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GESTIN DE LA COMPRAVENTA

VII - Seleccin de Proveedores.

7- Seleccin de proveedores. Control de los pedidos.


La funcin de compras debe garantizar que estn en el almacn los materiales necesarios, en cantidad y calidad, cuando sea preciso. En las grandes empresas se hace a travs de un departamento especializado. Objetivos del Departamento de Compras: Productos disponibles. Cantidad requerida. Momento adecuado. Calidad necesaria. Al mejor precio posible: Importancia de la reduccin de precios. Inestabilidad que pueden general precios muy bajos. Buena gestin de compras (requerimientos): Buen archivo de proveedores (reales y potenciales). Buen equipo de negociacin. Proceso de compras bien gestionado. Proceso de Compras en una empresa: 1. Necesidad del material. 2. Confeccin y presentacin de una solicitud de compra. 3. Seleccin de proveedores potenciales. 4. Emitir ofertas de pedidos (cotizaciones). 5. Evaluacin de las ofertas recibidas. 6. Seleccin del proveedor definitivo. 7. Formulacin del pedido. 8. Recepcin del pedido. 9. Pago.
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Departamentos que suelen intervenir: Gestin de Inventarios Departamento de Compras Almacn

Solicitud de compras: La suele formular un departamento (gestin de inventarios, departamento de compras,...). Suele haber niveles de autorizacin (segn el monto de la solicitud). Tipos de solicitudes: Compra de un producto. Compra mltiple: productos ligados. Compra de reposicin: stock por debajo del mnimo. Compras rutinarias: peridicas.

Seleccin de proveedores potenciales: A cuntos proveedores? : Mayor o menor urgencia del material. Caractersticas de la demanda. Porcentaje de respuestas habituales. Existencia o no de exclusividad. A qu proveedores?.

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El Archivo de Proveedores: Datos ms usuales en el Archivo de Proveedores. Cdigo del proveedor. Nombre de la empresa. Direccin actualizada (central y sucursales). Persona de contacto (nombre y puesto). Cargos de la Empresa. Telfonos. Condiciones de entrega: Mtodo. Punto habitual de entrega. Ofertas enviadas. Experiencia anterior: Lista de pedidos de los ltimos aos. Pedidos entregados. Pedidos pendientes. Condiciones comerciales. Referencias y comentarios

Emisin de ofertas de pedidos (cotizaciones) Producto. Calidad. Cantidad. Caractersticas. Condiciones. Pidiendo contestacin en un plazo de tiempo.

Contenidos bsicos de la Oferta de Pedidos

Emisin de ofertas: Telfono, fax, carta, Internet - correo electrnico, personalmente (segn la urgencia, volumen, costumbres,...). Importancia de la precisin en la solicitud. Elaboracin de un Informe Resumen de Ofertas.
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1- Ejemplo de solicitud de oferta de compra (cotizacin):


(Nombre, direccin, telfono, etc. de la Empresa que lo enva) (fecha ...)

SOLICITUD DE OFERTA DE COMPRA (Nombre, direccin, etc. de la Empresa a la que se le enva la solicitud) (Nombre y cargo de la persona de contacto) DATOS QUE SE SOLICITAN: Cdigo Producto Descripcin Unidades Precio Descuentos Condiciones de pago Plazos de entrega Condiciones de entrega

Comentarios (del proveedor)

(Carta de acompaamiento) Estimados Sres.: Les rogamos que nos hagan llegar su mejor oferta para los materiales que les sealamos en un plazo no superior a ....... das. Para ello disponen de una copia adjunta de la solicitud de oferta de compra. Gracias de antemano: (firma y sello)

2- Ejemplo de informe resumen de ofertas:


Nmero de solicitud

Producto Proveedor Cdigo N de la oferta Plazo mximo de respuesta Fecha de envo Fecha de respuesta -------------------

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Seleccin del proveedor: Elaboracin del Informe de Ofertas Valoradas. La forma habitual de seleccionar las ofertas es valorar de uno a diez cada uno de los aspectos claves (precio, calidad, condiciones de entrega, ...) y multiplicar esos valores por un coeficiente de importancia de cada uno de esos aspectos (fijado de manera objetiva con antelacin). A igualdad de factores decide el precio (aunque normalmente no hay igualdad de factores). A veces se suele volver a pedir ofertas. Establecer los coeficientes de importancia requiere una profunda evaluacin tcnica y comercial. Aspectos claves que se suelen valorar: Precio: descuentos, financiacin, formas de pago, ... Calidad: defectos, fallos, artculos rechazados, ... Condiciones de entrega: plazos de entrega, punto de entrega, embalaje,... 3- Ejemplo de Informe de Ofertas Valoradas: (resumen de las diferentes ofertas que hemos recibido.)
N de solicitud de compra Descripcin del producto: Cdigo (otros datos)

Proveedor Calidad

Puntuacin

Entrega

Puntuacin

Precio

Puntuacin

Puntuacin

TOTAL

DECISIN

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Evaluacin y seleccin de proveedores:


Principales dificultades: muchas variables en juego, varios puntos de vista en la empresa, etc.

Criterios de evaluacin:
Subjetivos Objetivos: Calidad. Producto. Entregas. Servicio: (asistencia tcnica, servicio posventa, investigacin, supervivencia en el futuro, etc.). Plazos de entrega. Precio. Formas de pago. 1. Anlisis ABC: Clasificar a los proveedores reales en tres grupos, utilizando criterios objetivos y modificando la clasificacin con el tiempo: Sobresalientes (A). Aceptables (B). No aceptables (C). 2. Perfil de proveedores: Se estudian Precio, Calidad, Entrega, Formas de Pago, Anlisis financiero, Situacin administrativa, Anlisis tcnico y de produccin, etc.

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3. Evaluacin numrica: Evaluacin matemtica del perfil del proveedor. Cmo se valoran algunos factores en la prctica: N de retrasos Plazos de entrega: Total de entregas N de entregas rechazadas Calidad: Total de entregas Precio actual Precio: Precio ao pasado Media de los otros precios Precio actual

Factores subjetivos: los definen los trabajadores de compras.

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4- Ejemplo de formulario para hacer una evaluacin numrica de proveedores:


EVALUACIN NUMRICA DEL PROVEEDOR (Datos del proveedor, fecha, etc.)

Puntuaciones parciales: A. EMPRESA Tamao y capacidad Evaluacin financiera Desarrollo productivo

A=

B= C= Puntuacin

D=

PUNTUACIN TOTAL: C. PRODUCTO Calidad Precio Empaquetado Garantas Puntuacin

Beneficio de las operaciones Servicio tcnico Investigacin y desarrollo Localizacin geogrfica Relaciones comerciales Relaciones laborales Administracin y direccin SUMA Coeficiente de Importancia: B. SERVICIO Entregas a tiempo Condiciones de las entregas Seguimiento de las instrucciones Resultados del control de calidad Manejo de las reclamaciones Asistencia tcnica Ayuda en casos extraordinarios SUMA Coeficiente de importancia: TOTAL B: TOTAL A: Puntuacin

SUMA Coeficiente de Importancia: TOTAL C:

D. PERSONAL DE VENTAS Conocimiento de su empresa Conocimiento de sus productos Conocimiento de nuestra empresa Seguimiento de las rdenes Productividad de las reuniones Planificacin y preparacin de las reuniones SUMA Coeficiente de importancia: TOTAL D:

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Otras decisiones importantes para elegir proveedores:


1. Localizacin geogrfica Cercanos. Locales. Internacionales.

2. Optar entre un distribuidor y un fabricante: Mejor comunicacin. Entregas ms rpidas y con menores riesgos. Mayor disponibilidad de productos. Pedidos frecuentes y adecuados.

Ventajas del distribuidor

(compras rutinarias, de poco valor y volumen o de gran variedad). Mejores precios. Productos a medida.

Ventajas del fabricante

(grandes compras de productos nicos). 3. Optar entre uno o varios proveedores: Situacin de monopolio Costes del cambio de proveedor Necesidad de una relacin larga para el xito de la compra Posibles beneficios de cliente importante Cuando hay competencia real Reducir riesgos de desabastecimiento

Un solo proveedor

Varios proveedores

4. Optar por una empresa pequea o grande. 5. Optar por un proveedor que sea cliente?.
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La influencia de la estructura del mercado en la eleccin de proveedores: 1. Nmero de empresas vendedoras. 2. Cantidad de empresas compradoras. 3. Variedad de los productos ofrecidos. 4. Existencia, o no, de productos sustitutivos. 5. Barreras al ingreso de nuevos proveedores. 6. Respuesta de los compradores a la variacin del precio de compra. 7. Niveles de la demanda. 8. Prcticas usuales en el proceso de negociacin y en las condiciones de compra. 9. Tipo de tecnologa generalizada. 10. Disponibilidad de mercados internacionales.

La negociacin con los proveedores:


La relacin entre comprador y vendedor debe estar basada en la colaboracin y, si es posible, en una relacin amistosa. Se trata de que ambas partes resulten lo ms beneficiadas posibles. Mantener la cordialidad. No se trata de reducir los beneficios del proveedor. Tampoco se trata de engaar, de hacer regalos,... Caractersticas del personal encargado de negociar: Personal con integridad que defienda los intereses de la empresa. Algunas prcticas para garantizar su adecuado comportamiento: Seleccionar personal con experiencia, honesto y con carcter fuerte. Establecer controles internos para desalentar prcticas ilcitas, inadecuadas o las que pongan en peligro las relaciones proveedor-comprador. Realizar controles externos.
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La negociacin del precio: Establecer el precio correcto, en el cual coinciden las dos partes, es uno de los aspectos ms difciles de la negociacin. Tcticas de negociacin en la compra: La negociacin tiene un alto carcter tcnico y tambin matices humanos (personalidades, motivaciones, psicologa,...). Algunas reglas para negociar la compra: Trata de llevar la negociacin a tu propio terreno. Deja que el proveedor hable (al menos al principio). No te pierdas en datos sin importancia. Evita reacciones emotivas ante las propuestas del proveedor, as como dejarte llevar por tus emociones al presentar tus propuestas. Transmite respeto hacia las posiciones del otro. Si el proveedor debe retractarse djale una salida elegante. Evita ofertas definitivas antes de tiempo. Brinda algn tipo de satisfaccin al negociador. Persuadir y no dominar. Haz ver que se sois miembros de un mismo equipo.

Algunas caractersticas de un buen negociador: Pensar de forma clara y rpida. Expresarse bien. Tener capacidad de anlisis. Actuar impersonalmente. Ser paciente. Tener empata y tomar en consideracin las ideas de la otra parte. Tener equilibrio, tacto y autocontrol. Tener sentido del humor.
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El archivo de proveedores
Las empresas suelen llevar un archivo de proveedores reales (y potenciales). El departamento de compras lo mantiene y actualiza. Las fichas del archivo de proveedores reales suelen ordenarse por cdigos (primero los ms antiguos). Las fichas del archivo de proveedores potenciales suelen ordenarse alfabticamente. Las fichas de proveedores reales suele registrar: Datos fundamentales para identificar al proveedor. Condiciones comerciales pactadas. Operaciones comerciales realizadas. Cuando es necesario se llevan tambin fichas para cada producto o grupo de productos. Las fichas de producto suelen registrar: Las caractersticas fsicas y comerciales del artculo. Los precios de compra, venta al pblico, etc. El tipo de IVA. Los proveedores (habitual y otros). Los stock ptimo, mximo y mnimo. Los movimientos de almacn (entradas, salidas y existencias).
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Ejemplo de ficha de proveedores reales:

N del proveedor: Persona y telfono de contacto:

Nombre Direcciones: Telfonos:

NIF Principales cargos de la empresa:

Director: Jefe de Ventas:

Artculos

CONDICIONES COMERCIALES Entrega Descuentos

Pago

Domiciliacin bancaria

Pedidos Fecha de emisin

Facturas recibidas Fecha de Fecha de recepcin emisin

Importe

Acumulado

Pagos realizados Fecha de N emisin

Importe

Total acumulado

Comentarios:

Pedidos de aos anteriores

1997

1998

1999

2000

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