ARCHIVO

Las empresas modernas han ampliado sus dimensiones, intensificado su ritmo de trabajo, sus operaciones son más complejas; a consecuencia un aumento en el valor dado a la información, ya que las posibilidades de éxito se basan en una cuidadosa programación y en un preciso conocimiento de datos que no pueden ser confiados a la memoria de ningún individuo sino a la memoria colectiva de la empresa: el archivo.

Importancia del Archivo La principal importancia del archivo es conservar la documentación debidamente clasificada y ordenada en forma tal, que puede obtenerse información rápida y precisa.

En una empresa debe archivarse todo documento que tenga valor para ella, tomando en cuenta no sólo las relaciones comerciales, sino también las obligaciones que le impone la ley.

Tipos de Archivos Existen dos tipos de archivos, son los siguientes:   Archivos departamentales. Archivo Central.

ARCHIVOS DEPARTAMENTALES Son los archivos que pueden conseguirse en cada uno de los departamentos de una empresa generalmente difieren entre sí, ya que el tipo de información que proporcionan varía de acuerdo con la actividad del departamento al cual sirven.

ARCHIVO CENTRAL En algunas empresas se considera ventajoso tener archivos centrales.

Con el uso de estos archivos puede esperarse la obtención de información más rápida, eficiente ya que se puede: a. Disponer de personal debidamente entrenado. b. Introducir criterio único de clasificación. c. Delimitar responsabilidades. d. Economizar en el espacio, equipo y material.

En el archivo central habitualmente se conserva material de naturaleza general, así como copias de reportes e informes de índole departamental que sea de interés para los demás departamentos y cuyos originales se conservan en el archivo del departamento que lo ocasionó.

Debido a la índole confidencial de algunos documentos, tales como: expedientes del personal y nóminas de pago, éstos no se envían al archivo central.

EQUIPOS PARA ARCHIVAR Los sistemas principales de ordenación y conservación del material de archivo son:      Archivadores verticales. Archivadores laterales. Estanterías abiertas y cerradas. Equipo especial. Equipo auxiliar.

ARCHIVADORES VERTICALES Estos muebles se fabrican generalmente en metal y madera prefiriéndose los de metal, porque ofrecen mayor protección a la documentación, los de madera

los hay de dos. tres. Estos archivadores pueden ser abiertos o cerrados. cuatro y ocasionalmente cinco. Los porta-carpetas están provistos de unos dispositivos de suspensión . lo que permite su identificación son los rótulos verticales. ARCHIVADORES VERTICALES ARCHIVADORES LATERALES Los archivadores laterales son muebles donde los documentos se archivan en carpetas colocadas en posición vertical de canto.pueden ser atacados por la polilla y otros insectos. Las carpetas pueden estar colocadas directamente o suspendidas en portacarpetas. la altura varía según el número de gavetas. Existen archivadores de distintos tipos y tamaños. Los cerrados tienen puertas corredizas o de batientes ajustadas con bisagras y los anaqueles pueden ser fijos o deslizables. Para mayor garantía y seguridad es conveniente que el equipo que se seleccione sea a prueba de fuego.

EQUIPOS ESPECIAL . Este tipo de archivador se está difundiendo cada vez más. y que reduce el sitio destinado para archivar. tiene una gran capacidad. ARCHIVADORES LATERALES Estos muebles presentan diferencias según los fabricantes. hasta muebles metálicos o de madera con puertas corredizas o de batientes. ocupando poco espacio en profundidad. varían las formas de las carpetas y los dispositivos que aseguran la suspensión.que se deslizan sobre unos rieles metálicos colocados en la parte superior de los anaqueles del archivador. según convenga al material usado en la documentación que deba conservarse. ESTANTERÍAS ABIERTAS O CERRADAS Las estanterías para archivo pueden ser desde simples armazones metálicos para colocar archivos inactivos. según las necesidades del caso. Los entrepaños pueden ser fijos o deslizables.

comprende los diseñados para casos específicos. ARCHIVADORES ELÉCTRICOS . tales como: Los archivadores giratorios son especiales para conservar correspondencia y material relacionado con los procesos administrativos de la empresa.Los equipos especiales de muebles para archivo. pero su costo es muy elevado. ARCHIVADORES GIRATORIOS Los archivadores eléctricos permiten la rápida localización de los documentos.

DIBUJOS Y PLANOS Los archivadores para departamentos de reproducción y duplicación son especiales para conservar copias. clichés. EQUIPO AUXILIAR Son las bandejas de escritorio que se utilizan para colocar en ellas la correspondencia. . arquitectos. ARCHIVADORES PARA MAPAS. entre otros. Una puede destinarse a la correspondencia recibida en consideración o estudio. dibujos y planos son usados por oficinas de contratistas. matrice. otra para la correspondencia despachada y lista para ser enviada al correo y la última para los papeles destinados al archivo. entre otros. estarcidos y diseños. éstas pueden ser de metal o de madera.Los archivadores para mapas. compañías de seguros.

Las guías. el cual señala la clasificación establecida. y se leen de izquierda a derecha.MATERIALES PARA ALMACENAR Los materiales para archivar. Traen una superficie saliente denominada pestaña destinada a mostrar el índice. 3. los cuales pueden ser de un medio. LAS GUÍAS Son piezas fabricadas generalmente de cartón o fibra prensada cuyo objetivo es el de establecer divisiones dentro de los muebles para archivar. 4. Tarjetas. llamados cortes. 6. 2. GUÍAS . Estas posiciones se determinan según el lugar en que estén. Carpetas. un tercio o un quinto del ancho de la guía y pueden estar en varios lugares llamados posiciones. Las pestañas son de diferentes anchos. Rótulos. Colgantes. Bibliorato 5. Membretes. se mencionan a continuación: 1. 7.

movibles o cambiables que pueden desplazarse sobre el borde de la guía y bifocales que facilitan grandemente la lectura puesto que en ellas las indicaciones ganan en tamaño y con ello en visibilidad. Las pestañas a su vez pueden ser fijas cuando no pueden cambiarse a voluntad. 2. que son ideal para el archivo porque el material de fabricación de la misma es de gran resistencia. protege la documentación por mucho tiempo. Uso de las carpetas: CARPETAS En cuanto a su presentación encontramos carpetas de fibra. por apoyo o por perforación. CARPETAS Son cartulinas dobladas en dos. que tienen como objetivo proteger la documentación archivada. puede ser en forma libre. También existen en el mercado otras . Pueden colocarse las guías de frente o de lado dependiendo del mueble donde se ubiquen. En cuanto a la visibilidad las guías pueden traer la pestaña recta o inclinada.Uso de las guías: 1.

que se introduce en el archivador. se fabrican en varios colores. como por ejemplo para presentar informes. COLGANTES RÓTULOS Son tirillas de papel que se adhieren a las pestañas de las carpetas donde se escribe el nombre del expediente. engomados en la parte posterior y con pequeñas perforaciones que permiten separarlos fácilmente. que se usan casi siempre para casos especiales. ROTULO S GANCHOS SUJETADORES DE METAL . COLGANTES Son dos hojas de cartulina que traen en la parte superior un aditamento a manera de ganchos que permite apoyarlos en una armadura de metal.especiales elaboradas de un material fino.

por último el nombre de pila. BARRA CORREDERAS BRAZO GANCHO SUJETADOR REGLAS PARA LA CLASIFICACIÓN DE LAS UNIDADES DE ARCHIVO Para clasificar las unidades de archivo. Para realizar clasificación por nombres de personas. Empresas. Clasificación por Nombres de Personas Consiste en disponer. Instituciones Gubernamentales. Invierta el nombre del individuo. de acuerdo a ciertas normas. luego el apellido materno. los apellidos y nombres de las personas cuyos nombres serán objeto del proceso de archivar. colocando primero el apellido paterno. y existen de brazo corto y de brazo largo para usarse de acuerdo con la cantidad de documentos a sujetar.Sirven para asegurar firmemente los documentos a las carpetas. Ejemplo: NOMBRE NOMBRES . se deben cumplir las normas siguientes: 1. se realiza por:    Nombres de personas. Los más utilizados son los que miden 7cm. seguido del segundo nombre o de sus iniciales.

Determinar cada una de la unidades de archivo de que consta el nombre. Clasificar y ordenar como parte del apellido los prefijos Van. 7. La. Des. Alberto Arias Meza. Establecer el orden alfabético entre varios nombres comparando las primeras unidades letra por letra. 6.CLASIFICADOS Alberto Ravelo Raúl Arias Meza Luis J. 2. Juan Antonio Escalante José Joaquín Ramírez Campos Escalant e.) colocadas después de la palabra donde se efectuó dicha transposición. 3° UNID. José Joaquín 5. UNID. las terceras cuando las primeras y las segundas son idénticas y así sucesivamente. Las segundas unidades se toman en cuenta cuando las primeras son idénticas. Ejemplo: NOMBRE Luis García Mc Donald CLASIFICACIÓN 1° UNID 2° UNID 3° UNID ORDEN ALFABETICO García Mc Donald. Mac. Luis Du Fresne Gil. Luis J. Juan Antonio Campos. García Gil Ravelo. Mc. 4° UNID. Raúl García Gil. La unidad de archivo es cada una de las partes en que se divide el nombre de una persona o empresa y que se toma en cuenta para clasificar y archivar. después de hecha la transposición. Ejemplo: CLASIFICACIÓN NOMBRE 1°. Rosa . 4. Toda transposición debe indicarse por medio de una coma (. 3. Ramírez 2° UNID. del. O´. Du. entre otros. D´.

Colocar los términos que indican parentesco. Rosario Díaz (de) Rivas. Luis (Teniente) 9. Rosario 10. Para clasificar el nombre de una mujer casada. Tomar en cuenta la ubicación geográfica para identificar y establecer el orden alfabético cuando el nombre de dos o más personas sea idéntico. Clasificación por Empresas Consiste en disponer de acuerdo a ciertas normas los nombres de las empresas cuya documentación será objeto del proceso de archivar. Ejemplo: NOMBRE Tte. Luis Rivera CLASIFICACIÓN 1° UNID 2° UNID ORDEN ALFABETICO Rivera. Las partes de los nombres encerrados entre paréntesis no forman unidad de archivo. Rosa García Mc Donald. Luis (Teniente) Rivera. y sólo se tomarán en cuenta para determinar el orden alfabético en el caso de que existan nombres idénticos. Ejemplo: NOMBRE Rosario Díaz de Rivas Díaz (de) CLASIFICACIÓN 1° UNID 2° UNID 3° UNID ORDEN ALFABETICO Rivas. encerrados entre paréntesis en el mismo orden en que aparezcan. se considera como primera unidad de archivo el apellido de soltera seguida de la primera preposición (de) entre paréntesis luego el apellido de casada. títulos o grados académicos. . Luis 8. títulos religiosos.Rosa Du Fresne Gil Du Fresne Gil. entre otros.

& Gómez Cía. se deben cumplir las normas siguientes: 1. A. a A. Dejar en el mismo orden en que se escribe la denominación de empresas sólo aquellas que no contengan el nombre de un individuo. (y) Hermanos 3. antes de hacer la clasificación correspondiente. L.Para realizar clasificación por empresas. M.M: Ruiz y Hermanos Ruiz. Ejemplo: NOMBRE 1° UNID 2° UNID CLASIFICACIÓN 3° UNID 4° UNID 5° UNID PREVEN CA CALEV Pretensad Venezolan os Luz os Eléctrica (de) C. R. Cuando la denominación de una empresa aparece el nombre de una persona. Ernesto (&) Compañía L. Ejemplo: NOMBRE 1° UNID CLASIFICACIÓN 2° UNID 3° UNID 4° UNID Ernesto Gómez R. el mismo se traspone y el resto de la denominación de la empresa se coloca al final. Venezuel C. Investigue y determine cuál es el nombre completo de una empresa cuando aparezca en forma de siglas. . Ejemplo: NOMBRE 1° UNID CLASIFICACIÓN 2° UNID 3° UNID Lav-0-Mat Otis Elevator Company Lav-0-Mat Otis Elevator Company 2.

se deben cumplir las normas siguientes: 1. Ejemplo: NOMBRE 1° UNID CLASIFICACIÓN 2° UNID 3° UNID Ernesto Gómez R. preposiciones y conjunciones.Clasificación de Instituciones Gubernamentales Consiste en disponer de acuerdo a ciertas normas los nombres de instituciones gubernamentales cuya documentación será objeto del proceso de archivar. Ernesto (&) L. & Gómez Cía.) y la preposición (de) entre paréntesis al final. el resto de la especificación como segunda unidad. como primera unidad de archivo. R. debe considerarse el nombre de la nación para la clasificación primaria y el de la institución para la clasificación secundaria. encerrando entre paréntesis los artículos. separados por una coma (. M. (y) 3. República (de) Brasil. L. La secuencia natural los nombres de las oficinas gubernamentales nacionales o extranjeras. Para realizar la clasificación por instituciones gubernamentales.M: Ruiz y Hermanos Ruiz. NOMBRE 1° UNID 2° UNID CLASIFICACIÓN 3° UNID 4° UNID 5° UNID . Cuando se clasifiquen nombres de instituciones gubernamentales extranjeras. do Brasil El Salvador. Clasificar el nombre de la nación en su propio idioma. EE. Ejemplo: NOMBRE 1° UNID CLASIFICACIÓN 2° UNID 3° UNID República de El Salvador EE.UU. UU (do) 2.

lo siguiente:    Las reglas para clasificar y ordenar alfabéticamente constituye la base principal de cualquier método de archivo que se adopte. República (de) Ministerio (de) Educaci ón Pública MÉTODOS DE ARCHIVAR Existen varios métodos de archivar. El método geográfico es aquel que tiene como base el alfabeto. El método por asunto o temático que según sus variantes. El método alfabético cuya base es el alfabeto. en un archivo por el método alfabético. nombres. En algunas ocasiones. c. pero también la ubicación geográfica del corresponsal. Para establecer el orden alfabético es necesario conocer las letras del alfabeto. . El índice da la pauta de la clasificación establecida de acuerdo con el método escogido. las letras de menor uso se agrupan aparte. números o combinaciones. b. los más usados son los siguientes: a. puede tener como base el alfabeto solamente o combinado con números.Ministerio de Educación Pública de la República de Colombia Colombi a. pueden aparecer: letras. Uso de los Métodos de Archivar Para hacer uso de cualquier método de archivo hay que tener en cuenta.

 Al hacer la clasificación debe escogerse el nombre o asunto que tiene más posibilidades de ser usado para pedir el documento. Ejemplo: . Los puntos de referencia para a clasificación de correspondencia consiste en determinar bajo que nombre o asunto va a archivarse el documento. 2. 5. El asunto. A este proceso se le denomina establecer referencias cruzadas. La ubicación geográfica. Hojas de referencia. Existen cinco puntos de referencia para realizar la clasificación: 1. una vez archivado. El destinatario. El firmante. Esta hoja se archiva en la carpeta del individuo o empresa de quien se hace la referencia. REFERENCIAS CRUZADAS Aunque la documentación no debe ser archivada sino en un sólo sitio. debe establecerse relación entre el nombre por el cual puede ser solicitada y el nombre bajo el cual está archivada. Se usa papel de color llamativo y del tamaño empleado para la correspondencia. Utilidad de Referencias Cruzadas Establecer referencia cruzada es ordenar un nombre en forma diferente a como debe escribirse al seguir las reglas de clasificación. por lo tanto. sin embargo puede ser solicitada por diferentes nombres. Referencia en Tarjetas HOJAS DE REFERENCIAS Es recomendable usar la hoja de referencia cuando ésta se refiere a un documento en especial y no a todo lo archivado en el expediente. 2. 3. El membrete. 4. Existen dos formas de establecerlas mediante: 1.

. Como titulo se anotará el nombre bajo el cual puede ser pedida la documentación.REFERENCIAS CRUZADAS Nombre o asunto: Aponte. en el cuerpo de la tarjeta la palabra “VEASE” e inmediatamente debajo el nombre del expediente donde está archivada realmente la correspondencia. Carolina. Referente a: VEASE: Nombre o asunto: Referencia Hecho por: Fecha: REFERENCIA EN TARJETAS Se recomienda utilizar la referencia en tarjetas cuando es permanente y numerosa.

Cuando una empresa es conocida generalmente por siglas. Ejemplo Razón Social: LUIS CASTRO & CIA. Ejemplo: antiguo nombre: LA CASA DEL PAN. Cuando la empresa es conocida también por el nombre publicitario. nombre publicitario: LA FABRICA FABRICA (LA) 3. Ejemplo: INSTITUTO NACIONAL DE COOPERACIÓN EDUCATIVA. INCE.Casos en los cuales se establecen referencias cruzadas mediante tarjetas: 1. Cuando la empresa cambia de nombre. INCE VEASE INSTITUTO NACIONAL (DE) COOPERACIÓN EDUCATIVA . PANADERIA SAN DIEGO ANTES CASA (DEL) PAN (LA) 2. nuevo nombre: PANADERIA SAN DIEGO.

5. edita o distribuye un producto muy conocido. Cuando una empresa tiene determinada persona actuando como administrador de bienes bajo la tutela. Cuando una empresa fabrica.A.4.A. Ejemplo: CLODECA C. Ejemplo: nombre del individuo o empresa de quien se pide o da referencia: CLODECA C.A. Ejemplo: nombre de la empresa: EDITORIAL AMBOS MUNDOS. AQUINO. la correspondencia puede ser solicitada por el nombre del administrador o tutor. BANCO PROVINCIAL VEASE CLODECA C. nombre de la empresa o da referencia BANCO PROVINCIAL. JOSÉ (Administrador) VEASE . Nombre del producto EL UNIVERSAL. nombre del administrador: JOSÉ AQUINO. Cuando una empresa pide o da referencia. UNIVERSAL (EL) VEASE EDITORIAL AMBOS MUNDOS 6.

Clasificar documentos. MONTERO. Transcribir datos del documento: asunto. EUMARY SISTEMA DE ARCHIVO AUTOMATIZADO Con la introducción de computadoras y de procesadores de texto en muchas oficinas. entre otros al sistema automatizado. al clasificar los nombres de mujeres casadas. es posible almacenar la información que se desea archivar en la misma computadora. Otra posibilidad es la de archivarla en copias de seguridad. por medio de disquetes.A. Uso de los Sistemas de Archivo Automatizados La información de uso inmediato se almacena en la memoria central de la computadora. fecha y remitente. . cd. 7. 3. EUMARY GIL VEASE GIL (DE) MONTERO. Asignar código a los documentos. Cuando se usa el apellido de soltera como primera unidad de archivo. En los sistemas de archivos automatizados se respalda la información en la forma siguiente: 1. 2. Ejemplo: nombre EUMARY GIL DE MONTERO.CLODECA C.

esa información es utilizada para buscar el código (asunto. Guardar documentos en el sistema automatizado. fecha y remitente. entre otros) de la documentación y verificar la ubicación física del documento en el archivador.4. Luego de almacenar los documentos en el sistema automatizado. .

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