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Nombre del Estudiante: JOSE LUIS RAMREZ PISCO Asignatura: PRACTICAS PRE PROFESIONALES II Ciclo: IX Centro Uladech Catlica:

Ayacucho Carrera Profesional: Administracin de Empresas Fecha : 02 03 2013

AYACUCHO

DEDICATORIA Dedico el presente informe a mis padres que me vieron nacer, su

enseanza y sus buenas costumbres han creado en mi sabidura haciendo que hoy tenga el conocimiento de lo que soy.

AGRADECIMIENTO Mi agradecimiento a DIOS quien me ilumina, me gua y orienta por el camino del bien. A los profesores Centro Uladech

Catlica, quienes con mucha paciencia y dedicacin nos forman para poder enfrentarnos en el mbito profesional laboral competitivo.

CAPITULO I

ASPECTOS GENERALES

1. CENTRO DE DESARROLLO AGROPECUARIO CEDAP

1.1.

NATURALEZA El Centro de Desarrollo Agropecuario CEDAP es un organismo no gubernamental, que contribuye a la reduccin de la pobreza de las comunidades campesinas del departamento de Ayacucho (Huamanga y La Mar). Propicia que mujeres y hombres del agro andino, organizados gremial y productivamente, defiendan y ejerzan, con mayores y mejores capacidades de gestin del desarrollo, sus derechos a una seguridad alimentara con soberana. Asimismo, a organizarse social y

polticamente. El Centro de Desarrollo Agropecuario CEDAP est representada por la Directora Ejecutiva Ing. Tulia Demetria Garca Len, responsable de dirigir y orientar la marcha de la institucin. 1.2. RESEA HISTORICA El CENTRO DE DESARROLLO AGROPECUARIO CEDAP nace en Ayacucho el 28 de marzo de 1978, en la ciudad de Lima, inscrita en los Registros Pblicos de Lima en el Asiento A-1, ficha 3972 y en Agencia Peruana de Cooperacin Internacional ( APCI). Partindose de una serie de acciones para atender situaciones de emergencia social, en un perodo de intensa movilizacin poltica del la

campesinado, asumiendo un protagonismo principal frente al sistema de poder tradicional establecido en el campo. En forma dispersa apoy la ejecucin de proyectos puntuales en comunidades campesinas de las provincias de Cangallo, La Mar, Vctor Fajardo y Huamanga, as como en Andahuaylas del departamento de Apurmac.

La

experiencia

de Socos (Huamanga) sobre

el desarrollo

de

capacidades para la participacin ciudadana, organizacin, manejo agro ecolgico de sus recursos y la forma de vincularse incipientemente al mercado, trajo consigo a establecerse como una zona de nter aprendizaje, mediante la recepcin a pasantes. Es de resaltar que para ello, se desarroll una metodologa del aprender haciendo, mediante concursos interfamiliares e nter comunales, y as ellos se apropien y fortalezcan sus acciones. Desde entonces viene trabajado con el desarrollo agropecuario en el departamento de Ayacucho (Huamanga y La Mar), Cabe indicar que el CEDAP, durante los aos de funcionamiento ha ido modificando sus formas de intervencin y adecuando sus Planes Estratgicos, de acuerdo al anlisis y reflexin institucional de la

realidad rural y procesos polticos, sociales y econmicos. 1.3. FINANCIAMIENTO: El CEDAP como una organizacin civil realiza sus actividades de desarrollo social en las comunidades campesinas con financiamientos del extranjero para la ejecucin de los proyectos actualmente son:

Diacona (Suecia) Christian AID (Inglaterra) OXFAM G.B./DFIF ( Inglaterra) Coordinadora de ONGD Castilla-La Mancha.(Espaa)

1.4.

MISIN:

Contribuir a que los hombres y mujeres participen de manera libre, activa e informada, en la vida poltica, econmica, social y cultural procurando un desarrollo humano, sostenible y equitativo, en armona con el medioambiente. 1.5. VISIN:

Un facilitador del desarrollo, un referente obligado en la formulacin de iniciativas y propuestas, un asesor y acompaante reconocido por los hombres y mujeres que bregan por una sociedad regional sostenible y equitativa. 1.6. VALORES Y PRINCIPIOS: Siendo las principales reglas la responsabilidad, la puntualidad, estos valores facilitarn el trabajo en la organizacin y a la vez el logro de metas y objetivos. Y si hablamos de valores y principios, en la organizacin CEDAP tenemos: Solidaridad y Reciprocidad: Reconocemos que el bienestar social de nuestras familias con bajos recursos y supervivencia, descansa en el bienestar de nuestro pueblo, en el reconocimiento de que somos complementarios y nos debemos unos a otros en el ciclo de la vida y las acciones. Respeto mutuo: Nos reconocemos parte de una identidad colectiva diversa, creemos en el dilogo y la interrelacin equilibrada para la construccin de una sociedad ms justa y equitativa e inclusiva. Transparencia: Como individuos y como institucin promovemos el acceso a la informacin veraz y a la participacin activa y directa de nuestro pueblo en los procesos de toma de decisiones.

Compromiso: Nos identificamos plenamente con los objetivos institucionales y de los pueblos indgenas de las zonas donde intervenimos, ponemos a su disposicin nuestra capacidad y nos exigimos en calidad. 1.7. OBJETIVOS ESTRATGICOS.

Los objetivos estratgicos del CEDAP para los prximos cinco aos son: 1. Creciente institucionalizacin de la participacin, vigilancia y fiscalizacin ciudadana en diversos espacios de la gestin pblica nacional, regional y local. 2. Ejercicio de la planificacin estratgica y la formulacin de presupuestos participativos locales que aseguren una gestin eficiente, eficaz y transparente. 3. Espacios de concertacin, debate, difusin e incidencia en la promocin del desarrollo humano en la regin. 4. Polticas de desarrollo humano que partiendo de las potencialidades de la cultura y organizacin social local, aprovechen de manera racional y responsable, la diversidad ecolgica y la biodiversidad. 5. Innovaciones tecnolgicas de base agro ecolgica que impulsen el desarrollo agroindustrial, generando empleo, mejorando la productividad, el ingreso y la eficiencia en el uso de los recursos y factores de produccin. 6. Educacin y salud de calidad, pertinentes y clidas, que contribuyan a la equidad de gnero, social y tnica, y a la reduccin de los factores de reproduccin intergeneracional de la pobreza. 7. Sistematizacin, investigacin y difusin de prcticas de calidad en la promocin del desarrollo humano. 8. Desarrollo institucional del CEDAP, consolidando su posicionamiento en el entorno regional, ampliando la cooperacin y el partenariado, y diversificando y ampliando la cooperacin financiera.

1.8.

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA.

La organizacin comprende una organizacin jerrquica funcional es decir: Confiere al poseedor de derecho de impartir rdenes directas a los subordinados y delegar directamente parte de su autoridad y Permite que un cargo acten sobre elementos no ligados directamente a ellos, slo en asuntos especficos de su funcin en la organizacin. El rgano encargado del personal (rea de personal) puede actuar sobre cualquier miembro de la institucin en el rea especfica de sus atribuciones Las modificaciones propuestas por el rgano que tiene autoridad funcional deben ser aprobadas antes por el rgano de la lnea superior jerrquico del rgano que debe modificarse. 1.8.1. ESTRUCTURA ORGANICA Direccin institucional. Asamblea de Asociados Consejo Directivo Direccin General.

rganos de Apoyo. Administracin y Finanzas Secretara

rganos de Ejecucin Territorial. Equipo zonal de Anc - Chungui. Equipo zonal de San Miguel- Chilcas Equipo zonal de Cangallo (Chuschi, Paras, Totos, Mara Parado de Bellido).

rganos de Lnea.

Responsable de Gnero Responsable de Comunicacin y Cultura

ASAMBLEA GENERAL

CONSEJO DIRECTIVO ADMINISTRACION ASESORIA

DIRECCION EJECUTIVA

COORDINADOR ZONAL CANGALLO

COORDINADOR ZONAL HUANCASANCOS

COORDINADOR ZONAL LA MAR

COORDINADOR ZONAL HUAYTARA

AREA DE COMUNICACIN Y CULTURA

RESPONSABLE TEMATICOS, TECNICOS, PROMOTORES(AS)

FAMILIAS CAMPESINAS, COMUNIDADES CAMPESINAS, AUTORIDADES COMUNALES, AUTORIDADES LOCALES, INSTITUCIONES EDUCATIVAS, PUESTO DE SALUD.

PROPUESTA DE UNA NUEVA ESTRUCTURA ORGANICA:

ESTRUCTURA ORGANICA

ORGANOS DE DIRECCION: Asamblea general Consejo directivo Direccin ejecutiva

ORGANO DE APOYO: Comunicacin y cultura. Administracin. Contabilidad. Secretaria. Servicios generales.

ORGANOS DE ASESORIA Asesora legal

ORGANOS DE LINEA: Coordinador zonal Cangallo. Coordinador zonal Huaytara. Coordinador zonal Anc Coordinador zonal Huanca sancos.

ASAMBLEA GENERAL

CONSEJO DIRECTIVO

DIRECCION EJECUTIVA

ASESORIA LEGAL

COMUNICACIN Y CULTURA

ADMINISTRACION SECRETARIA

CONTABILIDAD

SERVICIOS GENERALES

COORDINADOR ZONAL CANGALLO

COORDINADOR ZONAL HUAYTARA

COORDINADOR ZONAL ANCO

COORDINADOR ZONAL HUANCA SANCOS

CAPITULO II

2. ACTIVIDADES REALIZADAS.

2.1 GENERALIDADES:

El rea de administracin del Centro de Desarrollo Agropecuario, da soporte a las dems reas tcnicas, lo cual la convierte en un rgano fundamental para el cumplimiento de los objetivos

organizacionales. Provista de un administrador, cuya funcin principal est enmarcada en la planificacin, coordinacin, direccin y ejecucin de las labores encomendadas.

De la correcta gestin del rea, depende ptima confeccin de documentos de gestin como son los informes, los presupuestos, documentos relacionados con la administracin de recursos humanos y dems documentos administrativos. stas, entre otras muchas actividades, requieren del personal que las ejecuta, una adecuada capacitacin para realizarlos con creatividad y conciencia de la relevancia del trabajo.

2.2 OBJETIVOS DE LAS PRCTICAS

OBJETIVOS GENERAL:

Conocer el manejo administrativo del personal con que cuenta CEDAP.

el

OBJETIVOS ESPECIFICOS:

Formular, implementar, organizar y mantener el legajo Personal de los colaboradores del Centro de Desarrollo Agropecuario CEDAP. Proporcionar al Centro de Desarrollo Agropecuario CEDAP los criterios tcnicos que permitan implementar el legajo personal de sus colaboradores.

2.3. ACTIVIDADES REALIZADAS:

Las actividades que se Desarrollaron en el Centro de Desarrollo Agropecuario, especficamente en el rea de administracin, fueron las siguientes:

a. Implementacin del legajo personal. b. verificacin y archivamiento de rendicin de anticipo de fondos c. Clasificar y ordenar comprobantes de pago de acuerdo al orden cronolgico. d. Apoyo en transacciones bancarias a. IMPLEMENTACION DEL LEGAJO PERSONAL. El Legajo Personal es el conjunto de documentos que permiten identificar al trabajador y dejar sentada su formacin tcnico profesional, experiencia adquirida y carrera administrativa.

Es un documento oficial de carcter estrictamente confidencial donde se ordenan documentos oficiales y personales del trabajador a partir de su ingreso a la institucin incrementndose con los que se generen durante su vida laboral. Generalmente, el legajo personal es usado por las instituciones pblicas, sin embargo por recomendacin de la auditora, que se realiza al Centro de Desarrollo Agropecuario, se implement el legajo personal del CEDAP tomando como referencia el sistema de la administracin pblica. Para la implementacin del legajo personal se tuvo que realizar el siguiente proceso: Investigacin de los requisitos del legajo personal (administracin pblica). Adaptacin de los requisitos Elaboracin de formatos / Ficha del resumen del legajo personal (Para levantamiento de informe.). ver anexo Aprobacin del formato por la direccin ejecutiva. Obtencin de datos del personal. Implementacin del legajo personal. Elaboracin de separadores. Orden de documentos del personal. Legajo fsico.

b. VERIFICACIN Y ARCHIVAMIENTO DE RENDICIN DE ANTICIPO DE FONDOS. La realizacin de esta actividad se desarrollo conforme muestra en el siguiente diagrama de flujo de procesos:

DIAGRAMA DE FLUJO
COORDINADOR ZONAL ADMINISTRACION

Inicio Solicitud de gasto Solicitud de gasto Recepcin de Documentos

Recepcin de Fondos

Habilitacin de fondos

Gasto o destino de fondo Comprobantes de pago Documentos de rendicin Rendicin de fondos

Solicitud de Gasto

Rendicin de anticipo de fondos

Verificacin de Rendiciones

Archivamiento

c. C L ASIFICAR Y ORDENAR COMPROBANTES DE PAGO

Clasificar y mantener en orden los comprobantes de pago es una tarea importante, en el rea de Administracin, ya que en ellos

queda precisada la realizacin de alguna accin comercial y por ende esta tarea es fundamental porque el propsito es saber en qu son utilizados los fondos de la institucin. La tarea que se me asign, consista en clasificar y ordenar principalmente facturas de compras por meses y orden cronolgico que facilitaba al contador elaborar los estados financieros. Paralelamente, el orden de las facturas de compra, facilitaba la generacin de un nuevo archivador que contena facturas y copias de stas mismas, que eran llevadas por el practicante a la SUNAT para su respectiva foliacin, que serviran al contador para el recupero de IGV. d. APOYO EN TRANSACCIONES BANCARIAS.

La cobranza de los cheques era una actividad excepcional que se me encomendaba para realizar depsitos en las cuentas corrientes bancarias, de los fondos recaudados.

Del mismo modo se me encomend endosar y cobrar cheques, para gastos ordinarios, dispuestos por la Direccin Ejecutiva; cabe indicar que eran montos bajos, para evitar contingencias. Consecutivamente al depsito y cobro de cheques, proceda a la entrega los Boucher de depsito y el dinero cobrado al asistente administrativo, para las acciones del caso.

CAPITULO III 3. ANLISIS DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS: a. Implementacin del legajo personal. a.1. Identificacin de la necesidad. La implementacin del legajo, se confecciono por sugerencia de la Direccin Ejecutiva, a raz de no contar personal de la institucin. Se desarroll conjuntamente con la coordinacin y apoyo del Administrador y asistente del rea, facilitando la implementacin del legajo. a.2. Investigacin del legajo personal. El cumplimiento de este trabajo se desarroll en el transcurso de las prcticas, ya que se tuvo que investigar y obtener informacin de este documento, que es poco comn en la administracin privada, es por ello que se tom como modelo algunas entidades pblicas del mbito, adaptando al entorno del CEDAP. con un legajo del

a.3. Propuesta realizada. A partir de la investigacin, se desarrollo una propuesta legajo personal con los siguientes requisitos: Identificacin del personal. Contiene los documentos de identificacin del trabajador. a. Ficha del Legajo Personal. b. Curriculum Vitae. c. Copia DNI. d. Otros. del

Estudios, profesional.

capacitaciones

experiencia

Contiene certificados oficiales, diplomas, ttulos, grados o resoluciones que acreditan los estudios bsicos y superiores del trabajador, as como la capacitacin, actualizacin, experiencia profesional y/o perfeccionamiento u otros estudios realizados por el colaborador. a. Certificado de Estudios. b. Certificado de colegiatura. c. Certificados, constancias y diplomas. d. Certificado y constancia de trabajo. e. Documentos relacionados con los servicios prestados (memorndum, oficio, cartas y otros.) Permisos, licencias, vacaciones y descanso medico. Contienen documentos de permisos, licencias, vacaciones y descanso medico del trabajador. a. Documentos de Permiso. b. Licencias.

c. Vacaciones. d. Certificado mdico por incapacidad temporal, enfermedad o accidente.

Meritos, Demritos, Renuncia y Liquidacin. Contienen documentos administrativos como son, oficio, memorndum, diplomas, solicitudes de renuncia y documentos de liquidacin. a. Oficio, memorndum de felicitaciones. b. Resoluciones por condecoraciones. c. Otorgamiento de diplomas. d. Solicitud de renuncia. e. Liquidacin de beneficios sociales. (Ver anexo)

a.4. Implementacin Como en cualquier ejecucin de actividades se presentan inconvenientes, el trabajo se dificulto por la falta de tiempo de los colaboradores, lo cual entorpeci la entrega de datos y llenado de la ficha de legajo del personal, que se requera para armar el documento. Finalmente con aprobacin, apoyo, disposicin de la Direccin Ejecutiva, Administrador y colaboradores se logro la

implementacin del legajo personal de todos los colaboradores del Centro de Desarrollo Agropecuario. b. Verificacin y archivamiento de rendicin de anticipo de fondos.

Es una actividad que requiere de tiempo y mucha concentracin, donde realiza un cruce de informacin entre solicitudes de gasto,

comprobante de pago y rendiciones de anticipo de fondos, y del mismo modo verificar las firmas y sellos correspondientes.

Las rendiciones de anticipo de fondos son entregados en tiempos muy cortos, por lo que tienden a acumularse con rapidez, por ello se tenan que verificar y archivar inmediatamente para evitar la acumulacin excesiva de estos documentos.

Esta actividad se encomend al practicante ya que el Centro de Desarrollo Agropecuario, no cuenta con el personal suficiente en el rea, quien pueda apoyar en las actividades del asistente administrativo, ya que este asume excesiva carga laboral.

Se elaboro el siguiente cuadro para una eficiente revisin y cruce estos documentos:

RENDICION DE N CHEQUE SOLICITUD DE GASTO COMPROBANTE DE PAGOS ANTICIPO DE FONDOS

c. Clasificar y ordenar comprobantes de pago.

La clasificacin y ordenamiento de comprobantes de pago, es una actividad fcil y sencilla. Radicaba en archivar cronolgicamente las facturas de compras, ya que stas se iban acumulando cada que se entregaban las rendiciones de anticipo de fondos.

El archivamiento se desarrollo de forma ordenada clasificndolos por meses, una vez clasificados por meses, la tarea se facilitaba

aun mas; estn eran

ordenadas por fechas cronolgicas

en

forma ascendente que permita encontrar facturas que se requeran con mayor facilidad y reduccin de tiempo cuando se las necesitaba.

Del mismo modo que la actividad anterior, se requera de concentracin para que estas sean ordenadas y archivadas apropiadamente. Para su posterior uso en la elaboracin de estados financieros, como el recupero de IGV y otros

requerimientos que la institucin necesita para sus proyectos.

d. Apoyo en transacciones bancarias.

La cobranza y depsito de cheques es una actividad frecuente en el Centro de Desarrollo Agropecuario, donde estos fondos son destinados a los proyectos que ejecuta el CEDAP.

El cobro de cheques tiene sus riesgos, es por ello que se hizo de conocimiento al jebe inmediato, por ello el practicante depositaba y cobraba cheques de montos mnimos para evitar contingencias que se pueda presentar.

Esta actividad representa un problema donde los directivos deberan tomar acciones del caso inmediatamente, ya que en una hiptesis de sufrir alguna situacin emergente, la responsabilidad recae en la persona quien ejecuta esta actividad.

Por lo antes expuesto se debe tomar medidas de seguridad que respalde los fondos de la institucin y a la persona quien ejecuta esta actividad.

CAPITULO IV

4. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

CONCLUSIONES:

La prctica pre-profesional es una pieza clave en la formacin del estudiante de administracin, ya que constituye la herramienta formativa bsica que le permite al estudiante trascender el abordaje de conocimientos tericos abstractos, tomar contacto con la realidad.

Es en estos mbitos donde el practicante se pone en contacto con la realidad organizacional, percibe la confrontacin de elementos tericos y prcticos a partir de su interaccin con la realidad situacional y la apropiacin de tcnicas e instrumentos de la profesin.

Tener un legajo de cada empleado

significa que existe en la

empresa una poltica de recursos humanos ordenada, y sirve para ratificar que se estn haciendo las cosas cmo se debe, evitando de

esta forma tener problemas en el futuro ya sea por reclamos de los trabajadores o de autoridades de control.

Voluntad de contribuir en la gestin administrativa del Centro de Desarrollo Agropecuario al implementar el Legajo Personal de los colaboradores de dicha entidad, siendo un instrumento de gestin de personal, que le permite a la organizacin conocer

las caractersticas y perfil de sus empleados a los efectos de establecer polticas de personal, tomar decisiones, definir criterios para el ascenso y movilidad, evaluacin y calificaciones, capacitacin y desvinculacin laboral.

RECOMENDACIONES:

Contar con un legajo del personal, le permitir al Centro de Desarrollo Agropecuario tomar decisiones concerniente a su capital humano ya que ellos son los que ponen de esfuerzos para poner encaminar a la institucin.

Para el Centro de Desarrollo Agropecuario - CEDAP contar con el legajo personal el cual debe ser actualizado peridicamente,

complementar a que sus actividades se desarrollen de manera eficiente y se preste a que los colaboradores ofrezcan su mejor esfuerzo. Se recomienda tomar en cuenta medidas de seguridad referente al cobro y deposito de cheques por las mismas contingencias que pudieran ocurrir.

BIBLIOGRAFIA

http://www.buenastareas.com/ensayos/Legajos/2895888.html http://www.ins.gob.pe/insvirtual/images/normatividad/procadm/PR. A-OEP-001%20Ed01legajos.pdf http://www.ongd-clm.org