DISEÑO DE UN SISTEMA CONTABLE PARA LA EMPRESA LAYMO S.A.S.

DIANA MARCELA VANEGAS JARAMILLO LUZ AIDA HERNÁNDEZ GARCÍA MARCELA CRISTINA MONSALVE CARDONA

CORPORACIÓN UNIVERSITARIA DE CIENCIA Y DESARROLLO UNICIENCIA FACULTAD DE CONTADURÍA PÚBLICA MEDELLÍN 2010

I

DISEÑO DE UN SISTEMA CONTABLE PARA LA EMPRESA LAYMO S.A.S.

DIANA MARCELA VANEGAS JARAMILLO LUZ AIDA HERNÁNDEZ GARCÍA MARCELA CRISTINA MONSALVE CARDONA

Trabajo de grado para optar por el titulo de Contador Publico

Asesor Temático ÁLVARO GONZÁLEZ LONDOÑO Contador Público

CORPORACIÓN UNIVERSITARIA DE CIENCIA Y DESARROLLO UNICIENCIA FACULTAD DE CONTADURÍA PÚBLICA MEDELLÍN 2010

II

Nota de aceptación

___________________________ ___________________________ ___________________________ ___________________________ __________________________

___________________________ Firma del presidente del jurado

___________________________ Firma del jurado

___________________________ Firma del jurado

Medellín, Octubre de 2010

III

trabajo y sabiduría con lo cual puede construir este sueño. A mis profesores y compañeros de estudio por hacer 9ás llevadero la vida de estudiante. DIANA MARCELA VANEGAS JARAMILLO IV . abuela. Papa. Mama. a mi familia por el apoyo incondicional brindado durante toda mi vida y los buenos valores inculcados. mama. que fue esencial para forjar el conocimiento adquirido durante tkdo el estudio de mi currera el cual se ve reflejado en est! tesis. MARCELA CRISTINA MONSALVE CARDONA Doy gracias a Dios por permitirme hacer mis sueños realidad. LUZ AIDA @ERNÁNDEZ GARCÍA Primero que todo doy gracias a dios quien es el que Me ha permitido pmder llegar a la culminación de mi carrera. A mi Esposo por su apoyo en los comienzos de mi vida laboral y profesional. hermanos. tíos y hermanos porque cada uno de ellos de alguna forma estuvieron presentes en los momentos que necesitaba de apoyo. A mi familia. que a pdsar de las adversidades siempre estaban ahí para exièirnos y hacernos reír en los momentos difíciles. muchas gracias por el apoyo y colaboración que me brindaron y ayudaron a hacer posible este logro para mi vida profesional. Doy gracias a mi familia.AGRADECIMIENTO Agradezco primero que todo a Dios por darme la vida. tíos y primos.

V . Su objeto social es la fabricación de cerramientos para piscinas.A.A. jaulas y casas para mascotas.. es un ente económico constituido para el desarrollo de su actividad comercial. Con la definición de los perfiles. diseño y clasificación de documentos del área contable.S.S. cargos y procesos estableceremos los instructivos de selección. que reglamenta la contabilidad en general y expide los principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia y el decreto reglamentario 2650 de 1993 que reglamenta manejo del Plan de Cuentas para la empresas. leyes y decretos que rigen la contabilidad como el decreto reglamentario 2649 de diciembre 29 de 1993.RESUMEN Laymo S. para garantizar la contratación del personal idóneo para los cargos del área contable y un flujo adecuado de la información para optimizar el funcionamiento del sistema contable. mejorando la presentación de los estados financieros bajo las normas. Laymo S. Finalmente el enfoque del proyecto estará basado en la definición. requiere de una estructura contable bien definida que le permita fijar metas para mejorar continuamente y obtener la rentabilidad esperada por sus socios.

Finally. Laymo S.A. cages and pet houses.S.A. Defining profiles.S requires a well defined accounting model that allows it to establish constant improvement goals and obtain the expected profitability for its partners. Its social object is the fabrication of pool fencing. is an economic entity constituted for the development of its commercial activity. design and categorize the accounting records which will result in a clean presentation of the financial statements under the accounting laws and regulations such as Colombian decreto 2649 de diciembre de 1993 which regulate accounting in general and issue the accounting principles accepted in Colombia and the decreto 2650 de 1993 that regulate PUC management. positions and processes we hope to define procedures for choosing suitable staff for the accounting jobs and a convenient information flow to guarantee the proper performance of the designed accounting system.ABSTRACT Laymo S. VI . it is important to define.

2 DELIMITACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN 4.2.2 MARCO FILOSÓFICO 5.2 Temporal 5.2.1 Espacial 4. JUSTIFICACIÓN Y DELIMITACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN 4.1 ENUNCIADO DEL PROBLEMA 2. PROBLEMA DE LA INVESTIGACIÓN 2.4 Documentación de las empresas 15 16 17 17 17 19 19 19 21 21 21 21 21 22 22 22 22 22 23 23 24 24 24 25 26 27 27 VII .1 Conceptos de contabilidad 5.4.4. OBJETIVOS 3.2.2.2. INTRODUCCIÓN 1.4.3 MARCO HISTÓRICO 5.4.2.3.1 Utilización de la información contable 5.1 OBJETIVO GENERAL 3.1 JUSTIFICACIÓN 4. TITULO 2.2 Sistemas empresariales 5.3 Valores corporativos 5.3 Estructura de un sistema contable 5.1 Misión 5. MARCO DE REFERENCIA DE LA INVESTIGACIÓN 5.TABLA DE CONTENIDO Pág.1 MARCO ANTROPOLÓGICO 5.4 MARCO TEÓRICO 5.4.2 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA 3.4 Estructura Organizacional 5.2 Visión 5.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS 4.

3 Origen del proceso contable en contabilidad 5.8. DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN 9.4.1 JUSTIFICACIÓN Y OBJETIVOS 10.1.4.4.9.10 Estados financieros 5.8.4.4.4.1 Definiciones de documento 5. PROCESAMIENTO DE LA INFORMACIÓN 11.9 Documentación contable 5.1.4.8 Proceso contable 5.4. TIPO DE INVESTIGACIÓN 7. FUENTES DE OBTENCIÓN DE INFORMACIÓN 9.1 Concepto.4.1 Concepto general 5.2 FUENTES SECUNDARIAS 10.2 Concepto del proceso contable 5.1 Justificación 10.6 Manuales de procesos 5.5.1 Clasificación de la documentación contable 5.6 MARCO CONCEPTUAL 6.4.4.4.2 Objetivos y usos del manual 10.5 MARCO LEGAL 5.4.1 DIAGNOSTICO CONTABLE 11. objetivos y ventajas de los manuales 5. 10.5 Perfiles 5.2 Características del manual 5.4.1 FUENTES PRIMARIAS 9.6.2 MATRIZ DOFA VIII 28 28 29 29 30 31 32 32 32 32 33 33 34 35 45 48 49 50 51 51 51 52 52 52 52 53 57 57 58 .6.2 PERFILES Y MANUAL DE FUNCIONES 11. PERFILES Y MANUAL DE FUNCIONES PROPUESTOS PARA EL ÁREA CONTABLE. HIPÓTESIS DE LA INVESTIGACIÓN 8.7 Teoría contable 5.8.

11.3 MATRIZ FODA 11.4 MAPA DE RIESGOS 11.5 CONCLUSIONES AL DIAGNOSTICO CONTABLE FASE I 12. CAPTURA Y ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN 12.1 DOCUMENTOS 12.1.1 Factura 12.1.2 Recibo de caja 12.1.3 Comprobante de egreso 12.1.4 Orden de compra 12.1.5 Orden de pedido de venta 12.1.6 Documento equivalente 12.1.7 Nota crédito 12.1.8 Nota debito 12.1.9 Nota de contabilidad 12.2 CAJA MENOR 12.3 SIMBOLOGÍA DEL FLUJOGRAMA 12.4 FLUJOGRAMAS FASE II 13. PROCESAMIENTO DE LA INFORMACIÓN CONTABLE 13.1 DECRETO 2649 De 1993 13.1.1 Objetivos básicos 13.1.2 Cualidades de la información contable 13.2 DECRETO 2650 De 1993 13.3 DEPURACIÓN DEL PLAN DE CUENTAS 13.4 SOFTWARE CONTABLE FASE III

59 60 61

62 63 63 64 65 65 65 66 66 67 67 68 70 71

72 72 72 72 73 73 87

IX

14. LISTADOS 14.1 COMPROBANTES DE CONTABILIDAD 14.2 LIBRO AUXILIAR 14.3 LIBRO DIARIO 14.4 LIBRO MAYOR 14.5 BALANCE DE PRUEBA FASE IV 15. ESTADOS FINANCIEROS 15.1 ESTADOS FINANCIEROS DE PROPÓSITO GENERAL 15.1.1 Balance general 15.1.1.1 Activos 15.1.1.2 Pasivos 15.1.1.3 Patrimonio 15.1.2 Estado de resultados 15.1.3 Estado de cambios en el patrimonio 15.1.4 Estado de cambios en la situación financiera 15.1.5 Estado de flujo de efectivo 15.2 ESTADOS FINANCIEROS DE PROPÓSITO ESPECIAL 15.2.1 Estado del costo 15.2.1.1 Elementos de un producto 15.2.1.2 Relación con la producción 15.2.1.3 Relación con el volumen FASE V 16. ANÁLISIS FINANCIERO 16.1 INDICADORES DE LIQUIDEZ 16.2 INDICADORES DE ENDEUDAMIENTO 16.3 INDICADORES DE APALANCAMIENTO 16.4 INDICADORES DE ACTIVIDAD O ROTACIÓN

88 88 88 89 89 90

91 91 91 91 92 92 95 97 98 100 101 102 102 102 103

105 105 106 107 108

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16.5 INDICADORES DE RENTABILIDAD 16.6 INDICADORES DE VALOR 17. CONTROL INTERNO 17.1 OBJETIVOS 17.2 COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO 17.3 CUESTIONARIOS DE CONTROL INTERNO 17.3.1 Bodega 17.3.1.1 Objetivo 17.3.1.2 Ambiente de control 17.3.1.3 Evaluación de riesgos 17.3.1.4 Actividades de control 17.3.1.5 Información, comunicación y supervisión 17.3.1.6. Formatos recomendados 17.3.2 Inventario 17.3.2.1 Objetivo 17.3.2.2 Ambiente de control 17.3.2.3 Evaluación de riesgos 17.3.2.4 Actividades de control 17.3.2.5 Información, comunicación y supervisión 17.3.2.6 Formatos recomendados 17.3.3 Compras 17.3.3.1 Objetivo 17.3.3.2 Ambiente de control 17.3.3.3 Evaluación de riesgos 17.3.3.4 Actividades de control 17.3.3.5 Información, comunicación y supervisión 17.3.3.6 Formatos recomendados 17.3.4 Cuentas por pagar 17.3.4.1 Objetivo 17.3.4.2 Ambiente de control

110 112 115 115 115 118 118 118 118 118 119 119 119 119 119 119 120 120 120 120 121 121 121 121 121 122 122 122 122 122

XI

6 Formatos recomendados 17.3. comunicación y supervisión 17.7 Tesorería 17.3.5.4 Actividades de control 17.3.7.3.6.3 Evaluación de riesgos 17.3.3.5.6 Cuentas por cobrar. CONCLUSIONES 19.7.3.4.7.3.3 Evaluación de riesgos 17.3. 17.6 Formatos recomendados 17.1 Objetivo 17.17.3.3.7.3.5. comunicación y supervisión 17.3.6. RECOMENDACIONES BIBLIOGRAFÍA ANEXOS 122 123 123 123 123 123 124 124 124 124 124 125 125 125 125 125 125 126 126 126 126 126 127 127 127 128 129 130 132 XII .2 Ambiente de control 17.3.5.6.5 Información.6 Formatos recomendados 17.4 Actividades de control 17.2 Ambiente de control 17.3.4 Actividades de control 17.7.3.3.6.4.4 Actividades de control 17.5.2 Ambiente de control 17.5 Información.5 Información.6. comunicación y supervisión 17.4.1 Objetivo 17.3.4. comunicación y supervisión 17.1 Objetivo 17.3.5 Información.3.3.3.5.6.3.7.3 Evaluación de riesgos 17.3.5 Ventas 17.6 Formatos recomendados 18.3 Evaluación de riesgos 17.3.

LISTA DE ANEXOS Pág. (Propuesto) Anexo N° 3. (Propuesto) Anexo N° 10. Flujo grama para el proceso de caja menor. Control de salidas de inventario. Flujo grama para el proceso de compras. (Propuesto) Anexo N° 8. (Propuesto) Anexo N° 11. (Propuesto) Anexo N° 4. (Propuesto) Anexo N° 13. (Propuesto) Anexo N° 12. Flujo grama para el proceso de recepción de mercancía. (Propuesto) Anexo N° 6. (Propuesto) Anexo N° 14. (Propuesto) Anexo N° 7. Cuestionario de conocimiento del área de inventario. Conteo físico. Control remisiones de ingreso a bodega. Flujo grama para el proceso de producto terminado. Orden de compra. (Propuesto) Anexo N° 9. Flujo grama para el proceso de recibos de caja o ingresos. Propuesto) Anexo N° 5. Flujo grama para el proceso de pago a proveedores. Cuestionario de conocimiento de la bodega. (Propuesto) Anexo N° 2. Anexo N° 1. Flujo grama para el proceso de entrega de mercancía a producción. Flujo grama para el proceso de ventas. (Propuesto) 133 134 135 136 137 138 139 140 141 143 144 145 147 148 XIII .

Ficha control de proveedores. (Propuesto) Anexo N° 16. Control cuentas por pagar. (Propuesto) Anexo N° 26. Cuestionario de conocimiento del área de cuentas por pagar. (Propuesto) Anexo N° 25. Cuestionario de conocimiento de las cuentas por cobrar. (Propuesto) Anexo N° 27. (Propuesto) 149 150 151 153 154 156 157 158 159 161 162 165 166 XIV . (Propuesto) Anexo N° 24. (Propuesto) Anexo N° 20. Entrega de facturas compras-contabilidad. (Propuesto) Anexo N° 22. (Propuesto) Anexo N° 19.Anexo N° 15. (Propuesto) Anexo N° 17. (Propuesto) Anexo N° 21. Cuadre de caja diario. Gastos de menor cuantía. (Propuesto) Anexo Nº 18. Cuestionario de conocimiento del área de compras. Ficha de clientes. Acta baja de inventario. (Propuesto) Anexo N° 23. Cuestionario de conocimiento del área de tesorería. Cuadre de inventario diario. Cuestionario de conocimiento del área de facturación.

S.INTRODUCCIÓN Las empresas para ser más competitivas y mantener un buen desempeño económico necesitan crear e implementar cada día sistemas más eficientes y eficaces procurando el incremento continuo en la calidad y el aumento de la satisfacción del cliente y de toda la organización. la empresa “LAYMO S. una adecuada consolidación. 15 .A. una mayor productividad y un mejor aprovechamiento de los recursos con que cuentan. Estos sistemas están compuestos por un conjunto de normas. Esperamos que a través del diseño e implementación de este sistema.” mejore considerable y oportunamente su organización interna de forma tal que les proporcione a sus inversionistas el control financiero. un crecimiento sostenible. procesos y criterios aplicables de manera que se pueda lograr el mejoramiento continuo en todos sus niveles y es por ello que con este trabajo se contribuirá a sugerir a la empresa la aplicabilidad de un sistema contable.

S.” 16 .1.A. TITULO Diseño de un sistema contable para la empresa “LAYMO S.

De esta forma se mejorara el nivel de orden y control de la compañía. El diseño de un sistema contable para LAYMO S. Los impuestos se están presentando. impuestos nacionales y en especial para una toma de decisiones acordes a la situación económica real de la empresa.S. adecuadas nos servirá de dirección en el diseño del sistema contable para LAYMO S. todo se lleva de forma manual. PROBLEMA DE LA INVESTIGACIÓN 2. no tienen un contador que continuamente los esté asesorando en el buen manejo que deben dar a toda la documentación.S.A.2.2 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA Es esencial iniciar el proyecto basados en la situación real en la que se encuentran los procesos de la empresa. Los estados financieros se elaboran sólo para presentarse a las entidades que lo requieran. es de vital importancia para poder ser eficientes en cuanto a la presentación y análisis de informes financieros.A. pero algunas veces esta presentación es posterior al vencimiento incurriendo en las sanciones correspondientes. estados financieros e impuestos. Tener factores comunes y no diversificar demasiado en la información respondiendo a las preguntas.A. ¿Cuál es el beneficio que podría tener la empresa en el diseño de un sistema contable? 17 . 2. resultados e informes contables. es una empresa que no posee un sistema contable que le permita tener de manera rápida y confiable informes de la situación actual de la compañía. procesos. no le dan la importancia que tiene dentro de toda organización. Todo esto se debe a que no cuentan con el acompañamiento de una persona con los conocimientos contables suficientes que los asesores y que tenga suficiente control de la documentación y de los procesos contables para tener al día la información. lo cual será clave para contribuir al análisis y la pertinente toma de decisiones.1 ENUNCIADO DEL PROBLEMA LAYMO S. Las directivas manejan la empresa de forma operativa y no poseen los suficientes conocimientos en el área contable.S.

¿Qué consecuencias podría tener la empresa al no adoptar un sistema contable? ¿Con el diseño a proponer. se logrará la transformación que requiere la empresa? ¿Cuáles son las normas legales para diseñar el sistema contable en este tipo de empresas? ¿Cuánto tiempo tardará el proyecto en dar resultados en la compañía? 18 .

leyes y decretos que rigen la contabilidad en Colombia como el decreto reglamentario 2649 de 1993 y el decreto reglamentario 2650 de 1993 para que se dé la importancia que esta área debe tener en la empresa. compras.”. • Establecer un control de bodega. 3. cuentas por pagar.A. • Estructurar un plan único de cuentas de acuerdo a los movimientos económicos de la empresa y generar un buen registro de la información. • Dar a conocer las normas. • Estructurar el manejo de los estados financieros de acuerdo a las normas establecidas y poder realizar una entrega oportuna de resultados y análisis de información.S.3. inventario.1 OBJETIVO GENERAL Diseño de un sistema contable para la empresa “LAYMO S. • Determinar los principales indicadores financieros que le apliquen a la empresa y los análisis que pueden hacerle a la información contable través de estos. OBJETIVOS 3. • Revisar formatos y documentos que se utilicen en el área contable y crear los necesarios para permitir una adecuada clasificación de la información.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS • Elaborar un diagnóstico del estado actual de la contabilidad en LAYMO S. ventas. • Analizar y documentar los cargos.A. para que la información sea procesada en un tiempo oportuno y sea de gran utilidad en la toma de decisiones. para determinar las actividades a seguir.S. perfiles y procedimientos del área contable para ayudar en la selección de personal idóneo en esta área. cuentas por cobrar y tesorería los cuales deberán incluir formatos que 19 .

20 .permitan más exactitud y confiabilidad en los registros y manejo de la información contable que se genera en dichas áreas. • Definir la secuencia que debe tener los procesos que influyen en la contabilidad y así tener más claridad en cuanto a los responsables de la información contable.

2.2 DELIMITACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN 4. Colombia. la diversidad de ventajas que se pueden obtener al diseñar un sistema contable. ya que es una necesidad que han tenido los socios durante todo el tiempo que llevan en funcionamiento. 4.1 JUSTIFICACIÓN La organización interna de una empresa es indispensable para realizar periódicamente análisis financieros y examinar el comportamiento de los recursos que allí se tienen.A.4.” ubicada en el barrio Belén San Bernardo en la calle 27 # 75 21 en la ciudad de Medellín del departamento de Antioquia. Este proyecto se planea realizar en la empresa “LAYMO S. se ofrecerá la asesoría pertinente y el análisis sobre la situación actual de la empresa. 21 .2. JUSTIFICACIÓN Y DELIMITACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN 4. La finalidad de este trabajo es mostrar de una forma muy práctica e ilustrativa. Tendrá una duración de 4 meses iniciando en febrero y culminando en mayo para así poder hacer un seguimiento del comportamiento de la empresa y entregar un informe que sirva como base para el buen funcionamiento contable.S. tomar las decisiones más apropiadas. 4.1 Espacial. En el desarrollo de este proyecto se entregarán las herramientas para el manejo contable de la empresa. hacer correctivos y evaluar hacia dónde se dirige.2 Temporal. Este proyecto se realizara en el primer semestre de 2010.

1 en el área administrativa y otra en el área de dirección. como una empresa responsable y confiable en el desempeño de su actividad comercial. Además es una fuente generadora de empleo.A. comercialización y distribución de casas transportables. Sé que quiere mejorar la capacidad tanto física como estructural para mejorar el funcionamiento interno ofrecer mejor calidad en la atención y productos a los actuales y potenciales clientes. 5. es una compañía que nace con el objetivo de brindar calidad y buen servicio a sus clientes. En el 2010 esperamos ser reconocidos a nivel local y nacional por la diferenciación de nuestros productos y servicios teniendo como base las necesidades de los clientes . MARCO DE REFERENCIA DE LA INVESTIGACIÓN 5.2. Esta empresa cuenta con 3 personas en el área de producción.2 Visión. ofreciendo a las personas un hogar adecuado para sus mascotas y un ambiente más seguro en las piscinas y sitios de recreación.S.S. Empresa que busca diferenciarse en el fabricación. con una visión global y futurista que pretende llegar a mercados internacionales en el 2012.A.2. buscamos fortalecer nuestra capacidad productiva para mantener y mejorar las dos líneas de producción que se manejan. la cual hace que tenga más grado de aceptación entre la comunidad. por lo que ven en ella calidad y buen servicio posibilidades de crecimiento y expansión a otros mercados. elaborados y diseñados acorde a las necesidades de los usuarios y dando cumplimiento a la Ley 1209 de 2008. sobre el cerramiento de las piscinas para todo el territorio Colombiano. 22 . jaulas y cerramientos metálicos modulares para mascotas y CERRAMIENTOS METÁLICOS MODULARES para diferentes usos especialmente Piscinas. Como empresa industrial y comercial.5. La sociedad y sus clientes ven a la empresa LAYMO S. cumpliendo con las normas ICONTEC y todas aquellas que rigen la fabricación de casas para mascotas y cerramientos para piscinas.2 MARCO FILOSÓFICO 5. que cumple las normas y requerimientos técnicos decretados por el gobierno para la actividad a la cual se dedica.1 Misión. lava pies y duchas. 5.1 MARCO ANTROPOLÓGICO La empresa LAYMO S.

Los valores corporativos son los que definen el clima de la organización y los métodos de trabajo para así ser reconocidos por nuestros clientes. 5. Estructura Organizacional Asamblea De Accionistas Presidente Gerente General Contador Vendedor Secretaria Jefe De Producción Auxiliar Contable Mensajero Ensamblador Soldador 23 .3 Valores corporativos.2.5. Honestidad: actuaremos siempre con la rectitud y transparencia que garantice a nuestros clientes la seguridad y confianza en nuestros productos. Compromiso: Damos siempre lo mejor de nosotros para lograr satisfacer a nuestros clientes. Responsabilidad: cada quien es consciente del alcance que tiene su labor para la empresa y para la sociedad.2.4. como una actitud permanente. Servicio al cliente: ponemos todas nuestras capacidades al servicio del cliente interno y del externo.

y quedaron entre los tres primeros. ¿Qué tal una casa cómoda donde la mascota se pueda transportar fácilmente? se preguntaron. A continuación se presentan varias acepciones de la contabilidad que han sido definidas por diferentes autores y cuerpos colegiados de la profesión contable: 24 . el área donde queda plasmada toda la información de las organizaciones y con la cual se pueden tomar decisiones acordes a su situación.S. es una herramienta empresarial que permite el registro y control sistemático de todas las operaciones que se realizan en la empresa. Así nació la idea de hacer jaulas y casas para mascotas. les ha permitido crecer y llevar a cabo nuevas ideas de negocio. En 2007.4 MARCO TEÓRICO La contabilidad es. como la de fabricar cerramientos para piscinas. De ahí nació la empresa LAYMO S. En 2009 participaron en el concurso Antioquia Emprendedora y entre 50 empresas participantes quedaron de catorce. 5.1 Conceptos de contabilidad. su perro labrador. 5. La contabilidad.3 MARCO HISTÓRICO En 2006. Ministerio de Protección Social y otros entes). se inscribieron en el concurso de empresas innovadoras de Cultura E Medellín. alcances y estructuración que debe tener el área de contabilidad aplicado a cualquier compañía. A continuación se describen algunas teorías en las cuales se explica. La contabilidad es un conocimiento indispensable para todos aquellos que deben tomar decisiones vinculadas con el desarrollo de actividades económicas. que han tenido una gran acogida en el mercado. La empresa ha trabajado arduamente en el desarrollo de su producto y para que cumpla todos los requisitos exigidos por las autoridades ambientales. en el que participaron 600 empresas. el diseño que deben tener los cerramientos de piscinas que debe proteger la vida de los usuarios en especial la de los niños.4. hoy por hoy. doña Laura y don Armando no pudieron encontrar una buena casa para Lucas. además de ofrecer excelente calidad. los objetivos.5.A. aunque todas estas definiciones tienen algo en común. por ende no existe una definición concreta de la contabilidad. Hoy por hoy es un tema de gran interés entre las autoridades ambientales (policía.

. así como el de interpretar sus resultados” 1 • “La contabilidad es el sistema que mide las actividades del negocio.2 Sistemas empresariales. información razonada. 15/05/2010 01:00 pm 3 Meigs. 1992. A. cuando sea requerida o en fechas determinadas. para que los gerentes a través de ella puedan orientarse sobre el curso que siguen sus negocios mediante datos contables. la solvencia de la compañía y la capacidad financiera de la empresa. pero su principal objetivo es suministrar. 2001. 15/05/2010 01:00 pm Horngren & Harrison. de las operaciones realizadas por un ente público o privado” 5 • La contabilidad es una técnica que se ocupa de registrar. permitiendo así conocer la estabilidad. la situación financiera de las empresas. los Sistemas Empresariales (SE) soportan las actividades del negocio. los cambios en la posición financiera y/o en el flujo de efectivo” 4 • “La contabilidad tiene diversas funciones. Robert. procesa esa información convirtiéndola en informes y comunica estos hallazgos a los encargados de tomar las decisiones” 2 • “La contabilidad es el arte de interpretar. clasificar y resumir las operaciones mercantiles de un negocio con el fin de interpretar sus resultados. 6 Instituto americano de contadores públicos titulados. clasificar y resumir en forma significativa y en términos de dinero. 15/05/2010 04:00 pm 6 http://prof. Fernando. La combinación SE con Internet es la plataforma primaria de información para una organización que desee ser diferente en los inicios del siglo. 5. medir y describir la actividad económica” 3 • “La contabilidad es el lenguaje que utilizan los empresarios para poder medir y presentar los resultados obtenidos en el ejercicio económico. 1992. Desde las finanzas hasta la manufactura.usb. 1998. 15/05/2010 01:00 pm 4 Catacora.. desde las ventas hasta el servicio. las operaciones y los hechos que son cuando menos de carácter financiero.ve/lmendoza/Documentos 15/05/2010 04:00 pm 1 2 25 . 15/05/2010 01:00 pm 5 Redondo. en base a registros técnicos.4.• “La contabilidad es el arte de registrar.

se deben ejecutar tres pasos básicos. • Integran y enlazan las diferentes funciones y subprocesos del negocio. En una empresa se llevan a cabo todo tipo de transacciones que se pueden expresar en términos monetarios y que se deben registrar en los libros de contabilidad. no todos los eventos comerciales se pueden medir y describir objetivamente en términos monetarios. Se deben agrupar aquellas transacciones a través de las cuales se recibe o paga dinero. Clasificación de la información: Un registro completo de todas las actividades comerciales implica comúnmente un gran volumen de datos. sin embargo. Una transacción se refiere a una acción terminada más que a una posible acción a futuro. los datos se deben registrar.Los SE se distinguen por crear comunidad de información e integración. el proceso contable involucra la comunicación a quienes estén interesados y la interpretación de la información contable para ayudar en la toma de decisiones comerciales: Registro de la actividad financiera: en un sistema contable se debe llevar un registro sistemático de la actividad comercial diaria en términos económicos. 5. Un sistema de información contable sigue un modelo básico y un sistema de información bien diseñado. Por tanto. Ciertamente. compatibilidad. • Sus módulos corresponden más o menos a las unidades organizacionales claves. una relación completa de las transacciones de venta de cualquier empresa sería 26 . demasiado grande y diverso para que pueda ser útil para las personas encargadas de tomar decisiones. Características: • Proveen una estructura de trabajo basada en procesos. • Permiten que el desempeño de los procesos se pueda medir. ofreciendo así control. esta debe ser resumida. la información de debe clasificar en grupos o categorías.4. clasificar y resumir.3 Estructura de un sistema contable. flexibilidad y una relación aceptable de costo/ beneficio en el sistema contable de cualquier empresa independientemente del sistema contable que utilicé. Resumen de la información: Para que la información contable pueda ser utilizada por quienes toman decisiones. Por ejemplo.

ha sido analizada. mientras que la alta gerencia de Mars necesitará la información de ventas resumida por almacén.1 Utilización de la información contable: la contabilidad va más allá del proceso de creación de registros e informes. y las características especiales de un negocio en particular. Los empleados responsables de comprar mercancías necesitan la información de las ventas resumidas por producto. estudian el efecto de diferentes alternativas. La documentación es una ciencia auxiliar que se ocupa de un proceso informativo propio de cada persona o cosa: aquel que tiene lugar cuando se proporciona información sobre documentos (o sobre la información contenida en ellos) a alguien que la demande o puede necesitarla. a diferencia de la original o primaria. Se trata pues de una meta informativa que debe tener todo documento. flexibilidad y una relación aceptable de costo / beneficio.4. La particularidad de este proceso se debe al carácter secundario de la información que en él interviene.demasiado larga para que cualquier persona se dedicara a leerla. y representada para servir precisamente. a este proceso informativo. Control: un buen sistema de contabilidad le da a la administración control sobre las operaciones de la empresa. y buscan las tendencias significativas que sugieren lo que puede ocurrir en el futuro. resumida. Buscan la relación que existe entre los eventos comerciales y los resultados financieros. Información secundaria es aquella que. El objetivo final de la contabilidad es la utilización de esta información.gerencie. por ejemplo la compra o el arriendo de un nuevo edificio. Compatibilidad: un sistema de información cumple con la pauta de compatibilidad cuando opera sin problemas con la estructura. proteger sus activos y asegurar la exactitud de sus registros contables.4 Documentación de las empresas. su análisis e interpretación. 7 http://www. 5. 7 5.com 18/05/2010 10:00 pm 27 . Características de un sistema de información contable efectivo: un sistema de información bien diseñado ofrece control.4. Los controles internos son los métodos y procedimientos que usa un negocio para autorizar las operaciones. compatibilidad. Los contadores se preocupan de comprender el significado de las cantidades que obtienen. Los gerentes de almacén necesitaran la información de ventas resumida por departamento. el personal.3.

no consiste sino en la transmisión de un mensaje. 8 En la definición del perfil de una persona.4. 8 http://www. Esto convierte a la especialidad que se ocupa del proceso informativo documental en una más de las ciencias de la información y. que sirve de fuente de conocimiento y que demuestra o prueba algo aunque luego se acabe reduciendo el campo semántico.1 Definiciones de documento: Nuria Amat considera documento “todo conocimiento fijado materialmente sobre un soporte y que puede ser utilizado para consulta. La palabra perfil también muy usada para designar aquellos rasgos particulares que caracterizan a una persona y por supuesto le sirven para diferenciarse de otras. la importancia procesal del documento como prueba o testimonio ha obligado a codificar el concepto. la archivística entiende por documento todo objeto corporal producto de la actividad humana.4. un aspecto que suele ser ampliamente estudiado y tenido en cuenta por las organizaciones y empresas a la hora de elegir el staff que integrará las mismas. 5. en virtud de consideraciones internas al propio archivo y en atención a los principios de procedencia.com/ 18/05/2010 10:00 pm 28 . tan sólo información. En este caso. la cuestión física tendrá poco o nada que ver ya para este sentido del término serán aquellas cuestiones que no se ven las que determinen su perfil. habilidades comunicativas. una de las que estudian la recuperación de información “Un documento es como un vehículo de información que constituye el núcleo de todo un conjunto de actividades y procesos gestionados por la disciplina documental” 5.Pero por muy distinto que este proceso pueda parecer. serialidad y organicidad.4. tal vez. En el mundo jurídico. distinguiendo entre documento objeto que muestra hechos o estados de cosas) e instrumento (reservado para los actos humanos y declaraciones de voluntad) Partiendo de una definición casi antropológica.5 Perfiles. o no se usan en un proceso intelectual. estudio o trabajo”.accessmylibrary. o bien no contiene conocimiento en sentido estricto sino. conocimientos técnicos. generalmente intervienen los siguientes factores: conocimientos generales. Una definición exigente como ésta podría dejar fuera de la categoría documento a toda una serie de objetos que. como ocurre en todo proceso informativo. al decir de Marques de Melo.

Por manual debemos entender la colección sistemática de los procesos que indique al personal de la empresa las actividades a ser cumplidas y la forma como deben ser realizadas. ya que existe la tendencia a resistir cualquier norma reguladora que limite a libertad de improvisar y de hacer lo que más le convenga a cada uno. y del modelo de los formularios. 5. 9 http://www. para que adquiera la fuerza necesaria y se aplique como corresponda. 9 5. Deben presentar una descripción detallada de las rutinas de trabajo. acompañadas de los respectivos gráficos que faciliten su percepción y retención. independientemente de que su elaboración sea en tomos de hojas intercambiables o de que su consulta se efectúe por pantalla. es preciso consolidarlo y presentarlo adecuadamente. Las rutinas de trabajo deben ser agrupadas de tal manera que faciliten las consultas sobre el tema deseado y aseguren las orientaciones para ejecutar adecuadamente las actividades en vigor. Tiene como propósito describir los procesos de la empresa. Todo trabajo debe ser divulgado para conocimiento y utilización del grupo respectivo de la empresa.1 Concepto. El manual tiene como objetivos: • Ayudar a la ejecución correcta y oportuna de las labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad en el trabajo. un manual jamás podemos considerarlo como concluido y completo.actitudes que ostenta y que cuadren con las que se piden para el puesto en cuestión. Para alcanzar este objetivo.definicionabc. concisa y clara de las actividades contenidas en cada proceso. que debe ser aprobado por la autoridad estatutaria. bajo un documento conocido como manual. La finalidad del manual es ofrecer una descripción actualizada. objetivos y ventajas de los manuales.4. Por ello. entre otros.6 Manuales de procesos. evitando la repetición de instrucciones.com/ 18/05/2010 10:00 pm 29 .4. • Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzos en la ejecución del trabajo.6. La elaboración cuidadosa de los manuales de procesos y su adecuada divulgación y control facilitan el éxito de la empresa en sus diferentes actividades. con las instrucciones para el diligenciamiento. ya que debe evolucionar con la organización.

Las principales ventajas de los manuales pueden resumirse en: • Ayudan al incremento de la eficiencia.6. así como la uniformidad en la terminología técnica. Constituyen una memoria institucional. Facilitar la supervisión y evaluación del trabajo. 5. la calidad y la productividad.4. Aumentan la predisposición del personal para asumir responsabilidades. Efectivas las normas. • Constituyen entrenamiento. • Son una fuente importante y constante de información sobre los trabajos en la empresa. • Ser un instrumento útil para la orientación e información al cliente. se pueden enunciar algunas características que ellos deben cumplir: 30 . • Representan una restricción a la improvisación que aparece en la empresa de las más variadas formas. orientación y • Facilitan el proceso de hacer.2 Características del manual. facilita la normalización de las actividades administrativas y productivas.  Ayudan a fijar criterios y patrones.• Servir de medio de integración y orientación al personal nuevo. que facilite su incorporación al trabajo. • Es un elemento importante de revisión y evaluación objetiva de las prácticas de trabajo institucionalizadas. Con esto. • Facilitar el aprovechamiento de los recursos humanos y materiales. • Propiciar el mejoramiento de la productividad de la empresa. un instrumento efectivo de consulta. Partiendo de las ventajas de la utilización de los manuales de procedimientos. • Evitan discusiones innecesarias y equívocos. procesos y funciones administrativas.

contar con instrucciones apropiadas de uso. tener un proceso continuo de revisión y actualización. a través del diseño. 10 5. es decir. redacción simple. su uso. explica y predice los fenómenos que se presenten en la práctica contable. facilitar la localización de las orientaciones y disposiciones específicas mediante una diagramación que corresponda a su verdadera necesidad. facilitar. Se aborda el estudio de la asignatura con base en las normas de contabilidad. conservación y actualización y estar debidamente formalizado por la instancia correspondiente de la empresa.co/ 22/05/2010 2:00 pm 31 . corta y comprensible.edu. "La Teoría Contable es un conjunto coherente de proposiciones conceptuales.rincondelvago. hacer uso racional y adecuado por parte de los destinatarios. que explican y orientan las acciones que el Contador Público debe tomar para la identificación.7 Teoría contable. medición y comunicación de la información económica". gozar de adecuada flexibilidad para cubrir diversas situaciones.com/ 22/05/2010 2:00 pm http://www. hipotéticas y pragmáticas.4. manejo y conservación. 11 10 11 http://html.Satisfacer las necesidades reales de la empresa.tecnar.

4. término del que ha tomado su nombre la segunda etapa del Proceso que nos ocupa. la Auditoria para cumplir su cometido. registrarlos.8. Dicha fase. con el fin de captarlos. Para obtener dicha información. establecer el sistema por medio del cual sea posible el tratamiento de los datos. Es necesario someterlos a un tratamiento por medio de instrumentos específicos. calcularlos y sintetizarlos de manera accesible para sus lectores.udec. que a la vez que facilita su análisis y comprensión. Sin embargo.5.3 Origen del proceso contable en contabilidad. De acuerdo con tal concepto. el conjunto de fases a través de las cuales la Contaduría obtiene y comprueba información financiera. resulta sencillo inferir.mx/ 22/05/2010 3:00 pm 32 . es necesario aclarar que. es preciso inicialmente. 5. la inicial del Proceso. Una vez valuados los datos financieros. la mayoría de los científicos avanza mediante una serie de etapas sistemáticas. carácter científico. Dicho en otras palabras. estudian y aplican su teoría a través de la adopción de un método. Esta fase del Proceso Contable recibe el nombre de Procesamiento. El Proceso Contable surge en Contabilidad como consecuencia de reconocer una serie de funciones o actividades eslabonadas entre sí. para comprobar la corrección del producto de la Contabilidad. que tanto la Contabilidad como la Auditoria alcanzan sus objetivos a través del seguimiento de las mismas fases de un proceso. les confiere. a fin de ir dando solidez a su tarea. clasificarlos.8. observa las mismas fases del proceso que revisa. Dicha cuantificación constituye una Valuación. Posteriormente se requiere cuantificar los elementos que intervienen en las transacciones financieras en términos de unidades monetarias. esto es. 5. que desembocan en el objetivo de la propia Contabilidad.com. pues para cumplir su cometido.8.8 Proceso contable. como ya se señaló. 12 12 www. constituye la Sistematización. la obtención de información financiera. de acuerdo con reglas de cuantificación contenidas en la Teoría Contable. 5. desde su obtención hasta su presentación en términos de información acabada. mientras la Contabilidad observa las fases del Proceso Contable para obtener información financiera. la Auditoria sigue las mismas etapas pero.1 Concepto general: las diversas disciplinas del conocimiento universal.4.2 Concepto del proceso contable: debe entenderse por Proceso Contable.4.4.

Recibo De Caja.9. También ayudan a demostrar la realización de alguna acción comercial y por ende son el elemento fundamental para la contabilización de tales acciones. Desde el punto de vista de quién recibe o emite la documentación: Los comprobantes externos son aquellos emitidos fuera de la empresa y luego recibidos y conservados en la empresa. Ej.1 Clasificación de la documentación contable. 33 . constituyen un medio de prueba para demostrar la realización de los actos de comercio. Nota Crédito Bancaria. Desde el punto de vista de documentación que se registra y archiva: Documentos que se archivan y generan registración: Factura. Finalmente estos documentos permiten controlar las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la comprobación de los asientos de contabilidad. presupuestos.: facturas de compras.5. recibos por cobranzas.4. o sea sus derechos y obligaciones por lo tanto. Ej.4. Nota Crédito. recibos de pagos efectuados.9 Documentación contable. etc. de acuerdo con los usos y costumbres generalizadas y las disposiciones de la ley. Egreso. debido a que en ellos queda lo siguiente: En ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en una determinada operación. Cheque. Su misión es importante ya que en ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en una determinada operación. 5. constituyen también el elemento fundamental para la contabilización de dichas operaciones y permiten el control de las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la comprobación de los asientos de contabilidad. Nota Debito. Pagaré. Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil. La misión que cumplen los documentos comerciales es de suma importancia. Los comprobantes internos son los documentos emitidos en la empresa que pueden entregarse a terceros o circular en la misma empresa.: facturas de ventas. etc. Estos son de vital importancia para mantener un apropiado control de todas las acciones que se realizan en una compañía. vales.

son informes que utilizan las instituciones para reportar la situación económica y financiera y los cambios que experimenta la misma a una fecha o período determinado. Los estados financieros son las herramientas más importantes con que cuentan las organizaciones para evaluar el estado en que se encuentran. también denominados estados contables. La contabilidad es llevada adelante por contadores públicos que. depósito) y cualquier comprobante que sea respaldo de una registración contable. momentos e incertidumbres de los futuros flujos de fondos que los inversores y acreedores recibirán del ente por distintos conceptos. • La evolución de su patrimonio durante el período. para facilitar la toma de decisiones económicas. gestores. Nota De Venta. La mayoría de estos informes constituye el producto final de la contabilidad y son elaborados de acuerdo a principios de contabilidad generalmente aceptados. • La evolución de su situación financiera por el mismo período. Se considera que la información a ser brindada en los estados financieros debe referirse a los siguientes aspectos del ente emisor: • Su situación patrimonial a la fecha de dichos estados • Un resumen de las causas del resultado asignable a ese lapso. hipotecas) y privados (contratos de arrendamiento. reguladores y otros tipos de interesados como los accionistas. deben registrarse en organismos de control públicos o privados para poder ejercer la profesión. informes). acreedores o propietarios. Los estados financieros. Ésta información resulta útil para la Administración. informes financieros o cuentas anuales. es fuente de información (planillas de sueldos.4. 13 5. Por otra parte. El objetivo de los estados financieros es proveer información sobre el patrimonio del ente emisor a una fecha y su evolución económica y financiera en el período que abarcan. • Otros hechos que ayuden a evaluar los montos.Documentos que sólo se archivan: Orden De Compra.monografias. Resumen De Estados De Cuenta. normas contables o normas de información financiera. no solamente se registran los documentos comerciales: los instrumentos públicos (escrituras.com/ 23/05/2010 11:00 am 34 . Clases de estados: Los principales Estados Financieros son los siguientes: • Estado de resultados (también denominado estado de pérdidas y ganancias) • Balance General 13 http://www. en la mayoría de los países del mundo.10 Estados financieros.

cuadros y gráficos que permiten definir la rentabilidad. 1798 de 1990 y 2112 de 1991. podrá haber un estado de situación proyectado. así como las disposiciones que los modificaron o complementaron. Este decreto se expidió en diciembre de 1993 con vigencia a partir del 1° de enero 1994. confiabilidad. para ser útil a sus usuarios.• • • Estado de cambios en el patrimonio Estado de cambios en la situación financiera Estado de flujos de efectivo Los estados financieros se presentan acompañados de notas y cuadros. por motivos técnicos o prácticos. Características de la información: La información contenida en los estados financieros debería reunir. el cual por ser el vigente y la base de la presente obra se transcribe íntegramente. no son reflejados en el cuerpo principal. valor en bolsa y otros parámetros que son fundamentales a la hora de manejar las finanzas de una institución. las siguientes características: Pertinencia. aunque también es posible formular estados financieros proyectados.5 MARCO LEGAL Decreto 2649 del 29 de diciembre de 1993. comparabilidad. llevándolos a una situación futura. Así. reuniendo en un cuerpo normativo lo que se encontraba hasta entonces disperso en los decretos 2160 de 1896.org/ 23/05/2010 11:00 am 35 . verificabilidad. Decreto 2649 de 1993 Por el cual se reglamenta la contabilidad en general y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia. esencialidad. Habitualmente cuando se habla de estados financieros se sobreentiende que son los referidos a la situación actual o pasada. aproximación a la realidad. El consejo permanente para la revisión de las normas contables. solvencia. las disposiciones sobre ajustes por inflación y las normas sobre registros y libros. que "revelan" o aclaran puntos de interés que. 14 http://es. liquidez. neutralidad.wikipedia. un estado de resultados proyectado o un estado de flujo de efectivo proyectado. puso a disposición del estado un nuevo texto sobe las normas de contabilidad generalmente aceptadas en Colombia que incluía además de las normas contables. integridad. claridad. los cuales se trabajan con base en los hechos económicos del momento. sistematicidad. Estos estados financieros son la base de otros informes. 14 5.

Objetivo. Costo de Ventas. las cuales deben observarse en el registro contable de todas las operaciones o transacciones económicas. El presente decreto debe ser aplicado por todas las personas que de acuerdo con la ley estén obligadas a llevar contabilidad. el conjunto de conceptos básicos y de reglas que deben ser observados al registrar e informar contablemente sobre los asuntos y actividades de personas naturales y jurídicas. la contabilidad permite identificar. en forma clara. Su aplicación es necesaria también para quienes sin estar obligados a llevar contabilidad pretendan hacerla valer como prueba. analizar. confiabilidad y comparabilidad. grupos. medir. Definición. El catalogo de cuentas contiene la relación ordenada y clasificada de las clases. las operaciones de un ente económico. El plan unido de cuentas busca la uniformidad en el registro de las operaciones económicas realizadas por los comerciantes con el fin de permitir la transparencia de la información contable y por consiguiente. su claridad. El plan unido de cuentas está compuesto por un catalogo de cuentas y la descripción y dinámica para la aplicación de las mismas. Patrimonio. Gastos. Pasivo. se entiende por principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia. Dicho catalogo está conformado por los códigos numéricos indicativos de cada cuenta y la denominación en las mismas cuentas. Ingresos. 2. Art. cuentas y subcuentas del Activo. Por el cual se modifica el Plan Único de Cuentas para los comerciantes. 3. Capitulo primero. 36 . 1. disposiciones generales Art. De conformidad con el artículo 68 de la ley 43 de 1990. Catalogo de cuentas. registrar. Art. Apoyándose en ellos. Decreto 2650 del 29 de diciembre de 1993. clasificar. completa y fidedigna.CAPITULO I De los principios de contabilidad generalmente aceptados Art. interpretar. evaluar e informar. Ámbito de aplicación. 2. Costos de Producción o de operación y de orden. Contenido. 1. Art.

51. • Denunciar ante el juez competente la cesación con el pago corriente de sus obligaciones mercantiles y. • Inscribir en el registro mercantil todos los actos. de manera que suministre una historia clara. Art. Contabilidad-requisitos. Art. Capítulo II. • Llevar contabilidad regular de sus negocios conforme a las prescripciones legales. Dichas personas para los efectos del presento decreto. completa y fidedigna de los negocios del comerciante. Decreto 410 de 1971 Código de Comercio. • Conservar con arreglo a la ley. • Abstenerse de ejecutar actos de competencia desleal. Art. El plan único de cuentas deberá ser aplicado por todas las personas naturales o jurídicas que estén obligadas a llevar contabilidad. Harán parte integrante de la contabilidad todos los comprobantes que sirvan de respaldo 37 . La contabilidad solamente podrá llevarse en idioma castellano. Campo de aplicación. y los casos no regulados expresamente en ella serán decididos por analogía de sus normas. Obligaciones de los comerciantes. en libros registrados. Deberes de los comerciantes. los libros y documentos respecto de los cuales la ley exija esa formalidad. por el sistema de partida doble. Comprobantes y correspondencia-parte de la contabilidad. 10. Los libros de comercio registrados deberán llevarse aplicando los códigos numéricos y las denominaciones del catalogo de cuentas contenidas en el presente decreto. 50. la correspondencia y demás documentos relacionados con sus negocios o actividades.Art. Los comerciantes y los asuntos mercantiles se regirán por las disposiciones de la ley comercial. con sujeción a las reglamentaciones que expida el gobierno nacional. • Matricularse en el registro mercantil. Libros oficiales. Art. 19. de conformidad con lo previsto en el código de comercio. 5. se denominaran entes económicos.

En los libros se asentaran en orden cronológico las operaciones mercantiles y todas aquellas que pueden influir en el patrimonio del comerciante. Libros – hojas removibles . Art. Entre los asientos de los libros y los comprobantes de las cuentas. por lo menos una vez al año. A cada comprobante se anexaran los documentos que lo justifiquen. siempre que unas y otras estén numeradas. 38 .comprobante de contabilidad. 59. El comprobante de contabilidad es el documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación y en el cual se indicara el número. 49. Art. así como las cuentas afectadas con el asiento. Los libros podrán ser de hojas removibles o formarse por series continuas de tarjetas. Al iniciar sus actividades comerciales y. puedan conservarse archivadas en orden y aparezcan autenticadas conforme a la reglamentación del gobierno. 56.obligatoriedad de numerar. Art. 52. existirá la debida correspondencia. fecha. Obligatoriedad de elaborar periódicamente un inventario y un balance general. 48. 79. 53. Asientos de las operaciones mercantiles . así como la correspondencia directamente relacionada con los negocios. so pena de que carezcan de eficacia probatoria a favor del comerciante obligado a llevarlos.a las partidas asentadas en libros. 55. descripción y cuantía de la operación. todo comerciante elaborara un inventario y un balance general que permita conocer de manera clara y completa la situación de su patrimonio. Art. Como ciudadanos colombianos debemos regirnos bajo la Constitución Política. El comerciante conservara archivados y ordenados los comprobantes de los asientos de sus libros de contabilidad. haciendo referencia a los comprobantes de contabilidad que las respalden. Art. de ahí que sea deber de las empresas cooperar con el estado en las diferentes funciones que garanticen el bienestar de los ciudadanos no solo de sus trabajadores sino también de su entorno. 53. origen. 82 y 95. Art. 80. Correspondencia entre los libros y los comprobantes. de manera que en cualquier momento se facilite verificar su exactitud. Nueva constitución política de Colombia. Obligatoriedad de conservar los comprobantes de los asientos contables.

2. Ley 43 del 13 de diciembre de 1990. serán civiles. Se tendrán como comerciales. las sociedades que se formen para la ejecución de actos o empresas mercantiles. quedara así: Art. tales como: la asesoría tributaria. Capítulo I Art. obligaciones. certificaciones que se expidan con fundamento en los libros de contabilidad. Régimen de sociedades Capítulo I. Por la cual se adiciona a la ley 145 de 1960.Código Civil. para todos los efectos legales. El artículo 100 del código de comercio. 39 . 1. para todos los efectos. 100. Si la empresa social comprende actos mercantiles y actos que no tengan esa calidad. así como todas aquellas actividades conexas con la naturaleza de la función profesional de contador público. Sin embargo cualquiera que sea su objeto. se expide un nuevo régimen de procesos concúrsales y se dictan otras disposiciones. Disposiciones generales. en aspectos contables y similares. se entienden por actividades relacionadas con la ciencia contable en general todas aquellas que impliquen organización. certificaciones dictámenes sobre estados financieros. reglamentaria de la profesión de contador público y se dictan otras disposiciones. por razón del estado de las personas. Para los efectos de esta ley. Las sociedades que no contemplan en su objeto social actos mercantiles. revisión y control de contabilidades. El Código Civil comprende las disposiciones legales sustantivas que determinan especialmente los derechos de los particulares. Título I. contratos y acciones civiles. De las actividades relacionadas con la ciencia contable en general. de sus bienes. a la legislación mercantil. prestación de servicios de auditoría. Sociedad comercial y ámbito de aplicación de esta ley. Por la cual se modifica el libro II del código de comercio. las sociedades comerciales y civiles estarán sujetas. la asesoría gerencia. revisoría fiscal. Ley 222 del 20 de diciembre de 1995. la sociedad será comercial. Art.

de los habitantes del territorio nacional. Se entenderá por contador público la persona natural que mediante la inscripción que acredite su competencia profesional queda facultada para dar fe pública de determinados actos así como para desempeñar ciertos cargos. Sociedad por acciones simplificadas. Título preliminar Capitulo 1. El sistema de seguridad social integral tiene por objeto garantizar los derechos irrenunciables de la persona y la comunidad para obtener la calidad de vida acorde con la dignidad humana. 6. De los principios de contabilidad generalmente aceptados. el conjunto de conceptos básicos y de reglas que deben ser observados al registrar e informar contablemente. en los términos de la presente ley. especialmente las que menoscaban la salud y la capacidad económica. mediante la protección de las contingencias que la afecten. Por la cual se reglamenta el ejercicio de la profesión del contador público. Ley 45 del 30 de diciembre de 1960. normas y procedimientos. Art. El sistema de seguridad social integral. Art. Se entiende por principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia. de que disponen la persona y la comunidad para gozar de una calidad de vida. Por la cual se crea el sistema de seguridad social integral y se dictan otras disposiciones. sobre asuntos y actividades de personas naturales. con el fin de lograr el bienestar individual y la integración de la comunidad. Salvo lo previsto en el artículo 42 de la 40 . Principios generales. 1. 1. salvo en lo referente a las funciones propias de los revisores fiscales de las sociedades. Art. Ley 100 del 23 de diciembre 1993. La sociedad por acciones simplificada podrá constituirse por una o varias personas naturales o jurídicas.Art. quienes sólo serán responsables hasta el monto de sus respectivos aportes. 1. Constitución. Preámbulo. Ley 1258 del 05 de diciembre de 2008. mediante el cumplimiento progresivo de los planes y programas que el estado y la sociedad desarrollen para proporcionar la cobertura integral de las contingencias. La relación de dependencia laboral inhabilita al contador para dar fe pública sobre actos que interesen a su empleados. la seguridad social integral es el conjunto de instituciones.

asociados. mediante el trámite del proceso verbal sumario. cooperados. La acción indemnizatoria a que haya lugar por los posibles perjuicios que se deriven de los actos defrauda torios será de competencia. a prevención. los accionistas y los administradores que hubieren realizado. La declaratoria de nulidad de los actos defrauda torios se adelantará ante la Superintendencia de Sociedades. asociados. comuneros y consorciados. de la Superintendencia de Sociedades o de los jueces civiles del circuito especializados.presente ley. modificado por el artículo 30 de la Ley 863 de 2003 . Art. Responsabilidad solidaria de los socios por los impuestos de la sociedad. comuneros y consorciados. mediante el procedimiento verbal sumario. por los civiles del circuito del domicilio del demandante. Inciso 1o. cooperados. responderán solidariamente por las obligaciones nacidas de tales actos y por los perjuicios causados. Lo dispuesto en este artículo no será aplicable a los miembros de los fondos de empleados. a prorrata de sus aportes o participaciones en las mismas y del tiempo durante el cual los hubieren poseído en el respectivo período gravable. participado o facilitado los actos defrauda torios. y a falta de estos. 42 de la misma ley: Cuando se utilice la sociedad por acciones simplificada en fraude a la ley o en perjuicio de terceros. a 41 . modificado por el artículo 30 de la Ley 863 de 2003 . actualización e intereses de la persona jurídica o ente colectivo sin personería jurídica de la cual sean miembros. Y el art. Son contribuyentes o responsables directos del pago del tributo los sujetos respecto de quienes se realiza el hecho generador de la obligación sustancial. Contribuyentes. Inciso 2o. 2. tributarias o de cualquier otra naturaleza en que incurra la sociedad. Art. socios. 794. Por el cual se expide el Estatuto Tributario de los Impuestos Administrados por la Dirección General de Impuestos Nacionales. copartícipes. En todos los casos los socios. copartícipes. Decreto 624 del 30 de marzo de 1989. responderán solidariamente por los impuestos. el o los accionistas no serán responsables por las obligaciones laborales.

a los suscriptores de los fondos de inversión y de los fondos mutuos de inversión. de su promulgación y aseguramiento. de acuerdo con la normatividad vigente. comuneros y consorciados. La presente Ley aplica a todas las personas naturales y jurídicas que. comuneros y consorciados. se señalan las autoridades competentes. Responsabilidad solidaria de los socios por los impuestos de la sociedad. funcionarios y demás personas encargadas de la preparación de estados financieros y otra información financiera." Ley 1314 del 13 julio 2009. el procedimiento para su expedición y se determinan las entidades responsables de vigilar su cumplimiento. aduaneras. así como a los contadores públicos. estén obligadas a llevar contabilidad. En desarrollo de esta Ley y en atención al volumen de sus activos de sus ingresos. a prorrata de sus aportes o participaciones en las mismas y del tiempo durante el cual los hubieren poseído en el respectivo período gravable. a los miembros de los fondos de pensiones de jubilación e invalidez. asociados. al número de sus empleados. Art. asociados. Por la cual se establecen normas tributarias. responderán solidariamente por los impuestos. ni será aplicable a los accionistas de sociedades anónimas y asimiladas a anónimas. copartícipes. copartícipes. actualización e intereses de la persona jurídica o ente colectivo sin personería jurídica de la cual sean miembros. socios. Modifícanse los incisos primero y segundo del artículo 794 del Estatuto Tributario. cooperados.los miembros de los fondos de pensiones de jubilación e invalidez. Lo dispuesto en este artículo no será aplicable a los miembros de los fondos de empleados. Art. cooperados. a su forma de organización jurídica o de 42 . Por la cual se regulan los principios y normas de contabilidad e información financiera y de aseguramiento de información aceptados en Colombia. a los suscriptores de los fondos de inversión y de los fondos mutuos de inversión. 2. los cuales quedarán así: "En todos los casos los socios. Ley 863 del 29 diciembre de 2003. 30. Ámbito de aplicación. ni será aplicable a los accionistas de sociedades anónimas y asimiladas a anónimas. fiscales y de control para estimular el crecimiento económico y el saneamiento de las finanzas públicas.

1.sus circunstancias socio-económicas. Art. Ley 9 de 1979. normas técnicas generales. Para los propósitos de esta Ley. Código sustantivo del trabajo. medir. sean personas jurídicas o naturales. relevante. conceptos. el Gobierno autorizará de manera general que ciertos obligados lleven contabilidad simplificada. reconocer. normas técnicas específicas. La finalidad primordial de este Código es la de lograr la justicia en las relaciones que surgen entre empleadores y trabajadores. dentro de un espíritu de coordinación económica y equilibrio social. 3. analizar. normas técnicas especiales. el Gobierno establecerá normas de contabilidad y de información financiera para las microempresas. Para los efectos de aplicación de esta ley se entenderán por condiciones sanitarias del ambiente las necesarias para asegurar el bienestar y la salud humana. que cumplan los requisitos establecidos en los numerales del artículo 499 de! Estatuto Tributario. En desarrollo de programas de formalización empresarial o por razones de política de desarrollo empresarial. las operaciones económicas de un ente. Titulo I de la protección del medio ambiente. evaluar e informar. Art. que permiten identificar. de forma clara y completa. clasificar. restaurar y mejorar las condiciones sanitarias en lo que se relaciona a la salud humana 43 . se entiende por normas de contabilidad y de información financiera el sistema compuesto por postulados. normas técnicas sobre revelaciones. principios. De las normas de contabilidad y de información financiera. digna de crédito y comparable. limitaciones. Parágrafo: Deberán sujetarse a esta Ley y a las normas que se expidan con base en ella. emitan estados financieros y revelaciones abreviados o que éstos sean objeto de aseguramiento de información de nivel moderado. quienes sin estar obligados a observarla pretendan hacer valer su información como prueba. interpretar. interpretaciones y guías. normas técnicas sobre registros y libros. Para la protección del medio ambiente la presente ley establece: a) Las normas generales que servirán de base a las disposiciones y reglamentaciones necesarias para preservar.

4. 2. Elementos Horizontales No Escalables. Dirección De Apertura. 2.6.3.3.1. Superficies Horizontales En El Lado Interior Del Cerramiento.1 Generalidades.4.3.2.3. Ubicación Y Mecanismo Del Bloqueo.5. Elementos Horizontales Escalables. 2.4. Conjunto De Puerta Resistente A Los Niños. Material Perforado O Malla.3.5.5. 2. 2. • ICONTEC: Especificación Normativa Disponible END 0056. Balcón.5. 4. 2.4. 2. Pared De Retención Por Debajo Del Nivel De La Piscina. Dispositivo De Bloqueo 2. Ley 232 de 1995.1. Salientes y Depresiones Superficiales.4.3.9. 2. legalización y control de los descargos de residuos y materiales que afectan o pueden afectar las condiciones sanitarias del ambiente. 2.1. Por medio de la cual se dictan normas para el funcionamiento de los establecimientos comerciales.2.3. Funcionamiento De La Puerta. NORMAS PROPIAS DEL NEGOCIO • ICONTEC: Especificación Normativa Disponible END 0055.5.1. A. Elementos Verticales.3.6. 2. 2.5.8.7. 2.3.b) Los procedimientos y las medidas que se deben adoptar para la regulación. 2.6. Materiales y Terminado. Generalidades. Generalidades. Cerramientos. numerales: Art. numerales: Art. 2.5. 3. Requisitos Técnicos Para Los Dispositivos De Seguridad Usados En Piscinas Y Estructuras Similares. 2. 2. Para Cerramiento. Dispositivos De Auto cierre. 2.2. 44 . Muro De Retención Por Encima Del Nivel De La Piscina. 2.2. 2. Distancia Del Suelo.2.

a las industrias manufactureras y a las de servicio. Cuentas de activo (1): presentan todos los bienes y derechos que son propiedad de la empresa. bancos. etc. registrar. Incapacidades. Remuneración. Patronal. Esta se aplica a todo tipo de organizaciones bien sean pequeñas o grandes empresas lucrativas y no lucrativas. Código del comercio: es un conjunto unitario. las operaciones y transacciones de una empresa. También se ha empezado a conocer con el nombre de Constitución de los Derechos. Costos: es el monto asignado por el ente económico a los artículos vendidos y a los servicios prestados durante el ejercicio contable. Derechos de los trabajadores.4. Causalidad: es la relación entre causa y efecto de los gastos con la actividad generadora de renta ya que en virtud de él se permite la deducción de gastos que guardan relación directa (1) con la generación de la renta o con el mantenimiento de la fuente en condiciones de productividad. CONTABILIDAD: es un sistema de información que permite identificar. Pensiones. clasificar. Deroga a la constitución de 1886. Modalidades de contratos.6 MARCO CONCEPTUAL Administración: es el proceso de diseñar y mantener un ambiente en el que las personas trabajando en grupo alcancen con eficiencia metas seleccionadas. Constitución Política de Colombia: es la actual carta magna de la República de Colombia. inversiones. Código sustantivo del trabajo: derecho del trabajo. cuentas por cobrar a clientes.1. Piscinas Exteriores. es decir. Piscinas interiores. ordenado y sistematizado de normas de Derecho mercantil. como caja.4. resumir. 5. un cuerpo legal que tiene por objeto regular las relaciones mercantiles. 4. analizar y evaluar en términos monetarios. interpretar. 45 .2.

mediante una tabulación formal de nombres y cantidades de dinero derivados de tales registros. con el estado y con los inversionistas. Empresa: es toda actividad económica organizada para producir. estos deben estar debidamente justificados y soportados de acuerdo a las normas que los regulan. transformar. reflejando en una fecha de corte un resumen final de los datos contables.Cuentas del pasivo (2): presentan todas las obligaciones que la empresa tiene con terceros. 46 .): es una compilación de normas jurídicas con fuerza de Ley que regulan los impuestos de renta y complementarios. Estatuto Tributario (E. Estados financieros: son el medio principal para suministrar información contable a quienes no tienen acceso a los registros de un ente económico. administrar. Gastos deducibles: son los que tiene directamente relación con la actividad económica de la empresa. Diseño: proceso de esquematización de un proyecto. Ingresos: son los beneficios operativos y financieros que percibe el ente económico en el desarrollo del giro normal de su actividad comercial. retención en la fuente y procedimiento administrativo en relación a dichos tributos y retenciones. sus utilidades acumuladas. las reservas legales. Cuentas del patrimonio (3): presentar los valores aportados por los inversionistas para la creación de la compañía. Gastos: son los cargos operativos y financieros en que incurre el ente económico en el desarrollo del giro normal de su actividad comercial. comercializar. custodiar bienes o para prestar servicios a través de un establecimiento de comercio. estatutarias. timbre. Depreciaciones y amortizaciones: otra de las deducciones a la renta bruta se encuentra dada por las depreciaciones y amortizaciones que consisten en pérdidas de valor originadas por el desgaste o por el transcurso del tiempo producido en los bienes afectados a la generación de renta gravada. ventas.T. Es la primera fase en el desarrollo de aplicaciones. entre otros rubros inherentes a la propiedad de los socios.

aun cuando no sean todavía a la fecha del mismo. pasivo o patrimonio. Elemento esencial para registro de la contabilidad. vale decir. Partida doble: todas las operaciones o transacciones contables se asemejan a una balanza.Libros oficiales: los libros oficiales son aquellos obligatorios debidamente registrados. en que cada lado debe tener un valor igual para que haya equilibrio. y deben estar conformados y diligenciados en forma tal que garantice su autenticidad. deudas de la empresa. Provisiones: las provisiones por su parte son compromisos de la empresa pues corresponden al cálculo preventivo de partidas que necesariamente habrán de afectar el balance. Transacciones: son toda operación con valor monetario que da lugar a cambios en la ecuación contable. Soportes contables: son una prueba integra y verificable por terceras personas. 47 . Sistema: conjunto de cosas que relacionadas entre sí ordenadamente contribuyen a determinado objeto. el mismo que debe estar destinado a producir y mantener la fuente productora de renta. ya sea por un aumento o disminución en uno o varios de sus componentes activo. la necesidad debería ser directa. Proporcionalidad: es verificar si el volumen de la erogación realizado por una empresa guarda debida proporción con el volumen de sus operaciones. Razonabilidad: debe existir una relación razonable entre el monto del desembolso efectuado y su finalidad. Necesidad: implica que sin la realización del mencionado desembolso no habría renta o la fuente no podría subsistir.

48 . • El análisis de la productividad: nos permite el estudio de cómo son distribuidos y empleados los recursos que posee la empresa para la elaboración de del producto. • El análisis de la intervención: nos permite estudiar los procedimientos que se realizan dentro de la empresa las mejoras y beneficios que pueden obtener con el nuevo sistema. las oportunidades que conlleva diseñar y aplicar un sistema contable al interior de la empresa. no sólo para sus socios sino también para el entorno para el cual trabajan y para el que los rodea. en la empresa. que puede acarrear una reestructuración y organización en las diferentes áreas de la empresa. prestación del servicio y la satisfacción al cliente. ya que mediante ésta podemos emplear métodos que nos ayuden a evaluar el funcionamiento interno de la empresa para determinar las debilidades y fortalezas que tengan. • El análisis de rendimiento: nos permite el estudio del costo beneficio. Con este tipo de investigación se puede llegar a los seis tipos de análisis: • El análisis estratégico: es decir. mostrando a los administradores ventajas y beneficios que se pueden generar al utilizar un sistema contable. • El análisis de los efectos: nos permite el estudio de los efectos que puede traer la implementación del sistema contable.6. nos permite el estudio del direccionamiento del negocio hacia la formación y reglamentación legal que requieren las empresas y que pueden influir en el desempeño de sus empleados. • El análisis del diseño del sistema. con el fin de mejorar la calidad del servicio y lograr el éxito. TIPO DE INVESTIGACIÓN Este trabajo se relaciona con el tipo de Investigación Evaluativa.

Estos sistemas contables permiten a la administración un mayor control. optimizándose más los recursos que la empresa posee.7. los cuales finalmente se ven reflejados en una aceptable relación del costo-beneficio. compatibilidad y flexibilidad en los procesos. 49 . HIPÓTESIS DE LA INVESTIGACIÓN En toda empresa es fundamental que exista un sistema contable bien definido para poder manejar y dar a conocer las cifras económicas que ésta generan en sus operaciones.

requisitos de forma y de fondo que están rigiendo a este tipo de empresas en Medellín y que debe cumplir para realizar su actividad. se recopilara la información necesaria sobre las normas. mediante una discusión permanente con los propietarios de la organización donde se propongan estrategias de mejora. El diseño que se realizará será preparado y contará con la aprobación conjunta de los propietarios y nuestro asesor. Conclusiones y recomendaciones: consiste en proponer soluciones a los problemas encontrados en la compilación de la información y el análisis realizado.S para lograr que el diseño de un sistema contable. Reflexión: donde se realizarán ejercicios de análisis en los cuales se logren hacer diseños que apliquen los elementos contables sobre la información que se logró recopilar y la cual haya que estructurar.8. Evaluación y control: por último se realizará un análisis y evaluación del diseño contable estructurado en la organización para finalmente hacer la presentación de los resultados. diseñar o mejorar. el proceso se emprende de una manera práctica en las siguientes fases: Compilación: donde se visualizara el funcionamiento actual de la organización. 50 . con lo cual se busca organizar y estructurar los procesos y procedimientos para plasmar en el diseño de la visión del futuro que tienen los inversionistas con su negocio. contribuya con el logro de sus objetivos y metas. DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN El objetivo es proponer ayudas y herramientas para el mejoramiento continuo de los procesos y procedimientos la empresa LAYMO S. Durante el desarrollo de este proyecto y con la orientación del asesor.A.

1 FUENTES PRIMARIAS La información que se recopile sobre la organización se obtendrá directamente de los socios y sus colaboradores por medio de entrevistas. los textos. apuntes tomadas de las fuentes que nos faciliten para la elaboración del proyecto durante las visitas que se realicen a la empresa. Internet. FUENTES DE OBTENCIÓN DE INFORMACIÓN 9. 9.2 FUENTES SECUNDARIAS Para realizar los diseños y cambios estructurales se recurrirá a fuentes bibliográficas.9. 51 . notas y talleres realizados en el transcurso de cada semestre académico que contribuyan a este proceso. artículos que traten sobre sistemas contables.

surgen en respuesta a la necesidad de implementar un sistema contable. capacitación y experiencia laboral. Pretende mejorar la calidad. Los siguientes perfiles y manual de funciones de la empresa LAYMO S. 10. PERFILES Y MANUAL DE FUNCIONES PROPUESTOS PARA EL ÁREA CONTABLE.A. habilidades. eficacia y beneficio que debe generar la información contable en LAYMO S. requisitos profesionales. Contiene en forma ordenada y sistemática. responsabilidades y requisitos de educación. 10. Los perfiles constituyen una herramienta importante por cuanto permite establecer el conjunto de conocimientos. actitudes y aptitudes y se establecen las funciones de los cargos de esta área.S.S.A.S. • Actualizar de manera clara y formal la razón de ser de cada cargo y determinar sus particulares funciones. dándole al actual documento una gran importancia y concordancia con cada uno de los puntos que de ahora en adelante se desarrollaran. seleccionar el personal idóneo para esta área que tiene grandes necesidades así como para 52 .1 Justificación. eficiencia y eficacia en la labor contable de la empresa.2 Objetivos y usos del manual. El perfil y manual de funciones es una herramienta técnica y procedimental necesaria para la administración del talento humano que en cierto momento se llegue a vincular en el área contable de LAYMO S.10.1 JUSTIFICACIÓN Y OBJETIVOS 10.A.1. • Servir de base para la selección de personal del área contable. información sobre los conocimientos contables necesarios para la mejor ejecución del trabajo en esta área.1. funciones y perfil profesional según las necesidades más importantes que tiene la empresa en este momento y permite además indicar el nivel de responsabilidad y autoridad dentro de la empresa según el nivel Jerárquico en que se encuentra ubicado dentro de la organización. Entre los principales objetivos se tienen: • Satisfacer las necesidades contables y propender por el logro de la productividad.

entidades del estado que regulan las sociedades y demás terceros que requieran información financiera de la compañía 3. Verificar y hacer seguimiento a las obligaciones tributarias. Productos fabricados por PERFIL Y MANUAL DE FUNCIONES PERFIL DEL CARGO 1.3. 4.5. ejecutando procesos básicos estipulados en la norma y procedimientos de la empresa.poder llevar un seguimiento de la ejecución del trabajo que desarrollen cada una de las personas que se vinculen para las funciones pertinentes a esta área. Registrar oportunamente los libros oficiales. 3. Funciones del cargo. Evaluar y presentar oportunamente los informes financieros y contables solicitados por la administración. 3.6.4. Revisar los movimientos que se generan en las distintas cuentas del plan único de cuentas (PUC) por parte del auxiliar contable. 3.1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Nombre del cargo: Contador Área de trabajo: Contabilidad Jefe Inmediato: Gerente general 2. 10. Depurar y sanear constantemente los movimientos contables basado en su concepto contable y el conocimiento en las actividades de la compañía. Generar y dar a conocer a quienes tiene a su cargo el debido procesamiento que se le debe dar a la información y los códigos específicos de acuerdo al hecho económico. entidades crediticias. Objetivos del cargo AÑO: 2010 ACTUALIZACIÓN: 001 Dirigir la gestión del área contable y financiera de LAYMO S.2. 3. Responsabilidad.S. 3. 53 .A.2 PERFILES Y MANUAL DE FUNCIONES. 3.

Manejo de los principios de contabilidad generalmente aceptados. Competencias 6.3. Contador público Titulado. 6. Autoridad. 6.2. 5. 6. Por el manejo de información de tipo confidencial relacionados con la contabilidad y finanzas de la empresa. REVISADO POR: APROBADO POR: FECHA: FECHA: 54 . 6.2. Planeación del trabajo.3. Interpretación de la información contable.4. Por la entrega oportuna de información clara y verídica ante personal interno y organismos externos. 6.1. Conocimiento del proceso productivo de la empresa. Capacidad de comunicación. Perfil Profesional Educación Formación Experiencia ELABORADO POR: FECHA: Bachiller académico.1. 6. Por la verificación de las cifras y el cuadre de cuentas. 4.4. Manejo de personal 7. 6.6. Previa autorización a su jefe inmediato. Conocimiento de la normatividad contable vigente.5.7. 4. Mínimo 2 años de experiencia como contador.

3.Productos fabricados por PERFIL Y MANUAL DE FUNCIONES PERFIL DEL CARGO 1.6. recaudar y realizar el comprobante respectivo de pago de clientes. 3.4. 3. 4.1.5. Previa autorización a su jefe inmediato.1. 3. 6. Velar por el adecuado manejo de la caja menor. 6. 6. Competencias 6. Autoridad. compra y demás documentación soporte de la contabilidad. ejecutar y realizar el comprobante respectivo de pagos a proveedores. Capacidad de trabajo en equipo. 3. 55 . 4. Funciones del cargo.3. Codificar e ingresar facturas de venta. Responsabilidad. 3. Capacidad de análisis. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Nombre del cargo: Auxiliar contable Área de trabajo: Contabilidad Jefe Inmediato: Contador 2. 3.2. Capacidad de comunicación y expresión verbal. Por el manejo de información de tipo confidencial relacionados con la contabilidad y finanzas de la empresa. 4. Objetivos del cargo AÑO: 2010 ACTUALIZACIÓN: 001 Atender las labores contables con el fin de asegurar a la gerencia y a los accionistas información real y verificable a la empresa para la toma de decisiones.3. 4. Programar. Atender llamadas de clientes y proveedores. 3.1. Por el procesamiento de la información. Archivar de forma organizada la información y documentación que este bajo su responsabilidad. Por el debido control de toda la documentación contable.2. Cobrar.2. 5.

Experiencia Mínimo 2 años de experiencia como auxiliar contable ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: FECHA: FECHA: FECHA: 56 .4. Formación Técnica o tecnología en contabilidad. 7. Conocimiento de las principales normas contables. Perfil Profesional Educación Bachiller académico.6.

debido a que algunos de los pagos que reciben de los clientes se dejan en caja menor y lo utilizan para pagar gastos. La empresa necesita registrar las operaciones y actividades. no cuenta con un sistema de información contable que le permita analizar el estado económico real de la compañía y que le sirva para la toma de decisiones acertadas y aplicar medidas de control que eviten que se desvíen los recursos de la misma. cancelación de obligaciones. formatos que no cumplen con los requisitos legales vigentes establecidos por la ley y que permitan ejercer un buen control. etc.A. Para valorar los inventarios son necesarios los conteos físicos. recibos de caja menor.. los perfiles no están definidos y se hace necesario realizar una auditoría en los fondos de seguridad social y parafiscales para verificar que la empresa si se encuentre cumpliendo con sus obligaciones como empleador de realizar los aportes de ley. La caja menor es utilizada por la empresa sin ninguna política establecida. es clara la necesidad de establecer sistemas que les permita tener un control sobre estos. ya sea por medio de procedimientos manuales o tecnológicos (software).S. en la actualidad no se controlan y no se encuentran sistematizados.11. 57 .1 DIAGNOSTICO CONTABLE LAYMO S. son utilizados por la empresa en los formatos creados por ellos mismos. dado que toda la actividad económica se manifiesta con transacciones comerciales. notas debito. PROCESAMIENTO DE LA INFORMACIÓN 11. egresos. La contratación del personal. venta de productos. en muchas ocasiones se hace sin que exista un contrato por escrito y sin las funciones definidas para cada cargo. como compra de materias primas. pago de nomina. Los soportes contables tales como: recibos de caja. los montos reembolsables. en ocasiones muestran que en la caja se mantienen existencias de dinero muy grandes. notas crédito. etc.

Su contabilidad no está estructurada como su PUC. 5. Servir como fuente de información útil para el buen desempeño económico de la organización. 2. La información contable que se tiene en el momento no permite realizar un adecuado costeo de los productos. 11.2 MATRIZ DOFA DEBILIDADES 1. Un software contable que ayude a un mejor procesamiento y revisión de su situación financiera. 3. 5. 4. Deficiencia en la entrega de información a las entidades con las cuales tienen obligaciones financieras. Falta una política clara para la base de la caja menor. Falta personal calificado para el área contable. AMENAZAS 1. 6. Estar expuestos a sanciones por parte de las entidades que vigilan y regulan a las sociedades. 2. 7. La implementación de un sistema contable que pueda ayudar al proceso de organización de la empresa. No posee escrito ni documentado perfiles y procesos. FORTALEZAS 1. Estados financieros mal estructurados generándose distorsión en la información que se entrega a usuarios internos y externos. No se tienen al día los libros oficiales. 4.3 MATRIZ FODA 58 . 4. 3. comprobantes de contabilidad y estados financieros. La implementación del sistema contable se verá reflejada en una información clara y oportuna teniendo una mayor posibilidad de acceder a créditos. lo cual permite una mejor clasificación y procesamiento de la información. Se tiene una política clara con los proveedores y clientes en cuanto a los plazos de pago. No tiene formatos definidos para las operaciones que de cierta forma inciden en el proceso contable. El volumen de información de la empresa permite una mayor facilidad para que las personas de la organización implementen el sistema contable. 3. 3. El personal administrativo conoce muy bien la operación de toda la organización. Tienen la contabilidad atrasada.11. 2. 4. Presentar a sus clientes y proveedores información no confiable. OPORTUNIDADES 1. 2. Disposición del personal para implementar este sistema a fin de generar una mejor información para los usuarios internos y externos.

Con el diseño del sistema contable se podrá entregar la información requerida y así poder seguir operando con todos los activos que se tienen. presentar unos estados financieros claros y oportunos para acceder más fácil a créditos de inversión. DEBILIDADES 1. 4. OPORTUNIDADES 1. 3. 5. Brindar asesoría al personal para que tome conciencia de lo importante que es llevar adecuadamente un sistema contable. Plasmar y documentar en los procesos de organización en un periodo determinado recaudo y pago los plazos que se tienen para tomar decisiones que generen progreso estipulados. Con el mejoramiento en el procesamiento de la información. 5. Definir y crear los formatos y la forma de llevar los estados financieros no solo para el análisis de los usuarios internos como la administración de la empresa sino también para aquellos usuarios externos que los requieran. formatos y procesos necesarios que sirvan como fuente de información que se generen por el tipo de operación y actividades que realiza la empresa. Implementar un software contable de acuerdo al volumen de información y a las actividades que se realicen. 2. Establecer una política para el manejo de la caja menor debido a que este es un medio de pago importante para la empresa. Buscar personal capacitado que cumpla con el perfil requerido por la organización para que lleve un adecuado proceso de la información contable. Definir los formatos necesarios que se utilicen en las operaciones distintas a las financieras pero que inciden en el proceso contable. 3. 3. Crear comprobantes. Mantener actualizado el sistema y cumplir con todos los requerimientos de ley.FORTALEZAS 1. Documentar los perfiles y procesos con el fin de dejar claridad en cuanto a las responsabilidades y funciones de cada cargo. y avance. 3. 4. 2. formatos y forma adecuada de llevar los estados financieros). Tener en cuenta los resultados de la 4. registros y afiliaciones que se tengan que cumplir. 2. 59 . Con la implementación del sistema contable se podrá desatrasar y tener al día los libros oficiales los cuales son de vital importancia y de obligatorio cumplimiento. Aprovechar toda la información con que cuenta la empresa y buscar otras fuentes para que sirvan de base en la creación de este sistema. Documentar y dejar constancia del deber ser del manejo del sistema contable (uniformidad del PUC. AMENAZAS 1. Ayudar al personal de la organización que procesan la información a una adecuada clasificación y documentación de la información. Entrega oportuna de información a sus clientes y proveedores mejorando sus relaciones comerciales y por ende la imagen de la empresa. 4. Comprobantes de contabilidad a utilizar. 2.

No contar con un profesional que se encargue continuamente de llevar adecuadamente la labor contable. Estar expuestos a sanciones por parte de las entidades del estado. concluimos en el mapa de riesgos que los siguientes aspectos se tiene un nivel de riesgo alto y por lo tanto se debe tener un especial cuidado y empeño en mejorar: NIVEL DE RIESGOS ALTO (ROJO) 1. y a la matriz DOFA. No entregar a tiempo la información contable a usuarios externos debido a que no se está llevando de la mejor manera. 4.A.6. 3. 4. NIVEL DE RIESGO BAJO Siguiendo con el mapa de riesgos encontramos con un nivel de riesgo menor o bajo en la matriz DOFA los siguientes aspectos: 60 .4 MAPA DE RIESGOS Basándonos en el diagnostico realizado al sistema contable en la empresa LAYMO S. 3. Carece de un ciclo contable sistematizado. La Súper sociedades. Industria y Comercio. entre otros. Entrega de información financiera a destiempo a las entidades con las que se tienen préstamos lo que genera una posibilidad de entrega de activos como garantía de la deuda y embargos. Realizar adecuadamente la clasificación de los costos y gastos con sus códigos que sirvan de guía para costear adecuadamente el producto. No clasificar adecuadamente la información que se genera obteniendo resultados poco confiables de la operación. 2. No contar con libros oficiales al día lo cual es un requisito indispensable para visitas de entidades como la DIAN. vemos según la matriz DOFA que los siguientes aspectos tienen un nivel de riesgo medio y que en cierta forma se pueden controlar e implementar por el mismo personal de LAYMO S.S. Limitación para expandir su mercado debido a que no se tienen a tiempo los informes necesarios para presentar ante las entidades de crédito. 5. : NIVEL DE 1. Continuando con el mapa de riesgos. No contar con unos estados financieros debidamente estructurados que MEDIO brinde a la administración y usuarios externos información útil para la toma (AMARILLO) de decisiones. RIESGO 2.S.A. 11.

(VERDE)

1. No tener documentado perfiles y procesos. 2. No tener definido el PUC ni los formatos necesarios para llevar debidamente las operaciones que de alguna forma tiene efecto en la contabilidad. 3. No se tiene una política definida para la base de la caja menor.

11.5 CONCLUSIONES AL DIAGNOSTICO CONTABLE Podemos concluir que LAYMO S.A.S. es una empresa que quiere y tiene la necesidad de organizar su área contable y todas aquellas que de alguna forma u otra indicen en esta, a fin de soportar todos los hechos económicos originados por su actividad y para cumplir y minimizar riesgos con sus obligaciones con los socios, con el estado y demás entidades que regulan. Es importante y necesario documentar los procesos, desde la recepción de documentos hasta la entrega de información para hacer más fácil, versátil y eficiente el área financiera de la empresa. El diseño de un sistema contable trae efectos positivos para la empresa en aspectos como la organización, la economía y la credibilidad.

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FASE I 12. CAPTURA Y ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN

En Colombia, las normas contenidas en los artículos 48 a 67 del Código de Comercio y las contenidas en el decreto 2649/1993, se deben cumplir en su totalidad para poder sostener la afinación de que un ente económico si está elaborando su contabilidad de conformidad con las “normas de contabilidad generalmente aceptadas en Colombia”. “Artículo 53 del código de comercio (decreto ley 410/71). En los libros se asentarán en orden cronológico las operaciones mercantiles y todas aquellas que pueden influir en el patrimonio del comerciante, haciendo regencia a los comprobantes de contabilidad”. El comprobante de contabilidad es el documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación y en el cual se indicada el número, fecha, origen descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se anexaran los documentos que los justifiquen. “Artículo 124 del decreto 2649/1993. Comprobante de contabilidad. Las partidas asentadas en los libros de resumen y en aquel donde se registren en orden cronológico las operaciones, deben estar respaldadas en comprobantes de contabilidad elaborados previamente. Los comprobantes de contabilidad deben ser numerados consecutivamente, con indicación del día de su preparación y las personas que los hubieren elaborado, revisado y autorizado. La descripción de las cuentas y de las transacciones puede afectarse por palabras, códigos, símbolos numéricos, caso en el cual deberá registrarse en el auxiliar respectivo en el listado de códigos o símbolos utilizados según el concepto a que correspondan. Los comprobantes de contabilidad deben guardar la debida correspondencia con los asientos en los libros en los libros auxiliares y en aquel en que se registran en orden cronológico todas las operaciones comprobantes de contabilidad o mejor llamados entre contadores como comprobantes de diario. Los cuales deben ser
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elaborados, autorizados, entiéndase “firmados” y acompañados de los respectivos soportes. En efecto, si se resume la forma cómo nacen los registros contables hasta culminar en la información que se revela los estados financieros de fin de ejercicio, entenderemos porque es tan importante que la norma exija la existencia de los “comprobantes de contabilidad”. Para ellos, se puede establecer que el ciclo contable se resume en los siguientes pasos: • Obtener los respectivos soportes de las transacciones facturas de venta, facturas de compra, notas de contabilidad, comprobantes de egreso, recibos de caja, órdenes de compra, órdenes de pedido. • Agrupar, según una misma naturaleza, tales soportes para con ellos elaborar los distintos comprobantes de contabilidad. El comprobante de contabilidad 01 de los recibos de caja del mes, el comprobante de contabilidad 02 de los comprobantes de egreso del mes. Tales comprobantes de contabilidad tendrán numeración consecutiva, de forma tal que los mismos puedan ser referenciados en el momento de hacer los registros en el libro oficial conocido como Libro Diario. LAYMO S.A.S. en este momento maneja los siguientes documentos: factura de venta, factura de compra, comprobante de egreso y recibo de caja; pero es necesario implementar otros documentos contables y los respectivos soportes necesarios que respalden los hechos económicos. LAYMO S.A.S. está en la obligación de llevar todos los soportes contables que surjan de una operación permitiendo clasificar, registrar y soportar de manera oportuna y correcta todos los hechos económicos generados por la actividad comercial. 12.1 DOCUMENTOS A continuación se detallada cada uno de los requisitos que deben cumplir cada uno de los documentos que se manejan en la empresa LAYMO S.A.S.: 12.1.1 Factura de venta. Obligación formal en materia tributaria que deben cumplir los sujetos obligados, la cual consiste en expedir la factura por cada una de las transacciones que se realice, ya sea por venta o por prestación de
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9. 11. si es abono debe tener la fotocopia. debe llevar anexo del documento cancelado. Firma de quien factura. Fecha de Recibido. 12. Si está cancelando una factura de venta. 617 del E. consignación. Datos de la empresa vendedor y la empresa comprador: nombre. Debe especificar las cuentas o conceptos por los cuales se está ingresando el dinero. 15. gastos. 7. 64 . dirección. dirección. cheque. costos. 14. 13. 12. 2. dirección y teléfono. 4. 8. Firma de quien recibe. Fecha de facturación.T. 16. Encabezado: datos de la empresa como: Nit. Consecutivo. Datos de la entidad o persona que esté pagando: Nit. En caso que la empresa no esté obligada a facturar que este expidiendo un documento equivalente a factura. Discriminado el IVA. El recibo de caja es un documento soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos recaudados por la empresa RECIBOS DE CAJA PARÁMETROS 1. o transferencia electrónica.servicios. 2.Plazo 6. Fecha de Vencimiento 5. Consecutivo. 5. Comprobar que la resolución de facturación este vigente. 10. 3. impuestos descontables etc. Retención en la fuente en caso de cumplir con los requisitos. los artículos comprados o vendidos. Descripción del producto. Valor facturado. Comprobar si la factura que expide la compañía cumple con los requisitos del Art. nombre de la entidad. 3. Que la factura cumpla con los requisitos de ley vigente. 6. nombre de la entidad. mediante el cual pueden demostrarse los ingresos. Debe especificar la forma de pago: Efectivo.2 Recibo de caja. es un documento de prueba. 4. Resolución de autorización de la DIAN.1. FACTURACIÓN PARÁMETROS 1. Nit. 16.

12. dirección. Firma de quien elabora. debe solicitarse toda la información a la empresa que se le va a comprar. concepto y porcentaje aplicado. 2. efectivo. traslado de dinero entre cuentas bancarias o cualquier otro medio de pago. Se debe anexar el recibo de consignación expedido por el banco. Firma del proveedor que recibe la orden de compra. Documento en el cual se registra el pedido que realice un cliente y luego en el momento de la entrega o servicio al cliente será respaldado con la factura de venta. Datos de la empresa: nombre. cuando es por transferencia electrónica se debe anexar el comprobante que emite el banco.3 Comprobante de egreso. debidamente diligenciado.4 Orden de compra. con los datos de la entidad y los montos. nombre de la entidad. Documento con el cual se solicita al proveedor cierta cantidad de productos o servicios. condiciones de entrega y pago. 4. 9. Especificar producto. Soporte contable que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por medio de cheque. 5. Datos de la empresa como: Nit.1. Nit. En el momento de recibir el producto o servicio. Si es pago a proveedor debe anexar el original de las facturas canceladas o la copia cuando sea un abono. Especificar lo que se va a pagar. cantidad.7. 7. Copia del cheque. esta orden será respalda con una factura de compra. 12. 12. 8. COMPROBANTE DE EGRESO PARÁMETROS 1. 5. ORDEN DE PEDIDO DE VENTA 65 . 2. ORDEN DE COMPRA PARÁMETROS 1. copia del Rut (cuando sea la primera transacción comercial con el proveedor). 3. Consecutivo. 6. Consecutivo.1. Firma y cédula o sello de la persona que recibe el pago.1. Basados en la normatividad vigente. Fecha 4. 3. Si se efectuó retención especificar el monto.5 Orden de pedido de venta.

por el concepto que se indica en la nota. copia del Rut (cuando sea la primera transacción comercial con el cliente). debe suministrare toda la información a la empresa que se le va a vender. 3. Concepto 6. Fecha. Fecha de la nota. 3. pero en este caso la obligación ya no es del vendedor o proveedor sino de LAYMO S.1. La nota crédito disminuye la deuda o el saldo de la respectiva cuenta. El adquirente. con el objeto de informar la acreditación en su cuenta un valor determinado. responsable del régimen común que adquiere bienes o servicios de personas naturales no comerciantes o inscritas en el régimen simplificado. Discriminado el impuesto asumido por el adquirente en la operación. Apellidos. corregir errores por exceso en la facturación. Nit. Datos de la empresa: nombre. expedirá a su proveedor un documento equivalente a la factura con el lleno de los siguientes requisitos: DOCUMENTO EQUIVALENTE PARÁMETROS: 1. cantidad. nombre o razón social y Nit del adquirente de los bienes o servicios. Fecha de la operación.PARÁMETROS 1. 7. 12. 2.1. rebajas o disminución de precios. Firma del beneficiario del pago. 2. 4.6 Documento equivalente a factura. devoluciones o descuentos especiales. Apellidos. Valor de la operación. 5. 12.7 Nota crédito. Consecutivo. Cuando la persona que vende un bien o servicio no está obligada a facturar.S. Especificar producto. condiciones de entrega y pago. Es el comprobante que una empresa envía al cliente. firma del cliente. NOTA CRÉDITO PARÁMETROS 1. cuando adquiere un bien o servicio.A. Algunos casos en que se emplea la nota crédito pueden ser por: defectos de productos vendidos. Consecutivo. 66 . 5. se debe elaborar un documento equivalente. nombre de la persona natural beneficiaria del pago o abono. 8. 4.

2. 12. Consecutivo. Nit. Describir la factura a la cual aplicara la nota crédito. Retención en la fuente en caso que haga referencia a una factura que efectivamente cumplía los requisitos y topes. Firma de quien autoriza.1. 9. Describir la factura a la cual aplicara la nota debito. Descripción del producto. Valor de la nota. 8. en la que se le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una terminada suma o valor. Este documento incrementa el valor de la deuda o saldo de la cuenta. por el concepto que se indica en la misma nota. 8. 5. Firma de quien elabora. Firma de quien autoriza. Retención en la fuente en caso que haga referencia a una factura que efectivamente cumplía los requisitos y topes. Firma de quien elabora. 10. Es un comprobante que una empresa envía a su cliente. asientos de corrección. dirección y teléfono. NOTA DEBITO PARÁMETROS 1. ajustes. Datos de la empresa vendedor y la empresa comprador: nombre. Nit. 12. Descripción del producto. 6. ya sea por un error en la facturación. Discriminado el IVA. 4. NOTA DE CONTABILIDAD PARÁMETROS 67 . cierre etc. 3. Consecutivo. 7.1. orden de entrega a producto terminado. 4. dirección y teléfono. 5. 2. Datos de la empresa vendedor y la empresa comprador: nombre. Discriminado el IVA. Fecha de la nota. Valor de la nota. 3. 7. 9. 6. Documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que no tienen un soporte contable como los la orden de entrega a producción (traslado de mercancía a producción).8 Nota debito.9 Nota de contabilidad. 10. intereses por mora en el pago o cualquier otra circunstancia que signifique el incremento del saldo de una cuenta.

La legalización de los gastos efectuados por Caja Menor deberá estar soportada con Facturas. parqueaderos y peajes. Datos de la empresa. diligencias notariales. Consecutivo. de carácter urgente y no programado. 4. Cuentas de Cobro o Documentos Equivalentes en original.1. Los desembolsos autorizados son los siguientes: Transporte Urbano (Buses y Taxis). 12. que le permita cumplir con las normas establecidas por la ley lo que puede ser muy útil y conveniente para mayor control y buena distribución de estos recursos. Valor de la nota. 2. los cuales deben llenar los requisitos establecidos por la ley. 4. 2. se pudo notar que no existe ninguna política establecida para su manejo. 5. fotocopias. Fecha de la nota. 68 . 6. 3.2 CAJA MENOR Es importante dar algunas recomendaciones especificas en cuanto al manejo de la caja menor. se le sugiere a la gerencia establecer un apropiado manejo de esta. pagar Servicios Públicos o comprar elementos de papelería o cafetería. efectuar gastos personales. • POLÍTICA DE CAJA MENOR (sugerido) 1. 7. Firma de quien autoriza. La caja menor es exclusivamente para cubrir gastos menores excepcionales. Firma de quien elabora. Detalle del concepto por el cual se realiza la nota. servicios de acarreo y reparaciones. refrigerios 3. compras menores excepcionales. debido a que en el desarrollo del diagnóstico contable. La Caja Menor será administrada por un funcionario designado por las directivas de la compañía y además esta persona será la única responsable. No debe ser permitido utilizar el dinero de Caja Menor para: cambiar cheques a empleados o a Terceros.

• El reintegra de la caja se hará en el momento que se hallan consumido el 70% del fondo. Las solicitudes para gastos de transporte urbano deberán legalizarse diligenciando en un formato diseñado exclusivamente para esto. • El tope máximo de pagos por Caja Menor será de $ 80. El responsable no legalizará recibos provisionales a través de caja menor en los siguientes casos: • Facturas y/o documentos equivalentes que no corresponden al concepto de pago inicial por el cual fue solicitado el dinero. Los Formatos de Caja Menor PROVISIONALES deberán ser legalizados dentro de los siguientes tres (3) días hábiles a partir de la fecha de su expedición. Para solicitar dinero por Caja Menor.000 9. En la parte de Control Interno darán otras recomendaciones y se propondrán formatos de control para el adecuado manejo de la caja menor. 7.5. Si los gastos corresponden a los dos últimos días del mes. 6. La base de la caja menor será de $400. • Facturas y/o documentos equivalentes cuya fecha sea anterior a la de la solicitud de dinero mediante recibo provisional.000. no podrá tener pendientes por legalizar. sólo podrán legalizarse a más tardar el primer día hábil del mes siguiente. el cual es un activo de gran importancia para la organización. 69 . 8. • El Solicitante del gasto por Caja Menor no podrá autorizarse a sí mismo.

12. Archivo temporal. Archivo permanente 70 .3 SIMBOLOGÍA DEL FLUJOGRAMA Inicio o fin del proceso Actividad Decisión Documento de la operación Documento con copia.

4 FLUJOGRAMAS ANEXO N°1 (flujograma para el proceso de compras) ANEXO N°2(flujograma para el proceso de recepción de mercancía) ANEXO N°3 (flujograma para el proceso de entrega de mercancía a producción) ANEXO N°4(flujograma para el proceso de producto terminado) ANEXO N°5 (flujograma para el proceso de ventas) ANEXO N° 6(flujograma para el proceso de recibos de caja o ingreso) ANEXO N°7(flujograma para el proceso de pago a proveedores) ANEXO N°8 (flujograma para el proceso de caja menor) 71 .12.

organización y dirección de los negocios. • Predecir flujos de efectivo. • Fundamentar la determinación de cargos tributarios. La información es útil cuando es pertinente y confiable.1 Objetivos básicos. precios y tarifas. que la información sea comparable. la información contable debe ser comprensible y útil. La información contable debe servir fundamentalmente para: • Conocer y demostrar los recursos controlados por un ente económico. En ciertos casos se requiere. PROCESAMIENTO DE LA INFORMACIÓN CONTABLE 13.FASE II 13. además. 72 . 13.1 DECRETO 2649 De 1993 En este decreto se reglamente la contabilidad en general y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia. • Apoyar a los administradores en la planeación.1. • Tomar decisiones en materia de inversiones y crédito. 13. • Evaluar la gestión de los administradores del ente económico.1. • Contribuir a la evaluación del beneficio o impacto social que la actividad económica de un ente represente para la comunidad. los cambios que hubieren experimentado tales recursos y el resultado obtenido en el periodo.2 Cualidades de la información contable. • Ayudar a la conformación de la información estadística nacional. • • la información es comprensible cuando es clara y fácil de entender. las obligaciones que tenga de transferir recursos a otros entes. Para poder satisfacer adecuadamente sus objetivos. • Ejercer control sobre las operaciones del ente económico.

conceptos y limitaciones. 13. que fundamentan y circunscriben la información contable. su claridad. 13. valor de predicción y es oportuna.2 DECRETO 2650 De 1993 El plan único de cuentas busca la uniformidad en el registro de las operaciones económicas realizadas por los comerciantes con el fin de permitir la transparencia en la información contable y por consiguiente. • La información es confiable cuando es neutral. • La información es comparable cuando ha sido preparada sobre bases uniformes. Las normas básicas son el conjunto de postulados. con el fin de que goce de las cualidades en el artículo anterior.• La información es pertinente cuando posee valor de realimentación.3 DEPURACIÓN DEL PLAN DE CUENTAS CÓDIGO CUENTA 1 11 1105 110505 11050505 110510 11051005 1110 111005 11100505 13 1305 130505 13050505 1325 132510 13251005 1330 DESCRIPCIÓN ACTIVO DISPONIBLE CAJA CAJA GENERAL CAJA GENERAL CAJA MENOR CAJA MENOR BANCOS MONEDA NACIONAL BANCO DE BOGOTÁ DEUDORES CLIENTES NACIONALES CLIENTES NACIONALES CUENTAS POR COBRAR A SOCIOS ACCIONISTAS CXC A ACCIONISTAS ANTICIPOS Y AVANCES 73 . confiabilidad y comparabilidad. verificable y en la medida en la cual represente fielmente los hechos económicos.

5% 13551510 RETENCIÓN DEL 4% 135517 IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS RETENIDO 13551705 IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS RETENIDO 135520 SOBRANTE EN LIQUIDACIÓN PRIVADA DE IMPUESTOS 13552005 SALDO A FAVOR EN RENTA 13552010 SALDO A FAVOR IVA 1365 CUENTAS POR COBRAR A TRABAJADO 136525 CALAMIDAD DOMESTICA 13652505 CALAMIDAD DOMESTICA 1380 DEUDORES VARIOS 138095 OTROS 13809505 OTROS PRESTAMOS 14 INVENTARIOS 1405 MATERIAS PRIMAS 140505 MATERIA PRIMA 14050505 MATERIA PRIMA GRAVADA 1410 PRODUCTOS EN PROCESO 141010 PRODUCTOS EN PROCESO 14101005 PRODUCTOS EN PROCESO 1430 PRODUCTO TERMINADO 143005 PRODUCTO TERMINADO 14300505 PRODUCTO TERMINADO 1455 MATERIALES REPUESTOS Y ACCESORIOS 145525 MATERIALES REPUESTOS Y ACCESORIOS 14552505 MATERIALES REPUESTOS Y ACCESORIOS 15 PROPIEDADES PLANTA Y EQUIPO 1520 MAQUINARIA Y EQUIPO 152010 MAQUINARIA Y EQUIPO 15201005 MAQUINARIA Y EQUIPO 152015 MOLDES Y TROQUELES 15201505 MOLDE POLIETILENO 1524 EQUIPO DE OFICINA 152405 EQUIPO DE OFICINA 15240505 EQUIPO DE OFICINA 1528 EQUIPO DE COMPUTACIÓN Y COMUNI 74 .133005 A PROVEEDORES 13300505 A PROVEEDORES ANTICIPO DE IMPUESTOS Y CONTRIBUCIONES O SALDOS A 1355 FAVOR 135505 ANTICIPO DE IMPTO DE RENTA Y COMPLEMENTARIO 13550505 ANTICIPO DE IMPTO DE RENTA Y COMPLEMENTARIO 135515 RETENCIÓN EN LA FUENTE 13551505 RETENCIÓN DEL 3.

152805 15280505 1592 159210 15921005 159215 15921505 159220 15922005 16 1635 163505 16350505 17 1705 170535 17053505 170545 17054505 1710 171004 17100405 171036 17103605 171052 17105205 2 21 2105 210510 21051005 21051010 21051015 21051020 21051025 21051030 21051035 21051040 21051045 21051050 21051055 2195 219595 EQUIPOS DE PROCESAMIENTO DE DA EQUIPOS DE PROCESAMIENTO DE DA DEPRECIACIÓN ACUMULADA MAQUINARIA Y EQUIPO MAQUINARIA Y EQUIPO EQUIPO DE OFICINA EQUIPO DE OFICINA EQUIPO DE COMPUTACIÓN Y COMUNI EQUIPO DE COMPUTACIÓN Y COMUNI INTANGIBLES LICENCIAS LICENCIAS SOFTWARE CONTABLE DIFERIDOS GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO MANTENIMIENTO DE EQUIPOS MANTENIMIENTO DE EQUIPOS SUSCRIPCIONES SUSCRIPCIONES CARGOS DIFERIDOS ORGANIZACIÓN Y PREOPERATIVOS ORGANIZACIÓN Y PREOPERATIVOS FERIAS Y EXPOSICIONES FERIAS Y EXPOSICIONES MOLDES Y TROQUELES MOLDES Y TROQUELES PASIVO OBLIGACIONES FINANCIERAS BANCOS NACIONALES PAGARES PRÉSTAMO INTERACTUAR CRÉDITO BANCO HSBC INTERESES CAPITAL SEMILLA PRÉSTAMO MICROEMPRESAS DE A TC BANCOLOMBIA 7609 TC BANCOLOMBIA 0932 TC BANCO DE BOGOTÁ 2527693 PRÉSTAMO ACTUAR TC BANCO DE BOGOTÁ 1406253 TC BOGOTÁ 1471 TC BOGOTÁ 3624 OTRAS OBLIGACIONES OTRAS 75 .

SIMPLIFICADO 16% RETENCIONES Y APORTES 76 .21959505 22 2205 220505 22050505 23 2335 233540 23354005 233550 23355005 233595 23359505 2345 234505 23450505 234510 23451005 2355 235505 23550505 2365 236515 23651505 23651510 236520 23652005 236525 23652505 23652510 23652515 23652520 236530 23653005 23653010 236535 23653505 236540 23654005 2367 236705 23670505 2370 OTRAS PROVEEDORES NACIONALES PROVEEDORES PROVEEDORES CUENTAS POR PAGAR COSTOS Y GASTOS POR PAGAR ARRENDAMIENTO ARRENDAMIENTO SERVICIOS PÚBLICOS SERVICIOS PÚBLICOS OTROS OTROS ACREEDORES OFICIALES IVA POR PAGAR IVA POR PAGAR RETEFUENTE POR PAGAR RETEFUENTE POR PAGAR DEUDAS CON ACCIONISTAS O SOCIO ACCIONISTAS ACCIONISTAS RETENCIÓN EN LA FUENTE HONORARIOS HONORARIOS 10% HONORARIOS 11% COMISIONES COMISIONES SERVICIOS FLETES VIGILANCIA SERVICIOS GENERALES DEL 6% SERVICIOS GENERALES DEL 4% ARRENDAMIENTOS ARRENDAMIENTO INMUEBLES 3. SIMPLIFICADO RETEIVA REG.5% ARRENDAMIENTOS BIENES MUEBLES4% RENDIMIENTOS FINANCIEROS RENDIMIENTOS FINANCIEROS COMPRAS COMPRAS IMPTO A LAS VENTAS RETENIDO RETEIVA REG.

) DEDUCCIÓN A TRABAJADORES IMPUESTOS GRAVÁMENES Y TASAS DE RENTA Y COMPLEMENTARIOS VIGENCIA FISCAL CORRIENTE VIGENCIA FISCAL CORRIENTE IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS POR IVA GENERADO EN VENTAS IVA GENERADO EN VENTAS 16% IVA POR DEV.6% DEVOLUCIÓN EN COMPRAS DEVOLUCIÓN EN COMPRAS RETEIVA RÉGIMEN SIMPLIFICADO RETEIVA RÉGIMEN SIMPLIFICADO 1 RETEIVA RETEIVA OBLIGACIONES LABORALES SALARIOS POR PAGAR NOMINA POR PAGAR NOMINA POR PAGAR CESANTÍAS CONSOLIDADAS FONDOS DE CESANTÍAS LEY 50 FONDOS DE CESANTÍAS LEY 50 77 .) COOPERATIVAS COOPERATIVAS ACREEDORES VARIOS FOND DE CESANT Y/O PENSIONES PROVISIÓN PAGOS (FONDOS PENS.237005 23700505 23700510 23700515 237006 23700605 23700610 237010 23701005 23701010 237040 23704005 2380 238030 23803005 23803010 23803015 24 2404 240405 24040505 2408 240805 24080505 24080510 240810 24081005 24081010 24081015 24081020 240811 24081105 240812 24081205 240825 24082505 25 2505 250505 25050505 2510 251010 25101005 APORTES A EPS PROVISIÓN PAGOS (SALUD) DEDUCCIÓN A TRABAJADORES APORT A ADMI RIESG PROFESIO PROVISIÓN PAGOS (RIESGOS PROF) APORTES ICBF SENA COMFAMA PROVISIÓN PAGOS (CAJAS COMP. EN VENTAS DEL 16% IVA DESCONTABLE IVA DESCONTABLE EN COMPRAS DEL 16% IVA DESCONTABLE EN GASTOS DEL 16% IVA DESCONTABLE GASTOS DEL 10% IVA DESCONTABLE EN GASTO 1.

CIERRE CUENTA INTERESES CESANTÍAS VACACIONES PROVISIÓN PAGOS VACACIONES CIERRE CUENTA VACACIONES PRIMA DE SERVICIOS PROVISIÓN PAGOS PRIMA SERV.A LAS CESANTÍAS POR PAGAR INT.A LAS CESANTÍAS POR PAGAR PRIMA DE SERVICIOS PRIMA DE SERVICIOS PRIMA DE SERVICIOS VACACIONES CONSOLIDADAS VACACIONES CONSOLIDADAS VACACIONES CONSOLIDADAS PASIVOS ESTIMADOS Y PROVISIONE PARA OBLIGACIONES LABORALES CESANTÍAS PROVISIÓN CESANTÍAS PAGOS CESANTÍAS ANTICIPO DE CESANTÍAS CIERRE CUENTA CESANTÍAS INTERESES SOBRE CESANTÍAS PROVISIÓN PAGOS INT. OTROS PASIVOS ANTICIPOS Y AVANCES RECIBIDOS DE CLIENTES DE CLIENTES PATRIMONIO CAPITAL SOCIAL CAPITAL SUSCRITO Y PAGADO CAPITAL AUTORIZADO CAPITAL AUTORIZADO CAPITAL POR SUSCRIBIR CAPITAL POR SUSCRIBIR CAPITAL SUSCRITO POR COBRAR DB CAPITAL SUSCRITO POR COBRAR DB SUPERÁVIT DE CAPITAL PRIMA EN COLOCACIÓN DE ACCIONES PRIMA EN COLOCACIÓN DE ACCIONES 78 . CESANT.2515 251505 25150505 2520 252005 25200505 2525 252505 25250505 26 2610 261005 26100505 26100510 26100515 26100520 261010 26101005 26101010 26101015 261015 26101505 26101510 26101515 261020 26102005 26102010 28 2805 280505 28050505 3 31 3105 310505 31050505 310510 31051005 310515 31051505 32 3205 320505 INTERESES SOBRE CESANTÍAS INT.

CERRAMIENTOS PISCINAS DEVOLUCIONES REBAJAS Y DESCUE DEVOLUCIONES REBAJAS Y DESCUE DEVOLUCIÓN VENTAS NACIONALES NO OPERACIONALES FINANCIEROS INTERESES INTERESES DCTO COMERCIALES CONDICIONADOS DCTO COMERCIALES CONDICIONADOS RECUPERACIONES DEUDAS MALAS DEUDAS MALAS REINTEGRO DE OTROS COSTOS Y GA REINTEGRO DE OTROS COSTOS Y GA INDEMNIZACIONES INCAPACIDADES INCAPACIDADES DIVERSOS 79 .32050505 33 3305 330505 33050505 36 3605 360505 36050505 3610 361005 36100505 37 3705 370505 37050105 3710 371005 37100105 4 41 4120 412095 41209505 41209510 4175 417520 41752005 42 4210 421005 42100505 421040 42104005 4250 425005 42500505 425050 42505005 4255 425540 42554005 4295 PRIMA EN COLOCACIÓN DE ACCIONES RESERVAS RESERVAS OBLIGATORIAS RESERVA LEGAL RESERVA LEGAL RESULTADOS DEL EJERCICIO UTILIDAD DEL EJERCICIO UTILIDAD DEL EJERCICIO UTILIDAD DEL EJERCICIO PERDIDA DEL EJERCICIO PERDIDA DEL EJERCICIO PERDIDA DEL EJERCICIO RESULTADOS DE EJERCICIOS ANTER UTILIDADES O EXCEDENTES ACUMUL DE EJERCICIOS ANTERIORES DE EJERCICIOS ANTERIORES PERDIDAS ACUMULADAS PERDIDAS EJERCICIOS ANTERIORES PERDIDAS EJERCICIOS ANTERIORES INGRESOS OPERACIONALES INDUSTRIAS MANUFACTURERAS OTROS PRODUCTOS MANUFACTUREROS FABRICACIÓN DE JAULAS MASCO FAB.

B.P.R.C.F APORTES A ICBF APORTES SENA APORTES A SENA HONORARIOS ASESORÍA JURÍDICA ASESORÍA JURÍDICA ASESORÍA FINANCIERA Y CONTABLE ASESORÍA FINANCIERA Y CONTA OTROS OTROS HONORARIOS IMPUESTOS DE TIMBRE DE TIMBRE ARRENDAMIENTOS CONSTRUCCIONES Y EDIFICACIONES 80 .429581 42958105 5 51 5105 510506 51050605 510527 51052705 510530 51053005 510533 51053305 510536 51053605 510539 51053905 510551 51055105 510568 51056805 510569 51056905 510570 51057005 510572 51057205 510575 51057505 510578 51057805 5110 511025 51102505 511030 51103005 511095 51109505 5115 511510 51151005 5120 512010 AJUSTE AL PESO AJUSTE AL PESO GASTOS GASTOS DE ADMINISTRACIÓN GASTOS DE PERSONAL SALARIOS SALARIOS AUXILIO DE TRANSPORTE AUXILIO DE TRANSPORTE CESANTÍAS CESANTÍAS INTERESES SOBRE CESANTÍAS INTERESES DE CESANTÍAS PRIMA DE SERVICIOS PRIMA DE SERVICIOS VACACIONES VACACIONES DOTACIÓN Y SUMINISTROS A TRABA DOTACIÓN Y SUMINISTROS A TR APORTES A. APORTES ARP APORTES E.S.P. APORTES EPS APORTES FONDOS DE PENSIONES APORTES FONDO DE PENSIONES APORTES CAJAS DE COMPENSACIÓN APORTES CAJAS DE COMPENSACIÓN APORTES I.

51201005 5130 513025 51302505 5135 513505 51350505 513525 51352505 513530 51353005 513535 51353505 513540 51354005 5140 514005 51400505 514010 51401005 5150 515005 51500505 5160 516015 51601505 516020 51602005 5165 516515 51651505 5195 519525 51952505 519530 51953005 519545 51954505 519565 51956505 52 5205 520506 CONSTRUCCIONES Y EDIFICACIO SEGUROS INCENDIO/ROBO/HURTO INCENDIO/ROBO/HURTO SERVICIOS ASEO Y VIGILANCIA ASEO Y VIGILANCIA ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO ENERGÍA ELÉCTRICA ENERGÍA ELÉCTRICA TELÉFONO TELÉFONO CORREO PORTES Y TELEGRAMAS CORREO Y MENSAJERÍA GASTOS LEGALES NOTARIALES NOTARIALES REGISTRO MERCANTIL REGISTRO MERCANTIL ADECUACIONES E INSTALACIONES INSTALACIONES ELÉCTRICAS INSTALACIONES ELÉCTRICAS DEPRECIACIONES EQUIPO DE OFICINA EQUIPO DE OFICINA EQUIPO DE COMPUTO Y COMUNICACI EQUIPO DE COMPUTO Y COMUNIC AMORTIZACIONES CARGOS DIFERIDOS PREOPERATIVOS PREOPERATIVOS DIVERSOS ELEMENTOS DE ASEO Y CAFETERÍA ELEMENTOS DE ASEO Y CAFETER ÚTILES PAPELERÍA Y FOTOCOPIAS ÚTILES PAPELERÍA Y FOTOCOPI TAXIS Y BUSES TAXIS Y BUSES PARQUEADEROS PARQUEADEROS GASTOS DE VENTAS GASTOS DE PERSONAL SALARIOS 81 .

B. ICBF APORTES AL SENA SENA IMPUESTOS INDUSTRIA Y COMERCIO INDUSTRIA Y COMERCIO ARRENDAMIENTOS CONSTRUCCIONES Y EDIFICACIONES CONSTRUCCIONES Y EDIFICACIONES SERVICIOS TELÉFONO TELÉFONO DEPRECIACIÓN EQUIPO DE OFICINA EQUIPO DE OFICINA EQUIPO DE COMPUTO Y CUMUNICACI EQUIPO DE COMPUTO Y COMUNIC AMORTIZACIONES CARGOS DIFERIDOS PREOPERATIVOS PREOPERATIVOS DIVERSOS 82 .C.F.52050605 520527 52052705 520530 52053005 520533 52053305 520536 52053605 520539 52053905 520551 52055105 520568 52056805 520569 52056905 520570 52057005 520572 52057205 520575 52057505 520578 52057805 5215 521505 52150505 5220 522010 52201005 5235 523535 52353505 5260 526015 52601505 526020 52602005 5265 526515 52651505 5295 SALARIOS AUXILIO DE TRANSPORTE AUXILIO DE TRANSPORTE CESANTÍAS CESANTÍAS INTERESES SOBRE CESANTÍAS INTERESES SOBRE LAS CESANTI PRIMA DE SERVICIOS PRIMA DE SERVICIOS VACACIONES VACACIONES DOTACIÓN Y SUMINISTRO A TRABAJ DOTACIÓN Y SUMINISTRO A TRA APORTES ARP ARP SURA APORTES EPS EPS COMFENALCO APORTES AFP PENSIONES Y CESANTÍAS PROTE APORTES CAJAS DE COMPENSACIÓN CAJA DE COMPENSACIÓN FAMILI APORTES AL I.

529525 52952505 529530 52953005 529540 52954005 53 5305 530505 53050505 530515 53051505 530520 53052005 5315 531595 53159505 5395 539581 53958105 54 5405 540505 54050505 59 5905 590505 59050505 6 61 6120 612095 61209505 7 71 7105 710505 71050505 72 7205 720506 72050605 720527 ELEMENTOS DE ASEO Y CAFETERÍA ELEMENTOS DE ASEO Y CAFETER ÚTILES PAPELERÍA Y FOTOCOPIAS ÚTILES PAPELERÍA Y FOTOCOPI ENVASES Y EMPAQUES ENVASES Y EMPAQUES NO OPERACIONALES FINANCIEROS GASTOS BANCARIOS COMPRA DE CHEQUERAS COMISIONES COMISIÓN POR TRANSFERENCIAS INTERESES INTERESES EN CTA CORRIENTE IMPUESTOS OTROS IMPUESTOS GRAVAMEN A LOS MOVIMIENTOS GASTOS DIVERSOS AJUSTE AL PESO AJUSTE AL PESO IMPUESTO DE RENTA Y COMPLEMENTARIOS IMPUESTO DE RENTA Y COMPLEMENTARIOS IMPUESTO DE RENTA Y COMPLEMENTARIOS IMPUESTO DE RENTA Y COMPLEMENTARIOS GANANCIAS Y PERDIDAS GANANCIAS Y PERDIDAS GANANCIAS Y PERDIDAS GANANCIAS Y PERDIDAS COSTO DE VENTAS COSTOS COSTOS OTRAS IND MANUFACTURERAS OTRAS IND MANUFACTURERAS COSTO DE PRODUCCIÓN MATERIAS PRIMAS MATERIAS PRIMAS MATERIAS PRIMAS MATERIAS PRIMAS MANO DE OBRA DIRECTA DE PERSONAL SUELDOS SUELDOS AUXILIO DE TRANSPORTE 83 .

P. 84 .72052705 720530 72053005 720533 72053305 720536 72053605 720539 72053905 720551 72055105 720568 72056805 720569 72056905 720570 72057005 720572 72057205 720575 72057505 720578 72057805 73 7301 730105 73010505 7305 730506 73050605 730530 73053005 730533 73053305 730536 73053605 730539 73053905 730551 73055105 730568 73056805 730569 AUXILIO DE TRANSPORTE CESANTÍAS CESANTÍAS INT SOBRE CESANTÍAS INTERESES DE CESANTÍAS PRIMA DE SERVICIOS PRIMA DE SERVICIOS VACACIONES VACACIONES DOTACIÓN Y SUMIN A TRABAJADORES DOTACIÓN Y SUMINISTRO A TRA APORTES ARP ARP SURA APORTES EPS EPS COMFENALCO APORTES AFP PROTECCIÓN PENSIONES Y CESA APORTES A CAJA CAJA DE COMPENSACIÓN FAMILI APORTES ICBF ICBF APORTES SENA SENA COSTOS INDIRECTOS CIF REALES CIF REALES MAT REP Y ACCESORIO CIF REALES MAT REP Y ACCESO GASTOS DE PERSONAL INDIRECTO SALARIOS SALARIOS CESANTÍAS CESANTÍAS INTERESES SOBRE CESANTÍAS INTERESES SOBRE CESANTÍAS PRIMA DE SERVICIOS PRIMA DE SERVICIOS VACACIONES VACACIONES DOTACIÓN Y SUMINISTRO A TRABAJ DOTACIÓN Y SUMINISTRO A TRA APORTES ARP ARP SURA APORTES A E.S.

F.73056905 730570 73057005 730572 73057205 730575 73057505 730578 73057805 7320 732010 73201005 7335 733505 73350505 733525 73352505 733530 73353005 733535 73353505 7345 734515 73451505 7360 736010 73601005 736015 73601505 736020 73602005 7365 736515 73651505 7395 739525 73952505 739530 73953005 739540 73954005 8 81 EPS COMFENALCO APORTES AFP PROTECCIÓN PENSIONES Y CESA APORTES A CAJA DE COMPENSACIÓN CAJA DE COMPENSACIÓN FAMILI APORTES AL I.B. ICBF APORTES AL SENA SENA ARRENDAMIENTOS CONSTRUCCIONES Y EDIFICACIONES CONSTRUCCIONES Y EDIFICACIO SERVICIOS ASEO Y VIGILANCIA ASEO Y VIGILANCIA ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO ENERGÍA ELÉCTRICA ENERGÍA ELÉCTRICA TELÉFONO TELÉFONO MANTENIMIENTO Y REPARACIONES MAQUINARIA Y EQUIPO MAQUINARIA Y EQUIPO DEPRECIACIONES MAQUINARIA Y EQUIPO MAQUINARIA Y EQUIPO EQUIPO DE OFICINA EQUIPO DE OFICINA EQUIPO DE COMPUTO Y COMUNICACI EQUIPO DE COMPUTO Y COMUNIC AMORTIZACIONES CARGOS DIFERIDOS PREOPERATIVOS PREOPERATIVOS DIVERSOS ELEMENTOS DE ASEO Y CAFETERÍA ELEMENTOS DE ASEO Y CAFETER ÚTILES Y PAPELERÍA ÚTILES Y PAPELERÍA ENVASES Y EMPAQUES ENVASES Y EMPAQUES CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS DERECHOS CONTINGENTES 85 .C.

4 SOFTWARE CONTABLE El software contable registra y procesa las transacciones históricas que se generan en una empresa o actividad productiva: las funciones de las compras. 86 .8110 811015 81101505 82 8205 820505 82050505 820510 82051005 820515 82051505 84 8410 841015 84101505 85 8505 850505 85050505 850510 85051005 850515 85051505 9 92 9205 920505 92050505 920510 92051005 95 9505 950505 95050505 950510 95051005 BIENES Y VALORES ENTREGADOS EN GARANTÍA BIENES INMUEBLES BIENES INMUEBLES DEUDORAS FISCALES DEUDORAS FISCALES COSTOS Y GASTOS NO DEDUCIBLES COSTOS Y GASTOS NO DEDUCIBLES PERDIDA FISCAL PERDIDA FISCAL RENTA PRESUNTIVA RENTA PRESUNTIVA DERECHOS CONTINGENTES POR CONTRA BIENES Y VALORES ENTREGADOS EN GARANTÍA BIENES INMUEBLES BIENES INMUEBLES DEUDORAS FISCALES POR CONTRA. DEUDORAS FISCALES COSTOS Y GASTOS NO DEDUCIBLES COSTOS Y GASTOS NO DEDUCIBLES PERDIDA FISCAL PERDIDA FISCAL RENTA PRESUNTIVA RENTA PRESUNTIVA CUENTAS DE ORDEN ACREEDORAS ACREEDORAS FISCALES ACREEDORAS FISCALES DEDUCCIÓN DE ACTIVOS FIJOS DEDUCCIÓN DE ACTIVOS FIJOS INTERESES PRESUNTIVOS SOCIOS INTERESES PRESUNTIVOS SOCIOS ACREEDORAS FISCALES ACREEDORAS FISCALES DEDUCCIÓN DE ACTIVOS FIJOS DEDUCCIÓN DE ACTIVOS FIJOS INTERESES PRESUNTIVOS SOCIOS INTERESES PRESUNTIVOS SOCIOS 13.

una adecuada distribución de los gastos. cuentas por cobrar.ventas. pues se obtendrá información más confiable.A. nomina etc. es muy amigable. 87 . es compatible con Excel lo que hace fácil su implementación. Para LAYMO S. proporcionándole un mayor control sobre la empresa y una mejor toma de decisiones. balances. producción de artículos. además de estar cubriendo la necesidades de la empresa. cuentas por pagar.S. compras. como valor agregado el programa cuenta con un buen soporte. control de inventarios. se recomienda el software contable CONTAI el cual le permitirá el realizar el registro de todas sus operaciones de acuerdo a las políticas contables establecidas por la empresa. proporciona útiles y prácticos informes que permiten de forma fácil el análisis de toda la información. permitiendo un mejor registro de sus Ingresos.

evaluar e informar las operaciones de un ente en forma clara. 88 . el registro en ellos debe hacerse conforme a los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia. siempre que unas y otras estén numeradas. permitiendo establecer las distintas relaciones derivadas de sus actividades propias. El artículo 56 del Código de Comercio al referirse a los libros de contabilidad indica que estos podrán ser de hojas removibles o formarse por series continuas de tarjetas.2 LIBRO AUXILIAR Se define como los documentos principales y auxiliares en los cuales se realizan los asientos de las operaciones efectuadas y se registran las cuentas de un ente económico. los libros de contabilidad deben conformarse y diligenciarse en tal forma que se garantice la autenticidad e integridad de cada libro y de acuerdo al uso al que se destinen debe llevar una numeración sucesiva y continúa.2649. los libros son la base de preparación de los estados financieros. 125). clasificar. registrar. art. En este orden de ideas. medir. (D. interpretar.FASE III 14. completa y fidedigna. analizar.1 COMPROBANTES DE CONTABILIDAD 01 INGRESOS 02 EGRESOS 03 VENTAS 04 COMPRAS 05 GASTOS 06 NOTAS BANCARIAS 07 NOTAS DE CONTABILIDAD 08 NOMINA 09 PROVISIONES 10 DEPRECIACIONES 11 SALDOS INICIALES 12 CIERRE 14. LISTADOS 14. pueden conservarse archivadas en orden cronológico y aparezcan autenticadas conforme a la reglamentación del gobierno. con el fin de que la contabilidad permita identificar.

• • Detalle: se describe la transacción. Los registros se deben efectuar teniendo en cuenta las siguientes partes del libro auxiliar: • Fecha: cronológicamente se registra el año. Comprobante: se escribe el nombre y número del comprobante. 14. patrimonio y resultado como consecuencia de las operaciones realizadas durante el periodo contable.4 LIBRO MAYOR El libro mayor es un registro donde se concentran los movimientos que tuvieron las cuentas del activo. • Saldos: aquí se escribe el valor que resulte después del movimiento debito o crédito. Numero del comprobante de diario: se registra en orden consecutivo. mes y día del comprobante que se está registrando. mes. información necesario para que se traslada al libro mayor.3 LIBRO DIARIO Libro donde se registran en orden cronológico todos los comprobantes de diario elaborados por la empresa durante un mes con el fin de obtener el movimiento mensual de cada cuenta. Los registros deben efectuarse teniendo en cuenta las siguientes partes del libro diario: • • • Fecha: año. • Débitos y créditos: se registra el valor del movimiento debito o crédito de cada subcuenta.Registro en los libros auxiliares: se traslada a los libros auxiliares la información presentada en las columnas parciales del comprobante de diario de contabilidad. día del comprobante de diario correspondiente. Débitos y créditos: valor debito o crédito a imputar. 14. 89 . indicando el soporte que la respalda. pasivo. al finalizas el mes se totalizan los registros débitos y créditos.

que se muestran para determinar que existe el equilibro contable en la aplicación de la partida doble. En otras palabras es una lista o relación de los saldos que muestran las diferentes cuentas registradas en el libro mayor y la cual sirve de base para la hoja de trabajo que facilita los ajustes de estos saldos. para los diferentes registros de los hechos económicos. su función esencial consiste en acumulas los movimientos y saldos de las cuentas con las cuales tenemos posibilidad de preparar la información financiera mediante estados financieros. para obtener el balance general y el estado de resultados. Partiendo de los saldos del periodo anterior. 90 . se muestra los valores del movimiento debito y crédito del periodo respectivo para luego registrar los nuevos saldos los cuales serán la base como saldo anterior para el periodo siguiente.5 BALANCE DE PRUEBA Conocido también como balance de comprobación.En este libro trasladamos los asientos registrados previamente en el libro diario. 14. es en nuestro sentir. un informe de saldos débitos y créditos tanto de cuentas reales o de balance como de cuentas de resultado o de pérdidas y ganancias. Estas partidas corresponden a los totales registrados en el libro diario y el saldo al final del mes. En el libro mayor se debe tener la información necesario que permita seguir el rastro de las operaciones realizadas y registradas en el diario.

a una fecha determinada. vehículos. su publicidad. indicando normas relativas a los estados financieros certificados y dictaminados. 15. la obligación de prepararlos y difundirlos. Según el decreto 2649 de 1993 en su artículo 19. Es el resumen de todo lo que tiene la empresa. maquinas y equipos. las cuentas por cobrar a los clientes. lo que debe recaudar o la disponibilidad de dinero en el momento o en un futuro. 15. debe cumplir lo siguiente: ACTIVO=PASIVO+PATRIMONIO. Partes que conforman el balance general: ACTIVOS. cuya preparación y presentación es responsabilidad de los administradores del ente público. ESTADOS FINANCIEROS 15. de lo que debe. Los activos deben ser iguales a la suma del pasivo más el patrimonio. de lo que le deben y lo que realmente le pertenece al propietario. 91 . la autenticidad de los estados financieros. abordo el tema de los estados financieros. los estados financieros.1.1. muebles y enseres.1 Activos: agrupa el conjunto de cuentas que representan los bienes y derechos tangibles e intangibles de propiedad del ente económico que en la medida de su utilización son fuente potencial de beneficios presentes y futuros. Es todo lo que tiene la empresa o posee valor como el dinero en caja y bancos. como es el estado de sus deudas.FASE IV 15. estos se clasifican en estados financieros de propósito general y de estados financieros de propósito especial.1.1 Balance general. PASIVOS Y PATRIMONIO. De acuerdo con el tipo de usuarios para quienes se preparen y de los objetivos que generen su presentación. son el medio principal para suministrar información contable quienes no tienen acceso a los registros de un ente económico. materias primas en existencia o en el almacén. construcciones y terrenos.1 ESTADOS FINANCIEROS DE PROPÓSITO GENERAL La ley 222 de 1995. Al elaborar el balance general el empresario obtiene información valiosa sobre su negocio. Para que un balance este cuadrado.

2 Pasivos: agrupa el conjunto de las cuentas que representan las obligaciones contraídas por el ente económico en desarrollo del giro ordinario de su actividad. los diferidos y otros pasivos.Según el numeral 4 del artículo 115 del decreto 2649 de 1993. los resultados de ejercicios y superávit por valorizaciones. 15. los pasivos estimados. Los pasivos se pueden clasificar según el uso. las cuentas por pagar. socios o propietarios. revalorización del patrimonio. grado de realización. producto de los recursos netos del ente económico que han sido suministrados por el propietario de los mismos. reservas. Los activos se pueden clasificar según el uso. gravámenes y tasas. grado de realización.1. ya sea directamente o como consecuencia del giro ordinario de sus negocios. exigibilidad o liquidación y en términos de tiempo y valores y se entienden como Activos Corrientes. Comprende obligaciones financieras con los proveedores.1. 15. las obligaciones laborales. cuotas o partes de interés social. bienes o en servicios. 92 .3 Patrimonio: agrupa el conjunto de las cuentas que representan el valor residual de comparar el activo total menos el pasivo. el superávit de capital.1. provisiones y abonos y pagares comerciales. exigibilidad o liquidación y en términos de tiempo y valores y se entienden como Pasivos Corrientes. Comprende el aporte de los accionistas. los impuestos. los dividendos o participaciones decretadas en acciones. Según el numeral 4 del artículo 115 del decreto 2649 de 1993.1. pagaderas en dinero.

NIT:900. Gravámenes y Tasas De renta y complementarios xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx (xxxx) xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx 93 . repuestos y accesorios Total activo corriente Activo No Corriente Propiedad Planta y Equipo Maquinaria y equipo Equipo de oficina Equipo de computación Depreciación acumulada Diferidos Gastos pagados por anticipado Cargos diferidos Total Activo No Corriente TOTAL ACTIVO PASIVO Pasivo Corriente Proveedores Nacionales Cuentas Por Pagar Costos y gastos por pagar Acreedores oficiales Retención en la fuente Impuesto a las ventas retenido Retenciones y aportes de nomina Acreedores varios Impuestos.S.A.271.685-1 BALANCE GENERAL A DICIEMBRE DE 201__ ACTIVO Activo corriente Disponible Caja Bancos Deudores Clientes Cuentas por cobrar a socios Anticipos y avances Anticipo de impuestos y contribuciones Cuentas por cobrar a trabajadores Otros deudores Inventarios Materia prima Producto en proceso Producto terminado Materiales.LAYMO S.

1. 94 . De la diferencia entre los dos conceptos anteriores se obtiene la utilidad o pérdida lograda por la empresa durante el periodo. así como también una importante guía en el proceso de toma de decisiones gerenciales.2 Estado de resultados. El estado de resultados resume las transacciones correspondientes a los ingresos generados por el ente económico. xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx _________________________ Contador T.Impuesto sobre las ventas por pagar Obligaciones Laborales Salarios por pagar Cesantías consolidadas Intereses sobre cesantías Prima de servicios Vacaciones consolidadas Pasivos Estimados y Provisiones Para Obligaciones laborales Obligaciones Financieras Bancos nacionales Otras obligaciones Cuentas Por Pagar Deudas con accionistas o socios Total Pasivo Corriente TOTAL PASIVOS PATRIMONIO Capital Social Capital suscrito y pagado Superávit De Capital Prima en colocación de acciones Reservas Reservas obligatorias Resultados Del Ejercicio Utilidad del ejercicio Perdida del ejercicio Resultados De Ejercicios Anteriores Utilidades o excedentes acumuladas Pérdidas acumuladas TOTAL PATRIMONIO TOTAL PASIVO MAS PATRIMONIO ________________________ Representante Legal C.C. El estado de resultados es la herramienta financiera más importante para evaluar la gestión económica de una organización.P xxxx 15. así como los costos y gastos incurridos a lo largo de un periodo contable.

NIT:900.S.A.LAYMO S.271.685-1 ESTADO DE RESULTADOS De enero 01 a diciembre 31 de 201__ INGRESOS OPERACIONES Ventas brutas (-) Devoluciones en ventas VENTAS NETAS (-) Costo de ventas UTILIDAD BRUTA EN VENTAS (-) GASTOS OPERACIONALES GASTOS DE ADMINISTRACIONES Gastos de personal Honorarios Impuestos Arrendamientos Seguros Adecuaciones e instalaciones Depreciaciones Amortizaciones Diversos GASTOS DE VENTAS Gastos de personal Impuestos Arrendamientos Servicios Depreciaciones Amortizaciones Diversos UTILIDAD OPERACIONAL (+) INGRESOS NO OPERACIONALES Financieros Recuperaciones Indemnizaciones Diversos (-) GASTOS NO OPERACIONALES Financieros Impuestos Gastos diversos UTILIDAD ANTES DE IMPUESTOS (-) Impuesto de renta UTILIDAD O PERDIDA DEL EJERCICIO 95 xxxx (xxxx) xxxx (xxxx) xxxx (xxxx) xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx (xxxx) xxxx xxxx xxxx xxxx (xxxx) xxxx .

_________________________ Contador T.P xxxx 96 .C.__________________________________ Representante Legal C.

15.1.3 Estado de cambios en el patrimonio. Es el estado financiera que muestra en forma detallada los aportes de los socios y la distribución de las utilidades obtenidas en un periodo, además de la aplicación de las ganancias retenidas en periodos anteriores. Este muestra por separado el patrimonio de una empresa. También muestra la diferencia entre el capital contable (patrimonio) y el capital social (aportes de los socios), determinando la diferencia entre el activo total y el pasivo total, incluyendo en el pasivo los aportes de los socios.

LAYMO S.A.S. NIT:900.271.685-1 ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO PERIODO: DE___________ A__________
CONCEPTO ENERO 01 AUMENTO DISMINUCIÓN DICIEMBRE 31

Capital social Superávit de capital Reservas Obligatorias Estatutarias Revalorización del patrimonio Utilidad del ejercicio Utilidades acumuladas Superávit por valorización TOTALES

xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx

xxxx xxxx xxxx

xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx

__________________________________ Representante Legal C.C.

_________________________ Contador T.P xxxx

97

15.1.4 Estado de cambios en la situación financiera. El objetivo de este informe, es considerado por las normas de contabilidad generalmente aceptadas como un estado financiero básico, es suministrar información sobre los cambios ocurridos en el capital neto de trabajo, de tal forma que se pueda evaluar la gestión de los administradores del negocio y mejorar la comprensión sobre la forma como se han desarrollado las actividades y operaciones propias de su objeto social, durante un periodo dado, por lo regular de un año.

LAYMO S.A.S. NIT: 900.271.685-1 ESTADO DE CAMBIOS EN LA SITUACIÓN FINANCIERA PERIODO: DE___________ A__________ GENERACIÓN DE RECURSOS O FUENTES POR LA ACTIVIDAD DE OPERACIÓN Utilidad del ejercicio Mas: Gastos que no generan movimiento de recursos Depreciaciones Perdida en venta de activos Amortización de activos Provisión de activos Menos: Ingresos que no generan movimiento de recursos Utilidad en venta de activos GENERACIÓN INTERNA DE FONDOS (GIF) Mas: OTRAS FUENTES Venta de inversiones permanente Venta de maquinaria Venta de edificaciones Venta de otros activos Aumento de pasivos a largo plazo Ingreso de accionistas TOTAL OTRAS FUENTES TOTAL FUENTES O GENERACIÓN DE RECURSOS Menos: UTILIZACIÓN DE LOS RECURSOS O APLICACIONES Compra de inversiones a largo plazo Compra de maquinaria Compra de edificaciones Compra de otros activos

xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx (xxxx) xxxx

xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx (1)

xxxx xxxx xxxx xxxx

98

Pago de pasivos a largo plazo Retiro de socios Pago de dividendos TOTAL APLICACIONES VARIACIÓN EN EL CAPITAL DE TRABAJO NETO ANÁLISIS DEL CAPITAL DE TRABAJO NETO O CUENTAS CORRIENTES Disponible Inversiones temporales Deudores Inventarios Activos diferidos Obligaciones financieras Proveedores Cuentas por pagar impuestos y gravámenes Obligaciones laborales Otros pasivos VARIACIÓN DEL CAPITAL DE TRABAJO NETO Representante Legal C.C.

xxxx xxxx xxxx (xxxx) xxxx

(2) 1-2

xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx Contador T.P xxxx

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S.5 Estado de flujo de efectivo.271. Muestra el efectivo originado y aplicado por el ente económico durante un periodo contable en sus actividades de operación. financiación e inversión.E en actividades de inversión XXXX XXX XXX (XXX) XXX XXX XXXX XXX XXX XXX XXX XXX (XXX) (XXX) (XXX) (XXX) (XXX) XXXX 100 . aquella que afecten los resultados operacionales del ente económico. El estado de flujo de efectivo permite además evaluar la capacidad de la organización para responder a sus obligaciones con proveedores. accionistas o socios y demás proveedores.E en actividad de operación UTILIDAD NETA (+) Depreciación ejercicio (+) Amortización diferidos (-) Utilidad en venta de activos fijos (+) Amortización de gastos pagados por anticipado (+) Perdida en venta de activos fijos (=) Utilidad antes de cuentas corrientes (+) Disminución cuentas por cobrar (clientes) (+) Disminución inventarios (+) Aumento proveedores (+) Aumento costos y gastos por pagar (+) Otros aumentos (-) Disminución cuentas por cobrar (clientes) (-) Disminución inventarios (-) Disminución proveedores (-) Disminución costos y gastos por pagar (-) Disminución otros (=) F. LAYMO S. Este estado debe mostrar en detalle el efectivo recibido o pagado a lo largo del periodo.15. clasificado por actividades de operación.A.685-1 ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO POR EL AÑO 201___ F.1. Su objetivos básico es proporcionar información sobre los recaudos y desembolsos de dinero de la organización. entidades financieras. con el fin que lo usuarios puedan examinar la capacidad de la empresa para generar flujos favorables de efectivo. NIT:900. empleados.E neto en actividades de operación F.

los estados de liquidación.P xxxx 15. Son estados financieros de propósito especial aquellos que se preparan para satisfacer necesidades específicas de ciertos usuarios de la información contable. los estados financieros extraordinarios.E en actividades de inversión F.E en actividades de financiación VARIACIÓN EFECTIVO (+) SALDO INICIAL EFECTIVO (=) SALDO FINAL EFECTIVO XXX XXX XXX XXX (XXX) (XXX) XXXX XXXX XXXX __________________________________ Representante Legal C. los estados financieros de períodos intermedios. son estados financieros de propósito especial: el balance inicial. Se caracterizan por tener una circulación o uso limitado y por suministrar un mayor detalle de algunas partidas u operaciones. los estados financieros que se presentan a las autoridades con sujeción a las reglas de clasificación y con el detalle determinado por estas y los estados financieros preparados sobre una base comprensiva de contabilidad distinta de los principios de contabilidad generalmente aceptados. 15. el estado de inventario.2 ESTADOS FINANCIEROS DE PROPÓSITO ESPECIAL Según el decreto 2649 de 1993 en su artículo 24.C. ____________________ Contador T.2.(+) Venta de activos fijos (precio de venta) (-) Compra de activos fijos (=) F. Son estados de costos aquellos que se preparan para conocer en detalle la erogaciones y cargos realizados para producir los bienes o prestar los servicios de los cuales un ente económico ha derivado sus ingresos. los estados de costos. 101 . Entre otros.1 Estado del costo.E en actividades de financiación (+) Aumento de obligaciones financieras corto plazo (+) Aumento de obligaciones financieras a largo plazo (+) Aumento aportes sociales (-) Dism amort obligaciones financieras corto y largo plazo (-) Disminución de dividendos (=) F.

Mano de obra: es el esfuerzo físico o mental empleados para la elaboración de un producto. Costos indirectos de fabricación (CIF): son todos aquellos costos que se acumulan de los materiales y la mano de obra indirectos más todos los incurridos en la producción pero que en el momento de obtener el costo del producto terminado no son fácilmente identificables de forma directa con el mismo. pero tienen una relevancia relativa frente a los directos. estos se transforman en bienes terminados con la ayuda de la mano de obra y los costos indirectos de fabricación. la mano de obra directa y los costos indirectos de fabricación. Materiales: son los principales recursos que se usan en la producción. se debe tener en cuenta lo siguiente: 15. fácilmente se asocian con éste y representan el principal costo de materiales en la elaboración de un producto. Las dos categorías.1.2. Directos: son todos aquellos que pueden identificarse en la fabricación de un producto terminado. Indirectos: son los que están involucrados en la elaboración de un producto. con base en su relación con la producción son: Costos primos: son todos los materiales directos y la mano de obra directa de la producción.Para determinar el costo en que incurre una empresa para fabricar un producto. Indirecta: Es aquella que no tiene un costo significativo en el momento de la producción del producto. esta clasificación suministra la información necesaria para la medición del ingreso y la fijación del precio del producto.2. 15.1 Elementos de un producto: los elementos de costo de un producto o sus componentes son los materiales directos.2 Relación con la producción: esto está íntimamente relacionado con los elementos del costo de un producto y con los principales objetivos de la planeación y el control. Directa: Es aquella directamente involucrada en la fabricación de un producto terminado que puede asociarse con este con facilidad y que tiene gran costo en la elaboración. Costos primos= MD + MOD 102 .1.

1. 103 . en tanto que el costo unitario permanece constante.Costos de conversión: son los relacionados con la transformación de los materiales directos en productos terminados. Costos mixtos: estos tienen la característica de ser fijos y variables. existen dos tipos: Semivariables: la parte fija del costo semivariable representa un cargo mínimo. • Los costos fijos totales permanecen constantes cuando se varía el volumen. Costos fijos: son aquellos en los que el costo fijo total permanece constante mientras que el costo fijo unitario varía con la producción. • Los costos variables por unidad permanecen constantes cuando se modifica el volumen. siendo la parte variable la que adquiere un mayor peso dentro del costeo del producto.3 Relación con el volumen: los costos varían de acuerdo con los cambios en el volumen de producción. Comentario: de la relación entre el costo y el volumen de producción se puede decir que: • Los costos variables cambian en proporción al volumen. estos se clasifican en: Costos variables: son aquellos en los que el costo total cambia en proporción directa a los cambios en el volumen. Costos de conversión= MOD + CIF 15. o sea la mano de obra directa y los costos indirectos de fabricación. este se enmarca en casi todos los aspectos del costeo de un producto. • Los costos fijos por unidad aumentan cuando el volumen disminuye y vice versa. Escalonados: la parte de los costos escalonados cambia a diferentes niveles de producción puesto que estos son adquiridos en su totalidad por el volumen.2.

repuestos y accesorios Mantenimiento maquinaria Depreciación maquinaria Amortizaciones Elementos de aseo y cafetería Costo de producción del periodo (+) Inventario inicial de producto en proceso Costo total de producción en proceso (-) Inventario final de producción en proceso Costo de producto terminado (+) Inventario inicial de producto terminado Costo del producto disponible para la venta (-) Inventario final de producto terminado Costo de ventas XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX 1+2+3 XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX (1) XXXX XXXX (XXXX) XXXX XXXX (XXXX) XXXX (2) XXXX XXXX (3) 104 .271.S.LAYMO S.685-1 ESTADO DEL COSTO De enero 01 a diciembre 31 de 201__ Materias primas usadas Inventario inicial MP (+) Compras MP (-) Devoluciones en compra MP Compras netas MP Materia prima disponible para el uso (-) Inventario final MP Mano de obra directa Nomina producción Costos indirectos de fabricación (CIF) Impuesto predial planta Arrendamiento planta Seguros maquinaria Servicios públicos planta Fletes de poco valor Materiales.A. NIT: 900.

tomados del Balance General de una empresa a una fecha determinada. rentabilidad y endeudamiento del ente evaluado. Es decir. Las dos principales medidas de liquidez son: • Capital de Trabajo. esto con el fin de Evaluar la situación del negocio así como sus tendencias. pertenecen a los Activos de la empresa. Principales indicadores financieros utilizados: 16. acreedores y demás terceros interesados en el ente.FASE V 16. 105 . las Razones de Liquidez permiten adelantar un análisis a la capacidad que posee una entidad de cumplir con sus deudas. ANÁLISIS FINANCIERO El análisis financiero es el estudio efectuado a los estados contables de un ente económico con el propósito de evaluar el desempeño financiero y operacional del mismo. Se comparan diversos periodos dentro de la misma empresa. principalmente en el corto plazo. Así. representan la relación entre dos cuentas o rubros de los estados contables con el objeto de conocer aspectos tales como la liquidez. se emplean básicamente el Activo Corriente y el Pasivo Corriente. o también. y se acudirá a ellas para el pago de compromisos y deudas. un edificio. hacer efectivo un CDT. La forma más común de análisis financieros son los indicadores o razones financieras. es decir un año o menos. En el cálculo de estos indicadores. que tan fácil se podría vender un terreno.1 INDICADORES DE LIQUIDEZ Es la facilidad con la cual una inversión puede convertirse en dinero. vender bonos. • Razón Corriente. así como para contribuir a la acertada toma de decisiones por parte de los administradores. la liquidez de estos Activos depende del tiempo que requieren para efectivamente convertirse en dinero y de su valor en el mercado. o simplemente retirar dinero de una cuenta bancaria. solvencia. Estas inversiones. rotación.

Capital de Trabajo: representa el margen de seguridad que tiene la empresa para cumplir con sus obligaciones a corto plazo. Mide o evalúa la liquidez necesaria para que el ente continúe funcionando fluidamente. Formula: activo corriente – pasivo corriente Razón Corriente: indica cual es la capacidad de la empresa para hacer frente a sus deudas a corto plazo. Por cada $ de deuda corriente, cuanto se tiene de respaldo en activo corriente. Entre más alto sea, menor riesgo existe que resulte impagadas las deudas a corto plazo. Formula: activo corriente/pasivo corriente. 16.2 INDICADORES DE ENDEUDAMIENTO El endeudamiento es la utilización de recursos de terceros para financiar una actividad y aumentar la capacidad operativa de una empresa. Las razones de endeudamiento permiten analizar el hecho de que las empresas no necesitan financiar la totalidad de su actividad con recursos propios, sino que se pueden apalancar en otros recursos externos. Así, estos Indicadores reflejan el peso o intensidad de la utilización de recursos ajenos en una empresa, indican el monto del dinero de terceros que se utilizan para generar utilidades, y son de gran importancia pues esas deudas comprometen a la empresa en el transcurso del tiempo. Razón de Endeudamiento: establece qué proporción del valor de los bienes de la empresa ha sido financiada con recursos externos, es decir, mediante préstamos o compras a crédito. De la misma manera, permite identificar el riesgo asumido por los acreedores de la empresa, el riesgo de los propietarios del ente económico, y, la conveniencia o inconveniencia del nivel de endeudamiento presentado. Formula: Pasivo Total/Activo Total Concentración de Endeudamiento a corto plazo: permite analizar qué porcentaje de la deuda está a Corto Plazo, es decir, en relación al total de las
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obligaciones de la empresa, qué tanto debe cancelar en el plazo máximo de un año. Formula: Pasivo Corriente/Pasivo Total. Concentración de Endeudamiento a Largo Plazo: permite analizar qué porcentaje de la deuda de la empresa está a Largo Plazo, esto en relación al total de las obligaciones de la empresa. Porcentaje de la deuda por pagar a más de año. Formula: Pasivo Largo Plazo/Pasivo Total ó 100 – Concentración C. P. Razón de Autonomía: Muestra la participación de los propietarios en la financiación de los activos, es decir, indica cuánto le pertenece a los dueños de cada peso invertido en la empresa. Esta razón es el complemento de la Razón de Endeudamiento. Formula: Patrimonio/Activo Total. 16.3 INDICADORES DE APALANCAMIENTO Es una herramienta administrar la empresa, se emplea como una estrategia asociada con la forma de financiarse y de gastar. El apalancamiento surge por la necesidad de incurrir en el cubrimiento de las cargas fijas, operativas y financieras para realizar la gestión empresarial. Apalancamiento Financiero: el financiamiento proveniente de accionistas es más caro en el largo plazo que el proveniente de deuda a largo plazo, esto, debido a que las expectativas de rendimientos o dividendos de los accionistas son mayores que las de la persona que pone dinero en préstamo o deuda. Un accionista es el último que cobra si de cobrar se trata, por lo que este capital es de riesgo, en cambio, el riesgo de la entidad que presta dinero es menor, por lo tanto financiarse a largo plazo con deuda es más barato que financiarse con capital común de accionistas, por otro lado del interés que paga la empresa al Acreedor (quien otorgo el préstamo) deduce una parte de impuestos. Así, el apalancamiento financiero ocurre cuando una empresa recurre a deuda preferentemente que a capital común de accionistas para financiar su empresa. Es decir: los intereses por préstamos actúan como una palanca, contra la cual las utilidades de operación

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trabajan para generar cambios significativos en las utilidades netas de una empresa. Formula: Utilidad Operativa / Utilidad antes de Impuestos Apalancamiento Total: margen de Contribución = Ingresos - (Costos Variables + Gastos Variables). Si no se cuenta con los datos de costos y gastos variables se aplica la fórmula: Margen de Contribución = Ingresos - Costo de Ventas. El Apalancamiento Total es el producto del Apalancamiento Operativo y Financiero, dando como resultado potencializar las utilidades por acción a partir de aumentar los ingresos. Entre mayor sea el Apalancamiento Operativo y Financiero de la empresa, mayor será el nivel de riesgo que esta maneje, pues corre el peligro de no estar en condiciones o capacidad de cubrir el producto del riesgo de operación y riesgo financiero. El Apalancamiento Total utiliza todo el Estado de Resultados y muestra el impacto que tienen las ventas o el volumen sobre la partida final de Utilidades por Acción. 16.4 INDICADORES DE ACTIVIDAD O ROTACIÓN Sirve para medir la eficiencia que tiene la empresa en la utilización de sus recursos. Es una medición que involucra cuentas estáticas del Balance General con cuentas dinámicas del Estado de Resultados. Es el cálculo de la rotación de activos, rotación de cartera, de inventarios, de proveedores. Su cálculo refleja el número de veces que estas cuentas circulan en el año ó los días que deben transcurrir para hacer efectivo el retorno de dicha cuenta. Ejemplo: si la rotación de cartera es igual a cuatro, quiere decir que la cartera se está recuperando cuatro veces al año, lo cual equivale a 90 días (360/4). El ideal es tener cada vez más alta rotación en número de veces ó menos días para que rote el activo. Si esto se cumple se podrá reflejar en la rentabilidad del negocio y del patrimonio. Rotación de Cartera: esta razón puede ser útil en el esfuerzo por determinar la calidad en términos de liquidez de las cuentas por cobrar por periodo.

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Rotación de Inventarios: la rotación de inventario es la razón financiera que registra el número de veces que el inventario esta rotando por periodo (360 días). dependiendo del sector y de las condiciones de la competencia estar indicando una política crediticia demasiado restrictiva con los inconvenientes que esto conllevaría desde el punto de vista del crecimiento. La rotación de las C X C. pero por otro lado. Una rotación alta significa que la empresa mantiene un margen relativamente pequeño de stock de inventario. de lo contrario las compras totales. refleja la capacidad de negociación de la empresa tanto con sus clientes como con sus proveedores. Nota: todos los indicadores de actividad dan en # de veces. significa que la empresa se ha extendido en el pago a sus proveedores. acompañada de una baja Rotación de C X P. minimiza el riesgo de obsolescencia y costo de mantenimiento o almacenamiento de esos inventarios. Formula: Costo de la Mercancía / Inventario Rotación de las Cuentas por Pagar: establece la calidad de tales pasivos en términos de liquidez y el número de veces o su equivalencia en días en que la empresa se financia mediante sus proveedores. con el fin de beneficiar el flujo de caja de la empresa. *las compras deben ser las de crédito. significa una mayor liquidez de cartera. y las C X P. Formula: compras* / C X P.Una rotación mayor. además permite expresar el inventario promedio en término de días de venta que él representa. * debe colocarse las ventas a crédito ó totales cuando no discriminen dichas ventas. Para hallar el número de días se debe realizar la siguiente fórmula: 360/# de veces. Es claro que a medida que la rotación disminuya. Formula: Ventas*/C X C clientes. ya sea por incapacidad de pago ó por el aumento en los plazos. lo que puede aumentar el riesgo de suministro. En una situación ideal debe manejarse una alta rotación de las C X C. 109 . no obstante una rotación significativamente alta puede.

En conjunto. Las razones de rentabilidad miden la efectividad de la gerencia para generar utilidades contables sobre las ventas y la inversión. del correcto uso de los recursos de la empresa. Así. • Rendimiento del Activo. mayor eficiencia o ineficiencia productiva. Las razones de rentabilidad son de dos tipos: aquellas que muestran la rentabilidad con relación a las ventas y aquéllas que muestran la rentabilidad en relación con la inversión. Cambios en este índice pueden indicar variación en los precios. Mientras mayores sean los resultados. La ganancia por unidad invertida por los socios marca cuántos pesos se ganan por cada peso invertido. mediante el control de costos y gastos. Mientras mayor sea el resultado de este indicador. estrictamente es la relación que existe entre el rendimiento generado por una inversión y el método de la misma. • Margen Neto sobre Ventas. señalan la eficiencia de operación de la empresa y ayudan a medir la eficacia en la obtención del objetivo básico financiero (aumentar el valor de la compañía). estos indicadores comparan las ganancias de un período con determinadas partidas del Balance General y del Estado de Resultados. y. • Rendimiento del Patrimonio. • Margen Operacional. Los principales indicadores de rentabilidad son: • Margen Bruto.16. El resultado muestra el porcentaje de utilidad por cada cien pesos ($100) en ingresos obtenidos por la compañía en un periodo determinado. 110 . mayor será la prosperidad para la misma empresa. se demostrará que la gestión de ventas ha sido más eficaz.5 INDICADORES DE RENTABILIDAD La rentabilidad es el incremento porcentual de riqueza e implica la ganancia que es capaz de brindar una inversión. Margen Bruto: indica cuánto beneficio se obtiene en relación a los Ingresos.

Porcentualmente indica que tanto por ciento de las ventas quedo en utilidades netas para los socios. conocemos que la causa es ó gastos más altos con relación a las ventas o una tasa de impuestos más alta. independientemente de la forma como ha sido financiado. es decir. El resultado indica la utilidad operacional por cada cien pesos ($100) de ingresos. para cubrir los impuestos y generar utilidades para los socios. Al considerar el Margen Bruto y el Margen Neto en forma conjunta.El objeto que se tiene al aplicar esta razón es conocer el rendimiento antes de los Gastos de operación. también puede expresar cuanto queda de cada peso vendido. los impuestos y generar utilidades para los socios. esto puede deberse a problemas de precios de costo. sé esta en posibilidad de obtener un importante conocimiento interno de las operaciones de la empresa. en sí mismo. A su vez. compara los resultados obtenidos contra el valor de los Activos de la empresa. indica cuanto queda de cada peso vendido. se conoce que el costo de producir los bienes con relación a las ventas ha aumentado. Formula: utilidad operacional / ventas Margen Neto: el resultado de esta razón indica cuánto queda de cada peso vendido. Formula: utilidad bruta / ventas Margen Operacional: esta razón permite medir los resultados de la empresa teniendo en cuenta los costos y gastos relacionados con la actividad productiva. Por tanto. Por otra parte. pero si durante el mismo período ha declinado el margen de utilidad neta. 111 . los impuestos y generar utilidades para los socios. Formula: Utilidad neta / ventas Rendimiento del Activo: esta razón denominada en Inglés Return on Investment (ROI). Si el margen de utilidad bruta no ha cambiado fundamentalmente durante un período de varios años. igualmente muestra si el negocio es o no lucrativo. por cada peso de venta neta. para cubrir los gastos operacionales. se analizaran estos factores en forma más específica para determinar la causa del problema. los gastos no operacionales. para cubrir los gastos no operacionales. si el margen de utilidad bruta disminuye.

112 . es una aproximación del flujo de caja. reponer ktno. los impuestos y demás gastos contables que no implican salida de dinero en efectivo. Formula: utilidad neta / patrimonio. Formula: utilidad neta / activo total Rendimiento del Patrimonio: señala.6 INDICADORES DE VALOR Ebitda: determina las ganancias o utilidades obtenidas por la empresa o proyecto. Margen ebitda: el margen ebitda refleja lo que cada $ de ingresos se convierte en caja bruto para: pagar impuestos. sin tener en cuenta los gastos financieros. Cuanto mayor sea su valor.Indica cuánto genera en utilidades para los socios cada peso invertido en la empresa. la tasa de rendimiento que obtienen los propietarios de la empresa. atender servicio a la deuda. 16. como las depreciaciones y amortizaciones. respecto de su inversión representada en el patrimonio registrado contablemente. El resultado obtenido representa el porcentaje de Utilidad Neta que se genera por cada $100 invertidos en Activos. mejor será para la empresa. pues sus resultados reflejarán en cuánto el Activo de la entidad ha sido productivo. La diferencia entre rentabilidad del patrimonio y del activo. el ebitda dice: hasta qué punto el proyecto es rentable y en adelante dependerá de la gestión de las directivas para que el proyecto sea viable o no. radica en que no todos los recursos invertidos en el negocio son de los dueños ó accionistas. reponer activos fijos. En otras palabras. Porcentualmente dice: cuánta fue la cantidad de utilidad producida por cada cien pesos que se tenían invertidos en el patrimonio. distribuir dividendos y efectuar inversiones estratégicas. Formula: Utilidad operativa+Depreciación+Amortización +Provisiones. Formula: Ebitda/Ventas.

en número. En las fuentes de financiación de una empresa se pueden encontrar 3 costos de capital: El costo de la deuda que es un costo del capital aportado por los acreedores. La rentabilidad del patrimonio muestra que tanto está obteniendo el propietario por cada peso invertido. Costo promedio ponderado de capital (WACC): es el costo promedio de las fuentes de financiación que una empresa o proyecto utiliza. Es un porcentaje que resume. es comparable con el patrimonio que ha sido invertido (por los accionistas) en el negocio. el Ktno es= Kto-cxp donde le kto es= inv+cxc. El costo del patrimonio que es el costo del capital aportado por los inversionistas. La utilidad neta es un beneficio para los accionistas y como tal. Formula: Utilidad Neta/Valor contable del patrimonio. El ktno representa el capital de trabajo neto operativo. accionistas o socios y costo promedio ponderado del capital que reúne los dos anteriores teniendo en cuenta su participación relativa dentro de la estructura de capital de la empresa o proyecto. que financian en mayor medida la operación. Para reconocer que unas fuentes son más representativas que otras. Uodi/(Activos Fijos+Capital de trabajo neto) Rentabilidad del patrimonio (ROE): mide la rentabilidad que está obteniendo la empresa y/o inversionistas por cada $ invertido de recursos propios. Formula: Ktno/ventas. 113 . se trata de un promedio ponderado. Costo de Capital. el costo de las diferentes fuentes de recursos que se utilizan para financiar la operación.Productividad del capital de trabajo (PKT): determina la eficiencia con la que se aprovecha los recursos corrientes de la empresa y nos indica los centavos que deben mantenerse en capital de trabajo por cada $ vendido o a vender. Rentabilidad de los activos netos (RAN): es una medida del desempeño financiero que relaciona la utilidad operativa con los activos requeridos para producir u operar (Activo Operativo Neto) Formula: Utilidad operativa después de impuestos (Uodi)/Activo operativo neto.

si es negativo hay destrucción de valor. así: Formula: • EVA= (RAN . Para su cálculo se debe tomar la diferencia entre la utilidad operativa después de impuestos que la empresa genera y la mínima que debería generar. ANO O CEC: es el valor de la deuda y el patrimonio. Formula: Pasivo+Patrimonio.WACC) X ANO • EVA= (UODI – WACC) X ANO RAN= Rentabilidad del activo neto WACC= Costo de capital ponderado ANO= Rentabilidad de los activos netos de operación UODI= Utilidad operacional después de impuestos UODI= Utilidad operación (1 – tasa impuesto de renta) 114 . Valor económico agregado (EVA): es el incremento o destrucción de valor de una empresa. Rendimiento sobre el capital empleado (ROCE): este indicador mide la rentabilidad de la capitalización por lo que tiene una gran relación con el valor económico añadido (EVA) que más adelante se explicara. pero. es la utilidad que la empresa produce después de considerar todos los costos financieros. Formula: Uodi/(patrimonio + Deuda).Formula: (Costo del pasivo financiero x (1-%impuesto)) x % participación del pasivo financiero + (costo del patrimonio x % participación del patrimonio). si el EVA es positivo hay incremento de valor.

que los registros contables son fidedignos y que la actividad de la entidad se desarrolla eficazmente según las directrices marcadas por la administración. Es en esencia el principal elemento sobre el que se sustenta o actúan los demás componentes e indispensables.2 COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO El control interno consta de cinco componentes interrelacionados. a su vez para la realización de los propios objetivos de control. disminuyendo errores. El ambiente de control es la base de los demás componentes de control que proveen disciplina y estructura e inciden en la manera como: • Se estructuran las actividades del negocio. que se derivan de la forma como la administración maneje el ente. CONTROL INTERNO El control interno es un proceso de suma importancia para la compañía. Lograr el cumplimiento de las metas y objetivos programados. sanciones.17. Promover la adhesión de las políticas establecidas. 17. con el control interno podemos darle más confianza y credibilidad a la estructura contable y financiera de la compañía.1 OBJETIVOS • • • • Proteger los activos y salvaguardar los bienes de la institución. esto da un grado de confiabilidad más elevado sobre todos los transacciones. El sistema de control interno comprende el plan de la organización y el conjunto de métodos y procedimientos que aseguren que los activos están debidamente protegidos. 17. • Se asigna responsabilidad y autoridad. fraudes. y están integrados a los procesos los cuales se clasifican como: Ambiente de control: consiste en el establecimiento de un entorno que estimule e influencie la actividad del personal con respecto al control de sus actividades. 115 . Verificar la razonabilidad y confiabilidad de los informes contables. extralimitación de las funciones y siendo eficientes y eficaces en todos los procesos.

Toda empresa enfrenta una variedad de riesgos que provienen tanto de fuentes externas como internas los cuales deben ser evaluados por la gerencia. la salvaguarda de los recursos. los objetivos tienen unas categorías y son las siguientes: • Objetivos De Cumplimiento: están dirigidos a la adherencia de las leyes y reglamentos así como también a las políticas adoptadas por la administración. la segregación de funciones. Pueden ser manuales o computarizadas. La fijación de objetivos es el camino adecuado para identificar factores críticos de éxito. Las actividades de control tienen distintas características. preventivas o detectivas.• • • Se organiza y desarrolla la gente. mantener ventaja ante la competencia. La gerencia establece unos objetivos generales y específicos e identifica y analiza los riesgos de que dichos objetivos no se logren o afecten o afecten su capacidad para: salvaguardar sus bienes o recursos. Un ejemplo de estas actividades son: la aprobación. la inspección. generales o especificas. la supervisión y entrenamiento adecuados. construir y conservar su imagen. Evaluación de riesgos: es la identificación de los riesgos relevantes para el logro de los objetivos y la base para determinar la forma en que tales riesgos deben ser mejorados. la revisión de indicadores de rendimiento. El personal toma conciencia de la importancia del control. 116 . la autorización. • Objetivos De Operación: son aquellos relacionados con la efectividad y eficacia de las operaciones de la organización. la verificación de la conciliación. incrementar y mantener su solidez financiera y mantener su crecimiento. Se comparten y comunican los valores y creencias. Actividades de control: son aquellas que realiza la gerencia y demás personal de la organización para cumplir diariamente con las actividades asignadas. • Objetivos De La Información Financiera: se refieren a la obtención de información financiera confiable. administrativas u operacionales.

• Controles De Aplicación: están dirigidos hacia el interior de cada sistema y funcionan para lograr el procesamiento. es necesario disponer de información adecuada y oportuna. ni se puede esperar todo de ella. • Información y comunicación: para poder controlar y tomar decisiones correctas respecto a la obtención. Desde luego estos controles cubren las aplicaciones destinadas a las interfaces con otros sistemas de los que reciben o entregan información. la gerencia debe llevar a cabo la revisión y evaluación sistemática de los componentes y elementos que forman parte de los sistemas de control. Supervisión y monitoreo: en general los sistemas de control están diseñados para operar en determinadas circunstancias.Sistemas de información y comunicación: los sistemas de información están esparcidos en toda la organización. Esto puede parecer evidente. es necesario adoptar medidas de control interno en todas las áreas que integran la organización que ayuden a un continuo mejoramiento de los procesos y funciones de cada una de las partes que componen la estructura de la empresa finalmente se ven resumidas en una entrega oportuna y confiable de información la cual será una herramienta clave para la toma de decisiones en todas las áreas de la organización. de manera amplia. integridad y confiabilidad mediante la autorización y validación correspondiente. Teniendo en cuenta la anterior introducción de control interno. provocando con ello que los controles pierdan su eficacia. La información contable no tiene fronteras ni se puede usar para todo. Como resultado de todo lo anterior. en LAYMO S. las condiciones evolucionan debido tanto a factores internos como externos. objetivos y partes que lo integran. uso y aplicación de los recursos.S. Los estados financieros constituyen una parte importante de esa información y su contribución es incuestionable.A. riesgos y las limitaciones inherentes al control. pero hay quienes piensan que la información de los estados financieros pudiera ser suficiente para tomar decisiones acerca de una entidad. Claro está que para ello se tomaran en consideración los objetivos. se considera que existen controles generales y controles de aplicación sobre los sistemas de información. 117 . Los sistemas de información son y serán sin duda un medio para incrementar la productividad y competitividad. sin embargo.

17. Al ingresar los materiales.3.1 Bodega. cuentas por cobrar. que se hacen más difíciles de detectar debido a que no se hacen en forma periódica y es notoria la gran deficiencia hallada en este aspecto. lo que puede ocasionar descuadres en el inventario y mala ubicación de cada uno de los elementos que se necesitan.S. 17.1.3. ventas. para realizar la compra de mercancías debe existir previamente un pedido de un cliente.A. el resguardo y la rotación adecuada del mismo de tal forma de evitar pérdidas del producto y malos manejos. 17.2 Ambiente de control: en la empresa hay un salón que es en la que se ingresa toda los materiales necesarios para la elaboración de los cerramientos y las jaulas.1 Objetivo: garantizar el eficiente manejo del inventario.3 Evaluación de riesgos: la falta de controles y restricciones en la bodega lleva a malos manejos del inventario sin tener vigilancia adecuada del por qué de las diferencias que se presentan al final del período contable.3. 118 . compras. En LAYMO S. A continuación se hace un corto análisis y unos formatos propuestos a la organización. inventarios. 17.3. cuentas por pagar.Se establecerán y diseñaran cuestionarios y formatos de control interno a las siguientes áreas: bodega. tesorería. la persona que la recibe en el momento está pendiente de las cantidades firma la remisión al proveedor y entrega al administrador. luego se pasan a una bodega por uno de los empleado. es necesario implementar formatos y controles en cada una de las áreas para que el trabajo en cada una de ellas apunte hacia un mismo lugar: mayor eficiencia lo que finalmente se verá reflejado en una mayor productividad y un producto que satisface las necesidades y requerimientos de los clientes.1. Todos los empleados y directivos de la organización tienen acceso a la bodega sin restricción alguna.3 CUESTIONARIOS DE CONTROL INTERNO 17.1.

1. Sin embargo el inventario físico se hace mensual y no se refleja en los estados financieros ni se tiene un método de inventarios determinado que permita su valorización y determinación del costo mensual.2 Inventario.3.3.2. Formatos recomendados: ANEXO N°9 (Cuestionario de conocimiento de la bodega) ANEXO N°10 (Control remisiones de ingreso a bodega) ANEXO N°11 (Orden de compra) 17. sin que haya lugar a que exista alguna entrada sin documento de respaldo. Fortalecer el equipo de trabajo que fomente el mejoramiento. 17. 17.17. comunicación y supervisión: Tener presente la adecuada ubicación del producto en la bodega de forma que pueda encontrarse fácilmente en el momento que se requiera. 119 . La exigencia de factura en todos los ingresos de inventario y entregar a la auxiliar contable de tal forma que quede registro de esto y pueda verificarse todas las facturas de compra de materiales con el inventario.6. no tiene un sistema de control de inventarios establecido que permita inspeccionar las existencias y disminuir el riesgo de perdidas y de faltantes injustificados. 17.1 Objetivo: determinar si las relaciones de inventarios están compiladas. Informarse de los pedidos pendientes que permitan hacer labores de verificación.2 Ambiente de control: aunque el producto que conforma el inventario de la empresa es de aparente fácil verificación.3.5 Información. sumadas y Calculadas con exactitud y si los totales reflejan apropiadamente las cuentas que Reflejan los Estados Financieros.1.1.3.4 Actividades de control: tener presente la elaboración de las órdenes de compra en el momento en que se hace el pedido al proveedor para que cuando llegue verificar que no se esté comprando mercancía demás. resumidas.3. organizar planes de trabajo con el operario que se autorice para entregar a la bodega de tal forma que se disminuyan las diferencias en inventario y que puedan establecerse además en forma constante y organizada. 17.2. la valoración y seguridad de esta área.3. la estabilidad.

17. 17. Elaborar actas de baja de inventario autorizadas previamente por el gerente.4 Actividades de control: asentar en planillas de registro de inventario las salidas que no se hagan por medio de las ventas. Realizar conteo físico diario del producto de acuerdo a la factibilidad que este muestra y establecer las diferencias en forma inmediata. no de compras como debería.5 Información.3 Evaluación de riesgos: las perdidas injustificadas de inventarios no se hacen notorias hasta el cierre del ejercicio anual. comunicación y supervisión: fomentar la comunicación de tal forma que el operario de bodega este pendiente de los pedidos que efectué el Administrador y así agilizar la gestión de adquisición del producto para la venta. ya que hay una mezcla de ambos. además de que no se hace el seguimiento adecuado a estas diferencias y que por la demora e ineficiencia no hay quien se responsabilice y asuma el adeudo de las perdidas.3.2. el inventario solo se mueve contablemente en el último mes del año.2.3. Definir el sistema de inventario a utilizar sea periódico o permanente.3. es decir la salida de materiales que se dañen o que por alguna circunstancia se regala.2.La cuenta contable que se utiliza es la 61352201 cuenta de costo.3. 17. y las demás novedades que puedan presentarse. Coordinar la realización del conteo físico del inventario de tal forma que el área contable se haga participe en esta actividad.2. lo que dificulta la detección temprana de riesgos.6 Formatos recomendados: ANEXO N° 12(Cuestionario de conocimiento del área de inventario) ANEXO N° 13(Control de salidas de inventario) ANEXO N° 14(Conteo físico) ANEXO N° 15(Cuadre de inventario diario) ANEXO N° 16(Acta baja de inventario) 120 . 17.

Ejercer un adecuado control en la remisiones que se entregan al operario del ingreso de los materiales bodega. el único documento soporte que se tiene de las compras que han ingresado son las facturas las cuales se registran a fin de mes lo que ocasiona que las cuentas pagar no estén actualizadas ya que todo no se hace en el momento de llegada de la mercancía.3. 17.3. que se muestran en el Balance General. 17.4 Actividades de control: Elaborar informe de entrega de facturas de compra al departamento de contabilidad.3. Cuando las compras ingresan a la bodega de la empresa no se le hace una entrada inmediata al inventario.3 Evaluación de riesgos: contabilizar las compras en el período contable correspondiente. de tal forma que el inventario se encuentre actualizado y no quede ninguna compra sin causar.3. Recibir los productos que efectivamente se hallan pedido. las compras se hacen frecuentemente ya que el producto se elabora con previo pedido del cliente. 17. donde el auxiliar contable firme ratificando los documentos que tiene en su poder.17.3. se colocan en un salón donde luego son trasladadas a una bodega.3.2 Ambiente de control: actualmente en la empresa hay dos personas encargadas de realizar las compras. Verificar que las compras de carguen en la respectiva cuenta contable y en el balance coincidan con el valor de las cuentas mensuales. Verificar el efectivo y correcto recaudo de la retención en la fuente de cada compra sin incurrir en errores significativos para la empresa. es decir. que son el gerente y el administrador. con la cual se autoriza para recibir la factura del proveedor y posterior el registro en el sistema.3. 17.3 Compras. 121 . que se presenten todos los adeudos a cargo de la empresa de las obligaciones contraídas y en las compras.1 Objetivo: determinación de su autenticidad.3.3.

3.3. entrega una copia a contabilidad para su registro.1 Objetivo: realizar un eficiente manejo de las cuentas por pagar y establecer un medio de beneficio por medio de estas.17. las recepcioná. La compra de estos materiales se realiza a proveedores del municipio de Medellín.2 Ambiente de control: el administrador recibe la factura y programa el pago. tubos en aluminio y materiales para soldadura.4. Las compras que realiza la empresa son de alambre. 17. o sea de la empresa.3 Evaluación de riesgos: en el manejo u pago del flete pueden generarse errores pues es necesario controlarlos de tal forma que no se hagan pagos adicionales como ha ocurrido en eventos anteriores. verifica que si sean facturas de la empresa. Antioquia.3. 17.3. con el fin de destacar la segregación de funciones como herramienta de la gestión administrativa.3. En cuanto a las facturas de gastos y servicios.3. Mejorar el equipo de trabajo para fortalecer la eficiencia y oportuna realización de las labores en esta área. 17. inmediatamente se efectúa la retención en la fuente correspondiente. y las envía a contabilidad para su respectiva causación. para la fabricación de cerramientos y jaulas para mascotas que es el producto ofrecido. Cuando se efectúan los pagos. y tanto el flete como el descargue de la los materiales es por cuenta del comprador.3. comunicación y supervisión: mantener actualizada la información de los proveedores y realizar los pagos al día de tal forma que se puedan aprovechar los beneficios otorgados. se hace el comprobante de egreso y se le adiciona el soporte del respectivo pago.5 Información.4 Cuentas por pagar. 17.4. aplicándose en varios casos una tarifa incorrecta.4.3. 122 . esta compras por lo general son de contado.6 Formatos recomendados: ANEXO N°17(Cuestionario de conocimiento del área de compras) ANEXO N°18 (Entrega de facturas compras-contabilidad) 17.

17. comunicación y supervisión: establecer buenas relaciones comerciales con los proveedores de tal forma que pueda ejecutarse una comunicación armoniosa que beneficie a la empresa permitiendo realizar circulación de información que permita corroborar los saldos. Actualizar periódicamente la base de datos de los proveedores de tal forma que se pueda comprobar que no se realicen pagos a proveedores ficticios.6 Formatos recomendados: ANEXO N°19(Cuestionario de conocimiento del área de cuentas por pagar) ANEXO N°20 (Control cuentas por pagar) ANEXO N°21 (Ficha control de proveedores) 17.3.3.3. tanto en el momento en que el gerente autoriza el pago así como en el momento en que el tesorero realiza el pago. 17.5 Ventas.4.5. Verificar que en la programación de pagos se anexe la correspondiente factura a cancelar. de tal forma que se pueda acceder a los descuentos otorgados por los proveedores y evitar el pago de intereses moratorios.1 Objetivo: dar una seguridad razonable en las ventas mensuales y acumuladas del período contable garantizando la efectiva contabilización en el 123 .4.4. Realizar una eficiente programación de pagos.3. que los gastos e insumos se registren en la cuenta 2335 de otros costos y gastos por pagar. 17. Verificar que la cuenta por pagar se registre en la cuenta de pasivos 22050505 proveedores de nacionales en donde se registra la compra de los materiales e insumos necesarios para la fabricación de los cerramientos y jaulas para mascotas.5 Información.4 Actividades de control: conciliar periódicamente con los proveedores el estado de cuenta actual correspondiente.3. 17.Tener en cuenta la retención correspondiente acorde a la factura que se va a pagar y evitar así hacer pagos de más o de menos.

5 Información. las cuentas por cobrar y el efectivo recibido en tesorería derivado de las ventas de contado.3. de la 17.5. 17.4 Actividades de control: • Elaborar pedidos por clientes. 17. de tal forma que la comunicación y supervisión de este proceso se haga continuamente. • Verificar constantemente el cupo del cliente de tal forma que no se exceda. comunicación y supervisión: concientizar a la persona que factura de la importancia que tiene el proceso de facturación ya que de allí dependen también los inventarios de la empresa.2 Ambiente de control: las ventas se contabilizan en la cuenta 412095 de ingresos y en la cuenta 130505.3. 17. Facturación errónea e incorrecta. evitando los riesgos en que se puede incurrir como pérdidas de inventario.5.3 Evaluación de riesgos: perdidas en inventarios por falta de controles al momento de elaborar la factura de venta.estado de pérdidas y ganancias y el registro de salida de inventario empresa. la factura se verifica con el pedido del cliente de forma que se verifica que lo que se despacha sea lo que el cliente está pidiendo y sea lo que efectivamente se está facturando.5. • Manejar a diario una remisión de bodega que permita verificar lo que se va a facturar.3.5. • Facturar los productos que efectivamente se despachen y antes de que salgan de la bodega.3. Efectuar despachos sin ser facturados 17.5.6 Formatos recomendados: ANEXO N°22 (Cuestionario de conocimiento del área facturación) 124 .3.

3. 125 .1 Objetivo: ejercer un eficiente control sobre las cuentas por cobrar que representan parte del capital de trabajo de trabajo de tal forma que reflejen la realidad dando una seguridad razonable en los estados financieros. son manejadas por el administrador lo cual significa que existen muchos riesgos en el manejo de la éstas ya que esta persona tiene a su vez muchas otras responsabilidades lo cual podría generar un poco revisión de los registros que realiza.6 Cuentas por cobrar.2 Ambiente de control: las cuentas por cobrar de la empresa actualmente se contabilizan en la cuenta de activo corriente 1305. 17.3.3.3.6.5 Información.3 Evaluación de riesgos: pérdidas de cartera por falta de control en el recaudo y elaboración de recibos de caja. en su mayoría están representadas por cliente locales mayoristas. El recaudo de la cartera morosa se hace ocasionalmente y no hay políticas de otorgamiento de créditos estipuladas que permitan proteger el capital de trabajo de la empresa. anular o modificar los recibos de caja. que se hacen necesarios debido a que la situación actual no muestra una seguridad en esta área que tiende a permitir fraudes y cartera irrecuperable. Establecer políticas de recaudo de cartera. así como cartas de aceptación de créditos. 17. 17.3.4 Actividades de control: estipular políticas de otorgamiento y aprobación de créditos. con el agravante de que no existe un archivo físico de clientes que permita recaudar los datos de ubicación de estos.3.17. 17.6. 17. Aplicar el concepto de segregación de funciones en esta área. La cartera se concilia esporádicamente por el administrador y cuando se efectúa esté procedimiento no hay quien se responsabilice de las diferencias encontradas.6. Verificar que el módulo de cartera no permita eliminar. comunicación y supervisión: revisar continuamente la cartera y conciliar saldos de cartera con los clientes de tal forma que exista un mayor control de la gerencia sobre las cuentas por cobrar.6.6.

La caja se cuadra diariamente y no es verificada por la gerencia o un funcionario competente la veracidad de ésta. también se encarga de la elaboración de los comprobantes de egreso y los recibos de caja. La única cuenta que concuerda con los estados financieros es la de los bancos con su respectiva conciliación mientras que a la caja no se le hace el seguimiento adecuado y oportuno para su eficiente funcionamiento.3.3.6.7 Tesorería. 126 .3.7.2 Ambiente de control: el manejo de la caja está en cabeza de la administración. Al momento de recibir un pago y elaborar el recibo de caja no se da al cliente la copia del recibo de caja. es decir se conforman cuando el responsable de caja informa verbalmente de que la caja cuadró.3. No existe un fondo de caja menor estipulado para gastos de menor cuantía sino que todos están dentro de la caja general.7.Actualizar constantemente los datos de los clientes de tal forma que se haga más eficiente la comunicación con estos.3 Evaluación de riesgos: se requieren establecer controles y aplicar el concepto de segregación de funciones de tal forma que pueda evitarse los malos manejos de los dineros de la empresa que conllevan a fraudes y a disminución del capital de trabajo y la liquidez de la empresa.6 Formatos recomendados: ANEXO N°23 (Cuestionario de conocimiento de las cuentas por cobrar) ANEXO N°24 (Ficha de clientes) 17.3. 17.1 Objetivo: garantizar razonablemente los saldos del disponible así como su eficiente manejo para el debido y oportuno resguardo de los dineros de la empresa. 17.7. 17. el administrador es quien se encarga de realizar los pagos y el recaudo de los recursos financieros de la empresa. 17.

17.3. 17.3. 17. Realizar controles periódicos a las chequeras y transferencias bancarias. comunicación y supervisión: estar informado de los movimientos efectuados por el responsable de la caja.7.7. así como implementar políticas de manejo para el eficiente resguardo de los recursos financieros de la empresa. Verificar los movimientos bancarios Realizar el cuadre de caja diario en formatos establecidos por la empresa Aplicar el concepto de segregación de funciones en esta área.7.4 Actividades de control: verificar el cuadre de caja diario de acuerdo al efectivo recontado en caja y los soportes contables entregados por el responsable de la caja. bancos.3.6 Formatos recomendados: ANEXO N°25 (Cuestionario de conocimiento del área de tesorería) ANEXO N°26 (Cuadre de caja diario) ANEXO N°27 (Gastos de menor cuantía) 127 .5 Información.

normas que son fundamentales para el funcionamiento de la organización por lo cual se han generado algunas debilidades en el sistema contable que esperamos de fortalezcan con el sistema propuesto. debido a esto y en base a todo el trabajo que se desarrollo.18.S. disposición e idoneidad del personal de las empresas es fundamental para poder llevar a cabo un buen trabajo en el área contable.S. determinamos que la organización se puede ver afectada económica y organizacionalmente por no tener un sistema contable debidamente estructurado. • A pesar de que el personal administrativo de LAYMO S. 128 . tributarias y laborales. logrando sensibilizarlo sobre el área contable y mostrándole las oportunidades que tendría la aplicación del sistema propuesto para el mejoramiento del proceso contable. se deja clara la importancia que tiene la contabilidad para la organización en el momento de tomar decisiones. • De acuerdo a las investigaciones realizadas en la compañía LAYMO S. CONCLUSIONES • Este trabajo reúne muchos de los conocimientos adquiridos en el transcurso de nuestro estudio e investigaciones realizadas. sigue cuidadosamente las normas que rigen su actividad productiva de renta desconocen las importancia de otras como las contables. La metodología se baso en el principio de asesoría al empresario. • Después de realizar diferentes estudios en la empresa se encontró que la correcta aplicación de las normas contables pueden dar lugar a importantes mejoras en los procesos que ayudaran a mejorar su productividad sin generar elevados costos.A. encontramos diversas falencias en el sistema contable.A. pero si grandes beneficios. • La colaboración.

que maneje con responsabilidad los hechos económicos de la empresa.A.19.S. RECOMENDACIONES LAYMO S. salidas de efectivo y recaudo de cartera. es que implementen el sistema contable que proponemos.S. • Delegar autorizaciones para que los comprobantes que origen entradas o salidas de dinero sean firmados. en conjunto con las siguientes recomendaciones: • Conseguir un profesional del área contable que implemente este sistema diseñado para las necesidades que presenta la organización. • Revisar los consecutivos de la documentación para tener el control sobre ellos. • Seguir los procedimientos recomendados. idónea para el ejercicio y control contable. • Realizar controles periódicamente de los inventarios. segregar funciones para que haya transparencia y credibilidad en los informes financieros. Como recomendación general para LAYMO S. • Adquirir un software contable. Debe adoptar las siguientes recomendaciones orientadas al buen desarrollo de los procesos que se verán finalmente reflejados en una mayor eficiencia y productividad en el área contable. • Tener la papelería y documentos necesarios que soporten los hechos económicos. 129 . • Tener una persona de planta.A.

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ANEXOS 132 .

ANEXO N° 1. FLUJO GRAMA PARA EL PROCESO DE COMPRAS. (PROPUESTO) GERENTE ADMINISTRADOR SECRETARIA MENSAJERO Inicio Autoriza la compra Solicita autorización por escrito para la compra Toma nota del pedido Indica a la secretaria la compra que se debe realizar Elabora la orden de compra Archiva copia Envía original al proveedor Recibe orden de compra original y la lleva al proveedor Fin del proceso 133 .

ANEXO N° 2. FLUJO GRAMA PARA EL PROCESO DE RECEPCIÓN DE MERCANCÍA. (PROPUESTO) ADMINISTRADOR GERENTE AUXILIAR CONTABLE CONTADOR Inicio Revisión de mercancía con documentos Firma y entrega documento Envió de documento para aprobación Recibe y aprueba Entrega factura Recibe factura Codifica y registra Envía para revisión Recibe documentos Recibe documentos revisados Devuelve Archiva Fin 134 .

(PROPUESTO) OPERARIO Inicio ADMINISTRADOR AUXILIAR CONTABLE Realiza solicitud de salida de mercancía Entrega solicitud Recibe solicitud Recibe mercancía Entrega mercancía Firma de recibido en la solicitud Entrega solicitud firmada Recibe solicitud firmada Entrega solicitud firmada Recibe documento Contabiliza Archiva Fin 135 . FLUJO GRAMA PARA EL PROCESO DE ENTREGA DE MERCANCÍA A PRODUCCIÓN.ANEXO N° 3.

ANEXO N° 4.T y orden Recibe mercancía y ordenes de entrega Firma ordenes de entrega Entrega original de la orden de entrega Recibe original de la orden de entrega Entrega copia de la orden de entrega Recibe Orden firma Archiva orden de entrega original Contabiliza Archiva Fin 136 . (PROPUESTO) OPERARIO secreta Inicio ADMINISTRADOR AUXILIAR CONTABLE SECRETARIA Elaboración Orden de entrega de mercancía Entrega P. FLUJO GRAMA PARA EL PROCESO DE PRODUCTO TERMINADO.

Archiva Archiva para cobro Fin 137 . codifica y registra Devuelve factura revisada. FLUJO GRAMA PARA EL PROCESO DE VENTAS. (PROPUESTO) ADMINISTRADOR SECRETARIA AUXILIAR CONTABLE CONTADOR Inicio Toma el pedido del cliente Elaboración pedido de venta Recibe original y copia del pedido Entrega de pedidos Elabora factura y anexa orden Recibe original y copia firmada del cliente y entrega a contabilidad Recibe original y copia firmada y envía para revisión Recibe factura firmada y revisa Entrega a contabilidad Recibe.ANEXO N° 5.

ANEXO N° 6. efectivo o soporte de transferencia Verifica pago con factura Recibe efectivo o cheque Entrega cheque o efectivo para consignar Elabora consignación Recibe consignación con cheque o efectivo Efectúa la consignación Entrega copia de consignación Recibe copia de consignación Entrega consignación Recibe consignación Entrega consignación con cheque o efectivo Elabora R.C Archiva Devuelve R.C Fin 138 .C Recibe R. FLUJO GRAMA PARA EL PROCESO DE RECIBOS DE CAJA O INGRESOS.C y revisa Recibe R. (PROPUESTO) MENSAJERO SECRETARIA AUXILIAR CONTABLE Inicio CONTADOR Busca factura que va a ser cancelada Recibe cheque.

cheque o efectivo Elabora comprobante y cheque o monta transferencia Recibe documentos y paga al proveedor Entrega documentos autorizados Revisar firma y sello de quien recibió el pago Recibe comprobante. codifica y registra Entrega soportes de pago Envía para revisión Recibe documentos y revisa Recibe documentos Devuelve documentos Archiva Fin 139 . (PROPUESTO) AUXILIAR CONTABLE Inicio ADMINISTRADOR SECRETARIA GERENTE CONTADOR Revisa fecha de vencimiento de facturas Envía facturas para aprobación Recibe facturas Aprueba Recibe facturas aprobadas Devuelve documentos Aprueba transferencia.ANEXO N° 7. FLUJO GRAMA PARA EL PROCESO DE PAGO A PROVEEDORES.

ANEXO N° 8. (PROPUESTO) GERENTE SECRETARIA AUXILIAR CONTABLE MENSAJERO CONTADOR Inicio Verifica el valor en dinero. recibos de caja menor y vales provisionales Elabora la solicitud de reembolso Recibe solicitud de reembolso de caja menor y verifica Entrega solicitud para cheque Elabora cheque Recibe cheque Firma Entrega cheque y solicitud de reembolso Recibe cheque y procede a cambiarlo Entrega para firma Recibe cheque y entrega para cobro Devuelve cheque Recibe efectivo y firma de recibido Entrega soporte de recibido y la solicitud de reembolso Recibe soporte de recibido y la solicitud de reembolso Codifica y registra y envía para revisión Archiva Entrega de efectivo y soporte Revisa y devuel ve Fin 140 . FLUJO GRAMA PARA EL PROCESO DE CAJA MENOR.

órdenes de compra? ¿A todos los ingresos a bodega se les elabora 7 una nota de entrada? ¿Se efectúan todas las entregas mediante la presentación de requisiciones debidamente 8 firmadas. 9 ¿Firma éste el recibo conforme en la factura y orden de compra respectivas? En estos casos. (PROPUESTO) LAYMO S. OBSERVACIONES CUESTIONARIO DE CONOCIMIENTO DEL ÁREA DE BODEGA 141 .A.S. aprobadas por funcionarios responsables y firmados por quienes los reciben? ¿Verifican los encargados de bodega las 6 cantidades recibidas contra las facturas. ¿Exige la administración un 10 informe posterior sobre el uso de los respectivos materiales? ¿Están aseguradas las existencias y vigentes las 11 pólizas correspondientes? ¿Están protegidas las existencias contra el 12 deterioro físico? 1 NO Página 1 de 1 N. CUESTIONARIO DE CONOCIMIENTO DE LA BODEGA. Evaluación del Control Interno DETALLE SI ¿Ingresan a bodega todas las mercancías adquiridas o algunas se trasladan directamente al cliente? ¿Están todas las existencias centralizadas en una 2 sola bodega o existen varias bodegas? ¿En la bodega se permite el acceso solo al 3 personal autorizado? ¿Está claramente fijada la responsabilidad de 4 cada uno de los encargados de bodega por la custodia de las existencias? ¿Se controla el movimiento de existencias mediante el uso de formas pre-impresas y pre 5 numeradas.A . y en las que se establezca con claridad el destino de los materiales solicitados? Cuándo los materiales se entregan directamente del comercio proveedor al funcionario solicitante.ANEXO N° 9.

¿Se lleva un adecuado control de las existencias a fin de no tener volúmenes inadecuados que 13 permitan que éstas se vuelvan obsoletas o se deterioren? ELABORÓ REVISÓ APROBÓ 142 .

A. (PROPUESTO) LAYMO S.S. FORMATOS RECOMENDADOS INGRESO DE MERCANCÍA DE : Responsable: Operario de bodega FECHA PROVEEDOR DESCRIPCIÓN RECIBIDO Página 1 de 1 Consecutivo Nº _____ Nº FECHA REMISIÓN ENTREGA CANTIDAD TOTAL INGRESOS Firma Administrador Firma Operario de bodega ELABORÓ REVISÓ APROBÓ 143 . CONTROL REMISIONES DE INGRESO A BODEGA.ANEXO N° 10.

(PROPUESTO) LAYMO S. FORMATOS RECOMENDADOS ORDEN DE COMPRA DE : Responsable: Administrador FECHA PROVEEDOR DESCRIPCIÓN PEDIDO Página 1 de 1 Consecutivo Nº _____ CALIDAD FECHA RECIBIDO CANTIDAD TOTAL PEDIDO Administrador Responsable que recibió el pedido ELABORÓ REVISÓ APROBÓ 144 .A. ORDEN DE COMPRA.S.ANEXO N° 11.

(PROPUESTO) LAYMO S. Página 1 de 1 CUESTIONARIO DE CONOCIMIENTO DEL ÁREA DE INVENTARIOS DETALLE N. CUESTIONARIO DE CONOCIMIENTO DEL ÁREA DE INVENTARIO. Etc. por personas ajenas a la custodia de las mercancías y al manejo de los registros de inventarios? ¿Existen políticas establecidas para dar de baja a Evaluación del Control Interno 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 145 .A. obsoletos o de lento movimiento (indicar política para su control y castigos directos o mediante estimaciones. Se siguen consistentemente los métodos de valuación (UEPS. ¿Los registros de inventario permanente son manejados por personas que no tengan intervención ni en la custodia ni en la operación de mercancías? ¿Se dan claras instrucciones para la toma de inventario físico? ¿Existe una cuenta de control en el libro mayor general por cada rubro de inventarios? ¿Se efectúan periódicamente inventarios físicos. Son controladas mediante cuentas de orden.A SI NO . Promedios.S. Se ajustan los registros contables de acuerdo con los resultados de los inventarios físicos ¿Se investigan las diferencias? Los ajustes son autorizados por funcionario competente. dañados. tanto en cantidades como en valores? Muestran esos registros cantidades y valores o cantidades solamente. Existen inventarios excesivos.ANEXO N° 12.) establecidos por la empresa. PEPS. Los desperdicios están bajo control contable que asegure una adecuada contabilización de su disposición. En la toma física de inventarios participa personal de contabilidad. OBSERVACIONES ¿Se lleva un registro de inventario perpetuo.

inservibles o deterioradas? ¿Se efectúan tomas físicas de inventarios al cierre 17 de cada período? ¿Se comparan con el registro permanente en 18 libros? ¿Se aclaran y se concilian correctamente las 19 diferencias de Inventario? ¿Con quién? ELABORÓ REVISÓ 16 APROBÓ 146 .los inventarios obsoletos o en mal estado? ¿Aprueba un funcionario responsable el retiro de existencias por anticuadas.

ANEXO N° 13. FORMATOS RECOMENDADOS Página 1 de 1 Consecutivo Nº ____ REGISTRO DE SALIDAS DE INVENTARIO Responsable: Operario de bodega FECHA DESCRIPCIÓN DE LA NOVEDAD CALIDAD CANTIDAD BENEFICIARIO TOTAL SALIDAS Responsable de bodega ELABORÓ REVISÓ APROBÓ 147 . (PROPUESTO) LAYMO S.S. CONTROL DE SALIDAS DE INVENTARIO.A.

CONTEO FÍSICO.ANEXO N° 14.A. FORMATOS RECOMENDADOS PLANILLA DE CONTEO FÍSICO Responsable: Operario de bodega DESCRIPCIÓN FECHA CALIDAD CERRAMIENTO O JAULA Página 1 de 1 Consecutivo Nº ____ CANTIDAD VALOR UNITARIO VALOR TOTAL TOTALES Firma Operario de bodega Firma Administrador Firma delegado contabilidad ELABORÓ REVISÓ APROBÓ 148 . (PROPUESTO) LAYMO S.S.

A.S.ANEXO N° 15. CUADRE DE INVENTARIO DIARIO. (PROPUESTO) LAYMO S. FORMATOS RECOMENDADOS PLANILLA CUADRE DE INVENTARIO DIARIO Página 1 de 1 Consecutivo Nº ____ Responsable: Operario de bodega SALDO INFORME SALDO CONTEO DIFERENCIA ENTRADAS SALIDAS FECHA INICIAL DE VENTAS FINAL FÍSICO TOTAL ES Firma Operario de bodega ELABORÓ REVISÓ APROBÓ 149 .

ACTA BAJA DE INVENTARIO. (PROPUESTO) ACTA DE INVENTARIO Nº____ Fecha___________________________ Ciudad____________________ Hora____________________________ Lugar_____________________ ASISTENTES Gerente general __________________________ Administrador __________________________ Encargado de bodega __________________________ De acuerdo al inventario físico.A.S.ANEXO N° 16. FORMATOS RECOMENDADOS REGISTRO PERDIDAS EN INVENTARIO DESCRIPCIÓN CALIDAD CANTIDAD VALOR UNITARIO OOOO VALOR TOTAL Página 1 de 1 Consecutivo Nº ____ MOTIVO RETIRO TOTALES Firma Gerente General Firma Administrador Firma Operario de bodega ELABORÓ REVISÓ APROBÓ 150 . conciliación e inspección en el área de bodega se presentaron las siguientes diferencias: LAYMO S.

S. CUESTIONARIO DE CONOCIMIENTO DEL ÁREA DE COMPRAS. 151 . Se notifica inmediatamente al Departamento 10 de Contabilidad sobre las mercancías devueltas a los proveedores. son conciliados. condiciones. están pres numerados y debidamente autorizados. (PROPUESTO) LAYMO S. OBSERVACIONES 1 ¿La empresa compra mercancías a crédito? Se reciben estados de cuenta de los proveedores. 12 Las facturas son verificadas contra las órdenes de compra y con los informes de recepción en cuanto a precios. 6 puntos de reorden o máximos y mínimos. Todas las compras son realizadas por medio 5 de órdenes de compra del cliente. Las facturas de los proveedores son 11 registradas inmediatamente después de recibidas. Existe alguna persona en el Departamento de Contabilidad que controle la secuencia numérica de los informes de recepción a fin 9 de verificar que todos han sido registrados en forma secuencial y oportunamente. Se preparan informes de recepción de 8 mercancías o productos y están pre numerados. se solicitan 2 aclaraciones y en su caso se hace los ajustes correspondientes. Se estudian y aprovechan todos los 3 descuentos concedidos por los proveedores.A.A. 7 Son aprobados todos los precios de compra. Se cuenta con controles auxiliares y se 4 comparan y concilian dichos estados de cuenta contra los registros contables.ANEXO N° 17. Evaluación del Control Interno Página 1 de 2 CUESTIONARIO DE CONOCIMIENTO DEL ÁREA DE COMPRAS DETALLE SI NO N. Las compras se basan en requisiciones. se efectúan cortes de formas periódicamente.

Se sigue un sistema sobre las entregas parciales. ELABORÓ REVISÓ 15 APROBÓ 152 . etc. ¿Se le da adecuado seguimiento a las 14 órdenes de compra pendientes de recibirse? 13 ¿Todas las compras son contabilizadas adecuadamente? Las autorizaciones mediante que medio se 16 realizan.calidad. contabilidad.

S.A. FRA. ENTREGA DE FACTURAS COMPRAS-CONTABILIDAD. (PROPUESTO) LAYMO S.ANEXO Nº 18. FORMATOS RECOMENDADOS ENTREGA DE FACTURAS DE COMPRA A CONTABILIDAD Responsable: Administrador FECHA VALOR PROVEEDOR Nº FRA. BRUTO Página 1 de 1 Consecutivo Nº _____ FIRMA AUX CONTABLE TOTAL EN PESOS Administrador ELABORÓ REVISÓ APROBÓ 153 .

ANEXO N° 19. (PROPUESTO) LAYMO S. CUESTIONARIO DE CONOCIMIENTO DEL ÁREA DE CUENTAS POR PAGAR.productos aseo-servicio público y similar? ¿Las facturas de gastos y servicios son revisada y autorizadas por la gerencia de la empresa? ¿La persona que revisa las facturas por pagar es diferente de la persona que las paga? 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 154 . Evaluación del Control Interno Página 1 de 2 CUESTIONARIO DE CONOCIMIENTO DEL ÁREA DE CUENTAS POR PAGAR DETALLE SI NO N.S.A.A OBSERVACIONES ¿Las funciones del encargado de compras se encuentran separadas del área contable y de tesorería? ¿Las funciones de recibo de mercancía están separadas del área contable y de tesorería? ¿El departamento de recibo de mercancías prepara informes de la mercancía recibida y conserva una copia de dichos informes? ¿Son revisados los fletes por un empleado que conozca las tarifas? ¿Los fletes son revisados y autorizados por la gerencia? ¿Los fletes son autorizados por una persona diferente al encargado de realizar las compras? ¿Hay un procedimiento estipulado que prevenga que se realicen pagos adicionales o erróneos a los clientes? ¿Se preparan regularmente balances de prueba o auxiliar de cuentas por pagar? ¿La persona que realiza los pagos es diferente a la que maneja las cuentas por pagar? ¿Las cuentas por pagar son conciliadas por un funcionario diferente al encargado de manejar las cuentas por pagar y al de realizar los pagos? ¿Tiene la empresa un presupuesto de gastos anuales por concepto de papelería.

entre otros? ¿Se exige al proveedor recibo de caja por el pago efectuado? ¿Se informa al proveedor de los pagos realizados? ¿Cuándo el pago se realiza por transferencia 19 se anexa el comprobante del banco al comprobante de egreso? ¿Se trata en lo posible por realizan los pagos 20 al día o se pagan intereses de mora? ELABORÓ REVISÓ 18 APROBÓ 155 . políticas de pago.14 15 16 17 ¿La persona que prepara las cuentas por pagar es diferente de la persona que las pagas? ¿Se pasan a la gerencia las cuentas por pagar con sus respectivos soportes para la autorización correspondiente del pago? ¿Se tienen actualizados todos los datos de los proveedores. Rut. así mismo como cámara de comercio.

FORMATOS RECOMENDADOS Página 1 de 1 Consecutivo Nº _____ CONTROL DE CUENTAS POR PAGAR Responsable: Auxiliar contable FECHA Nº VALOR RETEN.S. VALOR FECHA DÍAS FECHA PROVEEDOR DCTOS FRA. (PROPUESTO) LAYMO S.A.ANEXO N° 20. BRUTO FUENTE NETO VENCE VENCIDOS PAGO TOTALES AUXILIAR CONTABLE ELABORÓ REVISÓ APROBÓ 156 . FRA. CONTROL CUENTAS POR PAGAR.

LEGAL.S.ANEXO N° 21. FICHA CONTROL DE PROVEEDORES. (PROPUESTO) LAYMO S. FORMATOS RECOMENDADOS CONTROL DE PROVEEDORES Responsable: Auxiliar Contable FECHA PROVEEDOR R.A. CONTACTO Página 1 de 1 Consecutivo Nº _____ V/R COMPRAS MENSUALES V/R DEUDA ACTUAL CUPO CRÉDITO AUXILIAR CONTABLE ELABORÓ REVISÓ APROB Ó 157 . RUT CÁMARA CCIO.

CUESTIONARIO DE CONOCIMIENTO DEL ÁREA DE FACTURACIÓN. Evaluación del Control Interno DETALLE SI ¿Las funciones del área de facturación son 1 diferentes a las del área de despachos y tesorería? ¿El área de facturación envía copias de las 2 facturas a cartera y a contabilidad? ¿Se hacen resúmenes de las ventas diarias 3 tanto a contado como a crédito? ¿Cuándo se hace una factura de venta a 4 crédito se solicita autorización previamente? ¿El módulo de facturación de la empresa es 5 controlado directamente desde el área contable? ¿Existen órdenes de despacho debidamente 6 numeradas? ¿Se verifica con las órdenes de despachos 7 las cantidades facturadas? ¿Se revisan las facturas en cuanto a 8 cálculos de cantidades y precios? ¿La persona que elabora las facturas está 9 autorizada para anular y eliminar facturas? ¿Además de la persona que elabora la 10 factura hay una adicional que revisa la factura? ¿Las ventas de contabilizan en la respectiva 11 cuenta de ingresos? ¿Las ventas se contabilizan en el respectivo 12 período contable? ELABORÓ REVISÓ Página 1 de 2 NO N.S. (PROPUESTO) LAYMO S.A. OBSERVACIONES CUESTIONARIO DE CONOCIMIENTO DEL ÁREA DE FACTURACIÓN APROBÓ 158 .ANEXO N° 22.A.

A. CUESTIONARIO DE CONOCIMIENTO DE LAS CUENTAS POR COBRAR. Evaluación del Control Interno Página 1 de 1 CUESTIONARIO DE CONOCIMIENTO DE LAS CUENTAS POR COBRAR DETALLE N.S. (PROPUESTO) LAYMO S.ANEXO N° 23.A SI NO . anular o modificar los recibos de caja? ¿El departamento de cuentas por cobrar funciona independiente del área de facturación y despachos? ¿Existen políticas de cobro de cartera morosa? ¿Un empleado diferente al encargado de las cuentas por cobrar revisa mensualmente el estado de cuenta de cada cliente? ¿Se confirman con el cliente los saldos de la cartera periódicamente? ¿Existe un cupo estipulado para cada cliente? ¿Existe un archivo físico por cliente que permita tener los datos actualizados del mismo? 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 159 . OBSERVACIONES ¿Existe en la empresa política de aprobación de créditos? ¿La persona que aprueba los créditos es independiente del área de facturación y de cartera? ¿La aprobación de los créditos se informa por escrito al área de cartera y facturación? ¿Las devoluciones de mercancía son aprobadas por una persona diferente a la que factura y al área de cuentas por cobrar? ¿El módulo de cartera está controlado por el departamento de contabilidad? ¿El sistema administrativo y contable permite eliminar y/o modificar recibos de caja a cualquier usuario? ¿La persona que realiza los recibos de caja está autorizada para eliminar.

¿La persona que recauda la cartera es 14 diferente a la que elabora los recibos de caja y custodia la cartera física? ¿Las cuentas por cobrar están debidamente 15 soportadas por factura física firmada por el cliente? ¿Se realiza mensualmente la provisión de 16 cartera? ¿La provisión de cartera está debidamente 17 registrada en la contabilidad? ELABORÓ REVISÓ APROBÓ 160 .

FORMATOS RECOMENDADOS CONTROL DE CLIENTES Responsable: Auxiliar contable FICHA DE CLIENTES Razón social Nit Dirección Teléfono Dirección electrónica Representante Legal Régimen _________ Referencias Comerciales Referencias bancarias Página 1 de 1 Consecutivo Nº _____ Gran contribuyente ____ Autorretenedor ___ Documentos a anexar: Rut ____ Cámara de comercio ____ Extractos bancarios ____ APROBACIÓN DEL CRÉDITO CUPO ASIGNADO PLAZO Estudio de crédito_ Aprobación del crédito ELABORÓ Administrador Gerente general REVISÓ Firma____________ ____ Firma____________ ____ APROBÓ 161 .ANEXO N° 24.A.S. FICHA DE CLIENTES. (PROPUESTO) LAYMO S.

Evaluación del Control Interno Página 1 de 2 CUESTIONARIO DE CONOCIMIENTO DEL ÁREA DE TESORERÍA DETALLE SI ¿Existen políticas que prohíban emplear a más de dos empleados con algún grado de afinidad o parentesco? ¿La persona encargada de la caja general está vinculada directamente con la empresa? ¿Los documentos remitidos por el banco están debidamente sellados? ¿El personal encargado del manejo de la caja toma con regularidad sus vacaciones? ¿EL funcionario de la caja general está respaldado con pólizas de seguros y cumplimiento? ¿Están bajo supervisión del jefe de contabilidad los empleados de la caja? ¿El funcionario encargado de la caja realiza funciones de registro en los sistemas de información? ¿Todas las cuentas bancarias están a nombre de la organización? ¿Se verifican con el banco las consignaciones antes de realizar el recibo de caja? ¿Existen en los bancos autorizaciones para el reclamo de cheques y chequeras que pertenecen a la empresa ¿Se informa a los bancos cuando una persona autorizada ya no labora en la empresa? ¿Mantiene la empresa control de cheques devueltos y posfechados? ¿Están debidamente aprobados los asientos de caja por un funcionario competente y autorizado? NO N.A. OBSERVACIONES 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 162 .ANEXO N° 25. (PROPUESTO) LAYMO S.S. CUESTIONARIO DE CONOCIMIENTO DEL ÁREA DE TESORERÍA.A.

14 15 16 17 ¿En el último año se han hecho cambios importantes en los procedimientos o el personal de caja? ¿Existe una debida segregación de funciones en la caja general? ¿La persona que revisa la interfaz independiente al funcionario de la caja? es ¿Todos los movimientos de caja se revelan en los estados financieros? ¿Existen presupuestos de recaudos y flujos de 18 caja que permitan ejercer control sobre la misma? 19 ¿Hay instrucciones sobre las operaciones o desembolsos que el funcionario de caja puede realizar sin previa autorización de la gerencia? ¿Las conciliaciones bancarias son realizadas por personas independientes al personal de la caja? ¿Las chequeras están controladas de tal forma que personas no autorizadas no puedan hacer uso indebido de estas? ¿La firma prohibida? de cheques en blanco está 20 21 22 23 24 25 26 27 ¿La práctica de girar cheques al portador está prohibida? ¿Se comparan las consignaciones con el reporte del movimiento diario de caja? ¿Se realizan arqueos de caja sorpresivos y periódicos? ¿Se revisan por una persona independiente al responsable de la caja los recaudos y desembolsos de caja diarios? ¿Se revisa el cuadre de caja diario por una persona ajena al responsable de la caja? ¿Se verifica por una persona ajena a la caja que las consignaciones y recibos de caja no tengan enmendaduras? REVISÓ | APROBÓ 28 ELABORÓ 163 .

164 .

CUADRE DE CAJA DIARIO. (PROPUESTO) LAYMO S.de Efectivo Cheque Vales iones de caja egreso Observaciones TOTAL SALDO INICIAL FALTANTE SOBRANTE Elaboró Revisó Aprobó ELABORÓ TOTAL SALDO FINAL Auxiliar contable Contador Gerente REVISÓ Firma________________ Firma________________ Firma________________ APROBÓ 165 . FORMATOS RECOMENDADOS CUADRE DE CAJA DIARIO Página 1 de 1 Consecutivo Nº _____ Fecha: Responsable: Hora: Descripción de valores Descripción de soportes Consignac Recibos Compr.A.S.ANEXO N° 26.

S.ANEXO N° 27. FORMATOS RECOMENDADOS GASTOS DE MENOR CUANTÍA Fecha: Responsable: Fecha Beneficiario Nit Nº Factura Concepto valor IVA Total Página 1 de 1 Consecutivo Nº _____ TOTALES Elaboró ELABORÓ Auxiliar Contable REVISÓ TOTAL Firma________________ APROBÓ 166 . (PROPUESTO) LAYMO S. GASTOS DE MENOR CUANTÍA.A.

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