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QUE ES DOCUMENTO es un testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por instituciones o personas fsicas, jurdicas, pblicas o privadas, registrado en una unidad de informacin en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos magnticos, fotografas, etc.) en lengua natural o convencional. Es el testimonio de una actividad humana fijada en un soporte.Entre los autores que ms han investigado la naturaleza del documento, destacan el belga Paul Otlet y la francesa Suzanne Briet. 2. COMO SE CLASIFICAN LA DOCUMENTACION Establezca tres secciones: una para los documentos de consulta que suele conservar pero que no son parte de un procedimiento administrativo especficamente regulado ni de un evento o actividad acadmica propia de su unidad. Otra para las series generales de la Universidad y una tercera para sus propias series documentales, conforme con sus competencias y plan de trabajo. Archive por unidad de procedencia y serie documental. Ordene las unidades de procedencia siguiendo la secuencia de la lista de autoridades que publica el Consejo Universitario. Cada serie debe colocarse bajo la unidad de la administracin que tiene la competencia correspondiente para administrar el proceso que la produce y ordenarse alfabticamente.. Para la codificacin, revise, a partir de mayo de 2012, el cuadro de clasificacin de la UCR, en el WEB del Archivo:http//www.archivo.ucr.ac.cr. En su defecto, puede aplicar transitoriamente la codificacin que utiliza el Consejo Universitario, si esto le facilita la clasificacin. Se considera documentacin de referencia: actas, boletines, catlogos, directorios, folletos, gacetas, instructivos, libros, manuales, memorias, normativa, peridicos, publicaciones internas o con ISBN, revistas, monografas, entre otros. Esta documentacin puede ser eliminada a criterio de la Unidad, cuando no haya sido producida por ella misma. Las series generales de la Universidad son: expedientes de personas (docentes, administrativos, estudiantes), expedientes de planes de estudio y programas de los cursos, expedientes de actas de los rganos colegiados, consecutivos (o numricos) firmados por el superior jerrquico de la unidad, expedientes de convenios u otros actos de carcter contractual, coleccin de discursos emitidos por la autoridad superior de la dependencia, expedientes de eventos acadmicos (congresos, seminarios, talleres, mesas redondas, simposios, incorporacin de profesores visitantes, redes, ediciones propias, intercambios acadmicos, asesoras, etc.), normativa general y especfica, expedientes de proyectos de investigacin, accin social. Es conveniente que estos expedientes tengan divisiones internas que faciliten la consulta y permitan, a posteriori, eliminar con facilidad las copias, duplicados y papeles de trabajo. La correspondencia tambin es una serie general pero si la comunicacin se emite o recibe como requisito o complemento de un acto administrativo o una actividad acadmica, pasa a formar parte del expediente correspondiente. Se recomienda separar las invitaciones, circulares y normativa recibida, del resto de la correspondencia. Para la correspondencia proveniente de rganos externos a la Universidad, se recomienda la ordenacin alfabtica. Para facilitar la consulta, se puede subdividir esta correspondencia en tres subsecciones: entidades universitarias o muy prximas a la Universidad de Costa Rica, entidades nacionales y entidades extranjeras. Se recomienda que en todo expediente se separe internamente la documentacin acadmica (informes, estudios, anlisis), de la documentacin administrativa o financiera, ya que estos ltimos dos grupos tienen plazos de conservacin ms cortos de los que se fijan para la documentacin producto del trabajo intelectual de un individuo, grupo o corporacin. Con las series especficas y las series generales le corresponde a cada unidad elaborar un plan de clasificacin que se adapte a su produccin documental. Se recomienda someter este plan a estudio del Archivo Universitario para que se elabore inmediatamente, a partir de l, la tabla de plazos de conservacin de documentos propia de cada dependencia, dentro del marco general de

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plazos definidos por la Comisin Universitaria de Seleccin y Eliminacin de Documentos (CUSED). Por regla general, el sistema de clasificacin que se establezca debe permitir recuperar la documentacin relativa a una misma actividad o individuo, independientemente si se trata de documentacin financiera-contable, jurdica-legal, administrativa o de control interno, acadmica, contractual, informativa de orden general o sencillas comunicaciones, independientemente de la fecha en que se produjo. Por esta razn, el criterio de separacin por ao no debe aplicarse cuando el procedimiento o la actividad no ha concluido. Vase al respecto el Manual de Normas de Control Interno de la Contralora General de la Repblica. QUE ES UN CODIGO DE DOCUMENTACION Es el esquema usado implcitamente en el modelo de La documentacin de diseo detallado debe redactarse y aprobarse antes de desarrollar el cdigo fuente. No requiere ninguna herramienta o metodologa especial, ya que cada fichero se prepara por separado.Presenta el peligro evidente de inconsistencia. En particular es muy frecuente que el cdigo fuente se modifique sin reflejar los cambios en la documentacin asociada, que va quedando obsoleta a medida que avanza el desarrollo o el mantenimiento de la aplicacin.Adems resulta incmodo manejar el conjunto cdigo-documentacin, ya que cada aspecto requiere herramientas diferentes, no es fcil presentar el cdigo junto a su documentacin, y mucho menos localizar rpidamente el punto concreto de documentacin relacionado con un punto concreto del cdigo, y viceversa. QUE SON DOCUMENTOS NEGOCIABLES Los documentos mercantiles negociables sustituyen al dinero en efectivo; en consecuencia son negociables. Estos son: Letras de Cambio, Pagars y Cheques. LETRA DE CAMBIO: Documento mediante el cual una persona ordena, a otra que pague a favor de un tercero una determinada cantidad de dinero. Sus caractersticas son: 1.- Es una orden de pago. 2.- En su emisin intervienen tres personas (librador, librado y beneficiario) 3.- Debe llevar la firma del suscriptor. 4.- Cantidad en numero. QUE ES EL PAGARE: Es un documento mediante el cual la persona que firma es denominada suscriptor, y esta obligado a pagar incondicionalmente una cantidad de dinero en una fecha determinada. Sus caractersticas son: 1.- Es una promesa de pago. 2.- Intervienen dos personas en su emisin (suscriptor y beneficiario) 3.- Debe de levar la firma del suscriptor. QUE ES UN CHEQUE: Documento escrito a travs del cual se ordena un instituto de crdito donde se tenga una cierta cantidad de dinero. Sus caractersticas son: 1.- Es un orden de pago. 2.- Posee un nmero que lo identifica. 3.- Cantidad en nmero

8. TIPOS DE CHEQUES Cheque de gerencia: Es aquel emitido por un Banco contra s mismo, es decir, el Banco es librado y librador al mismo tiempo. Cheque propio o personalizado: Es el diseado e impreso por personas o empresas a cargo y riesgo de ellas mismas, siendo sus caractersticas especiales el poseer el nombre del interesado, la direccin, el capital social, el logotipo de la empresa, etc. Estos estn bajo la custodia y responsabilidad del cliente.

Cheque de viajero: Es un medio de pago utilizado por quienes efectan viajes a escala tanto nacional como internacional. El adquiriente compra los cheques de viajero en su banco habitual y dispone de ellos presentndolos en una oficina bancaria que tenga relacin de corresponsala con el banco vendedor.

9. QUE SON DOCUMENTOS MERCANTILES NO NEGOCIABLES. Son todos aquellos documentos que sirven de base para los registros en los libros de contabilidad y a la vez probar desde el punto de vista legal la realizacin de una operacin mercantil. 10. QUE SON RECIBO y FACTURAS: Documento en el cual quien firma, reconoce haber recibido la cantidad que en el mismo se expresa por concepto de dinero u otra cosa. Sus caractersticas son: 1.- Lugar, da, mes ao en el que se emite el recibo. 2.- Nombre completo de la persona a favor de quien se extiende. 3.- Cantidad de dinero en letra o mencionar el objeto que se entrega. 4.- Indicacin del concepto por el cual se extiende el recibo. 5.- Cantidad en nmeros. 6.- Firma de quien emite el recibo. FACTURAS: Es la nota que el vendedor entrega al comprador , en el que se detallan las mercancas compradas. Sus caractersticas son: 1.- Nombre y domicilio del comprador y el vendedor. 2.- Lugar , da, mes y ao en el que se realiza la operacin. 3.- Condiciones de pago. 4.- Mencionar los descuentos si los hay 5.- Instrucciones relacionadas con las cantidades , descripcin y precios de las mercancas. 6.- Firma del comprador. 11. QUE SON VALES es un documento comercial, para pagar un producto, ya sea bien o servicio. Puede representar el pago total o parcial (descuento inmediato en el momento de la compra por la cantidad que aparece en el vale). Lo ms habitual es que los establecimientos comerciales proporcionen vales a sus clientes para fidelizarlos. Tambin sirve para darse a conocer a clientes nuevos, ofrecindoles un artculo ms barato o gratuito. En otros casos forma parte del proceso de devolucin, el comercio extiende un vale que permite cambiar un producto adquirido por otro en un tiempo futuro. Por ltimo, el vocablo vale se utiliza para movimientos internos de una oficina o empresa. Cuando un empleado toma dinero para comprar algn material o artculos que no haya en existencia en la empresa, o porque desea un adelanto sobre su salario, se llena un vale de caja. Este vale contiene: Fecha Cantidad (en nmero y letra) Especificacin clara sobre el concepto Rbrica de autorizacin Firma de la persona que recibe el dinero

CHEQUE

CHEQUE DE GERENCIA

CHEQUE DE VIAJERO

LETRA DE CAMBIO

PAGARE

FACTURA

RECIBO

VALES

DOCUMENTOS