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Introduccin

Por organizar entendemos que es establecer o reformar algo, sujetando a reglas el nmero, orden, armona y dependencia de sus partes. Las organizaciones son entes complejos que requieren un ordenamiento jerrquico que especifique la funcin que cada uno debe ejecutar en la empresa. Por ello la funcionalidad de sta, recae en la buena estructuracin del organigrama, el cual indica la lnea de autoridad y responsabilidad, as como tambin los canales de comunicacin y supervisin que acoplan las diversas partes de un componente organizacional. Por tal razn, se especificaran en el presente trabajo, diversos tpicos que estn referidos al organigrama y su funcin en la organizacin de una empresa, lo que permitir conocer la correcta elaboracin del mismo, para posteriores ocasiones.

Organigramas
El organigrama es una representacin grfica de la estructura organizacional de una empresa, o de cualquier entidad productiva, comercial, administrativa, poltica, etc., en la que se indica y muestra, en forma esquemtica, la posicin de la reas que la integran, sus lneas de autoridad, relaciones de personal, comits permanentes, lneas de comunicacin y de asesora. Un organigrama es un esquema de la organizacin de una empresa, entidad o de una actividad. El trmino tambin se utiliza para nombrar a la representacin grfica de las operaciones que se realizan en el marco de un proceso industrial o informtico. Un organigrama permite analizar la estructura de la organizacin representada y cumple con un rol informativo, al ofrecer datos sobre las caractersticas generales de la organizacin. Los organigramas pueden incluir los nombres de las personas que dirigen cada departamento o divisin de la entidad, para explicitar las relaciones jerrquicas y competencias vigentes. De esta manera, los organigramas deben representar de forma grfica o esquemtica los distintos niveles de jerarqua y la relacin existente entre ellos. No tienen que abundar en detalles, sino que su misin es ofrecer informacin fcil de comprender y sencilla de utilizar. Un organigrama es necesario para el buen funcionamiento de una empresa, ya que depende de la organizacin, si la empresa no est organizada esta as mismo tendr conflictos innecesarios y cada vez ms problemas, entonces es necesario otorgar responsabilidades para as tener un mejor control de los procesos. Dentro de una empresa, y la expresin grfica de esta organizacin se da mediante un organigrama, el cual es como una pirmide en donde los gerentes
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generales, presidentes o dueos de una compaa ocupan la punta de la pirmide y luego vienen encargados de departamentos, luego el personal que est bajo mando de estos y as hasta completar dicha pirmide. Puedes conseguir en el buscador Grficas de organigramas para que veas ms o menos como se forma un organigrama. Un autor considera que los organigramas son tiles instrumentos de organizacin y nos revelan: "La divisin de funciones, los niveles jerrquicos, las lneas de autoridad y responsabilidad, los canales formales de la comunicacin, la naturaleza lineal o asesoramiento del departamento, los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, entre otros; y las relaciones que existen entre los diversos puestos de la empresa en cada departamento o seccin de la misma." Segn el concepto de organigrama, este muestra: Un elemento (figuras) La estructura de la organizacin. Los aspectos ms importantes de la organizacin. Las funciones. Las relaciones entre las unidades estructurales. Los puestos de mayor y aun los de menor importancia. Las comunicaciones y sus vas. Las vas de supervisin. Los niveles y los estratos jerrquicos. Los niveles de autoridad y su relatividad dentro de la organizacin.

Las unidades de categora especial. El organigrama tiene alcances mayores y otros propsitos, por ejemplo, para relaciones pblicas, para formacin de personal, fiscalizacin e inspeccin de la organizacin, evaluacin de la estructura, reorganizacin, evaluacin de cargos, entre otros. Objetivo del Organigrama: El organigrama consiste en hojas o cartulinas en las que se muestran grficamente las funciones departamentos o posiciones de la organizacin y cmo estn relacionados, mostrando el nombre del puesto y en ocasiones de quien lo ocupa. Las unidades individuales suelen aparecer dentro de casillas que estn conectadas unas a otras mediante lneas llenas, las cuales indican la cadena de mando y los canales oficiales de comunicacin.

Finalidad del Organigrama


Un organigrama es el instrumento que proporciona la representacin grfica de los aspectos fundamentales de una organizacin, y permite entender un esquema general, as como el grado de diferenciacin e integracin funcional de los elementos que lo componen. En un organigrama se localiza el tipo de unidades que conforma la estructura de una organizacin, sus relaciones, las caractersticas de la dependencia o entidad y sus funciones bsicas, entre otras. De donde se infiere que los organigramas: -

Constituyen una fuente autorizada de consulta con fines de informacin.

Indican la relacin de jerarqua que guardan entre s los principales rganos que integran una dependencia o entidad.

Facilitan al personal el conocimiento de su ubicacin y relaciones dentro de la Organizacin.

Ayudan a descubrir posibles dispersiones, lagunas, duplicidad de funciones, mltiples relaciones de dependencia y de niveles y tramos insuficientes o excesivos de supervisin y control.

Representa las diferentes unidades que constituyen la compaa con sus respectivos niveles jerrquicos.

Refleja los diversos tipos de trabajo, especializados o no, que se realizan en la empresa debidamente asignados por rea de responsabilidad o funcin.

Muestra una representacin de la divisin de trabajo, indicando: Los cargos existentes en la compaa.

Como estos cargos se agrupan en unidades administrativas. Como la autoridad se le asigna a los mismos. Funciones:

a) Para la ciencia de la administracin: Sirve de asistencia y orientacin de todas las unidades administrativas de la empresa al reflejar la estructura organizativa y sus caractersticas grficas y actualizaciones.

b) Para el rea de organizacin y sistema: Sirve para reflejar la estructura as como velar por su permanente revisin y actualizacin (en las empresas pequeas y medianas, generalmente la unidad de personal asume esta funcin), la cual se da a conocer a toda la compaa a travs de los manuales de organizacin.
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c) Para el rea de administracin de personal: El analista de personal requiere de este instrumento para los estudios de descripcin y anlisis de cargos, los planes de administracin de sueldos y salarios y en general como elemento de apoyo para la implementacin, seguimiento y actualizacin de todos los sistemas de personal. d) Y en forma general sirve para: Descubrir y eliminar defectos o fallas de organizacin. Comunicar la estructura organizativa. Reflejar los cambios organizativos.

Ventajas Del Organigrama


El uso de los organigramas ofrece varias ventajas precisas entre las que sobresalen las siguientes:

Puede apreciarse a simple vista la estructura general y las relaciones de trabajo en la compaa, mejor de lo que podra hacerse por medio de una larga descripcin.

Muestra quin depende de quin. Indica alguna de las peculiaridades importantes de la estructura de una compaa, sus puntos fuertes y dbiles.

Sirve como historia de los cambios, instrumentos de enseanza y medio de informacin al pblico acerca de las relaciones de trabajo de la compaa.

Indica a los administradores y al personal nuevo la forma como se integran a la organizacin.


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Desventajas de los Organigramas


No obstante las mltiples ventajas que ofrece el uso de los organigramas, al usarlos no se deben pasar por alto sus principales defectos que son:

Ellos muestran solamente las relaciones formales de autoridad dejando por


fuera muchas relaciones informales significativas y las relaciones de informacin.

No sealan el grado de autoridad disponible a distintos niveles, aunque sera


posible construirlo con lneas de diferentes intensidades para indicar diferentes grados de autoridad, sta en realidad no se puede someter a esta forma de medicin. Adems si se dibujaran las distintas lneas indicativas de relaciones informales y de canales de informacin, el organigrama se hara tan complejo que perdera su utilidad.

Con frecuencia indican la organizacin tal como debera ser o como era, ms
bien como es en realidad. Algunos administradores descuidan actualizarlos, olvidando que la organizacin es dinmica y permiten que los organigramas se vuelvan obsoletos.

Puede ocasionar que el personal confunda las relaciones de autoridad con el


status.

Limitaciones de los Organigramas


Si bien es cierto que uno de los elementos ms importantes de la organizacin lo constituyen sus recursos humanos y las relaciones informales que entre individuos
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y grupos se producen, el intentar la representacin grfica de dichas relaciones, dinmicas y subjetivas, forzara a que los organigramas se tornaran complejos, de aqu que una de las limitaciones de stos es que expresan nicamente las relaciones formales entre los rganos que integran las dependencias o entidades. Tampoco puede representarse en los organigramas el flujo y las cargas de trabajo y mucho menos las relaciones de comunicacin que existen entre los diversos rganos que componen la dependencia. Al plasmar tan solo la estructura formal de la dependencia pueden los organigramas presentar informacin incompleta en cuanto a la realidad, por lo que resulta conveniente sealar que, si lo que se requiere realizar es un anlisis minucioso, debe recurrirse siempre al auxilio de informacin en instrumentos complementarios.

Contenido
Un organigrama puede contener diversos datos, pero segn el criterio de un autor, estos son sus principales contenidos: Ttulos de descripcin condensada de las actividades. Esto incluye generalmente el nombre de la compaa y la actividad que se defina. Nombre del funcionario que formul las cartas. Fecha de formulacin. Aprobacin (del presidente, vicepresidente ejecutivo, consejo de organizacin, etc.). Leyenda (explicacin de lneas y smbolos especiales). Requisitos: o Precisin: En los organigramas, los rganos de la dependencia y sus interrelaciones deben aparecer perfectamente definidos, destacando sus niveles jerrquicos y mostrando las relaciones de dependencia entre ellos. o Vigencia: Es importante que reflejen la situacin presente y por ello sean constantemente actualizados; por lo que se aconseja indicar en el margen
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inferior derecho la fecha de actualizacin, as como tambin el nombre de la unidad responsable de su elaboracin. o Uniformidad: Para facilitar la interpretacin de un organigrama, referido a cualquier dependencia o unidad administrativa, resulta conveniente uniformar el empleo de las lneas y figuras utilizadas en el diseo.

Criterios fundamentales para la preparacin de los Organigramas


Los organigramas deben ser muy claros; se recomienda que no contengan un nmero excesivo de cuadros y puestos; no deben comprender ordinariamente a los trabajadores o empleados, lo ms frecuente es hacerlos del Director o Gerente General y terminarlos con los jefes o supervisores del ltimo nivel. Los organigramas deben contener nombres de funciones y no de personas; cuando se desea que estos ltimos figuren, conviene colocar dentro del mismo cuadro, con una letra mayor el nombre del puesto y con letra menor el nombre de la persona que lo ocupe. Los organigramas no pueden representar un nmero muy grande de elementos de organizacin... Los colores, lneas gruesas, etc., los hace confusos. El organigrama debe contener principalmente los siguientes datos:

Ttulos de descripcin condensada de las actividades.

Nombre del funcionario que formul las cartas. Fecha de formulacin. Aprobacin (del presidente, vicepresidente ejecutivo, etc.). Leyenda, (explicacin de lneas y smbolos especiales).
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Los organigramas u organogramas sern departamentales; se usar el formato vertical en el que las lneas de autoridad van de arriba hacia abajo. Los puestos se agruparn por secciones, que sern las divisiones de la oficina. Cada puesto se indicar con su rectngulo, que llevar adentro el nombre del puesto. Las oficinas o secciones se indicarn por medio de dos lneas horizontales paralelas, que llevarn en medio el nombre de la oficina o seccin. En la parte superior del organograma, va el nombre de la Institucin seguido del nombre del departamento y el ttulo: organograma; as como en el ngulo superior derecho, la fecha de elaboracin. Entre las tcnicas reales para la elaboracin de un organograma se deben considerar:

Los datos que deben recogerse.

Las fuentes de informacin. Los mtodos de recogerlos.

Lo primero que debe determinarse es el tipo de organograma que se va a elaborar y el rea de la institucin que vaya a representarse para recoger slo la informacin que a ambas cosas se ajuste.

Para la elaboracin de un organigrama se debe recoger principalmente la siguiente informacin: Informacin sobre unidades: El primer dato a obtener ser el nmero de personas que trabajan en la institucin. sta ser una cifra de control.
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Un segundo dato ser el nmero de niveles, partiendo del rgano en que radique la autoridad total y los rganos que comprenden cada nivel. Se investigarn los puestos que corresponden a cada rgano y las plazas que comprenden cada puesto. Informacin sobre relaciones:

Debe precisarse con que otros rganos y qu tipo de relaciones tienen cada uno de los rganos de cada uno de los niveles de la estructura administrativa. Informacin sobre funciones o labores:

Para el caso de elaborar organigramas funcionales, se requiere informacin sobre las funciones o labores que realice cada una de las unidades que vayan a quedar representadas en el organograma. Organizacin futura o actual?: -

La elaboracin de un organigrama puede deberse a dos situaciones:

Planeacin de una organizacin nueva. Representacin de una organizacin existente. Planeacin de la organizacin:

En el caso de planeacin de una organizacin nueva, las nicas fuentes de informacin las constituyen los estudios y proyectos realizados.
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Fuentes de informacin: -

En el caso de una organizacin existente, las fuentes de informacin pueden ser:

Los archivos de la institucin. Los empleados y funcionarios. Los locales de oficinas y talleres en donde se realiza el trabajo. Mtodos de recoleccin de datos: Investigacin documental (a travs de leyes, reglamentos, reformas, boletines, etc.). Cuestionarios escritos. Entrevistas con jefes y empleados. Observacin directa de los locales en donde se desarrolla el trabajo (se observa de las oficinas y talleres donde se labora).

NOTA: Lo ideal es usar una combinacin de los cuatro.

Registro de datos:
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Los datos recogidos debern quedar registrados de tal manera que permitan su anlisis, y su tabulacin en su caso. Anlisis de datos:

La informacin recogida debe ser sometida a un procedimiento de anlisis e interpretacin. Analizada, interpretada y confirmada toda la informacin, se est en condiciones de proceder a la elaboracin del organigrama.

Clasificacin de los Organigramas


Los organigramas ce pueden clasificar dentro de cuatro grandes grupos de acuerdo a diferentes criterios que son: Por su naturaleza, por su mbito, por su contenido, por su finalidad y por su presentacin.

Por su naturaleza: o Micro-administrativos: Corresponden a una sola organizacin, pero pueden referirse a ella en forma global o a alguna de las unidades que la conforman.

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o Macro-administrativos: Involucran a ms de una organizacin.

o Meso-administrativos: Contemplan a todo un sector administrativo, o a dos o ms organizaciones de un mismo Sector.

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Por su mbito: o Generales: Contienen informacin representativa de una organizacin hasta determinado nivel jerrquico, dependiendo de su magnitud y caractersticas, por lo tanto, presentan toda la organizacin y sus interrelaciones; se llaman tambin carta maestra.

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o Especficos: Muestran en forma particular la estructura de una unidad administrativa o rea de la organizacin, por lo tanto, representan la organizacin de un departamento o seccin de una empresa.

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Por su Contenido:

Estos organigramas representan por un lado las posibles relaciones, funcionalidades, obligaciones o reas de trabajo y la jerarqua de las distintas reas de la organizacin pero de un modo general, es decir toda la empresa sin restriccin alguna, por otro lado permiten observar desde una perspectiva cualitativa a la organizacin. o Integrales: Estos tipos de organigramas presentan a la organizacin de forma global, es por ello que existe la consenso de que son similares a los organigrama General, pues ella al igual que su similar expresan la relaciones de jerarqua o dependencia que existe en la empresa, sin duda es algo abrumador entonces describirlo, pero la explicacin de este organigrama es que presenta la empresa de una forma integrada, presentando su jerarqua; yo
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lo entiendo as: existen manzanas unas ms deliciosas que otras, unas dulces otras menos dulces pero al final que expresan la variedad de ellas :manzanas

Por su Finalidad:

Como bien se ha expresado de manera tcita lneas arriba el organigrama tiene diferentes consecuencias. Esta clasificacin toma como referencia el beneficio que proporciona el organigrama a los diferentes actores de la empresa. Estos son los siguientes:

Informativo: Es llamado as porque su estructura tiene como objetivo ser presentado al pblico en general, este tipo de organigrama es accesible a personas no muy familiarizadas con ellos, de esta manera estos organigramas debe ser de manera general o mostrando una estructura global de la organizacin, as como tambin mostrarse sencilla para su comprensin.
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Analtico: Este tipo de organigrama permite observar diferentes aspectos del comportamiento organizacional, por otra parte refleja una visin macro o global de la misma, con la finalidad por ejemplo de anlisis para un presupuesto, para distribuir los trabajadores a las diferentes reas, etc. Estos modelos de organigramas van dirigidos a personas muy familiarizadas o especializadas en sus aplicaciones.

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Formal: Este modelo es denominado formal por el hecho que se encuentra aprobada por la Columna vertebral de la organizacin, es decir por la direccin o por la cabeza de la organizacin, de cualquier modo expresado cuenta con el instrumento escrito de su aprobacin. Por mencionar un ejemplo, el organigrama de una Sociedad Annima Cerrada (S.A.C.) es considerado organigrama de tipo formal cuando este fuese aprobado por la Junta general de accionistas.

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Informal: Este tipo de organigrama es todo lo contrario al mencionado con anterioridad (FORMAL), este Se forma a partir de las relaciones de amistad o de antagonismo o del surgimiento de grupos informales, la diferencia con los organigramas formales; radica, que este tipo de organigrama no se encuentra representados en un documento formal aprobado por la cabeza de la organizacin.

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Por su Presentacin o Disposicin Grfica: Estos tipos de organigramas son calificados segn su direccin geomtrica, teniendo en cuenta siempre la Jerarqua.

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Verticales: Estos tipos de organigramas hacen representacin de una administracin vertical, es decir empezamos en la parte superior del organigrama con la cabeza de la empresa, llegando a si a los puestos menos jerrquicos de la organizacin, a mi parecer estos tipos de organigramas presentan muy poca o escasa comunicacin entre sus miembros sin embargo son los de uso ms generalizado en la administracin, por lo cual, los especialistas en organizacin recomiendan su empleo.

o Horizontales: Este tipo de organigrama representan a una organizacin de una manera singular, son muy poco usados, en este tipo de organigrama se presenta a la cabeza de la organizacin a un extremo izquierdo, al(o los) inmediatos jerrquicos des le coloca del mismo modo, todos como columnas que representa un mismo nivel jerrquica.

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o Mixtos: Este tipo de organigramas surgen por las combinacin de organigramas verticales y horizontales de este modo da mucha mayor posibilidad de plasmar la estructura de una empresa, estos organigramas son muy utilizados cuando se una organizacin cuenta con un gran nmero de reas con un mismo nivel jerrquico.

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Elementos del Organigrama


Tenerse en consideracin la utilizacin de los siguientes elementos y pautas convencionales. Las casillas: Son figuras geomtricas rectangulares que hacen representacin de unidades de la organizacin. Al interior de ella se debe colocar el nombre de la unidad o rea que representa.

Las lneas: Son figuras geomtricas que representan: orden, relaciones de direccin, asesoramiento, subordinacin, apoyo, control y relaciones consultivas que se presentan al interior de la organizacin. La lnea principal de la organizacin se diferenciar de las dems por ser de mayor espesor.

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Lneas Punteadas: Entre dos unidades de igual nivel sealan existencia de relaciones de coordinacin entre ambas.

Los puentes: Son lneas con un realce semicrculo que son utilizados cuando se cruza una lnea entre dos unidades que se relacionan.

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rganos de Apoyo
Los rganos de apoyo son aquellas reas de la empresa los encargadas de normar, ejecutar y evaluar la organizacin y gestin de las acciones inherentes a los procesos tcnicos de los sistemas administrativos. Entre las ms comunes tenemos: 1. Contabilidad.

2. Tesorera.

3. Personal.

4. Abastecimiento (logstica).

5. Ejecucin presupuestal.

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7. Mantenimiento de la infraestructura institucional.

8. Proyeccin de la imagen institucional (relaciones pblicas).

9. Informtica.

10. Secretaria general mesa de partes.

rganos de Asesora
Los rganos de asesora son los responsable de asesorar a la Direccin, a las reas de Gestin y a las Comisiones de Proceso administrativo en los asuntos de su competencia.

Entre ellas tenemos: -

Planeamiento.

Presupuesto.
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Asesora legal.

Tributaria racionalizacin.

Racionalizacin.

Otras asesoras.

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Unidades con Diferentes Jerarquas


Es importante tener en cuenta que un mismo nivel jerrquico son graficados con un rectngulo del mismo tamao y a la misma altura. rganos de diferente nivel se graficarn como rectngulos de distinto tamao(a mayor jerarqua, el rectngulo ser mayor, a menor jerarqua la dimensin del rectngulo ser menor), y a distinta altura.

Organigramas con rganos Territoriales


En estos tipos de organigramas es necesario utilizar las denominadas lneas quebradas cuyo propsito es sealar los rganos desconcentrados con relativa autonoma del nivel central.

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Departamentalizacin
Un aspecto de la actividad de organizar es el establecimiento de departamentos. Segn Koontz y Weihrich (1990 p. 186), la palabra "departamento" designa un rea bien delimitada, una divisin o sucursal de una organizacin sobre la cual un gerente tiene autoridad para el desempeo de actividades especificadas. Es as como un departamento, como el trmino se usa en general, puede ser la divisin de produccin, el departamento de ventas, la sucursal de la costa oeste, la seccin de investigacin de mercados o la unidad de cuentas por cobrar. En algunas empresas, la terminologa departamental se usa en una forma muy vaga; en otras, especialmente las grandes, una terminologa ms estricta indica relaciones jerrquicas. Por lo tanto, un vicepresidente puede encabezar una divisin; un director, un departamento; un gerente, una sucursal; y un jefe, una seccin. Sobre la base de las consideraciones anteriores, las limitaciones del nmero de subordinados que se pueden manejar directamente restringira el tamao de las
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empresas si no fuera por la tcnica de la departamentalizacin. El agrupamiento de actividades y personas en departamentos hace posible ampliar las organizaciones (al menos en teora) en un grado indeterminado. Sin embargo, los departamentos difieren en lo tocante a los patrones bsicos usados para agrupar las actividades. Es por ello que en la siguiente monografa, se estudiar la naturaleza de esos patrones, desarrollados a partir de la lgica y de la prctica, y sus mritos relativos.

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Conclusin
El organigrama es un instrumento metodolgico de la ciencia administrativa. Este tiene una virtud dual, por una parte trae ventajas, debido a que permite observar la estructura interna de una organizacin; y por otra parte trae desventajas que esa estructura de adecue a algo escrito y no a lo que es en realidad. El organigrama es el resultado de la creacin de la estructura de una organizacin la cual hay que representar. Estos muestran los niveles jerrquicos existentes en una empresa u organizacin. En cuanto a los tipos de organigramas, los verticales con los que se utilizan con ms frecuencias, mientras que los de tipo escalar y circular son los menos conocidos. Entre la ventaja ms resaltante de un organigrama es que muestra quien depende de quin y tiene la particularidad de indicar a los administradores y al personal nuevo la forma como se integra la organizacin. As como existen mltiples factores positivos, tambin se detallan las desventajas, considerndose muy desfavorable de aspecto que con frecuencia indican la organizacin como era antes y no como actualmente es, ya que algunos administradores olvidan actualizarlos y descuidan el dinamismo de la organizacin lo cual hace que un organigrama sea obsoleto. La jerarqua constituye un principio bsico de la organizacin y tambin lo es de la direccin.

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Anexo

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Bibliografa
Este trabajo fue investigado mediante las siguientes fuentes:

o MELINKOFF, Ramn V.: La Estructura de la Organizacin. Universidad Central de Venezuela, Caracas, 1969.

o TERRY, George: Principios de Administracin. Mxico, 1961. o RICCARDI, Ricardo: El Manual del Director, Madrid, 1965.

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