1

ANTECEDENTES
Teniendo en cuenta el Decreto 651 de 2011 Por medio del cual se crean el Sistema Integrado de Gestin Distrital -SIGD- y la Comisin Intersectorial del SIGD-, y se dictan otras disposiciones y la NTD-SID 001:2011 Norma Tcnica Distrital del Sistema Integrado de Gestin para las Entidades y rganos Distritales, existe el Sistema Integrado de Gestin Distrital, conformado por los siguientes Subsistemas: Subsistema de Gestin de la Calidad (SGC). Subsistema Interno de Gestin Documental y Archivo (SIGA). Subsistema de Gestin de Seguridad de la Informacin (SGSI). Subsistema de Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO). Subsistema de Responsabilidad Social (SRS). Subsistema de Gestin Ambiental (SGA). Subsistema de Control Interno (SCI).

Partiendo del Sistema de Gestin de la Calidad, el Departamento Administrativo de la Defensora del Espacio Pblico DADEP - fue certificado en este Sistema, el 21 diciembre de 2011 por BUREAU VERITAS con las normas ISO 9001:2008 y NTCGP1000:2009; en sus servicios gestin del registro del patrimonio nico inmobiliario, administracin del patrimonio inmueble distrital, la defensa del espacio pblico y generacin de cultura y participacin ciudadana. Esta certificacin es evidencia del compromiso del DADEP, en busca de brindar productos y/o servicios con calidad, eficacia, eficiencia y efectividad. Este documento, tiene como fin servir de gua y orientacin en los temas que cada funcionario debe tener en cuenta para el Sistema Integrado de Gestin y sus Subsistemas, entre estos el Sistema de Gestin de Calidad. En este sentido, se describen los siguientes temas que deben ser de conocimiento general, para todos los funcionarios de la entidad:
- DEFINICIONES CLAVES DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN SIG- .......................................................................... 4 - QUIENES SOMOS Y QUE HACEMOS .............................................................................................................................. 7 - DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO ............................................................................................................................. 8 - POLITICAS .................................................................................................................................................................... 10 - ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ................................................................................................................................ 11 - MAPA DE PROCESOS ................................................................................................................................................... 12 - SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN S.I.G ..................................................................................................................... 13

- PROCEDIMIENTOS TRANSVERSALES Y EXIGIDOS DENTRO DE LOS SUBSISTEMAS Y LAS NORMAS TCNICAS. .......... 14 - SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD (SGC). ............................................................................................................. 16 - QUE ES LA NORMA ISO 9001:2008? ......................................................................................................................... 20 - QUE ES LA NORMA TCNICA NTCGP 1000:2009? ..................................................................................................... 20 - CUL ES LA RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIN EN EL DADEP? ............................................................................ 24 - QU DEBEMOS TENER EN CUENTA EN LA GESTIN DE RECUROS? .......................................................................... 25 - QU DEBEMOS TENER EN CUENTA EN LA REALIZACIN DEL PRODUCTO? .............................................................. 25 - QU DEBEMOS TENER EN CUENTA EN LA MEDICIN, ANLISIS Y MEJORA? ........................................................... 26 - QU TENER EN CUENTA PARA EL CONTROL DE PRODUCTO NO CONFORME? ........................................................ 27 - QU TENER EN CUENTA PARA EL CONTROL Y MONITOREO DEL PROCESO? ........................................................... 27 - QU TENER EN CUENTA PARA REALIZAR LA MEJORA CONTINUA? .......................................................................... 28 - CUL ES EL ESQUEMA DOCUMENTAL QUE APLICA EL DADEP? ................................................................................ 28 - RUTA DE ACCESO A LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN: HERRAMIENTA Y/O APLICATIVO 30 - POR LTIMO ANALICMONOS, RESPONDIENDO ESTAS PREGUNTAS DE PREPARACIN PARA LA AUDITORIA DE SEGUIMIENTO ............................................................................................................................................................... 33 - COMO RECIBIR UNA AUDITORA................................................................................................................................. 34

DEFINICIONES CLAVES DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN SIG Accin de mejora (AM): Cuando en el proceso se est incrementando la capacidad para hacer las cosas cada vez mejor. Accin Correctiva (AC): Accin tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situacin indeseable. Accin Preventiva (AP): Accin tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situacin potencialmente indeseable. Calidad: Grado en que un conjunto de caractersticas inherentes cumple con los requisitos1. Cliente: Organizacin, Entidad o persona que recibe un producto y/o servicio2. Correccin: Accin tomada para eliminar una no conformidad detectada. Criterios de Auditoria: Conjunto de polticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia. Eficacia: Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados3. Eficiencia: Relacin entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados4. Efectividad: Medida del impacto de la gestin tanto en el logro de los resultados planificados, como en el manejo de los recursos y utilizados y disponibles. Es la capacidad de lograr un efecto deseado, esperado o anhelado (Impacto alcanzado en el Usuario y/o Cliente).

1 2

NTCGP 1000:2009. 3.9 NTCGP 1000:2009. 3.12 3 NTCGP 1000:2009. 3.23 4 NTCGP 1000:2009. 3.24

 Evidencia de Auditoria: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra informacin que son pertinentes para los criterios de auditora y que son verificables. Hallazgo de Auditora: Es el resultado de la evaluacin de la evidencia de la auditora recopilada frente a los criterios de auditora, por ejemplo No Conformidad, Conformidad, Observaciones, fortalezas Mejora continua: Accin permanente realizada con el fin de aumentar la capacidad para cumplir los requisitos y optimizar el desempeo5. Manual de la calidad: Documento que especifica el Sistema de Gestin de la Calidad de una Entidad.6 No conformidad: Incumplimiento de un requisito especifico del cliente, legal, inherente o de la organizacin (entidad). Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactan para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados7. Producto o servicio: Resultado de un proceso o un conjunto de procesos8. Producto y/o servicio no conforme: Aquel que no cumple con los requisitos del cliente, de ley, inherentes o de la entidad, y que se identifican antes de su entrega o prestacin. Satisfaccin del cliente: Percepcin del cliente sobre el grado en que se han cumplido sus requisitos y expectativas9. Sistema Integrado de Gestin (SIG): Conjunto de elementos que tienen como finalidad orientar, fortalecer, direccionar y alinear los sistemas de gestin de manera conjunta con la direccin estratgica de la entidad, con el fin de garantizar la eficiencia, eficacia, transparencia y efectividad en la Gestin de DADEP

NTCGP 1000:2009. 3.36 NTCGP 1000:2009. 3.35. 7 NTCGP 1000:2009. 3.43 8 NTCGP 1000:2009. 3.44 9 NTCGP 1000:2009. 3.51
6

 Sistema de Gestin de Calidad (SGC): Es el conjunto de elementos y recursos relacionados (personal, procesos, documentacin) que permiten dirigir y controlar nuestra organizacin con respecto a la calidad. Trazabilidad: Capacidad para seguir la historia, la aplicacin o la localizacin de todo aquello que est bajo consideracin10.

10

NTCGP 1000:2009. 3.54

QUIENES SOMOS Y QUE HACEMOS

El Acuerdo 18 de julio 31 de 1999 cre la Defensora del Espacio Pblico y le asign funciones, sin perjuicio de las atribuciones de
otras autoridades, la defensa, inspeccin, vigilancia, regulacin y control del espacio pblico del Distrito Capital; la administracin de los bienes inmuebles, y la conformacin del inventario general del patrimonio inmobiliario Distrital. Las funciones asignadas a este Departamento Administrativo, por rea de desempeo estn referidas a: - Espacio Pblico. - Zonas de Cesin Obligatoria Gratuita. - Bienes Inmuebles del Distrito Capital. - Inventario General del Patrimonio Inmuebles Distrital (SIC). Consultar Acuerdo 18 de julio 31 de 1999 cre la Defensora del

Espacio Pblico donde se encuentran las funciones especficas de cada una de

las referencias anteriores.

DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO
A continuacin presentamos el Direccionamiento Estratgico del DADEP, como directriz del Sistema de Integrado de Gestin. MISION: Contribuir al mejoramiento de la calidad de vida en Bogot, por medio de una eficaz defensa del espacio pblico, de una ptima administracin del patrimonio inmobiliario de la ciudad y de la construccin de una nueva cultura del espacio pblico, que garantice su uso y disfrute colectivo y estimule la participacin comunitaria. VISION: Ser lderes distritales y modelo a nivel nacional en la defensa del espacio pblico y la administracin del patrimonio inmobiliario distrital, por medio de un confiable sistema de informacin, la consolidacin de procesos de participacin comunitaria y la conformacin de una organizacin de alto desempeo comprometida con la misin de la Entidad. PRINCIPIOS INSTITUCIONLES: Mejoramiento contino. Conciencia ciudadana. Diligencia, eficiencia e iniciativa laboral. Servicio pblico de calidad. Compromiso institucional y social. Participacin comunitaria.

VALORES INSTITUCIONALES: Solidaridad. Equidad. Respeto. Vocacin de Servicio. Probidad. Trabajo en equipo. Responsabilidad.

OBJETIVOS ESTRATGICOS: 1. Definir polticas urbanas que propendan por la defensa, sostenibilidad y administracin eficiente y justa del espacio pblico. 2. Implementar mecanismos de cooperacin institucional que permitan aunar esfuerzos, recursos e intereses en pro del mejoramiento social, econmico y cultural de la ciudad. 3. Crear espacios de participacin donde la ciudadana adquiera un papel protagnico en la apropiacin de lo pblico. 4. Establecer a mediano y largo plazo estrategias que permitan hacer sostenible el ejercicio que sobre el espacio pblico se est realizando. ESTRATEGIAS: Dentro de la formulacin de los proyectos y dems estrategias de accin identificadas para el cumplimiento de la planeacin estratgica, se proyectarn planes de accin relacionados con: 1. Fortalecimiento del Sistema de Informacin (SIDEP). 2. Integracin de Sistemas de Informacin Geogrfica. 3. Generacin de estrategias y/o polticas de administracin, aprovechamiento econmico, gestin comunitaria y defensa judicial. 4. Consolidacin del centro de anlisis de informacin sobre el espacio pblico. 5. Fortalecimiento de las estrategias de comunicacin. 6. Reestructuracin de procesos y procedimientos Estructuracin de la planta de personal. 7. Adecuacin de las instalaciones fsicas. 8. Fortalecimiento de los sistemas de informacin (software y hardware). 9. Fortalecimiento sistema integrado de gestin. 10. Fortalecimiento de las competencias del personal.

POLITICAS
Dentro de cada uno de los subsistemas del Sistema Integrado de Gestin, es necesario desarrollar una poltica y sus objetivos. El Departamento hoy cuenta con: POLTICA DE CALIDAD: El Departamento Administrativo de la Defensora del Espacio Pblico en concordancia con el Plan de desarrollo Distrital y acorde con la Misin Institucional se compromete a: Satisfacer necesidades y requisitos de usuarios a travs de una gestin eficaz, eficiente y efectiva del SIG, que permita un mejoramiento continuo de nuestros procesos y servicios Defender y administrar el patrimonio inmueble distrital, propiciando el uso y disfrute colectivo del espacio pblico Contar con personal competente, tico y comprometido que asegure los fines esenciales de la Entidad. OBJETIVOS DE CALIDAD: Los objetivos de calidad son los fines hacia los cuales est encaminando la actividad del DADEP, expresados en forma medible y coherente con la Poltica de Calidad. Los Objetivos de Calidad del DADEP son: 1. Aumentar el porcentaje de cumplimiento de las metas definidas en el Plan Estratgico. 2. Mejorar la satisfaccin de los usuarios por los servicios prestados. 3. Mejorar la eficacia, eficiencia y efectividad de los procesos del Sistema Integrado de Gestin. 4. Optimizar los procedimientos y herramientas tecnolgicas empleadas por la Entidad para la eficacia y eficiencia en el cumplimiento de sus metas. 5. Fortalecer el talento humano a travs del mejoramiento de las competencias.

10

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Decreto 138 del 22 de abril de 2002, Decreto 092 del 17 de marzo de 2006.
DESPACHO.
OFICINA ASESORA JURDICA.

OFICINA ASESORA DE PLANEACION.

OFICINA DE CONTROL INTERNO

(Decreto 092 17 das de marzo de 2006)

OFICINA DE SISTEMAS.
(Decreto 092 17 das de marzo de 2006)

SUBDIRECION DE REGISTRO INMOBILIARIO.

(Funcin: art. 1, Decreto Distrital 369 de 2008)

SUBDIRECCION DE ADMINISTRACION INMOBILIARIA Y DEL ESPACIO PBLICO. (Funcin: Concepto de la Secretara General 83 de 2003)

SUBDIRECCION ADMINISTRATIVA, FINANCIERA Y DE CONTROL DISCIPLINARIO.

(art. 9, Decreto Distrital 342 de 2007) (Funcin: art. 2, Decreto Distrital 369 de 2008 y art. 10, Decreto Distrital 342 de 2007

MAPA DE PROCESOS

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN S.I.G

Es el conjunto de elementos que tienen como finalidad orientar, fortalecer, direccionar y alinear los sistemas de gestin de manera conjunta con la direccin estratgica de la entidad, con el fin de garantizar la eficiencia, eficacia, transparencia y efectividad en la Gestin de DADEP. Sus Subsistemas son: Subsistema de Gestin de Calidad (SGC): Herramienta de gestin sistemtica y transparente, que permite dirigir y evaluar el desempeo institucional en trminos de calidad y satisfaccin social en la prestacin de los servicios a cargo de la entidad. El sistema de Gestin de Calidad est fundamentado paralelamente en las normas NTCGP1000:2009 y NTC-ISO9001:2008. Subsistema de Control Interno (SCI): Es una herramienta de gestin que busca unificar criterios en materia de control interno para el sector pblico, estableciendo una estructura para el control a la estrategia, la gestin y la evaluacin. El Subsistema de Control interno est fundamentado en el Modelo Estndar de Control Interno - MECI 1000:2005. Subsistema de Gestin Ambiental (SGA): Parte del sistema de gestin general que incluye la estructura organizativa, las actividades de planificacin, las responsabilidades, las prcticas, los procesos, los procedimientos y los recursos para desarrollar, implantar, realizar, revisar y mantener la poltica ambiental del DADEP. El SGA est fundamentado en la Norma NTC-ISO14001:2004. Subsistema de Gestin del Riesgos (SGR): Subsistema que integra la cultura, los procesos y las estructuras dirigidas a obtener oportunidades potenciales mientras se administran los efectos adversos de los riesgos. El SGR est fundamentado en la Norma ISO 31000:2009. Subsistema de Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO): Antecedentes de la norma OHSAS 18001 Seguridad y salud ocupacional (S&SO) se definen como "las condiciones y factores que inciden en el bienestar de los empleados, trabajadores temporales, personal contratista, visitantes y cualquier otra persona en el sitio de trabajo". El sistema de gestin de seguridad y salud ocupacional "Es parte del sistema integrado de gestin de la organizacin, que facilita la administracin de los riesgos de S&SO asociados con el negocio. Incluye la estructura organizacional,

13

actividades de planificacin, responsabilidades, prcticas, procedimientos, procesos y recursos, para desarrollar, implementar, cumplir, revisar y mantener la poltica y objetivos de S&SO" Subsistema de Gestin de Seguridad en la Informacin (SGSI): Conjunto de elementos que de manera articulada buscan la preservacin de la informacin institucional, su confidencialidad, integridad y disponibilidad. Entendiendo por informacin todo aquel conjunto de datos organizados en poder de una entidad que posean valor para la misma, independientemente de la forma en que se guarde o transmita (escrita, en imgenes, oral, impresa en papel, almacenada electrnicamente, proyectada, enviada por correo, fax o e-mail, transmitida en conversaciones, etc.), de su origen (de la propia organizacin o de fuentes externas) o de la fecha de elaboracin. El SGSI est fundamentado en la Norma NTC-ISO27001:2005. Subsistema de Responsabilidad Social (SRS): La responsabilidad social del DADEP es una combinacin de aspectos legales, ticos, morales y ambientales. Se define como el compromiso voluntario y explicito que la entidad asume frente a las expectativas y acciones concertadas que se generan con las partes interesadas (stakeholders), en materia de desarrollo humano integral; esta permite a la entidad asegurar el crecimiento y desarrollo social y el equilibrio ambiental, partiendo del cumplimiento de las disposiciones legales.

PROCEDIMIENTOS TRANSVERSALES Y EXIGIDOS DENTRO DE LOS SUBSISTEMAS Y LAS NORMAS TCNICAS.

Hay que tener en cuenta que en cada uno de los subsistemas del SIG se aplica universal y obligatoriamente los siguientes procedimientos: Control de documentos: Procedimiento 127-PRC-SG-002 Control de documentos - Proceso Sistema Integrado de Gestin. Control de registros: Procedimiento 127-PRC-SG-006 Control de registros y 127-PRC-SG-007 Control de registros fotogrficos, digitales y/o audiovisuales Proceso Sistema Integrado de Gestin.

14

 Control de Productos No Conformes: Procedimiento 127-PRC-SG-005 Control de producto no conforme Proceso Sistema Integrado de Gestin, y Formato 127-FOR-SI-017 Planilla de reporte producto no conforme Proceso Sistema de Informacin y Tecnologa. Acciones Correctivas y Preventivas: Procedimiento 127-PRC-SG-003 Acciones de mejora y Formato 127-FOR-SG-016 Acciones preventivas, correctivas o de mejoramiento Sistema Integrado de Gestin Proceso Sistema Integrado de Gestin. Auditoras Internas de Calidad: Procedimiento 127-PRC-SG-004 Realizacin de auditoras internas y Formatos 127-FOR-SG-006 Plan de auditora, 127FOR-SG-007 Lista de chequeo Auditoras Internas, 127-FOR-SG-009 Informe de auditoras y 127-FOR-SG-010 Calificacin auditores internos Proceso Sistema Integrado de Gestin.

Recordemos que:
- Los procedimientos son los que tienen cdigo: XXX-PRCXX-XX y los Formatos son los que tienen cdigo: XXX-FORXX-XX. - Los anteriores procedimientos y formatos exigidos por las normas se consultan en el aplicativo ISOLUCION.

15

SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD (SGC).

El Sistema de Gestin de la Calidad (SGC), es una herramienta de gestin sistemtica y transparente, que permite dirigir y evaluar el desempeo institucional en trminos de calidad y satisfaccin social en la prestacin de los servicios a cargo de la entidad. El sistema de Gestin de Calidad est fundamentado paralelamente en las normas NTCGP1000:2009 y NTCISO9001:2008. La implementacin del Sistema de Gestin de Calidad - SGC en el DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA DEFENSORIA DEL ESPACIO PUBLICO se crea segn la ley 872/2003, como una herramienta de gestin sistemtica y transparente que permite dirigir y evaluar el desempeo institucional, en trminos de calidad y satisfaccin social en la prestacin de los servicios a cargo de la Entidad, el cual estar enmarcada en sus planes estratgicos y de desarrollo. El Sistema de Gestin de la Calidad en la entidad adopta un enfoque basado en los procesos que surgen al interior de ella y en las expectativas de los usuarios, destinatarios y beneficiarios de sus funciones asignadas por el ordenamiento jurdico vigente. CMO VAMOS CON EL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD - SGC? Actualmente la Entidad se encuentra en un proceso de mejoramiento de todos sus procesos dando respuesta a la Modernizacin Institucional. POR QU ES IMPORTANTE LA CALIDAD? Por la ventaja competitiva que se deriva de prestar un servicio adecuado y oportuno. Porque se disminuyen los costos y reprocesos, evitndose despilfarros. Para llegar a altos estndares de calidad en la prestacin de los servicios externos e internos. Para incrementar la satisfaccin de los usuarios de los servicios a travs del cumplimiento de los requisitos de calidad. QU ES LA CERTIFICACIN?: Es un proceso mediante el cual un organismo de certificacin imparcial verifica que la Entidad cumple con los requisitos exigidos por Norma Internacional.

16

BENEFICIOS PARA LOS FUNCIONARIOS: Reduccin de conflictos internos Crecimiento como profesionales (capacitacin) Se establecen lmites de autoridad y responsabilidad Mejora en la comunicacin Facilita la toma de decisiones Genera confianza y oportunidades de mejorar y simplificar los procesos.

Recordemos que:
La calidad
es el reflejo de nuestro compromiso con la Entidad, de hacer las cosas bien, utilizando adecuadamente nuestros recursos y que a su vez cumpla todos los requisitos legales y satisfaga los intereses de nuestros usuarios.

CULES SON LOS PRINCIPIOS DE LA CALIDAD?:

17

1. Enfoque hacia el cliente: La razn de ser de las entidades es prestar un servicio dirigido a satisfacer a sus clientes; por lo tanto, es fundamental que las entidades comprendan cules son las necesidades actuales y futuras de los clientes, que cumpla con sus requisitos y que se esfuercen por exceder sus expectativas. 2. Liderazgo: Desarrollar una conciencia hacia la calidad implica que la alta direccin de cada entidad es capaz de lograr la unidad de propsito dentro de sta, generando y manteniendo un ambiente interno favorable, en el cual los servidores pblicos y/o particulares que ejercen funciones pblicas puedan llegar a involucrarse totalmente en el logro de los objetivos de la entidad. 3. Participacin activa del Personal: Es el compromiso de los servidores pblicos y/o particulares que ejercen funciones pblicas, en todos los niveles, el cual permite el logro de los objetivos de la Entidad. 4. Enfoque basado en procesos: En las entidades existe una red de procesos, la cual, al trabajar articuladamente, permite generar valor. Un resultado deseado se alcanza ms eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un proceso, a continuacin se presenta el flujo como explicacin del enfoque basado en procesos:

ENFOQUE BASADO EN PROCESOS

MEJORA CONTINUA DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD

PARTES INTERESADAS

GESTIN DE LOS RECURSOS

MEDICIN ANLISIS Y MEJORA

Requisitos y/o Necesidades

Entradas

PRESTACION DEL SERVICIO

Producto o Servicio

Salidas

Satisfaccin

PARTES INTERESADAS

RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIN

18

5. Enfoque de sistema para la gestin: El hecho de identificar, entender, mantener, mejorar y, en general, gestionar los procesos y sus interrelaciones como un sistema contribuye a la eficacia, eficiencia y efectividad de las entidades en el logro de sus objetivos. 6. Mejora Continua: Siempre es posible implementar maneras ms prcticas y mejores para entregar los productos o prestar los servicios en las entidades. Es fundamental que la mejora continua del desempeo global de las entidades sea un objetivo permanente para aumentar su eficacia, eficiencia y efectividad. 7. Enfoque basado en hechos y datos para la toma de decisiones: En todos los niveles de la entidad las decisiones eficaces, se basan en el anlisis de los datos y la informacin y, no simplemente en la intuicin. 8. Relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores de bienes o servicios: Las entidades y sus proveedores son interdependientes; una relacin beneficiosa, basada en el equilibrio contractual aumenta la capacidad de ambos para crear valor. 9. Coordinacin, cooperacin y articulacin: El trabajo en equipo, en y entre entidades es importante para el desarrollo de relaciones que beneficien a sus clientes y que permitan emplear de una manera racional los recursos disponibles. 10. Transparencia: La gestin de los procesos se fundamenta en las actuaciones y las decisiones claras; por tanto, es importante que las entidades garanticen el acceso a la informacin pertinente de sus procesos para facilitar as el control social.

19

CICLO PLANEAR, HACER, VERIFICAR Y ACTUAR (PHVA):

Ciclo PHVA para mantener y mejorar los procesos:

AC/AP/AM

Actuar

Planear

Objetivos y procesos segun requisitos

Verificar
Seguimiento y medicin a procesos y productos

Hacer
Implementar procesos

QUE ES LA NORMA ISO 9001:2008?

Es una norma elaborada por la Organizacin Internacional para la Estandarizacin (ISO), especfica los requisitos para un Sistema de Gestin de la Calidad (SGC) que pueden utilizarse para su aplicacin interna por las organizaciones, sin importar si el producto o servicio lo brinda una organizacin pblica o empresa privada, cualquiera sea su tamao, para su certificacin o con fines contractuales.

QUE ES LA NORMA TCNICA NTCGP 1000:2009?

Es aquella que fue creada mediante El Decreto 4110 de 2004 se adopta la Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica NTCGP 1000:2004, la cual determina las generalidades y los requisitos mnimos para establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema de Gestin de la Calidad en los organismos, entidades y agentes obligados, conforme al artculo 2 de la ley 872 de 2003.

20

Recordemos que:
Principios de la NTCGP 1000:2009= Principios de Calidad. La diferencia que hay entre la ISO 9001:2008 y la NTCGP 1000:2009, es que esta ultima adiciona las necesidades del MECI 1000:2005.

CONFORMACIN DE LA NTCGP 1000:2009:

MECI 1000:2005
ISO 9000:2005 ISO 9001:2008

NTCGP 1000:2009

21

OBJETIVO DE LA NORMA NTCGP 1000:2009: Esta norma especfica los requisitos para la implementacin del SGC para la rama del poder pblico y otras entidades prestadoras de servicios. Busca que las entidades mejoren su desempeo y su capacidad de proporcionar productos- servicios que respondan a las necesidades y expectativas de sus clientes. Esta norma promueve un enfoque basado en procesos , el cual consiste en determinar y gestionar un conjunto de actividades relacionadas entre s.

QU SIGNIFICA NTCGP 1000:2009?

NTC GP 1000:2009
Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica Nmero que le Correspondi Ao de la ltima Actualizacin

ESTRUCTURA DE LA NORMA TCNICA ISO 9001 - NTCGP 1000:2009

0. Introduccin 1. Objeto y alcance

CONTENIDO DE LAS NORMAS ISO 9001 Y NTGCP 1000

8. Medicin, Anlisis y Mejoramiento

2. Referencias Normativas

7. Realizacin del Producto

3. Trminos y Definiciones

6. Gestin de los Recursos

4. Sistema de Gestin de Calidad

5. Responsabilidad de la Direccin

22

CAPITULOS AUDITABLES
Los captulos AUDITABLES de la NTCGP 1000:2009 son desde el captulo 4 al 8 como se muestra a continuacin: 4. SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD 4.1 Requisitos generales 4.2 Gestin documental 5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIN 5.1 Compromiso de la direccin 5.2 Enfoque al cliente 5.3 Poltica de la calidad 5.4 Planificacin 5.5 Responsabilidad, autoridad y comunicacin 5.6 Revisin por la direccin 6. GESTIN DE LOS RECURSOS 6.1 Provisin de recursos 6.2 Talento humano 6.3 Infraestructura 6.4 Ambiente de trabajo 7. REALIZACIN DEL PRODUCTO O PRESTACIN DEL SERVICIO 7.1 Planificacin de la realizacin del producto o prestacin del servicio 7.2 Procesos relacionados con el cliente 7.3 Diseo y desarrollo 7.4 Adquisicin de bienes y servicios 7.5 Produccin y prestacin del servicio 7.6 Control de los equipos de seguimiento y de medicin 8. MEDICIN, ANLISIS Y MEJORA 8.1 Generalidades 8.2 Seguimiento y medicin

23

8.3 Control del producto y/o 8.4 Anlisis de datos 8.5 Mejora

servicio no conforme

CUL ES LA RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIN EN EL RESPONSABILIDAD DE LADADEP? DIRECCIN

5.6 Revisin por la Direccin

5.2 Enfoque al Cliente

Comunicar la Importancia de satisfacer los requisitos legales y reglamentarios

Realizar

5.1 Compromiso de la Direccin

Establecer

Asegurar la disponibilidad de recursos

5.3 Poltica de Calidad

5.4 Planificacin Objetivos de Calidad y SGC

5.5 Responsabilidad Autoridad y comunicacin

La alta direccin debe proporcionar evidencia de su compromiso con el desarrollo e implementacin de los requisitos de esta norma, as: 1. Comunicando a los funcionarios pblicos la importancia de satisfacer los requisitos legales y los del cliente. 2. Estableciendo la poltica de calidad. 3. Implementando los objetivos de calidad. 4. Realizando la revisin por la direccin. 5. Asegurando la disponibilidad de los recursos.

24

QU DEBEMOS TENER EN CUENTA EN LA GESTIN DE LOS RECURSOS GESTIN DE RECUROS?

6.2 Recursos Humanos
Determinar y proporcionar necesarios

6.4 Ambiente de Trabajo

6.1 Provisin de Recursos

Competencia Formacin Toma de conciencia

Implementar SGC y mantener la mejora

Aumentar la satisfaccin

Productos Servicios

6.3 Infraestructura

QU DEBEMOS TENER EN CUENTA EN LA REALIZACIN DEL PRODUCTO?

REALIZACIN DEL PRODUCTO
7.1 Planificacin realizacin producto 7.2 Procesos Relacionados con el cliente
Determinacin requisitos relacionados con el producto Requisitos del Cliente Requisitos Reglamentarios Requisitos implcitos Requisitos de la Organizacin Objetivos de calidad Requisitos Procesos y Documentos Recursos Seguimiento y medicin Registros

7.3 Diseo y Desarrollo

Comunicacin con el cliente Revisin de los requisitos Planificacin Elementos de entrada Resultados Verificacin Validacin Revisin Control de Cambios

25

7.4 Compras

Proceso de compras Seleccin proveedores Evaluacin proveedores Informacin de las compras Verificacin productos comprados

7.5 Produccin y prestacin del servicio

Identificacin y trazabilidad Preservacin del producto Propiedad del cliente Validacin de los procesos Plan de Calidad
que quien RC GG JP AB como Pr-01 Pr-02 Pr-03 Pr-04

7.6 Control de los equipos de seguimiento y medicin

Control de la produccin y/o prestacin del servicio

Calibracin Verificacin Identificacin Ajustes Proteccin

QU DEBEMOS TENER EN CUENTA EN LA MEDICIN, ANLISIS Y MEJORA?

8.1 Generalidades

8.2 Seguimiento y medicin

Satisfaccin cliente Auditoras de calidad Seguimiento y medicin procesos Seguimiento y medicin producto
Cumple?

Conformidad producto Conformidad SGC Mejora continua

8.5 Mejora

Mejora continua Acciones Acciones preventivas correctivas Eliminar no conformidad Autorizar uso o liberacin Impedir uso o aplicacin Efectos reales o potenciales

No

8.3 Control producto no conforme

8.4 Anlisis de datos

Satisfaccin cliente Conformidad producto Procesos Proveedores

26

QU TENER EN CUENTA PARA EL CONTROL DE PRODUCTO NO CONFORME?

Identificar Tomar acciones

para

Documentar

eliminar la no conformidad
Autorizar

Revisar

uso, liberacin, aceptacin (concesin)

Impedir

uso o aplicacin

previsto Segregar
Identificar Productos

Reprocesar

y controlar
no

Disponer

Rechazar
Reclasificar

conformes Notificar

Aplicar

despus de la entrega y comenzado su uso (efecto y efecto potencial)

QU TENER EN CUENTA PARA EL CONTROL Y MONITOREO DEL PROCESO?

Aplicar

mtodos

ENTRADAS

Mtodos de medicin y monitoreo

Cumple?

Demostrar las

capacidades de los procesos para alcanzar los resultados planificados Tomar Correcciones o Acciones Correctivas
27

QU TENER EN CUENTA PARA REALIZAR LA MEJORA CONTINUA?

Revisar la No conformidad actual /real Problemas Magnitud
No conformidad Potencial

Tomar acciones a fin de prevenir que se repita

Impacto Prevenir Ocurrencia Investigar causas

Aplicar accin correctiva

Problemas

Problema o riesgo

Riesgos

Aplicar accin Preventiva

Registrar

Cambiar Procedimiento

Revisar

Revisar AC
Modificar y Controlar

Revisar AP

CUL ES EL ESQUEMA DOCUMENTAL QUE APLICA EL DADEP?

Para el desarrollo de la documentacin en el DADEP, se aplican:
-

El siguiente escalafn como se muestra a continuacin: Esquema documental

Polticas y objetivos Planes, Programas y Proyectos Manuales Esquema documental Procesos Subprocesos Procedimientos Guas Formatos
28

- Las tablas de retencin documental:

- Control de registros:

CONTROL DE REGISTROS

Elaborar

Disposicin de los registros

Recuperar Identificar Indexar

Establecer tiempos de conservacin

Recoger

Archivar Proteger Acceso

29

RUTA DE ACCESO A LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN: HERRAMIENTA Y/O APLICATIVO

Es una herramienta integral que facilita la planeacin, la implantacin, la administracin y el mantenimiento del Sistema de Gestin de Calidad SGC- del DADEP. Est diseada sobre tecnologa Web y su acceso es va Internet, permitindonos hacer una eficiente distribucin de la informacin, los recursos y las actividades del Sistema de Gestin de Calidad.

CMO INGRESAR A

1. Ingresar al link que se encuentra en el escritorio:

2. Se abrir una pantalla como esta:

3. Digitar en el usuario: Dominio + \ (alt + 92) + Usuario del equipo Y en la contrasea: La de inicio de sesin al prender el PC Ejemplo: Usuario: DEP\aoliveros Contrasea: ****

30

4. Ingresar a los diferentes link del ISOLUCIN, entre estos el link de Documentacin:

5. Una vez se entre al link de Documentacin, ingrese al link de listado maestro de documentos que aparece la siguiente pantalla:

6. Utilice las diferentes alternativas para buscar el documento existente dentro del Sistema Integrado de Gestin y el Sistema de Gestin de Calidad, como se muestra a continuacin:

31

7. No olvide que puede consultar todos los diferentes tipos de documentos e informacin en el aplicativo.

8. Realiza acciones de mejora, a travs del formato 127-FORsg-16 Acciones preventivas, correctivas o de mejoramiento y/o en el aplicativo ISOLUCION en el Mdulo de Mejoramiento o diligenciando el formato Acciones preventivas, correctivas o de mejoramiento, de acuerdo al procedimiento 127-PRCsg-03 Acciones de mejora (Este tambin lo puedes consultar en el aplicativo ISOLUCION).

32

Recordemos que:

La participacin de todos y todas en la mejora del SIG es nuestra responsabilidad, participar de las capacitaciones, reuniones y dems actividades que se realizan e igualmente genera el reporte o informe de cualquier hallazgo u oportunidad de mejora.

POR LTIMO ANALICMONOS, RESPONDIENDO ESTAS PREGUNTAS DE PREPARACIN PARA LA AUDITORIA DE SEGUIMIENTO
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. Cul es la poltica de calidad y como aporta para su cumplimiento con su trabajo? A qu objetivo de calidad apunta su trabajo? Porque? Qu tipo de proceso es el proceso donde usted labora? Que es el ciclo PHVA? En qu proceso / procedimiento / instructivo participa? Que responsabilidades tiene? Donde estn establecidas? Cules son los indicadores del proceso? Usted es responsable de calcular algn indicador? Cul es el resultado? Se han generado acciones correctivas y/o preventivas? Donde estn documentadas? Donde estn definidos los requisitos legales del proceso?

33

14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25.

Como se garantiza su cumplimiento? Donde estn definidos los requisitos de los clientes del proceso? Como se garantiza su cumplimiento? Cuales mejoras se han implementado en el proceso? Existen evidencias de estas mejoras? Donde estn definidos los puntos de control de los procedimientos? Cules son los riesgos del proceso donde usted labora? Donde estn identificados? Qu diferencia existe entre formato y registro? Porque los registros son tan importantes en el Sistema de gestin de calidad? Como se controlan los documentos el Sistema de gestin de calidad, existe alguna herramienta de administracin de los documentos? Porque el Sistema de gestin de calidad, se considera una herramienta de gestin para la Entidad? Para la ciudadana es importante que la Entidad tenga un Sistema de gestin de calidad? Porque?

COMO RECIBIR UNA AUDITORA:

Conteste solo lo que le pregunta Escuche la pregunta (Si no la entiende pida que se le aclare) Piense en la respuesta (Piense en la evidencia) De la respuesta clara, precisa y concreta La evidencia, tener ordenados los registros para mayor acceso de consulta Conozca y tenga claro los procedimientos (Consulte el Aplicativo ISOLUCION) Ser amable y corts No extenderse en la respuesta

34