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UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA

ESCUELA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, CONTABLES, ECONOMICAS Y DE NEGOCIOS - ECACEN

ESPECIALIZACION EN GESTION DE PROYECTOS

CURSO: ADMINISTRACION Y GESTION DE PROYECTOS

Actividad No 2. Reconocimiento del Curso

Tutor: Carlos Eduardo Daz Gil Alumno: Gloria Beatriz Noguera de Castaeda Cdigo: 27533435

San Juan de Pasto, marzo 6 de 2013

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INTRODUCCION

El mundo ha cambiado y con l la forma de administrar los proyectos. Un proyecto bsicamente es un conjunto de procesos, actividades y recursos que se conjugan para solucionar una necesidad, pero que requiere considerar muchas variables para lograr xito. Los modelos para gestionar y administrar los proyectos han evolucionado de acuerdo al tiempo y las tendencias econmicas, polticas y sociales. Es por eso importante estar actualizado en el tema y manejar adecuadamente los conceptos y las herramientas de tal modo que se optimicen y permitan cumplir con los presupuestos, estndares y requerimientos que exige el cliente. En el presente ensayo, se realiza un acercamiento al tema, que permita al lector actualizar sus conocimientos sobre la gestin y direccin de proyectos, en especial desde ptica del PMl, que con su metodologa ha aportado para estandarizar y mejorar los procesos tanto operativos como de producto de los proyectos.

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UNA MIRADA A LA GESTION DE PROYECTOS

Un proyecto puede considerarse como una "Combinacin de recursos humanos y no humanos reunidos en una combinacin temporal para conseguir un recurso determinado." (http://www.proyectosne.blogspot.com/). Pero que se busca con un proyecto? La solucin a una necesidad o problema social o empresarial, o tal vez una respuesta a una oportunidad. Tantos problemas que aquejan al mundo, tantas necesidades, que exigen soluciones de fondo, hacen que un proyecto desde su concepcin, definicin, implementacin, seguimiento y el control hasta el cierre, requieren una seria planificacin que permita cumplir con los objetivos. Para ello no solo tener una buena idea es suficiente. Se requieren recursos humanos, fsicos y financieros para llevarlo a la realidad. Si ya se cuenta con los recursos, el problema ahora es su administracin. En todos los proyectos se requiere administrar los recursos, pero bajo un enfoque de gestin. En la primera mitad del siglo XX, los proyectos eran administrados con mtodos y tcnicas informales. En 1969, se form el PMI (Project Management Institute), bajo la premisa que cualquier proyecto, sin importar su naturaleza, utiliza las mismas bases metodolgicas y herramientas. Es esta organizacin, la que dicta los estndares en esa materia. (http://www.degerencia.com) Pero cul es la diferencia entre administracin y gestin? Del latn gestio, el concepto de gestin hace referencia a la accin y a la consecuencia de administrar o gestionar algo. Al respecto, hay que decir que gestionar es llevar a cabo diligencias que hacen posible la realizacin de una operacin comercial o de un anhelo cualquiera. Administrar, por otra parte, abarca las ideas de gobernar, disponer dirigir, ordenar u organizar una determinada cosa o situacin. (http://definicion.de)

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La Administracin de proyectos es la aplicacin de conocimientos, habilidades, herramientas y tcnicas a las actividades para cumplir con los requerimientos del proyecto. (http://www.pmi.org/) En tanto que la gestin de proyectos tambin conocida como gerencia es la disciplina que gua e integra los procesos de planificar, captar, dinamizar, organizar talentos y administrar recursos, con el fin de culminar todo el trabajo requerido para desarrollar un proyecto y cumplir con el alcance, dentro de lmites de tiempo, y costo definidos: sin estrs y con buen clima interpersonal. (Wikipedia) Que importante esta aclaracin, ya que no es suficiente administrar, se debe ampliar y complementar con la gestin. Este trmino hace que se mire esta importante actividad como algo integral. No solo la eficiencia y la efectividad en el uso de los recursos a travs de la administracin sino el valor agregado que le da la gestin, se podra decir que es un factor que facilita los procesos e interacciones entre los actores. En este punto es importante profundizar sobre la metodologa planteada por el PMI, segn la cual la Gestin de Proyectos (GP): es la aplicacin de conocimientos, habilidades, herramientas y tcnicas para proyectar actividades destinadas a satisfacer las necesidades y expectativas de los beneficiarios de un proyecto (A Guide to the Project Management Body of Caps. 1) En esta definicin se habla de satisfacer las necesidades y expectativas de los beneficiarios o sea los requerimientos de los stakeholders o interesados. Se aade por tanto a lo tratado, un valor fundamental la calidad. La calidad se entiende como El conjunto de caractersticas de una entidad (producto/empresa) que le dan la capacidad para satisfacer necesidades explicitas e implcitas (International Standarization Organization). De manera ms precisa, la Norma ISO 9000 versin 2000 la define como El grado en que un conjunto de caractersticas inherentes, cumple con ciertos requisitos. En un proyecto, este no es un tema que se deje al azar, obedece a un proceso de planificacin, donde se identifican los estndares que son importantes para el proyecto y se estima como satisfacerlos. Exige adems hacer seguimiento a la ejecucin general del proyecto con el fin de velar que se cumplan los estndares de calidad y contrarrestar las causas del no cumplimiento en caso contrario.

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La calidad tiene que estar presente en todos los procesos del proyecto. Es ms la calidad permite cumplir con las expectativas del cliente. En los procesos de operacin del proyecto, es donde se describe y organiza el trabajo, empezando por la Iniciacin y donde se requiere garantizar la puesta en marcha del mismo y solo con estndares ptimos de calidad se puede lograr. Igual pasa con la planificacin al trazar un esquema de trabajo que permita alcanzar los objetivos del proyecto. En la Ejecucin donde la coordinacin eficiente de las personas y los recursos permiten poner en marcha el plan del proyecto. Para garantizar que los objetivos del proyecto se cumplan, se requiere calidad en los mecanismos de supervisin y medicin del avance y correccin oportuna de los desfases. Y en la finalizacin, donde se aceptan de manera formal los resultados, que solo la calidad puede garantizar como satisfactorios. Debe ser adems la calidad una constante en los procesos de los productos, ya que son estos los que garantizan el entregable final o producto esperado del proyecto. En conclusin, para lograr calidad en todas las fases del proyecto, en los subproductos y en el producto final, es necesario planificarla, asegurarla y controlarla. Pero cmo la Oficina de Gestin de Proyectos o PMO ayuda a cumplir con la calidad? Esta rea de la empresa es la que determina los parmetros y estndares de los procesos de gestin de proyectos y define una cultura de gestin, prcticas y retos. Por tanto debe introducir mejoras en el gobierno corporativo, al facilitar la toma de decisiones y el control de los proyectos en un portafolio. A travs de una asignacin de recursos, roles y responsabilidades de forma clara y adecuada, permite optimizar la estructura organizacional. Y gracias a la medicin y seguimiento de proyectos, provee de herramientas adecuadas para definir metas comunes y evaluar de manera objetiva el desempeo y beneficios que cada proyecto genera a la empresa. (Mendoza, 2008) . Todo esto con el fin de alcanzar los resultados estratgicos del negocio.

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CONCLUSIONES

La administracin de proyectos es una disciplina que adems de considerar recursos y tiempos, exige una gestin detallada y consistente de todas las reas que lo componen con el fin de asegurar el cumplimiento de los tiempos, alcance, calidad y costos. Hay unos elementos claves que se evidencian en todo proyecto, por ejemplo, existen varios actores que tienen intereses o stakeholders. Estos pueden ser los clientes, miembros del equipo, el gobierno, la poblacin beneficiaria, la clase poltica, Etc. Adems hay tareas y actividades relacionadas que son indispensables para cumplir con las exigencias del cliente. El proyecto tiene un presupuesto limitado, el cual debe ser optimizado. Necesita de recursos humanos y materiales. Requiere de un equipo se multidisciplinario con el que se adelantar el proyecto y los materiales y equipos que permitirn la implementacin del mismo. Para su administracin, el proyecto requiere de un Gerente o Project Manager, que se encargue de coordinar y jalonar al equipo y de tener contacto directo con los interesados. El ciclo de vida del proyecto comprende cinco grupos de gestin que son: Inicio, Planificacin, Ejecucin, Seguimiento y control y Cierre. En el mundo de los negocios, cada vez ms competitivo y globalizado, se recomienda utilizar la metodologa PMI, ya que a travs de una serie de pautas, permite ejecutar exitosamente proyectos de alta complejidad, dentro de los presupuestos financieros y de tiempo, logrando un uso eficiente de los recursos. La calidad debe ser planificada, asegurada y controlada en todas las fases, reas, subproductos y producto final, con el fin de garantizar el xito del proyecto y la satisfaccin de los stakeholders.

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Bibliografa

(n.d.). A Guide to the Project Management Body of Caps. 1. In Project Management Institute (pp. Caps. 1,). http://definicion.de. (n.d.). Retrieved 03 16, 2013, from http://definicion.de/gestion/#ixzz2Nm1QjIfM http://es.wikipedia.org/wiki/Project_Management_Professional. (n.d.). W. http://www.degerencia.com. (n.d.). Retrieved 03 16, 2013, from http://www.degerencia.com/tema/gerencia_de_proyectos http://www.pmi.org/. (n.d.). Retrieved 03 16, 2013 http://www.proyectosne.blogspot.com/. (n.d.). Retrieved 03 16, 2013 Mendoza Barbosa, Oliva. (2008). Material: Compilacin pgina web, Administracin y gestin de proyectos. Mdulo del curso. UNAD. Wikipedia. (n.d.). Retrieved 03 17, 2013, from http://es.wikibooks.org/wiki/Gesti%C3%B3n_de_proyectos Wikipedia. (n.d.). Retrieved 03 17, 2013, from http://es.wikipedia.org/wiki/Normas_ISO_9000