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REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA INSTITUTO UNIVERSITARIO DE MERCADOTECNIA

TECNICAS DE ORGANIZACIN

PROFESOR: LIC. FERNANDO MONASCAL ORGANIZACIN Y SISTEMAS

INTEGRANTES: MORA MARIEL C.I 20715653 MN2A OROZCO CINDY C.I URBINA GUIOVANNA C.I

CARACAS. 26 DE FEBRERO DE 2013

INDICE

Contenido
INTRODUCCION ................................................................................................. 4 ORGANIMETRIA ................................................................................................. 5 ORGANIGRAMAS ............................................................................................... 5 CLASIFICACION DE LOS ORGANIGRAMAS ................................................. 6 TIPOS DE ORGANIGRAMA ............................................................................ 7 PAUTAS PARA ELABORACIN DE UN ORGANIGRAMA .............................. 8 UTILIDAD DE LOS ORGANIGRAMAS ............................................................ 8 LIMITACIONES DE LOS ORGANIGRAMA ...................................................... 9 FLUJOGRAMAS ................................................................................................ 10 REQUISITOS PARA ELABORACION DE UN FLUJOGRAMA ....................... 10 VENTAJAS DE LOS FLUJOGRAMAS ........................................................... 11 LIMITACIONES DE LOS FLUJOGRAMAS .................................................... 11 LOS COMPONENTES DE UN DIAGRAMA DE FLUJO SON: ........................ 12 TIPOS DE FLUJOGRAMAS ........................................................................... 13 DISEO Y ELABORACIN DE FLUJOGRAMAS .......................................... 15 FORMULARIOS ................................................................................................ 16 CARACTERSTICAS DE LOS FORMULARIOS ............................................. 17 REQUISITOS BSICOS PARA UN BUEN ANLISIS. ................................... 17 CLASES DE DE FORMULARIOS .................................................................. 18 PARTES DE UN FORMULARIO .................................................................... 19 EL DISEO DE MODELOS Y FORMULARIOS ............................................. 20 EJEMPLOS ....................................................................................................... 22 ORGANIGRAMAS ............................................................................................. 22 POR SU NATURALEZA ............................................................................. 22 MICROADMINISTRATIVOS:.......................................................................... 22 MACROADMINISTRATIVOS: ........................................................................ 22 MESOADMINISTRATIVOS: ........................................................................... 23 POR SU FINALIDAD: ................................................................................. 23 INFORMATIVO .............................................................................................. 23 ANALITICO .................................................................................................... 23

FORMAL ........................................................................................................ 24 INFORMAL .................................................................................................... 25 POR SU AMBITO: ...................................................................................... 26 GENERALES ................................................................................................. 26 ESPECIFICOS ............................................................................................... 26 POR SU CONTENIDO ............................................................................... 27 INTEGRALES ................................................................................................ 27 FUNCIONALES.............................................................................................. 27 DE PUESTOS PLAZAS Y UNIDADES ........................................................... 28 POR SU PRESENTACION O DISPOSICION GRAFICA: ........................... 29 VERTICALES: ................................................................................................ 29 HORIZONTALES ........................................................................................... 29 MIXTOS ......................................................................................................... 29 DE BLOQUE .................................................................................................. 30 CIRCULAR ..................................................................................................... 30 FLUJOGRAMAS ................................................................................................ 31 SIMBOLOGIA DE LOS FLUJOGRAMAS ........................................................... 31 FORMULARIOS ................................................................................................ 33 CONCLUSIONES .............................................................................................. 34 .......................................................................................................................... 34 BIBLIOGRAFIA .................................................................................................. 36

INTRODUCCION
Los diagramas de flujo son una manera de representar visualmente el flujo de datos a travz de sistemas de tratamiento de informacin. Los diagramas de flujo describen que operacines y en que secuencia se requieren para solucionar un problema dado. Un diagrama de flujo u organigrama es una representacin diagramtica que ilustra la secuencia de las operaciones que se realizarn para conseguir la solucin de un problema. Los diagramas de flujo se dibujan generalmente antes de comenzar a programar el cdigo frente a la computadora. Los diagramas de flujo facilitan la comunicacin entre los programadores y la gente del negocio. Estos diagramas de flujo desempean un papel vital en la programacin de un problema y facilitan la comprensin de problemas complicados y sobre todo muy largos. Una vez que se dibuja el diagrama de flujo, llega a ser fcil escribr el programa en cualquier idima de alto nivel. Vemos a menudo cmo los diagramas de flujo nos dan ventaja al momento de explicar el programa a otros. Por lo tanto, est correcto decir que un diagrama de flujo es una necesidad para la documentacin mejor de un programa complejo.

Es importante resaltar que el Diagrama de Flujo muestra el sistema como una red de procesos funcionales conectados entre s por " Tuberas " y "Depsitos" de datos que permite describir el movimiento de los datos a travs del Sistema. Este describir : Lugares de Origen y Destino de los datos , Transformaciones a las que son sometidos los datos, Lugares en los que se almacenan los datos dentro del sistema , Los canales por donde circulan los datos. Adems de esto podemos decir que este es una representacin reticular de un Sistema ,el cual lo contempla en trminos de sus

componentes indicando el enlace entre los mismos.

REVISARRRRRRRRRRRRRRRR NO LO DEJES IGUAL, ES DE AYUDAAAAAAAAAAAAAA

ORGANIMETRIA
La organimetra no es ms que la herramienta para representar una organizacin y sus relaciones formales internas y externas. Esta herramienta se basa en una estructura materializada en un papel aunque hoy en da por el mismo avance de la tecnologa este trmino se est modificando, pues; ahora se encuentra en forma electrnica. Esta medicin de la estructura de una organizacin tiene como piedra angular la dimisin de la empresa, as como tambin del grado de complejidad en la cual se encuentra ella, estas varan de acurdo al tamao, en definitiva no existe un nico modelo de organigrama pues al haber diversas organizacin una diferente que la otra hace que la estructura de estas sean nicas y por ende diferentes La organimetra forma parte del segundo proceso de la administracin, es decir es parte del parte del proceso de organizacin, los integrantes, y en general toda la organizacin necesita un marco estable y comprensible en el cual puedan trabajar unidos para alcanzar sus metas y objetivos de la manera ms coherentes y sobre todo en un ambiente sin conflictos. El proceso de administrar trae consigo la toma de decisiones y es por ello que se necesita que la jerarqua e importancia de cada participante de la organizacin se encuentre definida y establecida para que cada uno actuara de acuerdo a la obligacin que se le ha otorgado. El proceso de organizacin es necesario para distribuir el trabajo entre los miembros del grupo y para establecer y reconocer las relaciones necesarias.

ORGANIGRAMAS
El organigrama puede describirse como un instrumento utilizado por las ciencias administrativas para anlisis tericos y la accin practica. Sobre su concepto, existen diferentes opiniones, pero todas muy coincidentes. Estas definiciones, arrancan de las concepciones de Henri Fayol. Por ejemplo, un autor define el organigrama de la manera siguiente: "Una carta de organizacin es un cuadro sinttico que indica los aspectos importantes de una estructura de organizacin, incluyendo las principales funciones y sus relaciones, los canales de supervisin y la autoridad relativa de cada empleado encargado de su funcin respectiva."

CLASIFICACION DE LOS ORGANIGRAMAS


POR SU NATURALEZA: Este grupo se divide en tres tipos de organigramas: Microadministrativos: Corresponden a una sola organizacin, y pueden referirse a ella en forma global o mencionar alguna de las reas que la conforman. Macroadministrativos: Involucran a ms de una organizacin Mesoadministrativos: Consideran una o ms organizaciones de un mismo sector de actividad o ramo especfico. Cabe sealar que el trmino mesoadministrativo corresponde a una convencin utilizada normalmente en el sector pblico, aunque tambin puede utilizarse en el sector privado POR SU FINALIDAD: Este grupo se divide en cuatro tipos de organigramas: Informativo: Se denominan de este modo a los organigramas que se disean con el objetivo de ser puestos a disposicin de todo pblico, es decir, como informacin accesible a personas no especializadas. Por ello, solo deben expresar las partes o unidades del modelo y sus relaciones de lneas y unidades asesoras, y ser graficados a nivel general cuando se trate de organizaciones de ciertas dimensiones. Analtico: Este tipo de organigrama tiene por finalidad el anlisis de determinados aspectos del comportamiento organizacional, como tambin de cierto tipo de informacin que presentada en un organigrama permite la ventaja de la visin macro o global de la misma, tales son los casos de anlisis de un presupuesto, de la distribucin de la planta de personal, de determinadas partidas de gastos, de remuneraciones, de relaciones informales, etc. Sus destinatarios son personas especializadas en el conocimiento de estos instrumentos y sus aplicaciones. Formal: Se define como tal cuando representa el modelo de funcionamiento planificado o formal de una organizacin, y cuenta con el instrumento escrito de su aprobacin. As por ejemplo, el organigrama de

una Sociedad Annima se considerar formal cuando el mismo haya sido aprobado por el Directorio de la S.A. Informal: Se considera como tal, cuando representando su modelo planificado no cuenta todava con el instrumento escrito de su aprobacin. POR SU MBITO: Este grupo se divide en dos tipos de organigramas: Generales: Contienen informacin representativa de una organizacin hasta determinado nivel jerrquico, segn su magnitud y caractersticas. En el sector pblico pueden abarcar hasta el nivel de direccin general o su equivalente, en tanto que en el sector privado suelen hacerlo hasta el nivel de departamento u oficina. Especficos: Muestran en forma particular la estructura de un rea de la organizacin. POR SU CONTENIDO: Este grupo se divide en tres tipos de organigramas: Integrales: Son representaciones grficas de todas las unidades administrativas de una organizacin y sus relaciones de jerarqua o dependencia. Conviene anotar que los organigramas generales e integrales son equivalentes. Funcionales: Incluyen las principales funciones que tienen asignadas, adems de las unidades y sus interrelaciones. Este tipo de organigrama es de gran utilidad para capacitar al personal y presentar a la organizacin en forma general. De puestos, plazas y unidades: Indican las necesidades en cuanto a puestos y el nmero de plazas existentes o necesarias para cada unidad consignada. Tambin se incluyen los nombres de las personas que ocupan las plazas.

TIPOS DE ORGANIGRAMA
Organigramas Horizontales: Representan los mismo elementos de losanteriores y en la misma forma, slo que comenzando el nivel mximo jerrquico a laizquierda y hacindose los dems nivelessucesivamente hacia la derecha.

Organigramas Circulares: Estn formados por un cuadro central, quecorresponde a la autoridad mxima en laempresa, a cuyo alrededor se trazan crculosconcntricos, cada uno de los cualesconstituye un nivel de organizacin. En cadauno de estos crculos se coloca a los jefesinmediatos, y se les liga con lneas querepresentan los canales de autoridad yresponsabilidad. Organigramas Escalares: Consiste en sealar con distintas sangras enel margen izquierdo los distintos niveles jerrquicos, ayudndose de lneas quesealan dichos mrgenes

PAUTAS PARA ELABORACIN DE UN ORGANIGRAMA


Un organigrama representa en forma grfica las principales funciones y lneas de autoridad de una empresa en un momento dado. Existen diversos criterios para fijar el nombre con que se designan las grficas en las que se representa la estructura de un organismo social. Pasos para elaborar un organigrama: 1. 2. 3. 4. Elaborar una lista de funciones y subfunciones probables; Compararla con una lista de comprobacin; Preparar cuadros o plantillas, y Disear el organigrama.

Todo organigrama debe contener los siguientes datos: ttulo o descripcin condensada de las actividades, fecha de formulacin, nombre del responsable de elaboracin, aprobacin, explicacin de lneas y smbolos especiales.

UTILIDAD DE LOS ORGANIGRAMAS


Los organigramas son tiles instrumentos de organizacin y nos revelan: "La divisin de funciones, los niveles jerrquicos, las lneas de autoridad y responsabilidad, los canales formales de la comunicacin, la naturaleza lineal o asesoramiento del departamento, los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, entre otros; y las relaciones que existen entre los diversos puestos de la empresa en cada departamento o seccin de la misma."

Segn el concepto de organigrama, este muestra: Un elemento (figuras) La estructura de la organizacin Los aspectos ms importantes de la organizacin Las funciones Las relaciones entre las unidades estructurales Los puestos de mayor y aun los de menor importancia Las comunicaciones y sus vas Las vas de supervisin Los niveles y los estratos jerrquicos Los niveles de autoridad y su relatividad dentro de la organizacin Las unidades de categora especial.

El organigrama tiene alcances mayores y otros propsitos, por ejemplo, para relaciones publicas, para formacin de personal, fiscalizacin e inspeccin de la organizacin, evaluacin de la estructura, reorganizacin, evaluacin de cargos, entre otros.

LIMITACIONES DE LOS ORGANIGRAMA


a) Representa nicamente la estructura formal u oficial, pues es la nica que es tomada en cuenta por la cabeza de la organizacin, en algunos casos como los organigramas informales son contados para captar las relaciones informales. b) Es difcil y muy complejo representar la comunicacin que existen entre los diversos rganos que componen la organizacin. c) En algunos casos por solo ser plasmar las relaciones formales, brindan informacin incompleta en cuanto a la realidad real de la organizacin. d) Es necesario que tenga cambios constantes pues estos pierden actualidad. Las relaciones humanas no son susceptibles de reflejarse en el papel aun pudindolas definir y describir. e) Se interpreta como barreras de organizacin, pues las jerrquicas ms pequeas se sentirn menoscabadas en sus relaciones personales.

FLUJOGRAMAS
EL Flujograma o Diagrama de Flujo, consiste en representar grficamente hechos, situaciones, movimientos o relaciones de todo tipo, por medio de smbolos. Un flujograma, tambin denominado diagrama de flujo, es una muestra visual de una lnea de pasos de acciones que implican un proceso determinado. Es decir, el flujograma consiste en representar grficamente, situaciones, hechos, movimientos y relaciones de todo tipo a partir de smbolos. Bsicamente, el flujograma hace que sea mucho ms sencillo el anlisis de un determinado proceso para la identificacin de, por ejemplo, las entradas de los proveedores, las salidas de los clientes y de aquellos puntos crticos del proceso. Normalmente, el flujograma es empleado para: comprender un proceso e identificar las oportunidades de mejorar la situacin actual; disear un nuevo proceso en el cual aparezcan incorporadas aquellas mejoras; facilitar la comunicacin entre las personas intervinientes; y para difundir de manera clara y concreta informaciones sobre los procesos. Una de las caractersticas de los flujogramas es la utilizacin de smbolos para representar las diversas etapas del proceso, las personas o sectores implicados, la secuencia de las operaciones y la circulacin de documentos y de datos.

REQUISITOS PARA ELABORACION DE UN FLUJOGRAMA


1. Los Diagramas de flujo deben escribirse de arriba hacia abajo, y/o de izquierda a derecha. 2. Los smbolos se unen con lneas, las cuales tienen en la punta una flecha que indica la direccin que fluye la informacin procesos, se deben de utilizar solamente lneas de flujo horizontal o verticales (nunca diagonales). 3. Se debe evitar el cruce de lneas, para lo cual se quisiera separar el flujo del diagrama a un sitio distinto, se pudiera realizar utilizando los conectores. Se debe tener en cuenta que solo se vana utilizar conectores cuando sea estrictamente necesario. 4. No deben quedar lneas de flujo sin conectar

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5. Todo texto escrito dentro de un smbolo debe ser legible, preciso, evitando el uso de muchas palabras. 6. Todos los smbolos pueden tener ms de una lnea de entrada, a excepcin del smbolo final. 7. Solo los smbolos de decisin pueden y deben tener mas de una lnea de flujo de salida.

VENTAJAS DE LOS FLUJOGRAMAS


De uso: facilita su empleo De destino: permite la correcta identificacin de actividades De interaccin: permite acercamiento y coordinacin De simbologa: disminuye la complejidad y accesibilidad De comprensin e interpretacin: simplifica su comprensin Fcil lectura, con esto se constituye en un instrumento de mucha versatilidad. Facilitan la interaccin Usuario-Analista.

LIMITACIONES DE LOS FLUJOGRAMAS

No permite recoger el comportamiento de sistema que deben responder a eventos en tiempos acotados. Para ello se usa el diagrama de transicin de Estados. No permite dar cuenta de la de las relaciones entre los datos que se precisan almacenar .Para ello se usan el diagrama Entidad-Relacin. No permite reflejar situaciones en las cuales es preciso dejar de manifiesto la necesaria concurrencia de dos o ms flujo de datos para un subproceso pueda iniciar efectivamente su tarea. Para ello se utiliza la especificacin de procesos. No permite recoger el contenido de los flujos de datos ni el contenido de los archivos .Para ello se utiliza el diccionario de datos.

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LOS COMPONENTES DE UN DIAGRAMA DE FLUJO SON:


Proceso Flujo Almacn Terminador PROCESO: El primer componente de diagrama de flujo de datos se conoce como Proceso. El proceso nuestra una parte del sistema que transforman Entradas y Salidas. Algunas analistas prefieren usar un ovalo o un rectngulo con esquinas redondeadas, otros prefieren usar un rectngulo. Las diferencias entre estas tres formas son puramente cosmticas, aunque obviamente es importante usar la misma forma de la manera consistente para representar todas las funciones de un sistema. FLUJO: Un flujo se representa grficamente por medio de una flecha que entra y sale de proceso; el flujo se usa para describir el movimiento, de bloques o paquetes de informacin de una parte del sistema a otra. Los flujos realmente representan Datos, es decir, Bits caracteres, mensajes, nmeros, de puntos, flotante y los diversos tipos de informacin con los que las computadoras pueden tratar. Los flujos tambin muestran la direccin: Una cabeza de flecha en cualquier extremo(o posiblemente ambos) del flujo indica si los datos (o el material) se esta moviendo hacia adentro a hacia fuera por ejemplo indica claramente que el numero se esta mandando hacia el proceso denominado validar numero telefnicos, y el flujo denominado honorarios de entrega de chferes. Los datos que se mueven a dicho flujo viajaran ya sea de un proceso a otro. ALMACN: Se utiliza para modelar una coleccin de paquetes de datos en reposo. Se denota por dos lneas paralelas, de modo caracterstico el nombre que se utiliza para identificar para los paquetes que entran y salen del almacn por medios de flujo. PEDIDOS: Para el analista con conocimiento de proceso de datos es tentador referirse a los almacenes como archivos o bases de datos; pro un almacn tambin pudiera consistir en datos almacenados tambin pudiera consistir en datos almacenados en tarjetas perforadas, microfilm,

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microfichas, discos pticos, etc. y un almacn tambin puede ser en conjunto de fichasde papel en una caja de cartn , nombres de fichas de papel en un directorio, diversos archivos en un archivero, o varias formas no computarizadas. Los almacenes se conectan por flujos a los procesos. As el contexto en el que se muestra en un DFD (Diagrama de Flujo de Datos) es uno de los siguientes: Un flujo desde un almacn. UN flujo hacia un almacn.

TERMINADOR: Se representa como un rectngulo como los terminadores ser representa en entidades externas con las cuales el sistema se comunica, continuamente, puede ser una persona, o un grupo. Por ejemplo: una organizacin externa n o una agencia gubernamental, o un grupo o departamento que este dentro de la misma compaa u organizacin, pero fuera delcontrol del sistema que se esta modelando. En algunos casos, un terminador puede ser otro sistema, como algn otro sistema computacional con el cual se comunica este. Existen tres cosas importantes que debemos recordar acerca de los terminadores. Son externos al sistema que se esta modelando. Es evidente que ni el analista ni el diseador del sistema estn en posibilidades de cambiar los contenidos de un terminador o la manera en que esta trabaja. Las relaciones que existen entre lo terminadores no se muestran en el modelo DFD (Diagrama de Flujo de Datos).

TIPOS DE FLUJOGRAMAS
Segn Gmez Cejas, Guillermo. Ao 1.997: Segn su forma: a) Formato Vertical: En l el flujo o la secuencia de las operaciones, va de arriba hacia abajo. Es una lista ordenada de las operaciones de un proceso con toda la informacin que se considere necesaria, segn su propsito. b) Formato Horizontal: En l el flujo o la secuencia de las operaciones, va de izquierda a derecha.

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c) Formato Panormico: El proceso entero est representado en una sola carta y puede apreciarse de una sola mirada mucho ms rpidamente que leyendo el texto, lo que facilita su comprensin, aun para personas no familiarizadas. Registra no solo en lnea vertical, sino tambin horizontal, distintas acciones simultneas y la participacin de ms de un puesto o departamento que el formato vertical no registra. d) Formato Arquitectnico: Describe el itinerario de ruta de una forma o persona sobre el plano arquitectnico del rea de trabajo. El primero de los flujogramas es eminentemente descriptivo, mientras que los ltimos son fundamentalmente representativos. Por su propsito: a) De Forma: Se ocupa fundamentalmente de una forma con muy pocas o ninguna descripcin de las operaciones. Presenta la secuencia de cada una de las operaciones o pasos por los que atraviesa una forma en sus diferentes copias, a travs de los diversos puestos y departamentos, desde que se origina hasta que se archiva. Retrata la distribucin de mltiples copias de formas a un nmero de individuos diferentes o a unidades de la organizacin. b) Las formas pueden representarse por smbolos, por dibujos o fotografas reducidas o por palabras descriptivas. Se usa el formato horizontal. Se retrata o se designa la forma en el lado izquierdo de la grfica, se sigue su curso al proceso de progresin horizontal, cruzando las diferentes columnas asignadas a las unidades de la organizacin o a los individuos. c) De Labores (qu se hace?): Estos diagramas abreviados slo representan las operaciones que se efectan en cada una de las actividades o labores en que se descompone un procedimiento y el puesto o departamento que las ejecutan. El trmino labor incluyendo toda clase de esfuerzo fsico o mental. Se usa el formato vertical. d) De Mtodo (cmo se hace?): Son tiles para fines de adiestramiento y presentan adems la manera de realizar cada operacin de procedimiento, por la persona que debe realizarla y dentro de la secuencia establecida. Se usa el formato vertical

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e) Analtico (para qu se hace?): Presenta no solo cada una de las operaciones del procedimiento dentro de la secuencia establecida y la persona que las realiza, sino que analiza para qu sirve cada una de las operaciones dentro del procedimiento. Cuando el dato es importante consigna el tiempo empleado, la distancia recorrida o alguna observacin complementaria. Se usa formato vertical. f) De Espacio (dnde se hace?): Presenta el itinerario y la distancia que recorre una forma o una persona durante las distintas operaciones del procedimiento o parte de l, sealando el espacio por el que se desplaza. Cuando el dato es importante, expresa el tiempo empleado en el recorrido. Se usa el formato arquitectnico. g) Combinados: Presenta una combinacin de dos o ms flujogramas de las clases anteriores. Se usa el flujograma de formato vertical para combinar labores, mtodos y anlisis (qu se hace, cmo se hace, para qu se hace). Se usa el formato panormico para combinar varias formas y labores de varios puestos o departamentos.

DISEO Y ELABORACIN DE FLUJOGRAMAS


La informacin para identificar cada diagrama debe ser la siguiente: Nombre del proceso, indicando los puntos iniciales y finales. Nombre del departamento o los departamentos involucrados. Nombre de la persona que prepar el diagrama. Nmero de personas o puestos involucrados. Nmero de pasos. Identificar cada columna con el nombre de la persona o puestos que realiza cada uno de los pasos. Representar las formas o documentos, mediante rectngulos proporcionales a las formas o documentos representados. Sin embargo como lo principal es la claridad, esta convencin puede eliminarse empleando solamente el buen juicio. Cada forma debe representarse siempre por un rectngulo de las mismas dimensiones. Cada vez que se crea una forma, se le pone en el original y copias un tringulo negro en la esquina inferior derecha. Cuando las dimensiones del rectngulo lo permitan, es conveniente poner el nombre de la forma en cada paso que aparezca.

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El original y las copias siempre deben ponerse en el mismo orden. Se coloca un nmero en la esquina superior derecha. Para el original siempre se colocar el nmero uno y las siguientes copias tendrn numeraciones ascendentes. En cada paso deben presentarse todos los documentos que intervienen. Cuando se transportan dos o ms papeles, que van unidos, ya sea con grapa o broche o en sobre, se renen los rectngulos identificando cada uno de ellos. El movimiento se presenta por una sola lnea. Cuando se muevan juntos, pero no unidos, el transporte se representa por medio de lneas para cada forma o grupo de formas. La secuencia demuestra haciendo que las lneas de transportes tengan una ligera tendencia hacia abajo. El orden cronolgico de los pasos se representa por el orden en que aparecen los rectngulos, de arriba hacia abajo. Debe identificarse cada paso con un nmero y hacer una pequea descripcin del mismo, mediante la escritura del verbo que identifica la accin. Si es posible hacer que lo firme el jefe del departamento o el empleado que ha proporcionado la informacin.

FORMULARIOS
Un formulario, es la base o instrumento sobre el que se sustenta la transmisin, registro y control de la informacin relacionada con las operaciones de la Organizacin. Debe disearse tomando en consideracin las necesidades y caractersticas del sistema o procedimiento en el cual va a ser utilizado. Otra definicin; es un papel que contiene datos pre-impresos o fijos y espacios en blanco en donde se escribirn datos variables, que servirn para realizar una serie de operaciones de diversas ndole. La importancia de los formularios radica en el hecho de ser un instrumento en el que se sustenta la transmisin, el registro y control de la informacin relacionada con las operaciones de la organizacin a todos los niveles; por cuanto, los mismos son unos el medio expedito para la recoleccin de los datos

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debido a la facilidad con que circulan por toda la organizacin y afectan a todos los sistemas de la misma.

CARACTERSTICAS DE LOS FORMULARIOS


Las caractersticas mnimas que deben tener todo formulario son las siguientes: Sencillez en su diseo. Cada formulario debe estar diseado para un procedimiento especfico. El orden en el cual se solicita la informacin debe ser realizado en la misma secuencia en la cual se generan los datos.-Un mismo empleado no debe validar dos formularios que por razones de control interno, sean compatibles. Por ejemplo, la persona que conforma un informe de recepcin no puede aprobar la orden de pago o el cheque con el se cancele una obligacin. -Las copias deben ser hechas y distribuidas nicamente para aquellos departamentos que manejan que manejan la informacin que contienen lo mismos. En la medida de lo posible y tomando en cuenta el concepto de costo/beneficio, se deben establecer formularios pre numerados. Los formularios deben poseer espacios adecuados para las aprobaciones y/o autorizaciones. Todo formulario debe estar codificado bajo algn esquema, de tal forma que se pueda lograr una identificacin o asociacin del formato a una funcin o rea especfica y se indique la ltima fecha de revisin. De acuerdo a su presentacin pueden ser:

1. Simples 2. Compuestos

Formularios simples: documentos que estn representados por una sola forma y que no poseen copias anexas. Formularios compuestos: poseen ms de una hoja, son elaborados bajo un formato predefinido y se almacenan en archivos especiales.

REQUISITOS BSICOS PARA UN BUEN ANLISIS.


Todo formulario, bien analizado, debe contener una agrupacin lgica de los datos, orden de llenado, de lectura, orden conceptual y orden de importancia. Distribucin de espacio, ttulos claros que definan su funcin
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dentro de la forma, instrucciones claras y correctamente ubicadas, tamao de las letras bien proporcionada y mejor seleccionado. Los datos ms solicitados, como lo son los totales, bolvares, pesos, entre otros, deben destacarse, debe presentar una escogencia y correcta aplicacin de las lneas, debe facilitar su labor personal que trabaje con ellas correcta definicin de mrgenes bien espaciados. Estandarizacin del tamao del papel. Seleccin del papel de acuerdo a la funcin que va a desempear la forma y su duracin. Correcto nmero de copias indicando en cada uno, su destino.

CLASES DE DE FORMULARIOS
Segn el uso fines que persigue Para ordenar la ejecucin de decisiones, es decir formularios que originan una accin. Ejemplo: Una Orden de Compra. Esto representa el 60%. Para registrar informacin de ciertas operaciones y mantener dichos resultados para realizar posibles consultas. Ejemplo: Un ficha mdica. Representa el 25%. Para reportar los resultados de determinadas operaciones, decisiones o determinado ejercicio econmico. Ejemplo: Informe de actividades de un Servicio Mdico. Representa el 15%.

Segn su presentacin Formularios Simples: Son aquellos que estn representados por una sola hoja. Formularios Compuestos: Son aquellos que tienen ms de una hoja y adquieren una forma especial debido a su uso e impresin.

Este tipo de formularios se Subdividen en Bloques: Son lotes determinados de formularios engomados segn convenga por uno de sus lados, generalmente por el lado izquierdo superior. Pueden ser utilizados usando diferentes medios de escritura: lpiz, bolgrafo o mquina de escribir.

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Talonarios: Son lotes de formularios engrapados por uno de sus lados. En esta clase de formularios una copia queda fija al talonario una vez desglosado el original. Juego Fcil o SNAP-OUT: Esta clase de formulario se caracteriza porque tiene un taln en uno de sus lados que esta slidamente engomado y puede desglosarse fcilmente ya que las copias que se desprenden estn perforadas y poseen papel carbn intercalado. Continuos: Estos se caracterizan porque vienen unidos por medio de perforaciones y presentan en sus mrgenes huecos de alimentacin, en forma vertical, para que sean elaborado s mediante el uso de sistemas automatizados. Carbonizados: El propsito de este formulario es eliminar el uso de papel carbn y consiste en cubrir total o parcialmente la cara posterior del formulario.

PARTES DE UN FORMULARIO
Encabezamiento

Elementos Identificadores: Titulo del formulario Nmero del formulario. Fecha de Emisin. Serial y/o nmero de Control. Introduccin: Corresponde a los datos de identificacin de la empresa tales como:

Direccin. Telfono. Capital. Razn Social. Etc

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Instrucciones: Se refiere a las recomendaciones que se indican para el llenado del formulario. Cuerpo o parte principal: Es la parte fundamental del formulario y est destinada a recoger informacin determinada en relacin a un procedimiento especfico. Observaciones o recomendaciones: Contempla normas adicionales que le agregan a un formulario para facilitar el manejo y comprensin de la informacin suministrada. Conclusiones: Es la parte del pie del formulario que contiene, nombre de la persona que elaboro el formulario, firmas de aprobacin, sellos, firmas autorizadas, fechas o cualquier otro dato.

EL DISEO DE MODELOS Y FORMULARIOS


Los modelos o formularios constituyen la forma ms usual de captar, procesar, almacenar y difundir informacin en los sistemas informativos de gestin econmica. Su objetivo principal es el de asegurar la transmisin efectiva de la informacin necesaria para la direccin del objeto socioeconmico. Un modelo mal diseado puede dificultar o distorsionar la captacin de la informacin o su interpretacin posterior y por lo tanto del proceso de direccin. No es posible disear un buen modelo sin considerar el sistema informativo del que forma parte ya que lo que aparece en el modelo y la forma en que este organizado responde al propsito del sistema y al ambiente en que se llena, procesa o conserva. El diseo de un modelo responde de forma similar a las etapas de diseo de un proyecto. Justificacin de un modelo: Cuando es necesario y sirve a uno o varios propsitos especficos que contribuyen al cumplimiento de los objetivos de direccin. Que no exista otro, ya sea en explotacin o propuesto que sirva o pueda servir para esos propsitos. Que no pueda combinarse con ningn otro existente o propuesto.

Reglas prcticas para el diseo: Tan pocos como sea posible

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Tantos como sean necesarios Simultanear necesidades Evitar duplicidades Breves, claros y acordes al medio

Pautas para el diseo de modelos Se entiende por diseo de modelos al proceso de definicin del conjunto de elementos y caractersticas que conforman su estructura como soporte de informacin. Un modelo generalmente est formado por tres partes fundamentales: 1. Encabezamiento: se encuentra en la parte superior donde aparece la informacin de identificacin y control y datos generales que se consignan una sola vez y que son vlidos para todo el contenido del modelo. Ejemplo: identificacin del organismo (nombre, direccin, telfono, etc.), nombre y cdigo del modelo, fecha, nmero de control, etc. 2. Cuerpo: est constituido por su parte central que es donde aparece la informacin bsica y su contenido, forma de organizacin, etc., que estar de acuerdo con el tipo de modelo de que se trate siendo un factor fundamental en su diseo le hecho que se trate de un modelo a llenar a mano o por medios mecnicos ya que en uno u otro caso el espaciado, colocacin de los datos, etc., ser diferente. En sentido general se puede sealar que el cuerpo debe tener estructura que facilite su preparacin y su lectura y que debe presentarse la informacin en forma clara y precisa evitando las confusiones de conceptos y procurando hacer resaltar los datos importantes. 3. Pie: lo constituye la parte inferior donde generalmente se colocan los datos o elementos de control, tales como firmas, fecha, nmero de identificacin, etc. Ntese que algunos datos se pueden colocar indistintamente en el encabezado o el pie. En algunos casos la par te inferior del modelo se usa como taln desprendible que puede emplearse como recibo de entrega, etc.

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EJEMPLOS ORGANIGRAMAS POR SU NATURALEZA


MICROADMINISTRATIVOS:

MACROADMINISTRATIVOS:

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MESOADMINISTRATIVOS:

POR SU FINALIDAD:
INFORMATIVO

ANALITICO

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FORMAL

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INFORMAL

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POR SU AMBITO:
GENERALES

ESPECIFICOS

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POR SU CONTENIDO
INTEGRALES

FUNCIONALES

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DE PUESTOS PLAZAS Y UNIDADES

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POR SU PRESENTACION O DISPOSICION GRAFICA:


VERTICALES:

HORIZONTALES

MIXTOS

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DE BLOQUE

CIRCULAR

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FLUJOGRAMAS

SIMBOLOGIA DE LOS FLUJOGRAMAS

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FORMULARIOS

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CONCLUSIONES
(REVISAR SOLO COPIE Y OEGUE SALA LA CONCLUSION TOMANDO PARTES DE AQU ES PARA AYUDA. NO LO DEJES IGUAAAAAL!) Solo usa dos hojitas para q no se mueva el margen.
Es importante resaltar que el Diagrama de Flujo muestra el sistema como una red de procesos funcionales conectados entre s por " Tuberas " y "Depsitos" de datos que permite describir el movimiento de los datos a travs del Sistema. Este describir : Lugares de Origen y Destino de los datos , Transformaciones a las que son sometidos los datos, Lugares en los que se almacenan los datos dentro del sistema , Los canales por donde circulan los datos. Adems de esto podemos decir que este es una representacin reticular de un Sistema ,el cual lo contempla en trminos de sus componentes indicando el enlace entre los mismos. Debemos considerar la importancia que representan los formularios, flujogramas y los cargos dentro de una organizacin, ya que la mayor parte de las funciones de la sta giran alrededor de estos elementos. El desarrollo de cada uno de esos procesos no solo estn interrelacionados entre s, sino que tambin se relacionan con los objetivos de la empresa, de hecho, su elaboracin y desarrollo se realizan en base a los objetivos de la organizacin a la cual representan. Existen cargos que tienen un solo ocupante y otros que tienen varios ocupantes que realizan las mismas tareas, cuando una persona ocupa determinado cargo, se espera que ejecute las tareas o atribuciones propias del cargo, dependa de un superior, administre su subordinados y responda por su unidad de trabajo. La descripcin de cargo es un proceso que consiste en enumerar las tareas o funciones que lo conforman y lo diferencian de los dems cargos de la empresa; es la enumeracin detallada de las funciones o tareas del cargo, la periodicidad de la ejecucin, los mtodos aplicados para la ejecucin de las funciones o tareas y los objetivos del cargo. Aquel que ocupa el cargo debe tener caractersticas compatibles con las especificaciones del mismo, desempeando el contenido del cargo explorado o registrado en la descripcin. La posicin del cargo en el organigrama define su nivel jerrquico, la subordinacin, los subordinados, el departamento o divisin donde est situado y cules son los cargos con que mantiene relaciones laterales. Es necesario describir un cargo, para poder conocer su contenido. El diseo del cargo, representa el modelo que los administradores emplean para proyectar los cargos individuales y combinarlos en unidades, departamentos y organizaciones.

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El anlisis y la descripcin de cargos constituyen la base de cualquier programa de recursos humanos, determinan las escalas salariales, segn la posicin de los cargos en la empresa y el nivel de los salarios en el mercado de trabajo, como base para la administracin de salarios. Los formularios representan un papel importante dentro de la empresa ya que estn representados en papeles o documentos que contienen informacin, texto, epgrafes, impresos o en blanco para rellenarlos posteriormente. Su objetivo principal es facilitar el flujo de informacin y el procesamiento de datos, imprimir uniformidad en los procedimientos, sintetizar y relacionar informacin y por ultimo, dar valor legal a determinadas transacciones. Para el anlisis de formularios es necesario conocer la estructura y funciones de la organizacin, y los sistemas administrativos. Tener capacitacin en tcnicas de diseo y, en el diseo y anlisis de formularios. El proceso de elaboracin del formulario comienza con el diseo del mismo, siguiendo las pautas para el desarrollo exitoso del proceso y para ello se deben cumplir la fase del pre-diseo, diseo y post-diseo. Los diagramas de flujo tambin constituyen una parte importante dentro de la empresa, puesto que stos representan grficamente hechos, situaciones, movimientos o relaciones de todo tipo, por medio de smbolos y en algunos casos contienen informacin sobre el mtodo de ejecucin de las operaciones, el itinerario de las personas, las formas, la distancia recorrida el tiempo empleado, entre otros. Son uno de los principales instrumentos en la realizacin de cualquier mtodo y sistema, porque permiten la visualizacin de las actividades innecesarias y verifican si la distribucin del trabajo est equilibrada y bien distribuida en las personas. Se pueden presentar en diferentes formas, como vertical, los cuales son ms utilizados en anlisis de procesos. Horizontal, el cual destaca a las personas u organismos que participan en una determinada rutina o procedimiento. Y Combinados, stos emplean dos o ms diagramas en forma integrada; son los aquellos que contienen la informacin adicional sobre los mtodos de ejecucin de las operaciones.

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BIBLIOGRAFIA
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