Inventarios de Una Empresa Comercial y Su Contabilización

Universidad de San Carlos de Guatemala Facultad de Ciencias Econmicas Direccin de Escuela de Estudios de Postgrado Maestra en Formulacin y Evaluacin de Proyectos
INVESTIGACIN: INVENTARIOS DE UNA EMPRESA COMERCIAL Y SU CONTABILIZACIN
Estudiantes del Grupo #1: 1. Carlos Boj 2. Cecilia de Len 3. Daniel Castillo 4. Marlon Guzman 5. Octavio Ciraiz 6. Sergio Garca
Guatemala, 23 de febrero de 2013
INVENTARIOS DE UNA EMPRESA COMERCIAL Y SU CONTABILIZACIN
NDICE
RESUMEN EJECUTIVO ......................................................................................... 3 INTRODUCCIN .................................................................................................... 5 OBJETIVOS ............................................................................................................ 6 QU ES UN INVENTARIO?.................................................................................. 7 OTROS TIPOS DE INVENTARIOS ....................................................................... 11 PRINCIPALES MTODOS PARA EL MANEJO DE INVENTARIOS .................... 15 EJEMPLOS PARA LOS TIPOS DE INVENTARIOS PRINCIPALES ..................... 17 COMPARACIN ENTRE LOS TIPOS DE MANEJO DE INVENTARIOS PRINCIPALES....................................................................................................... 20 COSTO DE VENTA............................................................................................... 21 PRINCIPALES MTODOS PARA VALUAR UN INVENTARIO............................. 24 EJEMPLOS EN LA VALUACIN DE INVENTARIOS ........................................... 30 CONCLUSIONES.................................................................................................. 36 RECOMENDACIONES ......................................................................................... 37 BIBLIOGRAFA ..................................................................................................... 38
2 MAESTRIA EN FORMULACIN Y EVALUACIN DE PROYECTOS
RESUMEN EJECUTIVO
Definicin: el trmino inventario se utiliza, en contabilidad, al nombrar a los documentos o informes que muestran la relacin ordenada de bienes y existencias de una entidad o empresa, a una fecha determinada. Fundamentalmente se divide en tres puntos, que son: activo, pasivo y capital. Clasificacin: los sistemas de inventarios pueden ser clasificados de acuerdo a su mtodo de manejo como:
- Sistema peridico de inventarios: en este el costo de los artculos vendidos se determina al final del periodo contable cuando se realiza un conteo fsico del inventario existente. El proceso de conteo del inventario fsico existente se puede realizar una o dos veces durante el ao, no obstante, la mayora de las empresas siempre lo realizan al finalizar el periodo contable. Este sistema no lleva un registro diario de las unidades vendidas o en inventario.
- Sistema perpetuo de inventarios: en este se llevan registros continuos, corrientes y diarios del inventario y del costo de los artculos vendidos. Este sistema muestra de manera permanente la mercanca disponible en el inventario y permite desarrollar un adecuado control sobre las existencias por parte de los administradores. En este sistema, el costo de ventas se determina cada vez que se realiza una venta.
Adems de acuerdo a su mtodo de manejo, los inventarios pueden clasificarse de acuerdo a su mtodo de valuacin, en este mbito se clasifican como:
- Mtodo del promedio ponderado [sistema peridico]: el costo promedio de las mercancas compradas disponibles para la venta. Este mtodo calcula el costo de
cada unidad del inventario final dividiendo el costo total de adquisicin de todas las mercancas disponibles para la venta entre el nmero de unidades disponibles para la venta. En economas donde los precios aumentan continuamente, el promedio ponderado, generalmente muestra una utilidad bruta intermedia entre aquella calculada por el PEPS y la obtenida por el UEPS.
- Mtodo PEPS (Primero en Entrar, Primero en Salir) [sistema peridico]: este mtodo supone que el inventario que se adquiri con anterioridad se vende (consume) primero, por tal razn, el inventario final est compuesto por las ltimas unidades compradas. En economas en donde los precios aumentan
continuamente, PEPS, generalmente muestra la mayor utilidad bruta. En cualquiera de los mtodos las compras no tienen gran importancia, puesto que estas ingresan al inventario por el valor de compra y no requiere procedimiento especial alguno. En el caso de existir devoluciones de compras, estas se hacen por el valor en que se compr al momento de la operacin. Si lo que se devuelve es un producto vendido a un cliente, este se ingresa al inventario nuevamente por el valor en que se vendi, pues se supone que cuando se hizo la venta, esos productos se les asigno un costo de salida segn el mtodo de valuacin de inventarios manejado por la empresa.
- Mtodo UEPS (ltimo en Entrar, Primero en Salir) [sistema peridico]: este mtodo supone que el inventario que se adquiri ms recientemente es el que se vende (consume) primero, por tal razn, el inventario final est compuesto por las primeras unidades compradas. En economas donde los precios aumentan continuamente, UEPS, generalmente muestra la menor utilidad bruta.
- Mtodo de Juego de Inventarios [sistema perpetuo]: para realizarlo es necesario conocer el inventario inicial y el final, para lo cual se requiere hacer un conteo fsico de cada uno de los productos que la empresa maneja.
INTRODUCCIN
El presente trabajo respecto a Inventarios de una empresa comercial y su contabilizacin tiene por objetivo principal el introducir a los alumnos del curso propedutico de Contabilidad, de la Maestra de Formulacin y Evaluacin de Proyectos a este tipo de reportes. Se considera un inventario a aquel documento o informe que muestra la relacin ordenada de bienes y existencias de una entidad o empresa, a una fecha determinada. Si bien existe una amplia cantidad de inventarios, todos y cada uno de ellos cuentan con ventajas y desventajas, por lo que es importante conocer tantos como sea posible. Entre las principales clasificaciones de inventarios debemos
destacar: El tipo de manejo: divide a los inventarios como inventarios peridicos y perpetuos
El mtodo de contabilizacin o valuacin: este evala los inventarios a travs del promedio ponderado, mtodo PEPS o mtodo UEPS, en caso se trate de un inventario peridico y a travs del mtodo de juego de inventarios si se trata de un inventario perpetuo.
OBJETIVOS
1. Definir qu es un inventario, las especificaciones y aplicaciones de los mismos.
2. Determinar las principales formas de manejo de un inventario. 3. Identificar como se contabiliza un inventario y que tipos de inventario existen aplicables a las empresas.
4. Investigar los medios que permitan realizar la valuacin de los inventarios para poder determinar los costos de venta de los artculos de las empresas.
QU ES UN INVENTARIO?
En contabilidad se conoce como inventario a la relacin ordenada de bienes y existencias de una entidad o empresa, a una fecha determinada. Contablemente es una cuenta de activo circulante que representa el valor de las mercancas existentes en un almacn. En trminos generales, es la relacin o lista de los bienes materiales y derechos pertenecientes a una persona o comunidad, hecha con orden y claridad. El inventario es una relacin detallada de las existencias materiales comprendidas en el activo, la cual debe mostrar el nmero de unidades en existencia, la descripcin de los artculos, los precios unitarios, el importe de cada rengln, las sumas parciales por grupos y clasificaciones y el total del inventario.
Fundamentalmente se divide en tres puntos, que son: activo, pasivo y capital. El activo es todo lo que tiene la empresa que le genera dinero. El pasivo es todo lo que tiene la empresa que le genera prdida de dinero.
Por ejemplo, un ordenador es un activo para una empresa ya que es una herramienta que ayuda a hacer el trabajo ms rpido, y eso se traduce en ms dinero. Un pasivo puede ser una deuda con un proveedor, ya que es algo que ocasiona prdida; se debe.
El capital, por su parte, es la diferencia entre todo el activo que posee la empresa y todo el pasivo que tiene que soportar. Es un dato que establece el valor de una empresa de forma muy general. En la prctica, se suele decir que el capital es lo que la empresa realmente tiene. A continuacin se puede apreciar un ejemplo sencillo del inventario:
Ejemplo:
Inventario 1.- Activo Ordenadores..................................20.000 Sillas..............................................4.000 Local...........................................150.000 Furgoneta........................................8.500 Total activo = 182.500
2.- Pasivo Deuda con caja de ahorros.............12.000 Deuda con proveedores....................5.000 Total pasivo = 17.000
3.- Capital = 165.500
Los elementos del activo son herramientas con las que la empresa puede contar para seguir generando dinero. En cambio, los elementos del pasivo solo tienen razn de ser cuando son prdidas que tiene que soportar la empresa. Mientras tanto, el capital se obtiene mediante la diferencia del activo y el pasivo.
Por ltimo se suele poner en el documento de inventario una resea para dar fe del resultado, una frase como "certifico que el capital es de 165.500", adems es recomendable poner la fecha.
Los inventarios en las empresas comerciales, estn integrados por los bienes tangibles destinados para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la produccin de otros bienes que posteriormente tambin
sern destinados a la venta. En las empresas industriales, los inventarios comprenden adems de las materiales primas, productos en proceso y productos terminados, materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la produccin de bienes fabricados para la venta o en la prestacin de servicios.
La parte esencial de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios, de aqu la importancia del manejo del inventario para tener un control oportuno para la reposicin de dichos bienes y tambin conocer al final del perodo contable la situacin econmica de la entidad. Los inventarios son parte del activo corriente de la empresa y constituye toda aquella mercadera que se encuentra lista para la venta, valorada al costo de adquisicin.
Para el control de inventarios tenemos bsicamente dos mtodos: el sistema de cuenta mltiple o inventario peridico y el sistema de inventario permanente o inventario perpetuo.
En el sistema de cuenta mltiple como su nombre lo indica, utilizamos varias cuentas para el control de la mercadera como: Compras, Descuento en compras, Devolucin en compras, Mercaderas, Ventas, Descuento en ventas, Devolucin en ventas, Costo de Ventas, Utilidad Bruta en Ventas o Prdida en Ventas. En este sistema al finalizar el perodo contable es necesario realizar ajustes de regulacin de las cuentas.
En el sistema de inventario permanente, utilizamos las siguientes cuentas: Inventario de mercaderas, Ventas, Costo de Ventas, Utilidad Bruta en Ventas o Prdida en Ventas; adems en este mtodo se utiliza el Kardex de mercaderas que consiste en llevar registros para cada artculo en tarjetas individuales, los sistemas computarizados actuales han dejado de lado el sistema de tarjetas, sin embargo conservan en sus registros, las columnas bsicas para conocer las
entradas, salidas y existencias fsicas de cada artculo en forma permanente. El sistema ms utilizado por las empresas es el de inventario permanente.
En una empresa manufacturera hay tres clases de inventarios:
Inventario de materias primas: son aquellos materiales que son directamente utilizados en la fabricacin del producto.
Inventario de productos en proceso: son productos parcialmente elaborados a los que les faltan algunas etapas o procesos para convertirse en producto terminado. Tambin se denominan produccin en proceso.
Inventario de productos terminados: son productos totalmente acabados disponibles para la venta.
OTROS TIPOS DE INVENTARIOS

Existe una gran cantidad de tipos de inventarios, que si bien no son el propsito principal de este trabajo, vale la pena mencionar: Inventario Intermitente: es un inventario que se efecta varias veces al ao. Se recurre a l por razones diversas, no se puede introducir en la contabilidad del inventario contable permanente, al que se trata de suplir en parte. Inventario Final: es aquel que realiza el comerciante al cierre del ejercicio econmico, generalmente al finalizar un periodo, y sirve para determinar una nueva situacin patrimonial en ese sentido, despus de efectuadas todas las operaciones mercantiles de dicho periodo. Inventario Inicial: es el que se realiza al dar comienzos a las operaciones. Inventario Fsico: es el inventario real. Es contar, pesar o medir y anotar todas y cada una de las diferentes clases de bienes (mercancas), que se hallen en existencia en la fecha del inventario, y evaluar cada una de dichas partidas. Se realiza como una lista detallada y valorada de las existencias. Inventario determinado por observacin y comprobado con una lista de conteo, del peso o a la medida real obtenidos. Inventario Mixto: inventario de una clase de mercancas cuyas partidas no se identifican o no pueden identificarse con un lote en particular. Inventario de Productos Terminados: todas las mercancas que un fabricante ha producido para vender a sus clientes. Inventario en Transito: se utilizan con el fin de sostener las operaciones para abastecer los conductos que ligan a la compaa con sus proveedores y sus clientes, respectivamente. Existen porque el material debe de moverse de un lugar a otro. Mientras el inventario se encuentra en camino, no puede tener una funcin
til para las plantas o los clientes, existe exclusivamente por el tiempo de transporte. Inventario de Materia Prima: representan existencias de los insumos bsicos de materiales que abran de incorporarse al proceso de fabricacin de una compaa. Inventario en Proceso: son existencias que se tienen a medida que se aade mano de obra, otros materiales y dems costos indirectos a la materia prima bruta, la que llegar a conformar ya sea un sub-ensamble o componente de un producto terminado; mientras no concluya su proceso de fabricacin, ha de ser inventario en proceso. Inventario en Consignacin: es aquella mercadera que se entrega para ser vendida pero l ttulo de propiedad lo conserva el vendedor. Inventario Mximo: debido al enfoque de control de masas empleado, existe el riesgo que el nivel del inventario pueda llegar demasiado alto para algunos artculos. Por lo tanto se establece un nivel de inventario mximo. Se mide en meses de demanda pronosticada, y la variacin del excedente es: X >Imax. Inventario Mnimo: es la cantidad mnima de inventario a ser mantenidas en el almacn. Inventario Disponible: es aquel que se encuentra disponible para la produccin o venta. Inventario en Lnea: es aquel inventario que aguarda a ser procesado en la lnea de produccin. Inventario Agregado: se aplica cuando al administrar las existencias de un nico artculo representa un alto costo, para minimizar el impacto del costo en la administracin del inventario, los artculos se agrupan ya sea en familias u otro tipo de clasificacin de materiales de acuerdo a su importancia econmica, etc.
Inventario en Cuarentena: es aquel que debe de cumplir con un periodo de almacenamiento antes de disponer del mismo, es aplicado a bienes de consumo, generalmente comestibles u otros. Inventario de Previsin: se tienen con el fin de cubrir una necesidad futura perfectamente definida. Se diferencia con el respecto a los de seguridad, en que los de previsin se tienen a la luz de una necesidad que se conoce con certeza razonable y por lo tanto, involucra un menor riesgo. Inventario de Seguridad: son aquellos que existen en un lugar dado de la empresa como resultado de incertidumbre en la demanda u oferta de unidades en dicho lugar. Los inventarios de seguridad concernientes a materias primas, protegen contra la incertidumbre de la actuacin de proveedores debido a factores como el tiempo de espera, huelgas, vacaciones o unidades que al ser de mala calidad no podrn ser aceptadas. Se utilizan para prevenir faltantes debido a fluctuaciones inciertas de la demanda. Inventario de Mercaderas: son las mercaderas que se tienen en existencia, aun no vendidas, en un momento determinado. Inventario de Fluctuacin: estos se llevan porque la cantidad y el ritmo de las ventas y de produccin no pueden decidirse con exactitud. Estas fluctuaciones en la demanda y la oferta pueden compensarse con los stocks de reserva o de seguridad. Estos inventarios existen en centros de trabajo cuando el flujo de trabajo no puede equilibrarse completamente. Estos inventarios pueden incluirse en un plan de produccin de manera que los niveles de produccin no tengan que cambiar para enfrentar las variaciones aleatorias de la demanda. Inventario de Anticipacin: son los que se establecen con anticipacin a los periodos de mayor demanda, a programas de promocin comercial o aun periodo de cierre de planta. Bsicamente los inventarios de anticipacin almacenan horas-
trabajo y horas-mquina para futuras necesidades y limitan los cambios en las tasas de produccin. Inventario de Lote o de tamao de lote: estos son inventarios que se piden en tamao de lote porque es ms econmico hacerlo as que pedirlo cuando sea necesario satisfacer la demanda. Por ejemplo, puede ser ms econmico llevar cierta cantidad de inventario que pedir o producir en grandes lotes para reducir costos de alistamiento o pedido o para obtener descuentos en los artculos adquiridos. Inventario Estacinales: los inventarios utilizados con este fin se disean para cumplir econmicamente la demanda estacional variando los niveles de produccin para satisfacer fluctuaciones en la demanda. Estos inventarios se utilizan para suavizar el nivel de produccin de las operaciones, para que los trabajadores no tengan que contratarse o despedirse frecuentemente. Inventario Intermitente: es un inventario realizado con cierto tiempo y no de una sola vez al final del periodo contable. Inventario Permanente: mtodo seguido en el funcionamiento de algunas cuentas, en general representativas de existencias, cuyo saldo ha de coincidir en cualquier momento con el valor de los stocks. Inventario Cclico: son inventarios que se requieren para apoyar la decisin de operar segn tamaos de lotes. Esto se presenta cuando en lugar de comprar, producir o transportar inventarios de una unidad a la vez, se puede decidir trabajar por lotes, de esta manera, los inventarios tienden a acumularse en diferentes lugares dentro del sistema.
PRINCIPALES MTODOS PARA EL MANEJO DE INVENTARIOS

Las empresas, independientemente de si son manufactureras o industriales, requieren un sistema de inventarios para registrar las cantidades de mercancas existentes y para establecer el costo de la mercanca vendida. Existen bsicamente dos sistemas para llevar a cabo los registros de inventario: el sistema peridico y el sistema perpetuo.
Sistema peridico de inventarios: con el sistema de inventario peridico el costo de los artculos vendidos se determina al final del periodo contable cuando se realiza un conteo fsico del inventario existente. El proceso de conteo del inventario fsico existente se puede realizar una o dos veces durante el ao, no obstante, la mayora de las empresas siempre lo realizan al finalizar el periodo contable. Este sistema no lleva un registro diario de las unidades vendidas o en inventario.
Sistema perpetuo de inventarios: con el sistema de inventario perpetuo se llevan registros continuos, corrientes y diarios del inventario y del costo de los artculos vendidos. Este sistema muestra de manera permanente la mercanca disponible en el inventario y permite desarrollar un adecuado control sobre las existencias por parte de los administradores. En este sistema, el costo de ventas se determina cada vez que se realiza una venta.
Actualmente, los desarrollos tecnolgicos en el campo de la informtica facilitan la implementacin del sistema de inventario perpetuo en las empresas. Este sistema ha sido ampliamente utilizado por las empresas comerciales, especialmente los almacenes de cadena. Importantes empresas como Carrefour,
El sistema perpetuo permite un registro actualizado del inventario, no obstante, no elimina la necesidad de realizar un recuento fsico del inventario. Las Cuentas fsicas del inventario (arqueo) deben realizarse cuando menos una vez por ao a nivel general o por muestreo para verificar la precisin de los registros computarizados y establecer la denominada contraccin del inventario, que son las diferencias en las existencias ocasionadas por robo, daos, perdida u obsolescencia de las mercancas.
En una empresa comercializadora el juego de inventarios para calcular el costo de ventas es el siguiente:
EJEMPLOS PARA LOS TIPOS DE INVENTARIOS PRINCIPALES
Ejemplo del Inventario Perpetuo: Registro en el diario 1. Compras a crdito de $560,000: Inventario..................................................................... $560,000 Cuentas por pagar............................................... $560,000 2. Ventas a crdito de $900,000 (costo $540,000): -1Cuentas por cobrar....................................................... $900,000 Ingresos por ventas............................................. $900,000 -2Costo de mercancas vendidas.................................... $540,000 Inventario........................................................... $540,000 3. Asientos de fin de periodo: No se requieren asientos. Tanto el inventario como el costo de mercancas vendidas estn actualizados.
Registro en los Estados Financieros: Estados de resultados (parcial): Ingresos por ventas.................................................................................. $900,000 Costo de mercanca vendidas.................................................................. ($540,000) Margen Bruto........................................................................................... $360,000 Balance final (parcial):
Activos Circulantes: Efectivo................................................................................................... $xxx, xxx Inversiones a corto plazo........................................................................... $xxx, xxx Cuentas por cobrar................................................................................... $xxx, xxx Inventarios.............................................................................................. $120,000 Cargos pagados por adelantado................................................................ $xxx, xxx
Ejemplo del Inventario Peridico: Registro en el diario 1. Compras a crdito de $560,000: Inventario..................................................................... $560,000 Cuentas por pagar............................................... $560,000 2. Ventas a crdito de $900,000 (costo $540,000): -1Cuentas por cobrar....................................................... $900,000 Ingresos por ventas............................................. $900,000 -2Costo de mercancas vendidas.................................... $540,000 Inventario........................................................... $540,000 3. Asientos de fin de periodo para actualizar el inventario: -1Ganancias y Prdidas....................................................... $100,000 Inventario (saldo inicial)........................................ $100,000 -2Inventario (saldo final)..................................... $120,000 Ganancias y Prdidas $120 000 Registro en los Estados Financieros Estados de resultados (parcial): Ingresos por ventas............................................................................ $900,000 Costo de mercanca vendidas.............................................................. ($540,000) - Inventario Inicial..$100,000 - Compras..$560,000 - Inventario Final ($120,000)
Margen Bruto....................................................................................... $360,000 Balance final (parcial): Activos Circulantes: Efectivo............................................................................................... Inversiones a corto plazo....................................................................... Cuentas por cobrar............................................................................... Inventarios.......................................................................................... Cargos pagados por adelantado..............................................................
$xxx, xxx $xxx, xxx $xxx, xxx $120,000 $xxx, xxx
COMPARACIN ENTRE LOS TIPOS DE MANEJO DE INVENTARIOS PRINCIPALES

Las dos alternativas para el manejo de inventarios proporcionan toda una estructura para la contabilizacin de los mismos, la determinacin del costo de ventas y la medicin del resultado. Con el fin de garantizar una correcta utilizacin en la aplicacin tanto de uno de estos dos sistemas como de sus mtodos de valuacin se realiza una comparacin en la tabla siguiente:
Sistema peridico Sistema permanente
Se utiliza en empresas que venden al Para empresas que venden mercancas por detalle grandes cantidades de mercanca a un valores relativamente altos como almacenes de precio relativamente bajo como por ejemplo electrodomsticos. supermercados. Al realizar la venta solo maneja informacin Al realizar las ventas maneja informacin del sobre el precio de venta. Utiliza menos precio de venta y del valor del costo de la informacin. venta. Requiere mayor informacin. Requiere elaborar conteos fsicos de las Al finalizar el periodo requiere efectuar el existencias al final del periodo solo con el conteo fsico de las unidades en existencia. propsito de control. Su operacin puede ser menos costosa para la En este sistema puede ser ms dispendiosa y empresa. ms costosa la operacin. Para la compra de mercanca no se utiliza la Acta en concordancia con las normas cuenta de los activos sino las cuentas contables de compra y venta de activos. nominales. Permite tener actualizado el saldo y un No permite tener un control permanente de los mecanismo eficiente de control sobre las inventarios. existencias reales. En este caso es ms prctico esperar hasta la No es necesario esperar hasta la terminacin culminacin del periodo para conocer el saldo. del periodo para determinar el saldo. Se conoce el costo de la venta en el momento Para conocer el costo de la mercanca vendida de realizar dicha operacin utilizando el Kardex se debe esperar hasta el final del periodo. con cualquiera de sus mtodos de valuacin.
COSTO DE VENTA
El costo de venta es el costo en que se incurre para comercializar un bien, o para prestar un servicio. Es el valor en que se ha incurrido para producir o comprar un bien que se vende.
Cuando se hace una venta, por ejemplo de Q100, todo no es utilidad para el vendedor, puesto que para poder vender ese valor, debi haberse comprado un bien, para lo cual indudablemente hubo necesidad de incurrir en un costo, costo que se conoce como costo de venta. Quizs el vendedor compro una camisa en Q60 y luego la vendi en Q100, por lo que su costo de venta viene a ser los Q60, pues debi incurrir en un costo de Q60 para poder hacer una venta de Q100.
Determinar el costo de venta, en principio es algo muy sencillo, pues todo lo que se debe hacer es restar al valor de la venta, el valor que se invirti en el producto vendido. Pero cuando se venden grandes cantidades y se manejan multitud de productos, el proceso de determinacin del costo de venta es mucho ms complejo.
Cada uno de los mtodos de control de inventarios descritos anteriormente, busca determinar el costo de la mercanca vendida para luego determinar la utilidad bruta, puesto que como ya se ha mencionado, el valor de la venta tiene incluido un costo que se debe determinar para saber cul es el porcentaje de utilidad que se est manejando.
El precio de venta est compuesto por el costo (Costo de venta) del producto ms el porcentaje de utilidad deseado por el vendedor. De aqu se puede observar la importancia que tiene el costo de ventas, pues de l depende en buena parte el porcentaje de utilidad, puesto que no siempre se puede tener control absoluto sobre el precio de venta.
Supongamos que una empresa vende un producto A, el cual tiene un precio en el mercado de Q1000. El costo de venta de ese producto es de Q900, por lo que se puede decir que el porcentaje de utilidad de la venta es de un 10%. Qu pasara si el vendedor quiere incrementar su porcentaje de utilidad a un 20%, pero no puede subir el precio de venta por que la competencia sigue vendiendo el mismo producto en Q1000? la nica alternativa es disminuir el costo de venta a Q800, y esa es la realidad de muchas empresas en un mundo globalizado y competitivo, donde se requiere ser ms productivo y efectivo para poder sobrevivir a la competencia.
Ejemplo: En primer lugar se debe hacer la compra para luego poder vender. Supongamos que se compran 10 artculos a un valor de Q1000 cada uno:
Contabilizacin de la compra Cuenta Cuenta 1 Cuenta 2 Debe Q10,000.00 Q10,000.00 Haber
Una vez realizada la compra se puede proceder a vender, para lo cual se supone que se venden 5 artculos a un valor de Q1300 cada uno:
Contabilizacin de la venta Cuenta Cuenta 3 Cuenta 4 Debe Q6,500.00 Q6,500.00 Haber

Contabilizacin del costo de venta Cuenta Cuenta 5 Cuenta 6 Debe Q5,000.00 Q5,000.00 Haber
Como se puede observar, al inventario entraron 10 artculos a Q1000 (Q10000) y luego salen 5, los que deben salir del inventario al mismo valor con que ingresaron, es decir, a lo mismo que costaron (Q5000)
En el Estado de resultados quedara as:
Ventas Q6500 - Costo de venta Q5000 = Utilidad bruta Q1500
Una vez determinada la utilidad bruta se procede a seguir con el proceso de depuracin del estado de resultados hasta determinar la Utilidad neta.
PRINCIPALES MTODOS PARA VALUAR UN INVENTARIO
De acuerdo al mtodo de manejo de inventario que la empresa utilice, la contabilizacin del mismo variar:
Sistema de inventario perpetuo o permanente:
En este sistema, las transacciones comerciales se registran a medida que ocurren, lo que nos permite un control constante de los inventaros, al llevar el registro de cada unidad que ingresa y sale del inventario.
Comnmente el control se lleva mediante tarjetas Kardex, en donde se lleva el registro de cada unidad, su valor de compra, la fecha de adquisicin, el valor de la salida de cada unidad y la fecha en que se retira del inventario.
Este sistema obtiene su nombre debido a que los registros contables se mantienen actualizados a perpetuidad.
Las compras de mercanca se registran debitando una cuenta del activo titulada Inventario. Cuando la mercanca se vende, se necesitan dos asientos: uno para reconocer el ingreso obtenido y el segundo para reconocer el costo de los bienes vendidos relacionados.
El sistema de inventario perpetuo utiliza un mayor auxiliar de inventario, este mayor proporciona al personal de la compaa informacin actualizada sobre cada tipo de producto que la compaa compra y vende, incluyendo el costo por unidad y el nmero de unidades compradas, vendidas y disponibles.
Valuacin de los inventarios en el sistema permanente:
En este sistema, las compras de mercancas o materia prima se contabilizan en un debito a la cuenta de Inventarios (Activo). En la devolucin de compras de mercancas, se afecta directamente la cuenta de inventarios, es decir, se contabiliza como un crdito a la respectiva subcuenta de inventarios, mientras que, cuando se realiza una venta, esta se contabiliza en la respectiva cuenta de ingresos, y a la vez se contabiliza el costo de venta, puesto que al momento de cada venta, se determina tambin su costo. Independientemente del sistema de inventarios adoptado por una empresa, los costos de los artculos individuales se deben determinar mediante un mtodo de valuacin de inventarios. Existen tres mtodos principales para la valuacin de inventarios permanentes que han sido generalmente aceptados en las prcticas contables de diferentes pases: PEPS, UEPS y promedio ponderado. Si los precios unitarios y los costos de las diferentes mercancas no fluctuaran, todos los mtodos de valuacin de inventarios proporcionaran los mismos resultados. Sin embargo, la realidad es que en las diferentes economas existentes los precios cambian y dichos cambios generan aspectos importantes a tener en cuenta con relacin al inventario final de mercancas (medicin de los activos corrientes-balance general) y al costo de los artculos vendidos (utilidad bruta-estado de resultados). - PROMEDIO PONDERADO: costo promedio de las mercancas compradas disponibles para la venta. Este mtodo calcula el costo de cada unidad del inventario final dividiendo el costo total de adquisicin de todas las mercancas disponibles para la venta entre el nmero de unidades disponibles para la venta. En economas donde los precios aumentan continuamente, el promedio ponderado, generalmente muestra una utilidad bruta intermedia entre aquella calculada por el PEPS y la obtenida por el UEPS.
- PEPS: primeras en entrar, primeras en salir. Este mtodo supone que el inventario que se adquiri con anterioridad se vende (consume) primero, por tal razn, el inventario final est compuesto por las ultimas unidades compradas. En economas en donde los precios aumentan continuamente, PEPS, generalmente muestra la mayor utilidad bruta. - UEPS: ultimas en entrar, primeras en salir. Este mtodo supone que el inventario que se adquiri ms recientemente es el que se vende (consume) primero, por tal razn, el inventario final est compuesto por las primeras unidades compradas. En economas donde los precios aumentan continuamente, UEPS, generalmente muestra la menor utilidad bruta.
Sistema de inventario peridico:
Un inventario de este tipo es una alternativa al sistema de inventario perpetuo. En este no se hace esfuerzo alguno en mantener registros actualizados bien sea el inventario o del costo de los bienes vendidos. En lugar de ello, estos montos se determinan slo en forma peridica, casi siempre al final del ao.
Este opera cuando la mercanca es comprada, su costo se debita a una cuenta titulada compras, en lugar de hacerlo a la cuenta Inventario. Cuando la mercanca es vendida, se hace un asiento para reconocer el ingreso de ventar, pero no se hace un asiento para registrar el costo de los bienes vendidos o para reducir el saldo de la cuenta Inventario. Puesto que los registros de inventario no se actualizan a medida que las transacciones ocurren, no hay un mayor auxiliar de inventario.
La base de este tipo de inventario peridico es la realizacin de un inventario fsico completo al final del ao. Este conteo fsico determina el monto del inventario que aparece en el balance general. El costo de los bienes vendidos para todo el ao se determina por un clculo corto.
Este tipo de inventario se utiliza cuando la necesidad de informacin corriente sobre inventarios y ventas no justifica el costo de llevar un sistema perpetuo, en un pequeo almacn de ventas por ejemplo, el propietario puede estar tan familiarizado con el inventario que los registros de inventario perpetuo son innecesarios.
Valuacin de un sistema de inventario peridico:
El juego de inventarios es el procedimiento utilizado en el sistema de inventarios peridico para determinar el Costo de Venta. Toda venta tiene un costo, el cual debe ser determinado, o bien al momento de cada venta o al final de un determinado periodo, y en el caso de utilizar el sistema de inventario peridico, ste costo de venta se determina haciendo uso del juego de inventarios. - JUEGO DE INVENTARIOS: para realizarlo es necesario conocer el inventario inicial y el final, para lo cual se requiere hacer un conteo fsico de cada uno de los productos que la empresa maneja. Para determinar el costo de venta en el sistema de inventarios peridico, se requiera adems conocer el valor de las compras netas (Compras brutas menos devoluciones en compra). Una vez determinados los valores anteriores se procede a realizar el juego de inventarios, el cual tiene la siguiente estructura:
Inventario inicial (+) Compras brutas () Devoluciones en compras = Mercancas disponibles para la venta () Inventario final = Costo de venta
A continuacin se realiza una breve descripcin de cada uno de estos elementos: Inventario inicial: Es el inventario con que se inicia un periodo determinado. Por lo general corresponde al inventario final del periodo anterior. Cuando la empresa inicia operaciones por primera vez, el inventario inicial es cero (0), a no ser que al crear la empresa, o algn socio haya aportado mercancas (aportes en especie). Para determinar el inventario inicial se debe hacer un conteo fsico.
Compras: Corresponde a las compras realizadas en un periodo determinado.
Devoluciones en compra: Son las compras que se han devuelto a los proveedores en el mismo periodo.
Mercancas disponibles para la venta: Corresponde a las mercancas con que efectivamente cuenta la empresa en sus bodegas una vez descontadas
las que se han devuelto. Ejemplo: se inicia con 10 unidades, se compran 6 y se devuelven 2, el resultado final ser de 14 unidades.
Inventario final: Es el inventario que queda al finalizar un periodo. Si se utiliza inventario peridico se debe hacer conteo fsico.
Costo de venta: Es lo que cuesta la mercanca vendida.
EJEMPLOS EN LA VALUACIN DE INVENTARIOS
Ejemplo 1: Mtodo del promedio ponderado
Costo promedio de las mercancas compradas disponibles para la venta. Este mtodo calcula el costo de cada unidad del inventario final dividiendo el costo total de adquisicin de todas las mercancas disponibles para la venta entre el nmero de unidades disponibles para la venta. En economas donde los precios aumentan continuamente, el promedio ponderado, generalmente muestra una utilidad bruta intermedia entre aquella calculada por el PEPS y la obtenida por el UEPS.
Ejemplo 2: Mtodo PEPS
Primero en Entrar, Primero en Salir. Este mtodo supone que el inventario que se adquiri con anterioridad se vende (consume) primero, por tal razn, el inventario final est compuesto por las ultimas unidades compradas. En economas en donde los precios aumentan continuamente, PEPS, generalmente muestra la mayor utilidad bruta. En cualquiera de los mtodos las compras no tienen gran importancia, puesto que estas ingresan al inventario por el valor de compra y no requiere procedimiento especial alguno. En el caso de existir devoluciones de compras, estas se hacen por el valor en que se compr al momento de la operacin. Si lo que se devuelve es un producto vendido a un cliente, este se ingresa al inventario nuevamente por el valor en que se vendi, pues se supone que cuando se hizo la venta, esos productos se les asigno un costo de salida segn el mtodo de valuacin de inventarios manejado por la empresa.
Ejemplo 3: Mtodo UEPS
ltimo en Entrar, Primero en Salir. Este mtodo supone que el inventario que se adquiri ms recientemente es el que se vende (consume) primero, por tal razn, el inventario final est compuesto por las primeras unidades compradas. En economas donde los precios aumentan continuamente, UEPS, generalmente muestra la menor utilidad bruta.
Ejemplo:
Ejemplo 4: Contabilizacin empleando los tres mtodos disponibles para inventarios permanentes
Informacin Ilustrativa General a Todos los ejemplos: Inventario Inicial (10 unidades A a $1,000 por unidad).............................. $10,000 Compras: - N 1 (25 unidades A a $1,400 por unidad)............... $35,000 - N 2 (25 unidades A a $1,800 por unidad)............... $45,000 Total.............................................................................................................. $80,000 Costo de mercancas disponibles para la venta (60 unidades.)................... $90,000 Inventario final (20 unidades A a $? por unidad) ...................... .......................... $? Costo de mercancas vendidas (40 unidades A a $? por unidad) ...................... $?
Inventario final y costo de mercancas vendidas:
Mtodo de costeo promedio ponderado: Costo de mercancas disponibles para la venta (ver Parte A)*...... $90,000 * 60 unidades A costo promedio ponderado de $1,500 por unidad; $90,000/60 Unidades. Inventario final (20 unidades A a $1,500 por unidad)........................... ($30,000) Costo de mercancas vendidas (40 unidades A a $? Por unidad.)...... $60,000
Mtodo de costeo PEPS: Costo de mercancas disponibles para la venta........................................ $90,000 Inventario final (costo de las ltimas 20 unidades disponibles) *............... ($36,000) *20 unidades A a $1,800 por unidad de la compra N2 Costo de mercancas vendidas: 10 unidades A $1,000 (todas del inventario inicial).......... $10,000 25 unidades A $1,400 (todas de la compra N1).............. $35,000 5 unidades A $1,800 (de la compra N2).......................... $9,000 Total Mercancas Vendidas.......................................................................... $54,000
Mtodo de costeo UEPS Costo de mercancas disponibles para la venta (ver Parte A)...................... $90,000 Inventario final (costo de las ultimas 20 unidades disponibles) 10 unidades A $1,000 (todas del inventario inicial)..........$10,000 10 unidades A $1,400 (de la compra N1.).......................$14,000 Total Inventario Final.................................................................................. ($24,000) Costo de mercancas vendidas: 25 unidades A $1,800 (todas de la compra N2)......... $45,000 15 unidades A $1,400 (de la compra N1).................. $21,000 Total Mercancas Vendidas......................................................................................... $66,000
Ejemplo 5: Mtodo de Juego de Inventarios
Un almacn presenta un inventario inicial al 31 de enero de 2012 por un valor de Q30000.00; realiz compras durante el mes de febrero por un valor de Q8200.00, y efecta una devolucin del 5% de esta mercanca. El 29 de febrero realiz el inventario fsico el cual se determin por un valor de Q40000.00.
CONCLUSIONES
1. El inventario es el documento ms simple en contabilidad y nos sirve para ver, de forma general, con lo que cuenta la empresa para desarrollar su actividad. 2. Los inventarios representan bienes destinados a las ventas en el curso normal de los negocios.
3. Los inventarios se clasifican de acuerdo a las caractersticas de la empresa, entre los mtodos de inventario generalmente aceptados en la mayora de pases se encuentran UEPS, PEPS y el inventario PONDERADO.
4. UEPS muestra menor utilidad bruta, PEPS muestra mayor utilidad bruta y el inventario PONDERADO muestra una utilidad intermedia bruta.
5. El sistema perpetuo de inventarios se utiliza cuando la gerencia necesita informacin durante el ao sobre niveles de inventario y utilidad bruta mientras que, el sistema peridico se utiliza cuando las metas principales son desarrollar informacin anual y minimizar los requisitos de tenedura de registros. Un solo negocio puede utilizar sistemas de inventario diferentes para explicar distintos tipos de mercanca.
6. Sin importar el tipo de inventario que se maneje en una empresa, solo se tienen dos sistemas principales para su manejo, El Sistema Permanente y el Sistema Peridico. La utilizacin de uno u otro depender de la naturaleza de la empresa.
RECOMENDACIONES
1. Se recomienda el manejo adecuado de los inventarios de una empresa, lo que permitir identificar situaciones favorables o crticas dentro del manejo de los activos de esta.
2. El conteo peridico de los inventarios para incrementar la confiabilidad de los reportes de saldos de inventarios. 3. Se recomienda manejar los mtodos de inventarios eligiendo el que mejor convenga a cada empresa. 4. La empresa debe de contar con un sistema de procesamiento de transacciones de inventario, el cual le permita establecer las ubicaciones fsicas de la transferencia de los artculos del inventario. 5. Realizar una recoleccin oportuna y precisa de la informacin del inventario para garantizar la mayor exactitud posible en los registros del inventario. Ya que esta exactitud constituye una medida clave para el control del inventario.
BIBLIOGRAFA
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Inventarios de Una Empresa Comercial y Su Contabilización

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Universidad de San Carlos de Guatemala Facultad de Ciencias Econmicas Direccin de Escuela de Estudios de Postgrado Maestra en Formulacin y Evaluacin de Proyectos

INVESTIGACIN: INVENTARIOS DE UNA EMPRESA COMERCIAL Y SU CONTABILIZACIN

Guatemala, 23 de febrero de 2013

INVENTARIOS DE UNA EMPRESA COMERCIAL Y SU CONTABILIZACIN

2 MAESTRIA EN FORMULACIN Y EVALUACIN DE PROYECTOS

INVENTARIOS DE UNA EMPRESA COMERCIAL Y SU CONTABILIZACIN

3 MAESTRIA EN FORMULACIN Y EVALUACIN DE PROYECTOS

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4 MAESTRIA EN FORMULACIN Y EVALUACIN DE PROYECTOS

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6 MAESTRIA EN FORMULACIN Y EVALUACIN DE PROYECTOS

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3.- Capital = 165.500

8 MAESTRIA EN FORMULACIN Y EVALUACIN DE PROYECTOS

INVENTARIOS DE UNA EMPRESA COMERCIAL Y SU CONTABILIZACIN

9 MAESTRIA EN FORMULACIN Y EVALUACIN DE PROYECTOS

INVENTARIOS DE UNA EMPRESA COMERCIAL Y SU CONTABILIZACIN

En una empresa manufacturera hay tres clases de inventarios:

10 MAESTRIA EN FORMULACIN Y EVALUACIN DE PROYECTOS

INVENTARIOS DE UNA EMPRESA COMERCIAL Y SU CONTABILIZACIN

OTROS TIPOS DE INVENTARIOS

11 MAESTRIA EN FORMULACIN Y EVALUACIN DE PROYECTOS

INVENTARIOS DE UNA EMPRESA COMERCIAL Y SU CONTABILIZACIN

12 MAESTRIA EN FORMULACIN Y EVALUACIN DE PROYECTOS

INVENTARIOS DE UNA EMPRESA COMERCIAL Y SU CONTABILIZACIN

13 MAESTRIA EN FORMULACIN Y EVALUACIN DE PROYECTOS

INVENTARIOS DE UNA EMPRESA COMERCIAL Y SU CONTABILIZACIN

14 MAESTRIA EN FORMULACIN Y EVALUACIN DE PROYECTOS

INVENTARIOS DE UNA EMPRESA COMERCIAL Y SU CONTABILIZACIN

PRINCIPALES MTODOS PARA EL MANEJO DE INVENTARIOS

15 MAESTRIA EN FORMULACIN Y EVALUACIN DE PROYECTOS

INVENTARIOS DE UNA EMPRESA COMERCIAL Y SU CONTABILIZACIN

16 MAESTRIA EN FORMULACIN Y EVALUACIN DE PROYECTOS

INVENTARIOS DE UNA EMPRESA COMERCIAL Y SU CONTABILIZACIN

EJEMPLOS PARA LOS TIPOS DE INVENTARIOS PRINCIPALES

17 MAESTRIA EN FORMULACIN Y EVALUACIN DE PROYECTOS

INVENTARIOS DE UNA EMPRESA COMERCIAL Y SU CONTABILIZACIN

18 MAESTRIA EN FORMULACIN Y EVALUACIN DE PROYECTOS

INVENTARIOS DE UNA EMPRESA COMERCIAL Y SU CONTABILIZACIN

$xxx, xxx $xxx, xxx $xxx, xxx $120,000 $xxx, xxx

19 MAESTRIA EN FORMULACIN Y EVALUACIN DE PROYECTOS

INVENTARIOS DE UNA EMPRESA COMERCIAL Y SU CONTABILIZACIN

COMPARACIN ENTRE LOS TIPOS DE MANEJO DE INVENTARIOS PRINCIPALES

20 MAESTRIA EN FORMULACIN Y EVALUACIN DE PROYECTOS

INVENTARIOS DE UNA EMPRESA COMERCIAL Y SU CONTABILIZACIN

21 MAESTRIA EN FORMULACIN Y EVALUACIN DE PROYECTOS

INVENTARIOS DE UNA EMPRESA COMERCIAL Y SU CONTABILIZACIN

Contabilizacin de la venta Cuenta Cuenta 3 Cuenta 4 Debe Q6,500.00 Q6,500.00 Haber

22 MAESTRIA EN FORMULACIN Y EVALUACIN DE PROYECTOS

INVENTARIOS DE UNA EMPRESA COMERCIAL Y SU CONTABILIZACIN

En el Estado de resultados quedara as:

Ventas Q6500 - Costo de venta Q5000 = Utilidad bruta Q1500

23 MAESTRIA EN FORMULACIN Y EVALUACIN DE PROYECTOS

INVENTARIOS DE UNA EMPRESA COMERCIAL Y SU CONTABILIZACIN

PRINCIPALES MTODOS PARA VALUAR UN INVENTARIO

Sistema de inventario perpetuo o permanente:

24 MAESTRIA EN FORMULACIN Y EVALUACIN DE PROYECTOS

INVENTARIOS DE UNA EMPRESA COMERCIAL Y SU CONTABILIZACIN

Valuacin de los inventarios en el sistema permanente: