Cdigo: GTPROCEDIMIENTO ADMINISTRACIN BASE DE DATOS DEL PROCESO GESTIN RECURSOS DE GRT-PR-01 Versin: 03 TECNOLOGA. Pgina: 1 1.

OBJETIVO Y CAMPO DE APLICACIN El procedimiento administracin de la base de datos tiene como objetivo, gestionar, administrar y garantizar la disponibilidad de las bases de datos, para brindar informacin en forma oportuna, segura y efectiva al ciudadano y en general a los usuarios que lo requieran. El procedimiento se desarrolla en el grupo Asistencia tcnica en compaa del centro de cmputo de la Superintendencia, en los centros de cmputo de las oficinas de registro sistematizadas con folio magntico, en el data center donde esta la base de datos centralizada, por los sistemas de ndices y RUPTA de las Oficinas de registro manuales. Los clientes externos del procedimiento son: entidades del Estado, notarias, sistema financiero y los ciudadanos que requiera informacin. Los clientes internos son los funcionarios de la SNR nivel central y las Oficinas de Registro de Instrumentos Pblicos y Notaras.

ALCANCE: Inicia: Inventariar las bases de datos de las Oficinas de Registro y nivel central de la SNR de acuerdo a la normatividad. Qu hace?: Gestionar, administrar y verificar que los datos se encuentren actualizados, para brindar informacin en forma oportuna, segura y efectiva al ciudadano. Asegurar la disponibilidad de la informacin contenida en la base datos. Termina: Verificacin de la disponibilidad de la Base de datos actualizada 2. RESPONSABLES: Responsable estratgico: Jefe Oficina de Informtica Responsable operativo: Coordinador Asistencia Tcnica, Coordinador Centro de Computo, Coordinador de desarrollo Informtico, Administradores de los centros de cmputo de las oficinas de registro, Registradores de Instrumentos Pblicos y operadores de los sistemas externos.

Cdigo: GTPROCEDIMIENTO ADMINISTRACIN BASE DE DATOS DEL PROCESO GESTIN RECURSOS DE GRT-PR-01 Versin: 03 TECNOLOGA. Pgina: 2 3. DEFINICIONES: Base de datos: Conjunto de archivos de datos recopilados, definidos, estructurados y organizados con el objeto de brindar informacin. Centro de cmputo: Sitio fsico donde estn ubicados los equipos de cmputo y los programas necesarios para la administracin de la base de datos. Data Center: Es un centro de datos donde se centralizan las bases de datos. Archivo fsico: Sitio donde se encuentra la informacin en documentos fsicos. Administrador centro de cmputo: Persona responsable del buen funcionamiento de los equipos, de la custodia y conservacin de la informacin contenida en los mismos. Control estadstico del procedimiento. Definir las herramientas estadsticas bsicas para el control del procedimiento. Hoja de clculo: para hacer registro de informacin. Histogramas: para mostrar en forma grfica la informacin. 3.1 PHVA Planeacin: planea los recursos logsticos, humanos y financieros para la gestin del procedimiento. Gestionar el mantenimiento preventivo y correctivo de las bases de datos y la capacitacin a los responsables de ellas y actualizacin de las versiones de las bases de datos. Hacer: Gestionar, administrar y verificar que los datos se encuentren actualizados, para brindar informacin en forma oportuna, segura y efectiva al ciudadano. Asegurar la disponibilidad de la informacin contenida en la base datos. Verificacin: Verificar la disponibilidad de las bases de datos Actuar: definir estrategias de mejora continua en la administracin de la base de datos.

Cdigo: GTPROCEDIMIENTO ADMINISTRACIN BASE DE DATOS DEL PROCESO GESTIN RECURSOS DE GRT-PR-01 Versin: 03 TECNOLOGA. Pgina: 3 4. CONTENIDO: se describe la actividad y se establecen los link con formatos, documentos, instructivos, protocolos, normas y actas. ACTIVIDAD ESENCIAL

DESCRIPCIN. CMO? Descripcin de actividades:

Seguimiento, verificacin y actualizacin del inventario de las bases de datos de las ORIPs y del nivel central de la SNR

1. Seguimiento a las estructuras de las bases de datos. 2. Verificar la funcionalidad de los componentes. 3. Gestionar y documentar las bases de datos. Responsable: Profesional Universitario o Analista de sistemas, de los Grupos de Asistencia Tcnica y Centro de Computo. Conocimiento: Manejo de Sistemas operativos multiusuarios, de sistemas de informacin y bases de datos relacionales. Recursos esenciales: Los servidores, impresoras, microcomputadores, equipos de comunicacin, insumos de consumo para equipos, Software licenciado. Disponibilidad del recurso humano permanente. Normatividad: Instructivo de Polticas de Seguridad de la SNR y ORIPs Herramientas de control: Plan de gestin de inventario tecnolgico Frecuencia: Anual Tecnologa (M.A.S): Sistematizada

Gestionar y Descripcin de actividades: administrar datos 1. Revisar la disponibilidad de la base datos: subir actualizados todos los archivos y componentes de las bases de datos, garantizar la consistencia y fiabilidad de los datos. 2. Revisar diariamente los logs de alerta de las bases de datos. 3. Hacer pruebas de funcionamiento: Verificar la disponibilidad de la informacin para el usuario. 4. Custodiar y conservar la informacin. 5. Responsable: Profesional Universitario o Analista de

Cdigo: GTPROCEDIMIENTO ADMINISTRACIN BASE DE DATOS DEL PROCESO GESTIN RECURSOS DE GRT-PR-01 Versin: 03 TECNOLOGA. Pgina: 4 sistemas, de los Grupos de Asistencia Tcnica y Centro de Computo. Conocimiento: Manejo de Sistemas operativos multiusuarios, de sistemas de informacin y bases de datos relacionales. Recursos esenciales: Los servidores, impresoras, microcomputadores, equipos de comunicacin, insumos de consumo para equipos, Software licenciado. Disponibilidad del recurso humano permanente. Normatividad: Instructivo de Polticas de Seguridad de la SNR y ORIPs Herramientas de control: Plan de gestin de inventario tecnolgico Frecuencia: Anual Tecnologa (M.A.S): Sistematizada Custodiar y Descripcin de actividades: conservar la informacin 1. Obtener copia de respaldo de la informacin contenida en las bases de datos de las Oficinas de Registro que funcionan con folio y SIR al igual que los soportes que contienen la informacin de las bases de datos. (Ver formato de recoleccin de Cold Backup) 2. Conservar copias de respaldo en sitio diferente a la Oficina o data center. 3. Contar y mantener la infraestructura adecuada y necesaria para almacenar en forma segura los archivos fsicos y/o magnticos de las bases de datos. 4. Tener disponible la informacin para cuando sea requerida por los usuarios del sistema. Responsable: Profesional Universitario o Analista de sistemas, de los Grupos de Asistencia Tcnica y Centro de Computo. Conocimiento: Manejo de Sistemas operativos multiusuarios, de sistemas de informacin y bases de datos relacionales. Recursos esenciales: Unidades de Type, cintas, DVD, PC, equipo de comunicacin. Normatividad: Instructivo de Polticas de Seguridad de la SNR y ORIPs

Cdigo: GTPROCEDIMIENTO ADMINISTRACIN BASE DE DATOS DEL PROCESO GESTIN RECURSOS DE GRT-PR-01 Versin: 03 TECNOLOGA. Pgina: 5 Herramientas de control: Plan de gestin de inventario tecnolgico Frecuencia: Diario, Mensual Tecnologa (M.A.S): Sistematizada

Descripcin de actividades: Administrar cuentas de usuarios y roles. 1. eLa creacin o activacin de cuentas en la base de datos y en las aplicaciones se realiza a solicitud mediante comunicacin escrita del Jefe inmediato de cada dependencia o Registrador segn sea el caso quien es responsable de notificar al Centro de Computo la incorporacin de personal que requira del uso de alguno o varios de los aplicativos. 2. Una vez que se tiene la autorizacin y especificacin respectiva se crea el usuario en la base de datos para la SNR, con un formato de las 3 primeras letras del apellido, seguido de las 3 primeras letras del nombre, si existe el usuario se adiciona un consecutivo empezando con el nmero uno; si es para las ORIP de Folio, se crea el usuario dependiendo el rol al cual pertenece, adicionndole el consecutivo respectivo. 3. El siguiente paso es asignar los roles y permisos respectivos segn el cargo. 4. Modificacin de roles: ocurre cuando un funcionario, por solicitud escrita del Jefe Inmediato o Registrador cambia de funciones dependiendo el aplicativo que este trabajando. 5. Bloqueo o desactivacin de cuentas en la base de datos y en las aplicaciones: se realiza cuando un funcionario deja de trabajar permanente o transitoriamente en la Entidad, o cambia su cargo. Este bloqueo se realiza cuando se notifica al Centro de Computo sobre cambios, vacaciones, licencias y/o retiros de funcionarios. 6. Suministrar informacin a los usuarios del sistema.

Cdigo: GTPROCEDIMIENTO ADMINISTRACIN BASE DE DATOS DEL PROCESO GESTIN RECURSOS DE GRT-PR-01 Versin: 03 TECNOLOGA. Pgina: 6

Adicionalmente se realizan revisiones mensuales sobre los usuarios que acceden a la base de datos. Estas revisiones se realizan a nivel de base de datos y de aplicacin.

Base de datos: Consulta para la revisin de usuarios activos Nota: El usuario que ha sido bloqueado o desactivado, no se elimina fsicamente de la Base de Datos debido a que es necesario mantener el registro histrico de todas las transacciones que ste usuario realiz en el desempeo de sus funciones.

Responsable: Profesional Universitario o Analista de sistemas, de los Grupos de Centro de Computo y Asistencia Tcnica (ORIPs). Conocimiento: Administracin de Sistemas operativos unix, conocimiento de sistemas de informacin y bases de datos relacionales. Recursos esenciales: Servidores, equipo de comunicacin, base de datos, impresoras. Normatividad: Instructivo de Polticas de Seguridad de la SNR y ORIPs Herramientas de control: Formato de base de datos y seguimiento, Oficios de las diferentes dependencias o del Registrador segn el caso. Frecuencia: Diario Tecnologa (M.A.S): Sistematizada Descripcin de actividades: Suministrar informacin a los usuarios 1. Atender las solicitudes o requerimientos de los usuarios del sistema 2. Resolver el requerimiento de usuario y dar respuesta y garantizar la disponibilidad de la base de datos Responsable: Profesional Universitario o Analista de sistemas, de los Grupos de Asistencia Tcnica y Centro de Computo. Conocimiento: Manejo de Sistemas operativos

Cdigo: GTPROCEDIMIENTO ADMINISTRACIN BASE DE DATOS DEL PROCESO GESTIN RECURSOS DE GRT-PR-01 Versin: 03 TECNOLOGA. Pgina: 7 multiusuarios, de sistemas de informacin y bases de datos relacionales. Recursos esenciales: Unidades de Type, cintas, DVD, PC, equipo de comunicacin. Normatividad: Instructivo de Polticas de Seguridad de la SNR y ORIPs Herramientas de control: Plan de gestin de inventario tecnolgico, y estadstica de los requerimientos. Frecuencia: Diario Tecnologa (M.A.S): Sistematizada Asegurar la Descripcin de actividades: disponibilidad de la 1. Contar con un plan de contingencia actualizado y informacin probado, en el evento de fallas de los sistema de contenida en informacin: la base datos a. Procesos de recuperacin de backups b. Datacenter alterno c. Equipos de respaldo d. Archivo de carpetas (PC) e. Microfilmacin y rollos de seguridad. f. Cintas y DVD para backups

Responsable: Profesional Universitario o Analista de sistemas, de los Grupos de Asistencia Tcnica y Centro de Computo. Conocimiento: Manejo de Sistemas operativos multiusuarios, de sistemas de informacin y bases de datos relacionales. Recursos esenciales: Unidades de Type, cintas, DVD, PC, equipo de comunicacin. Normatividad: Instructivo de Polticas de Seguridad de la SNR y ORIPs Herramientas de control: Verificar el correcto funcionamiento de la copia de seguridad Frecuencia: Mensual Tecnologa (M.A.S): Sistematizada

Cdigo: GTPROCEDIMIENTO ADMINISTRACIN BASE DE DATOS DEL PROCESO GESTIN RECURSOS DE GRT-PR-01 Versin: 03 TECNOLOGA. Pgina: 8

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA. NTC-GP:1000-2004. Sistema de Gestin Pblica de la Calidad. Requisitos. ITIL. LINK 6. NOTAS DE CAMBIO.

VERSIN

FECHA

NATURALEZA DEL CAMBIO

01 02 03

10- 06- 07 13-10-09 03-05-10

Se creo el proceso Se hizo ajustes al procedimiento acorde con los resultados de la auditora interna Se hizo ajustes al procedimiento acorde con los resultados de la Preauditoria, se incluyeron los formatos

7. ANEXOS: Formatos Cdigo Formatos de Novedades

GT-GRT-PR-01-FR-03 GT-GRT-PR-01-FR-04 GT-GRT-PR-01-FR-05 Afinamiento Base de Datos Hoja de Vida Base de Datos Hoja de Vida Servidores

Nombre

Elabor: Martha Ligia Ricaute Leipzig Durn Murillo Tomas Castillo Deba Marisol Pulido Luz Marina Meja Fecha: 03-mayo-2010

Revis: Antonio Jos Pea Luis Romero Mogolln Rogelio Albarracn Duarte

Aprob: William Fernando Albarracn

Fecha: 03-mayo-2010

Fecha: 03-mayo-2010