El control de calidad se trata de desarrollar y mantener un producto de calidad que es econmico, til y que siempre cumple e incluso excede

las expectativas del cliente. La calidad comprende la calidad del trabajo, el servicio, la informacin, el proceso, los trabajadores y la gerencia, la empresa misma y sus objetivos. El control de la calidad debiera estar presente en todos los procesos del negocio y la funcin de contabilidad forma parte integral de estos procesos. La contabilidad est integralmente vinculada a cada aspecto del negocio y cada actividad del negocio debe estar respaldada por el correspondiente nivel de control de calidad en la contabilidad. La Contabilidad como Funcin de Soporte Todas las funciones dentro de la empresa estn relacionadas a un aspecto de la contabilidad, por ejemplo: El control de calidad en la funcin de compras debe estar respaldado por un buen seguimiento de las cuentas por pagar. El control de calidad en la fabricacin y produccin debe estar respaldado por los debidos registros de contabilidad de costos, para reflejar correctamente los costos de produccin y para proporcionar la informacin que se requiere para poder tomar decisiones informadas acerca de las eficiencias que se puedan logar para producir un producto an mejor, a un precio ms competitivo. La calidad de la venta de mercancas depende de los controles para salvaguardar y contabilizar el inventario. El control de calidad en marketing debe estar respaldado por la calidad en la gestin del crdito y la facturacin a los clientes. Las decisiones que toma la gerencia con respecto a la direccin y la estrategia global del negocio dependen de informacin financiera que sea precisa y completa. La continuidad del negocio y su situacin frente a las autoridades fiscales y reglamentarias dependen del pago oportuno de los impuestos, licencias y otros cargos. El control de la calidad en la gestin de recursos humanos y relaciones laborales debe ir acompaado de una gestin de remuneraciones que asegura que los pagos de las liquidaciones de sueldos sean oportunos y precisos, para as contribuir a un buen ambiente de trabajo. La reputacin del negocio con el pblico en general y con los accionistas est apoyada por la generacin de informes y estados financieros que sean precisos, completos, oportunos y transparentes. Los Clientes de la Funcin de Contabilidad Uno de los elementos bsicos del concepto del control de calidad es la necesidad de entender los requerimientos del cliente. La contabilidad, como funcin administrativa y de soporte, tiene varios tipos de clientes, tanto dentro como fuera del negocio, que comprenden: Los trabajadores, Otros departamentos,

 Los auditores, La gerencia, Los dueos, Los clientes, Los proveedores, Los contratistas, Prestadores y acreedores, Administradores de planes de beneficios, Autoridades fiscales, Organismos reglamentarios, y El pblico en general. Otro aspecto del control total de calidad es que no es suficiente simplemente cumplir los estndares. Hay que satisfacer los requerimientos de los clientes. La funcin de contabilidad debe cumplir estndares y requerimientos que dependen de factores tanto internos como externos. Tiene que satisfacer las necesidades de distintos tipos de clientes al mismo tiempo y la garanta de calidad en la funcin de contabilidad requiere lograr y mantener un equilibrio apropiado de normas, polticas, prcticas y procedimientos para satisfacer estas necesidades adecuadamente. Los estndares que se mantienen para la funcin de contabilidad tienen que actualizarse de acuerdo a los cambios en los requerimientos de sus clientes. Estos cambios puedan consistir en modificaciones de las leyes tributarias o los requerimientos de informacin por parte de organismos fiscalizadores, cambios internos en las operaciones y procedimientos del negocio y la necesidad de distintos tipos de informacin financiera producto de cambios en la direccin y estrategia del negocio. Caractersticas de la Calidad Real Las caractersticas de la calidad real con que la funcin de contabilidad debiera preocuparse incluyen las siguientes: Remuneraciones: Los trabajadores deben recibir los pagos de sueldo que les corresponden, de conformidad con los parmetros establecidos, en las fechas convenidas. Cuentas por Pagar: Los proveedores y acreedores deben estar pagados a tiempo, por los compromisos debidamente autorizados y respaldados que el negocio ha asumido. Cuentas por Cobrar: Los clientes deben recibir facturas acorde a los trminos y condiciones de las ventas y las cuentas deben cobrarse para asegurar la viabilidad y la continuidad del negocio. Libro Mayor e Informes Financieros: Todas las transacciones deben estar correcta y completamente registradas en los libros de la empresa, de conformidad con principios de contabilidad generalmente

aceptados y en cumplimiento de las leyes y reglamentos impositivos, legales y reglamentarios. La gerencia debe recibir la informacin financiera que necesita para dirigir adecuadamente la operacin del negocio. Se debe hacer una rendicin de cuentas adecuada, oportuna y completa a los dueos del negocio. Luego, estas caractersticas de la calidad real pueden desglosarse y expresarse en trminos de las polticas, prcticas y procedimientos que van a definir la manera en que la funcin de contabilidad se lleva a cabo. El control total de la calidad requiere una evaluacin permanente del cumplimiento de las caractersticas de la calidad real y siempre debe haber maneras de medir este cumplimiento objetivamente, con el fin de corregir cualquier defecto o deficiencia y asegurar la satisfaccin de los requerimientos de los clientes de la funcin de contabilidad. Parmetros del Control de Calidad Los siguientes son algunos de los parmetros que se pueden usar para evaluar el control de calidad en el rea de contabilidad. Remuneraciones Los antecedentes de cada trabajador estn correctamente ingresados en el archivo maestro del sistema de remuneraciones y estn actualizados cada vez que haya algn cambio. Las carpetas individuales de los trabajadores contienen toda la documentacin necesaria, incluyendo el formulario de postulacin al trabajo, el currculo vitae, la carta de oferta, el contrato, la forma W-4 o algn otro documento para la retencin de impuestos, los certificados de retencin por orden judicial, los formularios de afiliacin a los planes de beneficios, los acuerdos sobre la confidencialidad y conflicto de intereses, y cualquiera otra informacin o documentacin que se requiera segn las polticas de personal de la empresa. Cuando esta documentacin se guarda en un departamento aparte, como personal o recursos humanos, las personas encargadas del proceso de remuneraciones en contabilidad tienen un medio de verificar los datos segn sea necesario para efecto del proceso de remuneraciones. Todos los datos sobre el tiempo trabajado que se ingresan al sistema de remuneraciones estn reunidos, verificados y procesados con suficiente tiempo de anticipacin como para procesar las remuneraciones a tiempo para tener los pagos listos en las fechas establecidas para la liquidacin de sueldos. Todas las nuevas contrataciones estn ingresadas al sistema de remuneraciones y las personas se pagan en la fecha indicada para su primer perodo de pago. Todos los finiquitos estn procesados y los ltimos pagos y liquidaciones de sueldo estn disponibles en las fechas convenidas o establecidas para el pago del finiquito. Todos los formularios o solicitudes de acciones de personal (incrementos de sueldo, promociones,

anticipos por vacaciones) estn revisados para comprobar que estn autorizados, que estn de conformidad con las polticas y procedimientos establecidos, y que estn procesados a tiempo para cumplir los plazos para el pago de las remuneraciones. Todas las variaciones en las remuneraciones (horas extras, bonos, comisiones) estn procesados e incluidos en el ciclo correspondiente de remuneraciones. Todos los datos relacionados a la afiliacin de los trabajadores con planes de beneficios, tales como cobertura del seguro mdico y los planes de pensiones o ahorros para la jubilacin, estn correctamente reflejados en el archivo maestro de personal y todos los cambios estn procesados a tiempo para incluirse en el ciclo correspondiente de remuneraciones. Todos los cheques para pagar las liquidaciones de sueldos estn entregados en la fecha designada para el pago, o los fondos estn disponibles en las cuentas bancarias de los trabajadores en esa fecha, en el caso que se pagan por depsito directo. Los impuestos de seguro social y Medicare en los EE.UU. y los impuestos a la renta federal, estatal y local estn correctamente retenidos de las liquidaciones de sueldo y estn depositados con la autoridad impositiva correspondiente. El aporte patronal de los impuestos sobre la planilla de remuneraciones, incluyendo el impuesto de seguro social y los impuestos de desempleo federal y estatal, estn correctamente calculados y contabilizados. Las declaraciones correspondientes de impuestos estn presentadas y los impuestos estn pagados dentro de los plazos establecidos. No se incurren penalidades o multas por no presentar las declaraciones y pagar los impuestos, o por declarar y pagar fuera de plazo. Las retenciones de los descuentos de los sueldos de los trabajadores por planes de beneficios, como el seguro mdico y los planes de pensin o ahorros para la jubilacin son correctas y estn debidamente declaradas y pagadas al administrador del plan de beneficios. Todos los aportes patronales a los planes de beneficios de los trabajadores estn correctamente pagados y contabilizados en las cuentas individuales de todos los trabajadores. Se contestan a todas las preguntas que los trabajadores tengan acerca de sus pagos de remuneraciones y cualquiera discrepancia se resuelve prontamente. Hay un plan de emergencia o de contingencia implementado para continuar el proceso de remuneraciones en el evento de algn desastre natural u otro imprevisto que impedira el proceso normal. Cuentas por Pagar Hay un registro de control de las ordenes de compra y solicitudes de trabajo que estn pendientes y se realiza seguimiento regularmente para asegurar que se reciban facturas para los suministros y materiales que se han recibido y los trabajos que se han realizado. Hay un registro de control para todas las facturas recibidas, para asegurar que no se pierda ninguna factura y que no se deje ninguna factura fuera del ciclo de pagos.

 Las facturas que se reciben estn cotejadas a las requisiciones, ordenes de compra e informes de recibo de los bienes o terminacin del trabajo. Este proceso de cotejar est documentado y se realiza seguimiento en caso de cualquiera discrepancia. Se consiguen aprobaciones para todas las ordenes de compra, solicitudes de trabajo y facturas, de conformidad con las polticas y procedimientos establecidos. No se efecta ningn desembolso sin la debida autorizacin. Todas las ordenes de compra, solicitudes de trabajo y facturas estn correctamente codificadas con el nmero de la cuenta correspondiente del libro mayor y del libro auxiliar, el nmero de la unidad de negocios o centro de costos, y cualquier otro nmero de identificacin que se ocupe, segn el plan de cuentas. Todas las facturas estn pagadas dentro del plazo estipulado, evitando cargos por pago atrasado, penalidades, incumplimiento de contrato, o cualquier otro problema con los proveedores o contratistas y protegiendo la buena calificacin de crdito de la empresa. Todas las facturaciones de los servicios pblicos se pagan a tiempo, evitando los cortes del servicio, los cargos adicionales por pagos fuera de plazo y la necesidad de hacer depsitos de garanta. Las facturas estn programadas para pago, para evitar la necesidad de hacer pagos urgentes o de emitir cheques manuales. Todos los impuestos se pagan dentro de los plazos establecidos, para evitar las multas por pago atrasado. Todas las licencias y cargos se pagan a tiempo, para asegurar la continuidad de las operaciones del negocio y evitar la intervencin por parte de entidades gubernamentales y organismos reglamentarios. Hay controles incorporados a los sistemas para detectar pagos que posiblemente son duplicados. Hay informes completos y precisos de todos los desembolsos, que sirven como referencia para la elaboracin de las proyecciones del flujo de caja. Cuentas por Cobrar Hay criterios y procedimientos claros para aprobar el crdito de los clientes, que se basan en su capacidad de pago. No se efectan ventas a crdito sin la aprobacin previa del crdito del cliente. Hay controles incorporados al sistema para advertir una posible venta a un cliente que no tiene su crdito aprobado. Las facturas estn enviadas o transmitidas a los clientes tan pronto que la venta del producto o servicio se haya realizado. Las facturas incluyen una referencia al nmero de la orden de compra o la solicitud de trabajo del cliente. Se adjuntan a las facturas copias de la documentacin del despacho y de la prueba de recibo, o la

aceptacin del trabajo, segn corresponda. Se compara el registro de facturas a los informes de ventas e informes de despachos o servicios realizados, y cualquiera diferencia est prontamente investigada y resuelta. Hay procedimientos claros de control interno para recibir, contabilizar y depositar los ingresos de las ventas en efectivo. Las funciones de recibir efectivo y contabilizar los ingresos estn segregadas. Todos los cheques que se reciben estn anotados en un registro, separado del libro de caja. Se comparan los depsitos bancarios a los totales diarios del efectivo recibido y los registros de los cheques recibidos. Todos los ingresos, en la forma de efectivo, cheques y depsitos bancarios directos, estn oportunamente contabilizados en las cuentas individuales de los clientes. Se hacen conciliaciones bancarias regularmente y cualesquier depsitos o crditos no identificados estn prontamente investigados y resueltos. Se emite un informe de antigedad de las cuentas por cobrar regularmente y est revisado por la persona o personas responsables de las funciones de crdito y cuentas por cobrar, y por la gerencia. Se envan estados de cuenta a los clientes a crdito regularmente. Se hacen llamadas para hacer seguimiento de las cobranzas regularmente a los clientes que tienen facturas pendiente pago. Las personas que hacen las llamadas de cobranza estn capacitadas en el uso de las destrezas apropiadas de comunicaciones interpersonales para asegurar que se generan y se mantienen buenas relaciones con los clientes, as contribuyendo a la generacin de ventas futuras. Libro Mayor y la Emisin de Informes y Estados Financieros Siempre se observan los principios de contabilidad generalmente aceptados y los requerimientos especiales que puedan existir para efectos fiscales y reglamentarios. Todas las transacciones estn correctamente contabilizadas en los libros. Cada asiento contable tiene documentacin de respaldo. Se revisa un balance preliminar de prueba antes de cerrar los libros para cada ejercicio contable. Se realizan los cierres contables oportunamente, para cumplir los plazos para la emisin de informes y estados financieros y la presentacin de declaraciones de impuestos. Todas las cuentas del balance en el libro mayor estn analizados por lo menos mensualmente y todas las diferencias en las conciliaciones estn investigadas y resueltas oportunamente. Todos los ingresos y gastos estn debidamente contabilizados, para facilitar el anlisis y control de las variaciones con respecto al presupuesto. Hay revelacin completa, evitando cualquiera intervencin por parte de organismos fiscales o reglamentarios. Se mantienen registros correctos de las obligaciones tributarias, para facilitar la confeccin de las

declaraciones de impuestos. Los costos que estn sujetos a depreciacin o amortizacin estn debidamente activados. Los registros contables, fsicos y electrnicos, se mantienen en buen orden, para facilitar el trabajo de los auditores internos e independientes y los inspectores fiscales. Se genera la informacin financiera necesaria para dar la debida rendicin de cuentas a los dueos, en forma transparente y con plena revelacin. Se generan informes financieros que facilitan el trabajo de la gerencia en dirigir las operaciones y planificar para el futuro.