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El tema a tratar es el estudio de las áreas funcionales de la empresa ‘’Sierra Gorda’’. Distribuidora de frutas y legumbres. Concepto de tienda comercial: Distribuidora de Frutas y Legumbres. Bodegas comerciales, donde se paga por el abastecimiento de Frutas y Legumbres a mayoreo y menudeo a microempresarios que adquieren los productos que posteriormente distribuirán en sus distintos centros de operación, sean tiendas, centros comerciales, mercados, etc. A continuación desarrollaré la forma de cómo llevar a cabo las áreas funcionales de mi negocio Planificación: Se planea que la empresa ‘’Sierra Gorda’’. Distribuidora de frutas y legumbres. Cumpla con las necesidades de nuestros clientes en las principales localidades alrededor del triángulo y las ciudades aledañas del estado de Guanajuato. Utilizando la manipulación y distribución de más de 300 productos diarios de frutas y verduras, para permitir Hacer de nuestro negocio un negocio, ser productivos y Alcanzar los niveles de rentabilidad establecidos. Lograr un creciente volumen y participación de nuestros productos con sus distintas marcas. Estar cerca de nuestros consumidores y clientes, ellos son nuestra razón de ser. Organización: Aquí se van a realizar cada una de las actividades asignadas ya sea por el administrador o dueño de la empresa, también, como van a desempeñar dicha actividad, aquí de la misma manera el jefe o dueño debe de informar a quienes se debe de rendir cuentas del manejo de las funciones o puestos y dónde se deben de tomar las diferentes decisiones. Áreas funcionales de ‘’Sierra Gorda’’. Distribuidora de frutas y legumbres Gerencia general     Designar todas las posiciones gerenciales. Realizar evaluaciones periódicas acerca del cumplimiento de las funciones de los diferentes departamentos. Planear y desarrollar metas a corto y largo plazo junto con objetivos anuales y entregar las proyecciones de dichas metas para la aprobación de los gerentes corporativos. Coordinar con las oficinas administrativas para asegurar que los registros y sus análisis se están ejecutando correctamente.   Crear y mantener buenas relaciones con los clientes, gerentes corporativos y proveedores para mantener el buen funcionamiento de la Distribuidora. Tomas de dediciones, Coordinación en general, Supervisión del área de operación, cálculo de ventas por día. Administradora: Trabajos de Oficina y Contabilidad, Recursos Humanos, Supervisora en caso de no encontrase el Gerente General, Encargada de compras, Entrenadora de los vendedores y atención al cliente. Es el área que se encarga del optimo control, manejo de recursos económicos y financieros de la empresa, esto incluye la obtención de recursos financieros tanto internos como externos, necesarios para alcanzar los objetivos y metas empresariales y al mismo tiempo estar pendiente por que los recursos externos requeridos por la empresa sean adquiridos a plazos e intereses favorables. Sus Funciones son: 1-Financiamiento 2-Contraloría 3-Crédito y Cobranza 4-Impuestos Asistente de Administración: Realizar los trámites del banco, control y pago de facturas, mandados en general de lo que necesite el Administración, el Gerente y otros. Supervisor de Operaciones: Supervisar continuamente el área de operación y de proceso; estar moviéndose por toda el área (bodega, cajas, atención a clientes, ventas, y controlar que todo esté en orden y limpio). Recibir a los proveedores, Inventario Diario, Monitoreo diario de mercancía que esté fresca y en buen estado, que estén a su temperatura correcta. 1 Cajera: Llevar con exactitud la entrada y salida de efectivo, presentar informe de arqueo de caja diario, controlar el banco que tenga suficiente cambio, mantener su área aseada, y buena atención al cliente. 2 Recepcionistas: Recibir por teléfono los pedidos a domicilio, buen trato al cliente, tener en orden las agendas, entregar factura de la mercancía con el cálculo exacto de cuanto se vendió. Mantener limpia su área de trabajo. 3 Distribuidores: Entrega de la mercancía, estar renovando clientela, repartir folletos de todos los productos existentes y promover venta, cuidar y mantener sus equipos rodantes aseados. Sobre las actividades que realizará el encargado de relaciones públicas; es el área que se encarga de canalizar los bienes y servicios desde el producto hasta el consumidor o demandante. Entre las funciones de mercadeo podemos mencionar: la investigación de mercados, el presupuesto de mercadeo, la determinación de empaque, envase, etiqueta y marca, la distribución y venta de los productos, la determinación del precio de los artículos la publicidad y la promoción. Sus Funciones son: 1-Investigación de mercados 2-Planeación y desarrollo de venta de los productos 3-Precio 4-Distribucióny logística 5-Ventas 6-Comunicación Entre estas otras actividades: 1. Elaboración y puesta en marcha de un programa de relaciones públicas con los diferentes públicos, tanto a corto, medio y largo plazo. 2. Supervisión de las publicaciones empresariales. 3. Revisión de todos los documentos destinados al exterior, para verificar si, de alguna manera, se refieren a las relaciones públicas de la empresa. 4. Preparación o aprobación de todas las noticias, artículos, fotografías, etc. que se entregan a los medios de comunicación. 5. Preparación o consejo de declaraciones y discursos de los dirigentes de la empresa. sus trabajadores sobre la política empresarial y los problemas que la misma empresa pueda tener. 6. Iniciar las relaciones con la comunidad en la que se afincan las sedes de la empresa, colaborando con los periódicos locales, organizaciones cívicas y sociales, escuelas, etc. 7. Trabajar en estrecho contacto con la dirección y los consultores legales de la empresa en cuestiones de relación con los órganos de gobierno, incluyendo personalmente al presidente de la empresa. 8. Colaboración con el servicio de marketing en la preparación y ejecución de programas dirigidos a mejorar las relaciones con los intermediarios y red de ventas. 9. Analizar las tendencias futuras y predecir sus consecuencias. 10. Investigar de la opinión pública sus actitudes y expectativas. 11. Tomar medidas para prevenir, descubrir y eliminar cualquier malentendido. 12. Fomentar las buenas relaciones entre el personal y los públicos internos y externos de la empresa. 13. Proyectar la imagen e identidad corporativa. 14. Participar en reuniones directivas. 15. Conocer y clasificar los diversos públicos de la entidad. 16. Asesoría y consejos a los departamentos de personal en cuestiones de relaciones con los empleados, de forma que se ayude a la empresa a ilustrar. Respecto a las áreas físicas funcionales del lugar, su distribución será: La ubicación y distribución de cada una de las distintas áreas de la bodega deberá estar vinculada directamente con las normas de higiene y con la funcionalidad de este tipo de establecimiento. La distribución de las áreas en 40% Servicios Anexos 60% Ventas Servicios anexos Guardarropía, Baños, Teléfono, recepción Otros anexos podrían ser las oficinas de administración, la zona de almacenamiento (bodega), etc. Ventas Oficinas de Promotoras, vendedores, supervisores, Oficinas de finanzas, contabilidad y operaciones, publicidad. Los flujos dentro de la bodega Aquí nos referimos a los diferentes circuitos o movimientos que ocurren dentro de un establecimiento del rubro comercial y que son realizados por distintos tipos de personas que se relacionan directamente con el funcionamiento de un negocio de ventas comerciales (Distribución de Frutas y Legumbres). Distintos tipos de flujos FLUJO DE LOS CLIENTES Es el circuito o los desplazamientos que realizan los clientes dentro de la bodega, los que se pueden producir en las siguientes áreas: Bodega (Local) Baños Recepción Almacén Caja Etc. Teléfonos El conocer este flujo nos ayudará a utilizar mejor las técnicas de promoción de nuestros productos, ya que conoceremos cuales son las zonas más visibles y visitadas por los clientes de la tienda. FLUJO DEL PERSONAL Es el circuito que realiza el personal dentro de la bodega y contempla el ingreso al trabajo, distribución de este a sus distintas áreas de trabajo y su salida del establecimiento. Este se realizará en las siguientes áreas de la tienda. Reloj control o libro de asistencia Distribución del personal dentro de la bodega a Almacenistas, vendedores, baños del personal y sus distintos puestos de trabajo. Lockers (casilleros) Conociendo este flujo, será más fácil el saber donde mostrar y dar a conocer distintos tipo de informaciones al personal, lo que se podría desarrollar en un panel mural o pizarra informativa. FLUJO DE LAS MERCADERÍAS Es el movimiento de las mercaderías desde la recepción de estas hasta su exhibición del producto y posterior compra por parte de los clientes. El flujo de las mercaderías se desarrollará en las siguientes áreas de la tienda: Zona de recepción de las mercaderías Zona de venta Zona de calidad de los productos Zona de entrega de mercancía Zona de almacenamiento en la bodega Conociendo este flujo se podrá implementar de mejor forma los diferentes sistemas de control, los que posteriormente permitirán mejorar la productividad, la calidad y la rentabilidad de la empresa Área de los flujos de la bodega RECEPCIÓN Esta zona se encuentra ubicada en el acceso principal de la Bodega y sirve para dar la acogida a los comensales. Aquí por lo general trabaja una persona encargada para dar la acogida al cliente y es aquí donde el comensal recibe su primera impresión de la calidad del servicio. PARTE DE EXHIBICÓN DE PRODUCTOS Es el lugar de la bodega donde se ubica la mercancía ya lista para venta en donde los clientes entrarán a ver todas las variedades diferentes de productos que existen, todo esto de acuerdo al tipo. TELEFONO Esta zona puede estar ubicada en un lugar estratégico o sencillamente en la recepción o en la caja de la bodega. Sirve para que los clientes se comuniquen en caso de alguna emergencia. Zonas de la tienda reservadas al servicio CAJA Zona de la bodega que puede o no estar a la vista del cliente y sus funciones son: Llevar las cuentas de las compras de cada una de los clientes de en la bodega. Cerrar las cuentas para el posterior pago de estas. Recibir los pagos de las cuentas y dar vuelto si fuese necesario. Facturar o hacer boletas Cerrar y cuadrar la caja una vez terminado el servicio, haciendo entrega de su turno. Recibir llamadas telefónicas, entregar información de la bodega, etc. Zonas de la bodega reservadas al almacenamiento y producción RECEPCIÓN DE LAS MERCADERÍAS Zona de la bodega que se preocupa de recepcionar todas las mercaderías que hacen ingreso a la bodega. Aquí se debe controlar que el peso, cantidad, precio y calidad, correspondan a lo solicitado en el procedimiento de compra de los productos ALMACÉN Esta zona de la bodega se encarga de almacenar todos los productos que se adquieren la bodega para su venta, separándolos por tipo de productos y temperatura (cámaras de frío) en función de la necesidad, todo esto para prolongar la vida útil de estos productos, evitando perdidas y por consiguiente bajar los costos de operación. En esta zona deben trabajar personas responsables a los que llamaremos BODEGUEROS, los que deberán cumplir con las funciones de CONTROL, ALMACENAMIENTO y DISTRIBUCIÓN de las mercaderías. CAMARAS DE FRÍO Zona de almacenamiento que está a cargo del Almacenista o del jefe de bodega, donde se almacenan productos que se ponen a diferentes temperaturas. Zonas de la bodega reservadas al personal BAÑOS DEL PERSONAL Aquí los trabajadores se deben duchar y vestir posteriormente con el uniforme que corresponda a sus áreas de trabajo, guardar sus enceres personales y prepararse a marcar tarjeta o firmar con el uniforme de trabajo. Es de uso exclusivo de los trabajadores. RELOJ CONTROL Zona de control de las horas de ingreso y de salida del personal que trabaja en la bodega. Este control se puede desarrollar con un reloj control o en su ausencia con un libro de asistencia. El personal debe marcar con su uniforme de trabajo. COMEDOR DEL PERSONAL Lugar dentro de la bodega que por ley debe estar destinado para entregar la colación correspondiente al personal del turno, según corresponda. Zonas de la bodega reservadas a las funciones administrativas OFICINA DE ADMINISTRACIÓN Zona de la bodega destinada al desarrollo de las funciones administrativas (Compras, Finanzas, Personal, Contabilidad, Relaciones públicas, Marketing, Etc.). Este lugar sirve también para realizar entrevistas o reuniones con proveedores y clientes.