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LA GESTIN DE LA INFORMACIN COMO BASE DE LA GESTIN DEL CONOCIMIENTO Y DEL APRENDIZAJE ORGANIZACIONAL EN LAS UNIVERSIDADES NANCY M.

MORENO GONZLEZ FERMN ORESTES RODRGUEZ GONZLEZ


RESUMEN El presente trabajo precisa numerosos conceptos y resalta la trascendencia de la gestin de la informacin como el sustento natural de la gestin del conocimiento y del aprendizaje organizativo, haciendo especial referencia a las universidades. Se explica que para la comunicacin el contenido es ms importante que el medio que se usa y que el acceso a ms tecnologas de la informacin no implica que mejore el nivel de informacin. Se presenta un breve resumen de los principales estudios sobre el aprendizaje organizativo, de las principales funciones de la gestin de la informacin y se hace especial referencia al papel de las nuevas tecnologas de la informacin y el conocimiento (NTIC) en los procesos universitarios donde la informtica, la telemtica y la multimedia son elementos activos dentro de la gestin eficiente de la informacin. Se exponen premisas para el empleo con xito de las NTIC en la docencia, las etapas para la preparacin del personal con vistas a la creacin de una cultura de trabajo y las aplicaciones docentes bsicas posibles. ABSTRACT The paper define many concepts and boost the importance of information management as the natural nurture of knowledge management and organizational learning making special reference to universities it is explained that for communication the content is more important than the mean used to its delivery and the more access to information technology do not imply and improvement in the information level. A brief of the main studies about organizational learning and the main functions of information management is outlined and special reference is given to the role of new information technologies and communication (NTIC) in university processes where infirmities, telematies and multimedia are active element in the efficient informaties management. Premises are exposed for the successful use of NTIC in teaching, also the stages for trading to create a work culture, as well as the possible basic teaching application.
INTRODUCCIN

La dcada de los aos noventa fue testigo del avance acelerado en las tecnologas de la informacin y las telecomunicaciones y como resultado el surgimiento del nuevo siglo globalizado con intercambio de informacin electrnica e interrelacin econmica entre los pases. El nuevo siglo demanda un elevado nivel de conocimiento de la poblacin laboral, en especial en los pases desarrollados, para poder realizar los trabajos con el manejo de la informacin y el conocimiento, transformar la produccin fabril masiva estandarizada a los sistemas de produccin flexibles y por lotes, as como brindar servicios superiores centrado en el cliente basado en informacin y en supertecnologas. El anterior conjunto de realidades enmarca la orientacin de los modelos sociales, productivos o de servicios y en especial los universitarios. No importa como se nombre nuestro siglo XXI, sea sociedad de la informacin, sociedad del saber o sociedad del conocimiento, lo cierto es que la supervivencia y el xito depender cada vez ms del intercambio de datos, informacin y conocimiento. El reto planteado a las instituciones, en primer lugar, empresariales y universitarias esta claro que es: generar valor a travs de la creacin del conocimiento. Esto impone la necesidad de redefinir los principios y teoras que han de orientar el diseo, la gestin y el funcionamiento de las universidades y todas las instituciones vinculadas con el conocimiento. La respuesta a esta necesidad tanto para las universidades cubanas as como de otros pases hermanos, deben formularse en condiciones de especial dificultad econmica. Sin embargo, no cabe dudas, que un da ms sin hacer los cambios que reclama nuestro tiempo y orientados al futuro, ampliara la brecha que nos separa de los pases desarrollados. Hoy es el momento para redisear aunque desconozcamos, con precisin, como debern ser y funcionar las universidades futuras. El rediseo requiere una estrategia construida con anlisis de informacin integrada de escenarios dinmicos y diagnsticos claros que permitan opciones alternativas alineadas con la calidad, la pertinencia, la internacionalidad, la efectividad y la eficiencia. Es decir, crear salud con nuevos msculos y no slo eliminar la actual grasa corporal, abandonando las visiones newtonianas que pretende controlar, ordenar y predecir todo o casi todo. La frmula del xito no existe, pero entre sus ingredientes est considerar que el futuro ser discontinuo, diferente al presente y no continuacin del pasado, que la inconformidad con lo alcanzado significa el triunfo del futuro, que se debe salir del encierro con una intencin estratgica de libre pensamiento centrada, en primer lugar, en las actividades propias de la organizacin en el futuro y no tanto en las capacidades actuales. Algunos conceptos bsicos

Las organizaciones, entre ellas las universidades, se han dado cuenta de que sus activos fsicos y financieros no tienen la capacidad de generar valores y ventajas competitivas sostenibles en el tiempo, y que los activos intangibles son los que aportan el mayor valor a las organizaciones. Aunque no existe una definicin de activos intangibles universalmente aceptada1 se observa un consenso que los consideran recursos pertenecientes a la organizacin no valorados desde el punto de vista contable. Tambin predomina el criterio de que la gestin del conocimiento es, en definitiva, la gestin de los activos intangibles que generan valor para la organizacin y que la mayora de estos intangibles tienen que ver con procesos relacionados de una u otra forma con la captacin, estructuracin y transmisin de informacin, es decir con el conocimiento y el aprendizaje organizacional. El conocimiento existe dentro de las personas, como parte de la complejidad humana, aunque los activos de conocimiento son mucho ms difciles de manejar, pues se deriva de la informacin y sta de los datos. Adems para convertir la informacin en conocimiento, es necesario que las personas hagan prcticamente todo el trabajo. Al igual que encontramos datos en registros e informacin en mensajes puede obtenerse conocimiento en individuos, grupos o incluso en procesos organizativos. Muchas personas tienen la sensacin intuitiva correcta de que el conocimiento es algo ms amplio, ms profundo y ms rico que la informacin, estas personas comprenden con claridad la diferencia entre los datos y la informacin. En una conversacin informal, los datos, la informacin y el conocimiento suelen utilizarse indistintamente y ello puede provocar interpretaciones libre del concepto de conocimiento. Quizs la forma ms sencilla de diferenciar los trminos sea pensar que los datos estn localizados en el mundo, el conocimiento est en agentes de cualquier tipo y la informacin adopta un papel mediador entre ambos. Todas las organizaciones necesitan datos, pero aquellas vinculados con la creacin y asimilacin del conocimiento humano, les resulta vital. En una Universidad la buena gestin de los datos es esencial para su funcionamiento, ya que la calidad de sus procesos la demanda constantemente. Sin embargo, tener muchos datos no siempre es bueno, pues almacenar demasiados sin sentido, hace ms complejo su gestin y la identificacin de aquellos que son relevantes, porque los datos no tienen significado en s mismos. Los datos describen nicamente una parte de lo que pasa en la realidad y no proporcionan juicios de valor o interpretaciones, y por lo tanto no son orientativos para la accin. La toma de decisiones se basa en datos, pero stos nunca dirn que hacer, ni lo que es importante. Sin embargo, nadie discrepa de su trascendencia para las organizaciones, ya que son la base para la creacin de informacin.

Cualquier mensaje, tiene un emisor y un receptor. La informacin es capaz de cambiar la forma en que el receptor percibe algo, es capaz de impactar sobre sus juicios de valor y comportamientos. La palabra informar significa dar forma a y la informacin es capaz de formar a la persona que la consigue, proporcionando ciertas diferencias en su interior o exterior. Se conoce que es el receptor, y no el emisor, el que decide si el mensaje que ha recibido es realmente informacin, es decir, si realmente le informa. Por ello, un informe lleno de tablas, puede ser considerado informacin por el que lo escribe, pero a su vez puede ser juzgado como ruido por el que lo recibe. La informacin se mueve del entorno a las organizaciones a travs de redes formales e informales. Las redes formales tienen una infraestructura visible y definida: cables, buzones de correo electrnico, direcciones etc. La realidad anterior para una universidad, en la actualidad y cada vez ms en el futuro, se convierte en un requisito indispensable para su buen funcionamiento y desarrollo. Lo comn es que los procesos bsicos y de apoyo empleen las redes informticas y proporcionen las facilidades y servicios a travs de las intranet, nacionales o universitarias y en especial Internet. El principio de que la informacin tiene significado y puede formar potencialmente al que la recibe implica que para transformar los datos en informacin hay que aadir valor en varios sentidos. Entre las formas ms comunes estn: contextualizando para saber para qu propsito se generaron; categorizando para conocer las unidades de anlisis de los componentes principales; calculando mediante anlisis matemticos o estadsticos; corrigiendo errores y condensando para resumir de forma ms concisa. Las computadoras facilitan los procesos de aadir valor y de transformar datos en informacin, pero es muy difcil que puedan analizar el contexto de dicha informacin, aunque es comn confundir la informacin (o el conocimiento) con la tecnologa que la soporta. El papel de la informacin en el aprendizaje organizativo. Otros conceptos vinculados El aprendizaje es el proceso integrador de conocimientos, habilidades y actitudes para conseguir cambios o mejoras de conducta, significa una accin que toma el conocimiento en un sentido amplio, como entrada, y genera nuevo conocimiento. El concepto de aprendizaje puede aplicarse a las personas, los equipos y las organizaciones. Esta ltima aplicacin requiere herramientas o mecanismos para convertir el conocimiento de las personas y equipos de la organizacin en conocimiento ms colectivo. Los primeros trabajos relacionados con el Aprendizaje Organizativo se reportan en los aos sesenta, sin embargo a partir de los noventa surge un estallido de pro-

duccin literaria centrado en estudios con enfoque proactivo en el plano organizativo transcendiendo lo individual y lo grupal. La dcada de los aos noventa la inicia Peter Senge con su famoso libro The Fifth Discipline, publicacin que ha contribuido a la popularizacin del aprendizaje organizativo con originalidad y bajo una perspectiva sistmica, Senge plantea que la clave para que una organizacin aprenda est en la comprensin global de la misma y de las interrelaciones entre sus partes componentes. Por otra parte, plantea que la incapacidad de aprender de muchas organizaciones se debe al desconocimiento e incomprensin de los patrones que explican el funcionamiento de sus partes integrantes y las relaciones entre las mismas. Resumen cronolgico de los estudios sobre el aprendizaje organizativo
Autor ( fecha) Peter Senge (1990) Pedler,Bpydell y Burgoyne (1991) Amponsem H. (1991) Principales aportes El enfoque del aprendizaje organizativo como sistema. El concepto de organizacin inteligente. Las barreras del aprendizaje y los arquetipos para superar los problemas. La coexistencia de varios procesos de aprendizaje en la organizacin. Un modelo de empresa que aprende integrador del plano individual y organizativo. Un modelo que identifica los distintos elementos componentes del proceso de aprendizaje y sus relaciones, centrado en el proceso de informacin. La existencia de diferentes vas o medios para adquirir la informacin. El asociar el aprendizaje con la adquisicin de conocimiento por parte de algunas de las unidades de la organizacin y como agregado de otros procesos y diferentes vas de adquisicin del conocimiento. La importancia de construir la memoria organizativa y los aspectos de que depende la interpretacin de la informacin. El asociar el aprendizaje a la ampliacin y mejora del conocimiento. El condicionamiento del aprendizaje organizativo por el proceso de aprendizaje individuales y el contento organizativo. La creacin de organizaciones inteligentes( P. Senge) como va para enfrentar el xito y en consecuencia los modelos de gestin que surgen. Un concepto de aprendizaje organizativo que no separa la fase de diseo con la implantacin modelo del viajero. El compartir con Landier que la nueva realidad exige organizaciones con gran capacidad de aprendizaje. Un modelo que vincula el aprendizaje individual y de la organizacin cuyo nexo de integracin son los modelos mentales compartidos. El proceso de aprendizaje organizativo se produce con el desarrollo de las capacidades nucleares de la organizacin como resultado de la utilizacin y combinacin de los recursos a los que sta accede.

Huber, G.P. (1991)

Marengo, L.(1991) Landier, H. (1992) Swieringa,J y Wierdsma (1992) Kim, D.H. (1993) Andreu, R. y Ciborra, C. (1994, 1995, 1996)

Revilla,E. (1995) Probst, G. y Bchel, B. (1995)

Nonaka, I e Ichijo,K (1997)

Andreu, R y Sieber, S. (1998)

El concepto de aprendizaje individual como proceso de adquisicin y almacenamiento del conocimiento como capacidad para la toma de decisiones. Un nuevo concepto de aprendizaje organizativo como la ampliacin y el cambio del sistema de valores y de conocimiento, la mejora de capacidades de solucin de problemas, entre otros. Es decir la organizacin aprende cuando es capaz de replantearse su marco de referencia para la accin. El concepto de organizacin que aprende como aquella que transforma la informacin generada en distintos puntos en conocimiento organizativo y de evolucin constante. El estudio a profundidad del proceso de creacin de cocimiento en las organizaciones. El aprendizaje individual se produce mediante la solucin de problemas, en cada etapa se desarrollan las capacidades nucleares y como resultado la organizacin aprende. La exploracin del papel de las tecnologas de la informacin y los sistemas de informacin en el desarrollo de los ciclos del proceso de aprendizaje y la creacin de capacidades nucleares organizativas.

Peter Senge2 sienta las bases de las denominadas Organizaciones Inteligentes. Para este autor en este tipo de organizaciones la gente expande continuamente su aptitud para crear los resultados que desea, se cultivan nuevos y expansivos patrones de pensamiento, donde la aspiracin colectiva queda en libertad, y donde la gente continuamente aprende a aprender en conjunto. El proceso de aprendizaje slo puede producirse en las personas, las organizaciones slo aprenden a travs de individuos que aprenden, sin embargo, el aprendizaje individual no garantiza el aprendizaje organizacional, aunque no hay aprendizaje organizacional sin aprendizaje individual. Asociado con lo anterior aparece el concepto nivel de aprendizaje, al que un nmero significativo de autores hacen referencia en sus trabajos para establecer vnculos entre el grado de racionalidad y profundidad del aprendizaje experimentado por una organizacin. Segn Nekane Aramburu Goya 3 se puede resumir los distintos niveles de aprendizaje planteados por los diferentes autores de la forma siguiente:
AUTOR Argyris y Schon ( 1978) Fiol y Lyles (1985) NIVEL DE APRENDIZAJE bucle simple, bucle doble, capacidad de aprender a aprender bajo nivel y alto nivel

Mcgill, Slocum y Lei (1992) Probst y Buchel (1995)

Aprendizaje adaptativo y generativo Aprendizaje adaptativo, aprendizaje de proceso reconstructivo y

Swierniga y Wierdsma(1995)

ciclo sencillo, doble ciclo, triple ciclo y Metaprendizaje

Para brindar una idea ms clara del concepto nivel de aprendizaje, se destacan los tres niveles de Swieringa y Wiedsma, en el cuadro siguiente:
NIVEL DE APRENDIZAJE REA DE APRENDIZAJE RESULTADO DEL APRENDIZAJE Mejoras Renovacin

Ciclo sencillo Doble ciclo

Reglas y procedimientos Asunciones bsicas, visiones o teora en uso organizativa Principios esenciales, identidad, razn de ser

Triple ciclo

Desarrollo

Como puede observarse los niveles del ciclo sencillo y doble se refiere a comportamientos no radicales, al implicar ajustes de la accin organizativa con la finalidad de mejorar la adaptacin al entorno. El aprendizaje de doble ciclo o triple ciclo favorecen el comportamiento proactivo. En el doble ciclo se plantea que la organizacin tiene la iniciativa de cuestionar su teora en uso, generando cambios profundos que generalmente abarcan su estrategia y los procesos o sistemas, que posibilita su renovacin. En el triple ciclo la organizacin impulsa su reestructuracin completa, como consecuencia del rediseo o ampliacin de su identidad y razn de ser, promoviendo su propio desarrollo. Segn Nekane Aramburu Goya 4 si bien es cierto que una organizacin puede aprender en un nivel concreto en bucle simple, o en bucle doble, o en triple ciclo, o bien en el nivel de Metaprendizaje-, tambin es cierto que puede aprender simultneamente en ms de un nivel y no exclusivamente en un nico nivel. Por otra parte, se destaca que en la actualidad algunos conceptos estn en debate, as encontramos dos agrupaciones de autores, por una parte los que acostumbran

Yo soy mi puesto. Expresa la confusin con la identidad y total especialidad, as como el olvido del propsito de la empresa. El enemigo externo. Explica como culpar a otros de los problemas de la organizacin. La ilusin de hacerse cargo. Se refiere a la necesidad de hacerse cargo para enfrentar problemas complejos. Controlar desde la distancia. La fijacin en los hechos. Describe la limitante de creer que para cada hecho hay una causa obvia e inmediata. La parbola de la rana hervida. Nos ensea que estamos preparada para cambios repentinos en el medio ambiente, no para cambios lentos y graduales. La ilusin de que se aprende con la experiencia. Expresa que cuando nuestros actos tienen consecuencias que trascienden el horizonte de aprendizaje, se vuelve imposible aprender de la experiencia directa. El mito del equipo administrativo. Plantea que la mayora de los equipos administrativos ceden bajo presin.

a identificar el Aprendizaje Organizativo con el proceso mediante el cual la organizacin aprende, es decir con el concepto de Proceso de Aprendizaje, y el otro con el resultado del mismo. Adems de los conceptos presentados hasta el momento, existe uno que frecuentemente aparece en la literatura, manejado por muchos autores, asociado a las condiciones que dificultan u obstaculizan el aprendizaje en el mbito de una organizacin denominado Barreras de Aprendizaje. Entre los autores, cabe resaltar el aporte de Senge(1990), quien plantea siete barreras, las cuales son las siguientes:

El autor Geranmayeh5 (1992) plantea las barreras siguientes:

El autor Argyris6 (1993) analiza como las cuestiones que dificultan el aprendizaje organizacional las siguientes:

El aprendizaje supersticioso. Consiste en creer que determinadas rutinas o formas de hacer conducen al logro de resultados exitosos sin tener ninguna prueba que evidencie que esto es cierto, e incluso, existiendo pruebas que demuestran lo contrario. Esta creencia impide la revisin de dichas rutinas. El mito de la Infalibilidad. Es el mito asociado a la idea de que los directivos nunca comenten errores ( similar al mito del equipo administrativo de Senge). La consecuencia de la asuncin de este mito es la imposibilidad de cuestionar muchas de las actuaciones y decisiones de los directivos que, en ocasiones, conducen a errores. El matar al mensajero. Consiste en castigar al portador de una mala noticia. Esta es la mejor va para evitar que las personas de una pongan de manifiesto los fracasos o los errores, no dando pie, de este modo, a la erradicacin de las causas de los mismos. Se impide el cuestionamiento de las asunciones y acciones que han podido conducir a tales fracasos o errores. Las trampas de competencia. Con frecuencia la adquisicin de un alto grado de competencia en la prctica de una terminada rutina o forma de trabajo dificulta el aprendizaje debido a que las personas se muestran reacias a abandonar rutinas que dominan, y a tener que realizar el esfuerzo asociado al aprendizaje de otras nuevas rutinas.

La Incompetencia competente. Se corresponde con aquellas situaciones en las que la accin de los individuos produce resultados contraproducente para sus intenciones por actuar de acuerdo con sus teoras (paradigmas). Con frecuencia las personas comenten errores o incongruencias sin ser conscientes de ello. Son fieles a sus teoras ( paradigmas), que no cuestionan, y por ello, no son capaces de descubrir que stas orientan su accin de forma equivocada. En estos casos los individuos con incompetentes, precisamente, por aplicar competentemente sus teoras(paradigmas). Las rutinas defensivas. Son acciones o prcticas que impiden a los individuos o partes de la organizacin experimentar miedo o confusin. Estas tienden a ser adoptados por los individuos para protegerse de los efectos de situaciones perjudiciales o amenazadoras. Es frecuentemente su adopcin cuando estos tratan de evitar o ignorar los errores cometidos o las consecuencias negativas de sus acciones, y se comparan como si nada hubiera ocurrido. En estos casos los individuos son incapaces de aprender, al no ser capaces de admitir los errores. El autoengao. Se identifica con aquellas situaciones en las que los individuos permanecen ciegos a las incongruencias de sus acciones o bien niegan que stas existan, autoengaandose. O incluso, si no pueden hacer ni lo uno ni lo otro, culpan a otras personas de ser las causantes de las mismas. El malestar organizativo. El malestar organizativo es la situacin que se deriva de la practica extendida del autoengao. Cuando muchas personas de la organizacin se niegan a aceptar las incongruencias y los errores, se crea un clima de malestar generalizado. La gente no se siente bien pero, al mismo tiempo, es incapaz de cambiar la situacin. Los sntomas son: criticar a la organizacin, pero sin aceptar la responsabilidad de corregir los errores; acentuar lo negativo, minimizando lo positivo y aceptacin de valores que se saben irrealizables, pero actuando como si no lo fuesen.

Los autores Watkins y Marsick7 ( 1993) proponen las tres barreras siguientes:

La incapacidad aprendida. Se corresponde con situaciones caracterizadas por la total pasividad y desmotivacin de los individuos ante las oportunidades de aprendizaje. Es frecuente cuando durante mucho tiempo stos han sido acostumbrados a no tomar iniciativas propias, o incluso han sido habitualmente recompensados por no asumir responsabilidades. Estas circunstancias favorecen el desarrollo de una reducida capacidad de aprendizaje pro parte de los individuos. La visin de tnel. Se identifica con la propia incapacidad para verse a uno mismo o ver una situacin desde un punto de vista sistmico y actuar en consecuencia. Las personas son conscientes de su propia perspectivas, pero no de la complejidad de la situacin en su conjunto. Al no considerar otras perspectivas sobre la situacin, las posibilidades de aprendizaje quedan muy limitadas. El aprendizaje truncado. Propio de situaciones en las que el proceso de aprendizaje es interrumpido o slo parcialmente implantado. Esto ocurre en aquellas organizaciones que no han asumido realmente la necesidad de aprender y realizan operaciones de maquillaje orientadas a incorporar pequeos cambios, pero sin llegar a implicarse en proceso de cuestionamiento profundo de sus modos de hacer que les obligue a cambiar radicalmente. Las tentativas orientadas en esta ltima lnea se paralizan con frecuencia, imposibilitando que el proceso de aprendizaje se materialice al ms alto nivel.

El autor Probst y Buchel ( 1995) proponen las mismas barreras de Argyris pero le aaden las dos siguientes:
Los privilegios y tabes. Los privilegios que poseen ciertos miembros de la organizacin, pueden constituir factores de bloqueo al aprendizaje. Los individuos muestran habitualmente resistencia para abandonar sus privilegios. De ah que todo aquello que implique cambio y cierta amenaza a la situacin privilegiada sea rechazado. Por tanto el cuestionamiento del status quo establecido y, como consecuencia de ello, el aprendizaje, no son favorecidos. Del mismo modo, los tabes existentes en la organizacin tambin representan formas de resistencia al aprendizaje. Muchos tabes, relativa a las normas que deben regir la accin de los individuos, no son cuestionados por la inseguridad y el sentimiento de amenaza que su cuestionamiento genera en muchos individuos. De esta forma no se favorece el aprendizaje de nuevas normas o patrones de comportamiento. La patologa de la informacin. En muchas ocasiones, los bloqueos al aprendizaje se derivan de la incapacidad para el tratamiento de la informacin. En efecto, un tratamiento deficiente de la informacin puede conducir a la toma de decisiones equivocadas, o bien, a la adopcin de comportamientos inapropiados, por el hecho de no contar con una base de conocimiento suficiente o correcto de la realidad.

Cuadro resumen de las barreras al aprendizaje


Autor (fecha) Senge (1990) Geranmayeh (1992) Argyris (1993) Watkins y Marsick (1993) Probst y Bchel (1995) Barreras al aprendizaje Yo soy mi puesto, el enemigo externo, la ilusin de hacerse cargo, la fijacin en los hechos, la parbola de la rana hervida, la ilusin de que se aprende con la experiencia, el mito del equipo administrativo aprendizaje supersticioso, mito de la infalibilidad, matar al mensajero, trampas de competencia Incompetencia competente, rutinas defensivas, autoengao. malestar organizativo Incapacidad aprendida, visin de tnel. aprendizaje truncado Privilegios y tabes, patologa de la informacin

En la literatura aparecen otros conceptos que solamente son utilizados por un nmero reducido de autores. Entre tales se destacan Sistema de Aprendizaje y Tipo de Aprendizaje. El primero alude a los mecanismos a travs de los cuales el aprendizaje es perpetuado en la organizacin. Esto significa que los sistemas de aprendizaje engloban aquellos sistemas formales y prcticas informales de la organizacin que permiten la integracin entre el aprendizaje individual y el organizativo, contribuyendo a que lo aprendido por los individuos se traslade al plano de la organizacin. El segundo se refiere a la dimensin implicada en el proceso de aprendizaje, lo cognoscitivo versus behaviorista. As las teoras cognitivas del aprendizaje entienden la adquisicin o desarrollo de conocimiento abstracto,

mientras que las teoras behavioristas se centran en la accin como fundamento del aprendizaje. La Gestin de la informacin empleando las nuevas tecnologas de la informacin y las comunicaciones (NTIC) en los procesos Universitarios. La Gestin de la informacin es el proceso o conjunto de acciones que se proyectan y realizan sustentadas en el sistema de informacin para apoyar la toma de decisiones y el funcionamiento de los procesos con la finalidad de cumplir la misin de la organizacin. La gestin de la informacin est vinculada con todos los datos de las diferentes reas de la organizacin y por tanto con sus procesos, incluyendo la orientacin estratgica, desde la generacin de los datos internos, la seleccin y adquisicin de documentos hasta la organizacin de su uso y la conservacin. Entre las funciones asociadas con la gestin de la informacin estn las siguientes8:
Determinar las necesidades de informacin y del nivel de satisfaccin en la organizacin en correspondencia con sus funciones, actividades y procesos. Mejorar constantemente el acceso, la comunicacin y el flujo de la informacin. Garantizar el empleo eficiente de los recursos asignados. Entrenar a los miembros de la organizacin en la utilizacin de los recursos y los sistemas. Contribuir a mejorar la eficiencia y la calidad de los procesos y las actividades.

La gestin de la informacin permite el uso de la informacin y el conocimiento en el diseo de los servicios y productos que ofrecen las universidades. Sin embargo, como toda actividad gerencial requiere de conocimientos y habilidades en: las tcnicas administrativas, las tecnologas de informacin disponibles y su acceso, las comunicaciones, el manejo de documentos, la gestin del conocimiento y la toma de decisiones. La gestin de la informacin requiere evaluar la informacin en sus tres aspectos clave, como recurso, producto y activo. La informacin como recurso se utiliza como entradas de los procesos y como el resto de los recursos debe tener su costo asociado, producir un rendimiento a la inversin, y proporcionar valor agregado. La informacin es un recurso estratgico por significar conocimiento, control y ser esencial para la toma de decisiones. Tambin puede venderse tantas veces como se quiera. La informacin como producto se mercadea y produce utilidades o ingresos. Como activo implica que la organizacin se preocupe por poseerla, gestionarla y utilizarla en orientacin con sus objetivos y para establecer ventaja competitiva a travs del incremento de los valores intangibles. La marcada tendencia que ofrecen las NTIC y su papel en los procesos universitarios ha sido objeto de mltiples trabajos9, en todos ellos los escenarios futuros permiten extraer claras visiones institucionales donde la informtica, la telemtica y la multimedia son elementos activos dentro de la gestin eficiente de la infor-

macin. Para realizar cualquier trabajo siempre se requiere de cierta informacin, de un determinado proceso de datos y cada vez ms frecuente la comunicacin entre personas. Las NTIC constituyen un reto, entre otros, para los programas docentes, la calidad de los materiales y servicios virtuales, las buenas prcticas docentes, la formacin y actualizacin del profesorado y el nmero de alumnos. Toda institucin docente, en la actualidad, debe evolucionar cada vez ms aceleradamente al cambio que le impone el cumplimiento de sus misiones, visiones y objetivos, sus servicios deben mejorarse a travs de sus procesos claves, en ellos resultan relevantes: los instrumentos a emplear, la actualizacin biogrfica y de los planes de estudio, as como la competencia de sus profesores y estudiantes. El elemento ms revolucionario de las NTIC es Internet nada ha ejercido y quizs siga hacindolo en los prximos aos un papel tan decisivo en la evolucin o revolucin de nuestra sociedad como Internet. En la actualidad los niveles de automatizacin de los procesos universitarios son impresionantes, muchos conceptos, como el de universidad a distancia ha envejecido rpidamente, pero a excepcin de algunas instituciones creadas a medida para esta modalidad de enseanza, hasta hace unos pocos aos predominaba el mbito presencial. No obstante, se ha observado que con presencia de "Internet" las cosas pueden cambiar significativamente. Aprovechando la funcionalidad de Internet han aparecido las universidades virtuales y gradualmente todas las universidades y la sociedad en su conjunto no pueden escapar de su empleo. La importancia de las NTIC en Cuba es relevante, entre las acciones que lo evidencia en los ltimos aos estn: la creacin del Ministerio de la Informtica y las Comunicaciones, la priorizacin del Programa Nacional de Informatizacin de la Sociedad, el desarrollo de las intranet de los Organismos de la Administracin del Estado y de otras instituciones nacionales, el desarrollo de Programas para el aprendizaje masivo de la computacin en todas las escuelas primarias del pas, el establecimiento de una Estrategia Maestra y Objetivos Generales para todo el Sistema de Educacin Superior. Recientemente en el curso 2002-2003 se crea una nueva carrera universitaria denominada Informtica productiva con una priorizada e importante matricula inicial de unos 2000 alumnos. Las facilidades de instrumentos de Internet permiten mejorar significativamente los canales de informacin y comunicacin tradicionales de la enseanza a distancia, permitiendo a los estudiantes un mayor control de su trabajo y al profesorado un mejor seguimiento de las actividades que realizan los alumnos. Las bibliotecas, en la actualidad, constituyen las entidades universitarias que ms han revolucionado sus procesos, cambiando la gestin de la informacin hacia una mayor calidad de sus servicios, por otra parte, en la televisin educativa, cada da el alumno recibe y estudia lo que se emite; ahora en Internet selecciona lo

que quiere recibir y estudiar en cada momento, con la nica limitacin de la flexibilidad que ofrezca el plan docente del curso que realiza. La comunicacin con el profesor que antes se realizaba por carta o telfono, ahora con la tutora virtual puede ser permanente. Antes los alumnos "a distancia" prcticamente no se conocan, ahora pueden estar siempre "conectados" y realizar trabajos colaborativos e interactivos. Adems, Internet reduce las infraestructuras necesarias para desarrollar formacin a distancia y los costos asociados. De la misma manera que hoy un comerciante puede gestionar una tienda virtual desde un rincn de su casa, un profesor puede gestionar un curso a distancia. Los estudios de postgrado o maestra que las universidades presenciales empiezan a ofrecer en modalidad on-line, se suelen articular a travs de un "campus virtual", que adems se utiliza para complementar los instrumentos y servicios habituales en los estudios presenciales con algunas de las funcionalidades que ahora ofrecen las NTIC, y en especial Internet. El Centro de Estudios para el Perfeccionamiento de la Educacin Superior (CEPES) de la Universidad de la Habana viene realizando desde hace unos aos proyectos de investigacin para el empleo de las NTIC10, entre los trabajos ms recientes y relevantes se destacan: Proyecto UNESCO de los pases bajos para la creacin de un Tutorial Multimedia para profesores de primaria y secundaria de Centro Amrica y Panam (1998); Generador de tutoriales multimedia SIGED, los profesores crean tutoriales multimedia con aplicacin a la docencia; Modelo Educativo Virtual para curso bsico a distancia de pedagoga para jvenes profesores y Modelo Educativo Virtual del CEPES para generalizar los cursos a distancia. Los campus virtuales proporcionan diversos servicios, a los profesores y a los estudiantes que lo desean (actualmente suele ser opcional), pueden aprovechar para complementar las prestaciones tradicionales que ofrecen las clases y tutoras presnciales. El empleo con xito de las NTIC en la docencia requiere de algunas premisas, entre las cuales estn las siguientes11:
Disponer de un BUEN nivel de organizacin y de aseguramientos del proceso docente metodolgico-instructivo asociado con los cursos, temticas o asignaturas objeto de aplicacin. El empleo de las NTIC es una etapa superior de organizacin que requiere condiciones de funcionamiento adecuadas de todos los elementos vinculados. Poseer conocimientos y habilidades bsicas por parte de los profesores y estudiantes asociadas con las Tcnicas utilizadas. Contar con los medios tcnicos y el medioambiente necesario, as como tener previstas las respuestas por fallos de operacin u otros riesgos identificados.

Por otra parte, es necesario preparar el personal para la creacin de la nueva cultura de trabajo. Segn la experiencia acumulada existen tres etapas con relativa secuencialidad, las cuales son las siguientes: 1. Etapa bsica inicial: Garantizar los conocimientos y las habilidades bsicas mnimas en todos los profesores vinculados, segn los especialistas consultados12 son las siguientes: Sistema operativo Windows Microsoft Office Uso de correo electrnico e Internet. Virus Informticos Compactadores de informacin Para alcanzar lo anterior una va factible es realizar cursos o entrenamientos cortos con acciones de autosuperacin. Es necesario diagnosticar con precisin las necesidades individuales y con ellas conformar un plan de acciones por modulo de conocimiento que deben ser vencidas individualmente. La duracin promedio de esta etapa lgicamente depende del nivel de partida pero debe oscilar entre 6 u 10 meses. 2. Etapa intermedia Sensibilizacin y creacin de una cultura en NTIC Es necesario que los profesores, adems de los conocimientos bsicos, conozcan como pueden ser empleadas las NTIC y vean las ventajas de algunas aplicaciones nacionales e internacionales. En esta etapa deben realizarse conferencias por especialistas y distribuir materiales seleccionados. Algunas de las conferencias pueden realizarse paralelamente con la etapa inicial, pero su correcta asimilacin depende directamente del haber cubierto la misma. La duracin promedio de esta etapa, a partir de la realizacin de la inicial puede durar en total menos de 6 meses. 3. Etapa final: Crear las habilidades de saber hacer y participar: Los profesores comienzan a emplear los conocimientos y las habilidades adquiridas en aplicaciones concretas segn los requisitos particulares. En cada una de las tres variantes factibles propuestas se destacan los detalles de conocimientos, recursos necesarios y tiempo promedio de duracin. Las aplicaciones posibles de las NTIC sobrepasan la imaginacin humana, sin embargo y a manera de ilustracin se presentan unas pocas. A.- Preparacin de una biblioteca temtica con un motor de bsqueda. Objetivo: Garantizar, por temtica o asignatura, que estudiantes o interesados posean una bibliografa mnima, compuesta por materiales seleccionados. Incluye elaboracin de materiales por los profesores, artculos, textos, etc.

El soporte de informacin utilizado puede representar dos alternativas dentro de la misma aplicacin, en forma de CD o residente en una Intranet (nacional o interuniversidades). Facilidad: Desde cualquier computadora con posibilidades tcnicas y de acceso puede consultarse la bibliografa. Puede ser un estmulo y una va para que los profesores presenten sus trabajos y experiencias. Puede ser un elemento que contribuya a que los profesores actualicen y estn presionados a realizar bsquedas y aplicar algunos de los conocimientos bsicos aprendidos. Pueden trabajar simultneamente varios profesores y tcnicos. Requisitos principales: Profesores con conocimientos bsicos descritos en la etapa inicial. Acceso a Internet y literatura en general. Quemador de CD Scaner Tcnico en computacin. B. - Preparacin de un CD Didctico Objetivo: Disponer de un CD para una asignatura reduciendo al mnimo la participacin del profesor. Utiliza multimedia y no sustituye al profesor. Despus de la experiencia podr ampliarse a otras asignaturas que renan los requisitos, el tiempo para obtener el CD correspondiente debe reducirse a partir de las habilidades y conocimientos adquiridos. Facilidad: Reduce la presencia del profesor a: momento inicial, consultas va correo y evaluacin final. Desde cualquier computadora que posea CD se puede consultar la(s) asignatura (s) y acceder a las facilidades que brinde. Permite la interaccin entre estudiantes de forma no presencial Puede ser un estmulo y una va para que los profesores presenten sus trabajos y experiencias. Puede ser un elemento que contribuya a que los profesores actualicen y estn presionados a realizar bsquedas y aplicar algunos de los conocimientos bsicos aprendidos. Pueden trabajar simultneamente varios profesores y tcnicos. Requisitos principales: Dos computadoras dedicadas al proyecto. Profesores con conocimientos bsicos descritos en la etapa inicial.

Acceso a correo electrnico y literatura en general. Pedagogo o conocimientos de pedagoga. Participacin temporal de un diseador. Participacin temporal de un especialista en computacin. Quemador de CD C.- Uso de Campus Virtuales ( Gestor de Curso). Objetivo: Mejorar la organizacin y montaje de cursos empleando un software especializado. Ser en el futuro no lejano una aplicacin normal en una Universidad. Facilidad Reduce la presencia del profesor a: momento inicial, consultas va correo y evaluacin final. Desde cualquier computadora que posea acceso a Internet se puede utilizar las facilidades que brinde. Permite la interaccin entre estudiantes de forma no presencial Puede ser un estmulo y una va para que los profesores presenten sus trabajos y experiencias. Puede ser un elemento que contribuya a que los profesores actualicen y estn presionados a realizar bsquedas y aplicar algunos de los conocimientos bsicos aprendidos. Pueden trabajar simultneamente varios profesores y tcnicos. Requisitos principales: Profesores con conocimientos bsicos descritos en la etapa inicial. Acceso a Internet y literatura en general. Pedagogo o conocimientos de pedagoga. Participacin temporal de un especialista con conocimiento en el software empleado (gestor de curso). BIBLIOGRAFA
Susana Prez Lpez Elementos clave en la Gestin del Conocimiento. www.gestindelconocimiento.com Andrs Caballero Quintana Las 4Cs de la Gestin del Conocimiento www.gestindelconocimiento.com Csar Camisn, Daniel Palacios y Carlos Revece Recursos Intangibles y Capital Intelectual www.gestindelconocimiento.com Nekame Aramburu Goya. Tesis Doctoral: Un estudio del Aprendizaje Organizativo en la dcada de los noventa. Universidad de Deusto. San Sebastin. 2000. www.gestindelconocimiento.com Nekame Aramburu Goya. Empresas para una nueva realidad. La capacidad de Aprender.. Boletn AECA No. 41 Pg. 45-48, 1996. www.gestindelconocimiento.com Nekame Aramburu Goya. Aprendizaje Organizativo y Gestin del Cambio. Extrado de la Tesis Doctoral: Un estudio del Aprendizaje Organizativo en la dcada de los noventa. Universidad de Deusto. San Sebastin. 2000. www.gestindelconocimiento.com

Nekame Aramburu Goya. Principales conceptos manejados en la literatura sobre aprendizaje organizativo. Extrado de la Tesis Doctoral: Un estudio del Aprendizaje Organizativo en la dcada de los noventa. Universidad de Deusto. San Sebastin. 2000. www.gestindelconocimiento.com Nekame Aramburu Goya. Principales perspectivas del estudio del aprendizaje organizativo. Extrado de la Tesis Doctoral: Un estudio del Aprendizaje Organizativo en la dcada de los noventa. Universidad de Deusto. San Sebastin. 2000. www.gestindelconocimiento.com Eduardo Bueno Campus. De la sociedad de la informacin a la del conocimiento y el aprendizaje www.gestindelconocimiento.com Jos Luis Lara. Diez respuestas a las preguntas ms frecuentes sobre Gestin del Conocimiento Instituto de Estadsticas y censos de Argentina. www.gestindelconocimiento.com Juan Carrin Moroto. Introduccin Conceptual a La Gestin del Conocimiento www.gestindelconocimiento.com Patricia Ordez de Pablos. Importancia de la medicin del capital intelectual en las organizaciones. www.gestindelconocimiento.com Jos Mara Marcos Espinosa. La Gestin del conocimiento en correos y telgrafos Revista Club Intelect 2000. www.gestindelconocimiento.com Olga Rivera. El Debate sobre los lmites de la Gestin del Conocimiento: una propuesta de integracin conceptual. ESTE-Facultad de CCEE y Empresariales. Universidad de Deusto. San Sebastin. 2000. www.gestindelconocimiento.com Isabel Medrano Corrales, Luis Surez Samaniego. Ensayo sobre estrategias para documentar el conocimiento en una organizacin www.gestindelconocimiento.com Modelo de Capital Intelectual de la Unin FENOSA. www.gestindelconocimiento.com Robert Morrison La Nueva Agenda de los S/I Los 10 principios de negocios para la organizacin de sistemas de informacin exitosa. Ciudad de la Habana, Cuba. Stanislav Ranguelov Youlianov. Gestin de13 la informacin como elemento de la gestin del conocimiento. www.gestindelconocimiento.com

Notas al Final
1 Csar Camisn, Daniel Palacios y Carlos Revece Recursos intangibles y capital intelectual www.gestiondelconocimiento.com Patricia Ordez de Pablos. Importancia de la medicin del capital intelectual en las organizaciones. www.gestindelconocimiento.com Nekame Aramburu Goya .Tesis Doctoral: Un estudio del Aprendizaje Organizativo desde la perspectiva del Cambio. Universidad de Deusto. San Sebastin. 2000. www.gestindelconocimiento.com 2 Senge,P. (1990) La Quinta Disciplina, Ed, Granica, S.A. Barcelona, 1992. Senge,P., Kleiner, A., Roberts, C., Ross, R.B. y Smith, B.J. (1994). La Quinta Disciplina en la Prctica, Ed. Gestin 2000. 3 Nekame Aramburu Goya, Tesis Doctoral: Un Estudio del Aprendizaje Organizativo desde la Perspectiva del Cambio, Principales Conceptos Manejados en la Literatura sobre Aprendizaje Organizativo. Cuadro Clasificacin de los Niveles de Aprendizaje, pag. 7. 4 Idem anterior 5 Geranmayeh, A. (1992) Tesis Doctoral: Organizational Learning Through Interactive Planning: University of Pennsylvania. 6 Argyris,C.( 1993): Cmo vencer las Barreras Organizativas. Das de Santos, S.A. Madrid. 7 Watkins, K.E. y Marsick, V.J.( 1993): Sculpting the learning Organization. Jossey-Bass. San Francisco. 8 Gestin del Conocimiento: Un nuevo enfoque en la gestin empresarial. www.gestindelconocimiento.com

Per Marques Graells "IMPACTO DE LAS TIC EN LA ENSEANZA UNIVERSITARIA" del, 2001 http://dewey.uab.es.pmarques. Referenciar los trabajos que se han realizado por el CEPES, entre ellos conozco tesis de maestra de la negra ileana y un estudio de tendencias creo que trabajo Garcia del Portal y Nora. 10 Ileana Mara Alfonso Cuba; Tesis de Maestra Conocimiento y empleo de las NTIC en el trabajo docente de los profesores en el rea de las Ciencias Sociales, CEPES, Universidad de la Habana, 1998. 11 Fermn Orestes Rodrguez Gonzlez Proyecto para el empleo de las NTIC en la docencia. Para el CEEC de la Universidad de la Habana. Trabajo interno no publicado. 12 Jess Jaime Garca. Profesor Titular y Jefe del Grupo de Aplicaciones Docentes. Centro de Perfeccionamiento de la Educacin Superior, CEPES, Universidad de la Habana.