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FUERZAS MILITARES DE COLOMBIA EJERCITO NACIONAL

CONTROL DE DOCUMENTOS
CDIGO:
MD-CGFM-CE-JEM-JEDOC-ESMIC-DIR-SGC-33.2

ESCUELA MILITAR DE CADETES GENERAL JOS MARA CRDOVA

PR V3 P1 FECHA VERSIN: 2012/04/13

PG. 1 de 22 VERSIN No: 6

Versin No.
0

Fecha versin
2007/11/13

Descripcin del cambio


Procedimiento inicial Se modific el cdigo del procedimiento, de la siguiente manera: PROC-PLSGC001, segn lineamientos de este procedimiento. Se modific el alcance del procedimiento, ampliando, a la emisin y control de los registros. Se incluy el anexo 1 de estructura de la documentacin del SGC de la ESMIC. Se modificaron las actividades de los requisitos para elaborar, codificar, discutir, revisar, aprobar, distribuir, divulgar, y modificar o anular un documento Se incluy los lineamientos para a la elaboracin de los formatos que pertenecen al SGC. Se modific la codificacin de los formatos que hacen parte del procedimiento, en el literal de Referencias. Se elabor el formato de Solicitud de elaboracin, cambio o anulacin de documentos. Se mejor la redaccin y organizacin en general del procedimiento. Se ajustaron las actividades del procedimiento y la codificacin de los formatos presentes en este proceso, el formato. Unificacin con los parmetros del SGC del Ejrcito de Colombia: Encabezado. Escudo Ejrcito, codificacin registros y documentos SGC y TRD Se ajustaron las actividades del procedimiento y se agreg la codificacin para reglamentos. Se quit la firma y postfirma de documentos, se manejara a travs del documento matriz de responsabilidades y nominacin en cargos y la matriz de posfirmas Se ajustan listados de control y las actividades del procedimiento. Se introduce el cdigo para programas (PROG). Ajustes a ISO9001:2008. y MECI. Se ajusta para documentar la gestin ambiental, seguridad y salud ocupacional, se complementa la estructura de documentos, se hace mayor diferenciacin entre documento-formato-registro, se ajusta el desarrollo, responsabilidad. Se ajust la estructura, desarrollo y secuencia de las actividades enmarcadas en el presente procedimiento.

2007/11/28

2008/03/19

2009/02/23

2009/07/03

2011/09/01

2012/04/13

OBJETIVOS: Asegurar el control y estructura de los documentos Sistema Integrado de Gestin de la Escuela Militar de Cadetes General Jos Mara Crdova (ESMIC).

DOCUMENTO CONTROLADO de propiedad de la ESMIC. Se reservan los derechos de Autor. La impresin o fotocopia, total o parcial, de su contenido, est restringida. Para elaborar o crear, modificar o anular documentos por favor siga el procedimiento control de documentos.

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ALCANCE: Aplica a todos los documentos que integran el SIG (segn Anexo 1), para garantizar que los documentos son controlados; Involucra la identificacin, elaboracin, codificacin, actualizacin, revisin, anulacin, aprobacin, distribucin, divulgacin de documentos y el tratamiento de los documentos obsoletos, en la ESMIC. RESPONSABILIDADES: Tener mecanismos de control de documentos (incluye los formatos internos) para la identificacin, creacin (tener los necesarios y obligatorios), modificacin (adecuacin documentos a la finalidad), mejorar (legibilidad, claridad), revisin y actualizacin (peridica), anulacin (evitar duplicidad, documentos y formato innecesarios, suprimir obsoletos). Para todos los procesos en los cuales su ejecucin depende y genere algn tipo de documento o formato interno, los responsables implementaran lo establecido en este procedimiento para los documentos y formatos, segn sean internos o externos, y le sean aplicadas la normativa de gestin documental de la ley de archivo y los documentos de consulta del proceso. DEFINICIONES: Aprobacin: verificacin de que lo que se encuentra documentado es adecuado y conveniente, y constituye la autorizacin para continuar o iniciar su aplicacin. Difusin: utilizacin de cualquier medio de comunicacin para dar a conocer la informacin de sistema. Distribucin: actividad mediante el cual la documentacin interna o externa es entregada a los responsables de llevar a cabo su implementacin. Documento: Un documento es informacin y su medio de soporte. El medio de soporte puede ser papel, disco magntico, ptico o electrnico, fotografa o una combinacin de stos. Con frecuencia, un conjunto de documentos, se denominan documentacin. Documento controlado: Es aquel que est identificado de acuerdo con el presente procedimiento y se relaciona en el listado de control de documentos. Documento externo: es aquel documento generado y enviado por otra entidad, diferente a la ESMIC, o por un proceso diferente al proceso que recibe el documento.

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Documento obsoleto: Documento que derivado de un cambio o de su eliminacin, pierde su vigencia. ESMIC: Escuela Militar de Cadetes General Jos Maria Crdova. Formato: Documento que obedece a un patrn determinado y es til para registrar datos e informacin en general. Gestin documental: Conjunto de actividades administrativas y tcnicas tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilizacin, conservacin y recuperacin.(ley 594 de 2000) Informacin: Es un dato o un conjunto de datos que poseen significado. Instructivo: Forma de describir el desarrollo de una labor u operacin de manera detallada y minuciosa. MA: Medio ambiente. Normograma: Relacin de reglamentacin consignada en el listado de documentacin (leyes, decretos, resoluciones, circulares, directivas de carcter permanente, entre otras). Procedimiento: Es la forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan, las cuales transforman entradas en resultados. Registro: Es la evidencia manifiesta (por escrito, visual, auditivo), individual o colectiva, organizada, programtica y objetiva de las actividades efectuadas o de los resultados alcanzados. Requisito: Es una necesidad o requerimiento (generalmente implcita u obligatoria) establecido previamente, con el nimo que se d solucin. Revisin: verificacin de que lo que est escrito corresponde con la realidad o con condiciones previstas o planificadas. S&SO: Seguridad y salud ocupacional. SGC: Sistema de Gestin de Calidad SIG: Sistema Integrado de Gestin TRD: Tabla de Retencin Documental. REFERENCIAS:

Ley 594 de 2000, Ley general de archivos y sus decretos reglamentarios Resolucin No.5237 del 2/dic/2008 que establece Manual de comunicaciones de las Ministerio de Defensa Nacional (MACO). Anexo A NTC GP1000:2009 Tabla A1 (ISO9001:2008) Sistema de gestin ambiental NTC ISO14001:2004. Sistema de gestin de seguridad y salud ocupacional. NTC OHSAS18001:2007. Manual de contrainteligencia No. FFMM-2-2
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Modelo estndar de control interno MECI 1000:2005 D. DESARROLLO: La documentacin sirve para asegurar la planificacin, evidenciar las entradas, actividades en el PHVA y las salidas en los procesos; en cumplimiento de la ley, las normas organizacionales y normativas de los sistemas de gestin implementados e implementar la mejora. La documentacin se categoriza en 2 partes Parte I. Documentos externos Parte II. Documentos internos PARTE I DOCUMENTOS EXTERNOS:

Para los documentos externos los procesos tienen en cuenta: ACTIVIDAD 1. Identificar documentos externos: Todo proceso debe asegurar que los documentos externos (al proceso y/o a la institucin) que la organizacin determina como necesarios deben ser identificados en el normograma reportar el nombre del documento, su origen, vigencia, aplicacin, fecha, versin y cdigo (si aplica) al responsable de documentos del proceso (segn matriz de comunicacin y coordinacin) RESPONSABLE

Personal de los procesos

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2. Control de documentos: El responsable de documentacin del proceso debe registrar la informacin brindada en el listado de control de documentos del proceso, e informar a la gerente de calidad sobre la actualizacin enviando por medio electrnico el nuevo listado

Responsable de documentacin por proceso Oficina de gestin de calidad El lder y/o responsable documentacin del procesos Lderes de procesos Todos los procesos

3. Distribucin de documentos: Se desarrolla de acuerdo a lo dispuesto en el literal G de la PARTE II del presente documento.

4. Divulgacin de documentos: Se desarrolla de acuerdo a lo dispuesto en el literal H de la PARTE II del presente documento. 5. Revisar documentos: Se desarrolla de acuerdo a lo dispuesto en el literal I de la PARTE II del presente documento. PARTE II. DOCUMENTOS INTERNOS:

A continuacin, se definen las actividades involucradas, en el control de documentos internos: ACTIVIDAD RESPONSABLE A. IDENTIFICAR LA NECESIDAD DOCUMENTAR: Funcionarios de todos los procesos Cualquier funcionario, como resultado de su gestin, puede identificar la necesidad de elaborar, modificar o eliminar un documento del proceso. B. ELABORACIN DE BORRADOR DEL DOCUMENTO: El funcionario que identifique la generacin de un nuevo documento debe elaborar un borrador, siguiendo los lineamientos establecidos en la ley 594, en el manual de archivo y correspondencia, administracin de archivo central de la ESMIC y los dados en el presente procedimiento (Ver anexo 2). Funcionario del proceso

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C. REVISIN DEL BORRADOR DEL DOCUMENTO

El borrador del documento se presenta al comit operativo del proceso o al lder del proceso, los cuales tienen la competencia tcnica para revisar la conveniencia, pertinencia y claridad del documento. Si el documento es avalado por el revisor (comit operativo o lder del proceso) se para al lateral D; de no ser avalado se regresa al paso B.

Comit operativo o lder de proceso.

D. CODIFICACIN DE LOS DOCUMENTOS:

Posterior al aval del revisor en cuanto al contenido del documento a crear, se debe hacer la codificacin siguiendo las instrucciones emitidas en el presente procedimiento segn anexo 2 creacin y codificacin de documentos
E. PRESENTACIN DE SOLICITUD:

Funcionario del proceso

Elaborado el documento se debe tramitar la solicitud de inclusin del documento al sistema, de acuerdo al formato de SOLICITUD DE CREACIN, MODIFICACIN O ANULACIN DE DOCUMENTOS/FORMATOS (ver anexo 3). El formato diligenciado es entregado al responsable de documentos del proceso (de acuerdo con la matriz de responsabilidades y nominacin de cargos del proceso) junto con el documento a solicitar. El encargado de documentacin del proceso enva en medio fsico (original y 1 copia) la solicitud de creacin, modificacin o anulacin de documentos/formatos a la oficina de calidad. El documento a crear debe ser entregado en medio magntico a la oficina de calidad (de ser tramitado a travs del correo electrnico debe ser enviado a la asistente administrativa con copia a la gerencia de calidad), esto debe enviarse antes de la entrega de la solicitud a la oficina, ya que si la documentacin entregada por medio magntico no est completa o no corresponde a la informacin registrada en la solicitud; la oficina de gestin de calidad se abstendr de recibir la solicitud. Funcionario del proceso

Responsable de documentacin del proceso

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F. APROBAR EL DOCUMENTO

Una vez realizada la recepcin de la solicitud con sus respectivos documentos soporte, el encargado en la Oficina de Gestin de Calidad coloca la fecha de recepcin en ambas hojas (original y copia), fecha bajo la cual se cuentan los das de respuesta por parte de la oficina. Posterior a esto se procede a realizar la gestin de aprobacin de los documentos por parte de la oficina (ver gua aprobacin documentacin del Sistema Integrado de Gestin). Si la documentacin cumple los criterios establecidos en el presente procedimiento, los parmetros de gestin documental (emitido por la oficina de archivo) y es adecuado y conveniente para el sistema, la gerencia de calidad aprueba los documentos y avala la publicacin de los documentos en carpetas pblicas en la ruta: carpetas publicas/
todas las carpetas publicas/ sistema integrado de gestin.

Oficina de gestin de calidad

De no ser aprobados se regresaran al proceso con las respectivas observaciones, para que realice correcciones pertinentes y realice nuevamente el trmite de solicitud (regresar al paso E Presentacin de solicitud)
G. DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS:

Aprobado el documento por parte de la gerencia de calidad, se da respuesta a travs de solicitud de creacin, modificacin o anulacin de documentos/formatos (registrando la aprobacin y los aspectos revisados) entregndola al responsable de documentacin del proceso. El lder de proceso y/o responsable documentacin es (son) responsable(s) y encargado(s) de la distribucin de los documentos a las dependencias o secciones que lo requieran tener como herramienta de trabajo. Esta distribucin se realiza mediante el formato de Lista de distribucin de documentos.

Oficina de gestin de calidad

El lder y/o responsable documentacin del procesos

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H. DIVULGACIN

Es responsabilidad de cada proceso realizar capacitacin y divulgacin de sus documentos a los funcionarios de sus dependencias, secciones y a todos aquellos ubicados en otras reas que se vean involucrados en el documento.
I. REVISIN DE DOCUMENTOS

Lderes de procesos

Cada proceso debe realizar revisiones peridicas a su documentacin (mnimo una al ao) las cuales debe considerar los siguientes aspectos:

Verificar que cuenta con los documentos, incluidos los registros, requeridos por el proceso para el cumplimiento de sus funciones y que le permitan asegurarse de la eficaz planificacin, operacin y control de sus procesos. Asegurarse de que tanto la operacin como el control de estos procesos sean eficaces y eficientes. Asegurarse de que las versiones vigentes y pertinentes de los documentos aplicables, se encuentran disponibles en los puntos de uso Asegurarse de que los documentos permanecen legibles y fcilmente identificables Asegurarse de que los documentos de origen externo que son necesarios para la planificacin y la operacin son identificados Se controla el uso no intencionado de documentos obsoletos, y se ha aplicado una identificacin adecuada en el caso de que se mantengan por cualquier razn. El cumplimiento de la normatividad aplicable y los parmetros establecidos por la institucin de la gestin documental.

Todos los procesos

De esta revisin se debe dejar evidencia de la misma, y esta debe demostrar la participacin de la oficina de archivo de la institucin. Como resultado de la revisin se puede generar la necesidad de modificacin o anulacin de documentos.

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J. MODIFICACIN DE DOCUMENTOS Cuando haya necesidad, los documentos pueden ser actualizados y modificados por la dependencia o seccin que los requiera. Una vez modificado el documento, se actualiza el nmero de versin y la fecha de versin y se perite el presente procedimiento a partir del paso E Presentacin de solicitud. Al ser actualizado el documento, cada proceso recoge inmediatamente las copias si se tienen, y se efecta su disposicin final de acuerdo a lo establecido en la TRD y/o listado de control de documentos del proceso. De ser requerido dejar una copia del documento que se est recogiendo se debe colocar en una parte visible, que no altere la informacin del mismo, la palabra OBSOLETO (ESTO APLICA TANTO PARA LOS DOCUMENTOS EN MEDIO FSICO COMO MAGNTICO). K. ANULACION DE DOCUMENTOS Cuando se requiera y posterior a un estudio de oportunidad y conveniencia del documento frente a su utilidad y necesidad se puede generar la necesidad de anular los documento, por la dependencia o seccin que lo requiera. Una vez tomada la decisin de anular un documento se perite el presente procedimiento a partir del paso E Presentacin de solicitud, especificando el trmite de anulacin. Al ser anulado el documento, cada proceso es responsable de recoger inmediatamente las copias si se tienen, y se efecta su disposicin final de acuerdo a lo establecido en la TRD y/o listado de control de documentos del proceso. De ser requerido dejar una copia de documento que se est recogiendo se debe colocar en una parte visible, que no altere la informacin del mismo la palabra OBSOLETO (ESTO APLICA TANTO PARA LOS DOCUMENTOS EN MEDIO FSICO COMO MAGNTICO).

Lder, responsable documentacin y/o funcionario de los procesos

Lder, responsable documentacin y/o funcionario del procesos

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L. CONSULTA Los documentos originales vigentes (fsicos o magnticos) se encuentran en cada proceso bajo la custodia del responsable de documentacin del proceso (de acuerdo a la matriz de responsabilidades y nominacin de cargos). La documentacin vigente y oficial del sistema se encuentra a disposicin de los funcionarios en el correo interno de la ESMIC (OUTLOOK), en la ruta: carpetas publicas/ todas las carpetas publicas/ sistema integrado de gestin/ 1) documentos/ 2- documentacin procesos. La actualizacin y publicacin de los documentos, del sistema es actualizada por la oficina de gestin de calidad M. ACTUALIZACIONES Los procesos son responsables de actualizar el listado de control de documentos, procedimientos y dems documentos que se vean afectados en una modificacin o anulacin de documentos. El responsable de documentacin debe registrar la novedad documental en el listado de documentos del proceso, al igual que es responsable de velar por que la documentacin que es actualizada en carpetas pblicas es la vigente.

Procesos ESMIC

Oficina de gestin de calidad

Responsable de documentacin del proceso.

ANEXOS: Anexo 1. Estructura de la Documentacin del SIG Anexo 2. Creacin y elaboracin de documentos Anexo 3. Diligenciamiento formato de creacin, modificacin y/o anulacin de documentos/formatos internos Anexo 4. Formato de caracterizacin. Anexo 5. Formato de procedimiento. Anexo 6. Lista de verificacin de revisin de documentos

ANEXO 1. ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIN DEL SIG

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ANEXO 2: CREACION Y CODIFICACION DE DOCUMENTOS. A. CONTENIDO El contenido del documento debe estructurarse en base a los siguientes tems: o La redaccin del texto debe ser en forma clara y concisa, si es posible en infinitivo y evitar el uso de trminos en idioma extranjero, excepto cuando corresponda al lenguaje comn de uso tcnico. o Revisar y cuidar de la ortografa, o Ponerlo a consideracin de personas que lo van a usar, o hacer que otras personas lo lean. o Tener presente autor(es), finalidad, tiempo de vigencia, destinatario, forma de uso, clasificacin de correspondencia y archivo (almacenamiento), seguridad, entrega oportuna, material, medio y forma de distribucin.
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o Creacin de formatos: No lleva control de revisin, ni pie de pgina indicado para el control de documentos. o El formato o plantilla que aplica para la caracterizacin y procedimientos es como se indica en el anexo correspondiente. B. IDENTIFICACIN: El usuario o funcionario que elabora el documento, identifica y define a que proceso, dependencia y procedimiento corresponde. Identificado el proceso, se dirige al responsable de documentacin del proceso para solicitar el cdigo y versin al documento, El responsable de documentacin de cada proceso, verifica y asigna el consecutivo de acuerdo al listado de documentos del proceso.

C. CODIFICACION DE DOCUMENTOS: La identificacin del documento se encuentra en el encabezado, el cual consta de:

Nombre del documento o formato: En este apartado se indica el nombre del documento, el cual debe ser claro, y coherente con el contenido del mismo. Cdigo: Se asigna de acuerdo a la siguiente instruccin o Primera parte: (informativa) Jerarqua o lnea de mando y clasificacin de acuerdo con lo dispuesto: Manual de comunicaciones, Tabla de retencin documental, inventario de documentacin, Ley de archivo y correspondencia. o Segunda parte: cdigo de calidad El cdigo de calidad debe contener la identificacin del proceso (de acuerdo al mapa de procesos) la identificacin del documento, la secuencia. Ejemplo: El Manual de Calidad se codific de la siguiente manera: PR V3 MC 1
Nmero Secuencia, segn Lista de documentos del proceso

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Siglas del cdigo del proceso que emite el documento (Tabla B)

Identificacin del tipo de documento requerido (TABLA C)

En el caso de los registros, seguido de la informacin anterior se registra la letra R de registro y el nmero consecutivo.
Nmero Secuencia, segn Lista de documentos del proceso

PR V3 MC 1 R 1
Siglas del cdigo del proceso (Tabla B) Identificacin del tipo de documento (TABLA C)

La identificacin del proceso corresponde identificacin del Macro proceso que corresponde en el mapa de procesos TABLA A MACROPROCESO Estratgicos Evaluacin Misional Apoyo SIGLA E V M A

La sigla o cdigo de identificacin del proceso. TABLA B SIGLA PROCESO PR E1 Gestin evaluacin y control ----------- Gestin de calidad PR M1 Registro y control acadmico PR M2 Investigacin PR M3 Educacin formal postgrado PR A1 Gestin Logstica PR A2 Gestin de recursos de apoyo

PROCESO Direccionamiento estratgico ----------------------------------------Incorporacin Formacin Educacin formal pregrado Accin integral Desarrollo Humano

SIGLA PR V2 PR V3 PR M4 PR M5 PR M6 PR A5 PR A6

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Gestin de salud y prevencin Seguridad

PR A3 PR A4

Gestin de la informtica Gestin ambiental

PR A7 PR A8

Sigla o cdigo de identificacin del tipo de documento TABLA C DOCUMENTO SIGLA Manual de calidad MC Proceso PR Manual de Funciones MF Manual del Procedimiento MP Protocolo PROT Programa PROG Procedimiento P Instructivo I Plan PL Reglamento RG Cartilla CART Gua G Registro R Para las caracterizaciones de los procesos (anexo 3), se codifica este documento con el cogido del proceso nicamente; a manera de ejemplo: el proceso de Gestin de Calidad:
Estos cdigos se encuentran en el mapa de procesos de la ESMIC

PR V3 Paginacin: controla el nmero de pgina con respecto al nmero total de las pginas del documento o formato. Versin No: Controla el nmero de versin. Indica el nmero actualizaciones realizadas al documento, Cambia cuando se realicen modificaciones de contenido y forma, no de firmas. Cuando es primera vez: Colocar en el encabezado, la versin es 0 (cero), en nmero. Fecha versin: Controla la fecha de versin, en que se realiza la modificacin, se diligencia as: asa/mm/de, a partir de esta fecha se inicia la aplicacin usar y cumplimiento. D. CONTROL DE REVISIONES

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Pgina de control de revisiones (Independiente de portadas, cartulas, contraportada, etc.), mediante la cual se registra la historia del documento y permita la trazabilidad de las modificaciones. Se aplica a todos los documentos del sistema (segn tabla C), a travs del siguiente esquema. Versi n No. CONTROL DE REVISIONES Fecha Descripcin del cambio versin aa/mm/d Se debe describir con claridad los d cambios efectuados al interior del proceso

Control de versin: La versin del documento cambia por varios motivos: Cambio en el diseo del Formato, contenido de encabezado, nombre del documento o cdigo. Cambio del contenido: Informacin registrada en el documento (no aplica para registros). Pargrafo: Cuando los documentos se actualicen en firmas de acuerdo a la Matriz de responsabilidad y nominacin de cargos en propiedad o por encargo, segn disposicin de la Direccin en documento escrito, no cambian de versin. Se llevara control a travs de la Matriz de responsabilidades y nominacin en cargos y el listado de control de documentos. El cambio de escudo o smbolos no afecta la versin.

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ANEXO 3: DILIGENCIAMIENTO FORMATO DE CREACIN, MODIFICACIN Y/O ANULACIN DE DOCUMENTOS/FORMATOS INTERNOS

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ANEXO 4. FORMATO DE CARACTERIZACIN.

DOCUMENTO CONTROLADO de propiedad de la ESMIC. Se reservan los derechos de Autor. La impresin o fotocopia, total o parcial, de su contenido, est restringida. Para elaborar o crear, modificar o anular documentos por favor siga el procedimiento control de documentos.

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ANEXO 5. FORMATO DE PROCEDIMIENTO.

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ANEXO NO. 6 LISTA DE VERIFICACIN DE REVISIN DE DOCUMENTOS.


REVISIN A LA SOLICITUD DE CREACIN, MODIFICACIN O ANULACIN DE DOCUMENTOS/ FORMATOS CUMPLE REVISIN SOLICITUD ENCABEZADO Cdigo Paginacin Fecha Versin INFORMACION DEL PROCESO Proceso Dependencia Fecha de solicitud Nombre del solicitante CONTROL DE DOCUMENTOS Nombre documento formato Cdigo documento formato FECHA: ao/mes/da Antes de V. Antes de: modificar, anular, era Responda es-Creacin, Modificacin, anulacin? FECHA: ao/mes/da Cmo queda al crear o modificar?) V Cmo queda al crear o modificar?) Se tramita la solicitud por la(s) siguiente(s) razn(es) : Cargo y firma del encargado de la documentacin en el proceso Cargo y Firma del Lder del proceso Claridad, vigencia (que se encuentre escrito de la misma forma como se encuentra aprobado) Sea igual al que se encuentra aprobado y se encuentra en la carpeta del sistema Sea igual al que se encuentra aprobado y se encuentra en la carpeta del sistema Sea igual al que se encuentra aprobado y se encuentra en la carpeta del sistema sea coherente con el trmite y los soportes enviados Corresponda al documento que envan anexo Corresponda al documento que envan anexo Evaluar la necesidad y pertinencia del trmite y la coherencia con el control de revisiones del documento. segn matriz de responsabilidades y nominacin de cargos segn matriz de responsabilidades y nominacin de cargos MDN-CGFM-CE-JEM-JEDOC-ESMIC-DIR-SGC-80.3 PR V3 P1 R5 Nmero y cantidad 23/02/2012 6 SE VERIFICA SI NO

Que exista de acuerdo al mapa de procesos Que exista y haga parte del proceso solicitante en el formato sealado (asa/mm/de) Claridad y que haga parte del proceso

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REVISIN A LA CARACTERIZACIN

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CUMPLE SE VERIFICA ENCABEZADO CODIGO CALIDAD PAGINAS FECHA VERSION VERSION ULTIMA REVISION FECHA ULT. REVISION ELABORO REVISO APROBO OBJETIVO ALCANCE DESARROLLO PIE DE PAGINA REVISIN PROCEDIMIENTO SE VERIFICA ENCABEZADO NOMBRE DEL DOCUMENTO CDIGO CALIDAD PAGINAS FECHA VERSION VERSION ULTIMA REVISION FECHA ULT. REVISION ELABORO REVISO APROBO OBJETIVO ALCANCE RESPONSABILIDAD Claridad, vigencia, centrado y ultimo escudo EJC Revisar que no se encuentre duplicado Este en la forma indicada, y se encuentre segn estructura de codificacin Este en la forma indicada y tenga la secuencia lgica Corresponda a la fecha siguiente Sea la siguiente a la aparvada que se encuentra en el sistema Sea el consecutivo e igual a la del encabezado Sea el consecutivo e igual a la del encabezado Lder de proceso Representante de la direccin Representante legal Definir el propsito que se desea alcanzar o lo que se persigue con la elaboracin, aplicacin e implementacin del procedimiento que se est elaborando. (Involucra el donde) Delimitar el inicio y fin de las actividades, teniendo en cuenta los involucrados. No enumerar los responsables, sino la(s) obligacin(es), los cuidados pertinentes que se adquiere(n) con el desarrollo del procedimiento y los objetivos del proceso. Relacionar aquellos trminos o conceptos representativos, tcnicos, o no comunes que deban ser explicados, para hacer entender a los usuarios al momento de la lectura las actividades o instrucciones del procedimiento. Claridad, vigencia, centrado y ultimo escudo EJC Este en la forma indicada, y se encuentre segn mapa de procesos Este en la forma indicada y tenga la secuencia lgica Corresponda a la fecha siguiente Sea la siguiente a la aparvada que se encuentra en el sistema Sea el consecutivo e igual a la del encabezado Sea el consecutivo e igual a la del encabezado Lder de proceso Representante de la direccin Representante legal Sea pertinente al proceso Cumpla condiciones de inicio y fin (desde, hasta) que tenga el PHVA, y una secuencia lgica de actividades que este legible y corresponda al indicado CUMPLE SI NO SI NO

DEFINICIONES

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REFERENCIAS

Relacionar los documentos (requerimientos legales, normativos, organizacionales, del cliente) referenciados en el procedimiento que se est desarrollando. Escribir en orden las actividades de PLANEAR, HACER, VERIFICAR Y ACTUAR para llevar a cabo el procedimiento. Descripcin: relacionar qu se hace, en qu consiste, cundo, cmo, dnde, con qu frecuencia se realizan, si se relaciona con una decisin, evidencia, requisito Responsable: se indica el cargo responsable de llevar a cabo la actividad.

DESARROLLO

ANEXO PIE DE PAGINA REVISIN FORMATO

Documentos/formatos que brindan mayor soporte y compresin al procedimiento. Los anexos se incluyen cuando sean necesarios de lo contrario colocar NO APLICA que este legible y corresponda al indicado

CUMPLE SE VERIFICA ENCABEZADO NOMBRE DEL DOCUMENTO CDIGO CALIDAD PAGINAS FECHA VERSION VERSION CONTENIDO Claridad, vigencia, centrado y ultimo escudo EJC Revisar que no se encuentre duplicado Este en la forma indicada, y se encuentre segn estructura de codificacin Este en la forma indicada y tenga la secuencia lgica Corresponda a la fecha siguiente Sea la siguiente a la aparvada que se encuentra en el sistema Que sea claro, entendible, coherente con la actividad, acorde con el procedimiento SI NO

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