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Fundamentos Bsicos Es fcil comprender el hecho de que el estancamiento o el fracaso de un negocio con frecuencia se debe a comprar, comerciar o ampliar ms de lo debido. Por ejemplo, durante tres aos seguidos un aserradero aument sus ventas de un modo significativo y luego quebr. Por qu? Porque su dueo no pudo resistirse a una ganga, comprando mas de la cuenta demasiadas clases de maderas diferentes que le ofrecieron con descuento en grandes cantidades. Us tanto efectivo que despus no pudo cubrir a tiempo sus gastos permanentes, como el alquiler, los servicios pblicos y las nminas. De la misma manera, un fabricante de productos plsticos tena una planta moderna, que ahorraba trabajo, un inventario bien surtido y ventas en aumento; pero ese mismo fabricante tuvo que ceder parte de sus acciones debido a un prstamo que no pudo pagar a tiempo. Por qu? Porque las ventas se hicieron bajo malos trminos de crdito y descuentos. El resultado fue que no hubo efectivo disponible para pagar las deudas corrientes. Otra compaa desarroll un producto nuevo que pronto todo el mundo quiso comprar; tena tanta demanda que la compaa pidi prestadas grandes sumas de dinero para construir una fbrica nueva y una lnea de produccin. Acept ms rdenes de las que poda cumplir dentro del tiempo sealado y termin en que sus entregas se hacan con grandes demoras. Cuando lleg el momento en que la nueva fbrica estaba lista para trabajar, la demanda haba disminuido y muchas rdenes antiguas se haban cancelado. Pero no la deuda, lamentablemente! Qu sucedi? Fue necesario vender el negocio para liquidar las deudas! El negocio se haba extendido demasiado y no se hizo una buena labor de anlisis financiero. La diferencia entre el fracaso y el xito no es siempre por falta de conocimiento del producto o por no querer trabajar durante largas horas. La razn principal es no entender la situacin financiera. Por lo general, en los negocios que empiezan, los estados contables y de resultados (prdidas y ganancias) los prepara alguien de la familia o un contador pblico, el dueo o los gerentes, que con frecuencia no saben las implicaciones financieras que pueden tener, y toman malas decisiones. Para lograr un entendimiento mnimo en las finanzas, es esencial entender totalmente los estados contables y los estados de resultados. Esto es lo que vamos a revisar rpidamente a continuacin.

2. Estructura de un Estado Contable Un estado contable tpico muestra en el lado izquierdo los activos del negocio y, en el lado derecho, el Pasivo u obligaciones y el Patrimonio, de la siguiente forma:

El activo se divide generalmente en dos categoras: Activo corriente y el activo fijo. Por lo general, el activo corriente comprende todo aquello que pueda convertirse en efectivo en el corto plazo. Los activos fijos son bienes permanentes, como muebles y enseres, edificios, equipos o maquinarias, etc. El pasivo est dividido de igual forma; normalmente se dividen en pasivos corrientes (deudas de corto plazo, menores a un ao) y pasivo a largo plazo. El pasivo corriente incluye las cuentas por ejemplo de inventario, salarios, alquileres, etc. Por lo general, las deudas de largo plazo son pasivos que por acuerdo no se pagan inmediatamente; por ejemplo, las hipotecas o deudas mayores a 1 ao. La diferencia entre el activo y el pasivo equivale al capital contable; es decir, despus de pagarse todas las facturas y notas, lo que quede ser el capital. Otra definicin nos dice que el capital contable es lo que se debe al dueo (o dueos) del negocio, despus de pagarse todas las obligaciones de la empresa. ACTIVO - PASIVO = CAPITAL CONTABLE O ACTIVO = PASIVO + CAPITAL CONTABLE Por qu se llama Estado Contable? Aqu tenemos que la palabra clave es dar un estado de cmo se encuentran las cosas. Constituye un balance de la situacin, ya que el total del activo menos el total del pasivo es igual al capital contable, as que estn en balance . Esto es cierto aun si el pasivo es mayor que el activo. En este caso, el capital contable es negativo y debe restarse del pasivo, en lugar de sumarse.

3. Definiciones de Trminos Contables Definamos algunos de los trminos utilizados en el Balance General. Activo: Esta conformado por el efectivo, el dinero que se nos debe, mercancas para la venta, muebles y enseres, terrenos, edificios y equipos o maquinarias que una compaa posee o que tiene valor monetario. Activo Corriente: Cantidad en efectivo, notas y cuentas por cobrar (menos las reservas para deudas incobrables), inventarios y cualquier otro bien convertible en efectivo en un corto tiempo, generalmente menos de un ao. Tambin se lo puede dividir en: disponible, exigible, diferido y realizable. Activo Fijo: Tierras, edificios, equipos de construccin, aparatos, maquinarias, herramientas, muebles, efectos de oficina, patentes, etc. Menos el valor recuperable y la depreciacin. Provisiones: Impuestos o salarios acumulados contra las utilidades corrientes, pero que todava no son debidos. Capital Contable (Valor Neto): Cantidad que el(los) dueo(s) del negocio muestra(n) en el balance general como la diferencia entre todos los activos y los pasivos; en otras palabras, es el patrimonio del(de los) propietario(s) de la empresa. Cuentas por Cobrar: Cantidades que se deben a la compaa por mercancas, productos o servicios vendidos o prestados, pero que se estn por cobrar. Cuentas por Pagar: Suma total de las cantidades que la compaa debe a un proveedor o vendedor por materias primas, productos o mercancas utilizados para producir bienes para la venta o para revenderse segn se reciben. Efectivo: Dinero sobre el cual se tiene control y acceso inmediato. Hipoteca: Documento legal por el que una propiedad sirve de garanta o prenda para cubrir una deuda. Inventario: Para una firma manufacturera es la cantidad total disponible de mercancas terminadas, materia prima o material bajo procesamiento. Para los detallistas y mayoristas, es el abastecimiento disponible de mercancas vendibles. Pagars, Letras o Notas: Prstamos pedidos por la compaa que deben pagarse dentro de un ao. Pasivos: Todo lo que una empresa debe a sus acreedores. Deudas que tiene la compaa. Est constituido por cuentas como: pagars, letras por pagar, cuentas por pagar o provisiones. Existen dos categoras: pasivos corrientes y pasivos a largo plazo. Pasivos Corrientes: Suma total de todas las cantidades que debe la empresa y que son pagaderas dentro de un ao.

Pasivo a Largo Plazo: A veces llamadas tambin obligaciones a largo plazo. Son todas las obligaciones, como hipotecas, prstamos y otras cantidades pagaderas en un perodo mayor a un ao.

4. Trminos utilizados en el Balance de Resultados o Balance de Prdidas y Ganancias Definamos algunos de los trminos utilizados en el Balance de Resultados. Costo de Ventas: En un negocio al detalle o al por mayor, es el precio total pagado por los productos vendidos, mas el costo de la entrega al negocio. Gastos o Egresos: Gastos del negocio. Incluye sueldos y salarios, telfono, seguros, depreciacin, intereses, anuncios, etc. Utilidad Neta: Cantidad remanente despus de pagarse todos los gastos ms intereses e impuestos. (Este trmino se utilizar en este curso para referirse a las utilidades antes de pagarse los impuestos). Utilidad Bruta: Utilidades antes de deducir todos los gastos e impuestos. Ventas Brutas: Suma total del volumen de todas las ventas hechas en efectivo o a crdito. Ventas Netas: Constituyen el total de las ventas brutas, menos las devoluciones, bonificaciones, descuentos y rebajas.