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Manual del usuario

Folio del Proyecto: EQA001 No. de versin: 1.0 Nombre Cliente: EQA Certificacin Mxico, S.A. de C.V

Sistema Web para el control de documentacin y registro de sistemas de gestin.

Manual del usuario

Versin 1.0

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Revisiones
Fecha
15/11/2012

Versin
1.0

Descripcin
Creacin del Documento

Autor
Gerencia de Proyectos

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Contenido
1. 2.
2.1 2.2 2.3 2.4 2.5

VALIDACIN DE USUARIO VENTANA PRINCIPAL


Opciones de men Proyectos recientes Archivos recientes Actividades recientes Comentarios recientes

5 6
6 6 7 7 7

3.
3.1 3.2 3.3 3.4

PROYECTOS
Administrar proyectos Nuevo proyecto Editar proyecto Eliminar proyecto

8
8 9 10 11

4.
4.1 4.2 4.3 4.4

ARCHIVOS
Visualizar archivos Agregar comentarios al archivo Agregar archivos Eliminar archivos

13
13 14 15 17

5.
5.1

USUARIOS Y GRUPOS DE USUARIO


Crear usuario

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5.2 5.3 5.4

Editar usuario Eliminar usuario Editar grupo de usuario

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1. Validacin de usuario
Para ingresar al sistema es necesario proporcional el nombre de usuario y contrasea correspondiente.

Nombre corto de usuario (alias) Contrasea

Una vez que se ha tecleado el nombre de usuario slo bastar hacer clic en el botn Iniciar sesin o bien presionar la tecla Entrar dentro del cuadro de texto de la contrasea; con lo cual si el nombre de usuario y contrasea son correctos, podr ingresar al sistema, en caso contrario el sistema mostrar un mensaje indicando el problema.

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2. Ventana Principal
Al ingresar al sistema, podr visualizar el men principal, as como cinco cuadros de resumen.

Opciones de men Seccin Usuario

Iconos que permiten visualizar la lista de los registros obtenidos Proyectos recientes Archivos recientes

Actividades recientes

Comentarios recientes

2.1 Opciones de men La funcionalidad de las opciones de men que se muestren dependern de tipo de usuario que ingrese y los derechos de acceso que se le hayan otorgado. 2.2 Proyectos recientes Muestra el listado de proyectos que se han registrado en el mes actual tomando como
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referencia, la fecha en la que se ingresa al sistema. 2.3 Archivos recientes Muestra el listado de archivos agregados recientemente a los proyectos, detallando el usuario que cargo el archivo al sistema y la fecha de carga. 2.4 Actividades recientes Muestra el listado de las actividades recientes del sistema, como lo son los inicios de sesin por parte de los usuarios y las acciones que realizan dentro del sistema. 2.5 Comentarios recientes Muestra un listado de los comentarios de los archivos que han sido agregados por los usuarios.

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3. Proyectos
La opcin Proyectos del sistema le permitir realizar movimientos correspondientes a los proyectos que se han creado en el Sistema, tales como Administracin de proyectos y creacin de un nuevo proyecto.

3.1 Administrar proyectos La opcin de men Administrar proyectos permite visualizar los proyectos que se han creado por el usuario en el sistema, modificar los proyectos o eliminarlos. La visualizacin de los proyectos depender del nivel de acceso del usuario que ingrese al sistema.

Opcin Editar proyecto Opcin Eliminar proyecto

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3.2 Nuevo proyecto La opcin de men Nuevo proyecto permite capturar los datos generales de un proyecto nuevo, que permitir administrar archivos y usuarios para el proyecto.

Seccin para los datos generales del proyecto

Seccin para los datos generales del proyecto Nombre del proyecto: Nombre que tendr el proyecto y con el que ser identificado en el sistema. Descripcin: Descripcin del proyecto que detallara la finalidad del proyecto. Comentario: Breve comentario sobre el proyecto. Imagen del proyecto: Logotipo que tendr el proyecto cuya finalidad ser identificar de una manera ms sencilla el proyecto. Para anexar la imagen del proyecto, slo es necesario hacer clic en el botn Examinar, con lo cual podr visualizar la siguiente ventana para buscar y seleccionar el archivo a anexar.

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Para anexar la imagen seleccionada basta con hacer clic en el botn Abrir para que la imagen sea incluida en el proyecto. Si no se hace clic en el botn Abrir o bien si el archivo no es mostrado en el campo Imagen del proyecto, significa que la imagen no se anex correctamente, por lo que se recomienda verificar que la imagen aparezca en el campo.

Crear proyecto Una vez que se ha capturado los datos generales del proyecto, puede hacer clic en el botn Crear proyecto, con lo cual se guardarn los datos del proyecto e imagen.

3.3 Editar proyecto La opcin Editar proyecto permite actualizar los datos generales del proyecto, asignarle un nuevo nombre, descripcin o una nueva imagen. Una vez que ha hecho clic en la opcin Editar proyecto, el sistema mostrara la siguiente ventana con los datos e imagen del proyecto para que puedan ser modificados.

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Imagen del proyecto

Una vez que se hayan actualizado los datos generales del proyecto, slo es necesario hacer clic en el botn Actualizar Proyecto para guardar los cambios.

3.4 Eliminar proyecto La opcin Eliminar proyecto elimina por completo el proyecto, incluyendo los archivos y los usuarios que se hayan asignado al proyecto, esta accin no puede ser deshecha. Para eliminar un proyecto, vaya a la barra de men Proyectos y haga clic en la opcin Administrar proyectos, se abrir la ventana de Proyectos. En cada proyecto aparece la opcin de Eliminar proyecto solo es necesario hacer clic y confirmar que realmente se desea eliminar el proyecto. Una vez que se confirma el proyecto se ha eliminado por completo, por lo cual los archivos y usuarios ya no sern parte del sistema.

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Opcin Eliminar proyecto

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4. Archivos
La opcin Archivos del sistema le permitir visualizar el listado de los archivos de cada proyecto. El nmero de archivos depender del nivel de acceso del usuario.

4.1 Visualizar archivos Para visualizar un archivo haga clic en la barra de men Archivos, Una vez que se despliegue el listado de archivos, haga clic en el nombre del archivo que desee visualizar.

Una vez que se ha seleccionado el archivo a visualizar se mostrar la siguiente ventana en la que se muestran el nombre del archivo, el tipo de archivo, el autor del archivo, la fecha de modificacin del archivo y una vista previa del archivo, adems de la seccin de comentarios del archivo.

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Detalles del archivo Vista previa del archivo Seccin de comentarios

Detalles del archivo Icono del formato de archivo: Imagen que permite identificar el tipo de archivo. Tipo de archivo: Nombre del tipo de archivo. Nombre de archivo: nombre del archivo. Descripcin: descripcin del archivo. Fecha de carga: fecha y hora en la que el archivo fue cargado al proyecto. Creado por: usuario que cargo el archivo al proyecto.

Vista previa del archivo. Permite visualizar el archivo directamente en el navegador sin necesidad de descargar el archivo para abrirlo con la aplicacin correspondiente. Seccin de comentarios. Permite agregar comentarios al archivo adems de visualizar los comentarios hechos por los dems usuarios.

4.2 Agregar comentarios al archivo Para agregar un comentario al archivo haga clic en el botn Aadir comentario de la seccin Comentarios y aparecer la siguiente ventana.

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Una vez que haya escrito el comentario solo es necesario hacer clic en el botn Comentar para aadir el comentario al archivo. 4.3 Agregar archivos Para agregar archivos del proyecto, vaya a la barra de men Proyectos, seleccione el proyecto, y a continuacin se mostrar la siguiente ventana.

Imagen y nombre del proyecto Pestaas de navegacin Navegador de archivos Seccin Lista de archivos

Imagen y nombre del proyecto. Muestra la imagen que se asign al proyecto y el nombre del proyecto. Pestaas de navegacin Archivos: Muestra el listado de archivos contenidos en el proyecto. Descripcin: Muestra los detalles del proyecto as como la imagen. Usuarios: Muestra el listado de los usuarios asignados al proyecto.

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Navegador de archivos. Permite visualizar las carpetas del proyecto. Las carpetas permiten organizar los archivos que se cargan al sistema. Seccin Lista de archivos. Muestra el listado de archivos del proyecto organizados por carpeta. Subir archivo Una vez que se muestra la ventana del proyecto elegido, haga clic en el botn Subir archivo y aparecer la ventana Cargar archivo.

Descripcin: Descripcin del archivo que detallar al archivo. Directorio: Carpetas del proyecto, directorio donde se cargar el archivo. Para anexar el archivo al proyecto, slo es necesario hacer clic en el botn Examinar, con lo cual podr visualizar la siguiente ventana para buscar y seleccionar el archivo a anexar.

Para anexar el archivo seleccionado basta con hacer clic en el botn Abrir para que el archivo sea incluido en el proyecto. Si no se hace clic en el botn Abrir o bien si el archivo no es mostrado en el campo Archivo, significa que el archivo no se anex correctamente, por lo que se recomienda verificar que el archivo aparezca en el campo.

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4.4 Eliminar archivos Para eliminar archivos del proyecto, vaya a la seccin Lista de archivos, seleccione el archivo, y a continuacin haga clic en el botn eliminar que aparece cuando selecciona el archivo.

Al eliminarse el archivo no hay forma de recuperarlo, la opcin de eliminar archivos depender de tipo de usuario que ingrese y los derechos de acceso que se le hayan otorgado al usuario.

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5. Usuarios y Grupos de usuario


La opcin Usuarios y Grupos de usuario del sistema le permitir visualizar el listado de los grupos de usuarios y usuarios del sistema. Los grupos de usuarios dependern del total de proyectos. Por cada proyecto se crea un grupo de usuarios, que permitir administrar los permisos de cada usuario del proyecto.

Existen 3 tipos de usuarios: Administrador maestro: usuario con acceso total al sistema. El administrador maestro genera las cuenta de Lderes de Proyectos y es el usuario que puede visualizar las actividades de todos los usuarios del sistema. Lder de proyectos. Es el usuario que crea proyectos, sube archivos y asigna usuarios a sus proyectos. Grupos de usuarios. Los grupos de usuarios pueden tener uno o varios usuarios y cada uno de ellos puede gozar de diversos privilegios para cada proyecto. o o Usuario: puede ver los archivos del proyecto y agregar comentarios. Colaborador: puede ver el proyecto, subir, eliminar y bajar archivos.

5.1 Crear usuario Para crear un usuario en la barra de men Usuarios haga clic en la opcin Nuevo usuario y a continuacin se muestra la ventana Nuevo Usuario.

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Seccin para los datos del usuario

Seccin para los datos del usuario Nombre de usuario: Nombre que tendr el usuario y con el que ser identificado en el sistema. Contrasea: Palabra clave secreta del usuario que en conjunto al nombre de usuario le permitir el acceso al sistema. Nombre(s): Nombre o nombres del usuario. Apellido paterno: Apellido paterno del usuario. Apellido materno: Apellido materno del usuario. Imagen del usuario: Imagen avatar que tendr el usuario, cuya finalidad ser identificar al usuario. Para anexar la imagen del usuario, slo es necesario hacer clic en el botn Examinar, con lo cual podr visualizar la siguiente ventana para buscar y seleccionar el archivo a anexar.

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Para anexar la imagen seleccionada basta con hacer clic en el botn Abrir para que la imagen sea incluida en el usuario. Si no se hace clic en el botn Abrir o bien si el archivo no es mostrado en el campo Imagen del usuario, significa que la imagen no se anex correctamente, por lo que se recomienda verificar que la imagen aparezca en el campo.

5.2 Editar usuario Para editar un usuario en la barra de men Usuarios haga clic en la opcin Administrar usuarios y a continuacin elija el grupo de usuarios que desea administrar.

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Una vez seleccionado el grupo se muestra el listado de usuarios pertenecientes al grupo de usuarios y haga clic en el usuario que desee editar.

Una vez que se ha hecho clic en el nombre del usuario se muestra la ventada de edicin de usuario para que los datos e imagen del usuario puedan ser modificados.

La opcin Editar usuario permite actualizar los datos del usuario, cambiar el nombre y apellidos del usuario o una nueva imagen.

Una vez que se hayan actualizado los datos del usuario, slo es necesario hacer clic en el

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botn Actualizar Usuario para guardar los cambios.

5.3 Eliminar usuario La opcin Eliminar usuario elimina por completo el usuario, esta accin no puede ser deshecha. Para eliminar un usuario, vaya a la barra de men Usuarios y haga clic en la opcin Administrar usuarios, se abrir la ventana de Usuarios y Grupos de usuarios. Seleccione el grupo de usuarios donde se encuentra el usuario que dese eliminar. A continuacin en el listado de usuarios seleccione el usuario que dese eliminar, solo es necesario hacer clic en el botn Eliminar y confirmar que realmente se desea eliminar el usuario. Una vez que se confirma que realmente se desea eliminar el usuario, el usuario se ha eliminado por completo, por lo cual el usuario ya no ser parte del sistema y su acceso al sistema no ser permitido.

5.4 Editar grupo de usuario La opcin Editar grupo de usuario permite actualizar los datos generales del grupo de usuario, asignarle un nuevo nombre, descripcin o una nueva imagen. Una vez que ha hecho clic en la opcin Editar grupo de usuario, el sistema mostrara la siguiente ventana con los datos e imagen del grupo de usuario para que puedan ser modificados.

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Imagen del grupo de usuarios

Una vez que se hayan actualizado los datos generales del grupo de usuario, slo es necesario hacer clic en el botn Actualizar Detalles para guardar los cambios.

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