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C

N T A D U R A

M A YO R D E H A C I EN D A A SA M BLE A LE G I SLA TI V A D E L D I STR I TO F E D E R A L

Gua para la Elaboracin de Papeles de Trabajo

DIRECCIN GENERAL DE AUDITORA AL SECTOR CENTRAL


22 DE OCTUBRE DE 2008

CONTADURA MAYOR DE HACIENDA DE LA ASAMBLEA LEGISLATIVA DEL DISTRITO FEDERAL

NDICE

INTRODUCCIN 1. OBJETIVO 2. ALCANCE 3. MARCO LEGAL 4. POLTICAS 5. PAPELES DE TRABAJO 5.1. CDULAS DE AUDITORA 5.1.1. CONCEPTO 5.1.2. TIPOS DE CDULAS DE AUDITORA 5.1.3. ESTRUCTURA DE LAS CDULAS DE AUDITORA 5.1.4. CARACTERSTICAS DE LAS CDULAS 5.1.5. REGLAS PARA LA ELABORACIN DE CDULAS DE AUDITORA 5.1.6. MARCAS DE AUDITORA 5.2. CLASIFICACIN DE LOS PAPELES DE TRABAJO 5.2.1. ARCHIVO PERMANENTE O EXPEDIENTE CONTINUO DE AUDITORA 5.2.2. PAPELES DE TRABAJO ACTUALES O DEL PERODO 5.2.3. INTEGRACIN DE EXPEDIENTES Y ORDEN DE LOS PAPELES DE TRABAJO 5.2.4. PROPIEDAD, CUSTODIA Y CONFIDENCIALIDAD 5.3. PAPELES DE TRABAJO EN MEDIOS ELECTRNICOS ANEXOS 1. FORMATO CDULA SUMARIA O DE RESUMEN

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2. FORMATO CDULA ANALTICA 3. FORMATO CDULA SUBANALTICA EXPEDICIN

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INTRODUCCIN

Las cdulas y documentos en que se deja evidencia de la labor realizada por el auditor reciben el nombre genrico de papeles de trabajo. Su utilidad radica en la forma como se planeen, preparen, elaboren y conserven dichos documentos, as como en las facilidades que ofrezcan para efectuar las labores de supervisin. Los papeles de trabajo constituyen el sustento de los hallazgos, recomendaciones y opiniones contenidos en los Informes Finales de Auditora (IFA) que emite la Contadura Mayor de Hacienda de la Asamblea Legislativa del Distrito Federal (CMHALDF). En la presente gua se explica de manera clara y sencilla al personal involucrado en la auditora (Directores, Subdirectores, Jefes de Departamento, auditores, etc.) de la CMHALDF, as como a los auditores externos que contrate esta entidad de fiscalizacin del Distrito Federal, los requisitos mnimos que deben contener los papeles de trabajo a fin de atender con mayor eficiencia las funciones sustantivas a su cargo. Asimismo, se anexan formatos de cdulas de auditora como ejemplo.

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1. OBJETIVO

Dar a conocer al personal auditor la naturaleza y objetivos de los papeles de trabajo, la importancia que revisten en la labor fiscalizadora, los principales elementos que deben contener, los diferentes documentos con que se integran los expedientes de auditora y los lineamientos que regulan su guarda, custodia y confidencialidad, a fin de dejar evidencia del trabajo realizado y facilitar su lectura, interpretacin y comprensin, tanto por parte de terceros como del personal que realice la supervisin.

2. ALCANCE

La presente gua es de observancia obligatoria para el personal auditor de la CMHALDF y, en su caso, para los auditores de los despachos externos y prestadores de servicios que contrate la institucin para que participen en la prctica de auditorias. Para su consulta, este documento permanecer a disposicin del personal de la CMHALDF en la Unidad de Documentacin e Informacin (UDI), as como en la Intranet, seccin Normatividad.

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3. MARCO LEGAL

Ley Orgnica de la Contadura Mayor de Hacienda de la Asamblea Legislativa del Distrito Federal, artculos 8o., fraccin III; 14, fracciones XV y XXIII; y 26. Reglamento Interior de la Contadura Mayor de Hacienda de la Asamblea Legislativa del Distrito Federal, artculos 5o., fraccin II, inciso b); 6o., fraccin II; 7o., fraccin IV; 12, fraccin XVIII; y 19, fracciones XII y XIII. Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica del Distrito Federal, artculos 11; 12, fraccin IV; 16, fraccin XII; 37, fracciones III, IX y X; y 38, fracciones I y III. Ley de Presupuesto y Gasto Eficiente del Distrito Federal, artculos 8o. y 125. Ley de Archivos del Distrito Federal, artculos 28 y 29. Ley de Proteccin de Datos artculo 16, fracciones I y IV. Personales para el Distrito Federal,

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4. POLTICAS

1.

Los papeles de trabajo derivados de las auditoras que practique esta entidad de fiscalizacin del Distrito Federal son propiedad de la CMHALDF. Los auditores de la CMHALDF y los auditores externos que sta contrate sern los responsables de controlar y custodiar los papeles de trabajo durante la ejecucin de las auditoras y hasta su envo al archivo de concentracin. Por contener informacin de carcter confidencial, se restringe el uso y consulta de los papeles de trabajo a personas ajenas a la prctica y supervisin de las auditoras y al proceso de revisin institucional de los IFA, salvo requerimiento o mandato de la autoridad competente. Los papeles de trabajo comprendern las actividades realizadas en cada una de las fases de auditora y contendrn evidencia de la planeacin, as como de la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditora aplicados y de las conclusiones a que se lleg. Los papeles de trabajo indicarn el personal que procedimientos de auditora y su fecha de elaboracin. aplic los

2.

3.

4.

5. 6.

En todos los casos, en los papeles de trabajo se dejar constancia de la supervisin de la auditora mediante rbrica del servidor pblico a cargo. Sin excepcin, los papeles de trabajo debern incluir ndices y marcas, as como cruces, cuando la informacin contenida en stos derive de otro papel de trabajo o documento, de acuerdo con lo establecido en la Gua de ndices, Marcas y Llamadas de Auditora emitida por la CMHALDF. Los ndices no slo facilitan la ubicacin de los papeles de trabajo, sino que describen la tipologa de los papeles de

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trabajo ms frecuentes conforme a la materia a la que corresponden, la cual forma parte de las bases de los documentos justificativos y comprobatorios de la Cuenta Pblica que deben conservarse, o respaldarse en medios electrnicos de acuerdo con las necesidades derivadas de las actividades de fiscalizacin. 8. Los papeles de trabajo estarn completos y suficientemente detallados, con el fin de que reflejen en forma clara los datos contenidos en los registros, los mtodos de comprobacin utilizados y la evidencia adicional necesaria para la formacin de una opinin y la preparacin del informe. Los papeles de trabajo contendrn informacin clara y comprensible para el lector. Los papeles de trabajo se foliarn, a efecto de tener control de ellos, considerando un folio continuo en cada legajo. Los expedientes de los papeles de trabajo contendrn una portada principal o cartula que incluya los datos generales de la revisin, as como un ndice para facilitar su manejo y consulta. Cuando los papeles de trabajo sean demasiado voluminosos, se dividirn en varios legajos para evitar su deterioro, hacerlos manejables y facilitar su consulta. Todas las cdulas de informacin o de contenido homogneo se enumerarn en forma consecutiva, con azul, abajo del ndice, conforme a lo establecido en el numeral 10, del apartado 4 Polticas de la Gua de ndices, Marcas y Llamadas de Auditora. Es decir, si el anlisis de cierto captulo comprende n cdulas, stas se indicarn de la siguiente manera: 1/n, 2/n, 3/n,, n/n.

9. 10. 11.

12.

13.

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5. PAPELES DE TRABAJO

Concepto. Los papeles de trabajo estn constituidos por la documentacin en la cual el auditor asienta la informacin obtenida en la revisin, as como por la que le fue proporcionada por el sujeto fiscalizado (fotocopias o copias certificadas), que en conjunto proporcionan la evidencia de los resultados obtenidos en la auditora. Segn el caso, dicha informacin estar contenida en medios fsicos y archivos electrnicos. Uno de los aspectos que distingue a la auditoria de cualquier otra forma de control es el hecho de crear precedente o dejar constancia de sus hallazgos por medio de la elaboracin y conservacin de los papeles de trabajo, ya que stos constituyen el sustento de la opinin que emite el auditor. Su importancia se deriva de la informacin que puedan contener, de la interpretacin que de ella se realice; del grado de calidad con que se planeen, preparen, revisen y conserven dichos papeles; y de la accesibilidad que ofrezcan para ejercer la supervisin de las auditoras. El propsito de elaborar los papeles de trabajo es dejar evidencia de las auditoras realizadas; de la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditora aplicados; y de las conclusiones a que se lleg. Asimismo, su objetivo es dejar constancia de que se cumplieron los objetivos de auditora y de que el trabajo se efectu de conformidad con las normas de auditora aplicadas por la CMHALDF, de conformidad con el Manual General de Auditora; tambin deben hacer constar la supervisin y formulacin de informes. Con relacin a la fase de planeacin de la auditora, en los papeles de trabajo se explicar la forma en que se seleccion al sujeto fiscalizado, el objetivo de la revisin, el alcance de la auditora y el programa detallado de auditora, as como los procedimientos por aplicar durante la etapa de ejecucin, con base

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en el estudio y evaluacin preliminar del sistema de control interno implantado por el sujeto fiscalizado. Con relacin a la fase de ejecucin de la auditora, se elaboran los papeles de trabajo que contienen la informacin que el auditor obtuvo en su revisin. Con ellos sustentar las observaciones y resultados que presente al sujeto fiscalizado en el Informe de Resultados de Auditoria para Confronta (IRAC). A fin de verificar el cumplimiento de los objetivos de la auditora fijados en cada una de sus fases; se dejar evidencia de la revisin de los papeles de trabajo, por los distintos niveles de supervisin (Lder del proyecto, Jefe de Unidad Departamental, Subdirector y Director de rea), observando las polticas relativas al diseo, estructura y caractersticas establecidas en la presente gua; con especial cuidado en su limpieza y orden. Durante la supervisin se dar seguimiento a la cdula o minuta de puntos pendientes por aclarar, a efecto de que no existan puntos pendientes de solicitar o verificar al concluir la auditora. El IFA se basa en el contenido de los papeles de trabajo, ya que stos constituyen el soporte de los hallazgos y conclusiones derivados de la labor realizada por los auditores; dicho informe se elaborar de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento para la Presentacin, Revisin y Aprobacin del Informe Final de Auditora. Existe una estrecha relacin de los papeles de trabajo con las Normas de Auditora (vanse numeral 6.1.2, Cuidado y Diligencia Profesionales, de las Normas Personales, apartado 6, Normas de Auditora, del Manual General de Auditora de esta entidad de fiscalizacin del Distrito Federal), en las cuales se establece que los resultados y recomendaciones que se presenten en los informes estn sustentados en una evaluacin objetiva de la evidencia obtenida en la auditora y que dicha evidencia resulte suficiente y competente. De ah que los papeles de trabajo sean el reflejo del detalle o profundidad del trabajo del auditor y el vnculo inseparable entre la investigacin de campo y los resultados que se expongan en los informes de auditora.

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La norma de auditora Evidencia de Auditora, numeral 6.2.4, apartado 6.2, de las Normas de Ejecucin del Trabajo, del Manual General de Auditora, seala que todos los resultados y recomendaciones de la auditora se sustentarn en evidencia suficiente y competente. La evidencia consiste en el conjunto de elementos que comprueban la autenticidad de los hechos; la evaluacin de los procedimientos contables, presupuestarios, programticos o administrativos empleados; y la razonabilidad de las determinaciones expresadas por los auditores. El carcter suficiente se refiere a la magnitud de la evidencia que se requiere para formar una opinin razonable; por su parte, el carcter competente se refiere al grado en que la evidencia puede ser considerada como confiable. La norma antes sealada indica que los auditores considerarn que el contenido y disposicin de sus papeles de trabajo reflejen su grado de competencia y experiencia. Asimismo, los papeles de trabajo sern tan completos y detallados que posteriormente un auditor experimentado, que no haya tenido ninguna relacin con la auditora, pueda servirse de ellos para conocer y constatar la evidencia en que se sustente el informe de auditora. La conformacin de la evidencia suficiente y competente implica someter la evidencia primaria recopilada a procedimientos para corroborar la razonabilidad de la informacin proporcionada por el sujeto fiscalizado, explicando, en su caso, discrepancias y ajustes derivados de la revisin, lo que permite que en el informe se consignen los saldos y la informacin que constan al auditor. Estos procedimientos, desarrollados de lo general a lo particular quedan plasmados en los diferentes tipos de cdulas que se indican en el numeral 5.1.2. Tipos de cdulas de auditora, de la presente gua. La relevancia de la norma de auditora Evidencia de Auditora, se hace patente cuando la CMHALDF promueve ante las autoridades competentes las acciones legales que se deriven de las irregularidades detectadas durante la revisin de la Cuenta Pblica del Gobierno del Distrito Federal, con objeto de que dichas autoridades determinen las responsabilidades a que haya lugar; en funcin de lo anterior, para la elaboracin y presentacin de los papeles de trabajo se considerar que stos cuenten con las caractersticas para que sean admitidos por las instancias competentes; que acrediten la existencia de

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la(s) irregularidad(es) contenida(s) en el Dictamen Tcnico Correctivo para la Determinacin de Presuntas Responsabilidades Administrativas (DTC-FRA) y resarcitorias (DTC-FRER); que sealen la participacin de los servidores pblicos, as como las dems personas involucradas en la(s) irregularidad(es); y que hagan posible la integracin del soporte documental previsto en el numeral 5.2.2., Expediente Tcnico (ET) del Manual de Procedimientos para la Emisin y Promocin de Acciones.

5.1. CDULAS DE AUDITORA 5.1.1. Concepto Las cdulas de auditora son documentos en los que se describen los procedimientos y tcnicas utilizadas durante la ejecucin de la auditora, as como los resultados y conclusiones en que sustenta la opinin del auditor.

5.1.2. Tipos de cdulas de auditora Por su contenido, las cdulas de auditora se clasifican de la siguiente manera: 1. Cdulas sumarias o de resumen En las cdulas sumarias se resumen las cifras, procedimientos y conclusiones del rubro (captulo, concepto o partida) o subfuncin sujeto a examen; por ejemplo, ingresos, deducciones o asignaciones presupuestarias. Es conveniente que estas cdulas contengan los principales indicadores contables o estadsticos de la operacin, as como su comparacin con los estndares del perodo anterior, con el propsito de que se detecten desde ese momento desviaciones importantes que requieran de explicacin, aclaracin o ampliacin de algn procedimiento de auditora, antes de concluir la revisin. (Vase el Anexo nm. 1.)

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2. Cdula analtica En las cdulas analticas, adems de incluirse la desagregacin o anlisis de un saldo, concepto, cifra, operacin o movimiento del rubro (captulo, concepto o partida) o subfuncin por revisar, mediante la aplicacin de uno o varios procedimientos de auditora, se detallan la informacin con la que se cont, las pruebas realizadas y las observaciones formuladas. Es conveniente que la informacin y documentacin recabadas se clasifiquen de tal forma que permitan detectar fcilmente desviaciones o aspectos sobresalientes de las operaciones, y que en ellas se incluyan los comentarios o aclaraciones que se requieran para su debida interpretacin. Las pruebas que se consignen en las cdulas analticas se refieren a las investigaciones que se consideren necesarias (sin perder de vista la optimizacin del tiempo y el esfuerzo respecto de las cargas de trabajo y dems obligaciones a cargo) para cumplir los objetivos establecidos en los programas de trabajo, considerando las cifras y datos asentados en la cdula sumaria. En las cdulas analticas se incluye, adems, el razonamiento de cifras especficas o la verificacin de algn clculo, que son tiles para reforzar el resultado de las pruebas especficas de detalle o de anlisis. Su aplicacin parte de razonamientos de tipo financiero o estadstico; algunas aplicaciones se pueden referir, por ejemplo, a razones de rentabilidad, produccin per cpita, determinacin del costo-beneficio o variaciones entre el gasto ejercido y el presupuesto autorizado, conciliaciones, etc. Asimismo, en las cdulas se incluyen las observaciones o irregularidades. (Vase el Anexo nm. 2.) 3. Cdulas subanalticas Por medio de las cdulas subanalticas, se efecta la desagregacin, detalle o anlisis a profundidad de los datos contenidos en una cdula analtica, mediante la aplicacin de los mismos procedimientos utilizados o de otros complementarios. Un ejemplo del uso de estas cdulas, consiste en el examen especfico de la cuenta de inversiones en valores, en el cual la cdula

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subanaltica sera aquella en que se mostraran los saldos mensuales de las cuentas de inversin de dicha cuenta. (Vase el Anexo num. 3) 4. Cdulas maestras Una vez concluido el trabajo de auditora, y de manera adicional a las cdulas en que se presenten las conclusiones, se deber integrar al inicio del legajo de los papeles de trabajo, un informe por resultado, en el que se expongan brevemente los antecedentes de ste y se resuman los procedimientos de auditora aplicados y sus resultados, de tal manera que su simple lectura ofrezca un panorama completo del trabajo realizado y de las posibles acciones por emprender.

5.1.3. Estructura de las cdulas de auditora Las cdulas de auditora muestran en su estructura tres partes claramente diferenciadas: encabezado, cuerpo, y pie o calce. 1. Encabezado. En l se asientan el logotipo de la CMHALDF, las siglas de esta entidad de fiscalizacin y el nombre de la Direccin General de Auditora y de la Direccin de rea encargadas de la revisin. Se ubicar en la parte superior de la cdula, as como los siguientes datos: a) Razn social o denominacin del sujeto fiscalizado.

b) Clave de la auditora. c) Rubro (captulo, concepto o partida) o subfuncin auditado.

d) Perodo o ejercicio presupuestal sujeto a revisin. e) f) Clase o tipo de cdula. Descripcin de la informacin que se presenta en la cdula.

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g) Iniciales de quienes elaboraron, supervisaron o revisaron la cdula y su firma o rbrica, a fin de deslindar responsabilidades. h) Fecha de elaboracin de la cdula, con objeto de delimitar responsabilidades en caso de que, en el transcurso de la auditora, se presenten sucesos que modifiquen lo asentado en dicho documento. i) Clave o ndice de la cdula, en color rojo, los cuales constituyen el dato que permitir ordenar y clasificar los papeles de trabajo y que facilitar su inmediata localizacin en el expediente.

2.

Cuerpo o contenido principal. Es la parte ms importante de la cdula; en ella se asientan los resultados y la informacin obtenida por el auditor; su contenido puede referirse a lo siguiente: a) Cifras y conceptos sujetos a revisin.

b) Datos informativos de los libros de contabilidad, auxiliar presupuestal o de los elementos de control establecidos en el sujeto fiscalizado. c) Vaciado de declaraciones o comprobantes de contribuciones pagadas.

d) Hechos e irregularidades detectados por prcticas omitidas o incumplimiento de los controles establecidos por el sujeto fiscalizado. e) Conclusiones, debidamente fundamentadas, de los hechos e irregularidades detectados por prcticas omitidas o incumplimiento de los controles establecidos, as como determinacin del monto de dichos hechos e irregularidades. Marcas y cruces, en color rojo, los cuales permitan indicar en forma sintetizada las pruebas realizadas e identificarlas con otras cdulas que guarden relacin o complementen los procedimientos que en ella se consignen.

f)

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3.

Pie o calce. Se ubica en la parte final de la cdula; en l se asientan principalmente los siguientes datos: a) Notas aclaratorias o complementarias, para hacer ms conciso o sencillo algn concepto asentado en el cuerpo de la cdula, con el fin de aclarar o ampliar informacin o sealar situaciones especiales que no signifiquen observaciones o irregularidades y fallas de control interno.

b) Fuente de la que se tomaron los datos asentados en la cdula. c) Descripcin de las marcas de auditora empleadas y su significado (si no se elabora una cdula especial para ello).

d) Nmero de hojas que integran la cdula.

5.1.4. Caractersticas de las cdulas El diseo de una cdula se refiere bsicamente a su cuerpo o contenido principal, ya que los datos del encabezado son similares en todos los casos y los del pie o calce derivan de la ejecucin de las pruebas de auditora. Para el diseo de las cdulas, es preciso considerar las necesidades de la revisin, en funcin de los objetivos planteados y de las probables conclusiones a que se pretenda llegar, con objeto de que constituyan elementos prcticos para estructurar la informacin, su proceso y los resultados de los procedimientos aplicados. Con relacin a los objetivos establecidos para la elaboracin de los papeles de trabajo, a continuacin se describen las cualidades que debe reunir una cdula para cumplir su cometido: 1. Que sea objetiva, es decir, que la informacin sea imparcial y suficientemente amplia para que el lector pueda formarse una opinin.

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2. 3.

Que sea de fcil lectura, por lo cual se integrar de manera lgica, clara y sencilla. Que est completa y detallada en cuanto a la naturaleza y alcance del trabajo de auditora realizado y sustente debidamente los resultados, conclusiones y recomendaciones. Que los cruces de las distintas cdulas (sumarias, analticas y subanalticas), se correlacionen fcilmente, de tal manera que contengan suficientes ndices y marcas que permitan al lector relacionar datos con facilidad. Que sea pertinente, por lo cual slo deber contener la informacin necesaria para cumplir el objetivo propuesto.

4.

5.

5.1.5. Reglas para la elaboracin de cdulas de auditora A efecto de que las cdulas que integran los papeles de trabajo renan las caractersticas enunciadas anteriormente y cumplan con su objetivo, en seguida se establecen de manera enunciativa, ms no limitativa, algunas reglas o principios para su diseo y elaboracin: 1. Adoptar, segn el tipo de auditora, sujeto fiscalizado y rubro (captulo, concepto o partida) o subfuncin, lo previsto en los boletines 3010 Documentacin de la Auditora, 3060 Evidencia Comprobatoria, y 5020 El Muestreo en la Auditora, de las Normas y Procedimientos de Auditora y Normas para Atestiguar del Instituto Mexicano de Contadores Pblicos. Decidir si es necesaria su formulacin, en funcin del objetivo y procedimientos aplicados. Efectuar un diseo previo y elaborarlas preferentemente mediante computadora.

2. 3.

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4. 5. 6. 7.

Aprovechar los elementos documentales proporcionados por el sujeto fiscalizado. Anotar los datos en columnas. Asentar en la cdula los datos suficientes y necesarios, y tener cuidado de que estn completos. Ordenar y anotar los datos de tal forma que el lector llegue al mismo conocimiento de la informacin y a la misma conclusin que el auditor que elabor la cdula. Efectuar los cruces de cifras que sean necesarios para relacionar los datos contenidos en la cdula con los asentados en otras cdulas. Para efectos de correccin, en las cdulas elaboradas manualmente, las palabras o nmeros incorrectos se tacharn y los correctos se escribirn en la parte superior con la rbrica de quien elabor o supervis la cdula. Una vez elaborada una cdula en forma manual, sta no deber desecharse ni pasarse en limpio, por lo que se deber trabajar siempre con limpieza y precisin. Los datos y cifras de las cdulas que se elaboren manualmente, se escribirn con letra legible o de molde y con tinta negra. En caso de que las cdulas se elaboren mediante computadora, stas se debern imprimir, preferentemente en papel de color, para agilizar su localizacin e identificacin en los legajos.

8. 9.

10.

11. 12.

5.1.6. Marcas de auditora Las marcas de auditora se debern escribir con color rojo y explicar su significado al pie o calce de las cdulas. El uso de tales marcas debe corresponder con las establecidas en la Gua de ndices, Marcas y Llamadas de Auditora emitido por la CMHALDF, no obstante su uso es enunciativo ms no

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limitativo, y el personal auditor podr crear algunas ms de conformidad con el tipo de auditora y rubro revisado, siempre y cuando no se encuentren previstos los aspectos en cuestin en dicha gua.

5.2. CLASIFICACIN DE LOS PAPELES DE TRABAJO Con base en su utilizacin y contenido, los papeles de trabajo se clasifican en archivo permanente o expediente continuo de auditora y papeles de trabajo actuales o del perodo. A continuacin, se sealan las caractersticas de cada uno de ellos.

5.2.1. Archivo permanente o expediente continuo de auditora El archivo permanente constituye un legajo o expediente especial en el que se concentran los documentos relacionados con la informacin general del sujeto fiscalizado, como antecedentes, organizacin, operacin, informacin legal, fiscal, financiera, programtico-presupuestal y de revisiones de rganos de control interno y externo. Esta informacin se actualizar en forma continua y servir como instrumento de referencia y consulta en auditoras posteriores. El archivo se integrar de acuerdo con lo dispuesto en los Lineamientos para la Integracin del Archivo Permanente emitidos por la CMHALDF; es necesario que se inicie con un ndice que permita identificar la informacin y facilitar su localizacin.

5.2.2. Papeles de trabajo actuales o del perodo Los papeles de trabajo actuales o del perodo se elaboran y obtienen en el transcurso de la auditora. En ellos se deja constancia o evidencia del proceso de planeacin y del programa de auditora; del estudio y evaluacin del

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control interno; de la seleccin de la muestra de auditora; del anlisis de saldos, movimientos, operaciones, tendencias y razones financieras; del registro de la naturaleza, alcance y oportunidad de los procedimientos y tcnicas de auditora; de la supervisin realizada; de quin aplic los procedimientos y de la fecha en que se realiz el trabajo; de las conclusiones de la revisin; y del informe de auditoria en el que se incluyen las recomendaciones formuladas.

5.2.3. Integracin de expedientes y orden de los papeles de trabajo Los papeles de trabajo se archivarn conforme a un sistema alfanumrico, para lo cual deber considerarse el tipo de auditora de que se trate y la secuencia de los perodos o programas que han sido objeto de revisin. Todos los archivos iniciarn con un ndice que permita conocer su contenido. Los papeles de trabajo se sealarn con ndices y marcas para facilitar su localizacin y relacionarlos entre s. Los ndices son de utilidad para indicar en qu seccin del expediente se encuentran determinados papeles de trabajo; las marcas sirven de referencia para conocer el tipo de pruebas realizadas. Generalmente, al poner en prctica un procedimiento de auditora, en el anlisis se utilizan varias cdulas, por lo que stas deben numerarse progresivamente, de acuerdo con los ndices asignados a los rubros (captulo, concepto o partida) o subfuncin de aplicacin, de preferencia en forma piramidal (cdulas sumarias, analticas y subanalticas). 5.2.4. Propiedad, custodia y confidencialidad Los expedientes y papeles de trabajo que los servidores pblicos de la CMHALDF elaboren e integren en el desempeo de sus funciones de auditora de conformidad con los artculos 11, 12 y 37 de la Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica del Distrito Federal; y los numerales 5.5, 5.7 y 5.10 del Manual de Procedimientos de la CMHALDF para la Aplicacin de la Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin

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Pblica del Distrito Federal y de la Ley de Proteccin de Datos Personales para el Distrito Federal, sern responsabilidad de la CMHALDF, en su manejo se asegurar la proteccin de los datos personales, y respecto del carcter de la informacin, deber clasificarla en sus modalidades de reservada o confidencial. Lo anterior, tambin es aplicable a los documentos producidos por los auditores externos que contrate la CMHALDF, ya que dichos papeles representan la prueba material del trabajo realizado. El personal auditor ser responsable de la custodia y cuidado de los papeles de trabajo durante la realizacin de la auditora, hasta que concluya la revisin y se emita el IFA respectivo. Se sealar un lugar especfico en las instalaciones que ocupan las unidades administrativas de auditora (UAA), a efecto de que en l se archiven adecuadamente los expedientes y se evite su deterioro y, una vez cumplida su vigencia administrativa, pasarn a formar parte del archivo de concentracin, de acuerdo con el Manual de Procedimientos para la Organizacin, Conservacin y Custodia de los Archivos de la CMHALDF. Como medida de control, los expedientes continuos de auditora o los papeles de trabajo que los integran permanecern en las instalaciones que ocupa la UAA a la que pertenezcan, salvo que estn en proceso de elaboracin los Dictmenes Tcnicos correspondientes, de los cuales la Direccin General de Asuntos Jurdicos (DGAJ) requiera su presentacin para la aclaracin de dudas u observaciones. Asimismo, para evitar el extravo de los documentos y que personal no autorizado utilice indebidamente la informacin relativa a los hallazgos de auditora, los papeles de trabajo se guardarn, en das y horas inhbiles, en el lugar que para tal fin sea asignado, preferentemente bajo llave. El contenido de los papeles de trabajo deber ser valorado por el auditor, con el fin de identificar y salvaguardar los datos e informacin de acceso restringido previstos en la Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica del Distrito Federal; as como lo establecido en la Ley de Proteccin de Datos Personales para el Distrito Federal, de conformidad con los

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numerales 5.5, 5.7 y 5.10 del Manual de Procedimientos de la CMHALDF para la Aplicacin de la Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica del Distrito Federal y de la Ley de Proteccin de Datos Personales para el Distrito Federal. La confidencialidad se establece como norma y est relacionada estrechamente con el cuidado profesional que debe tener el personal auditor, as como con la observancia obligatoria de la Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica del Distrito Federal y la Ley de Proteccin de Datos Personales para el Distrito Federal. En este sentido, queda estrictamente prohibido mostrar los papeles de trabajo a personas no autorizadas, a menos que se trate del personal que realice labores durante el proceso de revisin; cuando los papeles coadyuven a solucionar los problemas que se presenten en las revisiones; o cuando formen parte de la evidencia de hechos o irregularidades que se hayan detectado.

5.3. PAPELES DE TRABAJO EN MEDIOS ELECTRNICOS Los papeles de trabajo en medios electrnicos se refieren a informacin creada, transmitida, procesada, grabada o conservada electrnicamente que dan soporte a un informe de auditora. A dicha informacin slo se puede tener acceso usando equipos y tecnologas idneas. En funcin de su naturaleza, y con el fin de asegurar la confiabilidad en dicha informacin, y en qu medida es viable para el desarrollo de las pruebas sustantivas de auditora, se deber hacer nfasis en los procedimientos que conduzcan a verificar los siguientes aspectos: 1. 2. Autenticidad: En qu medida se puede confirmar la identidad de la persona o entidad que crea la informacin. Integridad: La cual consiste en asegurar que la informacin sea completa, exacta, actualizada y vlida.

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3.

Autorizacin: Verificar que la informacin haya sido preparada, procesada, corregida, enviada, recibida, y consultada por personas facultadas para ello. Admisin: Cuidar en la medida de lo posible que la informacin que recopile la entidad de fiscalizacin, no sea susceptible de ser rechazada por las personas involucradas en el intercambio de la misma, por motivos tales como que no se pueda probar su origen, recepcin o contenido.

4.

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ANEXOS

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1. FORMATO CDULA SUMARIA O DE RESUMEN


C O N T A D U R A M AYO R D E HAC I EN D A ASAM BLEA LEG I SLATI VA DEL DI STRI TO FEDERAL
CMHALDF/ (1) ________ (2) PERODO O EJERCICIO: (3) NOMBRE DEL SUJETO FISCALIZADO: (4) RUBRO (CAPTULO, CONCEPTO O PARTIDA) O SUBFUNCIN AUDITADO: (5) CLAVE DE LA AUDITORA: (6) CLASE DE CDULA: (7) DESCRIPCIN DE LA CDULA: (8) INVERSIONES (13) 1106 (14) 1106-01 1106-02 1106-03 1106-04 1106-05 TOTAL SALDO INICIAL 184,725.28 87,258.32 78,899.65 95,458.31 25,875.69 472,217.25 % 39.1 18.5 16.7 20.2 5.5 100 SALDO FINAL 125,785.35 98,275.55 115,258.89 78,895.33 25,897.65 444,112.77 % 28.3 22.1 26.0 17.8 5.8 100 VARIACIN (58,939.93) 11,017.23 36,359.24 (16,562.98) 21.96 (28,104.48) % 209.7 (39.2) (129.4) 58.9 0.0 100.0 OBSERVACIONES Referencia BC-A-12-5

ELABOR: (9) SUPERVIS: (10)

NDICE: (11) BC-A-12 FECHA: (12)

MARCAS DE AUDITORA CONCLUSIN (15) (17) Sumas cuadradas Operaciones aritmticas verificadas DE: (16) BALANZA DE COMPROBACIN Cotejado con los registros contables (18) Hoja _ de _

Nota: El llenado de cifras es nicamente a manera de ejemplo.

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INSTRUCTIVO DE LLENADO

Para el llenado del formato Cdula Sumaria o de Resumen, en los espacios en blanco se anotarn los datos que correspondan, de acuerdo con la numeracin indicada en este instructivo: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. Nombre de la unidad administrativa auditora. Nombre de la Direccin de rea responsable de la auditora. Perodo o ejercicio sujeto a revisin. Nombre del sujeto fiscalizado. Nombre del rubro (captulo, concepto o partida) o subfuncin auditado. Clave de la auditora. Tipo o clase de cdula. Descripcin y alcance de la cdula. Iniciales y rbrica de quien formul la cdula. Iniciales y rbrica de quien revis o supervis la cdula. ndice de la cdula, de acuerdo con la normatividad aplicable. Fecha de elaboracin de la cdula. Nombre de la cuenta o captulo por revisar. Nmero y nombre de la subcuenta o su clave. Conclusiones de la cdula. Nombre del documento fuente del cual se tomaron los datos.

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17. 18.

Marcas y llamadas de auditora utilizadas en la cdula, cuando no haya una cdula especfica. Consecutivo de la hoja.

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2. FORMATO CDULA ANALTICA

C O N T A D U R A M AYO R D E HAC I EN D A ASAM BLEA LEG I SLATI VA D EL D I STRI TO FED ERAL


CMHALDF/ (1) _________(2) PERODO O EJERCICIO: (3) NOMBRE DEL SUJETO FISCALIZADO: (4) RUBRO (CAPTULO, CONCEPTO O PARTIDA) O SUBFUNCIN AUDITADO : (5) CLAVE DE LA AUDITORA: (6) CLASE DE CDULA: (7) DESCRIPCIN DE LA CDULA: (8) NOMBRE DE LA SUBCUENTA: (9) 1106-01 (14) NMERO DE CUENTA SALDO INICIAL MOVIMIENTOS DEBE 015 020 025 026 14557898-2 1789899-1 4789652-0 7896852-2 TOTAL BC-A-12 75,879.63 38,982.56 58,896.85 10,966.24 184,725.28 628,459.35 425,899.75 226,895.00 248,843.86 1,530,097.9 6

ELABOR: (10) SUPERVIS: (11)

NDICE: (12) BC-A-12-5 FECHA: (13)

SALDO

OBSERVACIONES

HABER 619,959.38 438,879.75 285,791.85 244,406.91 1,589,037.8 BC-A-12 9 84,379.60 26,002.56 0.00 15,403.19 125,785.35 67.0 21.0 0.0 12.0 100.0 Cuenta cancelada en octubre de 1995 Cuenta nueva en noviembre de 1995 Referencia BC-A-12-5-1/4

MARCAS DE AUDITORA CONCLUSIN (15) (17) Sumas cuadradas Operaciones aritmticas verificadas DE: (16) AUXILIARES CONTABLES BALANZA DE COMPROBACIN (18) Hoja ___ de ___

Nota: El llenado de cifras es nicamente a manera de ejemplo.

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INSTRUCTIVO DE LLENADO

Para el llenado del formato Cdula Analtica, en los espacios en blanco se anotarn los datos que correspondan, de acuerdo con la numeracin indicada en este instructivo: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. Nombre de la unidad administrativa auditora. Nombre de la Direccin de rea responsable de la auditora. Perodo o ejercicio sujeto a revisin. Nombre del sujeto fiscalizado. Rubro (captulo, concepto o partida) o subfuncin auditado. Clave de la auditora. Tipo o clase de cdula. Descripcin y alcance de la cdula. Nombre de la subcuenta por revisar. Iniciales y rbrica de quien formul la cdula. Iniciales y rbrica de quien revis o supervis la cdula. ndice de la cdula, de acuerdo con la normatividad aplicable. Fecha de elaboracin de la cdula. Nmero y nombre de la subcuenta, clave o concepto por revisar. Conclusiones de la cdula. Nombre del documento fuente del cual se tomaron los datos.

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17. 18.

Marcas y llamadas de auditora utilizadas en la cdula, cuando no haya una cdula especfica. Consecutivo de la hoja.

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3.

FORMATO CDULA SUBANALTICA


C O N T A D U R A M AYO R D E HAC I EN D A ASAM BLEA LEG I SLATI VA

D EL D I STRI TO FED ERAL CMHALDF/ (1) __________(2) PERODO O EJERCICIO: (3) NOMBRE DEL SUJETO FISCALIZADO: (4) RUBRO (CAPTULO CONCEPTO O PARTIDA) O SUBFUNCIN AUDITADO: (5) CLAVE DE LA AUDITORA: (6) CLASE DE CDULA: (7) DESCRIPCIN DE LA CDULA: (8) NOMBRE DE LA SUBCUENTA: (9)
MES (14) ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC TOTAL SALDO INICIAL BC-A-12-5 75,879.63 73,879.50 75,505.72 72,506.00 70.928.96 73,040.41 69,637.31 70,446.92 72,889.02 79,933.35 85,626.55 93,989.48 BC-A-12-5 MOVIMIENTOS DEBE 23,785.56 31,285.23 45,789.51 49,658.56 52,356.95 54,585.10 50,635.26 51,200.35 65,789.58 63,589.45 65,258.55 74,525.25 628,459.35 BC-A-12-5 HABER 25,785.69 29,659.01 48,789.23 51,235.60 50,245.50 57,988.20 49,825.65 48,758.25 58,745.25 57,896.25 56,895.62 84,135.13 619,959.38

ELABOR: (10) SUPERVIS: (11)

NDICE: (12) BC-A-12-5-1/4 FECHA: (13)

SALDO

OBSERVACIONES

BC-A-12-5

84,379.60

MARCAS DE AUDITORA CONCLUSIN: (15) DE: (16) BALANZA DE COMPROBACIN (17) Sumas cuadradas Operaciones aritmticas verificadas (18) Hoja __ de __

Nota: El llenado de cifras es nicamente a manera de ejemplo.

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Para el llenado del formato Cdula Subanaltica, en los espacios en blanco se anotarn los datos que correspondan, de acuerdo con la numeracin indicada en este instructivo: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. Nombre de la unidad administrativa auditora. Nombre de la Direccin de rea responsable de la auditora. Perodo o ejercicio sujeto a revisin. Nombre del sujeto fiscalizado. Rubro (captulo, concepto o partida) o subfuncin auditado. Clave de la auditora. Tipo o clase de cdula. Descripcin y alcance de la cdula. Nombre de la subcuenta por revisar. Iniciales y rbrica de quien formul la cdula. Iniciales y rbrica de quien revis o supervis la cdula. ndice de la cdula, de acuerdo con la normatividad aplicable. Fecha de elaboracin de la cdula. Nombre de los meses en que se registr el movimiento. Conclusiones de la cdula. Nombre del documento fuente del cual se tomaron los datos.

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EXPEDICIN

En cumplimiento de lo dispuesto por el artculo 14, fraccin XIII, de la Ley Orgnica de la Contadura Mayor de Hacienda de la Asamblea Legislativa del Distrito Federal; y el artculo 5o., fraccin II, del Reglamento Interior de la Contadura Mayor de Hacienda de la Asamblea Legislativa del Distrito Federal, el Contador Mayor, Dr. David M. Vega Vera, expide la presente gua para su debida difusin y observancia al interior de la Contadura, en la Ciudad de Mxico, Distrito Federal, a los veinte das del mes de octubre del ao 2008. El presente documento entrar en vigor al da hbil siguiente de su difusin en la CMHALDF. Hgase del conocimiento del personal de este rgano tcnico de fiscalizacin la Gua para la Elaboracin de Papeles de Trabajo, por medio del portal de Intranet de la CMHALDF. Queda sin efectos la Gua para la Elaboracin de Papeles de Trabajo aprobada por el extinto rgano Superior de Direccin en la primera sesin ordinaria, celebrada el da 11 de enero de 2006 y ratificada en la sptima sesin extraordinaria, celebrada los das 23, 24 y 27 de marzo de 2006.

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PRIMERA ACTUALIZACIN

Con fundamento en los artculos 14, fracciones XV y XXIII, de la Ley Orgnica de la Contadura Mayor de Hacienda de la Asamblea Legislativa del Distrito Federal; y 5o., fraccin II, inciso b), del Reglamento Interior de la Contadura Mayor de Hacienda de la Asamblea Legislativa del Distrito Federal, el Contador Mayor, Dr. David M. Vega Vera, aprueba y expide la primera actualizacin de la presente gua para su difusin y observancia al interior de la Contadura, en la Ciudad de Mxico, Distrito Federal, a los veinticuatro das del mes de noviembre del ao 2010. La presente actualizacin entrar en vigor a partir del da veintisis de noviembre del ao 2010; y ser aplicable para auditoras que se realicen para la revisin de la Cuenta Pblica del Gobierno del Distrito Federal correspondiente al ejercicio de 2009; la Direccin General de Administracin y Sistemas lo difundir al interior de la Contadura por medio del portal de Intranet de la CMHALDF, seccin Normatividad.

(Rbrica) ________________________________________

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