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Manual de Normas y Procedimientos Contables y Control de Activos

CAJA COSTARRICENCE DE SEGURO SOCIAL Gerencia Financiera Direccin Financiero Contable rea de Contabilidad y Control de Activos y Suministros

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES Y CONTROL DE ACTIVOS

Junio 2009
Quinta Edicin Actualizada

rea Contabilidad Control de Activos y Suministros

Manual de Normas y Procedimientos Contables y Control de Activos

VERSION 5

Revisado y Actualizado el 15 de enero 2009 Por: Lic. Jos Miguel Solano Quirs, Jefe rea Contabilidad y Control de Activos y Suministros Y Lic. Luis Guillermo Cubillo Burgos Jefe Subrea Control de Activos y Suministros Versin 5.1 Adiciones de las Observaciones de la Auditoria Interna Oficio 13656

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NDICE
INTRODUCCIN........................................................................................................................... 1 MARCO LEGAL.......................................................................................................................... 2 MISIN ........................................................................................................................................ 3 VISIN......................................................................................................................................... 3 OBJETIVO GENERAL................................................................................................................ 3 OBJETIVOS ESPECFICOS........................................................................................................ 3 CAPITULO I ................................................................................................................................... 4 DE LOS BIENES MUEBLES ........................................................................................................ 4 ARTCULO1.................................................................................................................................... 4 DEFINICIN O CONCEPTO .............................................................................................................. 4 ARTCULO 2................................................................................................................................... 4 CARACTERSTICAS ......................................................................................................................... 4 ARTCULO 3................................................................................................................................... 4 CATALOGAR. ................................................................................................................................. 4 ARTCULO 4................................................................................................................................... 5 CLASIFICACIN CONTABLE Y PRESUPUESTARIA DE BIENES MUEBLES.......................................... 5 CAPITULO II................................................................................................................................ 12 COMPRA DE BIENES MUEBLES............................................................................................. 12 ARTCULO 5................................................................................................................................. 12 BASE LEGAL................................................................................................................................ 12 LAS COMPRAS DE BIENES MUEBLES SE REGIRN POR LO ESTABLECIDO EN LA LEY DE CONTRATACIN ADMINISTRATIVA Y SU REGLAMENTO. ............................................................. 12 ARTCULO 6................................................................................................................................. 12 ORIGEN DE LA COMPRA............................................................................................................... 12 ARTCULO 7................................................................................................................................. 12 DE LAS COMPRAS QUE NO PROCEDEN. ........................................................................................ 12 ARTCULO 8................................................................................................................................. 13 BIENES DE COMPRA DISCRECIONAL. ........................................................................................... 13 ARTCULO 9................................................................................................................................. 13 DEL EXPEDIENTE......................................................................................................................... 13 ARTCULO 10............................................................................................................................... 13 SELECCIN DE LA OFERTA .......................................................................................................... 13 ARTCULO 11............................................................................................................................... 13 RECEPCIN DE BIENES ................................................................................................................ 13 ARTCULO 12............................................................................................................................... 14 DE LA REVISIN TCNICA DE LOS BIENES ADQUIRIDOS POR CUALQUIER MODALIDAD. ............. 14 ARTCULO 13............................................................................................................................... 14 IDENTIFICACIN DE LOS BIENES. ................................................................................................. 14 ARTCULO 14. .......................................................................................................................... 14 DISTRIBUCIN Y/O UBICACIN DE BIENES COMPRADOS. ............................................................ 14 ARTCULO 15............................................................................................................................... 15 REGISTRO CONTABLE DE LA COMPRA. ........................................................................................ 15 COMPROBANTE DE INGRESO DE BIENES POR COMPRA................................................................. 15 ARTCULO 16............................................................................................................................... 15 CONFECCIN COMPROBANTE DE INGRESO DE BIENES POR COMPRA. .......................................... 15

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ARTCULO 17............................................................................................................................... 19 ENVO DE COMPROBANTE 42 AL ACCAS. .................................................................................. 19 ARTCULO 18............................................................................................................................... 19 ASIENTO CONTABLE COMPRA. ................................................................................................... 19 ARTCULO 19............................................................................................................................... 19 DEL PAGO ................................................................................................................................... 19 ARTCULO 20............................................................................................................................... 20 REQUISITOS PARA LA CONFECCIN DEL CHEQUE ........................................................................ 20 CAPITULO III .............................................................................................................................. 21 INGRESO DE BIENES POR AJUSTE DE INVENTARIO...................................................... 21 ARTCULO 21............................................................................................................................... 21 DEFINICIN. ................................................................................................................................ 21 ARTCULO 22............................................................................................................................... 21 TIPOS........................................................................................................................................... 21 ARTCULO 23............................................................................................................................... 21 DONACIN DE BIENES MUEBLES................................................................................................. 21 ARTCULO 24............................................................................................................................... 24 INGRESOS NO REGISTRADAS OPORTUNAMENTE. ......................................................................... 24 ARTCULO 25............................................................................................................................... 24 INGRESOS POR ADJUDICACIN JUDICIAL. .................................................................................... 24 ARTCULO 26............................................................................................................................... 24 REGISTRO CONTABLE.................................................................................................................. 24 COMPROBANTE INGRESO DE BIENES POR AJUSTE INVENTARIO. .................................................. 24 CAPITULO IV............................................................................................................................... 28 MEJORAS, MODIFICACIONES DE DISEO Y ESTRUCTURA, REPARACIN MAYORES O MODIFICACIN DE PRECIOS ....................................................................... 28 ARTCULO 27............................................................................................................................... 28 CUIDADO DEL BIEN. .................................................................................................................... 28 ARTCULO 28............................................................................................................................... 28 REPARACIN DEL BIEN................................................................................................................ 28 ARTCULO 29............................................................................................................................... 28 MODIFICACIN Y/O MEJORA. ...................................................................................................... 28 ARTCULO 30............................................................................................................................... 28 ESTUDIO DE LA MEJORA.............................................................................................................. 28 ARTCULO 31............................................................................................................................... 28 REGISTRO CONTABLE.................................................................................................................. 28 COMPROBANTE DE AJUSTE DE PRECIOS DE BIENES MUEBLES..................................................... 28 CAPITULO V ................................................................................................................................ 32 TRASPASO DISTRIBUCIN Y/O UBICACIN DE LOS BIENES ...................................... 32 ARTCULOS 32 ............................................................................................................................. 32 AUTORIZACIN............................................................................................................................ 32 ARTCULO 33............................................................................................................................... 32 PROCEDIMIENTO.......................................................................................................................... 32 ARTCULO 34............................................................................................................................... 32 REGISTRO CONTABLE.................................................................................................................. 32

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CAPITULO VI............................................................................................................................... 35 VENTA DE BIENES ENTRE SEGUROS .................................................................................. 35 ARTCULOS 35 ............................................................................................................................. 35 AUTORIZACIN............................................................................................................................ 35 ARTCULO 36............................................................................................................................... 35 PROCEDIMIENTO.......................................................................................................................... 35 ARTCULO 37............................................................................................................................... 35 REGISTRO CONTABLE.................................................................................................................. 35 Cantidad bienes ................................................................................................................... 36 CAPTULO VII ............................................................................................................................. 38 DEL RETIRO DEL BIEN DE INVENTARIOS......................................................................... 38 ARTCULO 38............................................................................................................................... 38 ESTADO DEL BIEN. ...................................................................................................................... 38 ARTCULO 39............................................................................................................................... 38 MOTIVOS DE RETIRO. .................................................................................................................. 38 ARTCULO 40............................................................................................................................... 38 RETIRO POR INSERVIBLE U OBSOLESCENCIA. .............................................................................. 38 ARTCULO 41............................................................................................................................... 41 RETIRO DEL BIEN DE INVENTARIO EN CASO DE HURTO O ROBO. ................................................ 41 RTCULO 4241 HURTO......................................................................................................................................... 41 ARTCULO 43............................................................................................................................... 41 ROBO........................................................................................................................................... 41 ARTCULO 44............................................................................................................................... 41 DENUNCIA ADMINISTRATIVA. ..................................................................................................... 41 ARTCULO 45............................................................................................................................... 41 DENUNCIA JUDICIAL.................................................................................................................... 41 ARTCULO 46............................................................................................................................... 41 INVESTIGACIN ADMINISTRATIVA. ............................................................................................. 41 ARTCULO 47............................................................................................................................... 41 SEGUIMIENTO. ............................................................................................................................. 41 ARTCULO 48............................................................................................................................... 42 CONCLUSIN INVESTIGACIN. .................................................................................................... 42 ARTCULO 49............................................................................................................................... 42 RETIRO DE BIENES SIN UTILIDAD POR VENTA. ............................................................................ 42 ARTCULO 50............................................................................................................................... 42 DETERMINACIN DE UTILIDAD.................................................................................................... 42 ARTCULO 51............................................................................................................................... 42 DIVULGACIN ............................................................................................................................. 42 ARTCULO 52............................................................................................................................... 42 MODALIDAD DE VENTAS. ............................................................................................................ 42 ARTCULO 53............................................................................................................................... 42 REGISTRO CONTABLE.................................................................................................................. 42 CAPITULO VIII ........................................................................................................................... 45 RESPONSABILIDADES PARA LA ADMINISTRACIN DE LOS BIENES MUEBLES... 45

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ARTICULO 54 ........................................................................................................................... 45 RESPONSABILIDADES DE LA ADMINISTRACIN, DESTINO, MANTENIMIENTO, CUSTODIA Y USO DE LOS BIENES .................................................................................................................................. 45 ARTICULO 55 ........................................................................................................................... 45 IDENTIFICACIN O PLAQUEO DE LOS BIENES............................................................................... 45 ARTCULO 56............................................................................................................................... 47 CUSTODIA Y ADQUISICIN DE PLACAS DE IDENTIFICACIN....................................................... 47 ARTCULO 57............................................................................................................................... 47 RESPONSABILIDAD DE LA NORMALIZACIN Y REGISTRO CONTABLE DE LOS BIENES................. 47 CAPITULO IX............................................................................................................................... 48 DE LOS INVENTARIOS FSICOS............................................................................................. 48 ARTCULO 58............................................................................................................................... 48 INVENTARIO PERIDICO .............................................................................................................. 48 ARTICULO 59 ........................................................................................................................... 48 RESPONSABLE ............................................................................................................................. 48 ARTCULO 60............................................................................................................................... 48 COORDINACIN DE LOS INVENTARIOS ......................................................................................... 48 ARTCULO 61............................................................................................................................... 48 DIFERENCIAS EN INVENTARIOS ................................................................................................... 48 ARTCULO 62............................................................................................................................... 49 AJUSTES CONTABLES DE LAS DIFERENCIAS. ............................................................................... 49 ARTCULO 63............................................................................................................................... 49 FALTANTES DE BIENES. ............................................................................................................... 49 ARTCULO 64............................................................................................................................... 49 SANCIN POR RESPONSABILIDAD DE FALTANTE O PRDIDAS DE BIENES. .................................. 49 CAPTULO X ................................................................................................................................ 51 CONTROL DEL INVENTARIO O EXISTENCIA EN LA UNIDAD ..................................... 51 RESPONSABILIDAD POR EL CONTROL INTERNO: .......................................................................... 51 ACTITUD DE APOYO SUPERIOR AL CONTROL INTERNO: .............................................................. 51 DELEGACIN: .............................................................................................................................. 51 PARTICIPACIN DEL PERSONAL EN EL CONTROL INTERNO: .......................................................... 51 ARTCULO 65............................................................................................................................... 52 DEL CONTROL DE BIENES MUEBLES, FRMULA N 40................................................................ 52 ARTCULO 66............................................................................................................................... 52 INVENTARIO PERMANENTE.......................................................................................................... 52 ARTCULO 67............................................................................................................................... 52 CONCILIACIN DEL INFORME. ..................................................................................................... 52 ARTCULO 68............................................................................................................................... 52 DEFICIENCIAS EN EL CONTROL.................................................................................................... 52 CAPTULO XI............................................................................................................................... 54 PRSTAMO DE BIENES A LOS ASEGURADOS ................................................................... 54 ARTCULO 69............................................................................................................................... 54 ARTCULO 70............................................................................................................................... 54 ESTUDIO DE LA NECESIDAD......................................................................................................... 54 ARTCULO 71............................................................................................................................... 54 AUTORIZACIN DE PRSTAMO. ................................................................................................... 54

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ARTCULO 72............................................................................................................................... 54 CUSTODIO O RESPONSABLE DEL BIEN. ....................................................................................... 54 ARTCULO 73............................................................................................................................... 55 RECUPERACIN DEL BIEN........................................................................................................... 55 ARTCULO 74............................................................................................................................... 56 REPORTES QUE BRINDA ............................................................................................................... 56 CAPTULO XIII ........................................................................................................................... 58 VENTA DE BIENES MUEBLES EN DESUSO ......................................................................... 58 ARTCULO 75............................................................................................................................... 58 CONCEPTO DE BIENES MUEBLES EN DESUSO. ............................................................................. 58 ARTCULO 76............................................................................................................................... 58 IMPOSIBILIDAD DE DONACIN DE BIENES PARA ENTIDADES PBLICAS Y PARTICULARES........... 58 ARTCULO 77............................................................................................................................... 58 VENTA DE BIENES MUEBLES EN DESUSO..................................................................................... 58 ARTCULO 78............................................................................................................................... 58 VENTA POR REMATE. . ................................................................................................................. 58 ARTCULO 72....58 PROHIBICIONES PARA PARTICIPAR EN LA COMPRA DE BIENES MUEBLES EN DESUSO.................. 58 ARTCULO 80............................................................................................................................... 59 IMPOSIBILIDAD DE VENTA ........................................................................................................... 59 CAPITULO XIV............................................................................................................................ 60 VALORACIN DE BIENES MUEBLES COMPRADOS EN MONEDA EXTRANJERA . 60 ARTCULO 81............................................................................................................................... 60 RESPONSABLE. ............................................................................................................................ 60 ARTCULO 82............................................................................................................................... 60 PROCEDIMIENTO.......................................................................................................................... 60 CAPITULO XV ............................................................................................................................. 61 COMPRA DE SEMOVIENTES .................................................................................................. 61 ARTCULO 83............................................................................................................................... 61 SOBRE EL BIEN. ........................................................................................................................... 61 ARTCULO 84............................................................................................................................... 61 ADQUISICIN............................................................................................................................... 61 ARTCULO 85............................................................................................................................... 61 IDENTIFICACIN. ......................................................................................................................... 61 ARTCULO 86............................................................................................................................... 61 VIDA TIL. .................................................................................................................................. 61 ARTCULO 87............................................................................................................................... 61 RECEPCIN, REGISTRO Y CONTROL............................................................................................. 61 ARTCULO 88............................................................................................................................... 61 MANTENIMIENTO DEL BIEN......................................................................................................... 61

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CAPITULO XVI............................................................................................................................ 63 DISPOSICIONES CONTABLES ................................................................................................ 63 ARTCULO 89............................................................................................................................... 63 COMPROBANTES CONTABLES...................................................................................................... 63 ARTCULO 90............................................................................................................................... 63 VALOR HISTRICO. ..................................................................................................................... 63 ARTCULO 91............................................................................................................................... 63 DEPRECIACIONES CONTABLES..................................................................................................... 63 ARTCULO 92............................................................................................................................... 64 REGISTRO DE LAS DEPRECIACIONES CONTABLES........................................................................ 64 ARTCULO 93............................................................................................................................... 64 REEVALUACIN DE BIENES. ........................................................................................................ 64 ARTCULO 94............................................................................................................................... 64 ASPECTOS TCNICOS CONTABLES............................................................................................... 64 COMPROBANTE INGRESO POR COMPRA DE BIENES MUEBLES N 42 ........................ 65 COMPROBANTE INGRESO BIENES POR AJUSTE INVENTARIO N 44........................... 65 INGRESO POR DIFERENCIA DE INVENTARIO................................................................... 65 COMPROBANTE INGRESO BIENES POR AJUSTE INVENTARIO N 44........................... 66 INGRESO A EXISTENCIAS POR DONACION ...................................................................... 66 COMPROBANTE INGRESO BIENES POR AJUSTE INVENTARIO N 44 .......................... 67 INGRESO A EXISTENCIAS POR ADJUDICACION JUDICIAL ........................................... 67 AJUSTE DE PRECIOS MAYOR AL REGISTRADO ............................................................... 67 COMPROBANTE AJUSTE DE PRECIO DE BIENES MUEBLES N 45................................ 68 AJUSTE DE PRECIOS MENOR AL REGISTRADO ............................................................... 68 COMPROBANTE AJUSTE PRECIO DE BIENES MUEBLES N 45...................................... 69 AJUSTE DE PRECIOS POR INSTALACION........................................................................... 69 COMPROBANTE TRASPASO DE BIENES MUEBLES N 46............................................... 70 ASIENTO CONTABLE PARA TRASLADO DE BIENES MUEBLES.................................... 70 COMPROBANTE VENTA BIENES ENTRE SEGUROS N 47 ............................................... 71 CAMBIO DE SERVICIO ASIGNADO A UNIDADES PROGRAMATICA ............................ 71 COMPROBANTE RETIRO DE BIENES MUEBLES N 48 ..................................................... 71 EJEMPLOS DE REGISTROS CONTABLES............................................................................ 72 CASO N 2.................................................................................................................................. 72 COMPRA PROVEEDORES LOCALES ................................................................................... 72 CASO N 3.................................................................................................................................. 73 COMPRA A PROVEEDORES DEL EXTERIOR...................................................................... 73 CASO N 4.................................................................................................................................. 73 COMPRA A PROVEEDORES DEL EXTERIOR...................................................................... 73 CAPITULO XVII .......................................................................................................................... 75 GENERALIDADES DEL PROCEDIMIENTO ......................................................................... 75 PLAQUEO DE ACTIVOS EN GARANTA.......................................................................................... 75 CRITERIO EN CASO DE REPOSICIN DE UN BIEN POR PRDIDA DEL MISMO................................. 75 SEGUIMIENTO DE LAS ACCIONES PARA EL RESARCIMIENTO DE LAS PRDIDAS. .......................... 75 FABRICACIN DE ACTIVOS .......................................................................................................... 75 OBLIGACIN DE NOMBRAR UN ENCARGADO DE ACTIVOS........................................................... 75 LEGALIDAD DE LA REQUISAS. ..................................................................................................... 76 BIENES ADQUIRIDOS QUE INGRESEN DEBIDAMENTE ANTES DE SER CANCELADOS........................ 76 DIRECTRICES QUE DEBEN OBSERVAR LOS FUNCIONARIOS (AS) OBLIGADOS (AS) A PRESENTAR EL INFORME FINAL DE SU GESTIN. .................................................................................................. 77 DE LA ATENCIN A LOS INFORMES DE EVALUACIN DE LOS INVENTARIOS................................ 78

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DE LA REVISIN DEL LOS INFORMES MENSUALES PRODUCTO DEL CIERRE CONTABLE............... 78 DE LOS PUNTOS DE CONTROL. .................................................................................................... 78 COMENTARIO SOBRE MARCO REGULATORIO. ............................................................................. 79 SOBRE LA LEY GENERAL DE CONTROL INTERNO. ........................................................................ 79 DEL MANUAL DE NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO PARA LA CONTRALORA GENERAL DE LA REPUBLICA Y LAS ENTIDADES Y RGANOS SUJETOS A SU FISCALIZACIN ........................ 81 DEL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIN Y CONTROL DE LOS BIENES MUEBLES EN SU ARTCULO 36.2 ESTABLECE:.................................................................. 81 DEL ARTCULO 18 DE LA NORMATIVA DE RELACIONES LABORALES DE LA CAJA SE LEE DE LA SIGUIENTE FORMA: ...................................................................................................................... 81 MEDIANTE CIRCULAR N GDF 13.271 DEL 29 DE MARZO DEL 2006. ........................................... 82 DE LA CIRCULAR N GF 10.818 DEL 21 DE FEBRERO DEL 2008, DEL CONSEJO DE GERENTES. ... 82 TRANSITORIO I ............................................................................................................................ 83 RECOMENDACIN EN CASO DE ACTIVOS PARA DAR DE BAJA ADQUIRIDOS POR EMPRSTITOS DEL PROYECTO ESPAA O FINLANDIA................................................................................................ 83 GLOSARIO DE TRMINOS ...................................................................................................... 84

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INTRODUCCIN
Un sistema contable es una estructura organizada que recoge las informaciones de una organizacin como resultado de sus operaciones, para lo cual se apoya en herramientas como documentos, formularios, reportes, libros entre otros que a la administracin activa le ayuda en la toma de decisiones financieras. Para que este sistema funcione eficientemente, es necesario que su configuracin cumpla con los objetivos propuestos por la administracin superior. Este sistema o red de procedimientos contables debe permitir realizar, interpretar y registrar cualquier actividad importante de la organizacin. La contabilidad de inventarios es una parte muy importante de los sistemas contables. Por lo general el inventario es el activo de mayor monto en el Estado de Situacin, y los gastos usualmente son los ms elevados en el Estado de Resultados y el de Origen y Aplicacin de Recursos o Fondos. Siendo stos tan importantes, se necesita de una oportuna informacin resumida y analizada, lo cual obliga a la apertura de una serie de cuentas principales y auxiliares relacionadas con esos controles y lo ms importante, el esfuerzo de todo el recurso humano de la organizacin en la labor de control y seguridad de los mismos. El propsito del presente Manual es proporcionar una gua sana tanto financiera como normativa que uniforme los procedimientos de trabajo, para lograr mayor coordinacin, maximizar el control y la eficiencia, para la consecucin de los objetivos institucionales de la CAJA. Esta herramienta regula el proceso que involucra la Administracin, Contabilidad y Control de los Bienes Muebles, de tal forma que exista un mejor aprovechamiento de las inversiones de estos recursos, necesarios para el desarrollo de las funciones de cada una de las unidades ejecutoras. Contiene los elementos necesarios que conlleva el control de los activos, as como los formularios correspondientes que deben ser utilizados por las Unidades Ejecutoras.

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MARCO LEGAL
Normas Generales de Control Interno para la Contralora General de La Repblica y las Entidades y Organizaciones Sujetos a su Fiscalizacin1. Publicado en La Gaceta N 107 del 05 de Junio del 2002 Aplicables a Este Manual 4.2 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9 4.10 4.11 4.14 4.15 4.17 4.1 4.2 4.3 5.6 6.5 6.6 6.7 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 Del Control Integrado Responsabilidad Limitada Instrucciones por Escrito Autorizacin y Aprobacin de Transacciones y Operaciones Documentacin de Procesos y Transacciones Supervisin Constante Registro Oportuno De los Sistemas Contables y Presupuestarios Revisiones de Control Conciliacin Peridica de Registros Inventarios Peridicos Formulario Uniforme Obtencin y Comunicacin de Informacin Efectiva Calidad y Suficiencia de la Informacin Sistemas de Informacin Archivo Institucional Rendicin de Cuentas Reporte de Deficiencias Toma de Acciones Correctivas Ley 7494 de Contratacin Administrativa y su Reglamento Ley de Administracin Pblica Ley General de Control Interno (LGCI). Cdigo de trabajo. Reglamento del Seguro de Salud Principios de Contabilidad generalmente aceptados y las Normas Internacionales de Contabilidad NIC. Manual de Normas para la Administracin y Coleccin de Obras de Arte Normas que regulan las Relaciones Laborales en la Caja Costarricense Seguro Social Instructivo que Regula los Faltantes y Sobrantes de Inventario Fsico de Activos, Dinero en Efectivo, Valores y Otros Instructivo para la venta de Desechos, 1983 .Acuerdos de Junta Directiva y Circulares del Nivel Gerencial.

Este Manual esta vigente en la siguiente forma: I Edicin II Edicin 1990 Aprobado por Divisin mediante Circular N Octubre de 1990. 1994 Autorizado por Divisin mediante Circular N Septiembre 1994. las Gerencias de 17.766 del 11 de las Gerencias de 22.114 del 12 de

A partir de enero 2010 se regir por las Normas de Control Interno para el Sector Pblico.

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El presente Manual es un instrumento de consulta y aplicacin, y se encuentra actualizado con las normas y procedimientos en vigencia y las modificaciones que va circular y resoluciones ha dictado la junta Directiva, Las Gerencias de Divisin y La Direccin Jurdica, al 31 de diciembre del ao 2008. Su revisin y actualizacin ha sido posible con la colaboracin del capital intelectual del rea de Contabilidad y Control de Activos y Suministros.

MISIN
Mantener y promover un sistema de control y registro eficiente del patrimonio Institucional en bienes muebles.

VISIN
Que este manual sea una normativa verstil, oportuna, conocida y de aplicacin en la gestin de la administracin y control de los activos bienes muebles

OBJETIVO GENERAL
Presentar procedimientos que ayuden a lograr una buena administracin en los inventarios de bienes muebles y una relacin eficiente de ellos con la Administracin Financiera. Adems que el patrimonio en bienes muebles est debidamente identificado, registrado, controlado, asegurado y en plenas condiciones fsicas para la prestacin oportuna del servicio a los usuarios internos como a los asegurados en general

OBJETIVOS ESPECFICOS

1. Propiciar una correcta aplicacin de la normativa vigente en materia tanto


institucional como por los agentes contralores externos.

2. Registrar oportunamente las adquisiciones de los bienes. 3. Registrar efectivamente los bienes en los servicios donde realmente se 4. 5. 6. 7. 8.

utilizan. Identificar y ubicar aquellos bienes que estn asignados a los trabajadores que los requieran para realizar sus tareas. Mantener un inventario permanente para garantizar un sano control del patrimonio. Proporcionar la debida proteccin a los bienes. Minimizar las prdidas por obsolescencia o deterioro de los bienes Determinar que el deterioro presentado en los activos sean los normales, de la naturaleza misma de la actividad, y/o por causas especiales como son los desastres naturales.

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CAPITULO I De los Bienes Muebles


Artculo1
Definicin o Concepto

Se consideran dentro del inmovilizado material los activos bienes muebles como son la maquinaria, mobiliario y equipo administrativo, informtico y mdico que se destinan a diversas actividades productivas para la prestacin de servicios mdicos y de apoyo, as como aquellas operaciones de ndole administrativo, que incluyen los activos mencionados en el artculo N3 de este instructivo.

Caractersticas

Artculo 2

Los Bienes Muebles se califican conforme las siguientes condiciones: Posea una entidad para su uso en la produccin o suministro de bienes y servicios Estn sujetos a depreciacin, excepto, las obras de arte. Incluidos en el Catlogo General de Suministros (CGS) identificados con la clase 6 y 7. Permita su identificacin como propiedad de la Institucin mediante placa de metal, grabacin, sello, cintas adhesivas y otros. De una vida til no menor de dos aos. El software desarrollado por personal de la Institucin, cualquiera de sus dependencias centralizadas o desconcentradas y/o contratadas a terceros para uso exclusivo en cualquiera de sus dependencias (se requiere pertenencia de las fuentes del software). Las patentes , marcas , y derechos de autor registrados por la Caja en el Registro de Propiedad Intelectual Que el coste del activo para la entidad sea valorado con fiabilidad

2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6

2.7 2.8

Artculo 3 Catalogar.

Para tales efectos se agrupan conforme al Catlogo General de Suministros en la clase 6 Maquinaria y equipo de transporte y 7 Mobiliario, Maquinaria y Equipo" Catalogo que es administrado por la Direccin de Aprovisionamiento de Bienes y Servicios. Cuando exista recomendacin tcnica para adquirir un bien no especificado en el Catlogo General de Suministros, la Unidad Ejecutora solicitar a la Direccin de Aprovisionamiento de Bienes y Servicios la inclusin del activo. Una vez que reciba la autorizacin proceder a iniciar los trmites para su adquisicin.

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Clasificacin Contable y Presupuestaria de Bienes Muebles.


Para los efectos de formulacin presupuestaria, registro contable y control, se agrupan bajo la siguiente clasificacin general:

Artculo 4

DESCRIPCION CUENTAS CONTABLES


200-00-8 MOBILIARIO MAQUINARIA Y EQUIPO SEM UNIDAD PROGRAMATICA: Se le asigna la Unidad Programtica del Centro que adquiere los activos ms el servicio correspondiente. Se utiliza para registrar los mobiliarios y equipos que se adquieren para uso de la Institucin. El rea de Contabilidad y Control de Activos y Suministros; es la Dependencia encargada de tramitar el registro de estos activos y afectar estas cuentas contablemente. Dentro de este grupo se encuentran las siguientes cuentas: Concepto 200-01-6 200-05-7 200-07-3 200-10-5 200-11-3 200-12-1 200-15-4 200-16-2 200-20-2 200-25-1 200-30-0 200-35-9 200-45-4 200-50-2 200-52-9 200-55-1 200-60-0 200-65-9 200-70-5 200-75-4 200-80-2 200-85-1 200-90-0 200-95-9 Equipo de Transporte Equipos Educacin y Recreacin Maquinaria y Equipo Construccin Equipos Varios Maquinaria y Equipo Produccin Equipo de Cmputo Equipo de Laboratorio Clnico Equipo laboratorio Control de Calidad Mobiliario Maquinaria y Equipo por Distribucin Equipo de oficina Bienes Muebles Adquisiciones Cobros Judiciales Equipo de Produccin Industrial Equipo Mecnico, Elctrico y Uso General Equipo Mdico Quirrgico Equipo Recreacin Laboral Equipo para Comunicacin Maquinaria Estacionaria Mobiliario Clnico y Hospitalario Mobiliario de Cocina y ------Mobiliario de Oficina Mobiliario de Uso general Equipo Mobiliario y Maquina por Reubicacin Mobiliario de Informtica Libros segn Tipo y Caracterstica Descripcin

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SE DEBITA: Por medio de Asientos Automticos que origina el Sistema de Contabilidad de Bienes Muebles SCBM; por aplicacin de los siguientes comprobantes: N 42 " Vale entrada de Bienes. N 44 "Alta de Bienes Muebles. N 45 " Ajuste de Precio Bienes Muebles. N 46 " Salida y Traspaso de Bienes Muebles. N. 47 Cambio de placas asignadas. N 49 " Modificacin de cdigo " y tambin mediante asientos de diarios. SE ACREDITA: Por medio de Asientos Automticos; en las frmulas N 45 " Ajuste de precio Bienes Muebles. N 46 " Salida y Traspaso de Bienes Muebles. N. 47 "Cambio de placas asignadas". N 48 " Aviso baja de Bienes Muebles. N 49 " Modificacin de Cdigo. 202-00-0 OBRAS DE ARTE En esta cuenta se registran las obras de arte (pinturas, esculturas, murales) que son propiedad de la Institucin. La cuenta tiene condicin 1 "cuenta individual", la cual est constituida por el nmero de placa de activo. El rea de Contabilidad y Control de Activos y Suministros; es la nica dependencia encargada de tramitar el registro de estas cuentas. Dentro de este grupo se encuentran las siguientes cuentas: Concepto 202-01-9 202-02-7 202-03-5 Pinturas Esculturas Murales Descripcin

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SE DEBITAN: Por medio de Asientos de diario, mediante la aplicacin de los siguientes comprobantes: N 42 " Vale entrada de Bienes. N 44 " Alta de Bienes Muebles. N 45 " Ajuste de precio Bienes Muebles. N 46 " Salida y traspaso de Bienes Muebles. N 47 " Cambio placas asignadas. N 49 " Modificacin cdigo y, tambin en Asientos de diario. SE ACREDITAN: Por medio de Asientos de diario, mediante la aplicacin de los siguientes comprobantes: N 45 " Ajuste de Precio Bienes Muebles. N 46 " Salida y traspaso de Bienes Muebles. N 48 " Aviso baja de Bienes Muebles " y, tambin en asientos de diario.

203-00-5 REVALUACION MOBILIARIO MAQUINARIA Y EQUIPO SEM. UNIDAD PROGRAMATICA: Se le asigna la Unidad Programtica y el servicio del centro que adquiere los activos. Se utiliza para la reevaluacin de mobiliario, maquinaria y equipo, se tramita para darle nuevo valor a estos activos. (Valor de mercado). El rea de Contabilidad Control de Activos y Suministros, es la encargada del trmite para el registro de estas cuentas. Dentro de este grupo se encuentran las siguientes cuentas:

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Concepto 203-01-3 203-05-4 203-07-0 203-10-2 203-15-1 203-16-0 203-20-0 203-25-9 203-30-7 203-35-6 203-45-1 203-50-0 203-52-6 203-55-9 203-60-7 203-65-6 203-70-2 20375-1 203-80-0 203-85-9 203-90-7 203-95-6

Descripcin Reval. Equipo de Transporte Reevaluacin Equipo Educacin Y Recreacin Reevaluacin Maquinaria Y Equipo De Construccin Reevaluacin Equipos Varios Reevaluacin Equipo De Cocina Y ------Reevaluacin Equipo Laboratorio Cont. De Calidad Reevaluacin Equipo De Odontologa Reevaluacin Equipo De Oficina Reevaluacin Equipo Produccin Grafica Y Auditiva Reevaluacin Equipo Produccin Industrial Reevaluacin Meca-Elctrica Uso General Reevaluacin Equipo Mdico Quirrgico Reevaluacin Equipo Recreacin Laboral Reevaluacin Equipo Comunicacin Reevaluacin Maquinaria Estacionaria Reevaluacin Mobiliario Clnico Y Hospitalario Reevaluacin Mobiliario De Cocina ------Reevaluacin Mobiliario De Oficina Reevaluacin Mobiliario De Uso General Reevaluacin Equipo Mobiliario Maquinaria Reubicacin Reevaluacin Mobiliario De Informtica Reevaluacin Libros Segn Tipo Y Caractersticas

SE DEBITA: Por medio de asientos Automticos, originado por el SCBM mediante la aplicacin de los siguientes comprobantes: N 44 "Alta de Bienes Muebles". N 45 "Ajuste de Precio Bienes Muebles". N 46 "Salida y traspaso de Bienes Muebles". N 47 "Cambio placas asignadas". N 49 "Modificacin de cdigo" y, tambin mediante asientos de diario. SE ACREDITA Por medio de Asientos Automticos, en las frmulas N 45 "Ajuste de precio Bienes Muebles".

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N 46 "Salida y traspaso de Bienes Muebles". N 47 "Cambio placas asignadas". N 48 "Aviso baja de Bienes Muebles". N 49 "Modificacin de cdigo" y, tambin mediante asientos de diario. 207-00-9 REVALUACION OBRAS DE ARTE CUENTA INDIVIDUAL Corresponde al nmero de placa de activo. Las reevaluaciones se tramitan, cada vez que un activo, requiera ser ajustado a su valor de mercado y se calcula con base a criterio de experto (Peritaje). Dentro de este grupo se encuentran las siguientes cuentas:

Concepto 207-01-7 207-02-5 207-03-5

Descripcin Reevaluacin Pinturas Reevaluacin Esculturas Reevaluacin Murales

SE DEBITA: Por medio de asientos de diario autorizado por el rea de Contabilidad y Control de Activos y Suministros. SE ACREDITAN: Por medio de Asientos de diario autorizado por el rea de Contabilidad Control de Activos y Suministros. 275-00-9 DEPRECIACION ACUMULADA SEM - IVM Para registrar la depreciacin de los activos la que se realiza sobre su valor original En este grupo se encuentran las siguientes cuentas: Concepto 275-01-7 Descripcin Depreciacin Mobiliario y Equipo

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SE DEBITA: Por medio de asientos automtico originado por el ICBM. SE ACREDITA: Por asiento automtico originado por el SCBM. 276-00-5 DEPRECIACION ACUMULADA REVALUACION ACTIVOS SEM -IVM Corresponde al registro de la depreciacin de los bienes muebles revaluados.

Concepto 276-01-3

Descripcin Depreciacin Acumulada Mobiliario y Equipo Reevaluacin

SE DEBITA: Por medio de asientos automticos originados por el SCBM. SE ACREDITA: Por medio de asientos automticos originados por el SCBM (SBM) cuando se registra la depreciacin acumulada reevaluacin activos. 302-50-0FACTURAS POR PAGAR PROVEEDORES LOCALES SEM. Esta cuenta representa las obligaciones de la Institucin con proveedores locales, por el suministro de bienes. CUENTA INDIVIDUAL: Constituida por el nmero del proveedor (seis digitados), ms el de la orden de compra (siete digitados). Dentro de este grupo se tienen las siguientes cuentas:

Concepto 302-50-0 302-51-8 302-52-6 302-53-4 302-54-2 302-559 302-56-7 302-57-5 302-58-3

Descripcin Facturas para Pagar Proveedores Locales Equipo y Mobiliario de Oficina Equipo Mdico Hospitalario Equipo Transporte y Trac. Equipo de Comunicacin Equipo Educacin y Recreacin Maquinaria y Equipo Talleres Maquinaria y Equipo Const. Equipos Varios

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Concepto 302-59-1 302-60-7 302-70-2

Descripcin Maquinaria y Equipo Produccin Libros Equipo de computo

SE DEBITA: Por medio de cheque, o pago por SINPE al realizarse la cancelacin de las facturas que presentan los proveedores a cobro y por medio de asiento de diario para realizar ajustes de correccin. SE ACREDITA: Por medio de asiento automtico al procesar los vales de entrada de los bienes que ingresan por el Almacn General. Y los que ingresan a los Almacenes Locales de resto de unidades ejecutoras de la Caja.

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CAPITULO II Compra de Bienes Muebles


Artculo 5 Base Legal.
Las compras de bienes muebles se regirn por lo establecido en la Ley de Contratacin Administrativa y su Reglamento.

Artculo 6 Origen de la Compra.


Se comprarn aquellos bienes muebles denominados: maquinaria y equipo de transporte, mobiliario, maquinaria y equipo, que se requieran para satisfacer las necesidades de los servicios en operacin y aquellos contemplados en los programas de construccin, remodelacin, ampliacin o en proceso de apertura y proyectos especiales, los cuales deben estar comprendidos en el Plan Anual Operativo, salvo aquellos casos plenamente justificados donde medie el inters institucional. Cuando se trate de remodelaciones y stas incluyen la confeccin de equipos de oficina (por ejemplo, cubculos, muebles modulares, archivos modulares y otros similares) deben afectar las respectivas partidas de activos. Para el caso de las Unidades Administrativas o Mdicas en proceso de apertura deben determinar su nivel de cobertura y capacidad resolutiva segn se tenga establecido en las normas institucionales vigentes. La asignacin de equipo debe realizarse por Unidad Programtica, Servicio y Actividad, de acuerdo a estudios realizados por las Unidades Tcnicas respectivas. Cuando se trate de proyectos bajo la modalidad de llave en mano, la Direccin del proyecto queda obligada a establecer en el cartel la obligacin del proveedor a suministrar por aparte del costo de la obra, y el valor de los activos (uno a uno) que formarn parte de la compra. Las Unidades Ejecutoras de sede podrn realizar compras directas de activos conforme lo resuelto por la Junta Directiva, circular Nmero 22273 del 13 de noviembre 1997 y circular Nmero 18590 del 22 de diciembre 1998 emitidas por el Cuerpo Gerencial.

Artculo 7 De las Compras que no Proceden.

a) Cuando no exista disponibilidad presupuestaria en el Programa Institucional de Compras. b) Cuando la unidad ejecutora haya agotado el lmite de compra de su presupuesto y lo establecido en los lmites econmicos de contratacin administrativa, circular del nivel gerencial nmero 18590 del 22 de diciembre 1998. c) Cuando el bien a adquirir no est incluido en el Catlogo de Equipamiento. d) La compra de Bienes Muebles por el sistema de pagos de Caja Chica. e) Cuando se incumpla con alguno de los requisitos sealados en este Manual. f) Las compras en equipos debe estar amparado al Catlogo de Equipamiento Institucional en donde se determina el tipo de tecnologa que requiere y puede adquirir cada nivel de atencin.

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Artculo 8 Bienes de Compra Discrecional.

Los activos denominados telfono celular se adquieren previa autorizacin de la Junta Directiva, salvo por deterioro, excepto los regulados en el reglamento respectivo, as acordado por la Junta Directiva en el artculo N 2 de la sesin 7937 del 03 de marzo del 2005.

Una vez detectada la necesidad del bien, se procede a abrir el expediente de compra, el cual deber contener: a. Reserva presupuestaria (certificacin presupuestaria). b. Justificacin de la compra. c. Frmula "Peticin de Bienes Muebles" con su correspondiente justificacin. d. Cartel de compra. e. Tres o ms facturas proformas solicitadas a los proveedores (recurdese que todo proveedor debe estar registrado en el Catlogo de Proveedores de la Caja, lo cual es requisito para poder participar en los procesos de adquisicin de bienes y servicios segn el artculo 108 de la Ley de Contratacin Administrativa), las cuales deben indicar claramente: 1. Caractersticas del bien. 2. Cantidad de unidades. 3. Precio unitario. 4. Precio total. 5. Perodo de garanta. 6. Certificacin por CCSS de no deudas de cuotas obrero patronales. f. Especificaciones tcnicas. g. Cuadro resumen de precios. h. Criterio recomendacin tcnica. i. Orden de compra.

Artculo 9 Del Expediente.

Artculo 10 Seleccin de la Oferta

Completado el expediente, la Jefatura de la Unidad proceder al anlisis respectivo y escoger la mejor oferta, debidamente justificada. Cuando se trate de bienes exclusivos que slo un proveedor est en capacidad de suministrar, se adjuntar informe del solicitante y del proveedor que contenga el criterio tcnico al respecto, caso en el que no se requerirn las restantes facturas proformas, por lo que debe cumplir con lo establecido en el artculo N 79.1 del Reglamento de Contratacin Administrativa.

Artculo 11 Recepcin de Bienes

Adjudicada la compra el proveedor entregar el bien nicamente al Departamento de Almacenamiento y Distribucin (Bodega de Activos), a la Proveedura de la Unidad desconcentrada y/o a la Unidad de Sede que realiz la compra, con su respectiva factura y se verificar en el acto: a) Que el bien se encuentre en buenas condiciones (fabricacin, calidad, funcionamiento, y otras que puedan brindar un mejor criterio de aceptacin del bien. b) Que su facturacin sea correcta. La facturacin directa es la comparacin de informacin entre la orden de compra y la factura comercial y la factura de la CCSS. c) Que el artculo cumpla con las previsiones del cartel de licitacin o compra directa, conforme lo estipulado en la Ley de Contratacin Administrativa.

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d) Llenar en todos sus extremos la frmula Acta de Revisin Tcnica de Equipos. Cumplidos estos requisitos se procede a sellar y firmar recibido conforme, e informar la entrada del bien a la unidad o servicio solicitante y a la Seccin de Compras correspondiente, para efectos del seguimiento de las compras. Los Bienes Muebles con destino a edificios en construccin, remodelaciones o ampliaciones, tales como mobiliario, sistema de reloj, de sonido y de alarmas contra robo e incendio, etc., cuya instalacin no est relacionada con el costo original y forme parte del diseo del inmueble, sern solicitados por la Direccin de Recursos Fsicos conforme lo siguiente: En los casos de licitaciones por los conceptos anteriormente citados, sta Direccin incluir la clusula necesaria en el cartel con el objeto que el oferente suministre el valor de los bienes muebles (uno a uno) totalmente separado del valor propio de la obra. Recibido el bien o bienes se proceder a informar mediante el envo de la documentacin respectiva al ACCAS para los registros pertinentes.

La Bodega de Bienes Muebles del rea de Almacenamiento y Distribucin, las Proveeduras de las unidades ejecutoras y/o las Unidades de Sede al recibir los equipos y en caso que lo requieran, solicitarn la revisin tcnica de los mismos a la unidad especializada que corresponda, quien atender la solicitud de servicios y debern entregar la resolucin tcnica dentro de los 10 das hbiles siguientes al recibo de la solicitud de estudio tcnico Se levantar un acta en caso que las unidades especializadas determinen daos, averas, faltantes y diferencias de especificaciones a lo establecido en el Cartel, para que la Unidad que realiza la compra proceda a gestionar el reclamo ante la casa comercial correspondiente, y se retiene el pago respectivo hasta que el bien sea repuesto. (Anexo N 2).

Artculo 12 De la Revisin Tcnica de los Bienes Adquiridos por Cualquier Modalidad.

Artculo 13

Identificacin de los Bienes.


Todo activo debe ser identificado mediante la placa metlica institucional que proporcionar el rea de Contabilidad Control de Activos y Suministros a cada unidad ejecutora. Para aquellos activos de estructura fsica frgil o de superficie irregular, donde no se puede colocar esta placa se proceder a vibrar el nmero de activo que le corresponde o bien se identificar por medio de una etiqueta adhesiva y escrita con tinta indeleble.

Artculo 14 Distribucin y/o Ubicacin de Bienes Comprados.


La distribucin de los bienes a los centros de responsabilidad o unidades solicitantes se realizar toda vez que hayan sido revisados administrativamente (contra cartel o peticiones), tcnicamente y plaqueados y se har mediante el comprobante 46 Traspaso de Bienes Muebles. Previo registro del comprobante de ingreso, segn lo establecido por el capitulo V de este manual. 1. Cuando los bienes fueron recibidos por el AALDI en su Bodega de Activos debern ser distribuirlos a ms tardar 30 das naturales despus de recibido. 2. Cuando los bienes fueron recibidos por Proveedura de la unidad descentralizada el Encargado de Activos deber distribuirlos a ms tardar 30 das naturales despus de recibido.

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3. En ningn caso podr variarse la unidad de destino sin autorizacin por

escrito de la Direccin Regional o Direccin del Hospital Nacional, Direcciones de Sede o Gerencia de Divisin segn corresponda. confrontar el recibo de entrega de bienes muebles contra el nmero de placa y la descripcin fsica, con el fin de comprobar que corresponde al mismo bien.

4. El Encargado del Control Activos de la unidad que recibe el bien,

Cada Unidad Ejecutora es responsable de establecer mecanismos de control en el trmite para las salidas de bodega y procesamiento electrnico de datos.

Artculo 15 Registro Contable de la Compra. Comprobante de Ingreso de Bienes por Compra.


Recibido el bien mueble revisado y plaqueado, el rea de Almacenamiento y Distribucin (AALDI), confeccionar el Comprobante de ingreso de bienes por compra y lo registra inmediatamente en el Sistema Contable de Bienes Muebles (SCBM). Aquellas unidades ejecutoras que cuentan con Proveedura, quedan obligadas a recibir los activos, y le corresponder coordinar con el encargado de activos quien ser el responsable de iniciar los trmites de registro para lo cual confeccionar el comprobante de ingreso de bienes por compra. Aquellas unidades que no cuentan con Proveedura y que le corresponde a la Direccin respectiva realizar la compra, ser el encargado de activos de sta quien se responsabilice por el inicio de los trmites de registro y traslado de los activos. Cuando una Unidad o Proyecto realiza una compra y el contrato o cartel indica que el o los equipos deben quedar instalados en otras unidades ejecutoras, el encargado de activos de la unidad gestora de la compra, debern confeccionar el comprobante 42 confeccionndolo a la unidad donde quedan instalados y en operacin los bienes, afectando en cada caso la misma cuenta individual (Nmero de Proveedor ms Nmero de Orden de Compra). No obstante lo anterior, la unidad gestora de la compra deber llevar el control de los activos que se van entregando ya sea mediante nota dirigida a la unidad que recibe los bienes, especificando claramente la descripcin, el modelo, marca, nmero de serie y nmero de placa de los activos, firma y sello de quien entrega y quien recibe los bienes, entre otros.

Artculo 16 Confeccin Comprobante de Ingreso de Bienes por Compra.


Es conocido contablemente como comprobante 42, y se utiliza para contabilizar las compras que realizan las unidades ejecutoras de la Institucin, esta operacin tiene una afectacin directa a la cuenta 200 XX X y la contrapartida 302 XX X o 145 XX X compras en plaza o compras en el extranjero. Toda informacin solicitada en el documento es indispensable para propiciar una contabilidad sana y que funcione como apoyo a la administracin y al control, comprobante que se visualiza en el siguiente mapa.

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COMPROBANTE INGRESO POR COMPRA DE BIENES MUEBLES N Comprobante Fecha comprobante Tipo compra Proyecto Proveedor N orden compra Emisor del comprobante Unidad ejecutora Servicio Cdigo bien Descripcin bien, marca, modelo y serie Placa bien Valor unitario Plaza o exterior 42 Mes proceso

Valor letras Cantidad bienes

Total

OBSERVACIONES:

Autorizado por Jefe Unidad Ejecutora

(SELLO)

Tramitado por ACCAS Fecha: Funcionario:

Original: Cajas o Fondo Rotario Copia: rea Contabilidad y Control de Activos y Suministros Unidad ejecutora Expediente compra

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1. Nmero de proveedor (NP): Igual al asignado por la Direccin de Aprovisionamiento de Bienes y Servicios a la empresa vendedora, en su Catlogo de Proveedores (CP), se consignar uno por comprobante y requiere seis dgitos. Debe considerarse las dos siguientes condiciones: a) Si el proveedor es de exterior su nmero ser igual o mayor a 50000. b) Si es proveedor local ser menor a 50000. Como se observa el nmero de proveedor est compuesto por mximo 5 dgitos y requiere seis dgitos por lo que agregar un cero a la izquierda. 2. Nmero de orden compra (OC): Llmese tambin nmero de orden de compra interna o nmero de contrato, responde a una expresin numeral y no alfanumrica, requiere siete dgitos. Toda compra requiere de una orden de compra o contrato y se consigna uno por comprobante, para mayor claridad los siguientes ejemplos: 2.1. Correcto: ORDEN DE COMPRA N 0125890. 2.2. Incorrecto: ORDEN DE COMPRA N125890. La Contabilidad Institucional establece lo siguiente: a) Para compras locales el nmero de orden de compra debe ser menor a 500000. b) Para compras de exterior el nmero ser mayor a 500000. Para completar la cantidad de dgitos se agregarn un cero a la izquierda. 3. Cdigo de bien: Esta compuesto por 9 dgitos y es asignado por el Cataloga General de Suministros (CGS), emitido por la DRM. Si el asiento contable no lo aclara o lo hace indebidamente el mismo no puede contabilizarse. El cdigo correcto asegura el uso eficiente del presupuesto de compras de la unidad ejecutora. 4. Proyecto: Se especifica si el bien es adquirido por algn proyecto en ejecucin. Ejemplo: Proyecto Espaa. Proyecto Finlandia. Proyecto Modernizacin del Sector salud. Proyecto Hospital de Alajuela.

Paralelamente EL ACCAS asignar un nmero consecutivo a los proyectos con el fin de identificar y monitorear los activos en el tiempo y en el espacio. 5. Descripcin del bien: El bien debe ser claramente descrito especificando el nombre, caractersticas (color, material de confeccin entre otros), marca, modelo y serie, de tal forma que si el mismo es robado pueda identificarse sin duda alguna ante la autoridad competente. 6. Nmero de placa: Es el nmero de placa asignado como identificacin, de acuerdo al artculo 2 de este manual. 7. Precio unitario: Se refiere a la cantidad de colones pagado por la adquisicin, incluye todos los gastos incurridos para poner a funcionar correctamente el bien y en el lugar requerido.

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8. Nmero de comprobante: Todo asiento contable requiere de una identificacin, en nuestro caso se har con un nmero consecutivo, preimpreso o asignado en forma automtica por el microcomputador. El Manual de Normas Generales de Control Interno para la Contralora

General de la Repblica y las Entidades y rganos sujetos a su Fiscalizacin1, en el Captulo IV Normas Generales Relativas a las procesamiento, traslado y registro de todas las transacciones que se realicen en la Institucin, los que contarn con una numeracin preimpresa consecutiva que los identifique especficamente. Igualmente, se establecern los controles pertinentes para la emisin, custodia y manejo de tales formularios, segn corresponda. El nmero es utilizado
Actividades de Control en el enunciado 4.17 sobre formularios uniformes seala: ..Debern implantarse formularios uniformes para el

para la mayorizacin, el control interno, la periodicidad, entre otras utilidades; al igual que la orden de compra, debe aclararse que es un nmero y no una expresin alfanumrica, ejemplo: 8.1. Correcto: 8.2. Incorrecto: 9. INGRESO POR COMPRA BIENES N 521698. INGRESO POR COMPRA BIENES N 42-003-02

Fecha del comprobante: Registra el tiempo en que fue realizado la operacin o el evento. Para ser consistentes se deber tomar como fecha del comprobante la fecha de la Factura, ya que el SCBM, tomar esta fecha como inicio de la Garanta para el control de la misma. Fecha de ingreso del bien: Muestra el da en que el activo ingres a las bodegas o servicios de la Institucin. Nombre y cdigo de la unidad: Debe consignarse el nombre y cdigo de la unidad ejecutora y servicio que realiza la compra. Excepto el caso especial de activos instalados en otras unidades ejecutoras, contemplado en el artculo 15 de este Manual. Claridad: Los datos expresados en el asiento como los documentos adjuntos, justificantes de la operacin, deben ser totalmente legibles para el usuario, de manera que no permita interpretaciones errneas. Por ningn motivo el asiento debe presentar tachaduras, borrones o cualquier otra situacin que pueda confundir. Observaciones: Aqu se aclarar toda aquella informacin que el emisor del documento crea necesario para una buena contabilidad, como por ejemplo, nmero de Compra Directa, nmero de peticin de bienes muebles, tipo de cambio, nmero de comprobante de pago del fondo rotatorio o SINPE, etc.

10. 11.

12.

13.

14. Justificantes de compras: Toda compra debe adjuntar al asiento contable lo siguiente: a) La peticin de bienes muebles. b) Orden interna de compra debidamente numerada. c) Factura comercial del vendedor, si es expresada en dlares, que indique el T.C. de venta del Banco Central de Costa Rica, todo conforme circular ATG-1252-2008 DEL 29/09/2008.. d) Factura (por mercadera, servicios y otros cobros) de la CCSS.
1

A partir de enero 2010 se regir por las Normas de Control Interno para el Sector Pblico.

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e) Copia de cheque de pago o comprobante de SIPA. El cual puede ser consultado por la Web. Esto con fundamento en la circular GF 56.973 del 05 de noviembre del 2008 de la Gerencia Financiera.

Artculo 17 Envo de comprobante 42 al ACCAS.


Al menos una vez por semana la administracin de cada unidad ejecutora enviar copia de los Comprobante de ingreso de bienes por compra y los justificantes de compras al ACCAS (rea de Contabilidad y Control de Activos y Suministros) para su respectivo registro contable, confirmando su ingreso al Inventario de activos de la Institucin. Salvo aquellas unidades ejecutoras que ya se encuentran desconcentradas, las cuales debern llevar un registro mensual de las compras, altas por donacin y traslados internos que han procesado en ese mes de proceso, para posibles revisiones de la Sub-rea Control de Activos y Suministros y Auditoria. El ACCAS en el mismo mes de recibido y conforme su cronograma de cierres contables proceder al registro contable de los comprobantes y para efectos de control, realizar pruebas selectivas para verificar la pertenencia de los bienes y su correcta ubicacin.

Artculo 18

Asiento Contable Compra.

Cuando la Subrea Contabilidad Operativa reciba la documentacin, proceder a confeccionar el asiento de diario, de la siguiente forma:

Cuenta 302-XX-X 103-XX-X

Cuenta Individual XXXXXXXXXXX

U.P. XXXX 1

O.P. 0

Dbito XXX

Crdito XXX

El ACCAS realiza el registro con base en el comprobante Ingreso por compra de bienes muebles N 42, ejecutando el siguiente asiento: Cuenta 200-XX-X 302-XX-X Cuenta Individual XXXXXXXXXXX U.P. XXXX 1 O.P. 1 Dbito XXX Crdito XXX

Artculo 19

Del Pago
Se van a requerir tres juegos de los justificantes de la compra, el original para el Fondo Rotatorio o la Tesorera, una copia para la unidad que realiza la compra y otra copia de la documentacin se quedar en el ACCAS y/o la Unidad desconcentrada para efectos de iniciar el proceso de registro contable, para lo cual se deben presentar los siguientes documentos como justificantes: a) b) c) d) e) Comprobante Ingreso por compra de bienes muebles. Factura Comercial. Factura de la Caja. Peticin de Bienes Muebles. Orden de Compra o Contrato.

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El pago de la adquisicin de Bienes Muebles se har por medio de cheque que girar el Departamento de Tesorera y/o en aquellas Unidades que operen fondos rotatorios. La adquisicin de activos por el Sistema de Caja Chica no est permitida.

Artculo 20 Requisitos para la Confeccin del Cheque


Para la confeccin del cheque o pago electrnico se debe presentar el original la factura de la Caja Costarricense de Seguro Social por mercadera servicios y otros, llena en todos sus extremos y adjuntar dems justificantes de compras. El rea Tesorera General y/o el Fondo Rotatorio que pague las compras mediante cheque anotarn en la colilla lo siguiente: 1. Nmero de Cuenta Se utiliza la cuenta Facturas por Pagar a Proveedores Locales, de la 302-51-8 a 302-70-2, segn el tipo de bien de conformidad con lo establecido en el artculo N 4 de este Manual. 2. Cuenta Individual Se anotar la misma del Comprobante Ingreso por compra de bienes muebles, que est compuesta por el nmero de proveedor y el de la orden de compra o contrato, segn sea el caso, la cual comprende 5 dgitos para el primero y 6 dgitos para el segundo, en caso de que el proveedor no tenga nmero de registro previo a la compra, deber inscribirse como tal en el Departamento de Adquisiciones.

3. Unidad Ejecutora
Se utiliza la unidad ejecutora indicada en el Comprobante Ingreso por compra de bienes muebles.

4. Monto en colones
Se toma de la factura y debe coincidir con el mismo monto del Comprobante Ingreso por compra de bienes muebles mismo que deber ser expresarse nicamente en colones pese que la adquisicin sea pactada en moneda diferente al coln) y con el de la orden de compra o contrato, con excepcin de aquellas compras que en el cartel se pacten entregas parciales para lo cual se enviarn el resto de documentos para cada una de las entregas parciales con el fin de verificar lo ya entregado y contabilizado. Asimismo en el detalle del cheque o orden de pago debe consignarse el monto en la moneda correspondiente ($, , DM, u otra) y su respectivo tipo de cambio, es decir, en caso que el precio pactado sea en otro tipo de moneda, se deber indicar el monto correspondiente en colones y el tipo de cambio, a la fecha que se cancel la obligacin.

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CAPITULO III Ingreso de Bienes por Ajuste de Inventario


Artculo 21 Definicin.
En este capitulo se tratar todos aquellos ingresos de bienes muebles al patrimonio Institucional y que no implica erogacin econmica o en especie por sta.

Artculo 22 Tipos.

Ingresos por: 1Donacin. 2Ingresos no registrados oportunamente ( Diferencias de inventarios) y 3Adjudicacin judicial.

Artculo 23 Donacin de Bienes Muebles.


La donacin de activos bienes muebles se encuentra regulada por el Reglamento para la tramitacin de donaciones a favor de la CCSS, aprobado por la Junta Directiva de la Caja en Sesin N 8130 del 08 de febrero 2007. Se considera donacin como la transferencia de dominio sin restriccin alguna de bienes muebles propiedad de una persona fsica o jurdica, a la Caja Costarricense de Seguro Social, sin erogacin en dinero o especie alguna. En consecuencia no contempla donaciones de activos de la Caja a favor de terceros.

23.1 Las Propuestas de Donaciones sern presentadas formalmente por medio escrito,
ante la Administracin Activa de la unidad ejecutora.

23.2 DE LOS ORGANOS COMPETENTES

Los rganos que de seguido se indican, tienen las siguientes competencias JUNTA DIRECTIVA: GERENCIAS DE DIVISION: DIRECCIONES REGIONALES: DIRECTORES DE ORGANOS DESCONCENTRADOS: DIRECTORES DE ORGANOS CONCENTRADOS: Competencias. a. Solicitar, aceptar y rechazar las donaciones a favor de cualquier dependencia de la institucin, segn el valor de la donacin. b. Autorizar el pago de los costos de transporte y montaje de los bienes donados.

23.3: De los Montos para Aceptar las Donaciones.

Los rganos con competencia para aprobar donaciones podrn conocer aquellas solicitudes cuyo monto corresponda como mximo a los definidos por la Junta Directiva para proceder a la adjudicacin de procesos de contratacin administrativa.

23.4. Condiciones del Donante.

Podrn efectuar donaciones a favor de la C.C.S.S. personas fsicas o jurdicas con capacidad para disponer de los bienes ofrecidos en donacin en los trminos establecidos en el ordenamiento jurdico.

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23.5. Obligaciones del Donante.

Para efectuar donaciones a favor de la Caja Costarricense de Seguro Social, el donante deber: a) Aportar a la Administracin toda la informacin requerida para tramitar la Donacin. b) Permitir la inspeccin del bien sujeto a donacin, tanto en caso que los rganos encargados de brindar la respectiva recomendacin tcnica lo requieran para el cumplimiento de sus funciones, como en el supuesto de necesitarse cualquier revisin en forma previa a la recepcin efectiva del bien una vez aprobada la gestin de donacin.

23.6 De la Recomendacin Tcnica.

En forma previa a la aceptacin de una donacin, los rganos competentes conforme al dispuesto en el Reglamento mencionado al inicio de este artculo para resolver la misma debern gestionar ante las instancias Institucionales competentes segn la naturaleza del bien, la confeccin de una recomendacin tcnica. Dicha recomendacin se podr prescindir en los siguientes supuestos: a) Tratndose de donaciones de dinero b) Cuando de los elementos aportados por el donante o bien de las evidencias recopiladas por la Administracin en el expediente de la respectiva donacin, se justifique en forma suficiente que el bien ofrecido en donacin representa un Beneficio para la institucin en atencin de su utilidad, los requerimientos para instalacin, funcionamiento y limitaciones para obtener repuestos.

23.7. Del Informe de Recomendacin.

El informe de recomendacin tcnica deber contemplar los siguientes contenidos: a) Nombre del rgano autorizado y fecha y da de la recomendacin b) Antecedentes del estudio c) Criterios utilizados para brindar la recomendacin tcnica, incluyendo las posibles inspecciones efectuadas al mismo. d) Anlisis del bien ofrecido en donacin. e) Recomendacin que debe incluir una justificacin respecto de la razonabilidad para la aceptacin o el rechazo de lo donado.

23.8 Requisitos de los Ofrecimientos de Donacin.

La propuesta de donacin por parte de personas fsicas, personas jurdicas nacionales e internacionales, debern ser suscritas por quien disponga de capacidad jurdica para disponer del bien. El ofrecimiento respectivo deber cumplir con los siguientes requisitos: a) Descripcin de aquellos elementos indispensables para lograr identificar en forma adecuada el bien ofrecido en donacin. b) En el caso de personas fsicas, aportar copia certificada de la cdula de identidad, mientras que en las personas jurdicas la respectiva certificacin de personera. c) Cuando la realizacin de la donacin requiera la existencia de un acuerdo firme de un rgano colegiado, deber aportarse la certificacin del respectivo acuerdo. d) Sealamiento de medio o lugar para atender notificaciones. Los ofrecimientos para efectuar donaciones a favor de la C.C.S.S. podrn presentarse ante cualquier dependencia de la institucin. Recibido el ofrecimiento, y dentro de los tres das siguientes deber ser remitido al Administrador del rgano con la competencia para resolver la respectiva gestin de donacin, Recibido el ofrecimiento de donacin por parte del Administrador, el mismo deber proceder en el plazo mximo de tres das hbiles a partir de su recepcin, a la conformacin del expediente y a la verificacin del cumplimiento de los requisitos definidos en este artculo. De existir alguna omisin en la solicitud relativa a la capacidad del donante, su representante o bien cuando la descripcin del bien no resulte suficiente para poder identificar el mismo. Siendo imposible subsanar dichos elementos mediante la

23.9 De la Presentacin del Ofrecimiento de Donacin.

23.10 De la Valoracin Inicial del Ofrecimiento de Donacin.

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evacuacin de evidencias por la propia Administracin, se conceder al donante el plazo de cinco das para que proceda a la subsanacin respectiva, aportando los documentos necesarios. Vencido el plazo conferido al donante para la subsanacin de la gestin, sin que se cumpla con lo solicitado, se proceder al archivo de la gestin de donacin. El archivo del ofrecimiento de donacin no implicar el rechazo de la misma, puesto que en el momento que el donante cumpla con lo solicitado por la Administracin, se continuar con el procedimiento aqu regulado.

23.11. De la evacuacin de Criterios Tcnicos.

Subsanado cualquier defecto del ofrecimiento de donacin, en caso de ser procedente la presentacin de la recomendacin tcnica, el Administrador solicitar la misma segn la naturaleza del bien sujeto a donacin, por parte del rgano competente institucional segn la naturaleza del bien. El informe con la recomendacin tcnica respectiva deber ser presentado dentro los siguientes 45 das. El donante podr consignar el destino del bien ofrecido, no obstante la Caja se reserva el derecho de determinar la Unidad Ejecutora en que mejor se pueda aprovechar los bienes, para lo cual justificar tal decisin ante el donante, accin que comunicar previo a la donacin.

23.12 Ubicacin de las Donaciones.

23.13. Del la Resolucin sobre la Aprobacin de la Donacin.

Recibidos los criterios tcnicos cuando resulten procedentes, se remitir el expediente para la respectiva decisin final, al rgano competente segn la cuanta de la donacin, en los trminos definidos por la Junta Directiva mismo que deber pronunciarse en el plazo mximo de cinco das hbiles a partir del traslado del expediente.

23.14 De la Suscripcin de la Escritura de Donacin cuando se trate de Vehculos Automotores.

De aprobar el rgano competente la solicitud de donacin de la escritura pblica, se remitir el expediente a la Subgerencia Jurdica, para que los Notarios asignados a dicha Unidad procedan a su confeccin. En el caso de que el donante considere oportuno que dicha escritura sea suscrita por un notario de su confianza, debe aportar a la Subgerencia Jurdica el proyecto de escritura correspondiente junto con la documentacin necesaria, siempre y cuando la formalizacin de la misma no implique costo alguno para la Administracin del rgano que recibir la respectiva donacin.

23.15: De la Recepcin del Bien Donado. El rgano que desarroll el procedimiento de donacin recibir el bien donado, verificando que corresponda a las caractersticas del bien ofrecido en donacin. En caso contrario, no se podr recibir el bien y deber informar al rgano que aprob la donacin para lo que corresponda. Igualmente, deber proceder inmediatamente a hacer las gestiones necesarias, y segn las disposiciones que resulten aplicables, para registrar dichos bienes a nombre de la Institucin. 23.16. Una vez aceptada la donacin del bien se proceder a su registro contable el cual
se har por medio del comprobante 44 Ingreso de bienes por ajuste de inventario.

Para cada donacin se abrir un expediente donde quedar constancia de lo actuado y la unidad que recibi el activo lo mantendr en custodia por al menos diez aos.

23.17. Del Expediente.

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Artculo 24 Ingresos no Registradas Oportunamente.

Cuando se presenten diferencias de inventario por sobrantes o bien ingresos que no se contabilizaron en su oportunidad y con ms de dos aos de ingresados se contabilizarn mediante el comprobante 44 Ingreso de bienes por ajuste de inventario. Y en observaciones se justificar responsable y convincentemente el atraso en su registro.

Artculo 25 Ingresos por Adjudicacin Judicial.

Son los bienes que recibe la Caja como pago de deuda que pueden ser por cuotas patronales u otros. Para su contabilidad se utilizar el comprobante 44 Ingreso de bienes por ajuste inventario, adjuntando el acta de cesin de los bienes muebles o en su caso sentencia judicial.

Artculo 26 Registro Contable. Comprobante Ingreso de Bienes por Ajuste Inventario.


Para la contabilizacin de estos tipos de ingresos se utilizar el comprobante 44 Ingreso de bienes por ajuste de inventario. Como asiento contable debe cumplir todos los requisitos solicitados por la administracin y control interno. Como asiento contable los principios contables generalmente aceptados exigen: 1. Tipo de ajuste: Aqu se consigna el nmero respectivo: 1- Donacin. 2- Diferencia de inventario. 3- Adjudicacin judicial. As se explica al pie del comprobante. 2. Proyecto: Se especifica si el bien fue adquirido por algn proyecto ejecutado o en ejecucin. Ejemplo: Proyecto Espaa. Proyecto Finlandia. Proyecto Modernizacin.

3. Fecha del comprobante: Registra el tiempo en que fue realizada la operacin o el evento. 4. Fecha ingreso del bien: Especifica la fecha de ingreso del bien a la Institucin. De no tenerse por cierta, se estimar de acuerdo a su estado fsico, partiendo de informacin de otros bienes similares u otros mtodos de estimacin. 5. Cdigo de bien: Esta compuesto por 9 dgitos y es asignado por el Catlogo General de Suministros (CGS), emitido por la Direccin de Aprovisionamiento de Bienes y Servicios. Si el asiento contable no lo aclara o lo hace indebidamente el mismo no puede contabilizarse. Recuerde que un correcto cdigo asegura un uso correcto del presupuesto de compras. 6. Descripcin del bien: El bien debe ser claramente descrito, debe especificar adems del nombre, caractersticas (color, material de confeccin entre otros), marca, modelo y serie, de tal forma que si el mismo es robado pueda identificarse sin duda alguna ante la autoridad competente.

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7. Nmero de placa: Es el nmero de placa asignado como identificacin, de acuerdo al artculo 55 de este Manual. 8. Seguidamente se presenta el mapa del comprobante N 44.

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COMPROBANTE INGRESO BIENES POR AJUSTE INVENTARIO


N Comprobante Fecha comprobante Tipo ajuste Fecha ingreso bien Proyecto Emisor del comprobante: Unidad Ejecutora Servicio Cdigo bien Descripcin bien, marca, modelo y serie Placa bien Valor bien 44 Mes proceso

Valor letras Cantidad bienes

Total

OBSERVACIONES:

Tramitado por ACCAS (SELLO) Autorizado por Fecha: Jefe Unidad Ejecutora Funcionario: Tipo alta: 1. Donacin 2. Diferencia inventario (ms de 2 aos) 3. Adjudicacin Judicial Original: rea de Contabilidad y Control de Activos y Suministros Copia: Unidad Ejecutora

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9. Precio: Precio unitario del bien al momento de su adquisicin expresado en colones, de no conocerse puede ser estimado con bienes similares y de ingreso aproximado. Incluye todos los gastos incurridos para poner a funcionar correctamente el bien y en el lugar requerido. Cuando se trata de diferencias de inventario, el precio actual del bien comparado con alguno similar al pagado al momento de su adquisicin, ste podra ser superior. 10. Nmero de comprobante: Todo asiento contable requiere de una identificacin, en nuestro caso se har con un nmero consecutivo, preimpreso o asignado en forma automtica por el microcomputador. El Manual de Normas Generales de Control Interno para la Contralora General de la Repblica y las Entidades y rganos sujetos a su Fiscalizacin1 en el Captulo IV Normas Generales Relativas a las Actividades de Control en el enunciado 4.17 sobre formularios uniformes seala: ..Debern implantarse formularios uniformes para el

procesamiento, traslado y registro de todas las transacciones que se realicen en la Institucin, los que contarn con una numeracin preimpresa consecutiva que los identifique especficamente. Igualmente, se establecern los controles pertinentes para la emisin, custodia y manejo de tales formularios, segn corresponda. El nmero es utilizado para la mayorizacin, el control interno, la
periodicidad, entre otras utilidades; al igual que la orden de compra, debe aclararse que es un nmero y no una expresin alfanumrica, ejemplo:

10.1. Correcto: INGRESO DE BIENES POR AJUSTE DE INVENTARIO N 535754. 10.2. Incorrecto: INGRESO DE BIENES POR AJUSTE DE INVENTARIO N 44-003-02 11. Fecha del comprobante: Registra el tiempo en que fue realizado la operacin o el evento. 12. Nombre y cdigo de la unidad: La misma donde ingresa el bien. 13. Claridad: Los datos expresados en el asiento como en los documentos adjuntos, justificantes de la operacin, deben ser totalmente legibles para el usuario. Por ningn motivo el asiento debe presentar tachaduras, borrones o cualquier otra situacin que pueda confundir. 14. Observaciones: Aqu se aclarar toda aquella informacin que el emisor del documento crea necesario para una sana contabilidad. 15. Justificantes: Todos los documentos que solicita este manual.

A partir de enero 2010 se regir por las Normas de Control Interno para el Sector Pblico.

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CAPITULO IV Mejoras, Modificaciones de Diseo y Estructura, Reparacin Mayores o Modificacin de Precios


Artculo 27 Cuidado del Bien.
El mantenimiento y reparacin o modificacin de los bienes muebles son responsabilidad de cada jefatura donde presten servicio y de los trabajadores que los utilicen para realizar sus tareas. El trabajador que utiliza el bien es responsable del uso adecuado, cuidado y es su deber informar formalmente a su superior de los daos o de la merma en el rendimiento de los mismos. El superior lo antes posible propiciar el mantenimiento o reparacin requerida.

Artculo 28 Reparacin del Bien.

La reparacin ser solicitada por la Administracin de la Unidad Ejecutora mediante la Frmula N3, Control Conservacin y Mantenimiento, ante el rea de Conservacin y Mantenimiento, o a su Servicio de Mantenimiento local. Estos valoraran la conveniencia de su reparacin o en su caso la declaracin de inservible, segn lo dispuesto en el artculo 40 de este Manual. Cuando el equipo de cmputo requiera ser revisado o diagnosticado y reparado, las unidades ejecutoras podrn recurrir a los talleres particulares especializados siempre y cuando cuenten con la asignacin presupuestaria.

Artculo 29

Modificacin y/o Mejora.

Cuando un bien mueble sea modificado y/o mejorado, el rea de Conservacin y Mantenimiento o el Servicio de Mantenimiento de la Unidad Ejecutora, comunicar a la Administracin que tiene en custodia el bien, el costo de la modificacin y las nuevas caractersticas del bien, para ser informadas al ACCAS y que se realicen los ajustes contables necesarios mediante el uso del comprobante de ajuste de precios de bienes muebles N 45 conforme lo estipulado en el artculo 31.

Artculo 30 Estudio de la Mejora.

Previo a la realizacin de las mejoras, modificaciones o reparaciones mayores la administracin de la unidad, realizar un estudio costo-beneficio de la reparacin versus la adquisicin de un bien nuevo, quedando copia del mismo en expediente.

Artculo 31 Registro Contable. Comprobante de Ajuste de Precios de Bienes Muebles.


El Comprobante de ajuste de precios de bienes muebles, conocido contablemente como Comprobante 45, contabiliza las mejoras, modificaciones de diseo y estructura, reparaciones mayores y cambio de precios de los bienes; afecta directamente el monto del patrimonio en custodia de la unidad ejecutora.

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Las mejoras realizadas a los vehculos (over hall), equipos de computo entre otros deben reportarse en este comprobante. Esta operacin contabiliza las mejoras y no cambia la vida til del bien, slo aumenta el valor inicial y su gasto de depreciacin. El siguiente mapa corresponde al comprobante N 45.

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COMPROBANTE AJUSTE PRECIO DE BIENES MUEBLES


N Comprobante Fecha comprobante Motivo ajuste Correccin error 45 Mes proceso

Emisor del comprobante: Unidad Ejecutora Servicio Costo mejora

Cdigo bien

Descripcin bien

Placa bien

Valor letras Cantidad bienes

Total

Especifique el ajuste:

Tramitado por ACCAS (SELLO) Autorizado por Fecha: Jefe Unidad Ejecutora Funcionario: Original: rea Contabilidad y Control de Activos y Suministros Copia: Unidad Ejecutora

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1. Nmero del comprobante: Identifica el comprobante ser un nmero consecutivo, preimpreso o asignado en forma automtica por el microcomputador. El Manual de

procesamiento, traslado y registro de todas las transacciones que se realicen en la Institucin, los que contarn con una numeracin preimpresa consecutiva que los identifique especficamente. Igualmente, se establecern los controles pertinentes para la emisin, custodia y manejo de tales formularios, segn corresponda. Se
utiliza para la mayorizacin, el control interno, la periodicidad, entre otras utilidades; es un nmero y no una expresin alfanumrica, ejemplo:

Generales Relativas a las Actividades de Control en el enunciado 4.17 sobre formularios uniformes seala: ..Debern implantarse formularios uniformes para el

Normas Generales de Control Interno para la Contralora General de la Repblica y las Entidades y rganos sujetos a su Fiscalizacin1, en el Captulo IV Normas

1.1. Correcto: COMPROBANTE DE AJUSTE DE PRECIOS DE BIENES MUEBLES N 574425. 1.2. Incorrecto: COMPROBANTE DE AJUSTE DE PRECIOS DE BIENES MUEBLES N 45-004-02. 2. Fecha del comprobante: Registra el tiempo en que fue realizado la operacin o el evento. 3. Motivo del ajuste: Debe especificar porque se da el cambio en el precio por mejoras, modificaciones, error u otros. 4. Nombre y cdigo de la unidad: Debe consignarse el nombre y cdigo de la unidad ejecutora y servicio, donde est registrado el bien. 5. Descripcin del bien: El bien debe ser claramente identificado. Si por algn motivo la descripcin del bien dada por la unidad ejecutora no responde a la registrada contablemente, el comprobante no se contabiliza. 6. Precio: Se anota en colones el costo de la mejora, modificaciones y cambio de precios del bien. Se aceptar que el asiento contable exprese el precio unitario en otra moneda, siempre y cuando se adjunte una copia del cheque de cancelacin de la operacin o transferencia electrnica por el SINPE. 7. Claridad: Los datos expresados en el asiento como los documentos adjuntos, justificantes de la operacin deben ser totalmente legibles para el usuario. Por ningn motivo debe presentar tachaduras, borrones o cualquier otra situacin que confunda. 8. Observaciones: Aqu se aclarar el motivo de la mejora y toda aquella informacin que el emisor del documento crea necesario para una buena contabilidad.

9. Firmas de los responsables: El documento indispensablemente debe ser firmado por el Jefe o Administrador autorizando la modificacin solicitada.

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Capitulo V Traspaso Distribucin y/o Ubicacin de los Bienes


Se refiere a la distribucin, ubicacin o traspasos de bienes entre unidades ejecutoras y entre servicios de una misma unidad, cuando las unidades pertenecen a un mismo Seguro de Salud o de Pensiones.

Artculos 32 Autorizacin.

La Jefatura, administracin y/o direccin del centro sern las que autoricen la distribucin o traspaso de bienes entre Unidades Ejecutoras. Cuando la distribucin, ubicacin o traspasar de bienes ser entre servicios de una misma unidad, sern los jefes de los respectivos servicios los que autorizaran la operacin.

Artculo 33

Procedimiento.
El Encargado de Activos de la unidad ejecutora confecciona el comprobante 46 TRASPASO DE BIENES MUEBLES, el cual ser firmado por los autorizados conforme el artculo anterior. Dejndose copia para su respectivo control; enviar el original al ACCAS con el fin de que realice los ajustes contables pertinentes y entregar una copia a la unidad que recibe el bien mueble. Aquellas unidades desconcentradas podrn registrar directamente y aplicar contablemente el traslado y custodiarn los comprobantes para cuando sean revisados por la Subrea Control de Activos y Suministros, por la Administracin Superior y/o rganos de control competentes.

Artculo 34 Registro Contable. Comprobante de Traspaso de Bienes Muebles.


Es conocido contablemente como comprobante 46, se utiliza para trasladar bienes entre unidades o servicios de una misma unidad, este movimiento contable no afecta el presupuesto de la unidad pero si el patrimonio bajo custodia y se utiliza para aquellos traspasos mayores de 30 das. 1. Nmero de comprobante: Todo asiento contable requiere de una identificacin, en nuestro caso lo identificamos con un nmero consecutivo, preimpreso o asignado en forma automtica por el microcomputador. El Manual de Normas Generales Relativas a las Actividades de Control en el enunciado 4.17 sobre formularios uniformes seala: ..Debern implantarse formularios uniformes para

Generales de Control Interno para la Contralora General de la Repblica y las Entidades y rganos sujetos a su Fiscalizacin1, en el Captulo IV Normas

el procesamiento, traslado y registro de todas las transacciones que se realicen en la Institucin, los que contarn con una numeracin preimpresa consecutiva que los identifique especficamente. Igualmente, se establecern los controles pertinentes para la emisin, custodia y manejo de tales formularios, segn corresponda. Se utiliza en la mayorizacin, el control interno, la periodicidad,
entre otras utilidades al igual que la orden compra, debe aclararse que es un nmero y no una expresin alfanumrica, ejemplo:

A partir de enero 2010 se regir por las Normas de Control Interno para el Sector Pblico.

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1.1. Correcto: COMPROBANTE TRASPASO DE BIENES MUEBLES N 556744. 1.2. Incorrecto: COMPROBANTE TRASPASO DE BIENES MUEBLES N 46-007-02. 2. Fecha del documento: Registra el tiempo en que fue realizada la operacin, mismo que debe ser posterior a la fecha de ingreso del bien. 3. Nombre y cdigo de las unidades: Debe consignarse el nombre y cdigo de la unidad ejecutora y servicio, tanto de la unidad que entrega el bien como de quien lo recibe. Esta informacin es necesaria para ubicar el bien en aquella unidad y el servicio donde va ser utilizado. 4. Descripcin del bien: El bien debe ser claramente identificado, si por algn motivo la descripcin del bien dada por la unidad ejecutora no responde a la registrada contablemente, el documento no se contabiliza. 5. Claridad: Los datos expresados en el asiento como los documentos adjuntos, justificantes de la operacin, deben ser totalmente legibles para el usuario. Por ningn motivo debe presentar tachaduras, borrones o cualquier otra situacin que confunda. 6. Observaciones: Aqu se aclarar toda aquella informacin que el emisor del documento crea necesario para una buena contabilidad, especialmente lo que tiene que ver con el motivo del traslado del bien. 7. Firmas de los autorizados: El documento indispensablemente debe ser firmado por el Jefe o Administrador autorizando el traslado y por el Jefe o Administrador Receptor, as como por el Encargado del Control de Activos, artculo 32 de ste Manual. El comprobante 46 (traspaso de bienes muebles) debe ser firmado y sellado por la persona que despacha y la que autoriza de la unidad que entrega. Y de igual forma se debe ser firmado y sellado por la Unidad que recibe, son puntos de control cruciales que quedarn registrados en el histrico de las placas trasladadas y que servirn para determinar nuevas pistas de seguimiento de stos bienes en una eventual prdida o extravo de los mismos. Para lo cual se requiere que aparezcan en el comprobante 46 de Traslado, adems de los sellos de la unidad ejecutora o servicio que reciben los bienes, la firma, el nombre y apellidos muy claros y legibles, as como sus correspondientes nmeros de cdula y sello de las unidades. 8. Para dar salida a un activo la Unidad Ejecutora que lo traslada proceder a llevar en todos sus extremos, la frmula denominada Permiso de Salida de Artculos que se ilustra el en anexo N.1. 9. Seguidamente se encontrar el mapa del comprobante N.46.

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COMPROBANTE TRASPASO DE BIENES MUEBLES N Comprobante Fecha comprobante Motivo traslado Origen traslado Unidad Ejecutora Servicio Destino traslado Unidad Ejecutora Servicio Placa bien Descripcin bien Definitivo 46 Mes proceso

Cantidad bienes

Unidad entrega Despachado por

Autorizado por

Recibido por

Unidad recibe Autorizado por

Original: rea Contabilidad y Control de Activos y Suministros Copia: Unidad entrega Unidad recibe

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Capitulo VI Venta de Bienes entre Seguros

Cuando se trate de bienes pertenecientes a diferentes Rgimen, no cabe la operacin de traspaso, pues se trata de bienes adquiridos con recursos de cada rgimen y segn los artculos 32, 33 y 34 de la Ley Constitutiva de la Caja el traslado no es procedentente.

Artculos 35 Autorizacin

La jefatura, administracin y/o direccin de la unidad ejecutora que efectan la transaccin sern las que autoricen la venta entre seguros.

Artculo 36

Procedimiento.
El Encargado de Activos de la unidad ejecutora confecciona el comprobante 47 Comprobante de venta de bienes entre seguros el cual ser firmado por los autorizados conforme el artculo anterior. Dejndose copia de su respectivo control; enviar el original al ACCAS con el fin de que realice los ajustes contables pertinentes y entregar una copia a la unidad que recibe el bien mueble.

Artculo 37 Registro Contable. Comprobante de Venta de Bienes entre Seguros.


Es conocido contablemente como comprobante 47 (ver mapa del comprobante en la siguiente pgina), se utiliza para la venta de bienes activos entre los Seguros de Salud y Pensiones, no es un traspaso. Esta operacin contable no afecta el presupuesto de la unidad pero si el patrimonio bajo custodia. Como asiento contable debe cumplir todos los requisitos solicitados por la Administracin y Control Interno.

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COMPROBANTE VENTA BIENES ENTRE SEGUROS N Comprobante Fecha comprobante Motivo venta Origen venta Unidad Ejecutora Servicio Destino venta Unidad Ejecutora Servicio Placa bien Descripcin bien 47 Mes proceso

Cantidad bienes Observaciones:

Unidad vende Despachado por

Autorizado por

Unidad compra Recibido por Autorizado por

Original: rea Contabilidad y Control de Activos y suministros Copia: Unidad vende Unidad compra

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1. Nmero del documento: Como asiento contable requiere de una identificacin, en nuestro caso lo identificamos con un nmero consecutivo, preimpreso o asignado en forma automtica por el microcomputador. El Manual de Normas Generales Relativas a las Actividades de Control en el enunciado 4.17 sobre formularios uniformes seala: ..Debern implantarse formularios uniformes para el

de Control Interno para la Contralora General de la Repblica y las Entidades y rganos sujetos a su Fiscalizacin1, en el Captulo IV Normas Generales

procesamiento, traslado y registro de todas las transacciones que se realicen en la Institucin, los que contarn con una numeracin preimpresa consecutiva que los identifique especficamente. Igualmente, se establecern los controles pertinentes para la emisin, custodia y manejo de tales formularios, segn corresponda. Se utiliza en la mayorizacin, el control interno, la periodicidad,
entre otras utilidades al igual que la orden de compra, debe aclararse que es un nmero y no una expresin alfanumrica, ejemplo:

2.1. Correcto: COMPROBANTE DE VENTA DE BIENES ENTRE SEGURO N 556744. 2.2.Incorrecto: COMPROBANTE DE VENTA DE BIENES ENTRE SEGURO N47-007-02. 2. Fecha del comprobante: Indica la fecha en que fue realizada la operacin. 3. Origen de venta: Debe consignarse el nombre y cdigo de la unidad ejecutora y servicio, tanto de la unidad que vende o entrega el bien. 4. Destino de venta: Debe consignarse el nombre y cdigo de la unidad ejecutora y servicio, tanto de la unidad que compra o recibe el bien. 5. Descripcin del bien y placa: El bien debe ser claramente identificado, si por algn motivo la descripcin del bien dada por la unidad ejecutora no responde a la registrada contablemente, el documento no se contabiliza. 6. Claridad: Los datos expresados en el asiento como los documentos adjuntos, justificantes de la operacin, deben ser totalmente legibles para el usuario. Por ningn motivo debe presentar tachaduras, borrones o cualquier otra situacin que confunda. 7. Observaciones: Aqu se aclarar toda aquella informacin que el emisor del documento crea necesario para una buena contabilidad. 8. Firmas de los autorizados: El documento indispensablemente debe ser firmado por el Jefe o Administrador autorizando el traslado y por el Jefe o Administrador Receptor, as como por el Encargado del Control de Activos, artculo 35 del manual.

A partir de enero 2010 se regir por las Normas de Control Interno para el Sector Pblico.

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Captulo VII Del Retiro del Bien de Inventarios


Cabe el retiro de un bien cuando no es de utilidad para la Institucin como organizacin, debidamente declarado por un profesional o tcnico experto en el rea de mantenimiento respectiva.

Artculo 38 Estado del Bien.

Cuando un bien no sea de utilidad para una unidad ejecutora sta debe en primera instancia, reubicar el bien en otra unidad que lo requiera o bien publicar el ofrecimiento de reubicacin por la Web Master de la caja.

Artculo 39 Motivos de Retiro.


1. 2. 3. 4. 5. 6.

El retiro del inventario de un bien mueble se da por los siguientes motivos: Inservible. Obsolescencia Tecnolgica. Venta. Hurto. Robo. Fuerza Mayor (inundacin, terremoto, incendio, etc.).

Artculo 40 Retiro por Inservible u Obsolescencia.


Para proceder al retiro por concepto de inservible u obsolescencia tecnolgica se de cumplir con las siguientes acciones administrativas: 1. Declaracin de Inservibles: El rea de Conservacin y Mantenimiento, Servicios de Mantenimiento o Ingenieros residentes de Hospitales y Direcciones Regionales segn su mbito de competencia, levantaran declaratoria de inservible u obsolescencia tecnolgica por cada bien, indicando las razones y adjuntando documentos justificantes, adems verificar si se pueden utilizar las partes del bien como repuestos. Para dar de baja equipo de cmputo, el criterio tcnico debe ser firmado por la Unidad de Tecnologa de Informacin y Comunicacin (ante Centro de Gestin de Informtica) o el Ingeniero Informtico de cada Unidad. Considerando lo establecido en este artculo 40 y su experiencia como profesional. Adems debe contener claramente las razones que justifican el desecho del equipo. A continuacin se mencionan algunas posibles razones, no obstante pueden existir otros justificantes segn sea la naturaleza del activo. -Funcionalidad: El dispositivo no cumple con los requerimientos del lugar. En base a este resultado y de estar en buenas condiciones se debe publicar el la Web Master, como activo en desuso para reubicarlos en la Unidad que exprese su inters. -Valor en Libros: Valor que tiene el activo en el inventario vs. su funcionalidad. -Costo de Reparacin vs. Valor del Activo en Inventario: Muchas veces el costo de reparacin sobrepasa el valor del activo en inventario.

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-Costo de oportunidad de reparacin: Es el costo de reparar un activo que se requiere para brindar el servicio en la actualidad vs. el tiempo de adquirir uno nuevo y tener el contenido presupuestario para su adquisicin. -Costo de Reparacin Vs. Precio Actual del Activo en el Mercado: En este caso, el costo de reparacin resulta ms alto que lo que costara adquirir un nuevo dispositivo con caractersticas en el mercado. -Costo de oportunidad y Garanta por reparacin: Algunas reparaciones son muy costosas y tan solo tienen garantas de 15 das a un mes, lo cual debe ser analizado. -Obsoleto: El equipo no cuenta con repuestos ni soporte tcnico. Los puntos anteriores no pretenden dar un estndar en este sentido por cuanto todas la situaciones son diferentes y deben analizarse por separado, pero si algunas ideas que pueden ser de utilidad para realizar el procedimiento todo segn circular G.D. F. 9314 del 09 de febrero 2006. Todos aquellos equipos mdicos e industriales que se encuentran en funcionamiento y que se tiene duda sobre su posible reemplazo se deber utilizar la gua de reemplazo de dicho equipo, y dependiendo de los puntos de reemplazo obtenidos en el anlisis as ser el criterio para la toma de decisiones conforme el siguiente cuadro:
CRITERIO PARA LA TOMA DE LA DECISIN

PUNTAJE OBTENIDO Menor a 7 puntos Entre 8 y 10 puntos Entre 10 y 15 puntos Mayor de 15 puntos

CRITERIO PARA LA TOMA DE DECISIN El equipo debe evaluarse a futuro El equipo debe sustituirse en un lapso de 4 aos El equipo debe sustituirse en un lapso de 2 aos El equipo debe sustituirse inmediatamente

-As normado en documento elaborado por la Direccin de Equipamiento Institucional en Agosto 2006, el cual se encuentra en la Web Master y se denomina Gua de reemplazo de equipo Cuando las unidades ejecutoras no cuenten con servicio de mantenimiento debern solicitar la asesora correspondiente a la Unidad de Mantenimiento ms cercana o bien, al rea de Conservacin y Mantenimiento de los Servicios de Sede En caso de que exista imposibilidad tcnica interna para brindar este servicio las unidades podrn contratar el estudio tcnico con terceros. 2. Declaratoria de Obsolescencia Tecnolgica de Informacin: La valoracin de equipo de cmputo estar a cargo por los profesional del Centro de Gestin de Informtica (CGI) en caso de no existir la unidad recurrir a la Subgerencia de Tecnologa de Informacin y Comunicacin o al CGI de la Direccin y/o Gerencia Regional respectiva y en caso de excepcin contratar a terceros calificados, as reformado mediante circular 19127 del 27 de septiembre del ao 1999 de las Gerencia de Divisin. a) El profesional debe analizar el equipo como un todo y establecer su apreciacin respecto a su estado y utilidad para la Caja, para desarrollar las tareas en el mbito que fue adquirido de acuerdo al estado de la tecnologa y los requerimientos del usuario.

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b) Si la evaluacin previa indica que el equipo de acuerdo al estado de la tecnologa puede seguir operando y responde a los requerimientos del usuario, se elaborar un informe y se entrega el activo a la unidad usuaria. c) Si la evaluacin previa indica que el equipo de acuerdo con el estado de la tecnologa es candidato a ser declarado inservible, se procede al diagnstico correspondiente, analizando cada uno de sus componentes principales como tarjetas, unidades perifricas (cintas, discos, CDROM, fax, MODEM) detallando en lo posible marca, modelo, tecnologa, capacidad y estado; as se establece su apreciacin en cuanto a la posible utilidad de alguno o algunos de los componentes, indicndolo en el informe, quedando dichos componentes en custodia, bajo la responsabilidad del Centro de Gestin, en caso de que ste no exista, le corresponder su custodia a la Administracin de la Unidad Ejecutora. d) El Centro de Gestin Informtico proceder a mantener y publicar la lista de equipos y componentes de utilidad que tienen en custodia, con el fin de que otras unidades puedan solicitarlos para solventar sus necesidades. e) El equipo y los componentes obsoletos, o que estn en condicin de inservibles, se ordenar su destruccin conforme a lo estipulado en el numeral siguiente. f) Transcurridos seis meses de mantener en custodia los equipos y componentes de utilidad, y si no ha sido solicitada su asignacin por alguna unidad de la Institucin, el Centro de Gestin Informtica proceder a dar de baja a los que mantienen la condicin de activos, en cuanto a los componentes se proceder a su destruccin, dejando constancia de lo actuado. 3. Acta de Destruccin: Una vez declarado inservible el bien, la administracin custodia levantar un acta haciendo constar la destruccin del bien, refiriendo la declaracin de inservible, la cual debe ser corroborada y firmada por el administrador y encargado de activos de la Unidad Ejecutora y al menos dos testigo que d fe de lo anterior. Se debe desmantelar el activo y dejar como repuesto los componentes que a criterio del funcionario a cargo considere pueden funcionar en otro equipo y el resto se destruir segn las normas que rigen esta materia. Segn Circular G.D.B. 9314 del 09 de febrero 2006. Una vez cumplido con lo anterior, el Encargado de Activos confeccionar el comprobante N 48 Orden de Baja, el cual ser firmado por el Administrador remitiendo el original y los documentos que justifican al A.C.C.A.S. para que realice los ajustes contables pertinentes, la cual en caso de duda, proceder a verificar las acciones ejecutadas por la administracin que tiene en custodia el bien. Por ningn motivo se tramitarn bajas o retiros de inventario por el solo hecho de no haber sido localizados fsicamente los activos, es decir, no procede dar de baja activos cuyo motivo sea el de ser faltante de inventarios.

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Artculo 41 Retiro del Bien de Inventario en Caso de Hurto o Robo.


Este documento se tratar como delitos contra la propiedad de la institucin.

Artculo 42 Hurto.
Consiste el delito de hurto en el apoderamiento ilegtimo de un bien mueble, ajena en todo o en parte, realizado sin fuerza en las cosas, ni violencia o intimidacin en las personas.

Artculo 43 Robo.
El robo es un delito contra el Patrimonio Institucional consistente en el apoderamiento de bienes ajenos, con intencin de lucrarse, empleando para ello fuerza en las cosas o bien violencia o intimidacin en las personas. Son precisamente estas dos modalidades de ejecucin de la conducta las que la diferencia del hurto, que exige nicamente el acto de apoderamiento.

Artculo 44 Denuncia Administrativa.


El empleado que detecte, presuma o conozca de la ocurrencia de un hurto o robo, debe inmediatamente informar al jefe o superior jerrquico del centro de trabajo. Conforme circular de la Presidencia Ejecutiva nmero P.E. 21.980.05 del 28 de junio de 2005.

Artculo 45 Denuncia Judicial.


Si la dependencia cuenta con unidad de investigacin el jefe o superior jerrquico del centro trasladar a sta el asunto, caso contrario presentar la denuncia ante la Agencia de la Guardia Rural de la localidad o al Organismo de Investigacin Judicial (O.I.J.) segn sea el caso.

Artculo 46 Investigacin Administrativa.

En todo caso de hurto o robo deber iniciarse una investigacin administrativa. El jefe o superior jerrquico informado del hecho iniciar una investigacin administrativa dnde redactar los por menores del caso, concluyendo la posible responsabilidad y lo reportar por escrito a su jefatura superior.

Artculo 47 Seguimiento.
La Unidad en su responsable jerrquico queda obligada al seguimiento de los casos de hurtos o robos ante la instancia donde se present la denuncia.

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Artculo 48 Conclusin Investigacin.


Transcurridos seis meses de presentada la denuncia y/o concluida la investigacin por la unidad investigadora, Guardia Rural u OIJ con resultados negativos, la unidad ejecutora proceder a tramitar el retiro de inventario mediante el comprobante N 48 adjuntando las pruebas pertinentes incluyendo copia del fallo de la investigacin desarrollada y la resolucin administrativa, para proceder a su respectivo anlisis. Cuando se trate de hurto y se compruebe negligencia o descuido por parte del trabajador al que se le entreg el bien para su uso y custodia, se proceder al cobro de lo hurtado conforme lo estipulado en los Artculos 12, 8, 13 y 20 del Instructivo que Regula los Sobrantes y Faltantes de Inventario Fsico de Activos y el Artculo 18 de las Normas que regulan las Relaciones laborales de la Caja y artculo 73 de este Manual.

Artculo 49 Retiro de Bienes sin Utilidad por Venta.


Cuando un centro posea bienes declarados tcnicamente obsoletos y no sean eficientes o de utilidad para la labor institucional, la administracin activa en primera instancia promover su venta con el objeto de obtener el mximo beneficio posible de la inversin.

Artculo 50 Determinacin de Utilidad.

La determinacin de utilidad o no de un bien es facultad de las comisiones tcnicas establecidas o hac doc, rea de Conservacin y Mantenimiento, Servicio de Mantenimiento, asesora o unidades especificas en cada campo de accin.

Artculo 51 Divulgacin

En fiel apego a esta disposicin toda venta de artculo sin utilidad debe ser publicada tal y como lo dice la ley. (RLCA, Artculo 6)

Las unidades ejecutoras que cuenten con activos en desuso debidamente calificados, quedan obligadas a promover la venta por medio de remate.

Artculo 52 Modalidad de Ventas.

Artculo 53 Registro Contable.

Contablemente se conoce como comprobante 48 (ver mapa del comprobante en la siguiente pgina), se utiliza para contabilizar el retiro de bienes del patrimonio, los motivos se especifican como: 12345Inservible Obsoleto Venta Hurto Robo

Como asiento contable debe cumplir todos los requisitos solicitados por la Administracin y el Control Interno y cuyo movimiento de cuentas se describe en el presente Manual.

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COMPROBANTE RETIRO DE BIENES MUEBLES N Comprobante Fecha comprobante Motivo retiro Inservible 48 Mes proceso

Emisor del comprobante: Unidad Ejecutora Servicio Placa bien Descripcin bien

Total placas

Autorizado por Jefe Unidad Ejecutora Tipo baja: 1. Inservible 5. Robo

(SELLO) 2. Obsoleto

Tramitado por ACCAS Fecha: Funcionario: 3. Venta 4. Hurto

Original: rea Contabilidad y Control de Activos y Suministros Copia: Unidad Ejecutora

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Toda informacin solicitada en el documento es indispensable para propiciar una contabilidad sana y que funcione como apoyo a la administracin y al control. 1. Nmero de comprobante: El documento se identificar con un nmero consecutivo, preimpreso o asignado en forma automtica por el microcomputador. El Manual de Normas Generales de Control Interno para la

Contralora General de la Repblica y las Entidades y rganos sujetos a su Fiscalizacin1, en el Captulo IV Normas Generales Relativas a las Actividades de Control en el enunciado 4.17 sobre formularios uniformes seala: ..Debern implantarse formularios uniformes para el procesamiento, traslado y registro de todas las transacciones que se realicen en la Institucin, los que contarn con una numeracin preimpresa consecutiva que los identifique especficamente. Igualmente, se establecern los controles pertinentes para la emisin, custodia y manejo de tales formularios, segn corresponda. Esta identificacin se utiliza
para la mayorizacin, el control interno, la periodicidad entre otras utilidades al igual que la orden compra, debe aclararse que es un nmero y no una expresin alfanumrica, ejemplo:

1.1. Correcto: COMPROBANTES RETIRO DE BIENES MUEBLE N 584345. 1.2. Incorrecto: COMPROBANTES RETIRO DE BIENES MUEBLES N 48-008-02. 2. Fecha del documento: Registra el tiempo en que fue realizada la operacin. 3. Nombre y cdigo de la unidad: Debe consignarse el nombre y cdigo de la unidad ejecutora y servicio, de la unidad que retirar el bien. 4. Descripcin del bien: El bien debe ser claramente identificado, si por algn motivo la descripcin del bien dada por la unidad ejecutora no responde a la registrada contablemente, el documento no se contabiliza. 5. Claridad: Los datos expresados en el asiento as como los documentos adjuntos justificantes de la operacin deben ser totalmente legibles para el usuario. Por ningn motivo el asiento debe presentar tachaduras, borrones o cualquier otra situacin que confunda. 6. Observaciones: Aqu se aclarar toda aquella informacin que el emisor del documento crea necesario para una buena contabilidad. 7. Firmas de los responsables: El documento indispensablemente debe ser firmado por el Jefe o Administrador autorizando para el retiro del bien.

A partir de enero 2010 se regir por las Normas de Control Interno para el Sector Pblico.

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CAPITULO VIII Responsabilidades para la Administracin de los Bienes Muebles


Es responsabilidad de los patronos y sus representantes dar oportunamente a los trabajadores los bienes necesarios para ejecutar el trabajo convenido, debiendo suministrarlos de buena calidad y reponerlos tan luego como dejen de ser eficientes. 1. Mediante circular N GDF 13.271 del 29 de marzo del 2006, Los Gerentes de Divisin solicitan a las unidades ejecutoras que de acuerdo con lo estipulado en la Ley de Control Interno, se implementen acciones tendientes a garantizar un efectivo control de los activos, evitando perdidas, despilfarro, uso indebido, irregularidades o acto ilegal. Tambin consideran los Seores Gerentes que un buen manejo de inventarios lleva a la meta de un inventario permanente que mostrar la ubicacin fsica de los bienes por unidad ejecutora, servicio responsable y funcionario a quien se le asignan bienes. En la misma circular consideran importante recordar que todo funcionario que requiera bienes para realizar las labores asignadas debe vigilar por la custodia, uso y mantenimiento preventivo de los activos que se le confieren para lo cual el jerarca superior entregar los bienes asignados mediante acta y los funcionarios quedan obligados a presentar los bienes a su superior jerrquico y a los encargados de activos de cada unidad cuando coordinan inventarios selectivos e inventario general as como a los funcionarios del rea de Contabilidad y Control de Activos y Suministros, y a los auditores internos y externos.

ARTICULO 54 Responsabilidades de la administracin, destino, mantenimiento, custodia y uso de los bienes


1. De la administracin: Son responsables de la administracin, destino y mantenimiento de los bienes: Miembros de la Junta Directiva, Presidente Ejecutivo, Gerentes, Director de Sede y Regionales, Jefe de rea de Sede Directores Mdicos y Administrativos de Hospitales y reas de Salud, Jefes de Sucursales, Jefes de Servicios. 2. De la custodia y uso: Son responsables de la custodia y uso de los bienes aquellos trabajadores que tengan dentro de las labores propias de su cargo, el disponer de ellos para el adecuado desarrollo de las funciones y tareas encomendadas y estn en obligacin de presentarlos cuando la administracin, auditoria, el ACCAS y/o Encargado de activos as lo requiera, todo conforme lo estipula el artculo 18 de la Normativa que Regula Las Relaciones Laborales en la Caja.

ARTICULO 55 Identificacin o Plaqueo de los Bienes.


Todo bien mueble que la Institucin adquiera debe ser identificado en forma inmediata mediante placa de metal, la que debe ser anotada doblemente mediante el uso de marcadores, pintura, grabado o cinta adhesiva; con el fin de que si la placa de metal se desprende, pueda identificarse por cualquiera de los medios anotados, as establecido por el

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artculo N 8 acuerdo III de la seccin 7622 celebrada por la Junta Directiva el 24-06-2002. Cuando la placa de metal no se pueda usar por complejidad del bien, podr vibrar el nmero de placa en el activo o en su lugar se usar cinta adhesiva, sello, tinta especial o calcomanas, destruyendo la placa de metal que se le haba asignado con el fin de que no sea colocada a otro activo. La identificacin o plaqueo del bien lo declara propiedad de la CCSS, la misma debe ser realizada en el cuerpo del mismo en un lugar visible (frente superior derecho o lado superior derecho) En el caso de los software se reflejar en el apartado de ayuda en lnea Acerca de. El artculo N 2, inciso 2.3 de este manual lo declara. 1. Cuando los bienes muebles ingresen por el AALDI sern los encargados de la Bodega de Activos los responsables de identificar o plaquear los bienes como propiedad de la Institucin. 2. Si un proyecto en ejecucin recibe bienes ser este el responsable de su plaqueo. 3. Cuando ingresen por la proveedura de una unidad ejecutora del nivel local y han sido revisados administrativa y tcnicamente el Jefe o responsable del servicio de proveedura informar al Encargado de activos para que proceda a plaquearlos. 4. Bienes con componentes: Cuando el bien cuente con componentes que formen indispensables para su funcionamiento y por lo tanto forman una unidad, se les asignar un solo nmero de placa; identificando a la vez los componentes con el mismo nmero y agregndole un guin y nmero consecutivo, segn la cantidad de componentes. (As reformado por las Gerencias de Divisin, mediante Circular Nmero 1.148 del 11 de Enero de 1996). Ejemplo de lo anterior es el caso del microcomputador, el cual esta compuesto por la Unidad Central de Proceso (CPU.) y el teclado, este ltimo considerado como accesorio por lo que su placa a manera de ejemplo debe quedar as: C.P.U. 505236 Teclado 505236-1 5. Bienes intangibles: Como son los software hecho a la medida se identifican con un nmero de placa que se inserta en el sistema, se registra por medio de vale de entrada N 42 con cargo a la cuenta presupuestaria 2315, cuenta contable 905-39-4 derecho sobre activo. Propiedad intelectual se enva a registrar a la Direccin de Informtica entregando una copia de los programas fuentes. Adems la unidad ejecutora deber registrar el activo en el Registro de la Propiedad Derechos de

Autor.

Bajo ninguna circunstancia las bodegas o proveeduras entregaran bienes a las unidades ejecutoras y/o servicios sin su respectiva identificacin o plaqueo, debidamente colocada en un lugar visible. No obstante lo anterior y con el fin de unificar criterios en la adquisicin de activos como las centrales telefnicas, control de monitoreos, equipos odontolgicos mviles, muebles modulares, entre otros y fortalecer los mecanismos de control interno de estos bienes y as evitar problemas que se vienen observando y que causan desorden y confusin el plaquear, registrar, trasladar, dar de baja, revisar, reparar y controlar estos equipos. Se deber tener en consideracin para aquellos equipos con componentes para poder funcionar como un todo, y cuyos componentes cuenten con cdigo de activo deber procederse de la siguiente forma:

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Se confeccionar una peticin de bienes muebles por cada uno de los componentes del sistema telefnico por ejemplo: 12Control telefnico o unidad bsica. Telfonos multilneas o digitales. Inclusive si se quieren diferentes capacidades o tipos de estos aparatos, se tramitarn peticiones separadas. Telfonos Analgicos sencillos. Cuando se trate de sistemas telefnicos grandes que requieran una terminal para mantenimiento y programacin se solicitarn por aparte, previo estudio tcnico, la microcomputadora, la impresora y la unidad de potencia U.P.S. (una peticin para cada uno de estos equipos).

34-

La identificacin como bienes de la Institucin, por medio de placa se har respetando la misma separacin, es decir, a la central telefnica se le asignar un nmero de placa, a cada telfono un nmero de placa diferente, la computadora, U.P.S. e impresora tambin llevarn nmero de placa diferente. En este sentido tambin, cuando un activo es un sistema modular, cada mdulo es parte integral del mismo por lo que no se deben separar a menos que el equipo se encuentre en mal estado y la otra parte pueda servir para repuestos o accesorios de otro equipo similar. En todo caso lo que debe privar es el control de los bienes muebles, para lo cual si se trata de un equipo cuyos componentes son de caractersticas mviles, tal el caso de las unidades mviles de odontologa y dichos componentes no cuentan con los cdigos de activos habilitados como tales, las unidades ejecutoras gestoras de las respectivas compras debern solicitar a la Direccin de Aprovisionamiento de Bienes y Servicios la apertura de esos nuevos cdigos de activos antes de continuar con la compra, para lo cual en el Cartel respectivo se debern indicar el monto en colones de cada uno de los bienes por separado que componen dicha adquisicin, si la adquisicin es pactada en una moneda diferente al coln se deber indicar el tipo de cambio respectivo todo conforme a circular ATG-12522008 del 29 de setiembre 2008.

Artculo 56 Custodia y Adquisicin de Placas de Identificacin.


El ACCAS es responsable del control, adquisicin y asignacin de las placas de identificacin de bienes. Suministrar las existencias necesarias al Departamento de Almacenamiento y Distribucin y otras dependencias para los propsitos establecidos en este instructivo.

Artculo 57

Responsabilidad de la Normalizacin y Registro Contable de los Bienes.


El ACCAS es la unidad facultada de la normalizacin, contralora y asesora en materia de bienes muebles, adems llevar el registro y control contable general por medio de un sistema computarizado, cuya base de datos estar bajo su responsabilidad y ser alimentado en lnea o en Batch por medio de aplicaciones centralizadas y descentralizadas.

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CAPITULO IX De los Inventarios Fsicos


Para saber que tipo, cuanto y que monto se requiere en bienes muebles para cumplir con los objetivos, es necesario primeramente, conocer que posee cada servicio, esto se logra simplemente con identificar la inversin realizada. Por eso, se requiere que anualmente se realice al menos un inventario de los bienes muebles asignados en custodia a la Unidad Ejecutora.

Artculo 58 Inventario Peridico

La Contralora General de la Repblica, en su documento denominado Manual de Normas Generales de Control Interno para la Contralora General de la Repblica y las Entidades y rganos sujetos a su fiscalizacin1, dice lo siguiente:

Inventarios Peridicos.
La exactitud de los registros sobre activos y disponibilidad de la Institucin deber ser comprobada peridicamente mediante la verificacin y el recuento fsico de esos activos u otros como la informacin institucional clave (Manual de Normas Generales de Control Interno para la Contralora General de la Repblica y las Entidades y rganos sujetos a su fiscalizacin1. Punto 4.15).

ARTICULO 59 Responsable

El jefe o superior jerrquico de la unidad ejecutora y el jefe del servicio o centro de responsabilidad, esta en la obligacin de programar y ejecutar la toma fsica de inventarios peridicos y del inventario anual, para lo cual dejar constancia de lo actuado y remitir los informes de resultados ante el rea de Contabilidad y Control de Activos y Suministros.

Artculo 60 Coordinacin de los inventarios

El ACCAS es la responsable de la convocatoria, coordinacin, capacitacin, evaluacin y control de los inventarios anuales y peridicos en las diferentes unidades ejecutoras. Establecer una programacin de trabajo anual que permita cumplir con la meta de inventario institucional. La tarea de la toma fsica de inventarios ser responsabilidad del jefe o superior jerrquico del centro y/o servicio respetando la coordinacin del ACCAS.

Artculo 61 Diferencias en Inventarios

La jefatura o superior jerrquico del centro y/o servicio es responsable del resultado obtenido en el inventario y lo informar a su superior. Las diferencias, sobrantes o faltantes, de bienes sern analizados, por ambos, presentando los documentos probatorios y justificantes de cada caso para el ajuste contable que se solicitar al ACCAS. En caso de que el superior jerrquico de la Unidad Ejecutora no cumpla con la justificacin de los
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A partir de enero 2010 se regir por las Normas de Control Interno para el Sector Pblico.

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faltantes en los plazos estipulados por la unidad contralora, el ACCAS queda obligado a solicitar el levantamiento del expediente para que se inicie el debido proceso para resarcir a la Caja de las perdidas ocasionadas.

Artculo 62 Ajustes Contables de las Diferencias.

El ACCAS analizar las solicitudes de ajuste contables de las diferencias y si estas son procedentes proceder a realizar los ajustes, emitir un nuevo auxiliar de existencias informando a la unidad solicitante sobre las afectaciones, as como los procedimientos a seguir en cada caso particular.

Artculo 63 Faltantes de Bienes.

La jefatura o superior jerrquico del centro y/o servicio ser responsable en primera instancia ante la CAJA por el faltante detectado en su inventario. 1. Anlisis: Los faltantes sern analizados por el superior del centro y servicio, quienes determinarn si hubo responsabilidad del funcionario encargado de la custodia y/o uso del bien. Si existiere un responsable se proceder conforme lo establece el Instructivo que Regula Los Faltantes y Sobrantes de Inventario Fsico de Activos, Artculos Varios, Dinero En Efectivo, Valores y Otros, as como lo establecido en el artculo N 18 de la Normas que regulan Las Relaciones Laborales de la Caja y las Normas y Polticas Institucionales en materia de sanciones disciplinarias.

Artculo 64 Sancin por Responsabilidad de Faltante o Prdidas de Bienes.


El Articulo 18 de la Normativa de Relaciones Laborales de la Caja se lee de la siguiente forma: Es obligacin de los trabajadores(as) conservar en buen estado las maquinarias, instrumentos y tiles que se les entregan para la ejecucin de las labores y velar porque no sufran mayor deterioro que el normal exigido por el trabajo. Tambin es obligacin de los trabajadores(as) devolver al jefe respectivo, o a la persona que se haya designado para ello, en la oportunidad debida, los materiales no usados o de desecho. Sern responsables por el mal uso que por su culpa se haga de los materiales, tiles e instrumentos, vehculos o maquinaria a su cargo. El trabajador(a) que por culpada debidamente comprobada, pierda, deteriore o no pueda dar razn de un objeto de uso en su trabajo o entregado a su exclusiva custodia, deber pagar el valor del costo o de reparacin del mismo, el cual se le deducir de su salario en no menos de cuatro amortizaciones o perodos de pago, sin perjuicio de las medidas disciplinarias que pudieran corresponder, todo lo anterior de conformidad con el artculo 46.Inciso d) del Reglamento Interior de Trabajo y 14 del Convenio de Arreglo celebrado entre la Caja y sus Sindicatos en 1978. A. De la Reposicin de un Bien Mueble: Una vez realizada la investigacin administrativa por parte de la jefatura del centro o superior jerrquico del centro y/o servicio, ste le informar al trabajador responsable del faltante o prdida que debe resarcir el mismo para lo cual puede optar por las siguientes alternativas, en forma excluyente. a.1. Reponer el bien con otro similar, que cumpla con las mismas funciones, caractersticas, calidad y servicio que el activo faltante, Esto por cuanto es de inters Institucional contar con el activo para la prestacin oportuna del servicio.

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a.2. Cancelar el costo de reposicin del bien, que es igual al costo en que incurrir la Caja en adquirir un bien en el mercado y tenerlo en operacin para la prestacin del servicio. a.3. Formalizar un arreglo de pago conforme las polticas institucionales sobre esta materia, donde el monto a cancelar ser igual al costo de reposicin descrito en el punto (a.1.) ms los intereses de ley. Si la Jefatura o Superior del Centro no procede conforme este artculo quedar obligado a resarcir a la Caja por la perdida no recuperada bajo su gestin. Con el fin de unificar criterios, cuando un activo fue robado y el responsable lo repone con uno de caractersticas similares, lo que procede es que la unidad informe del acto en forma escrita al SACAS indicando las nuevas caractersticas y valor del bien, para as efectuar los cambios correspondientes, siempre manteniendo el mismo nmero de activo, cuando ste no se encuentra totalmente depreciado al momento de los acontecimientos, porque de encontrarse totalmente depreciado lo que procede es dar de baja al activo en cuestin y el que se recibe en reposicin del robado se le debe dar de alta asignndole un nuevo nmero de identificacin. En el caso de que el responsable pague el costo de reposicin del bien, lo procedente es dar de baja al activo, y el ingreso de esos dineros se registrar mediante comprobante de ingreso a la cuenta 850-30-5 denominada Recuperacin Valor de Reposicin de activos.

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Captulo X Control del Inventario o Existencia en la Unidad


Es imprescindible contar con bienes que faciliten la calidad del servicio, tambin, que es necesario que stos tengan el cuidado ptimo para que rindan al mximo en las labores. Bajo esta premisa es que se requiere un sano control interno en esta materia. La Contralora General de la Repblica, en su documento denominado Manual de Normas Generales de Control Interno para la Contralora General de la Repblica y las Entidades y rganos sujetos a su fiscalizacin1, dice lo siguiente:

Responsabilidad por el Control Interno:


Que se deriva del Artculo 10 de la Ley de Control Interno establece: Sern responsabilidad del jerarca y del titular subordinado establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno institucional. Asimismo, ser responsabilidad de la administracin activa realizar las acciones necesarias para garantizar su efectivo funcionamiento.

Actitud de Apoyo Superior al Control Interno:


El jerarca, en su calidad de responsable por el sistema de control interno, debe mostrar constantemente una actitud de apoyo a las medidas de control implantadas en la institucin, mediante la divulgacin de stas y un ejemplo continuo de apego a ellas en el desarrollo de las labores cotidianas (Manual de Normas Generales de Control Interno para la Contralora General de la Repblica y las Entidades y rganos sujetos a su fiscalizacin1. Punto 2.2).

Delegacin:
La delegacin de funciones o tareas en un funcionario debe conllevar no slo la exigencia de la responsabilidad por el cumplimiento de los procesos, actividades o transacciones correspondientes, sino tambin la asignacin de la autoridad necesaria a fin de que ese funcionario pueda tomar las decisiones y emprender las acciones ms oportunas para ejecutar su cometido de manera expedita y eficaz (Manual de Normas Generales de Control Interno para la Contralora General de la Repblica y las Entidades y rganos sujetos a su fiscalizacin1. Punto 2.6).

Participacin del personal en el control interno:


El jerarca, con el apoyo de los titulares subordinados, deber instaurar las medidas de control propicias a fin de que los miembros del personal reconozcan y acepten la responsabilidad que les compete por el adecuado funcionamiento del control interno. De acuerdo con esa responsabilidad, los funcionarios debern participar activamente en la aplicacin y el mejoramiento de las medidas ya implantadas, as como en el diseo de controles an ms efectivos para las reas de la organizacin donde desempean sus labores (Manual de Normas Generales de Control Interno para la Contralora General de la Repblica y las Entidades y rganos sujetos a su fiscalizacin1. Punto 2.8).

A partir de enero 2010 se regir por las Normas de Control Interno para el Sector Pblico.

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Artculo 65 Del Control de Bienes Muebles, Frmula N 40.

Toda unidad ejecutora debe llevar un tarjetero electrnico de bienes muebles (aquellos casos por excepcin que no tengan la tecnologa para este control deber llevar un tarjetero manual) ordenado por Unidad Programtica, Servicio, y en forma Numrica por placa, en donde indicar: 1. Nombre y cdigo de servicio donde se ubica el bien. 2. Nombre y nmero de cdula del funcionario responsable del bien o quien lo utiliza en su labor (pueden ser uno varios funcionarios que lo utilicen, pero en todo caso ser la Administracin quien defina un responsable del mismo, de no definirse alguno el responsable ser la Administracin o Jefe de Servicio segn sea el caso). 3. Nmero de placa. 4. Descripcin completa color, marca, modelo y serie. 5. Ubicacin del bien. 6. Nmero de solicitud. 7. Valor inicial. 8. Fecha de ingreso. 9. Control de las reparaciones realizadas. 10. Periodo y vencimiento de la garanta. 11. Nombre del funcionario a quien se le asign en custodia el bien. Nota: Aquellos bienes de uso comn ser la Administracin en mutuo acuerdo con sus subalternos quien defina la responsabilidad de los mismos.

Artculo 66 Inventario Permanente.

El inventario permanente permite un control diario de los movimientos que experimenta su inventario y su registro contable oportuno, asegurando contar con el bien en su estado ptimo en el momento requerido. Para ello el ACCAS suministrar mensualmente un informe por Unidad y Servicio con los movimientos realizados (bienes incorporados, excluidos, trasladados y modificados), documentos y justificantes que sern custodiados por la Administracin de la unidad ejecutora que realiza las transacciones.

Artculo 67 Conciliacin del Informe.

Conforme a lo dispuesto en el artculo 12 de la Ley General de Control Interno las unidades ejecutoras conciliarn los movimientos contra su tarjetero de bienes muebles e informarn y enviarn al ACCAS en los primeros diez das hbiles del mes siguiente, un informe sobre las inconsistencias encontradas.

Artculo 68 Deficiencias en el Control. A) Reporte de deficiencias

Las deficiencias y desviaciones de la gestin de cualquier naturaleza y del control interno, deben ser identificadas oportunamente y comunicarse de igual modo al funcionario que posea la autoridad suficiente para emprender la accin preventiva o correctiva ms acertada en el caso concreto (Manual de Normas Generales de Control Interno para la Contralora General de la Repblica y las Entidades y rganos sujetos a su fiscalizacin1. Punto 6.6). y el artculo 199 de la Ley General de Administracin Pblica.
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A partir de enero 2010 se regir por las Normas de Control Interno para el Sector Pblico.

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B)

Toma de acciones correctivas

Cuando el funcionario responsable con autoridad al efecto detecte alguna deficiencia o desviacin en la gestin o en el control interno, o sea informado de ella, deber determinar cules son sus causas y las opciones disponibles para solventarla y adoptar oportunamente la que resulte ms adecuada a la luz de los objetivos y recursos institucionales (Manual de Normas Generales de Control Interno para la Contralora General de la Repblica y las Entidades y rganos sujetos a su fiscalizacin1. Punto 6.7) y el artculo199 de la Ley General de Administracin Pblica.

A partir de enero 2010 se regir por las Normas de Control Interno para el Sector Pblico.

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Por principio es determinado que los bienes propiedad de la Caja no se les debe dar uso distinto a los fines para los cuales estn destinados.

Captulo XI Prstamo de Bienes a los Asegurados

Artculo 69

En caso de excepcin la administracin al amparo de lo que establece el artculo N 17, inciso c, del Reglamento del Seguro de Salud, que se refiere a la asistencia ambulatoria y hospitalaria y el artculo N 18 del citado cuerpo normativo con respecto del lugar y forma de la prestacin y mediante un estudio de Trabajo Social, as como, la aplicacin del principio de justicia social y criterios de razonabilidad y conveniencia, determinar si otorga a los asegurados, en calidad de prstamo, sillas de ruedas camas de posicin, unidades de oxigeno, (previa recomendacin mdica) que ayuden al paciente en su recuperacin, todo conforme al criterio legal N DJ 2672-01 del 21 de agosto del 2001 de la Direccin Jurdica.

Artculo 70 Estudio de la Necesidad.

Ser el Servicio de Trabajo Social mediante el estudio de un o grupos de profesionales quin determinar quin es sujeto de prstamo de bienes aplicando principios de justicia social y criterios de razonabilidad y conveniencia, considerando: 1. Que el mdico haya permitido la convalecencia del asegurado fuera del centro de salud. 2. Necesidad urgente del bien como medio de supervivencia. 3. Que no puede laborar. 4. Imposibilidad del asegurado a adquirir el bien.

Artculo 71 Autorizacin de Prstamo.

Amparado en estudio de trabajo social, el jefe o superior jerrquico del centro de cobertura ser quin autorizar el prstamo del bien sujeto a la disponibilidad y posibilidad de la Caja de ofrecerlo sin desmejorar el servicio a la dems poblacin asegurada.

Artculo 72 Custodio o Responsable del Bien.

La jefatura o superior jerrquico del centro mdico debe garantizarse que el equipo ser usado nicamente para los fines que la Institucin le ha asignado y que cualquier otro dao diferente al que se haya generado por el uso normal de mismo, incurrir en responsabilidad de la persona que haya asumido la obligacin inherente al cuidado y vigilancia de uso correcto del bien objeto de prstamo. Para lo anterior confeccionar un formulario de declaracin jurada que contenga: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Nombre completo del beneficiario del prstamo: Cdula identidad: Edad: Domicilio: (dentro de la cobertura del centro). Telfono: Lapso de tiempo prstamo: Responsable del bien (otro que no sea el beneficiario): Quin se har responsable del bien, entregarlo en la fecha de trmino del prstamo y de pagar los daos que presente el bien propiciados por un uso diferente al debido.

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Artculo 73 Recuperacin del Bien.


El Encargado de activos llevar control de los bienes en prstamo y ser el responsable de informar al superior del centro de la expiracin de prstamo para que ste gestione su recuperacin. La Administracin custodiar la documentacin justificante de los prstamos de bienes a los asegurados.

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Reportes y Servicios que Brinda el ACCAS


El ACCAS es responsable del ptimo funcionamiento del sistema contable de bienes muebles (SCBM) a nivel nacional, este recibe informacin de todas las dependencias de la Institucin. Por tanto facultada para llevar el control, registro y evaluacin de los bienes muebles y suministros de la institucin.

Captulo XII

Artculo 74 Reportes que Brinda

Cuando lo requieran las unidades ejecutoras podrn solicitar la siguiente informacin segn su mbito de competencia:

A. Informe de Existencias:
a.1. Auxiliar de existencia: Existencia de bienes muebles Institucional, por proyecto o por unidad ejecutora y servicio. a.2. Existencia de bienes muebles: A nivel Institucional o nivel Regional. a.3. Existencias de bienes por cdigo: Existencia Institucional o por unidad ejecutora y servicio de un bien en particular. a.4. Auxiliar Pasivo: Bienes retirados de existencias por nmero de placa, segn la Unidad Ejecutora; por asiento automtico y sub-cuenta contable.

B. Consulta:
b.1. Por placa: Consulta de un bien por su nmero de placa identificacin. b.2. Por comprobante: Consulta detalle de comprobantes contabilizados y pendientes. b.3. Consulta Web (Pgina de la CCSS, Gestin, Gerencias, Gerencia Financiera, Direccin Financiero Contable, rea Contabilidad y Control Activos y Suministros) Tambin si lo que se requiere es nicamente consultar los nmero de placas se puede accesar la pgina de la CCSS, en Lnea, servicios digitales y consulta de placas institucionales., donde tambin se pueden efectuar consultas de precios de referencia.

C. Informe de Contabilizacin de Comprobantes:


c.1. Contabilizacin de comprobantes: Registro contables de compras, donaciones, ajustes de inventario, traslados, venta entre seguros, modificacin de precio y cdigos de bienes y retiros, reingresos, modificaciones de caractersticas de los activos, cambios de placa, para lo cual se utiliza el informe de detalle mensual de Movimientos Contables a nivel Institucional y por Unidad Ejecutora. c.2. Informe de gastos de depreciacin: Informe de gastos de depreciacin por bienes muebles que afecta la partida presupuestaria 2701, se utiliza el informe de detalle mensual de Movimientos Contables a nivel Institucional y por Unidad Ejecutora.

D. Certificaciones:
d.1. Certificacin Contable de activos, con diferentes fines, entre ellos con el fin de certificar el monto de reposicin de determinado activo en la aplicacin de las medidas resarcitorias en casos de comprobada negligencia o dolo. O tambin para determinar el valor en el caso de venta de activos.

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E. Los Manuales e Instructivos.


e.1. Manual de Normas y Procedimientos para la Administracin y Control de Bienes Muebles. e.2. Instructivo Proceso Inventario Bienes Muebles.

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Captulo XIII Venta de Bienes Muebles en Desuso


La administracin cuando lo considere conveniente podr promover la venta de sus bienes en desuso.

Artculo 75 Concepto de Bienes Muebles en Desuso.

Son aquellos considerados por el Departamento de Conservacin y Mantenimiento, por el Ingeniero Residente de los Centros Hospitalarios o el Encargado de Mantenimiento de las Unidades Ejecutoras como obsoletos, faltos de repuesto, descontinuados por sus fabricantes. Cuando se trate de tecnologa de la Informacin se procede conforme lo establecido en el procedimiento para declaracin de obsolescencia en tecnologa de la informacin de ste manual, artculos 40 numerales 1 y 2 (Circular N 14127 del 27 de Septiembre de 1999). Antes de proceder a la venta de este tipo de bienes, las Unidades de Mantenimiento correspondiente deben analizar la conveniencia de utilizar sus partes como repuestos.

Artculo 76 Imposibilidad de donacin de bienes para Entidades Pblicas y Particulares.

Conforme resolucin N DJ 1708 2000 del 30 de junio del 2000 de la Direccin Jurdica, la Caja no puede donar sus bienes a otras entidades pblicas y a particulares, por lo que se debe agotar su uso dentro de las unidades de la propia Institucin. En caso de que no fuera requerido por ningn servicio, lo procedente sera gestionar el trmite para el remate respectivo del bien en los trminos establecidos en la Ley de Contratacin Administrativa y su Reglamento.

Artculo 77 Venta de bienes Muebles en Desuso.

Cuando los bienes se encuentren en desuso o no tengan ningn beneficio para la Institucin, y se haya cumplido con lo establecido en el artculo 78 de sta normativa, el jefe o superior jerrquico de la unidad debe promover su venta con el objeto de obtener el mximo beneficio posible, para lo cual fijar el precio por medio de perito o criterio tcnico, y se proceder con el remate conforme a lo estipulado en el artculo 61 del Reglamento de Contratacin Administrativa.

Artculo 78 Venta por remate. .

Para promover la venta por remate la administracin con el fin de obtener mayor provecho y menos costo, debe agrupar los activos en desuso y programar un solo remate.

Artculo 79 Prohibiciones para participar en la Compra de Bienes Muebles en Desuso.

No podrn participar en este tipo de compras los miembros de la Junta Directiva, Gerentes y Empleados de la Institucin y sus familiares hasta tercer grado de consanguinidad.

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Artculo 80

Imposibilidad de venta

Si los bienes no se pueden vender la dependencia que los tiene en custodia, deber proceder a su destruccin, y desecho, conforme lo estipulado en el capitulo VII de este Manual.

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CAPITULO XIV Valoracin de Bienes Muebles Comprados en Moneda Extranjera


Artculo 81

Responsable.

El rea de Almacenamiento y Distribucin, conforme sus registros de entrada de bienes muebles remitir semanalmente al ACCAS los comprobantes de ingresos por compras N 42, para que inicie la valoracin los bienes con base al tipo de cambio correspondiente a la fecha de pago (emisin cheque y/o pago electrnico ).

Artculo 82

Procedimiento.
Recibido los comprobantes 42 con los bienes comprados en el exterior, el ACCAS y su Consultor de Regin consultarn en el SIPA (Sistema de Pagos del rea de Tesorera General) la orden de compra o contrato utilizada en la cancelacin de la compra y extraer la siguiente informacin: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Orden de compra Nmero de Proveedor. Monto de la compra. Cantidad de bienes comprados. Valor unitario del bien. Moneda en que se compr el bien mueble.

Tipo de cambio promedio: (Para la conversin a colones se respetar el tipo de cambio vigente a la fecha de pag).

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Compra de Semovientes
Entenderemos aquellos animales adquiridos por la Institucin para ser utilizados en las operaciones de transporte de centros mdicos que por su situacin geogrfica y vas de comunicacin intransitables para vehculos motores, requieren de este tipo de transporte.

CAPITULO XV

Artculo 83 Sobre el Bien.

Este tipo de bienes se adquirirn para ser utilizados en transporte y cuido del patrimonio Institucional.

Artculo 84 Adquisicin.

Ser conforme lo dictado en la ley de contratacin administrativa, En el proceso debe intervenir un tcnico especializado en la materia y un mdico veterinario, quienes debe determinar cul es la edad mnima y mxima para la adquisicin del animal y fijarn la vida til de acuerdo con el trabajo a realizar.

Artculo 85 Identificacin.

Se har por medio de tatuaje en el cuero del animal, y una placa o chapa metlica, donde se indicar el nmero de activo correspondiente. Adems se debe tomar fotos del activo que revelen el lado derecho, la cara de frente y el lado izquierdo. Tambin, se abrir una ficha tcnica con la siguiente informacin: Nombre del activo, Tatuaje utilizado (en el caso de la Caja sera el logo de la misma) N de activo, raza, origen, edad, peso, color y cualquier otra caracterstica que lo identifique.

Artculo 86 Vida til.

La depreciacin se fijar en funcin del trabajo esperado, y la revaloracin estar sujeta a peritaje tcnico.

Artculo 87

Recepcin, Registro y Control.

Adjudicada la compra, el proveedor entregar el bien directamente en la Unidad Ejecutora que realiz la compra, y proceder conforme lo citado en el artculo N 5 de ste Manual.

Artculo 88 Mantenimiento del Bien.

La Unidad Ejecutora deber sealar la persona responsable por el cuido y mantenimiento del animal, es decir, brindarle la alimentacin, tener una sanidad adecuada, como el baar al animal, cepillarlo, desparasitarlo, tener un lugar adecuado para su alojamiento, etc. Paralelamente se debe habilitar un historial clnico del activo.

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1) Las cras. En caso de que una hembra tenga cra, esa ser un activo potencial hasta que tenga la edad para someterlo a trabajo. En el tanto que esto suceda y como la Caja no tiene como suya la actividad ganadera, lo conveniente es entregarlo a una institucin especializada en el cuido y entrenamiento, lo que a su vez generar gastos adicionales para la Caja, paralelamente, se abrir la ficha tcnica con la siguiente informacin: Nombre, tatuaje, nmero de placa, raza, sexo, datos del padre: como nombre, raza, origen; datos de la madre: nombre, n de placa, raza, origen, parto n, edad, y cualquier otra informacin. 2) Muerte del semoviente: Cuando un activo de estos muere, para retirarlo de inventario, es necesario contratar el servicio de un veterinario para que extienda el acta de defuncin, en caso de que no lo hubiere, es recomendable acudir a la guardia de asistencia rural de la localidad donde est asignado el activo, para que emita constancia sobre la muerte, constancia que ser acompaada de un acta donde por lo menos dos testigos den fe de la situacin.

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CAPITULO XVI Disposiciones Contables


Artculo 89 Comprobantes Contables.
El rea de Contabilidad y Control de Activos y Suministros (ACCAS), como unidad facultada y especializada en la contabilizacin y control del patrimonio Institucional en bienes muebles, es la responsable de determinar la creacin, modificacin y eliminacin de los comprobantes necesario para el registro de todo movimiento que stos experimenten. Estos comprobantes son sinnimo de asiento contable y en esta condicin deben cumplir con todas las normas internacionales en Contabilidad (NIC), nacionales e internas de la Institucin, establecidas para que cumplan su cometido, como son principalmente los principios contables generalmente aceptados y otros que crea la administracin para una sana contabilidad y control interno. La creacin de estos, es con el objeto de propiciar eficacia y eficiencia en la relacin contable entre las unidades ejecutoras que son las que mueven el patrimonio y el ACCAS que es la unidad especializada en el registro contable de estos. Dichos comprobantes no pueden ser modificados, ni alterados, salvo cuando por razones tcnicas el rea de Contabilidad y Control de Activos y Suministros as lo considere. La importancia de estos documentos estriba en que son los nicos que generan afectaciones contables directas en el patrimonio.

El valor del bien mueble ser igual al precio de adquisicin, mas aquellas inversiones en que se incurran antes de que el bien quede debidamente instalado, tales como acarreo, bodegaje, entre otros. Las ampliaciones, actualizaciones o mejoras deben ser comunicadas al rea de Contabilidad y Control de Activos y Suministros, para que sta analice la conveniencia de adicionarla a su valor.

Artculo 90 Valor Histrico.

Artculo 91

Depreciaciones Contables.

La depreciacin es un procedimiento de ndole contable que busca distribuir de una manera sistemtica y razonable los costos de los activos entre la vida til estimada para cada bien. Se calcula sobre bases y mtodos consistentes a partir de la fecha en que inicia operaciones al activo y se carga a costos y/o gastos utilizando el mtodo de depreciacin de lnea recta, conocido tambin como mtodo lineal Los gastos afectan las siguientes cuentas: 950-01-4 Depreciacin de mobiliario, maquinaria, equipo e instrumental. 951-01-0 Depreciacin por reevaluacin, maquinaria, mobiliario y equipo.

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Artculo 92

Las cuentas 950-01-4 y 951-01-0 se registran por Unidad Ejecutora y Servicio. Los crditos se harn por los totales, contra las cuentas 275-01-7 y 276-01-3. Las depreciaciones se contabilizan en el proceso contable del mes siguiente al ingreso del bien a las diferentes bodegas de activos de la Institucin.

Registro de las Depreciaciones Contables.

Artculo 93

Reevaluacin de Bienes.

La responsable por el proceso de reevaluacin es el rea de Contabilidad y Control de Activos y Suministros. El valor asignado a todos los activos ser su valor de adquisicin o valor inicial o valor histrico, como quiera llamarse. Este principio establece que las transacciones se registren segn las cantidades de efectivo que se afecten y/o la estimacin razonable para aquellos bienes que ingresan en calidad de donacin y adjudicaciones o en alguna otra forma que no erogue efectivo. La capitalizacin de los intangibles se har nicamente cuando sean comprados, desarrollados internamente o adquiridos, para uso exclusivo y en funcin del quehacer de la organizacin. Los bienes de la Caja, sern revaluados tomando como base el ndice de precios de la industria IPPI que emite el Banco Central de Costa Rica aplicando las siguientes frmulas: quedan exentos de reevaluacin los bienes denominados Obras de Arte y Semovientes, los cuales se reexpresan financieramente por medio de peritasgo tcnico especializado. Mtodo de Clculo: Factor por aplicar = (Factor mensual de reevaluacin a la fecha de ingreso) Donde: a) Factor mensual de reevaluacin = (ndice mes /ndice mes anterior) 1. b) ndice mes: Valor de ndice segn IPPI del mes para el cual se desea conocer el factor a ser aplicado. c) ndice mes anterior: Valor de ndice segn IPPI del mes anterior al que se desea conocer el factor a ser aplicado.

1) Reglas de Valuacin.

Artculo 94

Aspectos Tcnicos Contables.

Para efectos de uso tcnico del rea de Contabilidad y Control de Activos y Suministros se describen los diferentes movimientos contables que genera esta actividad:

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COMPROBANTE INGRESO POR COMPRA DE BIENES MUEBLES N 42


1. ASIENTO CONTABLE PARA COMPRA DE BIENES MUEBLES PROVEEDORES EXTERIOR DEBITO CREDITO CREDITO 200-XX-X 145-50-6 150-10-6 Por valor informado en Doc. N Por el valor registrado en el Por el monto de gastos de importacin. 42, ms el % que fije la Subrea documento N 42, adems Contabilidad Operativa por informa la cuenta individual gastos de importacin, el cual formada por el N proveedor y ser sumado automticamente, N orden compra. en la U.P. Y SERV. Que se indique en el mismo. La Subcuenta est ligada a la sub-clase del cdigo.

2. ASIENTO CONTABLE PARA COMPRA DE BIENES A PROVEEDORES LOCALES DEBITO CREDITO 200-XX-X 302-50-0 Por el valor informado en el documento N Por el valor informado en el documento N 42, indicar la cuenta individual. Asimismo la 42, y la U.P. que indica. UP ser la del presupuesto de compra de activos (5201, 53XX).

COMPROBANTE INGRESO BIENES POR AJUSTE INVENTARIO N 44 INGRESO POR DIFERENCIA DE INVENTARIO
1. ASIENTO CONTABLE PARA PERIODO ACTUAL DEBITO CREDITO DEBITO 200-XX-X 945-21-1 950-01-4 Gasto de Por el valor informado Contrapartida de la cuenta 200-XX-X depreciacin del en el documento N perodo de registro 44. OP2.

CREDITO 275-01-7 Contra partida de la cuenta 950-01-4

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2. ASIENTO CONTABLE PARA PERIODOS ANTERIORES CON REVALUACIN DEBITO 200-XX-X Por el valor informado en el documento CREDITO 955-02-0 Contra partida de la cuenta 200-xx-x DEBITO 950-01-4 Gasto depreciacin en periodo registro OP2 DEBITO 951-01-0 Gasto Depreciacin revaluada del periodo actual OP2 DEBITO 955-06-1 Gasto depreciacin periodos anteriores. DEBITO 955-07-0 Gasto Depr. Rev. periodos anteriores CREDITO 275-01-7 Contra partida de la cuenta 950-01-02 y 955-xx-x. CREDITO 276-01-3 Suma Ctas. gasto Depr. Rev. 951-01-0 y 955-xx-x.

DEBITO 203-XX-X Monto porcentaje de reevaluacin.

CREDITO 600-11-8 Contra partida cuenta 203-xxx.

COMPROBANTE INGRESO BIENES POR AJUSTE INVENTARIO N 44 INGRESO A EXISTENCIAS POR DONACION
1. ASIENTO CONTABLE PARA PERIODO ACTUAL DEBITO CREDITO DEBITO 200-XX-X 600-02-9 950-01-4 Gasto de Por el valor informado Contrapartida de la cuenta 200-XX-X depreciacin del en el documento N perodo de registro 44. OP2. CREDITO 275-01-7 Contra partida de la cuenta 950-01-4

2. ASIENTO CONTABLE PARA PERIODOS ANTERIORES CON REVALUACIN DEBITO 200-XX-X Por el valor informado en el documento DEBITO 203-XX-X Monto porcentaje de reevaluacin. CREDITO 600-02-9 Contra partida de la cuenta 200-xx-x CREDITO 600-11-8 Contra partida cuenta 203-xxx. DEBITO 950-01-4 Gasto depreciacin en periodo registro OP2 DEBITO 951-01-0 Gasto Depreciacin revaluada del periodo actual OP2 DEBITO 955-06-1 Gasto depreciacin periodos anteriores. DEBITO 955-07-0 Gasto depreciacin revaluada periodos anteriores CREDITO 275-01-7 Contra partida de la cuenta 950-01-02 y 955-xx-x. CREDITO 276-01-3 Suma cuentas gasto depreciacin revaluada, 95101-0 y 955-xx-x.

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COMPROBANTE INGRESO BIENES POR AJUSTE INVENTARIO N 44 INGRESO A EXISTENCIAS POR ADJUDICACION JUDICIAL
1. ASIENTO CONTABLE PARA PERIODO ACTUAL DEBITO CREDITO DEBITO 200-XX-X 955-02-0 950-01-4 Gasto de Por el valor informado Contrapartida de la cuenta 200-XX-X depreciacin del en el documento N perodo de registro 44. OP2.

CREDITO 275-01-7 Contra partida de la cuenta 950-01-4

2.

ASIENTO CONTABLE PARA PERIODOS ANTERIORES CON REVALUACIN. DEBITO 200-XX-X CREDITO 955-02-0 Contra partida de la cuenta 200-xx-x CREDITO 600-11-8 Contra partida cuenta 203-xxx. DEBITO 950-01-4 Gasto Depr. en periodo registro OP2 DEBITO 951-01-0 Gasto Depr. Rev. periodo actual OP2 DEBITO 955-06-1 Gasto depreciacin periodos anteriores. DEBITO 955-07-0 Gasto depreciacin revaluada periodos anteriores CREDITO 275-01-7 Contra partida de la cuenta 950-01-02 y 955-xx-x. CREDITO 276-01-3 Suma Ctas gasto Depr. Rev. 951-01-0 y 955-xx-x.

Por valor informado en el documento DEBITO 203-XX-X Monto porcentaje de reevaluacin.

COMPROBANTE AJUSTE PRECIO BIENES MUEBLES N 45

AJUSTE DE PRECIOS MAYOR AL REGISTRADO


1. ASIENTO PERIODO ACTUAL DEBITO CREDITO DEBITO 200-XX-X 945-21-1 950-01-4 Gasto de Contrapartida de Por el valor depreciacin del la cuenta 200informado en el perodo de XX-X documento N registro OP2. 45.

DEBITO 955-06-1 Gasto depreciacin del perodo anterior.

CREDITO 275-01-7 Contra partida de la cuenta 950-01-4 y 95502-0.

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2. ASIENTO CONTABLE PARA PERIODOS ANTERIORES CON REVALUACIN DEBITO 200-XX-X Por valor informado en documento DEBITO 203-XX-X Monto % reevaluacin. CREDITO 955-02-0 Contra partida de la cuenta 200-xx-x CREDITO 600-11-8 Contra partida cuenta 203-xxx. DEBITO 950-01-4 Gasto Depr.periodo registro OP2 DEBITO 951-01-0 Gasto Depreciacin revaluada del periodo actual OP2 DEBITO 955-06-1 Gasto Depr. Periodos anteriores. DEBITO 955-07-0 Gasto depreciacin revaluada periodos anteriores. CREDITO 275-01-7 Contra partida de la cuenta 950-01-02 y 955-xx-x. CREDITO 276-01-3 Suma Ctas gasto Depr. Rev. 951-01-0 y 955-xx-x.

NOTA: 1) Si el cambio de precio se ubica en periodos de reevaluacin, debe aplicarse el porcentaje de reevaluacin correspondiente. Los movimientos en las cuentas 200, 203, 275 y 276 deben sumarse al registro que existe del activo. 2) Los gastos de depreciacin para la cuenta 950-01-4, ser calculado del mes anterior al de registro hasta enero del perodo de registro. Para la cuenta 955-06-1, ser calculado del perodo anterior hasta la fecha de ingreso, considerando siempre el mes de depreciacin que no se registra al inicio. Las bases de ste clculo debe aplicarse tambin a los gastos de depreciacin revaluada.

COMPROBANTE AJUSTE DE PRECIO DE BIENES MUEBLES N 45 AJUSTE DE PRECIOS MENOR AL REGISTRADO


1. ASIENTO CONTABLE PARA PERIODO ACTUAL DEBITO CREDITO DEBITO 945-21-1 200-XX-X 275-01-7 Contra partida Contra partida Por el valor de la cuenta de de la cuenta informado en el gasto 950-01-4, 945-21-1. documento N 955-06-1. 45.

CREDITO 950-01-4 Gasto depreciacin del perodo de registro. OP5

CREDITO 955-06-1 Gasto depreciacin del perodo anterior.

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2. ASIENTO CONTABLE PARA PERIODOS ANTERIORES CON REVALUACIN

DEBITO 955-02-0 Contra partida de la cuenta 200-xx-x. DEBITO 945-21-1 Monto porcentaje de reevaluacin.

CREDITO 200-xx-x Por el valor informado en el documento N 45. CREDITO 203-XX-X Contra partida cuenta 945-211.

DEBITO 950-01-4 Gasto depreciacin en periodo registro OP2 DEBITO 276-01-3 Suma de las cuentas de gasto de depreciacin revaluada, 95101-0 y 955-xx-x

DEBITO 955-06-1 Gasto depreciacin periodos anteriores. DEBITO 951-01-0 Gasto depreciacin revaluada correspondiente al perodo actual OP5.

CREDITO 275-01-7 Contra partida de la cuenta 950-01-02 y 955-xx-x. CREDITO 955-07-0 Gasto depreciacin revaluada correspondiente a perodo anterior.

NOTA: 1) Si el cambio de precio se ubica en perodo de reevaluacin debe aplicarse el porcentaje de reevaluacin correspondiente. Los movimientos en las cuentas 200, 203, 275 y 276 deben sumarse al registro del bien. 2) El gasto de depreciacin para la cuenta 950-01-4 ser calculado del mes anterior al de proceso hasta enero del periodo de registro. Para la cuenta 955-06-1 ser calculado del perodo anterior al de registro hasta la fecha de ingreso, considerando siempre el mes de depreciacin que no se registra al inicio. Las bases de este gasto deben aplicarse tambin a los gastos de depreciacin revaluada.

COMPROBANTE AJUSTE PRECIO DE BIENES MUEBLES N 45 AJUSTE DE PRECIOS POR INSTALACION


1. ASIENTO CONTABLE PARA PERIODO ACTUAL DEBITO CREDITO DEBITO 200-XX-X 210-01-1 950-01-4 Por el valor informado Contra partida cuenta Gasto depreciacin del mes de registro. 200-xx-x, la suben el documento N OP2 cuenta ser 21-01-1, 45. en la U.P. donde este el bien. CREDITO 275-01-7 Contra partida de cuenta 950-01-7.

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2. ASIENTO CONTABLE PARA PERIODOS ANTERIORES CON REVALUACIN DEBITO 200-XX-X Por el valor informado en el documento DEBITO 203-XX-X Monto porcentaje de reevaluacin. CREDITO 210-01-1 Contra partida de la cuenta 200-xx-x CREDITO 600-11-8 Contra partida cuenta 203-xxx. DEBITO 950-01-4 Gasto depreciacin en periodo registro OP2 DEBITO 951-01-0 Gasto Depreciacin revaluada del periodo actual OP2 DEBITO 955-06-1 Gasto depreciacin periodos anteriores. DEBITO 955-07-0 Gasto depreciacin revaluada periodos anteriores. CREDITO 275-01-7 Contra partida de la cuenta 950-01-02 y 955-xx-x. CREDITO 276-01-3 Suma cuentas gasto depreciacin revaluada, 95101-0 y 955-xx-x.

NOTA: Para ste caso debe sumarse los registros de la cuentas 200, 203, 275 y 276 a los registros existentes.

COMPROBANTE TRASPASO DE BIENES MUEBLES N 46 ASIENTO CONTABLE PARA TRASLADO DE BIENES MUEBLES
1. ENTRE UNIDAD EJECUTORA DEBITO 200-XX-X U.P. que solicita el bien, por el valor registrado en la respectiva subcuenta, en la U.P. que recibe. DEBITO 950-01-4 Gasto Depr. correspondiente al mes de traslado, en la U.P. que recibe el bien. OP2 EJECUTORAS O SERVICIOS DE UNA MISMA UNIDAD CREDITO 200-XX-X U.P. que entrega el bien, por el valor registrado en la respectiva subcuenta, en la U.P. que entrega. DEBITO 951-01-0 Gasto Depr. Rev. correspondiente al mes de traslado, en la U.P. que recibe el bien. OP2 DEBITO 203-XX-X U.P. que solicita el bien, por el valor registrado en la respectiva subcuenta, en la U.P. que recibe. CREDITO 275-01-7 Contra partida del gasto depreciacin correspondiente al mes de traslado. CREDITO 203-XX-X U.P. que entrega el bien, por el valor registrado en la respectiva subcuenta, en la U.P. que entrega. CREDITO 276-01-3 Contra partida del gasto depreciacin revaluada correspondiente al mes de traslado.

Nota: 1) Si el bien no tiene reevaluacin afectar la cuenta 200-XX-X en la unidad programtica que entrega como en la que recibe el bien. 2) Si el bien est revaluado afectar las cuentas 200-XX-X y 203-XX-X tanto en la unidad programtica que recibe como la que entrega el bien.

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COMPROBANTE VENTA BIENES ENTRE SEGUROS N 47 CAMBIO DE SERVICIO ASIGNADO A UNIDADES PROGRAMATICA
DEBITO 200-XX-X U.P. Que solicita el bien, por el valor registrado en la respectiva subcuenta, en la U.P. que recibe. DEBITO 950-01-4 Gasto Depr. Correspondiente al mes de traslado, en la U.P. que recibe el bien. OP2 CREDITO 200-XX-X U.P. que entrega el bien, por el valor registrado en la respectiva subcuenta, en la U.P. que entrega. DEBITO 951-01-0 Gasto Depr. Rev. correspondiente al mes de traslado, en la U.P. que recibe el bien. OP2 DEBITO 203-XX-X U.P. que solicita el bien, por el valor registrado en la respectiva subcuenta, en la U.P. que recibe. CREDITO 275-01-7 Contra partida del gasto depreciacin correspondiente al mes de traslado. CREDITO 203-XX-X U.P. que entrega el bien, por el valor registrado en la respectiva subcuenta, en la U.P. que entrega. CREDITO 276-01-3 Contra partida del gasto depreciacin revaluada correspondiente al mes de traslado.

Nota: 1) Si el bien no tiene reevaluacin afectar la cuenta 200-xx-x en la unidad programtica que entrega como en la que recibe el bien. 2) Si el bien est revaluado afectar las cuentas 200-xx-x y 203-xx-x tanto en la unidad programtica que recibe como la que entrega el bien.

COMPROBANTE RETIRO DE BIENES MUEBLES N 48


1. ASIENTO CONTABLE PARA BAJA DE BIENES MUEBLES SIN REVALUACION DESCRIPCION DEBITO DEBITO O CREDITO CREDITO 275-01-7 945-21-1 200-XX-X, 203-XX-X Por lo registrado en la Por diferencia entre el Por el valor registrado Documento en las respectivas valor inicial y la cuenta de elaborado sub-cuenta y unidad depreciacin depreciacin nicamente por el programtica. acumulada.(valor acumulada. rea Contabilidad y actual) Control Activos y Suministros. Por el valor inicial Por los registrado Si el bien est registrado en las como depreciacin totalmente respectivas subacumulada en la depreciado. cuenta y unidad respectiva cuenta. programtica. Por el valor inicial Por valor inicial Si el activo no tiene registrado. registrado. registrada depreciacin alguna.

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EJEMPLOS DE REGISTROS CONTABLES


CASO N 1 COMPRA PROVEEDORES LOCALES
Obras adquiridas por el Seguro de Enfermedad y Maternidad (S.E.M.) Asiento N 1 Cuenta 302-55-9 105-XX-X Pago mediante cheque Cuenta Individual Programa N Proveedor / N Orden 5200 Compra

Dbito XXXXX

Crdito

XXXXX

Registro de Pinturas en la Unidad Programtica respectiva: Placa Unidad Ejecutora Dbito XXXXXX XXXX XXXXX N Proveedor / N Orden 5200 XXXXX Compra 1) Si se adquieren Esculturas o Murales, en el segundo asiento debe utilizar la cuenta de dbito 202-02-7 y 202-03-5 respectivamente.

Asiento N 2 Cuenta 202-01-9 302-55-9

CASO N 2 COMPRA PROVEEDORES LOCALES

Obras de arte adquiridas por le Seguro de Invalidez, Vejez y Muerte (I.V.M.)

Asiento N 3 Cuenta 302-55-9 105-XX-X

Pago mediante cheque Cuenta Individual Programa N Proveedor / N Orden 9601 Compra

Dbito XXXXX

Crdito

XXXXX

Asiento N4 Cuenta 202-02-7 302-55-9

Registro Esculturas en la Unidad Programtica respectiva Placa Unidad Descripcin Dbito Ejecutora XXXXXX XXXX XXXXX N Proveedor / N Orden 9601 XXXXX Compra

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CASO N 3 COMPRA A PROVEEDORES DEL EXTERIOR

Obras de arte adquiridas por el Seguro de Enfermedad y Maternidad (S.E.M.)

Asiento N 5 Cuenta 145-55-5 301-55-2

Por la nota dbito Cuenta Individual N Proveedor / N Orden Compra

Programa 9601

Dbito XXXXX

Crdito

XXXXX

Asiento N 6 Cuenta 301-55-2 105-XX-X

Originado por el cheque Cuenta Individual Programa N Proveedor / NC Orden 5200 Compra

Dbito XXXXX

Crdito

XXXXX

Asiento N 7 Cuenta 202-XX-X 145-55-5 150-10-6

Registro del activo Cuenta Individual NC Proveedor / N Orden Compra

Programa 5200

Dbito XXXXX

Crdito

XXXXX XXXXX

CASO N 4 COMPRA A PROVEEDORES DEL EXTERIOR

Obras de arte por el Seguro de Invalidez, Vejez y Muerte (I.V.M) Asiento N 8 Cuenta 145-55-5 301-55-2 Nota de dbito Cuenta Individual NC Proveedor / N Orden Compra

Programa 5200 9601

Dbito XXXXX

Crdito

XXXXX

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Asiento N 9 Cuenta 301-55-2 105-XX-X

Cuenta Individual N Proveedor / N Orden Compra

Programa 5200 9601

Dbito XXXXX

Crdito

XXXXX

Asiento N 10 Cuenta 202-XX-X 145-55-5 150-10-6

Cuenta Individual N Proveedor / N Orden Compra

Programa

Dbito XXXXX

Crdito

XXXXX XXXXX

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CAPITULO XVII Generalidades del Procedimiento


Plaqueo de Activos en Garanta.
Una condicin en la contratacin es que el activo debe funcionar correctamente y la garanta respalda esa condicin, as que en caso de falla o avera, el proveedor esta en la obligacin de repararlo o bien entregar un activo nuevo con las mismas caractersticas y especificaciones con se adquiri, as que la Caja al plaquearlo (segn articulo 55 de este Manual) y registrarlo le da pertenencia, por lo que ningn proveedor podr alegar, que no lo recibir por tener una placa de identificacin, por lo que indistintamente de que est o no plaqueado como activo Institucional deber resarcir el dao al comprador, pues vendi algo defectuoso. Cabe indicar que la Administracin Superior de cada Unidad Ejecutora es la encargada de velar por los documentos de garanta as como verificar la seguridad de su custodia.

Criterio en Caso de Reposicin de un Bien por Prdida del Mismo.


Cuando un activo fue robado y el responsable lo repone con una de las caractersticas similares, lo que procede es que la unidad informe al ACCAS del acto en forma escrita indicando las nuevas caractersticas y el valor del bien, para as efectuar los cambios correspondientes, siempre manteniendo el mismo nmero de activo. En caso de que el responsable pague el costo de reposicin del bien, lo procedente es dar de baja al activo.

Seguimiento de las Acciones para el Resarcimiento de las Prdidas.


Segn Nota 50042 de la Auditoria Interna en fecha 17 de octubre, 2007 y en razn de que el proceso que involucra la administracin y contabilizacin de los bienes es una actividad propia de las funciones del rea de Contabilidad y Control de Activos y Suministros, esa Auditoria previene que en todos los casos donde se determinen faltantes de inventarios y si cumplido el plazo dado a la Administracin para aportar las justificaciones pertinentes, estas no se cumplieran, de conformidad con los deberes y responsabilidades establecidos en los artculos 10 y 17 de la Ley General de Control Interno y 63 y 64 del Manual de Normas y Procedimientos para la Administracin y Control de los Bienes Muebles le compete al rea Contabilidad y Control de Activos y Suministros, el seguimiento de las acciones para el resarcimiento de las prdidas, acciones que conllevan a la unidad ejecutora que tiene el faltante a documentar un expediente para que se ejecuten el procedimiento administrativo pertinente.

Fabricacin de Activos
La fabricacin de activos muebles queda autorizada nicamente para la Sub rea de Confeccin de Activos y Reparacin de Mobiliario cuyo costo de produccin le ser transferido a la unidad ejecutora que hizo la peticin.

Obligacin de Nombrar un Encargado de Activos.


Segn circular N 9.997 de fecha 14 de marzo de 2006 instruye a todas las unidades adscritas a las Gerencias de la CCSS, respecto a la obligacin de que se asigne un responsable encargado de activos, capacitado e idneo, para que se encargue de velar por la correcta aplicacin de los procedimientos establecidos en el Manual de Normas y Procedimientos Contables y Control de Activos y de mantener el control de los activos en

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forma irrestricta que, entre otros aspectos, implica: verificacin, identificacin, plaqueo y registro de los bienes muebles asignados, elaboracin de un plan para el control de los activos, realizacin de inventarios peridicos, cumplir con la toma fsica de inventario, establecer las causas y justificaciones cuando se determinen faltantes.

Legalidad de la Requisas.
Segn el artculo dcimo de la sesin N 660-98, celebrada por el Consejo Asesor de la Direccin Jurdica del 2 de marzo de este ao: y en relacin a solicitud de criterio respecto a la posibilidad de que los agentes de seguridad revisen bolsos y otras pertenencias de funcionarios y personas ajenas a la Institucin, con el fin de disminuir la incidencia en hurtos y robos En vista de que el Consejo Asesor, en el Art. N de la Sesin N 610-97 del 14 de agosto de 1997 se pronunci en una consulta similar, se transcribe dicho pronunciamiento: ..La cuestin que se plantea se reduce a determinar si un vigilante

est facultado para solicitar que le muestren ciertas partes del vehculo, como por ejemplo, la cajuela trasera, o bien, pedir que le abran las puertas para realizar una inspeccin Como antecedente se aporta la jurisprudencia de la Sala Constitucional, sentada en el amparo de R.C.L. contra el Directo del Hospital San Juan de Dios. En esa oportunidad, la Sala se pronunci en el sentido de queLas medidas permanentes o espordicas, como los registros de ciertas pertenencias personales tales como maletines, bolsos, etc., son vlidamente aplicables en estos casos, para prevenir la sustraccin de bienes pblicos, en tanto no impliquen la adopcin de tratamientos que ofendan la intimidad personal ni se comprometa el buen nombre y la dignidad de las personas sujetas al registro, y al mismo tiempo se respeten las reglas de la proporcionalidad, pues la Administracin debe velar por la conservacin del patrimonio pblico y aplicar medidas de autodefensa, siempre con el nico fin de asegurar el funcionamiento normal de los servicios pblicos que, en casos como hospitales, bibliotecas, y otras instituciones en las que se trafiquen materiales valiosos y fcilmente ocultables por parte del personal o usuarios numerosos, de no realizarse esa clase de controles esos bienes seran objeto de continuadas sustracciones cuya verificacin sera muy posterior, hasta que se realizaran los controles de inventarios y casi imposibles de comprobar para efectos de imponer las sanciones necesarias Esa posicin de la Sala se condiciona nicamente a que no se viole el principio de igualdad, o sea, que se aplique las medidas de auto tutela o autodefensa por igual a todos los sujetos que se encuentren en la misma posicin, esto es sin distincin de la clase de funciones que ejerzan en la institucin, sean mdicas o administrativas, ni de su rango o jerarqua, ya que lo contrario implicara un tratamiento desigual entre los funcionarios que, en cuanto tales y con relacin a las medidas de seguridad se encuentran en la misma situacin jurdica. Analizado el asunto, y con vista del referido criterio jurisprudencial, que es totalmente compartido por el Consejo, se atiende lo consultado en el sentido de que, si ello es posible en relacin con las personas, por mayor razn pueden hacerse objeto de revisin preventiva los vehculos, en la forma que lo disponga la administracin, siempre y cuando haya razonabilidad y proporcionalidad en el tipo de medidas cautelares que se adopten, y se aplique en forma general y sin ningn tipo de discriminacin. Direccin Jurdica Licda. Isabel Martnez
Meneses. Abogada.

Bienes adquiridos que ingresen debidamente antes de ser cancelados.


Segn circular N GDF-9.794 de fecha 01 de marzo de 2006, y conforme a recomendacin de la Auditoria Interna a travs de informe AFC-005-A-2006, se instruye a las unidades que disponen de presupuesto sobre la responsabilidad de vigilar para que los bienes adquiridos ingresen debidamente antes de ser cancelados. Esto en concordancia con lo establecido en el artculo 108 del Reglamento General de la Ley de Contratacin Administrativa.

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Indistintamente del monto de lo hurtado o sustrado se debe denunciar los hechos ya sea ante la institucin o ante las entidades pblicas que corresponda.
Segn el Lic. Manuel Gdo. Gonzlez Carranza, Jefe de la Seccin Tcnica de Investigacin de la CCSS, segn Nota STI-0932-03 de fecha 16 de octubre 2003: en

razn de ser Bienes Institucionales pblicos la Ley General de Administracin Pblica y el Cdigo Procesal Penal sealan que cuando se refieren a delitos pblicos o daos a equipos de Instituciones Pblicas, no cuentan el monto de dicho dao, por tal motivo aunque el Organismo de Investigacin Judicial no reciba la denuncia, los funcionarios de la Institucin estn obligados a tratar de buscar los responsables para as efectuar el resarcimiento del dao, Por lo que se debe abrir un proceso de investigacin administrativa con el fin de determinar en primera instancia si existe responsabilidad de algn funcionario Con el fin de ordenar el debido proceso a efectos de que la institucin sea resarcida de la perdida y se aplican las medidas disciplinarias que correspondan. Por otra se aclarara que cuando se trate de hurtos o robos de bienes personales, cada perjudicado deber tramitar personalmente la denuncia ante el rgano competente.

Directrices que deben observar los funcionarios (as) obligados (as) a presentar el Informe final de su gestin.
En atencin inciso e), artculo 12 de la Ley General de Control Interno N 8292, y a las directrices emitidas por la Contralora General de la Repblica sobre el asunto, se remiten las Directrices que deben observar los funcionarios obligados a presentar el informe final de su gestin, publicadas en el Diario Oficial La Gaceta N131 de fecha 07 de julio del 2005. Dichas directrices sern de acatamiento obligatorio para los(as) funcionarios(as) que ocupen puestos de jefaturas reales y efectivas. Cuando una jefatura se entere que algunos de sus subalternos, que deben presentar el informe final de la gestin, est prximo a finalizar su relacin con la Caja, deber comunicarle por escrito, en ese momento, que debe cumplir con las presentes Directrices. El informe final deber ser presentado a ms tardar tres das hbiles antes de finalizar sus labores, mediante nota firmada, con las respectivas copias, segn establece el punto 7 de las mismas Directrices. ..Cabe destacar que el documento incluye en el artculo 9, lo referente a la entrega formal de activos. Para el caso especfico de los funcionarios de la Institucin, se deber realizar mediante un informe de activos, el cual debe entregarse al superior inmediato, con copia al encargado (a) de los activos del respectivo centro. De los puntos de Control.

De los Inventarios.
El inventario anual Institucional, el cual nos ocupa, es el principal punto de control, ya que es un indicador general que presenta la situacin real de los activos en la Caja, nos determina cual es el grado de faltantes o de sobrantes e inconsistencias total, si este faltante se incrementa ao con ao o si por el contrario, si la situacin mejora, es decir, que un inventario permanente es en s un monitoreo de los activos y determina las desviaciones que se pueden estar generando en determinada zona del pas, al cual se le debe brindar la atencin inmediata (como capacitacin, intervenciones, evaluaciones especiales, etc.).

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Inventarios selectivos: Existen diferentes formas de efectuar estos inventarios: Inventario de piso, inventario de escritorio, o inventarios por funcionario, inventario por servicio. Es decir, dependiendo de la finalidad de la evaluacin as se programa el tipo de inventario. El inventario selectivo por funcionario: Consiste en tomar de la lista de trabajadores de determinada unidad ejecutora a varios de ellos en forma aleatoria y verificar que los activos a cargo de esos funcionarios y que aparecen en el registro de control interno de la unidad se encuentren fsicamente y debidamente contabilizados.

De la Atencin a los Informes de Evaluacin de los Inventarios.


Despus de procesados los inventarios los consultores de negocio del ACCAS encargados de cada regin enviarn a las correspondientes unidades ejecutoras un informe con los detalles de los faltantes y sobrantes (si existen) y dems inconsistencias halladas, as como las acciones correctivas que la unidad evaluada deber cumplir con el fin de corregir las inconsistencias encontradas. Este punto de control es de relevante importancia su seguimiento ya que de no cumplir a cabalidad con las disposiciones emanadas del ACCAS seguirn apareciendo en los inventarios subsiguientes e inclusive podran aumentar ao con ao. Adems otro punto de control en este sentido es la obligacin de justificar las diferencias de inventario. Cuando no exista justificacin o se demuestre responsable por negligencia o dolo, el Superior Jerrquico de cada Centro queda obligado a iniciar las acciones resarcitorias, independientemente del Proceso Disciplinario que se siga en cada caso particular.

De la Revisin del los Informes Mensuales Producto del Cierre Contable.


Con el Proceso de Cierre Contable Mensual se originan los siguientes informes: Informe de Movimientos Detallado por Unidad y Servicio, Informe de Activos

Trasladados a la Unidad Ejecutora e Informe Depreciacin Consolidado por Unidad y Servicio, mismos que son enviados a las correspondientes unidades

ejecutoras para su revisin, este punto de control es importante, ya que permite corregir en forma oportuna cualquier error al momento de contabilizar los bienes, y no esperar a detectarlos con el inventario donde resulta ms difcil y costoso su localizacin.

De los puntos de Control.


La Reevaluacin anual de los activos Institucionales acorde con los ndices del Banco Central (IPPI), las provisiones del ejercicio destinadas a depreciacin de activos, y la verificacin del precio correcto de los activos (tipo de cambio correcto cuando se pacta el pago en otra moneda diferente al coln), todos estos procesos son otros puntos de control necesarios para mantener una sana contabilidad en la Caja.

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Comentario sobre Marco Regulatorio.


Responsabilidad del patrono y empleado por activos que utiliza en sus funciones o tareas

Sobre el Cdigo de Trabajo. ARTCULO 69.- Fuera de las contenidas en otros artculos de este Cdigo, en sus Reglamentos y en sus leyes supletorias o conexas, son obligaciones de los patronos: ....... d) Dar oportunamente a los trabajadores los tiles, instrumentos y materiales necesarios para ejecutar el trabajo convenido, debiendo suministrarlos de buena calidad y reponerlos tan luego como dejen de ser eficientes, siempre que el patrono haya consentido en que aqullos no usen herramienta propia; ARTCULO 71.- Fuera de las contenidas en otros artculos de este Cdigo, en sus Reglamentos y en sus leyes supletorias o conexas, son obligaciones de los trabajadores: . a) Desempear el servicio contratado bajo la direccin del patrono o de su representante, a cuya autoridad estarn sujetos en todo lo concerniente al trabajo; b) Ejecutar ste con la intensidad, cuidado y esmero apropiados, y en la forma, tiempo y lugar convenidos; c) Restituir al patrono los materiales no usados y conservar en buen estado los instrumentos y tiles que se les faciliten para el trabajo; es entendido que no sern responsables por deterioro normal ni del que se ocasione por caso fortuito, fuerza mayor, mala calidad o defectuosa construccin; ARTCULO 72.- Queda absolutamente prohibido a los trabajadores:
.. d) Usar los tiles y herramientas suministrados por el patrono, para objeto distinto de aqul a que estn normalmente destinados, y.

Sobre la ley General de Control Interno.


Artculo 8Concepto de sistema de control interno. Para efectos de esta Ley, se entender por sistema de control interno la serie de acciones ejecutadas por la administracin activa, diseadas para proporcionar seguridad en la consecucin de los siguientes objetivos: a) Proteger y conservar el patrimonio pblico contra cualquier prdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal. b) Exigir confiabilidad y oportunidad de la informacin. c) Garantizar eficiencia y eficacia de las operaciones. d) Cumplir con el ordenamiento jurdico y tcnico. Artculo 10. Responsabilidad por el sistema de control interno. Sern responsabilidad del
jerarca y del titular subordinado establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno institucional. Asimismo, ser responsabilidad de la administracin activa realizar las acciones necesarias para garantizar su efectivo funcionamiento.

Artculo 16. Sistemas de informacin. Deber contarse con sistemas de informacin que permitan a la administracin activa tener una gestin documental institucional, entendiendo esta como el conjunto de actividades realizadas con el fin de controlar, almacenar y, posteriormente, recuperar de modo adecuado la informacin producida o recibida en la organizacin, en el desarrollo de sus actividades, con el fin de prevenir cualquier desvo en los objetivos trazados. Dicha gestin documental deber estar estrechamente relacionada con la gestin de la informacin, en la que debern

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contemplarse las bases de datos corporativas y las dems aplicaciones informticas, las cuales se constituyen en importantes fuentes de la informacin registrada. En cuanto a la informacin y comunicacin, sern deberes del jerarca y de los titulares subordinados, como responsables del buen funcionamiento del sistema de informacin, entre otros, los siguientes: a) Contar con procesos que permitan identificar y registrar informacin confiable, relevante, pertinente y oportuna; asimismo, que la informacin sea comunicada a la administracin activa que la necesite, en la forma y dentro del plazo requerido para el cumplimiento adecuado de sus responsabilidades, incluidas las de control interno. Armonizar los sistemas de informacin con los objetivos institucionales y verificar que sean adecuados para el cuido y manejo eficientes de los recursos pblicos. Establecer las polticas, los procedimientos y recursos para disponer de un archivo institucional, de conformidad con lo sealado en el ordenamiento jurdico y tcnico.

b)

c)

Artculo 17. Seguimiento del sistema de control interno. Entindese por seguimiento del

sistema de control interno las actividades que se realizan para valorar la calidad del funcionamiento del sistema de control interno, a lo largo del tiempo; asimismo, para asegurar que los hallazgos de la auditoria y los resultados de otras revisiones se atiendan con prontitud. En cuanto al seguimiento del sistema de control interno, sern deberes del jerarca y los titulares subordinados, los siguientes: a) Que los funcionarios responsabilizados realicen continuamente las acciones de control y prevencin en el curso de las operaciones normales integradas a tales acciones. Que la administracin activa realice, por lo menos una vez al ao, las auto evaluaciones que conduzcan al perfeccionamiento del sistema de control interno del cual es responsable. Asimismo, que pueda detectar cualquier desvo que aleje a la organizacin del cumplimiento de sus objetivos. Que sean implantados los resultados de las evaluaciones peridicas que realizan la administracin activa, la Auditoria Interna, la Contralora General de la Repblica, la Auditoria Externa y dems Instituciones de Control y Fiscalizacin que correspondan, dentro de los diez das hbiles siguientes a su notificacin.

b)

c)

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Del Manual de Normas Generales de Control Interno para la Contralora General de la Republica y las Entidades y rganos sujetos a su fiscalizacin1 establece en su artculo 4.15.
La exactitud de los registros sobre activos y disponibilidades de la institucin deber ser comprobada peridicamente mediante la verificacin y el recuento fsico de esos activos u otros como la informacin institucional clave. La misma Contralora General de la Republica en la declaracin interpretativa que hace de ese artculo dice: La necesidad de contar con informacin financiera, administrativa y de otra naturaleza para la toma de decisiones es indicativa de la importancia de que los registros sean oportunamente actualizados y, aun ms, de que sean exactos y confiables. Una prctica orientada a fomentar estos dos atributos es la verificacin fsica de las cantidades y caractersticas de los activos que puedan ser sujetos a recuento, como son el mobiliario y equipo, los vehculos, los suministros en bodega, as como la informacin y el conocimiento clave para la institucin. La aplicacin de esta medida pretende detectar eventuales discrepancias entre los registros y los activos o existencias fsicas, que pueden obedecer a causas tales como la sustraccin, la omisin de anotaciones o una contabilizacin o custodia errnea. En consecuencia, una vez efectuado el inventario fsico, es preciso analizar las desviaciones y su origen, a efecto de implantar las acciones procedentes para corregir o ajustar los registros y, si es del caso, mejorar el control. Por su parte, el jerarca deber establecer y mantener actualizadas las polticas que debern observarse en cada caso.

Del Manual de Normas y Procedimientos para la Administracin y Control de los Bienes Muebles en su artculo 36.2 establece:
Los funcionarios que requieran bienes para realizar las labores asignadas, sern responsables de la custodia, uso, y mantenimiento de esos bienes y estn en la obligacin de presentar los activos cuando la administracin as lo requiera Los artculos 12 y 13 del Instructivo que regula los Faltantes y Sobrantes de Inventarios Fsicos de Activos, Artculos varios, Dinero en Efectivo, Valores y otros, literalmente dicen: Artculo No. 12: Todo Jefe de Unidad de Trabajo o el empleado en quien ste delegue, est obligado a responder ante la Caja por el faltante detectado en un inventario, salvo que el mismo se origine en causas justificadas.Artculo No.13: Toda diferencia negativa de bienes muebles y materiales no justificada plenamente, ser analizada por la Seccin encargado del control, en conjunto con la Unidad afectada, determinando y/o recomendando si se procede al cobro respectivo.

Del Artculo 18 de la Normativa de Relaciones Laborales de la Caja se lee de la siguiente forma:


......Es obligacin de los trabajadores(as) conservar en buen estado las maquinarias, instrumentos y tiles que se les entregan para la ejecucin de las labores y velar porque no sufran mayor deterioro que el normal exigido por el trabajo. Tambin es obligacin de los trabajadores(as) devolver al jefe respectivo, o a la persona que se haya designado para ello, en la oportunidad debida, los materiales no usados o de desecho. Sern responsables por el mal uso que por su culpa se haga de los materiales, tiles e instrumentos, vehculos o maquinaria a su cargo. El trabajador (a) que por culpada
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A partir de enero 2010 se regir por las Normas de Control Interno para el Sector Pblico.

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debidamente comprobada, pierda, deteriore o no pueda dar razn de un objeto de uso en su trabajo o entregado a su exclusiva custodia, deber pagar el valor del costo o de reparacin del mismo, el cual se le deducir de su salario en no menos de cuatro amortizaciones o perodos de pago, sin perjuicio de las medidas disciplinarias que pudieran corresponder, todo lo anterior de conformidad con el artculo 46.Inciso d) del Reglamento Interior de Trabajo y 14 del Convenio de Arreglo celebrado entre la Caja y sus Sindicatos en 1978.

Mediante circular N GDF 13.271 del 29 de marzo del 2006.


Los Gerentes de Divisin solicitan a las unidades ejecutoras que de acuerdo con lo estipulado en la Ley de Control Interno, se implementen acciones tendientes a garantizar un efectivo control de los activos, evitando perdidas, despilfarro, uso indebido, irregularidades o acto ilegal. Tambin consideran los Seores Gerentes que un buen manejo de inventarios lleva a la meta de un inventario permanente que mostrar la ubicacin fsica de los bienes por unidad ejecutora, servicio responsable y funcionario a quien se le asignan bienes. En la misma circular consideran importante recordar que todo funcionario que requiera bienes para realizar las labores asignadas debe vigilar por la custodia, uso y mantenimiento preventivo de los activos que se le confieren para lo cual el jerarca superior entregar los bienes asignados mediante acta y los funcionarios quedan obligados a presentar los bienes a su superior jerrquico y a los encargados de activos de cada unidad cuando coordinan inventarios selectivos e inventario general as como a los funcionarios de la Seccin de Contabilidad de Bienes Muebles y Suministros, a los auditores internos y externos.

De la circular N GF 10.818 del 21 de febrero del 2008, Del Consejo de Gerentes.


De conformidad con lo acordado por la Junta Directiva en el Acuerdo Primero del artculo 48 de la sesin N 8040 celebrada el 9 de marzo del 2006, las Gerencias remitimos a todas las dependencias institucionales la circular N GDF-13.271 del 29 de marzo del 2006 relacionada con la implementacin de acciones tendientes a garantizar un efectivo control de los activos, evitando prdidas, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal. Se reitera la responsabilidad que nos compete para proteger y conservar todos los bienes muebles asignados, creando conciencia en todos los funcionarios de que los bienes asignados en forma general a las unidades y en particular a cada funcionario, conforman un importante rubro dentro del patrimonio institucional, de tal manera que aunado a las medidas de control que se deben aplicar, es preciso recordar que en todos los casos en que se determinen faltantes de inventario, la administracin de la Unidad Ejecutora donde se encuentran asignados y registrados contablemente los activos, debe localizar los bienes o presentar la justificacin por cada uno de los activos faltantes, aportando la documentacin probatoria dentro de los plazos sealados en los informes que emiten el rea Contabilidad y Control de Activos y Suministros. En lnea con lo anterior, se considera importante retomar el Captulo VIII sobre Responsabilidades para la administracin de los bienes muebles contenido en el Manual de Normas y Procedimientos para la Administracin y Control de Bienes Muebles, particularmente los artculos 54 y 64, de tal manera que ante la presencia injustificada de faltantes, y/o la no presentacin de la justificacin en los plazos sealados por el rea de Contabilidad y Control de Activos y Suministros, la Jefatura Superior de la Unidad Ejecutora que presenta la situacin, debe ordenar la investigacin preliminar correspondiente y con base en los resultados obtenidos valorar y determinar eventuales responsabilidades de funcionarios por actuaciones y omisiones administrativas, que

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generaron la presencia de faltantes, dentro del marco que regula la normativa de relaciones laborales institucionales. En la medida que adquiramos el compromiso para que la administracin de los bienes muebles asignados sea objeto de controles efectivos, constantes y con inventarios permanentes, estamos seguros que los resultados sern satisfactorios, y por ende, se evita la presencia de situaciones no deseables en el manejo de los activos institucionales.

Transitorio I
Recomendacin en caso de Activos para dar de Baja Adquiridos por Emprstitos del Proyecto Espaa o Finlandia.
Hasta que no se terminen los juicios que ha planteado la CCSS, lo ms recomendable es no tramitar las Bajas. Los Jueces pueden nombrar peritos para revisar los equipos y cuantificar las prdidas. Por tanto, lo recomendable en estos casos y cuando se declaran inservibles estos bienes que los mismos permanezcan en custodia hasta que todo termine, lo cual podra demorar algunos aos.

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GLOSARIO DE TRMINOS
AALDI rea Aprovisionamiento y Distribucin

ACCAS

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APLICACIN CONTABLE

Es el proceso contable automtico mediante el cual se realizan los dbitos o crditos a cada una de las cuentas contables y presupuestarias durante el proceso de corrida de los movimientos de un perodo determinado que por lo general es mensual.

ASIENTO AUTOMATICO ASIENTO DIARIO ATG

Consiste en el proceso contable que se realiza en la corrida mensual, el cual registra todas las grabaciones de los movimientos ocurridos durante un periodo dado , los cuales quedan registrados en una base de datos Refleja el movimiento realizado que debe ser de tipo cuantitativo al anotar los valores de las transacciones y de tipo cualitativo al brindar caractersticas sobre el hecho sucedido. rea Tesorera General

COMPROBABENTE DOCUMENTO COCONNTABLE

Son aquellos documentos diseados para registrar movimientos de inventarios, entre otros tenemos: N 42 N 43 N 44 N 45 N 46 N 47 N 48 N 49 N 50 (Entrada de Bienes Muebles) (Reingreso de activos) (Alta de Bienes Muebles) (Mejora de Bienes Muebles) (Traspaso de Bienes Muebles) (Venta entre Regmenes) (Baja de Bienes Muebles) (Cambio de Cdigo Bienes Muebles) (Movimiento(movimiento de depreciacin)

CONCILIACION CONTABLE
COSTO DE REPOSICION

El valor del activo si tengo que comprarlo hoy

Es la comparacin y revisin que se hace de las cuentas del Mayor General y el Mayor Auxiliar de Existencias con el fin de verificar la consistencia de los movimientos que se reflejan en ambos y que deben coincidir.

DACION DE PAGO

Se entiende como todo aquel bien que ofrece persona fsica o jurdica, publicas o privadas, como forma de pago para atender

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deudas contradas

DIIC DONACIN

Direccin Tecnologas de Informacin y Comunicacin Transferencia de activos bienes muebles propiedad de una persona fsica o jurdica a otra persona, sin remuneracin alguna

FOLIADO INVENTARIO DE ESCRITORIO

Se trata de organizar y numerar las hojas del expediente de acuerdo con un orden cronolgico. Se aplica este mtodo partiendo de la emisin de un archivo que contiene los activos registrados en la cuenta de activo fijo y se localizan uno a uno, la debilidad de este mtodo radica en que se ignorarn los activos que no estn plaqueados y registrados, por lo que no es fiable en inventarios generales, se recomienda su uso en inventarios selectivos

INVENTARIO DE PISO

INVENTARIO POR EMPLEADO

Es aquella tcnica que permite levantar el inventario partiendo de la toma fsica de cada bien que se encuentre en la unidad seleccionada, para posteriormente cotejarlo con el registro en las cuentas de activo Fijo, y as determinar faltantes y sobrantes Se levanta la toma fsica verificando los activos dados en custodia a cada funcionario.

NECESIDADES PLAQUEO REGISTRO AUXILIAR

Las necesidades que pueden originar la adquisicin de este tipo de activos sern aquellas esenciales para la operacin normal de la unidad ejecutora. Consiste en asignar un nmero de identificacin a cada uno de los bienes muebles pertenecientes a la Institucin (Puede ser la placa metlica, grabado o mediante etiqueta). Contempla todos los movimientos (Entradas y Salidas) en forma cronolgica por cuenta y sub-cuenta, por niveles a saber: Nivel Local, Nivel Regional y Nivel Institucional.

REGISTRO COMPRAS DIRECTAS

Son aquellos registros contabilizados en aquellas unidades que tienen la facultad de adquirir activos por fondos rotatorios.

REMATE

Es la venta, subasta o arrendamiento de bienes, mediante puja entre los concurrentes, bajo la condicin implcita de aceptarse como precio la oferta mayor.

SACAS

Subrea Control de Activos y Suministros

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SCAS

Subrea Contabilidad de Activos y Suministros

SEDE CENTRAL V

Son las Unidades adscritas a Oficinas Centrales, Centros de Produccin y Almacn General. Se entendern tambin como Unidades Ejecutoras.

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Anexo 1.

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Anexo 2.

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