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INFORMTICA II

ifna
Instituto Federal Nicols Avellaneda

EDITORIAL DEL CENTRO EDUCATIVO ARGENTINO


BUENOS AIRES - ARGENTINA

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Todos los derechos reservados. Hecho el depsito que marca la Ley 11.723
El derecho de propiedad de esta obra comprende para su autor la facultad exclusiva de disponer de ella, publicarla, traducirla, adaptarla o autorizar su traduccin y reproducirla en cualquier forma, total o parcial, por medios electrnicos o mecnicos, incluyendo fotocopia, copia xerogrfica, grabacin magnetofnica y cualquier sistema de almacenamiento de informacin. Por consiguiente ninguna persona fsica o jurdica est facultada para ejercer los derechos precitados sin permiso escrito del autor y del editor.

I.S.B.N.:

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NDICE
Introduccin y orientacin para el estudio del espacio curricular.......................................... Cmo trabajar con este libro................................................................................................... Algunas convenciones........................................................................................................... UNIDAD 1: PROCESADOR DE TEXTOS Objetivos................................................................................................................................. 1. Procesador de textos 1.1. Distintos manejos del procesador... 1.2. Funciones de un procesador... 1.3. Los menes. 1.3.1. Las zonas en la pantalla. 1.3.2. La zona de los menes... 1.3.3. El rea de trabajo 1.3.4. Administracin de documentos. 1.3.5. Escribir y editar.. 1.3.6. Seleccionar texto 1.3.7. Funciones de edicin.. 1.3.8. Deshacer. 1.4. Encabezado y pie de pgina... 2. Tabulaciones....... 2.1. Mrgenes 2.1.1. Sangra 2.1.2. Alineaciones... 2.2. Nota al pie y nota al final... 3. Distintos tipos de letras... 3.1. Herramientas..... 3.1.1. Ortografa y gramtica... 3.1.2. Idioma de uso. 3.1.3. Configurar correcciones. 3.1.4. Revisin del documento. 3.1.5. Sinnimos.. 3.2. Tablas. 3.3. Tablas de contenido 3.4. Impresin de un documento. Impresin de una carta. Actividades sugeridas pginas: 13, 24, 31.............................................................................. Cuestionario de autoevaluacin.............................................................................................. UNIDAD 2: PLANILLA DE CLCULO: SU USO Objetivos................................................................................................................................. 1. Introduccin a la Planilla de clculo............................................................... 1.1. Conceptos bsicos.. 1.2. Qu son las planillas de clculo?.................................................................................. 1.2.1.Qu podemos hacer con las planillas de clculo?................................................. 1.3. Dos formas de arrancar Excel 2. Concepto de celdas.. 2.1. Menes y comandos... 34 34 34 35 36 37 40 45 9 9 9 11 13 14 14 15 16 17 18 19 19 20 21 22 23 24 24 25 27 27 27 27 28 28 29 30 31 33 5 7 8

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2.1.1. Barra de mens y comandos... 2.1.2. La zona de ingreso de datos 2.1.3. Mtodos bsicos de referencia a celdas con datos.. 3. Aplicacin matemtica y financiera.................................................................... 3.1. Ejemplos bsicos de documentacin implantable sobre plantillas. 4. Grficos: Distintos tipos . 5. Impresin: impresin de hojas de clculo............................................................... Actividades sugeridas pginas: 50, 63... ............................................ Cuestionario de autoevaluacin.................................................................................... Soluciones sugeridas.. Glosario................................................................................................................................... Bibliografa.............................................................................................................................

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Introduccin y orientaciones para el estudio de este espacio curricular

Estimado alumno: La idea de este espacio curricular, es la de facilitarle a Ud. la comprensin de la importancia que tiene la Informtica. En la Unidad I se tratarn temas introductorios para adentrarse al aprendizaje del manejo del Procesador de Textos, tratando los mismos de justificar su uso y permitirle a Ud., comenzar trabajar y crear estructuras vlidas que sean sustento de aplicaciones que ir desarrollando en el transcurso de los mdulos componentes. Los temas abordados le permitirn trabajar tambin con Planillas de Clculo, diferenciar entre los distintos tipos de planillas, determinar criterios y opciones como as tambin definir diseos de estructuras, poder diferenciar selecciones y actualizaciones de contenidos. As, en la segunda Unidad Ud. encontrar las caractersticas bsicas de una y otras formas de manejo de Planilla de Clculo. Es importante que al analizar los temas Ud. se detenga en la comprensin de algunos conceptos, sobre todo en los conceptos bsicos y que tienen que ver con el anlisis, creacin y mantenimiento de las planillas.

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En otro orden de ideas no se olvide que usted est estudiando bajo la modalidad...

A DISTANCIA

Lo cual le permitir: - organizar su aprendizaje de acuerdo con sus horarios; - enfrentar los materiales de aprendizaje en forma independiente; - aunque no descarte contactarse con sus compaeros y... por supuesto!, con su tutor. - en este camino, le solicitamos no olvidar las tcnicas de trabajo intelectual que le permiten un aprendizaje acorde con las exigencias de la carrera. Es nuestro deseo que este recorrido le resulte agradable y cumpla con sus expectativas.

Empezamos?

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Cmo trabajar con este libro

Le pedimos que trate de respetar la secuencia planteada, dado que supone un estudio terico, marco de las actividades que se le proponen. Las mismas, le permitirn retroalimentar los contenidos. Si duda, busque a su tutor: l lo orientar de acuerdo con sus necesidades. Si lo desea puede consultar, realizar comentarios o formular dudas y preguntas a: coordinacin@redifna.org

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- Informtica II Algunas convenciones


Indicamos a continuacin los conos que utilizaremos a lo largo de este texto:

CONOS

DESCRIPCIN Y USO

Pregunto.....Qu opina Ud. de tal tema? Cmo le parece que puede encararse tal situacin?

Remite a leer un tema tratado anteriormente en el libro.

No olvide que

Indica que lo expresado en un prrafo es importante y debe ser tenido en cuenta.

Seala que determinado tema es importante y debe ser tenido presente.

ACTIVIDADES

CUESTIONARIO DE AUTOEVALUACIN

CUESTIONARIO DE AUTOEVALUACIN SOLUCIONES SUGERIDAS

ABC
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GLOSARIO

LECTURA / BIBLIOGRAFA

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UNIDAD 1 PROCESADOR DE TEXTOS


OBJETIVOS:
Al finalizar el estudio de la presente unidad, Ud. estar en condiciones de: - Abordar con un sentido amplio el concepto encabezado y pie de pgina. - Identificar diferentes zonas en la pantalla. - Identificar las distintas funciones de un procesador de texto.

1 PROCESADOR DE TEXTOS
1.1. Distintos manejos Se entiende por procesamiento de textos al uso de una computadora para crear, editar (modificar) e imprimir documentos.
El procesador de textos es la aplicacin ms utilizada, a nivel universal, de todas las disponibles en el mercado de software para PC. En cuanto al programa en s, diremos que cumple sobradamente con las exigencias del mercado. En primer trmino permite que la informacin escrita ostente una muy buena presentacin grfica, que ayude a transmitir cabalmente las ideas del escritor. 9

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- Informtica II En segundo lugar es lo suficientemente verstil, cuando las palabras no son lo bastante elocuentes o el tema en s lo exige, como para permitir integrar imgenes o grficos a los textos. Es verdad que hay muchos procesadores de texto, pero... permtame hablarle de Word, para m el ms completo. Y por otra parte, Quin no conoce Word? Word entra dentro de la categora de los procesadores de textos, los cuales nos permiten hacer una inmensa cantidad de cosas sobre un texto, pero a deferencia de una mquina de escribir, debemos tener en cuenta lo siguiente: Los prrafos se escriben todos seguidos, no debiendo presionar nada para escribir en la siguiente lnea, solo presionaremos la teca <ENTER> cuando deseemos terminar el prrafo. En caso de querer modificar algo en el texto ya escrito, se lo deber marcar primero, ya que si se hace algo sin marcar eso tendr efecto desde ese momento en adelante, para todo, hasta que decida cambiarlo por otra cosa.

Es un programa muy simple que tiene cuatro formas de usarse:

Por medio de las teclas rpidas (macros o hot-keys): consiste en un mtodo abreviado en el que con presionar un par de teclas se obtiene una opcin determinada. Por medio de la barra de botones correspondiente a la funcin que busquemos. Por medio del men, en donde encontraremos la opcin necesitada. Menes contextuales: Ofrece las opciones disponibles sobre el tem que se este trabajando. Se logra presionando la tecla derecha del mouse o <SHIFT - F10> en el teclado. Word nos permite entre tantas cosas, corregir los errores ortogrficos que se generan en el rea de trabajo y tambin, interactuar con base de datos y planilla de clculo. Es uno de los procesadores de textos ms potentes, el Word, tiene como objetivo fundamental ayudarnos a diagramar, escribir, dar formato e imprimir los textos, en un mnimo de tiempo y tambin con un mnimo de esfuerzo. 10

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Sabe Ud. para qu se utiliza el Word? Bueno, para todo lo que le he comentado antes y si contina leyendo ver para cunto ms. Desde el punto de vista de los procesadores de texto se denomina documento a cualquier texto escrito, como una poesa, una carta o el resumen de una clase. Es decir que el significado de documento es diferente al que se le atribuye en el comercio, en que se lo asocia con elementos tales como facturas, cheques, pagars, recibos y similares.

1.2. Funciones de un procesador de texto


Qu podemos hacer con un procesador de textos? Cuando introducimos el texto, normalmente todos las partes entran en la pantalla del monitor con el mismo aspecto y tamao que tendran sobre papel. La mayora de los procesadores de texto permiten no solamente, la inclusin de grficos y cuadros, sino tambin ver los documentos antes de imprimirlos. Tambin posibilitan la colocacin automtica de encabezados y pies de pgina, la elaboracin de ndices, y la correccin ortogrfica y gramatical a medida que se escribe. Esta correccin ortogrfica es una ayuda importante, ya que si una palabra la escribimos mal aparece subrayada en rojo en el monitor, lo que indica la existencia de un problema. Supongamos que queremos escribir horario y que por un error de tipeo escribimos orario. Esta palabra incorrecta se ver subrayada en rojo de la siguiente manera: orario Si tuviramos dudas sobre cmo se escribe realmente la palabra, podemos hacer clic sobre ella con el botn derecho del mouse (o puede ser con F7) y se abrir una ventana donde nos indicar que se debe escribir horario.

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Los procesadores de texto facilitan la labor de escritura de cualquier documento permitiendo la introduccin sencilla y cmoda de la escritura a travs del teclado, visualizndolo directamente en la pantalla, permitiendo al usuario corregir los errores con suma facilidad. Por ejemplo, una vez escrito un texto se lo puede releer y, si fuera necesario, se pueden intercalar en lo ya escrito palabras o prrafos enteros. Tambin se pueden suprimir o sustituir vocablos. As, si vemos que una palabra aparece repetida en dos renglones sucesivos, una de ellas se puede reemplazar por un sinnimo.

Todo esto puede efectuarse sin necesidad de volver a escribir las partes correctas.
Podemos tambin: mover palabras, frases, prrafos e incluso captulos enteros de un sitio a otro, sin preocuparnos por el alineamiento o el espaciamiento, Adems: cambiar mrgenes, tabuladores, espacios y hasta disponer de diferentes tipos y tamaos de letra, todo esto con rdenes muy sencillas. En el procesador de palabra podemos cambiar el aspecto y tamao de la letra (lo que se llama editar el texto)

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- Informtica II Veamos. Podemos escribir: Instituto Federal Nicols Avellaneda Instituto Federal Nicols Avellaneda Instituto Federal Nicols Avellaneda

Instituto Federal Nicols Avellaneda


Instituto Federal Nicols Avellaneda Instituto Federal Nicols Avellaneda

Instituto Federal Nicols Avellaneda Instituto Federal Nicols Avellaneda Los pasos que hay que seguir para desarrollar un trabajo por computadora son muy parecidos de un programa a otro: Entrar al programa, introducir los datos, editarlos, guardarlos, e imprimir los resultados, son operaciones que normalmente se hacen en todo trabajo, ya sea mediante una hoja de calculo, o una base de datos, o un graficador, o claro est, en nuestro caso, relacionado con los procesadores de texto.

ACTIVIDADES SUGERIDAS

Ejercicio N 1 Sintese Ud. frente a una computadora (puede hacerlo en su casa, en su escuela o en un ciber), encindala. Busque el botn inicio, haga clic con el mouse, se desplegar un ventana, busque all programas, nuevamente haga clic y se le mostrar una lista, cuando aparezca Word, bralo e intente escribir.

1.3.

Los menes
Los distintos programas se administran en base a menes.

Recuerde el punto 3 de Informtica I Los menes consisten en listados de rdenes (comandos), generalmente en forma de palabras o smbolos, los cuales ofrecen diferentes opciones que podemos seleccionar con la ayuda del teclado o del mouse. 13

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Los menes son generalmente ttulos que al desplegarlos (abrirlos) nos permiten elegir entre varias operaciones.

Los distintos programas incluyen los menes en forma de figuritas (iconos) que permiten una presentacin ms atractiva, facilitando a su vez la ejecucin del programa. 1.3.1. Las zonas en la pantalla

En el caso de los procesadores de palabra, usualmente al entrar en el programa, en la pantalla podemos distinguir tres zonas: La zona de los menes y las barras de herramientas (generalmente una zona horizontal con ttulos en la parle superior) La zona de trabajo (que seria equivalente a la hoja de escritura, la cual ocupa la mayor parte de la pantalla y es la mas importante) La barra de estado (generalmente en la parte inferior de la pantalla, donde salen avisos, como resultado de la comunicacin del computador con el usuario).

1.3.2.

La zona de los menes

Entre otros, en la zona de los menes del procesador de texto, encontramos los siguientes: Archivo, Edicin, Insertar, Formato, Herramientas y Ayuda. Esto puede visualizarse en la siguiente figura:

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El men Archivo nos permite recuperar un documento previamente guardado, abrir un nuevo documento, salvar (guardar o grabar son sinnimos), imprimir, salir del programa. Tambin el men Archivo nos permite preparar la pgina, configurar los mrgenes, el nmero de columnas, el tipo de alineacin y la inclusin de grficos y principalmente de Texto. El men de Edicin nos permite principalmente mover, copiar, cortar, pegar, borrar y seleccionar textos. El men de Herramientas es una opcin que en determinado momento nos puede brindar la posibilidad de verificar la ortografa, emplear sinnimos y corregir algunos errores gramaticales. El men Formato es el encargado de definir: la fuente, el estilo y el tamao de las letras. Su aspecto puede apreciarse en la siguiente figura:

Si nos hemos perdido y no sabemos realizar alguna operacin el men de Ayuda, ofrece al usuario la oportunidad de tener a la mano una gua con el objeto de poder emplear el programa de una manera adecuada.

1.3.3.

El rea de trabajo

Es la zona equivalente a la hoja de escritura. Podemos escribir directamente sin preocuparnos por la terminacin de los renglones; el procesador de texto distribuye automticamente el texto dentro de la pgina. Solamente debemos pulsar la tecla de "enter", cuando corresponda a punto y aparte. 15

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El mtodo para trabajar con el procesador de texto puede ser variado. Generalmente la prctica es la que decide en estos casos.

Un mtodo que frecuentemente se utiliza es escribir primero el texto de una manera normal, cual si fuera una mquina de escribir elctrica, corregir los errores con el corrector ortogrfico y por ltimo editar, es decir centrar los ttulos, escoger el tipo de letra, el tamao de la misma y la alineacin general del texto.

Las funciones bsicas de un procesador de texto son abrir el programa, crear un escrito, llamado documento, guardarlo, cerrarlo y salir del programa.
Con el procesador de texto, nuestra computadora se convierte en una sper mquina de escribir electrnica, donde podemos escribir un texto, una poesa, un currculum o un informe de negocios. 1.3.4. Administracin de documentos

Es conveniente guardar el documento nada ms empezar a trabajar con cualquier programa, y guardar los cambios cada cierto tiempo, para evitar prdidas de trabajo debidas a cortes de la energa elctrica o a errores del programa o del sistema. 16

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Para guardar un documento recin creado hay que elegir la opcin Guardar del men Archivo o pulsar el botn de la barra de herramientas Estndar. Aparecer un cuadro de

dilogo distinto segn el sistema operativo que se est empleando, aunque en todos tendr parecidas opciones. En el cuadro Nombre del archivo hay que escribir el nombre del documento, procurando que sea lo ms descriptivo posible para facilitar su posterior localizacin. En la parte superior de la ventana aparece el contenido de la carpeta o directorio en el que se est trabajando. Antes de guardar hay que localizar la unidad de disco y dentro de esta, la carpeta o directorio en el que se debe guardar. Una vez puesto el nombre y localizado el directorio de destino hay que pulsar el botn Guardar.

Para guardar los cambios hechos sobre un documento ya almacenado en disco hay que volver a seleccionar la opcin Guardar del men Archivo o a presionar el botn de la barra de herramientas Estndar. Como el documento ya est guardado

con un nombre y localizacin concretos, Word guardar los cambios sin preguntar nada.

La opcin Guardar como del men Archivo se utiliza cuando se quiere guardar una copia de un documento ya guardado. Cuando se elige esta opcin Word presenta el mismo cuadro de dilogo que para guardar un documento nuevo.

La copia que se haga tiene que tener un nombre distinto o debe estar guardada en un directorio distinto, porque no es posible tener dos documentos con el mismo nombre en la misma carpeta o directorio. 1.3.5. Escribir y editar Un documento puede tener una extensin que va desde una lnea hasta varios cientos de pginas. Para moverse a travs de los documentos, Word presenta una barra de desplazamiento vertical a la derecha de la ventana y otra de desplazamiento horizontal en la parte baja de la 17

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- Informtica II ventana. Para desplazarse arriba y abajo basta con presionar las flechas que aparece en los extremos o arrastrar el cuadro que se muestra en medio de las barras de desplazamiento. Cuando arrastre el cuadro de la barra de desplazamiento vertical Word indicar el nmero de las pginas por las que se va desplazando.

Cuando se empieza a trabajar, Word muestra una lnea vertical parpadeante en la parte superior del rea de trabajo: es el llamado punto de insercin que va indicando el lugar en que se inserta lo que se va escribiendo. La lnea horizontal que aparece al final del texto escrito es la gua de escritura que indica el lmite inferior del documento.

1.3.6. Seleccionar texto

Para aplicar cualquier modificacin sobre un texto hay que indicar a Word sobre qu elemento se quiere que lo haga. As, para poner una palabra en cursiva hay que mostrarle al programa sobre cul de ellas se quiere aplicar ese formato. Esto se consigue seleccionando la palabra. Cuando cualquier palabra o frase est seleccionada aparece resaltada con un cambio de fondo y color de texto: se pone en negativo A partir de este momento, cualquier comando que se efecte (borrar, aplicar cursiva, negrita, subrayar, etc.) se aplicar nicamente sobre el texto seleccionado. De los distintos mtodos que hay para seleccionar texto los ms habituales son:

Pinchar con el cursor delante del texto y, manteniendo pulsado el botn del ratn, arrastrar hasta el final del texto que se quiere seleccionar.

Si se quiere seleccionar una palabra basta con hacer doble clic encima de ella. Para seleccionar un prrafo hay que hacer tres clic encima de l. Si se quiere seleccionar una lnea hay que poner el cursor en la parte izquierda del margen (en la llamada zona de seleccin) hasta que se convierta en una flecha que apunta hacia la derecha y entonces hacer clic.

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- Informtica II

Para seleccionar un prrafo hay que hacer doble clic en la zona de seleccin a la izquierda del prrafo.

Si se quiere seleccionar todo el texto basta con hacer clic tres veces en la zona de seleccin, o ir al men Edicin y aplicar Seleccionar todo.

1.3.7. Funciones de edicin: cortar, copiar y pegar. Arrastres de texto Las funciones de edicin aparecen en prcticamente todos los programas. Su utilidad es muy simple: permiten copiar, cortar y pegar trozos de texto, ahorrando as gran trabajo cuando se quiere repetir palabras frases, o desplazar trozos de texto de un lugar a otro. El primer paso para copiar o cortar un texto es seleccionarlo para indicarle al programa sobre que texto se quiere ejecutar la accin. Despus se va al men Edicin y se aplica Copiar o Cortar segn el caso. Por ltimo se desplaza el cursor hasta donde se quiere pegar el texto cortado o copiado y se aplica Pegar del men Edicin. Una vez que un texto se ha copiado o cortado permanece en la memoria mientras no se copie o corte otra cosa. As, si se necesita volver a pegar ese mismo texto no hace falta volver a copiar. Todo este proceso se puede hacer directamente desde la barra de herramientas Estndar usando el botn para cortar, para copiar y para pegar.

Word permite realizar estas mismas funciones mediante arrastres con el ratn: una vez se ha seleccionado el texto basta con hacer clic sobre la palabra seleccionada y sin soltar el botn del ratn arrastrar hasta el lugar en que se quiere dejar el texto. Para duplicar la palabra hay que seguir el mismo procedimiento pero manteniendo la tecla Control (Ctrl) pulsada durante el proceso de arrastre.

1.3.8. Deshacer Como la inmensa mayora de los programas, Word tiene la opcin de deshacer, pero con una gran diferencia: mientras otros slo permiten deshacer la ltima instruccin hecha, el tratamiento de textos de Microsoft permite deshacer todos los pasos dados desde la ltima vez que se guard.

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- Informtica II Para ello hay que aplicar la opcin Deshacer del men Edicin, o presionar el botn de la barra de herramientas Estndar.

Tambin es posible repetir la ltima instruccin hecha, y rehacer las instrucciones que se han deshecho mediante la opcin Rehacer del men Edicin o el botn de herramientas Estndar. de la barra

Ambos botones presentan a su izquierda un men con una lista de las acciones hechas o deshechas para facilitar el proceso.

1.4. Encabezado y pie de pgina


Si usted observa las pginas de este cuadernillo, podr apreciar que en la parte superior de casi todas ellas aparece lo siguiente:

Informtica II
Ese texto es lo que se denomina encabezado.

Los encabezados y pies de pginas se utilizan normalmente en documentos impresos. El encabezado se imprime en el margen superior y el pie de pgina en el inferior.

Pueden crearse encabezados y pies de pginas que contengan texto o grficos, como el nmero de pgina, la fecha, el logotipo de la organizacin, el nombre del archivo o el ttulo del 20

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- Informtica II documento, o el nombre del autor, que suelen imprimirse en la parte superior o inferior de todas las pginas del documento. Puede utilizar el mismo encabezado y pie de pgina para todo el documento o cambiarlos en una parte del mismo. Por ejemplo, la instruccin puede consistir en utilizar un encabezado o pie de pgina exclusivo en la primera pgina, o bien que se inserte en todo el documento menos en la primera pgina. Tambin puede utilizar diferentes encabezados y pies de pgina para las pginas pares e impares, o para una parte del documento.

Si Usted. mira el presente cuadernillo, ver que en las cartulas no aparecen los encabezados.

Tambin podr apreciar que en la parte inferior derecha de cada pgina aparece el nmero correlativo de la misma, entre guiones. Esto se ha conseguido insertando lo que se denomina pie de pgina.

2 TABULACIONES
Las tabulaciones permiten alinear el texto a la izquierda, a la derecha, al centro o a un carcter decimal o de barra. Tambin puede insertar automticamente caracteres especficos como puntos o guiones delante de las tabulaciones.

1. Haga clic en el en el extremo izquierdo de la regla horizontal hasta que aparezca el tipo de tabulacin que desee: izquierda, derecha, centrada, decimal o barra 2. Haga clic en la posicin de la regla horizontal donde desee establecer una tabulacin 3. En el men Formato, haga clic en Tabulaciones. 4. En Posicin, escriba la posicin que desee para una tabulacin nueva o seleccione una tabulacin existente a la que desee agregar caracteres de relleno. 5. En Alineacin, seleccione la alineacin que desee para el texto escrito en esa tabulacin. 21

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- Informtica II 6. En Relleno, haga clic en la opcin de relleno que desee y, a continuacin, haga clic en Fijar.

2.1. Mrgenes
Los mrgenes marcan el espacio que el programa debe dejar entre el borde del papel y donde se empieza a escribir. Basta con introducir las medidas en el cuadro correspondiente: superior, inferior, izquierdo o derecho. En todo texto escrito se fijan mrgenes. Generalmente el margen izquierdo es ms ancho que el derecho, sobre todo si es necesario encarpetar la pgina escrita. Tambin se conoce con el nombre de margen superior a la distancia que queda desde el borde superior de la pgina hasta el comienzo del texto y con la denominacin de margen inferior a la distancia desde que va desde que termina el texto hasta el borde inferior de la hoja. Conoce Ud. el procedimiento? Para fijar o cambiar los mrgenes de una parte del documento, hay que seleccionar el texto, hacer clic con el mouse en el men Archivo y, una vez dentro de ste, hacer clic en Configurar pgina. A continuacin, haga clic en la ficha correspondiente.

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Sabe a que nos referimos con seleccionar? De esta manera tambin se pueden seleccionar prrafos y pginas completas para aplicarle cualquier tipo de formato.

El llamado margen de encuadernacin es el espacio de la hoja que ser ocupado por la encuadernacin. No basta con hacer ms grande el margen izquierdo porque, en el caso de que se vaya a imprimir a dos caras, la encuadernacin ir en la parte izquierda de las pginas impares pero en la derecha de las pares. En el caso de que se vaya a imprimir el trabajo a dos caras hay que activar el cuadro de Mrgenes simtricos. Cuando se activa, los cuadros de margen Izquierdo y Derecho cambian de nombre a Interior y Exterior.

2.1.1. Sangra Una sangra es la separacin que se puede dejar entre un prrafo y el margen. Si es slo la primera lnea la que se separa se le llama Sangra de primera lnea; si lo hacen todas con respecto al margen izquierdo, sangra izquierda; si lo hacen por la derecha, Sangra derecha, y si se separan todas las lneas del prrafo menos la primera, Sangra francesa. Esta ltima se suele emplear en prrafos numerados como el que aparece en la ilustracin de muestra.

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- Informtica II Los prrafos numerados o con una vieta con sangra francesa se pueden hacer directamente con los botones de la barra de herramientas de formato.

Los prrafos se sangran mediante los controles que aparecen en la regla: dos en la parte izquierda y uno en la derecha . Basta con arrastrarlos sobre la regla y colocarlos.

2.1.2. Alineaciones Word admite todos los tipos de alineacin: izquierda, derecha, centrada y justificada. La alineacin por defecto es la izquierda. Para poner cualquier otra basta con pulsar el botn correspondiente en la barra de herramientas de formato o elegirla del cuadro de dilogo Prrafo del men Formato.

Izquierda

Centrada

Derecha

Justificada

ACTIVIDADES SUGERIDAS

Ejercicio N 2 Comience a escribir en forma justificada, colocando sangra en el margen izquierdo, seleccione configurar pgina y haga que los mrgenes superior e inferior tengan 2,5 cm.

2.2. Nota al pie y nota al final


Las notas son una forma de incluir aclaraciones a palabras o frases, citas bibliogrficas, definiciones, etc. sin que estorben la lectura del texto principal. Se suelen sealar con un nmero que acompaa a la palabra anotada, y se sitan en la parte baja de la pgina en la que est la palabra anotada (notas al pie), o todas juntas al final del documento (notas al final), comenzando cada una con el mismo nmero que la marca que acompaa a la palabra anotada.

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- Informtica II Para insertar una nota hay que situar el cursor justo a la derecha (sin dejar espacio), de la palabra que se quiere anotar, y elegir la opcin Nota al pie del men Insertar.

Aqu hay que indicar si se quiere insertar una nota al pie o al final (algunas versiones de Word permiten llevar ambas series al mismo tiempo) y que tipo de numeracin debe llevar. Conviene poner siempre la numeracin automtica de manera que si posteriormente se intercala una nota extra, las dems se renumeren automticamente. En el botn Opciones se puede modificar el tipo de numeracin, hacer que comience en cada pgina o en cada seccin, transformar una nota al pie en final o viceversa. Una vez insertada la nota se abrir la ventana de notas (si se est trabajando en el modo Normal) o aparecer la parte baja de la hoja (si estamos en el modo Diseo de pgina) para que se pueda escribir el texto de la nota.

Word escribe las notas en el estilo Texto de nota al pie, idntico al Normal pero con la letra dos puntos ms pequea, y que se activa en el momento en que se inserta una nota.

3 DISTINTOS TIPOS DE LETRAS


Cuando hablamos de tipos de letras nos estamos refiriendo a las fuentes. Sabe Usted qu son las fuentes? 25

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- Informtica II -

Fuente: es el tipo o familia de letra que se aplica como pueden ser la Times, Arial, Courier, BooK Antiqua, Rokwell, etc. Se pueden aplicar desde el selector Fuente de la barra de herramientas Formato. Tamao: se mide en puntos (pto.) medida tipogrfica que equivale a 0,35 mm. La letra de este manual es una Times New Roman 12 pto., para el texto normal y Timers New Roman 14 para los ttulos. Se aplica desde el selector Tamao de fuente de la barra de Formato. , cursiva ,

Estilo de fuente: se refiere a los modos de resaltar la letra: negrita subrayado , que se pueden aplicar al mismo tiempo: negrita cursiva subrayado.
superndice

Efectos: se llaman efectos al

subndice,

Tachado, Versales, etc. que se aplican

desde el cuadro Fuentes del men Formato.

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- Informtica II 3.1. Herramientas


EL procesador de textos Word, incluye algunas herramientas que prestan una apreciable ayuda a la hora de redactar y editar los documentos. Las herramientas ms importantes son: Ortografa y Gramtica, Sinnimos, Contar palabras, Auto correccin.

3.1.1. Ortografa y Gramtica Las herramientas de correccin ortogrfica y gramtica nos permiten disponer de una ayuda importante a la hora de escribir un documento. Estas herramientas facilitan enormemente las tareas de revisin y correccin de los documentos aunque hemos de tener presente que no son infalibles y que, entre otras cosas, no detectan las palabras homfonas o los acentos diacrticos.

3.1.2. Idioma de uso

Antes de empezar a escribir un documento deberemos indicar el idioma que vamos a usar y disponer del corrector para dicho idioma. Word incorpora por defecto un corrector en de castellano y otro de ingls. Por lo tanto podemos corregir y verificar la ortografa de documentos en los que empleamos estos idiomas. Adems podemos incorporar diccionarios de casi cualquier idioma de los que se hablan en el mundo. Para definir el idioma hemos de pulsar Herramientas---idioma---definir idioma y elegir de la lista desplegable el que necesitemos.

3.1.3. Configurar correcciones Las correcciones ortogrficas y/o gramaticales podemos configurarlas a nuestro gusto. Para ello debemos pulsar Herramientas---opciones y elegir la pestaa correspondiente a ortografa y gramtica. Desde esa ventana debe usted ir marcando o desmarcando las opciones que le interese activar o desactivar.

Una opcin interesante es la de desactivar la correccin mientras escribimos el documento. Esto evita que salgan las lneas rojas subrayando las palabras que pueden llegar a

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- Informtica II molestarnos. Si activa usted esta opcin siempre podr corregir el documento una vez que lo termine.

3.1.4. Revisin del documento

Recuerde quesi tiene usted activada la correccin automtica mientras escribe, el programa ir subrayando de rojo las palabras escritas incorrectamente o aquellas que desconozca.

Ante una palabra mal escrita podemos proceder de dos formas: corregirla inmediatamente o dejar la correccin para cuando terminemos de escribir el documento. Para corregirla inmediatamente deber usted seguir los siguientes pasos: coloque el cursor sobre la palabra y pulse el botn derecho del ratn. Aparecer un men contextual con una relacin de palabras entre las que puede estar la correcta. Si en la lista aparece la palabra correcta, la seleccionar pulsando sobre ella y el procesador corregir automticamente el error.

Puede suceder que la palabra que el programa seala no aparezca en su diccionario y en ese caso no le mostrar opciones. Debe asegurarse que la palabra est bien escrita y pulsar agregar. El programa la aadir al diccionario y no volver a mostrar error al escribirla nuevamente.

Tambin puede prescindir de la revisin automtica desactivndola y proceder a la correccin al terminar. Para ello escriba usted todo el documento y cuando finalice pulse

Herramientas---Ortografa y gramtica. Se abrir una ventana e irn apareciendo las palabras que el procesador considera incorrectas. Proceder usted en forma similar a la anterior.

3.1.5. Sinnimos

Observar Ud. que a veces, al escribir un documento, estamos utilizando una misma palabra. El diccionario de sinnimos nos ayuda a evitar la repeticin de la misma palabra y su sustitucin por otra del mismo significado.

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Para acceder al diccionario de sinnimos puse el botn izquierdo del ratn sobre la palabra a sustituir para seleccionarla. Una vez seleccionada pulse Herramientas---Idioma--Sinnimos. En la ventana de sinnimos de la palabra seleccionada elija el ms conveniente.

3.2. Tablas
Las tablas de Word tienen una funcin similar a las tabulaciones pero con muchas ms opciones de formato permitiendo mejores acabados. Mediante tablas se puede: generar columnas de texto y nmeros disponer texto en columnas paralelas (para traducciones por ejemplo) situar imgenes junto a textos como se puede ver en el apartado Alto y ancho de celdas de esta misma seccin del manual. Para crear tablas hay que pulsar en el botn seleccionar el nmero de celdas que se quiere insertar. Tambin se puede insertar tablas desde la opcin Insertar tabla del men Tabla: de la barra de herramientas Estndar y

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Las opciones de formato para tablas son las mismas que para las de un prrafo normal, con la diferencia de que cada celda se comporta como un prrafo independiente. Esto permite que se pueda aplicar distintos estilos a cada celda, o incluso a cada prrafo dentro de la celda.

3.3. Tablas de contenido


Word denomina Tabla de contenido a lo que vulgarmente se conoce como ndice de un libro: lista de los captulos y secciones de un libro junto con las pginas en las que estn situados.

Realizar a mano una tabla de contenido es un trabajo muy tedioso que nicamente es posible realizar cuando se ha terminado e impreso el libro, para evitar que una modificacin posterior pueda variar la paginacin del trabajo.

Word puede hacer la tabla de contenido de un trabajo de modo automtico, y actualizarla si se producen modificaciones posteriores. Para ello es imprescindible utilizar los estilos de ttulo (hay otros procedimientos para hacer una tabla de contenido, pero son mucho ms complejos). Si se han empleado los estilos de ttulo basta con seguir estos pasos para hacer la tabla de contenido: 1. Situar el cursor en el punto en que se quiere insertar la tabla (preferentemente en una seccin nueva). 30

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- Informtica II 2. Seleccionar la carta Tabla de contenido en el cuadro de dilogo ndice y tabla del men Insertar.

ACTIVIDADES SUGERIDAS

Ejercicio N 3 Inserte Ud. una tabla de cinco columnas y cuatro filas, escriba en ellas empleando la letra Arial con un tamao 14. Corrija los errores si los hubiere, y emplee sinnimos.

3.4. Impresin de un documento, impresin de una carta


Una vez se ha terminado un documento de Word lo normal es imprimirlo para presentarlo en papel. Para ello hay que seguir los siguientes pasos:

Comprobar en la Presentacin preliminar que todo est correctamente: este modo de trabajo presenta las hojas tal y como luego saldrn impresas. Hacer esta comprobacin ahorra gran cantidad de papel.

Para activar la presentacin preliminar hay que pulsar el botn de la barra Estndar o elegir la opcin Presentacin preliminar del men Archivo.

Mediante el botn pantalla y con

se indica el nmero de pginas que deben aparecer a la vez en

el nivel de zoom. Si se quiere ampliar la visin de una zona basta con

hacer clic sobre ella; para reducir otra vez, se vuelve a hacer clic con el ratn. Para salir hay que pulsar el botn Cerrar.

Una vez que se ha comprobado que lo que se va a imprimir es correcto se elige la opcin Imprimir del men Archivo o se presiona el botn Estndar. de la barra de herramientas

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- Informtica II Impresora: permite seleccionar de la lista la impresora sobre la que se quiere imprimir.

Intervalo: aqu se debe indicar las pginas que se desean imprimir: todas, la pgina actual (sobre la que est el cursor en el momento de imprimir) o un intervalo irregular de hojas (3,5 imprimir la pgina 3 y la 5; 35, 9 imprimir de la pgina 3 a la 5 y la pgina 9). Copias: aqu hay que indicar el nmero de copias que se quiere imprimir de cada hoja. Una vez seleccionadas las opciones que interesen hay que presionar el botn Aceptar.

*
Perfecto! Ha finalizado Ud. la Unidad 1 de Informtica II Si tiene dudas, por favor comunquese con su tutor.

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CUESTIONARIO DE AUTOEVALUACIN

1. 2. 3. 4.

Explique qu se entiende por procesador de textos. Qu se entiende por documento desde el punto de vista de un procesador de textos? Explique brevemente qu se entiende por men. Al entrar en un programa de procesador de textos, qu zonas se distinguen en la pantalla del monitor?

5. 6. 7. 8. 9. 10.

Qu tareas permite efectuar el men Archivo? Qu tareas permite llevar a cabo el men Edicin? Explique brevemente qu se entiende por rea de trabajo? Qu son los encabezados y pies de pgina? Cmo se fijan los mrgenes de un documento? Cuntas y cules son las herramientas de Word?

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UNIDAD 2 PLANILLA DE CLCULO: SU USO


OBJETIVOS:
Al finalizar el estudio de la presente unidad, Ud. estar en condiciones de: - Manejar los principales comandos y herramientas. - Utilizar frmulas y funciones. - Realizar operaciones bsicas con datos. - Conocer los mtodos bsicos de referencia a celdas con datos - Personalizar el entorno de trabajo.

INTRODUCCIN A LA PLANILLA DE CLCULO

Observar usted ahora cmo nos introduciremos en el ambiente de una planilla de clculo, conocimientos del entorno de trabajo, realizaremos operaciones bsicas con datos, veremos los principales comandos y herramientas de trabajo y los mtodos bsicos de referencia a celdas con datos. An los usuarios ms inexpertos podrn realizar algunas operaciones sencillas.

1.1. Conceptos bsicos Es un programa esencialmente aritmtico, que permite resolver clculos, ecuaciones, frmulas matemticas, determinar intereses, etc..
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La planilla de clculo facilita el almacenamiento, la manipulacin y la presentacin de datos numricos. Mediante la misma es posible visualizar los datos claramente y analizarlos detenidamente. Pero la principal virtud de una planilla de clculo reside en que, una vez establecidas las frmulas, al cambiar los datos de entrada podremos ver inmediatamente las consecuencias de la modificacin en los resultados. Se constituye as la planilla en una valiossima herramienta del tipo Qu pasara si cambio este dato por este otro? De esta forma podremos analizar inversiones, cronogramas, organizaciones de inventarios, etc.

1.2. Qu son las planillas de clculo?


Las planillas de clculo, son programas que al ejecutarlos en una PC nos permiten llevar cuentas, como si se tratara de un libro de contabilidad. Claro est que sera un libro de contabilidad muy completo, con muchas herramientas.

No olvide que...
Las planillas de clculo son a las cifras lo que los procesadores de texto son a la palabra escrita. Es decir, son programas especializados en los manejos numricos. Podemos caracterizarlos como herramientas muy poderosas que combinan las posibilidades de las calculadoras con los recursos mucho ms amplios de las computadoras. Son ideales para llevar el movimiento financiero de una empresa. Con ellos, adems, podemos establecer anlisis y proyecciones desde el punto de vista contable, para tomar decisiones importantes dentro del desarrollo empresarial. Las planillas de clculo son tan populares como los procesadores de texto, y son muy verstiles, Las podemos emplear en diferentes niveles: a nivel individual, para llevar las cuentas personales; a nivel familiar, para manejar las finanzas del hogar y a nivel profesional para llevar la contabilidad de una empresa. Como la mayora de los programas, las planillas de clculo han sufrido una gran evolucin.

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1.2.1. Qu podemos hacer con las planillas de clculo? Las utilizamos para resolver problemas de orden numrico cuando tenemos que manejar grandes cantidades de cifras y operaciones rutinarias, En trminos generales, las principales operaciones que podemos desarrollar con una planilla de clculo electrnico son: Introducir informacin numrica y frmulas para procesarlas y obtener un resultado. Dentro de este campo es importante mencionar que adems de trabajar con las operaciones aritmticas bsicas, la planilla de clculo, maneja funciones de estadstica (promedios, varianzas, desviacin estndar) y de anlisis financiero.

Las otras funciones de la planilla de clculo son: Producir cuadros, diagramas y en general todo tipo de grficos estadsticos, en dos y tres dimensiones, con colores y tramas, relacionados con los datos que se estn trabajando en determinado momento. Manejar grandes cantidades de informacin, ordenndola de acuerdo con las necesidades del usuario. Facilitar la elaboracin de informes y listas impresas de gran calidad. Guardar y recuperar la informacin, con un fcil acceso a ella. Las operaciones de actualizacin de los datos resultan cada vez ms sencillas. Modificar los datos. Podemos borrar, copiar, adicionar y mover segmentos de informacin, manteniendo nuestro archivo actualizado. Observar como van a quedar los documentos antes de imprimirlos, Nos brindan facilidades hasta para escoger los tipos y tamaos de letra que en determinado momento podemos emplear en nuestros informes. Interactuar con otros programas mediante la importacin o exportacin de informacin.

Los programas actuales se obtienen en versiones integrales, es decir, que no solo sirven para procesar cifras, sino que tambin poseen manejadores de textos y prrafos, incorporados dentro del programa.

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Tambin, segn la necesidad, pueden convertir la informacin introducida en una base de datos, la cual se puede leer directamente en programas como el Access y similares. A esta operacin se le llama exportacin de archivos. Cuando hablamos de una Planilla de clculo nos estamos refiriendo a Excel, es una planilla de clculo electrnico; esto significa que le puede ingresar usted, para su resolucin y/o graficacin, frmulas matemticas, estadsticas, funciones financieras, clculos de ingeniera en sus diversas especialidades, etc. Pero la principal virtud de una planilla de clculo, tema en el que Excel brilla con luz propia, reside en que, una vez establecidas las frmulas, al cambiar los datos de entrada podr usted ver inmediatamente, en los resultados, las consecuencias del cambio, constituyendo as la planilla, una valiossima herramienta del tipo de... Qu pasara si cambio este dato por este otro? De esta forma podr analizar inversiones, cronogramas, organizaciones de inventarios, esquemas de camino crtico, etc., as podr tomar las decisiones ms adecuadas ante la modificacin de las variables consideradas. Los datos pueden ser introducidos por el usuario directo, o importarlos desde bases de datos relacionales, sitios Web o bien desde bases de datos corporativas. Finalmente, los informes pueden ser ilustrados con grficos o mapas, en ambos casos generados en base a los datos procesados por Excel y tambin es posible compartir estos resultados mostrndolos en la Web.

1.3. Dos formas bsicas de arrancar Excel


Bueno, Qu le parece si empezamos con Excel, nuestra planilla de clculo? Observe usted que desde el botn Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. (Coloque el cursor y haga clic sobre el botn Inicio), se despliega un men; al colocar el cursor sobre Programas, aparece otra lista con los programas que hay instalados en su ordenador; busque Microsoft Excel, haga clic sobre l, y se arrancar el programa. Desde el icono de Excel del escritorio.

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- Informtica II Al arrancar Excel aparece una pantalla inicial como muestra la de la figura 1.1, donde observar usted sus componentes fundamentales. As conocer los nombres de los diferentes elementos.

Encabezado de columnas Men de Control Seleccionar todo Cuadro de nombres Indicador de celda activa Botn Minimizar Botn Cerrar Botn Maximizar

Botones de Etiquetas de hojas desplazamient Encabezados de filas o de etiquetas Barra de divisin de etiquetas

Barra de desplazamiento vertical Barra de desplazamiento horizontal

Figura 1.1. Libro de trabajo Excel en blanco

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Trabajando con las ventanas de Excel Los archivos de Excel se conocen como libros de trabajo. Pueden tener diversas hojas y stas pueden ser hojas de clculo o de grfico. En la figura 1.2 observe tres libros de trabajo de Excel abiertos, cada uno en una ventana diferente. Para saber cul es el libro de trabajo activo no tiene ms que fijarse en la barra de ttulo de la ventana que es de diferente color al resto.

Figura 1.2 Ventana de Excel con tres libros abiertos. Puede encontrar Las ventanas de Excel de una de las tres formas siguientes:

Maximizadas. Llenan totalmente el rea de trabajo de Excel. No se ve su barra de ttulo y el nombre de la hoja de clculo aparece en la barra de titulo de Excel. Para maximizar una ventana hay que hacer clic en el botn maximizar.

Minimizadas. Aparece una pequea ventana con la barra de ttulo. Para minimizar una ventana hay que hacer clic en el botn minimizar. Restauradas. Tamao no maximizado. Si se hace un clic en el botn Restaurar la ventana vuelve a su posicin maximizada o minimizada.

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CONCEPTO DE CELDA
Sabe Ud. que la hoja de clculo consta de filas y columnas? La interseccin de ambas es

una celda. En un momento determinado, una celda puede ser la celda activa, que se identifica por sus bordes negros tal y como se ve en la figura 2.1. Su direccin (letra de columna y nmero de fila) aparece en el Cuadro de nombres, y los encabezamientos de fila y columna se presentan en negrita para una mejor identificacin.

Celda activa Figura 2.1 La celda activa es C5 que tiene los bordes negros. La zona de trabajo Ocupa la mayor rea en la pantalla. Para ubicarnos en ella utilizamos el sistema de columnas y filas; las columnas estn identificadas con letras y las filas con nmeros. Nos podemos desplazar a travs de las celdas con la ayuda de las flechas. Una vez ubicado el cursor en determinada celda, podemos introducir los datos. Finalmente los informes pueden ser ilustrados con grficos y mapas, en ambos casos generados por el programa, siendo tambin posible compartir estos resultados mostrndolos en la Web. Movimiento rpido en la hoja 40

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- Informtica II Tan solo una pequea parte de la hoja es visible en la ventana de documento en un momento dado. Nuestra hoja, la mayora de las veces, ocupar mayor nmero de celdas que las visibles en el rea de la pantalla y es necesario moverse por el documento rpidamente. En cada una de las celdas de la hoja, usted puede introducir frmulas. valores, textos o

Valores: Los valores o nmeros representan una cantidad de algn tipo: ventas, nmeros de empleados, pesos, estadsticas, etc. Tambin pueden ser fechas, horas o frmulas que proporcionan los datos necesarios para crear un grfico, por ejemplo. Textos: En algunas celdas puede introducir texto no numrico. El texto puede servir para etiquetar los valores, para ttulos o incluso para instrucciones acerca de la hoja de clculo. Frmulas: Excel permite la introduccin de potentes frmulas que utilizan los valores (o incluso texto) para calcular un resultado, el cual aparecer en la misma celda. En todos los casos, los pasos a seguir son los siguientes: 1 Site el cursor sobre la celda donde va a introducir los datos. 2 Teclee los datos. Aparecern en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Frmulas, 3. Para introducir el valor en la celda puede utilizar cualquiera de los tres mtodos que le comento a continuacin: INTRO: Se valida el valor para introducirlo en la celda y adems la celda activa pasa a ser la que se encuentra justo por debajo. TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor para introducirlo en la celda y adems la celda activa cambiar dependiendo de la flecha pulsada, es decir, si pulsamos FLECHA DERECHA ser la celda contigua hacia la derecha. CUADRO DE ACEPTACIN: Es el botn de la barra de frmulas, al hacer clic sobre l se valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda activa seguir siendo la misma. Si antes de introducir la informacin cambia de opinin y desea restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, slo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre la Caja de Cancelacin de la barra de frmulas. As no se introducen los datos y la celda seguir vaca.

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Seleccin de celdas Antes de realizar cualquier modificacin a una celda o a un rango de celdas con Excel, tendr que seleccionar aquellas celdas sobre las que quiere que se realice la operacin. A continuacin encontrar algunos de los mtodos de seleccin ms utilizados. Cuando un rango est seleccionado, las celdas aparecen resaltadas en un tono azul grisceo, excepto la celda activa que aparece en su color normal. La figura 1.4 muestra un ejemplo de rango seleccionado Celdas y rangos Una celda es un elemento simple de una hoja de clculo donde se pueden introducir como hemos visto valores, textos o frmulas, se identifica por su direccin que consiste en una letra de columna y un nmero de fila. A un grupo de celdas se la llama rango, y su direccin viene dada por la direccin de su celda superior izquierda y la direccin de su celda inferior derecha, separadas por dos puntos. Seleccin de rangos Para realizar cualquier operacin en un rango de celdas de una hoja de clculo, primero debe usted seleccionar el rango y despus dar la orden necesaria. Cuando un rango est seleccionado, las celdas aparecen resaltadas en un tono azul grisceo, excepto la celda activa que aparece en su color normal. La figura 2.2 muestra un ejemplo de rango seleccionado en una hoja de clculo.

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- Informtica II Se puede seleccionar un rango de celdas de la siguiente forma:

Use el ratn para arrastrar. Si arrastra hasta el final de la pantalla, la hoja de clculo se desplazar. Mantenga presionada la tecla Mays mientras selecciona el rango con las teclas del cursor. Presione F8 y despus mueva el indicador de celda con las teclas de cursor para resaltar el rango. Despus presione de nuevo F8 para reestablecer el funcionamiento normal de las teclas de cursor. Use Edicin/Ir a (o presionar F5) y despus introduzca la direccin del rango manualmente en el cuadro de dilogo Ir a. Al hacer clic en Aceptar. Excel selecciona las celdas en el rango especificado.

Seleccin de columnas y filas enteras

Haga clic en el borde de la fila o columna. Para seleccionar filas o columnas adyacentes, haga clic en el borde de una columna o fila y arrastrar hasta resaltar la seleccin. Para seleccionar varias filas o columnas no adyacentes, mantenga presionada la tecla control mientras selecciona las filas o columnas deseadas. Presione Control-Barra espaciadora para seleccionar una columna. Aparecer resaltada la columna de la celda activa. Presione Mays-Barra espaciadora para seleccionar una fila. Aparecer resaltada la fila de la celda activa. Haga clic en el botn Seleccionar todo (o Control-Mays-Barra espaciadora) para seleccionar todas las filas.

Seleccin de rangos no continuos Los rangos seleccionados normalmente son contiguos (un rectngulo nico de celdas). Excel tambin permite trabajar con rangos no contiguos, que son dos o ms rangos (o celdas) que no estn necesariamente uno al lado del otro. Esto tambin es conocido como seleccin mltiple. Para seleccionar rangos no contiguos hay diversos mtodos: Mantenga presionada la tecla Control mientras arrastra el ratn para seleccionar las celdas o rangos.

Seleccione con el teclado un rango tal y como se ha descrito antes (con F8 o Mays) y despus presione Mays-F8 para seleccionar otro sin cancelar el anterior. 43

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Seleccione Edicin/Ir a e introduzca manualmente una direccin de rango. Separe los diferentes rangos con punto y coma.

Para seleccionar todas las hojas de un libro de trabajo basta con que haga clic con el botn derecho del ratn sobre una etiqueta de hoja y elija Seleccionar todas las hojas desde el men de contexto.

Seleccin de rangos de mltiples hojas Ya sabe Ud. que una hoja de clculo puede tener mltiples hojas. Las hojas de clculo en principio no estn formateadas de ninguna manera. Para hacerlo puede optar por formatear hoja por hoja o bien utilizar para ello una tcnica que permita seleccionar rangos de las mltiples hojas y dar formato a las celdas de todas las hojas simultneamente. Para seleccionar todas las hojas de un libro de trabajo basta con hacer clic con el botn derecho del ratn sobre una etiqueta de hoja y elegir Seleccionar todas las hojas desde el men de contexto. Copiar un rango La opcin copiar consta de dos pasos: 1. Seleccione la celda o rango a copiar (rango o celda origen) y haga una copia en el portapapeles. Mueva el indicador de celda o rango donde quiera hacer la copia (rango o celda de destino) y pegue el contenido del portapapeles. O bien, haga clic sobre el botn Copiar de la barra de herramientas. Observe como aparece una lnea de marca alrededor de las celdas copiadas indicndole la informacin situada en el portapapeles. 4 Seleccione las celdas donde quiere copiarlas. 5 Seleccione el men Edicin. 6 Elija la opcin Pegar, si esta opcin no aparece, sitese primero sobre el botn para ampliar el men. O bien, haga clic sobre el botn Pegar de la barra de herramientas. 44

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- Informtica II Cuidado, ya que al pegar unas celdas sobre otras no vacas, se borrar el contenido de stas ltimas. En el paso 4 no tiene por qu seleccionar el rango completo sobre el que se va a pegar, ya que si se selecciona una nica celda, Excel extiende el rea de pegado para ajustarlo al tamao y la forma del rea copiada. La celda seleccionada ser la esquina superior izquierda del rea pegada. Para quitar la lnea de marca CTRL. del rea copiada, pulsar la tecla ESC del teclado, mientras tenga la lnea de marca puede volver a pegar el rango en otras celdas sin necesidad de volver a copiar.

2.1. Menes y comandos


Los comandos que gobiernan este programa figuran en forma de menes que se visualizan en la pantalla, facilitando las operaciones.

Como el procesador de texto, la planilla de clculo tiene un sistema de menes desplegables, y tambin barras de herramientas (con conos) para referirse a las operaciones ms comunes.

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La barra de ttulo contiene el nombre del documento sobre el que se est trabajando en ese momento. Cuando crea un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guarde y le d el nombre que desee. En el extremo de la derecha estn los botones para minimizar, restaurar y cerrar.

La barra de menes contiene las operaciones de Excel, agrupadas en menes desplegables. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, ver las operaciones relacionadas con los diferentes elementos que se pueden insertar en Excel. Usted puede hacer todas las operaciones a partir de estos menes. Pero las cosas ms habituales se realizan ms rpidamente a partir de los conos de las otras barras que ver a continuacin. El cono con la cruz, del extremo derecho, le permite cerrar el libro actual. En Excel la barra de menes tiene un nuevo comportamiento "inteligente", que consiste, bsicamente, en mostrar slo los comandos ms importantes y los que el usuario va utilizando. Los menes desplegables de la barra de menes contienen tres tipos bsicos de elementos: a) Comandos inmediatos. Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos. Se reconocen porque a la derecha del nombre de comando, o no aparece nada o bien aparece la combinacin de teclas para ejecutarlo desde el teclado. Por ejemplo, en el men Insertar, el comando Columnas. b) Otro men desplegable. Cuando usted se site sobre ste, se abrir un nuevo men a su lado con ms opciones para que elija una de ellas. Se reconocen porque tienen un tringulo a la derecha. Por ejemplo, en el men Insertar, Imagen. c) Comando con ventana. Al hacer clic, aparece una ventana que le pedir que rellene algunos campos y que tendr botones para aceptar o cancelar la accin. Se distinguen porque el nombre acaba en puntos suspensivos. Por ejemplo, en el men Insertar, Grfico... Los diferentes mens de la barra de mens se pueden activar desde el teclado pulsando Alt + letra subrayada del nombre del comando. Por ejemplo Alt + i para desplegar el men Insertar.

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- Informtica II Para Excel la barra de menes es igual que una barra de herramientas, por lo que se puede mover a cualquier parte slo haciendo clic sobre ella y arrastrndola a una nueva situacin. Puede arrastrar a cualquiera de los bordes de la ventana o dejarla como una barra flotante.

La barra de herramientas estndar contiene conos para ejecutar de forma inmediata algunas de las operaciones ms habituales, como Guardar, Copiar, Pegar, etc. La barra de formato contiene las operaciones ms comunes sobre formatos, como poner en negrita, cursiva, elegir tipo de fuente, etc. Hay operaciones que no estn disponibles en un determinado momento. Se identifican porque tienen el color atenuado. Por ejemplo, si no hay nada seleccionado, tanto como el cono Cortar como el comando Cortar aparecen con el color ms claro. La barra de frmulas le muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados. Cuando vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variar ligeramente, pero esto lo estudiaremos ms adelante. La barra de etiquetas le permite moverse por las distintas hojas del libro de trabajo.

Las barras de desplazamiento le permiten moverse a lo largo y ancho de la hoja de forma rpida y sencilla, simplemente debe desplazar la barra arrastrndola con el ratn, o hacer clic en los tringulos.

2.1.1. Barra de Menes

Recuerde que...
El men "Archivo, nos brinda las rdenes necesarias para grabar, recuperar, imprimir, borrar la hoja de clculo y en general, administrar los archivos. El men "Edicin" contiene los comandos que nos permiten hacer modificaciones (copiar, mover, insertar, etc.). "Formato", nos brinda la posibilidad de escoger entre variados tipos y tamaos de letra para la presentacin de los datos, ya sean texto o nmeros.

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- Informtica II "Grfico" es el men especializado que nos permite escoger entre diferentes tipos de grficos estadsticos. El men "Datos" ofrece las alternativas para ordenar el trabajo alfabtica o numricamente, en forma prcticamente instantnea. As una larga lista de nombres, como la planilla de asistencia de alumnos, se ordena alfabticamente en unos pocos instantes. "Ayuda" es la opcin que nos permite conocer ms a fondo el funcionamiento efectivo del programa, es como un libro con ndice que nos muestra la solucin para la consulta que efectuamos, y de ser necesario, nos gua paso a paso en la tarea. Al activar los menes el usuario empieza a interactuar con el programa. En estos casos debemos contestar todos los mensajes que la computadora nos va presentando en la pantalla, En casos de necesidad podemos recurrir al asistente de ayuda que nos guiar mediante preguntas a lo que queremos hacer. 2.1.2. La zona de ingreso de datos Queda ubicada debajo de los mens. Todas las cifras y datos que introduzcamos a la computadora inicialmente se visualizaran en esta zona. Tan pronto como demos [Enter], sern trasladados a la zona de trabajo en la celda correspondiente. Nos muestra tambin la informacin de la celda en la cual estamos ubicados.

2.1.3. Mtodos bsicos de referencia a celdas con datos Llamamos referencias a la forma en que nos referimos a una celda. Si escribimos en A1 la frmula =C1, el contenido de la celda C1 aparece en A1. La frmula dice: colocar aqu (en A1), el contenido que se encuentra en la celda que est a dos columnas hacia la derecha (es la diferencia entre A y C de A1-C1) y en la misma fila (porque ambas son 1 y 1 de A1-C1). Esto es la Referencia relativa porque la misma se basa en una distancia entre la celda actual y la celda objetivo (relativo a la ubicacin).

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- Informtica II Por otra parte, si coloca en A1 la frmula =$C$1 el resultado ser igual que en el caso anterior, es decir, el contenido de la celda C1 aparece en A1, pero la frmula en este caso dice otra cosa: coloque aqu (en A1), el contenido que se encuentra en la celda C1. Esto es la Referencia absoluta porque esta se hace a la celda que se llama C1 inequvocamente y es independiente de la celda que contiene a la frmula.

Cul es entonces la diferencia si con ambas obtiene el mismo resultado?


Bien, la diferencia aparecer cuando copie la frmula. En ninguno de los dos casos la frmula se alterar (si piensa en lo que la frmula dice y no en lo que vemos). Le doy un ejemplo: si copia la frmula =C1 que est en A1 a la celda B2, en B2 aparecer =D2 y no =C1. Esto le llevara a decir que la frmula ha cambiado, pero si usted analiza un poco ver que la frmula sigue refirindose a la celda que est a dos columnas hacia la derecha y en la misma fila. En el caso de copiar la frmula =$C$1 desde A1 a B2 la frmula quedar igual y se seguir refiriendo al contenido de la celda C1, como es debido cuando la referencia es absoluta, pues no depende de en dnde se encuentra. Referencias mixtas Una referencia absoluta usa dos signos de dlar ($) en su direccin: una para la letra de la columna y otra para el nmero de la fila. Excel tambin permite referencias mixtas en las que slo una de las partes de la direccin es absoluta. En la siguiente tabla puede usted ver un resumen de los posibles tipos de celdas de referencia. Tipos de referencias de celdas EJEMPLO A1 $A$1 $A1 A$1 TIPOS Referencia relativa Referencia absoluta Referencia mixta (la letra de la columna es absoluta) Referencia mixta (el nmero de la fila es absoluto)

Introduccin de referencias no relativas Ud. puede introducir manualmente referencias no relativas (absolutas o mixtas) insertando signos de dlar ($) en las posiciones apropiadas, o utilizando el mtodo abreviado: 49

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- Informtica II tecla F4. Cuando est introduciendo una referencia de celda manualmente o con el mtodo de apuntado, puede presionar F4 de forma repetida para ver los cuatro tipos de referencias. Referencias circulares Cuando se introducen frmulas puede aparecer un mensaje de Excel indicando que la frmula va a resultar en una referencia circular (ver figura 2.5). Esto ocurre cuando una frmula se refiere a su propio valor. Por ejemplo, puede usted crear una referencia circular al introducir =A1+A2+A3 en la celda, porque la frmula se refiere a ella.

Figura 2.5. Una forma que tiene Excel de decir que la frmula contiene una referencia circular. Al optar por el primer punto, aparece una Barra de herramientas de referencia circular (figura 2.6) que lo ayuda a localizar la referencia. Si ignora el mensaje al optar por el segundo punto, Excel le permite introducir una frmula y despliega un mensaje en la Barra de estado que dice Circular: B8

Figura 2.6 Barra de herramientas referencia circular

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- Informtica II -

ACTIVIDADES

Ejercicio N1 1- Cree la siguiente hoja de clculo.

2- Calcule todos los totales; utilizando en las filas el mtodo manual y en las columnas la funcin Autosuma . 3- Modifique el ancho de las columnas para que se ajuste automticamente al contenido de las mismas. 4- Modifique el alto de la fila donde tenemos el ttulo. 5- Ir a la celda de SIETE PICOS y modificarla por OCHO PICOS. 6- Inventar una lnea de datos en la fila 12 y observe como cambia el resultado de la suma. Calcule tambin la suma de esa fila. 7- Grabar la prctica con el nombre TRABAJO y salir de Excel. 8- Volver a entrar en Excel y recuperar la prctica. 51

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9- Cierre la hoja y sitese en una hoja nueva.

Ejercicio N 2 1- Copiar la siguiente hoja de clculo, tal como aparece a continuacin:

2.- Calcule los siguientes datos: COMISIN PTAS.: SUPLEMENTO PTAS.: SUMA COMISIONES.: Venta * Comisin Base / 100 Venta * Porcentaje Adicional / 100 Comisin Ptas. + Suplemento Ptas.

3.- Calcule tambin los totales de cada una de las columnas. 4.- Modifique la venta del vendedor EDUARDO por 5.600.000. 5.- D el formato millares a la columna VENTA. 6.- D el formato monetario a la columna SUMA COMISIONES. 7.- Inserte una fila entre TERESA y BEATRIZ. Llene dicha fila con los siguientes datos: ANTONIO 8365000 2

Calcule el resto de los datos que faltan copiando las frmulas de la fila superior. 8.- Nombre el rango de la columna venta con el nombre VENTAS y calcule la MEDIA ARITMTICA en la celda A15.

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- Informtica II 9.- Mejore el aspecto de la hoja aadiendo Bordes, Sombreados y cambiando el color de las letras del texto.

APLICACIN MATEMTICA Y FINANCIERA

Las frmulas son las que hacen que las hojas de clculo sean tan tiles. Sin ellas, seran slo un procesador de texto con una tabla de elementos muy potente. Observar Ud. que la caracterstica ms destacable en una planilla de clculo es su facilidad para manejar frmulas, mediante las cuales podemos relacionar matemticamente celdas y formar as un esquema de clculo que eventualmente puede llegar ase muy complejo. El uso de las frmulas aade actividad y permite calcular resultados de datos guardados en la hoja de clculo.

Estructura de una frmula


Para que pueda usted aadir una frmula a una hoja de clculo basta con introducirla en la celda. Despus la podr copiar, eliminar o mover como cualquier otro elemento de la hoja. Una frmula dentro de una celda puede estar compuesta por cualquiera de los siguientes elementos:

Operadores, como el signo (+) para sumar o el signo (*) para la multiplicacin. Referencias de celdas, incluidas tambin las celdas y rangos con nombre. Valores o texto. Funciones de hojas de clculo, como SUMA o PROMEDIO.

La frmula puede contener 1.024 caracteres y despus de ser introducida en una celda presenta el resultado en la misma. Sin embargo, la frmula en s aparece en la Barra de frmulas al seleccionar usted la celda en donde se encuentra. Observe Ud. algunos ejemplos de frmulas: =150*0,05. Multiplica 150 veces por 0,05. 53

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=A1+A2.

Suma los valores de las celdas A1 y A2. Suma los valores del rango A1:A2.

=SUMA(A1:A12)

Recuerde Ud. que las frmulas empiezan todas con el signo igual (=). Esto hace que Excel distinga las frmulas de un texto.
Operadores usados en las frmulas En la tabla siguiente aparecen los operadores que Excel reconoce: OPERADOR + * / ^ & = > < >= <= <> NOMBRE Suma. Resta. Multiplicacin. Divisin. Exponenciacin. Concatenacin. Comparacin lgica (igual a). Comparacin lgica (mayor a). Comparacin lgica (menor a). Comparacin lgica (mayor o igual que). Comparacin lgica (menor o igual que). Comparacin lgica (no igual a).

En la Figura 3.1. Puede usted ver una frmula en la celda B5. Dicha frmula aparece situada en la Barra de frmulas y el resultado lo puede ver en la celda.

Frm ula

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- Informtica II Figura 3.1. Una frmula que usa dos operadores. La frmula =(B2-B3)*B4 significa que Excel tiene que restar B3-B2 y su resultado multiplicarlo a continuacin por B4. Si usted quisiera definir nombres para estas celdas la frmula podra quedar tal y como aparece a continuacin: =(Ingresos-Gastos) * Tasa de Impuesto. En este ejemplo se puede ver la importancia de nombrar los rangos. Bsicamente puede usted utilizar dos formas para introducir frmulas en una celda: manualmente o bien apuntando hacia las referencias de las celdas. Introduccin manual de frmulas Para introducir la frmula manualmente teclee el signo igual (=) y despus la frmula. Los caracteres aparecen tanto en la celda como en la Barra de frmulas al teclearlos. Introduccin de frmulas con la tcnica de apuntado. La introduccin de una frmula apuntando hacia las referencias de la celda la vamos a ilustrar con un ejemplo. Supongamos que queremos introducir la frmula =A1+A2 en la celda A3. Para ello debe usted seguir los siguientes pasos: 1. Mueva el indicador de celda a la celda A3. 2. Escriba el signo (=). Excel presenta en la Barra de estado el mensaje introducir. 3. Presione la adecuada tecla de cursor. En su caso es la Flecha arriba, dos veces. Aparece un borde discontinuo y en la Barra de estado aparece el mensaje Introducir. 4. Presione la Flecha arriba una vez ms. A2 se aade a la frmula. 5. Presione Intro para finalizar la frmula. Tambin puede realizar la tcnica de apuntar haciendo clic en lugar de usar las teclas de cursor. Excel incluye la opcin Paleta de frmulas que usted puede usar cuando introduce o edita frmulas (es un signo =) situado a la izquierda de la Barra de frmulas. Esta Paleta de frmulas permite introducir frmulas manualmente o mediante la tcnica de apuntar. 55

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- Informtica II -

Pegar nombres Si la frmula usa celdas o rangos con nombre puede teclear los nombres o bien elegirlos de una lista que presenta Excel automticamente. Para insertar el nombre en una frmula tiene dos procedimientos:

Seleccione Insertar/Nombre/Pegar. Excel le muestra el cuadro de dilogo Pegar nombre con una lista de los nombres, como en la Figura 3.2. Elegir el nombre y hacer clic en Aceptar. Presione F3. Se presenta el cuado de dilogo Pegar nombre y se siguen los mismos pasos que la opcin anterior.

Figura 3.2. El cuadro de dilogo Pegar nombre permite insertar un nombre en una frmula Cuando se crea una frmula que se refiere a otras celdas, la celda que contiene la frmula tiene el mismo nmero de formato que la primera celda a la que se refiere. Cuando una frmula devuelve error Algunas veces cuando se introduce una frmula la celda presenta un cdigo que empieza con el signo numeral (#). Esta es una seal de que debe Ud. corregir la frmula (o la celda a la que se hace referencia) puesto que la frmula va a dar error. Es necesario reconocer qu le indica cada uno de estos mensajes y cdigos para modificar una formula. Los valores de error son 8: ######: El ancho de la celda no es suficiente para desplegar el valor que contiene. La solucin es ampliar el ancho de la celda.

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- Informtica II #DIV/0! : Le muestra la imposibilidad matemtica de utilizar como divisor el cero en una divisin (valor indeterminado) , aparece tambin cuando utiliza como divisor una celda de referencia vaca . #N/A: Significa que no esta disponible un valor utilizado en la formula. Puede ser por el uso incorrecto de los argumentos en la funcin o que en las celdas de regencias falte un dato. #NOMBRE? : Se despliega cuando usted utiliza en forma inadecuada una referencia con nombre. Por ejemplo si escribe la formula =RAZ(Rango), en la que el valor del argumento debe estar almacenado en una celda cuyo nombre es Rango, si ste no existe se obtiene el mensaje de error. La solucin obviamente es ponerle nombre a la celda. Tambin aparece el mensaje cuando no se coloca los extremos de un rango por ejemplo =SUMA(B2B4), en este caso faltan los dos puntos separando las direcciones de las celdas . Las solucin sera que le ponga los dos puntos: (B2:B4) . #NULO! : Surge cuando se comete un error de sintaxis en una formula que involucra direcciones de rangos. Por ejemplo si usted escribe =SUMA(A1:D1A3:D3) se producir este error . Para corregirlo deber colocar un punto y coma entre ambos rangos (A1:D1;A3:D3) . #NUM! : Se despliega por varios motivos. El principal es utilizar argumentos matemticos imposibles en una funcin. Tal es el caso de calcular la raz cuadrada de un numero negativo. Tambin pueden aparecer cuando se utilizan Iteraciones (Ver referencias circulares ) . #REF! : Surge cuando se borran celdas que son referidas por una frmula. Un caso muy comn es cuando se borran filas o columnas sin darse cuenta que existen celdas de referencias para otras frmulas. La solucin es ejecutar el comando deshacer para recuperar los datos perdidos. #VALOR!: Es reportado por Excel cuando se utiliza un tipo equivocado de argumento, parmetro, valor u operador. Por ejemplo escribe la formula =A1+A2+A3 que contienen los valores 120, 130 y xxx, al ser el ltimo un texto Excel responde con este mensaje de error Edicin de frmulas Puede entrar en el modo edicin de frmulas utilizando para ello una de las siguientes formas:

Haga doble clic en la celda, lo que le permite editar el contenido directamente en la misma celda. Presione F2, lo que le permite editar el contenido directamente en la misma celda.

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- Informtica II -

Seleccione la celda a editar y despus hacer clic en la Barra de frmulas, lo que le permite editar el contenido de la celda en la Barra de frmula. Haga clic en el botn Modificar frmula (el signo igual de la Barra de frmulas) para acceder a la paleta de frmulas.

Para convertir una frmula en texto simplemente debe eliminar el signo igual (=) de la misma. Esto puede ser til para solucionar problemas de valores errneos por ejemplo. Despus se puede volver a insertar el signo para que vuelva a ser una frmula. Referencias a celdas y rangos Como Ud. sabe, una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de clculo e indica a Microsoft Excel en qu celdas debe buscar los valores o los datos que desea utilizar en una frmula. En las referencias se pueden utilizar datos de distintas partes de una hoja de clculo en una frmula, o bien utilizar el valor de una celda en varias frmulas. Tambin puede hacerse referencia a las celdas de otras hojas en el mismo libro, a otros libros y a los datos de otros programas. Las referencias a celdas de otros libros se denominan referencias externas. Las referencias a datos de otros programas se denominan referencias remotas. Diferencia entre el estilo de referencia A1 y el estilo de referencia F1C1 El estilo de referencia A1 De forma predeterminada, Microsoft Excel utiliza el estilo de referencia A1, que se refiere a columnas con letras (de A a IV, para un total de 256 columnas) y a las filas con nmeros (del 1 al 65536). Estas letras y nmeros se denominan encabezados de fila y de columna. Para hacer referencia a una celda, escriba la letra de la columna seguida del nmero de fila. Por ejemplo, D50 hace referencia a la celda en la interseccin de la columna D y la fila 50. Para hacer referencia a un rango de celdas, especifique la referencia de la celda en la esquina superior izquierda del rango, dos puntos (:) y, a continuacin, la referencia a la celda en la esquina inferior derecha del rango. A continuacin, se ver usted algunos ejemplos de referencias. Para hacer referencia a La celda de la columna A y la fila 10 El rango de celdas de la columna A y de las filas 58 de la 10 a la 20. Utilice A10 A10:A20

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- Informtica II filas de la 10 a la 20. El rango de celdas de la fila 15 y de las columnas B a E. Todas las celdas de la fila 5 Todas las celdas de las filas 5 a 10. Todas las celdas de la columna H Todas las celdas de las columnas H a la J B15:E15

5:5 5:10 H:H H:J

El rango de celdas de las columnas A a E y de las filas 10 a 20.

A10:E20

Usar funciones para calcular valores Mire, le comento que las funciones son frmulas predefinidas que ejecutan clculos utilizando valores especficos, denominados argumentos, en un orden determinado o estructura. Por ejemplo, la funcin SUMA agrega valores o rangos de celdas y la funcin PAGO calcula los pagos de un prstamo basndose en un tipo de inters, la duracin del prstamo y el importe principal del mismo. Argumentos Los argumentos pueden ser nmeros, texto, valores lgicos como VERDADERO o FALSO, matrices, valores de error como rango o referencias de celda. El argumento que se designe deber generar un valor vlido para el mismo. Los argumentos pueden ser tambin constantes, frmulas u otras funciones. Estructura La estructura de una funcin comienza por el nombre de la funcin, seguido de un parntesis de apertura, los argumentos de la funcin separados por comas y un parntesis de cierre. Si la funcin inicia una frmula, escriba un signo igual (=) delante del nombre de la funcin.

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- Informtica II A medida que se cree una frmula que contenga una funcin, la paleta de frmulas facilitar ayuda.

Signo igual (si la funcin est al principio de una frmula Nombre de la funcin Argumentos

=SUMA(A10;B5:B10;50;37)
Las comas separan argumentos Los parntesis encierran argumentos Formas de introduccin de funciones Usted puede utilizar dos formas cuando quiere introducir funciones en una frmula; manualmente o bien usando el cuadro de dilogo Pegar funcin.

Introduccin manual de una funcin Simplemente escriba la funcin y sus argumentos en la frmula y pulsar Intro.

Referencias de rango intercambiables en Excel Muchas funciones contienen una referencia de rango como argumento. Por ejemplo, la siguiente funcin usa el rango A10:A20:

=SUMA(A10:A20) Si se aade una fila entre las filas 10 y 20, Excel expande el rango de referencia de la frmula automticamente. Si se aade una nueva fila entre la nmero 12 y la 13, la frmula cambia a: =SUMA(A10:A21) Este es un comportamiento nuevo en Excel Pegar funcin 60

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- Informtica II El uso de la paleta de frmulas le proporciona a usted un camino para la introduccin de una funcin y de sus argumentos de una forma semiautomtica, y le ofrece la seguridad de que la funcin est escrita correctamente y tiene el nmero apropiado de argumentos en el orden correcto. Para insertar una funcin, primero seleccione una del cuadro de dilogo Pegar funcin que se ve en la figura 3.3. Para abrirlo puede seguir uno de los mtodos que le detallo:

Seleccione Insertar/Funcin desde la Barra de herramientas de mens. Haga clic en Pegar funcin de la Barra de herramientas Estndar. Presione Mays-F3.

En este cuadro de dilogo se muestra la lista de Categora de la funcin a la izquierda, y a la derecha podemos ver la lista de Nombres de la funcin.

Figura 3.3. Cuadro de dilogo Pegar funcin. Un ejemplo de insercin de funcin Va a realizar Ud. paso por paso la introduccin de un ejemplo que explique cmo insertar una funcin en una frmula. La formula que vamos a utilizar es PROMEDIO que devuelve el promedio (media aritmtica) de los argumentos. Para hacerlo efecte los siguientes pasos: 1. Abra un nuevo libro de trabajo e introduzca valores en H1:H6 (sirve cualquier valor). 61

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- Informtica II 2. Seleccione la celda H7 que va a contener la frmula. 3. Haga clic en Insertar/Funcin. Excel presenta el cuadro de dilogo Pegar funcin. 4. Elija la categora Estadstica en Categora de la Funcin. 5. Busque la funcin PROMEDIO en Nombre de la funcin y haga clic en ella. Debajo puede ver una breve descripcin de la misma. 6. Haga clic en Aceptar, Excel cierra el cuadro de dilogo Pegar funcin y despliega la Paleta de frmulas (ver figura 3.4) para poder especificar los argumentos de la funcin. 7. Haga clic en el botn Contraer dilogo (cono situado a la derecha de cada cuadro de la paleta) para contraer la paleta de frmulas temporalmente y vaya a la hoja de clculo para seleccionar un rango. 8. Seleccione el rango G1:G6. la direccin del mismo aparece en el cuadro contrado y la Barra de frmulas le muestra el resultado. 9. haga clic en el botn Contraer dilogo de nuevo para volver a ver la Paleta de frmulas. 10. Como no necesita ningn argumento ms, implemente haga clic en aceptar. La celda G7 contiene la siguiente frmula, que devuelve la media aritmtica de los valores introducidos en G1:G6: =PROMEDIO(G1:G6) Botn contraer dilogo

Figura 3.4. Paleta de frmulas ofrecindole asistencia en los argumentos de funcin. 62

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- Informtica II Para usar el botn Autosuma, seleccione una celda y haga clic en el botn. Excel analizar el texto y sugerir el rango para un argumento. Si es correcto presione Intro o hacer clic en Autosuma de nuevo. Si es incorrecto, primero debe seleccionar el correcto. Para insertar una serie de frmulas de SUMA (para aadir diversas columnas o nmeros por ejemplo), seleccione el rango entero y despus haga clic en Autosuma. En este caso Excel sabe exactamente lo que desea hacer por lo que no pregunta por la confirmacin.

ACTIVIDADES
Ejercicio N 2 Miguel, un trabajador, casado y sin hijos tiene un sueldo bruto anual de 2.400.000 ptas. sobre el que se le efecta una retencin del 15%. Su contribucin a la Seguridad Social es de un 6% de su salario bruto. Con estos datos debe crear la siguiente hoja de clculo:

Ejercicio N 2 63

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- Calcular escribiendo solamente una formula: Seguridad Social sobre los Ingresos ntegros.

- % de Ingresos sobre los Ingresos ntegros.

Ejercicio N 3

- Utilizando las siguientes formulas, calcular: BASE IMPONIBLE: INGRESOS INTEGROS - S.SOCIAL - INGRESOS CUOTA INTEGRA: 28,06% * (BASE IMPONIBLE - INGRESOS INTEGROS) + 462.880 RETENCIONES: Se deben calcular sobre los INGRESOS INTEGROS CUOTA DIFERENCIAL: CUOTA INTEGRA - DEDUCCIONES - RETENCIONES NETO PERCIBIDO: INGRESOS INTEGROS - S.SOCIAL - RETENCIONES

Ejercicio N 4 - Poner formato monetario a todos los resultados de las formulas aplicadas en la hoja.

Ejercicio N 5 - El aspecto final de la hoja debe ser el siguiente:

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Ejercicio N 6 - Copie la siguiente hoja de clculo:

- Utilice los formatos de Bordes y Negrita para que su hoja tenga el mismo que la anterior. - Calcular: - TOTAL - DESCUENTO 65

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- Informtica II - TOTAL IVA (Recordar que el IVA debe calcularse sobre el total menos el descuento) - IMPORTE TOTAL - A CUENTA - A PAGAR: IMPORTE TOTAL - A CUENTA - Poner formato miles a (hacerlo pulsando solo una vez sobre el botn miles rangos mltiples): - DESCUENTO - TOTAL IVA - Poner formato monetario a (hacerlo pulsando solo una vez sobre el botn miles rangos mltiples): - PRECIO UNIDAD - TOTAL - IMPORTE TOTAL - A CUENTA - A PAGAR

El aspecto final de la hoja debe ser el siguiente:

- Calcular los totales para cada una de las columnas en la fila 18. - Calcular la media para cada una de las columnas en la fila 24. - Calcular el mximo para cada una de las columnas en la fila 25. - Calcular el mnimo para cada una de las columnas en la fila 26. - Poner los formatos que creas convenientes en las filas que acabamos de calcular. 66

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Cuidado! Las frmulas pueden parecer aburridas pero...Son tan necesarias! Ante cualquier dificultad, llame a su tutor.

3.1. Ejemplos bsicos de documentacin implantable sobre plantillas


Microsoft Excel incluye plantillas que automatizan tareas comunes como rellenar facturas, informes de gastos y pedidos. Cada vez que rellene uno de estos formularios en pantalla, tendr la posibilidad de pasar toda la informacin introducida a un nuevo registro en una base de datos asociada a la plantilla del formulario. 4 Formulario de factura: El formulario Factura permite personalizarlo con el nombre de la organizacin, la direccin, informacin fiscal y gastos de envo en la hoja Personalizar factura. 4 En la hoja Factura, se tienen los campos relacionados con el cliente, los productos o servicios que se facturan, detalles de pago, etc. 4 El formulario posee el botn Asignar nmero en la barra de herramientas Factura que permite agregar un nmero de seguimiento automtico al comprobante. 4 Es posible asignar un nmero propio, escribindolo en la celda situada a la derecha de Factura nm. Para crear un registro de base de datos en una factura, debe guardar la factura que ha rellenado o hacer clic en el botn Capturar datos en la base de datos en la barra de herramientas Factura (ver fig. 3.5).

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Recuerde

Usted puede obtener informacin acerca del modo de rellenar el formulario, situando el puntero sobre las celdas que tengan un pequeo tringulo rojo. Para imprimir el formulario, se debe utilizar el botn Imprimir en la barra de herramientas Estndar. El intervalo de impresin correcto se establece automticamente.

Fig. 3.5: Formulario Factura 4 Formulario de Informe de Gastos: Le permite ingresar informacin relativa a la organizacin y a otros detalles y requisitos, como gastos de viaje permitidos, a travs de la hoja Personalizar informe. Puede configurar la plantilla de modo que los usuarios 68

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- Informtica II puedan rellenar fcilmente la informacin acerca de los empleados y agregar nmeros de seguimiento automticos. 4 En la hoja Informe de gastos, ingrese la informacin acerca de los empleados.

4 Luego introduzca los gastos efectuados durante el perodo especificado, junto con todos los adelantos aplicables a este perodo. 4 Para agregar al formulario un nmero de seguimiento automtico, debe usted hacer clic en el botn Asignar nmero en la barra de herramientas Gastos. 4 Tambin es posible asignar un nmero propio, escribiendo el nmero en la celda situada a la derecha de Nro. de Informe. Para agregar la informacin introducida en el formulario a un nuevo registro de la base de datos asociada, guardare usted el informe que ha rellenado o haga clic en el botn Capturar datos en la base de datos en la barra de herramientas Gastos (ver fig. 3.6).

Fig. 3.6: Formulario Informe de Gastos.

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- Informtica II 4 Formulario de Pedido: el formulario de Pedido permite controlar los pedidos efectuados a los proveedores. Se puede personalizar, escribiendo el nombre de la organizacin, la direccin e informacin fiscal, etc., en la hoja Personalizar factura. 4 En la hoja Pedido, se ingresan los detalles acerca del proveedor, los productos y servicios que est solicitando, as como del envo y del pago. 4 Para agregar al formulario un nmero de seguimiento automtico, debe hacer clic en el botn Asignar nmero en la barra de herramientas Pedido. Es posible asignar un nmero propio, escribindolo en la celda situada a la derecha de Pedido nm. Para agregar la informacin introducida en el formulario a un nuevo registro de la base de datos asociada, guarde el pedido que ha rellenado o haga clic en el botn Capturar datos en la base de datos en la barra de herramientas Pedido. (ver fig. 3.7).

Fig. 3.7: Formulario de Pedido.

Funciones de validacin de datos sobre plantillas

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- Informtica II Para determinar entradas vlidas de celda utilizando una frmula definida por usted mismo, deber efectuar los siguientes pasos: 4 4 Seleccione las celdas que desea validar mediante la utilizacin de una frmula. En el men Datos, haga clic en Validacin y elija la ficha Configuracin (ver fig. 3.8).

Fig. 3.8: Cuadro Validacin de Datos. 4 En el cuadro Permitir, haga clic en Personalizada (ver fig. 3.9).

Fig. 3.9: Cuadro Validacin de Datos Permitir Personalizada. 71

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- Informtica II 4 En el cuadro Frmula, introduzca una frmula que calcule un valor lgico (VERDADERO o FALSO). Cuando la frmula calcule un valor FALSO, las entradas para la celda no sern vlidas. 4 La frmula debe comenzar con un signo igual (=). Si desea permitir que la celda que est restringiendo est en blanco o que la frmula dependa de celdas que inicialmente estn en blanco, deber comprobar que la casilla de verificacin Omitir blancos est activada (ver fig. 3.9). 4 Para hacer obligatorias las restricciones definidas en las celdas en blanco, tratndolas como si tuvieran ceros, debe desactivar la casilla de verificacin Omitir blancos (ver fig.3.9). 4 Para que aparezcan mensajes que pidan entradas y que expliquen o impidan las entradas incorrectas, deber especificar los tipos de mensajes que desee en las fichas Mensaje entrante y Mensaje de error. Para omitir la presentacin de mensajes, debe desactivar las casillas de verificacin Mostrar mensaje al seleccionar la celda en la ficha Mensaje entrante y Mostrar mensaje de error si se introducen datos no vlidos en la ficha Mensaje de error.

NOTA: Antes de evaluar la frmula, Microsoft Excel volver a calcular la hoja de clculo con los datos introducidos en la celda.
4 Una frmula de restriccin de datos puede evaluar los datos nicamente en la hoja de clculo en que se hayan configurado las restricciones. 4 Para utilizar en una frmula los datos de otra hoja de clculo, o de otros libros, introduzca una referencia de celda para los datos externos en una celda de la hoja de clculo activa o defina un nombre para los datos externos en la hoja de clculo activa. 4 La frmula puede hacer referencia a la celda o al nombre en la misma hoja de clculo. Por ejemplo, si los datos que desea utilizar en una frmula estn en la celda A6 de la primera hoja de clculo de un libro denominado Presupuesto.xls, puede definir el nombre DatosVlidos en la hoja de clculo activa para que sea =[Presupuesto.xls]Hoja1!$A$6 y, a continuacin, introduzca una referencia para DatosVlidos en la frmula. Mire, tenga en cuenta que adems: 4 No puede utilizar constantes matriciales en las frmulas de restriccin de datos. 4 Debe evaluar las frmulas de restriccin de datos con un nmero. 72

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GRFICOS: DISTINTOS TIPOS

a) Grfico de Columnas: Un grfico de columnas le mostrar los cambios que han sufrido los datos en el transcurso de determinado perodo de tiempo, o ilustra las comparaciones entre elementos. Debe usted saber que las categoras se organizan horizontalmente y los valores verticalmente, con el objeto de resaltar la variacin que se ha producido en el transcurso del tiempo. En el ejemplo siguiente puede usted ver la evolucin de las ventas en la sucursal Rosario.
Ventas en Rosario $ (decenas de miles) $44 $42 $40 $38 $36 1996 1997 1998 1999 2000

Fig. 4.1 Grfico de Columnas. Los grficos de columnas apiladas le muestran la relacin de cada elemento con el todo; por ejemplo en el caso de ventas, puede usted utilizarlo para visualizar el aporte de cada categora (sucursales en este caso) al total de ventas.
Ventas por Sucursales 160 140 120 100 80 60 40 20 0 1996

La Plata Capital Federal Rosario

Fig. 4.2 Grfico de Columnas Apiladas.

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- Informtica II El grfico de columnas en perspectiva 3D compara puntos de datos a lo largo de dos ejes. En este grfico 3D ejemplo, puede comparar usted la evolucin de las Ventas en las tres Sucursales durante cinco aos. Ventas por Sucursales
$70 $60 $50 $40 $30 $20 $10
1996

Rosario Capital Federal La Plata

$0

1997

1998

1999

Fig. 4.3 Grfico de Columnas en Perspectiva 3D. b) Grfico de Barras: los grficos de barras ilustran las comparaciones entre elementos individuales. Observe usted que las categoras aparecen organizadas verticalmente y los valores horizontalmente, a fin de hacer hincapi en la comparacin de valores y haciendo menos nfasis en el tiempo transcurrido.

Ventas por Sucursales

La Plata

Capital Federal

Rosario

20

40

2000

60

80

$ (en decenas de miles)


Fig. 4.4 Grfico de Barras.

Los grficos de barras apiladas, al igual que los de columnas apiladas muestran la relacin de cada elemento con el todo. 74

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c) Grficos de Lneas: Los grficos de lneas muestran las tendencias a intervalos equivalentes. Por ejemplo, usted lo puede utilizar para graficar las tendencias de ventas en diversos lugares a lo largo de los cuatro trimestres del ao.

Fig. 4.5 Grfico de Lneas.

d) Grficos Circulares: Los grficos circulares le muestran el tamao proporcional de los elementos que conforman una serie de datos n funcin de la suma de los elementos. Siempre mostrarn una nica serie de datos y sern tiles a usted cuando desee destacar un elemento significativo.

Fig. 4.6 Grfico Circular. Para hacer ms visibles los sectores pequeos, podr usted agruparlos como un solo elemento del grfico circular y, a continuacin, descomponer dicho elemento en otro grfico circular o de barras ms pequeo situado junto al grfico principal.

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Fig. 4.7 Grfico Circular Descomposicin de un elemento en otro grfico.

e) Grficos XY (Dispersin): los grficos XY (Dispersin) muestran la relacin entre los valores numricos de varias series de datos o trazan dos grupos de nmeros como una serie de coordenadas XY.

Fig. 4.8 Grfico XY (dispersin). Este tipo de grficos muestra los intervalos, o agrupaciones, desiguales de datos y puede usted utilizarlos para los datos cientficos. Al organizar los datos, debe situar los valores X en una fila o columna y, a continuacin, los valores Y correspondientes en las filas o columnas adyacentes, como le muestra la tabla ejemplo:

d) Grficos de rea: los grficos de rea destacan la magnitud de los cambios en el transcurso del tiempo. Al presentar la suma de los valores trazados, un grfico de rea tambin muestra la relacin de las partes con el todo. En el grfico ejemplo puede observar usted la evolucin de las ventas por ciudades a lo largo del tiempo, como as tambin la relacin entre las ventas por ciudades con el total de ventas. 76

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Fig. 4.10 Grfico de Anillos. d) Grficos de Anillos: Al igual que los grficos circulares, los grficos de anillos le mostrarn la relacin de las partes con un todo, aunque pueden contener ms de una nica serie de datos. Cada anillo de un grfico de este tipo representa una serie de datos. e) Grficos Radiales: En los grficos radiales, observar usted que cada categora tiene su propio eje de valores con epicentro en el punto central. Las lneas conectan todos los valores de las mismas series. Este tipo de grfico compara los valores agregados de muchas series de datos. En el grfico ejemplo, la serie de datos que abarca la mayor parte del rea (Marca A),

f) representa la marca con mayor contenido vitamnico.

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Fig.4.11. Grfico Radial. El grfico radial compara los valores agregados de muchas series de datos. En este grfico, la serie de datos que abarca la mayor parte del rea (Marca A), representa la marca con mayor contenido vitamnico. i) Grficos de Superficie: Los grficos de superficie son tiles cuando usted desea buscar las combinaciones ptimas entre dos conjuntos de datos. Como en un mapa topogrfico, los colores y los diseos le indican las reas que se encuentran dentro del mismo rango de valores. El grfico ejemplo le muestra las diversas combinaciones de temperaturas y tiempos que dan como resultado la misma medida de resistencia a la tensin.

Fig. 4.12: Grfico de Superficie. 78

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j) Grficos de Burbujas: Los grficos de burbujas son grficos de tipo xy (Dispersin). El tamao del marcador de datos indica el valor de una tercera variable. Para organizar los datos, es necesario situar los valores X en una fila o columna y, los valores Y y los tamaos de burbuja en las fijas o columnas adyacentes.

Fig. 4.13 Grfico de Burbujas. El grfico del ejemplo le indica que Organizacin A tiene mayor nmero de productos y una mayor cuota de mercado, pero no el nivel de ventas ms elevado. k) Grficos de Cotizaciones: Los grficos Mximo, Mnimo, Cierre, suelen utilizarse para ilustrar la cotizacin de acciones. Asimismo, usted puede utilizar este tipo de grficos para datos cientficos, por ejemplo, para indicar cambios de temperatura. Recuerde que es necesario organizar los datos en el orden correcto para stos y otros tipos de grficos de cotizaciones.

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- Informtica II Un grfico de cotizaciones que mide volmenes tiene dos ejes de valores: Uno correspondiente a las columnas que miden el volumen y el otro para la cotizacin de los valores. Podr usted incluir el volumen en un grfico Mximo, mnimo, cierre o en un grfico Apertura, mximos, mnimos, cierre.

Fig. 4.14: Grfico de Cotizaciones Mximos, mnimos y cierre.

Bien, le resumo el tema as: l) Grficos de tipo Cono, Cilindro y Pirmide: Observar usted que finaliza la lista con estos grficos. Los marcadores de datos en forma de cono, cilindro y pirmide pueden realizar y mejorar la presentacin de grficos de columnas y barras 3D.

Fig. 4.15: Grficos de tipo cono, cilindro y pirmide.

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- Informtica II NOTA: Recuerde que el tipo de grficos que con los que usted podr trabajar en su planilla de clculo asciende a trece.

IMPRESIN DE GRFICOS Y HOJAS DE DATOS


Antes de imprimir una hoja de clculo, Excel le permite modificar factores que

afectan a la presentacin de las pginas impresas, como la orientacin, encabezados y pies de pgina, tamao del papel,... Si desea modificar algunos de los factores anteriores, seguir los siguientes pasos: 1 Seleccione el men Archivo. 2 Elija la opcin Configurar pgina... Aparecer el cuadro de dilogo inferior.

Figura 5.1Cuadro de dilogo Configurar Pgina Dicho cuadro consta de 4 fichas o pestaas. La primera de las fichas se denomina Pgina. 3 Seleccione la orientacin del papel, vertical u horizontal. (En la impresora se colocar el papel siempre de la misma forma). 81

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- Informtica II 4 En el recuadro Escala le permitir indicarle si desea que la salida a impresora venga determinado por un factor de escala (100%, 50%, 200%,...) o bien ajustando automticamente la hoja en un nmero de pginas especfico (una pgina de ancho por 1 de alto, y as se imprimira en una sola hoja,...). Observe como en la parte derecha dispone de 3 botones: Uno para ir directamente a la Vista preliminar, explicada en el punto anterior. Si ha entrado a este cuadro desde vista preliminar, este botn no aparecer. Otro para ir a la impresin, explicado en el punto siguiente. Y otro para ir a opciones especficas de la impresora seleccionada para imprimir. 5 Haga clic sobre la ficha Mrgenes. 6 En esta ficha podr modificar los mrgenes superior, inferior, derecho e izquierdo de las hojas a imprimir. Por defecto stos estn a 0. 7 Si la hoja tiene encabezado o pie de pgina, tambin le permite indicar a cuntos centmetros del borde del papel quiere que se site. 8 Si desea que su salida tenga centradas las hojas tanto vertical como horizontalmente, Excel2000 nos lo realizar automticamente activando las casillas Horizontalmente y/o Verticalmente. 9 Haga clic sobre la ficha Hoja.

Figura 5.3 Ficha Hoja del cuadro de dilogo Configurar Pgina. 10 En el recuadro Imprimir podr activar cualquiera de las siguientes opciones: 82

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- Informtica II LNEAS DE DIVISIN para imprimir las lneas que delimitan cada celda de la hoja. BLANCO Y NEGRO por si tiene asignados colores en nuestra hoja y vamos a utilizar una impresora en blanco y negro. CALIDAD DE BORRADOR para realizar una impresin rpida pero menos bonita de nuestra hoja. Slo tendr sentido si la impresora dispone de esta herramienta. TTULOS DE FILAS Y COLUMNAS para imprimir los encabezados de filas (los nmeros de filas de la izquierda) y columnas (las letras de los nombres de las columnas superiores) de la hoja.

Seleccin de dispositivo de impresin


Una vez que su hoja est preparada para imprimir, sera aconsejable guardarla, y despus, seguir los siguientes pasos: 1 Seleccione el men Archivo. 2 Elija la opcin Imprimir Si esta opcin no se encuentra en el men, sitese primero sobre el botn para ampliar el men. O bien, haga clic sobre el botn Imprimir de la barra de herramientas. Aparecer el cuadro de dilogo de la derecha, slo en caso de acceder mediante el men, no con el botn de la barra de herramientas.

Figura 5.4 Cuadro de dilogo Imprimir 3 En el recuadro Impresora, aparecer el nombre de la impresora con la que se supone que se va a imprimir. En caso de desear cambiarla, haga clic sobre la flecha derecha del nombre para elegir otra impresora de la lista desplegable que se abrir. 83

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- Informtica II 4 En el recuadro Imprimir, podr indicar si desea imprimir Todo el libro, o slo la Hojas activas (seleccionadas o nuestra hoja activa), o bien, Seleccin para imprimir slo los objetos seleccionados de la hoja. 5 En el recuadro Intervalo de pginas, tendremos que indicar si deseamos imprimir Todas las pginas, o bien slo un rango, especificndolo a continuacin. 6 En Copias, indique el nmero de copias a realizar. 7 Haga clic sobre el botn Aceptar.

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CUESTIONARIO DE AUTOEVALUACIN

1. Un programa especialmente pensado para administrar toda la informacin que se maneja habitualmente en tablas y grillas, se llama: plantilla, procesador de texto o planilla de clculo? 2. Qu clase de datos pueden contener bsicamente las celdas de la planilla de clculo? 3. Es posible una vez armada y guardada una planilla, modificar los datos all volcados? 4. Cul es el signo que se antepone en una frmula? 5. Cmo se introduce una frmula en una planilla de clculo? 6. Por qu debemos colocar una referencia cuando buscamos un dato? 7. Si tuviera que nombrar Funciones Bsicas Cules enunciara?Para qu las utilizara a cada una de ellas? 8. Puedo guardar la planilla creada, aunque sta no este terminada? 9. Cuando el puntero de Excel tiene forma de cruz fina su funcin es....... 10. Qu posibilidad ofrece la funcin sumatoria de Excel?

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CUESTIONARIO DE AUTOEVALUACIN SOLUCIONES SUGERIDAS

UNIDAD 1: 1. Explique qu se entiende por procesador de textos. El procesador de textos es la aplicacin ms utilizada, a nivel universal, de todas las disponibles en el mercado de software para PC que permite que la informacin escrita ostente una muy buena presentacin grfica, que ayude a transmitir cabalmente las ideas del escritor.

2.

Qu se entiende por documento desde el punto de vista de un procesador de textos? Se denomina documento a cualquier texto escrito, como una poesa, una carta o el resumen de una clase. Es decir que el significado de documento es diferente al que se le atribuye en el comercio, en que se lo asocia con elementos tales como facturas, cheques, pagars, recibos y similares.

3.

Explique brevemente qu se entiende por men. Los menes consisten en listados de rdenes (comandos), generalmente en forma de palabras o smbolos, los cuales ofrecen diferentes opciones que podemos seleccionar con la ayuda del teclado o del mouse.

4.

Al entrar en un programa de procesador de textos, qu zonas se distinguen en la pantalla del monitor? Podemos distinguir tres zonas: La zona de los menes y las barras de herramientas (generalmente una zona horizontal con ttulos en la parle superior)

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- Informtica II La zona de trabajo (que seria equivalente a la hoja de escritura, la cual ocupa la mayor parte de la pantalla y es la mas importante) La barra de estado (generalmente en la parte inferior de la pantalla, donde salen avisos, como resultado de la comunicacin del computador con el usuario).

5.

Qu tareas permite efectuar el men Archivo? El men Archivo nos permite recuperar un documento previamente guardado, abrir un nuevo documento, salvar (guardar o grabar son sinnimos), imprimir, salir del programa. Tambin el nos permite preparar la pgina, configurar los mrgenes, el nmero de columnas, el tipo de alineacin y la inclusin de grficos y principalmente de Texto.

6.

Qu tareas permite llevar a cabo el men Edicin? Principalmente mover, copiar, cortar, pegar, borrar y seleccionar textos.

7. Explique brevemente qu se entiende por rea de trabajo? Es la zona equivalente a la hoja de escritura. Podemos escribir directamente sin preocuparnos por la terminacin de los renglones; el procesador de texto distribuye automticamente el texto dentro de la pgina. Solamente debemos pulsar la tecla de "enter", cuando corresponda a punto y aparte.

8.

Qu son los encabezados y pies de pgina? Los encabezados y pies de pginas se utilizan normalmente en documentos impresos. El encabezado se imprime en el margen superior y el pie de pgina en el inferior.

9.

Cmo se fijan los mrgenes de un documento? Se selecciona el texto, hacer clic con el mouse en el men Archivo y, una vez dentro de ste, hacer clic en Configurar pgina. A continuacin, haga clic en la ficha correspondiente.

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- Informtica II 10. Cuntas y cules son las herramientas de Word? Las herramientas ms importantes son: Ortografa y Gramtica, Sinnimos, Contar palabras, Auto correccin.

UNIDAD 2: 1. Un programa especialmente pensado para administrar toda la informacin que

se maneja habitualmente en tablas y grillas, se llama: plantilla, procesador de texto o planilla de clculo? Las planillas de clculo electrnico son programas que permiten administrar la Informacin en tablas y grillas.

2. Qu clase de datos pueden contener bsicamente las celdas de la clculo? Nmeros, frmulas y texto.

planilla de

3. Es posible una vez armada y guardada una planilla, modificar los datos all volcados? Es posible modificar los datos volcados en la planilla y no es necesario recalcular los totales introducidos nuevamente todas las frmulas. 4. Cul es el signo que se antepone en una frmula? Ntese que las frmulas empiezan todas con el signo igual (=). Esto hace que Excel distinga las frmulas de un texto. 5. Cmo se introduce una frmula en una planilla de clculo? Bsicamente podemos utilizar dos formas para introducir frmulas en una celda: manualmente o bien apuntando hacia las referencias de las celdas 6. Por qu debemos colocar una referencia cuando buscamos un dato? Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de clculo e indica a Microsoft Excel en qu celdas debe buscar los valores o los datos que desea utilizar en una frmula. En las referencias se pueden utilizar datos de distintas partes de una hoja de clculo en una frmula, o bien utilizar el valor de una celda en varias frmulas. Tambin puede hacerse referencia a las celdas de otras hojas en el mismo libro, 88

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- Informtica II a otros libros y a los datos de otros programas. Las referencias a celdas de otros libros se denominan referencias externas. Las referencias a datos de otros programas se denominan referencias remotas. 7. Qu posibilidad ofrece la funcin sumatoria de Excel? La funcin sumatoria permite introducir el alcance de las celdas a las que se aplicar la operacin de suma.

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ABC
ARCHIVO: BASE DE DATOS:

GLOSARIO

CELDA ACTIVA:

FILA:

FRMULA:

FORMULARIO:

FUNCIN:

FUNCIN DEFINIDA POR EL USUARIO:

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BIBLIOGRAFA
Sugerimos la lectura de los siguientes textos como complemento de lo visto en el mdulo:

ngulo, J.M y Zapater, C.E. Introduccin a la informtica. Editorial Paraninfo. Madrid, Espaa, 1987. Caraballo S., Santurio W. Informtica. Editorial Santillana. Buenos Aires, Argentina, 1999. Microsoft Excel. Manual del Usuario. Microsoft Corporation. Walkenbach John. El libro de Microsoft Excel 2000. Editorial Anaya, Madrid, Espaa, 1999.

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