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MANUAL PRCTICO DE OUTLOOK 2010

Este manual constituye un documento bsico y prctico para la utilizacin de la herramienta de correo electrnico Microsoft Outlook

Jhamil Zeballos Gunnar Iglesias Juan Carlos Romero

UNIDAD TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y COMUNICACION (UTIC)

Manual de Usuario Outlook 2010


Microsoft Outlook 2010 ................................................................................................................. 3 Acceder a Microsoft Outlook ......................................................................................................... 3 Primer Uso ..................................................................................................................................... 4 Utilizando el ayudante (primer Uso) ........................................................................................... 4 Creando una cuenta Manualmente ............................................................................................ 5 Descripcin del entorno ................................................................................................................. 6 Manejo del Correo ..................................................................................................................... 7 Opciones Outlook ...................................................................................................................... 9 Calendario.............................................................................................................................. 9 Contactos ............................................................................................................................. 10 Tareas .................................................................................................................................. 11 Pestaas ...................................................................................................................................... 12 Barras de Herramientas ............................................................................................................... 13 Pestaa: Archivo .................................................................................................................. 13 Pestaa: Inicio- Correo ......................................................................................................... 16 Pestaa: Inicio- Calendario ................................................................................................... 18 Pestaa: Inicio- Contactos .................................................................................................... 20 Pestaa: Inicio- Tareas.......................................................................................................... 21 Pestaa: Enviar y Recibir-Correo........................................................................................... 23 Pestaa: Enviar y Recibir- Calendario/Contactos/Tareas ....................................................... 24 Pestaa: Carpeta-Correo ...................................................................................................... 25 Pestaa: Carpeta- Contactos/Calendario/Tareas .................................................................. 26 Pestaa: vista/Correo ........................................................................................................... 27 Pestaa: vista/ Calendario .................................................................................................... 28 Pestaa: vista/ Contactos ..................................................................................................... 29 Pestaa: vista/ Tareas .......................................................................................................... 30 Funciones Bsicas de Microsoft Outlook 2010.............................................................................. 32 Cmo leer un correo electrnico? .......................................................................................... 32 Cmo emitir un correo electrnico? ....................................................................................... 32 1

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Cmo Responder un correo electrnico al emisor?................................................................. 34 Cmo reenviar un correo electrnico? ................................................................................... 35 Cmo buscar un correo electrnico? ...................................................................................... 36 Cmo crear una carpeta de correos? ...................................................................................... 37 Cmo etiquetar correos?........................................................................................................ 38 Ledo/No Ledo ..................................................................................................................... 38 Categora ............................................................................................................................. 39 Seguimiento ......................................................................................................................... 40 Cmo Vaciar una carpeta?...................................................................................................... 41 Cmo cambiar las vista de las bandejas? ................................................................................ 42 Crear firmas a nuestros mensajes? ......................................................................................... 44 Crear Auto responder para cuando no est en la oficina o sal de Vacaciones? ....................... 46 Modificar y guardar documentos adjuntos a un mensaje de correo? ...................................... 58 Acceso al correo desde WebMail? .............................................................................................. 64 Cmo ver el calendario en WEBMAIL? .......................................................................................... 1 Agregando eventos en nuestro calendario?.................................................................................. 2 Cmo crear un mensaje nuevo y enviarlo? ................................................................................... 5 Cerrar nuestro Correo desde WebMail? ....................................................................................... 6

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Microsoft Outlook 2010


Microsoft Outlook 2010 es otro de los implementos desarrollados por la Microsoft incorporado al paquete de Office 2010, este permite a usuarios de todas partes del mundo organizar de manera fcil, rpida y eficiente sus emails o correos electrnicos adems de otras funciones como la de calendarios, eventos, organizador de contactos entre otros, convirtiendo a este en una de las mejores herramientas para el oficinista actual o para todo aquel usuario que desee tener un orden apropiado de su informacin

Acceder a Microsoft Outlook


Para acceder a Microsoft Office Outlook 2010, necesitaran dirigirse a la barra de inicio y hacer clic all para desplegarla, una vez hecho esto se dirigirn a Todos los Programas para desplegar la lista de estos y posteriormente se har clic en la carpeta Microsoft Office 2010 para mostrar los implementos de office 2010 y finalmente hacer clic en Microsoft Outlook 2010 como se muestra en la (figura 1), Una vez hecho esto habremos accedido a Microsoft Outlook 2010.

Figura 1

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Primer Uso
Una vez hayamos accedido a Microsoft Outlook 2010, este considerara dos casos, el primero si existe alguna cuenta de correo electrnico de cualquier servidor (Hotmail, Gmail, Yahoo, entre otros), de ser as este iniciar normalmente, de lo contrario si no existen cuentas registradas aparecer un mensaje el cual indicara si desea configurar una cuenta con la ayuda del asistente, junto con dos opciones Si No, Se recomienda que se elija la opcin Si, motivado a que el ayudante permite registrar de manera rpida y sencilla nuestro primera cuenta, de contestar No este proceso se llevara manualmente. (Sin ninguna cuenta registrada Microsoft Outlook 2010 no podr realizar ninguna operacin)

Utilizando el ayudante (primer Uso)


De presionar si aparecer una ventana como la que se muestra en la (figura 2), donde deber de llevar los siguientes campos:

Figura 2 Nombre: El usuario deber de ingresar su nombre Direccin de correo Electrnico: Direccin de correo que desea organizar a travs de Microsoft Outlook 2010 Contrasea: Contrasea del Correo Electrnico seleccionado Repita Contrasea: Confirmar Contrasea

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Una vez hecho esto se hace clic en siguiente y aparecer de ser necesario una ventana el cual solicitara descargar los controladores del servidor del correo electrnico al cual estn suscritos le dan a aceptar, descargan el complemento y finalmente lo instalan, tras la instalacin, aparecer una ventana como la que se muestra en la (figura 3), donde verifica la conexin y la contrasea del Usuario, si todo fue ingresado correctamente, Microsoft Outlook 2010 iniciara normalmente

Figura 3

Nota: si durante el proceso de confirmacin les aparece una ventana solicitando la contrasea es muy probable que la contrasea sea errnea solo reescriban la contrasea y le dan clic en aceptar para iniciar

Creando una cuenta Manualmente

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Para crear una nueva cuenta manualmente, debers de dirigirte a la pestaa superior izquierda Archivo dirigirte a Informacin y posteriormente hacer clic en agregar nueva cuenta ( ) como se muestra en la (figura 4).

Figura 4

Una vez hecho esto el procedimiento a seguir es el mismo del explicado anteriormente para la insercin de cuentas de usuario.

Descripcin del entorno


Al iniciar Outlook 2010 nos mostrara una ventana como la mostrada en la (figura 5) la cual se puede dividir en los siguientes puntos:

N 01 02 03 04 05

Nombre Pestaas (Mens) Barra de Herramientas Panel de Lectura Carpetas de Correo Carpetas de Outlook

Descripcin Almacenan de manera organizada las opciones de la barra de herramientas Herramientas a usar por el usuario clasificadas por acciones (Pestaas) Muestra el Contenido de los mensajes Muestras las opciones del correo seleccionado Opciones extras de Outlook 6

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06 07 08 09 10 11

Favoritos Calendario Buscador Bandeja Servidor Opciones de Vista

Acciones ms comunes por los usuarios de Outlook Calendario con marcador de eventos Buscador de archivos dentro de las bandejas Muestra el contenido de una bandeja en especifico Muestra el servidor al cual se encuentra conectado Cambia el zoom de la pgina y la forma de vista

01 02 06 09 04 07 08 03

05 10 11

Figura 5

Manejo del Correo


El Manejo del correo en Outlook 2010 es rpido y sencillo basta con una vista rpida para reconocer que sus opciones son muy parecidas a las del servidor que se all seleccionado, (para este ejemplo Hotmail) Primeramente La carpeta de Correo, (figura 6) muestra las opciones ms comunes del servidor de correo como lo son: Bandeja de Entrada[ entrantes al correo electrnico ]: Contiene los mensajes

Borradores[ ]: Contiene los borradores creados por el usuario para su posterior envo o aquellos que fueron guardados por el sistema por diversas causas

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Elementos Enviados[ ]: Contiene los Mensajes emitidos por el usuario de esta cuenta de correo electrnico Elementos Eliminados[ ]: Contiene Temporalmente los correos que fueron eliminados Carpeta de Bsqueda[ ]: Permite crear carpetas con mensajes organizados de manera especifica Correo no deseado (Spaw) [ ]:Contiene correos recibidos cuyo origen es desconocido o sospechoso

Figura 6 Igualmente Outlook cuenta con un visualizador de bandejas (Figura 7) el cual al ser seleccionado cambia el color de fondo de del correo elegido a azul, para de esa forma indicar cul es el correo que se encuentra seleccionado y muestra su contenido en el panel de Lectura (Figura 8) situado a la derecha de este

Figura 7

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Figura 8

Opciones Outlook
Outlook Tambin cuenta con opciones extras adems de la visualizacin y organizacin de correos electrnicos. Este te permite a travs de sus opciones adicionales (Figura 9), establecer eventos en fechas en especfico para luego ser recordados posteriormente a traes de Calendario, crear registros personalizados y ms complejos de los contactos en la direccin de correo a travs de Contactos y registrar de manera organizadas eventos o tareas a travs de Tareas

Figura 9 Calendario Calendario (Figura 10) Permite crear eventos y almacenarlos en una fecha y hora en especfico, olvidar un evento ya no ser un problema gracias a esta herramienta que nos ofrece Outlook 2010

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02

01

04

03

Figura 10

N 01 02

Nombre Organizador de Calendario Calendario

03 04

Calendarios Realizados Buscador

Descripcin Funcin Principal de calendario este permite, crear organizar y visualizar (en la parte inferior) los eventos del usuario Permite establecer una fecha en el organizador de Calendario de manera ms rpida y sencilla Permite visualizar los calendarios creados, por defecto se encuentran archivados (calendario de [Nombre del Usuario] y Calendario de Cumpleaos) Permite buscar un evento archivo con facilidad

Contactos A travs de contactos Outlook permite administrar los contactos que se encuentran en su correo electrnico de manera personalizada, permitiendo as identificar de manera ms eficiente los remitentes de mensajes entrantes, as como agilizar el proceso de hallazgo y contacto de este

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04 02 01 03

Figura 11

N 01 02

Nombre Bandeja de Contactos Carpeta de Contactos

03 04

Organizador de Contactos Buscador

Descripcin Funcin Principal de Contactos, permite crear contactos de manera personalizada adems de modificar los ya existentes Permite seleccionar un grupo en especfico de contactos los cuales sern visualizados en la bandeja de contactos Permite limitar los contactos visualizados por la letra especificada para una mejor organizacin Permite buscar un contacto en la bandeja de contactos

Tareas Organizar eventos en una computadora o en red nunca ha sido tan sencillo, gracias a Tareas de Outlook 2010, esta herramienta permite crear eventos o visualizar los ya existentes bien sea en una sola pc de manera individual o mediante una red de ellas permitiendo al usuario recordar eventos o tareas q realizar durante el transcurso de la jornada Laboral.

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04 01 02 03

Figura 12

N 01 02 03 04

Nombre Organizador de Tareas Bandeja de Tareas Visualizador de Tareas Buscador de Tareas

Descripcin Permite seleccionar una categora de Tareas Permite seleccionar una tarea en especifico Permite contemplar la tarea seleccionada Permite buscar una tarea en especifico

Pestaas
A partir de Office 2007, el entorno de sus programas ha variado drsticamente con el uso de pestaas, para una mayor organizacin de las herramientas Outlook en su versin 2010 (Figura 11) trae dentro de sus pestaas las opciones: Archivo: Contiene las opciones bsicas de guardado, Impresin, configuracin de pginas entre otros pertenecientes a Office Inicio: Contiene las funciones bsicas de Outlook 2010. Enviar y Recibir: Contiene Herramientas relacionadas con el envi de Documentos

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Carpeta: Contiene Herramientas que permite incrementar la Organizacin de su Correo Vista: Contiene herramientas que permiten modificar la visualizacin del contenido

Nota: Las herramientas visualizadas en las pestaas de Inicio, Enviar y Recibir, Carpeta y vista variaran dependiendo del mdulo que se est utilizando

Figura 13

Barras de Herramientas
La barra de herramientas contiene en su interior un gran nmero de funcionen que permitirn al Usuario realizar acciones desde, creacin hasta modificacin y eliminacin de registros, sin embargo los creadores de Outlook 2010 se encargaron de dividir dichas barras por secciones o pestaas como se mencion con anterioridad las cuales sern descritas a continuacin: Pestaa: Archivo Haciendo clic en la pestaa de Archivo se desplegara un men muy parecido al que se muestra en la figura 14, el cual como se puede apreciar en la parte izquierda contiene a su vez un sub men de opciones las cuales al ser seleccionadas muestran un nmero de herramientas a disponibilidad del usuario, las cuales son: Informacin (Figura 14), Abrir (Figura 15), Imprimir (Figura 16), y ayuda (Figura 17), adems de las opciones de guardado Guardar Como representado por la figura ( ), el cual bsicamente permite al usuario guardar un documento realizado en Outlook 2010, Opciones que permite
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configurar Microsoft Outlook 2010, ( ) que permite salir de la aplicacin.

), Guardar datos adjuntos el cual ) y Salir (

permite guardar datos que fueron adjuntados a un correo (

01 02 03 04

Figura 14

05 06 07 08

Figura 15

14

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09 10 11

Figura 16
12 13 14

Figura 17

N 01 02

Imagen

Titulo Configuracin de la cuenta Herramienta de Limpieza

03

Administrador de Reglas y Alertas

Descripcin Permite modificar las opciones de una cuenta y conexiones adicionales Permite reducir el espacio consumido por archivos vaciando los elementos eliminados Permite administrar las notificaciones de acciones,

Clasificacin

Informacin

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04 Informacin Adicional

05

Abrir Calendario Abrir Archivos de Datos Outlook Importar Carpeta de Otro Usuario Imprimir

06 07 08

correos y/o inventos Permite revisar informacin acerca del producto Outlook 2010 y dems Permite abrir un archivo de tipo calendario de Outlook Permite abrir un archivo de dato de tipo Outlook Abrir Permite importar archivos de Outlook Permite abrir carpetas compartidas de otros usuarios Permite Imprimir un documento en especifico Permite seleccionar una impresora para la impresin Permite modificar la configuracin de la impresin Permite desplegar las opciones de ayuda Permite visualizar las novedades de Outlook 2010 Permite contactar al usuario con el soporte tecnico

09 10

Lista de Impresoras 11 Opciones de impresin Ayuda Introduccin

Imprimir

12 13

Ayuda

14

Pngase en Contactos con Nosotros

Pestaa: Inicio- Correo Haciendo clic en esta pestaa se desplegara el men mostrado en la figura 18, dichas herramientas variaran dependiendo de la opcin de Outlook con la cual se est trabajando (ej: Correo, Calendario), en este caso con la opcin Correo

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Figura 18

Nota: El cuadro con las especificaciones de cada herramienta se mostrar en la siguiente pgina
N 01 Imagen Titulo Nuevo mensaje de correo electrnico Nuevos elementos Descripcin Permite emitir un nuevo correo electrnico Crea un elemento nuevo como una reunin o un contacto Permite enviar un correo y futuros de correos del mismo remitente a la carpeta de mensajes eliminados Quita los mensajes redundante de la conversacin seleccionada Marca al correo Y/o correos remitentes de ese usuario como correos no deseados Elimina el elemento seleccionado Responde al mismo remitente del mensaje seleccionado Responde al remitente y otros usuarios relacionados con el mensaje seleccionado Permite reenviar el mensaje seleccionado a varios contactos Crea una convocatoria de Clasificacin

Nuevo

02

03

Ignorar

04

Limpiar

Eliminar

05

Correo no deseado

06

Eliminar

07

Responder

08

Responder Todos

Responder

09 10

Reenviar Reunin

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11 Ms

12 13 14

Pasos Rpidos Mover Reglas

15 16 17

One Note No Ledo Categorizar

18 19 20 21

Seguimiento Buscar un Contacto Libreta de Direcciones Filtrar Correo Electrnico

reunin con el mensaje seleccionado Permite desplegar opciones extras de envi como enviar archivo adjunto Permite crear e implementar acciones programadas por el usuario Mueve un correo a una carpeta Establece reglas a seguir con la recepcin de correos Enva un mensaje seleccionado a OneNote Marca el correo como no ledo Usa un sistema de colores para marcar y categorizar los correos Marca un correo para recordar su seguimiento Permite buscar un contacto Visualiza todos los contactos dentro de la libreta de direcciones Permite filtra los correos electrnicos

Pasos rpidos

Mover

Etiquetas

Buscar

Pestaa: Inicio- Calendario

Para llegar al men de inicio de Calendario se debe de seleccionar la opcin de calendario de Outlook ubicado en la parte inferior izquierda de la pantalla de inicio, por defecto la pestaa de inicio ser seleccionada nuevamente pero con las herramientas de calendario en ella (Figura 19), bsicamente estas permiten crear, eliminar, organizar y modificar calendarios a gusto del usuario.

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Figura 19 Nota: El cuadro con las especificaciones de cada herramienta se mostrar en la siguiente pgina
N 01 02 Imagen Titulo Nueva cita Nueva reunin Descripcin Crea una nueva cita en el calendario Crea una nueva reunin (puedes enviar invitaciones) Crea nuevos elementos en el calendario Mostrar de hoy en el calendario Mostrar los siguientes 7 das Muestra la vista diaria Muestra la vista de semana laboral Muestra la vista semanal Muestra la vista mensual Muestra en calendario en un diseo horizontal por eventos Agrega un calendario a la lista Crea un grupo de calendarios Enva un calendario por correo Comparte en red un calendario Publica en lnea un calendario Establece los permisos para el calendario Busca un contacto de la lista de contactos Clasificacin

Nuevo

03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17

Nuevos elementos Hoy Siguientes 7 das Da Semana laboral Semana Mes Vista Programacin

Ir a

Organizar

Agregar calendario Grupos de calendarios Calendario de correo electrnico Compartir calendario Publicar en lnea Permisos de calendario Buscar un contacto

Administrar Calendario

Compartir

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Libreta de direcciones

Muestra al libreta de direcciones

Buscar

Pestaa: Inicio- Contactos Para llegar al men de inicio de contactos se debe de seleccionar la opcin de contactos de Outlook ubicado en la parte inferior izquierda de la pantalla de inicio, por defecto la pestaa de inicio ser seleccionada nuevamente pero con las herramientas de contactos en esta ocasin (Figura 20), bsicamente estas permiten crear, eliminar, organizar y modificar contactos de manera personalizada.

Figura 20

N 01 02

Imagen

Titulo Nuevo Contacto Nuevo Grupo de Contactos Nuevo Elemento Eliminar Correo electrnico Reunin Ms

Descripcin Crea un nuevo contacto Crea un nuevo grupo de contactos Crea un nuevo elemento(reunin, calendario, ) Elimina un contacto Emite un correo electrnico a un contacto invita a un contacto a una reunin despliega opciones extras para emitir a contactos Cambia la forma de visualizacin de los contactos mover contacto a un carpeta crea un correo electrnico o carta modelo para un grupo de contactos

Clasificacin

Nuevo

03 04 05 06 07 08

Eliminar

Comunicar

Vista actual 09 10 Mover Combinar correspondencia

Vista Actual

Acciones

20

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OneNote Reenviar Contacto Compartir Contacto Abrir contacto compartido Categorizar Seguimiento Privado Buscar contacto Libreta de direcciones

crea o Abre notas vinculadas con OneNote Reenva un contacto en un correo Comparte un contacto en red muestra una lista de contactos compartidos Categoriza los contactos mediante colores lleva el seguimiento de un contacto marca un contacto como privado Permite buscar a un contacto Muestra la libreta de direcciones de contactos

Compartir

Compartir

Etiquetas

Buscar

Pestaa: Inicio- Tareas Para acceder al men de inicio de tareas se debe de seleccionar la opcin de tareas de Outlook ubicado en la parte inferior izquierda de la pantalla de inicio, por defecto la pestaa de inicio ser seleccionada nuevamente pero con las herramientas de tareas en esta ocasin (Figura 21), bsicamente estas permiten crear, eliminar, organizar y modificar tareas o recordatorios.

Figura 21

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Nota: El cuadro con las especificaciones de cada herramienta se mostrar en la siguiente pgina
N 01 02 03 04 05 06 Imagen Titulo Nueva Tarea Nuevo mensaje de correo electrnico Nuevos elementos Eliminar Responder Responder a todos Descripcin Crea una nueva tarea crea u nuevo mensaje de correo electrnico Crea un nuevo elemento (calendario, reunin, etc) Elimina una tarea seleccionada Responde al remitente de un mensaje responde al remitente y a los relacionados con el mensaje reenva un mensaje responder un mensaje con una reunin creada muestras ms acciones de respuesta marca como completada una tarea elimina de la lista a una tarea Permite marcar como seguimiento una tarea Muestra de diferentes formas las tareas Mueve una tarea a una carpeta crea o Abre notas vinculadas con OneNote Categoriza las tareas a travs de colores marca una tarea como privada marca de importancia alta un tarea marca de importancia baja un tarea Busca un contacto muestra la libreta de direcciones Clasificacin

Nuevo

Eliminar

Responder

07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 18 19

Reenviar Responder con una reunin Ms acciones como respuesta Marcar como complementado Quitar de la lista Seguimiento Vista actual Mover OneNote Categorizar Privado Importancia alta Importancia baja Buscar contacto Libreta de direcciones

Administrar Tarea Seguimiento Vista Actual

Acciones

Etiquetas

Buscar

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Pestaa: Enviar y Recibir-Correo Para acceder a esta barra de herramienta solo basta tener seleccionado la opcin correo de Outlook 2010 y hacer clic en la pestaa Enviar y recibir situadas en la parte superior, una vez hecho esto se mostrara la barra de herramientas de envo y recepcin de correos.

Figura 22

N 01 02 03 04

Imagen

Titulo Enviar y recibir todas las carpetas Actualizar Carpetas Enviar Todo Enviar y recibir grupos Mostrar Progreso

05

06

Cancelar todo Descargar encabezados Marcar para descargar Desmarcar para descargar Procesar encabezados marcados Conexin de acceso telefnico Trabajar sin conexin

07 08 09

10 11 12

Descripcin Enva correos en grupo a destinatarios Actualiza carpetas de envo o recepcin enva todos los correos no enviados enva o recibe grupo de correos Muestro el proceso de descarga o subida de informacin cancela el proceso de descarga o subida de informacin Descarga todos los encabezados de correo en esta carpeta Marca un correo para ser descargado Desmarca un correo para no ser descargado Procesar encabezados enmarcados Se conecta mediante acceso telefnico Anula el trabajo con conexin a internet o redes

Clasificacin

Enviar y recibir

Descargar

Servidor

Preferencias

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Pestaa: Enviar y Recibir- Calendario/Contactos/Tareas Para acceder a esta barra de herramienta solo basta tener seleccionado cualquiera de las opciones de Outlook 2010 (Calendario, contactos o Tareas) y hacer clic en la pestaa Enviar y recibir situadas en la parte superior, una vez hecho esto se mostrara la barra de herramientas de envo y recepcin de elementos (Figura 23) relacionados con la opcin seleccionada.

Figura 23

N 01 02 03 04 05

Imagen

Titulo Enviar y recibir todas las carpetas Actualizar Carpetas Enviar Todo Enviar y recibir grupos Mostrar Progreso

06

Cancelar todo

07 08

Conexin de acceso telefnico Trabajar sin conexin

Descripcin Enva correos en grupo a destinatarios Actualiza carpetas de envo o recepcin enva todos los correos no enviados enva o recibe grupo de correos Muestro el proceso de descarga o subida de informacin cancela el proceso de descarga o subida de informacin Se conecta mediante acceso telefnico Anula el trabajo con conexin a internet o redes

Clasificacin

Enviar y recibir

Descargar

Preferencias

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Pestaa: Carpeta-Correo Para acceder a las opciones de la pestaa de carpeta de correo solo debes de seleccionar la opcin correo de Outlook y posteriormente la pestaa carpeta, una vez hecho eso se desplegara la barra de herramientas de carpeta de correo (Figura 24)

Figura 24

N 01 02 03 04 05 06 07

Imagen

Titulo Nueva Carpeta Nueva Carpeta de Bsqueda Cambiar nombre de Carpeta Copiar carpeta Mover carpeta Eliminar carpeta Marcar todos como ledos Ejecutar reglas ahora Limpiar carpeta Eliminar todo

Descripcin Crea una nueva carpeta Crea una nueva carpeta de bsqueda Cambia el nombre de una carpeta seleccionada Copia una carpeta Mueve una carpeta Elimina una carpeta Marcar todos los correos dentro de una carpeta como ledos ejecutar una regla establecida Limpiar una carpeta Eliminar todo Recupera un elementos que all sido eliminado Muestra una carpeta en la seccin de favoritos especifica cuando se archiva un correo establece los permisos de acceso a correos

Clasificacin Nuevo

Acciones

08 09 10 11

Limpiar

12 13 14

Recuperar elementos eliminados Mostar en favoritos Configuracin de autoarchivar Permisos de carpeta

Favoritos

Propiedades

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15

Propiedad de carpeta

despliega las propiedades de la carpeta

Pestaa: Carpeta- Contactos/Calendario/Tareas Para acceder a estas herramientas se debe tener seleccionado la opcin de contacto, Calendario o Tarea y posteriormente hacer clic en la pestaa carpeta. Para poder ser visualizadas

Figura 25

N 01 02 03 04 05 06 07 08 09

Imagen

Titulo Nueva Carpeta Cambiar nombre de Carpeta Copiar carpeta Mover carpeta Eliminar carpeta Compartir contactos Abrir contactos compartidos Permisos de carpeta Propiedad de carpeta

Descripcin Crea una nueva carpeta Cambia el nombre de una carpeta seleccionada Copia una carpeta Mueve una carpeta Elimina una carpeta Permite compartir contactos en red permite abrir contactos compartidos establece los permisos de acceso a correos despliega las propiedades de la carpeta

Clasificacin Nuevo

Acciones

Compartir

Propiedades

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Pestaa: vista/Correo Para poder visualizar la pestaa de vista debe de seleccionar primero la opcin con la cual se desee trabajar para este ejemplo se trabajara con correo, una vez hecho clic aparecer un men muy parecido a la mostrado en la figura 26

Figura 26

N 01 02

Imagen

Titulo Cambiar vista ver configuracin Restablecer vista

03

04

mostrar mensajes en conversaciones configuracin de conversaciones

05

06 07 08 09 10 11 12 13

fecha(conversaciones) para de categora orden inverso Agregar columnas Expandir o contraer

panel de visualizacin

Descripcin Cambiar la vista actual a otra vista Permite personalizar la vista actual Restablece la configuracin predeterminada de una vista Muestras los mensajes organizados por conversacin cambia la manera en la que se visualizan las conversaciones en la lista de mensajes Organizar lista por fecha Organizar lista por destinatario Organizar lista por remitente Organizar lista por categora Invierte el orden actual Elije campos que se visualizaran en la vista expande y contrae grupos en la lista Minimiza, oculta o muestra los paneles de visualizacin

Clasificacin

Vista Actual

Conversaciones

Organizacin

Diseo 27

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14 15 16 17

Panel de personas ventana avisos abrir ventana nueva cerrar todos los elementos

Minimiza, oculta o muestra los paneles de personas Muestra la ventana de avisos Abre la carpeta en una nueva ventana Cierra todas las ventanas adicionales

Panel de personas

ventana

Pestaa: vista/ Calendario

Para poder visualizar la pestaa de vista debe de seleccionar primero la opcin con la cual se desee trabajar para este ejemplo se trabajara con calendario, una vez hecho clic aparecer un men muy parecido a la mostrado en la figura 27

Figura 27

Nota: El cuadro con las especificaciones de cada herramienta se mostrar en la siguiente pgina

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N 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17

Imagen

Titulo Cambiar vista ver configuracin Restablecer vista Da Semana laboral Semana Mes Vista Programacin Escala de Tiempo Superposicin Horario Laboral Color Paneles de visualizacin Panel de personas ventana avisos abrir ventana nueva cerrar todos los elementos

Descripcin Cambiar la vista actual a otra vista Permite personalizar la vista actual Restablece la configuracin predeterminada de una vista Muestra la vista diaria Muestra la vista de semana laboral Muestra la vista semanal Muestra la vista mensual

Clasificacin

Vista Actual

Muestra en calendario en un Organizacin diseo horizontal por eventos Cambia la zona horaria e la q se encuentra el calendario Muestra un calendario encima del actual Muestra las horas laborales Cambia el color de fondo del calendario Minimiza, oculta o muestra los paneles de visualizacin Minimiza, oculta o muestra los paneles de personas Muestra la ventana de avisos Abre la carpeta en una nueva ventana Cierra todas las ventanas adicionales

Color Diseo Panel de Personas

Ventana

Pestaa: vista/ Contactos

Para poder visualizar la pestaa de vista debe de seleccionar primero la opcin con la cual se desee trabajar para este ejemplo se trabajara con contactos, una vez hecho clic aparecer un men muy parecido a la mostrado en la figura 28

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Figura 28

N 01 02 03

Imagen

Titulo Cambiar vista ver configuracin Restablecer vista

04 05 06 07 08 09 10

Categoras Ubicacin Compaa orden inverso Agregar columnas Expandir o contraer Paneles de visualizacin

11 Panel de personas 12 13 14 ventana avisos abrir ventana nueva cerrar todos los elementos

Descripcin Cambiar la vista actual a otra vista Permite personalizar la vista actual Restablece la configuracin predeterminada de una vista Agrupa por categora Agrupa por Ubicacin Agrupa por Compaa Invierte el orden actual Elije campos que se visualizaran en la vista expande y contrae grupos en la lista Minimiza, oculta o muestra los paneles de visualizacin Minimiza, oculta o muestra los paneles de personas Muestra la ventana de avisos Abre la carpeta en una nueva ventana Cierra todas las ventanas adicionales

Clasificacin

Vista Actual

Organizacin

Diseo

Ventana

Pestaa: vista/ Tareas

Para poder visualizar la pestaa de vista debe de seleccionar primero la opcin con la cual se desee trabajar para este ejemplo se trabajara con Tareas, una vez hecho clic aparecer un men muy parecido a la mostrado en la figura 29

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Figura 29

N 01 02

Imagen

Titulo Cambiar vista ver configuracin Restablecer vista

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Descripcin Cambiar la vista actual a otra vista Permite personalizar la vista actual Restablece la configuracin predeterminada de una vista

Clasificacin

Vista Actual

04 05 06 07 08 09 10 11 12 13

orden inverso Agregar columnas Expandir o contraer Paneles de visualizacin

14 Panel de personas 15 16 17 ventana avisos abrir ventana nueva cerrar todos los elementos

Invierte el orden actual Elije campos que se visualizaran en la vista expande y contrae grupos en la lista Minimiza, oculta o muestra los paneles de visualizacin Minimiza, oculta o muestra los paneles de personas Muestra la ventana de avisos Abre la carpeta en una nueva ventana Cierra todas las ventanas adicionales

Organizacin

Diseo

Panel de Personas Ventanas

Ventanas

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Funciones Bsicas de Microsoft Outlook 2010


Cmo leer un correo electrnico?
Gracias a Outlook 2010 leer un correo electrnico es un proceso sumamente sencillo, simplemente seleccione la opcin correo de Outlook y posteriormente en la Bandeja aparecern todos los correos de una carpeta en especfico, solo haga clic en uno de ellos y en la parte derecha en el Panel de Lectura aparecer el contenido del mensaje como se muestra en la figura 30

Figura 30

Cmo emitir un correo electrnico?


Para emitir un correo electrnico debes primero tener seleccionado la opcin correo de Outlook en la parte inferior izquierda de la pantalla y posteriormente hacer clic en Nuevo de mensaje de Correo Electrnico ( ), una vez hecho esto aparecer en
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pantalla una ventana como la que se muestra en la figura 31 donde se debe de proceder a ingresar los datos requeridos.
05 01 02 03 04

Figura 31
N 01 Imagen Titulo para Descripcin Permite escribir los destinatarios del mensaje Permite escribir los destinatarios del mensaje sin que estos se muestren en el mensaje Permite escribir el ttulo que se mostrara al destinatario en la bandaje de mensajes Permite escribir mensajes al destinatario Permite anexar, documentos, elementos y/o Firmas

02

CC

03

Asunto

04

contenido

05 Incluir

Una vez ingresado el correo electrnico bien sea en para o en CC (Para que no se muestre la lista de destinatarios) el Contenido y/o archivo adjunto y el asunto solo se

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hace clic en Enviar para proceder con l envi del mensaje, una vez hecho esto esta ventana se cerrara y el usuario volver al men principal.

Cmo Responder un correo electrnico al emisor?


Muchas veces nos veremos en la necesidad de contestar al destinario de un mensaje que hayamos recibido como respuesta a su mensaje, para ello bastara con hacer clic en Responder( ) dentro de la opcin de correo de Outlook, de esta forma aparecer en pantalla una nueva ventana donde se escribir una respuesta a travs de la seccin de Contenido o adjuntara un archivo con la opciones de Incluir, como se muestra en la figura 32

Figura 32

Una vez escrito el mensaje o adjuntado del archivo se hace clic en Enviar para finalizar la accin

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Cmo reenviar un correo electrnico?


En ciertas ocasiones es necesario enviar un correo que tengamos guardado en cualquiera de nuestras carpetas a uno o varios contactos de nuestra lista, para ella se usa ) y se procede a ingresar los contactos a los que se les enviara el la opcin Reenviar( correo en el Para o en el CC

Figura 33

Una vez ingresados los destinatarios se procede a hacer clic en Enviar para finalizar

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Cmo buscar un correo electrnico?


Muchas veces ser necesario buscar un correo en especfico dentro de nuestro EMail para ello Outlook posee una sencilla pero potente buscador, ubicado en la opcin de correo, siendo ms especfico en la parte superior de la Bandeja de correo, all simplemente se ingresar el nombre del destinatario, Remitente, o palabra cable que estamos buscando y el resulta se mostrara en la Bandeja de correo como se muestra en la figura 34

Figura 34

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Cmo crear una carpeta de correos?


Para la creacin de carpetas dentro del correo de electrnico, solo ser necesario tener seleccionado la opcin de correo de Outlook y hacer clic en la pestaa carpeta, una vez all da clic en Nueva Carpeta( ) para hacer aparecer una ventana que te permitir crear una nueva carpeta (Figura 35)

Figura 35

All ingresaras el nombre de la carpeta, el tipo de contenido que deseas que este almacene y en donde se encontrara ubicada, para posteriormente presionar aceptar y finalizar el proceso.

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Cmo etiquetar correos?


Ledo/No Ledo

Existen tres formas diferentes de etiquetar los correos, la primera No Ledo/Ledo el cual permite marcar uno o varios correos No ledos como Ledos y viceversa, para realizar dicha accin solo se necesita seleccionar uno o varios archivos y hacer clic en el botn No Ledo/Ledo ( ) situado en la parte superior derecha como se muestra en la Figura 36

Figura 36

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Categora

La segunda forma de etiquetar videos es a travs de la categora el cual permite etiquetar de manera personalizada los correos en las bandejas del usuario, para ello necesitaras seleccionar uno o varios correos, hacer clic en el botn de categoras, para as desplegar la lista de colores, dependiendo de la categora que se elija solo se necesitara elegir un color para dividir los correos en esos diversos correos como se muestra en la figura

Figura 37

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Seguimiento

Este ltimo proceso consiste en sealar con el icono de una bandera, un correo electrnico para de esa forma recordar al usuario el leer un correo electrnico en un periodo de tiempo, para crear ese seguimiento basta con seleccionar uno o varios correo y hacer clic en seguimiento ( ) una vez hecho eso sealar el tipo de seguimiento y hacer clic en el como se muestra en la figura 38

Figura 38

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Cmo Vaciar una carpeta?


Vaciar una carpeta consiste en el proceso de eliminar todos los correos ubicados en una carpeta en especfico para ello primero deber de encontrar en la opcin correo de Outlook y haber seleccionado cualquiera de las carpetas, posteriormente hacer clic en la pestaa carpeta y en el botn Vaciar Carpeta.

Figura 39

Una vez hecho eso aparecer en pantalla el siguiente mensaje donde daremos clic en Si para confirmar el borrado de informacin

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Cmo cambiar las vista de las bandejas?


Para cambiar la vista de una bandeja se deben de dirigir a la pestaa de vista una vez all elegir cualquiera de las opciones de visualizacin ubicadas en la parte superior izquierda dependiendo de la seleccionada la forma de visualizar la bandeja variara de gran forma, as como se puede apreciar en la figura 41,42 y 43

Figura 40

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Figura 41

Figura 42

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Crear firmas a nuestros mensajes?


Nos vamos a crear nuevo mensaje y nos dirigimos a la seccin FIRMAS.

Figura 43

En la seccin de FIRMAS nos muestra esta Figura 44

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Figura 44

Le damos un solo clic en NUEVA ponemos el nombre de nuestra firmas y nos mostrara la siguiente figura

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Figura 45

Y listo con esto ya creamos nuestra firma personal o firmas laborales dependiendo del mensaje a responder

Crear Auto responder para cuando no est en la oficina o sal de Vacaciones?


Primero nos vamos a crear un Nuevo Mensaje

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Figura 46.
Llenamos nuestros datos como en la siguiente figura 47.

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Figura 47. Luego nos dirigimos a la pestaa ARCHIVO y luego a la opcin Guardar Como.( Figura 45), se debe tener muy en cuenta que se debe guardar en formato oft

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Figura 48.

Lo guardamos y cerramos el mensaje que creamos si nos sale este mensaje (Figura 49), le decimos NO y ya est preparado nuestro TEMPLATE para cuando salgamos de Vacaciones.

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Figura 49.

Ahora solo nos falta crear nuestra nueva regla para que auto-responda a todos los nuevos emails que nos lleguen a nuestro correo, para eso nos vamos a Inicio y reglas.

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Figura 50

Una vez ah (Figura 50), nos vamos a la pestaa NUEVA REGLA y le damos click.

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Figura 51. Nos saldr una imagen como en la Figura 51, hacemos un solo click en la que dice (Aplicar regla a los mensajes que reciba), luego pasamos a siguiente.

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Figura 52. Marcamos como en la figura 52, la parte que dice (Enviado a m solamente) y le damos siguiente.

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Figura 53. En esta siguiente seccin marcamos la opcin que nos dice (Figura 50), Responder usando una plantilla Predeterminada En el paso 2 de la misma (figura 53), hacemos un solo clic en UNA PLANTILLA DETERMINADA

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Figura 54. Aqu escogemos la plantilla que creamos en las (Figuras 47,48). Luego de elegir nuestra plantilla nos saldr una pantalla as.

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Figura 55. Le damos siguiente dos veces y llegamos a esta venta (Figura 56).

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Figura 56. Listo le damos finalizar y con este ya tenemos configurado nuestro auto-responder cuando estemos de vacaciones. Por ultimo nos nuestra esta pantalla (figura 54), en la cual nos dice que nuestra regla esta creada y lista para usarse, en el momento que nosotros volvamos al trabajo solo debemos desmarcar esa regla y volver a nuestro trabajo como siempre.

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Modificar y guardar documentos adjuntos a un mensaje de correo?


Hay ocasiones en las que recibimos un documento adjunto por correo que requiere modificar dicho documento y devolverlo en la respuesta o guardarlo con las modificaciones dentro del mismo mensaje (Figura 57).

Figura 57.
Si abrimos el documento desde el propio mensaje de correo nos lo abrir en Vista protegida pudiendo Habilitar la edicin si confiamos en el remitente y contenido del mismo.

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Figura 58.
Si realizamos las modificaciones oportunas, a la hora de cerrar el documento lo que la aplicacin (Word, Excel) hace es un Guardar como) y lo guarda en nuestro disco duro pero el adjunto del mensaje sigue siendo el original.

Figura 59. 59

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Figura 60.

Si necesitamos responder a dicho mensaje con el adjunto modificado deberemos realizar el siguiente proceso:

Abrir el mensaje y desde el grupo Mover (Outlook 2010) pulsamos en Acciones Modificar mensaje (Figura 61) (cuando est activada la modificacin veremos cmo se difumina la opcin ).

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Figura 61. Una vez hecho clic en la opcin Modificar Mensaje nos dirigimos a nuestro documento adjunto en Word, le damos doble clic como en la figura 62,63.

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Figura 62. Hacemos clic en habilitar edicin y est listo para poder hacer nuestra edicin.

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Figura 63. Le damos en guardar y con eso habremos concluido nuestro trabajo de modificar un documento adjunto en un mensaje de Outlook 2010.

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Acceso al correo desde WebMail? Existe otra opcin para ingresar y ver nuestros correos desde la Web 1.- Lo primero que debemos hacer es entrar a EXPLORER.

2.- Hacemos doble clic para iniciar el programa y nos saldr la siguiente pantalla.

3.- Una vez abierto y en ejecucin el Explorer escribimos en la url lo siguiente. https://correo.cessa.com.bo, Y LUEGO ENTER

ESCRIBE ESTO!!!

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4.- Una vez apretado ENTER les votara en el explorador la siguiente ventana.

5.- Es aqu donde debemos poner nuestro NOMBRE de usuario y CONTRASEA. NOTA.- ES IMPORTANTE QUE RECUERDE SU NOMBRE DE USUARIO Y CONTRASEA

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6.- Luego de escribir nuestro Usuario y Contrasea nos mostrara la siguiente ventana.

La imagen anterior nos muestra la BANDEJA DE ENTRADA PRINCIPAL DE NUESTRO CORREO ELECTRONICO Y TIENE LAS SIGUIENTE OPCIONES 7.- Para ver NUESTROS CORREOS, la opcin Revisar Correos

8.- Para escribir un correo Electrnico:

9.- Para buscar algn correo en especial:

10.- Seccin de todas nuestras CARPETAS:

11.- Una seccin IMPORTANTE DE NUESTRO ACCESO POR WEBMAIL ES LA OPORTUNIDAD DE VER TODOS LOS CORREOS DE LA EMPRESA, para esta opcin nos dirigimos a Libreta de Direcciones- Dominio

AQU!!!!!

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12.- Le damos un clic con el puntero de Mouse y nos mostrara todos los correos electrnicos de todos los trabajadores de la EMPRESA.

Cmo ver el calendario en WEBMAIL? 1.- Una vez dentro de nuestra BANDEJA DE ENTRADA nos dirigimos a CALENDARIO

AQUI

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2.- Le damos un solo clic con el Mouse y nos mostrara la siguiente imagen.

Agregando eventos en nuestro calendario? 1.- Nos dirigimos a la opcin de Nuevo:

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2.- Le damos un clic con el Mouse

Es en esta ventana donde podemos poner nuestra cita para ser agregada en nuestro calendario.

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Al final le damos clic en crear y nos mostrara en nuestra pantalla principal nuestro evento creado con color Rojo

Con esto tenemos la seguridad que nuestro evento ha sido creado satisfactoriamente

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Cmo crear un mensaje nuevo y enviarlo? 1.- Hacemos un solo clic sobre la opcin de:

2.- Nos mostrara la siguiente ventana:

3.- Aqu ponemos los datos necesarios para poder enviar muestro mail.

Una vez creado nuestro correo hacemos un clic sobre ENVIAR y eso es todo

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Cerrar nuestro Correo desde WebMail? 1.- Es muy importante por temas de seguridad que debemos cerrar correctamente nuestro correo electrnico. Para esa accin nos dirigimos a la opcin de Salir

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