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Sistema de Actas de Finiquito en Lnea

Manual de Usuario

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Tabla de Contenidos
1. Bienvenida.3 2. Esquema General.3 3. Ingreso al Sistema...3 4. Obtener la Contrasea de Acceso......5 5. Autenticacin....6 6. Tipos de Campos.....7 7. INGRESO DE DATOS..8
7.1 DATOS DE LA EMPRESA O EMPLEADOR...8 7.2 DATOS DEL EMPLEADO O TRABAJADOR10 7.3 DATOS DE INFORMACIN SOBRE LA TERMINACIN DE LA RELACIN LABORAL.10 7.4 CLUSULAS ADICIONALES (Opcional).....11

8. PANTALLA DE CLCULOS DE HABERES.12


8.1 INGRESOS.....13 8.1.1 REMUNERACIONES QUE TODAVIA NO HAN SIDO PAGADAS...14 8.1.2 FONDOS DE RESERVA.14 8.1.3 CLCULO DCIMA TERCERA REMUNERACIN.14 8.1.4 CLCULO DCIMA CUARTA REMUNERACIN...15 8.1.5 VACACIONES (no gozadas)

..16

8.1.6 UTILIDADES....17 8.1.7 OTRO INGRESOS....17 8.2 DESCUENTOS...17 8.2.1 APORTE PERSONAL AL IESS (9.35%)....18 8.2.2 OTROS DESCUENTOS.....18 8.3 TOTAL CALCULADO......18

9. PANTALLA DE LIQUIDACIN DE HABERES....19 10. GENERACIN DE TURNOS.....20 11. REQUISITOS PARA LA LEGALIZACIN DE LAS ACTAS DE FINIQUITO...................................................................................................22

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1. Bienvenida
El presente manual lo guiar de manera sencilla y rpida para ejecutar cada una de las tareas previstas para los Usuarios registrados o que van a registrarse en el Sistema de Actas de Finiquito.

2. Esquema General
Como un esquema general presentamos los pasos a seguir para generar un acta de finiquito dentro del sistema: 1.- Ingresar a la pgina web: www.mrl.gob.ec 2.- Ingresar al link Generar Actas de Finiquito en Lnea dentro mdulo Viceministerio de Trabajo y Empleo. 3.- Registre su empresa o persona natural. 4.- Llene el Acta de Finiquito. 5.- Imprima el Acta de Finiquito. 6.- Imprima los turnos que el sistema genera automticamente. 7.- Acuda al Ministerio de Relaciones Laborales, el da y la hora sealada en el turno, adjuntando todos los requisitos que se encuentran en la pgina web: www.mrl.gob.ec, para ser atendido por el Inspector de Trabajo aleatoriamente asignado. QUITO: (Salinas 1750 y Bogot EX-SENRES- MEZANINE) GUAYAQUIL: (Av. Olmedo 108-110 y Malecn, 1er piso. Inspectora de Trabajo) 8.- Firma y legalizacin de Actas de Finiquito ante el Inspector de Trabajo.

Nota:
En nuestro Sistema puede generar hasta 20 Actas de Finiquito por Gua, en caso de que desee generar ms de 20 Actas, debe acercarse al Ministerio de Relaciones Laborales para otorgarle un turno especial.

3. Ingreso al Sistema
A continuacin se muestra la utilizacin del sistema de manera detallada: Primero ingrese al portal web del Ministerio de Relaciones laborales, http://www.mrl.gob.ec

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Luego ingrese al link Generar Actas de Finiquito en Lnea

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Luego aparecer la siguiente pantalla:

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Si usted ingresa un RUC o una contrasea no existentes, aparecer el siguiente mensaje:

4. Obtener la Contrasea de Acceso


En la primera pantalla debe hacer un click en la opcin Registro de nueva empresa o empleador, apareciendo el siguiente formulario, en el que los campos de color rojo son campos que debe llenarlos obligatoriamente, y los campos de color negro son campos opcionales:

En este formulario debe ingresar primeramente el RUC de la empresa o empleador, y presionar en Verificar. Si la empresa o empleador existe en nuestra base de datos aparecern los datos de dicha empresa, debiendo revisarlos y actualizar si es necesario.

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Sistema de Actas de Finiquito en Lnea Si la empresa o empleador no existe, debe llenar todos los datos. Una vez cumplido con este procedimiento, debe presionar el botn apareciendo el siguiente mensaje:

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El sistema enva una contrasea aleatoria a su correo electrnico, quedando as registrada la Empresa o Empleador. El siguiente paso es ingresar a su correo electrnico registrado y revisar cual es la contrasea aleatoria que el sistema le envi. Nota: Si en esta pantalla de Registro de Empresa escribi un mail no existente, no va a poder revisar su contrasea de acceso, si se le presente este caso debe escribirnos a soporte_actas@mrl.gob.ec.

5. Autenticacin
Para iniciar con la utilizacin del sistema usted deber autenticarse dentro del sistema, procediendo de la siguiente forma: En la primera pantalla, debe ingresar el RUC de la Empresa o Empleador, y la contrasea que el sistema le envi a su correo electrnico. Luego debe presionar el botn :

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Si las credenciales son correctas, el usuario autenticado podr acceder a las diferentes
opciones del sistema, caso contrario el sistema mostrar un mensaje de credenciales incorrectas.

6. Tipos de Campos
Debemos mencionar que dentro de estas pantallas existen los siguientes tipos de campos: Campos de seleccin, despliegan varios datos, de los cuales debemos escoger uno, ejemplo.

Campos de opcin, presentan dos o tres datos, de los cuales debemos seleccionar uno, ejemplo:

Cuadro de seleccin, del cual debemos seleccionar solo una opcin, ejemplo:

Campos obligatorios, estos campos se los debe llenar obligatoriamente, contrario sale un mensaje de Valor requerido, y no permite pasar a la siguiente pantalla, ejemplo:

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Sistema de Actas de Finiquito en Lnea Campo de calendario, se debe hacer un click dentro del cono calendario, para escoger la fecha correspondiente, ejemplo:

Manual de Usuario , y desplegar una pantalla de

7. INGRESO DE DATOS
Cuando haya ingresado al Sistema, aparecer la pantalla de INGRESO DE DATOS, que contiene los siguientes mdulos: DATOS DE LA EMPRESA O EMPLEADOR DATOS DEL EMPLEADO O TRABAJADOR DATOS DE INFORMACIN SOBRE LA TERMINACIN DE LA RELACIN LABORAL CLUSULAS ADICIONALES(Opcional)

Vamos a analizar la forma de ingresar la informacin en cada mdulo:

7.1. DATOS DE LA EMPRESA O EMPLEADOR


En este mdulo tenemos las opciones de Actualizar datos de la Empresa o Empleador y cambiar la contrasea.

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Nota: Si usted desea cambiar su contrasea para ingresar al sistema, debe hacer un click en Cambiar Contrasea, y aparecer el siguiente cuadro:

A continuacin, en el Ingreso de datos debe escoger la ciudad en la que presta los servicios el trabajador: Como esta empresa ya se encuentra registrada en el sistema los datos aparecern automticamente en este mdulo.

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7.2. DATOS DEL EMPLEADO O TRABAJADOR


Tenemos la siguiente pantalla, en la que primero ingresamos el Nmero de cdula del Empleado y hacemos un click en Verificar:

Si los datos del Empleado existen en nuestra base de datos aparecern los datos de dicha Empleado, debiendo revisarlos y actualizar si es necesario. Si los datos del Empleado no existes en nuestro sistema, debe llenar todos los datos.

7.3. DATOS DE INFORMACIN SOBRE LA TERMINACIN DE LA RELACIN LABORAL


Debemos ingresar todos los datos que a continuacin nos muestra, debe tomar en cuenta que en base a estos datos, se har los clculos en la siguiente pantalla.

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Si la fecha de ingreso del trabajador es mayor que la fecha de salida del trabajador el sistema no permitir pasar a la siguiente pantalla.

Nota: Si desea ingresar un valor con decimales en el campo de ltima remuneracin mensual completa recibida, debe utilizar el punto (.), ya que el sistema no acepta comas.

7.4. CLUSULAS ADICIONALES (Opcional)


Como se indica en el ttulo esta informacin es opcional.

En caso de que desee agregar clusulas, puede hacerlo presionando el botn , apareciendo el espacio para poder escribir las respectivas clusulas:

Si ya tenemos ingresada toda la informacin solicitada en los mdulos anteriores pulsamos para continuar con la siguiente pantalla.

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8. PANTALLA DE CLCULOS DE HABERES


En esta pantalla debe ingresar valores correspondientes a remuneraciones, descuentos, ingresos adicionales, etc., que sirven para el clculo automtico de la liquidacin. En la parte superior tenemos un resumen de la informacin ingresada en la pantalla anterior,

si no est de acuerdo con estos datos puede regresar a la pantalla anterior, para poder cambiarlos, presionando el botn pantalla actual. , que se encuentra en la parte inferior de la

La pantalla actual presenta los siguientes mdulos: INGRESOS DESCUENTOS TOTAL CALCULADO

A continuacin presentamos la utilizacin de cada uno de los mdulos:

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8.1. INGRESOS
Se compone de los siguientes partes: o REMUNERACIONES QUE TODAVIA NO HAN SIDO PAGADAS o CLCULO DCIMA TERCERA REMUNERACIN o CLCULO DCIMA CUARTA REMUNERACIN o VACACIONES (no gozadas) o UTILIDADES o OTRO INGRESOS

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8.1.1. REMUNERACIONES QUE TODAVIA NO HAN SIDO PAGADAS


Son remuneraciones que el Empleador debe al Trabajador, si desea agregar estas remuneraciones pendientes debe presionar el botn apareciendo un espacio para poder ingresar informacin en los campos de Mes, ao y su respectivo valor.

Nota: Recuerde que si desea ingresar un valor con decimales, debe utilizar el punto (.), ya que el sistema no acepta comas.

8.1.2. FONDOS DE RESERVA


Estos campos se habilitan siempre y cuando el trabajador haya laborado ms de 12 meses.

Aqu tiene la opcin de escoger entre recibe sus fondos de reserva, si responde que SI, se calcular automticamente, adems tiene la opcin de , en caso de que usted tenga que ingresar ms fondos de reserva adeudados al Trabajador.

8.1.3. CLCULO DCIMA TERCERA REMUNERACIN


El clculo de la dcima tercera remuneracin es equivalente a la doceava parte de las
remuneraciones que hubieren percibido durante el ao calendario.

En la parte superior de este cuadro aparece el perodo de clculo de este rubro, esto es de acuerdo a la fecha de ingreso y de salida del trabajador, as como tambin aparecen campos de los meses que se encuentran dentro de este perodo.

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Usted debe ingresar las remuneraciones de estos meses, recuerde que estos campos son obligatorios.

En la parte inferior de este cuadro, se encuentra un campo el cual no es editable, ya que aqu saldr el valor calculado de la dcimo tercera remuneracin, tal como indica el mensaje:

8.1.4. CLCULO DCIMA CUARTA REMUNERACIN


El clculo de la dcima cuarta remuneracin es equivalente a una remuneracin bsica
mnima unificada, o la parte proporcional de la dcimo cuarta remuneracin si por cualquier causa, saliere o fuese separado de su trabajo antes de las fechas de clculo.

En la parte superior de este cuadro aparece el perodo de clculo de este rubro, esto es de acuerdo a la fecha de ingreso y de salida del trabajador. En la parte inferior de este cuadro, se encuentra un campo el cual no es editable, aqu saldr el valor calculado automticamente de la dcima cuarta remuneracin:

Adicional existe una opcin para agregar valores por concepto de Dcimo Cuartas remuneraciones no pagadas, para esto debemos presionar el botn Ministerio de Relaciones Laborales
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, apareciendo campos de Perodo y valores correspondientes a dicho perodo, en el que escogemos el perodo y su valor correspondiente.

8.1.5. VACACIONES (no gozadas)


El clculo del valor por vacaciones corresponde a la veinticuatroava parte de lo percibido
por el trabajador durante un ao completo de trabajo, tomando en cuenta lo pagado al trabajador por horas ordinarias, suplementarias y extraordinarias de labor.

En la parte superior de este cuadro aparece un mensaje del perodo de clculo de este rubro, e indica que usted debe ingresar la suma total que el trabajador ha ganado durante este perodo de tiempo.

Aparecer un campo Das de vacaciones obligatorios, el cual indica los das de vacaciones que al trabajador le corresponda tomarlos durante ese perodo de tiempo. Existe un campo Das de vacaciones gozados, en el que ingresamos el nmero de das que el trabajador a tomado como vacaciones en este periodo de tiempo, si no ha tomado ni un da no ingresamos ningn valor. En la parte inferior de este cuadro, se encuentra un campo el cual no es editable, aqu saldr el valor calculado automticamente, correspondiente a vacaciones. Nota: Recuerde que si desea ingresar un valor con decimales, debe utilizar el punto (.), ya que el sistema no acepta comas.

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8.1.6. UTILIDADES
Este cuadro es opcional, si el Empleador adeuda algn valor en cuanto a Utilidades al Trabajador, debe presionar el botn , y aparecern perodos que debe escoger y valor por concepto de utilidad de dicho perodo, si desea eliminar ese perodo con su respectivo valor, lo puede hacer presionando el botn .

8.1.7. OTRO INGRESOS


De la misma forma como el cuadro anterior (de utilidades), este es opcional, si desea ingresar otros valores que el Empleador va a pagar voluntariamente al Trabajador en el momento de la liquidacin, por ejemplo bonos, usted debe presionar el botn , y aparecern campos como Descripcin y su valor respectivo, que deben ser ingresados.

8.2. DESCUENTOS
En este mdulo se ingresan los valores que se descontarn de la liquidacin, tenemos los siguientes descuentos: APORTE PERSONAL AL IESS (9.35%) OTROS DESCUENTOS

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Sistema de Actas de Finiquito en Lnea A continuacin el detalle de cada uno de ellos:

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8.2.1. APORTE PERSONAL AL IESS (9.35%)


En caso de que el empleador por mutuo acuerdo entre las partes haya asumido este valor marque , caso contrario marque

El campo siguiente se calcular automticamente:

Cuando marque SI, este campo desaparecer.

8.2.2. OTROS DESCUENTOS


Este cuadro es opcional, si el Empleador debe descontarle algn rubro de la liquidacin tiene que presionar el botn , y aparecern los campos Descripcin y Valor, en los cuales deber ingresar los respectivos valores. Nota: Recuerde que todo descuento adicional que se ingrese deber ser justificado documentadamente ante el Inspector del Trabajo.

8.2.3. TOTAL CALCULADO


Una vez ingresados todos los valores de INGRESOS y DESCUENTOS, como siguiente paso debemos presionar el botn , para que el sistema calcule los valores automticamente, llenando as los campos no editables en los cuales se encontraba el mensaje Este valor se calcular automticamente ms adelante

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As como tambin aparecer el valor a pagar por concepto de liquidacin:

Nota: Usted puede modificar los datos de esta pantalla y calcular las veces que sea necesario, antes de pasar a la siguiente pantalla. Si desea corregir alguna informacin mal ingresada en la pgina anterior pulse Si est seguro de que toda la informacin esta correcta pulse
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9. PANTALLA DE LIQUIDACIN DE HABERES


La siguiente pantalla nos muestra los valores calculados de acuerdo a los datos que usted ingres en las pantallas anteriores, mostrando as los INGRESOS, DESCUENTOS y el TOTAL A RECIBIR.

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Si desea corregir alguna informacin en la pantalla anterior presione el botn Si desea ingresar una Acta de otro Trabajador, debe presionar el botn

, y el sistema lo llevar a la pantalla de ingreso de datos del Trabajador, para repetir los pasos anteriores, pero del Trabajador actual. Recuerde que el Sistema permite ingresar hasta un mximo de 20 actas por gua, si desea legalizar ms de 20 actas, debe acercarse al Ministerio de Relaciones Laborales para otorgarle un turno especial. Cuando haya ingresado las actas necesarias de esta Empresa o Empleador, pulse

Nota: La Empresa o Empleador puede tener varias actas, se genera una gua por Empresa y una acta por Trabajador, el nmero de actas depende del nmero de trabajadores a los cuales se les va a pagar la liquidacin.

10. GENERACIN DE TURNOS


Al presionar el botn de Revisar Actas, aparecer una pantalla con todas las actas ingresadas para esta Empresa o Empleador, de la siguiente forma:

Usted tiene la opcin de en cada acta de finiquito generada, desplegando el documento en formato pdf (no editable), el cual debe imprimir y llevar a las oficinas del Ministerio de Relaciones Laborales de su provincia, para firmarlas frente al Inspector de Trabajo.

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Como siguiente paso, debe Generar un turno, para fijar el da y la hora en la que deben presentarse, para esto debe presionar el botn siguiente pantalla: , desplegando as la

Imprima y recorte su turno individual, presente este documento con los requisitos que a continuacin se detalla al Inspector designado, en la Unidad de Actas de Finiquito, ubicada de acuerdo a su provincia.

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11. REQUISITOS PARA LA LEGALIZACIN DE LAS ACTAS DE FINIQUITO


Tres impresiones originales con su respectiva firma del representante legal o empleador de cada una de las actas generadas por trabajador (no copias). Copia del RUC (en caso de ser Empresa). Copia del Nombramiento del Representante Legal (en caso de ser Empresa). Copia de Cdula y papeleta de votacin (actualizada) del Representante legal o Empleador. Copia de Cdula y papeleta de votacin (actualizada) del Trabajador. Si el pago de la liquidacin es en cheque, este debe ser certificado y adjuntar una copia.

Adems: Si la causa de terminacin es por renuncia debe traer el documento de renuncia del trabajador. Si el trabajador en el acta de finiquito en lnea tiene descuentos, la empresa o el empleador debe traer los justificativos necesarios.

Para cualquier problema en el sistema escribanos a soporte_actas@mrl.gob.ec

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