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International Organization for Standardization

International Accreditation Forum


Fecha: 14 de octubre de 2004

Grupo de Prcticas de Auditora ISO 9001 Gua sobre: Demostracin de la conformidad con la norma
Ejecucin de la a uditoria frente a las clusulas de la norma en comparacin con la ejecucin de la auditora frente a los procesos del auditado. Cuando se evala la conformidad con la norma, es probable que las listas de verificacin de auditora no sean suficientes Al final de una auditoria, el auditor debera estar en posicin de saber si se cumplen o no todos los requisitos de la norma. Al intentar demostrar la conformidad con la norma, con frecuencia las personas vuelven a usar las listas de verificacin en donde el auditor puede verificar uno por uno los requisitos de la norma, asegurndose de cubrirlos en su totalidad. Este enfoque bsico de diligenciar una lista de verificacin es una forma fcil de garantizar que se han verificado todos los requisitos de la norma. Sin embargo, al considerar el enfoque de ISO 9001:2000, la realizacin de una auditoria a partir de una lista de verificacin genrica puede evitar que un auditor rena evidencia de la interconexin eficaz entre los procesos. En algunas situaciones, puede ser imposible apartarse totalmente de la lista de verificacin (o lista de preguntas de auditoria), en particular si es necesario que la organizacin suministre evidencia de la conformidad con la norma a terceras partes (por ejemplo, organismos de evaluacin de la conformidad, legisladores, etc.). Es importante emplear adecuadamente una lista de verificacin y en el momento correcto, es decir, como una herramienta para facilitar el seguimiento de los requisitos de la norma que se han cubrir. Qu es la toma de muestra adecuada? No existe formula matemtica ni estadstica para establecer la cantidad correcta de muestras que se ha de tomar durante una auditoria. Definir el nmero de muestras (por ejemplo, una, cinco o incluso ms muestras de registros para un requisito particular) que se han de tomar para confirmar la conformidad con los requisitos no es eficiente y no garantiza la conformidad. Por supuesto es un hecho que al incrementar la cantidad de muestras que se toman, un auditor tendr mayor confianza con respecto al estado real de la implementacin del SGC. La toma de muestra adecuada en este contexto se debera referir
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al nivel de muestra tomada durante las entrevistas en el sitio y las revisiones de registros que brindan confianza suficiente de que el SGC del auditado est implementado tal como se describe. La toma de muestra de sitios mltiples o de unidades organizacionales de una compaa se trata en el Anexo II de la Directriz sobre la Aplicacin de la Gua 62 de IAF (Guidance on the Application of ISO/IEC Guide 62), junto con los das auditor requeridos en el sitio y la frmula de toma de muestra para los sitios mltiples. Es necesario que el auditor lleve a cabo entrevistas y verifique registros y evidencias durante la entrevista. La cantidad de muestras que se han de tomar depende de la complejidad del proceso que se est auditando y de la calidad de la informacin recibida del auditado durante la entrevista. Tambin es importante que el auditor mantenga la programacin resumida en el plan de auditora. Al final del da, es necesario que el auditor se sienta confiado en que las muestras y la evidencia objetiva observadas son representativas, con el objeto de obtener conclusiones adecuadas con relacin a la implementacin del SGC. Registro de la informacin de auditora ISO 19011 y la Directriz sobre la Aplicacin de la Gua 62 de IAF explican lo que debera contener un informe de auditora. Sin embargo, es importante que los informes de auditora para el auditado slo contengan informacin importante para l, por ejemplo, informacin sobre las posibles mejoras, las observaciones p ositivas y las no conformidades con la norma. Es improbable que la simple reiteracin y explicacin de los requisitos de la norma sea lo que busca el auditado. Tambin puede haber un requisito para que el auditor demuestre la secuencia en la cual se llev a cabo la auditora, algunas veces denominada la senda de la auditoria. El uso de notas de auditoria es una forma muy eficiente en que el auditor registra la auditora. La principal desventaja de usar notas de auditora es que tienden a ser una forma muy personal de registrar informacin durante una auditora y los grados del detalle del registro y los estilos variarn ampliamente de un auditor a otro. Una lista de verificacin puede garantizar alguna uniformidad en el desempeo de los auditores. Sin embargo, los auditores nunca deberan olvidar que deben gastar su tiempo en la auditora, no diligenciando listas de verificacin ni tomando notas.

Para mayor informacin sobre el Grupo de Prcticas de Auditora ISO 9001, por favor consulte el documento: Introduccin al Grupo de Prcticas de Auditora ISO 9001 (Introduction to the ISO 9001 Auditing Practices Group). El Grupo de Prcticas de Auditora ISO 9001 utilizar la retroalimentacin por parte de los usuarios para determinar si es recomendable desarrollar documentos de gua adicionales o si los existentes se deberan revisar. Los comentarios sobre los documentos o las presentaciones se pueden enviar a la siguiente direccin de correo electrnico: charles.corrie@bsi-global.com. Los dems documentos y presentaciones del Grupo de Prcticas de Auditora ISO 9001 se pueden descargar de los siguientes sitios Web:

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Exoneracin de responsabilidad Este documento no se ha sometido a un proceso de aprobacin por parte de la Organizacin Internacional de Normalizacin (ISO), el Comit Tcnico ISO 176, ni el Foro Internacional de Acreditacin (IAF). La informacin contenida aqu est disponible con propsitos educativos y de comunicacin. El Grupo de Prcticas de Auditoria ISO 9001 no es responsable de los errores, omisiones ni otras obligaciones que se puedan originar en el suministro o posterior uso de dicha informacin.

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