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Cuatro pasos para mejorar un almacen

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Organizar el almacn.

"La adecuada organizacin de un almacn reduce los costes asociados al mantenimiento del stock en la empresa (el personal necesario para manipular el material, el espacio que ocupa, la prdida, obsolescencia o caducidad de mercancas, etc.).

1. La organizacin ha de ser un esfuerzo constante y debe estar presente en el trabajo diario. 2. La concienciacin de los empleados es importante, la organizacin ha de ser el objetivo de todos. 3. El espacio es un recurso escaso que cuesta mucho, su uso ha de estar optimizado. 4. Un almacn organizado ha de estar dividido en reas, en funcin del uso que se le dar a cada una: zonas de paso, zonas de material apto para la venta, zona de devoluciones, zona de material defectuoso, etc. 5. Nunca ha de haber material en lugares que impidan o dificulten el paso o el acceso a otro material.

Informatizar el almacn

La disponibilidad de informacin facilita la toma de decisiones y mejora la gestin de un almacn.

1. La colocacin de tarjetas identificativas es una medida sencilla que facilita el trabajo; permite a los trabajadores identificar el material de manera rpida y eficaz. 2. Asignar cdigos a las ubicaciones del almacn facilita la localizacin del material. Puede ser muy sencillo, colocando nmeros a las filas y letras a las columnas. 3. Un sistema informtico puede ser de gran utilidad, permite conocer de manera actualizada y precisa el estado y la cantidad de stock que tenemos.

Sistematizar los procesos de trabajo

En un almacn, como en cualquier rea de la empresa, la eficiencia y la calidad del trabajo mejora cuando las personas trabajan bajo un proceso sistematizado y preestablecido.

1. Conocer los problemas a los que se enfrentan los empleados es el primer paso para sistematizar y mejorar un proceso de almacenaje.

2. Lo importante es que todas las personas trabajen de la misma manera. Las grandes empresas con grandes almacenes dedican un gran esfuerzo en documentar su trabajo en instrucciones, procedimientos y flujogramas. Es, adems, un requisito indispensable para el cumplimento de Normas de calidad como la ISO 9000. 3. Es mejor cuando todos los empleados trabajan a lo largo de todo el proceso. Solo as, cada uno entender las implicaciones de su trabajo para las dems personas de la organizacin.

Gestionar el stock

Como hemos definido anteriormente, los stocks son fondos que no proporcionan ningn retorno, hasta que dejan de ser stock y se convierten en venta. El objetivo de una eficiente gestin de stocks es que el material se convierta lo ms rpido posible en venta, pasando el mnimo tiempo posible en el almacn. Las ltimas teoras de gestin de stock, como el "Just In Time" (JIT) apuntan hacia la filosofa de "stock cero". La cantidad idnea de stock en una empresa ha de ser siempre el mnimo posible.

1. Para poder atender adecuadamente la demanda de los clientes, se deber adecuar el material del almacn a sus necesidades. Cuanto menor sea el stock que mantiene una empresa, mayor ser su rotacin y mayor su flexibilidad.

2. El punto y el tamao de pedido ha de responder a una sistemtica premeditada y predefinida. Existen varias frmulas y modelos que permiten calcular el lote ptimo de compras y el nivel de stock bajo el cual se debe realizar un pedido. En este clculo influyen mltiples variables: tiempo de entrega del proveedor, demanda esperada, incertidumbre de la demanda, ciclo de produccin, etc.

3. Es importante negociar con los proveedores para minimizar sus tiempos de entrega. Una reduccin en los tiempos de entrega posibilita reducir el stock de seguridad que tenemos que mantener. Bajo el modelo "Just In Time", los proveedores entregan "Justo a Tiempo", ni antes ni despus.

4. Una revisin peridica es muy recomendable, ya que ningn sistema informtico es infalible. Adems, permite identificar prdidas, roturas, robos, etc.

5. La gestin de stock est directamente relacionada con otras reas de gestin de la empresa (marketing, recursos humanos, produccin, etc.). Una eficiente gestin de la empresa en general (de sus recursos, de su equipo humano, de la relacin con sus clientes) permite reducir el nivel de stock necesario. Por ejemplo, conocer mejor a los clientes y sus hbitos de consumo nos permitir prever con mayor exactitud la demanda futura, pudiendo reducir nuestros niveles de stock de material acabado. Reducir el absentismo del equipo o acortar el ciclo de produccin nos permitir reducir el nivel de stock de material el curso." 1