ESCUELA DE IDIOMAS SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD ACTA

Cdigo: F-EI-01-02 Versin: 01 Fecha: Abril 28 de 2010

1. Identificacin Acta No. Tipo de reunin Nombre del tipo de reunin Fecha Hora inicio Hora finalizacin Lugar 2. Asistentes Nombre completo John Jairo Giraldo Ortiz Diana Patricia Acevedo Gil Mara Cecilia Aguilar Ral Palma Juan David Rodas Carlos Rivera Yudy Jimnez Diana Londoo Luz Marina Zapata 2.1. Invitados

17 Comit

X Consejo

rea

Otro

Comit Administrativo 28 de enero de 2013 13:00 17:00 Sala reuniones de la Biblioteca John Herbert Adams (11-103) Asisti N S o X X X X X X X X X

Cargo Director Jefe Formacin Acadmica Jefe Extensin Coordinacin Biblioteca Jefe Seccin Servicios Coordinador Planta Fsica Coordinadora Administrativa Comunicadora Coordinadora Informtica

Dependencia Escuela de Idiomas Escuela de Idiomas Escuela Escuela Escuela Escuela Escuela Escuela de de de de de de Idiomas Idiomas Idiomas Idiomas Idiomas Idiomas

Escuela de Idiomas

3. Objetivo Informar asuntos administrativos 4. Agenda 5. Desarrollo de la agenda Luz Marina Zapata, coordinadora del rea de informtica, no asiste porque an no ha firmado contrato laboral. Carlos Rivera no asiste pues se encuentra con incapacidad laboral.
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Direccin El Director informa que enva comunicacin a Talento Humano con el fin de reportar el personal que trabajar con el nuevo horario de la Escuela, de 8 a 12 y de 1 a 5, para gestiones con la ARL. El Director aclara que ni l ni la Jefa del Centro de Extensin estrictamente cumplen con ese horario pues l trabaja en horario mucho ms amplio del mencionado y la Jefa cumple actividades docentes que van ms all de las 6 p.m. Diana Londoo solicita posibilidad de cambio de horario en algunos das debido a que empieza estudios de Maestra. El Director le informa que debe presentar a la Direccin una carta con una propuesta de compensacin de horario para tal fin. Con respecto al asunto de la consecucin de nuevos auxiliares administrativos, el Director trae la carta que la profesora Mara McNulty en la cual solicita un nuevo auxiliar para la coordinacin de prcticas acadmicas en lenguas Extranjeras y sustenta su solicitud con las mltiples responsabilidades que hay en la coordinacin.

Comunicaciones Se sac la lista de las contrataciones que se hicieron con la Facultad de Artes para acompaar las ceremonias de grados esto para proceder en la Direccin a autorizar los pagos intrauniversitarios por este concepto. Se hizo entrega en la administracin central de la Universidad del nuevo portafolio de servicios de la Escuela de Idiomas. Se remiti al Rector, Vicerrectores y Directores. Se tiene el rtulo de la cartelera del grupo de investigacin de la profesora Claudia Meja.

Seccin Servicios Juan David pregunta a Yudy: 1. El valor de los cursos virtuales de competencia lectora y competencia auditiva para posgrado. Esto con el fin de responder a la solicitud de la Facultad de Educacin posgrados / regiones. 2. El procedimiento de cotizacin y seleccin de un lugar para realizar una salida acadmica con los Docentes vinculados de la Seccin Servicios. Yudy responde que se deben hacer tres cotizaciones. Luego llenar el formato de estudio y anlisis de conveniencia y oportunidad para contratar. Posteriormente
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solicitar el CDP. Luego hacer el anlisis de consulta de precios de mercado. Finalmente hacer la eleccin y contratar. 3. Cul es la mejor forma de contratar a los docentes que van a elaborar los exmenes de ingls y portugus: Ctedra, obra o labor realizada, sesin de obra? La respuesta de Yudy es: Lo mejor sera se sesin de obra ya que nosotros compramos bsicamente los derechos patrimoniales sobre la obra, pero es el menos favorable ya que se debe negociar el precio cuando ya tengan elaborado el producto. El de obra o labor realizada tiene la dificultad que el valor cotizado para la realizacin de exmenes no tiene en cuenta que los docentes deben pagar ellos mismos salud y pensiones como contratista. El contrato ctedra tiene la dificultad que no hay claridad sobre el derecho patrimonial del producto realizado. El director John Jairo Giraldo recomienda preguntar al Profesor Jaime Usma sobre las actas de derechos patrimoniales. Se queda entonces en que se analizar mejor el tema en el transcurso de la semana. Con la centralizacin de atencin al pblico por Contctenos se ha generado una confusin entre el pblico externo ya que no se sabe que, por ejemplo, Multilingua pertenece a Seccin Servicios, por lo que Juan David Rodas propone hacer una sub lista desplegable de los servicios de la Seccin en el aplicativo Contctenos. Para poder dirigir a toda la comunidad interna y externa al contctenos de la Escuela, se hace necesario que cuando la persona deba elegir Dirigido a en la parte de Seccin Servicios se despliegue Cursos Pregrado y Posgrado / Exmenes y Homologaciones / Programa Multilingua / Capacitacin Docente. Se aprueba la propuesta y Juan David Rodas quien queda responsable de gestionarla e Informtica de realizarla.

Coordinacin Administrativa Con la creacin de la Maestra en Traduccin se genera una dificultad potencial en la administracin interna por utilizar el centro de costos 889 compartido con la Maestra en Enseanza y aprendizaje de lenguas extranjeras. Mientras se organiza la dificultad interna, es decir, se consigue el personal para esta tarea y se determina la manera como se llevar el registro de cuentas para cada maestra, se Administrarn los recursos de ambas maestras por separado, as: para la maestra en Enseanza y aprendizaje de lenguas extranjeras el centro de costos 8897 y para la maestra en Traduccin el centro de costos 8817. La asistente administrativa que labora en la oficina de la Direccin tendr un contrato tiempo completo, con el fin de que lleve a cabo el registro de informacin
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financiera. Respecto a la coordinacin de Bienestar medio tiempo de la Escuela, se informa que Talento Humano an no tiene presupuesto asignado para los psiclogos que hacen los procesos de seleccin, cuando se tenga el presupuesto se comenzar con el proceso. Est firmada el acta de terminacin del convenio con el municipio de Medelln 2012. Se hicieron las averiguaciones para el contrato macro para las jornadas pedaggicas de la Escuela. Se est cotizando con lugares cercanos al Campus Universitario para facilitar la asistencia de todos los docentes. Respecto al estudio del cargo de Luz Marina Zapata se informa que ya se realiz la revisin por parte de Desarrollo Institucional y est pendiente la respuesta a la Escuela. Hay dificultades con los auxiliares de estmulos acadmicos (SEA) que dan clases en los programas del Centro de Extensin IdiomasUdeA y por ello se averigu con la abogada encargada de la contratacin de la CIS en la Universidad, la posibilidad de contratar estudiantes por esta empresa para dictar clases, siempre y cuando renuncien a los estmulos acadmicos que brinda la Universidad. Los beneficios para la Escuela con este nuevo contrato son: manejo de los tiempos del SEA, costos y tiempos en la convocatoria, ms tiempo para atender a las solicitudes. Se concert explorar ms esta propuesta dada su viabilidad.

Extensin Se realizaron las entrevistas para Secretario Auxiliar del Centro de Extensin IdiomasUdeA en la AED, que apoya el programa de ingls para profesionales y la seleccionada fue Maribel Gmez Vargas quien comenz a laborar el 28 de enero. Mara Cecilia Aguilar particip en calidad de Jefa de Extensin en la seleccin del asistente del Coordinador de la Agencia de Traduccin. La seleccionada fue Sandra Lizeth Velsquez Flrez, futura egresada del programa de Traduccin. Se est en el proceso de seleccin del auxiliar administrativo para el Colegio Nazaret.

Biblioteca
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Ral Palma trae las cotizaciones para la renovacin de la suscripcin anual de las revistas para la Biblioteca de la Escuela. El paso a seguir es el visto bueno con el documento de Consultas de Precios del Mercado. Se trata el tema del Plan de Ordenamiento Territorial -POT- de la Biblioteca, donde Ral propone una reubicacin de material. Se acuerda traer por parte del Coordinador de la Biblioteca una sustentacin del porqu de esta propuesta. El Director aprueba la compra de las placas de MDF para realizar las exposiciones de artes en la Biblioteca. Hace la claridad que estos deben ser de fcil remocin dado que slo se instalarn en el tiempo de la exposicin.

Formacin acadmica Se empez el reporte de los avances de las iniciativas del Plan de Accin en Strategos. 7. Tareas asignadas Juan David Rodas averiguar cmo se hizo en Multilingua la instalacin del correo de voz en el sistema telefnico, para adoptarlo en las oficinas de la Escuela que tienen atencin al pblico. En la prxima reunin se retomar el tema de clima organizacional para revisar las actividades pendientes y designar responsables y hacer cronograma. Diana Londoo cambiar el papel tapiz en los computadores por el del 2013. Diana Londoo entregar en la prxima reunin un informe de los avances del proyecto de seguimiento a egresados. 8. Prxima reunin: Lugar: Sala reuniones de la Biblioteca John Herbert Adams (11-103) Fecha: Febrero 4 de 2013 Hora: 13:00 Para constancia firman John Jairo Giraldo Ortiz Londoo Moreno Presidente Diana Marcela Secretaria

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