ARENAS PALESTINA ABRAHAM KARIM PEREZ LOPEZ MARIO MARQUEZ DIAZ PEDRO SANTIAGO CONTRERAS FRANCISCO 800 INDUSTRIAL

Gua Metodolgica EN MAFDAR Deteccin de Necesidades de Capacitacin (DNC)

Antecedentes La gestin de la capacitacin ha sido definida, en documentos anteriores de esta serie i, en cuatro etapas de un proceso continuo: (1) Deteccin de Necesidades de Capacitacin; (2) Diseo del Plan Anual de Capacitacin; (3) Ejecucin de la Capacitacin y (4) Evaluacin de los Resultados. Para nuestros efectos entenderemos como Deteccin de Necesidades de Capacitacin al proceso de anlisis de las brechas de competencias, reflejadas por carencias de conocimientos, habilidades o actitudes que se observen en los funcionarios y que afectan el cabal cumplimiento de las funciones que estn bajo su mbito de responsabilidades laborales. La primera conclusin de este concepto es que se trata de la primera etapa del proceso y, por lo mismo, la calidad de sus resultados impacta directamente en todas las otras fases de la gestin de la capacitacin, en cualquier tipo de organizacin. Una deteccin realizada de manera inorgnica o no sistematizada, as como la ausencia de un proceso de anlisis y reflexin, llevar a la ejecucin de acciones de capacitacin que no se basan en un trabajo objetivo y comparado respecto de otros intereses y necesidades organizacionales, y muchas veces, probablemente implicarn una subutilizacin de recursos y la prdida de oportunidades para alcanzar niveles de desempeo laboral en sintona con estndares de calidad y lineamientos estratgicos de mediano y largo plazo. La DNC en MAFDAR es un proceso continuo que se orienta a los siguientes objetivos generales: 1. Identificar las principales tareas que realizan los funcionarios, detectando las principales debilidades que impidan o afecten a la calidad de su cumplimiento. 2. Involucrar a las jefaturas, para afinar la visin acerca de las brechas de competencias asociadas a los productos o resultados actuales de sus equipos de trabajo y, adems, lograr una perspectiva de futuro respecto de las nuevas materias o mtodos de trabajo que se precisarn en la respectiva unidad laboral. 3. Transparentar la gestin de capacitacin, de manera que todos los funcionarios se vean reflejados en los anlisis que se realicen. De esta forma, junto con mejorar su motivacin por perfeccionar sus competencias laborales y compromiso con las metas de la organizacin, asumirn con mayores elementos de juicio que las capacitaciones recibidas obedecen a criterios objetivos e iguales para todos los funcionarios. 4. Justificar las inversiones realizadas en capacitacin, en cuanto se fortalece la posibilidad de apreciar los impactos logrados con tales acciones, en la medida que las evaluaciones se realizan a partir de diagnsticos previos, aceptados en su oportunidad por el CBC.

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En MAFDAR el DNC, de acuerdo al nuevo enfoque participativo en materia de capacitacin que se est aplicando en las instituciones pblicas, debe ser presentada a los Comits Bipartitos de Capacitacin, para que validen el instrumento.

Metodologa para la Deteccin de Necesidades de Capacitacin

La metodologa que se sugiere comprende la siguiente secuencia: 1. Deteccin Individual de Requerimientos de Capacitacin. Implica distribuir el formulario del mismo nombre a todos los funcionarios en el menor plazo, evitando as factores exgenos que sean considerados solo por algunas personas al momento de llenar la encuesta. Esta encuesta no es annima dado que las necesidades o brechas de competencias son propias de cada persona que integra una organizacin y asociadas a un rea especfica de trabajo. De ah tambin la necesidad de que la aplicacin tenga la ms amplia cobertura posible. En el formulario respectivo se orienta de manera que el llenado se refiere a un nmero menor del total de las funciones que desempea cada persona, as como tambin a un nmero acotado de debilidades que pueden resolverse mediante capacitacin. Lo anterior, con la finalidad que, desde el inicio de este proceso, exista una preocupacin consciente por priorizar y distinguir lo realmente importante de lo accesorio o complementario. Para definir el nivel de profundidad que se requiere, respecto de cada brecha de competencia detectada, en el formulario de ms abajo se debe aplicar la siguiente escala:

Nivel de profundidad Avanzado

Caractersticas de la capacitacin (cursos, seminarios, etc) Se requieren conocimientos actualizados de alto nivel, con la finalidad de dominar plena e integralmente el tema. Se requiere un dominio global de los principales contenidos del tema, sin que se precise acceder a los aspectos de uso experto Se requiere conocer el tema en sus aspectos primarios, para entender de qu se trata y establecer requerimientos que corresponde que sean resueltos por otras personas.

Medio

Bsico

El instrumento propuesto es muy breve con la finalidad de asegurar una alta tasa de respuestas que, al no demandar mucho tiempo, implique un adecuado anlisis de cada consulta sobre la que se deba pronunciar el funcionario.

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2. Caracterizacin de Necesidades de Capacitacin del Area . En este instrumento, se espera que la jefatura directa de cada unidad de trabajo emita su opinin acerca de las brechas de competencias que aprecia en su equipo, susceptibles de resolver mediante acciones de capacitacin. Esta Encuesta debe permitir una mirada lo ms global posible de las carencias o debilidades del rea de trabajo, proyectada hacia los temas de mayor importancia que demandarn competencias especficas en el futuro inmediato para el respectivo equipo laboral. Por la misma razn, se incluye una consulta especfica respecto de las tecnologas de la informacin de manera de dar cuenta de un componente clave en los conocimientos requeridos para una gestin eficiente bajo los nuevos paradigmas de competitividad y productividad. Al margen de la respuesta a este instrumento, la jefatura, en su rol de integrante de la organizacin debe tambin contestar la encuesta individual, dando cuenta de su percepcin respecto de las brechas de competencias que visualiza en su propio desempeo. 3. Ambas encuestas deben ser procesadas por el rea de capacitacin, considerando adems la trayectoria educacional de cada funcionario. El resultado de lo anterior, se debe registrar en el tercer documento cuyo formato tambin se adjunta, bajo el nombre de Sntesis de Necesidades de Capacitacin por Area. Cuando la unidad de Capacitacin concluye el traspaso de los antecedentes a este tercer formato, se debe enviar el resultado consolidado a las respectivas jefaturas para los efectos de que ellos establezcan las prioridades (importancias relativas) para las diferentes brechas detectadas. En ese momento, es factible que se agreguen nuevas brechas que no se visualizaron en el primer levantamiento, con lo que se asegura una mayor validacin de los resultados. Si efectivamente surgen agregados, estos tambin deben ser priorizados en cuanto a su importancia. En todos los casos, la tabla de puntajes a asignar es la siguiente:
Importancia de la necesidad
Prioridad Alta Prioridad Media Prioridad Baja 3 puntos 2 puntos 1 punto

Con el objeto de asegurar una mejor discriminacin, evitando la tendencia a considerar como inequvocamente de la misma alta importancia a todas las necesidades, se debe exigir que se clasifique como de importancia ALTA slo hasta un tercio del total de las brechas de la respectiva rea de trabajo.

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4. Con estos antecedentes, el rea de Capacitacin estar en condiciones de elaborar y presentar al Comit Bipartito de Capacitacin un Consolidado de Necesidades de Capacitacin del Servicio, que corresponde a la ltima fase del proceso. En este instrumento de sntesis, se deben agrupar las necesidades de capacitacin en funcin de la demanda que se aprecia de ellas. Para esto se debe aplicar la siguiente frmula: ((a x b)) x c Dnde:
a = Funcionario con necesidad detectada en su contenido y nivel de profundidad requerido. b = Importancia de esta necesidad (clasificacin realizada por la jefatura del rea) c = Nmero de reas en que se detect una misma brecha, en un mismo nivel de profundidad.

En trminos ms detallados, la determinacin del resultado implica seguir el siguiente proceso:

1. 2. Se multiplica cada caso individual por el correspondiente puntaje de importancia asignada a dicha necesidad por parte de la jefatura correspondiente. Se suma el resultado de cada una de las multiplicaciones del paso anterior. Se debe entender como una necesidad diferente a una competencia n clasificada en su nivel avanzado, respecto de la misma competencia n, en su nivel medio o bsico. Ese resultado se multiplica por el nmero de reas en que se detect determinada brecha (en el mismo nivel de profundidad). Este factor permite fortalecer el impacto de una accin de capacitacin en un contexto organizacional que trasciende las fronteras de un rea especfica de trabajo, con lo cual el impacto logrado podra tener una incidencia mayor.

3.

Dependiendo de la dinmica o acuerdos previos con el CBC, la presentacin a dicho Comit se puede realizar en dos modalidades diferentes: a. Presentar la sntesis de brechas detectadas para que en el CBC se determinen las que debern ser atendidas mediante capacitacin durante el respectivo perodo anual y, a partir de esa decisin, estructurar cursos especficos que configuren el Plan Anual a licitar. b. Elaborar directamente una propuesta de Plan Anual, con la consecuente articulacin de las brechas en actividades de capacitacin, de modo que el listado de brechas sea un insumo anexo que avala el Plan construido. En este escenario, el CBC se debe pronunciar directamente respecto del Plan Anual que se someta a su consideracin. Implica, por lo tanto, que ya se cuenta con informacin preliminar acerca de los costos involucrados. En ambos escenarios, es importante tener claridad respecto de que la aplicacin de la metodologa anterior no garantiza por s misma la adecuada focalizacin de la capacitacin y, por lo mismo, dicho trabajo no inhibe o limita el trabajo analtico o decisional que debe efectuar el Comit Bipartito. Pese a lo anterior, dado que se trata de una metodologa que apunta a otorgar una mayor objetividad a las decisiones que se adopten, es importante que las diferencias queden adecuadamente fundadas. 5. El paso siguiente es iniciar la ejecucin del Plan.

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Este proceso se debe repetir anualmente, con la observacin que, en tales perodos sucesivos, se deben tener a la vista los resultados del levantamiento del ao anterior, de manera de detectar y analizar las diferencias entre las brechas especificadas en una y otra ocasin. Este antecedente es relevante para apreciar o detectar tendencias laborales que permitan, gradualmente, anticiparse a la ocurrencia de brechas.

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Deteccin Individual de Requerimientos de Capacitacin

(Para ser contestado por todos los integrantes de la institucin)

Nombre persona que contesta la encuesta

Funcin o cargo dentro del Servicio

Area laboral a que pertenece (Depto., Unidad, etc., es decir la unidad menor en que se ubica el cargo)

a) 1

Principales tareas que debe desempear. (No ms de cuatro)

b)

Seale la(s) principal(es) debilidad(es) en materia de conocimientos, habilidades, destrezas o actitudes que usted considera tener para un mejor desempeo en cada una de las tareas claves mencionadas en el punto anterior. Profundidad
Avanzado Medio Bsico

Para Tarea 1

Para Tarea 2 Para Tarea 3 Para Tarea 4

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c)

Seale otra(s) habilidad(es), conocimiento(s), destreza(s) o actitudes que, si la adquiriese o la profundizara, le ayudara a mejorar la calidad, rapidez, precisin, etc., en la resolucin de los temas de cada rea estratgica. Profundidad
Avanzado Medio Bsico

Para tarea 1 Para tarea 2 Para tarea 3 Para tarea 4

d) Si existiera la posibilidad de realizar capacitacin ms especfica, seale que temas a usted le interesa desarrollar para fortalecer sus propias competencias laborales (Por favor, indique el nivel de profundidad que le interesa).

e) Seale en qu temas usted considera que se debe fortalecer la capacitacin al interior de su Institucin (no mencione nombres de personas, slo temas o contenidos de capacitacin)

g) En el espacio siguiente, por favor indique todo otro comentario que estime oportuno dejar expresado respecto de brechas de capacitacin en su rea o en toda la institucin..

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Muchas gracias.

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Caracterizacin de Necesidades de Capacitacin del rea

(Documento para ser contestado slo por la jefatura directa de cada unidad laboral)

Nombre del directivo o profesional a cargo

Cargo

Departamento / Oficina / Unidad / rea

a) 1

Principales objetivos estratgicos del rea a la que usted pertenece (No ms de cuatro)

b)

Principales brechas de competencias para cumplir los objetivos estratgicos. Profundidad

Avanzado Medio Bsico

Para Objetivo N 1 Para Objetivo N 2 Para Objetivo N 3 Para Objetivo

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N 4

c)

Principales brechas en materia de manejo u operacin de tecnologas de la Informacin (Internet, Intranet, software de oficina, etc.) Profundidad
Avanzado Medio Bsico

1 2 3 5 4

c)

Otros Conocimientos, Habilidades o actitudes que deben fortalecerse en el equipo a su cargo. (Indique nivel de profundidad)

d)

Conocimientos, Habilidades o actitudes que se deben fortalecer en el Servicio, mirado globalmente.

e)

Habilidades, actitudes o conocimientos que resultaran tiles para fortalecer el nivel de motivacin al interior de la organizacin.

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Muchas gracias.

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Sntesis de Necesidades de Capacitacin por rea ao 2012

Departamento / Oficina / Unidad / rea

Nombre directivo o profesional a cargo, que completa este resumen

Observaciones:
Este formulario se debe entregar a la jefatura del rea con la indicacin de las necesidades de capacitacin identificadas, con la especificacin del nivel de profundidad que en cada caso corresponde y con el nmero de funcionarios en que se seal esta debilidad. La jefatura directa slo debe marcar con una X el nivel de importancia que l le asigna a cada brecha, desde la perspectiva de los objetivos estratgicos de su rea. Para ello, debe cuidar que no se registre ms de un tercio de las necesidades con importancia ALTA. Hecho lo anterior, se debe devolver el documento al rea de Capacitacin de su Servicio. La jefatura puede agregar otras necesidades que se hayan omitido, manteniendo la proporcin indicada en el punto anterior, respecto del total que tenga una alta importancia.

Nivel de profundidad Necesidades de Capacitacin

Avanzado Medio Bsico

Importancia de la Necesidad
(Marque con una X lo que corresponda) Alta Madia Baja

N Func. Con esta necesidad

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Consolidado de Necesidades de Capacitacin del Servicio - ao 2012

Nombre de la organizacin

Observaciones:
El listado que se presente debe estar ordenado desde la Necesidad con mayor puntaje hasta aquella que registra la menor incidencia institucional. Deben tratarse de manera independiente las Necesidades anlogas pero clasificadas en un nivel diferente de profundidad, dado que, por lo mismo, en realidad son distintas.

Nivel de profundidad Necesidades de Capacitacin

Avanzado Medio Bsico

Import. de la Necesidad Puntaje

Detalle de reas que indicaron esta Necesidad

Vase en www.sispubli.cl/documentos/aportes tcnicos