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Automatizacin de procesos documentales

En la actualidad existen potentes soluciones que facilitan la integracin de las mejores prcticas relativas a la gestin de pedidos de ventas con las principales soluciones ERP del mercado. Con la automatizacin de la Gestin de Pedidos, los usuarios de un ERP se benefician de la capacidad de principio a fin para recibir, introducir y realizar un seguimiento de las facturas entrantes de proveedores, incluyendo captura y envo automatizados, envo para gestin de excepciones y elaboracin de informes detallados.

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Este tipo de soluciones combinan la captura dinmica de contenidos con un workflow y un seguimiento del proceso integrados para ayudar a los usuarios del ERP a afrontar los desafos de la entrada manual de datos, el envo manual de papel, la falta de coordinacin y de transparencia dentro del proceso tradicional de pedidos de clientes como parte del ciclo desde el pedido hasta el pago. Cmo funciona una solucin para automatizar la Gestin de Pedidos? Cuando llega un fax, un correo electrnico o un pedido en formato papel o electrnico, este tipo de soluciones permiten la captura de datos como el nmero de cliente, nmero de producto y fecha de vencimiento para enviarlo y clasificarlo (por lo general, sin necesidad de plantillas predefinidas). Los datos capturados se validan automticamente respecto a los datos existentes en el ERP y son transferidos a continuacin a la aplicacin de gestin de pedidos. Una imagen del pedido de venta se une directamente a la nueva transaccin de negocio, permitiendo a los usuarios ver los documentos originales sin dejar el sistema ERP cuando sea necesario. El documento puede almacenarse fsicamente dentro de la solucin de gestin de contenidos u otros sistemas de archivo, pudindose enviar automticamente la confirmacin al cliente sobre la creacin de la entrada en el ERP. Estas soluciones permiten adems guardar el registro de todos los documentos entrantes hasta su creacin en el ERP, permitiendo el seguimiento y control del proceso. Esta automatizacin del proceso, garantiza su coherencia. Al eliminar pasos del proceso y aportar visibilidad al mismo, una solucin para automatizar la Gestin de Pedidos ofrece generalmente un retorno de la inversin adicional inmediato. Los usuarios del ERP se benefician de un proceso completamente optimizado para rellenar los pedidos y realizar pagos ms rpidamente, administracin de ventas ms efectivas y clientes ms satisfechos. Beneficios estimados para su empresa al automatizar la gestin de pedidos de venta Reducir los costes del proceso desde el pedido hasta el cobro hasta en un 70%. Recibir e introducir pedidos de clientes hasta un 65% ms rpido. Mejorar el cash-flow y disminuir el perodo medio de cobro (DSO, en sus siglas en ingls). Reducir el coste de almacenamiento de datos gracias al archivo electrnico. Incrementar la precisin en la entrada de datos hasta en un 99%, reduciendo los errores de pedidos y los plazos para completarlos. Ayudar a incrementar los niveles de satisfaccin de los clientes. Liberar hasta un 65% de tiempo de personal. Acceso a informacin para elaborar informes y anlisis para equilibrar las cargas de trabajo e identificar los cuellos de botella del proceso.

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