ndice de contenido

Por qu fallan los sistemas de productividad personal ...........................................3 Procrastinacin y acrasia.......................................................................................... 5 La zona .................................................................................................................... 7 Deberes y metas...................................................................................................... 8 Engate a ti mismo............................................................................................... 10 Factores que condicionan tu productividad.............................................................13 Factores que condicionan tu productividad II..........................................................16 Procrastinacin productiva ................................................................................... 18 Scrum para uno ..................................................................................................... 19 Herramientas.......................................................................................................... 22

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Por qu fallan los sistemas de productividad personal

Os voy a confesar que soy un perezoso. S, un to que adems de su trabajo normal escribe en el blog dos o tres veces por semana, que ha publicado un libro, que va habitualmente a eventos como Iniciador, que crea cosas como Scrumbiz y que dedica horas a ponerlo en prctica es un perezoso. Lo que sucede es que soy un perezoso fracasado. Un perezoso con aficiones que otros valoran. Un falso productivo. Me explico. Todo empez en el colegio. Yo sacaba buenas notas sin esforzarme, por lo que no desarroll hbitos de estudio. Pocas veces en toda mi vida de estudiante dediqu ms de una hora a hacer los deberes, y esas pocas veces cuando era algo extraordinario como escribir un cuento. Jams estudi para un examen salvo el da antes. Y como me iba bien y no perda dos o tres horas haciendo deberes, dedicaba mi tiempo a cosas como leer mucho, leer revistas cientficas, mirar cositas por el microscopio, jugar con el Quimicefa (el bueno, el que tena experimentos divertidos) Obviamente, con todo esto las notas mejoraban, pero yo no lo consideraba trabajo. Y la ventaja de leer mucho es que aprendes a leer rpido, y simplemente eso te hace mucho ms eficiente. Tener buena memoria ayuda, sobre todo si tienes una vida sencilla como la de estudiante. En mi poca no haba agendas escolares, de modo que tenamos que acordarnos de cosas como entregar las notas firmadas, si haba que llevar un material para plstica, o la fecha del examen de matemticas. Yo a menudo fallaba en esto, bsicamente porque no apuntaba nada y mi cabeza estaba en otras cosas. Pero por lo general no haba consecuencias negativas. El problema es que en la Universidad, en algunas asignaturas al menos, haba que estudiar. Y yo no estaba preparado. As que suspend un par de asignaturas, y tuve que programar mi esfuerzo para aprobarlas. Pero como fue algo excepcional, en general segu sin hacer nada ms que esperar a los dos o tres ltimos das antes del examen, encerrarme a estudiar como un loco, y pasar a otra cosa una vez aprobada la asignatura. De nuevo, el hecho de no apuntar nada me jug algunas pasadas como llegar a un examen justo cuando acababa de terminar. Pero saqu la carrera, y como no le dedicaba mucho tiempo al estudio, poda dedicar muchas horas a programar (mi primer dinero lo gan con un jueguecito para el Spectrum que envi a una revista). Nuevamente, esto de la informtica no era trabajo, y por supuesto no tena ningn sistema para ser ms productivo, ni en los estudios ni con los ordenadores.

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Una vez en el mundo laboral, he compaginado un trabajo en horario completo con cosas como aprobar unas oposiciones, traducir un libro, escribir otro, desarrollar aplicaciones para pequeos negocios, dar clases en una universidad, escribir un blog pero nuevamente sin mtodo, confiando en mi memoria y simplemente dedicando tiempo a cosas que me apeteca hacer y que a mi no me sonaban como trabajo (aunque para otros lo fuera). Pero la vida de adulto es mucho ms complicada que la de estudiante, hay que recordar muchas ms cosas, las consecuencias de no cumplir con todas tus obligaciones son ms serias, tienes menos tiempo libre y ms presin para hacer ms en ese tiempo Uno piensa que necesita aprovechar mejor el tiempo, y que sera fantstico tener una forma de no olvidar sus compromisos. Y entonces descubre los sistemas de productividad, hace algn curso de gestin del tiempo, investiga sobre el GTD, prueba herramientas, sistemas y nada de esto funciona.

Por qu no funcionan los sistemas de productividad

Lo cierto es que para ser precisos debera decir por qu no funcionan con gente como yo: caticos, con mil ideas y mil proyectos empezados, curiosos, vagos, acostumbrados a tener xito con poco esfuerzo La clave es que todos los sistemas de productividad personal requieren disciplina. Clasificar los inputs segn llegan, elaborar y mantener listas de tareas, etiquetar, crear proyectos y contextos que sirvan de base para las tareas, priorizar, consultar el sistema antes de hacer nada todo esto requiere un esfuerzo y una disciplina que seguro que acaba rindiendo. Pero precisamente los que ms necesitamos de la ayuda de un sistema de productividad personal somos los que carecemos de disciplina. Aumentar la productividad aplicando GTD es como aprobar estudiando. Claro que lo consigues, pero no tiene gracia. Ojo, si eres de los que en el colegio o en la universidad era capaz de hacer esquemas de cada tema y de ponerse a estudiar dos horas cada da aunque no hubiera examen en el horizonte, entonces seguro que algo como el GTD te es muy til. Puedes dejar de leer esto y empezar a seguir a Jos Miguel Bolvar. Pero si eres un vago como yo, aplicar un sistema de productividad va a ser misin imposible. Podras intentar cambiar. Hacer un curso, usar una de las infinitas aplicaciones de listas de tareas, comprar una agenda pero la cruda realidad es que lo nico que vas a conseguir es perder el tiempo investigando mtodos, probando herramientas e intentando aplicar los ltimos consejos que has ledo por ah. Para que eso funcionara tendras que cambiar radicalmente de forma de ser. No digo que no se pueda, digo que normalmente el esfuerzo es tan grande y la recompensa est tan lejos que lo normal es abandonar antes de haber conseguido resultados. Por eso, si eres indisciplinado, si cambias de intereses cada dos por tres, si eres de los que olvidan citas, si trabajas muchas horas pero no sabes en qu se te va el tiempo, si tu idea de archivar un documento es echarlo en un cajn con otro montn de papeles entonces s que te interesa seguir leyendo.

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Procrastinacin y acrasia
Antes de empezar a ver qu podemos hacer para mejorar nuestra productividad personal, conviene tener claros algunos conceptos. Hoy definiremos procrastinacin y acrasia, que son muy relevantes para lo que queremos tratar.

Acrasia
Acrasia es la actuacin en contra de lo que uno mismo cree que es lo mejor. Por poner un ejemplo claro: uno sabe que el tabaco es malo para su salud, y sin embargo fuma. Platn pensaba que esto de ir contra tu propio beneficio solo poda pasar como consecuencia de la ignorancia, pero lo cierto es que se equivocaba. Platn crea (como creen los economistas clsicos) que las personas actuamos racionalmente. Nada ms lejos de la realidad. Piensa en lo que has hecho hoy, desde que te has levantado, y analiza por qu has hecho cada una de esas cosas. Con seguridad, casi todo lo que has hecho ha sido: Por hbito. Porque es lo que haces todos los das despus o antes de hacer otra cosa. Por defecto. Porque es la opcin ms a mano y ms simple en ese momento. Porque es lo que otros esperan que hagas. Porque hacerlo es, en ese momento, la opcin con menos consecuencias negativas inmediatas. Porque tomaste una decisin hace tiempo y sigues siendo coherente con ella. Apostara algo a que en cada una de las decisiones que has tenido que tomar hoy, pequeas o grandes, no has cogido un papel y has hecho una lista de pros y contras, o una anlisis de Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades. Eso s, si despus alguien te pregunta, seguro que tienes una respuesta racional preparada. Y es que los seres humanos somos muy malos razonando, pero muy buenos racionalizando. Actuamos por impulso, por hbito, por convenciones sociales pero nos gusta pensar que tenemos control absoluto sobre todos nuestros actos, y que actuamos siempre racionalmente segn nuestros intereses, o incluso que somos tan altruistas que actuamos segn los intereses de los que nos rodean. Pero lo cierto es que est bien actuar por hbito o por seguir las convenciones sociales. Pensar racionalmente en los pros y contras antes de dar cada paso hara que nos fuera imposible hacer nada. Pero por un lado necesitas saber en qu casos te puedes fiar del hbito, de la costumbre, de la improvisacin, de la convencin social y en qu casos debes pararte, reflexionar y tomar una decisin meditada.

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Y sobre todo, saber cmo puedes aprovechar el hecho de que seamos irracionales para actuar de la manera ms conveniente para nuestros intereses, y no con acrasia.

Procrastinacin
La procrastinacin es posponer nuestras tareas y obligaciones hasta un punto que se vuelve perjudicial para nosotros mismos. Es, por tanto, una forma de acrasia. No es exactamente holgazanera, porque el procrastinador no deja de cumplir con su obligacin para salir de juerga o tumbarse a la bartola, sino que se dedica a lo secundario posponiendo lo obligatorio. Por poner algn ejemplo: holgazanera es ver la tele cuando tienes un examen. Procrastinacin es preparar un trabajo que tienes que entregar dentro de un mes cuando tienes un examen pasado maana. Si nuestro comportamiento fuera racional, la procrastinacin no existira. Tendramos perfectamente categorizadas nuestras obligaciones segn su prioridad, sabramos las fechas de entrega de cada una de ellas y programaramos nuestro tiempo para cumplir todo con eficacia. Pero no somos racionales. Tenemos apetitos, preferencias, rechazos y hay tareas que por diversos motivos nos resultan desagradables, mientras que otras son apetecibles. Puede ser miedo al fracaso, puede ser falta de motivacin, puede ser que la tarea en s sea desagradable. Para muchas personas creativas, las tareas repetitivas son desagradables en s mismas. Los emprendedores tienen a ser creativos, lo que hace que sea muy estimulante disear un producto, pero muy poco estimulante elaborar una declaracin para Hacienda. Uno puede entender racionalmente que hacer la declaracin es importante, y que no hacerla tendr consecuencias negativas, pero es muy fcil encontrar motivos por los que justo ahora es preferible hacer cualquier otra cosa, que adems queda mucho tiempo para presentarla, que se hace en un momentito, y que lo importante es hacer crecer nuestra empresa. Y se encuentra a unas horas de finalizar el plazo rebuscando facturas como un loco. Cada vez que te haya pasado algo as, seguro que te has prometido a ti mismo que sera la ltima. Y sin embargo, tres meses ms tarde la historia se repite. Y si no es con la declaracin, es con una entrega de un proyecto. O con una entrada para tu blog que tienes casi terminada desde hace cinco semanas. O con cualquier otra cosa. Porque no somos seres racionales. Podemos entender perfectamente las consecuencias negativas de la procrastinacin, podemos incluso sufrirlas en nuestras propias carnes, y sin embargo seguiremos actuando en contra de nuestro propio bien. Porque somos extraordinariamente buenos dejndonos engaar, y el que mejor nos puede engaar es nuestro propio cerebro. Y en el momento clave en el que deberas dejar de dar la ensima vuelta al logo de tu empresa y ponerte a redactar un contrato, el maldito cerebro encuentra la manera de que hagas lo que te apetece y no lo que debes hacer, y adems encuentra todas las razones necesarias para que tu conciencia quede tranquila. En resumen, que cualquier mtodo para mejorar la productividad personal tiene que tener en cuenta que no somos espritus racionales que vivimos en un mundo ideal. Somos monos pelones que estamos dispuestos a dar una voltereta en cuanto alguien nos ofrece un pltano. Asumiendo esto, todo es mucho ms fcil. Como veremos en cuando abordemos las tcnicas, no se trata de razonar y desarrollar la fuerza de voluntad, sino de engaar al mono procrastinador que todos llevamos dentro.

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La zona
Si una parte de tu trabajo es creativa, como por ejemplo escribir, programar o disear, probablemente sepas ya qu es la zona. Es ese estado en el que ests rindiendo al 100%, con todos los sentidos puestos en el proceso creativo, el resultado de tu trabajo es excelente y las horas pasan sin sentir. Cuando terminas, te das cuenta de que ests muy cansado, aunque cinco minutos antes no fueras consciente de ello. Si lo has experimentado alguna vez, sabes de qu estoy hablando. Cuando programaba, no era infrecuente ponerme a trabajar a las 8, entrar en la zona a las 9 y que a las 2 de la tarde tuvieran que decirme que era la hora de comer. Programar es una tarea que requiere una gran concentracin. Normalmente ests manejando varias variables a la vez en tu cabeza, tienes presente la lgica de lo que ests programando, a la vez ests teniendo en cuenta otras cuatro o cinco funciones que afectan directamente al resultado de tu trabajo si eres capaz de manejar todo a la vez, consigues ser muy productivo, y probablemente disfrutes con ello. Si no consigues entrar en la zona, tu trabajo es penoso y el resultado de mala calidad. Entrar en la zona es difcil. Necesitas al menos 15 o 30 minutos para conseguir ese estado de concentracin. Pero salir es muy fcil: basta una interrupcin de 10 segundos para que todo se venga abajo. Por eso, si tu entorno de trabajo presenta interrupciones constantes (entendiendo por constantes al menos una interrupcin en cada media hora), es imposible que alcances la zona. Tambin requiere condiciones fsicas adecuadas. La juventud influye, pero tambin la salud: unas horas de sueo adecuadas, evitar las sustancias estimulantes como la cafena y un puesto de trabajo ergonmico ayudan a entrar y permanecer en la zona. Necesitas trabajar en la zona? Si ests leyendo esto, lo ms probable es que s, al menos en algunos proyectos o algunas fases de los proyectos. No tienes que estar en la zona para revisar unas facturas o hacer un presupuesto, pero s para cualquier trabajo creativo o que requiera un gran esfuerzo mental. Y qu tiene esto que ver con la productividad? Sencillamente, cada hora de trabajo en la zona puede ser equivalente a un da de trabajo fuera de ella. Y en algunos casos trabajar en la zona puede ser la nica manera de conseguir un resultado excelente, y hay algunas cosas que o son excelentes o es preferible no hacerlas.

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Deberes y metas
Lo primero que se nos ocurre a todos cuando intentamos organizarnos es redactar una lista de cosas por hacer. Si conseguimos apuntar todo en esa lista, y vamos tachando lo que ya est hecho, siempre sabremos qu tenemos pendiente. Redactar el informe para el jefe, dar de comer al periquito, comer con Pepe, calcular el presupuesto para el siguiente trimestre, comprar harina enseguida resulta obvio que una sola lista no funciona. Y entonces hacemos una lista para el trabajo, otra para la compra, otra para casa, etc. O aparecen conceptos como las prioridades o los contextos (si estoy en el supermercado podr hacer cosas diferentes que cuando estoy delante del ordenador). El problema de las listas es que son engaosas: tachar tareas de las listas nos da sensacin de actividad, pero ser productivo es otra cosa. Podemos estar ocupados 24 horas al da y no ser productivos en absoluto. La vida de cualquiera de nosotros es suficientemente compleja como para contener docenas de tareas vivas en cualquier momento. As que no se trata solo de identificar esas docenas de tareas, se trata sobre todo de saber a cual de ellas dedicamos nuestro tiempo. En los cursos que yo he hecho de productividad se manejan dos parmetros: importancia y urgencia. Se supone que debes dedicarte primero a lo que es importante y urgente (obvio), para despus manejarte entre lo que es solo urgente o solo importante.

Deberes y metas
Yo os propongo otra clasificacin: deberes y metas. Las metas son las tareas que hacen que nuestra carrera profesional progrese. Entendiendo carrera profesional en sentido amplio, no solo lo relacionado con nuestro empleo: aprender un idioma, estudiar, escribir una novela o efectivamente, ese proyecto que puede suponer un ascenso si sale bien. Deberes son todas las tareas que simplemente mantienen nuestro estatus o que tenemos asignadas pero que benefician a otros: papeleo, colaboracin en proyectos de colegas, tareas del hogar, elaborar informes repetitivos, etc. Resulta evidente que no puedes tratar igual las tareas que te pueden hacer progresar y las que, en el mejor de los casos, te permiten seguir en la misma situacin. Pero hay adems otro parmetro que debes considerar, y que pocas veces he visto analizado.

Suficientemente bueno
La chapuza est muy mal vista, pero tiene su sentido. Se trata de optimizar recursos para maximizar el beneficio. O lo que es lo mismo, pues esto con una manita de pintura ya se disimula. En un mundo ideal, tal vez podras realizar todas tus tareas lo mejor que sabes hacerlas. Dedicar todo el tiempo necesario para que el resultado sea perfecto. Pero cuando en tu lista de tareas van entrando cosas a mayor ritmo del que salen, esto es inviable.
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Y aqu es donde entra en juego la distincin entre metas y deberes. Para los deberes, basta con cumplir. No es preciso hacer las cosas mal, solo lo suficientemente bien como para que el objetivo de seguir en el mismo sitio est asegurado. Donde debes echar el resto es en las metas, en aquello que puede hacerte progresar. Adems de regular el grado de perfeccionamiento para cada tarea, esta clasificacin sirve tambin para asegurar que dedicas tu tiempo a lo importante. Todos los das deberas dedicar un tiempo a tus metas. Todos los das. Cuanto ms mejor, pero al menos un par de horas. Es muy complicado, porque el mundo exterior est ms interesado en que les ayudes con sus metas que en dejarte tranquilo con las tuyas. Por eso debes resistirte como un gato panza arriba a dedicar tiempo a los deberes. Psaselos a otros (pagando incluso, si es que te compensa), retrsalos, reduce tu participacin, limita el alcance, pon excusas aqu s debes procrastinar hasta que las consecuencias negativas hagan inevitable abordarlos. Como bonus, descubrirs con alborozo que si te resistes lo suficiente algunos deberes se desvanecen por si solos, con lo que consigues tacharlos de tu lista sin haberles dedicado ni un minuto.

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Engate a ti mismo
Como ya dijimos desde el principio, una de las claves para mejorar nuestra productividad es partir de la base de que no somos seres racionales, sino monos un poquito mejorados que nos dejamos engaar con facilidad. De modo que, ya que somos tan fcilmente manipulables (s, querido lector, t tambin), lo mejor es aprovechar esta circunstancia para engaarnos a nosotros mismos para bien. Al fin y al cabo, nos engaamos continuamente para hacer cosas que no nos convienen, as que esto no deja de ser una mejora.

Cambia tu humor
Estar de buen humor mejora tu rendimiento. Hay estudios que lo demuestran, y seguro que tu propia experiencia lo confirma. De modo que una manera fcil de mejorar tu productividad es mejorar tu humor. Y se puede hacer fcilmente: Maniplate con msica. Si vas en coche a trabajar, o si puedes ponerte unos auriculares, ponte una seleccin de canciones que tengan buen ritmo y que sean estimulantes. Comps de dos por dos, marchas, melodas sencillas, letras positivas Digo lo del coche o los auriculares porque funciona mejor si la msica est a un volumen muy alto. Si las gaitas, las trompetas y los tambores conseguan que unos jvenes marcharan decididos a morir o matar, bien pueden conseguir que t te enfrentes a tus tareas con energa no? Pierde unos minutos viendo un vdeo gracioso. Guarda una seleccin de vdeos que te hagan rer, a ser posible de esos que tienen 2 o 3 golpes por minuto. Y pierde 10-20 minutos riendo antes de ponerte con una tarea difcil. Claro que esto es ms fcil si trabajas desde casa que en un cubculo rodeado de colegas, pero puedes probar a ver el vdeo antes de ir a trabajar. El riesgo es quedarte demasiado tiempo con los vdeos, pero si los tienes descargados (no en YouTube) es posible controlarlo. Esos 10-20 minutos que pierdas con el vdeo los recobrars con creces si tu trabajo requiere esfuerzo intelectual. Por otro lado, la ira es un buen motivador. Ante tareas desagradables como reclamar facturas pendientes, trabajos de terceros, etc., lo que mejor funciona para evitar la tentacin de dejarlo pasar y llamar en otro momento es enfadarte. Puedes hacerlo fcilmente: la msica puede ayudarte tambin (algo de punk o metal), pero basta con que te pongas a escribir todo el perjuicio que te est causando la persona con la que tienes que hablar. Suelta lo que llevas dentro, vete calentndote, demuestra la amplia panoplia de insultos que enriquece tu vocabulario, y pronto estars preparado para coger ese telfono y no parar hasta que el interfecto acceda a cumplir con su compromiso.

Sobornos
Una manera clsica de conseguir que alguien haga algo por nosotros es hacer un regalito. Preguntad a constructores y concejales de urbanismo. Por qu no aprovechar esta tendencia a corresponder al soborno para nuestro propio bien?
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Uno de los problemas con la productividad es que muchas veces la recompensa a nuestro esfuerzo llega mucho despus de realizarlo. Est estudiado que cuanto ms tiempo pase entre la realizacin del esfuerzo y su recompensa, ms difcil se hace realizarlo. Por eso, lo mejor que puedes hacer es sobornarte a ti mismo: crea recompensas inmediatas, que te proporcionen satisfaccin a corto plazo, cuando tengas que hacer tareas cuyo beneficio sea a largo plazo. Por ejemplo, si ests elaborando un documento que te llevar 20 horas y debes entregar en diez das, puedes crear un premio si has trabajado en l dos horas en un da: comer un dulce, ver un captulo de tu serie favorita, perder media hora en Facebook cualquier cosa que te engae y te acerque el disfrute de la recompensa.

Solo 5 minutos
No te ha pasado nunca que alguien te pide solo 5 minutos de tu tiempo y cuando te has dado cuenta le has dedicado varias horas? Seguro que desde el principio sabas no iban a ser solo 5 minutos, pero esa forma de presentar la peticin nos obliga a concederlos. Quin va a ser tan ruin de no dedicar 5 minutos a un colega que necesita ayuda? Ya que funciona tan bien, practica esta estrategia contigo mismo: cuando tengas que enfrentarte a una tarea que no te apetezca, pdete solo 5 minutos. Promtete que a los 5 minutos lo dejas. Si eres tan duro contigo mismo como para no dar ms de esos 5 minutos, al menos has avanzado un poquito. Pero lo ms probable es que, una vez rota la inercia, sigas otros 5 minutos ms, y otros, hasta que acabes la tarea o al menos hayas avanzado de manera significativa. La inercia funciona en los dos sentidos: cuesta ponerse en marcha, pero una vez que ests tambin tienes que hacer un esfuerzo para parar. Esta tcnica funciona bien para tareas del tipo ordenar, archivar, clasificar si te planteas archivar solo los primeros cinco documentos de la pila, una vez que has clasificado esos y el esfuerzo no ha sido tanto, cmo no vas a seguir con otros pocos ms?

Yes I can
La mejor manera de trabajar al mximo es creerte mejor de lo que eres. Creer en lo que ests haciendo, y creer que t eres una persona excepcionalmente preparada para esa tarea. No importa que sea mentira, basta con que te lo creas el tiempo suficiente como para atreverte a dar lo mejor de ti mismo. Si no lo habis hecho hasta ahora, mirad el vdeo (est en YouTube) que Guardiola puso a sus jugadores justo antes de saltar al campo en una final. Gladiadores? qu absurdo! no? Si no son ms que futbolistas. Y sin embargo, funciona. Repito, somos muy fciles de manipular. Si alguien nos dice que somos gladiadores y que nos jugamos el honor y la fama, nos comportaremos como gladiadores. No hace falta que te hagas un vdeo como el del Bara. Pero hblate bien de ti mismo, crete que puedes y cuando tengas problemas, en lugar de tirar la toalla porque no puedes con ello, busca la manera de resolverlos. Sobre todo, no seas cnico. El cinismo da la satisfaccin a corto plazo de creerte ms inteligente que los que te rodean, pero a la larga mina tus posibilidades de xito, porque te das por derrotado antes de haber empezado la batalla. Ya sabes todo lo que va a ir mal, lo estpidos y cortoplacistas que son los que te rodean, lo insensato de las peticiones del cliente Al contrario, explcate que cada proyecto es una aventura, que cada problema es un desafo, y que t puedes enfrentarte a la aventura y triunfar sobre los problemas como nadie. Aunque al
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principio te cueste crertelo. T reptelo el tiempo suficiente, el nmero de veces suficiente, y acabar siendo verdad. Cada vez que tengas dudas, recuerda la escena de En busca de la felicidad en la que el cro le dice a Gardner que quiere ser jugador profesional de baloncesto, y cree que t tambin puedes. Nunca dejes que nadie te diga que no puedes hacer algo.

Motivacin
Cuando estamos pelando con el da a da es fcil olvidar el sentido profundo que nos ha llevado a hacer lo que hacemos. Si eres emprendedor y crees en lo que haces, seguro que tienes una motivacin importante. Tienes un sueo que alcanzar. Pero la factura, el cliente, el proveedor, el problema tcnico todo eso va minndote y te hace perder fuerzas. Procura tener a mano alguna cosa que te recuerde por qu te ests esforzando. Una foto de tu hijo, de tu pareja, del Ferrari que te vas a comprar cuando consigas tu objetivo o de la playa paradisaca a la que te vas a ir de vacaciones y cada vez que tengas la tentacin de ceder, de dejarte llevar, mira esa imagen y recuerda por qu tienes que conseguir tu objetivo.

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Factores que condicionan tu productividad

Adems de saber qu tienes que hacer y tener tiempo para hacerlo, cosas que no siempre son fciles, si quieres mejorar tu productividad es fundamental que controles los factores externos e internos que influyen en ella. Como hemos visto, no es lo mismo hacer un trabajo creativo y que demande toda tu capacidad intelectual que hacer tareas tediosas pero obligatorias. Por eso muchos de los consejos que son tiles para ser productivo en un tipo de tarea pueden ser ineficaces e incluso contraproducentes en la otra. Vamos a analizar primero los factores que te ayudan a trabajar en la zona, y en el siguiente captulo veremos los factores que te ayudan a ser productivo con tus obligaciones.

Aislamiento
Para estar en la zona, como vimos anteriormente, necesitas aislarte del exterior. Dependiendo de tu capacidad de concentracin ese aislamiento puede ser ms o menos extremo. Prueba con la siguiente lista, y aplica todo lo que sea necesario en tu caso: Aislamiento acstico. los ruidos son una fuente constante de distraccin. El trabajo en cubculos, o peor an, en praderas en enormes salas en las que hay gente charlando, hablando por telfono o incluso comiendo, aunque sea la tnica en muchas empresas, puede ser el mayor impedimento para tu productividad. Si es el caso, ponte unos auriculares, procura que sean de calidad, ya que vas a estar muchas horas con ellos puestos, y aslate del exterior. Lo ideal son unos auriculares con cancelacin de ruido exterior, que te permiten or tu msica a menos volumen sin escuchar el ruido de fuera. Si trabajas desde casa, por supuesto, lo primero es evitar cosas como poner la tele porque me hace compaa. Si vives con ms personas es posible que tengas que considerar que tu hogar es un entorno tan hostil como una oficina, y debas usar tambin auriculares. Evita interrupciones. Los auriculares ya son una seal externa de que no ests disponible, con lo que evitars las tpicas visitas del colega que prefiere preguntarte un dato a buscarlo por si mismo. Adems, cierra el correo electrnico, todas las redes sociales y apaga el mvil. Creme, con la excepcin de un ataque de zombies, cualquier otra cosa puede esperar un par de horas. Los contestadores estn para ser usados. Si el sitio donde trabajas tiene puerta, cirrala. Establece horarios. Esto te ayuda tanto a ti como a los que te rodean a respetar esas horas de productividad concentrada. Si saben que en una o dos horas vas a poder atenderles, cualquiera preferir esperar y que lo hagas de buen grado a interrumpirte y llevarse un bufido.
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 Huye. Si a pesar de todas las medidas las interrupciones son constantes, simplemente vete a otro sitio. Claro que si trabajas encadenado de 8 a 8 no es probable que puedas salir impunemente, pero incluso en esa situacin puede merecerte la pena hablar con tu jefe y explicarle la situacin (obviamente, si consigues que te deje escapar, a cambio tienes que ser demostrablemente ms productivo). Si trabajas para ti, puedes ir a un parque si tu trabajo te lo permite (si tu herramienta es papel y lpiz, o si lo que ests haciendo es pensar). Una alternativa es una biblioteca pblica (siempre que no sea poca de exmenes, que es cuando estn abarrotadas). Incluso una cafetera puede ser una buena opcin si tiene mesas grandes, luz y no hay mucho trasiego de personas por delante de ti. S, es triste, pero un lugar pblico puede ser un entorno ms amigable para el trabajo productivo que una oficina al uso.

Evita tentaciones
Los que fuimos a un colegio de curas tenemos muy odo eso de quien evita la ocasin evita el pecado. Y al final resulta que los curas tenan razn. Por eso: Desconctate de Internet. Puedes tirar del cable, deshabilitar la wifi o (menos radical) instalar un plugin para tu navegador que bloquee los sitios en los que sueles distraerte. En general, aunque para tu trabajo sea imprescindible internet, (por ejemplo, para escribir un blog) lo que no es imprescindible es estar conectado el 100% del tiempo. Recuerda, hay todo un mundo de tentacin ah fuera, y puedes caer con solo un click de ratn. Aplica lo de engaarte a ti mismo y pntelo difcil. Borra los juegos. No tengas juegos ni vdeos ni nada que no sean herramientas de trabajo en tu ordenador. Esa partidita de solo dos minutos para relajarte puede convertirse en una sesin de dos horas a poco que te descuides. Si no puedes tener un ordenador para jugar y otro para trabajar, al menos crea un arranque dual y trabaja en un entorno libre de distracciones. Crea una playlist con msica adecuada para trabajar, dale al play y olvida que puedes pasar a otra cancin. Lo de los casquitos para aislarte puede volverse en tu contra si te dedicas a hacer de autoDJ en lugar de trabajar. Usa un cuaderno. Coloca cerca del teclado un cuaderno y un boli y anota todas las ideas que se te ocurran sobre cosas que sera importantsimo hacer cuanto antes y solo te van a llevar un minuto. Si ests en fase creativa seguro que se te ocurren muchas, pero hacer muchas cosas a la vez es la mejor manera de asegurar que no vas a concentrarte en una de ellas. Escribindolas liberas tu mente de la preocupacin de no acordarte despus, y evitas interrumpir el flujo de trabajo para picotear aqu y all.

Crea hbitos
Lo veremos con ms profundidad, pero una de las claves para hacer lo que debemos hacer es no tener que pensar en ello. Los hbitos son una excelente manera de decirnos a nosotros mismos lo que tenemos que hacer, sin obligar a intervenir a nuestra capacidad de decisin consciente. Crea una ceremonia para entrar en la zona. Haz cosas como prepararte un caf, colocar el cuaderno o desconectar Internet, lanzar una playlist determinada, cambiar el fondo del escritorio Estas cosas u otras similares ayudan a tu cerebro a darse cuenta de que vas a entrar en modo desafo total. Es algo parecido a lo que hacen los atletas antes de correr o saltar. Establece un horario. Si es posible, establece una rutina horaria para trabajar en la zona. Idealmente, en las horas del da en las que ests ms despierto y eres ms productivo, en las que tienes menos interrupciones, en las que ests seguro de que tienes el tiempo suficiente como
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para entrar en la zona y permanecer en ella al menos un par de horas. Aunque no todos los das ests igual de concentrado, aunque no todos los das sean igual de productivos, incluso aunque muchos das sean una tortura en la que no consigues entrar en la zona por ms que te esfuerces, a la larga tu revoltoso cerebro acaba asumiendo que ese es un momento para trabajar intensamente, y todo se hace ms fcil. Los lectores ms perspicaces se habrn dado cuenta de que no he hablado de listas de tareas ni nada parecido. Y es que por regla general el problema con tus metas no es que no sepas qu tienes que hacer, sino que no eres capaz de hacerlo dando el 100%. Cuando hablemos de los deberes ser otra historia.

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Factores que condicionan tu productividad II

El problema de la productividad con tareas ingratas es muy diferente al de las tareas creativas. En este caso el objetivo es obligarte a ti mismo a hacer cosas que no te apetecen. Y es que, en la mayor parte de los casos, tenemos cosas ms tentadoras que las tareas obligatorias. Qu puedes hacer entonces para crear un entorno en el que mejore tu productividad con estas tareas? Pon msica entretenida. Aqu el objetivo no es concentrarte, sino todo lo contrario: ocupar tu mente lo suficiente como para que soporte mejor estar haciendo una actividad aburrida como puntear una lista de apuntes contables, ordenar unos ficheros, reportar las horas imputadas a un proyecto Mantn un entorno de trabajo ordenado. Si eres un desastre como yo, al menos compra unas cuantas cajas baratas y archiva con el mtodo a bulto. Cuando por fin te has decidido a hacer algo, lo que no puede pasarte es que tengas que buscar un documento y pierdas media hora hasta que decidas que ya lo hars otro da, o cambies de actividad para pasar a la importante tarea de ordenar y clasificar. Ten todo a mano. Organiza tu entorno de trabajo para que no tengas que estar movindote cada vez que necesitas un lpiz o un documento. En un mundo ideal, los documentos estn escaneados e indexados en tu ordenador. Pero como no vivimos en un mundo ideal, al menos asegrate que no puedes poner la excusa de ahora no puedo hacer esto, porque no tengo X. Ya si eso maana lo busco y me pongo Porque maana, en el improbable caso de que hayas encontrado X, descubrirs que te falta Y y tendrs otra excusa para no trabajar. Trabaja en un entorno cmodo. Se trata de no aadir penalidades a las propias de la tarea. Si hace demasiado calor o demasiado fro, si la silla es incmoda, si no hay luz suficiente, vas a tener una buena excusa para abandonar la tarea cuanto antes. Haz descansos frecuentes. Aqu s es de utilidad la tcnica pomodoro, o algo similar. Se trata de compartimentar los esfuerzos, de manera que tu progreso sea evidente: en esta media hora he conseguido contabilizar 20 facturas y esto sirva de motivacin para seguir con la tarea en otro intervalo de tiempo similar. Fragmentar los tiempos sirve tambin para hacer las tareas menos intimidantes: es ms fcil empezar si sabes que solo tienes que dedicar 30 minutos a contabilizar facturas que si te enfrentas a toda una maana de papeleo.

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 Trabaja en un sitio pblico. Otra aplicacin de lo de engaarte a ti mismo. En lugar de cerrar las puertas, colcate a la vista de otras personas. Es mucho ms difcil perder el tiempo viendo vdeos de gatitos en YouTube si sabes que te estn mirando. Si trabajas desde casa, te merecer la pena ir a un caf o una biblioteca para trabajar. Vers cmo solo por demostrar que ests ocupado acabars haciendo ese informe que tenas pendiente. Usa un calendario o una lista en papel. Si tienes un calendario, o una lista de tareas en papel, puedes coger un rotulador e ir tachando las cosas ya hechas. Puede parecer una simpleza, pero ese acto produce una satisfaccin inmediata porque te ayuda a representar de manera grfica tu avance. Y ya de paso, te recuerda lo que todava no has hecho.

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Procrastinacin productiva
Anteriormente explicamos lo que es la procrastinacin: hacer algo que no es lo ms importante que deberas estar haciendo. Esta es una tendencia que tenemos algunos, y es muy difcil de evitar. Somos muy buenos engandonos a nosotros mismos, y aunque sabemos que hay otras cosas que deberamos hacer, podemos justificar fcilmente incluso dos horas perdidas navegando sin rumbo por Internet (necesito despejarme un poco y no va a ser tanto tiempo y adems lo que me falta puedo hacerlo en media hora y seguro que en este sitio descubro nuevas ideas y). Si furamos seres racionales, usaramos una lista de tareas priorizadas con estimaciones de tiempo y haramos lo ms importante que pudiramos hacer en el tiempo disponible, y luego lo siguiente, y lo siguiente Pero insisto, no somos seres racionales. Al menos, yo no lo soy. Sin embargo, no todo est perdido para los procrastinadores. Si no vas a dejar de procrastinar, al menos puedes hacerlo de manera inteligente. Hay dos maneras en las que puedes aprovechar tu capacidad de autoengaarte en tu favor:

Haz otra cosa til

Os recuerdo que el procrastinador no es perezoso. No deja de hacer lo que debe para tumbarse a la bartola, sino para hacer algo que no debe. Bien, si vas a procrastinar, al menos procura que al final del rato hayas conseguido algo. Supongamos que tienes que hacer un informe trimestral, preparar una presentacin y redactar una propuesta. El informe es para el viernes, pero no te motiva nada as que lo vas dejando. Seguro que acabars hacindolo e jueves por la tarde. En ese caso, en lugar de ver vdeos divertidos en YouTube o comprobar si estn en Facebook cada uno de tus compaeros del instituto, puedes dedicarte a la presentacin o la propuesta. Tu informe sigue sin progresar, pero al menos has avanzado en las otras tareas. Tal vez incluso consigas terminarlas. Funciona. Aunque parezca increble, el procrastinador est ms que dispuesto a trabajar si eso le permite justificar el por qu no est haciendo lo que debe.

Crea prioridades falsas

Otra manera de engaarte a ti mismo es subir artificialmente la importancia de una tarea poco gratificante, pero que realmente no tienes que hacer en este momento, para procrastinar haciendo lo que s debes.
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Me explico. Supongamos que lo que deberas hacer es preparar el informe trimestral, pero no eres capaz de obligarte a empezar con ello. Plantate entonces que tu tarea ms importante es preparar la presentacin. Agbiate con todo lo que ello conlleva, empieza a pensar que en realidad puedes buscar los datos y las imgenes ms tarde, explcate por qu justo ahora no tienes por qu ponerte con la presentacin y vers cmo el informe se hace ms atractivo. Tienes que hacer un pequeo esfuerzo para no caer en otras tareas equivocadas, pero la barrera para empezar con la que era tu tarea bloqueante se habr reducido mucho. Parece increble que uno se pueda engaar a s mismo de una manera tan tonta, pero funciona. Ya que eres tan fcilmente manipulable, al menos aprovchalo en tu beneficio.

Cambia tus hbitos

No todas las cosas que haces mientras procrastinas son igual de perjudiciales. Si te dedicas a jugar al buscaminas o al WOW, no ests haciendo nada bueno para ti. Pero si ests leyendo blogs, al menos hay una posibilidad de que aprendas algo til. Por eso una buena prctica es cambiar tus actividades intiles o perjudiciales por otras ms provechosas. Sigues sin hacer lo que debes, pero al menos haces algo que te servir en el futuro. Algunas ideas: escribir un blog, leer blogs o noticias relacionadas con tu actividad profesional, hacer presentaciones en powerpoint, usar las funciones avanzadas de Office para hacer algo nuevo con un documento o una hoja de clculo, leer noticias en ingls

Scrum para uno

Soy un entusiasta de Scrum porque en mi experiencia es lo mejor que he encontrado para conseguir que progresen proyectos complejos, con gran incertidumbre y con riesgo elevado. Y si estas caractersticas son comunes en muchos proyectos informticos, tambin lo son en cualquier proyecto de emprendimiento. Scrum no es una metodologa para la gestin del tiempo, ni para la productividad personal. Y sin embargo, si tu problema es que tienes varios proyectos a la vez entre manos, no tienes tiempo para todo y te cuesta saber a qu tienes que dedicar tus esfuerzos en cada momento, hay elementos de scrum que pueden ser muy tiles.

Sprints
Un proyecto es scrum avanza en ciclos o sprints, generalmente de entre 1 y 4 semanas de duracin. Esto permite verificar con frecuencia el grado de avance del proyecto, y as detectar desviaciones y corregir sus causas. T puedes hacer lo mismo. Te recomiendo empezar con ciclos de una semana, y despus ir ampliando el tiempo segn te vayas viendo ms cmodo y si lo ves necesario. La idea es plantear objetivos para el sprint, que sean medibles, y despus verificar si se han cumplido. Y qu objetivos? Pues los que estn en tu pila de objetivos.
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Pila de objetivos
Se trata simplemente de una lista priorizada de objetivos. Priorizada quiere decir que estn ordenados en funcin de su importancia en el momento actual. Qu tipo de objetivos? Tienen que ser expresables en una o dos frases y tienen que ser verificables (medibles). Es decir, no vale algo como hacer un sitio web que refleje la personalidad de mi empresa. En cambio s es adecuado hacer una pgina con 4 referencias de clientes, de un prrafo cada una. Cada elemento de la lista debe tener un nombre, una descripcin (dos o tres frases) y (muy importante) cmo se verifica que est hecho.

Pila del sprint

Es la seleccin de objetivos que vas a llevar a cabo en el sprint. Es sencillo: al principio de cada sprint analizas el tiempo que tienes disponible y vas cogiendo los elementos ms prioritarios de la pila de objetivos, analizando cuanto tiempo te van a llevar y aadindolos a la pila del sprint hasta que hayas agotado el tiempo disponible. Es probable que esos elementos tengas que dividirlos en tareas ms sencillas para ser ms preciso en la previsin del esfuerzo necesario. Es muy importante recordar que esta pila de sprint es sagrada: no puedes cambiarla en mitad de un ciclo. Pase lo que pase, aunque se te ocurra que tal vez te interesara hacer otra cosa antes, debes ser disciplinado y esperar al final del sprint. Si el sprint es de una semana, tampoco pasa nada por esperar unos das a esto que se te acaba de ocurrir. La mejor manera de no terminar nada es dejar que otras actividades se metan en medio y te impidan terminar lo que tenas previsto.

Planificacin
Antes de empezar un sprint, lo que tienes que hacer es crear la pila del sprint. Es importante ser realista en cuanto al tiempo disponible. Si trabajas oficialmente ocho horas al da, es prcticamente imposible ser productivo ms de seis. Y probablemente a esas seis le tienes que quitar el tiempo dedicado a reuniones, imprevistos, etc. As que planifica el sprint segn las horas de trabajo eficaz que realmente vas a tener.

Scrum diario
Esto es fundamental. Cada da, a la misma hora, debes responder a tres preguntas: qu hice ayer? qu voy a hacer hoy? qu problemas tengo que me impiden hacer lo previsto?. Prueba a escribir las respuestas, porque sobre todo al principio te ayudarn a ver tu evolucin. Es importante que esto lo hagas cada da a la misma hora (idealmente, nada ms empezar a trabajar), pase lo que pase. Tiene que convertirse en un hbito ms difcil de romper que lavarse los dientes, porque de lo contrario empezars a saltrtelo un da y otro y al final se habr pasado el sprint sin saber a qu has dedicado tu tiempo. La otra cosa que debes hacer en el scrum diario es anotar tu progreso con la pila del sprint. Segn vayas avanzando en las tareas, debes reflejar el estado. Al menos saber si estn sin empezar, en progreso o terminadas. Si quieres ser ms preciso, por ejemplo anotando cuntas horas faltan, puedes hacerlo.
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Observa que la medida es cunto esfuerzo falta, no cunto has hecho ya. Lo previsto menos lo que llevas hecho rara vez da como resultado lo que falta. Y a ti te interesa saber cmo vas, no cunto esfuerzo has dedicado hasta el momento.

Retrospectiva
Una vez terminado el plazo que marcaste para el sprint, debes hacer anlisis de lo conseguido. El objetivo es detectar problemas e ineficacias y o bien corregirlos o bien acostumbrarte a vivir con ellos y tenerlos en cuenta para la prxima vez. Nunca, haya pasado lo que haya pasado, aplaces el final del sprint. Aunque hayas cogido una gripe que te ha dejado en la cama tres das. Simplemente, lo tienes en cuenta en la retrospectiva y si se puede arreglar lo arreglas y si no lo asumes. En el momento en el que te permites a ti mismo cambiar la duracin del sprint te has dado permiso para incumplir tus objetivos. Los sprints que deberan durar una semana duran 10 das, y luego 15 y luego ya no acaban nunca.

Resumiendo
La ventaja de scrum es que no impone una forma de trabajar. Los elementos son pocos y fciles de comprender y manejar. Y las ventajas son evidentes: Conocer objetiva y documentadamente cual es tu velocidad de trabajo. Detectar problemas y corregirlos lo antes posible. Dedicar tus esfuerzos a lo prioritario, posponiendo lo que no contribuye al progreso del proyecto. recuerdas la diferencia entre deberes y metas?

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Herramientas
En este ltimo captulo, vamos a ver algunas herramientas que pueden ser tiles para poner en prctica todo lo que hemos visto. No se trata de una lista cerrada, son simplemente cosas que a mi me funcionan y que cumplen con los criterios que deben tener las herramientas que uso habitualmente: No dependientes de un dispositivo. Idealmente, deben estar disponibles para cualquier plataforma: windows, linex, mac, iOS, Android. No quiero tener que cambiar de herramienta porque cambio un ordenador o un telfono. Herramientas online. Aunque tengan un cliente que mejore la usabilidad o la potencia, deben ser accesibles desde cualquier ordenador que tenga un navegador. Gratuitas o muy baratas. A lo mejor cuando sea multimillonario esto no es un requisito, pero de momento el precio es importante. Sencillas e intuitivas. No quiero leer un manual, ni perder el tiempo probando decenas de opciones en mens intrincados. Fciles de poner en marcha. Que funcionen con la mnima configuracin, aunque pueda despus afinar alguna cosa. Abierta. Idealmente, que sea software libre. Si no es as, al menos que pueda sacar mis datos de la herramienta y llevarlos a otra cuando decida hacerlo. Como digo, estos criterios no los aplico solo para las herramientas de productividad, pero para esta misin son especialmente importantes.

Herramientas
Evernote
Con Evernote gestiono toda la documentacin e ideas para mis proyectos. Es intuitivo, fcil, funciona en ordenadores y telfonos mviles, tiene plugins para que capturar una pgina que ests viendo sea cuestin de un par de clicks, puedes capturar imgenes o audio desde el mvil, se sincroniza solo Lo mejor es que no hay que organizar lo que capturas (aunque etiquetarlo ayuda). Simplemente lo guardas en Evernote y cuando lo necesitas lo buscas. Es como una especie de cajn de sastre con un gnomo que mgicamente encuentra lo que necesitas entre el maremgnum de cosas.

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Gmail/Google Calendar
Las cuentas de Gmail, junto a su motor de bsqueda, han conseguido que no me tenga que preocupar por organizar el correo, ni por apuntar datos o direcciones. Todo est all, y es fcil de encontrar. Respecto a Calendar, es la primera agenda que uso de verdad. De nuevo, poder usarla desde el mvil o desde cualquier navegador, y que siempre est sincronizada, es lo que me anim en primer lugar a empezar a apuntar ah todas las citas. Hace poco me record que tena que llevar a mi hijo a una revisin mdica que tena concertada desde haca un ao. No est mal, sobre todo teniendo en cuenta que en casos similares he perdido la cita por no recordarla en el momento. La guinda son los avisos por SMS y correo electrnico. Una asignatura pendiente es organizar los contactos. Google automatiza ciertas cosas, pero hay veces que tiene datos parciales y hay que decirle que esos dos o tres correos electrnicos y esos dos o tres nmeros de telfono pertenecen a la misma persona.

Google Docs
Soy un fan de Google Docs. Llevo usando el producto desde que era Writely, antes de que lo comprara Google, y no ha dejado de mejorar. Docs es perfecto para documentos en los que tienes que trabajar con otras personas (por ejemplo el curso, lo prepar as con Lucas y Franck). Pero tambin lo uso para organizar mis proyectos. Cuando me planteo un proyecto siempre tengo una hoja de clculo con unas cuentas en la que voy apuntando ingresos y gastos potenciales, para saber si hay negocio. Un documento de texto en el que escribo en formato libre todas las ideas que se me ocurren. Si se lo tengo que explicar a alguien, preparo una presentacin sencilla, sin florituras, que me sirve como guin para hablar (algo parecido a hacer garabatos en la servilleta de un bar). Y si veo que la cosa tiene sentido y me decido a llevarlo a cabo, uso un par de hojas de clculo para aplicar mi versin particular de scrum. Adems de las ventajas obvias de tener los documentos disponibles en cualquier parte, la sencillez de Docs te permite concentrarte en el contenido, y no en las funciones de la aplicacin. Y no necesitas preocuparte de dnde guardas un fichero, ni de la estructura de carpetas, ni de nada. Todo est ah, siempre disponible.

Dropbox
Dropbox es un servicio de almacenamiento en la nube. Te permite guardar un par de gigas de informacin y sincronizarla en tantos ordenadores como quieras. Para mi esto es importante, porque en casa uso dos o tres ordenadores, y es un placer no tener que ir llevando documentos en llaves USB de una lado para otro. Uso Dropbox para los documentos ms pesados, que requieren tratamiento con OpenOffice o Gimp, cdigo en PHP o scripts SQL, etc., con lo que entre Docs y Dropbox tengo los documentos ms importantes con los que estoy trabajando disponibles desde cualquier ordenador que tenga conexin a Internet. Ahora mismo estoy experimentando con la idea de escanear todos los papeles importantes que me llegan (facturas, recibos, documentos oficiales) y subirlos a Dropbox, de manera que pueda guardarlos en una caja y no tener que volver a buscarlos prcticamente nunca. Veremos si la facilidad para encontrar los documentos cuando los necesito compensa la disciplina de escanear las cosas segn llegan. Si no estis dados de alta en Dropbox y os interesa hacerlo, usad por favor el enlace siguiente, y as aumenta un poco la cuota disponible:
http://db.tt/nmgznlV

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Sin lista de tareas

No uso ninguna aplicacin de to-do. Despus de probar decenas, lo cierto es que no llego a usar ninguna. Me falta la disciplina de anotar las tareas, clasificarlas, gestionarlas Con este tipo de herramientas lo nico que hago es perder el tiempo instalando, probando y desinstalando. Es posible que no haya encontrado la herramienta adecuada, pero de momento lo que mejor me funciona es la hoja de clculo de Docs que uso para cada proyecto. Entre eso y anotar las tareas que tienen fecha fija en Google Calendar he conseguido apaarme bastante bien.

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