ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN JORGE PALACIOS PRECIADO

INFORME DE GESTIN 2011

ESTABLECIMIENTO PBLICO ADSCRITO AL MINISTERIO DE CULTURA www.archivogeneral.gov.co Link: Informacin al ciudadano, sistema de peticiones, quejas y reclamos; contacto@archivogeneral.gov.co Cra. 6 N 6-91 Tel: 328 2888 Fax: 337 2019 Bogot, Colombia. NIT: 800128835-6

Entidad ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN -JORGE PALACIOS PRECIADONombre del Plan/Programa/Proyecto HACIA UN PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL ELECTRNICO 2011-2014

Director General CARLOS A. ZAPATA CRDENAS Responsable CARLOS A. ZAPATA CRDENAS

1. CONTEXTO El Archivo General de la Nacin AGN-, es una entidad del Orden Nacional adscrita al Ministerio de Cultura, creada para dirigir y coordinar la Funcin Archivstica y el Sistema Nacional de Archivos SNA-, coadyuvar a la eficiencia de la gestin del Estado y conservar, difundir y salvaguardar el patrimonio documental del Pas y el que custodia, como parte integral de la riqueza cultural de la Nacin y servir a la comunidad fortaleciendo los principios, derechos y deberes constitucionales. El AGN estableci su PLAN ESTRATGICO HACIA UN PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL ELECTRNICO 2011 - 2014 con una visin que le permita a los archivos pblicos ser garantes de los derechos ciudadanos, alinendose con el Plan Nacional de Desarrollo Prosperidad para Todos, aprobado mediante la Ley 1450 del 16 de junio de 2011. Con este Plan se pretende sentar las bases para articular, asegurar, difundir y ampliar la disponibilidad y acceso a los archivos pblicos, histricos y patrimoniales del Pas, fortaleciendo las relaciones con la ciudadana y el control social. En desarrollo de lo anterior, durante la vigencia 2011 se ejecutaron diferentes acciones que se reportan en el presente Informe de Gestin. 2. OBJETIVOS GENERALES Lograr la formulacin, coordinacin, control y seguimiento de la Poltica Nacional de Archivos, y Gestin Documental, en pro de garantizar el acceso a la informacin y contribuir a salvaguardar los derechos de los ciudadanos, as como, apoyar el desarrollo de polticas que mejoren la eficiencia en los trmites de la administracin pblica a travs de la Gestin Documental articulando el uso de la Tecnologa. Este objetivo se alcanza a travs de los 4 ejes estratgicos con sus respectivos objetivos y proyectos de inversin que se presentan a continuacin:
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Eje Estratgico No. 1 Modernizacin de los Archivos Pblicos Objetivos Estratgicos: Modernizar y adecuar la poltica archivstica a las exigencias de la sociedad actual y a los avances de las tecnologas de la informacin. Apoyar la modernizacin de los Archivos pblicos del Pas y la gestin documental a travs de las tecnologas de la informacin y la comunicacin. Fomentar la adopcin de estndares de gobierno para metadatos e interoperabilidad que permitan una mayor convergencia y trabajo interinstitucional en documento electrnico y gestin de archivos y en la distribucin y el intercambio de documentos electrnicos entre los sistemas de gobierno. Desarrollar proyectos relacionados con el portafolio de servicios.

Eje Estratgico No.2: Fortalecimiento (SNA)

y Consolidacin del Sistema Nacional de Archivos

Objetivos Estratgicos: Fortalecer el Sistema Nacional de Archivos para el desarrollo de la poltica pblica de archivos. Establecer y desarrollar el sistema de informacin del Sistema Nacional de Archivos SISNA-. Eje Estratgico No. 3: Recuperacin y Conservacin del Patrimonio Documental del Pas Objetivos Estratgicos: Salvaguardar, proteger, recuperar, conservar, sostener y divulgar el patrimonio documental de la nacin, con el propsito de que sirva de testimonio de la identidad cultural nacional, tanto en el presente como en el futuro.

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Eje Estratgico No. 4: Fortalecimiento Institucional Objetivos Estratgicos: Desarrollar una poltica de gestin del conocimiento para el crecimiento y compromiso del talento humano en el AGN que impulse la adecuada gestin documental. Adecuar estructuralmente al AGN con el marco normativo vigente. Fortalecer el Sistema Integrado de Gestin. Fortalecer la infraestructura tecnolgica y fsica de la Entidad. Fortalecer la Gestin Sostenible. 3. SUSTENTO NORMATIVO a) Modernizacin de los Archivos Pblicos: La Ley 80 de 1989, articulo 2, literal b, promulga que el Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado, es el encargado de fijar polticas y expedir reglamentos necesarios para la conservacin y uso adecuado del patrimonio documental de la Nacin y la Ley 594 de 2000, dicta disposiciones en materia de administracin de archivos, control y vigilancia y conservacin de documentos entre otros. b) Fortalecimiento y consolidacin del Sistema Nacional de Archivos: La Ley 80 de 1989, artculo 2, numeral a, as como el Decreto 4124 de 2004, decretan que el AGN est encargado de Establecer, organizar y dirigir el Sistema Nacional de Archivos.

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c) Recuperacin y Conservacin del Patrimonio Documental del Pas: Este objetivo se enmarca en el numeral b, Artculo 2 de la Ley 80 de 1989, que indica que el AGN debe expedir polticas y reglamentos para garantizar la conservacin y uso adecuado del patrimonio documental. d) Fortalecimiento Institucional: La Ley 80 de 1989, Artculo 2, numeral d, que reglamenta la obligacin de Formular, orientar, coordinar y controlar la poltica nacional de archivos, acorde con el Plan Nacional de Desarrollo y los aspectos econmicos, sociales, culturales, cientficos y tecnolgicos de los archivos que hagan parte del Sistema Nacional de Archivos. 4. GESTIN PRESUPUESTAL Y FINANCIERA La ejecucin de las metas propuestas en cada uno de los ejes estratgicos se desarroll a lo largo del ao logrando los objetivos propuestos; al cierre de la vigencia 2011, se alcanz una ejecucin total del 85% del presupuesto consolidado, discriminado, as: El presupuesto de funcionamiento fue ejecutado en un 90.5%, equivalente a un valor de $5.207.460.025; del presupuesto de gastos de inversin se comprometieron $7.739.543.190, correspondientes a un 80.9 % del asignado. Es importante anotar que la ejecucin alcanzada obedeci a mltiples factores internos y externos que impidieron alcanzar el 100%. En el cuadro anexo se discrimina la ejecucin del presupuesto. 4.1 Ejecucin Presupuesto de Gastos Consolidado Vigencia 2011
CONCEPTO GASTOS DE FUNCIONAMIENTO Servicios Personales Gastos Generales Transferencias GASTOS DE INVERSIN TOTAL INVERSIN TOTAL PRESUPUESTO PRESUPUESTO DEFINITIVO 5.752.010.825 3.771.298.145 1.918.137.232 62.575.448 9.570.267.943 9.570.267.943 15.322.278.768 COMPROMISOS 5.207.460.025 3.500.241.678 1.653.180.230 54.038.117 7.739.543.190 7.739.543.190 12.947.003.215 EJECUCIN % 90,5 92,8 86,2 86,4 80,9 80,9 84,5

Fuente: Grupo de Presupuesto y Tesorera.

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4.2 Ejecucin Financiera de los Proyectos de Inversin Vigencia 2011

PRESUPUESTO (Millones de pesos) VALOR EJECUTADO (Millones de pesos)

DESCRIPCIN

% AVANCE

Preservacin del Patrimonio Documental Colombiano. Aplicacin Sistema Integral Nacional de Archivos Electrnicos Nacionales SINAE-. Implantacin del Sistema Nacional de Archivos. Remodelacin y adquisicin del inmueble aledao al edificio del Archivo General de la Nacin. Mantenimiento y adecuacin de las instalaciones del Archivo General de la Nacin. Renovacin e implementacin de tecnologas de la informacin en el Archivo General de la Nacin. Mejoramiento, dotacin y adecuacin del inmueble para la creacin y puesta en funcionamiento del Archivo intermedio de las entidades financieras pblicas liquidadas.

300 100 8.227.2 250 395 93 205

293,2 82,3 6.838,9 7.7 296,4 90 131

98 82 75 4 68 97 65

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Fuente: Grupo de Presupuesto y Tesorera.

4.3 Contratacin de Servicios Personales El Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado, cuenta con una planta de personal de 97 funcionarios para atender las labores misionales y de apoyo que le corresponde adelantar con fundamento en las diferentes funciones que le han sido asignadas a partir de la Ley 80 de 1989 y de la Ley 594 de 2000, entre otras; por tal motivo ha sido necesario recurrir a la contratacin de prestacin de servicios personales en forma creciente, como puede evidenciarse a partir de los informes de aos anteriores, principalmente para el desarrollo de los contratos interadministrativos suscritos para desarrollar proyectos archivsticos que requieren de un alto volumen de personal temporal, el cual debe contratarse de manera oportuna. Adicionalmente, es necesario anotar que los cambios surtidos en la Alta Direccin, por cuanto la Entidad tuvo durante los primeros 3 meses del ao 2011 un Director Encargado que se vio en la necesidad de contratar el personal de apoyo requerido por un perodo de 4 meses a fin de no entorpecer las polticas de la administracin entrante, lo que conllev a un aumento en el
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nmero de contratos, mas no en el nmero de personas que apoyaron el desarrollo de las actividades. De otro lado, proyectos como los adelantados con el Fondo Rotatorio del DAS y con el Ministerio de la Proteccin Social y UGPP, requirieron cerca de 300 contratistas para dar cumplimiento a las obligaciones pactadas. 4.4 Modalidades de seleccin MODALIDAD Licitacin Pblica Seleccin Abreviada Menor Cuanta - Convocatoria Pblica Seleccin Abreviada Menor Cuanta - Subasta Inversa Concurso de Mritos Contratacin Directa Mnima Cuanta - Invitacin Pblica CLASE DE CONTRATOS Interventora Obra Compraventa Suministro Mantenimiento Arriendo Seguros Prestacin de Servicios de Apoyo a la Gestin Comisin Bolsa Agropecuaria Comisin de Estudios
TOTAL CONTRATOS

CANTIDAD 12 4 2 993 42 CANTIDAD

2 2 18 32 1 3

961
2 5 1.053

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4.5 Procesos Desiertos

FECHA MODALIDAD DE ACTO CONTRATACIN ADMINISTRATIVO OBJETO VALOR 18.000.000

2011-02-14

CP 001-2011

Desierta Suministro de combustible para los vehculos y plantas Resolucin 102 elctricas de propiedad del AGN.

Contratar programa de seguros que ampare los bienes de Desierta intereses patrimoniales de propiedad y cargo del AGN y 2011-07-14 CP 006-2011 Resolucin 234 aquellos por los que sea o llegare a ser legalmente responsable. Mantenimiento preventivo y correctivo de las UPS de Desierta 2011-08-31 IPMC 003-2011 propiedad el AGN e independizar la UPS ubicada en el piso Resolucin 286 2 del cuarto de maquinas de la sede Cra 6 N 6-91. Desierta Suministro y aplicacin de repelente de aves de 2011-10-19 IPMC 014-2011 Resolucin 346 quinta generacin en gel lquido. Desierta Mantenimiento preventivo y correctivo aspiradora con filtro 2011-10-27 IPMC 036-2011 Resolucin 393 de agua y accesorios marca hyla. Desierto Suministro de mesas y sillas plsticas en las instalaciones 2011-11-25 IPMC 030-2011 Resolucin 381 del AGN. Desierto Suministro de mesas y sillas plsticas del AGN 2011-11-03 IPMC 023-2011 Resolucin 369 sede Cra 6 # 6-91. Desierto IPMC 032-2011 Resolucin 389 Adquisicin a ttulo de compraventa de Nevecon y Hornos 2011-11-18 IPMC 042-2011 Desierto Microondas. Resolucin 419 Desierto 2011-11-29 IPMC 041-2011 Adquisicin de papel filtro. Resolucin 394 Desierto Adquisicin a titulo de compraventa de material de dotacin 2011-11-01 SIP 003-2011 Resolucin 424 industrial. Proceso Realizar reparaciones locativas y mantenimientos en la CP 010-2011 descartado sede del Archivo Santander ubicada en la calle 18 sur. SECOP Prestar el servicio de toma de exmenes mdico Desierta ocupacionales de ingreso, peridicos y de retiro con 2011-08-11 IPMC 006-2011 Resolucin 340 paraclnicos requeridos de los funcionarios de la Entidad, previa solicitud del AGN.
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131.000.000

9.457.180

14.744.270 1.933.800 6.860.000 6.860.000

5.619.411,14

4.825.600 77.494.065 115.143.212,8 9

4.104.480,00

Para la vigencia que nos ocupa, en el siguiente cuadro se describe el comportamiento de la contratacin de servicios personales Total Contratos 2011 961 Total personal contratado 2011 810 Total Contratos 2010

VALOR CONTRATOS 2011

VALOR CONTRATOS 2010

453

$ 5.565.850.164

$ 5.232.452.319

4.6 Desglose de Servicios personales contratados

PROYECTO Preservacin del Patrimonio Documental Colombiano Implantacin Sistema Nacional de Archivos Funcionamiento Renovacin e Implementacin de Tecnologas de la Informacin en el AGN Aplicacin Sistema Integral Nacional de Archivos Electrnicos Nacionales SINAEMantenimiento y Adecuacin de las Instalaciones del AGN Remodelacin y Adquisicin del Inmueble Aledao al Edificio Mejoramiento, Dotacin y Adecuacin del Inmueble para la Creacin del Archivo Intermedio de las Entidades Financieras Pblicas Liquidadas

VALOR $ 279.243.206 $ 4.624.846.021 $ 454.253.266 $ 67.388.789 $ 82.308.800 $ 31.000.001 $ 7.673.400 $ 19.136.681

PRODUCTOS Y RESULTADOS OBTENIDOS POR EJE ESTRATGICO EN LA VIGENCIA 2011 5.1 Modernizacin de los Archivos pblicos

reas que intervienen: En el proceso intervienen bajo la orientacin de la Direccin General las siguientes dependencias y grupos de trabajo internos: Secretara General, Divisin de Clasificacin y Descripcin, Divisin de Reprografa y Automatizacin, Grupo de Asistencia Tcnica y Gestin de Proyectos.
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Actividades realizadas: Con una apropiacin presupuestal por valor de $6.980.903.587, se comprometieron recursos en gastos de inversin por valor de $6.269.826.358, para desarrollar actividades encaminadas al diseo de lineamientos para el manejo de documentos electrnicos, el fomento del desarrollo de proyectos archivsticos, evaluacin, revisin y visitas de verificacin a la aplicacin de Tablas de Retencin Documental TRD- y emisin de conceptos tcnicos, entre otras. Adicionalmente, y teniendo en cuenta la necesidad de generar recursos propios, tal y como se ha hecho desde el ao 2006, el AGN suscribi 23 contratos interadministrativos para apoyar a entidades del nivel central en la ejecucin de diferentes proyectos archivsticos que les permitan a las entidades contratantes generar transparencia y eficiencia, especialmente en la organizacin de fondos acumulados.
OBJETIVO ESTRATEGIA AVANCES Elaboracin del diseo y anlisis de un modelo que facilite la gestin interna de los altos volmenes de informacin corporativa (intranetinternet). Presentacin del documento gua ante el Comit Gel y el Grupo de Sistemas destacando principales ideas, haciendo las correcciones y complementos necesarios. Levantamiento de la informacin de soporte para la elaboracin e investigacin del documento gua del portal de la entidad. Elaboracin de un documento con directrices y buenas prcticas que se deben tener en cuenta en la finalizacin de la Arquitectura de Informacin y desarrollo de contenidos. Entrega del documento Lineamientos para Sistemas de Gestin de Documentos Electrnicos de Archivo GEA en el Estado Colombiano el cual, contiene las directrices para implementar un Sistema de Gestin de Documentos electrnicos de archivo sintetizando los conocimientos generales en documentacin electrnica de archivo y las especificaciones y requisitos funcionales para llevarlo a cabo. Finalizacin del desarrollo e implementacin (fichas de contenido para archivos histricos y departamentales); la aplicacin puede ser consultada en http://app.proyectos agn.info/micrositios. % AVANCE

Generacin de un modelo de lineamiento s para el sistema de gestin documental

Anlisis y diseo del modelo que facilite la gestin interna y externa de la informacin corporativa (intranet internet).

100%

Diseo del modelo de lineamientos tecnolgicos no funcionales en materia de administracin de archivos y gestin documental. Segunda fase del modelo de lineamientos. Diseo e implementacin de Micrositio para divulgacin de lineamientos en materia de TIC para administracin de archivos

100%

100%

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OBJETIVO

ESTRATEGIA y gestin documental.

AVANCES La instalacin del prototipo en ambiente de preproduccin en un servidor suministrado por el contratista, dado que en el servidor del AGN por limitaciones contractuales entre el mismo y la Empresa de Telecomunicaciones de Bogot no fue posible hacerlo. Se solicitaron 1.079 conceptos, de los cuales se dio respuesta a 1.077 conceptos: De estos, 306 a travs del portal web y 771 por correo. Se compil la informacin bibliogrfica y documental relacionada con estudios sociales etnogrficos, culturales, desarrollo normativo y de polticas de comunidades palanqueras y afro descendientes. Clasificacin temtica de los documentos acopiados. Hubo participacin en reuniones y elaboracin de la encuesta de la Estrategia "Promotores Regionales de la Direccin de Patrimonio Ministerio de Cultura, en temas archivsticos para ser aplicadas por los promotores en ms de 400 Municipio. Emisin del anlisis de la informacin tabulada Evaluacin de 61 TRD y TVD, de las cuales 2 (Cajanal EICE en Liquidacin / Sanatorio de Contratacin de Santander).y 1 (Servicios Postales Nacionales -472-) fueron aprobadas respectivamente. Para esto se realizaron pre-Comits Evaluadores de Documentos en las siguientes fechas 21, 22, 23 y 27 de diciembre. Se revis, edit, actualiz, digitaliz e ingres la informacin de TRD contenida en los expedientes de 60 entidades de Orden Nacional.
*Sistema de Informacin del Sistema Nacional de Archivos.

% AVANCE

Desarrollar la adecuacin normativa

Apoyar la moderniza cin y eficiencia del Estado

Elaborar, controlar y hacer seguimiento de Conceptos Tcnicos. Revisin del estado de los archivos en la comunidad palenquera. Acopio de documentos y bibliografa. Participacin del AGN en el Programa de Promotores Regionales de la Direccin de Fomento del Ministerio de Cultura. Evaluacin y Aprobacin de las Tablas de Retencin Documental y Tablas de Valoracin Documental de entidades del orden nacional y territorial (Gobernaciones). Revisin, edicin, actualizacin e ingreso de informacin en el modulo de Gestin Archivstica (TRD) en el aplicativo SISNA* Visitas de verificacin de aplicacin de TRD Diseo e implementacin una Base de Datos: compendio normativo y control de conceptos. Asistencia tcnica de Proyectos TIC en Administracin de

99%

S/N

100%

100%

100%

Se realizaron diez y nueve (19) visitas a entidades del orden nacional y departamental. Se desarroll la matriz de conceptos de la Divisin de Clasificacin y Descripcin, Clasificacin temtica, pendiente repositorio en la vigencia 2012 Asistencia tcnica a un proyecto de esquema de Interoperabilidad: Intercambio de Correspondencia Entidades Pblicas. Mintic- AGN

95%

50%

100%

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OBJETIVO

ESTRATEGIA Archivos y Gestin Documental en la Administracin Pblica. Diseo y actualizacin de documento de consultas frecuentes en materia TIC para gestin documental.

AVANCES

% AVANCE

La base de datos propuesta se remiti al rea de comunicaciones interna para la revisin y la autorizacin de publicacin en la pgina web institucional o el micrositio de la Red Nacional de Archivos. Se adaptaron al entorno archivstico nacional los documentos: MOREQ 2010, DoD5015.02-STD y ISO 14105/2011 - La gestin de documentos - Gestin del cambio para el xito del sistema de gestin electrnica de documentos (EDMS). Se dise material pedaggico en cultura cero papel: 10 Objetos Virtuales de Aprendizaje, 5 e-book y capacitaciones. Se dise un repositorio centralizado de actos administrativos de carcter dispositivo que se producen en la administracin pblica, a partir del Enterprise Content Management (ECM). Desarrollar e implementar lineamientos archivsticos en la nueva versin del SECOP introduciendo el componente de gestin documental teniendo en cuenta la normatividad vigente para su diagnstico. *El COINFO desaparece y se asignan funciones en las entidades del nivel
central de acuerdo con su competencia.

100%

Asesorar a la Comisin Intersectorial de Poltica y Gestin de Informacin en la Administracin Pblica en la formulacin y seguimiento de las estrategias y programas en materia de TIC aplicadas a la administracin de archivos y gestin documental.

100%

Fomentar el desarrollo de proyectos archivsticos y desarrollo de proyectos venta de servicios.

Desarrollar proyectos archivsticos por lnea de venta de servicios de administracin, microfilmacin, inventario, organizacin. Brindar asistencia tcnica a las entidades del orden nacional, departamental y municipal.

23 contratos interadministrativos con: Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, Ministerio de Defensa Nacional (2), Ministerio del Interior, Ministerio de la Proteccin Social(2), Superintendencia de Notariado y Registro, Superintendencia de Puertos y Transporte, Fondo Ganadero del Caquet, Banestado, BCH, Bancaf, Fiduestado, IFI, Caja Agraria, Justicia Penal Militar, Dansocial y Universidad Industrial de Santander, FES, UGPP, Ministerio de tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones. Se realizaron visitas de asistencia tcnica a 22 entidades pblicas de 42 solicitudes recibidas.

100%

52%

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5.2 Fortalecimiento y Consolidacin del Sistema Nacional de Archivos (SNA) reas que Intervienen: En el proceso intervienen bajo la orientacin de la Direccin General las siguientes dependencias y Grupos de Trabajo internos: Secretara General, Grupo de Normatividad y Desarrollo de la Poltica Archivstica, Grupo de Capacitacin y Asesora del Sistema Nacional de Archivos y Grupo de Inspeccin y Vigilancia del Sistema Nacional de Archivos. Actividades realizadas: Con una apropiacin presupuestal de $1.346.364.356, se comprometieron recursos por valor de $597.535.978, para desarrollar actividades encaminadas a consolidar la estructura del SNA, fortalecer la funcin de control, inspeccin y vigilancia, apoyar la creacin de los Archivos de la Administracin Pblica en especial los de la administracin territorial, y desarrollar y coordinar la implementacin de un sistema integral para la gestin de archivos electrnicos en el estado colombiano.
OBJETIVO ESTRATEGIA AVANCES % AVANCE

Disear e Implementar el SISNA

Diseo, adquisicin y adaptacin del Sistema de Informacin Gubernamental para la Gestin de Documentos Electrnicos de Archivo. Diseo del Plan de implementacin AGN del sistema de informacin gubernamental para la Gestin de Documentos Electrnicos de Archivo Diseo del modelo tecnolgico para el Sistema de Informacin del Observatorio del Sistema Nacional de Archivos SISNA. - Levantamiento de Informacin. - Especificacin de Requisitos y Servicios (Al Manual tcnico del SISNA de acuerdo con la Norma 5854 de accesibilidad de informacin) - Modelado SOAP*

Se realiz el diseo, la adquisicin y adaptacin del sistema de informacin de manejo de documento electrnico Se desarroll la estructura del documento de Lineamientos SGDEA y del modelo Conceptual de SISNA.

100%

100%

Se dise el modelo tecnolgico para el Sistema de Informacin del Observatorio del Sistema Nacional de Archivos SISNA. Se hizo el levantamiento de la informacin de las entidades del orden nacional y territorial que integran el Sistema Nacional de Archivos para lograr la consolidacin del Sistema de Informacin del SNA y el seguimiento y actualizacin del diagnstico del Sistema Nacional de Archivos. *Protocolo de acceso de objetos simples.

100%

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OBJETIVO

ESTRATEGIA

AVANCES

% AVANCE

Adquisicin de licencias de Archidoc para archivos regionales y departamentales para uso de archivos histricos nacionales.

Desarrollo del SNA capacitacin archivstica, comits tcnicos, consejos territoriales de archivos y otros eventos.

Diplomados, Cursos, Talleres y Seminarios.

Actividades de seguimiento y acompaamiento a los Consejos Territoriales de Archivos. Comits Tcnicos del Sistema Nacional de Archivos. Inspeccin a las entidades de los diferentes rdenes y sectores. Realizacin de visitas de inspeccin a solicitud de parte y denuncias Seguimiento a Planes de Mejoramiento Archivstico. Evaluacin del funcionamiento de los Consejos Departamentales de Archivos. Seguimiento a convenios interadministrativos con alcaldas y gobernaciones. Inspeccin a entidades beneficiarias del programa ADAI correspondiente para las vigencias comprendidas entre los

Adquisicin de 12 licencias del software archiges-archidoc con el propsito de hacer entrega de las mismas a 12 archivos a fin de lograr que cada uno ponga a disposicin del pblico el catalogo descriptivo del contenido de diversos Fondos Documentales de su acervo histrico. 1.404 personas capacitadas en cinco cursos bsicos de organizacin y manejo de archivos, 9 talleres de microfilmacin, elaboracin y aplicacin de Tablas de Retencin Documental, organizacin de fondos acumulados y de Conservacin en Archivos, y el XIX Seminario del SNA: Archivos y Derechos Humanos: Proteccin, organizacin y Acceso del 23 al 25 de noviembre. Adicionalmente se realiz 1 Diplomado de 2 programados. En esta actividad se realiz las visitas de seguimiento a los siguientes Consejos Departamentales de Archivo: Valle del Cauca, Caquet, Nario, Cauca, Boyac, Santander, Magdalena, Meta, Risaralda y Antioquia. 64 reuniones de los Comits Tcnicos Se inspeccionaron 287 entidades del orden nacional y territorial de 364 programadas. Se atendieron 38 solicitudes que ingresaron durante la vigencia Se hizo el seguimiento a 268 planes de mejoramiento suscritos de 351 Se hizo la evaluacin de los 11 informes recibidos de Consejos Departamentales de Archivos Se hizo seguimiento a los 22 convenios interadministrativos existentes con Gobernaciones y Alcaldas Municipales. Se hizo seguimiento a 15 de los 20 proyectos que se encuentran reportados en ejecucin o pendientes de justificacin de recursos.

100%

86%

100%

100% 78% 100% 74% 34% 100%

Disear y desarrollar una estrategia de comunica cin y difusin de la poltica a los actores del

75%

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OBJETIVO

ESTRATEGIA

AVANCES

% AVANCE

SNA

aos 2006 y 2010. Diagnstico Notaras Primera Fase (Diseo y aplicacin de la encuesta) Se diseo una encuesta que la Superintendencia de Notariado distribuy al 100% de las Notaras mediante circular externa. El AGN la aplic directamente en 44 notaras.
AVANCES Evaluacin del Programa pedaggico (matriz DOFA) y del Piloto realizado en el Valle de la Cauca. Primer acercamiento a los archivos de la RAMA JUDICIAL en el marco del Proyecto de DDHH- Ley 1448/11. Diseo de la estrategia del Piloto con entidades e instancias del SNA. Diseo y ejecucin de la Estrategia de formacin y sensibilizacin en derechos humanos y poltica archivstica, desarrollada en sesiones de formacin con funcionarios del AGN y en el proyecto piloto. Incluy la aplicacin de encuestas y el anlisis correspondiente. Conferencia "Retos institucionales para la consolidacin de una poltica de Archivos en Derechos Humanos" en el XIX Seminario del SNA Archivos y Derechos Humanos organizacin, proteccin y acceso, celebrado en el AGN Bogot, 22 al 24 de noviembre de 2011. Documento "Innovaciones legales en materia de derechos de las vctimas y poltica de archivos. Retos jurdicos e institucionales para la consolidacin de una poltica de archivos en Derechos Humanos. Documento preliminar Tesauros sobre Derechos Humanos en el Marco de la Ley de Vctimas y la Ley de Justicia y Paz. Lista de contactos. Documento: Anlisis conceptual de los trminos de las Leyes 975 de 2005 y 1448 de 2011 y su relacin e implicacin con trminos archivsticos y de patrimonio documental. Documento Informe final que incluye: Ubicacin e identificacin Preliminar de los archivos judiciales sobre delitos contra los Derechos Humanos y contra el Derecho Internacional Humanitario. Evolucin Normativa sobre la jurisdiccin penal.

100%

OBJETIVO

ESTRATEGIA

% AVANCE

Disear, desarrollar y asesorar el programa de archivos de derechos humanos y memoria histrica en lo correspondiente al compromiso sealado al AGN en el Proyecto de la Ley 107 de 2010. Proyecto Ley de Vctimas

100%

"Diseo de Poltica y expedicin normativa relacionada con la proteccin de Archivos de Memoria Histrica y Derechos Humanos - l Fase. "

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5.3.

Recuperacin y Conservacin del Patrimonio Documental del Pas

reas que intervienen: Bajo la orientacin de la Direccin General intervienen las siguientes dependencias y grupos de trabajo internos: Grupo de Capacitacin y Asesora del Sistema Nacional de Archivos, Divisin de Clasificacin y Descripcin, Divisin de Servicios al Pblico, Divisin de Reprografa y Automatizacin y Grupo de Conservacin y Restauracin. Actividades realizadas: Con una apropiacin presupuestal de $300.000.000, se comprometieron recursos por valor de $293.190.922, para desarrollar actividades encaminadas a facilitar el acceso al Patrimonio Documental mediante el uso de las TIC, fortalecer los procesos tcnicos de organizacin, conservacin y restauracin del acervo del AGN en diferentes soportes, incrementar el patrimonio documental que custodia el AGN, apoyar el desarrollo de polticas relacionadas con el aseguramiento de archivos y desarrollar el Plan Nacional de Digitalizacin.
OBJETIVO ESTRATEGIA AVANCES % AVANCE

Digitalizar, para difundir por medios electrnicos, el patrimonio documental del AGN

Digitalizacin de fondos del AGN (Fondos Guerra y Marina, Academia Colombiana de Historia). Realizar microfilmacin digital (Secretara de Guerra). Realizar microfilmacin anloga (Secretara de Guerra y Marina). Elaborar copia de seguridad de microfilms (duplicacin de rollos). Digitalizacin de fotografas de Presidencia. Almacenamiento e intervencin de mapas y planos del acervo documental. Evaluacin, seguimiento y control de unidades de las Mapotecas. Intervencin en primeros auxilios de la Mapoteca 1. Refuerzo de lomos y empaste de tomos de la Biblioteca Especializada y del acervo documental.

250.684 imgenes. 160 Microfilmes. 145 Microfilmes. 820 rollos. Secretara de Guerra y Marina y Real Hacienda. 40.112 Imgenes. Se intervinieron y almacenaron 427 planos. Se hizo el seguimiento y evaluacin de 8 mapotecas. Intervencin en primeros auxilios de la mapoteca 1. Refuerzos estructurales, y empaste de 475 tomos de la Biblioteca Especializada.

100% 100% 97% 94% 100% 100% 100% 100% 100%

Realizar procesos de prevencin, diagnstico y recuperacin de la

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OBJETIVO

ESTRATEGIA

AVANCES

% AVANCE

documentacin, perteneciente al AGN

Refuerzo de lomos y encuadernacin de tomos de la Biblioteca Especializada y de fondos del acervo documental del AGN. Limpieza puntual de tomos. Desinfeccin por nebulizacin de folios del acervo del AGN. Diagnstico e intervencin de folios a nivel bajo, medio y alto del acervo documental. Intervencin en primeros auxilios de folios con deterioro bajo del acervo documental del AGN. Intervencin de Mapas y Planos del AGN. Intervencin primeros auxilios Convenio 035/2009 suscrito con la Biblioteca Nacional de Colombia. Identificar materiales sonoro bveda de seguridad *Clasificar, ordenar, realmacenar y describir casetes Coleccin Zapata Olivella.

Solo se logr realizar el refuerzo de 47 tomos de los 100 programados. De los 500 programados slo se alcanz a realizar la limpieza de 437 tomos. 27.002 folios del acervo documental del AGN. Intervencin de 726 folios y diagnostico de 5274 folios. 2.362 folios intervenidos. 8 Mapotecas 1.065 folios intervenidos programados. 100 CDs (248 registros). 2 trasferencias regulares del Ministerio de Relaciones Exteriores, 1 donacin Coleccin arquitecto Hernn Herrera Mendoza, 1 custodia contrato interadministrativo con la Organizacin Internacional para las Migraciones, 5 Visitas de verificacin con sus informes: Superintendencia de Salud - Mincultura - Ministerio de relaciones exteriores (2) - Proimagenes (FOCINE). Se describieron 20.000 folios que se clasificaron y ordenaron de los fondos Ministerio de Gobierno y Territorios Nacionales, fechas extremas 19401980. 280.000/2.000.000 folios de 2000

47%

87% 100% 100% 59% 100% 53% 100%

Organizar y describir la documentacin del AGN

Transferencias regulares y donaciones (Sin Descripcin).

100%

Revisar, ordenar, sellar y foliar, realmacenar, describir y capturar en Archiges. describir la * En el marco del Convenio N503 -10, celebrado con la

73%

100%

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OBJETIVO

ESTRATEGIA

AVANCES

% AVANCE

documentacin perteneciente al AGN

Universidad Nacional de Colombia, desarrollar actividades de organizacin de los documentos Seccin archivo Anexo Grupo II "paquetes". En el marco del Convenio celebrado con la Universidad Autnoma de Colombia, desarrollar prcticas de la carrera de historia con tres estudiantes. 6,831 folios aproximadamente de la Coleccin Camilo Torres Restrepo. (43 carpetas, dos casetes de audio, fichas bibliogrficas y 77 libros. Fechas extremas: 1948 1976).

70%

Divulgar y difundir a los colombianos, y/o partes interesadas, por diversos medios el patrimonio y sus riquezas.

4 Exposiciones y Muestras Documentales. La Esclavitud en Colombia: Yugo y Libertad 1553-1859 (itinerante), Reales Exrcitos, Milicias, Secretaras y Ministerios de la Guerra 1554-1964, LOS DERECHOS VULNERADOS Indios, campesinos y citadinos en el conflicto 1552-1991, "COLOMBIA SE GOBIERNA: Asambleas Consultas Populares, Constituciones 1819-1991". 451 personas, (217 hombres y 234 Carnetizacin de Investigadores. mujeres). Total usuarios 5.368. 2.546 Consultas del Acervo Documental. investigadores y 2.822 usuarios notariales. Total de consultas de 24.886 (19.666 consultas por investigadores y 5.200 consultas de usuarios notariales). Participar con un stand institucional en la Feria del Libro. Del 4 al 16 de mayo de 2011. Evaluacin de 31 Proyectos para la XIV Promover las convocatorias, asesorar a las instituciones Convocatoria, con la preseleccin de interesadas y evaluar los proyectos presentados segn los proyectos a presentar. los criterios fijados por el Programa ADAI a nivel Conformacin y actualizacin de la nacional, y mantener actualizada la informacin de los base de datos del programa ADAI proyectos segn el avance reportado por la Secretara actualizacin de los expedientes e Tcnica de ADAI y por las instituciones. inventario nico documental. Atencin investigadores y usuarios 7.162 usuarios Visitas guiadas. 127 visitas personas. guiadas para 1.574

100%

100%

100%

100% 100%

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Estadsticas de preservacin del patrimonio documental colombiano:

UNIVERSO 62.000.000 62.000.000 25.034.097 62.000.000 HISTRICO 3.421.018 12.529.200 4.910.280 12.000.000 UNIDAD

Imgenes Digitalizadas Folios Microfilmados folios intervenidos a nivel de conservacin y/o restauracin Descripcin

Nota: El trmino universo hace referencia a la cantidad total de folios que custodia el AGN. En el caso de los intervenidos vara toda vez que no es necesario restaurar el 100% del acervo documental, y de acuerdo con los resultados del diagnstico integral realizado en aos anteriores, slo 25 millones requieren este tipo de procesos.

5.4. Fortalecimiento Institucional reas que intervienen: En el proceso intervienen las siguientes dependencias y grupos de trabajo internos, bajo la orientacin de la Direccin General: Secretara General, Grupo de Capacitacin y Asesora del Sistema Nacional de Archivos, Divisin de Clasificacin y Descripcin, Divisin de Servicios al Pblico, Divisin de Reprografa y Automatizacin, Divisin de Programas Especiales, Divisin Administrativa y Financiera y sus diferentes grupos. Actividades realizadas: Con una apropiacin presupuestal de $943.000.000, se efectuaron compromisos por valor de $578.989.932 y se desarrollaron actividades encaminadas a la participacin de los funcionarios en eventos relacionados con la gestin documental, fortalecer la cultura de trabajo en equipo, armonizacin de la Ley General de Archivos con el Sistema de Control Interno Estatal y el Sistema de Gestin de Calidad, fortalecer los sistemas de gestin en las reas del AGN en tecnologas de la informacin, mantener adecuar y conservar la infraestructura fsica del AGN, y fortalecer las finanzas del AGN, mediante la celebracin de convenios, venta de servicios y donaciones de entidades internacionales.

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OBJETIVO

ESTRATEGIA

AVANCES

% AVANCE 0%

Remodelacin y adquisicin del Inmueble aledao al edificio

Remodelacin parcial del inmueble aledao al edificio Mantenimiento instalaciones locativas; mantenimiento del sistema Elctrico; Mantenimiento del Sistema Mecnico; Mantenimiento del sistema de seguridad.

Se inici el proceso de solicitud de licencias y permisos, para abordar la remodelacin del inmueble. El Instituto Distrital de Patrimonio Cultural expidi la Resolucin No.761 de fecha 09/12/2011) otorgando el permiso requerido. Se efectuaron, entre otros, mantenimientos de terrazas y cubiertas del AGN, mantenimiento preventivo y correctivo a los ascensores, montalibros, montacargas, sistema electrnico de seguridad, sistema de ventilacin y de aire acondicionado del AGN y a 79 puertas cortafuego, control de aves y palomas en las instalaciones, calibracin de equipos del laboratorio de restauracin.

77%

Mantenimiento y adecuacin de las Instalaciones del AGN

En el mes de mayo fue solicitado un traslado presupuestal de gastos de inversin del proyecto MEJORAMIENTO, DOTACIN Y ADECUACIN DEL INMUEBLE PARA LA CREACIN DEL ARCHIVO INTERMEDIO DE LAS ENTIDADES FINANCIERAS PBLICAS LIQUIDADAS por valor de $145.000.000 al proyecto de MANTENIMIENTO Y ADECUACIN DE LAS INSTALACIONES DEL AGN, para contar con los recursos necesarios para intervenir las cubiertas y terrazas afectadas por la temporada de lluvias en la sede Cra. 6 No 6-91; el concepto favorable del Departamento Nacional de Planeacin fue emitido el 28 de septiembre de 2011, y se adelant el trmite requerido con el Consejo Directivo (Acuerdo 005 del 18 de Octubre de 2011) y por parte del Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico con fecha 8 de Noviembre de 2011. Mejoramiento, dotacin y adecuacin del inmueble para la creacin del Archivo Intermedio de las EFPL Se adjudicaron 2 contratos de obra No. 1053-2011 y 1051-2011 para ejecucin de estas actividades durante el tercer trimestre del 2012. Se ejecut el contrato de mantenimiento preventivo y correctivo de la UPS.

Adecuacin y mantenimiento actual de la bodega.

33%

6. AVANCES EN EL PROYECTO REESTRUCTURACIN INSTITUCIONAL

Para cumplir cabalmente con la misin del Archivo General de la Nacin Jorge palacios Preciado, se requiere poseer una orientacin clara hacia los clientes externos, y hacia el servicio que se presta a los ciudadanos en pro del fortalecimiento de los principios, derechos y deberes constitucionales. Los resultados de esta gestin dependen en gran medida de los recursos humanos y tcnicos con los que cuente la Entidad, que le permitan proyectarse como una organizacin lder en desarrollo de sus competencias.
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Por ello, el AGN ha orientado sus actividades en busca del aumento de su productividad y competitividad contribuyendo de esta forma con los procesos de modernizacin del Estado. Para esto y dando alcance a las nuevas obligaciones legales, se requiere la modernizacin de su estructura y planta de personal, de manera que la Entidad pueda poner en prctica las estrategias que ha diseado para llevar a cabo los planes y programas que le permitan dar cumplimiento a la misin que le ha sido encomendada por ley. En desarrollo de este proyecto de reestructuracin institucional, se realizaron enormes avances durante la vigencia 2011, logrando la aprobacin de una nueva propuesta que incluye el aumento de la planta global de la Entidad, cercano al 60%, incluyendo una reclasificacin del personal. Por tal motivo, el 6 de diciembre se entreg el estudio tcnico y econmico al Departamento Administrativo de la Funcin Pblica DAFP-, y el 19 de diciembre se suministr un informe ejecutivo a la Alta Consejera Presidencial para el Buen Gobierno y la Eficiencia Administrativa. 7. AVANCE DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN SIGEl Sistema de Gestin de la Calidad se ha establecido de conformidad con lo dispuesto en la Ley 872 de 2003, Artculo 1 y el Decreto 4485 de 2009. Se adopt la actualizacin de la Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica NTCGP 1000 Versin 2009, la cual establece las generalidades y los requisitos mnimos para establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema de Gestin de la Calidad en los organismos, entidades y agentes obligados conforme al Artculo 2 de la Ley 872 de 2003. Aplicando la metodologa de la encuesta realizada cada ao por el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica DAFP-, se consolidaron los siguientes resultados de avance en el Sistema Integrado de Gestin.

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SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD NTC GP 1000 PORCENTAJE DE AVANCE Sistema de Gestin de Calidad 96% Responsabilidad de la Direccin 92% Gestin de los Recursos 85% Realizacin del Producto o Prestacin del Servicios 94%
Medicin, Anlisis y Mejora 84% SISTEMA DE GESTIN AMBIENTAL CAPTULO 4 ISO 14001 PORCENTAJE DE AVANCE Generalidades de SGA 90% Poltica Ambiental 100% Planificacin 95% Implementacin y Operacin 44% Verificacin 15% Revisin por la Direccin 20% MODELO ESTNDAR DE CONTROL INTERNO MECICOMPONENTES PORCENTAJE DE AVANCE Ambiente de Control 61% Direccionamiento Estratgico 87% Administracin de Riesgos 90% Actividades de Control Informacin Comunicacin Pblica Autoevaluacin Evaluacin Independiente Planes de Mejoramiento 100% 80% 100% 44% 100% 68%

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8. PLAN DE MEJORAMIENTO SUSCRITO CON LA CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA El 21 de octubre se suscribi un Plan de Mejoramiento con la Contralora General de la Repblica como resultado de la Auditora Integral Regular Vigencia 2010. Los hallazgos incluidos se clasifican de la siguiente forma:

CLASIFICACIN DEL HALLAZGO Direccin y planeacin corporativa Estructura orgnica y funcional Contratacin Manejo de recursos fsicos Manejo financiero Manejo presupuestal y contable

No. Hallazgos 3 1 8 1 2 9 24

% 13% 4% 33% 4% 8% 38% 100%

Las acciones de mejora se planearon para ser ejecutadas en las vigencias 2011 y 2012, de acuerdo con lo registrado en las siguientes grficas, en las que puede observarse el porcentaje de ejecucin alcanzado a la fecha:

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ACCIONES DE MEJORA
30 25 20 15 10 5
1 10

71%
24 24 AVANCE TOTAL 74%

3%

0
2011 2012

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9. DESAFOS Y RETOS DE LA ENTIDAD El Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado adelanta, en desarrollo de sus funciones legales, la ejecucin de los siguientes retos en aras de contribuir con la modernizacin archivstica del Estado: 1. Establecer, organizar y dirigir el Sistema Nacional de Archivos SNA-, con el fin de planear y coordinar la funcin archivstica en toda la Nacin, salvaguardar el patrimonio documental del Pas y ponerlo al servicio de la comunidad. RETOS a. Establecer las bases para la Red Nacional de Archivos a partir del uso de tecnologas de la informacin y el catlogo colectivo en lnea de los fondos de archivos histricos regionales. b. Desarrollar el Sistema Nacional de Archivos Electrnicos SINAE-. c. Modernizar la estructura del SNA y hacer ms eficiente el funcionamiento de los entes de coordinacin y ejecucin. d. Ofrecer una infraestructura tecnolgica al servicio de los Archivos generales territoriales e histricos del pas. 2. Fijar polticas y expedir los reglamentos necesarios para garantizar la conservacin y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nacin de conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte el Consejo Directivo. RETOS a. Reglamentar el proceso de inspeccin y vigilancia y de cobro coactivo por el incumplimiento a la Ley General de Archivos. b. Reglamentar el desarrollo de los programas de gestin documental en el todo el Estado. c. Fijar la poltica nacional sobre archivos y documentos electrnicos. d. Reglamentar los aspectos de la preservacin de documentos electrnicos a largo plazo. 3. Seleccionar, organizar, conservar y divulgar el acervo documental que integre el Archivo General de la Nacin as como el que se le confe en custodia. RETOS a. Gestionar mayores recursos del presupuesto nacional para atender los procesos de preservacin del patrimonio documental, fsico y electrnico encomendado al AGN.
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b. Aumentar la difusin del patrimonio documental y su acceso por parte del pblico en general a travs de procesos de digitalizacin. c. Aumentar las transferencias secundarias por parte de las diferentes entidades pblicas del orden nacional. 4. Formular, orientar, coordinar y controlar la poltica nacional de archivos, acorde con el Plan Nacional de Desarrollo y los aspectos econmicos, sociales, culturales, cientficos y tecnolgicos de los archivos que hagan parte del Sistema Nacional de Archivos. RETOS a. Apoyar el desarrollo y reglamentacin de la Ley de Vctimas en los aspectos atinentes a los archivos relacionados con las violaciones a los derechos humanos como resultado del conflicto armado interno. b. Articular acciones con el Ministerio de Justicia y el Centro de Memoria Histrica en la recopilacin, organizacin, proteccin y acceso a los archivos de derechos humanos. c. Apoyar las iniciativas que en materia de tecnologas de la informacin adelante el Ministerio de Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones. d. Articular acciones con el Ministerio de Cultura en el campo de los archivos de comunidades indgenas, comunidades afrodescendientes y raizales y grupos minoritarios o en situacin de vulnerabilidad. 5. Apoyar la organizacin de archivos especializados en las distintas reas del saber, as pblicos como privados. RETOS a. b. c. d. Apoyar el desarrollo de proyectos para la recuperacin de archivos de partidos polticos, sindicatos y empresas. Promover la recuperacin del patrimonio audiovisual, fotogrfico y de formato especial. Desarrollar el Sistema Nacional de Archivos Electrnicos SINAE-. Apoyar el desarrollo de proyectos de recuperacin de archivos histricos privados.

6. Regular y racionalizar la produccin, gestin y administracin de los archivos de la administracin pblica. RETOS a. Apoyar la iniciativa cero papel del Gobierno Nacional a travs de la expedicin de un marco normativo que contribuya a modernizar la gestin documental del Estado, a partir del de la Ley Genera del Archivos. b. Articular acciones con la Alta Consejera para el Buen Gobierno y el Programa Gobierno en Lnea, para lograr un Estado ms eficiente y transparente.
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c. Regular el funcionamiento del sector de servicios archivsticos en aras de proteger los intereses econmicos del Estado y el patrimonio documental del Pas. 7. Apoyar la investigacin de la informacin contenida en los distintos archivos de la Nacin a partir de fuentes primarias y el uso y consulta de los archivos para las decisiones de la gestin administrativa. RETOS a. Desarrollar iniciativas para atraer nuevos pblicos y promover el disfrute del patrimonio documental que conserva el AGN. b. Desarrollar lneas de investigacin a partir del uso de los Fondos que conserva el AGN. c. Crear e inscribir un grupo de investigacin en archivos que adelante proyectos de investigacin en este campo y pueda gestionar recursos del sector educativo y de Colciencias. 8. En el marco de la poltica de modernizacin del Estado, se buscar avanzar en la necesidad de aplicar los procesos que involucran la gestin documental, y de incrementar la eficiencia y efectividad de los programas estatales y mejorar el servicio al ciudadano. RETOS a. Lograr una adecuada articulacin con la estrategia Vive Digital del Ministerio de Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones, en especial en las regiones. b. Desarrollar una cultura de documento electrnico que tenga en cuenta la normatividad archivstica y la proteccin y preservacin del patrimonio digital del Pas. c. Integrar la gestin documental en el desarrollo del gobierno en lnea nacional y local, respetando los principios archivsticos y la normatividad expedida por el AGN. 9. Buscar a travs del Sistema Nacional de Archivos SNA-, la modernizacin y homogenizacin metodolgica de la funcin archivstica. RETOS a. Propiciar la cooperacin e integracin de los archivos pblicos y promover la sensibilizacin de la Administracin Pblica y de los ciudadanos acerca de la importancia de los archivos como activos de informacin y como parte fundamental de la memoria colectiva del Pas.
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Como puede evidenciarse en el presente Informe, el Archivo General de la Nacin realiz importantes esfuerzos en la medida de sus capacidades y haciendo frente a diversos inconvenientes, para cumplir con las funciones que le han sido asignadas, y que han aumentado de manera notable, gracias a que el Gobierno Nacional se ha ido concientizando de la importancia y la necesidad que tiene el Estado de contar con documentos y archivos que den testimonio de sus actuaciones y permitan la toma de decisiones acertadas, fortaleciendo igualmente las acciones tendientes a frenar la corrupcin y promover la transparencia. Es necesario recalcar que, como se mencion anteriormente, la ejecucin si bien no fue la esperada, se logr gracias a la gestin del poco personal con el que cuenta la Entidad, evidenciando as la necesidad de acelerar el proceso de reestructuracin. A partir de lo alcanzado, se ha planeado la ejecucin de la vigencia 2012, la cual esperamos est llena de logros y metas cumplidas.

Cordialmente,

CARLOS A. ZAPATA CRDENAS Director General

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