Evaluacin administrativa del departamento de informtica Una vez elaborada la planeacin de la auditora, la cual servir como plan maestro

de los tiempos, costos y prioridades, y como medio de control de la auditora, se debe empezar la recoleccin de la informacin. Para ello se proceder a efectuar la revisin sistematizada del rea, a travs de los siguientes elementos: a) Revisin de la estructura orgnica: Jerarquas (definicin de la autoridad lineal, funcional y de asesora). Estructura orgnica Funciones Objetivos b) Se deber revisar la situacin de los recursos humanos. c) Entrevistas con el personal de procesos electrnicos: Jefatura Personal administrativo Anlisis Responsable de comunicaciones Programadores Responsable de capacitacin Responsable de internet e intranet Operadores Responsable de sala de usuarios Personal de bases de datos Personal de comunicacin y redes Responsable de redes locales o nacionales d) Se deber conocer la situacin en cuanto a: Presupuesto Recursos financieros Recursos materiales Mobiliario y equipo costos e)Se har un levantamiento del censo de recursos humanos y anlisis de situacin en cuanto a: Nmero de personas y distribucin por reas. Denominacin de puestos y personal de confianza y de base (sindicalizados y no sindicalizados) Salario y conformacin del mismo (prestaciones y adiciones) Movimientos salariales Capacitacin (actual y programa de capacitacion) Conocimientos Escolaridad Experiencia profesional Antigedad (en la organizacin, en el puesto y en puestos similares fuera de la organizacin) Historial de trabajo ndice de rotacin del personal. Programa de capacitacin (vigente y capacitacin otorgada en el ltimo ao)

Se deber revisar el grado de cumplimiento de los documentos administrativos/l Organizacin Normas y polticas Planes de trabajo Controles Estndares Procedimientos La informacin nos servir para determinar: Si las responsabilidades en la organizacin estn definidas adecuadamente. Si la estructura organizacional est adecuada a las necesidades. Si el control organizacional es el adecuado Si se tienen los objetivos y polticas adecuadas, si se encuentran vigentes y si estn bien definidas. Si existe la documentacin de las actividades, funciones y responsabilidades. Si los puestos se encuentran definidos y sealadas sus responsabilidades. Si el anlisis y descripcin de puestos est de acuerdo con el personal que los ocupa. Si se cumplen los lineamientos organizacionales. Si el nivel de salarios est de acuerdo con el mercado de trabajo. Si se tiene un programa de capacitacin adecuado y si se cumple con l. Si los planes de trabajo concuerdan con los objetivos de la empresa. Si se cuenta con los recursos humanos necesarios que garanticen la continuidad de la operacin o si se cuenta con los indispensables. Si se evalan los planes y se determinan las desviaciones. Si se cumple con los procedimientos y controles administrativos. La organizacin debe estar estructurada de tal forma que permita lograr eficiente y eficazmente los objetivos, y que esto se logre a travs de una adecuada toma de decisiones. Una forma de evaluar la forma en que la gerencia de informtica se est desempeando es mediante la evaluacin de las funciones que la alta gerencia debe realizar: Planeacin: Determinar los objetivos del rea y la forma en que se van a lograr estos objetivos. Organizacin:Proveer de las facilidades, estructura, divisin del trabajo, responsabilidades, actividades de grupo y personal necesario para realizar las metas. Recursos humanos: Seleccionando, capacitando y entrenando al personal requerido para realizar las metas. Direccin: Coordinando las actividades, proveer liderazgo y gua, y motivando al personal.

 Control: Comparando lo real contra lo planeado, como base para realizar los ajustes necesarios. Principales planes que se requieren dentro de la organizacin de informtica Estudio de viabilidad Investiga los costos y beneficios de los usos a largo plazo de las computadoras, y recomienda cuando debe o no usarse. En caso de requerirse el uso de la computacin, sirve para definir el tipo de hardware, el software y el equipo perifrico y de comunicacin necesarios para lograr los objetivos de la organizacin. El estudio de viabilidad consiste en la evaluacin para determinar, primero, si la computadora puede resolver o mejorar un determinado procedimiento, y segundo, cul es la mejor alternativa. Planeacin de cambios, modificaciones y actualizacin Especifica las metas y actividades que se deben realizar para lograr los cambios y modificaciones, su independencia, tiempos, responsables y restricciones, cuando la organizacin toma la decisin de hacer cambios sustanciales de software, hardware, comunicacin o equipos perifricos. Plan maestro El plan maestro o plan estratgico de una instalacin informtica define los objetivos a largo plazo y las metas necesarias para lograrlo. Una de las principales obligaciones del rea de gerencia en informtica es la construccin de un plan maestro. El plan maestro debe contener los objetivos, metas y actividades generales a realizar durante los siguientes aos, incluyendo los nuevos sistemas que se pretenden implementar. Puede comprender un periodo corto o largo, dependiendo de las caractersticas y necesidades de la organizacin, y de lo cambiante de los sistemas. Plan de proyectos Consiste en el plan bsico para desarrollar determinado sistema y para asegurarse que el proyecto es consistente con las metas y objetivos de la organizacin y con aquellos sealados en el plan maestro. Es importante que este plan no solo contemple los sistemas, sino tambin las prioridades y el momento en el cual se desarrollarn los sistemas. Plan de seguridad: seguros, contingencias y recuperacin en caso de siniestro Una instalacin de informtica est expuesta a sufrir un desastre por muchas razones: huracanes, fuego, inundaciones, terremotos, sabotaje, fraude, problemas de equipo. Se debe tener un plan que permita eliminar en lo posible la ocurrencia de un desastre o de prdida por causas internas o externas a la organizacin Se debe contar con una adecuada planeacin sobre los seguros que se deben tener en caso de que ocurra un desastre. Tambin se debe tener un plan de recuperacin para que en caso de que ocurra un desastre la instalacin se encuentre en funcionamiento en el menor tiempo posible y con el menor impacto para la organizacin. Evaluacin de la estructura orgnica

Para lograr la evaluacin de la estructura orgnica se deber solicitar el manual de organizacin de la direccin, el cual deber comprender, como mnimo: Organigrama con jerarquas Funciones Objetivos y polticas Anlisis, descripcin y evaluacin de puestos. Manual de procedimientos. Manual de normas. Instructivos de trabajo o guas de actividad. Tambin se deben solicitar: Objetivos de la direccin Polticas y normas de la direccin Planeacin El director de informtica y aquellas personas que tengan un cargo directivo deben llenar los cuestionarios sobre estructura orgnica, funciones, objetivos y polticas. Bsicamente, el departamento de informtica puede estar dentro de alguno de estos tipos de dependencia: a) Depende de alguna direccin o gerencia, la cual normalmente, es la direccin de finanzas. El que informtica dependa del usuario principal, normalmente se presenta en estructuras pequeas o bien que inician en el rea de informtica. b)La segunda posibilidad es que la direccin de informtica dependa de la gerencia general; esto puede ser en lnea o bien en forma de asesora. c) La tercera posibilidad es para estructuras muy grandes, en las que hay bases de datos, redes o bien equipos en diferentes lugares. En esta estructura se considera la administracin corporativa. La direccin de informtica depende de la gerencia general y existen departamentos de informtica dentro de las dems gerencias, las cuales reciben todas las normas, polticas, procedimientos y estndares de la direccin de informtica, aunque funcionalmente dependan de la gerencia a la cual estn adscritas. La direccin de informtica es la responsable de las polticas, normatividad y controles. d) La cuarta forma de organizacin es la creacin de una compaa independiente que d servicio de informtica a la organizacin. Estructura orgnica Uno de los elementos ms crticos es el relativo al personal y a su organizacin. Un personal calificado, motivado, entrenado y con la adecuada remuneracin, repercute directamente en el buen desempeo del rea de informtica. Funciones

Las funciones en informtica pueden diferir de un organismo a otro, aunque se designen con el mismo nombre; por ejemplo la funcin del programador en una organizacin puede ser diferente en otra organizacin. Objetivos Uno de los posibles problemas o descontentos que puede tener el personal es el desconocimiento de los objetivos de la organizacin, lo cual puede deberse a una falta de definicin de los objetivos; esto provoca que no se pueda tener una planeacin adecuada. Entrevistas con el personal de informtica Se debern efectuar entrevistas con el personal de informtica, para lo cual puede entrevistarse a un grupo de personas elegidas, sin dejar de sealar que quienes deseen exteriorizar sus opiniones lo podrn hacer en un lugar y hora determinados. En algunos casos es conveniente proporcionar un nmero telefnico para poder hacer la reunin fuera de la direccin de informtica y hay que solicitar que las opiniones sean debidamente fundamentadas. Esto nos servir para determinar: Grado de cumplimiento de la estructura organizacional administrativa. Grado de cumplimiento de las polticas y los procedimientos administrativos. Satisfaccin e insatisfaccin Capacitacin Observaciones generales Situacin presupuestal y financiera Presupuestos Se obtendr informacin presupuestal y financiera del departamento, as como del nmero de equipos y caractersticas para hacer un anlisis de su situacin desde un punto de vista econmico. Entre esta informacin se encuentra: Costos del departamento, desglosado por reas y controles. Presupuesto del departamento, desglosado por reas. Caractersticas de los equipos, nmero de ellos y contratos.