Exposición, Manuales Administrativo Temas a tratar. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Concepto Tipos de manuales Contenido de manuales Proceso de elaboración Distribución y control Revisión y actualización Métodos de implantación de los manuales administrativos.

Concepto
Los manuales administrativos no son duplicaciones de los instrumentos legislativos o legales, tales como leyes, decretos, reglamentos u órdenes, que son muy específicos por su naturaleza misma y están desprovistos de explicaciones, antecedentes y materiales de divulgación. Los manuales administrativos son instrumentos que contienen información sistemática sobre la historia, objetivos, políticas, funciones, estructura y especificaciones de puestos y/o procedimientos de una institución o unidad administrativa, y que conocidos por el personal sirven para normar su actuación y coadyuvar al cumplimiento de los fines de la misma. De lo anterior, se puede decir que el reglamento es un instrumento de naturaleza jurídica y los manuales administrativos constituyen instrumentos para la ejecución correcta de las tareas de oficina.
Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática, información de una organización (antecedentes, legislación, estructura, objetivos, políticas, sistemas, procedimientos, etcétera), así como las instrucciones y lineamientos que se consideren necesarios para el mejor desempeño de sus tareas.

Tipos de manuales
Por su alcance 1. Generales o de aplicación universal. 2. Departamentales o de aplicación específica. 3. De puestos o de aplicación individual. Por su contenido 1. De historia de la empresa o institución. 2. De organización. 3. De políticas.

4. De procedimientos. 5. De contenido múltiple (canal de técnicas). Por su función específica o área de actividad 1. 2. 3. 4. 5. 6. De personal. De ventas. De producción o ingeniería. De finanzas. Generales, que se ocupen de dos o más funciones específicas. Otras funciones.

Por su alcance Generales Documentos que contienen información global de una organización, atendiendo a su estructura, funcionamiento y personal. Específicos Manuales que concentran un tipo de información en particular, ya sea unidad administrativa, área, puesto, equipos, técnicas o a una combinación de ellos. Este documento contiene información detallada del contenido de los manuales de organización y procedimientos, en virtud de que son los de uso más generalizado en las organizaciones, por lo que pueden servir de base para la preparación de toda clase de manuales administrativos. De puestos Conocido también como manual individual o instructivo de trabajo, precisa la identificación, relaciones, funciones y responsabilidades asignadas a los puestos de una organización. Por su contenido

De historia de la organización Estos manuales son documentos que refieren la historia de una organización, como su creación, crecimiento, logros, evolución de su estructura, situación y composición. Este tipo de conocimientos proporciona al personal una visión de la organización y su cultura, lo que facilita su adaptación y ambientación laboral. Además, cumple con la función de servir como mecanismo de enlace y contacto con otras organizaciones, autoridades, proveedores, clientes y/o usuarios. La información histórica puede enriquecer otra clase de manual como es el caso del de organización, políticas, contenido múltiple, etcétera. De organización

funciones. De contenido múltiple Manuales que concentran información relativa a diferentes tópicos o aspectos de una organización. lo que propicia la disminución de fallas u omisiones y el incremento de la productividad. actividad o tarea específica en una organización. Contar con una descripción de los procedimientos permite comprender mejor el desarrollo de las actividades de rutina en todos los niveles jerárquicos. estructura orgánica. • Que técnicamente se estime necesaria la integración de más de un tipo de información. de reglas del empleado o de empleo. También incluyen una descripción de puestos cuando el manual se refiere a una unidad administrativa en particular. • Que resulte económicamente más viable. estos manuales básicamente incluyen información sobre: • Prestaciones • Servicios • Condiciones de trabajo De ventas Instructivo que integra información específica para apoyar la función de ventas. organigramas. tal como: . niveles jerárquicos. el uso de recursos materiales y tecnológicos. y la aplicación de métodos de trabajo y control para obtener el oportuno y eficiente desarrollo de las operaciones. así como canales de comunicación y coordinación de una organización. atribuciones. que se constituyen en una unidad para la realización de una función. El objeto de agruparla en un solo documento puede obedecer básicamente a las siguientes razones: • Que se considere más accesible para su consulta. legislación. De políticas También denominados de normas. Todo procedimiento puede incluir la determinación de tiempos de ejecución. De procedimientos Constituyen un instrumento técnico que incorpora información sobre la sucesión cronológica y secuencial de operaciones concatenadas entre sí. estos manuales compendian las guías básicas que sirven como marco de actuación para la realización de acciones en una organización. grados de autoridad y responsabilidad. Por su función específica o área de actividad De personal Identificados también como de relaciones industriales. • A una instrucción específica del nivel directivo.Estos manuales contienen información detallada referente a los antecedentes.

las relaciones publicas externas. Constituye un auxiliar muy valioso para uniformar criterios y sistematizar líneas de trabajo en áreas de fabricación. Lugar y fecha de elaboración. intendencia. conservación y control. los servicios administrativos (correspondencia.) dependiendo su importancia de la naturaleza de la empresa que se trate. sino que aborde dos o más áreas específicas. como las compras. aplicación. Título y extensión del manual (general o especifico) Niveles jerárquico que comprende. De finanzas Manuales que respaldan el manejo y distribución de los recursos económicos de una organización en todos sus niveles. de políticas de procedimiento de ventas. etc. funciones especificas. en todas las empresas se dan otras aéreas de actividad. también hay manuales de políticas generales o de organización de toda la empresa. Junto a las ventas. si bien puede haber manuales de organización. Contenido de manuales Manuales de organización El manual de organización debe incluir los siguientes aspectos: Identificación     Nombre oficial del organismo o unidad a que se refiere. que abarque todo los aspectos mencionados para los diferentes tipos de manuales.• Descripción de productos y/o servicios • Mecanismos para llevarlas a cabo • Políticas de funcionamiento • Estructura del equipo de trabajo • Análisis ambiental • División territorial y • Medición del trabajo De producción Elemento de soporte para dar dirección y coordinar procesos de producción en todas sus fases. Generales También es usual que un manual no trate sólo un área de actividad exclusivamente. en particular en las áreas responsables de su captación. . Otras funciones. Así. la producción. Puede darse el caso de una empresa que tenga un solo manual general. las finanzas y la administración de personal.

a quien va dirigido.  Directorios Relación de los funcionarios y de los encargados que ocupan dentro de la estructura de organización de una unidad administrativa. . Es conveniente que contenga un mensaje y la autorización de la más alta autoridad del area comprendida en el manual. (El director deberá ubicarse de acuerdo con los niveles jerárquicos y siguiendo del organigrama de izquierda a derecha. Nombre Legislación o base legal (marco legal) Consiste en una relación de los títulos de los principales ordenamientos jurídicos. Observaciones y aclaraciones que deseen incluirse. Prologo y/o introducción  Consiste en una explicación acerca de lo que es el documento. funciones. Causa que dieron lugar a su creación. de la ocasión que da origen a si elaboración o revisión. leyes reglamentos. en su caso. Atribuciones Consiste en una transcripción textual y completa de las facultades conferidas a la entidad o a sus unidades administrativas. es recompensable relacionar las disposiciones jurídicas como sigue: constitución política. Debe señalarse el título completo de los ordenamientos y el capitulo. Señalar modificaciones que se hayan efectuado en cuanto a estructura.  Número de revisión.   Origen. tratados. etc. articulo y texto de éste. decretos acuerdos y/o circulares. y de los propósitos básicos que se pretenden cumplir a través de él. incluye información sobre el ámbito de su aplicación. Las unidades de asesoría se incluyen después de la unidad de que depende. Además.) Puesto o unidad administrativa Antecedentes históricos Breve descripción historia sobre la empresa. como se usará y cómo u cuándo se harán las revisiones y actualizaciones. de los cuales se derivan las atribuciones de la entidad o de las unidades administrativas comprendidas en ella. Índice o contenido Es una relación de los capítulos que constituyen la estructura del documento. Desarrollo. Unidades responsables de su elaboración. Debe incluirse hasta nivel de oficina.

Organigrama Organigrama estructural. 3. Principales puestos y unidades que dependen de ella. las líneas de autoridad y supervisión. así como las unidades de categoría especial. Organigrama funcional. Es la representación gráfica del ordenamiento de las unidades. Líneas de autoridad y responsabilidad. Políticas Las políticas de la institución son una parte de la planeación y ayuda a ella. . Estructura orgánica Definición. general e indica los límites dentro de los cuales debe desarrollarse la actividad. Por medio de ellas las metas adquieren una expresión significativa e individual. los canales de comunicación. El término meta es equivalente al objetivo cuando éste se presenta en forma cualitativa. sus niveles jerárquicos. Objetivos. En contraste. 2. Una regla dice con exactitud qué no se debe hacer. Forma en que están ordenadas la unidades que componen una entidad administrativa y la relación que guardan entre sí sus unidades internas. Las políticas dan significado a los objetivos. Dentro de la estructura orgánica se definen por lo tanto: 1.Objetivo Es el fin que debe alcanzar una unidad administrativa a través de las atribuciones otorgadas por las disposiciones legales. Hay dos formas de describir la estructura orgánica: Listado Se listan en orden jerárquico cada una de las unidades de la dependencia. Una política no es lo mismo que una regla. La aplicación de las políticas requiere iniciativa. descripción y juicio de quienes tengan que decidir qué es lo que debe hacerse en situaciones específicas. Niveles jerárquicos. Son los fines que debe alcanzar la unidad administrativa de que se trate. sus relaciones. Para facilitar su identificación se utiliza una clave numérica en orden progresivo. una política es relativamente amplia. Las unidades administrativas se colocan en el lugar inmediato inferior al que dependen. a la cual se circunscribe el manual principiando por los órganos superiores.

Por lo tanto. independientemente de servir como medio de consulta y de acuerdo con la concepción moderna de los manuales. las labores que realizan los distintos puestos. Las normas para la elaboración del organigrama funcional serán las mismas que se consideraron para la estructura. con el objeto de que las labores sean ejecutadas por las personas que lo integran. Manual de procedimientos En el curso normal de las operaciones administrativas. . se anotarán los principales procedimientos que se ejecutan en las unidades administrativas que comprenda el manual.Es el organigrama estructural complementado con las funciones genéricas de casa unidad administrativa. en su caso. en el manual de organización debe listarse cada una de las actividades que desempeñan las diversas unidades administrativas y . también se utiliza como medio de comunicar oportunamente todos los cambios en las rutinas de trabajo que se generan con el progreso de las empresas. Índice de procedimientos Un procedimiento es la sucesión cronológica de una serie de operaciones interrelacionadas entre sí. Ejemplo 01 Funciones Una función es un conjunto de actividades relacionadas entre sí. dependientes una de la otra. tanto el personal administrativo como el operativo se ven en la necesidad casi a diario de consultar los procedimientos consignados por escrito. Teniendo en cuenta la definición anterior. La función siempre se asigna a un órgano. necesarias para lograr los objetivos de una institución y de cuya ejecución es responsable un órgano administrativo. Glosario de términos Se recomienda que los manuales de organización incluyan una lista de aquellos términos técnicos que se auxilien en la compresión del texto formulado. El manual de procedimientos. salvo en el caso del nivel operativo en el cual se excluyen el nivel oficina. Esta lista servirá como índice de los manuales de procedimiento. y que mediante un método o forma determinada de ejecución permiten obtener un producto o prestar un servicio.

Ejemplo 01 .

en qué consiste cada operación y quien debe ejecutarla. enumerando en orden cronológico las operaciones de que se compone. y el traductor se ve en la necesidad de inventarlo. los objetivos que se persiguen y las políticas aplicables. Pueden empezarse por los aspectos más generales. depende de la naturaleza del procedimiento de que se trate. La gran confusión que presenta la terminología administrativa se hace más evidente. Consideran que el lenguaje escrito permite explicar mejor el procedimiento y sobre todo señalar objetivos. para continuar con la descripción del procedimiento. en un texto. políticas y responsabilidades. El texto Redacción y contenido del texto. el objetivo que se persigue con su ejecución y el de sus partes principales. c) Las voces extranjeras. La confusión se manifiesta no sólo porque se usan varios términos para un mismo contenido. un mismo término con dos connotaciones distintas. Éste describirá el procedimiento. se encontraron diez expresiones distintas: Hendrick le llamo cuadro. sino que a veces.Contenido del manual de procedimiento Existen tres secciones que aparecen casi invariablemente en todos ellos. Conviene que el texto señale quién es el responsable del procedimiento. probablemente. y cada traductor escoge distintas palabras española para traducirlas. dónde y para qué debe ejecutarse. De un análisis de diez obras editadas en español para conocer la forma en que expresaron el concepto genético diagrama. cómo debe ejecutarla. así como las políticas que deben aplicarse. como el órgano responsable del procedimiento descrito en el manual. Todo manual de procedimiento requiere que las informaciones o instrucciones que contenga se expresen en palabras. Los diagramas Clasificación de las graficas administrativa. paso a paso. y no ha tenido tiempo de uniformar su terminología. del lector se dedique o de las preferencias de quien lo elabora. Algunos manuales dan preferencia al uso del texto sobre los diagramas o las formas. cuándo. La información o instrucciones que contenga el texto deben exponerse en un orden lógico. b) La mayor parte de las veces se originaron en idiomas distintos del español. generalmente tecnicismos. no tienen un equivalente reconocido en el idioma español. Estas son:    Texto Diagramas Formas El empleo en mayor o menor escala de cada una de las secciones anteriores del manual. . en la literatura de organización y métodos. Es posible que esta confusión se deba a que: a) La administración es una disciplina reciente en proceso de formación.

Las formas En una oficina. y la mayoría le llaman gráfica. croquis Littlefield.Barnes. Claro que en materia de diagrama. “Una explicación detallada. Por ello. dice Kellog. su inclusión en el manual facilitará al usuario el trabajo de llenar las formas cuando debe hacerlo. siempre es conveniente incluir en el manual una sección de formas que contenga todas las que se emplean en el proceso que se describe. diagrama esquemático. por lo que han aparecido un gran número de formas de graficas y sus combinaciones. diagrama. esquema. Pommeroy. tabla o plano. De la Llera. IACE. la AID. que tienden a satisfacer esta variedad de necesidades. hoja. sin que necesite guía del supervisor o de otro empleado mas diestro”. la mayor parte del material que se maneja está constituido por “formas”. con ejemplos. sobre la manera correcta de llenar las formas es sumamente útil. al problema de terminología hay que agregar el que surja del hecho de que varían considerablemente las necesidades de los técnicos en administración para representar en formas graficas movimientos y situaciones tan diversos. Proceso de Elaboración .

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.Nota: Solo la primera parte.

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Procurar que la división en apartados. . pueda llegar con agilidad y claridad a las áreas y niveles que las necesiten. Revisión y actualización La utilidad de los manuales administrativos radica en la veracidad de la información que contienen. por lo que se hace necesario mantenerlos permanentemente actualizados por medio de revisiones periódicas. Mecanismos de información Son aquellos que ponen en práctica con la finalidad de establecer los flujos adecuados para que la información administrativa. índice o contenido. así como los cambios operativos que se realicen en la organización. conjuntamente con el área o áreas afectadas por el manual. Las gráficas o cuadros que por necesidad sobrepasen el tamaño carta. Para este efecto. tanto de implantación de mejoras como de respuesta a desviaciones. para que.Designar un responsable para la atención de esta función. Aun cuando existen varias opciones para hacerlo. Para ello es conveniente: . las cuales presenten impreso este nombre. Que todo el documento quede integrado por carátula. Nombre de la unidad administrativa responsable de su elaboración y/o aplicación. Nombre genérico del manual en relación con su contenido.Distribución y control Una vez que el grupo responsable de la elaboración del manual haya recabado e integrado las observaciones surgidas en los diferentes niveles de decisión. que tiene como objetivo su identificación a través de los siguientes elementos: Nombre oficial de la organización. el líder del proyecto debe suministrar los parámetros técnicos para el diseño de la impresión. a fin de facilitar su revisión y actualización. serán dobladas hasta lograr esta dimensión. áreas y/o secciones queden separados por divisiones. utilizando los servicios del grupo técnico responsable de la elaboración del manual. Que los formatos sean de 28x21 cm (tamaño carta). asuman la tarea de: • Traducir las acciones en indicadores para su posible evaluación.Establecer un calendario para la actualización del manual. Para este efecto. introducción y cuerpo. Carátula Es la cubierta o cara exterior del documento. pero las unidades de medida más aceptadas para este tipo de documento son: Utilizar formatos intercambiables. se debe aprovechar la infraestructura instalada. .Evaluar en forma sistemática las medidas de mejoramiento administrativo derivadas de la implantación del manual. portada. Utilizar el método de reproducción en una sola cara de las hojas. debe coordinarse con la unidad o área que maneja los recursos económicos para que éste sea reproducido para su distribución e implantación. . capítulos. Logotipo oficial.

b) Cobertura. f) Entorno. ya que la decisión de preparar manuales administrativos —en la mayoría de los casos— proviene de los más altos niveles de la estructura de una organización. • Método del proyecto piloto. En caso de un cambio drástico en las condiciones de funcionamiento de la organización. llevando a cabo cuantas pruebas sean necesarias para determinar la viabilidad de la propuesta. o si en la organización existe una sólida infraestructura administrativa. apoyadas por una comisión. e) Clima organizacional. Las iniciativas de esta naturaleza pueden sustentarse en la base de información constituida durante la recopilación de la información. lo cual les confiere una naturaleza o validez casi obligatoria. si no se involucra a un número amplio de unidades administrativas. la organización debe efectuar el seguimiento de las acciones por conducto de la(s) unidad(es) responsable(s) de su aplicación. Esta forma de implantación implica aplicar el contenido del manual en sólo una parte de la organización. . Una vez definidos los parámetros para evaluar el comportamiento del manual.• Comparar los indicadores con los criterios contenidos en el informe de presentación del proyecto. Métodos de implantación de los manuales administrativos Implantación del manual La implantación del manual representa el momento crucial para traducir en forma tangible las propuestas y recomendaciones en acciones específicas para elevar la productividad. las medidas correctivas correspondientes. si es relativamente sencillo. • Formular las recomendaciones procedentes para proponer. grupo o subgrupo designado para ese propósito. También se adopta cuando la organización es nueva. operativamente. d) Nivel técnico del personal. Métodos de implantación La selección de método (s) para implantar los manuales administrativos está estrechamente relacionada con elementos de estructura tales como: a) Tipo de manual. mejorar la coordinación. los niveles jerárquicos de la alta dirección deben determinar la mecánica para su actualización. con la finalidad de medir los resultados que ello genera. si no implica un gran volumen de funciones. sistemas u operaciones. Generalmente es el más utilizado. El beneficio que puede aportar radica en que permite realizar cambios en una escala reducida. agilizar el trabajo y homogeneizar el conocimiento de la dinámica y componentes organizacionales. en su caso. las alternativas para implantarlos son: • Método instantáneo. c) Recursos asignados. En función de estas variables.

Es recomendable emplear este método sólo en aquellos casos en que el nuevo manual incluya información que pueda descontrolar al personal de la organización. o a los clientes y/o usuarios. Consiste en el empleo de más de un método para implantar un manual en función de los requerimientos técnicos de su contenido. lo que permite un cambio gradual y controlado. de gran utilidad para implantar manuales que implican modificaciones sustanciales a la operativa normal. Cuando se trata de manuales de amplia cobertura. En los casos en que el mismo personal que se encarga de las condiciones tradicionales sea el que va a tener bajo su responsabilidad la implantación de las contenidas en el nuevo manual. . • Método de implantación parcial o por aproximaciones sucesivas. coordinados por el grupo técnico responsable del proyecto. además de que para los proyectos piloto se destinan recursos y una atención especial que no puede ampliarse a toda la organización. Este método. hasta el momento en que exista la seguridad de que se han eliminado todas las fallas. y dar el siguiente paso sólo cuando se haya consolidado el anterior. un volumen considerable de recursos o para garantizar la seguridad de todo un sistema de trabajo. consiste en seleccionar parte de su contenido o de áreas específicas para introducir los cambios sin causar grandes alteraciones. Asimismo. ya que las nuevas condiciones accionan libremente antes de que se suspendan las anteriores. ya que se tiene conocimiento de que no es un proyecto totalmente aceptado. Este método permite atender con tranquilidad cualquier inconveniente.Una probable desventaja de este método es que no siempre es posible asegurar que lo que es válido para una parte del todo lo es también para las partes restantes. Esto permite efectuar cambios sin crear problemas. se emplea este método que implica la operación simultánea. procurando que no se afecte el funcionamiento normal del trabajo. que implican el manejo de mucha información o de carácter estratégico. • Combinación de métodos. lo que elimina la presión del personal inmerso con la consecuente reducción del margen de error. • Método de implantación en paralelo. la actitud del personal en una prueba piloto no es la misma. Es importante que para la implantación del manual se formen equipos de trabajo en todos los niveles jerárquicos de la organización que. tanto del ambiente de trabajo o condiciones tradicionales como de las que se van a implantar. se recomienda la programación de periodos especiales de trabajo en paralelo. asuman la tarea de capacitar al personal para agilizar y homogeneizar su aplicación. por un periodo determinado.

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