores, los propios y las expectativas de los proveedores.

Una buena auditoria logstica descubre cul es el verdadero costo total de la funcin logstica, permitiendo establecer comparaciones de los mismos con otras empresas similares o segmentos del mercado.

11. POR QUE ES NECESARIO LA AUDITORIA DE GESTION EN ELAREA LOGISTICA? El propsito de un sistema logstico es el de trasladar las materias primas y los componentes hacia el proceso de fabricacin para despus trasladar los productos terminados hacia el consumidor final con un costo mnimo, consecuente con la prestacin del servicio deseado.. Muchas veces ese sistema posee debilidades y emite seales que deberan ser interpretadas correctamente y a tiempo. Dentro de esas seales se encuentran: un dbil servicio al cliente, objetivos de marketing que no son cumplidos, cambios en el posicionamiento de la competencia, la presencia de inventarios excesivos, el disparo de los costos, la infra utilizacin de los recursos, duplicacin de actividades, entre otros. Los sistemas y procesos que utilizamos puede que sean los ms eficientes o ms efectivos, porque hasta ahora han realizado el trabajo. Sin embargo, es realmente adecuado?, nos est dando los resultados esperados?, esos resultados podran ser mejores?. Entonces, las preguntas que es necesario realizarse son: En nuestra empresa se est haciendo auditoria logstica?, qu empresas que conocemos la estn efectuando? Podemos afirmar que en nuestra empresa se aplica la logstica integral y que ella es correcta para nuestra posicin en el mercado?.

Todos comprendemos y compartimos cuando nos dicen auditora contable, impositiva, auditoria de calidad, sin embargo, el concepto de auditora logstica parece resultar borroso, sin embargo es clave para la mejora continua y para el desarrollo de la empresa. En general, la Auditoria Logstica puede ser considerada como emergente y se la desconoce o no se la aplica a pesar del gran potencial estratgico que conlleva. 12. AREAS A AUDITAR EN LA GESTION DEL AREA DE LOGISTICA REA DE COMPRAS Se ocupa del proceso de adquisicin de productos que pueden ser materias primas, materiales, partes, piezas, etc. El abastecimiento es la funcin logstica que proporciona a las areas de la empresa, de los insumos, repuestos y materiales necesarios para el cumplimiento de su misin y/o comercializadora. Compras es el proceso de adquisicin de insumos, repuestos y materiales en la cantidad necesaria, a la calidad adecuada y al precio conveniente, puestos a disposicin de operaciones en el lugar y momento requerido. Objetivos de Gestin de Compras Continuidad del abastecimiento Negociar precios convenientes Asegurar la cantidad y calidad adecuada de los suministros Definir el nivel de inventario, evitando rotura de stock y mermas por obsolescencia, deterior, duplicidad

Estudiar nuevos insumos y fuentes alternativas de suministro en funcin a nuevos procesos productivos Mantener costos de adquisicin y mantenimiento de stocks a niveles adecuados acorde a la estructura de operacin.

REA DE ALMACENAMIENTO La gestin de almacenes se define como el proceso de la funcin logstica que trata la recepcin, almacenamiento y movimiento dentro de un mismo almacn hasta el punto de consumo de cualquier material materias primas, semielaborados, terminados, as como el tratamiento e informacin de los datos generados. La gestin de almacenes tiene como objetivo optimizar un rea logstica funcional que acta en dos etapas de flujo como lo son el abastecimiento y la distribucin fsica, constituyendo por ende la gestin de una de las actividades ms importantes para el funcionamiento de una organizacin. El objetivo general de una gestin de almacenes consiste en garantizar el suministro continuo y oportuno de los materiales y medios de produccin requeridos para asegurar los servicios de forma ininterrumpida y rtmica. La Gestin de Almacenes se sita en el Mapa de Procesos Logsticos entre la Gestin de Existencias y el Proceso de Gestin de Pedidos y Distribucin. De esta manera el mbito de responsabilidad (en cuya ampliacin recae la evolucin conceptual del almacenamiento) del rea de almacenes nace en la recepcin de la unidad fsica en las propias instalaciones y se extiende hasta el mantenimiento del mismo en las mejores condiciones para su posterior tratamiento.

IMPORTANCIA Y OBJETIVOS DE LA GESTIN DE ALMACENES Describir la importancia y los objetivos de una gestin dependen directamente de los fundamentos y principios que enmarcan la razn de ser de la misma, sin embargo tal como lo observamos en la grfica anterior sobre el "debe ser almacenado" quien formula las cuestiones de fundamento y principio es la gestin de inventario o existencia, y en estas se basa la gestin de almacenes para tener una gran importancia y unos claros objetivos. Los objetivos que debe plantearse una gestin de almacenes son: Rapidez de entregas Fiabilidad Reduccin de costes Maximizacin del volumen disponible Minimizacin de las operaciones de manipulacin y transporte Y los beneficios (que justifican su importancia) son: Reduccin de tareas administrativas Agilidad del desarrollo del resto de procesos logsticos Optimizacin de la gestin del nivel de inversin del circulante Mejora de la calidad del producto Optimizacin de costes Reduccin de tiempos de proceso Nivel de satisfaccin del cliente

FUNCIONES DEL ALMACN Aunque el derrotero de funciones de un almacn depende de la incidencia de mltiples algunas factores funciones tanto resultan fsicos como en organizacionales, comunes

cualquier entorno, dichas funciones comunes son:

Recepcin de Materiales. Registro de entradas y salidas del Almacn. Almacenamiento de materiales. Mantenimiento de materiales y de almacn. Despacho de materiales. Coordinacin del almacn con los departamentos de control de

inventarios y contabilidad.1 AREA DE MANTENIMIENTO OBJETIVO Conseguir que las instalaciones y equipos se conserven en condiciones ptimas de funcionamiento, previniendo las posibles averas y fallos, y consiguiendo as que el trabajo se realice con los mayores niveles de calidad y seguridad. ALCANCE Todas las instalaciones y equipos utilizados por la empresa. IMPLICACIONES Y RESPONSABILIDADES Responsable de mantenimiento: elaborar un programa de mantenimiento que asegure la conservacin de los equipos e instalaciones en condiciones ptimas y velar por el cumplimiento del mismo. Director de la unidad funcional: facilitar y aplicar el programa preventivo en las instalaciones y equipos pertenecientes a su rea funcional. Mandos intermedios: velarn para que los equipos se encuentren en correcto estado y las actuaciones de mantenimiento se desarrollen de acuerdo con lo establecido.

Trabajadores: debern comunicar inmediatamente a su mando directo cualquier defecto o indicio de avera detectado en el equipo o instalacin utilizada. Realizarn aquellas revisiones de sus equipos que tengan encomendadas. DESARROLLO El responsable de mantenimiento, en colaboracin con el director de la unidad funcional y mandos intermedios, elaborar ello estarn identificados los elementos y las partes crticas de los equipos objeto de revisin y los aspectos concretos a revisar. Se dispondr de hojas de revisin mediante cuestionarios de chequeo especficos para facilitar el control de los elementos y aspectos a revisar, en donde el personal indicar las actuaciones y desviaciones detectadas de acuerdo con los estndares establecidos. En dichas hojas constarn la frecuencia y la fecha de las revisiones as como los responsables de realizarlas. Las hojas de revisin cumplimentadas, as como los registros de los trabajos realizados, se guardarn en las propias unidades funcionales. Se diferenciarn, en funcin de la frecuencia requerida, las diferentes actuaciones, bien sea de verificacin de estndares o bien porque se trate de tareas especficas. Cada actividad de mantenimiento preventivo estar debidamente codificada. Resultados de las revisiones preventivas: cuando en el curso de una revisin se detecten anomalas, stas debern ser notificadas. Obviamente, siempre que sea posible se repararn inmediatamente o se programar su solucin. 13. LA ADMINISTRACION LOGISTICA La logstica dentro de las empresas ha ocupado un lugar muy importante durante los ltimos anos y las tendencias a orientar

todos los procesos hacia ella se mueven muy rpidamente, esto no quiere decir que todos los procesos y funciones que ejecuta la logstica no han sido desempeados con anterioridad; sino que la logstica se ha encargado de mejorarlos con el objetivo primordial de integrar y optimizar los procesos. Para aplicar la logstica es necesario dividir las funciones de lamisma en variosprocesos que actuaran en distintas areas de la empresa y los cuales estarn relacionados entre s formando un proceso general llamado Gestin Logstica. Los cuatro procesos que forman la Gestin Logstica son: Gestin de Servicio al Cliente, Gestin de Inventarios, Gestin de Compras y Gestin de Transporte. Estos cuatro procesos definidos de logstica se apoyan en una tcnica financiera importante que dinamiza su funcionamiento: Gestin depresupuestos. STC (Satisfaccin Total del Cliente) Satisfacer al cliente con productos decalidad, en las cantidades que se desean, al momento que las necesite y en el lugar apropiado.

DEPARTAMENTO DE LOGISTICA DE LA EMPRESA

El departamento de logstica esta al mismo nivel jerrquico que losdepartamentos de: Ventas, finanzas, recurso humano teniendo el mismo grado de importancia y responsabilidades en el modelo administrativo de la empresa.

14. FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE LOGISTICA El departamento de logstica, es el que se encarga de agrupar las actividades yordenar los flujos de productos, coordinando recursos y demanda para asegurar un nivel determinado de servicios cliente, al menor costo posible.

15.1. Servicio al cliente. La gestin de servicio al cliente es el proceso encargado de crear y mantener un lazo de comunicacin entre la empresa y los clientes. Este proceso es la base para la gestin logstica en particular y para la empresa en general ya queel xito de cualquier empresa depende directamente de la percepcin que el cliente tenga de ella y el grado de satisfaccin que la empresa le brinde.

Considerando que las actividades del negocio giran en torno a la satisfaccin delcliente y que las operaciones logsticas son frecuentemente la principal interface entre los clientes, la Gestin de Servicio al Cliente de establece una relacin de entre la empresa y los clientes mediante 4 los procesos principales: captura servicio. 15.2. Inventario. El manejo de inventario se divide en dos grandes funciones: planeacin y almacn. La planeacin es el cerebro de la logstica, por ah pasan las actividades ms determinantes dentro del sistema, las cuales son: la determinacin de pronsticos, el reaprovisionamiento, el establecimiento de polticas de inventario y el seguimiento de la demanda. La planeacin de los inventarios es la base para toda la logstica, la cual busca la disponibilidad de los productos, que es el aspecto ms importante del servicioal cliente. El almacn juega un rol critico y estratgico al asegurar los niveles de servicio al cliente y del desempeo de la logstica en general, mejora la exactitud de la logstica y de la gerencia de los inventarios; a l ingresan todos los activos que posteriormente generaran ganancia a la empresa, por lo que el debido cuidado de los mismos es de vital importancia para lograr sacar las mayores ganancias posibles y evitar prdidas, danos o faltante de mercadera. En resumidascuentas el almacn es el encargado de la recepcin, acomodacin, cuidado ydespacho de producto, por depedido cliente, procesamiento pedidos, establecimiento de polticas de servicio al cliente y evaluacin del

lo que es vital una funcin integral y sincronizada con los dems departamentos. 15.3. Presupuesto. Los presupuestos no son un procedimiento logstico propiamente, en estedocumento se toman en cuenta ya que se pretende integrar los procesos de la empresa en forma eficiente, en este sentido, se hace necesario tener una herramienta administrativa que planee los recursos monetarios requeridos a travs del tiempo, para las operaciones de la empresa, el presupuesto de flujo de efectivo con todos sus pasos brinda las pautas necesarias para tal fin. La elaboracin de planes de ingreso y egreso, y con ello el presupuesto de efectivo, son las fases de esta gestin, basndose en las unidadespronosticadas para la venta determinada por la funcin de planeacin deinventarios. 15.4. Compras. Esta unidad se encarga del proceso de adquisicin de producto para satisfacerlas necesidades de inventario, esta puede ser de dos tipos: compras locales e importaciones. El xito de la unidad de compra depende de las decisiones que alianzas estratgicas con los proveedores. Esta gestin debe estar en constante comunicacin con los inventarios, puestoque de ellos se reciben las requisiciones de compra, y con los presupuesto, yaque se necesita recurso monetario para cerrar los tratos. tome en la seleccin de proveedores y la negociacin de contratos, con elobjeto de lograr

15.5. Transporte. El transporte es la parte de la logstica encargada de trasladar el producto enlas cantidades y en las fechas que el proceso de planeacin de inventariorequiere, ac tambin estn incluidas planeacin de rutas y la programacin demantenimiento de vehculos, si es que la distribucin fsica no est mercerizada. El transporte genera costos adicionales al producto por lo que la adecuadagestin del mismo dar como resultado una disminucin en los costos del producto. Cuando la Gestin de Transporte es mercerizada dentro de la gestin transporte es siempre una actividad vital ya que no solo se persigue conseguir los precios ms bajos a la hora de contratar servicios de carga o consolidacin de carga, si no que tambin debe mezclarse con la confiabilidad del proveedor de este tipo de servicio.

15. SISTEMA DE INFORMACION GERENCIAL En este modelo de administracin logstica, el sistema de informacin gerencial se enfoca a cumplir tres objetivos bsicos: Automatizar los procesos operativos. Proporcionar informacin que sirva de apoyo para la toma de decisiones. Lograr ventajas competitivas en la administracin a travs de su implementacin y uso.

15.1

Proceso de la gestin administrativa de servicio al cliente.

Polticas de servicio al cliente. La funcin de servicio al cliente es la responsable de: Crear y mantener actualizada una base de datos de los clientes de laempresa. Clasificar los clientes de acuerdo a montos totales de compra y/ofrecuencia de compra. Mantener informado a los clientes con respecto al estado de sus pedidos. Llevar registros de todas las ventas de la empresa. Registrar y manejar las quejas que se presenten. Efectuar rastreo de productos vendidos. Llevar registros de la demanda insatisfecha. Estrategia de servicio al cliente. Incentivo a los clientes que participan activamente en el mejoramiento deservicios que brinda la empresa. Mantener la relacin con el cliente mediante cartas, por telfono, e-mail. Sorprender a los clientes con algn detalle de artculos promocionales.

El proceso de evaluacin del servicio comienza con el cliente ya atendido, que al momento de recibir el producto tiene una percepcin muy personal del trato brindado por la empresa, con esta percepcin se evala el servicio, la tcnica autilizar depende de la empresa, con este proceso se pueden actualizar las polticas de servicio, ya que se detectan oportunidades de mejora en el trato. El producto vendido a este cliente es necesario darle un rastreo, que consiste en corroborar el estado, funcionamiento, y cumple las caractersticas deseadas por el cliente. En toda la gestin de servicio al cliente est presente, tanto con el cliente comocon las diferentes fases, la comunicacin y documentacin, los cuales son requeridas para el optimo funcionamiento de todo el proceso; entre los reportesque debe generar esta gestin estn: Base de datos de cliente. Clasificacin de cliente. Status de pedido. Reporte de ventas. Registro y manejo de quejas. Rastreo de productos. Demanda insatisfecha Se presentan los formatos debe contener. de la informacin que cada reporte

Polticas de inventario. La funcin de inventario es la responsable de: Codificacin numrico. Llevar registro actualizado de las existencias del Inventario. Mantener registros de los movimientos que se realizan en el inventario. Clasificar los productos de acuerdo a su venta. Determinar producto. Pronosticar la cantidad demanda por producto. Realizar las requisiciones para el abastecimiento de inventario. Registrar y reportar las averas encontrada en los productos recibidos y/oalmacenados. Registrar y darle seguimiento a las inconsistencias sobre inventario fsico encontradas. Estrategia de inventario. Efectuar semanalmente el anlisis del seguimiento de la demanda. Capacitar y monitorear el desempeo de los empleados en la manipulacin de los productos dentro del almacn. Determinar inventario. responsabilidades sobre las inconsistencias del las cantidades mximas y mnimas por de los productos con un sistema auto

El proceso de despacho inicia con la lista de despacho con el pedido del cliente (puede ser la factura o copia de esta), se corrobora la informacin debecontener al menos: numero de pedido, fecha en que se realizo la compra, fecha de entrega del producto, forma de entrega, cdigo, cantidad y descripcin clara y correcta de los productos a despachar, si existen inconsistencias se enva el documento para que sea corregido, a servicio al cliente, de lo contrariose procede entonces a colectar de cada lugar de almacenamiento los productos de la lista de despacho, tomando en cuenta, los procedimientos para el manejo de productos; se verifica que el producto no tenga averas o dao, si tiene averas, se hace el cambio por una unidad en buen estado, se registra y aparta el producto en mal estado. El despacho del producto consiste en entregar el producto a la persona responsable, el encargado de este proceso deber al menos: firmar la orden de despacho (puede ser la factura o la misma lista de despacho) y pedir una firma a la persona que recibe el producto (puede ser el mismo cliente, el encargadode distribucin del producto o el proveedor de servicio de entrega) para asegurar la entrega del producto y que ha sido recibido conforme. El encargadode la entrega, deber conservar una copia de respaldo de este documento para efectos de algn reclamo o mal entendido, entregar la original al que recibe elproducto y registrar el movimiento para la actualizacin del inventario fsico; quedando concluido el proceso de despacho de producto

El proceso de planeacin en la gestin de inventarios, inicia con el establecimiento de las polticas de inventario. Se parte de la estrategia que tenga la empresa, con ello se puede determinar que mtodo de inventario es el ms adecuado para la empresa, tomando en cuenta su capacidad instalada puede ser de escasez o abundancia, segn esta estrategia se determina el inventario mnimo y mximo por producto, tambin los parmetros para clasificar los productos, con estos parmetros se pueden clasificar los productos tipo ABC, establecer el punto o cantidad de reorden y la cantidad de inventario de seguridad. Se brinda a continuacin teora importante para determinar estos aspectos en el inventario de la empresa. Entre los reportes y almacenamiento interno que debe formar esta gestinestn: Reporte de Inventario. Movimiento de Inventario. Clasificacin por producto. Mximos y mnimos por producto. Pronostico de la demanda por producto. Abastecimiento de inventario requerido. Reporte de averas. Registro de inconsistencia sobre inventario fsico.

16.2. Proceso de la gestin administrativa de presupuestos

Polticas de presupuesto. La funcin de presupuesto es la responsable de: Elaborar en base a los pronsticos el plan de ingresos de la empresa. Elaborar el plan de egresos de la empresa. Elaborar el presupuesto de flujo de efectivo. Darle seguimiento al cumplimiento del presupuesto. Estrategia de presupuesto. Determinar los planes de ingreso y egreso con dos meses de anticipacin. Flexibilidad al hacer ajustes presupuestarios en los casos que serequiera a travs del tiempo.

16.3. Proceso de la gestin administrativa de compras

Polticas de Compras. La funcin de compras es la responsable de: Registrar las compras que efecta la empresa. Registrar los contratos que hace la empresa. Llevar un registro exacto de las compras en proceso. Darle seguimiento a las entregas pendientes. Seleccionar y evaluar el desempeo de los proveedores. Llevar un registro de averas encontradas en los productos comprados. Registro y seguimiento de las devoluciones de productos. Elaborar notas de reclamo a los proveedores. Estrategias de compras. Lograr alianzas con los proveedores mediante: La negociacin de precios. Colaboracin con el proveedor para logar costo mas bajos (cotizacin,entrega). Estrechar relaciones de negocios con los proveedores (intercambio de informacin y experiencias. Llegar a convenios para garantizar la calidad de los productos con losproveedores. En todo el proceso estn inmersas la comunicacin y documentacin necesaria,para el efectivo funcionamiento de toda la gestin. Los reportes que esta gestin debe generar y manejar son: Registro de compras. Registro de contratos. Compras en proceso. Entregas pendientes.

 Registro y Evaluacin de proveedores. Registro de averas. Notas de reclamo y Devolucin de producto. 16.4. Proceso de la gestin administrativa de transporte

Polticas de Transporte. La funcin de transporte es la responsable de: Programar el mantenimiento de las unidades de transporte de laempresa. Llevar controles de Kilometraje de las unidades. Registro de los incidentes encontrados en las diferentes rutas. Mantener una comunicacin efectiva con personal de unidades. Elegir y registrar el desempeo del outsourcing. Estrategia de transporte. Aprovechar la asociatividad que existe entre los proveedores para quelos productos puedan distribuirse eficientemente. Establecer una red de distribucin para los clientes. El transporte de distribucin comienza con la planeacin de rutas, tomando en cuenta la orden de entrega , segn contrato de venta negociado con el cliente, el encargado del despacho en el almacn proporciona los documento y el producto el cual debe ser revisado y firmado de recibido por el encargado de transporte. Se procede entonces a cargar y transportar los productos en la respectiva unidad, se debe tomar en cuenta los procedimientos para traslado de productos y revisar la carga para evitar posibles daos en el traslado. Adems informar al superior, que la carga ya est en movimiento y la hora estimada de entrega al cliente. Al momento de entregar los productos al cliente, el encargado de transporte, debe corroborar los documentos y que el producto este en perfectas condiciones, solicitara firma de recibido al cliente.

16.

PROCESO DE AUDITORIA DE GESTION EN EL AREA DE LOGISTICA DE UNA EMPRESA COMERCIAL

EMPRESA DISTRIBUIDORA ALIMENTARIA S.A.

AUDITORIA DE GESTION

MARZO 2013

MOTIVOS DEL EXAMEN El examen especial de auditora de gestin realizada en la EMPRESA DISTRIBUIDORA ALIMENTARIA S.A, especficamente en el rea de logstica, durante el periodo de Marzo del 2013, corresponden a la necesidad de la empresa auditada de optimizar sus procesos y procedimientos logsticos. El examen se efectuar cumpliendo los parmetros establecidos y dems normas

reglamentarias inherentes, que incluyen pruebas selectivas a los procesos y procedimientos involucrados considerados necesarios al estudio de la empresa, para de esta manera determinar los niveles de eficiencia, eficacia y economa de sus operaciones y posteriormente, emitir criterios para el mejoramiento continuo de sus actividades.

OBJETIVOS DEL EXAMEN

Objetivo General.Determinar falencias e identificar oportunidades de mejora, con la finalidad de ayudar a la direccin de la empresa a lograr una administracin ms eficaz a travs de indicadores de gestin que contribuyan a generar una propuesta de mejoramiento e innovacin.

Objetivos Especficos. Evaluar el Sistema de Control Interno del departamento de Logstica de la empresa, con la finalidad de determinar fortalezas y debilidades de ste. Determinar el cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias y polticas que rigen el correcto funcionamiento de la empresa. Evaluar los niveles de eficiencia, eficacia y economa en la utilizacin y aprovechamiento de los recursos humanos, financieros, materiales y tecnolgicos. Establecer conclusiones y recomendaciones en los departamentos analizados mediante la entrega de un informe de auditora.

ALCANCE El examen especial en la empresa, cubri el periodo Marzo 2013.

INFORMACION DE LA EMPRESA ANTECEDENTES

La empresa Distribuidora Alimentaria S.A., se encuentra ubicada en la regin sur del Per, distrito, provincia y departamento de Arequipa, teniendo una presencia en el mercado de ms de 25 aos. Es una empresa constituida bajo las normas de la Ley General de Sociedades. Inici sus actividades en el mes de Julio de 1985 en la ciudad de Arequipa, desde donde ha extendido sus operaciones, y actualmente cubren las ciudades de Arequipa, Cusco, Moquegua, Tacna, Puno y otros de la regin sur. Distribuidora Alimentaria S.A. tiene como actividad principal la venta al por mayor y menor de productos de consumo masivo, tales como azcar, arroz, leche, aceite y otros, en la modalidad de pre-venta, que implica la visita de un representante de ventas que previamente contacta al cliente y le toma el pedido, siendo entregado al cliente por el transportista encargado. La empresa se ha enfocado en el desarrollo de la cobertura de la regin sur del pas, y se ha posicionado en el mercado gracias a la calidad de productos que distribuye, que son fabricados por las marcas CHUCARAPI, CASAGRANDE, CARTAVIO y OTROS DE EMPRESAS DEL EXTERIOR. La empresa tiene ventas anuales que superan los treinta y cinco millones de soles, con un incremento anual de un 15% desde el ao 2001, con gran expectativa de crecimiento, debido a un mayor nivel de demanda y consumo en su mercado. Cuenta con diez vendedores y un supervisor, cinco camiones de reparto.

Uno de los retos de la empresa es atender satisfactoriamente la demanda creciente de sus productos, y para conseguir este objetivo es necesario redisear y optimizar el rea de logstica de la empresa.

ESTRATEGIAS DE LA EMPRESA

1ro. Contamos con un personal preparado para ofrecer un servicio adecuado. 2do. Ofrecemos productos especiales de mercancas para ms fcil adquisicin de la clientela. 3ro. Brindamos un servicio eficiente en el transporte de mercanca adquirida. 4to. Vendemos todo tipo de productos del sector, adems de la entrega de la mercadera, de acuerdo al requerimiento del cliente.

Fortaleza: Somos una empresa, con una amplia gama de stock y experiencia en el rubro, con la finalidad de satisfacer a nuestros clientes en el requerimiento de todo tipo de productos.

Oportunidades: Somos una empresa con una gran variedad de productos. Somos una entidad preocupada por satisfacer la demanda de todos los clientes. Debilidades: Existen productos de muy baja rotacin, con los cuales no contamos en nuestro stock, ya que no son solicitados por nuestros clientes.

Habilidades: Tenemos el gran deseo de llenar todas las demandas del cliente insertando algunos renglones segn sean las necesidades de la poblacin.

Organizacin:

La organizacin consiste en ensamblar y coordinar recursos humanos, financieros, fsicos, de informacin y otros, que son necesarios para lograr las metas; actividades que incluyen atraer a la organizacin, especificar responsabilidades, crear condiciones para que las personas y las cosas funcionen en conjunto para alcanzar el mximo xito.

Direccin: La direccin en la empresa consiste en un conjunto de actividades tendentes a estimular a las personas a desempearse bien. Se trata de dirigir y motivar a los empleados, y de comunicarse con ellos, en forma individual o por grupo. La direccin comprende el contacto cotidiano y cercano con la gente; contribuye a orientarla e inspirarla hacia el logro de las metas del equipo y de la organizacin. La direccin se da en los equipos, departamentos y divisiones, y la cima de organizaciones completas.

Control: Es el proceso para asegurar que las actividades reales se ajusten a las actividades planificadas. El gerente se encarga de velar por un buen funcionamiento de los bienes y servicios del negocio. Planificacin: todo el ao se ofrece al cliente todo tipo de mercancas y de acuerdo a la poca la gerencia se prepara para ofrecerle la mercanca oportuna.

MISION Ser una empresa peruana socialmente responsable, dedicada a la distribucin de productos de calidad. Nuestro liderazgo est basado en el talento humano motivado y altamente calificado para asesorar a nuestros socios de negocio.

VISION Ser la empresa lder en comercializacin de Arequipa, con productos de alta calidad.

OBJETIVOS DEL AREA AUDITADA Mejorar continuamente el proceso de abastecimiento para obtener la mejor relacin costo- beneficio en el proceso de compra, almacenamiento y despacho de mercadera.

ORGANIGRAMA DISTRIBUCION ALIMENTARIAS S.A.

JUNTA GENERAL DE ACCIONANISTAS

GERENTE GENERAL Asesoria Legal ADMINISTRACION

Area Contable

Area Administrativ a

Area de Ventas

Area de Logstica

Almacn

Transportistas

FLUJOGRAMA DEL PROCESO

DISTRIBUIDORA A LIMENTARIA S.A. Periodo: Marzo 2013 PROGRAMA DE AUDITORIA DE GESTION

Ref:

COORDINADOR Y ASISTENTE DE LOGISTICA

DESPACHADOR

Entrega de productos con facture original

FLUJOGRAMA DEL PROCESO Elaboradopor: ___________________________________

Revisadopor: ___________________________________

Fecha: ______________________ Fecha: ______________________

DISTRIBUIDORA ALIMENTARIA S.A. AUDITORIA DE GESTION Periodo: Marzo 2013 PROGRAMA DE AUDITORIA DE GESTION COORDINADOR DE LOGISTICA PROVEEDOR

Ref:

Proceso Recepcin y Despacho de Mercadera

PROGRAMA DE AUDITORIA DE GESTION DISTTRIBUIDORA ALIMENTARIA S.A.

1

FIN

Elaboradopor: __________________________ Revisadopor: __________________________

Fecha: _______________________ Fecha: ________________________

PROGRMA DE AUDITORIA PRELIMINAR DISTRIBUIDORA ALIMENTARIA S.A. EXAMEN ESPECIAL AREA LOGISTICA

Cul es su opinin acerca de la situacin de la empresa?

La empresa ha adquirido vasta experiencia en el trabajo de distribucin, y eso genera mucha expectativa respecto del futuro, en vista que los productores han entendido que las ganancias no estn en la venta en canal mayorista o por ratail, si no que ms importante que esto es la presencia en el mercado y un buen manejo de este concepto denominado cobertura trae como consecuencia una mejor venta en soles y una presencia interesante en el mercado. Hemos pasado por aos difciles donde lo importante era llegar al punto de equilibrio en ventas s vemos con mucha expectativa el futuro y esperamos que las condiciones macroeconmicas se mantengan y que el crecimiento alcance niveles sostenidos para lograr lo propuesto en nuestra misin.

Cules considera que son las principales fortalezas y debilidades existentes en la empresa?

La empresa tiene dos fortalezas principales: Un buen equipo humano con el conocimiento y experiencia necesarias para hacer frente a los requerimientos de la empresa. La otra fortaleza es que hemos logrado posicionarnos como una empresa en la cuidad, situacin que hace atractiva para cualquier productor o importador o cualquier empresa que quiera trabajar con nosotros

PROGRAMA DE AUDITORIA PRELIMINAR DISTRIBUIDORA ALIMENTARIA S.A. EXAMEN ESPECIAL AREA LOGISTICA

PROGRAMA DE AUDITORIA PRELIMINAR DISTRIBUIDORA ALIMENTARIA S.A. EXAMEN ESPECIAL AREA LOGISTICA

PROGRAMA DE AUDITORIA DISTRIBUIDORA ALIMENTARIA S.A.

PROGRAMA DE AUDITORIA PRELIMINAR DISTRIBUIDORA ALIMENTARIA S.A. PROGRAMA DE AUDITORIA DE GESTION

18.

BIBLIOGRAFIA ROUX 2009. ANAYA TEJERO JULIO JUAN, ALMACENES ANALISIS, DISEO Y ORGANIZACIN. MICHAEL, MANUAL DE LOGISTICA PARA LA GESTION DE ALMACEN, 4TA EDICION 2009 BARCELONA

19.

WEBGRAFIA www.ingenierosindustriales.jimdo.com, ALMACENES www.uncu.edu.ar/logistica, AUDITORIA DE LOGISTICA www.promonegocios.net/distribucion/logistica, 2005 LOGISTICA, GESTION DE